30.1.2013   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 28/9

1.

Op 16 augustus 2012 heeft de Commissie een voorstel aangenomen voor een verordening van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 wat betreft de bewaargeving van de historische archieven van de instellingen bij het Europees Universitair Instituut in Florence (het „voorstel”) (1). Het voorstel werd op dezelfde dag aan de EDPS toegezonden voor raadpleging.

2.

Voorafgaand aan de aanneming van het voorstel werd de EDPS door de Commissie in de gelegenheid gesteld om informele opmerkingen te maken. Veel van deze opmerkingen zijn in het voorstel in aanmerking genomen. Als gevolg hiervan zijn de waarborgen voor de gegevensbescherming in het voorstel versterkt. De EDPS is ingenomen met het feit dat de Commissie hem nu ook formeel heeft geraadpleegd nadat het voorstel was aangenomen, en dat dit advies in de preambule van het voorstel wordt aangehaald.

3.

Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad van 1 februari 1983 inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (2) (de „archievenverordening”) stelt dat de instellingen historische archieven moeten samenstellen en deze na 30 jaar voor het publiek toegankelijk moeten maken. Volgens de archievenverordening mogen de instellingen en organen ieder voor zich hun historische archieven opslaan op de plaats die zij het meest geschikt achten.

4.

Met het voorstel wordt beoogd de archievenverordening te wijzigen en alle EU-instellingen en organen (met uitzondering van het Europees Hof van Justitie en de Europese Centrale Bank) te verplichten om hun papieren archieven onder te brengen bij het Europees Universitair Instituut in Florence („EUI”). De Europese Commissie, de Raad en het Europees Parlement bewaren hun papieren archieven al bij het EUI op basis van contractuele overeenkomsten. Zoals in de toelichting wordt uiteengezet, brengt het voorstel geen verandering in de status quo, maar wordt met het voorstel „beoogd de rol van het EUI bij het beheer van de historische archieven van de instellingen te consolideren. Het schept een degelijke juridische en financiële basis voor het partnerschap tussen de EU en het EUI.”

5.

Het voorstel brengt evenmin verandering in de bestaande regels en procedures volgens welke de instellingen en organen van de EU hun historische archieven na 30 jaar voor het publiek toegankelijk maken, noch in het eigendomsrecht van de historische archieven, dat in handen van de bewaargevende instellingen blijft. Kortom: het voorstel bevat beperkte en gerichte wijzigingen van de archievenverordening; er wordt geen volledige modernisering en herziening beoogd.

6.

Voor het uitoefenen van hun taken verwerken de Europese instellingen en organen grote hoeveelheden gegevens, waaronder persoonsgegevens. Deze verwerkte persoonsgegevens kunnen soms bijzonder gevoelig zijn vanuit het oogpunt van gegevensbescherming (3) en/of in vertrouwen aan de instellingen of organen zijn verstrekt, zonder dat erop gerekend werd dat deze op een dag openbaar zouden worden: bijvoorbeeld persoonsgegevens in medische of personeelsdossiers over medewerkers, of persoonsgegevens die zijn verwerkt in verband met disciplinaire procedures en procedures naar aanleiding van pesterijen op het werk, interne audits, allerhande klachten en petities, en onderzoeken op het gebied van handel, mededinging, fraudebestrijding, enz.

7.

Een deel van deze persoonsgegevens, waaronder sommige van de gegevens die op het eerste gezicht de grootste risico's meebrengen voor de betrokken personen, wordt na een bepaalde termijn vernietigd, zodra ze niet meer gebruikt worden voor de oorspronkelijke doelstellingen waarvoor ze verzameld werden (of voor andere, verenigbare „administratieve” doelstellingen).

8.

Een aanzienlijk deel van de documenten die de Europese instellingen en organen in hun bezit hebben, inclusief mogelijk de persoonsgegevens die deze bevatten, zullen niet worden vernietigd, maar uiteindelijk worden overgebracht naar de historische archieven van de Europese Unie en zullen publiek toegankelijk worden gemaakt voor historische, statistische en wetenschappelijke doeleinden (4).

9.

Het is van belang dat de Europese instellingen en organen een duidelijk beleid voeren als het gaat om de vraag welke persoonsgegevens wel en welke niet in de historische archieven terecht moeten komen, en de manier waarop de persoonsgegevens die worden bewaard en openbaar toegankelijk worden gemaakt via de historische archieven, moeten worden beschermd. Dit beleid moet de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de persoonsgegevens van de betrokken personen waarborgen en een goed evenwicht bewaren tussen de bescherming van deze grondrechten enerzijds en het recht op toegang tot documenten en legitieme belangstelling in het kader van historisch onderzoek anderzijds.

10.

Vooralsnog hebben veel Europese instellingen en organen weliswaar een beleid voor documentbeheer, het bewaren van gegevens en archivering (zie bijvoorbeeld de „Common Conservation List (CCL)”, een intern administratief document van de Commissie (5)), maar worden hierin slechts beperkte richtsnoeren geboden voor gegevensbescherming. De CCL en soortgelijke documenten moeten verder worden uitgewerkt en aangevuld met preciezere richtsnoeren voor gegevensbescherming.

11.

Bovendien zij erop gewezen dat het bestaande beleid wordt geformuleerd in interne documenten en niet in een door de Raad en het Parlement aangenomen wetgevingsinstrument. Behalve een korte verwijzing in artikel 2, lid 1, naar „documenten waarvoor overeenkomstig artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 (6)”, wordt in de huidige tekst van de archievenverordening niet gespecificeerd welke persoonsgegevens aan de historische archieven overgedragen en zo uiteindelijk openbaar gemaakt kunnen worden.

12.

Artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001, waarnaar wordt verwezen, moet op zijn beurt worden geïnterpreteerd in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving, waaronder Verordening (EG) nr. 45/2001 en in overeenstemming met de jurisprudentie van het Hof van Justitie van de Europese Unie. Al met al vergt de beslissing welke persoonsgegevens in de historische archieven terecht moeten komen, een complexe analyse van geval tot geval.

13.

Op dit moment wordt gewerkt aan de herziening van zowel Richtlijn 95/46/EG (7) als Verordening (EG) nr. 1049/2001; de herziening van Verordening (EG) nr. 45/2001 moet te gelegener tijd volgen. Hoewel gehoopt wordt dat deze wetgevingswijzigingen meer duidelijkheid zullen scheppen, is het vanwege de algemene aard ervan onwaarschijnlijk dat ze de Europese instellingen en organen voldoende concrete richtsnoeren bieden voor hun archiveringspraktijk. Voor de archievenverordening zelf heeft de Commissie slechts beperkte wijzigingen voorgesteld, die geen invloed hebben op artikel 2, lid 1, of andere inhoudelijke bepalingen.

14.

De EDPS zal in dit advies suggesties doen voor een aantal gerichte wijzigingen die kunnen worden meegenomen in de huidige, beperktere herziening van de archievenverordening. Daarnaast zal hij erop wijzen dat er ook specifieke maatregelen moeten worden getroffen, waaronder passende uitvoeringsvoorschriften, om te waarborgen dat punten van zorg op het vlak van gegevensbescherming in het kader van legitieme archivering voor historische doeleinden, doeltreffend worden aangepakt.

15.

Om de zaken in hun verband te plaatsen, zullen in deel 2 een aantal algemene gegevensbeschermingskwesties en huidige trends met betrekking tot het toegankelijk maken en digitaliseren van historische archieven van de EU, anonimisering en de-anonimisering, en de „open gegevens”-initiatieven van de Commissie worden besproken.

65.

De EDPS is ingenomen met het feit dat het voorstel ingaat op gegevensbeschermingskwesties, waarbij het in het bijzonder gaat om:

66.

Voor de aanpak van de overblijvende punten van zorg op het vlak van gegevensbescherming beveelt de EDPS aan dat in de voorgestelde wijziging van de archievenverordening: