BIJLAGE

REGELS INZAKE DE VERGOEDING VAN REIS- EN VERHUISKOSTEN VAN PERSONEELSLEDEN VAN HET PERMANENT SECRETARIAAT VAN DE VERVOERSGEMEENSCHAP BIJ INDIENSTTREDING EN BEËINDIGING VAN DE DIENST

1. Toepassingsgebied

Deze regels hebben betrekking op:

de vergoeding van de reiskosten bij indiensttreding en beëindiging van de dienst van personeelsleden van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap (“het permanent secretariaat”) die onder het personeelsstatuut van de Vervoersgemeenschap vallen (“personeelsleden”), hun echtgenoten en kinderen ten laste tussen 2 en 18 jaar, die daadwerkelijk deel uitmaken van hun huishouden;

b)	de vergoeding van de verhuis- en opslagkosten van personeelsleden bij indiensttreding en beëindiging van de dienst, alsmede

c)	de betaling van een inrichtingsvergoeding aan het personeelslid bij indiensttreding.

2. Reiskosten

2.1.

De volgende reiskosten worden vergoed:

a)	reiskosten bij indiensttreding, van de plaats van aanwerving naar de standplaats;

b)	reiskosten bij beëindiging van de dienst, van de standplaats naar de plaats van herkomst, voor zover die gepaard gaat met een verandering van hoofdverblijfplaats en die verandering binnen één jaar na de datum van beëindiging plaatsvindt.

In het algemeen wordt voor afstanden van minder dan 400 km geopteerd voor een reis per trein in tweede klas (enkele reis, op basis van de officiële afstand per spoor) en voor afstanden van 400 km of meer voor het vliegtuig in economy class.

2.2.

Elke in aanmerking komende reiziger heeft recht op terugbetaling van de kosten voor overtollige bagage tot 10 kg.

2.3.

Reiskosten worden alleen vergoed na overlegging van originele bewijsstukken.

2.4.

Als er geen lucht- of spoorvervoer beschikbaar is of dat vervoer niet kosteneffectief is, mag met de auto of bus worden gereisd.

2.5.

De kilometervergoeding voor trajecten met een privéwagen bedraagt 0,22 EUR.

2.6.

Taxikosten worden niet vergoed.

3. Verhuiskosten

3.1.

De kosten van de verhuizing van meubilair en persoonlijke bezittingen, met inbegrip van de kosten van verzekering tegen gewone risico’s (schade, diefstal, brand enz.), worden vergoed na voorafgaande toestemming van de directeur van het permanent secretariaat van de Vervoersgemeenschap:

a)	bij indiensttreding, uiterlijk één jaar na afloop van de proeftijd, voor een verhuizing van de plaats van aanwerving naar de standplaats; de kosten van een verhuizing die reeds vóór de indiensttreding van een personeelslid heeft plaatsgevonden, worden niet vergoed;

b)	bij beëindiging van de dienst, voor een verhuizing van de standplaats naar de plaats van herkomst of naar een plaats op dezelfde of een kortere afstand, voor zover de verhuizing binnen één jaar na de datum van de beëindiging van de dienst plaatsvindt.

3.2.

De te vergoeden kosten zijn een forfaitaire verhuisvergoeding of de werkelijk gemaakte kosten.

3.3.

Er wordt een eenmalige forfaitaire verhuisvergoeding betaald van 30 % van het basissalaris van het personeelslid, met een maximum van 1 500 EUR.

3.4.

De werkelijk gemaakte kosten, met inbegrip van de opslagkosten voor maximaal 60 dagen en de verzekering tegen gewone risico’s, worden vergoed tot een maximumbedrag van 6 000 EUR en met inachtneming van de volgende volumebeperkingen, voor zover relevant:

a)	8 000 kg of 40 m3 voor in aanmerking komende personeelsleden die vergezeld worden door minstens één gezinslid dat op kosten van het permanent secretariaat reist;

b)	4 000 kg of 30 m3 voor in aanmerking komende personeelsleden die niet vergezeld worden door een gezinslid dat op kosten van het permanent secretariaat reist.

3.5.

Vervoer van meubilair en persoonlijke bezittingen vindt plaats over land of over zee of met de goedkoopste middelen zoals bepaald door de directeur, rekening houdend met de eventuele kosten voor verpakken, plaatselijk vervoer, uitpakken, douanerechten.

3.6.

Personeelsleden leggen offertes van ten minste drie verhuisbedrijven ter goedkeuring voor aan het permanent secretariaat.

4. Inrichtingsvergoeding

4.1.

Personeelsleden die zich naar de standplaats begeven en niet vergezeld zijn of daar worden vervoegd door ten minste één gezinslid, en die op kosten van het permanent secretariaat reizen, hebben bij hun aanstelling recht op een inrichtingsvergoeding die gelijk is aan één maandsalaris.

4.2.

Personeelsleden die zich naar de standplaats begeven en vergezeld zijn of daar worden vervoegd door ten minste één gezinslid, en die op kosten van het permanent secretariaat reizen, hebben bij hun aanstelling recht op een inrichtingsvergoeding die gelijk is aan twee maandsalarissen. Het permanent secretariaat betaalt dit bedrag aan het personeelslid in de vorm van een forfaitair bedrag.

5. Administratieve en slotbepalingen

5.1.

Als de reis- en verblijfskosten van personeelsleden of, in voorkomend geval, die van hun gezinsleden geheel of gedeeltelijk door een derde worden gedragen (bv. overheidsinstanties, uitnodigende entiteit, werkgever van de echtgeno(o)t(e), andere werkgever), stellen de betrokken personeelsleden het permanent secretariaat daarvan in kennis; in dat geval vergoedt of dekt het permanent secretariaat slechts het gedeelte van de niet door de derde partij gedekte kosten.

5.2.

De directeur is verantwoordelijk voor de correcte toepassing van deze regels.

5.3.

Het permanent secretariaat bewaart de gegevens, documenten en bewijsstukken met betrekking tot de vergoeding van verhuis- en reiskosten en de betaling van inrichtingsvergoedingen gedurende een periode van vijf jaar.

5.4.

Deze regels zijn van toepassing met ingang van de dag volgende op die van de vaststelling.

5.5.

Personeelsleden die vóór de vaststelling van deze regeling in dienst zijn getreden, hebben overeenkomstig deze regels recht op vergoeding van de reis- en verhuiskosten en op een inrichtingsvergoeding, na overlegging van bewijsstukken van de werkelijk gemaakte kosten en met inachtneming van de in de punten 2, 3 en 4 vastgestelde maximumbedragen.

5.6.

In het licht van de prijsontwikkelingen kan de directeur aan het regionaal stuurcomité voorstellen deze regels te herzien.