Gezien de Stabilisatie- en associatieovereenkomst tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en Bosnië en Herzegovina, anderzijds („de overeenkomst”), en met name de artikelen 115, 116, 118 en 120,

Het voorzitterschap van de Stabilisatie- en associatieraad wordt bij toerbeurt voor een periode van twaalf maanden bekleed door de partijen. De eerste periode begint op de datum van de eerste vergadering van de Stabilisatie- en associatieraad en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.

De Stabilisatie- en associatieraad komt eenmaal per jaar bijeen op ministerieel niveau. Op verzoek van een der partijen kunnen speciale vergaderingen van de Stabilisatie- en associatieraad worden belegd, indien de partijen dat overeenkomen. Tenzij de partijen anderszins overeenkomen, wordt elke vergadering van de Stabilisatie- en associatieraad gehouden op de plaats waar de vergaderingen van de Raad van de Europese Unie gewoonlijk worden gehouden, op een in onderling overleg vastgestelde datum. Vergaderingen van de Stabilisatie- en associatieraad worden door de secretarissen van de Stabilisatie- en associatieraad gezamenlijk bijeengeroepen, in overleg met de voorzitter.

De leden van de Stabilisatie- en associatieraad mogen zich doen vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de vergadering bij te wonen. Indien een lid zich wenst te laten vertegenwoordigen dient hij de voorzitter vóór de vergadering waar hij vertegenwoordigd zal worden, in kennis te stellen van de naam van zijn vertegenwoordiger. De vertegenwoordiger van een lid van de Stabilisatie- en associatieraad oefent alle rechten van dit lid uit.

De leden van de Stabilisatie- en associatieraad mogen worden vergezeld door ambtenaren. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen. Wanneer er op de agenda een punt staat dat verband houdt met de Europese Investeringsbank, woont een vertegenwoordiger van die bank de vergadering van de Stabilisatie- en associatieraad als waarnemer bij. De Stabilisatie- en associatieraad kan niet-leden uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie te verstrekken over bijzondere onderwerpen.

Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de missie van Bosnië en Herzegovina bij de Europese Unie treden gezamenlijk op als secretarissen van de Stabilisatie- en associatieraad.

De voor de Stabilisatie- en associatieraad bestemde correspondentie wordt gericht aan de voorzitter van de Stabilisatie- en associatieraad op het adres van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie.

De beide secretarissen zorgen ervoor dat deze correspondentie aan de voorzitter van de Stabilisatie- en associatieraad wordt doorgezonden en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de andere leden van de Stabilisatie- en associatieraad. Verspreide correspondentie wordt gericht aan het secretariaat-generaal van de Commissie, de Europese dienst voor extern optreden, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten en de missie van Bosnië en Herzegovina bij de Europese Unie.

Mededelingen die uitgaan van de voorzitter van de Stabilisatie- en associatieraad, worden door de beide secretarissen aan de adressaten gericht en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere in de tweede alina bedoelde leden van de Stabilisatie- en associatieraad.

De vergaderingen van de Stabilisatie- en associatieraad zijn niet openbaar, tenzij anders wordt beslist.

1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Stabilisatie- en associatieraad uiterlijk 15 dagen voor het begin van de vergadering naar de in artikel 6 bedoelde adressaten gezonden. De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek tot opname op de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende documenten uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen. De agenda wordt bij het begin van iedere vergadering door de Stabilisatie- en associatieraad vastgesteld. Indien beide partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, als agendapunt worden toegevoegd.

2. De voorzitter kan met instemming van beide partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Van elke vergadering worden door de beide secretarissen ontwerpnotulen opgesteld. Doorgaans bevatten de notulen voor elk agendapunt:

De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan de Stabilisatie- en associatieraad voorgelegd. Eenmaal goedgekeurd worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de beide secretarissen. De notulen worden bewaard in de archieven van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie, dat optreedt als depositaris van de documenten van de associatie. Aan elk van de in artikel 6 bedoelde adressaten wordt een gewaarmerkt afschrift gezonden.

1. De besluiten en aanbevelingen van de Stabilisatie- en associatieraad worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld. Indien beide partijen daarmee instemmen, kan de Stabilisatie- en associatieraad besluiten of aanbevelingen via de schriftelijke procedure vaststellen.

2. Besluiten en aanbevelingen van de Stabilisatie- en associatieraad in de zin van artikel 117 van de overeenkomst worden voorzien van de titel „besluit” of „aanbeveling”, gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp. De besluiten en aanbevelingen van de Stabilisatie- en associatieraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de beide secretarissen. Besluiten en aanbevelingen worden aan elk van de in artikel 6 bedoelde adressaten gestuurd. Elke partij kan besluiten tot bekendmaking van besluiten en aanbevelingen van de Stabilisatie- en associatieraad in haar respectieve officiële publicatie.

De officiële talen van de Stabilisatie- en associatieraad zijn de officiële talen van de beide partijen. Behoudens een andersluidend besluit beraadslaagt de Stabilisatie- en associatieraad op basis van in deze talen opgestelde documenten.

De Europese Unie en Bosnië en Herzegovina dragen bij deelname aan vergaderingen van de Stabilisatie- en associatieraad elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie. De uitgaven voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling en het drukken van de documenten, alsook andere kosten die verbonden zijn aan de organisatie van vergaderingen, komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergaderingen optreedt.

1. Er wordt een stabilisatie- en associatiecomité („het comité”) ingesteld, dat de Stabilisatie- en associatieraad bij de uitvoering van zijn taken bijstaat. Het bestaat uit vertegenwoordigers van de Raad van de Europese Unie en vertegenwoordigers van de Europese Commissie, enerzijds, en vertegenwoordigers van de regering van Bosnië en Herzegovina, anderzijds, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren.

2. Het comité bereidt de vergaderingen en beraadslagingen van de Stabilisatie- en associatieraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Stabilisatie- en associatieraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor de continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de overeenkomst. Het stabilisatie- en associatiecomité behandelt alle zaken die de Stabilisatie- en associatieraad aan het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen of ontwerpbesluiten of -aanbevelingen worden door het comité ter vaststelling aan de Stabilisatie- en associatieraad voorgelegd.

3. Bij een in de overeenkomst vermelde verplichting of mogelijkheid tot overleg, kan dat overleg plaatsvinden in het stabilisatie- en associatiecomité. Dit overleg kan, indien beide partijen daarmee instemmen, worden voortgezet in de Stabilisatie- en associatieraad.

4. Het reglement van orde van het comité is opgenomen in de bijlage bij dit besluit.

BIJLAGE

Reglement van orde van het stabilisatie- en associatiecomité

Artikel 1

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van het comité wordt bij toerbeurt voor een periode van twaalf maanden bekleed door de partijen. De eerste periode begint op de datum van de eerste vergadering van de Stabilisatie- en associatieraad en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 2

Vergaderingen

Het comité komt bijeen wanneer de omstandigheden zulks vereisen, met instemming van beide partijen. Elke vergadering van het comité wordt belegd op een tijdstip en een plaats die door beide partijen in onderling overleg zijn vastgesteld. De vergaderingen van het comité worden bijeengeroepen door de voorzitter.

Artikel 3

Delegaties

Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Artikel 4

Secretariaat

Een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van de regering van Bosnië en Herzegovina treden gezamenlijk op als secretarissen van het comité. Alle in dit besluit bedoelde mededelingen bestemd voor en afkomstig van de voorzitter van het stabilisatie- en associatiecomité worden naar de secretarissen van het comité en naar de secretarissen en de voorzitter van de Stabilisatie- en associatieraad gezonden.

Artikel 5

Publiciteit

De vergaderingen van het comité zijn niet openbaar, tenzij anders wordt beslist.

Artikel 6

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van het comité uiterlijk 30 werkdagen vóór het begin van de vergadering naar de in artikel 4 bedoelde adressaten gezonden. De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 35 werkdagen vóór het begin van de vergadering een verzoek tot opname op de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende documenten uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen. Het comité kan deskundigen uitnodigen zijn vergaderingen bij te wonen om informatie over bepaalde onderwerpen te verstrekken. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het comité vastgesteld. Indien beide partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, als agendapunt worden toegevoegd.

2. De voorzitter kan met instemming van beide partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 7

Notulen

Van elke vergadering worden notulen opgemaakt, op grond van de samenvatting door de voorzitter van de door het comité bereikte conclusies. Na goedkeuring door het comité worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de secretarissen en bij elk van beide partijen in de archieven bewaard. Aan elk van de in artikel 4 bedoelde adressaten wordt een afschrift van de notulen gezonden.

Artikel 8

Besluiten en aanbevelingen

In de specifieke gevallen waarin het comité, op grond van artikel 118 van de overeenkomst, door de Stabilisatie- en associatieraad is gemachtigd om besluiten of aanbevelingen aan te nemen, worden deze voorzien van de vermelding „besluit” of „aanbeveling”, gevolgd door een volgnummer, de datum van aanneming en de beschrijving van het onderwerp. Besluiten en aanbevelingen worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld. Het comité kan, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen via de schriftelijke procedure vaststellen. De besluiten en aanbevelingen van het Comité worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de beide secretarissen, en worden toegezonden aan elk van de in artikel 4 van deze bijlage bedoelde adressaten. Elke partij kan besluiten tot bekendmaking van besluiten en aanbevelingen van het comité in haar respectieve officiële publicatie.

Artikel 9

Kosten

De Europese Unie en Bosnië en Herzegovina dragen bij deelname aan vergaderingen van het comité elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie. De uitgaven voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling en het drukken van de documenten, alsook andere kosten die verbonden zijn aan de organisatie van vergaderingen, komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergaderingen optreedt.

Artikel 10

Subcomités en speciale groepen

Het comité kan subcomités of speciale groepen oprichten; deze voeren hun werkzaamheden uit onder het gezag van het comité, waaraan zij na elk van hun vergaderingen verslag uitbrengen. Het comité kan besluiten bestaande subcomités of groepen op te heffen, kan hun taken vaststellen of wijzigen, of kan andere subcomités of groepen oprichten die het bij het vervullen van zijn taken bijstaan. Deze subcomités en groepen hebben niet de bevoegdheid om besluiten te nemen.