LET OP: “Dit is een werkdocument opgesteld door de diensten van de Commissie. Het biedt collega’s en instanties die betrokken zijn bij de bewaking, controle of uitvoering van de fondsen in het kader van de verordening gemeenschappelijke bepalingen technische informatie, binnen de grenzen van het geldende EU-recht. Deze richtsnoeren laten de interpretatie van het Hof van Justitie en het Gerecht onverlet.”

Inhoud

Lijst van afkortingen

3

Inleiding

3

Hoofdstuk 1:

Inleiding: vereenvoudigde kostenopties

4

1.1.

Wat zijn vereenvoudigde kostenopties en waarom worden zij gebruikt?

4

1.2.

In welke gevallen kan het beste gebruik kan worden gemaakt van vereenvoudigde kostenopties?

4

1.3.

Gebruik van vereenvoudigde kostenopties op twee niveaus van vergoeding

5

1.4.

Optioneel en verplicht gebruik van vereenvoudigde kostenopties

7

Hoofdstuk 2:

Soorten vereenvoudigde kostenopties

8

2.1.

Overzicht van de verschillende soorten vereenvoudigde kostenopties

8

2.2.

Financiering volgens een vast percentage

9

2.2.1.

Algemene beginselen

9

2.2.2.

Vaste percentages voor het bepalen van indirecte kosten (artikel 54 van de GB-verordening)

12

2.2.3.

Vast percentage voor het bepalen van directe personeelskosten (artikel 55, lid 1, van de GB-verordening)

13

2.2.4.

Vast percentage voor het bepalen van alle overige andere kosten dan de directe personeelskosten van de concrete actie (artikel 56 van de GB-verordening)

13

2.2.5.

Vast percentage voor reis- en verblijfskosten (artikel 41, lid 5, van de Interreg-verordening)

15

2.2.6.

Het specifieke geval van vaste percentages voor technische bijstand (artikel 36, lid 5, van de GB-verordening)

15

2.2.7.

Specifieke kenmerken van steun voor vanuit de gemeenschap geleide lokale ontwikkeling

16

2.3.

Eenheidskosten

16

2.3.1.

Algemene beginselen

17

2.3.2.

Volgens een uurtarief berekende personeelskosten (artikel 55, leden 2 tot en met 4, van de GB-verordening)

19

2.4.

Vaste bedragen

22

2.4.1.

Algemene beginselen

22

2.5.

Combinatie van vereenvoudigde kostenopties

24

Hoofdstuk 3:

vereenvoudigde kostenopties bepalen

26

3.1.

Vereenvoudigde kostenopties moeten vooraf wordt bepaald

26

3.2.

Methoden

27

3.2.1.

Een eerlijke, rechtvaardige en verifieerbare berekeningsmethode

27

3.2.2.

Ontwerpbegroting

30

3.2.3.

Gebruik van vereenvoudigde kostenopties in het kader van beleidsmaatregelen van de Unie

33

3.2.4.

Gebruik van vereenvoudigde kostenopties op basis van regelingen voor volledig door de lidstaten gefinancierde subsidies

33

3.2.5.

In of op basis van deze verordening of de fondsspecifieke regels vastgelegde vaste percentages en specifieke methoden gebruiken

34

3.2.6.

Gebruik van vereenvoudigde kostenopties uit voorgaande programmeringsperioden

34

3.2.7.

Vereenvoudigde kostenopties voor hergebruik/recycling binnen dezelfde lidstaat of uit andere lidstaten

35

3.3.

Procedurele stappen voor de goedkeuring van een vereenvoudigde kostenoptie in het programma (het “bovenste niveau”)

35

3.4.

Tijdige aanpassing van vereenvoudigde kostenopties (aanpassingsmethode)

36

Hoofdstuk 4:

Vereenvoudigde kostenopties gebruiken

36

4.1.

Valuta die wordt gebruikt voor vereenvoudigde kostenopties die op het “bovenste niveau” zijn vastgesteld

36

4.2.

Toepassing in de tijd van vereenvoudigde kostenopties die in het programma zijn goedgekeurd

37

4.3.

Vereenvoudigde kostenopties in de betalingsaanvragen declareren

37

4.4.

Gebruik van in gedelegeerde handelingen van de Commissie vastgestelde vereenvoudigde kostenopties

38

Hoofdstuk 5:

horizontale beginselen

38

5.1.

Overheidsopdrachten en het gebruik van vereenvoudigde kostenopties

38

5.2.

Verenigbaarheid van de vereenvoudigde kostenopties met de staatssteunregels

38

5.3.

Specifiek voor het EFRO en het ESF+: kruisfinanciering

41

5.4.

Vereisten met betrekking tot het verzamelen, opslaan en publiceren van gegevens

42

5.5.

Vereenvoudigde kostenopties en subsidiabiliteitsperiode

43

Hoofdstuk 6:

Beheersverificaties en audit

43

6.1.

Algemene aanpak voor beheersverificaties en audit

43

6.2.

Verificatie van de correcte vaststelling van de methode voor de vereenvoudigde kostenoptie

44

6.3.

Verificatie door de beheerautoriteit en audit van de correcte toepassing van de methode tijdens de uitvoering

46

6.3.1.

Verificatie van de correcte toepassing van de vaste percentages

46

6.3.2.

Verificatie van de correcte toepassing van de eenheidskosten

47

6.3.3.

Verificatie van de correcte toepassing van de vaste bedragen

48

6.4

Verifiëren dat geen sprake is van dubbele financiering bij het gebruik van vereenvoudigde kostenopties

48

6.5.

Verificatie van de verenigbaarheid met de staatssteunregels in geval van gebruik van vereenvoudigde kostenopties als vorm van vergoeding

50

6.6.

Fraude en ernstige tekortkomingen

51

6.7

Potentiële fouten of onregelmatigheden in verband met het gebruik van vereenvoudigde kostenopties

51

Bijlage 1:

voorbeelden van vereenvoudigde kostenopties

54

Bijlage 2:

invullen van aanhangsel 1 van de bijlagen V en VI bij de GB-verordening

58

Bijlage 3:

voorbeeld van de verenigbaarheid van de vereenvoudigde kostenopties met de staatssteunregels

66

Lijst van afkortingen

AA	Auditautoriteit
AMIF	Fonds voor asiel, migratie en integratie
BMVI	Instrument voor financiële steun voor grensbeheer en visumbeleid
CLLD	Vanuit de gemeenschap geleide lokale ontwikkeling
GB-verordening	Verordening gemeenschappelijke bepalingen
EC	Europese Commissie
ERK	Europese Rekenkamer
EFMZVA	Europees Fonds voor maritieme zaken, visserij en aquacultuur
EFRO	Europees Fonds voor regionale ontwikkeling
ESF+	Europees Sociaal Fonds Plus
ISF	Fonds voor interne veiligheid
JTF	Fonds voor een rechtvaardige transitie
LAG	Plaatselijke actiegroep
BA	Beheerautoriteit
LS	Lidstaat
SCO	Vereenvoudigde kostenoptie
Kmo’s	Kleine en middelgrote ondernemingen

Inleiding

Dit document bevat technische richtsnoeren betreffende kosten die worden gedeclareerd op basis van eenheidskosten, vaste bedragen en financiering volgens een vast percentage (hierna “vereenvoudigde kostenopties” genoemd) die van toepassing zijn op de fondsen die vallen onder Verordening (EU) 2021/1060 (1) (verordening gemeenschappelijke bepalingen — hierna “GB-verordening” genoemd), en heeft tot doel goede praktijken te delen teneinde de lidstaten aan te moedigen deze te gebruiken. In dit document komen de mogelijkheden aan bod waarin het rechtskader van de GB-verordening voorziet voor de programmeringsperiode 2021-2027 en wordt rekening gehouden met bij Verordening (EU) 2021/1060 ingevoerde wetswijzigingen ten opzichte van de programmeringsperiode 2014-2020, met name de mogelijkheid om de bijdrage van de Unie aan een programma te vergoeden in de vorm van vereenvoudigde kostenopties.

Naar aanleiding van de inwerkingtreding van Verordening (EU) 2021/1060 hebben de richtsnoeren betrekking op de vergoeding van subsidies die door de lidstaten aan begunstigden worden verstrekt in de vorm van vereenvoudigde kostenopties of een combinatie van verschillende vormen van vergoeding overeenkomstig artikel 53, lid 1, punten b), c), d) en e), van de GB-verordening, alsook op de vergoeding van de bijdrage van de Unie aan een programma in de vorm van vereenvoudigde kostenopties of een combinatie van verschillende vormen overeenkomstig artikel 51, punten c), d), e) en f), van de GB-verordening.

Deze richtsnoeren bieden ook verdere verduidelijkingen op basis van vragen van de lidstaten en belanghebbenden die verband houden met of relevant zijn voor de programmeringsperiode 2021-2027.

HOOFDSTUK 1:   INLEIDING: VEREENVOUDIGDE KOSTENOPTIES

1.1.   Wat zijn vereenvoudigde kostenopties en waarom worden zij gebruikt?

Vereenvoudigde kostenopties zijn vooraf gedefinieerde bedragen of percentages die de best mogelijke benadering vormen van de werkelijke subsidiabele kosten die in de praktijk bij de uitvoering van een concrete actie zijn gemaakt. Daarom vormen zij een alternatieve methode voor de vergoeding van de subsidiabele kosten van een concrete actie, in tegenstelling tot de traditionele methode waarbij kosten die daadwerkelijk door de begunstigde zijn gemaakt en betaald en door facturen of betalingsoverzichten worden gerechtvaardigd, worden vergoed (artikel 53, lid 1, punt a), van de GB-verordening, hierna “werkelijke kosten” genoemd).

	Bij vereenvoudigde kostenopties is het niet meer nodig om voor elke euro aan medegefinancierde uitgaven over afzonderlijke ondersteunende documenten te beschikken: met het gebruik van vereenvoudigde kostenopties worden de administratieve kosten en lasten voor beheerautoriteiten en begunstigden aanzienlijk beperkt.
	Door het gebruik van vereenvoudigde kostenopties kunnen de inzet van personeel en de administratieve inspanningen voor het beheer van de fondsen in het kader van de GB-verordening op de verwezenlijking van beleidsdoelen worden toegespitst omdat er minder middelen nodig zijn voor het verzamelen en controleren van (financiële) documenten.
	Met vereenvoudigde kostenopties wordt de toegang tot de fondsen vergemakkelijkt, ook voor kleine begunstigden, dankzij de vereenvoudiging van het beheersproces. Bovendien volgen begunstigden vereenvoudigde en minder tijdrovende processen tijdens de looptijd van hun projecten, van de financieringsaanvraag tot de vergoeding van hun uitgaven (er zijn bijvoorbeeld minder kosten en tijd nodig om de financieringsaanvraag voor te bereiden, evenals minder ondersteunende documenten, het risico dat onjuiste documentatie wordt verstrekt of documentatie ontbreekt, is kleiner en de uitgaven worden sneller vergoed).
	Ten slotte dragen vereenvoudigde kostenopties ook bij aan een doeltreffender en correcter gebruik van de fondsen van de GB-verordening (lager foutenpercentage). Jarenlang heeft de Europese Rekenkamer de Commissie herhaaldelijk aanbevolen om het gebruik van vereenvoudigde kostenopties aan te moedigen en uit te breiden, vooral omdat ze minder foutgevoelig zijn (2). In het briefingdocument van de Europese Rekenkamer over “De vereenvoudiging van de uitvoering van het cohesiebeleid na 2020” werden deze standpunten overgenomen en werd aanbevolen om de mogelijkheid uit te breiden om vereenvoudigde kostenopties ook te gebruiken om de administratieve kosten en lasten te verminderen (3).

1.2.   In welke gevallen kan het beste gebruik kan worden gemaakt van vereenvoudigde kostenopties?

Naast de gevallen waarin het gebruik van vereenvoudigde kostenopties verplicht is (zie hoofdstuk 1.4 hieronder), wordt het gebruik ervan in het bijzonder sterk aanbevolen voor activiteiten waarvoor aan een of meer van de volgende criteria inzake haalbaarheid en relevantie is voldaan:

—	de werkelijke kosten van een concrete actie zijn moeilijk te controleren en/of brengen veel lasten met zich mee (veel bewijsstukken voor kleine bedragen met geen of een geringe afzonderlijke impact op de verwachte output van de concrete acties, ingewikkelde verdeelsleutels enz.).

—	er zijn gemakkelijk betrouwbare historische of statistische gegevens over de financiële en kwantitatieve uitvoering van soortgelijke concrete acties beschikbaar als basis voor de ontwikkeling van deugdelijke berekeningsmethoden.

—	het betreft concrete acties die tot een standaardkader behoren, zoals repetitieve activiteiten met stabiele voorwaarden en standaarduitvoeringsvormen.

—	voor soortgelijke concrete acties bestaan al SCO-methoden binnen een op nationaal niveau gefinancierde regeling of in het kader van EU-beleid.

Het vaststellen van vereenvoudigde kostenopties vereist tijd en middelen. Hiermee moet rekening worden gehouden bij het ontwerpen van een nieuwe methode. Indien deze investering onverenigbaar is met de vereenvoudigingsdoelstellingen van vereenvoudigde kostenopties, kunnen alternatieve vergoedingsmethoden passender zijn.

1.3.   Gebruik van vereenvoudigde kostenopties op twee niveaus van vergoeding

Overeenkomstig het rechtskader voor de programmeringsperiode 2021-2027 kunnen vereenvoudigde kostenopties worden gebruikt op twee vergoedingsniveaus:

—	de vergoeding van de bijdrage van de Unie door de Commissie aan de programma’s van de lidstaten (het “bovenste niveau”); en

—	de vergoeding van door de lidstaten aan begunstigden verstrekte subsidies (het “onderste niveau”).

Gebruik van vereenvoudigde kostenopties op het “bovenste niveau”

De bijdrage van de Unie aan een programma kan worden vergoed in de vorm van vereenvoudigde kostenopties overeenkomstig artikel 51, punten c), d) en e), van de GB-verordening.

De vereenvoudigde kostenopties moeten worden vastgesteld bij:

1.	het besluit van de Commissie tot goedkeuring van het programma of de wijziging ervan (artikel 94, lid 3, van de GB-verordening); of

2.	een door de Commissie vastgestelde gedelegeerde handeling (artikel 94, lid 4, van de GB-verordening).

In het eerste geval moeten de lidstaten bij de Commissie een voorstel indienen overeenkomstig aanhangsel 1 van de bijlagen V en VI bij de GB-verordening, als onderdeel van de indiening van het programma of van een verzoek tot wijziging ervan. De auditautoriteit van dat programma moet vooraf een positieve beoordeling verstrekken  (4) van de berekeningsmethode en de bedragen en van de regelingen om de verificatie, kwaliteit, verzameling en opslag van gegevens te waarborgen.

Het gebruik van vereenvoudigde kostenopties op het “bovenste niveau” is niet automatisch gekoppeld aan het gebruik van vereenvoudigde kostenopties op het “onderste niveau”. Indien de vergoeding van de bijdrage van de Unie gebaseerd is op in het programma of in een gedelegeerde handeling goedgekeurde vereenvoudigde kostenopties, kan de vergoeding aan de begunstigde elke vorm van steun aannemen (artikel 94, lid 3, van de GB-verordening).

Om tot volledige vereenvoudiging te komen, wordt echter aanbevolen dat de vereenvoudigde kostenopties die op het “bovenste niveau” worden gebruikt, ook op het “onderste niveau” worden gebruikt, dat wil zeggen bij de vergoeding van subsidies aan begunstigden.

De lidstaten zijn niet verplicht om vereenvoudigde kostenopties op het “bovenste niveau” te gebruiken. De bijdrage van de Unie aan het programma kan elke vorm van vergoeding van de aan begunstigden verleende steun aannemen (artikel 51, punt b), van de GB-verordening).

Gebruik van vereenvoudigde kostenopties op het “onderste niveau”

Vereenvoudigde kostenopties mogen alleen worden gebruikt voor concrete acties die worden gefinancierd door middel van subsidies (artikel 53, lid 1, van de GB-verordening). Vereenvoudigde kostenopties kunnen niet worden gebruikt voor financiële instrumenten en prijzen. Vereenvoudigde kostenopties die worden gebruikt voor de vergoeding van subsidies die door de lidstaten aan begunstigden worden verstrekt, zijn niet in het programma opgenomen aan de hand van aanhangsel 1 van de bijlagen V en VI bij de GB-verordening en zijn niet onderworpen aan goedkeuring door de Commissie.

De ex-antebeoordeling door de auditautoriteit is niet vereist voor vereenvoudigde kostenopties die op het “onderste niveau” worden gebruikt, maar wordt ten zeerste aanbevolen.

Overeenkomstig artikel 53 van de GB-verordening zijn vereenvoudigde kostenopties een vorm van subsidies. De bepalingen inzake subsidies, met inbegrip van bepalingen betreffende vereenvoudigde kostenopties, zijn overeenkomstig artikel 58, lid 5, van de GB-verordening niet van toepassing op steun die wordt verleend in de vorm van subsidies gecombineerd tot een concrete actie van één financieringsinstrument; voor de gecombineerde steun worden de regels van het financieringsinstrument gevolgd. Indien een subsidie echter wordt gecombineerd met een financieringsinstrument in twee afzonderlijke concrete acties, kunnen vereenvoudigde kostenopties worden gebruikt voor het deel van de steun dat in de vorm van een subsidie wordt verleend. Vereenvoudigde kostenopties kunnen niet worden gebruikt indien de steun voor een concrete actie wordt verleend in de vorm van een prijs.

Belangrijkste overeenkomsten en verschillen tussen vereenvoudigde kostenopties die op het “bovenste” niveau of alleen op het “onderste” niveau worden gebruikt

	Vereenvoudigde kostenopties die op het “bovenste niveau” worden gebruikt	Vereenvoudigde kostenopties die alleen op het “onderste niveau” worden gebruikt
Type gebruikte vereenvoudigde kostenopties	Eenheidskosten, financiering volgens een vast percentage en vaste bedragen
Rol van de Commissie bij het bepalen van de vereenvoudigde kostenopties	De vereenvoudigde kostenopties worden door de Commissie vastgesteld: 1) in het besluit tot goedkeuring van het programma of de wijziging ervan op basis van een voorstel dat door de lidstaten is ingediend overeenkomstig het model in aanhangsel 1 van de bijlagen V en VI bij de GB-verordening (artikel 94, lid 3, van de GB-verordening); of 2) door middel van een gedelegeerde handeling (artikel 94, lid 4, van de GB-verordening).	De vereenvoudigde kostenoptie en de methodologie worden door de lidstaten gedefinieerd, zonder verplichte betrokkenheid van de Commissie.
Rol van de auditautoriteit bij het bepalen van de vereenvoudigde kostenopties	Een ex-antebeoordeling van de methode door de auditautoriteit is verplicht voor de vereenvoudigde kostenopties die zijn ingesteld bij het besluit van de Commissie tot goedkeuring van het programma of de wijziging ervan (artikel 94, lid 3, van de GB-verordening en bijlage V (of bijlage VI), aanhangsel 1, deel C, punt 5, bij de GB-verordening).	De ex-antebeoordeling van de methode door de auditautoriteit is niet verplicht, maar wordt sterk aanbevolen.
Toegestane methode	Berekening op basis van een eerlijke, rechtvaardige en verifieerbare methode (bv. statistische en historische gegevens). Ontwerpbegroting. Gebruik van bestaande EU- of nationale regelingen voor soortgelijke concrete acties.	Berekening op basis van een eerlijke, rechtvaardige en verifieerbare methode (bv. statistische en historische gegevens). Ontwerpbegroting (indien de totale kosten van de concrete actie niet meer bedragen dan 200 000  EUR). Gebruik van bestaande EU- of nationale regelingen voor soortgelijke concrete acties. Gebruik van percentages en methoden die bij of op basis van de GB-verordening of fondsspecifieke verordeningen zijn vastgesteld.
Vergoedingsniveau	De lidstaat ontvangt een vergoeding van de Commissie (“bovenste niveau”) op basis van de vereenvoudigde kostenoptie die is goedgekeurd bij het besluit van de Commissie tot goedkeuring van het programma of de wijziging ervan of die is vastgesteld in de gedelegeerde handeling.	De lidstaat vergoedt de begunstigde (“onderste niveau”) in de vorm van een vereenvoudigde kostenoptie en dezelfde uitgaven worden bij de Commissie gedeclareerd.
Omvang van beheersverificaties en audits	Voldoen aan de voorwaarden voor vergoeding van aanhangsel 1 van de bijlagen V en VI bij de GB-verordening.	De methode die is gebruikt voor het bepalen van de vereenvoudigde kostenopties (5)en de toepassing van de SCO-methode.
Beheersverificaties en audits hebben GEEN betrekking op:	onderliggende werkelijke kosten (met uitzondering van de werkelijke kosten die worden gebruikt als basis voor de berekening van financiering volgens een vast percentage). de methode die wordt gebruikt om de vereenvoudigde kostenoptie te bepalen, vastgesteld bij het besluit van de Commissie tot goedkeuring van het programma of de wijziging ervan, of bij een gedelegeerde handeling. Zie ook hoofdstuk 6.	onderliggende werkelijke kosten (met uitzondering van de werkelijke kosten die worden gebruikt als basis voor de berekening van financiering volgens een vast percentage). de berekeningsmethode die wordt gebruikt om de “kant-en-klare” vaste percentages te bepalen (met uitzondering van artikel 54, eerste alinea, punt c), van de GB-verordening). Zie ook hoofdstuk 6.

1.4.   Optioneel en verplicht gebruik van vereenvoudigde kostenopties

Het principe: optioneel gebruik van vereenvoudigde kostenopties

Het gebruik van vereenvoudigde kostenopties is voor de lidstaten op het “bovenste niveau” en het “onderste niveau” optioneel, met uitzondering van artikel 53, lid 2, van de GB-verordening, zoals hieronder beschreven in dit hoofdstuk. Op het “bovenste niveau” wordt, zodra de Commissie een besluit tot goedkeuring van vereenvoudigde kostenopties in het programma heeft vastgesteld, de bijdrage van de Unie aan de lidstaat in deze vorm vergoed en kan zij niet door de lidstaat worden aangevraagd op basis van artikel 51, punt b), van de GB-verordening, dat wil zeggen op basis van aan de begunstigde betaalde steun. Op het “onderste niveau” beslist de beheerautoriteit — of het monitoringcomité in het geval van Interreg-programma’s — of vereenvoudigde kostenopties al dan niet worden gebruikt in een oproep tot het indienen van voorstellen, door de kostencategorieën en/of soorten concrete acties vast te stellen waarop deze vereenvoudigde kostenopties van toepassing zijn. Teneinde eerbiediging van de beginselen van transparantie en gelijke behandeling van begunstigden te waarborgen, moet het toepassingsgebied van de toe te passen vereenvoudigde kostenopties, dat wil zeggen de kostencategorieën of soorten concrete acties waarvoor ze beschikbaar zullen zijn, worden vastgesteld en gepubliceerd (in de oproep tot het indienen van voorstellen, de programmaregels of de nationale regels).

Uitzondering: gevallen waarin het gebruik van vereenvoudigde kostenopties verplicht is

Overeenkomstig artikel 53, lid 2, eerste alinea, van de GB-verordening moet, indien de totale kostprijs van een concrete actie niet meer bedraagt dan 200 000 EUR, de bijdrage aan de begunstigde uit het EFRO, het ESF+, het JTF, het AMIF, het ISF of het BMVI de vorm aannemen van eenheidskosten, vaste bedragen of vaste percentages, met de hieronder genoemde uitzonderingen. Het doel van deze bepaling is de controles op de werkelijke kosten te beperken omdat dergelijke controles, gezien de geringe waarde van deze concrete acties, niet kostenefficiënt zouden zijn.

Voor kleine projecten die via fondsen voor kleinschalige projecten in het kader van een Interreg-programma worden gefinancierd (artikel 25, lid 6, van de Interreg-verordening (6)), moet de bijdrage uit het EFRO de vorm aannemen van vereenvoudigde kostenopties waarbij de overheidsbijdrage aan een eindontvanger die het kleine project uitvoert, niet meer dan 100 000 EUR bedraagt, behalve voor concrete acties waarvoor de steun staatssteun vormt.

De kosten die in aanmerking moeten worden genomen voor de toepassing van artikel 53, lid 2, van de GB-verordening zijn de kosten die zijn gepland bij de ondertekening van het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie (7). De kosten die daadwerkelijk zijn gemaakt bij de uitvoering van de concrete actie of van het kleine project zijn niet relevant, aangezien deze niet langer deel uitmaken van de kostenberekenings- en vergoedingsmethode van de concrete actie of van het kleine project.

Het gebruik van vereenvoudigde kostenopties is verplicht op het niveau van de door de lidstaten aan begunstigden verleende steun, dus op het niveau van de mede te financieren concrete actie en de begunstigde, in de zin van artikel 2 van de GB-verordening. Voor fondsen voor kleinschalige projecten in Interreg-programma’s (zie hierboven) is het gebruik van vereenvoudigde kostenopties verplicht op het niveau van de steun die de begunstigde die het fonds voor kleinschalige projecten beheert, aan eindontvangers verleent.

Het is ook verplicht om vereenvoudigde kostenopties te gebruiken in het geval van subsidies die door de lidstaten aan begunstigden worden verstrekt in het kader van concrete acties op het gebied van technische bijstand, wanneer de totale kosten van dergelijke concrete acties niet meer dan 200 000 EUR bedragen. Daarom is er geen vrijstelling van het verplichte gebruik van vereenvoudigde kostenopties voor concrete acties op het gebied van technische bijstand  (8) .

Het gebruik van vereenvoudigde kostenopties is niet verplicht voor (9):

—

Concrete acties waarvoor steun in de vorm van staatssteun wordt verleend. De-minimissteun vormt geen staatssteun en concrete acties waarvoor alleen de-minimissteun wordt ontvangen vallen daarom onder artikel 53, lid 2, van de GB-verordening, dat wil zeggen het verplichte gebruik van vereenvoudigde kostenopties. In het geval van een combinatie van staatssteun en de-minimissteun voor dezelfde concrete actie is het gebruik van vereenvoudigde kostenopties echter niet verplicht.

—

De beheerautoriteit kan besluiten om bepaalde concrete acties op het gebied van onderzoek en innovatie vrij te stellen van het in artikel 53, lid 2, eerste alinea, van de GB-verordening bepaalde vereiste, mits het monitoringcomité hiervoor vooraf toestemming heeft verleend. De GB-verordening bevat geen criteria voor een dergelijke vrijstelling. Het is derhalve aan de beheerautoriteit om een dergelijke vrijstelling voor te stellen en ervoor te zorgen dat deze door het monitoringcomité wordt goedgekeurd.

Wanneer het gebruik van vereenvoudigde kostenopties verplicht is, geldt dit voor alle kostencategorieën van een concrete actie, met twee uitzonderingen op basis van artikel 53, lid 2, van de GB-verordening:

1.

de kostencategorieën waarop een vast percentage wordt toegepast, kunnen worden berekend op basis van de werkelijke kosten. Indien bijvoorbeeld het in artikel 54, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening vastgestelde vaste percentage van maximaal 15 % voor indirecte kosten wordt gebruikt (met subsidiabele directe personeelskosten als basis waarop een vast percentage wordt toegepast), kunnen de subsidiabele directe personeelskosten worden gedeclareerd op basis van werkelijke kosten (maar andere directe kosten dan directe personeelskosten moeten onder vereenvoudigde kostenopties vallen). Indien het in artikel 54, eerste alinea, punt a), van de GB-verordening vastgestelde vaste percentage van maximaal 7 % voor indirecte kosten wordt gebruikt, kunnen de subsidiabele directe kosten worden gedeclareerd op basis van de werkelijke kosten.

2.	de aan de deelnemers betaalde vergoedingen en lonen kunnen worden vergoed op basis van de werkelijk gemaakte kosten.

Deze uitzonderingen zijn uitputtend.

Mogelijke voorbeelden om de naleving te waarborgen van de vereisten voor het verplichte gebruik van vereenvoudigde kostenopties aan de hand van vereenvoudigde kostenopties zoals vastgesteld in de GB-verordening
Gebruik van artikel 54, eerste alinea, punt a) of c), van de GB-verordening	Gebruik van artikel 54, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening	Gebruik van artikel 56, leden 1 en 2, van de GB-verordening
Indirecte kosten = maximaal 7 % van de subsidiabele directe kosten (geen berekeningsmethode vereist) of tot 25 % van de subsidiabele directe kosten (een eerlijke, rechtvaardige en verifieerbare berekeningsmethode is vereist, of een vast percentage dat is vastgesteld op grond van artikel 67, lid 5, punt a), van Verordening (EU) nr. 1303/2013 voor een soortgelijke concrete actie) Directe kosten = werkelijke kosten (10)	Indirecte kosten = maximaal 15 % van de subsidiabele directe personeelskosten (geen berekeningsmethode vereist) Directe personeelskosten = werkelijke kosten (11) Alle andere directe kosten (indien van toepassing) = vereenvoudigde kostenoptie	Directe personeelskosten = werkelijke kosten (12) Overige kosten (met uitzondering van lonen en vergoedingen die aan deelnemers worden betaald) = maximaal 40 % van de subsidiabele directe personeelskosten (geen berekeningsmethode vereist) Indien van toepassing kunnen aan de deelnemers betaalde lonen en vergoedingen worden betaald op basis van de werkelijke kosten (= extra subsidiabele kosten)

HOOFDSTUK 2:   SOORTEN VEREENVOUDIGDE KOSTENOPTIES

2.1.   Overzicht van de verschillende soorten vereenvoudigde kostenopties

Artikel 51 en artikel 53, lid 1, van de GB-verordening omvatten drie soorten vereenvoudigde kostenopties, die als volgt kunnen worden gedefinieerd:

—	FINANCIERING VOLGENS EEN VAST PERCENTAGE: specifieke, vooraf duidelijk geïdentificeerde categorieën van subsidiabele kosten worden berekend door een percentage toe te passen dat vooraf aan een of meer andere categorieën van subsidiabele kosten is gekoppeld.

—	EENHEIDSKOSTEN: de subsidiabele kosten zullen geheel of gedeeltelijk worden berekend op basis van gekwantificeerde activiteiten, input, outputs of resultaten, vermenigvuldigd met vooraf vastgelegde eenheidskosten.

—	VASTE BEDRAGEN: de subsidiabele kosten worden geheel of gedeeltelijk berekend op basis van vooraf vastgestelde bedragen die worden betaald indien vooraf bepaalde activiteiten en/of outputs zijn voltooid.

De beheerautoriteit kan ervoor kiezen om één soort vereenvoudigde kostenoptie te gebruiken of verschillende soorten binnen dezelfde concrete actie te combineren, mits elke mogelijke overlapping tussen kosten die door verschillende vereenvoudigde kostenopties worden gedekt, wordt uitgesloten om dubbele financiering te voorkomen (zie ook hoofdstuk 2.5 over de combinatie van vereenvoudigde kostenopties).

2.2.   Financiering volgens een vast percentage

Vaste percentages kunnen op beide vergoedingsniveaus worden gebruikt, dat wil zeggen op het bovenste niveau voor de vergoeding van de bijdrage van de Unie (artikel 51, punt e), van de GB-verordening) en op het onderste niveau voor subsidies die door de lidstaten aan de begunstigde worden verstrekt (artikel 53, lid 1, punt d), van de GB-verordening).

Er zijn verschillende soorten vaste percentages, met name:

—

de “kant-en-klare” vaste percentages, dat wil zeggen de vaste percentages die zijn vastgesteld in de GB-verordening en de fondsspecifieke verordeningen of, in voorkomend geval, in een gedelegeerde handeling die is vastgesteld op grond van artikel 94, lid 4, van de GB-verordening, en waarvoor de beheerautoriteiten geen berekeningsmethode hoeven vast te stellen om het toepasselijke percentage te bepalen;

—	vaste percentages waarvoor de beheerautoriteiten een methode hebben ontwikkeld (met inbegrip van een berekeningsmethode).

2.2.1.   Algemene beginselen

Kostencategorieën definiëren

In een systeem van financiering volgens een vast percentage zijn er ten hoogste drie typen kostencategorieën:

—	TYPE 1: categorieën subsidiabele kosten op basis waarvan het vaste percentage moet worden toegepast om de subsidiabele bedragen te berekenen (zogenaamde “basiskosten”);

—	TYPE 2: categorieën subsidiabele kosten die zullen worden gedekt door het vaste percentage toe te passen;

—	TYPE 3: in voorkomend geval, andere categorieën subsidiabele kosten (het percentage wordt hierop niet toegepast en zij worden niet gedekt door de toepassing van het vaste percentage).

Wanneer een systeem van financiering volgens een vast percentage wordt gebruikt, moet de beheerautoriteit (of het monitoringcomité voor Interreg-programma’s) voor elke kostencategorie bepalen onder welk type deze kosten vallen: elke categorie van uitgaven moet duidelijk onder één — en slechts één — van de drie typen vallen. In sommige gevallen kan een type worden omschreven door het tegenover een ander type of de andere typen te stellen (bijvoorbeeld, in een systeem waar er enkel directe (type 1) en indirecte kosten (type 2) zijn, kunnen de indirecte kosten worden omschreven als alle andere subsidiabele kosten die geen directe kosten zijn). Tijdens de selectie van concrete acties moet de beheerautoriteit (of het monitoringcomité voor Interreg-programma’s) nagaan of de kostencategorieën die onder het vaste percentage vallen, noodzakelijk zijn voor de specifieke concrete actie, gebaseerd op de activiteiten die nodig zijn om de concrete actie uit te voeren, zoals beschreven in de financieringsaanvraag.

De GB-verordening legt geen enkele beperking op voor wat betreft categorieën subsidiabele kosten die voor financiering volgens een vast percentage mogen worden gebruikt. Maar aangezien het gebruik van vaste percentages in de eerste plaats gericht is op vereenvoudiging, zijn vaste percentages het best geschikt voor relatief lage kosten waarvoor de verificatie duur is (bv. een vast percentage om personeelskosten of indirecte kosten te dekken).

Het is mogelijk om verschillende vaste percentages te gebruiken voor verschillende kostencategorieën die op dezelfde grondslag worden toegepast  (13). Zo kan een vast percentage van 13 % van de directe personeelskosten worden gebruikt om de indirecte kosten te berekenen. Dezelfde grondslag (dat wil zeggen directe personeelskosten) kan ook worden gebruikt om de reis- en verblijfkosten van de concrete actie te berekenen tegen een vast percentage van 15 %.

Het is mogelijk om een vast percentage te berekenen op basis van de werkelijke kosten of de kosten die met vereenvoudigde kostenopties worden vergoed. (zie hoofdstuk 2.5) Om dubbele financiering te voorkomen, moet er bij het ontwerpen van de methode voor de vereenvoudigde kostenoptie in het bijzonder op worden gelet dat kostencategorieën die onder het vaste percentage vallen, niet in de basiskosten worden opgenomen.

Specifieke vaste percentages om de in de gb-verordening en de fondsspecifieke verordeningen beschreven kostencategorieën te berekenen

In het rechtskader zijn bepaalde specifieke vaste percentages vastgesteld. Deze vaste percentages kunnen worden gebruikt voor de vergoeding van door de lidstaten aan begunstigden verstrekte subsidies (artikel 53, lid 3, punt e), van de GB-verordening).

Alleen wanneer dit in de GB-verordening uitdrukkelijk is bepaald, kunnen vaste percentages worden gebruikt zonder dat de beheerautoriteit een berekeningsmethode hoeft vast te stellen om het toepasselijke percentage te bepalen (“kant-en-klare” vereenvoudigde kostenopties). Deze vaste percentages worden toegepast op een bepaalde kostencategorie (dat wil zeggen de basiskosten) om andere kostencategorieën te berekenen (die vallen onder het vaste percentage). De beheerautoriteit mag elk percentage gebruiken tot het in het desbetreffende artikel vermelde percentage en hoeft niet te motiveren waarom een lager percentage dan het in de verordening vastgestelde percentage is gekozen, zolang de door het tarief gedekte kosten relevant zijn voor de specifieke concrete actie. Indien voor een lager percentage wordt gekozen, hoeft er geen berekening te worden verricht.

De beheerautoriteit kan echter een hoger percentage vaststellen dan de percentages die zijn vastgesteld in de artikelen 54 tot en met 56 van de GB-verordening (met uitzondering van artikel 54, eerste alinea, punt c), van de GB-verordening) op basis van één van de in artikel 53, lid 3, van de GB-verordening beschreven methoden.

Bij het kiezen van het toe te passen vaste percentage moet het beginsel van gelijke behandeling van begunstigden in acht worden genomen. Begunstigden die steun ontvangen uit een bepaalde oproep en zich in een vergelijkbare situatie bevinden, mogen dus niet verschillend worden behandeld zonder dat daarvoor een rechtvaardiging bestaat.

De “kant-en-klare” vaste percentages zijn:

Artikel	De “kant-en-klare” vaste percentages
Artikel 54, eerste alinea, punt a), van de GB-verordening	Maximaal 7 % van de subsidiabele directe kosten om indirecte kosten te vergoeden
Artikel 54, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening	Maximaal 15 % van de subsidiabele directe personeelskosten om indirecte kosten te vergoeden
Artikel 55, lid 1, van de GB-verordening	Maximaal 20 % van de [subsidiabele] directe kosten (14)om directe personeelskosten te vergoeden
Artikel 56, lid 1, van de GB-verordening	Maximaal 40 % van de subsidiabele directe personeelskosten om de overige kosten van een concrete actie te vergoeden (15)
Artikel 39, lid 3, punt c), van de Interreg-verordening	Maximaal 20 % van de [subsidiabele] directe kosten om directe personeelskosten te vergoeden
Artikel 41, lid 5, van de Interreg-verordening	Maximaal 15 % van de [subsidiabele] directe personeelskosten om reis- en verblijfskosten te vergoeden
Artikel 22, lid 1, punt b), van de ESF+-verordening	1 % van de in punt a) bedoelde kosten (16)ter dekking van de door de aankopende instantie gedragen kosten in verband met het vervoer van de voedselhulp of materiële basishulp naar de opslagplaatsen en/of de begunstigden, alsmede de opslagkosten
Artikel 22, lid 1, punt c), van de ESF+-verordening	7 % van de in punt a) bedoelde kosten of 7 % van de kosten van de waarde van het overeenkomstig artikel 16 van Verordening (EU) nr. 1308/2013 afgezette voedsel ter dekking van de administratieve, vervoers-, opslag- en voorbereidingskosten die worden gedragen door de begunstigden die betrokken zijn bij de verdeling van voedselhulp en/of materiële basishulp aan de meest behoeftige personen
Artikel 22, lid 1, punt e), van de ESF+-verordening	7 % van de in punt a) bedoelde kosten ter dekking van de kosten van begeleidende maatregelen door of namens begunstigden die zijn gedeclareerd door de begunstigden die de voedselhulp en/of de materiële basishulp aan de meest behoeftige personen verstrekken

Daarnaast wordt in artikel 54, eerste alinea, punt c), van de GB-verordening een maximum voor een vast percentage voor indirecte kosten vastgesteld op 25 % van de subsidiabele directe kosten, mits dat percentage wordt berekend aan de hand van een door de beheerautoriteit gedefinieerde eerlijke, rechtvaardige en verifieerbare berekeningsmethode, overeenkomstig artikel 53, lid 3, punt a), van de GB-verordening.

Om een van de bovengenoemde opties te gebruiken, moet de beheerautoriteit (of het monitoringcomité voor het Interreg-programma) de kostencategorieën definiëren die door het vaste percentage worden gedekt en waarop het vaste percentage van toepassing is, dat wil zeggen de directe en indirecte kosten en de directe personeelskosten. De verantwoordelijkheid om de verschillende kostencategorieën op een consistente, ondubbelzinnige en niet-discriminerende manier te definiëren en ervoor te zorgen dat dubbele financiering wordt voorkomen, berust bij de lidstaten.

De definitie van de kostencategorieën moet duidelijk worden vastgelegd in de regels van het programma of in de oproepen tot het indienen van voorstellen.

Als algemene leidraad kunnen de kostencategorieën als volgt worden gedefinieerd: — Directe kosten zijn kosten die rechtstreeks samenhangen met de uitvoering van de concrete actie of het project, waarbij het rechtstreekse verband met deze individuele concrete actie of dit project kan worden aangetoond. — Indirecte kosten zijn kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de concrete actie en die niet rechtstreeks verband houden of kunnen houden met de uitvoering van de concrete actie in kwestie of die verband houden met de uitvoering van de concrete actie, maar bijkomende uitgaven vormen die niet rechtstreeks bijdragen tot de verwezenlijking van de indicatoren/resultaten/doelstellingen ervan. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om administratieve uitgaven/algemene kosten, waarbij het moeilijk is om precies te bepalen welk bedrag aan een specifieke concrete actie of een specifiek project is toe te schrijven (typische administratie-/personeelskosten, zoals: beheerkosten, wervingskosten, de kosten van een accountant of een schoonmaker, de kosten van telefoon, water en elektriciteit enz.). — Personeelskosten worden gedefinieerd in nationale voorschriften en zijn doorgaans de kosten die voortvloeien uit een overeenkomst tussen een werkgever en werknemer of dienstverleningscontracten voor extern personeel (op voorwaarde dat deze kosten duidelijk identificeerbaar zijn). Personeelskosten omvatten normaal gesproken de totale bezoldiging, met inbegrip van voordelen in natura die overeenkomstig collectieve arbeidsovereenkomsten worden gegeven voor werk dat met de concrete actie in verband staat. Ze omvatten eveneens belastingen en de socialezekerheidsbijdragen van werknemers (bijvoorbeeld in het geval van pensioenen, eerste en tweede pijler, derde pijler alleen indien vastgelegd in een collectieve overeenkomst of in de arbeidsovereenkomst) en eventuele subsidiabele vrijwillige werknemersbijdragen en de verplichte en vrijwillige socialezekerheidsbijdragen van de werkgever. Personeelskosten kunnen directe of indirecte kosten zijn, afhankelijk van een analyse per geval en van de rol van het personeel in het kader van de concrete actie.

Bijzonderheden van de definitie van personeelskosten

Voor de toepassing van de vaste percentages als bedoeld in artikel 54, eerste alinea, punt b, van de GB-verordening, in artikel 56, lid 1, van de GB-verordening en in artikel 41, lid 5, van de Interreg-verordening (of een ander door de beheerautoriteit op basis van artikel 53, lid 3, van de GB-verordening vastgesteld vast percentage dat op directe personeelskosten moet worden toegepast), kan de totale waarde van de bezoldiging zoals gedefinieerd in de nationale voorschriften als personeelskosten worden beschouwd, aangezien deze de werkelijke bezoldiging voor het werk van die persoon in het kader van de concrete actie vertegenwoordigt en derhalve in aanmerking moet worden genomen om de overige soorten kosten van de concrete actie (die worden berekend door een vast percentage op de directe personeelskosten toe te passen) te bepalen.

Dit geldt ook voor gevallen waarin het loon (gedeeltelijk) door derde partijen wordt vergoed of gefinancierd (bv. het aanwerven van direct personeel met een aanwervingssubsidie; het vaste percentage wordt toegepast op de totale waarde van de bezoldiging, zelfs als een deel ervan door een derde partij wordt betaald). Indien de personeelskosten voor extern personeel voortvloeien uit een dienstverleningscontract, moeten de personeelskosten duidelijk herkenbaar zijn. Als een begunstigde bijvoorbeeld de diensten van een externe opleider voor zijn interne opleidingen inhuurt, moeten de verschillende typen kosten duidelijk op de factuur worden vermeld. Het loon van de opleider zal als een externe directe personeelskosten worden beschouwd. Als de personeelskosten van de opleider niet als een aparte categorie van andere kostencategorieën, zoals lesmateriaal, kunnen worden geïdentificeerd, kunnen die niet als uitgangspunt voor vaste percentages worden gebruikt, zoals het in artikel 56, lid 1, van de GB-verordening vastgestelde vaste percentage van 40 %.

De definitie van directe personeelskosten houdt geen verband met de vraag of de personeelskosten al dan niet de vorm aannemen van uitgaven voor bijdragen in natura. Daarom kan de waarde van vrijwilligerswerk in de vorm van bijdragen in natura worden opgenomen in het basisbedrag voor de berekening van vaste percentages, mits artikel 67, lid 1, van de GB-verordening in acht wordt genomen.

Reiskosten worden niet als personeelskosten beschouwd, los van de uitgaven voor woon-werkverkeer indien in de nationale voorschriften is bepaald dat deze onder het bruto jaarcijfer inzake tewerkstellingskosten vallen. Lonen of vergoedingen die worden uitbetaald aan deelnemers aan door het EFRO, het ESF+, het JTF, het AMIF, het ISF en het BMVI ondersteunde concrete acties, worden evenmin als personeelskosten beschouwd (zie artikel 56, leden 1, en 2 van de GB-verordening). Bij een concrete actie die erop gericht is nieuwe personen aan te werven, worden de lonen van nieuw aangeworven werknemers bijvoorbeeld niet beschouwd als “personeelskosten” in de zin van artikel 56 van de GB-verordening, aangezien deze personen geen taken uitvoeren voor de uitvoering van de concrete actie — zij worden beschouwd als lonen die aan de deelnemers worden betaald. Daarom kunnen zij niet worden berekend op basis van het in artikel 56, lid 1, van de GB-verordening vastgestelde vaste percentage.

In het kader van artikel 56 van de GB-verordening moet onder “vergoeding” worden verstaan financiële steun die aan deelnemers wordt verleend voor mogelijke uitgaven die verband houden met de doelstelling van een bepaalde concrete actie. Zo hebben opleidingsvergoedingen in het kader van het Europees Sociaal Fonds Plus (ESF+) betrekking op financiële steun die wordt verleend aan personen die deelnemen aan opleidingsprogramma’s. Deze vergoedingen zijn bedoeld ter dekking van diverse opleidingskosten, zoals reiskosten en verblijfkosten. Het doel is opleidingen toegankelijker te maken.

2.2.2.   Vaste percentages voor het bepalen van indirecte kosten (artikel 54 van de GB-verordening)

In artikel 54, eerste alinea, van de GB-verordening is bepaald dat wanneer de uitvoering van een concrete actie indirecte kosten oplevert, deze op basis van een van de in de eerste alinea, punten a) en b), vastgestelde vaste percentages mogen worden berekend. Bij artikel 54, eerste alinea, punt a), van de GB-verordening is een vast percentage van maximaal 7 % van de subsidiabele directe kosten ingevoerd om indirecte kosten te berekenen. In artikel 54, eerste alinea, punt b), is een vast percentage van maximaal 15 % van de directe personeelskosten opgenomen om de indirecte kosten te berekenen. Beide vaste percentages mogen rechtstreeks door de beheerautoriteit worden gebruikt, zonder enige rechtvaardiging voor de berekening van het percentage, als het in de verordening vastgestelde maximum niet wordt overschreden.

Artikel 54 van de GB-verordening bevat geen uitputtende lijst van methoden voor de vaststelling van vaste percentages voor indirecte kosten van een concrete actie en staat de lidstaten toe een vast percentage te gebruiken voor indirecte kosten die zijn vastgesteld op basis van andere methoden, dat wil zeggen de methoden die zijn vermeld in artikel 53, lid 3, punten b) tot en met e), van de GB-verordening.

Voor een vast percentage voor indirecte kosten dat is vastgesteld op basis van een eerlijke, rechtvaardige en verifieerbare methode als bedoeld in artikel 53, lid 3, punt a), van de GB-verordening geldt echter een maximum van 25 % van de subsidiabele directe kosten als vastgesteld in artikel 54, eerste alinea, punt c), van de GB-verordening. Voor vaste percentages die niet op die basis zijn vastgesteld, maar op basis van een andere methode als bedoeld in artikel 53, lid 3, punten b) tot en met e), van de GB-verordening, geldt geen maximum.

2.2.3.   Vast percentage voor het bepalen van directe personeelskosten (artikel 55, lid 1, van de GB-verordening)

In artikel 55, lid 1, van de GB-verordening is bepaald dat de directe personeelskosten van een concrete actie kunnen worden berekend als een vast percentage van maximaal 20 % van de andere directe kosten dan de personeelskosten van die concrete actie, zonder verplichting voor de lidstaat om te berekenen welk percentage van toepassing is.

Wanneer de directe kosten van die concrete actie echter overheidsopdrachten voor werken of voor leveringen of diensten omvatten waarvan de waarde de drempel overschrijdt die staat vermeld in de EU-richtlijn betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten, met name artikel 4 van Richtlijn 2014/24/EU (17) en artikel 15 van Richtlijn 2014/25/EU (18), kan het “kant-en-klare” vaste percentage in artikel 55, lid 1, van de GB-verordening niet worden toegepast en moet het vaste percentage voor directe personeelskosten worden bepaald op basis van een methode als bedoeld in artikel 53, lid 3, punten a) tot en met e), van de GB-verordening. In deze situatie kan het vaste percentage van maximaal 20 % zonder berekening niet voor de betrokken concrete actie worden toegepast. Dit geldt voor alle opdrachten voor werken/leveringen/diensten boven de drempelwaarden die onder het toepassingsgebied van deze richtlijnen vallen, met inbegrip van opdrachten die worden gegund door andere aanbestedende instanties dan aanbestedende diensten in het geval van Richtlijn 2014/25/EU. De volledige waarde van overheidsopdrachten zal in aanmerking worden genomen om te bepalen of de drempels van de richtlijnen zijn overschreden, ongeacht de percelen waarin een aanbesteding kan worden verdeeld (19).

Wat specifiek het AMIF, het BMVI en het ISF betreft, moeten alle kosten in verband met overheidsopdrachten (dat wil zeggen de uitbestede/geëxternaliseerde kosten) worden uitgesloten van de grondslag voor de berekening van het vaste percentage (zie artikel 55, lid 1, tweede alinea, van de GB-verordening).

Voor Interreg-programma’s kunnen personeelskosten worden vergoed op basis van een vast percentage van maximaal 20 % van de subsidiabele directe kosten, zonder enige beperking ten aanzien van de vraag of directe kosten al dan niet overheidsopdrachten omvatten, overeenkomstig artikel 39, lid 3, punt c), van de Interreg-verordening.

Directe personeelskosten die op basis van een vast percentage worden bepaald, kunnen de basis vormen voor de toepassing van een vast percentage als gespecificeerd in artikel 54, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening (een vast percentage van maximaal 15 % van de subsidiabele directe personeelskosten om indirecte kosten te berekenen). Directe personeelskosten die op basis van een vaste percentage zijn berekend, kunnen echter niet als basis dienen voor het vaste percentage in artikel 56, lid 1, van de GB-verordening (een vast percentage van maximaal 40 % van de subsidiabele directe personeelskosten om de overige subsidiabele kosten van een concrete actie te berekenen, zie artikel 56, lid 3, van de GB-verordening).

2.2.4.   Vast percentage voor het bepalen van alle overige andere kosten dan de directe personeelskosten van de concrete actie (artikel 56 van de GB-verordening)

Overeenkomstig artikel 56, lid 1, van de GB-verordening mogen directe personeelskosten worden gebruikt om alle andere overige subsidiabele kosten van een concrete actie te berekenen, op basis van een vast percentage van maximaal 40 % van de subsidiabele directe personeelskosten. Concrete acties waarvoor gebruik wordt gemaakt van dit vaste percentage kunnen alleen het volgende omvatten:

—	directe personeelskosten — basiskosten voor het vaste percentage;

—	en een vast percentage van maximaal 40 % ter dekking van de overige kosten van de concrete actie;

—	en lonen en aan deelnemers betaalde vergoedingen.

Voor het EFRO, het ESF+, het JTF, het AMIF, het ISF en het BMVI zijn lonen en aan deelnemers betaalde vergoedingen uitgesloten van de kosten die onder dit vaste percentage vallen. [Zij kunnen daarom worden vergoed met gebruik van een ander formulier als bedoeld in artikel 53, lid 1, van de GB-verordening] Voor de definitie van vergoedingen en lonen, zie hoofdstuk 2.2.1.

Het gebruik van dit vaste percentage is geschikt voor concrete acties waarbij de directe personeelskosten een aanzienlijk deel van de begroting uitmaken. Arbeidsintensieve, O&O-, kleine of kleinschalige projecten met veel andere kleine en grote kosten dan personeelskosten, kleinschalige innovatieprojecten, projecten voor onderwijs en beroepsopleiding en projecten voor zachte activiteiten zijn derhalve het meest geschikt voor het gebruik van het in artikel 56, lid 1, van de GB-verordening vastgestelde vaste percentage.

De beheerautoriteit kan dit vaste percentage toepassen op soorten concrete acties waarbij een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen de volgende kostencategorieën: directe personeelskosten, andere directe kosten en indirecte kosten. Het in artikel 56, lid 1, van de GB-verordening gedefinieerde vaste percentage moet zowel andere directe kosten als indirecte kosten dekken, en niet alleen indirecte kosten.

Als de concrete actie alleen indirecte kosten en directe personeelskosten omvat, moet de beheerautoriteit niet het vaste percentage van artikel 56, lid 1, van de GB-verordening gebruiken, maar kan zij het vaste percentage van artikel 54, punt b), van de GB-verordening gebruiken.

Het vaste percentage in artikel 56, lid 1, van de GB-verordening kan niet worden gecombineerd met een vast percentage voor indirecte kosten (bv. de opties in artikel 54 van de GB-verordening), aangezien dezelfde kostencategorie (d.w.z. de indirecte kosten) tweemaal zou worden gedekt.

Dit vaste percentage van maximaal 40 % kan overeenkomstig artikel 56, lid 3, van de GB-verordening niet in een concrete actie worden gebruikt wanneer de totale directe personeelskosten van die concrete actie worden berekend op basis van een vast percentage (bijvoorbeeld het vaste percentage op grond van artikel 55, lid 1, van de GB-verordening). Dit vaste percentage kan echter worden toegepast op directe personeelskosten die zelf zijn ontworpen als vereenvoudigde kostenoptie, zolang deze vereenvoudigde kostenoptie geen vast percentage is (zie hoofdstuk 2.5).

Voorbeeld 1 Een beheerautoriteit wil alle overige subsidiabele kosten van een concrete actie dekken door een vast percentage toe te passen op de subsidiabele directe personeelskosten ten bedrage van 150 000 EUR van de concrete actie. Overeenkomstig artikel 56, lid 1, van de GB-verordening besluit de beheerautoriteit een percentage van 35 % toe te passen. Dit houdt in dat de totale subsidiabele kosten van de concrete actie neerkomen op 150 000 EUR + (150 000 EUR x 0,35) = 202 500 EUR.

Voorbeeld 2 De geschatte kosten van een opleiding bedragen: Totale directe kosten 52 000  EUR   Totale indirecte kosten 5 000  EUR Directe personeelskosten 30 000  EUR   Indirecte personeelskosten 4 000  EUR Kosten voor de opleidingsruimte 3 000  EUR   Elektriciteit, telefoon 1 000  EUR Reiskosten 4 000  EUR       Maaltijden 1 000  EUR   Totale subsidiabele kosten 57 000  EUR Informatie/publiciteit 4 000  EUR       Vergoedingen betaald aan de deelnemers door de openbare dienst voor arbeidsvoorziening 10 000  EUR       De beheerautoriteit kan besluiten artikel 56, lid 1, van de GB-verordening op dit project toe te passen en stelt het vaste percentage voor de vergoeding van de overige kosten van de concrete actie vast op 40 %. In dat geval zou het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie het volgende als maximale toewijzing hebben: Directe personeelskosten: 30 000 EUR Andere kosten: 30 000 x 40 % = 12 000 EUR Aangezien de door de openbare dienst voor arbeidsvoorziening aan de deelnemers betaalde vergoedingen boven op de directe personeelskosten en het vaste percentage kunnen worden gedeclareerd, komen de totale subsidiabele kosten uit op: Totale subsidiabele kosten: 30 000 (directe personeelskosten) + 12 000 (andere kosten) + 10 000 (door de openbare dienst voor arbeidsvoorziening aan de deelnemers betaalde vergoedingen) = 52 000 EUR

Bij de uitvoering van concrete acties met gebruik van het vaste percentage van artikel 56, lid 1, van de GB-verordening is het belangrijk om de directe personeelskosten vanaf het begin zorgvuldig te plannen en de uitgaven in deze kostencategorie nauwlettend en voortdurend te monitoren. Gezien de aard van het vaste percentage van 40 % zal elke onderbesteding van directe personeelskosten automatisch betekenen dat minder geld wordt vergoed voor andere kosten.

Voorbeeld In de oorspronkelijke begroting van de concrete actie werd 350 000 EUR toegewezen aan de categorie directe personeelskosten en 140 000 EUR (40 % x 350 000 EUR) aan de categorie overige kosten. Tijdens de uitvoering van het programma werd slechts 230 000 EUR aan directe personeelskosten gerapporteerd. Dit betekent dat slechts 92 000 EUR (40 % x 230 000 EUR) voor de overige resterende kosten wordt vergoed.

2.2.5.   Vast percentage voor reis- en verblijfskosten (artikel 41, lid 5, van de Interreg-verordening)

Artikel 41, lid 5, van de Interreg-verordening voorziet in een vast percentage voor reis- en verblijfskosten van een concrete actie van maximaal 15 % van de directe personeelskosten, zonder verplichting voor de lidstaten om te berekenen welk percentage van toepassing is. Dit vaste percentage moet rechtstreeks worden gebruikt bij concrete acties in het kader van Interreg.

2.2.6.   Het specifieke geval van vaste percentages voor technische bijstand (artikel 36, lid 5, van de GB-verordening)

Overeenkomstig artikel 36, lid 3, van de GB-verordening moet het bedrag van de bijdrage van de Unie voor technische bijstand worden betaald hetzij als vergoeding van de aan begunstigden verstrekte steun overeenkomstig de toepasselijke regels van de GB-verordening (artikel 51, punt b), van de GB-verordening), hetzij als een vast percentage (artikel 51, punt e), van de GB-verordening) (het gebruik van het vaste percentage is in bepaalde situaties verplicht — zie verder in dit hoofdstuk).

Toepassingsgebied

De lidstaten kunnen zelf bepalen om al dan niet gebruik te maken van de financiering volgens een vast percentage. Overeenkomstig artikel 36, lid 3, tweede alinea, van de GB-verordening geldt die keuze voor alle programma’s in de betrokken lidstaat en voor de gehele programmeringsperiode, en kan deze later niet worden gewijzigd. De lidstaten moeten de Commissie in kennis stellen van de vorm van de Uniebijdrage voor technische bijstand die zij in de partnerschapsovereenkomst overeenkomstig bijlage II bij de GB-verordening hebben gekozen.

Overeenkomstig artikel 36, lid 3, derde alinea, van de GB-verordening verstrekt de Unie voor uit het AMIF, het ISF en het BMVI gesteunde programma’s en voor Interreg-programma’s een bijdrage voor technische bijstand uitsluitend in de vorm van een vast percentage.

De vaste percentages voor de bijdrage van de Unie voor technische bijstand zijn vastgesteld in artikel 36, lid 5, van de GB-verordening voor elk fonds en in artikel 27 van de Interreg-verordening voor Interreg-programma’s.

Hoe de lidstaat de betalingen volgens de vaste percentages voor technische bijstand gebruikt, valt onder de verantwoordelijkheid van de lidstaat; op EU-niveau zullen geen controles plaatsvinden van de onderliggende kosten van de vergoede bedragen op basis van het vaste percentage.

Betalingsaanvragen

Wanneer een lidstaat of een Interreg-programma gebruikmaakt van de financiering volgens een vast percentage voor technische bijstand, wordt het desbetreffende vaste percentage voor het betrokken fonds, dat is vermeld in artikel 36, lid 5, punt b), van de GB-verordening en in artikel 27, lid 3, van de Interreg-verordening automatisch toegepast op het totale bedrag van de subsidiabele uitgaven of het totale bedrag aan overheidsuitgaven, naargelang het geval, dat in elke bij de Commissie ingediende betalingsaanvraag is opgenomen. Het bedrag van de technische bijstand in de vorm van een vast percentage in kolom D (kolom C voor het AMIF, het BMVI en het ISF) in de tabel “Uitgaven uitgesplitst naar prioriteit” van bijlage XXIII bij de GB-verordening moet automatisch in het SFC2021 worden berekend op basis van de in de betalingsaanvraag verstrekte gegevens.

Het bedrag van de technische bijstand in de vorm van een vast percentage hoeft niet te worden gerapporteerd in aanhangsel 2 van bijlage XXIII bij de GB-verordening en, voor AMIF-, BMVI- en ISF-programma’s, in aanhangsel 3 van bijlage XXIII bij de GB-verordening, dat wil zeggen voor specifieke doelstellingen waarvoor niet aan de randvoorwaarden is voldaan.

2.2.7.   Specifieke kenmerken van steun voor vanuit de gemeenschap geleide lokale ontwikkeling

Overeenkomstig artikel 34, lid 1, punt c), van de GB-verordening dekt de steun uit de fondsen voor vanuit de gemeenschap geleide lokale ontwikkeling de kosten van het beheer, de monitoring en de evaluatie van de strategie en de dynamisering ervan, met inbegrip van het faciliteren van uitwisselingen tussen belanghebbenden. Overeenkomstig artikel 34, lid 2, tweede alinea, van de GB-verordening geldt voor deze kosten een maximum van 25 % van de totale overheidsbijdrage aan de strategie.

In het volgende voorbeeld is geïllustreerd hoe deze kosten kunnen worden vergoed op basis van een vast percentage dat op andere uitvoeringskosten wordt toegepast:

Voorbeeld De beheerautoriteit heeft, op basis van ervaringen uit het verleden, het typische aandeel ingeschat van de lopende kosten en dynamiseringskosten van een plaatselijke actiegroep ten opzichte van de uitgaven die zijn gemaakt voor de uitvoering van lokale concrete acties in het kader van de CLLD-strategie, en de voorbereiding en uitvoering van de samenwerkingsactiviteiten van de plaatselijke actiegroep. Hoewel de steun uit de GB-fondsen voor lopende kosten en dynamiseringskosten overeenkomstig artikel 34, lid 2, van de GB-verordening niet meer dan 25 % van de totale overheidsuitgaven in het kader van de CLLD-strategie mag bedragen, blijkt uit ervaring dat dit percentage in de meeste gevallen in werkelijkheid kleiner is. De beheerautoriteit stelt een vast percentage van 17 % van de uitvoeringskosten vast (gebaseerd op een eerlijke, billijke en controleerbare methode in overeenstemming met artikel 53, lid 1, punt d), en artikel 53, lid 3, punt a), van de GB-verordening voor de uitgaven die worden gedaan voor de uitvoering van concrete acties in het kader van de CLLD-strategie en voor de voorbereiding en uitvoering van de samenwerkingsactiviteiten van de plaatselijke actiegroep, om de volgende kosten te dekken: — lopende kosten (kosten in verband met het beheer, de monitoring en de evaluatie van de strategie, zie artikel 34, lid 1, punt c), van de GB-verordening); — kosten voor de dynamisering van de CLLD-strategie (om uitwisseling tussen belanghebbenden te vereenvoudigen om informatie te verstrekken en de strategie te propageren en om potentiële begunstigden te ondersteunen met het doel concrete acties te ontwikkelen en aanvragen voor te bereiden, zie artikel 34, lid 1, punt c), van de GB-verordening). Als de aan de plaatselijke actiegroep toegekende begroting voor de uitvoering van concrete acties in het kader van de CLLD-strategie en voor de voorbereiding en uitvoering van de samenwerkingsactiviteiten van de plaatselijke actiegroep 1,5 miljoen EUR (type 1) bedraagt, is de maximumbegroting voor de lopende kosten en de dynamiseringskosten dus gelijk aan 1,5 miljoen EUR x 17 % = 255 000 EUR (type 2). Bijgevolg bedraagt de totale begrotingstoewijzing aan de plaatselijke actiegroep 1,755 miljoen EUR. In de uitvoeringsfase betekent dit dat telkens wanneer een begunstigde een vergoeding vraagt van de bij een project gemaakte kosten, de plaatselijke actiegroep ook 17 % van dat bedrag kan vragen om zijn lopende kosten en dynamiseringskosten te dekken. Als bijvoorbeeld de uitgaven voor een project 1 000 EUR (type 1) bedragen, kan de plaatselijke actiegroep bij de beheerautoriteit ook 1 000 EUR x 17 % = 170 EUR (type 2) voor zijn lopende kosten en dynamiseringskosten declareren. De plaatselijke actiegroep hoeft geen bewijsstukken in te dienen voor de lopende kosten en dynamiseringskosten die op basis van het vaste percentage worden gedeclareerd, maar de wijze waarop de 17 % is vastgelegd, moet verifieerbaar zijn. Opmerking: de methode voor de vaststelling van het vaste percentage hoeft niet noodzakelijkerwijs te leiden tot de toepassing van een percentage van 25 %. Ongeacht de methode die wordt gebruikt om het vaste percentage te bepalen, moeten de bepalingen betreffende het maximumpercentage voor de lopende kosten en de dynamiseringskosten uit artikel 34, lid 2, tweede alinea, van de GB-verordening altijd worden nageleefd.

2.3.   Eenheidskosten

Eenheidskosten kunnen op beide vergoedingsniveaus worden gebruikt, dat wil zeggen op het “bovenste niveau” voor de vergoeding van de bijdrage van de Unie (artikel 51, punt c), van de GB-verordening) en op het “onderste niveau” voor subsidies die door de lidstaten aan de begunstigde worden verstrekt (artikel 53, lid 1, punt b), van de GB-verordening).

2.3.1.   Algemene beginselen

In het geval van eenheidskosten worden de subsidiabele kosten van een concrete actie geheel of gedeeltelijk berekend op basis van gekwantificeerde activiteiten, input, outputs of resultaten, vermenigvuldigd met vooraf vastgestelde eenheidskosten. Deze mogelijkheid kan voor elk soort concrete actie, project of deelproject worden gebruikt, als het mogelijk is om een activiteit en gerelateerde eenheidskosten te kwantificeren. Eenheidskosten zijn doorgaans van toepassing op gemakkelijk te kwantificeren elementen.

De eenheidskosten kunnen gebaseerd zijn op:

—	het proces, dat wil zeggen gekoppeld aan inputs (bijvoorbeeld eenheidskosten per uur voor een opleider) of outputs (bijvoorbeeld eenheidskosten per uur per deelnemer);

—	resultaten of uitkomsten (bijvoorbeeld eenheidskosten per persoon die een opleidingscertificaat krijgt).

Het gebruik van vereenvoudigde kostenopties in het kader van een concrete actie heeft tot doel de processen voor alle betrokken belanghebbenden te vereenvoudigen. Beheerautoriteiten moeten derhalve inputs, outputs, resultaten of uitkomsten vaststellen die tot vereenvoudiging leiden en die eenvoudig kunnen worden geregistreerd, gevolgd enz. Beheerautoriteiten moeten bij het kiezen tussen op het proces en op de uitkomst gebaseerde eenheidskosten ook bijzondere aandacht besteden aan het auditspoor.

Voorbeeld 1 (ESF+) a) Gebaseerd op het proces: voor een IT-opleiding van 1 000 uur voor 20 gevorderde deelnemers kunnen de subsidiabele kosten worden berekend op basis van de kosten per opleidingsuur x het aantal deelnemers dat aan de opleiding deelneemt. De kosten per uur zijn door de beheerautoriteit vooraf vastgesteld, met gebruik van de eerlijke, rechtvaardige en verifieerbare methode, en worden vermeld in het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie. Als bijvoorbeeld wordt aangenomen dat de beheerautoriteit de opleidingskosten op 7 EUR per uur per deelnemer heeft vastgesteld, bedraagt de maximale subsidie die aan het project kan worden toegekend, 1 000 uur x 20 deelnemers x 7 EUR per uur per deelnemer = 140 000 EUR. Aan het einde van de concrete actie zullen de uiteindelijke subsidiabele kosten worden bepaald op basis van het werkelijke aantal uren van elke deelnemer (waarbij een zekere gerechtvaardigde afwezigheid kan worden aanvaard), na vaststelling van de werkelijke participatie door de deelnemers en de verzorgde opleidingen. Het blijft nodig om nauwkeurige aanwezigheidslijsten van de deelnemers bij te houden. Wanneer uiteindelijk slechts 18 personen aan de opleiding hebben deelgenomen, waarvan 6 gedurende 900 uur, 5 gedurende 950 uur, 5 gedurende 980 uur en de overige 2 gedurende 1 000 uur, zal het totale aantal uren × het aantal deelnemers gelijk zijn aan: 900x6 + 950x5 + 980x5 + 1 000x2 = 17 050 total hours of training. De subsidiabele uitgaven bedragen: 17 050 opleidingsuren x 7 EUR = 119 350 EUR. b) Gebaseerd op de uitkomst: de IT-opleiding van 1 000 uur voor gevorderde deelnemers bestaat uit 5 modulen van ieder 200 uren. Voor het vaststellen van de totale kosten van het geven van deze IT-opleiding aan 25 deelnemers werd een eerlijke, rechtvaardige en verifieerbare methode gebruikt overeenkomstig artikel 53, lid 3, punt a), van de GB-verordening. De totale kosten, 140 000 EUR, worden dan toegerekend aan de deelnemers die de opleiding met succes hebben voltooid. Rekening houdend met een historisch uitvalpercentage van 20 % (dat wil zeggen 5 deelnemers), zouden de eenheidskosten per deelnemer en succesvol afgeronde module 140 000 EUR/20 deelnemers/5 modulen = 1 400 EUR (eenheidskosten per deelnemer per succesvol afgeronde module) bedragen. Het auditspoor zou een document moeten bevatten waaruit de subsidiabiliteit van de deelnemer blijkt en, voor elke subsidiabele deelnemer, een certificaat van een succesvol afgeronde module of afgeronde opleiding. Er zouden geen overzichten van werktijden nodig zijn.

Voorbeeld 2 (EFRO, gebaseerd op output) De begunstigde, een regionale kamer van koophandel, organiseert een adviesdienst voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) in de regio. Deze dienst wordt uitgevoerd door de adviseurs van de regionale kamer van koophandel. Op basis van facturen uit het verleden van de “adviesafdeling” van de kamer van koophandel worden de kosten van advies geraamd op 350 EUR per dag. De subsidie wordt toegekend op grond van de volgende formule: aantal dagen x 350 EUR. Het blijft nodig om accurate overzichten van werktijden te verstrekken, waarin de adviesactiviteit en de werkelijke aanwezigheid van de adviseurs worden gespecificeerd.

Voorbeeld 3 (ESF+, resultaatgebaseerd) Een programma van zes maanden voor ondersteuning van werkzoekenden (“de concrete actie”) kon worden gefinancierd op basis van eenheidskosten (bijvoorbeeld 2 000 EUR/persoon) voor elk van de twintig deelnemers aan de concrete actie die een baan vindt en die baan gedurende een vooraf vastgestelde periode, bijvoorbeeld zes maanden, behoudt. Bij het vaststellen van de eenheidskosten van 2 000 EUR per succesvolle deelnemer werden kosten voor alle deelnemers in aanmerking genomen. Het bedrag omvat derhalve ook uitgaven voor niet succesvolle deelnemers. De berekening van de maximale subsidie die aan de concrete actie kon worden gegeven, was als volgt: 20 mensen x 2 000 EUR/baan = 40 000 EUR. De definitieve subsidiabele kosten worden berekend op basis van de werkelijke output van de concrete actie: wanneer slechts 17 personen een plaats op de arbeidsmarkt vinden en hun baan gedurende de vereiste periode behouden, bedragen de uiteindelijke subsidiabele kosten op basis waarvan de subsidie aan de begunstigde wordt betaald, 17 x 2 000 EUR = 34 000 EUR. Het auditspoor zou documenten moeten bevatten waaruit blijkt dat de deelnemer op de arbeidsmarkt is gebracht en zijn baan gedurende de gevraagde periode heeft behouden.

Voorbeeld 4 (EFMZV, procesgebaseerd) De dagtarieven voor het gebruik van vaartuigen worden berekend op basis van historische gegevens (gemiddelden van voorgaande jaren). Het aantal dagen dat aan het project is besteed, wordt vervolgens aangetoond aan de hand van logboeken.

Voorbeeld 5 (AMIF): financiering van verschillende projecten die deel uitmaken van dezelfde concrete actie — gebruik van twee verschillende eenheidskosten De beheerautoriteit verstrekt een subsidie van 1 600 000 EUR aan een overheidsinstantie die zich bezighoudt met asielzoekers, voor een concrete actie die twee soorten activiteiten omvat: 1) steun voor de eerste opvang van onderdanen van derde landen na hun aankomst in een lidstaat (max. 1 000 000 EUR), en 2) taalcursussen voor asielzoekers (max. 600 000 EUR). Voor de steun voor de eerste opvang heeft de beheerautoriteit (op basis van historische gegevens) een eenheidsprijs van 50 EUR per dag en per persoon ontwikkeld ter dekking van de kosten van één dag bijstand aan een onderdaan van een derde land tijdens zijn opvangperiode in het gastland. De kostencategorieën die in het bedrag van de eenheidskosten zijn opgenomen, omvatten alle elementen van de opvang (zoals huisvesting, de verstrekking van levensmiddelen en non-foodartikelen, medisch onderzoek, vertolking, voogdij voor niet-begeleide minderjarigen, informatie en advies). De maximale subsidietoewijzing is beperkt tot 1 dag x 50 EUR x 20 000 onderdanen van derde landen = 1 000 000 EUR. De verplichte elementen van het auditspoor voor deze eenheidskosten bestaan uit een ondertekende en gedateerde lijst van ondersteunde onderdanen van derde landen en de duur van hun verblijf (in dagen), samen met hun officiële (indien beschikbaar) en/of unieke identificatie (elk document dat de identiteit van de persoon bevestigt) en een bewijs van de verstrekte steun (bijvoorbeeld een ondertekende en gedateerde lijst van verstrekte levensmiddelen en non-foodartikelen, een ondertekend en gedateerd begeleidingsformulier, een ondertekende en gedateerde nota van een erkende beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg). De subsidiabele uitgaven worden berekend op basis van de werkelijke dagen van de steun voor de eerste opvang en het aantal ondersteunde onderdanen van derde landen. Dit betekent dat indien bijvoorbeeld 1 000 onderdanen van derde landen werden ondersteund, van wie 500 voor 20 dagen en 500 voor 10 dagen, het totale aantal dagen/personen gelijk zal zijn aan: 500 x 20 + 500 x 10 = 15 000 dag/persoon aan ondersteuning. De subsidiabele uitgaven bedragen 15 000 x 50 EUR = 750 000 EUR. Voor de taalopleiding heeft de beheerautoriteit (op basis van historische gegevens) eenheidskosten van 10 EUR per uur en per persoon ontwikkeld ter dekking van de kosten van een lesuur (de duur van een les is 60 minuten) voor één deelnemer/asielzoeker om een taalcursus van maximaal 60 uur te volgen in groepen met een passende grootte (maximaal 15 deelnemers per groep). De kostencategorieën die in het kostenbedrag per eenheid zijn opgenomen, omvatten alle kosten van de taalopleiding (zoals personeelskosten, huurkosten van opleidingsruimten en opleidingsmateriaal). De maximale subsidie voor het project is beperkt tot 60 uur x 1 000 deelnemers x 10 EUR per uur/deelnemer = 600 000 EUR. Het auditspoor ter ondersteuning van de uitgaven moet een bewijsstuk/document(en) bevatten waarin de daadwerkelijke aanwezigheid (aantal uren) van de deelnemers en de duur van de cursus zijn gecontroleerd, documenten die de identiteit van de deelnemers/asielzoekers bevestigen en documenten waarin de tijd en inhoud van de taalcursus, de grootte van de groep (max. 15 personen) en de standaardduur van een les (60 minuten) worden geregeld. De subsidiabele uitgaven worden berekend op basis van het werkelijke aantal opleidingsuren dat aan elke asielzoeker/deelnemer wordt verstrekt. Dit betekent dat als bijvoorbeeld slechts 900 asielzoekers/deelnemers aan de opleiding hebben deelgenomen, van wie 750 gedurende 60 uur, 50 gedurende 55 uur en 100 gedurende 50 uur, het totale aantal uren x deelnemers gelijk is aan: 750 x 60 + 50 x 55 + 100 x 50 = 52 750 totale uren aan opleiding x deelnemers. De subsidiabele uitgaven bedragen 10 x 52 750 EUR = 527 500 EUR. Omdat er sprake is van twee verschillende projecten/activiteiten binnen dezelfde concrete actie, die verschillende kosten van de concrete actie dekken, bestaat er geen risico op dubbele financiering voor zover de kosten van het project/de activiteit duidelijk worden gescheiden.

2.3.2.   Volgens een uurtarief berekende personeelskosten (artikel 55, leden 2 tot en met 4, van de GB-verordening)

Artikel 55, lid 2, van de GB-verordening voorziet in twee specifieke methoden voor het berekenen van directe personeelskosten (20). Beide opties kunnen worden gebruikt om een uurtarief te berekenen om de directe personeelskosten te bepalen.

De twee methoden zijn:

—	berekening van het uurtarief door de jaarlijkse bruto arbeidskosten te delen door 1 720 (artikel 55, lid 2, punt a), van de GB-verordening);

—	berekening van het uurtarief door de maandelijkse bruto arbeidskosten te delen door de gemiddelde maandelijkse werktijd (artikel 55, lid 2, punt b), van de GB-verordening).

Het is aan de beheerautoriteit om te beslissen welke methode moet worden gebruikt. De in artikel 55, lid 2, punt b), van de GB-verordening ingevoerde optie kan zelfs worden gebruikt indien de gegevens over de jaarlijkse bruto arbeidskosten beschikbaar zijn. De berekende directe personeelskosten hebben betrekking op de uitvoering van een concrete actie. De “uitvoering van een concrete actie” moet worden geacht alle fasen van een concrete actie te omvatten.

Voorbeeld In bepaalde typen projecten die zijn gericht op kmo’s op het gebied van onderzoek & ontwikkeling en innovatie zijn personeelskosten vaak een belangrijke post. De optie om eenheidskosten toe te passen, is een welkome vereenvoudiging voor deze kmo’s. De eenheidskosten van activiteiten worden in dit geval uitgedrukt als het uurtarief dat wordt toegepast op het daadwerkelijke aantal door het personeel gewerkte uren. Deze eenheidskosten worden vooraf vastgesteld in het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie, dat bepaalt dat de maximale financiële bijstand wordt berekend als het maximaal toegestane aantal gewerkte uren vermenigvuldigd met de eenheidskosten (de berekende personeelskosten). Om te komen tot dekking van de werkelijke kosten door middel van een zo goed mogelijke benadering van die kosten, en om rekening te houden met verschillen tussen regio’s en sectoren, worden de kosten van een standaardeenheid gedefinieerd als een uurloon, en wel met behulp van de volgende formule (op basis van artikel 55, lid 2, punt a), van de GB-verordening): Uurloon = meest recente met documenten gestaafde jaarlijkse bruto kosten (zie hoofdstuk 2.2.1 voor nadere gegevens over de kosten die kunnen worden opgenomen) gedeeld door 1 720 uur. Bijvoorbeeld: uurtarief = 60 000 EUR/1 720 uur = 34,88 EUR per uur. De financiële bijstand die aan de concrete actie wordt gegeven, wordt berekend als het uurtarief vermenigvuldigd met het werkelijke en gecontroleerde aantal gewerkte uren. Kmo’s moeten daarom alle ondersteunende documenten met betrekking tot het aantal door het personeel aan het project gewerkte uren (bijvoorbeeld overzichten van werktijden uit een IT-systeem) bewaren en de beheerautoriteit moet alle documenten bewaren die het uurloon rechtvaardigen. In principe leidt een verlaging van het aantal vastgestelde gewerkte uren tot een verlaging van het definitieve bedrag dat wordt uitbetaald. Alternatief voorbeeld: hetzelfde als hierboven, maar het uurloon worden als volgt berekend. Uurloon = meest recente met documenten gestaafde jaarlijkse bruto kosten (zie hoofdstuk 2.2.1 voor nadere gegevens over de kosten die kunnen worden opgenomen) gedeeld door gemiddelde wettelijke werktijd (rekening houdend met het jaarlijkse verlof). Bijvoorbeeld: uurtarief = 60 000 EUR/(1 980 uur – 190 uur jaarlijks verlof) = 60 000/1 790 = 33,52 EUR per uur.

Berekening van het uurtarief door de meest recente met documenten gestaafde jaarlijkse bruto arbeidskosten te delen door 1 720 UUR (Artikel 55, lid 2, punt A), van de GB-Verordening)

De eerste optie van artikel 55, lid 2, punt a), van de GB-verordening is de directe personeelskosten te bepalen door een uurtarief als volgt te berekenen:

Uurloon =	meest recente met documenten gestaafde jaarlijkse bruto arbeidskosten
	1 720

De noemer, dat wil zeggen het aantal van 1 720 uren, is een “standaardwerkduur” per jaar die onmiddellijk kan worden gebruikt, zonder dat de lidstaten enige berekening hoeven te verrichten. Dit getal is gebaseerd op het gemiddelde aantal werkuren per week in de lidstaten, vermenigvuldigd met 52 weken en waarvan betaald jaarlijks verlof en gemiddelde jaarlijkse officiële feestdagen zijn afgetrokken. Het vertegenwoordigt één voltijdequivalent (vte) en kan worden gebruikt voor alle situaties waarin de werknemer voltijds werkt. Dit geldt ook indien de vte overeenkomstig het nationale recht of de toepasselijke collectieve overeenkomst minder dan veertig uur per week bedraagt.

Voor personen die in deeltijd werken, moet een overeenkomstig pro rata van 1 720 uur worden gebruikt. Voor de berekening van het uurtarief voor een persoon die slechts 50 % werkt (dat wil zeggen 0,5 voltijdequivalenten (vte) voor de begunstigde), zou de noemer bijvoorbeeld 860 uur zijn (1 720 x (50/100) = 860). Hierbij moet worden verwezen naar de werktijd die in de arbeidsovereenkomst of het benoemingsbesluit is vastgesteld.

De teller moet echter worden gerechtvaardigd. In de GB-verordening wordt naar de “meest recente met documenten gestaafde jaarlijkse bruto arbeidskosten” verwezen. De GB-verordening bevat echter geen definitie van bruto arbeidskosten. Overeenkomstig artikel 63, lid 1, van de GB-verordening moet in de subsidiabiliteitsvoorschriften worden gedefinieerd wat onder de jaarlijkse bruto arbeidskosten valt, rekening houdend met de gebruikelijke boekhoudpraktijken (zie hoofdstuk 3.2.1). Zo kan in de toepasselijke regels worden bepaald dat de kosten voor woon-werkverkeer deel uitmaken van de bruto arbeidskosten.

In de verordening wordt verwezen naar de berekening van het uurtarief op basis van de “meest recente” met documenten gestaafde jaarlijkse bruto arbeidskosten. Dit betekent dat de meest recente beschikbare gegevens moeten worden gebruikt. Een berekeningsmethode die is gebaseerd op historische gegevens van de begunstigde is derhalve niet relevant. Overeenkomstig de term “meest recente” in artikel 55, lid 2, van de GB-verordening moeten de lidstaten ervoor zorgen dat de gebruikte gegevens de meest recente gegevens zijn en dus een indicatie van de werkelijke directe personeelskosten vormen.

De jaarlijkse bruto arbeidskosten hoeven geen betrekking te hebben op een kalender- of begrotingsjaar (de gegevens zouden bijvoorbeeld betrekking kunnen hebben op de periode oktober 2022 tot en met september 2023). Belangrijk is dat de bruto arbeidskosten een volledige periode van twaalf maanden bestrijken. Dit kan de periode van twaalf maanden voorafgaand aan de afloop van een verslagperiode (van de concrete actie of het programma) zijn, de twaalf maanden voorafgaand aan het opstellen van het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie of de twaalf maanden van het vorige kalenderjaar. Wanneer gegevens voor een volledige periode van twaalf maanden niet bekend zijn, mogen deze gegevens overeenkomstig artikel 55, lid 4, van de GB-verordening:

—

worden afgeleid uit de beschikbare met documenten gestaafde bruto arbeidskosten (een beheerautoriteit zou bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van de gegevens met betrekking tot een werknemer voor wie vier maanden aan gegevens bestaan en deze extrapoleren naar de jaarlijkse bruto arbeidskosten, waar nodig rekening houdend met zaken als wettelijk vakantiegeld of de zogenaamde “dertiende maand”);

—	worden afgeleid uit de arbeidsovereenkomst (dat wil zeggen een arbeidsovereenkomst of een benoemingsbesluit).

De jaarlijkse bruto arbeidskosten kunnen worden gebaseerd op de werkelijke arbeidskosten van deze persoon. Wanneer de persoon niet de hele maand heeft gewerkt (de overeenkomst begint bijvoorbeeld niet aan het begin van de maand en de beschikbare gegevens bestrijken dus niet de hele maand), kan worden uitgegaan van geëxtrapoleerde waarden om tot een goede maatstaf te komen voor de werkelijke kosten van een periode van twaalf maanden.

De jaarlijkse bruto arbeidskosten mogen ook worden gebaseerd op het gemiddelde van de arbeidskosten van een grotere groep werknemers, bijvoorbeeld op de arbeidskosten van werknemers van dezelfde graad of op een soortgelijke maatstaf, die met het niveau van de arbeidskosten overeenkomt.

De meest recente jaarlijkse bruto arbeidskosten moeten met documenten worden gestaafd: dit kan worden gedaan met behulp van boekhoudbescheiden, salarisrapporten, verwijzingen naar openbaar toegankelijke overeenkomsten of documenten enz. De bewijsstukken moeten controleerbaar zijn.

In specifieke gevallen mag het bedrag van het uurtarief ook na de start van het project worden vastgesteld. Het kan bijvoorbeeld worden bepaald wanneer een tewerkgestelde persoon bij het project betrokken raakt (ondertekening van de arbeidsovereenkomst of wijziging van tewerkstelling voor een werknemer) of wanneer de begunstigde zijn kosten opgeeft bij de beheerautoriteit. In het laatste geval moet in het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie echter ook de toepasselijke methode worden gespecificeerd.

Berekening Van het uurtarief door de maandelijkse bruto arbeidskosten te delen door de gemiddelde maandelijkse werktijd (Artikel 55, lid 2, punt B), van de GB-Verordening).

Bij de berekening van een uurtarief om de directe personeelskosten te bepalen op basis van artikel 55, lid 2, punt b), van de GB-verordening, is het aan de lidstaat/lidstaten om de gemiddelde maandelijkse werktijd vast te stellen overeenkomstig de toepasselijke nationale regels waarnaar in het arbeidsdocument wordt verwezen.

Vaststelling van subsidiabele personeelskosten met het berekende uurtarief

Het gewerkte aantal uren moet in overeenstemming met de subsidiabiliteitsvoorschriften van het respectieve programma worden vastgesteld. Overeenkomstig artikel 55, lid 3, van de GB-verordening mag het totale aantal voor een bepaald jaar of een bepaalde maand per persoon gedeclareerde uren niet hoger zijn dan het aantal uren dat voor de berekening van dat uurtarief is gebruikt.

Dit betekent dat, wanneer 1 720 als noemer is gebruikt, de gedeclareerde uren niet meer dan 1 720 mogen bedragen, terwijl dit laatste een maximum is aan uren die kunnen worden opgegeven voor werkzaamheden gedurende een periode van twaalf maanden. Als een pro rata van 1 720 als noemer is gebruikt, is hetzelfde principe van toepassing (voor personeel met een deeltijdcontract van 50 % zou de noemer bijvoorbeeld 860 uren zijn; 860 is derhalve het maximale aantal uren dat per jaar voor het betrokken personeelslid kan worden gedeclareerd). Voor personeel dat voor verschillende concrete acties is ingezet, is het maximale pro rata van toepassing voor elke concrete actie en mag het niet hoger zijn dan het maximale aantal uren dat voor het specifieke personeel voor een periode van twaalf maanden kan worden gedeclareerd.

In het geval van artikel 55, lid 2, punt b), van de GB-verordening hoeven de als gemiddelde maandelijkse werktijd van de betrokken persoon gedeclareerde uren niet noodzakelijkerwijs het aantal werkelijk gewerkte uren te zijn; de gemiddelde maandelijkse werktijd zoals vastgesteld in het arbeidsdocument, overeenkomstig de toepasselijke nationale regels, moet in aanmerking worden genomen. De gedeclareerde uren voor de berekening van de subsidiabele personeelskosten mogen echter niet hoger zijn dan het aantal uren per maand dat wordt gebruikt voor de berekening van dat uurtarief, zoals bepaald in artikel 55, lid 3, van de GB-verordening.

Indien het uurtarief wordt berekend op basis van artikel 55, lid 2, punt a), van de GB-verordening, mogen alleen de werkelijk gewerkte uren worden gebruikt voor het berekenen en declareren van de subsidiabele personeelskosten, omdat met de standaardnoemer 1 720 reeds jaarlijkse vakantie en feestdagen in mindering worden gebracht. Ziekteverlof mag als personeelskosten worden gedeclareerd indien de gerelateerde kosten door de begunstigde worden gedragen (dat wil zeggen dat ze door de begunstigde worden gemaakt). Indien de kosten door een derde partij worden gedekt (bijvoorbeeld langdurig ziekteverlof waarvoor de kosten onder het socialezekerheidsstelsel vallen) of in geval van onbetaald verlof of afwezigheid (bijvoorbeeld ongeoorloofde afwezigheid) waarvoor de begunstigde geen kosten maakt, mogen de overeenkomstige niet-gewerkte uren/dagen niet in aanmerking worden genomen bij het bepalen van de subsidiabele personeelskosten die kunnen worden gedeclareerd. Dit is omdat de begunstigde in deze gevallen geen kosten maakt. In geval van personeelskosten voor extra personeel dat het personeelslid dat met ziekteverlof (of een ander soort verlof) is, vervangt, zijn deze personeelskosten echter subsidiabel (dat wil zeggen dat de overeenkomstige gewerkte uren worden meegerekend voor het berekenen van de aldus subsidiabele personeelskosten).

Wanneer artikel 55, lid 2, punt a) of b), van de GB-verordening wordt toegepast, moet het resulterende bedrag voor het uurtarief als eenheidskosten worden beschouwd. Deze eenheidskosten kunnen worden gebruikt voor de vergoeding van uitgaven voor personeelskosten en om de directe personeelskosten te berekenen als basiskosten voor de toepassing van vaste percentages (bijvoorbeeld door het vaste percentage van 15 % overeenkomstig artikel 54, eerste alinea, punt b), van de GB-verordening toe te passen, of voor het berekenen van alle andere overige subsidiabele kosten door het vaste percentage van 40 % toe te passen overeenkomstig artikel 56, lid 1, van de GB-verordening). In geval van een project dat over meerdere jaren loopt, kan de beheerautoriteit ervoor kiezen het uurtarief voor directe personeelskosten bij te werken zodra nieuwe gegevens beschikbaar zijn, of gedurende de volledige uitvoeringstermijn hetzelfde tarief te gebruiken. Als de uitvoeringstermijn bijzonder lang is, is het een goede praktijk om in de methode tussentijdse stappen vast te leggen voor wanneer en hoe het uurtarief voor personeelskosten zou kunnen worden herzien (aanpassingsmethode).

Personeel dat een vaste tijd per maand deeltijds aan de concrete actie werkt (Artikel 55, lid 5, van de GB-Verordening)

Wanneer werknemers deeltijds maar met een vast percentage werktijd per maand aan een opdracht werken, is in artikel 55, lid 5, van de GB-verordening bepaald dat er geen verplichting bestaat om een afzonderlijk werktijdregistratiesysteem op te zetten. De werkgever moet echter een document opstellen waarin het vaste percentage van de tijd dat zij per maand aan de concrete actie hebben gewerkt, wordt vastgesteld, en dit percentage kan worden gebruikt voor het berekenen van de subsidiabele directe personeelskosten. Dit percentage mag ook in de arbeidsovereenkomst wordt vastgesteld. Als een persoon bijvoorbeeld 60 % van zijn tijd aan een project werkt, kunnen de subsidiabele directe personeelskosten voor die persoon worden berekend door de bruto arbeidskosten (gebaseerd op de werkelijke kosten of op berekende eenheidskosten) met 60 % te vermenigvuldigen.

Voorbeeld Er kunnen verschillende eenheidskosten worden vastgesteld voor verschillende groepen werknemers in de projecten, bijvoorbeeld eenheidskosten voor de projectmanager, voor werknemers met sleutelfuncties en voor administratief personeel. De verschillen moeten worden gekoppeld aan objectieve overwegingen, om ervoor te zorgen dat de eenheidskosten een betrouwbare maatstaf vormen voor de werkelijke kosten. Voor elke groep personeelsleden kunnen voorwaarden worden vastgesteld met betrekking tot het opleidingsniveau of de werkervaring. Bijvoorbeeld een masterdiploma voor één groep (groep 1), een bachelordiploma voor een tweede groep (groep 2) en een relevante opleidingskwalificatie voor een derde groep (groep 3). In dat geval moet de vergoeding van eenheidskosten voor een specifieke groep afhankelijk zijn van de vervulling van de voorwaarde in verband met die groep (bijvoorbeeld om de eenheidskosten voor groep 1 te vergoeden, moet het auditspoor de mastergraad omvatten).

2.4.   Vaste bedragen

Vaste bedragen kunnen op beide vergoedingsniveaus worden gebruikt, dat wil zeggen op het “bovenste niveau” voor de vergoeding van de bijdrage van de Unie (artikel 51, punt d), van de GB-verordening) en op het “onderste niveau” voor subsidies die door de lidstaten aan de begunstigde worden verstrekt (artikel 53, lid 1, punt c), van de GB-verordening).

2.4.1.   Algemene beginselen

Bij vaste bedragen worden alle subsidiabele uitgaven of gedeelten van subsidiabele uitgaven van een concrete actie of project berekend op basis van een vooraf vastgesteld bedrag dat naar behoren wordt gerechtvaardigd, en dat wordt vergoed wanneer vooraf bepaalde activiteiten en/of outputs zijn voltooid.

Vaste bedragen kunnen geschikt zijn wanneer eenheidskosten geen geschikte oplossing zijn omdat het lastig is om elementen te kwantificeren, bijvoorbeeld voor de productie van een toolkit, de organisatie van een open gemeenschapsevenement, een seminar enz.

In sommige gevallen zouden beheerautoriteiten ontmoedigd kunnen raken om vaste bedragen te gebruiken vanwege het feit dat de geleverde prestatie doorgaans als verwezenlijkt of niet verwezenlijkt wordt beschouwd, wat resulteert in een binaire situatie van betaling of geen betaling, afhankelijk van de volledige verwezenlijking. Dit kan worden ondervangen door middel van gefaseerde betaling gekoppeld aan de verwezenlijking van bepaalde vooraf vastgestelde tussentijdse mijlpalen.

Voorbeeld 1: EFRO Om lokale producten te promoten, wil een groep van kleine ondernemingen gezamenlijk aan een handelsbeurs deelnemen. De beheerautoriteit besluit de methode van het vaste bedrag te gebruiken om de overheidssteun te berekenen. De groep van ondernemingen wordt daarom verzocht een ontwerpbegroting voor de kosten van het huren, opzetten en beheren van de stand in te dienen. Op basis van deze ontwerpbegroting wordt een vast bedrag van 20 000 EUR vastgesteld. De betaling aan de begunstigde zal worden gedaan na overlegging van bewijs dat aan de beurs is deelgenomen. De beoordeling van de ontwerpbegroting en de bijbehorende bewijsstukken voor de berekening of rechtvaardiging van de kosten van alle categorieën van de ontwerpbegroting moeten voor audits worden bewaard.

Voorbeeld 2: ESF+ Een ngo die kinderopvang organiseert, heeft steun nodig om een nieuwe activiteit op te starten. De ngo neemt in haar voorstel een vast bedrag op door een gedetailleerde ontwerpbegroting voor het opstarten en gedurende een jaar beheren van de activiteit in te dienen. De activiteit zal na het eerste jaar onafhankelijk worden voortgezet. Het vaste bedrag kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het loon van een persoon die gedurende een jaar op de kinderen past, de afschrijving van nieuwe benodigdheden, publiciteitskosten in verband met de nieuwe activiteit en indirecte kosten voor het beheer ervan, boekhoudkundige kosten, water, elektriciteit, verwarming, huurkosten enzovoort. Op basis van een gedetailleerde ontwerpbegroting kent de beheerautoriteit een vast bedrag van 47 500 EUR toe om al deze kosten te dekken. Dit bedrag zal aan het eind van de concrete actie aan de ngo worden betaald op basis van de output, wanneer op een overeengekomen aantal extra (tien) kinderen wordt gepast. Het zal daarom niet nodig zijn om de werkelijke kosten van deze activiteit te rechtvaardigen. Het betekent echter wel dat als er slechts op negen kinderen zou worden gepast, de subsidiabele kosten nul zullen zijn en het vaste bedrag niet zal worden betaald. Om dit te ondervangen, zou in het document waarin de voorwaarden voor de steun voor de concrete actie worden vastgesteld een mijlpaal kunnen worden vermeld dat indien er voor vijf kinderen wordt gezorgd, de helft van het totale bedrag (23 750 EUR) zal worden uitbetaald.

Voorbeeld 3: ESF+ Een ngo wil een lokaal seminar organiseren over de sociaal-economische situatie van de Romagemeenschap in een bepaalde regio van een lidstaat en in verband daarmee een toolkit ontwikkelen. Het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie zal een gedetailleerde ontwerpbegroting bevatten, evenals de doelstellingen van de subsidie: 1) de organisatie van het seminar en 2) de ontwikkeling van een toolkit om werkgevers in de desbetreffende regio ontvankelijk te maken voor de specifieke problemen waarmee de Roma te kampen hebben. Vanwege de aard van de concrete actie (een concrete actie met kosten die niet gemakkelijk te kwantificeren zijn met behulp van eenheidskosten) besluit de beheerautoriteit gebruik te maken van de mogelijkheid om een vast bedrag toe te kennen. Om de hoogte van het vaste bedrag te kunnen berekenen, zal de beheerautoriteit een gedetailleerde ontwerpbegroting voor elk van de concrete acties verlangen: na onderhandeling over de gedetailleerde ontwerpbegroting wordt het vaste bedrag vastgesteld op: 45 000 EUR, verdeeld over twee projecten: 25 000 EUR voor het seminar en 20 000 EUR voor de toolkit. Wanneer aan de voorwaarden van het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie wordt voldaan (de organisatie van het seminar, de ontwikkeling van de toolkit), zal een bedrag van 45 000 EUR als subsidiabele kosten worden beschouwd. Bewijsstukken moeten worden overgelegd om aan te tonen dat het seminar is georganiseerd en dat de definitieve volledige toolkit is ontwikkeld. Wanneer slechts één van de projecten (bijvoorbeeld het seminar) is uitgevoerd, zal de subsidie tot dit gedeelte worden teruggebracht (25 000 EUR), afhankelijk van wat was overeengekomen in het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie.

Voorbeeld 4: EFMZVA Steun voor de voorbereiding en uitvoering van productie- en marketingplannen voor producentenorganisaties. Het vaste bedrag (te betalen wanneer het jaarverslag over de uitvoering van het plan wordt goedgekeurd) wordt gebaseerd op historische gegevens (eerder door de producentenorganisaties ingediende uren en andere kosten). De voorbereiding en uitvoering van productie- en marketingplannen kunnen in verschillende activiteiten worden opgedeeld om gemiddelde kosten te verkrijgen, die vervolgens met de toepasselijke steunintensiteit worden vermenigvuldigd.

2.5.   Combinatie van vereenvoudigde kostenopties

Artikel 53, lid 1, van de GB-verordening biedt de beheerautoriteiten de mogelijkheid om te kiezen uit vijf opties voor het beheer van subsidies in het kader van de GB-verordening. Overeenkomstig artikel 53, lid 1, punt e), van de GB-verordening mogen de eerste vier opties (met uitzondering van financiering die niet gekoppeld is aan kosten) in dezelfde concrete actie worden gecombineerd. Deze mogelijkheid is echter onderworpen aan de volgende voorwaarden, om dubbele financiering van dezelfde kostencategorie te voorkomen:

1)	zij moeten elk verschillende categorieën van subsidiabele kosten dekken; of

2)	zij moeten worden gebruikt voor verschillende projecten die deel uitmaken van dezelfde concrete actie; of

3)	zij moeten worden gebruikt voor opeenvolgende fasen van een concrete actie.

Vereenvoudigde kostenopties kunnen in dezelfde concrete actie worden gebruikt, samen met kosten die als werkelijke kosten worden gedeclareerd of kosten die worden vergoed op basis van een andere vereenvoudigde kostenoptie.

Daarnaast kan een vast percentage worden gebruikt als basis voor een ander vast percentage: een vast percentage van maximaal 15 % voor de vergoeding van indirecte kosten kan worden toegepast op directe personeelskosten die worden berekend als een vast percentage van maximaal 20 % van de directe kosten (met uitzondering van directe personeelskosten).

Voorbeeld 1: financiering van verschillende projecten die deel uitmaken van dezelfde concrete actie (ESF+) Voorbeeld van een actie waarbij een opleidingsproject voor werkloze jongeren wordt gevolgd door een seminar voor mogelijke werkgevers in de regio: De kosten in verband met de opleiding kunnen worden betaald op basis van eenheidskosten (bijvoorbeeld 1 000 EUR/opleidingsdag). Het seminar zou worden betaald op basis van vaste bedragen. Omdat er sprake is van twee verschillende projecten binnen dezelfde concrete actie, bestaat er geen risico van dubbele financiering voor zover de projectkosten duidelijk worden gescheiden.

Voorbeeld 2: opeenvolgende fasen van een concrete actie (ESF+) Voorbeeld van een reeds gestarte concrete actie die op basis van werkelijke kosten wordt beheerd en die de beheerautoriteit in de toekomst op basis van vereenvoudigde kostenopties wil beheren. De twee fasen van de concrete actie moeten duidelijk worden omschreven. De eerste fase zou tot een bepaalde datum op basis van de werkelijke kosten kunnen worden berekend. De tweede fase, voor toekomstige uitgaven, zou bijvoorbeeld op basis van eenheidskosten kunnen worden berekend, mits de eenheidskosten geen eerder gefinancierde uitgaven dekken. Als voor deze mogelijkheid wordt gekozen, moet deze gelden voor alle begunstigden die zich in dezelfde situatie bevinden (transparantie en gelijke behandeling). De keuze kan een zekere administratieve werklast met zich meebrengen, omdat het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie moet worden gewijzigd, als dit niet vooraf was voorzien. De autoriteiten van de lidstaat moeten voor iedere fase een gedetailleerde beschrijving van de concrete actie opstellen. De concrete actie moet in minstens twee aparte, identificeerbare financiële en in het ideale geval fysieke of ontwikkelingsperioden worden verdeeld, die met de betrokken fasen overeenkomen. Dit moet worden gedaan om een transparante uitvoering en monitoring te garanderen en de controles te vergemakkelijken.

Voorbeeld 3: verschillende categorieën van subsidiabele kosten (ESF+) Voorbeeld van een opleiding waarbij een combinatie wordt gebruikt van: — eenheidskosten voor de lonen van de opleiders, bijvoorbeeld 450 EUR per dag; — werkelijke kosten: gehuurde ruimte = 800 EUR/maand volgens de huurovereenkomst gedurende twaalf maanden; — een vast percentage voor de indirecte kosten, bijvoorbeeld 10 % van de directe kosten. Aan het eind van de opleiding zal de subsidie worden betaald op grond van de volgende berekening, ervan uitgaande dat er tweehonderd opleidingsdagen zijn gerechtvaardigd: Directe kosten (type 1  (21) ):   lonen van de opleiders 200 dagen x 450 EUR = 90 000 EUR   opleidingsruimte: 12 maanden x 800 EUR = 9 600 EUR   subtotaal directe kosten: 99 600 EUR Indirecte kosten (type 2): 10 % van de directe kosten = 10 % x 99 600 EUR = 9 960 EUR Subsidiabele uitgaven: (90 000 EUR + 9 600 EUR) + 9 960 EUR = 109 560 EUR In dit geval gaat het om verschillende kostencategorieën: lonen van opleiders, huurkosten voor de opleidingsruimte, indirecte kosten. Om te kunnen controleren dat er geen dubbele financiering plaatsvindt, moeten de autoriteiten ervoor zorgen dat de eenheidskosten geen betrekking hebben op kosten die verband houden met de huur van de ruimte of met de indirecte kosten (bijvoorbeeld de lonen van administratief medewerkers of van een accountant). Omgekeerd geldt hetzelfde voor de definitie van indirecte kosten, die geen betrekking mogen hebben op kosten die door de eenheidskosten worden gedekt, of op de werkelijke kosten van het huren van ruimte. Als er een risico van overlapping bestaat of als het onmogelijk is om aan te tonen dat er geen overlappingen zijn, moet de beheerautoriteit de meest geschikte optie kiezen om (elk risico van) dubbele financiering te voorkomen.

Voorbeelden van combinaties van vereenvoudigde kostenopties die NIET ZIJN TOEGESTAAN in de GB-Verordening

Artikel 56 en artikel 55, lid 1, van de GB-verordening

Artikelen 54 en 56 van de GB-verordening

Een vast percentage van maximaal 40 % van de subsidiabele directe personeelskosten dat wordt gebruikt ter dekking van de overige kosten van een concrete actie (artikel 56 van de GB-verordening) kan niet worden toegepast op personeelskosten die worden berekend op basis van een vast percentage van maximaal 20 % van andere directe kosten dan directe personeelskosten (artikel 55, lid 1, van de GB-verordening) Reden: niet mogelijk vanwege artikel 56, lid 3, van de GB-verordening omdat dezelfde kostencategorie (dat wil zeggen personeelskosten) niet de basis kan vormen voor de berekening van een vast percentage voor alle overige kosten van een concrete actie en tegelijkertijd als een vast percentage kan worden berekend op basis van een deel van de kosten die zijn opgenomen in de overige kosten van een concrete actie (dat wil zeggen directe kosten).

Een vast percentage van maximaal 7 % van de subsidiabele directe kosten/maximaal 15 % van de subsidiabele directe personeelskosten/maximaal 25 % van de subsidiabele directe kosten (artikel 54 van de GB-verordening) voor de berekening van indirecte kosten (artikel 54 van de GB-verordening) kan niet worden gecombineerd met een vast percentage van maximaal 40 % van de subsidiabele directe personeelskosten dat wordt gebruikt om de overige kosten van een concrete actie te dekken (artikel 56 van de GB-verordening). Reden: dezelfde kostencategorie (dat wil zeggen de indirecte kosten) zou tweemaal worden gedekt.

Voorbeelden van combinaties van vereenvoudigde kostenopties

De onderstaande tabel geeft een overzicht van combinaties van vereenvoudigde kostenopties die in het algemeen mogelijk/onmogelijk zijn. Elke situatie moet echter afzonderlijk worden onderzocht.

De beheerautoriteiten moeten de relevante kostencategorieën (direct/indirect) duidelijk omschrijven en ervoor zorgen dat de gedekte kosten niet dubbel worden gefinancierd.

(J — ja, mogelijk, N — nee, niet mogelijk)

Combinaties	Maximaal 20 % van de personeelskosten	Maximaal 7 % van de indirecte kosten	Maximaal 15 % van de indirecte kosten	Maximaal 15 % van de reiskosten	Uurtarief personeelskosten (*1)	Maximaal 40 % van alle overige kosten
Maximaal 20 % van de personeelskosten		J	J	J	N	N
Maximaal 7 % van de indirecte kosten	J		N	J	J	N
Maximaal 15 % van de indirecte kosten	J	N		J	J	N
Maximaal 15 % van de reiskosten	J	J	J		J	N
Uurtarief personeelskosten (*1)	N	J	J	J		J
Maximaal 40 % van alle overige kosten	N	N	N	N	J

HOOFDSTUK 3:   VEREENVOUDIGDE KOSTENOPTIES BEPALEN

3.1.   Vereenvoudigde kostenopties moeten vooraf wordt bepaald

Voor de vergoeding van de bijdrage van de Unie kunnen vereenvoudigde kostenopties alleen worden gebruikt nadat zij zijn goedgekeurd bij een besluit van de Commissie tot goedkeuring van het programma of de wijziging ervan, of nadat zij zijn vastgesteld in een gedelegeerde handeling van de Commissie, overeenkomstig artikel 94, lid 1, van de GB-verordening.

Vereenvoudigde kostenopties die worden gebruikt voor de vergoeding van subsidies die door de lidstaten aan begunstigden worden verstrekt, moeten ook vooraf worden vastgesteld. Overeenkomstig artikel 73, lid 3, van de GB-verordening en artikel 22, lid 6, van de Interreg-verordening moet de beheerautoriteit er voor de Interreg-programma’s voor zorgen dat de begunstigde of hoofdpartner van een concrete Interreg-actie een document ontvangt waarin de voorwaarden voor steun voor elke concrete actie zijn vermeld. Het is belangrijk dat de begunstigden in dit document exact wordt meegedeeld hoe ze de gedeclareerde kosten moeten rechtvaardigen en welke specifieke outputs of resultaten ze moeten verwezenlijken.

Overeenkomstig artikel 73, lid 3, van de GB-verordening en artikel 22, lid 6, van de Interreg-verordening voor de Interreg-programma’s moeten de toe te passen methode voor het bepalen van de kosten van de concrete actie en de betalingsvoorwaarden uiterlijk worden opgenomen in het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie. De relevante methoden en voorwaarden zouden kunnen worden opgenomen in de programmaregels of de oproepen voor het indienen van voorstellen.

Om ervoor te zorgen dat het beginsel van transparantie en gelijke behandeling in acht wordt genomen, moet het gebruik van vereenvoudigde kostenopties voor de vergoeding van kosten worden vermeld in de oproepen tot het indienen van voorstellen voor de potentiële begunstigden. In gevallen waarin geen oproep tot het indienen van voorstellen wordt gedaan, moet het gebruik van vereenvoudigde kostenopties worden vermeld in de programmaregels of nationale regels voor de betrokken concrete acties.

Bovendien moet toepassing met terugwerkende kracht voor concrete acties die al zijn geselecteerd en worden uitgevoerd op basis van de werkelijke kosten worden vermeden, omdat de gelijke behandeling van begunstigden mogelijk niet kan worden gewaarborgd. Vereenvoudigde kostenopties kunnen worden gebruikt voor concrete acties die na de start van de uitvoering ervan worden geselecteerd. De steun moet echter voldoen aan artikel 63, lid 6, van de GB-verordening, waarin is bepaald dat concrete acties niet voor steun uit de fondsen mogen worden geselecteerd indien zij fysiek zijn voltooid of volledig zijn uitgevoerd voordat de financieringsaanvraag in het kader van het programma is ingediend. Vereenvoudigde kostenopties, die ook betrekking hebben op subsidiabele uitgaven van begunstigden voordat concrete acties werden geselecteerd, kunnen bij dergelijke concrete acties worden gebruikt en in sommige gevallen is het gebruik ervan verplicht (zie hoofdstuk 1.4). Of de begunstigden al uitgaven hadden gedaan voordat de oproep werd gedaan, is irrelevant voor het gebruik van de vereenvoudigde kostenopties, zolang de acties die de basis voor vergoeding vormen binnen de subsidiabiliteitsperiode worden uitgevoerd (artikel 63, lid 2, van de GB-verordening) en deze uitgaven geen deel uitmaakten van de eerder bij de Commissie gedeclareerde uitgaven.

Zodra de eenheidskosten, het vaste percentage of het bedrag (in het geval van vaste bedragen), eenmaal zijn vastgesteld, mogen deze tijdens of na de uitvoering van een concrete actie niet meer worden gewijzigd, om een toename van de kosten of een onderbesteding van de beschikbare begroting te compenseren. Als de uitvoeringsperiode bijzonder lang is, zou het een goede praktijk zijn om vooraf een aanpassingsmethode vast te stellen waarin wordt gespecificeerd wanneer en hoe de eenheidskosten, het vaste percentage of het bedrag kunnen worden herzien (zie hoofdstuk 3.4 van deze richtsnoeren voor aanpassingsmethoden) (22). Elke wijziging van de eenheidskosten, het vaste percentage of het bedrag bij ontstentenis van een aanpassingsmethode wordt beschouwd als een nieuwe vereenvoudigde kostenoptie. In buitengewone gevallen, bij meerjarige concrete acties, is het mogelijk om de rekeningen te vereffenen en betalingen te doen op basis van de werkelijke kosten van de bijbehorende activiteiten van de concrete actie nadat een eerste deel van de concrete actie is uitgevoerd, om vervolgens de optie van financiering volgens een vast percentage, eenheidskosten of vaste bedragen toe te passen op het overige deel/de resterende periode van de concrete actie. In dergelijke gevallen moet de periode waarover de werkelijke kosten worden gedeclareerd, duidelijk gescheiden zijn van de periode waarover kosten op basis van de vereenvoudigde kostenopties worden gedeclareerd, om te voorkomen dat projectkosten dubbel worden gedeclareerd.

3.2.   Methoden

De methoden voor het vaststellen van vereenvoudigde kostenopties zijn uiteengezet in artikel 53, lid 3, van de GB-verordening en artikel 94, lid 2, van de GB-verordening. In het algemeen zijn deze methoden dezelfde voor het opzetten van vereenvoudigde kostenopties op het onderste en het bovenste niveau (met enkele uitzonderingen die specifiek in dit hoofdstuk worden vermeld).

3.2.1.   Een eerlijke, rechtvaardige en verifieerbare berekeningsmethode

De bedragen, percentages en eenheidskosten kunnen worden vastgesteld op basis van een eerlijke, rechtvaardige en verifieerbare berekeningsmethode, zoals uiteengezet in artikel 53, lid 3, punt a), van de GB-verordening en artikel 94, lid 2, tweede alinea, punt a), van de GB-verordening.

Algemene beginselen

De methode moet eerlijk zijn:

de berekening moet redelijk zijn, dat wil zeggen gebaseerd op de werkelijkheid, en niet buitensporig of extreem. Wanneer in het verleden bijvoorbeeld bepaalde eenheidskosten tussen de 1 en 2 EUR is vastgesteld, zal de Commissie niet verwachten dat de berekening op 7 EUR uitkomt. Vanuit dit oogpunt zal de methode die wordt gebruikt voor de berekening van de eenheidskosten, het vaste percentage of het vaste bedrag van essentieel belang zijn. De beheerautoriteit (of het monitoringcomité voor Interreg-programma’s) moet haar keuzes kunnen toelichten en motiveren. Een eerlijke berekeningsmethode kan verschillen in tarieven/bedragen rechtvaardigen, rekening houdend met specifieke omstandigheden of behoeften. Zo kan de uitvoering van een project in een afgelegen gebied meer kosten dan in een centraal gelegen gebied, vanwege hogere vervoerskosten.

De methode moet rechtvaardig zijn:

de belangrijkste onderliggende gedachte achter de term “rechtvaardig” is dat bepaalde begunstigden of concrete acties niet mogen worden bevoordeeld boven andere. Bij de berekening van de eenheidskosten, vaste bedragen of vaste percentages moeten vergelijkbare begunstigden en/of soortgelijke concrete acties gelijk worden behandeld. Eventuele verschillen in de bedragen of percentages moeten op objectieve rechtvaardigingsgronden berusten, bijvoorbeeld objectieve kenmerken van de begunstigden of concrete acties.

De methode moet verifieerbaar zijn:

de bepaling van vaste percentages, eenheidskosten of vaste bedragen moet gebaseerd zijn op documentair bewijs dat kan worden geverifieerd (23). De beheerautoriteit moet kunnen aantonen hoe de vereenvoudigde kostenopties tot stand zijn gekomen. Het is van fundamenteel belang dat het beginsel van goed financieel beheer wordt nageleefd.

De instantie die de vereenvoudigde kostenoptiemethode bepaalt, moet minstens het volgende kunnen voorleggen:

—	een beschrijving van de berekeningsmethode, met inbegrip van de belangrijke stappen van de berekening;

—	de bronnen van de gegevens die voor de analyse en de berekeningen zijn gebruikt, met inbegrip van een beoordeling van de relevantie van de gegevens voor de geplande concrete acties, en een beoordeling van de kwaliteit van de gegevens;

—	de berekening om de waarde van de vereenvoudigde kostenoptie te bepalen.

Gegevensbronnen

Bij het bepalen van vereenvoudigde kostenopties moeten de gebruikte gegevens relevant zijn voor de vereenvoudigde kostenoptie. De bronnen van de gegevens die voor de berekening zijn gebruikt — met inbegrip van een beoordeling van de relevantie van de gegevens voor de geplande concrete acties en een beoordeling van de kwaliteit van de gegevens — moeten worden verstrekt en gedocumenteerd.

Er is geen vooraf gedefinieerde minimale reeks gegevens nodig om vereenvoudigde kostenopties te berekenen. Het hangt af van de kenmerken van de populatie. Als de gegevens zeer versnipperd zijn, moeten er veel gegevens zijn. Als de gegevens daarentegen homogeen en representatief voor de populatie zijn, kan de reeks gegevens kleiner zijn.

Gegevens kunnen uit verschillende bronnen worden gehaald. De betrouwbaarheid van de gebruikte gegevens zal afhangen van de gebruikte gegevensbron. Gegevens van nationale bureaus voor de statistiek of Eurostat kunnen bijvoorbeeld als betrouwbaar worden beschouwd. Voor sommige gegevensbronnen kunnen gedetailleerdere controles nodig zijn om de betrouwbaarheid van de gegevens te bevestigen. In sommige gevallen kan het professionele oordeel van de auditautoriteit worden gebruikt om te beslissen of er al dan niet aanvullende steekproefsgewijze controles moeten worden uitgevoerd (rekening houdend met informatie waarover de auditautoriteit beschikt over het soort gegevens, de wijze van compilatie, interne procedures van instanties voor de goedkeuring van de verstrekte informatie enz.). De ex-antebeoordeling van de methode door de auditautoriteit is voor de vaststelling van vereenvoudigde kostenopties op het onderste niveau echter niet verplicht (maar wordt aanbevolen).

Wanneer gegevens uit betrouwbare bronnen (bijvoorbeeld gepubliceerde verslagen en officiële internetdatabanken) niet rechtstreeks als zodanig worden gebruikt (dat wil zeggen automatisch worden gegenereerd uit de databank van de bron), maar in een uniform formulier worden verzameld, is het een goede praktijk om (steekproefsgewijs) te vergelijken of de gecompileerde aantallen in overeenstemming zijn met officiële verslagen. Aangezien dit in de praktijk echter niet altijd eenvoudig zal zijn, kan de auditautoriteit, indien zij de methode vooraf beoordeelt, op basis van haar professionele oordeel beslissen of er al dan niet aanvullende steekproefcontroles moeten worden uitgevoerd, rekening houdend met de informatie waarover de auditautoriteit beschikt over het soort gegevens, de wijze van compilatie, de interne procedures van een instantie die de verstrekte informatie bundelt enz.).

Het gebruik van “statistische”, geverificeerde historische gegevens of gebruikelijke kostenberekeningsmethodes

Bij het vaststellen van hun vereenvoudigde kostenopties kunnen de beheerautoriteiten gebruikmaken van statistische gegevens (uit verschillende bronnen), geverifieerde historische gegevens (over projecten of concrete acties die uit een GB-fonds worden gefinancierd) (24) of gebruikelijke kostenberekeningsmethoden.

Wanneer een beheerautoriteit beslist om statistische of geverifieerde historische gegevens te gebruiken, moet ze de volgende elementen beschrijven:

—	de betrokken kostencategorieën;

—	de gebruikte berekeningsmethode;

—

de lengte van de reeksen die moeten worden verzameld: er moeten gegevens voor een representatieve periode worden verzameld zodat alle mogelijke uitzonderlijke omstandigheden die de werkelijke kosten in een bepaald jaar hebben beïnvloed, evenals de tendensen die de kosten vertonen, kunnen worden geïdentificeerd. Deze referentietermijn moet worden gebruikt om rekening te houden met jaarlijkse schommelingen. Een periode van drie jaar kan bijvoorbeeld als representatief worden beschouwd. Als de beheerautoriteit echter kan aantonen dat het gebruik van gegevens over een periode van minder dan drie jaar gerechtvaardigd is, kan dit aanvaardbaar zijn (wanneer bijvoorbeeld een nieuw programma is opgezet en gegevens voor slechts twee jaar beschikbaar zijn, zou dit kunnen volstaan; wanneer geen gegevens voor drie jaar bestaan, mogen gegevens van twee jaar worden aanvaard, afhankelijk van de bijzonderheden van het geval). Dit moet per afzonderlijk geval worden beoordeeld;

—	het te gebruiken referentiebedrag, bijvoorbeeld de gemiddelde kosten gedurende de referentietermijn of de kosten die de laatste jaren zijn geregistreerd;

—	alle aanpassingen die eventueel nodig zijn om het referentiebedrag bij te werken. Er kunnen aanpassingen worden doorgevoerd om kosten uit voorgaande jaren bij te werken naar de huidige prijzen.

Overeenkomstig artikel 53, lid 3, punt a), ii) en iii), kan de beheerautoriteit ook gegevens van individuele begunstigden gebruiken voor de vaststelling van vereenvoudigde kostenopties die op individuele begunstigden worden toegepast. Gezien de vereisten die voor het gebruik van gegevens van individuele begunstigden gelden, vormen deze methoden vereenvoudigingen, bijvoorbeeld voor begunstigden die gedurende de programmeringsperiode meerdere projecten zullen uitvoeren.

Geverifieerde historische gegevens van individuele begunstigden:

deze methode is gebaseerd op het verzamelen van boekhoudgegevens van de begunstigde uit het verleden betreffende werkelijke kosten voor de categorieën van subsidiabele kosten waarvoor de gedefinieerde vereenvoudigde kostenoptie mag worden gebruikt. Waar nodig mogen deze gegevens alleen betrekking hebben op de kostenplaats of de afdeling van de begunstigde die met de concrete actie in verband staat. Dit vereist dat er bij de begunstigde een analytisch boekhoudsysteem in gebruik moet zijn. Het houdt eveneens in dat alle niet-subsidiabele uitgaven uit de berekening voor de vereenvoudigde kostenopties worden gefilterd.

Toepassing van de gebruikelijke kostenberekeningsmethoden van individuele begunstigden:

gebruikelijke boekhoudpraktijken zijn praktijken die de begunstigde gebruikt om rekenschap te geven van al zijn gebruikelijke activiteiten en financiën (ook die welke geen verband houden met EU-steun). Deze methoden moeten aan de nationale boekhoudregels en -normen voldoen. Hoelang de methode al wordt gebruikt, is niet van doorslaggevend belang. Een boekhoudmethode is niet “gebruikelijk” als deze is toegesneden op een bepaalde concrete actie of een groep van concrete acties, zoals concrete acties die EU-steun ontvangen, en verschilt van de boekhoudmethode(n) die in andere gevallen wordt/worden gebruikt.

Het is belangrijk een onderscheid te maken tussen werkelijke kosten en volgens de gebruikelijke kostenberekeningsmethoden van individuele begunstigden bepaalde kosten.

Werkelijke kosten zijn dus kosten die zo exact mogelijk zijn berekend (“werkelijk door de begunstigde gemaakte en betaalde kosten”) voor de duur van de concrete actie. Voor uurlonen wordt bijvoorbeeld het gebruik van standaarduren als noemer aanvaard (zie bijvoorbeeld de 1 720 uren in hoofdstuk 2.3.2), maar de teller om de “werkelijke kosten” te berekenen is het totale aantal subsidiabele personeelskosten voor elke persoon die voor de actie wordt ingezet.

Uurkosten gebaseerd op de kostenberekeningsmethoden van de begunstigde kan worden berekend op basis van een gemiddelde van de bezoldigingskosten van een grotere groep werknemers. Dit gemiddelde is normaal een graad of een soortgelijke maatstaf die met de bruto arbeidskosten overeenkomt, maar de vergelijking kan ook een kostenplaats of afdeling zijn (verbonden aan de concrete actie) waar de bruto arbeidskosten binnen de groep werknemers aanzienlijk kunnen verschillen.

Om gelijke behandeling van begunstigden te garanderen en ervoor te zorgen dat de subsidie geen niet-subsidiabele kosten dekt, moet het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie, dat de begunstigden toelaat hun kostenberekeningsmethoden te gebruiken, daarom minimumvoorwaarden bevatten. Deze minimumvoorwaarden zijn erop gericht te garanderen dat de kostenberekeningsmethoden zowel in theorie als in de praktijk in een eerlijk en rechtvaardig systeem resulteren. Dit houdt in dat er bij de begunstigde een analytisch boekhoudsysteem in gebruik moet zijn. Het houdt eveneens in dat alle niet-subsidiabele uitgaven uit de berekening worden gefilterd.

Gezamenlijke vereisten voor het gebruik van gegevens van individuele begunstigden:

De beheerautoriteit moet de gegevens van individuele begunstigden per geval verifiëren. Dit moet uiterlijk gebeuren bij het verstrekken van het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie aan de begunstigde. Afhankelijk van de zekerheid die de beheerautoriteit uit het interne management- en controlesysteem van de begunstigde kan putten, kan het noodzakelijk zijn dat gegevens van individuele begunstigden door een externe accountant of, in het geval van overheidsinstanties, door een bevoegde en onafhankelijke rekenplichtige worden gecertificeerd om de betrouwbaarheid van de door de beheerautoriteit gebruikte referentiegegevens te garanderen. De certificering van historische gegevens kan plaatsvinden als een onderdeel van wettelijke of contractuele controles. Voor alle op die manier uitgevoerde certificeringen moet de externe accountant of de onafhankelijke rekenplichtige over een grondige kennis van de GB-verordening en de fondsspecifieke verordeningen beschikken, bijvoorbeeld met betrekking tot het auditspoor, de subsidiabiliteit van de onderliggende kosten en het toepasselijke recht. Derhalve kan de auditautoriteit worden verzocht om dit proces te ondersteunen.

Wanneer de kans op fouten of onregelmatigheden in de boekhoudgegevens uit het verleden klein wordt geacht, kan de berekeningsmethode bijvoorbeeld worden gebaseerd op gegevens die niet vooraf door een accountant zijn gecertificeerd. De beheerautoriteit moet op een objectieve manier kunnen aantonen dat de kans inderdaad klein is en waarom zij van mening is dat het boekhoudsysteem van de begunstigde betrouwbaar, volledig en nauwkeurig is.

Het gebruik van andere objectieve informatie of een deskundige beoordeling

Andere objectieve informatie zou bijvoorbeeld de vorm kunnen aannemen van:

—	enquêtes, studies, marktonderzoek enz. (noodzaak om naar behoren met documenten te staven);

—	gegevens over bezoldiging van vergelijkbaar werk.

Deskundige beoordelingen moeten gebaseerd zijn op een specifieke reeks criteria en/of expertise die is verworven op een specifiek kennisgebied, in een specifiek toepassings- of productgebied, een bepaalde discipline, een sector enz. Een deskundige beoordeling moet met documenten zijn gestaafd en specifiek zijn voor de bijzondere omstandigheden van elk geval. De GB-verordening bevat geen definitie van “deskundige beoordeling”. Het is aan de beheerautoriteiten om de eisen te specificeren op basis waarvan een beoordeling als deskundig kan worden aangemerkt en om ervoor te zorgen dat er geen sprake van belangenconflicten is. Voor elke gekozen deskundige moet de beheerautoriteit zijn deskundigheid op het betrokken gebied en zijn onafhankelijkheid aantonen.

Drempels, plafonds of andere maximumwaarden die in nationale regels zijn vastgesteld, kunnen als andere objectieve informatie worden beschouwd. Zij kunnen echter alleen door de beheerautoriteit worden toegepast, mits de beheerautoriteit kan aantonen dat zij een reële waarde en een betrouwbare vervangende waarde vertegenwoordigen.

Gebruik van historische gegevens uit voorgaande programmeringsperioden

Het gebruik van geverifieerde historische gegevens uit voorgaande programmeringsperioden (bijvoorbeeld 2007-2013 en 2014-2020) kan worden aanvaard als wordt aangetoond dat de bedragen nog steeds relevant zijn. Dit betekent dat de programma-autoriteiten ervoor moeten zorgen dat deze gegevens nog steeds een betrouwbare maatstaf voor de werkelijke kosten zijn en dat zij deze waar nodig moeten aanpassen.

3.2.2.   Ontwerpbegroting

Zoals uiteengezet in artikel 53, lid 3, punt b), en artikel 94, lid 2, punt b), van de GB-verordening, is een andere methode voor het bepalen van vereenvoudigde kostenopties een ontwerpbegroting.

Voor de vereenvoudigde kostenopties die op het “ onderste niveau ” (lidstaat — begunstigde) worden gebruikt, geldt dit overeenkomstig artikel 53, lid 3, punt b), van de GB-verordening alleen voor concrete acties waarvan de totale kosten niet hoger zijn dan 200 000 EUR en moet deze per geval worden vastgesteld en vooraf worden goedgekeurd door de instantie die de concrete actie selecteert. De totale kosten van de concrete actie zijn alle kosten die nodig zijn om de concrete actie uit te voeren, zoals gespecificeerd in het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie. Overeenkomstig artikel 94, lid 2, punt b), van de GB-verordening is er geen dergelijke beperking voor het bepalen van vereenvoudigde kostenopties die op het “ bovenste niveau ” (Commissie — lidstaat) worden gebruikt.

In het geval van kleine projecten die door Interreg-programma’s worden gefinancierd, kan de begunstigde die het fonds voor kleinschalige projecten beheert, overeenkomstig artikel 25, lid 6, van de Interreg-verordening, per geval de ontwerpbegroting gebruiken om vereenvoudigde kostenopties te bepalen voor de vergoeding van eindontvangers indien de overheidsbijdrage aan het kleine project niet meer dan 100 000 EUR bedraagt.

De mogelijkheid om een ontwerpbegroting te gebruiken kan het verplichte gebruik van vereenvoudigde kostenopties voor kleinschalige concrete acties gemakkelijker maken (zie ook artikel 53, lid 2, van de GB-verordening). Deze methode laat immers toe om bepaalde vereenvoudigde kosten te berekenen als de concrete actie heel specifiek is.

Voor een ontwerpbegroting die op het “ onderste niveau ” wordt gebruikt, moet de beheerautoriteit (of het monitoringcomité voor Interreg-programma’s) eerst in of naast de oproep tot het indienen van voorstellen de beginselen van de berekeningsmethode uiteenzetten.

In dat opzicht wordt het ten zeerste aanbevolen dat de beheerautoriteiten (of monitoringcomités voor Interreg-programma’s) parameters of maximale kostenniveaus vastleggen die worden gebruikt om op zijn minst de belangrijkste begrote kosten met deze parameters te vergelijken. De beheerautoriteit kan ook een reeks minimale benchmarks vaststellen betreffende de kwaliteit van de verwachte uitkomsten of resultaten. Zonder dergelijke parameters, minimale benchmarks of maximale kostenniveaus zou het voor een beheerautoriteit (of monitoringcomité voor Interreg-programma’s) moeilijk kunnen zijn om een gelijke behandeling en goed financieel beheer te garanderen.

Op basis van de programmaregels is het vervolgens aan de aanvragers van financiering om gedetailleerde en feitelijke begrotingen op te stellen en in te dienen en documenten te verstrekken om alle kosten in de begroting te verantwoorden. Vereenvoudigde kostenopties (met inbegrip van mijlpalen voor vaste bedragen) moeten in nauwe samenwerking met aanvragers (of begunstigden na de selectie van concrete acties) worden gedefinieerd, zodat zij op de hoogte zijn van wat moet worden geleverd en van de ondersteunende informatie/bewijsstukken die moeten worden verstrekt om betalingen te genereren.

Vervolgens worden ontwerpbegrotingen beoordeeld door de beheerautoriteit. Hoewel het wordt aanbevolen, is het bij de beoordeling van de begroting niet noodzakelijk dat de beheerautoriteit de gedetailleerde ontwerpbegroting die door de mogelijke begunstigde wordt voorgelegd, met vergelijkbare concrete acties vergelijkt. Wanneer diverse keren steun wordt verleend aan dezelfde begunstigde, wordt aanbevolen om de gedetailleerde ontwerpbegroting met eerder gesteunde concrete acties te vergelijken.

Tot slot zet de beheerautoriteit (of het monitoringcomité voor Interreg-programma’s) de ontwerpbegroting om in vereenvoudigde kostenopties (dat wil zeggen vaste percentages, vaste bedragen en eenheidskosten), vóór of na de selectie van concrete acties (maar vóór de publicatie van het document met de steunvoorwaarden waarin de vereenvoudigde kostenoptie moet zijn opgenomen). De vastgestelde vereenvoudigde kostenopties (en mogelijke mijlpalen voor vaste bedragen) moeten worden weerspiegeld in het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie. De beheerautoriteit/het monitoringcomité kan de beoordeling en omzetting van ontwerpbegrotingen in vereenvoudigde kostenopties niet delegeren aan begunstigden. Voor kleine projecten die zijn geselecteerd in het kader van fondsen voor kleinschalige projecten voor Interreg-programma’s, is het de begunstigde die het fonds voor kleinschalige projecten beheert die de ontwerpbegroting beoordeelt.

De beheerautoriteit (of het monitoringcomité voor Interreg-programma’s) moet haar beoordeling van de ontwerpbegroting en de bijbehorende bewijsstukken voor de berekening of rechtvaardiging van de kosten van alle categorieën van de ontwerpbegroting aantonen en archiveren. De ontwerpbegroting maakt geen deel uit van het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie dat is opgesteld tussen de beheerautoriteit en de begunstigde. De beheersverificaties van de concrete actie of het project zullen uitsluitend op het toegepaste soort vereenvoudigde kostenopties zijn gebaseerd, niet op de begroting zelf.

Vereenvoudigde kostenopties kunnen worden gebaseerd op een ontwerpbegroting met betrekking tot de gehele begroting of een deel van de begroting van de concrete actie of het project. Bijvoorbeeld: voor een concrete actie die uit vijf verschillende activiteiten bestaat:

—	de activiteiten 1 en 2 van de concrete acties worden vergoed op basis van werkelijke kosten of op basis van een andere vereenvoudigde kostenoptie.

—	de activiteiten 3, 4 en 5 van de concrete acties worden vergoed als eenheidskosten die zijn vastgesteld op basis van een ontwerpbegroting.

Bovendien mogen de in de artikelen 54 tot en met 56 van de GB-verordening vastgelegde vaste percentages worden toegepast om de relevante kostencategorieën van een ontwerpbegroting vast te stellen.

De hierboven uiteengezette beginselen gelden ook voor ontwerpbegrotingen die op het “ bovenste niveau ” worden gebruikt.

Voorbeeld 1 De concrete acties bestaan uit een vast bedrag van minder dan 100 000 EUR voor een klein voorbereidend project (bijvoorbeeld de vermindering van de milieueffecten van zure sulfaatbodems). In de oproep tot het indienen van voorstellen zet de intermediaire instantie het volgende uiteen: 1) het gebruik van de vaste bedragen, waarbij zij duidelijk beschrijft welke taken het belangrijkst zijn om de vastgestelde uitkomst te bereiken, evenals de mijlpalen en het tijdschema van de activiteiten, en (2) gedetailleerde criteria aan de hand waarvan de belangrijkste begrote kosten worden vergeleken. In zijn aanvraag zet de begunstigde zijn ontwerpbegroting uiteen en verstrekt hij documenten ter staving van alle kosten in de begroting. De begunstigde verstrekt gedetailleerde informatie over elk begrotingsonderdeel voor elke taak van het project. Deze worden begrotingsonderdelen worden vervolgens door de intermediaire instantie beoordeeld op basis van 1) de subsidiabiliteit van de kosten, en 2) de rechtvaardiging van de kosten. Indien nodig vraagt de intermediaire instantie om aanvullende informatie en gegevens (bijvoorbeeld een verdere vergelijking met soortgelijke projecten). De ontwerpbegroting ziet er als volgt uit: Samenvatting van de kosten Totaal (in EUR) 1. Totale loonkosten 58 440 2. Uitbestede diensten 1 000 3. Investeringen in machines en apparatuur 0 4. Andere directe kosten 0 5. Indirecte kosten 14 026 Totaal 73 466 Na een analyse van de ontwerpbegroting keurt de intermediaire instantie de geraamde kosten goed en stelt zij een vast bedrag van 73 466 EUR vast dat aan de begunstigde moet worden betaald zodra het project is uitgevoerd. In de uitvoeringsfase van het project hoeven de werkelijke kosten niet te worden gemotiveerd. Subsidies zullen, nadat het resultaat is bereikt, worden vergoed op basis van het vaste bedrag dat vooraf is vastgesteld.

Voorbeeld 2 Een begunstigde is voornemens om een seminar voor vijftig deelnemers te organiseren om nieuwe uitvoeringsinstrumenten voor te stellen. Het personeel besteedt tijd aan het plannen en organiseren van het evenement, er wordt een ruimte gehuurd, er komen enkele sprekers uit het buitenland en de notulen van het evenement zullen moeten worden gepubliceerd. Er zijn ook indirecte kosten voor personeel (boekhoudkosten, manager enz.), elektriciteit, telefoon, IT-ondersteuning enz. De ontwerpbegroting ziet er als volgt uit: (25) Totale directe kosten 45 000   Totale indirecte kosten 7 000 Directe personeelskosten 30 000   Indirecte personeelskosten 4 000 Kosten voor de opleidingsruimte 4 000   Elektriciteit, telefoon 3 000 Reiskosten 5 000       Maaltijden 1 000       Informatie/publiciteit 5 000       Deze ontwerpbegroting wordt besproken en overeengekomen tussen de beheerautoriteit en de begunstigde. De berekening van de vereenvoudigde kostenoptie zal worden gebaseerd op de informatie die wordt verstrekt aan en geverifieerd door de beheerautoriteit. De beheerautoriteit zou kunnen beslissen om de subsidie op basis van eenheidskosten te berekenen, gebaseerd op het aantal deelnemers aan het seminar: eenheidskosten = 52 000 EUR/50 = 1 040 EUR/deelnemer. In het tussen de beheerautoriteit en de begunstigde opgestelde document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie moeten de eenheidskosten (wat een deelnemer is), het maximale (minimale) aantal deelnemers, het auditspoor en de eenheidskosten ervan (1 040 EUR) worden gespecificeerd. In het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie moet ook worden verwezen naar artikel 53, lid 3, punt b), van de GB-verordening.

Meer voorbeelden van het opzetten van vereenvoudigde kostenopties op basis van een ontwerpbegroting zijn te vinden in bijlage 1.

3.2.3.   Gebruik van vereenvoudigde kostenopties in het kader van beleidsmaatregelen van de Unie

Overeenkomstig artikel 53, lid 3, punt c), en artikel 94, lid 2, punt c), van de GB-verordening kan de beheerautoriteit gebruikmaken van overeenkomstige eenheidskosten, vaste bedragen en vaste percentages die van toepassing zijn op beleidsmaatregelen van de Unie voor een soortgelijke soort concrete actie. Deze methode heeft vooral tot doel de regels in het kader van verschillende beleidsmaatregelen van de Unie te harmoniseren. Hiermee moet worden verduidelijkt dat wanneer voor een bepaald soort concrete actie in het kader van een beleidsmaatregel van de EU reeds vereenvoudigde kostenopties zijn uitgewerkt, de lidstaat deze inspanning in het kader van de GB-fondsen niet hoeft te herhalen en de methode en resultaten ervan kan hergebruiken.

Alle toepasselijke methoden in het kader van beleidsmaatregelen van de Unie kunnen voor soortgelijke concrete acties worden gebruikt indien de beleidsmaatregelen van de Unie van kracht zijn op het moment dat de methode wordt opgezet. De methoden van beleidsmaatregelen van de Unie kunnen zonder aanvullende berekeningen worden gebruikt.

De methode moet in haar geheel worden gebruikt: bijvoorbeeld de definitie van directe/indirecte kosten, subsidiabele uitgaven, toepassingsgebied, bijwerkingen en niet alleen de resultaten ervan (het percentage van X %). Als algemeen beginsel geldt dat met alle elementen van de methode die een impact zouden kunnen hebben op de eenheidskosten/het vaste bedrag/het vaste percentage, rekening moet worden gehouden. Ieder geval moet apart worden bekeken.

In de GB-verordening wordt niet aangegeven wat onder soortgelijke concrete acties wordt verstaan. De beheerautoriteit moet zelf per geval beoordelen of in een bepaald geval aan de voorwaarde van soortgelijkheid is voldaan.

Als de methode in het kader van beleidsmaatregelen van de Unie tijdens de programmeringsperiode wordt gewijzigd, dan moet dezelfde wijziging worden toegepast op de concrete acties die zijn geselecteerd in het kader van oproepen die na de wijziging zijn gedaan.

Elke wijziging met betrekking tot de methode in het kader van beleidsmaatregelen van de Unie die is gebruikt om een methode op grond van artikel 94, lid 2, punt c), van de GB-verordening op te zetten, moet worden weerspiegeld in aanhangsel 1 van de bijlagen V en VI bij de GB-verordening via een verzoek tot wijziging van het programma dat bij besluit van de Commissie moet worden goedgekeurd.

Voorbeelden van vereenvoudigde kostenopties in beleidsmaatregelen van de Unie zijn:

—	Erasmus+: in het programma worden vaste bedragen en eenheidskosten (bijvoorbeeld tarieven voor reisafstand, taalkundige ondersteuning, voorbereidende bezoeken, cursuskosten, organisatie van de intensieve programma’s) gebruikt.

—	Programma “Burgers, gelijkheid, rechten en waarden” (CERV-programma): in het besluit van de Commissie tot goedkeuring van het gebruik van vaste bedragen voor acties in het kader van het CERV-programma (2021-2027) zijn vaste bedragen per deelnemer aan in-situ- en fysieke evenementen vastgesteld.

—

Horizon Europa: in het kader van Horizon Europa worden drie soorten vereenvoudigde kostenopties gebruikt (vast percentage, eenheidskosten, vaste bedragen), zoals uiteengezet in besluiten van de Commissie — bijvoorbeeld eenheidskosten voor kmo-eigenaren, eenheidskosten voor personeelsmobiliteit, vaste bedragen en eenheidskosten voor Marie Skłodowska-Curie-acties.

—

Europees Solidariteitskorps: het besluit tot goedkeuring van het gebruik van vaste bedragen, eenheidskosten (bijvoorbeeld reiskosten, organisatorische ondersteuning, ondersteuning bij projectbeheer, personeelskosten, taalkundige ondersteuning, coachingkosten) en financiering volgens een vast percentage voor vrijwilligerswerk, stages, banen en solidariteitsprojecten.

3.2.4.   Gebruik van vereenvoudigde kostenopties op basis van regelingen voor volledig door de lidstaten gefinancierde subsidies

Overeenkomstig artikel 53, lid 3, punt d), en artikel 94, lid 2, punt d), van de GB-verordening kan de beheerautoriteit gebruikmaken van overeenkomstige eenheidskosten, vaste bedragen en vaste percentages die worden toegepast op grond van regelingen voor volledig door de lidstaat gefinancierde subsidies voor een soortgelijke soort concrete actie. Vereenvoudigde kostenopties die in het kader van nationale steunregelingen worden gebruikt (zoals beurzen, dagvergoedingen) kunnen zonder aanvullende berekeningen worden gebruikt, indien de nationale regelingen van kracht zijn op het moment dat de methode wordt ontworpen.

Overeenkomstig artikel 54, tweede alinea, van de GB-verordening kunnen vaste percentages voor indirecte kosten die zijn berekend overeenkomstig artikel 67, lid 5, punt a), van Verordening (EU) nr. 1303/2013, dat wil zeggen op basis van een eerlijke, rechtvaardige en verifieerbare methode, worden gebruikt voor soortgelijke concrete acties die in de programmeringsperiode 2021-2027 worden gefinancierd. Deze vaste percentages kunnen worden gebruikt voor de toepassing van artikel 54, eerste alinea, punt c), van de GB-verordening, dat wil zeggen ter rechtvaardiging van het percentage van maximaal 25 % van de subsidiabele directe kosten om indirecte kosten te vergoeden. Het in artikel 54, eerste alinea, punt c), van de GB-verordening vastgestelde maximum van maximaal 25 % is dus van toepassing op deze vaste percentages.

Alle toepasselijke nationale methoden kunnen worden gebruikt voor soortgelijke concrete acties die door de GB-fondsen worden ondersteund (zie hoofdstuk 3.2.3 over het begrip “soortgelijkheid”). Een concrete actie ter ondersteuning van leerlingplaatsen die volledig met nationale/regionale middelen wordt gefinancierd, kan bijvoorbeeld als een nationale regeling worden beschouwd. De methode moet volledig worden hergebruikt en niet alleen het resultaat ervan. Er kunnen ook regionale of andere lokale berekeningsmethoden worden gebruikt, maar deze moeten normaal gesproken worden toegepast op het geografische gebied waarin zij worden gebruikt of op een kleiner geografisch gebied (een methode die slechts in één regio wordt gebruikt, kan bijvoorbeeld door de betrokken regio worden hergebruikt, maar niet door een andere regio van de lidstaat waar deze methode niet van toepassing is). Indien de voorwaarden echter voldoende vergelijkbaar zijn, kunnen andere toegepaste methoden als voorbeeld of model dienen (zie hoofdstuk 3.2.7).

Als de methode tijdens de programmeringsperiode wordt gewijzigd, moet dezelfde wijziging worden toegepast op de concrete acties die zijn geselecteerd in het kader van oproepen die na de wijziging zijn gedaan.

Elke wijziging met betrekking tot de nationale methode die werd gebruikt om een methode op grond van artikel 94, lid 2, punt c), van de GB-verordening op te zetten, moet worden weerspiegeld in aanhangsel 1 van de bijlagen V en VI bij de GB-verordening via een verzoek tot wijziging van het programma dat bij besluit van de Commissie moet worden goedgekeurd.

3.2.5.   In of op basis van deze verordening of de fondsspecifieke regels vastgelegde vaste percentages en specifieke methoden gebruiken

In de GB-verordening en de fondsspecifieke verordeningen zijn verschillende specifieke vaste percentages vastgesteld, dat wil zeggen “kant-en-klare” vaste percentages. De in de GB-verordening en de Interreg-verordening vastgestelde vaste percentages worden in hoofdstuk 2.2 besproken. Het is de bedoeling om rechtszekerheid te bieden en de initiële werklast of de behoefte aan beschikbare gegevens om een op vaste percentages gebaseerd systeem op te zetten, te verkleinen omdat het niet nodig is berekeningen uit te voeren om de toepasselijke percentages te bepalen. Dergelijke methoden zijn echter niet voor alle soorten concrete acties geschikt.

Vereenvoudigde kostenopties die op het “bovenste niveau” zijn vastgesteld bij een besluit van de Commissie tot goedkeuring van een programma of een programmawijziging als bedoeld in artikel 94, lid 3, eerste alinea, van de GB-verordening en aanhangsel 1 van de bijlagen V en VI bij de GB-verordening, kunnen op basis van artikel 53, lid 3, punt e), van de GB-verordening op het “onderste niveau” worden gebruikt voor het specifieke programma. De vereenvoudigde kostenoptie kan echter alleen worden gebruikt voor zover zij is ontworpen om de kosten van de begunstigden in het kader van een passend (of hetzelfde) soort concrete actie te dekken, anders zou zij geen betrouwbare benadering van de werkelijke kosten vormen. Bovendien zijn vereenvoudigde kostenopties die zijn vastgesteld op basis van artikel 94, lid 3, van de GB-verordening programmaspecifiek en kunnen zij niet automatisch worden gebruikt bij de uitvoering van andere programma’s of in andere lidstaten. Zij kunnen echter door de programma-autoriteiten worden gebruikt als voorbeeld voor de ontwikkeling van hun programmaspecifieke regelingen die ter goedkeuring aan de Commissie moeten worden voorgelegd.

Bij de fondsspecifieke verordeningen kunnen aanvullende methoden worden vastgesteld (zie de tabel in hoofdstuk 2.2.1).

Derden die door begunstigden van een concrete actie worden vergoed, vallen niet onder de artikelen 53 tot en met 56 van de GB-verordening. Dit betekent dat de bepalingen van de GB-verordening of de fondsspecifieke verordeningen (tenzij specifiek vermeld) niet rechtstreeks van toepassing zijn op latere steun van de begunstigden aan derden. In het geval van het Interreg-fonds voor kleinschalige projecten is het voor begunstigden die de steun herverdelen onder eindontvangers mogelijk een methode voor de toepassing van vereenvoudigde kostenopties vast te stellen op basis van de GB-verordening of de Interreg-regels inzake vereenvoudigde kostenopties.

3.2.6.   Gebruik van vereenvoudigde kostenopties uit voorgaande programmeringsperioden

Het is mogelijk om methoden te gebruiken die in eerdere programmeringsperioden zijn vastgesteld, indien de voorwaarden in de vorige programmeringsperiode relevant en geldig blijven voor de programmeringsperiode 2021-2027 (soort activiteiten, bestreken kostencategorieën enz.) en de oorspronkelijke gegevens controleerbaar zijn. In dat geval moet de beheerautoriteit (of het monitoringcomité voor Interreg-programma’s) ervoor zorgen dat de methode wordt aangepast aan de nieuwe wetgeving die van toepassing is op de programmeringsperiode 2021-2027. Indien een dergelijke methode op het “bovenste niveau” wordt voorgesteld, zou de auditautoriteit deze op dat moment moeten beoordelen (als de methode in de voorgaande programmeringsperioden is gecontroleerd, kan op de vorige auditwerkzaamheden worden vertrouwd, mits er een toereikend auditspoor beschikbaar is).

3.2.7.   Vereenvoudigde kostenopties voor hergebruik/recycling binnen dezelfde lidstaat of uit andere lidstaten

In een lidstaat kunnen verschillende methoden voor vereenvoudigde kostenopties naast elkaar bestaan, dat wil zeggen vereenvoudigde kostenopties die in bepaalde of alle nationale/regionale programma’s op het bovenste en/of onderste niveau zijn bepaald. Deze methoden kunnen van belang zijn voor beheerautoriteiten van andere programma’s of andere lidstaten die soortgelijke regelingen willen opzetten. Deze vereenvoudigde kostenopties en de bijbehorende bedragen/percentages kunnen echter niet automatisch worden gebruikt in het kader van andere programma’s of door andere lidstaten, omdat zij programmaspecifiek (of zelfs oproepspecifiek) zijn. Beheerautoriteiten moeten de methode evalueren en waar nodig aanpassen aan de specifieke kenmerken van hun programma (soort activiteiten, gedekte kostencategorieën enz.). Bovendien moeten de gegevensbronnen, berekeningen en bedragen ook worden aangepast aan het programma in het kader waarvan de vereenvoudigde kostenopties zullen worden uitgevoerd.

Deze overwegingen pleiten voor de ontwikkeling van vereenvoudigde kostenopties op zowel het bovenste als het onderste niveau. Op het “bovenste niveau” moet de nieuwe vereenvoudigde kostenoptie door de auditautoriteit worden beoordeeld voordat zij bij de Commissie wordt ingediend. Wanneer een nieuwe vereenvoudigde kostenoptie op het onderste niveau wordt gebruikt, wordt ten zeerste aanbevolen de auditautoriteit om een ex-antebeoordeling te vragen.

3.3.   Procedurele stappen voor de goedkeuring van een vereenvoudigde kostenoptie in het programma (het “bovenste niveau”)

Overeenkomstig artikel 94, lid 1, van de GB-verordening kunnen vereenvoudigde kostenopties voor de vergoeding van de bijdrage van de Unie aan een programma worden gebaseerd op de bedragen en percentages die zijn vastgesteld in een besluit van de Commissie tot goedkeuring van het programma of de programmawijziging. De lidstaten kunnen ook vereenvoudigde kostenopties gebruiken die zijn opgenomen in een door de Commissie vastgestelde gedelegeerde handeling (zie hoofdstuk 4.4).

Overeenkomstig artikel 94, lid 2, van de GB-verordening moeten de lidstaten bij de Commissie een voorstel indienen overeenkomstig de modellen in aanhangsel 1 van bijlage V of VI bij de GB-verordening, als onderdeel van de indiening van het programma of van een verzoek tot wijziging ervan. Daarom is de procedure voor de goedkeuring of wijziging van een programma van toepassing.

Aanhangsel 1 moet worden ingediend als vereenvoudigde kostenopties op het “bovenste niveau” worden toegepast, ongeacht de vorm van vergoeding tussen de beheerautoriteit en de begunstigde. De indiening van aanhangsel 1 is niet nodig als vereenvoudigde kostenopties uitsluitend op het “onderste niveau” worden toegepast of voor vereenvoudigde kostenopties uit hoofde van een gedelegeerde handeling. De bedragen en aanpassingsmethoden van deze laatste worden vastgesteld in een gedelegeerde handeling overeenkomstig artikel 94, lid 4, van de GB-verordening (zie hoofdstuk 4.4).

Informele uitwisselingen met de Commissie voorafgaand aan de indiening van een programma of een wijzigingsverzoek worden aanbevolen omdat hiermee het proces van de formele goedkeuringsprocedure wordt vergemakkelijkt en versneld.

Bij de indiening van aanhangsel 1 van de bijlagen V en VI bij de GB-verordening moet(en) de lidstaat/lidstaten of Interreg-programma’s de gegevensbron vermelden die wordt gebruikt voor de berekening van de vereenvoudigde kostenopties, met gedetailleerde informatie over waar de geproduceerde, verzamelde en geregistreerde gegevens van afkomstig zijn, waar zij zijn opgeslagen, eventuele vervaldata en de wijze waarop zij zijn gevalideerd. De auditautoriteit beoordeelt, als onderdeel van haar auditbeoordeling, of de gebruikte gegevens betrouwbaar en relevant zijn voordat aanhangsel 1 van bijlage V of VI bij de GB-verordening bij de Commissie wordt ingediend.

De positieve ex-antebeoordeling door de auditautoriteit van de voorstellen van de lidstaten is een voorwaarde voor de indiening van aanhangsel 1 ter goedkeuring door de Commissie.

In het besluit tot goedkeuring of wijziging van het programma wordt beschreven welke soorten concrete acties in aanmerking komen voor vergoeding op basis van de in aanhangsel 1 opgenomen vereenvoudigde kostenopties, wat en welke bedragen worden gedekt door die vereenvoudigde kostenopties en welke methoden er worden gebruikt om de bedragen aan te passen.

Vereenvoudigde kostenopties die in een programma zijn goedgekeurd, worden verplicht. De bijdrage van de Unie voor de betrokken soorten concrete acties kan dan niet langer in een andere vorm (bijvoorbeeld daadwerkelijk gemaakte kosten) worden vergoed.

Zie bijlage 2 voor nadere instructies en voorbeelden van het invullen van aanhangsel 1.

3.4.   Tijdige aanpassing van vereenvoudigde kostenopties (aanpassingsmethode)

De methode voor het bepalen van de vereenvoudigde kostenopties kan een beschrijving omvatten van een aanpassingsmethode voor de bedragen van de vereenvoudigde kostenopties. De aanpassing van de bedragen is niet verplicht, maar wordt sterk aanbevolen, met name voor vereenvoudigde kostenopties die over een langere periode worden gebruikt, om rekening te houden met inflatie of economische veranderingen (bijvoorbeeld in energiekosten, loonniveaus enz.) en om ervoor te zorgen dat de vereenvoudigde kostenoptie een betrouwbare maatstaf voor de werkelijke kosten blijft. Indien — voor vereenvoudigde kostenopties die op het “bovenste niveau” worden gebruikt — de aanpassingsmethode is opgenomen in aanhangsel 1 van de bijlagen V en VI bij de GB-verordening, wordt de toepassing van de aanpassing bovendien niet beschouwd als een wijziging van de methode voor de vereenvoudigde kostenoptie en is er geen programmawijziging nodig.

De methode voor de vaststelling van de vereenvoudigde kostenopties moet voldoende details bevatten over de beoogde aanpassingsmethode (bv. gebruikte index, tijdschema en frequentie van de aanpassing, aanpassingsformule enz.).

Het is een goede praktijk om de aanpassing te koppelen aan de index die specifiek is voor de belangrijkste kostencategorieën die onder de vereenvoudigde kostenopties vallen, maar het staat de lidstaten vrij om andere aanpassingsmethoden vast te stellen, mits deze gedocumenteerd en naar behoren gemotiveerd zijn.

De beheerautoriteit (of het monitoringcomité voor Interreg-programma’s) kan besluiten geen aanpassingsmethode in de methodologie op te nemen indien zij van mening is dat de vereenvoudigde kostenopties tijdens de toepassingsperiode niet hoeven te worden aangepast.

HOOFDSTUK 4:   VEREENVOUDIGDE KOSTENOPTIES GEBRUIKEN

4.1.   Valuta die wordt gebruikt voor vereenvoudigde kostenopties die op het “bovenste niveau” zijn vastgesteld

Overeenkomstig artikel 87 van de GB-verordening luiden alle bedragen die worden vermeld in programma’s of door de lidstaten worden gemeld aan of gedeclareerd bij de Commissie, in euro’s. Deze bepaling is ook van toepassing op aanhangsel 1 van bijlage V of VI bij de GB-verordening, aangezien het aanhangsel deel uitmaakt van het programma. In de praktijk betekent dit het volgende:

—	de bedragen van de vereenvoudigde kostenopties in aanhangsel 1 van de bijlagen V en VI bij de GB-verordening moeten in euro’s worden vastgesteld;

—	het besluit tot goedkeuring van het programma of de wijziging van het programma moet bedragen in euro’s bevatten;

—

en de bedragen van de vereenvoudigde kostenoptie die in betalingsaanvragen moeten worden opgenomen, moeten ook in euro’s luiden. Ongeacht het resultaat van de omzetting op nationaal niveau mag het in een betalingsaanvraag aan de Commissie op te nemen bedrag niet verschillen van het bedrag van de vereenvoudigde kostenoptie dat in het besluit van de Commissie is goedgekeurd. In het geval van lidstaten die de euro niet als munteenheid hebben aangenomen, kunnen deze vereisten het risico vergroten dat er verschillen ontstaan tussen de in betalingsaanvragen op te nemen bedragen en de bedragen die door de beheerautoriteiten aan de begunstigden in de nationale valuta worden vergoed, als gevolg van schommelingen in de wisselkoersen tussen de euro en de nationale munteenheid.

De lidstaten kunnen deze situatie verlichten door in aanhangsel 1 van de bijlagen V en VI bij de GB-verordening bijvoorbeeld het volgende op te nemen:

—	een vaste wisselkoers (bijvoorbeeld op basis van een projectie van de wisselkoers);

—

een aanpassingsmethode die voorkomt dat de door de Commissie in euro’s vergoede bedragen verschillen van de bedragen die door de beheerautoriteiten aan de begunstigden worden vergoed (bijvoorbeeld aanpassing van de in aanhangsel 1 gebruikte wisselkoers in het geval van een vooraf vastgesteld verschil — naar boven of naar beneden — tussen de op de InforEuro-pagina gepubliceerde koers gedurende een bepaalde periode en de oorspronkelijke wisselkoers op het moment van de indiening van aanhangsel 1 bij de Commissie).

4.2.   Toepassing in de tijd van vereenvoudigde kostenopties die in het programma zijn goedgekeurd

De Commissie zal beginnen met het vergoeden van de lidstaat op basis van vereenvoudigde kostenopties zodra deze in een programma zijn goedgekeurd bij een besluit van de Commissie tot goedkeuring van het programma of de wijziging ervan. Pas vanaf dat moment kan de beheerautoriteit de overeengekomen bedragen opnemen in de betalingsaanvragen aan de Commissie.

Het is echter mogelijk dat vereenvoudigde kostenopties reeds op het niveau van de begunstigden worden toegepast voordat de Commissie de in aanhangsel 1 van de bijlagen V en VI bij de GB-verordening ingediende methode heeft goedgekeurd. Totdat een besluit overeenkomstig artikel 94, lid 3, van de GB-verordening is vastgesteld, kan de beheerautoriteit bij de Commissie de bedragen declareren die overeenkomen met de kosten die door de beheerautoriteit aan de begunstigden zijn vergoed (“onderste niveau”). Dit betekent dat de beheerautoriteiten de uitgaven van de vereenvoudigde kostenopties kunnen opnemen in kolom B van de betalingsaanvraag (bijlage XXIII bij de GB-verordening) overeenkomstig artikel 91, lid 4, punt c), van de GB-verordening (voor meer informatie over betalingsaanvragen, zie hoofdstuk 4.3). De in kolom B gedeclareerde uitgaven mogen echter niet opnieuw in kolom C van de betalingsaanvraag worden opgenomen.

Om mogelijke inconsistenties tussen de methoden die op de twee niveaus voor dezelfde vereenvoudigde kostenopties zijn goedgekeurd, zoveel mogelijk te voorkomen, wordt de lidstaten aanbevolen de vereenvoudigde kostenoptie uit hoofde van artikel 94 van de GB-verordening in te dienen en de goedkeuring van de Commissie voor het bovenste niveau te verkrijgen, alvorens de desbetreffende vereenvoudigde kostenopties op het “onderste niveau” te gebruiken.

Nadat het besluit over het programma of de wijziging ervan is vastgesteld, begint de Commissie met de vergoeding van de bijdrage van de Unie aan een programma op basis van de daarin opgenomen vereenvoudigde kostenopties. De beheerautoriteit neemt deze bedragen op in kolom C van de betalingsaanvraag (bijlage XXIII bij de GB-verordening), overeenkomstig artikel 91, lid 4, punt b), van de GB-verordening (zie ook hoofdstuk 4.3).

Het besluit van de Commissie tot goedkeuring van een vereenvoudigde kostenoptie op grond van artikel 94 van de GB-verordening heeft geen gevolgen voor de subsidiabiliteit van de uitgaven, dat wil zeggen dat er geen nieuwe uitgaven subsidiabel zullen worden als gevolg van dit besluit. De regels inzake de subsidiabiliteit van uitgaven zijn vastgelegd in nationale voorschriften en in artikel 63 van de GB-verordening. Het besluit van de Commissie heeft alleen gevolgen voor de wijze van vergoeding tussen de Commissie en de lidstaten.

4.3.   Vereenvoudigde kostenopties in de betalingsaanvragen declareren

In artikel 91, lid 3, van de GB-verordening is bepaald dat de betalingsaanvragen moeten worden ingediend overeenkomstig bijlage XXIII bij de GB-verordening, per prioriteit (specifieke doelstelling en soort actie voor AMIF-, BMV- en ISF-programma’s) en, waar van toepassing, per regiocategorie.

Voor de vereenvoudigde kostenopties die op het “ bovenste niveau ” worden gebruikt, moeten de bedragen die zijn goedgekeurd bij een besluit van de Commissie als bedoeld in artikel 94, lid 3, van de GB-verordening of zijn vastgesteld in de gedelegeerde handeling als bedoeld in artikel 94, lid 4, van de GB-verordening, worden opgegeven in kolom C van bijlage XXIII bij de GB-verordening.

De bedragen van de vereenvoudigde kostenopties die de lidstaat op het “ onderste niveau ” heeft vastgesteld voor de vergoeding van de begunstigde door de lidstaten die niet worden gedekt door vereenvoudigde kostenopties die op het “bovenste niveau” worden gebruikt, moeten worden opgenomen in kolom B van bijlage XXIII bij de GB-verordening. Overeenkomstig artikel 91, lid 4, punt c), van de GB-verordening zijn voor subsidies die in de vorm van vereenvoudigde kostenopties worden vergoed, de in een betalingsaanvraag opgenomen bedragen de kosten die zijn berekend op de toepasselijke grondslag (dat wil zeggen de vereenvoudigde kostenoptie).

De bedragen die aan begunstigden worden vergoed voor de gevallen die onder artikel 91, lid 4, punt b), van de GB-verordening vallen, dat wil zeggen vergoeding van de bijdrage van de Unie in de vorm van vereenvoudigde kostenopties, zoals gerapporteerd in kolom C, mogen niet in kolom B worden opgenomen, om dubbele financiering van dezelfde uitgaven te voorkomen. Er zijn verschillen in de wijze waarop de vereenvoudigde kostenopties worden gedeclareerd in de betalingsaanvragen en -rekeningen. In de rekeningen is met name het totale bedrag van de subsidiabele uitgaven die voor vergoeding zijn gedeclareerd opgenomen in kolom A van de rekeningen (dat wil zeggen werkelijke kosten, financiering die niet gekoppeld is aan kosten en alle vereenvoudigde kostenopties, ongeacht of zij onder artikel 94 van de GB-verordening vallen of niet).

De bij het besluit van de Commissie goedgekeurde bedragen zijn bindend. De lidstaten moeten daarom de goedgekeurde bedragen aan de Commissie declareren, dat wil zeggen dat zij in de betalingsaanvragen geen andere bedragen mogen opnemen dan die in het besluit tot goedkeuring van het programma (of de wijziging daarvan). Elke wijziging van de bedragen die niet onder de aanpassingsmethode in het besluit tot goedkeuring van het programma (of de wijziging daarvan) vallen, zou een wijziging van het besluit vereisen.

Overeenkomstig artikel 93, lid 5, van de GB-verordening mag de steun uit de fondsen voor een prioriteit bij de betaling van het saldo van het laatste boekjaar niet meer bedragen dan: — de in de betalingsaanvragen gedeclareerde overheidsbijdrage; — de aan de begunstigden betaalde of te betalen steun uit de fondsen; — het door de lidstaat gevraagde bedrag.

4.4.   Gebruik van in gedelegeerde handelingen van de Commissie vastgestelde vereenvoudigde kostenopties

Overeenkomstig artikel 94, lid 4, van de GB-verordening kan de Commissie een gedelegeerde handeling vaststellen waarin eenheidskosten, vaste bedragen, vaste percentages, de bedragen daarvan en aanpassingsmethoden op het niveau van de Unie worden gedefinieerd in overeenstemming met de berekeningsmethoden van artikel 94, lid 2, van de GB-verordening.

Na de vaststelling van de gedelegeerde handeling kunnen de lidstaten verzoeken om vergoeding van de bijdrage van de Unie aan het programma door gebruik te maken van de in de handeling vastgestelde bedragen en percentages (indien van toepassing, aangepast overeenkomstig de in de gedelegeerde handeling goedgekeurde aanpassingsmethoden); die bedragen moeten worden opgegeven in kolom C van bijlage XXIII bij de GB-verordening. Het is belangrijk dat bij de uitvoering van de concrete actie de regels van de gedelegeerde handeling in acht worden genomen, onder meer met betrekking tot subsidiabele activiteiten en het auditspoor. De lidstaten kunnen hun betalingsaanvragen met het in de gedelegeerde handeling vastgestelde overeenkomstige bedrag indienen zonder voorafgaande goedkeuring van de Commissie.

HOOFDSTUK 5:   HORIZONTALE BEGINSELEN

5.1.   Overheidsopdrachten en het gebruik van vereenvoudigde kostenopties

Sinds de programmeringsperiode 2021-2027 kunnen vereenvoudigde kostenopties ook worden gebruikt in een concrete actie of project dat deel uitmaakt van een concrete actie die door de begunstigde uitsluitend via overheidsopdrachten wordt uitgevoerd.

Onder concrete acties “die worden uitgevoerd na openbare aanbestedingsprocedures” verstaat de Commissie concrete acties die worden uitgevoerd na de plaatsing van overheidsopdrachten in overeenstemming met Richtlijn 2009/81/EG, Richtlijn 2014/24/EU en Richtlijn 2014/25/EU of geplaatste overheidsopdrachten die onder de drempel van diezelfde richtlijnen blijven op basis van nationale regels.

Er is geen uitzondering op het verplichte gebruik van vereenvoudigde kostenopties voor concrete acties van minder dan 200 000  EUR die uitsluitend via overheidsopdrachten worden uitgevoerd. De beheerautoriteiten (of monitoringcomités voor Interreg-programma’s) zullen ervoor moeten zorgen dat de regels inzake vereenvoudigde kostenopties verenigbaar zijn met de Unie- en nationale regels inzake de gunning van overheidsopdrachten.

De vraag of een concrete actie volledig is aanbesteed, mag geen effect hebben op de berekeningsmethoden die zijn vastgesteld in artikel 53, lid 3, en artikel 94, lid 2, van de GB-verordening, die voor alle soorten concrete acties, al dan niet volledig aanbesteed, dezelfde zijn. De beheerautoriteiten moeten een methode ontwerpen op basis van voldoende betrouwbare gegevens en voorzien in aanpassingsmethoden die ervoor zorgen dat de bedragen van vereenvoudigde kostenopties een maatstaf blijven voor de werkelijke kosten tijdens de uitvoering van de concrete acties. Het is niet toegestaan om het bedrag aan vereenvoudigde kostenopties aan te passen aan de prijzen die voortvloeien uit openbare aanbestedingsprocedures die in het kader van de gegeven concrete actie zijn gegund. Bovendien moeten vereenvoudigde kostenopties, met inbegrip van eventuele aanpassingsmethoden, vooraf door de beheerautoriteiten worden vastgesteld en moeten zij worden opgenomen in het document met de steunvoorwaarden.

5.2.   Verenigbaarheid van de vereenvoudigde kostenopties met de staatssteunregels

Er moet worden benadrukt dat de staatssteunregels die in het Verdrag zijn vastgelegd, algemeen toepasselijk zijn. Wanneer financiering in de vorm van vereenvoudigde kostenopties op het “onderste niveau” staatssteun vormt in de zin van artikel 107 VWEU, moeten deze regels in acht worden genomen.

De beheerautoriteiten (of monitoringcomités voor concrete Interreg-acties) moeten er daarom voor zorgen dat de kostencategorieën waarvoor vereenvoudigde kostenopties worden vastgesteld zowel volgens de regels voor de GB-fondsen als volgens de staatssteunregels subsidiabel zijn. Ze moeten er tevens op toezien dat de in de staatssteunregels vastgestelde maximale steunintensiteit en het stimulerende effect in acht worden genomen. In het geval van een vergoeding voor diensten van algemeen economisch belang die staatssteun vormt, moet het bedrag van de vergoeding in acht worden genomen.

Volgens de EU-staatssteunregels moeten alle nieuwe steunmaatregelen vooraf bij de Commissie worden aangemeld. De lidstaten moeten het besluit van de Commissie afwachten voordat zij de maatregel kunnen uitvoeren. Groepsvrijstellingsverordeningen, dat wil zeggen Verordening (EU) nr. 651/2014 (de algemene groepsvrijstellingsverordening (AGVV) (26)) en, onder andere, Verordening (EU) 2022/2473 (de groepsvrijstellingsverordening voor de visserij (GVVV) (27)), voorzien in vrijstellingen van de verplichting voor lidstaten om steunregelingen en ad-hocsteun bij de Commissie aan te melden die aan de daarin vastgestelde voorwaarden voldoen. Evenzo wordt in het besluit inzake staatssteun in de vorm van compensatie voor de openbare dienst voor diensten van algemeen economisch belang (28) (hierna “het DAEB-besluit”) uiteengezet onder welke voorwaarden staatssteun in de vorm van compensatie voor de openbare dienst die aan met het beheer van diensten van algemeen economisch belang belaste ondernemingen wordt toegekend, is vrijgesteld van de verplichting tot voorafgaande aanmelding. Ook andere documenten, zoals sectorspecifieke richtsnoeren van de Commissie (29), moeten in aanmerking worden genomen bij het ontwerpen van staatssteun, aangezien daarin de voorwaarden zijn vastgesteld waaronder aangemelde staatssteun als verenigbaar met de interne markt kan worden beschouwd.

Niet alle door overheidsinstanties verleende steun valt echter onder de staatssteunregels van de EU. Allereerst moet worden beoordeeld of de aan een concrete actie verleende steun in de zin van artikel 107, lid 1, VWEU als staatssteun wordt beschouwd. Meer informatie over het begrip “staatssteun” is te vinden in de mededeling van de Commissie betreffende het begrip “staatssteun”  (30), waarin zij heeft uiteengezet hoe artikel 107, lid 1, VWEU moet worden toegepast, zoals uitgelegd door het Hof van Justitie van de Europese Unie. Ook de bepalingen van verordeningen (31) betreffende de-minimissteun moeten in aanmerking worden genomen. Steun die de-minimissteun vormt, vormt geen staatssteun in de zin van artikel 107, lid 1, VWEU. Indien een uit de GB-fondsen gefinancierde concrete actie binnen het toepassingsgebied van de desbetreffende verordening inzake de-minimissteun valt, houdt dit derhalve in dat de bijdrage uit de GB-fondsen geen staatssteun vormt. In het geval van de-minimissteun is het daarom niet nodig om de verenigbaarheid met staatssteunregels te beoordelen, maar alleen die in verband met de GB-fondsen en de voorwaarden om de steun als de-minimissteun te beschouwen.

Het is ook mogelijk dat compensatie voor diensten van algemeen economisch belang (DAEB) geen staatssteun vormt en dus buiten het toepassingsgebied van de staatssteunregels valt. In de mededeling van de Commissie betreffende regels voor compensatie voor het verrichten van diensten van algemeen economisch belang (32) wordt uitgelegd onder welke omstandigheden dit het geval is.

Algemene beginselen inzake de verenigbaarheid van vereenvoudigde kostenopties met de staatssteunregels voor de vergoeding van door de lidstaten aan de begunstigden verstrekte subsidies

Wanneer gebruik wordt gemaakt van vereenvoudigde kostenopties, moeten de staatssteunregels en de-minimisregels in aanmerking worden genomen in de fase van de voorbereiding van de methode en in de fase van de selectie van concrete acties/uitvoering, afhankelijk van de individuele gevallen.

Om ervoor te zorgen dat de concrete acties van de GB-fondsen in overeenstemming zijn met de AGVV, andere groepsvrijstellingsverordeningen, het DAEB-besluit en de relevante richtsnoeren van de Commissie, moeten de volgende elementen in aanmerking worden genomen:

—   Subsidiabiliteit van kosten die onder de vereenvoudigde kostenoptie vallen in het kader van de AGVV en de regels voor de GB-fondsen

Wanneer de beheerautoriteit steun wil verlenen die als staatssteun wordt beschouwd, moeten eerst de voorwaarden voor het verlenen van de steun worden gecontroleerd volgens de desbetreffende steuncategorie/vrijstellingsbepaling in het kader van de AGVV.

Vervolgens moet de beheerautoriteit ervoor zorgen dat de voor een concrete actie voorziene kosten subsidiabel zijn in het kader van deze steuncategorie, op basis van de desbetreffende vrijstellingsbepalingen krachtens de AGVV en de regels van de GB-fondsen.

In dat opzicht staat artikel 7, lid 1, AGVV toe dat subsidiabele kosten krachtens de AGVV worden berekend in overeenstemming met de in de GB-verordening vastgestelde vereenvoudigde kostenopties, op voorwaarde dat de concrete actie ten minste deels wordt gefinancierd via een Uniefonds in het kader waarvan het gebruik van die vereenvoudigde kostenopties is toegestaan en dat de kostencategorie subsidiabel is volgens de desbetreffende vrijstelling in de AGVV.

Dit houdt in dat wanneer een vereenvoudigde kostenoptie is vastgesteld in overeenstemming met de GB-verordening of de fondsspecifieke verordeningen, het op basis van de vereenvoudigde kostenoptie vergoede bedrag zal worden gebruikt voor het controleren van de verenigbaarheid met staatssteunregels, op voorwaarde dat de kostencategorie als zodanig subsidiabel is volgens de staatssteunregels en dat de steun aan alle voorwaarden van de AGVV voldoet.

Wanneer gebruik wordt gemaakt van vereenvoudigde kostenopties, moeten de op basis van vereenvoudigde kostenopties berekende kostencategorieën worden vastgesteld met de methode die wordt gebruikt om het bedrag van de vereenvoudigde kostenopties te berekenen. Wanneer gebruik wordt gemaakt van in de GB-verordening of andere fondsspecifieke voorschriften bepaalde vereenvoudigde kostenopties, moet dit door de beheerautoriteit worden gewaarborgd bij het uitschrijven van oproepen tot het indienen van voorstellen voor concrete acties waarop staatssteunregels van toepassing kunnen zijn, door de kostencategorieën vast te stellen die voor die concrete actie uit de GB-fondsen zullen worden gefinancierd en die ook in overeenstemming met de AGVV zijn. Voorts moet in het document met de steunvoorwaarden voor de concrete actie worden vermeld welke kostencategorieën als subsidiabel worden beschouwd voor die concrete actie.

Bij het uitschrijven van oproepen tot het indienen van voorstellen voor concrete acties waarvoor mogelijk staatssteunregels gelden, moeten de beheerautoriteiten voor de steunaanvragers bepalen welke kostencategorieën voor die concrete actie uit de GB-fondsen zullen worden gefinancierd, zodat zij kunnen nagaan of deze voldoen aan een van de bepalingen van de AGVV, dat wil zeggen of de kostencategorieën naar behoren zijn gedefinieerd en in overeenstemming zijn met de desbetreffende AGVV-bepalingen. Er zijn kostencategorieën die wel in aanmerking komen voor vergoeding uit GB-fondsen, maar niet subsidiabel zijn uit hoofde van de AGVV-bepalingen.

In bijlage 3 staat een voorbeeld van de verenigbaarheid van de vereenvoudigde kostenopties met de regels voor staatssteun.

—   Subsidiabiliteit van kosten die onder de vereenvoudigde kostenoptie vallen in het kader van het DAEB-besluit en de regels voor de GB-fondsen

De concrete actie moet vallen onder het gecombineerde toepassingsgebied van het DAEB-besluit 2021/21 van de Commissie en de relevante bepalingen inzake het toepassingsgebied van de steun in de GB-verordening en de fondsspecifieke verordeningen.

—   De verenigbaarheid met de maximale steunintensiteit of het maximale steunbedrag in het kader van de AGVV of compensatie op grond van DAEB-besluit waarborgen

Wanneer een vereenvoudigde kostenoptie is vastgesteld overeenkomstig de artikelen 53 tot en met 56 van de GB-verordening of de desbetreffende bepalingen in de fondsspecifieke verordeningen, zal dit bedrag worden gebruikt voor het controleren van de verenigbaarheid met de staatssteunregels.

De beheerautoriteiten moeten een redelijke en prudente hypothese hanteren om ervoor te zorgen dat de bedragen van vereenvoudigde kostenopties een betrouwbare maatstaf vormen voor de werkelijke kosten. Zo kunnen de bedragen van de vereenvoudigde kostenopties worden gebruikt om gemakkelijker aan te tonen dat de maximale steunintensiteit, de maximale steunbedragen of aanmeldingsdrempels krachtens de AGVV of het compensatieniveau in het kader van het DAEB-besluit in acht zijn genomen. De methode zal aan een audit worden onderworpen om te garanderen dat deze aan de toepasselijke regels voor de GB-fondsen en de staatssteunregels voldoet.

Zie bijlage 3 voor een voorbeeld.

—   Zorgen dat het stimulerende effect in acht wordt genomen

Volgens artikel 6 van de AGVV is de AGVV voor de meeste categorieën steun alleen van toepassing op steun die een stimulerend effect heeft. De steun wordt geacht een stimulerend effect te hebben indien de begunstigde bij de betrokken lidstaat een schriftelijke steunaanvraag heeft ingediend met de in artikel 6, lid 2, AGVV voorgeschreven inhoud voordat de werkzaamheden aan het project of de activiteit van start gaan (voor ad-hocsteun aan grote ondernemingen zijn ook de aanvullende voorwaarden van artikel 6, lid 3, AGVV van toepassing).

Als steun staatssteun vormt, moeten de beheerautoriteiten er vooraf voor zorgen dat het stimulerende effect in acht wordt genomen, ongeacht of gebruik wordt gemaakt van vereenvoudigde kostenopties. De beheerautoriteiten moeten ervoor zorgen dat de begunstigden geen soort enkele contractuele regelingen zijn aangegaan waaruit blijkt dat zij bereid zijn concrete acties zelfs zonder steun voort te zetten. Deze controle vooraf zou kunnen worden uitgevoerd door een eigen verklaring van de steunaanvrager te verlangen dat hij vóór de indiening van zijn aanvraag geen vaste juridische verbintenis (aanvang van de werkzaamheden als gedefinieerd in de AGVV) is aangegaan. Eigen verklaringen kunnen aanvaardbaar worden geacht om het stimulerende effect aan te tonen, mits er een doeltreffend controlesysteem bestaat dat steekproefsgewijze controles van deze eigen verklaringen mogelijk maakt.

Specifieke bepalingen in de agvv en het gebruik van vereenvoudigde kostenopties

Artikel 25, lid 3, punt e), AGVV voorziet in een vast percentage tot 20 % dat kan worden toegepast op onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten voor de berekening van bijkomende algemene kosten en andere operationele uitgaven, waaronder die voor materiaal, leveranties en dergelijke producten, die rechtstreeks uit het project voortvloeien. De toepassing van het vaste percentage op grond van artikel 25, lid 3, punt e), AGVV is een alternatief voor het gebruik van vereenvoudigde kostenopties die zijn vastgesteld in het kader van de programma’s van de GB-verordening of een ander Uniefonds dat het gebruik van vereenvoudigde kostenopties mogelijk maakt, zonder afbreuk te doen aan die opties. Het vaste percentage moet worden toegepast op de totale in aanmerking komende projectkosten voor onderzoek en ontwikkeling als bedoeld in artikel 25, lid 3, punten a) tot en met d), AGVV. De lidstaat kan het bij de AGVV ingevoerde vaste percentage gebruiken voor concrete acties die overeenkomstig artikel 53, lid 3, punt c), van de GB-verordening door de fondsen van het cohesiebeleid worden medegefinancierd als een overeenkomstig vast percentage dat van toepassing is op beleidsmaatregelen van de Unie voor een soortgelijke soort concrete actie (33). Bij de toepassing van de methoden die in het kader van andere beleidsmaatregelen van de Unie worden gebruikt, moet de lidstaat ervoor zorgen dat de methode in haar geheel wordt gebruikt en dat de methode wordt toegepast op soortgelijke soorten concrete acties.

In het geval van een opleidingssteunregeling die onder artikel 31 AGVV valt, is het mogelijk om het op basis van de in artikel 54, eerste alinea, punt a), van de GB-verordening vermelde directe kosten berekende vaste percentage voor indirecte kosten toe te passen op de opleidingssteunregeling die onder artikel 31 AGVV valt. Om de verenigbaarheid te waarborgen, moeten indirecte kosten op grond van artikel 54, eerste alinea, punt a), van de GB-verordening, berekend als een percentage van de directe kosten, uitsluitend worden berekend op basis van de categorieën directe kosten die in artikel 31, lid 3, van de AGVV als subsidiabel zijn aangemerkt, rekening houdend met de specifieke beperkingen voor elk van deze kosten waarin dezelfde AGVV-bepaling voorziet.

5.3.   Specifiek voor het EFRO en het ESF+: kruisfinanciering

Wanneer uit het EFRO of het ESF+ steun wordt verleend aan de volledige of een deel van een concrete actie waarvoor de kosten subsidiabel zijn in het kader van het andere fonds (“kruisfinanciering”), kan overeenkomstig artikel 25, lid 2, van de GB-verordening kruisfinanciering worden gebruikt tot 15 % aan steun van deze fondsen voor elke prioriteit van een programma. De subsidiabiliteitsregels van het andere fonds, dat wil zeggen het fonds waaruit de kruisfinanciering afkomstig is, zijn van toepassing op die (of dat deel van de) concrete actie.

Met uitzondering van vaste percentages kan één enkele vereenvoudigde kostenoptie worden gebruikt voor uitgaven die in het kader van één van beide fondsen subsidiabel zijn. De toepassing van de vereenvoudigde kostenopties vereist nog steeds dat de lidstaten het bovengenoemde plafond van 15 % in acht nemen.

Meer bepaald moeten bij toepassing van financiering volgens een vast percentage in het geval van kruisfinanciering aparte vaste percentages worden toegepast: één voor het ESF+-gedeelte en één voor het EFRO-gedeelte van de concrete actie. Het vaste ESF+-percentage en het vaste EFRO-percentage voor soortgelijke concrete acties zullen worden toegepast op respectievelijk het ESF+-gedeelte en het EFRO-gedeelte van de concrete actie. Het is niet mogelijk een gemiddelde van de twee percentages te gebruiken, aangezien de uitgaven traceerbaar moeten zijn om naleving van het totale maximum van 15 % voor kruisfinanciering te waarborgen. Wanneer er geen percentage voor een soortgelijke actie in het kader van het andere fonds bestaat (bijvoorbeeld omdat de regel niet wordt toegepast op het andere fonds of omdat er door het andere fonds geen soortgelijke concrete acties worden gefinancierd), moet de beheerautoriteit het van toepassing zijnde percentage bepalen op basis van de in artikel 53, lid 3, en artikel 54, van de GB-verordening vastgelegde algemene rechtsbeginselen.

Voorbeeld 1: ESF+-/EFRO-kruisfinanciering met eenheidskosten of vaste bedragen Wanneer voor een door het ESF+ ondersteunde concrete actie de eenheidskosten van 6 EUR per uur x deelnemer aan een opleiding de aanschaf van infrastructuur voor 0,50 EUR per uur omvatten, waarbij de kosten krachtens het EFRO subsidiabel zijn, zal het bedrag van de kruisfinanciering uitkomen op 0,50 EUR x het aantal gerealiseerde “uren per deelnemer”. Hetzelfde beginsel geldt voor vaste bedragen: als de gedetailleerde ontwerpbegroting bepaalde “uitgaven op basis van kruisfinanciering” bevat, zullen deze afzonderlijk worden geboekt en gemonitord. Binnen een vast bedrag van 20 000 EUR dat uit een ESF+-programma wordt gefinancierd, vertegenwoordigen de uitgaven van het EFRO-type bijvoorbeeld 5 000 EUR. Aan het eind van de concrete actie zal het bedrag van de kruisfinanciering het vooraf vastgestelde bedrag zijn (5 000 EUR van de 20 000 EUR), of 0 EUR wanneer de subsidie niet wordt betaald omdat de van tevoren bepaalde output niet is gehaald. Het binaire beginsel van vaste bedragen is, wanneer dit niet wordt beperkt door de vaststelling van mijlpalen, ook van toepassing op uitgaven op basis van kruisfinanciering.

Voorbeeld 2: ESF+-/-EFRO-kruisfinanciering met financiering volgens een vast percentage Indien een vast percentage voor indirecte kosten op basis van directe kosten wordt gebruikt, is het bedrag van de kruisfinanciering gelijk aan het bedrag van “directe kosten op basis van kruisfinanciering” plus indirecte kosten berekend op basis van het vaste percentage dat van toepassing is op deze “directe kosten op basis van kruisfinanciering”. Een voorbeeld: in een concrete actie van 15 000 EUR die uit een EFRO-programma wordt gefinancierd, vertegenwoordigen de directe kosten van het “ESF+-type” 3 000 EUR en worden de indirecte kosten berekend als 15 % van de directe kosten (450 EUR). Het bedrag van de kruisfinanciering bedraagt dan 3 450 EUR. Wanneer de directe kosten aan het einde van de concrete actie worden verlaagd, zal het bedrag van de kruisfinanciering (ook voor indirecte kosten) volgens dezelfde formule worden verlaagd.

5.4.   Vereisten met betrekking tot het verzamelen, opslaan en publiceren van gegevens

Overeenkomstig artikel 72, lid 1, punt e), van de GB-verordening is de beheerautoriteit verplicht de gegevens van elke concrete actie overeenkomstig bijlage XVII bij de GB-verordening elektronisch te registreren en op te slaan voor monitoring, evaluatie, financieel beheer, verificaties en audits.

Volgens de inleiding van bijlage XVII bij de GB-verordening mogen alleen gegevensvelden worden ingevuld die relevant zijn voor de concrete actie in kwestie. Er zijn specifieke gegevensvelden voor de vergoeding in de vorm van vereenvoudigde kostenopties, voor de vergoeding van subsidies aan de begunstigde (velden 86 tot en met 96) of voor de vergoeding van de bijdrage van de Unie aan programma’s (velden 112 tot en met 114).

Informatie in gegevensvelden 23 en 24 over contractanten, hun uiteindelijk begunstigden, contracten en subcontractanten hoeft niet te worden geregistreerd en opgeslagen in het geval van indirecte kosten die worden gedekt door een vast percentage, eenheidskosten of een vast bedrag (34). Wanneer met een vereenvoudigde kostenoptie zowel directe als indirecte kosten worden gedekt, geldt de verplichting om gegevens over contractanten, hun uiteindelijk begunstigden, contracten en subcontractanten te registreren en op te slaan alleen voor de directe kosten.

Bovendien moeten de beheerautoriteiten overeenkomstig artikel 49, lid 3, van de GB-verordening op hun website een lijst publiceren van concrete acties die voor steun uit de fondsen zijn geselecteerd. De op grond van artikel 49, lid 3, van de GB-verordening vereiste informatie moet worden gebaseerd op bijlage XVII bij de GB-verordening en voor de toepassing van artikel 49, lid 3, van de GB-verordening mogen naast de gegevens die zijn opgenomen in bijlage XVII bij de GB-verordening geen aanvullende gegevens worden verzameld. Zoals hierboven vermeld, hoeven beheerautoriteiten in bijlage XVII bij de GB-verordening geen elektronische gegevens over contractanten te registreren en op te slaan voor indirecte kosten die worden gedekt door eenheidskosten, vaste bedragen of vaste percentages. Daarom is de verplichting om de naam van de contractanten van de begunstigde te publiceren, zoals vastgelegd in artikel 49, lid 3, punt a), van de GB-verordening, niet van toepassing op de naam van de contractant in het geval van overheidsopdrachten voor indirecte kosten die onder een vereenvoudigde kostenoptie vallen.

5.5.   Vereenvoudigde kostenopties en subsidiabiliteitsperiode

In artikel 63, lid 2, tweede alinea, van de GB-verordening is bepaald dat in de context van eenheidskosten en vaste bedragen de acties die de basis voor vergoeding vormen, moeten worden uitgevoerd tussen de datum van indiening van het programma bij de Commissie of, indien dat eerder is, 1 januari 2021, en 31 december 2029. Dit betekent dat niet de werkelijke datum van betaling door de begunstigde van de daadwerkelijk gemaakte kosten relevant is voor de subsidiabiliteitsperiode, maar veeleer de acties die de basis voor vergoeding vormen.

Wat de vaste percentages betreft, moeten alleen de kostencategorieën waarop het vaste percentage wordt toegepast (basiskosten) — indien deze zijn gebaseerd op werkelijke kosten — binnen de subsidiabiliteitsperiode als bedoeld in artikel 63, lid 2, eerste alinea, van de GB-verordening door de begunstigde worden gemaakt en betaald voor de uitvoering van concrete acties. Indien bijvoorbeeld indirecte kosten worden berekend in de vorm van een vast percentage van maximaal 25 % van de subsidiabele directe kosten, overeenkomstig artikel 54 van de GB-verordening, moeten de basiskosten voor de berekening van het vaste percentage (subsidiabele directe kosten van de concrete actie) binnen de subsidiabiliteitsperiode, dat wil zeggen uiterlijk op 31 december 2029, door de begunstigde worden gemaakt en worden betaald voor de uitvoering van concrete acties.

HOOFDSTUK 6:   BEHEERSVERIFICATIES EN AUDIT

Voor vereenvoudigde kostenopties, met uitzondering van “kant-en-klare” vereenvoudigde kostenopties, moeten vooraf benaderingen van de kosten worden gemaakt, bijvoorbeeld op basis van historische of statistische gegevens. Aangezien vereenvoudigde kostenopties gemiddelde of mediane bedragen of het resultaat van andere statistisch deugdelijke methoden zijn, is het inherent aan het gebruik ervan dat vereenvoudigde kostenopties de kosten die werkelijk door de begunstigden bij het uitvoeren van concrete acties worden gemaakt en betaald, in beperkte mate overcompenseren of ondercompenseren. Dit wordt volgens de geldende regels echter als aanvaardbaar beschouwd, aangezien vereenvoudigde kostenopties die volgens een correcte methode zijn vastgesteld, worden geacht een betrouwbare benadering van de werkelijke kosten te zijn; eventuele overcompensatie vormt geen ongerechtvaardigde verrijking.

Wanneer vereenvoudigde kostenopties worden toegepast, worden bij beheersverificaties en audits de daadwerkelijk door de begunstigden gemaakte kosten niet achteraf gecontroleerd; bij beheersverificaties en audits wordt gecontroleerd of de methode waarmee de vereenvoudigde kostenoptie vooraf wordt bepaald in overeenstemming is met de toepasselijke voorschriften en correct wordt toegepast.

In dit hoofdstuk wordt de aanpak voor beheersverificaties en audits van vereenvoudigde kostenopties beschreven.

6.1.   Algemene aanpak voor beheersverificaties en audit

Wanneer vereenvoudigde kostenopties op het “onderste niveau” worden gebruikt om de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven te bepalen, wordt in het kader van zowel de audits van de Commissie als de nationale audits de juiste opzet van de methode gecontroleerd. De correcte toepassing van de methode zal worden geverifieerd tijdens audits door de Commissie en nationale audits en beheersverificaties.

In artikel 74, lid 1, punt a), van de GB-verordening wordt gesteld dat de beheerautoriteit moet verifiëren of de medegefinancierde producten en diensten zijn geleverd, of de concrete actie voldoet aan het toepasselijke recht, aan het programma en aan de steunvoorwaarden voor de concrete actie.

Daarnaast is in artikel 74, lid 1, punt a), ii), van de GB-verordening bepaald dat de beheerautoriteit voor kosten die worden vergoed op basis van vereenvoudigde kostenopties moet nagaan of is voldaan aan de voorwaarden voor de vergoeding van de uitgave aan de begunstigde.

De vereisten van artikel 74, lid 1, punt a), en artikel 77, lid 1, van de GB-verordening en bijlage XIII bij de GB-verordening dat de medegefinancierde producten en diensten zijn geleverd en de concrete actie voldoet aan het toepasselijke recht, impliceren niet dat bij beheersverificaties en -audits documentatie van de onderliggende kosten (bijvoorbeeld facturen, betalingsdocumentatie) moet worden geverifieerd of opgevraagd. Beheersverificaties en audits zullen geen betrekking hebben op de door de begunstigde gemaakte werkelijke kosten (bijvoorbeeld facturen, bonnen), noch op specifieke openbare aanbestedingsprocedures die ten grondslag liggen aan de uitgaven die op basis van vereenvoudigde kostenopties worden vergoed. Bijgevolg mogen deze onderliggende financiële of aanbestedingsdocumenten niet worden opgevraagd om de daadwerkelijk door de begunstigde gemaakte en betaalde bedragen (uitgaven) te controleren.

Voor vereenvoudigde kostenopties die door de Commissie voor het “ bovenste niveau ” zijn goedgekeurd, hebben beheersverificaties en audits overeenkomstig artikel 94, lid 3, van de GB-verordening uitsluitend tot doel na te gaan of de voorwaarden voor vergoeding door de Commissie zijn vervuld.

De subsidiabiliteitsregels moeten worden nageleefd, ongeacht de vorm van vergoeding. Daarom moet, zelfs wanneer vereenvoudigde kostenopties worden gebruikt bij concrete acties, de subsidiabiliteit van de concrete actie, de begunstigde en de deelnemers (indien van toepassing) worden gewaarborgd.

Auditspoor

Overeenkomstig artikel 69, lid 6, van de GB-verordening moeten alle documenten die vereist zijn voor het auditspoor, zoals uiteengezet in bijlage XIII bij de GB-verordening, worden bewaard.

Vereenvoudigde kostenopties en risicogebaseerde beheersverificaties

Overeenkomstig artikel 74, lid 2, van de GB-verordening worden beheersverificaties verricht op basis van een risicobeoordeling die vooraf wordt uitgevoerd. Indien de beheerautoriteit volgens de risicobeoordeling de in het kader van een vereenvoudigde kostenoptie gedeclareerde uitgaven moet verifiëren (vereenvoudigde kostenopties mogen niet automatisch van de risicobeoordeling worden uitgesloten), omvatten de controles de specifieke punten die in dit hoofdstuk worden beschreven.

Belangenconflicten

Bij concrete acties waarbij gebruik wordt gemaakt van vereenvoudigde kostenopties moeten ook belangenconflicten worden aangepakt. De richtsnoeren van de Commissie voor het vermijden van en omgaan met belangenconflicten overeenkomstig het Financieel Reglement (35) zijn van toepassing. In die richtsnoeren worden relevante voorbeelden gegeven. De niet-subsidiabiliteit van de uitgaven moet per geval worden vastgesteld, afhankelijk van de omvang van het vastgestelde belangenconflict (de gehele concrete actie of slechts een deel daarvan).

Bijvoorbeeld: In het kader van het Europees Sociaal Fonds (ESF) werd een onderzoeksproject aan een universiteit ondersteund. Hierbij werd financiële steun verstrekt voor het aanwerven van onderzoekers voor bepaalde tijd (de vergoeding werd betaald op basis van standaardeenheidskosten per maand per onderzoeker). Het project werd goedgekeurd via een selectieprocedure op basis van mededinging. Bij een audit van het project werden belangenconflicten bij de selectie van onderzoekers aan het licht gebracht. Ondanks de voorschriften die onpartijdigheid vereisten, hadden sommige beoordelaars aanvragen onderzocht van aanvragers waarmee zij hadden samengewerkt aan publicaties, wat niet naar behoren openbaar was gemaakt of aangepakt door de universiteit of de beheerautoriteit. Bijgevolg merkten de auditors dit aan als een belangenconflict dat de transparantie en rechtvaardigheid van het selectieproces in gevaar bracht. De auditors plaatsten vraagtekens bij de wettigheid van de gedeclareerde uitgaven voor de betrokken onderzoekers.

6.2.   Verificatie van de correcte vaststelling van de methode voor de vereenvoudigde kostenoptie

De verificatie van de methode zal worden uitgevoerd op het niveau van de beheerautoriteit of de intermediaire instantie.

De auditautoriteit beoordeelt de vaststelling van de methode vooraf of tijdens de uitvoering als volgt:

—

voor vereenvoudigde kostenopties die op het “bovenste niveau” worden gebruikt (artikel 94 van de GB-verordening), is het verplicht dat de auditautoriteit de methode vooraf beoordeelt, voordat aanhangsel 1 van de bijlagen V en VI bij de GB-verordening bij de Commissie wordt ingediend. Na goedkeuring door de Commissie van de vereenvoudigde kostenoptie zal de methode niet opnieuw door de Commissie worden gecontroleerd.

—

voor vereenvoudigde kostenopties die op het “onderste niveau” worden gebruikt (artikel 53 van de GB-verordening), wordt ten zeerste aanbevolen dat de auditautoriteit de methode vooraf beoordeelt en het resultaat van haar beoordeling voorafgaand aan de uitvoering verstrekt. Als alternatief beoordeelt de auditautoriteit de methode tijdens de uitvoering, wanneer zij uitgaven controleert die aan begunstigden worden vergoed op basis van vereenvoudigde kostenopties. Een ex-antebeoordeling en -validering van de methodologie door de auditautoriteit kunnen het risico op onregelmatigheden aanzienlijk verminderen. Daarnaast kan de auditautoriteit het resultaat van haar beoordeling gebruiken voor toekomstige (betrouwbaarheids)audits, wanneer steekproeven worden verricht van concrete acties waarbij gebruik wordt gemaakt van vereenvoudigde kostenopties. Voor het programma heeft deze aanpak als voordeel dat systemische fouten worden voorkomen die financiële gevolgen zouden kunnen hebben indien ze pas tijdens de uitvoering zouden worden opgemerkt. Indien de ex-antebeoordeling wordt uitgevoerd en de auditautoriteit tot een positieve conclusie komt (dat wil zeggen formele validatie van de SCO-methode), kan de auditautoriteit de uitkomst van haar beoordeling gebruiken voor toekomstige audits, wanneer een steekproef wordt genomen van concrete acties waarin dezelfde vereenvoudigde kostenopties worden gebruikt.

De verificatie van de SCO-methode zal doorgaans worden uitgevoerd voor een programma (of delen daarvan) of meerdere programma’s onder de verantwoordelijkheid van de beheerautoriteit of een intermediaire instantie. Voor vereenvoudigde kostenopties die overeenkomstig artikel 53, lid 3, punt a), ii) en iii), en artikel 53, lid 3, punt b), van de GB-verordening zijn gebaseerd op de eigen gegevens van begunstigden, zal die verificatie voor specifieke begunstigden worden uitgevoerd.

In de praktijk zal de auditautoriteit verifiëren of de vereenvoudigde kostenoptie is bepaald volgens de vereisten voor berekeningsmethoden zoals gespecificeerd in artikel 53, lid 3, (voor het “onderste niveau”) en artikel 94, lid 2, (voor het “bovenste niveau”), van de GB-verordening en de relevante bepalingen die door de programma-autoriteiten voor die vereenvoudigde kostenoptie zijn gedefinieerd.

De beoordeling door de auditautoriteit van de door de beheerautoriteit voor elk soort vereenvoudigde kostenoptie ontwikkelde methode omvat:

—	het controleren of de methode is ontworpen op basis van de in de GB-verordening beschreven methoden en of deze naar behoren is beschreven;

—	het verifiëren of alle kostencategorieën waarop de vereenvoudigde kostenoptie van toepassing is, subsidiabel zijn;

—	het verifiëren of het auditspoor voor de te leveren prestaties is beschreven en adequaat is;

—	indien een combinatie van meerdere vereenvoudigde kostenopties en/of werkelijke kosten in dezelfde concrete actie mogelijk is, het controleren of er geen risico op dubbele financiering bestaat (bijvoorbeeld of kostencategorieën die onder vaste percentages vallen, duidelijk zijn gescheiden);

—	indien een aanpassingsmethode wordt voorgesteld, het beoordelen of de aanpassingsmethode relevant is voor de specifieke vereenvoudigde kostenoptie; en

—	indien de vereenvoudigde kostenoptie zal worden gebruikt voor concrete acties waarvoor de staatssteunregels gelden, nagaan of de door de vereenvoudigde kostenoptie gedekte kosten in aanmerking komen volgens de staatssteunregels.

Daarnaast moeten de volgende elementen worden gecontroleerd:

voor vereenvoudigde kostenopties op basis van een eerlijke, rechtvaardige en verifieerbare methode: — of informatie over de berekeningsmethode met documenten is gestaafd, gemakkelijk traceerbaar en correct is; — of de in de berekeningen opgenomen kosten relevant en subsidiabel zijn; — de betrouwbaarheid/nauwkeurigheid van gegevens.

voor vereenvoudigde kostenopties op basis van een ontwerpbegroting: — of de begroting vooraf is geëvalueerd en goedgekeurd door de beheerautoriteit. Indien het een vereenvoudigde kostenoptie op het “onderste niveau” betreft, wordt bij de audits nagegaan of de totale kosten van de concrete actie niet meer bedragen dan 200 000 EUR of 100 000 EUR in het geval van projecten die in het kader van een fonds voor kleinschalige projecten worden uitgevoerd (artikel 25 van de Interreg-verordening).

voor vereenvoudigde kostenopties op basis van overeenkomstige eenheidskosten, vaste bedragen en vaste percentages die van toepassing zijn op beleidsmaatregelen van de Unie: — of de regels voor de overeenkomstige vereenvoudigde kostenopties in het kader van EU-beleidsmaatregelen nog steeds van toepassing waren op het moment van de oproep tot het indienen van voorstellen (voor vereenvoudigde kostenopties op het “onderste niveau”) of op het moment dat de programmawijziging bij de Commissie werd ingediend (voor vereenvoudigde kostenopties op het “bovenste niveau”); — of de gehele methode is hergebruikt; — of de vereenvoudigde kostenoptie wordt gebruikt voor soortgelijke concrete acties.

voor vereenvoudigde kostenopties op basis van overeenkomstige eenheidskosten, vaste bedragen en vaste percentages die van toepassing zijn in de lidstaten: — of de regels voor de overeenkomstige vereenvoudigde kostenopties van de lidstaat nog steeds van toepassing waren op het moment van de oproep tot het indienen van voorstellen (voor vereenvoudigde kostenopties op het “onderste niveau”) of op het moment dat de programmawijziging bij de Commissie werd ingediend (voor vereenvoudigde kostenopties op het “bovenste niveau”); — of de gehele methode is hergebruikt; — of de SCO-methode in het kader van het nationale beleid wordt toegepast in het kader van regelingen voor subsidies die volledig door de lidstaat worden gefinancierd; — of de vereenvoudigde kostenoptie wordt gebruikt voor soortgelijke concrete acties.

De controle van de SCO-methode is erop gericht na te gaan of de bepalingen van de GB-verordening voor het vaststellen van een methode worden nageleefd. De verantwoordelijkheid voor het kiezen van de berekeningsmethode blijft volledig bij de beheerautoriteit berusten. De beheerautoriteit moet de vastgestelde berekeningsmethode adequaat documenteren en moet kunnen aantonen op basis waarvan de vaste percentages, de eenheidskosten of de vaste bedragen zijn vastgesteld. De registers die worden bijgehouden om de berekeningsmethode te documenteren, zijn onderworpen aan de in artikel 82 van de GB-verordening vastgestelde vereisten voor de beschikbaarheid van documenten.

Voor vaste percentages, vaste bedragen en eenheidskosten die in de GB-verordening of fondsspecifieke verordeningen zijn vastgesteld en waarvoor geen berekening hoeft te worden verricht om het toepasselijke percentage te bepalen (de “kant-en-klare” vereenvoudigde kostenopties), zal de verificatie door de auditautoriteit gericht zijn op de bepaling van de kostencategorieën (bijvoorbeeld directe kosten, indirecte kosten, directe personeelskosten). De auditors gaan na of de kostencategorieën die worden gedekt door de “kant-en-klare” vaste percentages door de lidstaat in de nationale voorschriften of door de beheerautoriteit (of het monitoringcomité voor Interreg-programma’s) in het programma of in de gepubliceerde oproepen tot het indienen van voorstellen zijn vastgesteld, en of dubbele financiering wordt vermeden.

6.3.   Verificatie door de beheerautoriteit en audit van de correcte toepassing van de methode tijdens de uitvoering

—	Wanneer een vast percentage, eenheidskosten of een vast bedrag wordt gebruikt, is het niet nodig om de werkelijke kosten van de categorieën uitgaven te rechtvaardigen waarvoor de vereenvoudigde kostenopties zijn gebruikt, met inbegrip van eventuele afschrijvingen en bijdragen in natura (36).

—	De naleving van de staatssteunregels moet worden geverifieerd wanneer gebruik wordt gemaakt van vereenvoudigde kostenopties op het “onderste niveau”, dat wil zeggen als vergoedingsmethode voor begunstigden (zie hoofdstuk 6.5).

—

Er is geen rechtsgrondslag om de daadwerkelijk gemaakte en betaalde kosten te controleren voor kostencategorieën die vallen onder vereenvoudigde kostenopties die in overeenstemming met de GB-verordening zijn vastgesteld. Daarom mogen de onderliggende documenten ter staving van de werkelijke kosten niet worden opgevraagd (begunstigden hoeven bijvoorbeeld geen facturen voor werkelijke kosten te verstrekken voor de verificatie van de vraag of de begunstigde daadwerkelijk indirecte kosten van 15 % heeft gemaakt toen artikel 54, punt b), van de GB-verordening werd toegepast).

—

De verificatie van de correcte toepassing van de vastgestelde methode zal worden verricht op het niveau van de beheerautoriteit voor vereenvoudigde kostenopties die op het “bovenste niveau” worden gebruikt, en op het niveau van de begunstigde voor vereenvoudigde kostenopties die op het “onderste niveau” worden gebruikt.

De beheerautoriteit/intermediaire instantie verifieert de correcte toepassing van de SCO-methode tijdens beheersverificaties. De auditautoriteit verifieert deze tijdens haar audits (audits van concrete acties, thematische audits, systeemaudits).

6.3.1.   Verificatie van de correcte toepassing van de vaste percentages

Om te verifiëren of het systeem van financiering volgens een vast percentage correct wordt toegepast, worden de volgende elementen gecontroleerd:

—

De beheerautoriteit (of het monitoringcomité voor Interreg-programma’s) heeft de kostencategorieën bepaald die onder het vaste percentage vallen en die waarop het vaste percentage van toepassing is (de “basiskosten”). De beheerautoriteiten moeten voorzien in een duidelijke definitie van de kostencategorieën of in een vooraf opgestelde lijst van alle categorieën van subsidiabele kosten die onder het vaste percentage vallen en alle categorieën van subsidiabele kosten waarop het vaste percentage wordt gebaseerd (en desgevallend de andere categorieën van subsidiabele kosten).

—	Het gebruik van het vaste percentage is opgenomen in het document met de steunvoorwaarden.

—	De kosten die als basis voor de berekening worden gebruikt (“basiskosten” genoemd) zijn subsidiabel, wettig en regelmatig (37).

—

Dezelfde kostenplaats wordt niet dubbel gedeclareerd (de “basis” voor de berekening of enige andere werkelijke kosten bevatten geen kostenpost die onder het vaste percentage valt). Indien administratiekosten bijvoorbeeld worden gedekt door een vast percentage voor indirecte kosten, mogen deze niet worden gedeclareerd op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten.

—	Het gedeclareerde bedrag is correct berekend door het vaste percentage toe te passen op de “basiskosten”.

—

Het bedrag dat wordt berekend door het vaste percentage toe te passen is evenredig aangepast als de waarde van de basiskosten waarop het vaste percentage wordt toegepast, is gewijzigd. Elke verlaging van het aanvaarde subsidiabele bedrag van de “basiskosten” ingevolge controles van de categorieën van subsidiabele kosten waarop het vaste percentage wordt toegepast (bijvoorbeeld na een financiële correctie van de “basiskosten”), zal evenredig van invloed zijn op het bedrag dat wordt aanvaard voor de kostencategorieën die worden berekend door een vast percentage op de “basiskosten” toe te passen.

—	Wanneer in het document met de steunvoorwaarden andere voorwaarden zijn vastgesteld, zal tijdens beheersverificaties en audits ook moeten worden geverifieerd of deze voorwaarden zijn vervuld.

—	Indien van toepassing, worden de staatssteunregels nageleefd voor vereenvoudigde kostenopties die worden gebruikt om begunstigden te vergoeden (zie hoofdstuk 6.5).

—

De kostencategorieën die onder het vaste percentage vallen, zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de concrete actie; de beheerautoriteit controleert in de selectiefase of de kostencategorieën die onder het vaste percentage vallen noodzakelijk zijn, op basis van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van het project, zoals beschreven in de financieringsaanvraag en het document met de steunvoorwaarden.

Er worden geen controles uitgevoerd op:

—	de werkelijke kosten die door de begunstigde worden gemaakt of de bijbehorende (financiële) bewijsstukken voor de bedragen die op basis van een vast percentage worden vergoed;

—	bewijsstukken om te controleren of het bedrag van het vaste percentage door de begunstigde is besteed aan de juiste kostencategorie;

—	het boekhoudsysteem van begunstigden.

Aangezien technische bijstand die wordt vergoed op basis van een vast percentage (38) automatisch wordt berekend in het SFC2021, op basis van gedeclareerde uitgaven, hoeven er geen controles te worden uitgevoerd door de beheerautoriteit of auditautoriteit. Verlagingen van de uitgaven die de berekeningsgrondslag vormen voor het vaste percentage na de toepassing van financiële correcties zullen van invloed zijn op de automatische berekening van het vaste percentage, wat resulteert in een evenredige verlaging van de steun voor technische bijstand.

6.3.2.   Verificatie van de correcte toepassing van de eenheidskosten

De verificatie van de correcte toepassing van de eenheidskosten zal een beoordeling omvatten om na te gaan of wat de processen, outputs en/of resultaten betreft aan de voorwaarden voor vergoeding van de kosten is voldaan.

Om na te gaan of eenheidskosten correct worden toegepast, worden de volgende elementen gecontroleerd:

—	het gebruik van de eenheidskosten is opgenomen in het document met de steunvoorwaarden.

—

de in het kader van het project geleverde eenheden in de zin van de gekwantificeerde inputs, outputs of resultaten die onder de eenheidskosten vallen, zijn met documenten gestaafd en dus controleerbaar en echt. Eenheidskosten in verband met niet-behaalde outputs en resultaten kunnen niet worden gedeclareerd.

—	het gedeclareerde bedrag komt overeen met de vastgestelde eenheidskosten vermenigvuldigd met het aantal eenheden dat in het kader van het project werkelijk is geleverd.

—	er is geen dubbele declaratie van dezelfde kostenpost (kosten die in het kader van andere vormen van vergoeding worden gedeclareerd, omvatten geen kostenpost die door de eenheidskosten wordt gedekt).

—	wanneer in het document met de steunvoorwaarden andere voorwaarden zijn vastgesteld, zal tijdens beheersverificaties en audits ook moeten worden geverifieerd of deze voorwaarden zijn vervuld.

—	indien van toepassing, worden de staatssteunregels nageleefd voor vereenvoudigde kostenopties die worden gebruikt om begunstigden te vergoeden (zie hoofdstuk 6.5).

Er worden geen controles uitgevoerd op:

—	de werkelijke kosten die door de begunstigde worden gemaakt of de bijbehorende (financiële) bewijsstukken voor de bedragen die op basis van eenheidskosten worden vergoed;

—	bewijsstukken om te controleren of de begunstigde het in de vorm van eenheidskosten vergoede bedrag aan de juiste kostencategorie heeft besteed;

—	het boekhoudsysteem van begunstigden.

6.3.3.   Verificatie van de correcte toepassing van de vaste bedragen

In het geval van vaste bedragen is het van essentieel belang om zekerheid te krijgen dat de gerapporteerde outputs/resultaten echt zijn. De controle bestaat dus in het controleren van de volgende elementen:

—	het gebruik van het vaste bedrag is opgenomen in het document met de steunvoorwaarden.

—

de overeengekomen stappen (mijlpalen, indien van toepassing) van het project zijn volledig doorlopen en de outputs/resultaten zijn behaald volgens de door de programma-autoriteiten vastgestelde voorwaarden voor het gebruik van de vereenvoudigde kostenoptie (de outputs/resultaten moeten met documenten zijn gestaafd).

—	er is geen dubbele declaratie van dezelfde kostenpost (kosten die in het kader van andere vormen van vergoeding worden gedeclareerd, omvatten geen kostenpost die door het vaste bedrag wordt gedekt).

—	wanneer in het document met de steunvoorwaarden andere voorwaarden zijn vastgesteld, zal tijdens beheersverificaties en audits ook moeten worden geverifieerd of deze voorwaarden zijn vervuld.

—	indien van toepassing, worden de staatssteunregels nageleefd voor vereenvoudigde kostenopties die worden gebruikt om begunstigden te vergoeden (zie hoofdstuk 6.5).

Er worden geen controles uitgevoerd op:

—	de werkelijke kosten die de begunstigde heeft gemaakt met betrekking tot de geleverde outputs/resultaten;

—	bewijsstukken voor de werkelijke kosten om aan te tonen dat de begunstigde het bedrag van het vaste bedrag daadwerkelijk aan vooraf bepaalde soorten kosten/activiteiten heeft besteed;

—	het boekhoudsysteem van begunstigden.

6.4.   Verifiëren dat geen sprake is van dubbele financiering bij het gebruik van vereenvoudigde kostenopties

Geen dubbele financiering binnen dezelfde concrete actie

Het aspect van dubbele financiering moet reeds vanaf het ontwerp van de methode worden aangepakt door de kostencategorieën die door de vereenvoudigde kostenoptie worden gedekt en de kosten die met andere vormen van vergoeding worden vergoed, duidelijk te omschrijven en te onderscheiden. In geval van een combinatie van vereenvoudigde kostenopties moet, naast de controles die vereist zijn voor de hierboven beschreven afzonderlijke soorten vereenvoudigde kosten, tijdens de beheersverificaties en audits worden bevestigd dat alle kosten van de concrete actie slechts eenmaal worden gedeclareerd. Daarbij moet ook worden nagegaan of met de toegepaste methoden wordt gewaarborgd dat er geen uitgaven van een concrete actie in rekening kunnen worden gebracht onder meer dan één soort vereenvoudigde kostenoptie en, indien van toepassing, kostencategorie (dubbele declaratie van kosten, bijvoorbeeld als zowel directe als indirecte kosten).

Bij beheersverificaties en audits moet ook worden gecontroleerd of dezelfde kostenpost niet dubbel wordt gedeclareerd, dat wil zeggen of de “basiskosten” of enige andere werkelijke kosten geen kostenpost bevatten die normaal gesproken onder een vast percentage valt. Boekhoudkosten waarop een vast percentage voor indirecte kosten overeenkomstig artikel 54 van toepassing is, mogen bijvoorbeeld niet in een andere kostencategorie, zoals de directe kosten voor externe deskundigheid, worden opgenomen als ze ook boekhoudkosten bevatten, om het risico van dubbele financiering te vermijden.

Geen dubbele financiering uit andere eu-fondsen, -programma’s, -instrumenten

Er kan op verschillende niveaus voor worden gezorgd dat er geen sprake is van dubbele financiering (programmering, selectie of uitvoering). De lidstaten kunnen passende maatregelen ontwerpen (en de begunstigden verzoeken deze uit te voeren) om dubbele financiering te voorkomen. In dit hoofdstuk zullen we voorbeelden geven van maatregelen om dubbele financiering op elk van die niveaus te voorkomen.

De partnerschapsovereenkomst moet voorzien in de coördinatie, afbakening en complementariteit tussen de fondsen en, in voorkomend geval, coördinatie tussen nationale en regionale programma’s.

Voorbeeld 1: duidelijke afbakening In de partnerschapsovereenkomst wordt beschreven dat met programma X in de desbetreffende lidstaat nationale wegen zullen worden gefinancierd, terwijl met programma Y de landelijke wegen zullen worden gefinancierd of dat er een duidelijke geografische afbakening is.

Wanneer de partnerschapsovereenkomst geen duidelijke afbakening bevat, moeten op het niveau van de lidstaat passende maatregelen worden genomen om dubbele financiering te voorkomen.

Voorbeeld 2: verificaties in de selectiefase De beheerautoriteit van een programma verstrekt haar lijst van voor selectie voorgestelde concrete acties aan andere beheerautoriteiten in dezelfde lidstaat en vraagt hen om hun eigen lijsten van geselecteerde projecten te vergelijken om duidelijke overlappingen te voorkomen (bijvoorbeeld gevallen waarin dezelfde lokale autoriteit subsidies uit twee bronnen ontvangt om hetzelfde segment van de oever van een rivier te verstevigen).

Voorbeeld 3: thematische verificaties door de beheerautoriteiten De coördinerende instantie in een lidstaat heeft een AI-instrument opgezet waarmee de lijsten worden vergeleken van concrete acties van programma’s die overlappingen vertonen op het gebied van financiering en een scan wordt verricht voor soortgelijke begunstigden en beschrijvingen van concrete acties. In het geval van matches waarschuwt het AI-instrument het personeel van de respectieve beheerautoriteiten, dat vervolgens aanvullende controles uitvoert om dubbele financiering te voorkomen. Tijdens een thematische evaluatie van het personeel dat in dienst is genomen voor de via vereenvoudigde kostenopties gefinancierde concrete acties, heeft de beheerautoriteit in drie verschillende projecten dezelfde persoon geïdentificeerd die in dezelfde periode in dienst was. Voor twee van de projecten werden de personeelskosten vergoed op basis van de werkelijke kosten en voor één project werden de personeelskosten vergoed op basis van uurtarieven. Na controle van de gedeclareerde uren voor de eerste twee projecten voor de betrokken persoon, stelde de beheerautoriteit vast dat de totale toegestane werktijd volgens de nationale regels was overschreden. Dit hield in dat de betrokken persoon niet aan een extra project had kunnen werken, zelfs niet als hij op basis van uurtarieven werd vergoed.

Overeenkomstig artikel 63, lid 9, van de GB-verordening kan voor de concrete actie steun worden ontvangen uit een of meer fondsen of uit een of meer programma’s en uit andere instrumenten van de Unie, mits dezelfde uitgaven slechts eenmaal worden gedeclareerd. Er moet worden gewaarborgd en gecontroleerd dat geen sprake is van dubbele financiering, zelfs wanneer de vergoeding aan de begunstigden de vorm aanneemt van vereenvoudigde kostenopties.

Voorbeeld 4: controles op het niveau van de begunstigde De beheerautoriteit voert de beheersverificaties uit op het niveau van een begunstigde. Voor de concrete actie wordt gebruikgemaakt van het vaste percentage van 40 % dat wordt toegepast op directe personeelskosten. In het kader van de controle door de beheerautoriteit op de personeelskosten (basiskosten) wordt de functiebeschrijving van een persoon geverifieerd. De functiebeschrijving bevat een vermelding dat 100 % van de activiteiten die door het respectieve personeel worden uitgevoerd, betrekking hebben op door het EFRO gefinancierde concrete acties, terwijl de gecontroleerde concrete actie wordt gefinancierd uit het ESF+.

Uiteindelijk is het de verantwoordelijkheid van de lidstaat om de nodige maatregelen te ontwerpen en uit te voeren om dubbele financiering te voorkomen, overeenkomstig artikel 63, lid 9, van de GB-verordening. De audits van de Commissie zullen er met name op gericht zijn ervoor te zorgen dat dergelijke maatregelen worden genomen en dat, indien dit niet wordt gedaan, corrigerende maatregelen worden genomen.

Er kan gebruik worden gemaakt van eigen verklaringen van begunstigden dat zij niet om financiering voor dezelfde soort activiteiten uit andere fondsen zullen verzoeken, indien deze (per geval) worden bevestigd door aanvullende informatiebronnen. De beheersverificaties en audits kunnen het doorzoeken in de nationale of Europese databanken en controles van de door de begunstigden genomen publiciteitsmaatregelen op hun websites en locaties omvatten. In geval van twijfel moeten de beheer- en auditautoriteiten grondigere controles uitvoeren en aanvullende informatie van de begunstigden verzamelen.

Voorbeeld 5: vermoeden van dubbele financiering Op het niveau van één begunstigde werden twee projecten in verband met de aanleg van een fietspad geïdentificeerd; het door het EFRO gefinancierde project was het voorwerp van een audit van concrete acties. De auditors constateerden dat een deel van het fietspad één keer was ingediend als onderdeel van projecten voor EFRO-financiering en een tweede keer voor Elfpo-financiering. De verificaties die de beheerautoriteit op verzoek van de auditors verrichte, bevestigden dat de uitgaven voor bewegwijzering werden gefinancierd door zowel het EFRO als het Elfpo, wat resulteerde in dubbele financiering van een deel van de concrete actie.

6.5.   Verificatie van de verenigbaarheid met de staatssteunregels in geval van gebruik van vereenvoudigde kostenopties als vorm van vergoeding

Wanneer gebruik wordt gemaakt van vereenvoudigde kostenopties om begunstigden te vergoeden, moeten de staatssteunregels en de-minimisregels worden geverifieerd. Indien de steun als staatssteun wordt beschouwd, hebben de beheersverificaties en audits, om de naleving van de staatssteunregels te controleren, betrekking op de volgende elementen:

—   subsidiabiliteit van door de vereenvoudigde kostenoptie gedekte kosten op grond van de regels van de AGVV en het DAEB-besluit

Indien de staatssteunregels van toepassing zijn (zie hoofdstuk 5.2), moeten de door de vereenvoudigde kostenoptie gedekte kosten subsidiabel zijn op grond van de AGVV-regels of het DAEB-besluit. Om de subsidiabiliteit te controleren, controleren de beheerautoriteit en de auditautoriteit of de kostencategorieën die op het niveau van de methode zijn vastgesteld en die zijn gepubliceerd in de oproepen tot het indienen van voorstellen en vermeld in het document met de steunvoorwaarden, subsidiabel zijn op grond van de AGVV-regels of het DAEB-besluit.

Voor concrete acties waarbij gebruik wordt gemaakt van vooraf vastgestelde vaste percentages uit de verordeningen, wordt de subsidiabiliteit van de kosten gecontroleerd door het document met de steunvoorwaarden te controleren om ervoor te zorgen dat alleen de subsidiabele kostencategorieën door de concrete actie worden gefinancierd.

—   de maximale steunintensiteit of het steunbedrag/de compensatie wordt in acht genomen

Wanneer vereenvoudigde kostenopties zijn vastgesteld overeenkomstig de artikelen 53 tot en met 56 van de GB-verordening of de desbetreffende bepalingen in de fondsspecifieke verordeningen, zal dit bedrag worden gebruikt om de maximale steunintensiteit of, in het geval van diensten van algemeen economisch belang, de compensatie te controleren. Net als bij het gebruik van de werkelijke kosten in het kader van de AGVV of het DAEB-besluit, zal het bedrag van de vereenvoudigde kostenoptie derhalve worden gebruikt om na te gaan of de maximale steunintensiteit in het kader van de desbetreffende staatssteuncategorie in acht wordt genomen, of om het compensatiebedrag te berekenen op grond van de DAEB-regels.

—   het stimulerende effect wordt in acht genomen overeenkomstig artikel 6 AGVV

De beheerautoriteit moet vooraf controleren of de begunstigde het stimulerende effect in acht neemt.

Zowel de beheer- als de auditautoriteit zal moeten controleren of de begunstigde geen enkele contractuele regeling is aangegaan waaruit blijkt dat hij bereid is het project zelfs zonder steun voort te zetten. Deze controle zou kunnen worden uitgevoerd door een eigen verklaring van de steunaanvrager te verlangen dat hij vóór de indiening van de aanvraag geen vaste juridische verbintenis (aanvang van de werkzaamheden als gedefinieerd in de AGVV) is aangegaan. Eigen verklaringen kunnen aanvaardbaar worden geacht om het stimulerende effect aan te tonen, mits er een doeltreffend controlesysteem bestaat dat steekproefsgewijze controles van deze eigen verklaringen mogelijk maakt.

6.6.   Fraude en ernstige tekortkomingen

Beschuldigingen van fraude in verband met concrete acties die via vereenvoudigde kostenopties worden gefinancierd, worden behandeld door het nationale systeem of, indien de Commissie dergelijke informatie ontvangt, doorgegeven aan OLAF, nationale fraudeonderzoeksinstanties en eventueel het Europees Openbaar Ministerie, en worden op dezelfde wijze behandeld als beschuldigingen van fraude wanneer vereenvoudigde kostenopties geen deel uitmaken van het programma.

De beslissing van de bevoegde instantie en de nationale wetgeving moeten in aanmerking worden genomen. Er zij echter aan herinnerd dat een definitieve veroordeling waarbij een specifieke persoon strafrechtelijk aansprakelijk wordt gesteld voor een frauduleuze handeling met betrekking tot middelen van de Unie vaak niet nodig zal zijn om een onregelmatigheid vast te stellen en financiële correcties toe te passen (39).

In gevallen waarin de fraude gevolgen heeft voor concrete acties die met gebruik van vereenvoudigde kostenopties worden vergoed, zullen ook de met die vereenvoudigde kostenopties gedeclareerde uitgaven als onregelmatig worden beschouwd.

Indien er aanwijzingen zijn voor een ernstige tekortkoming waartegen geen corrigerende maatregelen zijn genomen, kan de Commissie de desbetreffende betalingen onderbreken of schorsen (artikelen 96 en 97 van de GB-verordening). Wanneer de Commissie concludeert dat er sprake is van een ernstige tekortkoming die een risico inhoudt voor de reeds aan het programma betaalde steun uit de fondsen, zal zij financiële correcties aanbrengen door de steun uit de fondsen aan een programma te verminderen (artikel 104 van de GB-verordening).

6.7   Potentiële fouten of onregelmatigheden in verband met het gebruik van vereenvoudigde kostenopties

Bevindingen die als fouten op het niveau van het bepalen van de methode kunnen worden aangemerkt, zijn onder andere:

—

de methode die is gebruikt voor de berekening van de vereenvoudigde kostenopties voldoet niet aan de regelgevingsvoorwaarden (de methode die werd gebruikt voor de ontwikkeling van een vereenvoudigde kostenoptie was bijvoorbeeld niet eerlijk, rechtvaardig en verifieerbaar). De eenheidskosten voor een opleidingscursus zijn bijvoorbeeld vastgesteld op basis van gegevens van slechts vier projecten. De bron van de gegevens was niet duidelijk en de relevantie van de in aanmerking genomen projecten voor de historische gegevens is niet aangetoond.

—

de steekproef die voor de berekening van de vereenvoudigde kostenoptie in aanmerking is genomen, is niet representatief. De vastgestelde eenheidskosten voor lonen zijn bijvoorbeeld gebaseerd op individuele projectgegevens over zes maanden (juli-december), terwijl de loonkosten in de loop van het jaar fluctueerden. De steekproef wordt niet representatief geacht omdat hierin geen rekening is gehouden met diverse schommelingen in de loonkosten gedurende een jaar.

—

de resultaten van de berekeningsmethode zijn niet correct gebruikt om de vereenvoudigde kostenopties vast te stellen. In het geval van eenheidskosten voor uurtarieven die zijn vastgesteld op basis van personeelskosten van de vorige programmeringsperiode, zijn de resultaten van de berekeningsmethode bijvoorbeeld aangepast met een index die geen verband hield met de ontwikkeling van de loonkosten.

—

er zijn niet-subsidiabele kosten opgenomen in de berekening voor het vaststellen van de vereenvoudigde kostenoptie. In het geval van eenheidskosten voor een uurtarief, die op basis van historische gegevens zijn vastgesteld, is in de berekening bijvoorbeeld een facultatieve verzekering voor werknemers opgenomen die niet als subsidiabele kosten wordt beschouwd.

—

vereenvoudigde kostenopties zijn vastgesteld en gebaseerd op de toepassing van overeenkomstige eenheidskosten, vaste bedragen en vaste percentages die waren toegepast in het kader van regelingen voor volledig door de lidstaat gefinancierde subsidies voor een soortgelijke soort concrete actie, maar de nationale regeling is niet volledig gebruikt. In het geval van eenheidskosten die zijn vastgesteld voor loonkosten op basis van de bezoldiging van werknemers die werkzaam zijn op het gebied van het algemeen belang, voorziet de nationale wetgeving bijvoorbeeld in voorwaarden voor het anciënniteitsniveau (een minimumaantal jaren ervaring) om de eenheidskosten toe te passen. Deze voorwaarden zijn niet opgenomen in de methode van de eenheidskosten.

Bevindingen die als fouten of onregelmatigheden op het niveau van de toepassing van de methode kunnen worden beschouwd, omvatten het volgende:

—	een begunstigde heeft de door de beheerautoriteit vastgestelde vereenvoudigde kostenopties niet toegepast om uitgaven te declareren.

—

vereenvoudigde kostenopties worden met terugwerkende kracht toegepast: de methode voor de vaststelling van een vast percentage is bijvoorbeeld gewijzigd en het vaste percentage voor nieuw geselecteerde projecten is verhoogd van 2 tot 3 %. Het nieuwe vaste percentage van 3 % is echter gebruikt om uitgaven voor reeds geselecteerde concrete acties te vergoeden.

—

dubbele declaratie van dezelfde kostenpost: als “basiskosten” (berekend op basis van het beginsel van de werkelijke kosten, een vast bedrag of eenheidskosten) en als subsidiabele kosten gedekt door het vaste percentage. Indien kosten waarvoor een vast percentage geldt, ook als werkelijke kosten worden gedeclareerd, wordt het bedrag dat als werkelijke kosten is gedeclareerd, als niet-subsidiabel beschouwd.

—

in het geval van vaste percentages: wanneer de “basiskosten” worden verlaagd zonder evenredige verlaging van de “berekende” subsidiabele kosten (inbegrepen in het vaste percentage). Indien in de categorieën van subsidiabele kosten waarop een vast percentage is toegepast een onregelmatigheid wordt geconstateerd tijdens een beheersverificatie of een audit, dan moet de totale vergoeding volgens het vaste percentage ook worden verlaagd.

—	in het geval van een vast bedrag: er ontbreken bewijsstukken die de outputs rechtvaardigen of outputs worden slechts gedeeltelijk gerechtvaardigd, maar zijn wel volledig vergoed.

—	het vaste bedrag voor de specifieke prestatie is bij de Commissie gedeclareerd, maar na een audit wordt de te leveren prestatie niet geacht te zijn behaald. Indien de te leveren prestatie in een later stadium wordt behaald, kan het overeenkomstige bedrag op dat moment worden gedeclareerd.

—	Alle onregelmatigheden met betrekking tot SCO-methoden en de toepassing ervan moeten worden gecorrigeerd.

Voorbeeld 1: EFRO Een gemeentebestuur ontvangt een subsidie ten bedrage van ten hoogste 1 000 000 EUR subsidiabele kosten voor de aanleg van een weg. De betalingsaanvraag voor het project ziet er als volgt uit: Project 1: werkzaamheden (openbare aanbestedingsprocedure) 700 000  EUR Project 2: andere kosten: 300 000  EUR directe personeelskosten (type 1) 50 000  EUR andere directe kosten (type 3) 242 500  EUR indirecte kosten (type 2) Directe personeelskosten x 15 % = 7 500  EUR Totale gedeclareerde kosten 1 000 000  EUR De door de begunstigde gedeclareerde uitgaven worden door de beheerautoriteit gecontroleerd. In de gedeclareerde directe personeelskosten worden niet-subsidiabele uitgaven gevonden. De aanvaarde betalingsaanvraag ziet er als volgt uit: Project 1: werkzaamheden (openbare aanbestedingsprocedure) 700 000  EUR Project 2: andere kosten: 288 500  EUR directe personeelskosten (type 1) 40 000  EUR andere directe kosten (type 3) 242 500  EUR indirecte kosten (type 2) Directe personeelskosten x 15 % = 6 000  EUR Totale subsidiabele kosten na evenredige aftrek: 988 500  EUR

Voorbeeld 2: ESF+ Er worden eenheidskosten van 5 000 EUR betaald voor elke deelnemer die de opleiding afmaakt. De opleiding start in januari, eindigt in juni en er wordt verwacht dat 20 mensen eraan zullen deelnemen. Het bedrag van de verwachte subsidiabele uitgave is 20 x 5 000 EUR = 100 000 EUR. De aanbieder van de opleiding stelt elke maand een factuur op ter hoogte van 10 % van de subsidie: 10 000 EUR eind januari, 10 000 EUR eind februari enz. Aangezien geen enkele deelnemer de opleiding voor eind juni heeft voltooid, kan geen van deze betalingen echter bij de Commissie worden gedeclareerd. Pas nadat is aangetoond dat sommige deelnemers de opleiding hebben afgemaakt, kunnen de desbetreffende uitgaven bij de Commissie worden gedeclareerd: bijvoorbeeld, als 15 deelnemers de opleiding hebben afgemaakt, kan 15 x 5 000 EUR = 75 000 EUR bij de Commissie worden gedeclareerd.

---

(1)  Verordening (EU) 2021/1060 van het Europees Parlement en de Raad van 24 juni 2021 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds Plus, het Cohesiefonds, het Fonds voor een rechtvaardige transitie en het Europees Fonds voor maritieme zaken, visserij en aquacultuur en de financiële regels voor die fondsen en voor het Fonds voor asiel, migratie en integratie, het Fonds voor interne veiligheid en het Instrument voor financiële steun voor grensbeheer en visumbeleid (PB L 231 van 30.6.2021, blz. 159).

(2)  Zie bijvoorbeeld Europese Rekenkamer — De vereenvoudiging van de uitvoering van het cohesiebeleid na 2020, briefingdocument, mei 2018; jaarverslag van de ERK over het begrotingsjaar 2011, hoofdstuk 6, paragraaf 30; jaarverslag van de ERK over het begrotingsjaar 2012, hoofdstuk 6, paragraaf 42; jaarverslag van de ERK over het begrotingsjaar 2014, hoofdstuk 6, paragraaf 79; jaarverslag van de ERK over het begrotingsjaar 2018, hoofdstuk 6, paragraaf 24; jaarverslag van de ERK over het begrotingsjaar 2020, hoofdstuk 5, paragraaf 23; jaarverslag van de ERK over het begrotingsjaar 2021, hoofdstuk 5, paragraaf 23.

(3)   https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/BRP_Cohesion_simplification/Briefing_paper_Cohesion_simplification_NL.pdf.

(4)  Overeenkomstig bijlage V (of VI), aanhangsel 1, deel C, punt 5, van de GB-verordening.

(5)  Zie voor nadere informatie hoofdstuk 6 van dit document over beheersverificaties en audits.

(6)  Verordening (EU) 2021/1059 van het Europees Parlement en de Raad van 24 juni 2021 betreffende specifieke bepalingen voor de doelstelling “Europese territoriale samenwerking” (Interreg) ondersteund door het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling en door externe financieringsinstrumenten (PB L 231 van 30.6.2021, blz. 94).

(7)  Voor de lidstaten die niet tot de eurozone behoren, moet de omrekening in euro’s plaatsvinden op basis van de bedragen die zijn vastgesteld in het document met de steunvoorwaarden, aan de hand van de maandelijkse wisselkoers van de Commissie (InforEuro) voor de maand waarin het document is ondertekend.

(8)  Het verplichte gebruik van vereenvoudigde kostenopties is toepasselijk wanneer de bijdrage van de Unie voor technische bijstand in een lidstaat wordt verleend overeenkomstig artikel 36, lid 4, van de GB-verordening.

(9)  Voor deze concrete acties kunnen echter wel vereenvoudigde kostenopties worden gebruikt, maar het gebruik ervan is niet verplicht. Zie voor het gebruik van vereenvoudigde kostenopties voor concrete acties waarvoor staatssteun wordt verleend en die binnen het toepassingsgebied van de AGVV vallen ook hoofdstuk 5.2.

(10)  De directe kosten kunnen ook worden vergoed in de vorm van een andere vereenvoudigde kostenoptie, bijvoorbeeld eenheidskosten die worden berekend op basis van een methode van artikel 53, lid 3, punten a) tot en met d), van de GB-verordening. Voor combinaties van verschillende vereenvoudigde kostenopties, zie hoofdstuk 2.5.

(11)  Directe personeelskosten kunnen ook worden vergoed in de vorm van een andere vereenvoudigde kostenoptie.

(12)  Directe personeelskosten kunnen ook worden vergoed in de vorm van eenheidskosten of een vast bedrag (maar niet in de vorm van een vast percentage, zie hoofdstuk 2.5).

(13)  Niet alle vaste percentages kunnen echter worden gecombineerd. Met name het vaste percentage van artikel 56, lid 1, van de GB-verordening mag niet worden gecombineerd met de vaste percentages van artikel 54 of artikel 55, lid 1, van de GB-verordening, zie hoofdstuk 2.2.4. Zie hoofdstuk 2.5 voor meer informatie over de combinatie van vereenvoudigde kostenopties.

(14)  Mits de directe kosten van de concrete actie geen overheidsopdrachten voor werken of voor leveringen of diensten omvatten waarvan de waarde de drempels overschrijdt die staan vermeld in artikel 4 van Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad of in artikel 15 van Richtlijn 2014/25/EU van het Europees Parlement en de Raad. Daarnaast geldt dit vaste percentage voor het AMIF, het ISF en het BMVI alleen voor de directe kosten van de concrete actie waarvoor geen overheidsopdracht is uitgeschreven.

(15)  Lonen en aan deelnemers betaalde vergoedingen moeten worden beschouwd als extra subsidiabele kosten buiten het vaste percentage.

(16)  Artikel 22, lid 1, punt a), van de ESF+-verordening: de kosten voor de aankoop van voedselhulp en/of materiële basishulp, met inbegrip van de kosten die verband houden met het vervoer van voedselhulp en/of materiële basishulp naar de begunstigden die deze voedselhulp en/of materiële basishulp aan de eindontvangers verstrekken.

(17)  Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG (PB L 94 van 28.3.2014, blz. 65).

(18)  Richtlijn 2014/25/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten en houdende intrekking van Richtlijn 2004/17/EG (PB L 94 van 28.3.2014, blz. 243).

(19)  In artikel 4 van Richtlijn 2014/24/EU wordt verwezen naar “opdrachten waarvan de [...] waarde exclusief belasting over de toegevoegde waarde (btw) gelijk is aan of groter dan de [specifieke daarin genoemde] drempelbedragen”. Dezelfde bepaling is opgenomen in artikel 15 van Richtlijn 2014/25/EU.

(20)  Directe personeelskosten kunnen ook met behulp van een andere methode uit de GB-verordening worden vastgesteld. Zo zouden eenheidskosten met een andere noemer dan 1 720 uren kunnen worden vastgesteld op basis van artikel 53, lid 1, punt b), en een van de methoden van artikel 53, lid 3, van de GB-verordening.

(21)  Zie hoofdstuk 2.2.1 voor een uitleg over de verschillende soorten kosten.

(*1)  Artikel 55, lid 2, van de GB-verordening, dat wil zeggen de 1 720-uurmethode of het uurtarief dat wordt verkregen door de meest recente met documenten gestaafde maandelijkse bruto arbeidskosten te delen door de gemiddelde maandelijkse werktijd van de concrete actie

(22)  Voor steun die niet via een oproep tot het indienen van voorstellen wordt toegekend, moet dit worden vermeld in het algemene document waarin de steunmethode wordt vastgesteld.

(23)  Ongeacht wanneer de methode in overeenstemming met artikel 53, lid 3, punt a), van de GB-verordening of artikel 94, lid 2, punt a), van de GB-verordening is vastgelegd, zolang ze in gebruik is, moet ze verifieerbaar zijn.

(24)  De geplande begroting (bv. van een eerdere oproep tot het indienen van voorstellen) kan overeenkomstig de artikel 53, lid 3, punt a), en artikel 94, lid 2, punt a), van de GB-verordening niet worden gebruikt als gegevensbron voor de berekeningsmethode, aangezien de historische gegevens moeten worden geverifieerd.

De geplande begroting van de specifieke concrete actie kan worden gebruikt voor het bepalen van een vereenvoudigde kostenoptie op basis van een ontwerpbegroting overeenkomstig artikel 53, punt b), van de GB-verordening voor concrete acties van minder dan 200 000 EUR en overeenkomstig artikel 94, lid 2, punt b), van de GB-verordening.

(25)  Deze ontwerpbegroting dient uitsluitend ter illustratie. Ze mag niet als een voldoende gedetailleerde ontwerpbegroting worden beschouwd.

(26)  Verordening (EU) nr. 651/2014 van de Commissie van 17 juni 2014 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag met de interne markt verenigbaar worden verklaard (PB L 187 van 26.6.2014, blz. 1).

(27)  Verordening (EU) 2022/2473 van de Commissie van 14 december 2022 waarbij bepaalde categorieën steun voor ondernemingen die actief zijn in de productie, de verwerking en de afzet van visserij- en aquacultuurproducten, op grond van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie met de interne markt verenigbaar worden verklaard (PB L 327 van 21.12.2022, blz. 82).

(28)  Besluit 2012/21/EU van de Commissie van 20 december 2011 betreffende de toepassing van artikel 106, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op staatssteun in de vorm van compensatie voor de openbare dienst, verleend aan bepaalde met het beheer van diensten van algemeen economisch belang belaste ondernemingen (PB L 7 van 11.1.2012, blz. 3).

(29)  Zie bijvoorbeeld de richtsnoeren voor staatssteun voor klimaat, milieubescherming en energie (2022/C 80/01).

(30)  Mededeling van de Commissie betreffende het begrip “staatssteun” in de zin van artikel 107, lid 1, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (PB C 262 van 19.7.2016, blz. 1).

(31)  Verordening (EU) 2023/2831 van de Commissie van 13 december 2023 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteunPB L, 2023/2831, 15.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2831/oj; Verordening (EU) nr. 717/2014 van de Commissie van 27 juni 2014 inzake de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun in de visserij- en aquacultuursectorPB L 190 van 28.6.2014, blz. 45; Verordening (EU) 2023/2832 van de Commissie van 13 december 2023 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun verleend aan diensten van algemeen economisch belang verrichtende ondernemingen (PB L, 2023/2832, 15.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2832/oj).

(32)  Mededeling van de Commissie betreffende de toepassing van de staatssteunregels van de Europese Unie op voor het verrichten van diensten van algemeen economisch belang verleende compensatie PB C 8 van 11.1.2012, blz. 4.

(33)  Zie hoofdstuk 3.2 voor meer informatie over de berekeningsmethode in artikel 53, lid 3, punt c), van de GB-verordening.

(34)  De informatie in veld 23, informatie over contractanten, hun uiteindelijk begunstigden en contracten, hoeft alleen te worden geregistreerd wanneer de concrete actie wordt uitgevoerd overeenkomstig de regels van de Unie inzake overheidsopdrachten (dat wil zeggen overheidsopdrachten boven de in Richtlijn 2014/24/EU of Richtlijn 2014/25/EU vastgestelde drempelwaarden). De gegevens over subcontractanten in veld 24 moeten op het eerste niveau van onderaanneming worden geregistreerd, mits gegevens over een contractant worden geregistreerd in veld 23, en alleen voor subcontracten met een totale waarde van meer dan 50 000 EUR.

(35)  Mededeling van de Commissie — Richtsnoeren voor het vermijden van en omgaan met belangenconflicten overeenkomstig het Financieel Reglement (PB C 121 van 9.4.2021, blz. 1).

(36)  Voor de berekening van een vast percentage, eenheidskosten of een vast bedrag kan rekening worden gehouden met bijdragen in natura zoals bedoeld in artikel 67, lid 1, van de GB-verordening, mits artikel 67, lid 1, van de GB-verordening wordt nageleefd. Wanneer een vereenvoudigde kostenoptie wordt gebruikt, is het echter niet nodig om het bestaan van bijdragen in natura te controleren en, dientengevolge, of de voorwaarden van artikel 67, lid 1, van de GB-verordening zijn vervuld.

(37)  En correct berekend indien aangegeven op basis van vereenvoudigde kostenopties.

(38)  Overeenkomstig artikel 36, lid 5, van de GB-verordening en artikel 27, lid 2, van de Interreg-verordening voor Interreg-programma’s.

(39)  Het bestaan van een onregelmatigheid veronderstelt een combinatie van drie elementen, te weten, ten eerste, het bestaan van een inbreuk op het toepasselijke recht, ten tweede, het feit dat die inbreuk het gevolg is van een handeling of een nalaten van een marktdeelnemer en, ten derde, het bestaan van daadwerkelijke of potentiële schade voor de begroting van de Europese Unie. De opzettelijke of nalatige aard van het gedrag kan niet worden beschouwd als een bestanddeel dat noodzakelijk is om een onregelmatigheid in de zin van deze bepaling te kunnen vaststellen (arrest van het Hof van Justitie van 1 oktober 2020, Elme Messer, C-743/18, ECLI:EU:C:2020:767, met name punt 62).