REGLEMENT VAN ORDE VAN DE SAMENWERKINGSRAAD tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds van 9 juni 1998 (98/435/EG)

DE SAMENWERKINGSRAAD,

Gelet op de Overeenkomst inzake partnerschap en samenwerking tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds, ondertekend in Luxemburg op 14 juni 1994, hierna "de overeenkomst" genoemd, inzonderheid op de artikelen 85 tot en met 88 (1),

Gelet op het protocol bij de overeenkomst, ondertekend te Brussel op 10 april 1997,

Overwegende dat de overeenkomst op 1 maart 1998 in werking is getreden,

HEEFT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VASTGESTELD:

Artikel 1

Voorzitterschap

De Samenwerkingsraad wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door een lid van de Raad van de Europese Unie, namens de Gemeenschappen en hun lidstaten, en een lid van de Raad van ministers van Oekraïne. De eerste periode van het voorzitterschap begint evenwel op de datum van de eerste zitting van de Samenwerkingsraad en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 2

Zittingen

De Samenwerkingsraad komt op gezette tijden, eens per jaar, op ministersniveau bijeen. Op verzoek van een van de partijen kunnen er speciale zittingen van de Samenwerkingsraad worden belegd, indien de partijen dat overeenkomen.

Tenzij de partijen anders besluiten, wordt elke zitting van de Samenwerkingsraad op een door beide partijen overeengekomen datum belegd op de plaats waar de Raad van de Europese Unie gewoonlijk bijeenkomt.

De zittingen van de Samenwerkingsraad worden gezamenlijk door de secretarissen bijeengeroepen.

Artikel 3

Vertegenwoordiging

De leden van de Samenwerkingsraad mogen, indien zij verhinderd zijn de zitting bij te wonen, door een plaatsvervanger worden vertegenwoordigd.

Gewoonlijk kan elk lid vertegenwoordigd worden door het hoofd van de missie van Oekraïne bij de Europese Gemeenschappen, het hoofd van de permanente vertegenwoordiging bij de Europese Unie, of een hoge ambtenaar.

In alle andere gevallen stelt een lid dat zich wenst te doen vertegenwoordigen, de voorzitter vóór de zitting waarin het vertegenwoordigd dient te worden, in kennis van de naam van zijn vertegenwoordiger.

De vertegenwoordiger van een lid van de Samenwerkingsraad oefent alle rechten van dat lid uit.

Artikel 4

Delegaties

De leden van de Samenwerkingsraad mogen door ambtenaren worden vergezeld.

Voor iedere zitting wordt de voorzitter van de Samenwerkingsraad in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling en van het hoofd van de delegatie van beide partijen.

De Samenwerkingsraad kan niet-leden uitnodigen zijn zittingen bij te wonen om informatie te verstrekken over bijzondere onderwerpen.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de missie van Oekraïne bij de Europese Gemeenschappen treden gezamenlijk op als secretarissen van de Samenwerkingsraad.

Artikel 6

Documenten

Als besprekingen van de Samenwerkingsraad op schriftelijke ondersteunende documentatie worden gebaseerd, worden de desbetreffende documenten door de beide secretarissen van een nummer voorzien en als documenten van de Samenwerkingsraad verspreid.

Artikel 7

Correspondentie

Alle correspondentie die voor de Samenwerkingsraad of de voorzitter van de Samenwerkingsraad is bestemd, wordt naar de twee secretarissen van de Samenwerkingsraad gezonden.

De beide secretarissen zorgen ervoor dat de correspondentie aan de voorzitter van de Samenwerkingsraad wordt doorgezonden en, in voorkomend geval, onder de andere leden van de Samenwerkingsraad wordt verspreid als documentatie zoals bedoeld in artikel 6. De te verspreiden correspondentie wordt toegezonden aan het Secretariaat-generaal van de Commissie, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten van de Europese Unie en de missie van Oekraïne bij de Europese Gemeenschappen.

Correspondentie die uitgaat van de voorzitter van de Samenwerkingsraad wordt door de fungerende secretaris gezonden naar de geadresseerden en, in voorkomend geval, als documentatie zoals bedoeld in artikel 6 verspreid onder de andere leden van de Samenwerkingsraad met gebruik van de in de voorgaande alinea bedoelde adressen.

Artikel 8

Agenda van de zittingen

1. De secretarissen van de Samenwerkingsraad stellen op basis van suggesties van de partijen voor elke zitting een voorlopige agenda op. Deze wordt door de fungerende secretaris uiterlijk vijftien dagen voor het begin van de zitting naar de in artikel 7 bedoelde geadresseerden gezonden. De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor een van beide secretarissen uiterlijk eenentwintig dagen voor het begin van de zitting een verzoek tot agendering heeft ontvangen; punten kunnen echter niet op de voorlopige agenda worden geplaatst wanneer de desbetreffende documenten niet uiterlijk op de dag van verzending van de voorlopige agenda aan de secretarissen zijn toegezonden.

De agenda wordt bij het begin van iedere zitting door de Samenwerkingsraad goedgekeurd. Indien de twee partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, als agendapunt worden opgenomen.

2. Met instemming van de partijen kunnen de in lid 1 genoemde termijnen worden bekort wanneer dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 9

Notulen

Van elke zitting stellen de beide secretarissen gezamenlijk zo spoedig mogelijk ontwerpnotulen op.

In de notulen worden in het algemeen voor ieder agendapunt de volgende gegevens vermeld:

- aan de Samenwerkingsraad voorgelegde documenten;

- verklaringen die een lid van de Samenwerkingsraad heeft verzocht op te nemen;

- aanbevelingen, overeengekomen verklaringen en aangenomen conclusies ten aanzien van specifieke punten.

De notulen bevatten tevens een lijst van de leden van de Samenwerkingsraad en van hun vertegenwoordigers die aan de zitting hebben deelgenomen.

De ontwerpnotulen worden in de volgende zitting ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voorgelegd. De ontwerpnotulen kunnen ook schriftelijk door beide partijen worden goedgekeurd. Wanneer de notulen eenmaal zijn goedgekeurd, worden daarvan twee authentieke afschriften door de beide secretarissen ondertekend en bij de partijen in de archieven bewaard. Naar elk van de in artikel 7 genoemde geadresseerden wordt een afschrift van de notulen gezonden.

Artikel 10

Aanbevelingen

1. De Samenwerkingsraad doet zijn aanbevelingen in onderlinge overeenstemming tussen de partijen.

In de periode tussen twee zittingen kan de Samenwerkingsraad, indien de partijen zulks overeenkomen, via de schriftelijke procedure aanbevelingen doen. Een schriftelijke procedure bestaat in een uitwisseling van nota's tussen de beide secretarissen, die in overleg met de partijen optreden.

2. De aanbevelingen van de Samenwerkingsraad in de zin van artikel 85 van de overeenkomst dragen de titel "aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van aanneming en een beschrijving van het onderwerp.

De aanbevelingen van de Samenwerkingsraad worden door de beide secretarissen gewaarmerkt en twee authentieke afschriften worden door de delegatiehoofden van de beide partijen ondertekend.

De aanbevelingen worden als documenten van de Samenwerkingsraad aan elk van de in artikel 7 genoemde geadresseerden toegezonden.

Artikel 11

Openbaarheid

De zittingen van de Samenwerkingsraad zijn niet openbaar, tenzij anders besloten wordt.

Elk van beide partijen kan besluiten tot bekendmaking van de aanbevelingen van de Samenwerkingsraad in zijn officiële publicatieblad.

Artikel 12

Talen

De officiële talen van de Samenwerkingsraad zijn de officiële talen van de partijen.

Gewoonlijk beraadslaagt de Samenwerkingsraad op basis van in deze talen gestelde documenten.

Artikel 13

Uitgaven

De Europese Gemeenschappen en Oekraïne nemen de uitgaven in verband met hun deelneming aan de zittingen van de Samenwerkingsraad voor eigen rekening; dit geldt zowel voor de personeelsuitgaven, de reis- en verblijfskosten, als de uitgaven voor post en telecommunicatie.

De uitgaven voor de vertolking tijdens de zittingen en de vertaling en het drukken van de documenten komen ten laste van de Europese Gemeenschappen, met uitzondering van de kosten voor vertolking of vertaling uit een van de officiële talen van de Europese Gemeenschappen in het Oekraïens en van het Oekraïens in een van de officiële talen van de Europese Gemeenschappen, die voor rekening van Oekraïne komen.

Andere uitgaven met betrekking tot de materiële organisatie van de zittingen komen ten laste van de partij die gastheer is van de zitting.

Artikel 14

Samenwerkingscomité

1. Hierbij wordt overeenkomstig artikel 87 van de overeenkomst het Samenwerkingscomité opgericht om de Samenwerkingsraad bij te staan in de uitvoering van zijn taken. Het bestaat uit vertegenwoordigers van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en vertegenwoordigers van de leden van de Raad van de Europese Unie enerzijds, en vertegenwoordigers van de Raad van ministers van Oekraïne anderzijds. In beginsel zullen dit hoge ambtenaren zijn.

2. Het Samenwerkingscomité bereidt de zittingen en beraadslagingen van de Samenwerkingsraad voor, ziet waar passend toe op de uitvoering van de aanbevelingen van de Samenwerkingsraad en zorgt in algemene zin voor de continuïteit van het partnerschap en het goed functioneren van de overeenkomst. Het zal alle kwesties bespreken die door de Samenwerkingsraad worden voorgelegd, alsmede alle andere problemen die bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst kunnen rijzen. Het legt voorstellen voor aanbevelingen ter goedkeuring aan de Samenwerkingsraad voor.

3. Het overleg als bedoeld in de artikelen 18 en 49, alsmede in bijlage 2 bij de overeenkomst, wordt in het Samenwerkingscomité gevoerd. Het overleg kan in de Samenwerkingsraad worden voortgezet als de partijen dat overeenkomen.

4. Het reglement van orde van het Samenwerkingscomité staat in de bijlage bij het onderhavige reglement van orde.

(1) PB L 49 van 19. 2. 1998, blz. 1.

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET SAMENWERKINGSCOMITÉ tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en Oekraïne, anderzijds

Artikel 1

Voorzitterschap

Het Samenwerkingscomité wordt beurtelings voor een periode van twaalf maanden voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie van de Europese Gemeenschappen, namens de Gemeenschappen en hun lidstaten, en een vertegenwoordiger van de Raad van ministers van Oekraïne. De eerste periode van het voorzitterschap begint op de datum van de eerste zitting van de Samenwerkingsraad en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar. Gedurende die periode en gedurende iedere periode van twaalf maanden daarna wordt het Samenwerkingscomité voorgezeten door de partij die het voorzitterschap van de Samenwerkingsraad bekleedt.

Artikel 2

Vergaderingen

Het Samenwerkingscomité komt eens per jaar bijeen en, in overleg tussen de partijen, wanneer de omstandigheden dat vereisen.

Elke vergadering van het Samenwerkingscomité wordt belegd op een tijd en op een plaats die door de partijen zijn overeengekomen.

De vergaderingen van het Samenwerkingscomité worden gezamenlijk door de beide secretarissen bijeengeroepen.

Artikel 3

Delegaties

Voor elke vergadering wordt de voorzitter van het Samenwerkingscomité in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling en het hoofd van de delegaties van de partijen.

Artikel 4

Secretariaat

Een ambtenaar van de Commissie van de Europese Gemeenschappen en een ambtenaar van de Raad van ministers van Oekraïne treden gezamenlijk op als secretarissen van het Samenwerkingscomité.

Alle in deze bijlage bedoelde correspondentie bestemd voor en afkomstig van de voorzitter van het Samenwerkingscomité worden naar de secretarissen van het Samenwerkingscomité, naar de secretarissen en de voorzitter van de Samenwerkingsraad en, indien nodig, naar de leden van het Samenwerkingscomité gezonden.

Artikel 5

Openbaarheid

De vergaderingen van het Samenwerkingscomité zijn niet openbaar, tenzij anders besloten wordt.

Artikel 6

Agenda van de vergaderingen

1. Voor elke vergadering wordt door de secretarissen van het Samenwerkingscomité een voorlopige agenda opgesteld. Deze wordt uiterlijk vijftien dagen voor het begin van de vergadering naar de voorzitter en secretarissen van de Samenwerkingsraad en de leden van het Samenwerkingscomité gezonden.

De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk eenentwintig dagen voor de vergadering een verzoek tot agendering heeft ontvangen; punten kunnen echter niet op de voorlopige agenda worden geplaatst wanneer de desbetreffende documenten niet uiterlijk op de dag van verzending van de voorlopige agenda aan de secretarissen zijn toegezonden.

De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Samenwerkingscomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat als agendapunt worden opgenomen.

2. Met instemming van de partijen kunnen de in lid 1 genoemde termijnen worden bekort wanneer dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

3. Het Samenwerkingscomité kan deskundigen verzoeken zijn vergaderingen bij te wonen om informatie te verstrekken over specifieke onderwerpen.

Artikel 7

Notulen

Van elke vergadering worden notulen opgesteld gebaseerd op een samenvatting door de voorzitter van de door het Samenwerkingscomité bereikte conclusies.

Na goedkeuring door het Samenwerkingscomité worden de notulen door de voorzitter en de secretarissen ondertekend en bij beide partijen in de archieven bewaard. Een afschrift van de notulen wordt gezonden naar de voorzitter en de secretarissen van de Samenwerkingsraad en de leden van het Samenwerkingscomité.

Artikel 8

Aanbevelingen

Het Samenwerkingscomité doet geen aanbevelingen, behalve in de specifieke gevallen waarin het daartoe uit hoofde van artikel 87, lid 2, van de overeenkomst door de Samenwerkingsraad wordt gemachtigd. In dergelijke gevallen dragen deze besluiten de titel "aanbeveling", gevolgd door een nummer, de datum van aanneming en de beschrijving van het onderwerp. Aanbevelingen worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen gedaan.

Aanbevelingen van het Samenwerkingscomité worden naar de voorzitter en de secretarissen van de Samenwerkingsraad en de leden van het Samenwerkingscomité gezonden. Elke partij kan besluiten de aanbevelingen van het Samenwerkingscomité in haar officiële publicatie bekend te maken.

De aanbevelingen van het Samenwerkingscomité worden door de voorzitter en de secretarissen ondertekend.

Artikel 9

Uitgaven

De Europese Gemeenschappen en Oekraïne nemen de uitgaven in verband met hun deelneming aan de vergaderingen van het Samenwerkingscomité en van de subcomités en werkgroepen daarvan voor eigen rekening; dit geldt zowel voor de personeelsuitgaven, de reis- en verblijfskosten, als de uitgaven voor post en telecommunicatie.

De uitgaven voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling en het drukken van de documenten komen ten laste van de Europese Gemeenschappen, met uitzondering van de kosten voor vertolking of vertaling uit een van de officiële talen van de Europese Gemeenschappen in het Oekraïens en uit het Oekraïens in een van de officiële talen van de Europese Gemeenschappen, die voor rekening van Oekraïne komen.

Andere uitgaven met betrekking tot de materiële organisatie van de vergaderingen, komen ten laste van de partij die gastheer is van de vergadering.

Artikel 10

Subcomités en werkgroepen

Het Samenwerkingscomité kan subcomités en werkgroepen instellen en de opdrachten daarvoor omschrijven. Deze worden geacht onder het gezag van het Samenwerkingscomité te werken, waaraan zij na elke vergadering verslag uitbrengen. Subcomités en werkgroepen doen geen aanbevelingen.

Het Samenwerkingscomité kan de opdracht van elk van de subcomités of werkgroepen wijzigen of andere subcomités of werkgroepen oprichten om het bij te staan in de uitvoering van zijn taken.