houdende vaststelling van zijn reglement van orde en dat van het Stabilisatie- en Associatiecomité

Gelet op de Stabilisatie- en associatieovereenkomst tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en de Republiek Kroatië (hierna „Kroatië” te noemen), anderzijds, en met name op de artikelen 110 en 111,

Overwegende dat genoemde overeenkomst op 1 februari 2005 in werking is getreden,

De Stabilisatie- en Associatieraad wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Raad van de Europese Unie, namens de Gemeenschap en haar lidstaten, en een vertegenwoordiger van de regering van Kroatië. De eerste periode begint op de datum van de eerste vergadering van de Stabilisatie- en Associatieraad en eindigt op 31 december 2005.

De Stabilisatie- en Associatieraad komt eenmaal per jaar bijeen op ministerieel niveau. Op verzoek van een van de partijen kunnen in onderling overleg speciale vergaderingen van de Stabilisatie- en Associatieraad worden belegd.

Tenzij de partijen anders overeenkomen, worden vergaderingen van de Stabilisatie- en Associatieraad op een in onderling overleg overeengekomen datum gehouden op de plaats waar gewoonlijk de vergaderingen van de Raad van de Europese Unie plaatsvinden.

Vergaderingen van de Stabilisatie- en Associatieraad worden door de secretarissen van de Stabilisatie- en Associatieraad gezamenlijk bijeengeroepen, in overleg met de voorzitter.

De leden van de Stabilisatie- en Associatieraad mogen zich doen vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de vergadering bij te wonen. Indien een lid zich wenst te doen vertegenwoordigen, stelt hij de voorzitter, vóór de vergadering waar hij vertegenwoordigd dient te worden, in kennis van de naam van zijn vertegenwoordiger.

De vertegenwoordiger van een lid van de Stabilisatie- en Associatieraad oefent alle rechten van dit lid uit.

De leden van de Stabilisatie- en Associatieraad mogen door ambtenaren vergezeld worden.

Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Wanneer op de agenda een punt staat dat verband houdt met de Europese Investeringsbank, woont een vertegenwoordiger van die bank de vergadering van de Stabilisatie- en Associatieraad als waarnemer bij.

De Stabilisatie- en Associatieraad kan niet-leden uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie te verstrekken over bijzondere onderwerpen.

Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de Missie van Kroatië in Brussel treden gezamenlijk op als secretarissen van de Stabilisatie- en Associatieraad.

De voor de Stabilisatie- en Associatieraad bestemde correspondentie wordt gericht aan de voorzitter van de Stabilisatie- en Associatieraad op het adres van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie.

De twee secretarissen zorgen ervoor dat de correspondentie aan de voorzitter van de Stabilisatie- en Associatieraad wordt doorgezonden en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de andere leden van de Stabilisatie- en Associatieraad. Verspreide correspondentie wordt gericht aan het secretariaat-generaal van de Commissie, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten en de missie van Kroatië in Brussel.

Mededelingen van de voorzitter van de Stabilisatie- en Associatieraad worden door de twee secretarissen aan de geadresseerden gericht en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere leden van de Stabilisatie- en Associatieraad via de in de vorige alinea bedoelde adressen.

De vergaderingen van de Stabilisatie- en Associatieraad zijn, tenzij anders wordt beslist, niet openbaar.

1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de Stabilisatie- en Associatieraad uiterlijk 15 dagen vóór het begin van de vergadering naar de in artikel 6 bedoelde geadresseerden gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek tot opname in de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen.

De agenda wordt bij het begin van de vergadering door de Stabilisatie- en Associatieraad goedgekeurd.

Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

2. De voorzitter kan met instemming van beide partijen de in lid 1 vermelde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval vereist is.

Van elke vergadering worden door de twee secretarissen ontwerp-notulen opgesteld.

In de notulen wordt in het algemeen voor elk punt van de agenda het volgende vermeld:

De ontwerp-notulen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Stabilisatie- en Associatieraad. Eenmaal goedgekeurd worden de notulen door de voorzitter en de twee secretarissen ondertekend. De notulen worden bewaard in de archieven van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie, dat optreedt als depositaris van de documenten van de associatie. Aan elk van de in artikel 6 bedoelde geadresseerden wordt een gewaarmerkt afschrift gezonden.

1. De besluiten en aanbevelingen van de Stabilisatie- en Associatieraad worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld. In de periode tussen twee vergaderingen kan de Stabilisatie- en Associatieraad, indien beide partijen daarmee instemmen, via de schriftelijke procedure besluiten of aanbevelingen vaststellen.

2. Besluiten en aanbevelingen van de Stabilisatie- en Associatieraad in de zin van artikel 112 van de stabilisatie- en associatieovereenkomst worden voorzien van de vermelding „besluit” of „aanbeveling”, gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en een beschrijving van het onderwerp.

De besluiten en aanbevelingen van de Stabilisatie- en Associatieraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen.

Besluiten en aanbevelingen worden toegezonden aan elk van de in artikel 6 hierboven bedoelde geadresseerden.

Elke partij kan besluiten tot bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van de Stabilisatie- en Associatieraad in haar respectieve officiële publicatie.

De officiële talen van de Stabilisatie- en Associatieraad zijn de officiële talen van de twee partijen.

Tenzij anders wordt besloten, beraadslaagt de Stabilisatie- en Associatieraad op basis van in deze talen opgestelde documenten.

De Gemeenschap en Kroatië dragen bij deelneming aan vergaderingen van de Stabilisatie- en Associatieraad elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.

Andere uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.

1. Er wordt een Stabilisatie- en Associatiecomité ingesteld, dat de Stabilisatie- en Associatieraad bij de uitvoering van zijn taken bijstaat. Het bestaat uit vertegenwoordigers van de Raad van de Europese Unie en vertegenwoordigers van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, enerzijds, en vertegenwoordigers van de regering van Kroatië, anderzijds, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren.

2. Het Stabilisatie- en Associatiecomité bereidt de vergaderingen en beraadslagingen van de Stabilisatie- en Associatieraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de Stabilisatie- en Associatieraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor de continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de stabilisatie- en associatieovereenkomst. Het Stabilisatie- en Associatiecomité behandelt alle zaken die de Stabilisatie- en Associatieraad aan het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de stabilisatie- en associatieovereenkomst. Voorstellen en ontwerp-besluiten of -aanbevelingen worden door het Stabilisatie- en Associatiecomité ter goedkeuring voorgelegd aan de Stabilisatie- en Associatieraad.

3. Bij een in de stabilisatie- en associatieovereenkomst vermelde verplichting of mogelijkheid tot overleg, kan dat overleg plaatsvinden in het Stabilisatie- en Associatiecomité. Het overleg kan, indien beide partijen zulks overeenkomen, worden voortgezet in de Stabilisatie- en Associatieraad.

4. Het reglement van orde van het Stabilisatie- en Associatiecomité is opgenomen in de bijlage bij dit besluit.

Gedaan te Luxemburg, 26 april 2005.

Voor de Stabilisatie- en Associatieraad

De voorzitter

J. ASSELBORN

Het Stabilisatie- en Associatiecomité wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie, namens de Gemeenschap en haar lidstaten, en een vertegenwoordiger van de regering van Kroatië. De eerste periode begint op de datum van de eerste vergadering van de Stabilisatie- en Associatieraad en eindigt op 31 december 2005.

Het Stabilisatie- en Associatiecomité komt bijeen wanneer de omstandigheden zulks vereisen, met instemming van beide partijen.

Vergaderingen van het Stabilisatie- en Associatiecomité worden gehouden op een tijdstip en plaats die door beide partijen zijn overeengekomen.

De vergaderingen van het Stabilisatie- en Associatiecomité worden bijeengeroepen door de voorzitter.

Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen.

Een ambtenaar van de Commissie en een ambtenaar van de regering van Kroatië treden gezamenlijk op als secretarissen van het Stabilisatie- en Associatiecomité.

Mededelingen aan en voor de voorzitter van het Stabilisatie- en Associatiecomité worden naar de secretarissen van het Stabilisatie- en Associatiecomité en naar de secretarissen en de voorzitter van de Stabilisatie- en Associatieraad gezonden.

De vergaderingen van het Stabilisatie- en Associatiecomité zijn, tenzij anders wordt beslist, niet openbaar.

1. De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van het Stabilisatie- en Associatiecomité uiterlijk 15 dagen vóór het begin van de vergadering naar de in artikel 4 bedoelde geadresseerden gezonden.

Het Stabilisatie- en Associatiecomité mag deskundigen uitnodigen zijn vergaderingen bij te wonen om informatie over bepaalde onderwerpen te verstrekken.

De agenda wordt bij het begin van de vergadering door het Stabilisatie- en Associatiecomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

2. De voorzitter kan met instemming van beide partijen de in lid 1 vermelde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval vereist is.

Van elke vergadering worden notulen opgesteld, gebaseerd op de samenvatting door de voorzitter van de door het Stabilisatie- en Associatiecomité bereikte conclusies.

Na goedkeuring door het Stabilisatie- en Associatiecomité worden de notulen door de voorzitter en de secretarissen ondertekend en bij elk van beide partijen in de archieven bewaard. Aan elk van de in artikel 4 bedoelde geadresseerden wordt een afschrift van de notulen gezonden.

In de specifieke gevallen waarin het Stabilisatie- en Associatiecomité, op grond van artikel 114 van de stabilisatie- en associatieovereenkomst, door de Stabilisatie- en Associatieraad is gemachtigd om besluiten en/of aanbevelingen aan te nemen, worden deze voorzien van de vermelding „besluit” of „aanbeveling”, gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en de beschrijving van het onderwerp. Besluiten en aanbevelingen worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld.

De besluiten en aanbevelingen van het Stabilisatie- en Associatiecomité worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de twee secretarissen, en toegezonden aan elk van de in artikel 4 van deze bijlage bedoelde geadresseerden.

Elke partij kan besluiten tot bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van het Stabilisatie- en Associatiecomité in haar respectieve officiële publicatie.

De Gemeenschap en Kroatië dragen bij deelneming aan vergaderingen van het Stabilisatie- en Associatiecomité elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie.

De kosten van tolkendiensten tijdens vergaderingen en de kosten voor vertaling en reproductie van documenten komen ten laste van de Gemeenschap, met uitzondering van de kosten voor tolkendiensten of vertalingen in of uit het Kroatisch, die voor rekening van Kroatië komen. Andere uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen komen ten laste van de partij die de vergadering organiseert.

Het Stabilisatie- en Associatiecomité kan subcomités en speciale groepen instellen. Deze voeren hun werkzaamheden uit onder de bevoegdheid van het Stabilisatie- en Associatiecomité, waaraan zij na afloop van hun vergaderingen verslag uitbrengen. Het Stabilisatie- en Associatiecomité kan bepaalde subcomités of groepen opheffen, taken vaststellen of wijzigen, of andere subcomités of groepen oprichten om het Stabilisatie- en Associatiecomité bij het vervullen van zijn taken bij te staan. Deze subcomités en groepen hebben niet de bevoegdheid om besluiten te nemen.