Besluit nr. 2/2001 van het ACS-EG-Comité van ambassadeurs

van 30 januari 2001

tot vaststelling van het reglement van orde van het ACS-EG-Comité van ambassadeurs

(2001/113/EG)

HET ACS-EG-COMITÉ VAN AMBASSADEURS,

Gelet op de ACS-EG-partnerschapsovereenkomst, ondertekend op 23 juni 2000 te Cotonou, inzonderheid op artikel 16, lid 3,

Overwegende dat de ACS-EG-Raad van ministers bij zijn Besluit nr. 1/2000 van 27 juli 2000 de meeste bepalingen van de ACS-EG-partnerschapsovereenkomst vervroegd in toepassing heeft gebracht,

BESLUIT:

Artikel 1

Plaats en datum van de vergaderingen

1. Overeenkomstig artikel 16, lid 2, van de ACS-EG-partnerschapsovereenkomst, hierna "de ACS-EG-overeenkomst" te noemen, komt het ACS-EG-Comité van ambassadeurs, hierna "het comité" te noemen, regelmatig bijeen, met name om de zittingen van de ACS-EG-Raad van ministers, hierna "de Raad" te noemen, voor te bereiden, en bij elke andere noodzakelijk geachte gelegenheid, op verzoek van een van de partijen.

2. Het comité wordt bijeengeroepen door zijn voorzitter. De data van de vergaderingen worden in onderling overleg tussen de partijen vastgesteld.

3. Het comité komt bijeen in de zetel van de Raad van de Europese Unie of in de zetel van het secretariaat-generaal van de groep ACS-staten. Het kan evenwel bij buitengewoon besluit op grond van een bijzonder besluit bijeenkomen in een stad in een ACS-staat.

Artikel 2

Taken van het Comité

1. Overeenkomstig artikel 16, lid 2, van de ACS-EG-overeenkomst staat het comité de Raad bij in de vervulling van zijn taken en voert het alle opdrachten uit waarmee het door de Raad wordt belast. In dit verband volgt het de tenuitvoerlegging van de ACS-EG-overeenkomst en de vooruitgang die bij de verwezenlijking van de daarin omschreven doelstellingen wordt geboekt.

2. Het comité brengt verslag uit aan de Raad, met name op de gebieden waarop de Raad bevoegdheden aan het comité heeft gedelegeerd.

3. Voorts legt het comité de Raad alle resoluties, aanbevelingen en adviezen voor die het nuttig of dienstig acht.

Artikel 3

Agenda van de vergaderingen

1. De voorzitter stelt de voorlopige agenda van elke vergadering op. Deze wordt ten minste acht dagen vóór de datum van de vergadering aan de andere leden van het comité meegedeeld.

Op de voorlopige agenda worden de punten geplaatst ten aanzien waarvan de voorzitter ten minste tien dagen vóór de datum van de vergadering een verzoek tot opneming heeft ontvangen. Op de voorlopige agenda worden slechts die punten geplaatst waarvoor de stukken op een zodanig tijdstip bij het secretariaat van de Raad zijn binnengekomen, dat ze ten minste acht dagen vóór de datum van de vergadering aan de leden van het comité kunnen worden toegezonden.

2. De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het comité vastgesteld. In spoedeisende gevallen kan het comité, op verzoek van de ACS-staten of van de Gemeenschap, besluiten tot opneming op de agenda van punten waarvoor de in lid 1 voorgeschreven termijnen niet in acht zijn genomen.

Artikel 4

Beraadslagingen

1. Het comité spreekt zich uit in onderlinge overeenstemming tussen de Gemeenschap en de ACS-staten.

2. Het comité kan slechts geldig beraadslagen indien ten minste de helft van de permanente vertegenwoordigers van de lidstaten van de Gemeenschap, één vertegenwoordiger van de Commissie van de Gemeenschap en de helft van de leden van het ACS-Comité van ambassadeurs aanwezig zijn.

3. Een lid dat verhinderd is kan zich laten vertegenwoordigen. In dat geval stelt hij de voorzitter daarvan in kennis en deelt hem mee welke persoon of delegatie gemachtigd is hem te vertegenwoordigen. De vertegenwoordiger oefent alle rechten van het verhinderd lid uit.

4. De leden van het comité kunnen worden vergezeld door adviseurs.

5. Een vertegenwoordiger van de Europese Investeringsbank, hierna "de Bank" te noemen, woont de vergaderingen van het comité bij wanneer er op de agenda vraagstukken staan die op het werkterrein van de Bank liggen.

Artikel 5

Schriftelijke procedures, officiële publicaties en vorm van de teksten

Artikel 4, artikel 9, lid 3, en artikel 14 van het reglement van orde van de Raad zoals vastgesteld bij Besluit nr. 1/2001 van het ACS-EG-Comité van ambassadeurs van 30 januari 2001, zijn van toepassing op de door het comité vastgestelde teksten.

Artikel 6

Staten met waarnemersstatus

1. De vertegenwoordigers van de ondertekenende staten die op de datum van de inwerkingtreding van de ACS-EG-overeenkomst de in artikel 93 daarvan bedoelde procedures nog niet hebben voltooid, kunnen als waarnemer aan de vergaderingen van het comité deelnemen. Zij kunnen in dat geval worden gemachtigd aan de besprekingen van het comité deel te nemen.

2. Deze regel is eveneens van toepassing op de in artikel 93, lid 6, van de ACS-EG-overeenkomst bedoelde landen.

3. Het comité kan de vertegenwoordigers van een staat die kandidaat is voor toetreding tot de ACS-EG-overeenkomst machtigen om als waarnemer aan de werkzaamheden van het comité deel te nemen.

Artikel 7

Vertrouwelijkheid

1. Behoudens andersluidend besluit zijn de vergaderingen van het comité niet openbaar.

2. Onverminderd andere geldende bepalingen vallen de beraadslagingen van het comité onder het beroepsgeheim, tenzij het comité anders beslist.

Artikel 8

Mededelingen en notulen

1. Alle in dit reglement van orde bedoelde mededelingen worden door het secretariaat van de Raad toegezonden aan de vertegenwoordigers van de ACS-staten, aan het secretariaat-generaal van de groep ACS-staten, aan de permanente vertegenwoordigers van de lidstaten, aan het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en aan de Commissie.

Deze mededelingen worden, wanneer zij de Bank betreffen, eveneens aan de president van deze Bank toegezonden.

2. Van elke vergadering worden notulen opgesteld, waarin met name de besluiten van het comité worden vermeld.

Na te zijn goedgekeurd door het comité worden de notulen ondertekend door de voorzitter van het comité en de secretarissen van de Raad en bewaard in het archief van de Raad. Een afschrift van de notulen wordt aan de in lid 1 genoemde personen en organen gezonden.

Artikel 9

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van het comité wordt bij toerbeurt, voor een periode van zes maanden, bekleed, door de permanente vertegenwoordiger van een lidstaat, aangewezen door de Gemeenschap, en het hoofd van een missie die een ACS-staat vertegenwoordigt, aangewezen door de ACS-staten.

Artikel 10

Correspondentie en documentatie

1. De voor het comité bestemde correspondentie wordt aan zijn voorzitter gericht ten adresse van het secretariaat van de Raad.

2. Behoudens andersluidend besluit beraadslaagt het comité op grondslag van stukken in de Deense, de Duitse, de Engelse, de Finse, de Franse, de Griekse, de Italiaanse, de Nederlandse, de Portugese, de Spaanse en de Zweedse taal.

Artikel 11

Comités, subcomités en werkgroepen

1. Het comité wordt bijgestaan door:

i) het comité voor douanesamenwerking, ingesteld bij artikel 37 van Protocol nr. 1 bij bijlage V van de ACS-EG-overeenkomst;

ii) de permanente gemengde groep voor bananen, bedoeld in artikel 3 van Protocol nr. 5 bij bijlage V van de ACS-EG-overeenkomst;

iii) het subcomité voor commerciële samenwerking;

iv) het subcomité voor suiker;

v) de gemeenschappelijke werkgroep voor rijst, bedoeld in punt 5 van verklaring XXIV van de slotakte van de ACS-EG-overeenkomst;

vi) de gemengde werkgroep voor rum, bedoeld in punt 6 van verklaring XXV van de slotakte van de ACS-EG-overeenkomst.

2. Het comité kan, indien nodig, andere subcomités of werkgroepen oprichten voor het verrichten van de werkzaamheden die het nodig acht om zijn in artikel 16, lid 2, van de ACS-EG-overeenkomst vastgelegde taken te vervullen.

3. Deze comités, subcomités en werkgroepen brengen bij het comité verslag uit van hun werkzaamheden.

Artikel 12

Samenstelling van comités, subcomités en werkgroepen

1. Met uitzondering van het comité voor douanesamenwerking bestaan de in artikel 11 bedoelde comités, subcomités en werkgroepen uit ACS-ambassadeurs of hun vertegenwoordigers, vertegenwoordigers van de Commissie en vertegenwoordigers van de lidstaten.

2. Een vertegenwoordiger van de Bank is aanwezig bij de vergaderingen van deze comités, subcomités en werkgroepen wanneer er op de agenda vraagstukken staan die de Bank betreffen.

3. De leden van deze comités, subcomités en werkgroepen kunnen in hun taken worden bijgestaan door deskundigen.

Artikel 13

Voorzitterschap van comités, subcomités en werkgroepen

1. De in artikel 11 bedoelde comités, subcomités en werkgroepen worden gezamenlijk voorgezeten, van ACS-zijde door een ambassadeur en van Gemeenschapszijde door een vertegenwoordiger van de Commissie of een vertegenwoordiger van een lidstaat.

2. Onverminderd lid 1 kan elke co-voorzitter zich in buitengewone gevallen en in onderlinge overeenstemming laten vertegenwoordigen door een persoon naar zijn keuze.

Artikel 14

Wijze van bijeenroepen van comités, subcomités en werkgroepen

De in artikel 11 bedoelde comités, subcomités en werkgroepen komen bijeen op verzoek van een van de twee partijen en na overleg tussen de voorzitters; deze vergaderingen worden, behalve in spoedeisende gevallen, zeven dagen tevoren aangekondigd.

Artikel 15

Reglement van orde van comités, subcomités en werkgroepen

De in artikel 11 bedoelde comités, subcomités en werkgroepen kunnen met instemming van het comité hun eigen reglement van orde opstellen.

Artikel 16

Secretariaat

1. De secretariaats- en andere werkzaamheden die voor de werking van het comité, alsmede van de comités, subcomités en werkgroepen bedoeld in artikel 11, noodzakelijk zijn (voorbereiding van de agenda's, verspreiding van de desbetreffende documenten, enz.), worden verricht door het secretariaat van de Raad.

2. Het secretariaat stelt na elke vergadering van deze comités, subcomités en werkgroepen zo spoedig mogelijk een verslag op van de besprekingen.

Dit verslag wordt door het secretariaat van de Raad toegezonden aan de vertegenwoordigers van de ACS-staten, aan het secretariaat-generaal van de groep van ACS-staten, aan de permanente vertegenwoordigers van de lidstaten, aan het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en aan de Commissie.

Gedaan te Brussel, 30 januari 2001.

Voor het ACS-EG-Comité van ambassadeurs

De voorzitter

G. Lund