52018TA1214(05)

Language
- My EUR-Lex
- Sign in
- Register
- My recent searches (0)

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Search tips

Need more search options? Use the Advanced search

EUROPA
EUR-Lex home
EUR-Lex - 52018TA1214(05) - EN

Document 52018TA1214(05)

Help

Verslag over de jaarrekening van de Europese Gemeenschappelijke Onderneming voor ITER en de ontwikkeling van fusie-energie betreffende het begrotingsjaar 2017, vergezeld van het antwoord van de Gemeenschappelijke Onderneming

OJ C 452, 14.12.2018, p. 36–47 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

HTML

PDF

Official Journal

14.12.2018

Publicatieblad van de Europese Unie

C 452/36

VERSLAG

over de jaarrekening van de Europese Gemeenschappelijke Onderneming voor ITER en de ontwikkeling van fusie-energie betreffende het begrotingsjaar 2017, vergezeld van het antwoord van de Gemeenschappelijke Onderneming

(2018/C 452/05)

INHOUD

Paragraaf

Bladzijde

INLEIDING

1-6

Oprichting van de Gemeenschappelijke Onderneming F4E

1-2

Bestuursstructuur

3-4

Doelstellingen

Middelen

OORDEEL

7-29

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

Toelichtende paragraaf

11-20

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

21-23

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

24-29

BUDGETTAIR EN FINANCIEEL BEHEER

30-31

Uitvoering van de begroting 2017

30-31

INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

32-35

BIJLAGE —

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

ANTWOORD VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERNEMING

INLEIDING

Oprichting van de Gemeenschappelijke Onderneming F4E

De Europese Gemeenschappelijke Onderneming voor ITER (1) en de ontwikkeling van fusie-energie (Gemeenschappelijke Onderneming F4E) werd in maart 2007 (2) opgericht voor een periode van 35 jaar. Hoewel de belangrijkste fusiefaciliteiten in Cadarache in Frankrijk ontwikkeld zouden worden, is de Gemeenschappelijke Onderneming gevestigd te Barcelona.

De oprichtende leden van de Gemeenschappelijke Onderneming zijn Euratom, vertegenwoordigd door de Commissie, de lidstaten van Euratom en Zwitserland (dat een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten met Euratom).

Bestuursstructuur

De bestuursstructuur van de Gemeenschappelijke Onderneming F4E omvat de raad van bestuur, de directeur en andere organen. De raad van bestuur is verantwoordelijk voor het toezicht op de gemeenschappelijke onderneming bij de verwezenlijking van haar doelstellingen. De directeur is belast met het dagelijks beheer van de Gemeenschappelijke Onderneming.

De andere bestuursorganen van de Gemeenschappelijke Onderneming zijn het bureau, de technische adviesraad, het comité aanbestedingen en overeenkomsten, het comité administratie en beheer, het auditcomité en het panel voor interne toetsing.

Doelstellingen

De doelstellingen van de Gemeenschappelijke Onderneming F4E zijn (3):

a)	het leveren van de bijdrage van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie („Euratom”) aan de Internationale ITER-organisatie voor fusie-energie (ITER IO);

b)	het leveren van de bijdrage van Euratom aan de activiteiten in het kader van de bredere aanpak met Japan voor de snelle verwezenlijking van fusie-energie;

c)	het opstellen en coördineren van een activiteitenprogramma ter voorbereiding van de bouw van een demonstratiefusiereactor en gerelateerde faciliteiten, inclusief de International Fusion Materials Irradiation Facility.

Middelen

In 2017 bedroeg de definitieve begroting van de Gemeenschappelijke Onderneming F4E 865 miljoen EUR (2016: 720 miljoen EUR aan betalingskredieten en 589 miljoen EUR aan vastleggingskredieten (2016: 459 miljoen EUR) (4). Op 31 december 2017 had de Gemeenschappelijke Onderneming 447 personeelsleden in dienst (2016: 415).

OORDEEL

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van de Gemeenschappelijke Onderneming, die bestaat uit de financiële staten (5) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (6) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening, zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Gemeenschappelijke Onderneming over het op 31 december 2017 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Gemeenschappelijke Onderneming per 31 december 2017, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

10.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Toelichtende paragraaf

11.

Zonder iets af te doen aan de eerdergenoemde oordelen, willen wij de aandacht vestigen op het volgende. In de op 7 juli 2010 aangenomen conclusies van de Europese Raad (7) werd een bedrag van 6,6 miljard EUR goedgekeurd (waarde van 2008) voor de bijdrage van de Gemeenschappelijke Onderneming aan de ITER-bouwfase van het project, die volgens de oorspronkelijke planning in 2020 zou zijn afgerond. In dit bedrag was niet de door de Europese Commissie in 2010 voorgestelde 663 miljoen EUR voor eventuele onvoorziene omstandigheden inbegrepen (8).

12.

In november 2016 nam de ITER-raad (9) een nieuw ITER-basisscenario aan (reikwijdte, schema en kosten). Het gehele projectschema (10) werd door alle ITER-leden (11) aangenomen en de totale projectkosten werden ad referendum aangenomen, wat betekent dat elk lid toestemming nodig had voor de projectkosten via hun eigen rijksbegrotingsproces.

13.

In het nieuwe schema dat is goedgekeurd door de ITER-raad staat een vierfasenaanpak beschreven waarin december 2025 de eindtermijn is voor het bereiken van de eerste strategische mijlpaal van de projectconstructiefase („Eerste Plasma”) en december 2035 de geschatte voltooiingsdatum is voor de gehele constructiefase; dit is een vertraging van 15 jaar vergeleken met het oorspronkelijke basisscenario. Het doel van de nieuwe gefaseerde aanpak is om de projectuitvoering beter af te stemmen op de prioriteiten en de beperkingen van alle ITER IO-leden.

14.

Nadat het nieuwe ITER-basisscenario werd goedgekeurd, stelde de Gemeenschappelijke Onderneming F4E een nieuw tijdschema op en herberekende zij de bijbehorende kosten bij voltooiing (EAC) van de bijdrage van de Gemeenschappelijke Onderneming aan de constructiefase van het project.

15.

Uit de resultaten, die in december 2016 aan de raad van bestuur van de Gemeenschappelijke Onderneming werden gepresenteerd, bleek een verwachte financieringsbehoefte van 5,4 miljard EUR (waarde van 2008) voor de constructiefase na 2020, ofwel een toename van 82 % ten opzichte van de goedgekeurde begroting van 6,6 miljard EUR (waarde van 2008). Het bedrag van 6,6 miljard EUR (waarde van 2008) dat in 2010 door de Raad van de EU werd vastgesteld, geldt nu als plafond voor de uitgaven van de Gemeenschappelijke Onderneming tot 2020.

16.

Opgemerkt dient te worden dat de Gemeenschappelijke Onderneming niet alleen bij moet dragen aan de constructiefase maar ook aan de operationele fase van ITER na 2035 (12) en de daaropvolgende deactiverings- en buitengebruikstellingfasen van ITER. De bijdrage aan de operationele fase na 2035 is nog niet geraamd. De bijdrage van de Gemeenschappelijke Onderneming F4E aan de deactiverings- en de ontmantelingsfase is door ITER IO op 95,54 miljoen EUR (waarde van 2001), respectievelijk 180,2 miljoen EUR (waarde van 2001) (13) geschat.

17.

Hoewel de voorspellingen van de Gemeenschappelijke Onderneming F4E voor Eerste Plasma verenigbaar zijn met het tijdschema van ITER IO voor het project, wordt het schema beschouwd als de eerst mogelijke, technisch haalbare datum (14).

18.

In juni 2017 publiceerde de Commissie een mededeling over de bijdrage van de EU aan het hervormde ITER-project (15) waarin zij namens Euratom het Europees Parlement om steun vraagt en de Raad van de EU verzoekt haar een mandaat te geven voor de goedkeuring van het nieuwe basisscenario (16).

19.

Hoewel in het nieuwe basisscenario geen rekening wordt gehouden met onvoorziene omstandigheden, heeft de Commissie in haar mededeling voorgesteld dat een speelruimte van maximaal 24 maanden wat betreft het tijdschema, en van 10-20 % wat betreft het budget, passend zou zijn (17). Daarnaast omvatten de maatregelen die zijn genomen om onder het begrotingsmaximum van 6,6 miljard EUR te blijven het uitstel van de aanschaf en de installatie van alle onderdelen die niet essentieel zijn voor Eerste Plasma. Hoewel er positieve stappen zijn genomen om het beheer en de controle van de bouwfase van het ITER-project te verbeteren, blijft er een risico bestaan van nieuwe kostenverhogingen en vertragingen bij de uitvoering van het project ten opzichte van het nieuwe voorgestelde basisscenario.

20.

Op 29 maart 2017 heeft het Verenigd Koninkrijk de Europese Raad in kennis gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de EU en Euratom. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. Dit kan een aanzienlijk effect hebben op de toekomstige activiteiten van de Gemeenschappelijke Onderneming F4E en het ITER-project.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

21.

Overeenkomstig de artikelen 310 tot en met 325 van het VWEU en het financieel reglement van de Gemeenschappelijke Onderneming is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Deze verantwoordelijkheid omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en getrouw weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van de Gemeenschappelijke Onderneming draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen.

22.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van de Gemeenschappelijke Onderneming om haar activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel.

23.

Degenen die belast zijn met governance, zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over de entiteit.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

24.

Onze doelstellingen bestaan erin redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de Gemeenschappelijke Onderneming geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze een invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

25.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een inschatting omvat van de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting wordt gekeken naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor de financiële verslaglegging en van de redelijkheid van de door de leiding gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

26.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie en andere belanghebbenden ontvangen subsidie en beoordelen wij de procedures van de Gemeenschappelijke Onderneming voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten.

27.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen (inclusief die voor de verwerving van activa) behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en de Gemeenschappelijke Onderneming dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

28.

Bij de voorbereiding van dit verslag en oordeel hebben wij rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Gemeenschappelijke Onderneming, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (18).

29.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de ERK.

BUDGETTAIR EN FINANCIEEL BEHEER

Uitvoering van de begroting 2017

30.

De definitieve begroting 2017 die beschikbaar was voor de tenuitvoerlegging omvatte vastleggingskredieten ad 589 miljoen EUR en betalingskredieten ad 865 miljoen EUR. De bestedingsgraad bedroeg 99,9 % voor de vastleggingskredieten en 96,3 % voor de betalingskredieten.

31.

Vanwege ernstige tekortkomingen in het proces voor de begrotingsplanning overschreden de in 2017 uiteindelijk benodigde betalingskredieten de betalingskredieten van de oorspronkelijke begroting van 2017 aanzienlijk. Terwijl de oorspronkelijke betalingskredieten die in februari 2017 door de raad van bestuur werden goedgekeurd, 548,6 miljoen EUR bedroegen, beliepen de definitieve voor 2017 benodigde betalingskredieten 832,6 miljoen EUR, wat een stijging van 51,8 % betekent. Daarnaast is er naar schatting van de Gemeenschappelijke Onderneming een tekort van ongeveer 150 miljoen EUR aan betalingskredieten, wat potentieel van invloed is op de begroting van 2018.

INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

32.

De Gemeenschappelijke Onderneming F4E heeft niet consistent follow-up gegeven aan de meldingen van belangen door hogere leidinggevenden (19).

33.

Er werden aanzienlijke tekortkomingen geconstateerd in de internecontrole- en monitoringprocedures (20) met betrekking tot de aanwerving van essentieel leidinggevend personeel.

34.

Het Gerecht van het Europees Hof van Justitie heeft in 2018 twee besluiten uit 2015 ten aanzien van werknemers van GO F4E nietig verklaard vanwege onregelmatigheden in het aanwervingsproces (21). De GO heeft in april 2018 beroep aangetekend tegen het besluit.

35.

Door aanzienlijke tekortkomingen in de interne communicatiestrategieën (22) werd er geen adequate informatie over de geraamde kosten van de ontmantelingsfase binnen de organisatie verspreid. Bijgevolg nam de Gemeenschappelijke Onderneming in de rekeningen van de voorgaande jaren geen voorziening op voor een dergelijk passief (23).

Dit verslag werd door kamer IV onder leiding van de heer Neven MATES, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 2 oktober 2018.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

(1) Internationale thermonucleaire experimentele reactor.

(2) Beschikking 2007/198/Euratom van de Raad van 27 maart 2007 tot oprichting van de Europese gemeenschappelijke onderneming voor ITER en de ontwikkeling van fusie-energie en tot toekenning van gunsten daaraan (PB L 90 van 30.3.2007, blz. 58), gewijzigd bij Besluit 2013/791/Euratom (PB L 349 van 21.12.2013, blz. 100) en Besluit (Euratom) 2015/224 (PB L 37 van 13.2.2015, blz. 8).

(3) Meer informatie over de Gemeenschappelijke Onderneming F4E en haar activiteiten is te vinden op haar website: http://www.fusionforenergy.europa.eu

(4) Derde wijziging van de begroting die in december 2017 door de raad van bestuur werd aangenomen.

(5) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(6) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(7) Conclusie van de Raad van 7 juli 2010 (ref. 11902/10) over de status van ITER.

(8) Mededeling van de Commissie aan het Europees Parlement en de Raad van 4 mei 2010„ITER: stand van zaken en mogelijke verdere maatregelen” (COM(2010) 226 definitief).

(9) 19e ITER-raad op 16 en 17 november 2016. De ITER-raad is het bestuursorgaan van ITER IO.

(10) De ITER-raad evalueerde het volledige, bijgewerkte constructieschema van het project naar Eerste Plasma (2025) en tot de operatie Deuterium Tritium (2035), zoals voorgesteld door ITER IO.

(11) De Volksrepubliek China, de Republiek India, Japan, de Republiek Korea, de Russische Federatie, de Verenigde Staten van Amerika en de Europese Unie.

(12) Verwacht wordt dat de operationele fase van het ITER-project tot 2037 duurt.

(13) IC-19/07.2.1 Voorstel voor de geactualiseerde totale projectkosten (OPC) door de algemeen directeur van ITER IO op de 19e vergadering van de ITER-raad op 16 en 17 november 2016.

(14) Zoals aangegeven in de vijfde jaarlijkse beoordeling door een onafhankelijke beoordelingsgroep (31 oktober 2016) en in het aan de raad van bestuur uitgebrachte verslag van het hoofd projectmanagement van de Gemeenschappelijke Onderneming F4E van december 2016.

(15) COM(2017) 319 final van 14 juni 2017 (vergezeld van het werkdocument van de diensten van de Commissie SWD(2017) 232 final van 14 juni 2017).

(16) De Euratom-bijdrage doet niets af aan de voorstellen van de Commissie, het resultaat van de onderhandelingen over de terugtrekking van het Verenigd Koninkrijk uit Euratom en het meerjarig financieel kader na 2020.

(17) COM(2017) 319 final van 14 juni 2017 (vergezeld van het werkdocument van de diensten van de Commissie SWD(2017) 232 final van 14 juni 2017), hoofdstuk 5 „ITER: de weg vooruit”.

(18) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

(19) Beheersnorm 3 (ethische en organisatorische waarden).

(20) Beheersnorm 3 (ethische en organisatorische waarden) en beheersnorm 4 (personele middelen).

(21) Besluit van 25 januari 2018 van het Gerecht van het Europees Hof van Justitie inzake rechtszaak T-561/16: selectieprocedure F4E/CA/ST/FGIV/2015/001.

(22) Beheersnorm 15 (informatie en communicatie).

(23) Het bedrag van de voorziening werd op 31 december 2017 geschat op 85,2 miljoen EUR.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerking van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen)
	OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGS- EN FINANCIEEL BEHEER
	Presentatie van de rekeningen
2015	In de toelichting bij de financiële staten, de tabel en de informatie onder rubriek 4.3.1.1 „Aanbestedingsregelingen voor ITER (ITER IO)” worden de tot nu toe gesloten aankoopovereenkomsten (kolom 3) weergegeven, alsmede de tot nu toe gecrediteerde overheidsopdrachten (kolom 4). De feitelijke voortgang van de lopende werkzaamheden wordt echter niet weergegeven in de tabel. In de jaarrekening van 2015 heeft F4E deze informatie aangevuld met een schatting van de voortgang van de lopende werkzaamheden waarbij rekening werd gehouden met het totale bedrag van de uitgaven van contracten die verband houden met aankoopovereenkomsten, en een grafiek die de bereikte mijlpalen bevat voor elke met ITER IO gesloten aankoopovereenkomst. Ondanks de schatting die in de rekeningen van 2015 is gepresenteerd, zijn verdere werkzaamheden nodig om nauwkeuriger informatie over de stand van zaken en de waarde van de tot nu toe door de Gemeenschappelijke Onderneming uitgevoerde activiteiten weer te geven.	Loopt nog
	OPMERKINGEN OVER ESSENTIËLE CONTROLES VAN DE TOEZICHT- EN CONTROLESYSTEMEN VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERNEMING
2015	F4E werkt verder aan de ontwikkeling van een centraal en uniform systeem waarin alle operationele, financiële en budgettaire gegevens kunnen worden geïntegreerd en waarmee regelmatig toezicht op en controle van ramingen, kosten en afwijkingen mogelijk is. Op zijn vergadering van 8 en 9 juni 2015 keurde de raad van bestuur van F4E een voorstel van de directeur goed om binnen twee jaar een systeem voor enterprise resources planning (ERP) in te voeren.	Afgerond
2015	Er wordt overleg gevoerd met ITER IO over het systeem dat informatie moet verschaffen over de mate waarin activiteiten worden uitgevoerd (Earned Value Management) om de verdeling van kredietmijlpalen gedurende de looptijd van een aankoopovereenkomst te verbeteren.	Loopt nog
	Operationele aanbesteding en subsidies
2015	45 % van de 84 in 2015 uitgeschreven operationele aanbestedingsprocedures bestond uit procedures van gunning via onderhandelingen (58 % in 2014). Hoewel de Gemeenschappelijke Onderneming het percentage procedures van gunning via onderhandelingen in 2015 had verlaagd, moeten er inspanningen worden geleverd om het concurrerend karakter van haar operationele aanbestedingsprocedures te versterken. Gemiddeld werd er voor subsidies slechts 1,4 aanvraag per oproep ontvangen. Resultaat van de evaluatie: In 2017 bestond 47 % van de 47 in 2017 uitgeschreven operationele aanbestedingsprocedures uit procedures van gunning via onderhandelingen (2016: 45 %). In 2017 heeft de Gemeenschappelijke Onderneming initiatieven genomen om het percentage procedures van gunning via onderhandelingen te verlagen; er moeten echter inspanningen worden geleverd om het concurrerend karakter van haar operationele aanbestedingsprocedures te versterken. Gemiddeld werd er voor subsidies slechts één aanvraag per oproep ontvangen.	Loopt nog
	ANDERE AANGELEGENHEDEN
	Rechtskader
2015	Op 2 december 2015 wijzigde de raad van bestuur van F4E ten slotte haar financieel reglement en de uitvoeringsvoorschriften om deze af te stemmen op het nieuwe financieel kader van de EU. In februari 2016 gaf de Europese Commissie een positief oordeel af over de wijzigingen die F4E in haar financieel reglement had opgenomen, maar vroeg zij de Gemeenschappelijke Onderneming enkele bepalingen verder te ontwikkelen in haar uitvoeringsvoorschriften met betrekking tot specifieke afwijkingen van het Financieel Reglement van de EU en de financiële kaderregeling die van toepassing is op de in artikel 208 bedoelde organen.	Afgerond
	Intellectuele eigendomsrechten en industrieel beleid
2015	Het Besluit inzake de tenuitvoerlegging van het industriële beleid aangaande fusie voor energie en het beleid aangaande de intellectuele-eigendomsrechten en informatieverspreiding werd op 27 juni 2013 aangenomen door de raad van bestuur van de Gemeenschappelijke Onderneming. De Gemeenschappelijke Onderneming heeft voor elke aanbestedingsactie een strategiedocument voor aanbestedingen ontwikkeld. Er is een controlelijst opgesteld voor de monitoring van de uitvoering van de aanbestedingsstrategie met betrekking tot eigendom van de voorgrondkennis van elke aanbesteding.	Afgerond
2015	Er wordt momenteel een effectbeoordeling van de uitvoering van dit beleid verricht.	Loopt nog
	INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN
	Fraudebestrijdingsstrategie
2016	In juni 2015 heeft de raad van bestuur van F4E een fraudebestrijdingsstrategie en een bijbehorend actieplan vastgesteld. De meeste acties werden in 2016 uitgevoerd. De Gemeenschappelijke Onderneming heeft echter nog geen specifiek instrument waarmee gemakkelijker toezicht gehouden kan worden op haar acties in verband met aanbestedingsprocedures, in het bijzonder die op het gebied van risicobeoordeling en de evaluatie-, onderhandelings- en toekenningsfases van de procedures.	Loopt nog

ANTWOORD VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE ONDERNEMING

31.

F4E stemt in met de bevinding. Opgemerkt zij dat dankzij de steun van Euratom, die aanvullende begrotingsmiddelen beschikbaar stelde, dit tekort aan betalingskredieten in 2017 geen gevolgen heeft gehad voor het nakomen van de F4E-verplichtingen jegens leveranciers.

Het systeem voor betalingsramingen is intern volledig vernieuwd en geïntegreerd in het nieuwe instrument voor financieel beheer Ecosys. Tevens is de interactie verbeterd tussen de projectteams en de afdeling Inkoop die de contracten beheert.

Omdat de voorbereiding van de ramingen al in een vergevorderd stadium is, kan F4E bevestigen dat de begroting voor 2018 eveneens een tekort aan betalingskredieten van circa 150 miljoen EUR laat zien. Er loopt een verzoek om overschrijving in de algemene EU-begroting voor 2018 om de bijdrage van Euratom aan F4E te verhogen ter dekking van deze extra behoeften.

Het verzoek voor de conceptbegroting 2019 en de ramingen voor de volgende begrotingen zijn inmiddels al opnieuw beoordeeld, op basis van de geavanceerde prognosemethoden en met het nieuwe instrument voor planning en rapportage Ecosys.

32.

F4E zal zijn huidige interne procedure verbeteren naar aanleiding van de belangenverklaringen van hogere leidinggevenden. Deze verbetering houdt in dat de updates van algemene belangenverklaringen of andere verklaringen inzake belangenconflicten formeel worden beoordeeld door de desbetreffende verantwoordelijken, onder wie de voorzitter van de raad van bestuur in geval van de directeur van F4E.

33.

F4E is bezig zijn werkwijze en de selectieprocedures te verbeteren via een concreet project dat op dit moment loopt. In dit verband versterkt F4E alle procedurele aspecten, rekening houdend met de opmerkingen van de Rekenkamer en met het oog op verbetering van de interne controle en de kwaliteit van de aanwervingsprocedures.

34.

Wat de nietigverklaring door het Hof van een selectieprocedure van F4E in 2018 betreft, wil F4E duidelijk stellen dat zij ondanks de noodzaak het arrest te implementeren wel daartegen in beroep is gegaan. Opgemerkt zij dat deze zaak ook voor de Europese Ombudsman is gebracht. Deze heeft geoordeeld dat de klacht ongefundeerd is en heeft F4E in het gelijk gesteld.

35.

In overeenstemming met de Rekenkamer heeft F4E een voorziening voor de ontmantelingskosten opgenomen in haar definitieve rekeningen 2017.

De gebrekkige interne communicatie zal F4E aanpakken met de volgende acties:

—

Het interne proces „Jaarrekeningen — opening/afsluiting boekjaar” van F4E zal worden geactualiseerd om duidelijke informatie te kunnen verschaffen over de rekeningen wat de voorzieningen en voorwaardelijke verplichtingen betreft. Er zal in het bijzonder jaarlijks aan de afdeling Projectmanagement en aan de groep Begrotingszaken een update worden gevraagd van de status van de ontmantelingskosten en uitschakelingskosten en eventuele andere gebeurtenissen of informatie die doorwerken in de rekeningen.

—	De hoogste leiding (en voornamelijk het hoofd van de commerciële afdeling) zal alle relevante informatie aan de rekenplichtige overdragen, in het bijzonder van het MAC (Managementadviescomité) en de besluiten van de ITER-raad.

Follow-up van opmerkingen over voorgaande jaren

2015 — Presentatie van de rekeningen

F4E maakt momenteel gebruik van het ITER-Earned Value Managementsysteem (EVM). Het is een van de methoden — samen met de bewaking van kredietmijlpalen en trendanalyse — om toe te zien op de voortgang van haar activiteiten.

Eind 2017 heeft de raad van bestuur van F4E een werkgroep ingesteld om de rapportage te verbeteren, waaronder de taak om een geschikt EVM-systeem te definiëren. Hieraan wordt gewerkt en de voorzitter van de werkgroep zal op de bestuursvergadering in juli 2018 verslag doen van de voortgang.

2015 — Opmerkingen over essentiële controles in de toezicht- en controlesystemen van de Gemeenschappelijke Onderneming

Tweede paragraaf: Er is een update van het kredietprofiel bij het aanbestedingsmodel geïntroduceerd met de ITER-organisatie, zodat het dichter bij de waarde van de werkelijk in de diverse projectfasen verrichte activiteiten zou zijn (bijv. ontwerp, fabricage, levering, installatie). Deze activiteiten hebben vertragingen opgelopen. De verwachte nieuwe einddatum van deze actie is eind december 2018.

2015 — Operationele aanbestedingen en subsidies

Ondanks nieuwe communicatie- en verspreidingsinspanningen, met name in verband met de integratie van het nieuwe financiële reglement, bleven de cijfers van de procedures van gunning via onderhandelingen in 2017 gelijk aan die van voorgaande jaren (47 % in 2017, versus 49 % in 2016, 45 % in 2015 en 58 % in 2014).

Niettemin zij er op gewezen dat het merendeel onderhandelingsprocedures van geringe waarde betrof die onder de openbaarmakingsdrempel van de richtlijn bleven en volledig in lijn waren met het financiële reglement van de F4E. Deze onderhandelingsprocedures met een geringe waarde laten een langetermijngemiddelde zien van circa 40 % van het jaarlijkse aantal contracten van de F4E, maar deze maken voor minder dan 1 % deel uit van de jaarlijkse vastleggingsbegroting.

Procedures van gunning via onderhandelingen beantwoorden in dergelijke gevallen (binnen de grenzen van het financiële reglement van F4E) aan het streven naar een gezond financieel beheer, waardoor F4E de proceduretijd kan reduceren, sneller op de behoeften van een project kan inspelen en het gebruik van interne middelen effectiever kan inzetten bij overheidsopdrachten met een grote waarde. F4E is dan ook van mening dat geen actie nodig is om de procedures voor contracten met geringe waarde, die aan de beginselen en voorwaarden van het financiële reglement voldoen, verder te reduceren.

De overige onderhandelingsprocedures, meer specifiek contracten van grotere waarde (circa 5 % van alle procedures als langetermijngemiddelde), laten de complexe en innovatieve context zien waarin F4E opereert. De kenmerken van de markt voor fusietechnologie zijn zodanig dat in veel gevallen er in de lidstaten of wereldwijd slechts beperkte capaciteit voorhanden is. Dit resulteert vaak in geringe concurrentie, met slechts één of twee partijen of zelfs het ontbreken van deelneming aan aanbestedingen.

F4E heeft sinds 2012 haar verspreidingsinspanningen vergroot, maar de deelname aan haar operationele aanbestedingen blijft gemiddeld lager dan gewenst. F4E is van mening dat de hoofdreden geen gebrek aan zichtbaarheid is, maar eerder de sporadische en specifieke aard van de aanbestedingen van F4E. Uit gesprekken met andere grote inkopers van wetenschappelijke voorzieningen in Europa kwam F4E tot de conclusie dat door de aard van de activiteiten rond grote wetenschappelijke en technologische projecten de beperkte concurrentie helaas een feit is, waardoor slechts een gering effect kan worden verwacht van één enkele aanbestedende dienst. Deze conclusie wordt gedeeld door andere aanbestedende diensten die soortgelijke projecten in Europa beheren.

Om die reden heeft F4E in 2016 het initiatief genomen tot de vorming van een forum met vergelijkbare nieuwe technisch geavanceerde en grensverleggende projecten in Europa. Via dit forum zijn diverse organisaties met vergelijkbare projectproblemen (die vooral verband houden met geringe inzet van en deelname door de industrie) gaan samenwerken om deze uitdagingen op een meer gecoördineerde en doeltreffende wijze aan te pakken. Een van de belangrijkste ideeën die uit het forum naar voren kwamen, is het bevorderen van één interne markt voor grote wetenschappelijke projecten, die stabieler en groter is en om die reden beter in staat de belangstelling van bedrijven te vergroten.

Het eerste op de industrie gerichte evenement van het forum vond eind februari 2018 plaats in Denemarken. Hieraan namen 1 037 gedelegeerden deel die 530 ondernemingen en publieke organisaties uit 29 landen vertegenwoordigden. De feedback vanuit de industrie en publieke organisaties na het evenement was zeer positief en in juni 2018 stemden de deelnemers aan het forum (F4E, ESA, ESO, CERN, EMBL, ESRF, ESS, XFEL, ILL) er unaniem mee in kandidaten voor de organisatie van een tweede groot evenement in 2020 te aanvaarden en het forumlidmaatschap uit te breiden met andere organisaties van Europees belang en vergelijkbare grootschalige geavanceerde technologische projecten.

2015 — Rechten van intellectuele eigendom en industriebeleid

Tweede paragraaf: F4E heeft actief samengewerkt met Trinomics en Cambridge Econometrics, een onafhankelijk planbureau dat voor de Europese Commissie onderzoek heeft gedaan naar de „Impact van ITER-activiteiten in de EU”. Het onderzoek werd in april 2018 voltooid. Belangrijkste resultaten van het onderzoek:

—

Wat de doeltreffendheid van het industriebeleid van F4E betreft, laten de resultaten van econometrische modellen zien dat de ITER-bestedingen tussen 2008 en 2017 circa 34 000 functiejaren hebben opgeleverd. Het positieve effect werkt door in de toekomst, tot aan het einde van de ITER-constructie.

Bij vergelijking van het ITER-economisch rendement en het scheppen van werkgelegenheid met een alternatief bestedingsscenario in de EU (met een neutrale verdeling van uitgaven in alle economische sectoren), wordt geraamd dat ITER tussen 2008 en 2030 een totaalbedrag aan nettowinst van 586 miljoen EUR voor de EU-lidstaten zal genereren.

—

Wat intellectuele eigendom en informatieverspreiding betreft, is de conclusie van het onderzoek dat de bovengenoemde nettowinst nog aanzienlijk kan toenemen door spin-offs en verdere innovatie die door met ITER werkende bedrijven worden gestimuleerd, en door ontwikkeling van nieuwe technologieën en producten. De modelresultaten zijn weliswaar indicaties, maar doen veronderstellen dat de economische impact met nog eens 25-60 % of meer groeit dankzij deze effecten.

Om het maximale voordeel uit deze extra effecten te verkrijgen, stelt het onderzoek voor om de technologische kennisoverdracht rond het ITER-project te versterken. De ervaring van zowel CERN als ESA toont aan dat het opzetten van een doeltreffend systeem voor overdracht van technologische kennis tijd vergt, maar cruciaal is om de impact van overheidsinvesteringen te vergroten.

F4E had in 2017 al samen met EUROfusion voorbereidingen getroffen om een programma voor overdracht van technologische kennis op te zetten naar het voorbeeld van het ESA-model. De start van de eerste fase van dit programma staat gepland voor 2018.

2016 — Fraudebestrijdingsstrategie

Ingevolge Aanbeveling 3.5 van haar fraudebestrijdingsstrategie heeft F4E in februari 2018 haar eigen reeks fraude-indicatoren voor overheidsopdrachten vastgesteld: rode vlaggen. Het doel van de lijst met rode vlaggen is om indicatoren te definiëren die specifiek gelden voor de aanbestedingsactiviteiten van F4E, op basis van inschrijvingskenmerken, marktanalyse en aanbestedingssystemen, om zodoende het bij overheidsopdrachten betrokken personeel bewust te maken van de hoofdpunten die tijdens de aanbestedingsprocedure moeten worden geverifieerd.

De lijst met indicatoren werd gezien als een noodzakelijke voorwaarde voor de ontwikkeling van het IT-instrumentarium voor antifraude dat is overwogen om het toezicht te verbeteren op de acties van F4E die verband houden met aanbestedingsprocedures. In januari 2018 bleek uit een evaluatie van de complexiteit om een tool te ontwikkelen die alle noodzakelijke functies zou bieden echter dat deze te zwaar zou zijn voor F4E als afzonderlijk EU-agentschap.

Om die reden werden andere, eenvoudigere en snellere oplossingen overwogen die voldoende zekerheid bieden, en heeft F4E besloten haar eigen interne antifraudechecklist te ontwerpen op basis van haar lijst met rode vlaggen voor frauderisico-indicatoren. De antifraudechecklist is mei 2018 goedgekeurd en wordt op 1 juli 2018 in gebruik genomen. Waar van toepassing zal de checklist minstens tweemaal tijdens de aanbestedingsprocedure worden ingevuld en getekend (bij gunning en bij afsluiting van het contract) door twee verschillende onafhankelijk van elkaar optredende actoren, namelijk de technische projectmedewerker en de medewerker aanbestedingen en contracten, zodat volledige transparantie wordt geboden. De checklist kan waar nodig ook door F4E-medewerkers worden gebruikt om een rode vlag te plaatsen in een van de aanbestedingsfases. Het gebruik van de checklist wordt momenteel geïntroduceerd in de interne processen van F4E, parallel aan alle andere wijzigingen in verband met het inkoopverbeteringsproject.

Top