Sirenehandboek(1)

(2003/C 38/01)

INHOUDSOPGAVE

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

SIRENE

SUPPLEMENTARY INFORMATION REQUEST AT THE NATIONAL ENTRY

TITEL I

ALGEMEEN

Inleiding

Op 14 juni 1985 sloten vijf landen - het Koninkrijk België, de Bondsrepubliek Duitsland, de Franse Republiek, het Groothertogdom Luxemburg en het Koninkrijk der Nederlanden - in Schengen, een klein dorpje in Luxemburg, een akkoord dat tot doel had "... het vrij overschrijden van de binnengrenzen door alle onderdanen van de lidstaten, alsmede [...] het vrije verkeer van goederen en diensten" te bewerkstelligen.

Een van de voorwaarden voor uitvoering van het Akkoord was, dat door de afschaffing van de controles aan de binnengrenzen de nationale veiligheid van de overeenkomstsluitende partijen niet in gevaar mocht komen. Dit betekent dat de bescherming van het grondgebied van alle overeenkomstsluitende Partijen diende te worden gewaarborgd.

Verscheidene werkgroepen werden belast met de opdracht, na te gaan welke concrete voorzieningen dienden te worden getroffen teneinde bij de inwerkingtreding van het Akkoord dit gevaar af te wenden.

Het resultaat van deze werkzaamheden werd neergelegd in een technisch document (de Haalbaarheidsstudie) en een juridisch instrument (de Uitvoeringsovereenkomst).

De Haalbaarheidsstudie, die in november 1988 aan de ministers en staatssecretarissen van de vijf ondertekenende staten werd voorgelegd, bevat de algemene technische beginselen welke bij de inrichting van het Schengeninformatiesysteem dienen te worden nageleefd.

Benevens een beschrijving van de structuur van het informatiesysteem behelst de Haalbaarheidsstudie de belangrijkste specificaties van een voor de werking van dit systeem benodigde organisatie. Deze werd "Sirene" genoemd, een acroniem van de in de Engelse taal in die studie gegeven definitie (Supplementary Information Request at the National Entries).

Het betreft in feite de beknopte omschrijving van een procedure waarmee aan een gebruiker in geval van een hit na bevraging van het Schengeninformatiesysteem de voor diens optreden noodzakelijke aanvullende informatie kan worden doorgeleid.

De Overeenkomst ter uitvoering van het Akkoord van Schengen, welke de vijf oorspronkelijke partnerstaten op 19 juni 1990 hebben ondertekend en waartoe Italië op 27 november 1990, Spanje en Portugal op 25 juni 1991, Griekenland op 6 november 1992, Oostenrijk op 28 april 1995 en Denemarken, Zweden en Finland op 19 december 1996 zijn toegetreden, omvat het geheel van de rechtsregels welke alle overeenkomstsluitende partijen binden. Op 19 december 1996 hebben ook Noorwegen en IJsland een samenwerkingsovereenkomst met de overeenkomstsluitende partijen gesloten.

In deze overeenkomst zijn de gemeenschappelijke procedures en regels voor samenwerking tussen de overeenkomstsluitende partijen uitgewerkt. Titel IV is in zijn geheel aan het Schengeninformatiesysteem gewijd.

Door middel van het Schengeninformatiesysteem (SIS) staan signaleringen van personen, voertuigen en voorwerpen via geautomatiseerde bevraging ter beschikking van de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor:

a) grenscontroles,

b) andere politie- en douanecontroles in het binnenland, en de uitoefening van coördinerende functies terzake,

c) de verlening van visa en verblijfstitels en voor het vreemdelingentoezicht.

Het SIS bestaat uit twee delen: een centraal systeem en nationale systemen (één in elke overeenkomstsluitende partij).

De werking van het SIS berust op de idee dat de geautomatiseerde gegevens niet direct tussen de nationale systemen, doch uitsluitend via het centrale systeem (C.SIS) kunnen worden uitgewisseld.

De aanvullende informatie welke voor de uitvoering van sommige bepalingen van de Uitvoeringsovereenkomst alsook die welke voor de werking van het SIS nodig is, moet echter op bilaterale of multilaterale wijze tussen de overeenkomstluitende partijen kunnen worden uitgewisseld.

Teneinde te kunnen voldoen aan de in de Haalbaarheidsstudie en in de Uitvoeringsovereenkomst gestelde eisen, dient elk nationaal Schengeninformatiesysteem (N.SIS) te beschikken over een aanvullende structuur ter ondersteuning van de geautomatiseerde toepassing; deze is het zgn. Sirene.

Door middel van deze technisch en operationeel ondersteunende structuur zal ieder "Supplementary Information Request at the National Entry" (Sirene) worden doorgeleid.

Het volgende beginsel is gekozen.

Door iedere overeenkomstsluitende partij wordt een nationaal Sirene bureau opgericht, dat voor de overige overeenkomstsluitende partijen als enig en permanent beschikbaar contactpunt dienst doet.

De rechtsgrond, de taken, de te volgen procedures en de aan de organisatie van de Sirene ten grondslag liggende beginselen worden door alle overeenkomstsluitende partijen in gemeenschappelijke regels vastgelegd.

De hiertoe in internationaal verband getroffen voorzieningen zijn in dit Sirenehandboek neergelegd.

Het handboek kan worden gewijzigd of bijgewerkt, voorzover de overeenkomstsluitende partijen zulks noodzakelijk achten en daartoe besluiten.

1. Rechtsgrond

De rechtsgrond van het bestaan en de werking van de Sirene wordt gevormd door artikel 108, leden 1 t/m 4, van de Uitvoeringsovereenkomst.

De Sirene dienen derhalve ten minste de met het SIS verband houdende informatie uit te wisselen. Voorts kunnen zij ter uitvoering van nationale beslissingen welke onder meer op de artikelen 39 en 46 kunnen zijn gebaseerd, enige andere informatie uitwisselen met de bevoegde diensten van de overige overeenkomstsluitende partijen, welke voor uitwisseling van dit soort informatie zijn aangewezen.

De bepalingen van titel VI van de overeenkomst (artikelen 126 t/m 130) zijn op deze uitwisseling van toepassing.

De Sirene zullen bijvoorbeeld geen informatie met betrekking tot asielverzoeken doorgeleiden.

Dit algemene kader met betrekking tot het doel van de aan de Sirene op te dragen taken dient te worden aangevuld met een opsomming van de artikelen van de Uitvoeringsovereenkomst welke in meerdere of mindere mate een weerslag hebben op de werkzaamheden van de Sirene. Het betreft de volgende artikelen.

- Artikel 5

"1. Aan een vreemdeling die aan onderstaande voorwaarden voldoet, kan toegang worden verleend tot het grondgebied van de overeenkomstsluitende partijen voor een verblijf van ten hoogste drie maanden:

[...]

d) niet ter fine van weigering van toegang gesignaleerd staan;"

- Artikel 25

"1. Wanneer een overeenkomstsluitende partij overweegt een verblijfstitel af te geven aan een ter fine van weigering gesignaleerde vreemdeling, treedt zij vooraf in overleg met de signalerende overeenkomstsluitende partij en houdt zij rekening met de belangen van deze partij; de verblijfstitel wordt slechts om ernstige redenen, in het bijzonder uit humanitaire overwegingen of ingevolge internationale verplichtingen, afgegeven.

Wanneer de verblijfstitel wordt afgegeven, gaat de signalerende overeenkomstsluitende partij over tot intrekking van de signalering, doch zij kan de vreemdeling op haar nationale signaleringslijst opnemen.

2. Wanneer blijkt dat een vreemdeling die houder is van een door één van de overeenkomstsluitende partijen afgegeven geldige verblijfstitel, ter fine van weigering is gesignaleerd, treedt de signalerende overeenkomstsluitende partij in overleg met de overeenkomstsluitende partij die de verblijfstitel heeft afgegeven, teneinde na te gaan of er voldoende grond is voor intrekking van de verblijfstitel. Wanneer de verblijfstitel niet wordt ingetrokken, gaat de signalerende overeenkomstsluitende partij over tot intrekking van de signalering, doch zij kan de vreemdeling op haar nationale signaleringslijst opnemen."

- Artikel 39

"1. De overeenkomstsluitende partijen verbinden zich ertoe dat hun politiediensten elkaar, met inachtneming van het nationale recht binnen de grenzen van hun bevoegdheden, wederzijds bijstand verlenen ten behoeve van de voorkoming en opsporing van strafbare feiten, voorzover het doen of behandelen van een verzoek naar nationaal recht niet aan de justitiële autoriteiten is voorbehouden en voor het inwilligen van het verzoek door de aangezochte overeenkomstsluitende partij geen dwangmiddelen behoeven te worden toegepast. Wanneer de aangezochte politieautoriteiten tot de afdoening van een verzoek niet bevoegd zijn, zenden zij dit aan de bevoegde autoriteiten door."

- Artikel 46

"1. Iedere overeenkomstsluitende partij kan met inachtneming van haar nationale recht in individuele gevallen, zonder een daartoe strekkend verzoek, de betrokken overeenkomstsluitende partij informatie meedelen die voor de ontvangende overeenkomstsluitende partij ter verlening van bijstand bij de bestrijding van toekomstige strafbare feiten, ter voorkoming van strafbare feiten of ter afwending van gevaar voor de openbare orde en veiligheid van belang kan zijn.

2. Onverminderd de samenwerking in de grensgebieden zoals bedoeld in artikel 39, lid 4, geschiedt de informatie-uitwisseling door de tussenkomst van een aan te wijzen centrale instantie. In bijzonder spoedeisende gevallen kan, onder voorbehoud van afwijkende bepalingen van het nationale recht, de informatie-uitwisseling in de zin van dit artikel rechtstreeks tussen de betrokken politiediensten geschieden. De centrale instantie wordt zo spoedig mogelijk hiervan in kennis gesteld."

- Artikel 94

"1. [...] De signalerende overeenkomstsluitende partij gaat na, of het belang van de zaak opneming van de signalering in het Schengeninformatiesysteem rechtvaardigt.

[...]

4. Wanneer een overeenkomstsluitende partij een signalering overeenkomstig artikel 95, 97 of 99 in strijd acht met haar nationale recht, internationale verplichtingen of wezenlijke nationale belangen, kan zij alsnog de signalering in het bestand van haar nationale deel van het Schengeninformatiesysteem doen markeren, zodat de gevraagde actie op haar grondgebied niet wordt uitgevoerd op grond van signalering. Met de overige overeenkomstsluitende partijen dient hierover overleg te worden gepleegd. [...]."

- Artikel 95

"2. Vóór de signalering gaat de signalerende overeenkomstsluitende partij na of aanhouding op grond van het nationale recht van de aangezochte overeenkomstsluitende partijen is toegestaan. Wanneer de signalerende overeenkomstsluitende partij twijfel heeft, is zij verplicht de betrokken overeenkomstsluitende partijen vooraf te raadplegen.

Gelijktijdig met de signalering doet de signalerende overeenkomstsluitende partij de aangezochte overeenkomstsluitende partijen zo spoedig mogelijk mededeling van [...] informatie [...] welke voor de ten grondslag liggende feiten van wezenlijk belang is: [...].

3. Een aangezochte overeenkomstsluitende partij kan de signalering in het bestand van haar nationale deel van het Schengeninformatiesysteem doen markeren, zodat [...] niet op grond van de signalering tot aanhouding wordt overgegaan. De markering dient uiterlijk 24 uren na opneming van de signalering te worden verwijderd, tenzij de desbetreffende partij de gevraagde aanhouding om juridische of bijzondere opportuniteitsredenen afwijst. [In dat geval] kan deze termijn tot een week worden uitgebreid.

4. Wanneer een overeenkomstsluitende partij wegens bijzondere spoed om onmiddellijke opsporing verzoekt, gaat de aangezochte overeenkomstsluitende partij na of zij van markering kan afzien. De aangezochte overeenkomstsluitende partij treft de nodige voorzieningen, opdat in geval van instemming met de signalering aan de gevraagde aanhouding onverwijld uitvoering kan worden gegeven."

- Artikel 96

"1. Gegevens over vreemdelingen die ter fine van weigering van toegang worden gesignaleerd, worden opgenomen op grond van een nationale signalering ingevolge een door de bevoegde administratieve of strafrechtelijke autoriteiten met inachtneming van de nationale wettelijke procedurevoorschriften genomen beslissing."

[...].

- Artikel 97

"Gegevens over vermiste personen of personen die ter bescherming van zichzelf of ter voorkoming van gevaar op last van de bevoegde autoriteit of van de bevoegde rechter van de signalerende overeenkomstsluitende partij voorlopig in bewaring moeten worden gesteld, worden opgenomen, opdat de politieautoriteiten aan de signalerende overeenkomstsluitende partij de verblijfplaats meedelen, dan wel de persoon in bewaring kunnen stellen, teneinde verdere doorreis te beletten, voorzover dit op grond van het nationale recht is toegestaan. Dit geldt in het bijzonder voor minderjarigen en voor personen die op last van een bevoegde autoriteit tegen hun wil in een inrichting moeten worden opgenomen. Bij vermiste meerderjarigen is voor mededeling de instemming van de betrokken persoon vereist."

- Artikel 98

"1. Gegevens over getuigen, alsmede over personen die door de justitiële autoriteiten in het kader van een strafprocedure zijn opgeroepen wegens feiten waarvoor zij worden vervolgd, dan wel personen aan wie een vonnis of een oproep tot het ondergaan van een vrijheidsstraf dient te worden betekend, worden op verzoek van de bevoegde justitiële autoriteiten opgenomen ter fine van mededeling van de woon- of verblijfplaats.

2. De verzochte informatie wordt aan de verzoekende overeenkomstsluitende partij volgens het nationale recht en de geldende verdragen inzake rechtshulp in strafzaken meegedeeld."

- Artikel 99

"3. [Signalering is] op verzoek van de voor de veiligheid van de staat bevoegde diensten mogelijk. [...]. De signalerende overeenkomstsluitende partij is verplicht de overige overeenkomstsluitende partijen vooraf te raadplegen.

[...].

6. Een aangezochte overeenkomstsluitende partij kan de signalering in het bestand van haar nationale deel van het Schengeninformatiesysteem doen markeren, zodat [..] niet [...] tot actie wordt overgegaan. De markering dient uiterlijk 24 uren na opneming van de signalering te worden verwijderd, tenzij de desbetreffende partij de gevraagde actie om juridische of bijzondere opportuniteitsredenen afwijst. [...]."

- Artikel 100

"2. Blijkt uit een bevraging dat er met betrekking tot een aangetroffen voorwerp een signalering bestaat, dan neemt de autoriteit die zulks heeft geconstateerd, contact op met de signalerende autoriteit, teneinde de nodige maatregelen overeen te komen. [...]."

- Artikel 101

"1. Uitsluitend de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor

a) grenscontroles,

b) andere politie- en douanecontroles in het binnenland, en de uitoefening van coördinerende functies terzake, verkrijgen toegang tot de in het Schengeninformatiesysteem opgenomen gegevens en zijn tot directe bevraging bevoegd.

2. Bovendien komt de toegang tot directe bevraging van de gegevens bedoeld in artikel 96 toe aan de voor de visumverlening bevoegde autoriteiten, de voor de behandeling van de visumaanvragen verantwoordelijke centrale autoriteiten, de voor afgifte van verblijfstitels bevoegde autoriteiten, alsmede aan de vreemdelingendiensten ten behoeve van de toepassing van de bepalingen van deze overeenkomst inzake het personenverkeer. De toegang tot de gegevens wordt overeenkomstig het nationaal recht van iedere overeenkomstsluitende partij geregeld.

3. De gebruikers mogen slechts de gegevens bevragen die voor het vervullen van hun taak noodzakelijk zijn.

4. Iedere overeenkomstsluitende partij doet het Uitvoerend Comité mededeling van de lijst van bevoegde autoriteiten die tot directe bevraging van de in het Schengeninformatiesysteem opgenomen gegevens gemachtigd zijn; hierbij worden voor elk van de autoriteiten de gegevens vermeld welke voor de uitoefening van haar taak voor bevraging toegankelijk zijn."

- Artikel 102

"3. Afwijking [..] is slechts toegestaan voorzover de door middel van een bepaalde signalering verstrekte gegevens worden gebruikt voor doelstellingen welke met signalering uit hoofde van één van de artikelen 95 tot en met 100 kunnen worden beoogd en indien dit voor het voorkomen van een ernstig en onmiddellijk dreigend gevaar voor de openbare orde en veiligheid of om ernstige redenen verband houdende met de veiligheid van de staat, dan wel ter voorkoming van een ernstig strafbaar feit noodzakelijk is. Daartoe dient vooraf de toestemming van de signalerende overeenkomstsluitende partij te worden verkregen."

- Artikel 104

"3. Voorzover in deze Overeenkomst niet in een bijzondere regeling voor de uitvoering van de in de signalering gevraagde actie is voorzien, is het recht van de aangezochte overeenkomstsluitende partij die de actie uitvoert, van toepassing. Voorzover in deze Overeenkomst in bijzondere regelingen voor de uitvoering van de in de signalering gevraagde actie is voorzien, worden de desbetreffende bevoegdheden door het nationale recht van de aangezochte overeenkomstsluitende partij afgebakend. Wanneer de gevraagde actie niet kan worden uitgevoerd, doet de aangezochte overeenkomstsluitende partij onverwijld daarvan mededeling aan de signalerende overeenkomstsluitende partij."

- Artikel 105

"De signalerende overeenkomstsluitende partij is verantwoordelijk voor de juistheid en actualiteit van de gegevens, alsmede voor de rechtmatige opneming van de gegevens in het Schengeninformatiesysteem."

- Artikel 106

"2. Wanneer één van de overeenkomstsluitende partijen die niet de signalering heeft aangeleverd, aanwijzingen heeft dat gegevens onjuist zijn of onrechtmatig werden opgenomen, doet zij daarvan zo spoedig mogelijk mededeling aan de signalerende overeenkomstsluitende partij, die verplicht is de mededeling onverwijld te toetsen en, zo nodig, de gegevens onverwijld te verbeteren of te verwijderen.

3. Indien de overeenkomstsluitende partijen geen overeenstemming kunnen bereiken, wordt het geval door de overeenkomstsluitende partij die niet de signalering heeft aangeleverd, voor advies aan de gemeenschappelijke controleautoriteit [...] voorgelegd."

- Artikel 107

"Wanneer van een persoon reeds een signalering in het Schengeninformatiesysteem is opgenomen, treft de overeenkomstsluitende partij die een nieuwe signalering opneemt, met de overeenkomstsluitende partij die de eerste signalering heeft opgenomen, een regeling omtrent de opneming van de signaleringen. De overeenkomstsluitende partijen kunnen hieromtrent ook algemene regelingen treffen."

- Artikel 108

"1. Elk van de overeenkomstsluitende partijen wijst een instantie aan die voor het nationale deel van het Schengeninformatiesysteem centraal verantwoordelijk is.

2. Elk van de overeenkomstsluitende partijen verricht haar signaleringen door tussenkomst van deze instantie.

3. Deze instantie is verantwoordelijk voor de goede werking van het nationale deel van het Schengeninformatiesysteem en treft de nodige maatregelen ten behoeve van de naleving van de bepalingen van deze overeenkomst.

4. De overeenkomstsluitende partijen doen elkaar door tussenkomst van de depositaris mededeling van de in lid 1 bedoelde instantie."

- Artikel 109

"1. Het recht van eenieder om van de hem betreffende in het Schengeninformatiesysteem opgenomen gegevens kennis te nemen, wordt uitgeoefend overeenkomstig het recht van de overeenkomstsluitende partij bij welke de kennisneming wordt verlangd. Voorzover het nationale recht daarin voorziet, beslist de nationale controleautoriteit zoals bedoeld in artikel 114, lid 1, of en op welke wijze kennisneming kan worden verleend. Een overeenkomstsluitende partij die de signalering niet zelf heeft aangeleverd, mag slechts kennisneming van gegevens toestaan, voorzover zij de signalerende overeenkomstsluitende partij vooraf de gelegenheid heeft geboden dienaangaande een standpunt te bepalen.

2. De kennisneming wordt de betrokkene geweigerd, wanneer dit voor een rechtmatige, uit de signalering voortvloeiende taakuitoefening of ter bescherming van de rechten en vrijheden van derden onontbeerlijk is. Zij wordt steeds geweigerd hangende een signalering ter fine van onopvallende controle."

- Artikel 110

"Eenieder heeft het recht hem betreffende onjuiste gegevens te doen verbeteren of onrechtmatig opgenomen gegevens te doen verwijderen."

Aan de hand van een analyse van deze artikelen van de Uitvoeringsovereenkomst konden de voornaamste taken van de Sirene worden omschreven. Deze taken werden gecompleteerd met inachtneming van de technische vereisten van geautomatiseerde systemen en van de in onderling overleg bepaalde operationele doelmatigheid.

2. Organisatie van de Sirene

De nationale Sirenebureaus zijn de enige contactpunten voor het direct met het SIS verband houdend verkeer tussen de overeenkomstsluitende partijen.

In de meeste gevallen zijn de Sirene evenwel niet meer dan een tussenschakel welke informatie aan de bevoegde nationale autoriteiten doorgeleidt. Uit dien hoofde is hun taak beperkt tot de uitvoering van een technische en formele controle. In andere gevallen dient nationaal te worden bepaald welke bevoegdheden de Sirene zelf kunnen uitoefenen.

De houders en de bewerkers van de respectieve nationale delen van het SIS dienen in te staan voor de juistheid, de actualiteit en de rechtmatige opneming van de signaleringen in het SIS en de door de Sirene te verstrekken informatie. Deze verantwoordelijkheid vloeit voort uit artikel 105 juncto 108 van de Uitvoeringsovereenkomst.

De Sirene zijn slechts uitvoerende diensten welke als juridische en/of functionele eenheid in naam van hun staat en volgens nationaal vastgestelde regels in internationale contacten optreden.

Elke overeenkomstsluitende partij beslist zelf over de organisatie en de nationale werkwijze van haar Sirene met inachtneming van de in dit handboek neergelegde regels.

Alle overeenkomstsluitende partijen dienen evenwel van de opzet van de respectieve Sirenebureaus in kennis te worden gesteld; voor alle bureaus dient - voor wat de technische uitrusting en de aan de dienst te stellen eisen betreft - een aantal gemeenschappelijke voorschriften te worden vastgesteld.

De Sireneverantwoordelijken komen ten minste tweemaal per jaar bijeen om de stand van de samenwerking tussen hun diensten op te maken en de technische voorzieningen te treffen welke noodzakelijk zijn voor wegwerking van eventuele gebreken of ontoereikendheden en voor aanpassing van de procedures.

2.1. Technische uitrusting

Het gaat voornamelijk om de wijze van doorgeleiding van de informatie tussen de Sirene. Het betreft de overdracht van mondelinge en schriftelijke berichten, alsmede van beelden.

Ieder Sirene gebruikt het nationale deel van het door alle overeenkomstsluitende partijen bepaalde communicatiesysteem.

In gemeenschappelijke bepalingen, welke in bijlage 1 bij dit handboek zijn opgenomen, worden de gevallen genoemd waarin schriftelijk dient te worden gecommuniceerd en de gevallen waarin met mondelinge communicatie kan worden volstaan.

2.1.1. Wijzen van doorgeleiding van de informatie

De volgende voorzieningen dienen te worden getroffen:

a) Het meest geëigende middel tot communicatie dient per geval te worden vastgesteld, naar gelang van de beschikbare technische uitrusting en de eisen waaraan de communicatie moet voldoen. Telkens wanneer zulks is vereist, dient de communicatie te worden versleuteld.

b) Berichten dienen voornamelijk telefonisch te worden doorgeleid. Teneinde het aantal schriftelijke berichten zo gering mogelijk te houden, dient niet ieder telefonisch gesprek schriftelijk te worden bevestigd. De criteria voor doorgeleiding van berichten zijn opgenomen in bijlage 1.

c) Twee soorten schriftelijke berichten kunnen worden onderscheiden: vrije teksten en standaardformulieren welke volgens de aanwijzingen van bijlage 5 dienen te worden opgesteld. Indien nodig gebruiken de Sirene de voor het SIS vastgestelde transliteratieregels (bijlage 2). Het is wenselijk dat alle Sirene die bij de behandeling van een zaak direct met elkaar in contact treden, zich van een gemeenschappelijke taal bedienen teneinde het gebruik van de informatie te vergemakkelijken en te bespoedigen.

d) De hoofden van de Sirenebureaus dienen over een van het werkingssysteem onafhankelijke brievenbus (e-mailadres) te beschikken. Dit specifieke adres in het berichtensysteem dient de rechtstreekse berichtenuitwisseling tussen de respectieve hoofden van de Sirenebureaus mogelijk te maken.

2.1.2. Communicatiemiddelen

De volgende voorzieningen dienen te worden getroffen:

a) De teksten en beelden worden bij voorkeur via de specifieke, door de overeenkomstsluitende partijen vastgestelde elektronische post doorgeleid, in plaats van via telex, teletex, telefax.

2.1.3. Archivering van de informatie

De volgende voorzieningen dienen te worden getroffen:

a) Iedere overeenkomstsluitende partij stelt zelf de wijze van archivering van de informatie vast.

Het Sirene van de signalerende partij is gehouden alle informatie met betrekking tot de eigen signaleringen te archiveren en ter beschikking van de overige overeenkomstsluitende partijen te houden.

Het archief van ieder Sirene dient zodanig te worden ingericht, dat onverwijld toegang tot de relevante informatie kan worden verkregen; dit is van belang met het oog op de naleving van de zeer korte termijnen voor doorgeleiding van informatie.

b) De archivering van de door de overige overeenkomstsluitende partijen toegezonden informatie en andere berichten zal geschieden met inachtneming van de in het ontvangstland geldende wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens en van de persoonlijke levenssfeer. Dienaangaande zijn ook de bepalingen van titel VI van de Uitvoeringsovereenkomst van toepassing. Na verwijdering van een signalering uit het SIS moet de desbetreffende aanvullende informatie in de mate van het mogelijke niet bij de nationale Sirene gearchiveerd blijven.

2.2. Aan de dienst te stellen eisen

De gebruikers van het SIS kunnen te allen tijde behoefte hebben aan aanvullende informatie voor het uitvoeren van een gevraagde actie. Derhalve zijn gemeenschappelijke aan de dienst te stellen eisen noodzakelijk.

2.2.1. Termijnen voor de behandeling van de informatie

De volgende voorzieningen dienen te worden getroffen:

a) Het Sirene dient verzoeken om inlichtingen van andere overeenkomstsluitende partijen zo spoedig mogelijk te beantwoorden. De termijn van beantwoording mag niet meer dan twaalf uren bedragen.

2.2.2. Beschikbaarheid van de Sirene

De volgende voorzieningen dienen te worden getroffen:

a) De Sirene dienen het gehele jaar lang 24 uren per etmaal in bedrijf te zijn.

b) Internationale communicatiemiddelen dienen permanent beschikbaar te zijn.

TITEL II

ACTIVITEITEN

3. Taken

De Sirene dienen zorg te dragen voor:

- de verstrekking van informatie betreffende in het SIS opgenomen signaleringen;

- de naleving van de desbetreffende bepalingen van de Uitvoeringsovereenkomst;

- de verbinding tussen de voor de openbare veiligheid bevoegde nationale diensten en internationale organen binnen de grenzen van de hun door de respectieve staten toegekende bevoegdheden.

Deze drie algemene criteria liggen ten grondslag aan de hieronder gereleveerde taken van de Sirene:

3.1. Voornaamste taken

3.1.1. Informatie-uitwisseling voorafgaande aan een signalering (artikel 95, lid 2, tweede zin, en artikel 99, lid 3)

Deze procedure betreft twee categorieën van signaleringen: die van artikel 95, lid 2 (tweede volzin), aangaande voorlopige aanhouding ter fine van uitlevering en die van artikel 99, lid 3, aangaande onopvallende of gerichte controle in verband met de veiligheid van de staat.

Om de naleving van de in artikel 99, lid 3, neergelegde procedure te waarborgen, dient iedere overeenkomstsluitende partij de nodige technische en organisatorische voorzieningen te treffen opdat een signalering van deze categorie niet in het SIS kan worden opgenomen zonder dat het Sirene van de signalerende overeenkomstsluitende partij hiervan mededeling is gedaan.

3.1.2. Informatie-uitwisseling gelijktijdig met opneming van een signalering (artikel 95, lid 2)

Het betreft het tweede deel van de in artikel 95, lid 2, bedoelde procedure. Het gaat om de doorgeleiding van de informatie die aanvullende gegevens bevat op de in het SIS opgenomen gegevens. De informatie dient de overige overeenkomstsluitende partijen te worden toegezonden en heeft de vorm van een gestandaardiseerd formulier.

Zie dienaangaande ook de opmerkingen bij punt 4.1.1.

3.1.3. Informatie-uitwisseling bij meervoudige signaleringen (artikel 107)

Het bestaan van meerdere signaleringen van eenzelfde persoon uitgaande van verschillende landen kan tot complexe situaties leiden.

Vermeden dient te worden, dat de politieman in het veld - de eindgebruiker van het SIS - bij bevraging met meerdere conflicterende te nemen acties wordt geconfronteerd. Hij moet duidelijk kunnen vaststellen, welke actie hij dient uit te voeren.

Het is derhalve zaak een procedure ter opsporing van meervoudige signaleringen en een regeling ter bepaling van de voorrang bij opneming in het SIS vast te leggen.

Dientengevolge dient:

- vóór opneming van een signalering te worden nagegaan of er in het SIS reeds een signalering met betrekking tot dezelfde persoon voorhanden is;

- in geval van onverenigbare meervoudige signaleringen zo nodig met de overige overeenkomstsluitende partijen te worden onderhandeld.

3.1.4. Informatie-uitwisseling bij aanbrenging van een markering (artikelen 94, 95 en 99)

In artikel 94, lid 4, artikel 95, lid 3, en artikel 99, lid 6, wordt een overeenkomstsluitende partij de mogelijkheid geboden, op haar grondgebied de uitvoering van een gevraagde actie tijdelijk of permanent te weigeren. Deze mogelijkheid is van toepassing op signaleringen zoals bedoeld in de artikelen 95, 97 en 99.

Toepassing van deze mogelijkheid vereist een onmiddellijke en zorgvuldige bestudering van de signaleringen alsook een spoedige reactie bij de uitvoering.

3.1.5. Informatie-uitwisseling bij een hit (artikelen 95, 96, 97, 98, 99 en 100)

Wanneer de eindgebruiker bij bevraging van het SIS met betrekking tot een signalering constateert dat het inderdaad de gesignaleerde persoon, dan wel het gesignaleerde voertuig of voorwerp betreft, is er sprake van een hit.

In voorkomend geval heeft de eindgebruiker behoefte aan aanvullende informatie om de in SIS-tabel 4, 10 of 16 vermelde te nemen actie zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren (bijlage 4).

Behoudens uitzonderingen dient de signalerende overeenkomstsluitende partij van het resultaat van de hit in kennis te worden gesteld.

Deze taak heeft vooral een operationeel, maar ook een technisch karakter omdat daaronder het beheer van de signalering is begrepen; dit betekent dat de signalering, in voorkomend geval, dient te worden verwijderd om eventueel opneming mogelijk te maken van een signalering welke voordien niet voor opneming in aanmerking kon worden genomen.

Deze taak is uiterst belangrijk voor de goede werking van het SIS.

3.1.6. Informatie-uitwisseling inzake een ter fine van weigering van toegang gesignaleerde vreemdeling (artikelen 5, 25 en 96)

Informatie inzake vreemdelingen die ter fine van weigering van toegang zijn gesignaleerd overeenkomstig artikel 96 dient twee doeleinden:

- enerzijds gaat het erom hun de toegang tot het grondgebied van de overeenkomstsluitende partijen te ontzeggen en te dien einde erop toe te zien dat de consulaire diensten van de overeenkomstsluitende partijen hun geen visum afgeven, indien zij visumplichtig zijn; ook moeten de grensbewakingsdiensten hun de toegang tot het grondgebied van de overeenkomstsluitende partijen weigeren;

- anderzijds gaat het erom dat, indien de betrokken vreemdelingen zich reeds op het grondgebied van de overeenkomstsluitende partijen bevinden, de bevoegde autoriteiten hun geen verblijfstitel verlenen en tot verwijdering overgaan.

Hiertoe kan, met het oog op een betere beoordeling van de oorsprong en de rechtsgeldigheid van de maatregel tot weigering waarop de invoering van een signalering zoals bedoeld in artikel 96 is gebaseerd, de overeenkomstsluitende partij op het grondgebied waarvan de gesignaleerde vreemdeling is aangetroffen, de signalerende overeenkomstsluitende partij verzoeken om in rubriek 089 van formulier G de volgende inlichtingen te verstrekken:

1. aard van de maatregel;

2. autoriteit die de maatregel heeft getroffen;

3. datum van de maatregel;

4. datum van betekening;

5. datum van tenuitvoerlegging;

6. datum waarop de rechtsgeldigheid van de maatregel afloopt.

Zie ook punt 4.6.2.

De mededeling zoals bedoeld in artikel 5, lid 2, alsook het overleg zoals bedoeld in artikel 25 vallen onder de bevoegdheid van de autoriteiten die belast zijn met de verlening van verblijfstitels of visa.

De Sirene worden slechts bij de in beide artikelen bedoelde procedures betrokken, voorzover het gaat om doorgeleiding van aanvullende informatie welke direct verband houdt met een bepaalde signalering (bijvoorbeeld bericht van aantreffen, nadere identiteitsgegevens), dan wel met vervallenverklaring daarvan.

Voorts kunnen de Sirene betrokken worden bij doorgeleiding van aanvullende informatie welke noodzakelijk is voor verwijdering of weigering van een vreemdeling, of bij doorgeleiding van informatie naar aanleiding van deze handelingen.

De Sirenebureaus worden aangewezen als centrale autoriteiten voor het doorgeven en ontvangen van de aanvullende inlichtingen in het kader van de in artikel 25, leden 1 en 2, bedoelde raadplegingsprocedure.

Hiertoe gaan de Sirene, op verzoek van de met afgifte van de verblijfstitels of visa belaste autoriteiten, over tot uitwisseling van N-formulieren (artikel 25, lid 1) en O-formulieren (artikel 25, lid 2), die kunnen leiden tot handhaving of schrapping van de signalering.

Indien de staat die de verblijfstitel heeft afgegeven, vaststelt dat de houder van de verblijfstitel op grond van artikel 96 van de Uitvoeringsovereenkomst door een andere staat is gesignaleerd, deelt hij dit mede aan het Sirenebureau van de signalerende staat (via fax, door middel van een M-formulier, etc.). Het Sirenebureau van de signalerende staat zet vervolgens door middel van het daarvoor voorziene formulier de raadplegingsprocedure bedoeld in artikel 25, lid 2, van de Uitvoeringsovereenkomst in gang.

Indien een op zich niet-betrokken staat (staat die noch de verblijfstitel heeft afgegeven noch de houder van de verblijfstitel heeft gesignaleerd) vaststelt dat aanleiding tot raadpleging bestaat, deelt zij dit mee aan zowel de signalerende staat als de staat die de verblijfstitel heeft afgegeven.

3.1.7. Informatie-uitwisseling ingeval na een hit een ingevolge een signalering te nemen actie niet kan worden uitgevoerd (artikel 104, lid 3)

Artikel 104, lid 3, betreft het geval waarin een overeenkomstsluitende partij van rechtswege of feitelijk niet in staat is, de gevraagde actie uit te voeren.

3.1.8. Informatie-uitwisseling bij afwijking van doelbinding (artikel 102, lid 3)

In artikel 102, lid 3, is voorzien in de mogelijkheid dat bij een hit wordt afgeweken van het beginsel van initiële doelbinding bij het gebruik van gegevens.

Deze procedure is slechts toegestaan indien dit voor het voorkomen van een ernstig en onmiddellijk dreigend gevaar voor de openbare orde en veiligheid of om ernstige redenen verband houdende met de veiligheid van de staat, dan wel ter voorkoming van een ernstig strafbaar feit noodzakelijk is.

Krachtens deze bepaling is afwijking van doelbinding aan voorafgaande toestemming van de signalerende overeenkomstsluitende partij onderworpen.

3.1.9. Informatie-uitwisseling bij vaststelling van onjuiste of onrechtmatig opgenomen gegevens (artikel 106)

Het in artikel 106 neergelegde eigenaarsbeginsel mag verbetering van een onjuist of onrechtmatig opgenomen gegeven niet in de weg staan. In de leden 2 en 3 is in deze mogelijkheid voorzien.

3.1.10. Informatie-uitwisseling aangaande het recht van kennisneming en van verbetering van gegevens (artikelen 109 en 110)

Eenieder heeft het recht om van de hem betreffende gegevens kennis te nemen en, in voorkomend geval, onjuiste gegevens te doen verbeteren of onrechtmatig opgenomen gegevens te doen verwijderen.

Deze mogelijkheid wordt uitgeoefend met inachtneming van het nationale recht van de staat waar zij wordt ingeroepen.

Een overeenkomstsluitende partij mag slechts kennisneming van de signalering van een andere overeenkomstsluitende partij toestaan voorzover zij de signalerende overeenkomstsluitende partij vooraf de gelegenheid heeft geboden dienaangaande een standpunt te bepalen.

3.2. Aanvullende taken

3.2.1. Informatie-uitwisseling bij politiële samenwerking (artikelen 39 en 46)

De samenwerking tussen de overeenkomstsluitende partijen en de politietechniek hoeven niet beperkt te blijven tot het gebruik van de in het SIS opgenomen gegevens.

De hit kan aanleiding zijn voor de ontdekking van een strafbaar feit of een ernstige bedreiging van de openbare orde of veiligheid. Zo kan het ook nodig zijn een persoon of een voorwerp nauwkeurig te identificeren.

Uitwisseling van informatie, bijvoorbeeld van foto's of vingerafdrukken, kan noodzakelijk blijken. Ingevolge de artikelen 39 en 46 is dat geoorloofd.

Deze informatie-uitwisseling geschiedt met inachtneming van de bepalingen van titel VI van de Uitvoeringsovereenkomst.

De volgende aanbevelingen worden gedaan:

a) De Sirene van de overeenkomstsluitende partijen kunnen binnen het kader van de ter uitvoering van de artikelen 39 en 46 genomen wettelijke voorzieningen alle nuttig geachte informatie uitwisselen.

b) De Sirene houden elkaar op de hoogte van de nationale wettelijke voorzieningen van elke overeenkomstsluitende partij en van wijzigingen daarvan.

3.2.2. Specifieke bevoegdheden inzake politie en veiligheid (titel III)

Titel III van de Uitvoeringsovereenkomst behelst talrijke innoverende bepalingen inzake politiële en justitiële samenwerking. De Sirene vormen een operationele organisatie welke in bepaalde gevallen zeer nuttig kan zijn en sommige overeenkomstsluitende partijen het voordeel biedt dat zij geen ingewikkelde structurele voorzieningen hoeven te treffen.

De volgende aanbevelingen worden gedaan:

a) Elke overeenkomstsluitende partij kan haar Sirene overeenkomstig titel III van de Uitvoeringsovereenkomst specifieke bevoegdheden inzake politie en veiligheid verlenen.

b) De overeenkomstsluitende partijen houden elkaar op de hoogte van de ten behoeve van hun respectieve Sirene getroffen nationale voorzieningen en van de wijzigingen daarvan.

3.2.3. Dualiteit van Interpoltaken en Sirenetaken

Het SIS is niet bedoeld om Interpol te vervangen of na te volgen. Ofschoon bepaalde taken elkaar overlappen, zijn de beginselen welke aan het optreden en de samenwerking van de overeenkomstsluitende partijen ten grondslag liggen, aanzienlijk anders dan die welke de International Criminal Police Organization beheersen.

Derhalve dienen regels voor samenwerking tussen de Sirene en de nationale centrale bureaus van Interpol van de overeenkomstsluitende partijen te worden vastgesteld.

De volgende procedures worden overeengekomen:

a) Prioriteit van SIS-signaleringen boven Interpolsignaleringen

Signaleringen in het SIS en de desbetreffende informatie-uitwisseling hebben altijd voorrang boven signaleringen en informatie-uitwisseling via Interpol. Deze voorrang geldt in het bijzonder bij conflict tussen een voorgenomen signalering in het SIS en in Interpol.

b) Keuze van het communicatiekanaal

Op het grondgebied van de overeenkomstsluitende partijen prevaleren signaleringen in het SIS op signaleringen via Interpol. Signalering via Interpol dient beperkt te blijven tot uitzonderingsgevallen (signaleringen waarin de Uitvoeringsovereenkomst niet voorziet (bv. kunstvoorwerpen) of gevallen waarin niet alle voor signalering in het SIS benodigde informatie beschikbaar is). Parallelle signaleringen in de Schengenruimte in het SIS en via Interpol zijn niet toegestaan. Signaleringen welke via Interpol worden verspreid en waarbij de Schengenruimte of gedeelten ervan ("Interpol diffusion zone 2") worden overlapt, dienen de volgende tekst te bevatten: "met uitzondering van de Schengenstaten".

c) Informatieverstrekking aan derde staten

Over het doorgeven van informatie aan derde staten (toestemming, verstrekkingswijze en kanaal) beslist steeds het Sirenebureau van de signalerende overeenkomstsluitende partij.

Dit Sirenebureau houdt daarbij rekening met de in de Uitvoeringsovereenkomst opgenomen bepalingen inzake bescherming van persoonsgegevens. Naar gelang van de nationale regelingen of procedures wordt het gebruik van het Interpolkanaal toegepast.

d) Gerichte opsporingen

Onder "gerichte opsporingen" wordt verstaan, geografisch beperkte opsporings-maatregelen, wanneer concrete aanwijzingen bestaan over de verblijfplaats van een gezochte persoon of over de plaats waar een gezocht voorwerp zich bevindt.

Deze aanwijzingen rechtvaardigen de aanname dat het verzoek van de justitiële autoriteit onmiddellijk na ontvangst daarvan kan worden ingewilligd.

Gerichte opsporingen dienen voor het grondgebied van de Schengenstaten door middel van een A- of een M-formulier plaats te vinden.

Ingeval de gezochte persoon of het gezochte voorwerp nog niet in het SIS is gesignaleerd, zou de signalering gelijktijdig met de toezending van het A- of het M-formulier moeten geschieden, teneinde een meteen uitvoerbaar verzoek tot voorlopige aanhouding te bereiken (artikel 64 van de Uitvoeringsovereenkomst).

De invoering van de signalering in het SIS dient niet alleen ter voldoening van hetgeen in artikel 93 van de Uitvoeringsovereenkomst is gesteld. Het vergroot tevens de kans dat de opsporing resultaat oplevert, wanneer binnen het Schengengebied een onvoorziene verplaatsing van de gezochte persoon of het gezochte voorwerp plaatsvindt.

Indien het opsporingsresultaat door een gerichte, geografisch beperkte opsporing kan worden bereikt, blijft het vrijstaan, op bilateraal niveau opsporingsverzoeken tot voorlopige aanhouding op basis van de in het uitleveringsrecht voorziene procedures zonder signalering in het SIS te doen.

e) Hit en verwijdering van de signalering

De overeenkomstsluitende partijen garanderen op nationaal niveau dat het Sirenebureau en het nationale centrale bureau elkaar in geval van een hit in kennis stellen.

De verwijdering van de signalering wordt door de signalerende autoriteiten verricht.

f) Verbetering van de samenwerking tussen de Sirene en de nationale centrale bureaus van Interpol

Iedere overeenkomstsluitende partij dient de nodige voorzieningen te treffen om op nationaal niveau de informatie-uitwisseling tussen het Sirene en het nationale centrale bureau te organiseren.

4. Te volgen procedures

De goede werking van het SIS berust op een gecoördineerd functioneren van de verscheidene nationale systemen. Vastlegging van de voor alle overeenkomstsluitende partijen geldende procedures is daarvoor een essentiële voorwaarde.

Elke inschakeling van een Sirene is daarom uitgewerkt en in regels vastgelegd, teneinde een nauwkeurige omschrijving van de Sirenetaken te verkrijgen.

4.1. Informatie-uitwisseling voorafgaande aan een signalering

4.1.1. Nagaan of voorlopige aanhouding ter fine van uitlevering op grond van het nationale recht van de overeenkomstsluitende partijen is toegestaan (artikel 95, lid 2)

De signalerende overeenkomstsluitende partij dient na te gaan, of de voorlopige aanhouding waarom zal worden verzocht, op grond van het nationale recht van de overige overeenkomstsluitende partijen is toegestaan.

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) Voor alle overeenkomstsluitende partijen wordt nagegaan of aan de voorgenomen signalering gevolg kan worden gegeven.

b) Bij twijfel wordt het betrokken Sirene geraadpleegd en worden de voor de toetsing benodigde gegevens doorgeleid of uitgewisseld.

c) De in artikel 95, lid 2, tweede alinea, bedoelde informatie wordt vóór de opneming van de signalering voorbereid; nagegaan wordt of alle vereiste gegevens aanwezig zijn en de informatie naar behoren is samengesteld. De volgende gegevens dienen verplicht van deze informatie deel uit te maken, waarbij informatie over de strafrechtelijke vervolging, respectievelijk de tenuitvoerlegging van een straf in beginsel alternatief dient te worden verstrekt:

006: Naam: In rubriek 006 wordt de naam aangegeven welke voor het main record bij signalering in het SIS wordt gebruikt.

007: Voornaam.

009: Geboortedatum.

010: Geboorteplaats.

011: Alias: De eerste alias wordt voluit vermeld en wordt gevolgd door het totale aantal gesignaleerde aliassen. Zo nodig kan met het oog op doorgeleiding van de volledige lijst van deze aliassen een formulier M worden gebruikt.

012: Geslacht.

013: Nationaliteit: Rubriek 013 "Nationaliteit" dient zo volledig mogelijk te worden ingevuld; in elk geval dienen de beschikbare gegevens te worden opgenomen. Ingeval twijfel omtrent de informatie bestaat, dient de code "1W" te worden vermeld en kan daaraan in voorkomend geval de vermelding "vermoedelijk van ... nationaliteit" worden toegevoegd.

030: Autoriteit die het bevel tot aanhouding heeft gegeven of het vonnis heeft gewezen (identiteit en hoedanigheid van de rechter of officier van justitie of vaststelling van het rechtscollege).

031: Referentienummer van het bevel tot aanhouding of vonnis (037).

Zie ook de opmerkingen bij "Beschrijving van de feiten".

032: Datum van het bevel tot aanhouding of vonnis (036).

In één bericht kunnen zowel verzoeken om strafvervolging als verzoeken om tenuitvoerlegging van de straf worden samengevoegd.

033: Hoedanigheid van de verzoekende autoriteit.

034: Maximumstraf/Maximumstraf waarmee gedreigd wordt.

035: Rechter of rechtscollege die of dat het vonnis heeft gewezen.

036: Datum van het vonnis.

037: Referentienummer van het vonnis.

038: Opgelegde straf.

039: Eventuele reststraf.

040: Toepasselijke wetsteksten.

041: Wettelijke delictsomschrijving.

042: Datum waarop respectievelijk periode waarin het strafbare feit is gepleegd.

044: Korte beschrijving van de feiten (met inbegrip van daaruit ontstane gevolgen).

045: Graad van deelneming (dader - mededader - medeplichtige - overige).

Elke staat heeft de mogelijkheid de eigen juridische begrippen te gebruiken die de mate van deelneming aanduiden (besluit inzake punt 2 uit SCH/OR.SIS-Sirene(97) 12).

De genoemde feiten dienen voldoende gedetailleerd te zijn, opdat de signalering door de overige Sirenebureaus kan worden bestudeerd. Niettemin dient enige matiging te worden betracht, teneinde het elektronischepostsysteem niet onnodig te belasten.

Indien het aantal karakters dat in de structuur van het formulier technisch is voorzien opdat het door alle Sirenebureaus zou kunnen worden ontvangen, ontoereikend is, kan in voorkomend geval ter aanvulling van de informatie van een formulier M gebruik worden gemaakt. Op het laatste formulier wordt "Einde communicatie" vermeld, teneinde te verduidelijken dat geen verdere informatie meer volgt (rubriek 004 van formulier A of rubriek 083 van formulier M).

Na overleg en/of op verzoek van een andere overeenkomstsluitende partij kan andere informatie door het Sirene van de signalerende partij worden verstrekt indien zulks nodig is ter identiteitsvaststelling. Het betreft met name:

- origine van het paspoort of identiteitsbewijs waarvan de gezochte persoon houder is;

- nummer, datum en plaats van afgifte van het paspoort of identiteitsbewijs; autoriteit die het paspoort of identiteitsbewijs heeft afgegeven, datum waarop de geldigheid verstrijkt;

- beschrijving van de gezochte persoon;

- naam en voornaam van de vader en de moeder;

- bestaan van foto's en/of vingerafdrukken;

- laatste bekende adres.

Deze informatie, alsmede foto's en vingerafdrukken dienen zoveel mogelijk beschikbaar te zijn in de Sirenebureaus, dan wel onmiddellijk en voortdurend voor hen toegankelijk te zijn, opdat zij deze identificatiemiddelen zo spoedig mogelijk kunnen doorgeleiden.

Bij deze zeer gevoelige materie dient ernaar te worden gestreefd de ongegronde ophouding van een persoon met een identiteit welke lijkt op die van de gesignaleerde persoon, zoveel mogelijk te beperken.

d) Indien de signalering voor alle overeenkomstsluitende partijen toelaatbaar is, wordt opneming in het SIS voorbereid.

e) Indien de signalering niet voor alle overeenkomstsluitende partijen toelaatbaar is:

- ziet ofwel de signalerende overeenkomstsluitende partij af van opneming van de signalering,

- ofwel staat zij op de signalering en verzoekt zij de betrokken overeenkomstsluitende partij of partijen onverwijld een verzoek tot aanbrenging van een markering in te dienen.

Indien een markering wordt aangebracht, dient door de betrokken overeenkomstsluitende partij(en) de te nemen alternatieve actie te worden uitgevoerd.

4.1.2. Raadpleging van de overeenkomstsluitende partijen bij signalering in verband met de veiligheid van de staat (artikel 99, lid 3)

Bij signalering ter fine van onopvallende of gerichte controle in verband met de veiligheid van de staat, dient de signalerende overeenkomstsluitende partij eerst de overige overeenkomstsluitende partijen te raadplegen.

De grote gevoeligheid van de veiligheid van de staat vergt een bijzondere procedure teneinde het vertrouwelijke karakter van bepaalde informatie te waarborgen. Daarom dienen de contacten tussen de voor de veiligheid van de staat bevoegde diensten gescheiden te zijn van de onderlinge contacten tussen de Sirene.

Bij signaleringen welke de veiligheid van de staat betreffen, stellen de Sirene het goede verloop van de raadplegingsprocedure vast en nemen zij kennis van het resultaat. De eigenlijke informatie-uitwisseling vindt direct tussen de betrokken veiligheidsdiensten plaats.

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) Vóór opneming van een signalering dient de betrokken veiligheidsdienst direct contact op te nemen met de veiligheidsdiensten van de overige overeenkomstsluitende partijen.

b) De veiligheidsdiensten wisselen hun informatie uit, waarna de signalerende veiligheidsdienst het Sirene van het eigen land het resultaat meedeelt. Het betreft voornamelijk mededeling aan het Sirene van de bezwaren welke in verband met de voorgenomen signalering zouden kunnen bestaan.

c) Het Sirene dat door de veiligheidsdienst welke de signalering beoogt op te nemen, wordt aangezocht, doet daarvan mededeling aan de overige Sirene. Deze hebben daardoor de mogelijkheid om, in overleg met hun eigen veiligheidsdiensten, hun rechten te doen gelden.

d) Na het goede verloop van het overleg te hebben vastgesteld, bekrachtigt het Sirene van de signalerende overeenkomstsluitende partij de opneming van de signalering.

e) Bij moeilijkheden geeft het betrokken Sirene daarvan kennis aan het Sirene van de signalerende overeenkomstsluitende partij.

f) Indien de signalerende overeenkomstsluitende partij haar signalering handhaaft, kan zij op verzoek van een aangezochte overeenkomstsluitende partij gedurende 24 uren een "wacht"-markering aanbrengen.

g) Na deze wachttijd kan de signalering op verzoek van een overeenkomstsluitende partij van een permanente markering worden voorzien, waardoor deze partij niet op grond van de signalering tot actie overgaat.

4.2. Informatie-uitwisseling gelijktijdig met opneming van een signalering

4.2.1. Doorgeleiding van informatie met het oog op voorlopige aanhouding ter fine van uitlevering (artikel 95, lid 2)

De bedoelde informatie behelst de gegevens welke krachtens de Uitvoeringsovereenkomst verplicht dienen te worden verstrekt. Indien zulks ter identiteitsvaststelling nodig is, kunnen bovendien facultatieve gegevens worden doorgeleid waarmee de behandeling van de zaak wordt vergemakkelijkt.

Zie dienaangaande eveneens de opmerkingen bij punt 4.1.1.

Een voorbeeld van een formulier, dat alle overeenkomstsluitende partijen gemeenschappelijk gebruiken, is in bijlage 5 van dit handboek gevoegd.

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) De signalerende overeenkomstsluitende partij doet gelijktijdig met de opneming van de signalering in het SIS de aangezochte overeenkomstsluitende partijen zo spoedig mogelijk mededeling van de verplichte informatie betreffende de ten grondslag liggende feiten.

Ingeval een persoon wordt gezocht wegens het bestaan van meerdere bevelen tot aanhouding of vonnissen die op hem betrekking hebben, op grond waarvan een verzoek tot voorlopige aanhouding ter fine van uitlevering in aanmerking komt, zal in beginsel, bij de opneming van de signalering, alleen de informatie met betrekking tot één van de bevelen tot aanhouding of met betrekking tot één vonnis aan de andere Sirenebureaus worden doorgeleid. Met name zal de informatie aangaande het aanhoudingsbevel of het vonnis worden doorgeleid dat het strafbare feit bevat waarop de zwaarste straf staat, ofwel dat naar het oordeel van de signalerende staat vanuit het oogpunt van verjaring voorrang verdient.

De informatie betreffende de andere bevelen tot aanhouding of vonnissen wordt door het Sirenebureau van de signalerende staat bewaard. In geval van een hit wordt die informatie onmiddellijk doorgeleid aan het Sirene van de aangezochte staat.

Indien op basis van de door middel van het formulier A doorgeleide informatie betreffende het eerste in aanmerking komende bevel tot aanhouding of vonnis, één van de Sirenebureaus tot het aanbrengen van een geldigheidsmarkering overgaat, kan de informatie betreffende een tweede bevel tot aanhouding of vonnis aan alle Sirenebureaus worden doorgeleid, teneinde een zo wijd mogelijke verspreiding en uitvoering van de desbetreffende signaleringen te kunnen waarborgen.

b) De aanvullende gegevens welke ter identiteitsvaststelling nodig zijn, worden na overleg en/of op verzoek van een andere overeenkomstsluitende partij verstrekt.

4.3. Informatie-uitwisseling bij meervoudige signaleringen

Ingevolge artikel 107 dienen de volgende algemene voorzieningen te worden getroffen:

a) Een overeenkomstsluitende partij kan slechts één signalering van dezelfde persoon in het SIS opnemen.

b) Meerdere overeenkomstsluitende partijen kunnen een signalering van dezelfde persoon in het SIS opnemen, mits deze signaleringen onderling verenigbaar zijn of naast elkaar kunnen bestaan.

c) Signaleringen zoals bedoeld in artikel 95 zijn verenigbaar met signaleringen zoals bedoeld in de artikelen 97 en 98; signaleringen zoals bedoeld in artikel 95 kunnen voorts naast signaleringen zoals bedoeld in artikel 96 bestaan; in het laatste geval heeft de te nemen actie zoals bedoeld in artikel 95 voorrang boven de te nemen actie zoals bedoeld in artikel 96.

d) Signaleringen zoals bedoeld in de artikelen 96 en 99 zijn niet onderling, noch met die zoals bedoeld in de artikelen 95, 97 en 98, verenigbaar; dit laat onverlet dat de signaleringen zoals bedoeld in artikel 95 en in artikel 96 naast elkaar kunnen bestaan.

Bij de in artikel 99 bedoelde signaleringen is de te nemen actie "onopvallende controle" niet verenigbaar met de te nemen actie "gerichte controle".

e) De prioriteitsorde voor de redenen van signalering is de volgende:

- voorlopige aanhouding ter fine van uitlevering (artikel 95),

- weigering van toegang tot de Schengenstaten (artikel 96),

- inbewaringstelling (artikel 97),

- onopvallende controle (artikel 99),

- gerichte controle (artikel 99),

- mededeling van woon- of verblijfplaats (artikelen 97 en 98).

Bij wijze van uitzondering kan, na overleg tussen de overeenkomstsluitende partijen, van bovengenoemde prioriteitsorde worden afgeweken indien wezenlijke nationale belangen daartoe nopen.

f) Zolang de betrokken signalering niet is verwijderd, registreert het Sirene van de signalerende overeenkomstsluitende partij de verzoeken om signalering waarvan na overleg, om de hierboven vermelde redenen, werd afgezien.

TABEL VAN SIGNALERINGEN

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Het bijzondere geval van de signaleringen zoals bedoeld in artikel 96

Krachtens het bepaalde in artikel 101, lid 2, kunnen de met visumafgifte, behandeling van visumaanvragen en afgifte van verblijfstitels belaste autoriteiten toegang verkrijgen tot de gegevens zoals bedoeld in artikel 96.

In de praktijk dienen alle signaleringen zoals bedoeld in artikel 96 ter beschikking van alle overeenkomstsluitende partijen te worden gesteld. Het doel hiervan is dat aan een ongewenste vreemdeling noch een verblijfstitel, noch een visum wordt verleend.

Derhalve dienen deze verplichting en eerdergenoemde beginselen met elkaar in overeenstemming te worden gebracht.

De volgende algemene voorzieningen dienen te worden getroffen:

a) Een overeenkomstsluitende partij moet te allen tijde een signalering zoals bedoeld in artikel 96 kunnen opnemen, opdat de bevoegde diensten noch verblijfstitels, noch visa afgeven.

b) In geval van conflict met een signalering zoals bedoeld in artikel 95 mag elke overeenkomstsluitende partij haar signalering handhaven. De regels inzake onderlinge verenigbaarheid gelden voor alle andere signaleringen.

c) De met betrekking tot de signaleringen te nemen acties worden volgens de vastgestelde prioriteitsorde uitgevoerd, hetgeen betekent dat in de eerste plaats tot voorlopige aanhouding wordt overgegaan.

d) De overeenkomstsluitende partijen treffen nationaal de nodige voorzieningen om hun gebruikers van deze procedure in kennis te stellen.

Het bijzondere geval van signalering van voertuigen

De volgende algemene aanbevelingen worden gedaan:

a) Een overeenkomstsluitende partij kan slechts één signalering van hetzelfde voertuig in het SIS opnemen.

b) Meerdere overeenkomstsluitende partijen kunnen een signalering van hetzelfde voertuig in het SIS opnemen, voorzover de betrokken signaleringen onderling verenigbaar zijn.

c) Bij de in artikel 99 bedoelde signaleringen van voertuigen is de te nemen actie "onopvallende controle" niet verenigbaar met de te nemen actie "gerichte controle".

d) Signaleringen van een voertuig zoals bedoeld in artikel 99 zijn niet verenigbaar met signaleringen van een voertuig zoals bedoeld in artikel 100.

e) Zolang de betrokken signalering niet is verwijderd, registreert het Sirene van de signalerende overeenkomstsluitende partij de verzoeken om signalering waarvan na overleg, om de hierboven vermelde redenen, werd afgezien.

TABEL VAN ONDERLING VERENIGBARE SIGNALERINGEN

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bij wijze van uitzondering kan na raadpleging tussen de overeenkomstsluitende partijen van de prioriteitsorde worden afgeweken, indien wezenlijke nationale belangen zulks vergen.

4.3.1. Nagaan van het bestaan van meervoudige signaleringen van een persoon

Meervoudige signaleringen zullen slechts in incidentele gevallen voorkomen. Het grootste probleem schuilt in de nauwkeurige identificering van personen met gemeenschappelijke identiteitskenmerken.

Om dit probleem op te lossen, ook in gevallen van verenigbare signaleringen, wordt - in overeenstemming met de Schengensamenwerking en de politiële techniek - raadpleging tussen de Sirene aanbevolen.

Elke overeenkomstsluitende partij dient een technische functionaliteit te creëren waarmee vóór opneming van een signalering in het SIS eventuele overeenkomende identiteitskenmerken kunnen worden opgespoord.

De technische criteria waarmee kan worden bepaald of twee personen identiek zijn, worden in bijlage 6 van dit Handboek uiteengezet.

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) Indien naar aanleiding van een verzoek om signalering blijkt, dat in het SIS reeds een persoon is opgenomen met dezelfde verplichte identiteitskenmerken (naam, voornaam, geboortejaar), dient alvorens deze signalering wordt bekrachtigd een verificatie plaats te vinden.

b) Het Sirene neemt contact op met de verzoekende dienst, teneinde zich ervan te vergewissen dat het al dan niet om dezelfde persoon gaat.

c) Indien uit de verificatie blijkt, dat het om dezelfde persoon gaat, dient het Sirene de in punt 4.3.3 uiteengezette procedure ter opneming van meervoudige signaleringen te volgen; indien uit de verificatie blijkt, dat het om twee verschillende personen gaat, bekrachtigt het Sirene het verzoek om signalering.

4.3.2. Nagaan van het bestaan van meervoudige signaleringen van een voertuig

De verplichte criteria voor signalering van een voertuig zijn:

- hetzij het kentekennummer,

- hetzij het serienummer.

Beide nummers kunnen ook gelijktijdig worden vermeld.

Het nagaan van meervoudige signaleringen geschiedt door vergelijking van nummers. Bij twee identieke nummers bestaat een vermoeden van meervoudige signaleringen.

Deze procedure brengt technische moeilijkheden met zich, aangezien uit hoofde van de vastgelegde verplichte criteria vergelijking niet altijd mogelijk is.

De signaleringen in het SIS bevatten het serienummer en/of het kentekennummer; indien bij opneming van een nieuwe signalering blijkt dat hetzelfde serienummer en/of kentekennummer reeds in het SIS voorkomt, bestaat een vermoeden van meervoudige signaleringen.

De Sirene dienen de aandacht van de nationale gebruikers op deze gevallen te vestigen, die zich weliswaar maar incidenteel zullen voordoen, maar die problemen kunnen veroorzaken indien de vergelijking slechts aan de hand van één van beide criteria wordt gemaakt: een hit betekent een vermoeden van meervoudige signaleringen, maar geen hit betekent níet dat het voertuig niet is gesignaleerd; signalering kan namelijk aan de hand van het - niet-bevraagde - nummer zijn geschied.

Bijlage 6 behelst de technische criteria volgens welke wordt bepaald dat twee voertuigen identiek kunnen zijn.

De tussen de Sirene te volgen procedure is dezelfde als die bij personen.

4.3.3. Onderhandeling over de opneming van een signalering in geval van onverenigbaarheid

Indien een verzoek om signalering concurreert met een signalering van dezelfde overeenkomstsluitende partij, dient het nationale Sirene erop toe te zien dat er in het SIS slechts één signalering wordt opgenomen. De uit te voeren procedure valt onder de nationale bevoegdheid van iedere staat.

Indien een voorgenomen signalering onverenigbaar is met een signalering van één of meer andere overeenkomstsluitende partijen, dient een akkoord te worden bereikt.

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) Indien de signaleringen verenigbaar zijn, is raadpleging tussen de Sirene niet nodig; indien de signaleringen naast elkaar bestaan, beslist de overeenkomstsluitende partij die een nieuwe signalering wenst op te nemen, of raadpleging opportuun is.

b) Indien de signaleringen niet verenigbaar zijn of er twijfel bestaat, is raadpleging tussen de Sirene nodig om tot één enkele signalering of tot een groep van onderling verenigbare signaleringen te komen.

c) Indien aan een signalering, welke niet verenigbaar is met reeds in het SIS opgenomen signaleringen, na onderhandeling voorrang is verleend, worden bij opneming daarvan de overige signaleringen ingetrokken door de overeenkomstsluitende partijen die deze hadden opgenomen.

d) Ieder conflict dient via onderhandelingen tussen de Sirene te worden geregeld; indien geen overeenstemming wordt bereikt op basis van de vastgestelde prioriteitsorde, wordt de eerste signalering gehandhaafd.

4.4. Informatie-uitwisseling bij aanbrenging van een markering

De Sirene dienen informatie uit te wisselen waarmee de overeenkomstsluitende partijen de noodzaak van aanbrenging van een markering kunnen beoordelen en vervolgens desgewenst daartoe kunnen overgaan.

In drie gevallen kan een markering worden aangebracht:

a) Krachtens artikel 94, lid 4, kan een "permanente" markering op signaleringen zoals bedoeld in de artikelen 95, 97 en 99 te allen tijde worden aangebracht (of verwijderd).

Er is in een te nemen alternatieve actie voorzien indien deze markering op een signalering zoals bedoeld in artikel 95 van toepassing is. Voor de signaleringen zoals bedoeld in de artikelen 97 en 99 is niet in een te nemen alternatieve actie voorzien en verschijnt de signalering bij bevraging door de eindgebruiker niet op het scherm.

b) Krachtens artikel 95, lid 3, kunnen de in artikel 95 bedoelde signaleringen gedurende 24 uren, welke termijn tot ten hoogste een week kan worden uitgebreid, van een "wacht"-markering worden voorzien; deze markering kan permanent worden. De te nemen alternatieve actie zoals bedoeld in artikel 95, lid 5, dient te worden uitgevoerd.

c) Krachtens artikel 99, lid 6, kan gedurende ten hoogste 24 uren een "wacht"-markering op de in artikel 99 bedoelde signaleringen worden aangebracht; ook deze markering kan permanent worden. Er is niet in een te nemen alternatieve actie voorzien.

De overeenkomstsluitende partijen dienen het volgende in aanmerking te nemen:

- Aanbrenging van een markering dient een procedure te zijn welke bij hoge uitzondering wordt toegepast.

- Tussen opneming van een signalering in het SIS en aanbrenging van een markering kan enige tijd verstrijken. Gedurende deze periode dient de te nemen actie normaal te worden uitgevoerd; het is dan ook wenselijk dat deze periode zo beperkt mogelijk is.

- Iedere overeenkomstsluitende partij dient zo spoedig mogelijk na te gaan voor welke signaleringen markering wellicht geboden is.

4.4.1. Raadpleging van de overeenkomstsluitende partijen met het oog op aanbrenging van een markering

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) De aangezochte overeenkomstsluitende partij die voornemens is een signalering te doen markeren, stelt de signalerende overeenkomstsluitende partij daarvan in kennis.

Bij markering van een signalering zoals bedoeld in artikel 95, lid 3, en in artikel 99, lid 6, behoeft niet te worden geraadpleegd. Raadpleging van alle overeenkomstsluitende partijen is verplicht bij aanbrenging van een permanente markering zoals bedoeld in artikel 94, lid 4.

b) Indien informatie wordt uitgewisseld teneinde ieders eisen in acht te nemen, kan zulks ertoe leiden dat de overeenkomstsluitende partijen hetzij de signalering voor de verzoekende overeenkomstsluitende partij, hetzij het verzoek om markering voor de aangezochte overeenkomstsluitende partij wijzigen, respectievelijk vervallen verklaren.

4.4.2. Verzoek om aanbrenging van een markering

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) De aangezochte overeenkomstsluitende partij verzoekt de signalerende overeenkomstsluitende partij een signalering zoals bedoeld in artikel 95, 97 of 99 te markeren.

Dit verzoek dient schriftelijk te geschieden. Wordt het verzoek telefonisch gedaan, dan is schriftelijke bevestiging vereist.

b) De signalerende overeenkomstsluitende partij is gehouden de markering zo spoedig mogelijk aan te brengen.

c) Op dezelfde wijze dient een verzoek te worden gedaan voor verlenging van een "wacht"-markering zoals bedoeld in artikel 95, lid 3, alsook voor verwijdering van een tijdelijke of een permanente markering.

d) Een signalerende overeenkomstsluitende partij kan in spoedeisende gevallen, voor de in artikel 95 bedoelde signaleringen, de aangezochte overeenkomstsluitende partijen verzoeken af te zien van het aanbrengen van een "wacht"-markering.

4.4.3. Verzoek om stelselmatige aanbrenging van een markering voor eigen onderdanen

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) Een overeenkomstsluitende partij kan de Sirene van de overige overeenkomstsluitende partijen verzoeken de in artikel 95 bedoelde signaleringen stelselmatig te markeren indien de op te sporen persoon een eigen onderdaan is.

b) De overeenkomstsluitende partij die van deze mogelijkheid gebruik wenst te maken, dient haar verzoek schriftelijk aan de Sirene van de overige overeenkomstsluitende partijen te doen toekomen bij wie zij deze optie wil doen gelden.

c) De overeenkomstsluitende partij(en) die dit verzoek ontvangt/ontvangen, is/zijn gehouden onmiddellijk na opneming van de betrokken signaleringen hierop een markering aan te brengen voor de overeenkomstsluitende partij die daarom verzoekt.

d) Deze procedure blijft van kracht zolang zij niet door een ander schriftelijk verzoek wordt geannuleerd.

4.5. Informatie-uitwisseling bij een hit

4.5.1. Mededeling van een hit aan de overeenkomstsluitende partijen

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) Een hit na controle van een gesignaleerde persoon of een gesignaleerd voertuig of voorwerp dient in alle gevallen aan het Sirene van de signalerende overeenkomstsluitende partij te worden meegedeeld.

Op basis van deze mededeling stelt het Sirene van de signalerende overeenkomstsluitende partij zo nodig het Sirene van de overeenkomstsluitende partij die de gesignaleerde persoon, dan wel het gesignaleerde voertuig of voorwerp heeft aangetroffen, in kennis van relevante en specifieke informatie en de bijzondere maatregelen die dienen te worden genomen.

Bij melding van een hit aan de signalerende staat wordt in de rubriek 090 van het G-formulier aangeduid op welk artikel van de Schengenuitvoeringsovereenkomst de hit van toepassing is.

In de gevallen waarin het een hit betreft die betrekking heeft op personen die in het SIS gesignaleerd zijn onder artikel 95 van de Schengenuitvoeringsovereenkomst, zal het Sirenebureau van de staat waar de hit gerealiseerd werd, alvorens het G-formulier te versturen, het Sirenebureau van de signalerende staat telefonisch in kennis stellen.

b) Hits bij signaleringen zoals bedoeld in artikel 96 zullen niet stelselmatig aan de Sirene van de signalerende overeenkomstsluitende partijen ter kennis worden gebracht; in uitzonderingsgevallen kan op initiatief van de aangezochte overeenkomstsluitende partij die de hit heeft vastgesteld, wel mededeling daarvan worden gedaan.

c) Het is wenselijk dat alle hits ter kennis worden gebracht van die overeenkomstsluitende partijen die hun voornemen tot opneming van een signalering betreffende eenzelfde persoon of eenzelfde voorwerp hadden kenbaar gemaakt, opdat deze hun rechten kunnen doen gelden; deze taak berust bij de signalerende overeenkomstsluitende partij.

d) Door automatische mededeling door het C.SIS omtrent verwijdering van een signalering kan opneming van een andere, niet verenigbare en derhalve voordien niet opneembare signalering opnieuw worden overwogen.

4.5.2. Doorgeleiding van de aanvullende informatie

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) Aanvullende informatie betreffende de in de artikelen 95, 97, 98 en 100 bedoelde signaleringen kan door de Sirene worden verstrekt; zij handelen op verzoek van de justitiële autoriteiten wanneer deze informatie in het kader van de wederzijdse rechtshulp wordt doorgeleid.

De Sirene hebben generlei bevoegdheid of taak terzake van uitlevering(2). In geval van een hit met betrekking tot een signalering zoals bedoeld in artikel 95, is de rol van de Sirene beperkt tot doorgeleiding van de aanvullende informatie welke voor de overeenkomstsluitende partijen noodzakelijk kan zijn om te bepalen of de uitleveringsprocedure daadwerkelijk ten uitvoer kan worden gelegd.

Doorgeleiding van uitleveringsdossiers en andere justitiële gegevens langs diplomatieke of andere weg valt onder de verantwoordelijkheid van de terzake bevoegde diensten van de overeenkomstsluitende partijen en niet van de Sirene.

b) De Sirene doen in de mate van het mogelijke mededeling van de relevante medische gegevens met betrekking tot krachtens artikel 97 gesignaleerde personen, indien maatregelen te hunner bescherming dienen te worden getroffen.

De verstrekte gegevens worden niet langer dan strikt noodzakelijk is bij de Sirene opgeslagen en mogen slechts worden gebruikt ten behoeve van de medische verzorging van de betreffende personen.

c) Indien het optreden na een hit daartoe noopt (ontdekking van een strafbaar feit of van een gevaar voor de openbare orde en veiligheid, noodzaak tot nadere identificering van een voorwerp, voertuig of persoon, enz.) wordt de informatie ter aanvulling van de in titel IV van de Uitvoeringsovereenkomst - met name in de artikelen 99 en 100 - voorgeschreven gegevens krachtens de artikelen 39 en 46 van de Uitvoeringsovereenkomst verstrekt.

De Sirenebureaus zullen zo snel mogelijk de "aanvullende informatie" in een formulier P doorgeleiden, in antwoord op formulier G inzake een hit bij een voertuigsignalering ex artikel 100 van de Uitvoeringsovereenkomst.

NB:

Aangezien een dringend antwoord wordt verwacht en het niet mogelijk zal zijn om alle desbetreffende informatie meteen te verzamelen, wordt overeengekomen dat bepaalde rubrieken geen verplicht maar een facultatief karakter hebben en dat wordt getracht de meest elementaire informatie te verzamelen, zoals de rubrieken 041, 042, 043, 162, 164, 165, 166 en 167.

4.6. Informatie-uitwisseling inzake een ter fine van weigering van toegang gesignaleerde vreemdeling

Indien een vreemdeling een verblijfstitel of een visum aanvraagt en hij onder een van de in artikel 5 of 25 van de Uitvoeringsovereenkomst genoemde gevallen ressorteert, dienen door de autoriteit welke bedoelde titel afgeeft, bijzondere regels te worden toegepast.

Mededeling van de overeenkomstsluitende partijen inzake een hit kan bij wijze van uitzondering nodig blijken te zijn. Stelselmatige mededeling is, gelet op het grote aantal en de geografische spreiding van consulaten en ambassades waarvoor de in artikel 96 bedoelde signaleringen bestemd zijn, niet wenselijk.

4.6.1. De afgifte van verblijfstitels of visa

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) Iedere hit met betrekking tot een signalering zoals bedoeld in artikel 96 kan, op initiatief van de aangezochte overeenkomstsluitende partij, ter kennis van de signalerende overeenkomstsluitende partij worden gebracht. Indien deze zulks passend acht, zal zij de overige overeenkomstsluitende partijen hiervan op de hoogte stellen.

b) De Sirene van de betrokken overeenkomstsluitende partijen kunnen desgevraagd overeenkomstig het nationale recht medewerking verlenen bij doorgeleiding van gegevens welke de tot verlening van verblijfstitels en visa gemachtigde diensten nodig hebben.

c) Indien de in artikel 25 vervatte procedure leidt tot vervallenverklaring van een signalering zoals bedoeld in artikel 96, verlenen de Sirene desgevraagd overeenkomstig het nationale recht medewerking.

4.6.2. Weigering van toegang tot of verwijdering van het grondgebied van de overeenkomstsluitende partijen

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) Een overeenkomstsluitende partij kan verzoeken, op de hoogte te worden gesteld van alle hits naar aanleiding van door haar opgenomen signaleringen zoals bedoeld in artikel 96; de overeenkomstsluitende partij die van deze mogelijkheid gebruik wil maken, dient daartoe een schriftelijk verzoek aan de overige overeenkomstsluitende partijen te richten.

b) De signalerende overeenkomstsluitende partij kan op initiatief van de aangezochte overeenkomstsluitende partij op de hoogte worden gesteld van het aantreffen en de weigering van toegang tot, dan wel de verwijdering van het grondgebied van de overeenkomstsluitende partijen van een krachtens artikel 96 gesignaleerde vreemdeling.

c) Indien een gesignaleerde persoon op het grondgebied wordt aangetroffen, doet de signalerende overeenkomstsluitende partij de voor de verwijdering (weigering van toegang, uitwijzing) van een vreemdeling vereiste informatie toekomen. Deze informatie dient, al naar gelang van de behoefte van de verzoekende overeenkomstsluitende partij en de beschikbaarheid daarvan bij de aangezochte overeenkomstsluitende partij, uitsluitsel te geven over:

- de aard van de beslissing;

- de autoriteit die de beslissing heeft genomen;

- de datum van de beslissing;

- de datum van de betekening;

- de datum van tenuitvoerlegging van de beslissing;

- de datum waarop de geldigheidsduur verstrijkt.

Zie ook punt 3.1.6.

- Indien een gesignaleerde persoon aan de grens wordt aangetroffen, dient de te nemen actie overeenkomstig de signalering van de signalerende overeenkomstsluitende partij te worden uitgevoerd.

- Voor de uitzonderingsgevallen zoals bedoeld in de artikelen 5 en 25 van de Uitvoeringsovereenkomst dienen de betrokken overeenkomstsluitende partijen via hun Sirene het nodige overleg te plegen.

- Uitwisseling via de Sirene van aanvullende informatie kan tevens in bijzondere gevallen ten behoeve van de nadere identiteitsvaststelling van een persoon noodzakelijk zijn.

4.7. Informatie-uitwisseling ingeval na een hit de ingevolge een signalering te nemen actie niet kan worden uitgevoerd

4.7.1. Mededeling aan de signalerende overeenkomstsluitende partij omtrent de onmogelijkheid de te nemen actie uit te voeren

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) De aangezochte overeenkomstsluitende partij deelt via haar Sirene de signalerende overeenkomstsluitende partij onverwijld mee, dat zij niet in staat is de gevraagde actie uit te voeren en geeft de redenen daarvoor aan.

b) De betrokken overeenkomstsluitende partijen bereiken eventueel overeenstemming over een procedure welke met hun nationaal recht en met de bepalingen van de Uitvoeringsovereenkomst verenigbaar is.

4.8. Informatie-uitwisseling bij afwijking van doelbinding

Bij deze uitzonderlijke procedure is toestemming van de signalerende overeenkomstsluitende partij vereist.

Met behulp van deze procedure moeten de ernst en de relevantie van het verzoek kunnen worden beoordeeld.

De doeleinden waarvoor de gegevens zullen worden gebruikt, dienen in overeenstemming te zijn met één van de signaleringen zoals bedoeld in de artikelen 95 tot en met 100 van de Uitvoeringsovereenkomst.

De gegevens mogen in geen geval voor andere dan in de Uitvoeringsovereenkomst genoemde doeleinden worden gebruikt.

4.8.1. Mededeling aan de signalerende overeenkomstsluitende partij van afwijking van doelbinding

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) De aangezochte overeenkomstsluitende partij deelt via haar Sirene de signalerende overeenkomstsluitende partij de redenen mee op grond waarvan zij om afwijking van doelbinding verzoekt.

b) De signalerende overeenkomstsluitende partij toetst zo spoedig mogelijk of aan het verzoek kan worden voldaan en deelt haar beslissing via haar Sirene mee aan de aangezochte overeenkomstsluitende partij.

Desgewenst stelt de signalerende overeenkomstsluitende partij nadere voorwaarden ten aanzien van het gebruik van de gegevens.

4.8.2. Uitvoering van de afwijking van doelbinding

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) Na toestemming van de signalerende overeenkomstsluitende partij gebruikt de aangezochte overeenkomstsluitende partij de gegevens voor het doel waarom zij heeft verzocht en dat is goedgekeurd. Zij zal rekening houden met de eventueel gestelde voorwaarden.

4.9. Informatie-uitwisseling na vaststelling van onjuiste of onrechtmatig opgenomen gegevens

4.9.1. Mededeling aan de signalerende overeenkomstsluitende partij dat onjuiste of onrechtmatig opgenomen gegevens zijn vastgesteld

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) De overeenkomstsluitende partij die een fout in een gegeven vaststelt, doet de signalerende overeenkomstsluitende partij hiervan mededeling.

b) Informatie wordt uitgewisseld teneinde overeenstemming over de verbetering of de verwijdering van het foute gegeven te bereiken.

c) Formulier J kan zowel bij de vaststelling van onjuiste of ten oprechte opgenomen gegevens alsook voor de doorgeleiding van het antwoord van de signalerende Sirenebureaus op dit formulier worden gebruikt.

d) De voor de vaststelling van de identiteit vereiste aanvullende informatie wordt volgens afspraak en/of op verzoek van een andere overeenkomstsluitende partij verstrekt.

4.9.2. Uitvoering van de procedure ter verbetering van onjuiste gegevens of ter verwijdering van onrechtmatig opgenomen gegevens

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) Indien overeenstemming tussen de overeenkomstsluitende partijen bestaat, voert de signalerende overeenkomstsluitende partij haar nationale procedure ter verbetering van de fout uit.

b) Indien geen overeenstemming kan worden bereikt, doet het Sirene van de overeenkomstsluitende partij dat de fout heeft vastgesteld, daarvan mededeling aan de nationale autoriteit die bevoegd is de zaak aan de gemeenschappelijke controleautoriteit voor te leggen.

4.10. Informatie-uitwisseling aangaande het recht van kennisneming en van verbetering van gegevens

4.10.1. Mededeling aan de nationale autoriteiten van een verzoek om kennisneming of verbetering van gegevens

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) Ieder Sirene past inzake het recht van kennisneming het nationale recht toe. De Sirene geven de bij hun ingediende verzoeken om kennisneming of verbetering van gegevens door aan de bevoegde nationale autoriteiten, of handelen deze zelf af, voorzover zij daartoe bevoegd zijn.

b) De Sirene verstrekken op verzoek van de bevoegde nationale autoriteiten de nodige informatie aangaande de uitoefening van het recht van kennisneming.

4.10.2. Mededeling inzake verzoeken om kennisneming betreffende signaleringen van een andere overeenkomstsluitende partij

Informatie-uitwisseling betreffende door andere overeenkomstsluitende partijen in het SIS opgenomen signaleringen geschiedt zoveel mogelijk door tussenkomst van de nationale Sirenebureaus.

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) Het verzoek om kennisneming wordt zo spoedig mogelijk aan de signalerende overeenkomstsluitende partij voorgelegd, opdat deze haar standpunt kan bepalen.

b) De signalerende overeenkomstsluitende partij doet haar standpunt toekomen aan de overeenkomstsluitende partij bij wie het verzoek is ingediend.

Daarbij wordt rekening gehouden met de wettelijke termijnen waarin eventueel voor afhandeling van het verzoek is voorzien.

c) Indien de signalerende overeenkomstsluitende partij haar standpunt doorgeleidt aan het Sirene van de overeenkomstsluitende partij waarbij het verzoek is ingediend, zal de laatste er zorg voor dragen dat het standpunt van de signalerende overeenkomstsluitende partij zo spoedig mogelijk bekend wordt gemaakt aan de autoriteit die bevoegd is het verzoek om kennisneming af te handelen.

4.10.3. Mededeling betreffende de bij kennisneming en verbetering te volgen procedures

Onderstaande procedure wordt gevolgd:

a) De Sirene informeren elkaar omtrent de nationale voorschriften inzake kennisneming en verbetering van persoonsgegevens, alsmede van mogelijke wijzigingen.

5. De per signaleringscategorie te verrichten handelingen

Bij opneming van een signalering in het SIS dienen de Sirene verscheidene problemen op te lossen. Zij dienen na te gaan of de bepalingen van de Uitvoeringsovereenkomst zijn nageleefd en zich van de technische kwaliteit van de gegevens te vergewissen.

De voor iedere signaleringscategorie successievelijk te verrichten handelingen dienen zorgvuldig te worden nageleefd teneinde de betrouwbaarheid van de via het SIS verspreide informatie te waarborgen.

In geval van een hit is het de voornaamste taak van het Sirene deze onverwijld te melden; zo nodig worden tussen de betrokken overeenkomstsluitende partijen de aanvullende gegevens uitgewisseld welke voor verder optreden noodzakelijk kunnen zijn.

5.1. Het creëren van een signalering

5.1.1. De bij alle categorieën te verrichten handelingen

Onderstaande taken dienen voorafgaand aan ieder voor een bepaalde signaleringscategorie specifiek optreden te worden verricht.

a) Nagaan van het bestaan van meervoudige signaleringen:

- Op nationaal niveau mag van eenzelfde persoon of eenzelfde voertuig in het SIS slechts één signalering per land zijn opgenomen. In geval van meerdere signaleringen moet een nationale procedure worden uitgevoerd ter opneming van slechts één signalering.

- Op Schengenniveau mogen van eenzelfde persoon of eenzelfde voertuig verscheidene, onderling verenigbare signaleringen zijn opgenomen.

b) Nagaan van de verenigbaarheid in geval van meerdere signaleringen (persoon of voertuig):

- In geval van onverenigbaarheid: onderhandelen over opneming van één enkele signalering (persoon of voertuig). Indien geen akkoord kan worden bereikt: eind van de procedure.

- In geval van verenigbaarheid of aanvaarding van de prioriteit: voortzetting van de procedure.

NB:

De signalerende overeenkomstsluitende partij dient de afgewezen verzoeken te registreren teneinde kennis te kunnen geven van alle hits welke zij aantreft.

De overeenkomstsluitende partij welke haar signalering niet heeft kunnen opnemen, dient de nodige technische voorzieningen te treffen om haar verzoek opnieuw te behandelen ingeval zij automatisch in kennis wordt gesteld van de verwijdering van de signalering welke opneming van eerstgenoemde signalering in de weg stond.

5.1.2. De per signaleringscategorie te verrichten handelingen

5.1.2.1. Signaleringen zoals bedoeld in artikel 95

a) Nagaan of voorlopige aanhouding ter fine van uitlevering naar nationaal recht van de overeenkomstsluitende partijen is toegestaan.

b) Nagaan of de verplichte informatie voorhanden is; zie dienaangaande eveneens de opmerkingen met betrekking tot punt 4.1.1.

c) De signalering in het SIS opnemen en gelijktijdig de informatie aan de overige Sirene toezenden.

d) Op verzoek van een overeenkomstsluitende partij een markering aanbrengen.

5.1.2.2. Signaleringen zoals bedoeld in artikel 96

a) Signalering in het SIS opnemen.

5.1.2.3. Signaleringen zoals bedoeld in artikel 97

a) Signalering in het SIS opnemen.

b) Op verzoek van een overeenkomstsluitende partij een markering aanbrengen.

5.1.2.4. Signaleringen zoals bedoeld in artikel 98

a) Signalering in het SIS opnemen.

5.1.2.5. Signaleringen zoals bedoeld in artikel 99, lid 2

a) Signalering in het SIS opnemen.

b) Op verzoek van een overeenkomstsluitende partij een markering aanbrengen.

5.1.2.6. Signaleringen zoals bedoeld in artikel 99, lid 3

a) Nagaan bij de eigen veiligheidsdienst of mededeling aan de veiligheidsdiensten van de overige overeenkomstsluitende partijen is gedaan.

b) De Sirene van de overige overeenkomstsluitende partijen in kennis stellen van de voorgenomen signalering en constateren dat het overleg goed is verlopen.

c) Signalering in het SIS opnemen.

d) Op verzoek van een overeenkomstsluitende partij een markering aanbrengen.

5.1.2.7. Signaleringen zoals bedoeld in artikel 100

a) Uitsluitend voor voertuigen: nagaan van het bestaan van meervoudige signaleringen en, indien dit het geval is, van de onderlinge verenigbaarheid van de signaleringen.

b) Signalering in het SIS opnemen.

c) De signalering van een voertuig wordt ingebracht door de overeenkomstsluitende partij waar de klacht wordt ingediend.

5.2. Wijziging van signalering

5.2.1. Opneming van een alias

a) Nagaan of de alias welke men wil opnemen geen meervoudige signaleringen betekent. In geval van twijfel of bij meervoudige signalering: de vastgelegde procedure volgen.

De eigenaar van de signalering is verantwoordelijk voor opneming van een alias. Ontdekt een ander land de alias, dan dient het deze aan de eigenaar van de signalering over te dragen, tenzij het zelf een signalering creëert.

b) De overige overeenkomstsluitende partijen op de hoogte brengen indien de alias een signalering zoals bedoeld in artikel 95 of artikel 99, lid 3, betreft. Indien nodig verstrekken de Sirene voor de respectieve signaleringscategorieën deze informatie aan hun bevoegde nationale autoriteiten.

c) De wijziging in het SIS opnemen.

5.2.2. Wijziging van reden of te nemen actie voor een signalering

Deze procedure wordt gevolgd ongeacht het bestaan van een hit:

a) De signalering waarvan men de categorie wil veranderen, verwijderen.

b) De gehele procedure ter opneming van een signalering opnieuw beginnen overeenkomstig de nieuwe categorie.

5.3. Vervallenverklaring van een signalering

5.3.1. Vervallenverklaring na een hit

a) De overeenkomstsluitende partijen die hun signalering niet hadden kunnen opnemen, op de hoogte brengen van de hit en van de verwijdering van de signalering.

5.3.2. Vervallenverklaring wanneer de voorwaarden voor handhaving van een signalering niet meer bestaan

Benevens de gevallen naar aanleiding van een hit, kan een signalering hetzij direct door het C.SIS worden verwijderd (indien de geldigheidsduur is verstreken), hetzij indirect door de dienst welke haar heeft opgenomen worden verwijderd (indien de voorwaarden voor handhaving in het SIS niet meer bestaan).

In beide gevallen dient het van het C.SIS afkomstige bericht omtrent verwijdering automatisch door de N.SIS te worden verwerkt, opdat een signalering welke nog in reserve was, kan worden opgenomen.

a) Het Sirene wordt automatisch door een bericht van zijn N.SIS verwittigd van de mogelijkheid om een signalering welke nog in reserve was, op te nemen.

b) Het Sirene voert overeenkomstig de signaleringscategorie de gehele procedure ter opneming van een signalering uit.

(1) Besluit 2003/19/EG van de Raad van 14 oktober 2002 houdende derubricering van bepaalde gedeelten van het Sirenehandboek, aangenomen door het bij de Overeenkomst ter uitvoering van het Schengenakkoord van 14 juni 1985 ingestelde Uitvoerend Comité (PB L 8 van 14.1.2003, blz. 34).

(2) Met uitzondering van het Sirene Oostenrijk.