EUR-Lex Access to European Union law

Back to EUR-Lex homepage

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Document 32023Q0922(01)

Besluit Nr. 37-2023 van de Europese Rekenkamer (ERK) inzake de toegang van het publiek tot documenten van de ERK

OJ L 234, 22.9.2023, p. 200–205 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

Legal status of the document In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2023/1812/oj

22.9.2023   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 234/200


BESLUIT Nr. 37-2023 VAN DE EUROPESE REKENKAMER (ERK) INZAKE DE TOEGANG VAN HET PUBLIEK TOT DOCUMENTEN VAN DE ERK

DE EUROPESE REKENKAMER (ERK),

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 15, lid 3,

Gezien het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, en met name artikel 42,

Gezien haar reglement van orde (1), en met name artikel 35,

Gezien Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordeningen (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (2), met name artikel 258, lid 1, tweede zin, en artikel 259, lid 1,

Gezien Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (3),

Gezien Besluit nr. 6-2019 van de Europese Rekenkamer over het opendatabeleid en het hergebruik van documenten (4),

Gezien Besluit nr. 41/2021 van de Rekenkamer betreffende de veiligheidsvoorschriften voor de bescherming van gerubriceerde EU-informatie (EUCI) (5),

Gezien het informatieclassificatiebeleid van de ERK (6);

OVERWEGENDE HETGEEN VOLGT:

(1)

Artikel 1, tweede alinea, van het Verdrag betreffende de Europese Unie met betrekking tot het concept openheid bepaalt dat het Verdrag een nieuwe etappe markeert in het proces van totstandbrenging van een steeds hechter verbond tussen de volkeren van Europa, waarin de besluiten in zo groot mogelijke openheid en zo dicht mogelijk bij de burger worden genomen.

(2)

Artikel 15, lid 1, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) bevestigt opnieuw het concept openheid en bepaalt dat, om goed bestuur te bevorderen en de deelneming van het maatschappelijk middenveld te waarborgen, de instellingen, organen en instanties van de Unie in een zo groot mogelijke openheid moeten werken.

(3)

Artikel 15, lid 3, eerste alinea, bepaalt dat iedere burger van de Unie en iedere natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat recht heeft op toegang tot de documenten van de instellingen, organen en instanties van de Unie, ongeacht de informatiedrager waarop zij zijn vastgelegd.

(4)

Overeenkomstig artikel 15, lid 3, derde alinea, van het VWEU zorgt elke instelling, elk orgaan of elke instantie voor transparantie in haar werkzaamheden en neemt elke instelling, elk orgaan of elke instantie in zijn of haar eigen reglement van orde specifieke bepalingen betreffende de toegang tot zijn of haar documenten op.

(5)

Openheid versterkt de rechtmatigheid, doelmatigheid en verantwoordingsplicht van het bestuur, en daardoor de beginselen van de democratie. Het is derhalve belangrijk goede administratieve praktijken inzake de toegang tot documenten te bevorderen.

(6)

Bepaalde belangen van de overheid en van particulieren moeten echter worden beschermd door middel van uitzonderingen op het beginsel van toegang van het publiek tot documenten, met name de toepassing van internationale controlenormen betreffende het vertrouwelijke karakter van controle-informatie,

BESLUIT:

Artikel 1

Doel

Dit besluit heeft ten doel, de voorwaarden, beperkingen en procedures vast te stellen waaraan de Europese Rekenkamer zich zal houden wanneer zij het publiek toegang verschaft tot documenten waarover zij beschikt.

Artikel 2

Doelgroep en reikwijdte

1.   In het kader en binnen de grenzen van het bepaalde in dit besluit en van de internationale normen betreffende de vertrouwelijkheid van controle-informatie heeft elke burger van de Unie en elke andere natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat recht op toegang tot documenten die in het bezit van de ERK zijn.

2.   Met inachtneming van dezelfde beginselen, voorwaarden en beperkingen kan de ERK toegang verlenen tot documenten aan elke natuurlijke of rechtspersoon die geen verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat heeft.

3.   Dit besluit geldt onverminderd eventueel recht op toegang van het publiek tot documenten die in het bezit van de ERK zijn, dat voortvloeit uit instrumenten van internationaal recht of besluiten ter uitvoering daarvan.

Artikel 3

Definities

Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:

1.

“document”: elke inhoud, ongeacht de informatiedrager (op papier, in elektronische vorm, als geluids-, beeld- of audiovisuele opname) die door de ERK is opgesteld of ontvangen en in haar bezit is en betrekking heeft op een aangelegenheid die verband houdt met haar beleid, activiteiten en besluiten;

2.

“derde”: elke natuurlijke of rechtspersoon of entiteit buiten de ERK, met inbegrip van de lidstaten, derde landen, en andere EU- of niet-EU-instellingen en -organen.

Artikel 4

Uitzonderingen

1.   De ERK weigert de toegang tot een document wanneer openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van:

a)

het algemeen belang, met inbegrip van:

openbare veiligheid,

defensie en militaire aangelegenheden,

internationale betrekkingen,

het financieel, monetair of economisch beleid van de Europese Unie of een lidstaat;

b)

de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van personen en hun persoonsgegevens, in het bijzonder gelet op de EU-wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

2.   Overeenkomstig de in de artikel 258, lid 1, en artikel 259, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 en de in de desbetreffende bepalingen in andere instrumenten van EU-recht vastgestelde regels inzake vertrouwelijkheid weigert de ERK de toegang tot haar preliminaire controlebevindingen. Zij kan ook de toegang weigeren tot documenten die worden gebruikt bij de voorbereiding van deze bevindingen.

3.   De ERK weigert de toegang tot een document wanneer openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van:

de commerciële belangen van een natuurlijk of rechtspersoon,

intellectuele eigendom,

gerechtelijke, arbitrage- en geschillenbeslechtingsprocedures, en juridisch advies,

inspecties, onderzoeken en controles.

4.   De toegang tot de volgende documenten wordt geweigerd indien openbaarmaking ervan het besluitvormingsproces van de ERK in ernstige mate zou ondermijnen:

a)

documenten die door de ERK zijn opgesteld voor intern gebruik of door haar zijn ontvangen, en betrekking hebben op een aangelegenheid waarover nog geen besluit is genomen;

b)

documenten met standpunten voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg binnen de ERK, zelfs nadat het besluit is genomen.

5.   Niettegenstaande de uitzonderingen in de leden 2, 3 en 4 besluit de ERK gedeeltelijke of volledige toegang te verlenen tot een document wanneer een hoger algemeen belang bekendmaking gebiedt.

6.   Het hoger algemeen belang dat wordt aangevoerd om bekendmaking te rechtvaardigen, moet zowel objectief als algemeen van aard zijn. De persoon die het bestaan van een hoger algemeen belang aanvoert, moet de specifieke omstandigheden aangeven die bekendmaking van de documenten in kwestie rechtvaardigen.

7.   Indien het gevraagde document slechts ten dele onder de uitzonderingen in dit artikel valt, worden de overige delen ervan wel vrijgegeven. Gedeeltelijke toegang kan bijvoorbeeld het minimaliseren van gegevens (anonimiseren of pseudonimiseren van inhoud), het onherkenbaar maken of schrappen van bepaalde inhoud of het verwijderen van een of meer bladzijden van het document inhouden.

8.   De uitzonderingen in dit artikel gelden overminderd het bepaalde inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie in Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad (7), zoals verder gewijzigd.

9.   Dit artikel laat de bepalingen van artikel 5 onverlet.

Artikel 5

Documenten van derden

1.   Wanneer een verzoek om toegang tot documenten betrekking heeft op een document waarvan de ERK de bezitter maar niet de auteur is, bevestigt zij de ontvangst van het verzoek en deelt zij mee tot welke persoon of instelling of welk orgaan het verzoek moet worden gericht.

2.   Wanneer een document in samenwerking met een derde is opgesteld, raadpleegt de ERK deze derde alvorens een besluit te nemen.

Artikel 6

ERK-documenten met “gevoelige” en “gerubriceerde EU-informatie”

1.   ERK-documenten met “gevoelige” of “gerubriceerde EU-informatie” zijn documenten die als zodanig zijn gerubriceerd overeenkomstig het informatieclassificatiebeleid van de ERK, respectievelijk Besluit nr. 41/2021.

2.   Verzoeken om toegang tot dergelijke documenten worden uitsluitend behandeld door personeelsleden van de ERK die het recht hebben om deze documenten in te zien. Dezelfde personen beoordelen ook of bij de beantwoording van verzoeken om toegang tot documenten kan worden verwezen naar ERK-documenten met “gevoelige” of “gerubriceerde EU-informatie”.

3.   Toegang tot ERK-documenten met “gevoelige” of “gerubriceerde EU-informatie” is alleen toegestaan nadat deze zijn gederubriceerd. Indien de ERK besluit de toegang tot dergelijke documenten te weigeren, motiveert zij dit besluit zodanig dat de belangen die uit hoofde van artikel 4 worden beschermd, niet in het gedrang komen.

Artikel 7

Verzoeken

1.   Verzoeken om toegang tot documenten moeten schriftelijk, bij voorkeur met gebruikmaking van het contactformulier (8) dat beschikbaar is op de website van de ERK, in een van de officiële talen van de Unie worden gedaan. In uitzonderlijke gevallen mogen verzoeken om toegang tot documenten per post worden verstuurd.

2.   Verzoeken om toegang tot documenten moeten voldoende nauwkeurig geformuleerd zijn en moeten met name elementen bevatten aan de hand waarvan het (de) gevraagde document(en) alsmede de naam en de contactgegevens van de verzoeker geïdentificeerd kunnen worden.

3.   Verzoekers zijn niet verplicht de redenen voor hun verzoeken op te geven.

4.   Indien een verzoek niet nauwkeurig genoeg is of indien de gevraagde documenten niet kunnen worden geïdentificeerd, vraagt de ERK de verzoeker om zijn of haar verzoek te verduidelijken en is zij hem of haar hierbij behulpzaam.

5.   De in artikel 8 gestelde termijnen gaan pas in op het moment waarop de ERK de gevraagde verduidelijkingen heeft ontvangen.

6.   Wanneer het verzoek betrekking heeft op een zeer lang document of een groot aantal documenten, kan de ERK informeel overleg met de verzoeker plegen om een geschikte oplossing te vinden.

Artikel 8

Behandeling van initiële verzoeken

1.   Verzoeken om toegang tot documenten worden behandeld door het ECA-INFO-team.

2.   Het team zendt de verzoeker onverwijld een ontvangstbevestiging toe.

3.   Afhankelijk van het onderwerp van het verzoek raadpleegt het ECA-INFO-team de betrokken dienst en, indien van toepassing, de functionaris voor gegevensbescherming en/of de informatiebeveiligingsfunctionaris om te beslissen hoe het verzoek zal worden behandeld. De secretaris-generaal is de autoriteit die bevoegd is om te beslissen over het antwoord op een initieel verzoek om toegang tot documenten; hij kan deze bevoegdheid delegeren.

4.   Binnen maximaal één maand na registratie van een verzoek verleent de ERK de verzoeker toegang tot het gevraagde document, zoals beschreven in artikel 11, ofwel deelt zij de verzoeker schriftelijk de redenen mee waarom zij het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst, waarbij zij hem/haar wijst op zijn/haar recht om de ERK overeenkomstig artikel 9 te verzoeken haar standpunt te heroverwegen.

5.   Wanneer een verzoek een zeer omvangrijk document of een zeer groot aantal documenten betreft of interne raadpleging of raadpleging van een derde vereist, kan de in lid 4 vermelde termijn met een maand worden verlengd mits de verzoeker daarvan vooraf en met opgaaf van redenen in kennis wordt gesteld.

6.   Indien een personeelslid van de ERK persoonlijk een verzoek om toegang tot documenten ontvangt, stuurt hij of zij dit verzoek onverwijld door aan het ECA-INFO-team.

Artikel 9

Confirmatieve verzoeken

1.   In geval van volledige of gedeeltelijke afwijzing kan de verzoeker binnen een maand na ontvangst van het antwoord van de ERK een confirmatief verzoek indienen bij de president van de ERK waarin hij of zij de ERK verzoekt haar standpunt te herzien.

2.   Ook wanneer de ERK niet binnen de in artikel 8 gestelde termijn antwoordt, heeft de verzoeker het recht, om heroverweging te verzoeken.

3.   Voor confirmatieve verzoeken gelden dezelfde vereisten als voor initiële verzoeken uit hoofde van artikel 7.

Artikel 10

Behandeling van confirmatieve verzoeken

1.   Na ontvangst van een confirmatief verzoek raadpleegt de president van de ERK de juridische dienst en, afhankelijk van het onderwerp van het verzoek, de betrokken dienst en, in voorkomend geval, de functionaris voor gegevensbescherming en/of de functionaris voor informatiebeveiliging.

2.   Binnen maximaal één maand na registratie van het confirmatieve verzoek verleent de ERK de verzoeker ofwel toegang tot het gevraagde document en maakt zij het toegankelijk, zoals beschreven in artikel 11, ofwel deelt zij de verzoeker schriftelijk de redenen mee waarom zij het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst.

3.   Bij een gehele of gedeeltelijke afwijzing stelt de ERK de verzoeker in kennis van de beroepsmogelijkheden die voor hem of haar openstaan, namelijk het instellen van een gerechtelijke procedure tegen de ERK en/of het indienen van een klacht bij de Europese Ombudsman krachtens artikel 263, respectievelijk artikel 228 VWEU.

4.   In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij een verzoek om een zeer omvangrijk document of een zeer groot aantal documenten, of wanneer het verzoek interne raadpleging of raadpleging van een derde vereist, kan de in lid 2 genoemde termijn met één maand worden verlengd mits de verzoeker daarvan vooraf en met opgaaf van redenen in kennis wordt gesteld.

5.   Wanneer de ERK niet binnen de hierboven gestelde termijn antwoordt, geldt dit als een afwijzend antwoord en heeft de verzoeker het recht gebruik te maken van de in lid 3 vermelde beroepsmogelijkheden.

Artikel 11

Toegang in aansluiting op een verzoek

1.   Documenten worden beschikbaar gesteld in een reeds bestaande versie en bestaand formaat (bij voorkeur elektronisch, met gebruikmaking van middelen die door de Rekenkamer zijn goedgekeurd om de veiligheid van de informatie te waarborgen), waarbij rekening wordt gehouden met de voorkeur van de verzoeker. De ERK is niet verplicht een nieuw document te creëren of voor de verzoeker gegevens te bundelen.

2.   In geval van omvangrijke of moeilijk te hanteren documenten kan de verzoeker worden verzocht deze ter plaatse in te zien op een met de ERK overeengekomen datum en tijdstip.

3.   De kosten van het maken en verzenden van kopieën kunnen ten laste van de verzoeker worden gebracht, maar mogen de werkelijk gemaakte kosten niet overschrijden. Inzage ter plaatse, kopieën van minder dan 20 A4-bladzijden en rechtstreekse toegang in elektronische vorm zijn kosteloos.

4.   Indien een document openbaar toegankelijk is, kan de ERK aan haar verplichting tot het verschaffen van toegang voldoen door de verzoeker mee te delen hoe het kan worden verkregen.

Artikel 12

Reproductie van documenten

1.   Overeenkomstig dit besluit vrijgegeven documenten mogen niet worden gereproduceerd of voor commerciële doeleinden aangewend zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de ERK.

2.   Dit besluit laat bestaande regelingen inzake het auteursrecht die het recht van derden kunnen beperken om vrijgegeven documenten te reproduceren of te gebruiken, evenals Besluit nr. 6-2019 onverlet.

Artikel 13

Transparantieportaal

1.   Om ervoor te zorgen dat de burgers hun rechten op grond van dit besluit kunnen uitoefenen, beschikt de website van de ERK over een transparantieportaal.

2.   Documenten waarnaar in het transparantieportaal wordt verwezen, zijn voor zover mogelijk rechtstreeks toegankelijk via hyperlinks.

Artikel 14

Slotbepalingen

1.   Besluit nr. 12-2005 van de Rekenkamer van 10 maart 2005 wordt ingetrokken.

2.   Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

3.   Het treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Gedaan te Luxemburg, 13 juli 2023.

Voor de Rekenkamer

Tony MURPHY

President


(1)   PB L 103 van 23.4.2010, blz. 1.

(2)   PB L 193 van 30.7.2018, blz. 1.

(3)   PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39.

(4)  https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/DECISION_ECA_6_2019/ECA-Decision_06-2019_EN.pdf

(5)   PB L 256 van 19.7.2021, blz. 106.

(6)  https://www.eca.europa.eu/ContentPagesDocuments/Legal_framework/Information_Classification_Policy_EN.pdf

(7)  Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad van 1 februari 1983 inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (PB L 43 van 15.2.1983, blz. 1).

(8)  https://www.eca.europa.eu/nl/contact.


Top