VERORDENING (EG) Nr. 2965/94 VAN DE RAAD van 28 november 1994 tot oprichting van een Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, inzonderheid op artikel 235,

Gezien het voorstel van de Commissie,

Gezien het advies van het Europees Parlement,

Overwegende dat ingevolge het besluit, in onderlinge overeenstemming genomen door de Vertegenwoordigers van de Regeringen der Lid-Staten, op het niveau van de Staatshoofden en Regeringsleiders bijeen, inzake de vaststelling van de zetels van bepaalde organisaties en diensten van de Europese Gemeenschappen en Europol van 29 oktober 1993 (1), door de Vertegenwoordigers van de Regeringen van de Lid-Staten in onderlinge overeenstemming een verklaring is aangenomen betreffende de oprichting bij de in Luxemburg gevestigde vertaaldiensten van de Commissie van een Vertaalbureau voor de organen van de Unie, dat de vertalingen zal verzorgen die nodig zijn voor de werking van de organen waarvan de zetels bij bovenstaand besluit van 29 oktober 1993 zijn vastgesteld, met uitzondering van het Europees Monetair Instituut;

Overwegende dat de oprichting van één enkel gespecialiseerd bureau dat de behoeften op vertaalgebied moet dekken van een aanzienlijk aantal over het grondgebied van de Unie verspreide organisaties, beantwoordt aan een streven naar rationaliteit;

Overwegende dat het wenselijk is dat aan het Vertaalbureau een statuut wordt verleend waardoor het zijn diensten kan verrichten voor organisaties die rechtspersoonlijkheid bezitten en over een autonoom beheer en een eigen begroting beschikken, terwijl een functionele band tussen dit Bureau en de Commissie wordt gehandhaafd;

Overwegende dat het Verdrag afgezien van artikel 235, niet in de voor de vaststelling van deze verordening vereiste specifieke bevoegdheden voorziet,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Er wordt een Vertaalbureau opgericht voor de organen van de Unie, hierna "Bureau" genoemd.

Artikel 2

1. Het Bureau zal de nodige vertaaldiensten verrichten ten behoeve van de hierna genoemde organisaties:

- het Europees Milieuagentschap;

- de Europese Stichting voor Opleiding;

- het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving;

- het Europees Bureau voor geneesmiddelenbeoordeling;

- het Bureau voor de gezondheid en de veiligheid op het werk;

- het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (merken, ontwerpen en modellen);

- de Europese Politiedienst (Europol) en de Europol-Drugseenheid.

Het Bureau en elk van de bovengenoemde organisaties treffen voorzieningen voor de wijze van samenwerking.

2. Andere dan de in lid 1 genoemde organisaties die door de Raad zijn opgericht, kunnen gebruik maken van de diensten van het Bureau volgens met het Bureau overeen te komen regelingen.

Artikel 3

1. Het Bureau bezit rechtspersoonlijkheid.

2. Voor het vervullen van zijn taken beschikt het Bureau in alle Lid-Staten over de ruimste bevoegdheden waarin de nationale wetgevingen voor rechtspersonen voorzien.

Artikel 4

1. Het Bureau heeft een raad van bestuur, die is samengesteld uit:

a) een vertegenwoordiger van elk van de in artikel 2, lid 1, genoemde organisaties; de in artikel 2, lid 2, genoemde regelingen kunnen voorzien in vertegenwoordiging van de organisatie die partij is bij de regeling,

b) een vertegenwoordiger van elke Lid-Staat van de Europese Unie,

c) twee vertegenwoordigers van de Commissie.

2. Er worden plaatsvervangers aangewezen voor de in artikel 4, lid 1, genoemde vertegenwoordigers om deze bij afwezigheid te vervangen.

3. De raad van bestuur wordt voorgezeten door een van de vertegenwoordigers van de Commissie.

Artikel 5

1. De leden van de raad van bestuur worden voor drie jaar benoemd.

2. Het mandaat van de leden van de raad van bestuur kan telkens met drie jaar worden verlengd.

Artikel 6

1. De voorzitter roept de raad van bestuur ten minste twee keer per jaar bijeen en indien een derde van de in artikel 4, lid 1, onder a), genoemde leden daarom verzoekt.

2. De besluiten van de raad van bestuur worden bij een meerderheid van twee derde van zijn leden genomen.

3. Ieder lid van de raad van bestuur heeft één stem.

4. De voorzitter neemt niet deel aan de stemming.

Artikel 7

De raad van bestuur neemt zijn reglement van orde aan.

Artikel 8

1. De raad van bestuur stelt op grond van een door de directeur voorbereid voorstel het jaarlijkse werkprogramma van het Bureau vast.

2. Het programma kan in de loop van het jaar volgens de in lid 1 bedoelde procedure worden aangepast.

3. De raad van bestuur stelt jaarlijks uiterlijk op 31 januari een jaarverslag over de activiteiten van het Bureau vast. De directeur zendt dit jaarverslag naar de in artikel 2 genoemde organisaties en naar het Europees Parlement, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer.

Artikel 9

1. Het Bureau staat onder leiding van een directeur, die door de raad van bestuur op voordracht van de Commissie wordt benoemd voor een periode van vijf jaar, welke periode telkens met vijf jaar kan worden verlengd.

2. De directeur vertegenwoordigt het Bureau. Hij of zij is verantwoordelijk voor:

- de behoorlijke uitwerking en uitvoering van het werkprogramma en van de besluiten van de raad van bestuur;

- het dagelijks bestuur;

- de uitvoering van de aan het Bureau toevertrouwde taken;

- de uitvoering van de begroting;

- personeelszaken;

- de voorbereiding van de vergaderingen van de raad van bestuur.

3. De directeur legt aan de raad van bestuur verantwoording af.

Artikel 10

1. Voor alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau worden ramingen gemaakt voor elk begrotingsjaar, dat samenvalt met het kalenderjaar; deze ontvangsten en uitgaven worden opgenomen in de begroting van het Bureau.

2. a) De ontvangsten en uitgaven op de begroting van het Bureau zijn in evenwicht.

b) Onverminderd het bepaalde onder c) zijn de inkomsten afkomstig van de betalingen door de organisaties waaraan het Bureau zijn diensten verleent voor het door het Bureau verrichte werk.

c) In de aanvangsperiode, die niet langer dan drie begrotingsjaren duurt,

- betalen de organisaties waaraan het Bureau zijn diensten verleent een forfaitair bedrag dat een percentage is van hun begroting op basis van de best mogelijke informatie en dat wordt aangepast in het licht van het daadwerkelijk verrichte werk,

- kan een bijdrage uit de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen aan het Bureau worden verstrekt ten behoeve van zijn werkzaamheden.

3. De uitgaven van het Bureau omvatten de bezoldiging van het personeel, de uitgaven voor administratie en infrastructuur, alsmede de huishoudelijke kosten.

Artikel 11

1. Vóór het nieuwe onderzoek als bedoeld in artikel 19 kan iedere organisatie als bedoeld in artikel 2, lid 1, die te kampen heeft met bijzondere moeilijkheden in verband met de door het Vertaalbureau verleende diensten, zich tot het Bureau wenden om de meest geschikte oplossingen voor deze moeilijkheden te zoeken.

2. In geval er binnen drie maanden geen oplossingen kunnen worden gevonden, kan de betrokken organisatie een met redenen omschreven mededeling naar de Commissie zenden zodat deze de nodige maatregelen kan treffen en er, indien nodig, onder auspiciën en met de hulp van het Bureau voor kan zorgen dat er meer systematisch op derden een beroep wordt gedaan voor de vertaling van de betrokken documenten.

Artikel 12

De Commissie zal het Bureau, op basis van met het Bureau te sluiten regelingen, de volgende bijstand tegen terugbetaling en kosten verlenen:

1. ondersteunende diensten: terminologie, gegevensbanken, documentatie, computervertalingen, opleiding en gegevens over zelfstandige vertalers, alsmede het detacheren van ambtenaren op posten bij het Bureau;

2. het verrichten van fundamentele administratieve diensten: het uitbetalen van salarissen, ziekteverzekering, pensioenregelingen en het organiseren van sociale diensten.

Artikel 13

1. De directeur stelt jaarlijks uiterlijk op 31 maart een ontwerp-raming van de inkomsten en uitgaven van het Bureau voor het volgende begrotingsjaar op en zendt die, te zamen met een lijst van het aantal ambten, toe aan de raad van bestuur.

2. De raad van bestuur stelt de raming vast, die vergezeld gaat van een lijst van het aantal ambten, en zendt die onverwijld toe aan de Commissie, die daar rekening mee houdt bij de opstelling van de ramingen betreffende de aan de in artikel 2 genoemde organisaties toegekende subsidies in het kader van het voorontwerp van begroting dat zij overeenkomstig artikel 203 van het Verdrag aan de Raad voorlegt.

3. De raad van bestuur stelt de begroting van het Bureau vast vóór de aanvang van ieder begrotingsjaar en past deze zo nodig aan de betalingen van de in artikel 2 genoemde organisaties aan.

Artikel 14

1. De directeur voert de begroting van het Bureau uit.

2. De controle op de betalingsverplichtingen en de betalingen met betrekking tot alle uitgaven en de controle op de vaststelling en de invordering van alle ontvangsten van het Bureau, worden uitgeoefend door de financieel controleur van de Commissie.

3. Jaarlijks uiterlijk op 31 maart doet de directeur aan de Commissie, de raad van bestuur en de Rekenkamer de rekeningen toekomen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau in het afgelopen begrotingsjaar. De Rekenkamer onderzoekt deze overeenkomstig artikel 188 C van het Verdrag.

4. De raad van bestuur verleent de directeur kwijting voor de uitvoering van de begroting.

Artikel 15

De raad van bestuur stelt, na overleg met de Commissie en na advies van de Rekenkamer, de interne financiële bepalingen vast, waarin met name de regels voor de opstelling en de uitvoering van de begroting van het Bureau nader worden vastgesteld.

Artikel 16

Het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen is op het Bureau van toepassing.

Artikel 17

1. Het personeel van het Bureau is onderworpen aan de verordeningen en regelingen die van toepassing zijn op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen.

2. Het Bureau oefent ten aanzien van zijn personeel de bevoegdheden uit die aan het tot aanstelling bevoegde gezag zijn verleend.

3. De raad van bestuur stelt in overeenstemming met de Commissie de nodige uitvoeringsbepalingen vast, met name om de vertrouwelijkheid van sommige werkzaamheden te waarborgen.

Artikel 18

1. De contractuele aansprakelijkheid van het Bureau wordt beheerst door het op het betrokken contract van toepassing zijnde recht.

Het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen is bevoegd uitspraak te doen wanneer een door het Bureau gesloten overeenkomst een arbitragebeding bevat.

2. In geval van niet-contractuele aansprakelijkheid vergoedt het Bureau, overeenkomstig de algemene beginselen die de rechtssystemen van de Lid-Staten gemeen hebben, alle schade die door het Bureau zelf of door ambtenaren of andere personeelsleden daarvan in de uitoefening van hun functie is veroorzaakt.

Het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen is bevoegd uitspraak te doen ter zake van alle geschillen over de vergoeding van dergelijke schade.

3. De persoonlijke aansprakelijkheid van de ambtenaren en andere personeelsleden van het Bureau wordt beheerst door de voor hen geldende bijlagen.

Artikel 19

De wijze van functioneren van het Bureau zoals omschreven in deze verordening, kan uiterlijk drie jaar na het einde van de aanvangsperiode van het Bureau, die niet langer dan drie begrotingsjaren zal duren, door de Raad opnieuw worden onderzocht op basis van een verslag van de Commissie en nadat het Europees Parlement advies heeft uitgebracht.

Artikel 20

Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.

Gedaan te Brussel, 28 november 1994.

Voor de Raad

De Voorzitter

K. KINKEL

(1) PB nr. C 323 van 30. 11. 1993, blz. 1.

VERKLARING 1

VERKLARING VAN DE RAAD

De Raad hecht het grootste belang aan de correcte toepassing van de beginselen van efficiëntie en een goede verhouding tussen kosten en baten.

In dit verband herinnert hij eraan dat het Financieel Reglement de volgende bepalingen bevat:

"De begrotingskredieten moeten worden aangewend volgens de beginselen van goed financieel beheer, met name zuinigheid en kosteneffectiviteit. Er moeten gekwantificeerde doelstellingen worden bepaald en de uitvoering daarvan moet worden gevolgd.

Voor beleidsactiviteiten omvat het financieel memorandum met name de geëigende verantwoording van het bedrag van de Gemeenschapsmiddelen, in voorkomend geval gestaafd met de relevante statistische gegevens.".

VERKLARING 2

GEZAMENLIJKE VERKLARING VAN DE RAAD EN DE COMMISSIE

Bij de oprichting van het Vertaalbureau bevestigen de Raad en de Commissie dat het Bureau zodanig moet worden georganiseerd dat de officiële talen van de Europese Gemeenschappen op voet van gelijkheid kunnen worden behandeld, onverminderd de specifieke bepalingen betreffende de talenregeling van de verschillende organisaties waaraan het Bureau zijn diensten verleent.

VERKLARING 3

GEZAMENLIJKE VERKLARING VAN DE RAAD EN DE COMMISSIE AD ARTIKEL 17

De Raad en de Commissie zijn van oordeel dat het Vertaalbureau, gezien zijn taken en de structuur van zijn begroting, een zo soepel mogelijk personeelsbeheer dient te voeren, zonder de vervulling van zijn opdracht in gevaar te brengen.

VERKLARING 4

VERKLARING VAN DE RAAD AD ARTIKEL 17

De Raad verzoekt de Commissie:

- vóór eind 1994 een verslag in te dienen waarin wordt nagegaan in hoeverre het bepaalde in artikel 5 van bijlage VIII van het Statuut gewettigd blijft en inzonderheid hoe het staat met de verhouding tussen kosten en baten;

- passende voorstellen te doen voor de herziening van deze bepalingen op grond van dit verslag.

VERKLARING 5

VERKLARING VAN DE DUITSE DELEGATIE AD ARTIKEL 17

Ondanks haar ernstige bezwaren stemt de Bondsrepubliek Duitsland in met het compromis betreffende artikel 17, ten einde de consensus van de Lid-Staten en het begin van de werkzaamheden van het Bureau niet in gevaar te brengen. Zij is van mening dat een herziening van de betwiste bepaling dringend noodzakelijk blijft. Zij geeft haar instemming in de verwachting dat het verzoek waartoe vandaag is besloten, uiteindelijk leidt tot overeenkomstige voorstellen van de Commissie.

VERKLARING 6

VERKLARING VAN DE COMMISSIE

De Commissie zal op grond van haar bevoegdheid in de Groep Hoofden van administratieve diensten voorstellen dat er onder auspiciën van deze Groep met spoed een Interinstitutioneel Vertaalcomité wordt opgericht met als opdracht de coördinatie tussen de vertaaldiensten van de afzonderlijke Instellingen, inclusief het Vertaalbureau voor de organen van de Unie, te bevorderen.