28.5.2009   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 131/1

(1)

Teneinde een betrouwbare verificatie en identificatie van aanvragers te waarborgen, moeten biometrische gegevens in het bij Beschikking 2004/412/EG van de Raad (3) opgezette visuminformatiesysteem (VIS) worden verwerkt en moet worden gezorgd voor een juridisch kader voor het verzamelen van deze biometrische kenmerken. De toepassing van het VIS vereist voorts nieuwe organisatievormen voor de inontvangstneming van visumaanvragen.

(2)

Met de integratie van biometrische kenmerken in het VIS wordt een belangrijke stap gezet naar het gebruik van nieuwe elementen die een betrouwbaarder verband leggen tussen de houder van het visum en het paspoort om te voorkomen dat gebruik wordt gemaakt van valse identiteiten. De persoonlijke verschijning van de aanvrager moet daarom — in elk geval voor de eerste aanvraag — een van de basisvoorwaarden zijn voor de afgifte van een visum en de registratie van biometrische kenmerken in het VIS.

(3)

De biometrische kenmerken zijn gekozen in Verordening (EG) nr. 767/2008 van het Europees Parlement en de Raad van 9 juli 2008 betreffende het visuminformatiesysteem (VIS) en de uitwisseling tussen de lidstaten van informatie op het gebied van visa voor kort verblijf, („VIS-verordening”) (4).

(4)

In deze verordening worden de normen voor het verzamelen van deze biometrische kenmerken vastgesteld door naar de relevante voorschriften van de Internationale Burgerluchtvaartorganisatie (ICAO) te verwijzen. Er zijn geen aanvullende technische specificaties vereist om de interoperabiliteit te waarborgen.

(5)

Elk document, gegeven of biometrisch kenmerk dat in de loop van een visumaanvraag door een lidstaat wordt ontvangen, wordt als consulair document beschouwd in de zin van het Verdrag van Wenen inzake consulaire betrekkingen van 24 april 1963 en wordt op passende wijze behandeld.

(6)

Teneinde de registratie van aanvragers te vergemakkelijken en de kosten voor de lidstaten te beperken, moeten behalve de bestaande „vertegenwoordigingsregeling” ook nieuwe organisatorische mogelijkheden worden overwogen. In de eerste plaats moet een specifiek type vertegenwoordiging, beperkt tot het aannemen van aanvragen en de afname van biometrische kenmerken, worden toegevoegd aan de gemeenschappelijke visuminstructies aan de diplomatieke en consulaire beroepsposten (5).

(7)

Er moeten andere mogelijkheden worden geïntroduceerd, zoals co-locaties, gemeenschappelijke aanvraagcentra, honorair consuls en samenwerking met externe dienstverleners. Voor deze keuzemogelijkheden moet een passend rechtskader worden vastgesteld, waarbij in het bijzonder rekening wordt gehouden met gegevensbeschermingsaangelegenheden. De lidstaten moeten, overeenkomstig de voorwaarden die in het kader van dit rechtsinstrument zijn vastgesteld, kunnen bepalen van welke organisatiestructuur zij in elk derde land gebruik zullen maken. Gedetailleerde gegevens betreffende deze structuren moeten door de Commissie worden bekendgemaakt.

(8)

Bij de organisatie van de samenwerking moeten de lidstaten erop toezien dat de aanvragers worden doorverwezen naar de lidstaat die bevoegd is hun aanvraag te behandelen.

(9)

Er moeten regelingen worden getroffen voor situaties waarin voor het in ontvangst nemen van aanvragen de lidstaten besluiten om, met het oog op het vergemakkelijken van de procedure, met een externe dienstverlener samen te werken. Hiertoe kan worden besloten indien samenwerking met andere lidstaten in de vorm van beperkte vertegenwoordiging, co-locatie of een gemeenschappelijk aanvraagcentrum wegens bijzondere omstandigheden of om redenen die verband houden met de plaatselijke situatie niet aangewezen blijkt voor de betrokken lidstaat. Bij de vaststelling van dergelijke regelingen moeten de algemene beginselen voor de afgifte van visa worden nageleefd, met inachtneming van de gegevensbeschermingsvoorschriften van Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (6). Bij het vaststellen en uitvoeren van dergelijke regelingen moet er tevens rekening mee worden gehouden dat „visumshopping” moet worden voorkomen.

(10)

De samenwerking van de lidstaten met externe dienstverleners moet worden geregeld in een rechtsinstrument dat bepalingen bevat betreffende hun precieze verantwoordelijkheden, de rechtstreekse en volledige toegang tot hun gebouwen, voorlichting aan de aanvragers, vertrouwelijkheid en de betreffende omstandigheden, voorwaarden en procedures voor de opschorting of beëindiging van de samenwerking.

(11)

Door de lidstaten toe te staan met een externe dienstverlener samen te werken voor het in ontvangst nemen van aanvragen en tegelijkertijd het instellen van het beginsel van één loket voor de indiening van aanvragen, schept deze verordening een afwijking van de algemene regel van de persoonlijke verschijning (zoals bepaald in deel III, punt 4, van de gemeenschappelijke visuminstructie). Dit laat de mogelijkheid om de aanvrager op te roepen voor een persoonlijk gesprek en toekomstige rechtsinstrumenten die deze aangelegenheden regelen, onverlet.

(12)

Teneinde naleving van de voorschriften inzake gegevensbescherming te waarborgen, is de groep, ingesteld door artikel 29 van Richtlijn 95/46/EG geraadpleegd.

(13)

Richtlijn 95/46/EG is van toepassing voor de lidstaten wanneer ter uitvoering van deze verordening persoonsgegevens worden verwerkt.

(14)

De lidstaten moeten voor alle aanvragers de mogelijkheid behouden rechtstreeks een aanvraag in te dienen bij hun diplomatieke missies of consulaire posten.

(15)

Om de procedure voor een eventuele volgende aanvraag te vergemakkelijken, moet het mogelijk zijn vingerafdrukken uit de eerste vermelding in het VIS binnen een termijn van 59 maanden te kopiëren. Na afloop van deze termijn moeten de vingerafdrukken opnieuw worden genomen.

(16)

Gezien de verplichting om biometrische kenmerken te verzamelen, is het niet langer toegestaan een beroep te doen op commerciële tussenpersonen, zoals reisagentschappen, voor de eerste aanvraag, maar is dat alleen toegestaan voor volgende aanvragen.

(17)

De gemeenschappelijke visuminstructies moeten derhalve dienovereenkomstig worden gewijzigd.

(18)

De Commissie dient drie jaar nadat het VIS is gestart met werkzaamheden en daarna iedere vier jaar een verslag in over de implementatie van deze verordening.

(19)

Aangezien de doelstellingen van deze verordening, namelijk het organiseren van de inontvangstneming en de behandeling van aanvragen met het oog op het opnemen van biometrische gegevens in het VIS en de invoering van gemeenschappelijke normen en van interoperabele biometrische kenmerken en van gemeenschappelijke voorschriften voor alle lidstaten die aan het gemeenschappelijk visumbeleid van de Gemeenschap deelnemen, niet voldoende door de lidstaten kunnen worden verwezenlijkt en derhalve beter door de Gemeenschap kunnen worden verwezenlijkt, kan de Gemeenschap, overeenkomstig het in artikel 5 van het Verdrag neergelegde subsidiariteitsbeginsel, maatregelen nemen. Overeenkomstig het in datzelfde artikel weergelegde evenredigheidsbeginsel gaat deze verordening niet verder dan nodig is om die doelstellingen te verwezenlijken.

(20)

Overeenkomstig de artikelen 1 en 2 van het Protocol betreffende de positie van Denemarken, dat is gehecht aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, neemt Denemarken niet deel aan de aanneming van deze verordening, die niet bindend is voor, noch van toepassing is in Denemarken. Aangezien deze verordening voortbouwt op het Schengenacquis uit hoofde van de bepalingen van titel IV van het derde deel van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, beslist Denemarken, overeenkomstig artikel 5 van dat protocol, binnen een termijn van zes maanden na de datum van aanneming van deze verordening, of het deze in zijn nationale wetgeving zal omzetten.

(21)

Wat IJsland en Noorwegen betreft, vormt deze verordening een ontwikkeling van de bepalingen van het Schengenacquis als bedoeld in de tussen de Raad van de Europese Unie en de Republiek IJsland en het Koninkrijk Noorwegen gesloten overeenkomst inzake de wijze waarop IJsland en Noorwegen worden betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis (7), die vallen onder artikel 1, punt B, van Besluit 1999/437/EG van de Raad (8) inzake bepaalde toepassingsbepalingen van die overeenkomst.

(22)

Deze verordening vormt een ontwikkeling van de bepalingen van het Schengenacquis waaraan het Verenigd Koninkrijk niet deelneemt, overeenkomstig Besluit 2000/365/EG van de Raad van 29 mei 2000 betreffende het verzoek van het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord Ierland deel te mogen nemen aan enkele van de bepalingen van het Schengenacquis (9). Het Verenigd Koninkrijk neemt derhalve niet deel aan de aanneming van deze verordening en deze is bijgevolg niet verbindend voor, noch van toepassing op die lidstaat.

(23)

Deze verordening vormt een ontwikkeling van de bepalingen van het Schengenacquis waaraan Ierland niet deelneemt, overeenkomstig Besluit 2002/192/EG van de Raad van 28 februari 2002 betreffende het verzoek van Ierland deel te mogen nemen aan bepalingen van het Schengenacquis (10). Ierland neemt derhalve niet deel aan de aanneming van deze verordening en deze is niet bindend voor, noch van toepassing in Ierland.

(24)

Wat Zwitserland betreft, houdt deze verordening een ontwikkeling in van de bepalingen van het Schengenacquis in de zin van de Overeenkomst tussen de Europese Unie, de Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat inzake de wijze waarop Zwitserland wordt betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis (11), die vallen onder het gebied bedoeld in artikel 1, punt B, van Besluit 1999/437/EG, juncto artikel 3 van Besluit 2008/146/EG van de Raad (12).

(25)

Wat Liechtenstein betreft, houdt deze verordening een ontwikkeling in van de bepalingen van het Schengenacquis in de zin van het Protocol tussen de Europese Unie, de Europese Gemeenschap, de Zwitserse Bondsstaat en het Vorstendom Liechtenstein betreffende de toetreding van het Vorstendom Liechtenstein tot de Overeenkomst gesloten tussen de Europese Unie, de Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat inzake de wijze waarop Zwitserland wordt betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis, die vallen onder het gebied bedoeld in artikel 1, punt B, van Besluit 1999/437/EG, juncto artikel 3 van Besluit 2008/261/EG van de Raad (13).

(26)

Wat Cyprus betreft, vormt deze verordening een op het Schengenacquis voortbouwend of anderszins daaraan gerelateerd rechtsbesluit in de zin van artikel 3, lid 2, van de Toetredingsakte van 2003.

(27)

Deze verordening is een rechtshandeling die voortbouwt op het Schengenacquis of anderszins daaraan is gerelateerd zoals bedoeld in artikel 4, lid 2, van de Toetredingsakte van 2005,

1)

Deel II wordt als volgt gewijzigd:

2)

Deel III wordt als volgt gewijzigd:

3)

Punt 1 van deel VII wordt vervangen door:

„1.   Organisatie van visumafdelingen

1.1.   Organisatie van de inontvangstneming en de behandeling van visumaanvragen

De organisatie van de inontvangstneming en de behandeling van aanvragen valt onder de bevoegdheid van de respectieve lidstaten. In beginsel worden aanvragen bij een diplomatieke of consulaire post van een lidstaat ingediend.

De lidstaten zullen:

In bijzondere omstandigheden of om redenen in verband met de plaatselijke situatie, bijvoorbeeld wanneer:

en wanneer bovengenoemde vormen van samenwerking niet geschikt blijken te zijn voor de betrokken lidstaat, mag een lidstaat, in laatste instantie, met een externe dienstverlener samenwerken, overeenkomstig punt 1.4.

Onverminderd het recht om de persoonlijke verschijning van de aanvrager te verlangen (overeenkomstig deel III, punt 4) mag de gekozen regeling er niet toe leiden dat de aanvrager op meer dan één locatie persoonlijk moet verschijnen om een aanvraag in te dienen.

1.2.   Vormen van samenwerking tussen de lidstaten

1.3.   Beroep op honorair consuls

Honorair consuls kunnen ook worden gemachtigd alle of sommige van de in punt 1.5 bedoelde taken te verrichten. Er worden passende maatregelen genomen om de veiligheid en de gegevensbescherming te waarborgen.

Indien de honorair consul niet een ambtenaar van een lidstaat is, dient de uitvoering van deze taken te voldoen aan de in bijlage 19 genoemde vereisten, met uitzondering van het bepaalde in punt C, c) van die bijlage.

Indien de honorair consul een ambtenaar van een lidstaat is, ziet de betrokken lidstaat erop toe dat vereisten gelden die vergelijkbaar zijn met de vereisten die van toepassing zouden zijn indien de taken door zijn diplomatieke of consulaire post zouden worden uitgevoerd.

1.4.   Samenwerking met externe dienstverleners

De lidstaten streven ernaar samen met één of meer lidstaten met een externe dienstverlener samen te werken, onverminderd de voorschriften inzake overheidsopdrachten en mededinging.

De samenwerking met een externe dienstverlener berust op een rechtsinstrument dat voldoet aan de voorschriften van bijlage 19.

De lidstaten wisselen binnen het kader van de plaatselijke consulaire samenwerking informatie uit over de selectie van externe dienstverleners en de vaststelling van de voorwaarden van hun respectieve rechtsinstrumenten.

1.5.   Vormen van samenwerking met externe dienstverleners

Aan een externe dienstverlener kunnen een of meer van de volgende taken worden toevertrouwd:

1.6.   Verplichtingen van de lidstaten

Bij de keuze van externe dienstverleners verricht/verrichten de betrokken lidstaat/lidstaten een grondig onderzoek naar de solvabiliteit en de betrouwbaarheid van de onderneming (waarbij de vergunningen, de inschrijving in het handelsregister, de ondernemingsstatuten en de contracten met banken worden gecontroleerd) en ziet/zien hij/zij erop toe dat zich geen belangenconflicten voordoen.

De betrokken lidstaten zorgen ervoor dat de geselecteerde externe dienstverlener de voorwaarden die hem in het in punt 1.4 genoemde rechtsinstrument zijn gesteld, naleeft.

De betrokken lidstaten blijven verantwoordelijk voor het naleven van de gegevensbeschermingsregels voor de gegevensverwerking en staan onder toezicht overeenkomstig artikel 28 van Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (15).

Samenwerking met een externe dienstverlener houdt geen beperking of uitsluiting in van de aansprakelijkheid die voortvloeit uit het nationale recht van de betrokken lidstaten voor schendingen van de bepalingen met betrekking tot de persoonsgegevens van aanvragers en de behandeling van visa. Deze bepaling doet geen afbreuk aan mogelijk rechtstreeks verhaal tegen de externe dienstverlener op grond van het nationale recht van het betrokken derde land.

De betrokken lidstaten zorgen ervoor dat de gegevens volledig worden versleuteld, ongeacht of deze elektronisch dan wel fysiek op een elektronische gegevensdrager worden overgedragen door de externe dienstverlener aan de autoriteiten van de betrokken lidstaten.

In het geval dat derde landen de versleuteling verbieden van gegevens die elektronisch worden overgedragen door de externe dienstverlener aan de autoriteiten van de betrokken lidstaten, staan de betrokken lidstaten niet toe dat de externe dienstverlener gegevens langs elektronische weg overdraagt.

In een dergelijk geval zorgen de betrokken lidstaten ervoor dat de elektronische gegevens volledig worden versleuteld en fysiek op een elektronische gegevensdrager van de externe dienstverlener aan de autoriteiten van de betrokken lidstaten worden overgedragen door een consulair ambtenaar van een lidstaat of, indien voor deze overdracht buitensporige of onredelijke maatregelen moeten worden genomen, op een andere veilige en beveiligde manier, bijvoorbeeld door in het betrokken derde land gebruik te maken van erkende dienstverleners die ervaring hebben met het vervoeren van gevoelige documenten en gegevens.

In alle gevallen wordt het niveau van beveiliging van de overdracht aangepast aan de gevoelige aard van de gegevens.

De lidstaten of de Gemeenschap trachten met de betrokken derde landen overeenstemming te bereiken over de opheffing van het verbod van versleuteling van gegevens die elektronisch worden overgedragen tussen de externe dienstverlener en de autoriteiten van de betrokken lidstaten.

De betrokken lidstaten leiden de externe dienstverlener zodanig op dat deze beschikt over de kennis die vereist is voor een goede dienstverlening en voor toereikende informatie aan de aanvragers.

De betrokken lidstaten zorgen er bij gerede twijfel voor dat vingerafdrukken, wanneer de vingerafdrukken door de externe dienstverlener zijn genomen, op de diplomatieke of consulaire post kunnen worden geverifieerd.

Het onderzoek van aanvragen, in voorkomend geval het persoonlijk onderhoud, het goedkeuringproces en het printen en aanbrengen van visumstickers worden uitsluitend door de diplomatieke of consulaire post verricht.

Externe dienstverleners hebben in geen geval toegang tot het VIS. De toegang tot het VIS is uitsluitend voorbehouden aan naar behoren gemachtigde medewerkers van diplomatieke of consulaire posten.

De betrokken lidstaten houden de uitvoering van het in punt 1.4 bedoelde rechtsinstrument nauwlettend in het oog, onder meer:

De diplomatieke of consulaire posten van de betrokken lidstaten voeren daartoe regelmatig onaangekondigde controles uit in het gebouw van de externe dienstverlener.

1.7.   Dienstverleningskosten

Externe dienstverleners mogen, naast de in bijlage 12 vastgestelde legesrechten, dienstverleningskosten in rekening brengen. De dienstverleningskosten staan in verhouding tot de kosten voor de externe dienstverlener van het uitvoeren van een of meer van de in punt 1.5 genoemde taken.

Die dienstverleningskosten worden gespecificeerd in het in punt 1.4 genoemde rechtsinstrument.

In het kader van de plaatselijke consulaire samenwerking zorgen de lidstaten ervoor dat de aan een aanvrager in rekening gebrachte dienstverleningskosten naar behoren de door de externe dienstverlener verleende diensten weerspiegelen en aan de plaatselijke omstandigheden zijn aangepast. Voorts streven zij ernaar de dienstverleningskosten te harmoniseren.

De dienstverleningskosten mogen niet meer bedragen dan de helft van de visumleges als genoemd in bijlage 12, ongeacht de mogelijke ontheffingen van de visumleges als bedoeld in bijlage 12.

De betrokken lidstaten behouden voor alle aanvragers de mogelijkheid rechtstreeks een aanvraag in te dienen bij hun diplomatieke missies of consulaire posten.

1.8.   Informatie

Accurate informatie over de wijzen waarop een afspraak kan worden gemaakt en een aanvraag kan worden ingediend, wordt door de diplomatieke en consulaire posten van lidstaten aan het publiek bekendgemaakt.

1.9.   Continuïteit van de dienstverlening

In het geval dat de samenwerking met andere lidstaten of een externe dienstverlener wordt beëindigd, zorgen de lidstaten ervoor dat de continuïteit van de volledige dienstverlening is gewaarborgd.

1.10.   Besluit en publicatie

Lidstaten dienen de Commissie in kennis te stellen van de wijze waarop zij voornemens zijn de ontvangst en behandeling van aanvragen op elke consulaire vestiging te organiseren. De Commissie draagt zorg voor een goede openbaarmaking.

De lidstaten verstrekken de Commissie een afschrift van het in punt 1.4 bedoelde rechtsinstrument.

4)

Punt 5.2 van deel VIII wordt als volgt gewijzigd:

5)

De volgende bijlage wordt toegevoegd: