Advies van het Europees Economisch en Sociaal Comité over het „Groenboek — De koppeling van ondernemingsregisters”

(COM(2009) 614 definitief)

2011/C 48/21

Rapporteur: mevrouw BONTEA

De Commissie heeft op 4 november 2009 besloten het Europees Economisch en Sociaal Comité overeenkomstig art. 262 van het EG-Verdrag te raadplegen over het:

Groenboek „De koppeling van ondernemingsregisters”

COM(2009) 614 final.

De afdeling Interne markt, productie en consumptie, die met de voorbereidende werkzaamheden was belast, heeft haar advies op 8 juli 2010 goedgekeurd.

Het Europees Economisch en Sociaal Comité heeft tijdens zijn op 15 en 16 september 2010 gehouden 465e zitting (vergadering van 16 september 2010) onderstaand advies uitgebracht, dat met 16 stemmen vóór en 13 stemmen tegen, bij 18 onthoudingen, werd goedgekeurd.

1.   Conclusies en aanbevelingen

1.1   Het EESC is voorstander van nauwere en betere samenwerking tussen de ondernemingsregisters (OG) uit alle lidstaten. Daarbij moeten principes als transparantie, snelheid, kostenverlaging, vermindering van de administratieve lasten, voldoende bescherming van persoonsgegevens en interoperabiliteit voorop staan. De grensoverschrijdende samenwerking tussen handelsregisters moet ervoor zorgen dat de officiële informatie voor schuldeisers, handelspartners, aandeelhouders en consumenten beter en betrouwbaarder wordt. Dat zal tot meer rechtszekerheid en een beter functionerende interne markt leiden.

1.2   De doelstellingen van de koppeling van ondernemingsgegevens moeten samenhangen met de strategische documenten Europa 2020 (1) en de Small Business Act (SBA) (2). De koppeling van ondernemingsregisters moet ervoor zorgen dat er meer transparantie en betere samenwerking tussen bedrijven ontstaan, dat de belemmeringen voor grensoverschrijdende activiteiten worden teruggedrongen en dat de regeldruk voor met name het mkb afneemt. Zoals de Commissie in haar mededeling „Denk eerst klein. Een „Small Business Act” voor Europa” (COM(2008) 394 final) heeft benadrukt, zijn dit essentiële voorwaarden voor de versterking van de interne markt en de bevordering van een evenwichtige en duurzame economische en sociale groei.

1.3   Het EESC zou aan de doelstellingen uit het groenboek nog twee doelstellingen willen toevoegen:

1.4   Het EESC kan zich in grote lijnen vinden in het groenboek, maar is wel van mening dat er op dit terrein een uitgebreide effectbeoordeling nodig is en dat ondernemingen niet nog eens met extra administratieve rompslomp moeten worden opgezadeld.

1.5   Koppeling van ondernemingsregisters zal slechts van toegevoegde waarde zijn als niet alleen de centrale registers, maar alle lokale en regionale registers uit de 27 lidstaten daarbij betrokken zijn en alle informatie die via het netwerk wordt verstuurd, ongeacht het land van herkomst, up-to-date, veilig en uniform is en snel, eenvoudig, gratis (de basisinformatie althans) en het liefst in alle officiële EU-talen kan worden geraadpleegd.

1.6   Mocht de EU tot wetgeving besluiten, dan zou de gelegenheid te baat moeten worden genomen om de publicatievoorschriften te veranderen, teneinde de administratieve lasten voor ondernemingen en met name het mkb te verminderen, zonder echter afbreuk te doen aan de transparantie. De openbaarmaking in nationale staatscouranten brengt voor het bedrijfsleven veel extra kosten met zich mee, maar is van geen enkele toegevoegde waarde, aangezien de informatie uit ondernemingsregisters ook online kan worden geraadpleegd.

1.7   Met behulp van een governanceovereenkomst kunnen de technische details van de samenwerking tussen ondernemingsregisters worden vastgelegd.

1.8   Om de doelstellingen uit het groenboek te kunnen verwezenlijken pleit het EESC voor integratie en verdere ontwikkeling van alle bestaande samenwerkingsmechanismen en -initiatieven, met name EBR (3), BRITE (4), IMI en e-justitie, via uitbreiding van het EBR en de ontwikkeling daarvan tot een geavanceerd en innovatief interoperabel systeem dat – in de vorm van een ICT-serviceplatform en een doeltreffend prognostisch managementinstrument – de interconnectiviteit en interoperabiliteit van ondernemingsregisters in de hele EU waarborgt, de samenwerking tussen bedrijven en de beoordeling van hun groeiresultaten stimuleert en dat wordt geïntegreerd in het Europese e-justitieportaal.

1.9   Wat de verbinding van het netwerk van ondernemingsregisters met het op grond van Richtlijn 2004/109/EG opgezette elektronische netwerk betreft, zou er een effectbeoordeling moeten worden uitgevoerd, zodra de koppeling van alle ondernemingsregisters een feit is.

1.10   Wat de bijkantoren in andere landen betreft, acht het EESC de invoering van IMI een goede zaak, aangezien dit informatiesysteem een kader biedt voor administratieve samenwerking en gebruikt kan worden voor eender welke wettelijke bepaling inzake de interne markt.

1.11   De oprichting van een orgaan voor het beheer, de uitbreiding en de ontwikkeling van het EBR – die verplicht moet worden gesteld – en voldoende financiering van dit project met Europese middelen zullen ertoe bijdragen dat er sneller een netwerk voor grensoverschrijdende samenwerking tussen de ondernemingsregisters in alle lidstaten komt en dat deze doelstellingen op de korte en middellange termijn worden verwezenlijkt.

1.12   De koppeling van ondernemingsregisters moet het mogelijk maken om allerlei taken te vervullen en meer instrumenten aan te reiken voor de vereenvoudiging van de communicatie.

1.13   Het is buitengewoon belangrijk dat nationale en Europese instellingen op dit terrein samenwerken met de sociale partners en het maatschappelijk middenveld.

2.   Achtergrond

2.1   In Europa zijn er 27 ondernemingsregisters, die nationaal of regionaal worden aangestuurd en zorg dragen voor de registratie, analyse en opslag van informatie over de in het land of de regio gevestigde ondernemingen overeenkomstig de op grond van de Europese wetgeving geldende minimumvoorschriften voor de te leveren basisdiensten.

2.2   De officiële ondernemingsinformatie is in het land van registratie eenvoudig toegankelijk (sinds 1 januari 2007 bestaan er in bijna alle lidstaten elektronische ondernemingsregisters, die online kunnen worden geraadpleegd). Vanuit een andere lidstaat kan deze informatie om technische redenen (andere zoekcriteria en systemen) of vanwege taalbarrières echter niet altijd even gemakkelijk worden opgevraagd.

2.3   Nu het op de interne markt gemakkelijker is om over de landsgrenzen heen handelsactiviteiten te ontplooien, bestaat er ook steeds meer behoefte aan grensoverschrijdende toegang tot informatie over ondernemingen. Deze informatie kan nodig zijn voor handelsdoeleinden, maar ook voor het vereenvoudigen van de rechtsgang. Daar komt bij dat een groot aantal ondernemingen uit verschillende lidstaten betrokken is bij fusies of splitsingen, met name uit hoofde van Richtlijn 2005/56/EG, waarin samenwerking tussen ondernemingsregisters geëist wordt, en bedrijven de mogelijkheid hebben om hun activiteiten gedeeltelijk of volledig te verplaatsen naar een andere lidstaat dan waar ze geregistreerd staan.

2.4   Door de grensoverschrijdende activiteiten van ondernemingen is er een permanente samenwerking ontstaan tussen overheden en/of nationale, regionale of lokale ondernemingsregisters. Er wordt gebruik gemaakt van diverse instrumenten en initiatieven om de vrijwillige samenwerking te bevorderen.

3.   Korte inhoud van het groenboek

3.1   In het groenboek „De koppeling van ondernemingsregisters” wordt het huidige wetgevingskader beschreven en onderzocht welke mogelijkheden er bestaan om de toegang tot informatie over ondernemingen in de hele EU te verbeteren en om de richtlijnen op het gebied van vennootschapsrecht efficiënter ten uitvoer te leggen.

3.2   Met de koppeling van ondernemingsregisters worden er blijkens het groenboek twee verschillende maar verwante doelstellingen nagestreefd:

3.3   In het groenboek worden de bestaande samenwerkingsmechanismen en -initiatieven beschreven. Het gaat daarbij om:

3.4   In het groenboek worden onder meer de volgende opties voorgesteld voor de verdere ontwikkeling van de samenwerkingsmechanismen tussen ondernemingsregisters:

4.   Algemene opmerkingen

4.1   Het EESC spreekt zijn steun uit voor de ontwikkeling en intensivering van de samenwerking tussen ondernemingsregisters uit alle lidstaten. Dit moet leiden tot een betere toegang tot officiële en betrouwbare bedrijfs- en ondernemingsinformatie, meer transparantie op de interne markt en een betere bescherming van aandeelhouders en derden (schuldeisers, zakenpartners, consumenten enz.) bij met name grensoverschrijdende procedures (zoals fusies, verplaatsing van de statutaire zetel of insolventieprocedures).

4.2   Het is lovenswaardig dat de Commissie het initiatief heeft genomen om te onderzoeken hoe de toegang tot informatie over ondernemingen uit de hele EU kan worden verbeterd en hoe richtlijnen op het gebied van vennootschapsrecht efficiënter kunnen worden omgezet. Het EESC kan zich in grote lijnen vinden in het groenboek, maar is wel van mening dat er op dit terrein een uitgebreide effectbeoordeling moet komen en dat ondernemingen niet nog eens met extra administratieve rompslomp moeten worden opgezadeld.

4.3   De doelstellingen van de koppeling van ondernemingsregisters moeten aansluiten bij de strategische documenten Europa 2020 (dat voorziet in een nauwere grensoverschrijdende samenwerking) en SBA (dat streeft naar „een minimum aan kosten en lasten voor het bedrijfsleven” om zo „in hoge mate [te kunnen] bijdragen aan het succes en de groei van het mkb; dat bespaart tijd en geld zodat meer middelen kunnen worden ingezet voor innovatie en het scheppen van werkgelegenheid”. Een andere doelstelling is een nauwkeurige beoordeling van het effect van nieuwe wettelijke en administratieve initiatieven).

4.4   De koppeling van ondernemingsregisters moet zorgen voor meer transparantie, betere toegang tot officiële informatie over en meer samenwerking tussen ondernemingen. Dit zijn essentiële voorwaarden voor het versterken van de interne markt en voor het bevorderen van een evenwichtige en duurzame economische en sociale groei.

5.   Antwoorden op de vragen uit het groenboek

5.1   De noodzaak van een beter netwerk van ondernemingsregisters in de lidstaten

5.1.1   In de huidige situatie acht het EESC het noodzakelijk dat ondernemingsregisters uit alle lidstaten zich gaan inzetten voor een nauwere en betere samenwerking op basis van transparantie, snelheid, kostenverlaging, vermindering van de administratieve lasten, voldoende bescherming van persoonsgegevens en interoperabiliteit (automatische kennisgeving tussen lokale en regionale registers).

5.1.2   Koppeling van ondernemingsregisters zal slechts van toegevoegde waarde zijn als alle lokale en regionale registers uit de 27 lidstaten daarbij betrokken zijn en alle informatie die via het netwerk wordt verstuurd, ongeacht het land van herkomst, up-to-date, veilig en uniform is en snel, eenvoudig, gratis (de basisinformatie althans) en het liefst in alle officiële EU-talen kan worden geraadpleegd.

5.2   Mogelijkheid om de nadere regels voor samenwerking via een governanceovereenkomst tussen vertegenwoordigers van de lidstaten en de ondernemingsregisters vast te leggen

5.2.1   Het EESC pleit voor uitbreiding en consolidering van de huidige samenwerking tussen ondernemingsregisters, op voorwaarde dat er in het kader van een effectbeoordeling een uitvoerige kosten-batenanalyse wordt gedaan. Daarnaast zouden alle lidstaten ertoe moeten worden verplicht om het partnerschap op dit terrein verder uit te bouwen, door zelf een actieve bijdrage daaraan te leveren en werk te maken van de besluitvorming over de daarvoor geldende voorwaarden.

5.2.2   Mocht het op grond van de effectbeoordeling nodig zijn dat de EU de samenwerking tussen ondernemingsregisters via wetgeving afdwingt, dan zou de gelegenheid te baat moeten worden genomen om de publicatievoorschriften te wijzigen, teneinde de administratieve lasten voor ondernemingen en vooral kleine en middelgrote bedrijven te verminderen, zonder echter afbreuk te doen aan de transparantie. De openbaarmaking in nationale publicatiebladen voor registers brengt voor het bedrijfsleven veel extra kosten met zich mee, maar is van geen enkele toegevoegde waarde, aangezien de informatie uit ondernemingsregisters ook online kan worden geraadpleegd.

5.2.3   Het zou nuttig kunnen zijn om voor sommige elementen van het netwerk een stevigere rechtsgrondslag te creëren. Toch moeten de nadere regels voor de samenwerking worden bepaald via een overeenkomst betreffende de governance van het elektronische netwerk van ondernemingsregisters. Daarbij zou in ieder geval moeten worden gekeken naar aspecten als de voorwaarden voor toetreding tot het netwerk, aanstelling van een orgaan dat het netwerk beheert, punten in verband met verantwoordelijkheid, financiering, geschillenbeslechting, onderhoud van de centrale server en het zorgen voor toegang in alle officiële talen van de EU, alsook minimumnormen op het vlak van beveiliging en gegevensbescherming.

5.3   De toegevoegde waarde van het op termijn koppelen van het netwerk van ondernemingsregisters aan het elektronische netwerk dat krachtens de Transparantierichtlijn (2004/109/EG) is opgezet

5.3.1   Wat betreft de koppeling van het netwerk van ondernemingsregisters aan het krachtens de Transparantierichtlijn (2004/109/EG) opgezette elektronische netwerk voor de opslag van informatie over beursgenoteerde ondernemingen, is het EESC van mening dat deze doelstelling pas aan de orde is als alle ondernemingsregisters aan elkaar zijn gekoppeld, en dat er een effectbeoordeling moet worden uitgevoerd naar de daarmee gepaard gaande technische problemen, de effectiviteit van zo'n maatregel, de daadwerkelijke toegevoegde waarde en de kosten die daarbij komen kijken. Wellicht is het beter om te verwijzen naar Richtlijn 2003/58/EG, op grond waarvan de elektronische bedrijfsregisters zijn ingevoerd.

5.3.2   Een nauwere samenwerking tussen ondernemingsregisters zal uiteraard ook gunstig zijn voor de eventuele synergie die de bekendmaking van ondernemingsinformatie door verschillende organen oplevert (bijvoorbeeld voor de verbetering van de transparantie van de financiële markten, de vergroting van de toegankelijkheid van financiële informatie over beursgenoteerde ondernemingen in heel Europa en de waarborging van efficiënte grensoverschrijdende insolventieprocedures).

5.4   De beste oplossing voor de vereenvoudiging van de communicatie tussen ondernemingsregisters in het geval van fusies en verplaatsing van de statutaire zetel

5.4.1   Om de doelstellingen uit het groenboek te kunnen verwezenlijken pleit het EESC voor de integratie en verdere ontwikkeling van alle bestaande samenwerkingsmechanismen en -initiatieven, met name EBR, BRITE, IMI en e-justitie, via uitbreiding van het EBR naar alle lidstaten en de ontwikkeling daarvan tot een geavanceerd en innovatief interoperabel systeem dat – in de vorm van een ICT-serviceplatform en een doeltreffend prognostisch managementinstrument – de interconnectiviteit en interoperabiliteit van ondernemingsregisters in de hele EU waarborgt, de samenwerking tussen bedrijven en de beoordeling van hun groeiresultaten stimuleert en dat wordt geïntegreerd in het Europese e-justitieportaal.

5.4.2   De door het EESC voorgestelde oplossing (uitbreiding van het EBR naar alle lidstaten en een betere functionering van het netwerk dankzij gebruikmaking van de resultaten van het BRITE-project en het mogelijke gebruik van het IMI-systeem, evenals de integratie van het netwerk in het e-justitieportaal) maakt het mogelijk om te profiteren van de ervaring met het beheer van soortgelijke ICT-platforms en om door te gaan met een systeem dat reeds bekendheid geniet. Zo wordt voorkomen dat er verwarring ontstaat als gevolg van de invoering van een nieuw instrument met (min of meer) dezelfde informatie als in het EBR. Daarnaast kan er meer worden gehaald uit de investeringen die, onder meer met Europese middelen, reeds zijn gedaan, en dat tegen lagere implementatiekosten, met name indien gekozen zou worden voor IMI of voor de integratie van het netwerk in het e-justitieportaal.

5.5   Oplossing voor bijkantoren

5.5.1   Door de openbaarmakingsverplichtingen voor bijkantoren in het buitenland krachtens Richtlijn 89/666/EEG moeten ondernemingsregisters in de praktijk wel samenwerken om ervoor te zorgen dat bij de opening van een bijkantoor informatie en documenten openbaar worden gemaakt. Het EESC acht het een goede zaak dat de resultaten van het BRITE-project worden benut en verder ontwikkeld en dat is gekozen voor automatische kennisgeving tussen ondernemingsregisters om te controleren of gegevens correct en up-to-date zijn en om zo ook de belangen te beschermen van schuldeisers en consumenten die te maken krijgen met het betreffende bijkantoor.

6.   Specifieke opmerkingen

6.1   Een volledige interoperabiliteit van ondernemingsregisters vraagt om optimale oplossingen voor de bestaande technische belemmeringen (verschillende zoekcriteria en systemen) en taalbarrières (bij het EBR kan er in alle talen worden gezocht en wordt de opgevraagde informatie in de zoektaal aangeleverd).

6.2   De oprichting van een orgaan dat verantwoordelijk is voor het beheer, de uitbreiding en de ontwikkeling van het EBR, en de juiste financiering van dit project met Europese middelen zullen ertoe bijdragen dat er sneller een alle lidstaten omvattend netwerk komt en dat deze doelstellingen op de korte en middellange termijn worden verwezenlijkt. Beperkingen als abonnementsgelden en hoge belastingen op het abonnement en het gebruik van EBR-software moeten in de toekomst verdwijnen. Ook op nationaal niveau moeten alle belemmeringen voor deelname worden weggenomen.

6.3   Het koppelen van ondernemingsregisters is meer dan alleen het onderhouden, ontwikkelen, beheren en updaten van het netwerk en de software. Ook moet er worden gezorgd voor goede betrekkingen tussen de deelnemers, moet het systeem onder de aandacht worden gebracht van de burgers en het bedrijfsleven, moet er worden geparticipeerd in Europese financieringsprogramma's, moeten de diensten worden uitgebreid naar nieuwe landen en moeten er zelfs commerciële diensten worden opgezet om inkomsten te genereren, die vervolgens uitsluitend worden aangewend voor de ontwikkeling van het netwerk.

6.4   De koppeling van ondernemingsregisters zou moeten zorgen voor een vlottere communicatie dankzij zoekcriteria, een pakket heldere en gemeenschappelijke procedures voor alle lidstaten voor de inontvangstneming en beantwoording van verzoeken, de mogelijkheid voor het ontvangen van elektronische documenten en certificaten, instrumenten voor het beheer van verzoeken/antwoorden en voor voortgangscontrole, procedures voor het indienen en afhandelen van klachten, meertalige zoekmogelijkheden, gestandaardiseerde maar ook open vragen en antwoorden, een aanspreekbare eindverantwoordelijke enz.

6.5   Bij de koppeling van ondernemingsregisters dient alle informatie die openbaar moet worden gemaakt, te opgenomen, zodat deze informatie vanuit het elektronisch dossier in de registers in de lidstaten kan worden opgevraagd en de administratieve lasten voor ondernemingen en met name het mkb zonder extra heffingen kunnen worden verminderd. Het IMI-systeem lijkt de mogelijkheid te bieden om de communicatie tussen de ondernemingsregisters van de verschillende lidstaten te stroomlijnen.

6.6   De effectbeoordeling zou zich op de volgende aspecten moeten richten:

6.7   Het is buitengewoon belangrijk dat nationale en Europese instellingen op dit terrein samenwerken met de sociale partners en het maatschappelijk middenveld.

(1)  Mededeling van de Europese Commissie „EUROPA 2020: Een strategie voor slimme, duurzame en inclusieve groei”, COM(2010) 2020 final.

(2)  Mededeling van de Europese Commissie „Denk eerst klein. Een „Small Business Act” voor Europa”, COM(2008) 394 final.

(3)  European Business Register.

(4)  Business Register Interoperability Throughout Europe.