51996PC0351

Voorstel voor een verordening van de Raad tot wijziging van het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen (96/C 296/05) COM(96) 351 def. - 96/0189(CNS)

(Door de Commissie ingediend op 29 juli 1996) DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal, inzonderheid op artikel 78 novies,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, inzonderheid op artikel 209,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, inzonderheid op artikel 183,

Gezien het voorstel van de Commissie,

Gezien het advies van de Rekenkamer,

Gezien het advies van het Parlement,

Overwegende dat het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen (1), hierna "Financieel Reglement" genoemd, moet worden gewijzigd, met name om het financieel beheer van de Instellingen te verbeteren;

Overwegende dat het beheer van de vastleggingen vaak door belangrijke vertragingen wordt gekenmerkt en dat derhalve een strengere controle op de lopende verplichtingen noodzakelijk is;

Overwegende dat voor een stringente controle van de subdelegaties van ondertekeningsbevoegdheid moet worden gezorgd en dat daartoe moet worden voorzien in een tuchtrechtelijke en eventueel geldelijke aansprakelijkheid van personeelsleden die bevoegdheden hebben uitgeoefend welke hun niet waren gedelegeerd of subgedelegeerd of die de grenzen van de hun uitdrukkelijk gegeven bevoegdheden te buiten zijn gegaan;

Overwegende dat het beheer van communautaire programma's door middel van toeleveringen moet worden geregeld door passende voorschriften die de doorzichtigheid van de verrichtingen garanderen en een procedure aangeven voor het boeken van de (rente)opbrengsten die voor de financiering van de betrokken programma's kunnen worden gebruikt;

Overwegende dat de financieel controleur met de functie van intern controleur van zijn Instelling is belast en dat hij in dit verband moet worden geraadpleegd over de invoering en wijziging van de inventarissystemen, alsook over de invoering en wijziging van de systemen van financieel beheer die de ordonnateurs hanteren, en dat hem ook de analyse van het financieel beheer moet worden voorgelegd;

Overwegende dat rekening moet worden gehouden met de eisen die verband houden met de geautomatiseerde systemen van financieel beheer;

Overwegende dat het boekhoudsysteem verbetering behoeft;

Overwegende dat in het Financieel Reglement passende voorschriften moeten worden opgenomen voor het boeken van de traditionele eigen middelen, die een bijzonder karakter hebben in vergelijking met de overige eigen middelen (BTW- en BNP-middelen);

Overwegende dat moet worden gezorgd voor een getrouwe overeenstemming tussen de juridische verbintenissen van de Instelling en de boekhoudkundige verplichtingen die aan de financieel controleur worden voorgelegd en in de algemene boekhouding geregistreerd, waarbij een redelijke termijn moet worden toegestaan voor het aangaan van de juridische verbintenissen in het geval dat een principebesluit van de Commissie als vastlegging van uitgaven geldt;

Overwegende dat het raadzaam is termijnen te bepalen voor een goed verloop van de procedure om aan een visumweigering van de financieel controleur voorbij te gaan;

Overwegende dat het door de invoering van de betrouwbaarheidsverklaring noodzakelijk is geworden de discipline op het gebied van de inventarislijsten te versterken door de respectieve taken van ordonnateur en rekenplichtige nader te omschrijven;

Overwegende dat de procedure voor de goedkeuring van overschrijvingen van het ene hoofdstuk naar het andere in het kader van het EOGFL-Garantie dient te worden aangepast door de Commissie een bijkomende termijn voor de indiening van haar overschrijvingsvoorstellen toe te staan;

Overwegende dat titel IX van het Financieel Reglement moet worden gewijzigd om de bepalingen daarvan af te stemmen op de criteria inzake doorzichtigheid, openbaarmaking en naleving van de concurrentieregels die worden gegeven in de richtlijnen van de Raad over het plaatsen van overheidsopdrachten en in de door de Gemeenschap ondertekende internationale overeenkomsten,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Het Financieel Reglement wordt als volgt gewijzigd:

1. Artikel 1 wordt als volgt gewijzigd:

a) Lid 7, eerste alinea, wordt vervangen door:

"7. Juridische verbintenissen die zijn aangegaan voor maatregelen waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan één begrotingsjaar uitstrekt, en de desbetreffende vastleggingsvoorstellen, bevatten een uiterste uitvoeringsdatum. Deze datum moet in de vastleggingsvoorstellen worden opgenomen en tegenover de begunstigde in de juiste vorm worden aangegeven. De gedeelten van deze vastleggingen die zes maanden na deze datum niet zijn uitgevoerd, worden vrijgemaakt overeenkomstig het bepaalde in artikel 7, lid 6.";

b) Aan lid 7 wordt een vierde alinea toegevoegd:

"In dit geval moet de aanpassing van de datum dezelfde procedure volgen als het vastleggingsvoorstel en de begunstigde ter kennis worden gebracht door een aanhangsel aan zijn contract of op een andere juridisch passende wijze.".

2. Artikel 7 wordt als volgt gewijzigd:

a) Niet van toepassing voor de Nederlandse tekst;

b) Lid 6, eerste alinea, wordt vervangen door:

"De kredieten op begrotingslijnen waar het onderscheid wordt gemaakt tussen vastleggingskredieten en betalingskredieten, die als gevolg van het onvolledig of in het geheel niet uitvoeren van de projecten waarvoor de kredieten bestemd waren, in latere begrotingsjaren ten opzichte van het begrotingsjaar waarvoor deze kredieten in de begroting zijn opgenomen, vrijkomen, komen in de regel te vervallen. Bedragen die ten onrechte zijn uitbetaald, worden teruggevorderd.".

3. Artikel 22 wordt als volgt gewijzigd:

a) Aan lid 4 wordt een vierde alinea toegevoegd:

"Elk personeelslid dat als ordonnateur van vastleggingen of betalingen optreedt zonder daartoe een delegatie of subdelegatie te hebben ontvangen of de grenzen van de hem uitdrukkelijk toegekende bevoegdheden te buiten gaat, kan tuchtrechtelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk worden gesteld overeenkomstig het bepaalde in titel V.";

b) Een nieuw lid wordt ingevoegd:

"4 bis. Wanneer de Commissie voor de uitvoering van bepaalde programma's een beroep doet op vormen van toelevering, moeten de contracten alle gepaste clausules bevatten om de doorzichtigheid van de in het kader van de toelevering verrichte transacties te verzekeren overeenkomstig de in artikel 139 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.

Als de betalingen aan de toeleveranciers rente opbrengen die voor de financiering van de betrokken programma's kan worden gebruikt, wordt als volgt te werk gegaan:

- periodiek, d.w.z. maximaal per halfjaar, wordt een inningsopdracht voor de renteopbrengst van deze middelen gegeven, welke in de staat van ontvangsten wordt geboekt;

- tegelijkertijd worden op de lijn van de staat van uitgaven waarop de aanvankelijke uitgave werd aangerekend, kredieten, zowel voor vastleggingen als voor betalingen, opgevoerd voor hetzelfde bedrag.".

4. De vierde en de vijfde alinea van artikel 24 worden vervangen door:

"De financieel controleur wordt verplicht geraadpleegd over de invoering en wijziging van de boekhoudsystemen en de inventarissystemen van de Instelling waaraan hij verbonden is, alsook over de invoering en wijziging van de door de ordonnateurs gebruikte systemen van financieel beheer. Hij heeft toegang tot de in deze systemen opgenomen gegevens.

De door de financieel controleur verrichte controle wordt uitgeoefend aan de hand van de bescheiden betreffende de uitgaven en de ontvangsten en kan zo nodig ter plaatse geschieden. De financieel controleur oefent de interne controle van de Instelling uit, overeenkomstig de in artikel 139 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.".

5. Na de vierde alinea van artikel 25 wordt de volgende alinea ingevoegd:

"De rekenplichtige wordt geraadpleegd over de invoering en wijziging van de door de ordonnateurs gebruikte systemen van financieel beheer, indien deze tot doel hebben gegevens te verstrekken aan de centrale boekhouding. Hij kan verzoeken om toegang te verkrijgen tot de in deze systemen opgenomen gegevens.".

6. Artikel 27 wordt als volgt gewijzigd:

a) In lid 2 wordt punt f) geschrapt en worden de punten g) en h) respectievelijk f) en g).

b) Na lid 2 wordt het volgende lid ingevoegd:

"3. In afwijking van artikel 4 worden de aan de Gemeenschappen geleverde goederen of verleende diensten waarin belastingen zijn begrepen die door de Lid-Staten op grond van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten worden terugbetaald, budgettair voor de nettowaarde aangerekend.

De terugbetalingen van de bedoelde fiscale lasten worden in de boekhouding afzonderlijk gevolgd.";

c) De leden 3 en 4 worden de leden 4 en 5.

d) In lid 5, dat lid 6 wordt, wordt de letter "g)" vervangen door de letter "f)" en de letter "h)" door de letter "g)".

7. Aan artikel 28 wordt het volgende lid toegevoegd:

"3. In afwijking van lid 1 wordt voor de eigen middelen als bedoeld in artikel 2, leden 1 en 2, van Besluit 94/728 van de Raad, die door de Lid-Staten op vaste tijdstippen worden afgedragen, geen schuldvorderingsraming opgesteld vóór de rechtstreekse terbeschikkingstelling van de bedragen door de Lid-Staten aan de Commissie. De bevoegde ordonnateur geeft er een inningsopdracht voor af.

Voor de ontvangsten die zijn bedoeld in artikel 2, lid 1, onder a en b), van het genoemde besluit worden de inningsopdrachten opgesteld aan de hand van de maandstaten van de vastgestelde rechten welke door de Lid-Staten aan de Commissie worden gezonden.

De inningsopdrachten worden voor visum aan de financieel controleur voorgelegd. Als visum wordt verleend, worden zij door de rekenplichtige geregistreerd overeenkomstig de in artikel 139 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.".

8. Artikel 36 wordt als volgt gewijzigd:

a) Geldt niet voor de Nederlandse tekst;

b) De leden 2 en 3 worden vervangen door:

"2. Onverminderd artikel 99 gelden als betalingsverplichtingen de besluiten die de Commissie neemt overeenkomstig de bepalingen die haar machtigen financiële steun te verlenen uit hoofde van de verschillende fondsen of acties. Tenzij deze besluiten, overeenkomstig de bovenbedoelde bepalingen, een andere uitvoeringstermijn bevatten, dekken deze betalingsverplichtingen tot 31 december van jaar n+1 de totale kosten van de betrokken juridische verbintenissen.

Tijdens de in de eerste alinea bedoelde uitvoeringsperiode wordt elke juridische verbintenis door de ordonnateur in de centrale boekhouding geregistreerd ten laste van de in de eerste alinea bedoelde betalingsverplichting.

Na de gestelde termijn wordt het niet-gebruikte saldo vrijgemaakt.

3. De wijze van uitvoering van de bepalingen van de leden 1 en 2 moet het mogelijk maken om, overeenkomstig de werkelijke behoeften, een juiste boeking van de verplichtingen en betalingsopdrachten en de overeenstemming tussen de afzonderlijke juridische verbintenissen en de in het besluit van de Commissie genoemde algemene budgettaire verplichting te waarborgen. Zij wordt bepaald door de in artikel 139 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.".

9. Artikel 39, tweede en derde alinea, wordt vervangen door:

"Indien een visum wordt geweigerd en de ordonnateur zijn voorstel handhaaft, wordt dit voorstel binnen een termijn van twee maanden vanaf de datum van de visumweigering bij de in de eerste twee leden van artikel 22 bedoelde Instellingen ter beslissing voorgelegd aan het hoogste gezag van de betrokken Instelling.

Behoudens in gevallen waarin de beschikbaarheid van de kredieten in het geding is, kan dit hoogste gezag bij een met redenen omkleed besluit en op eigen verantwoording over de weigering van het visum heenstappen. Dit besluit is uitvoerbaar met ingang van de datum van de visumweigering. Het moet uiterlijk op 15 februari van jaar n+1 worden genomen. Het wordt ter informatie aan de financieel controleur medegedeeld. Het hoogste gezag van elke Instelling stelt de Rekenkamer binnen een maand van al deze besluiten op de hoogte.".

10. In artikel 44, derde streepje, wordt na de woorden "in ecu" de volgende zin ingevoegd:

"- Als een betalingsopdracht echter via geautomatiseerde weg aan de bank wordt doorgegeven, hoeft het bedrag niet voluit te worden vermeld;".

11. Aan artikel 65 worden drie nieuwe alinea's toegevoegd:

"Het inventarissysteem dat door de ordonnateur met de technische bijstand en onder het technische toezicht van de rekenplichtige is ingevoerd en wordt beheerd, moet aan het centrale boekhoudsysteem de relevante gegevens verschaffen die nodig zijn voor de opstelling van de financiële balans van de Instelling.

Daartoe worden de inventaris- en boekhoudsystemen zodanig georganiseerd dat hun informatie met elkaar in overeenstemming is en de transacties kunnen worden gecontroleerd vanaf de verwerving van een goed en de opname ervan in de inventaris tot de declassering of afdanking ervan.

De Instellingen stellen elk voor zichzelf regelingen vast voor het behoud van de in hun balans opgenomen goederen en duiden de administratieve diensten aan die ervoor verantwoordelijk zijn".

12. Artikel 70 wordt als volgt gewijzigd:

a) In de eerste alinea wordt het woord "begrotingsrekening" vervangen door de term "rekeningen van baten en lasten";

b) In de tweede alinea wordt punt a) vervangen door:

"a) de rekeningen van baten en lasten, die in twee categorieën uiteenvallen:

- de rekeningen van budgettaire baten en lasten, die het mogelijk maken de uitvoering van de begroting te volgen en het saldo van het begrotingsjaar te bepalen,

- de rekeningen van niet-budgettaire baten en lasten, die bij de vorige categorie komen en het mogelijk maken een boekhoudkundig resultaat in ruime zin te bepalen;".

13. Het volgende artikel wordt ingevoegd:

"Artikel 70 bis

Wat de boeking van de waardevermindering van de actiefbestanddelen betreft worden de regels voor de afschrijvingen en de vorming van voorzieningen bepaald door de in artikel 139 bedoelde uitvoeringsvoorschriften.".

14. Artikel 79 wordt vervangen door:

"Uiterlijk op 1 maart verstrekt elke Instelling de Commissie de gegevens die deze nodig heeft voor de opstelling van de jaarrekening en de financiële balans, alsmede een bijdrage aan de in artikel 80 bedoelde analyse van het financieel beheer, na deze gegevens aan haar financieel controleur te hebben voorgelegd.".

15. In artikel 104, lid 2, worden de woorden "één maand" vervangen door de woorden "21 dagen".

16. Artikel 109, lid 3, wordt vervangen door:

"3. Hij zendt het resultaat van de opening van de inschrijvingen en een voorstel tot gunning van de opdracht aan de Commissie. Hij ondertekent de opdrachten, contracten, aanhangsels en bestekken en brengt deze ter kennis van de Commissie. In voorkomend geval gaat de Commissie voor de opdrachten, aanhangsels en bestekken individuele betalingsverplichtingen aan volgens de procedures van de artikelen 36 tot en met 39. De individuele betalingsverplichtingen worden in mindering gebracht op de verplichtingen uit hoofde van de in artikel 106, lid 2, bedoelde financieringsovereenkomsten volgens het bepaalde in artikel 36, lid 2, tweede alinea.".

17. Artikel 112 wordt vervangen door:

"In afwijking van titel IV geldt deze afdeling voor de gevallen waarin de Commissie, in het kader van de uit de begroting van de Europese Gemeenschappen gefinancierde externe steunmaatregelen, als aanbestedende macht optreedt bij de plaatsing van opdrachten voor werken, leveringen of diensten die niet worden gedekt door de bepalingen van de richtlijnen van de Raad tot cooerdinatie van de procedures voor het plaatsen van opdrachten voor werken, leveringen of diensten of door de multilaterale overeenkomst over de overheidsopdrachten die in het kader van de Wereldhandelsorganisatie is gesloten.".

18. Artikel 113 wordt vervangen door:

"De procedure voor het plaatsen van opdrachten voor werken, leveringen of diensten die door de begroting van de Europese Gemeenschappen ten voordele van de begunstigden van externe steunmaatregelen worden gefinancierd, wordt bepaald in de financieringsovereenkomst of het contract, rekening houdend met de hierna genoemde beginselen.".

Artikel 2

Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Zij is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.

(1) PB nr. L 356 van 31. 12. 1977, blz. 1. Verordening laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom, EGKS) nr. 2335/95 van de Raad van 18 september 1995 (PB nr. L 240 van 7. 10. 1995, blz. 12).