VERORDENING (EURATOM, EG) Nr. 2185/96 VAN DE RAAD van 11 november 1996 betreffende de controles en verificaties ter plaatse die door de Commissie worden uitgevoerd ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraudes en andere onregelmatigheden

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, inzonderheid op artikel 235,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, inzonderheid op artikel 203,

Gezien het voorstel van de Commissie (1),

Gezien het advies van het Europees Parlement (2),

(1) Overwegende dat de versterking van de bestrijding van fraude en andere onregelmatigheden ten nadele van de Gemeenschapsbegroting van wezenlijk belang is voor de geloofwaardigheid van de Gemeenschap;

(2) Overwegende dat uit artikel 209 A van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voortvloeit dat de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen in de eerste plaats onder de verantwoordelijkheid van de Lid-Staten valt, onverminderd andere Verdragsbepalingen;

(3) Overwegende dat Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95 van de Raad van 18 december 1995 betreffende de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen (3) voor alle activiteitsgebieden van de Gemeenschappen een gemeenschappelijk juridisch kader heeft geschapen;

(4) Overwegende dat artikel 1, lid 2, van genoemde verordening een omschrijving van het begrip "onregelmatigheid" bevat en dat in de zesde overweging van die verordening gepreciseerd is dat onder de gedragingen die als onregelmatigheden worden aangemerkt, ook de frauduleuze gedragingen vallen als bedoeld in de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen (4);

(5) Overwegende dat artikel 10 van genoemde verordening bepaalt dat aanvullende algemene bepalingen betreffende de controles en verificaties ter plaatse op een later tijdstip worden aangenomen;

(6) Overwegende dat, onverminderd de door de Lid-staten overeenkomstig artikel 8 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95 verrichte controles, ter wille van de doeltreffendheid aanvullende algemene bepalingen betreffende door de Commissie uit te voeren controles en verificaties ter plaatse moeten worden vastgesteld, die de toepassing van de in artikel 9, lid 2, van die verordening bedoelde sectoriële communautaire regelingen onverlet laten;

(7) Overwegende dat de tenuitvoerlegging van de bepalingen van deze verordening afhankelijk is van de omschrijving van de doelstellingen die de toepassing van die bepalingen rechtvaardigen, met name wanneer die doelstellingen, gezien de omvang van de fraude, die niet tot één land beperkt blijft en vaak gepleegd wordt door georganiseerde circuits, of gezien het bijzondere karakter van de situatie in een Lid-Staat, in verband met de ernst van de aan de financiële belangen van de Gemeenschappen of aan de geloofwaardigheid van de Unie berokkende schade, niet geheel kunnen worden verwezenlijkt door de Lid-Staten alleen en dus beter op communautair niveau kunnen worden verwezenlijkt;

(8) Overwegende dat de controles en verificaties ter plaatse niet verder mogen gaan dan hetgeen noodzakelijk is voor de correcte toepassing van het Gemeenschapsrecht;

(9) Overwegende dat zij worden uitgevoerd overeenkomstig de in elke Lid-Staat van toepassing zijnde bepalingen betreffende de bescherming van de wezenlijke belangen op het gebied van de staatsveiligheid;

(10) Overwegende dat het op grond van het in artikel 5 van het EG-Verdrag neergelegde beginsel van Gemeenschapstrouw en in het licht van de jurisprudentie van het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen van belang is dat de administraties van de Lid-Staten en de Commissiediensten loyaal samenwerken en elkaar de nodige bijstand verlenen bij de voorbereiding en uitvoering van controles en verificaties ter plaatse;

(11) Overwegende dat de voorwaarden moeten worden vastgesteld waaronder de controleurs van de Commissie hun bevoegdheden uitoefenen;

(12) Overwegende dat bij deze controles en verificaties ter plaatse de fundamentele rechten van de betrokken personen alsmede de regels inzake geheimhouding en de bescherming van persoonsgegevens worden geëerbiedigd; dat het in dat verband van belang is dat de Commissie erop toeziet dat haar controleurs de communautaire en nationale bepalingen inzake de bescherming van persoonsgegevens naleven, met name de bepalingen van Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (5);

(13) Overwegende dat voor een doeltreffende bestrijding van fraude en andere onregelmatigheden de controles van de Commissie moeten worden uitgevoerd bij de marktdeelnemers die rechtstreeks of zijdelings in de bewuste onregelmatigheid verwikkeld zouden kunnen zijn, alsook bij andere marktdeelnemers die erbij betrokken zouden kunnen zijn; dat in de gevallen waarin de bepalingen van deze verordening worden toegepast, de Commissie erop moet toezien dat de betrokken marktdeelnemers niet terzelfder tijd voor dezelfde feiten worden onderworpen aan vergelijkbare controles en verificaties van de Commissie of de Lid-Staten op grond van sectoriële communautaire regelingen of nationale wetgeving;

(14) Overwegende dat de controleurs van de Commissie onder dezelfde voorwaarden toegang moeten hebben tot alle gegevens over de betrokken transacties als de nationale administratieve controleurs; dat de verslagen van de controleurs van de Commissie, die in voorkomend geval door de nationale controleurs worden ondertekend, met inachtneming van de procedureregels van de betrokken Lid-Staat moeten worden opgesteld; dat zij toegelaten bewijsmiddelen moeten vormen in de administratieve en gerechtelijke procedures van de Lid-Staat waarin het gebruik van die verslagen nodig blijkt, en een even grote waarde moeten hebben als de verslagen die zijn opgesteld door de nationale administratieve controleurs;

(15) Overwegende dat, wanneer het risico bestaat dat het bewijsmateriaal verdwijnt of wanneer de marktdeelnemers zich verzetten tegen een controle of verificatie ter plaatse door de Commissie, het aan de Lid-Staten is om overeenkomstig hun respectieve wetgevingen de nodige conservatoire of uitvoeringsmaatregelen te treffen;

(16) Overwegende dat deze verordening de bevoegdheid van de Lid-Staten inzake strafvervolging en de voorschriften inzake rechtshulp in strafzaken tussen Lid-Staten onverlet laat;

(17) Overwegende dat de Verdragen ten aanzien van de aanneming van deze verordening in geen andere bevoegdheden voorzien dan die van artikel 235 van het EG-Verdrag en artikel 203 van het EGA-Verdrag,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Bij deze verordening worden de aanvullende algemene bepalingen vastgesteld in de zin van artikel 10 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95, van toepassing op de administratieve controles en verificaties ter plaatse die door de Commissie worden uitgevoerd met het oog op de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen tegen onregelmatigheden als omschreven in artikel 1, lid 2, van genoemde verordening.

Onverminderd het bepaalde in de sectoriële communautaire regelingen is deze verordening van toepassing op alle activiteitsgebieden van de Gemeenschappen.

Deze verordening laat de bevoegdheid van de Lid-Staten inzake strafvervolging en de voorschriften inzake rechtshulp in strafzaken tussen Lid-Staten onverlet.

Artikel 2

De Commissie kan op grond van deze verordening controles en verificaties ter plaatse uitvoeren:

- hetzij met het oog op het onderzoek van ernstige of transnationale onregelmatigheden of onregelmatigheden waarbij marktdeelnemers betrokken kunnen zijn die in verscheidene Lid-Staten actief zijn;

- hetzij met het oog op het onderzoek van onregelmatigheden indien de situatie in een Lid-Staat het in een bijzonder geval noodzakelijk maakt de controles en verificaties ter plaatse te versterken teneinde de doeltreffendheid van de bescherming van de financiële belangen te verbeteren en aldus binnen de Gemeenschap een gelijkwaardig beschermingsniveau te waarborgen;

- hetzij op verzoek van de betrokken Lid-Staat.

Artikel 3

In de gevallen waarin de Commissie besluit controles en verificaties ter plaatse uit te voeren op grond van deze verordening, ziet zij erop toe dat er terzelfder tijd bij de betrokken marktdeelnemers voor dezelfde feiten geen vergelijkbare controles en verificaties worden uitgevoerd op grond van sectoriële communautaire regelingen.

Bovendien houdt zij rekening met de controles die de Lid-Staat op grond van zijn wetgeving voor dezelfde feiten bij de betrokken marktdeelnemers verricht of reeds verricht heeft.

Artikel 4

De controles en verificaties ter plaatse worden door de Commissie voorbereid en geleid in nauwe samenwerking met de bevoegde autoriteiten van de betrokken Lid-Staat, die tijdig over voorwerp, doel en rechtsgrondslag van de controles en verificaties geïnformeerd worden teneinde alle nodige hulp te kunnen verstrekken. Daartoe kunnen functionarissen van de betrokken Lid-Staat aan de controles en verificaties ter plaatse deelnemen.

Tevens worden de controles en verificaties ter plaatse, indien de betrokken Lid-Staat dat wenst, gezamenlijk door de Commissie en de bevoegde autoriteiten van die Lid-Staat verricht.

Artikel 5

De controles en verificaties ter plaatse worden door de Commissie uitgevoerd bij de marktdeelnemers waarop de maatregelen of de communautaire administratieve sancties uit hoofde van artikel 7 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95 kunnen worden toegepast wanneer vermoed mag worden dat onregelmatigheden zijn begaan.

Opdat de Commissie deze controles en verificaties gemakkelijker kan uitvoeren, dienen de marktdeelnemers de toegang tot de lokalen, terreinen, vervoermiddelen en andere plaatsen voor professioneel gebruik toe te staan.

In zoverre zulks absoluut noodzakelijk is om het bestaan van een onregelmatigheid vast te stellen, kan de Commissie controles en verificaties ter plaatse uitvoeren bij andere betrokken marktdeelnemers teneinde toegang te verkrijgen tot de relevante informatie die deze marktdeelnemers bezitten over de feiten waarop de controles en verificaties ter plaatse betrekking hebben.

Artikel 6

1. De controles en verificaties ter plaatse worden uitgevoerd onder gezag en verantwoordelijkheid van de Commissie door haar naar behoren gemachtigde ambtenaren of haar functionarissen, hierna "controleurs van de Commissie" genoemd. Personen die door de Lid-Staten als gedetacheerde nationale deskundigen ter beschikking van de Commissie zijn gesteld, kunnen die controles en verificaties bijwonen.

De controleurs van de Commissie oefenen hun bevoegdheden uit onder voorlegging van een schriftelijke bevoegdheidsverklaring, waarin hun identiteit en hoedanigheid zijn vermeld, waarbij een document is gevoegd waarop het voorwerp en het doel van de controle of verificatie ter plaatse zijn vermeld.

Onder voorbehoud van het toepasselijke Gemeenschapsrecht dienen zij zich te houden aan de procedureregels van de wetgeving van de betrokken Lid-Staat.

2. Met de instemming van de betrokken Lid-Staat kan de Commissie de hulp inroepen van functionarissen van andere Lid-Staten in de hoedanigheid van waarnemers en voor technische hulp gebruik maken van externe organisaties die onder haar verantwoordelijkheid handelen.

De Commissie ziet erop toe dat bovengenoemde functionarissen en organisaties alle garanties bieden inzake technische bekwaamheid, onafhankelijkheid en inachtneming van het beroepsgeheim.

Artikel 7

1. De controleurs van de Commissie hebben onder dezelfde voorwaarden als de nationale administratieve controleurs en met inachtneming van de nationale wetgevingen toegang tot alle gegevens en documenten betreffende de betrokken transacties die voor het goede verloop van de controles en verificaties ter plaatse noodzakelijk blijken. Zij mogen dezelfde materiële controlemiddelen voor onderzoek bezigen als de nationale controleurs en met name de benodigde documenten kopiëren.

De controles en verificaties ter plaatse kunnen met name betrekking hebben op:

- de boeken en bescheiden betreffende beroep of bedrijf, zoals facturen, bestekken, loonstrookjes, staten van dagelijkse werkzaamheden en uitgaven, uittreksels van bankrekeningen welke in het bezit van de marktdeelnemers zijn;

- de computergegevens;

- de produktie-, verpakkings- en verzendingssystemen en -methoden;

- de fysieke controle van de aard en de omvang van de goederen of van de verrichte activiteiten;

- het nemen van monsters en de verificatie daarvan;

- de stand van uitvoering van de gefinancierde werkzaamheden en investeringen, en het gebruik en de bestemming van de uitgevoerde investeringen;

- de budgettaire en boekhoudkundige bescheiden;

- de financiële en technische uitvoering van gesubsidieerde projecten.

2. Indien nodig is het aan de Lid-Staten om op verzoek van de Commissie de door de nationale wetgeving beoogde passende conservatoire maatregelen te treffen, met name om het bewijsmateriaal te beschermen.

Artikel 8

1. De uit hoofde van deze verordening meegedeelde of verkregen gegevens vallen, ongeacht de vorm ervan, onder de geheimdhoudingsplicht en komen in aanmerking voor de bescherming die aan soortgelijke gegevens wordt toegekend door de wetgeving van de Lid-Staat die de gegevens heeft ontvangen, alsmede door de overeenkomstige bepalingen die van toepassing zijn op de communautaire instellingen.

Die gegevens mogen niet worden medegedeeld aan andere personen dan die welke binnen de Gemeenschapsinstellingen of in de Lid-Staten ambtshalve bevoegd zijn en mogen door de Gemeenschapsinstellingen niet worden gebruikt voor enig ander doel dan een doeltreffende bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen in alle Lid-Staten. Wanneer een Lid-Staat de gegevens die zijn verzameld door onder zijn gezag werkende functionarissen die overeenkomstig artikel 6, lid 2, als waarnemers deelnemen aan controles en verificaties ter plaatse, voor andere doeleinden wil gebruiken, vraagt hij de toestemming van de Lid-Staat waar deze gegevens werden verzameld.

2. De Commissie deelt de bevoegde autoriteit van de Lid-Staat op het grondgebied waarvan een controle of een verificatie ter plaatse is uitgevoerd, ten spoedigste ieder feit of ieder vermoeden mede betreffende een onregelmatigheid waarvan zij in het raam van de controle of verificatie ter plaatse kennis heeft gekregen. De Commissie is hoe dan ook gehouden bovenbedoelde autoriteit in kennis te stellen van het resultaat van die controles en verificaties.

3. De controleurs van de Commissie zorgen ervoor dat hun verslagen inzake controle en verificatie worden opgesteld met inachtneming van de procedurevoorschriften die in de wetgeving van de betrokken Lid-Staat zijn vastgesteld. De verzamelde materiële gegevens en de bescheiden bedoeld in artikel 7 worden in een bijlage bij deze verslagen bijeengebracht. De aldus opgestelde verslagen vormen op dezelfde wijze en onder dezelfde voorwaarden als de door de nationale administratieve controleurs opgestelde administratieve verslagen toelaatbaar bewijsmateriaal in de administratieve of gerechtelijke procedures van de Lid-Staat waar het gebruik ervan nodig blijkt. Voor de beoordeling van die verslagen gelden dezelfde regels als voor de administratieve verslagen van de nationale administratrieve controleurs en zij hebben dezelfde waarde. Indien de controle overeenkomstig artikel 4, tweede alinea, gezamenlijk wordt verricht, wordt de nationale controleurs die aan de controle hebben deelgenomen verzocht het door de controleurs van de Commissie opgestelde verslag mede te ondertekenen.

4. De Commissie ziet erop toe dat haar controleurs zich in het kader van de toepassing van deze verordening houden aan de communautaire en nationale bepalingen betreffende de bescherming van persoonsgegevens, met name die van Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad.

5. Indien buiten het grondgebied van de Gemeenschap controles en verificaties ter plaatse worden verricht, worden de verslagen door de controleurs van de Commissie derwijze opgesteld dat zij toelaatbare bewijzen kunnen vormen in de administratieve of gerechtelijke procedures van de Lid-Staat waar het gebruik ervan nodig blijkt.

Artikel 9

Wanneer de in artikel 5 bedoelde marktdeelnemers zich tegen een controle of een verificatie ter plaatse verzetten, verleent de betrokken Lid-Staat de contoleurs van de Commissie, in overeenstemming met de nationale bepalingen, de nodige bijstand met het oog op de uitvoering van hun opdracht tot controle en tot verificatie ter plaatse.

Het is aan de Lid-Staten om, zo nodig, de nodige maatregelen te treffen, met inachtneming van de nationale wetgeving.

Artikel 10

Deze verordening treedt in werking op de derde dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Zij is van toepassing vanaf 1 januari 1997.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.

Gedaan te Brussel, 11 november 1996.

Voor de Raad

De Voorzitter

R. QUINN

(1) PB nr. C 84 van 21. 3. 1996, blz. 10.

(2) PB nr. C 166 van 10. 6. 1996, blz. 102 en advies uitgebracht op 23. 10. 1996 (nog niet bekendgemaakt in het Publikatieblad).

(3) PB nr. L 312 van 23. 12. 1995, blz. 1.

(4) PB nr. C 316 van 27. 11. 1995, blz. 48.

(5) PB nr. L 281 van 23. 11. 1995, blz. 31.