EUROPESE COMMISSIE

Brussel, 8.6.2023

COM(2023) 311 final

MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT, DE EUROPESE RAAD, DE RAAD, HET HOF VAN JUSTITIE VAN DE EUROPESE UNIE, DE EUROPESE CENTRALE BANK, DE EUROPESE REKENKAMER, HET EUROPEES ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ EN HET COMITÉ VAN DE REGIO’S

Voorstel voor een Interinstitutioneel Ethisch Orgaan

1.Inleiding

De democratie van de Europese Unie kan alleen gedijen in een klimaat van vertrouwen tussen de mensen en de instellingen die hen dienen. Een democratie is zo sterk als de legitimiteit waarop ze berust. Dit is te allen tijde van toepassing en is zelfs nog belangrijker in tijden van meervoudige crises die veel mensen in de hele EU raken. Zij moeten immers kunnen vertrouwen op haar instellingen en de mensen die deze instellingen besturen. Een robuust kader voor ethiek en transparantie is een essentieel onderdeel van goed bestuur en draagt bij aan het voorkomen van andere verschijnselen, zoals corruptie en ongewenste inmenging in het democratische proces.

De Europese Unie heeft al hoge normen voor bestuur en ethiek. Wanneer misstappen of tekortkomingen aan het licht komen, heeft zij regels en procedures om deze recht te zetten. Om het vertrouwen van de burgers in de EU-instellingen en hun bestuurders te behouden en voortdurend te versterken, zijn hoge integriteits- en transparantiebeginselen van essentieel belang, en deze moeten volledig worden nageleefd. Deze beginselen zijn ook uiterst belangrijk om de onafhankelijkheid van de instellingen en de integriteit van het besluitvormingsproces in elk van de instellingen en de legitimiteit van de Unie als geheel te beschermen. Om geschikt te blijven voor het doel en om aan de eisen van de burgers te voldoen, moeten deze regels en procedures voortdurend worden bijgewerkt.

Het huidige initiatief sluit daarom aan op de inspanningen van de Commissie met betrekking tot de rechtsstaat, waaronder het corruptiebestrijdingspakket 1 dat de Commissie op 3 mei heeft gepresenteerd, het komende pakket ter verdediging van de democratie en het interinstitutionele akkoord over een verplicht transparantieregister dat op 20 mei 2021 door het Parlement, de Raad en de Commissie is gesloten 2 .

Ethiek is een hoeksteen van de werkwijze van de EU-instellingen en de mensen die ervoor werken. Daarom zijn in de Europese Verdragen een aantal beginselen en regels vastgelegd om ervoor te zorgen dat de leden van de instellingen zich naar behoren gedragen voor wat betreft hun onafhankelijkheid en integriteit. De meeste instellingen hebben ervoor gekozen om deze beginselen en regels in meer detail uit te voeren, ofwel in hun reglementen van orde, ofwel in gedragscodes voor hun leden, of in beide.

De EU-instellingen hanteren echter verschillende ethische kaders voor hun respectieve leden op basis van de verschillende bepalingen in de Verdragen. Hoewel sommige verschillen verklaard kunnen worden door de verschillende rollen die de Verdragen elk van de instellingen toebedelen en door de verschillende risico’s die verbonden zijn aan het uitvoeren van de taken door hun leden, is gebleken dat er behoefte is aan een gemeenschappelijke reeks ethische basisnormen en samenwerking tussen de instellingen.

De zeer ernstige onthullingen en beschuldigingen die eind vorig jaar opdoken, hebben aangetoond dat, ongeacht waar ze plaatsvinden en het aantal personen dat erbij betrokken is, alle instellingen van de EU erdoor worden getroffen. Dit heeft geleid tot de roep om strengere regels, maar ook om een verdere afstemming van de regels en de mechanismen voor de handhaving ervan, om de bezorgdheid weg te nemen en ervoor te zorgen dat de toepasselijke regels coherent zijn en gemakkelijk te begrijpen voor zowel leden als burgers.

In haar speciaal verslag nr. 13/2019 3 concludeerde de Rekenkamer dat het Europees Parlement, de Raad en de Commissie grotendeels adequate ethische kaders hebben ingevoerd (voor zowel leden als personeel). Zij heeft ook bepaalde gebieden aangewezen waarop de dekking, specificiteit, duidelijkheid en mate van begeleiding zouden kunnen worden verbeterd en geharmoniseerd. In het verslag heeft de Rekenkamer ook aangegeven dat er ruimte is voor de uitwisseling van goede praktijken tussen instellingen op het gebied van ethische kwesties.

Anders dan voor personeelsleden, waaronder ook hogere leidinggevenden, voor wie gedetailleerde ethische verplichtingen gelden die door de wetgever zijn vastgelegd in titel II van het Statuut van de ambtenaren van de EU dat is aangenomen op grond van artikel 336 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) 4 , bestaan er momenteel echter geen gemeenschappelijke ethische minimumnormen voor leden en geen formele mechanismen voor het vaststellen, coördineren of uitwisselen van standpunten tussen de instellingen over de ethische normen die van hun leden worden verwacht. Deze leemte en het gebrek aan gemeenschappelijke ethische minimumnormen voor leden moeten door dit initiatief worden opgevuld door de voorgestelde oprichting van een Ethisch Orgaan waaraan de leden van alle EU-instellingen zijn onderworpen.

De Commissie heeft haar goedkeuring gehecht aan dit voorstel voor een akkoord tussen de instellingen en de twee adviesorganen dat betrekking heeft op alle in artikel 13 van het Verdrag betreffende de Europese Unie (VEU) genoemde instellingen en organen. Dit voorstel zal dienovereenkomstig worden toegezonden aan het Europees Parlement, de Europese Raad, de Raad, het Hof van Justitie van de Europese Unie, de Europese Centrale Bank, de Europese Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s. De Europese Investeringsbank kan op verzoek ook partij worden bij het akkoord, nadat het in werking is getreden.

Het voorgestelde akkoord voorziet ook in regelingen die andere organen, bureaus en agentschappen van de Unie dan de deelnemende instellingen de mogelijkheid bieden om vrijwillig alle huidige en toekomstige gemeenschappelijke normen die door het Ethisch Orgaan zijn of worden ontwikkeld, toe te passen op de regels die gelden voor de personen die een vergelijkbare functie vervullen met die welke onder dit akkoord vallen, maar die geen personeelsleden zijn. In dit geval zal het betrokken orgaan, bureau of agentschap deelnemen aan een gedachtewisseling met het Ethisch Orgaan over hun respectieve interne regels. De gedachtewisseling vindt plaats wanneer nieuwe normen worden ontwikkeld of wanneer bestaande normen worden herzien.

2.Een interinstitutionele benadering van ethiek en integriteit

Op grond van de institutionele autonomie van de instellingen, een beginsel van het EU-recht, dient elke instelling zelf de interne regels vast te stellen die op haar leden van toepassing zijn. Het is echter in het belang van de burgers en van alle instellingen dat elke instelling een sterk ethisch kader voor haar leden heeft. De reputatie van de EU als geheel hangt af van de reputatie van alle instellingen en het ethisch gedrag van al hun leden.

In de politieke beleidslijnen van de voorzitter van de Commissie werd steun uitgesproken voor de oprichting van een dergelijk Interinstitutioneel Ethisch Orgaan en sindsdien werkt de Commissie hieraan in samenwerking met andere EU-instellingen.

In zijn resolutie van 16 september 2021 onderstreepte het Europees Parlement dat “een onafhankelijk en gemeenschappelijk EU-orgaan voor ethiek de consistente en volledige toepassing van ethische normen binnen de EU-instellingen beter zou kunnen waarborgen om ervoor te zorgen dat openbare besluiten met oog voor het algemeen belang en het vertrouwen van de burgers in de EU-instellingen worden genomen”.

Zoals hierboven uitgelegd, is een van de aanbevelingen in het speciale verslag 5 van de Rekenkamer over de ethische kaders van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie nu juist dat de gecontroleerde instellingen zich meer moeten inspannen om goede praktijken op het gebied van ethische kwesties te delen.

Het is inderdaad niet alleen van belang dat elke Europese instelling duidelijke regels voor ethiek en transparantie opstelt en toepast. Het is ook van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat alle instellingen:

oduidelijke, transparante en even strenge normen inzake integriteit en onafhankelijkheid hanteren, met inachtneming van de onderlinge verschillen, waar van toepassing; en

overgelijkbare efficiënte controle- en handhavingsmechanismen hebben.

Dit doel kan worden bereikt door de oprichting van een Interinstitutioneel Ethisch Orgaan, met volledige inachtneming van de autonomie van elke instelling. Het zal de deelnemende instellingen in staat stellen om van elkaars ervaringen te profiteren, van elkaar te leren en een gemeenschappelijke reeks ethische minimumnormen vast te stellen.

Een gemeenschappelijke reeks minimumnormen, een gemeenschappelijke cultuur voor de leden van alle instellingen, een beter begrip van het ethische kader bij het publiek, en meer duidelijkheid over wat acceptabel is en wat niet, voor iedereen binnen en buiten de instellingen, en over de manier waarop instellingen ervoor zorgen dat de regels correct worden toegepast, zouden een aanzienlijke verbetering betekenen.

Dit interinstitutionele initiatief zal aantonen dat alle instellingen belang hechten aan hoge ethische normen en de toepassing daarvan, en zal zo bijdragen aan de versterking van het vertrouwen in de instellingen en hun leden.

Met de oprichting van het Ethisch Orgaan zal er voor het eerst een formeel mechanisme zijn voor coördinatie en gedachtewisseling tussen instellingen en voor het vaststellen van gemeenschappelijke normen voor het ethisch gedrag van hun leden.

Andere initiatieven die bijdragen aan de oprichting van open, transparante en op ethiek gerichte instellingen hebben het belang van een interinstitutionele aanpak al aangetoond.

Wat het personeel van de EU-instellingen betreft, zijn de bestaande structuren en mechanismen succesvol gebleken om tot een gemeenschappelijke interinstitutionele aanpak te komen wanneer het onderwerp daarom vraagt. Om te beginnen is het personeel van alle instellingen onderworpen aan de gemeenschappelijke en gedetailleerde verplichtingen die zijn vastgelegd in de artikelen 11 tot en met 24 van het Statuut van de ambtenaren en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie, die door het Parlement en de Raad is aangenomen op grond van artikel 336, VWEU. Dit garandeert de toepassing van identieke normen en regels voor het gehele ambtenarenapparaat van de EU. Elke instelling heeft interne regels aangenomen om uitvoering te geven aan dit Statuut, ook op het gebied van ethiek. Om transparantie mogelijk te maken en een consistente toepassing van het Statuut te bevorderen, worden de regels ter uitvoering van het Statuut opgenomen in een register dat wordt bijgehouden door het Hof van Justitie van de Europese Unie en dient de Commissie om de drie jaar bij het Europees Parlement en de Raad een verslag in (artikel 110 van het Statuut) over die regels. Uit het laatste verslag 6 blijkt dat er tijdens de verslagperiode verdere convergentie was tussen de instellingen over een aanzienlijk aantal onderwerpen van uitvoeringsregels, waaronder op het gebied van ethiek en integriteit.

Om deze gevestigde mechanismen voor de coördinatie van personeelsregels optimaal te benutten, nodigt de Commissie alle instellingen die aan het Statuut zijn onderworpen, uit om prioritair na te gaan of er ruimte is voor de uitwisseling van goede praktijken en nuttige ervaringen en, waar nodig, op welke gebieden de personeelsregels verder kunnen worden aangepast. Deze werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd op het niveau van het College van Hoofden van de Administratie. Personeelsleden vallen buiten het toepassingsgebied van dit akkoord, aangezien er al interinstitutionele coördinatiemechanismen voor ethische kwesties van personeelsleden bestaan. Binnen de grenzen van het Statuut en via het College van Hoofden van de Administratie moeten de partijen bij dit akkoord zich ertoe verbinden te streven naar een niveau van normen dat gelijkwaardig is aan de normen die het Ethisch Orgaan hanteert voor directeuren-generaal en dergelijken.  In het kader van de interinstitutionele dialoog moet ook worden nagegaan of de regels en praktijken met betrekking tot de bekendmaking van informatie over bijeenkomsten van hun hogere leidinggevenden met organisaties en zelfstandigen over kwesties in verband met de besluitvorming en de beleidsuitvoering in de Unie in het kader van de dialoog met betrokkenen op elkaar kunnen worden afgestemd. De Commissie is bereid haar ervaring te delen, voortbouwend op de tenuitvoerlegging van haar interne besluit op dit gebied 7 gedurende bijna tien jaar.

Het Interinstitutioneel Akkoord over een verplicht transparantieregister, dat in 2021 werd gesloten tussen de Commissie, het Parlement en, voor het eerst, de Raad, bouwt voort op de positieve ervaring met een eerder akkoord uit 2014 en toont de relevantie van een interinstitutionele aanpak op dat gebied. In dit akkoord zijn beginselen en regels vastgelegd voor een gecoördineerde aanpak van zowel transparante als ethische belangenvertegenwoordiging, en voor transparante en ethische interacties tussen de drie genoemde EU-instellingen en belangenvertegenwoordigers op EU-niveau.

Het Interinstitutioneel Akkoord van 25 mei 1999 tussen het Parlement, de Raad en de Commissie betreffende de interne onderzoeken verricht door het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF) is een ander voorbeeld van de relevantie van de interinstitutionele aanpak voor de tenuitvoerlegging van regels inzake ethiek en integriteit 8 . Het akkoord garandeert dat onderzoeken in alle instellingen van de Unie onder gelijkwaardige voorwaarden worden uitgevoerd.

3.Een Interinstitutioneel Ethisch Orgaan

3.1. Samenstelling

De taak van het Ethisch Orgaan is het ontwikkelen van gemeenschappelijke ethische minimumnormen voor het gedrag van de leden van de in artikel 13, VEU genoemde instellingen en adviesorganen en van de Europese Investeringsbank, indien zij verzoekt deel te nemen.

Het Ethisch Orgaan zal bestaan uit één lid van elke deelnemende instelling, die in het akkoord wordt aangeduid als “partij”. Om een soepele en ononderbroken werking van het Ethisch Orgaan te waarborgen, wijst elke partij één vast lid en één plaatsvervanger aan.

De vertegenwoordiger van een partij heeft in beginsel het niveau van een vicevoorzitter. Er moet echter rekening worden gehouden met de specifieke kenmerken van de rol van elke instelling. Daarom voorziet het voorgestelde akkoord in flexibiliteit voor elke partij om een andere vertegenwoordiger dan een vicevoorzitter aan te stellen, wanneer een dergelijke functie binnen de partij niet bestaat of een dergelijke keuze ongepast zou zijn.

De functie van voorzitter van het Ethisch Orgaan rouleert jaarlijks volgens de in artikel 13, VEU vermelde volgorde. Indien de Europese Investeringsbank een volwaardige partij wordt, zal zij het voorzitterschap bekleden na in artikel 13, VEU genoemde partijen.

Het Ethisch Orgaan wordt bij zijn werkzaamheden bijgestaan door vijf onafhankelijke deskundigen die als waarnemers optreden en die worden benoemd volgens een door de Commissie vast te stellen procedure en met inachtneming van hun bekwaamheid, ervaring met functies op hoog niveau, onafhankelijkheid en professionele kwaliteiten. Zij wonen elke vergadering van het Ethisch Orgaan bij en geven advies over ethische kwesties in verband met het mandaat van het Ethisch Orgaan. Zij brengen ook advies uit met het oog op een gedachtewisseling binnen het Ethisch Orgaan over de afstemming van de interne regels van de partijen op de normen. 

Bij de benoeming van de onafhankelijke deskundigen streven de partijen naar genderevenwicht.

De leden van het Ethisch Orgaan worden ondersteund door een secretariaat, dat een gezamenlijke operationele structuur zal zijn die formeel bij de Commissie is ondergebracht. Het dient te bestaan uit de afdelingshoofden, of gelijkwaardige functiebekleders, die in elke deelnemende instelling verantwoordelijk zijn voor de ethiek van de leden en hun respectieve medewerkers en die voor dit doel zijn aangewezen. De persoon die deze functie bij de Commissie bekleedt, treedt op als coördinator voor het secretariaat, tenzij de Commissie in overleg met de partijen een andere persoon aanwijst.

3.2.Taken

Het Ethisch Orgaan heeft drie hoofdtaken, namelijk:

·gemeenschappelijke minimumnormen ontwikkelen die van toepassing zijn op alle partijen en hun leden, alsmede de aanzet geven tot de herziening ervan, indien nodig;

·van gedachten wisselen op basis van de beoordeling door een partij van de afstemming van haar eigen interne regels op bovengenoemde normen;

·samenwerking bevorderen tussen de partijen inzake kwesties van gemeenschappelijk belang met betrekking tot het gedrag van hun leden, alsmede uitwisselingen met andere openbare instanties of internationale organisaties waarvan de activiteiten relevant zijn voor de regels of normen inzake ethiek en integriteit.

De vaststelling van ethische regels en procedures en de toepassing ervan op afzonderlijke gevallen blijft een zaak van elke instelling, met volledige inachtneming van hun autonomie en onafhankelijkheid.

Andere organen, bureaus en agentschappen van de Unie dan de deelnemende instellingen mogen vrijwillig alle huidige en toekomstige gemeenschappelijke minimumnormen die door het Ethisch Orgaan zijn of worden ontwikkeld, toepassen op de regels die gelden voor de personen die een functie vervullen die vergelijkbaar is met die welke onder dit akkoord vallen, maar die geen personeelsleden zijn. In dit geval zullen zij deelnemen aan een gedachtewisseling met de leden van het Ethisch Orgaan over hun interne regels op gebieden waarvoor normen zijn ontwikkeld. Zij wijzen een vertegenwoordiger aan voor deze gedachtewisseling. Dezelfde gedachtewisseling vindt plaats wanneer nieuwe normen worden ontwikkeld of wanneer bestaande normen worden herzien.

3.3. Gebieden waarvoor normen worden ontwikkeld

Het Ethisch Orgaan zal gemeenschappelijke minimumnormen ontwikkelen op een bepaald aantal gebieden, die terdege rekening houden met het belang van deze gebieden voor de onafhankelijkheid en integriteit van de leden en de instellingen waartoe zij behoren. De normen moeten ook activiteiten omvatten om de naleving in elke instelling te bevorderen (bewustmaking) en te controleren. Elke partij kan te allen tijde aan het Ethisch Orgaan voorstellen om gemeenschappelijke minimumnormen op andere gebieden te ontwikkelen. Het Ethisch Orgaan zal hierover bij consensus beslissen. De normen moeten gemeenschappelijk zijn voor alle partijen en moeten daarom zodanig worden ontworpen dat de verschillende institutionele structuren of rollen in acht worden genomen.

De normen moeten gemeenschappelijk zijn voor alle partijen en betrekking hebben op de risico’s waarmee zij – en hun leden – worden geconfronteerd. De door het Ethisch Orgaan ontwikkelde normen zullen in geen geval aanleiding geven tot een verlaging van de normen die mogelijk al door een partij voor hetzelfde thema worden toegepast.

De normen zullen betrekking hebben op de volgende gebieden:

-Normen voor te declareren belangen en activa. Bepaalde belangen en activa van leden kunnen leiden tot een belangenconflict bij de uitoefening van de taken van een lid of op een andere manier relevant zijn voor de uitoefening van taken. Gemeenschappelijke normen zouden alle partijen helpen na te denken over de categorieën van belangen en activa die mogelijk een risico kunnen vormen voor de onafhankelijkheid en integriteit van de leden. Gemeenschappelijke normen moeten de partijen er ook toe bewegen na te denken over de juiste regels en procedures in elke instelling die moeten worden toegepast om deze verklaringen te onderzoeken.

-Normen voor nevenactiviteiten/externe activiteiten van leden. Het is van essentieel belang om ervoor te zorgen dat het uitvoeren van dergelijke activiteiten, waar van toepassing, de beschikbaarheid van de leden voor het uitvoeren van hun institutionele taken niet in gevaar brengt en daarmee niet onverenigbaar is. Dergelijke activiteiten mogen de onafhankelijkheid van de leden niet in gevaar brengen, en zodoende twijfel laten ontstaan bij het publiek over de onafhankelijkheid van de instelling waartoe zij behoren. De normen moeten betrekking hebben op de risico’s van bepaalde activiteiten die aanleiding kunnen geven tot belangenconflicten of die, met name wanneer het om bezoldigde activiteiten gaat, kunnen leiden tot een conflict tussen de noodzakelijke onafhankelijkheid als lid en de uitvoering van taken in verband met deze externe activiteiten.

-Normen voor het aanvaarden van door derden aangeboden geschenken, gastvrijheid of reizen. Leden zijn niet belast met een openbaar ambt of een openbaar mandaat om persoonlijk voordeel te halen uit deze functies. Het aannemen van geschenken in welke vorm dan ook of gastvrijheid van bronnen buiten de instelling leidt, wanneer deze de waarde van symbolische beleefdheid overstijgen of niet worden gedeclareerd, tot risico’s op belangenconflicten en vermoedens van beïnvloeding, of de schijn daarvan, van het besluitvormingsproces. De normen zullen helpen om deze risico’s effectief aan te pakken.

-Normen voor het aanvaarden van onderscheidingen/prijzen/eerbewijzen gedurende het mandaat. Zoals voor geschenken en gastvrijheid, kan het aanvaarden van onderscheidingen/prijzen/eerbewijzen door leden van bronnen buiten de instelling, vanwege de band die met de bron wordt gecreëerd, leiden tot risico’s op belangenconflicten en een gebrek aan onafhankelijkheid. De normen zullen bijdragen tot afstemming van de beoordeling van de reden voor de onderscheidingen en de mogelijke gevolgen voor de onafhankelijkheid van het lid.

-Normen voor voorwaardelijkheid en transparantiemaatregelen, met name wat betreft bijeenkomsten met belangenvertegenwoordigers en de openbaarmaking daarvan. Een voortdurende dialoog met belanghebbenden en belangenvertegenwoordigers maakt deel uit van het democratische systeem van de EU en kan waardevolle input opleveren voor het voorstellen en uitvoeren van wetgeving of beleid waarin ten volle rekening wordt gehouden met de specifieke kenmerken van het betrokken gebied. Een transparante omkadering van een dergelijke dialoog is echter van essentieel belang, om te voorkomen dat de instelling of haar leden het risico lopen dat de dialoog – zelfs onbedoeld – ten voordele van een specifieke belangengroep wordt gevoerd, met mogelijk nadelige gevolgen voor het vertrouwen van het publiek en het algemene belang van de Europese Unie. Er bestaan bepaalde gemeenschappelijke normen met betrekking tot bijeenkomsten met belangenvertegenwoordigers en de openbaarmaking van informatie daarover sinds het Parlement, de Raad en de Commissie het interinstitutioneel akkoord over het transparantieregister hebben gesloten, maar de interne regels en praktijken van de drie instellingen verschillen onderling. Daarom lijken ook gemeenschappelijke normen noodzakelijk. De voorwaardelijkheid en transparantiemaatregelen zijn van toepassing op andere gebieden dan bijeenkomsten en de openbaarmaking van informatie daarover, zoals de toegang tot de gebouwen van de instellingen, als dit nodig wordt geacht om een transparante en ethische belangenvertegenwoordiging te garanderen. Ook voor deze andere gebieden moeten gemeenschappelijke minimumnormen worden ontwikkeld.

-Normen voor het omgaan met postmandaatactiviteiten van voormalige leden en de transparantie daarvan. Postmandaatactiviteiten brengen het risico met zich mee dat leden gevoelige informatie gebruiken ten voordele van een nieuwe werkgever, cliënt of beroepsgroep, dat zij ten onrechte gebruikmaken van contacten of relaties die zij in het kader van hun voormalige functie hebben opgebouwd om beslissingen van de instellingen in de toekomst te beïnvloeden, of dat zij twijfels uiten over beslissingen die door houders van een openbaar ambt zijn genomen terwijl zij in functie waren. Gemeenschappelijke normen zouden betrekking kunnen hebben op de voorwaarden voor het toestaan van dergelijke activiteiten, de transparantie ervan en bepaalde daarmee verband houdende beperkingen.

-Normen voor de uitvoering van het gemeenschappelijk kader, onder andere wat betreft het toezicht op de naleving en het zorgen voor follow-up in geval van overtredingen. Normen voor het gedrag van leden zijn essentieel, maar op zichzelf niet voldoende: zij moeten worden aangevuld met concrete en doeltreffende uitvoerings- en controlemechanismen en met mechanismen ter versterking van een gemeenschappelijke cultuur van ethiek en integriteit, met name via voorlichting en bewustmaking. Gemeenschappelijke normen kunnen betrekking hebben op de interne adviesfuncties die de bevoegde autoriteiten bijstaan bij hun beoordeling van een bepaalde zaak, of rechtstreeks de leden bijstaan, met name de samenstelling van interne ethische organen en hun taken. Zij hebben ook betrekking op de procedures voor toezicht op naleving en het opvolgen van zaken in geval van overtredingen. Normen kunnen ook betrekking hebben op mechanismen waarmee vermoedens van overtreding van interne regels op een gebied dat onder de normen valt, door een lid aan OLAF en aan de betrokken instelling kunnen worden gemeld, met inbegrip van vervolgacties naar aanleiding van de melding en de bescherming van de melders tegen vergelding.

-Normen voor de openbaarmaking van informatie die op grond van de voorgaande punten is verzameld. Transparantie is een kernelement van een democratische Unie die het vertrouwen en de steun van de burgers geniet. Het Ethisch Orgaan moet transparantienormen ontwikkelen op de hierboven genoemde gebieden, met volledige inachtneming van de EU-regels inzake gegevensbescherming 9 , bijvoorbeeld met betrekking tot de openbaarmaking van individuele belangen, door middel van specifieke verklaringen om twijfels te voorkomen over de onafhankelijkheid van de leden en van de instellingen waartoe zij behoren. Transparantie houdt ook in dat alle normen die door het Ethisch Orgaan zijn ontwikkeld, en alle toepasselijke regels in elke instelling op alle gebieden die onder de normen vallen, openbaar worden gemaakt, in het bijzonder op de website van het Ethisch Orgaan.

3.4. Het Ethisch Orgaan in de interinstitutionele architectuur

In de politieke beleidslijnen van de Commissie werd steun uitgesproken voor de oprichting van een “onafhankelijke instantie voor ethiek voor alle EU-instellingen samen”, aangezien alle instellingen een belangrijke rol spelen bij het bevorderen van het vertrouwen in de EU. De Commissie is daarom van mening dat een akkoord tussen alle instellingen, op basis van hun institutionele autonomie, de juiste administratieve aanpak is, aangezien alle EU-instellingen hieraan kunnen deelnemen.

De opzet van het Ethisch Orgaan zal de autonomie en onafhankelijkheid van elke instelling eerbiedigen, evenals het institutionele evenwicht en de verschillende bepalingen in de Verdragen voor de leden van de verschillende instellingen. De Verdragen, en met name artikel 13, lid 2, VEU, stellen een systeem van “checks-and-balances” op EU-niveau in: een dergelijk evenwicht kan niet ongedaan worden gemaakt of gewijzigd door een akkoord tussen de EU-instellingen.

De bevoegdheden van het Ethisch Orgaan doen geen afbreuk aan het prerogatief van elke instelling om interne regels vast te stellen en besluiten te nemen met betrekking tot haar leden. De toepassing van de interne regels is de primaire verantwoordelijkheid van elke instelling, die wordt uitgeoefend binnen het systeem van institutioneel evenwicht met checks-and-balances dat door de Verdragen is ingesteld.

De door het Ethisch Orgaan ontwikkelde normen zullen echter een gemeenschappelijke minimumnorm vormen die ertoe dient de ethische kaders die van toepassing zijn op de leden van alle deelnemende instellingen, verder op elkaar af te stemmen, maar zonder hen te dwingen één gemeenschappelijke reeks ethische regels aan te nemen die voor allen geldt.

Het Ethisch Orgaan zal zich niet mengen in de onderzoekstaken van de volgende instanties of deze op enigerlei wijze beperken (en dus elke overlapping voorkomen):

·het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF), dat aanzienlijke bevoegdheden en expertise heeft in het onderzoeken van ernstige schendingen van de ambtsplichten van leden. Alle instellingen, organen, bureaus en agentschappen moeten het mandaat van OLAF volledig erkennen en ondersteunen;

·het Europees Openbaar Ministerie, dat strafbare feiten kan onderzoeken die de financiële belangen van de Unie schaden, ook wanneer deze gepleegd zijn door leden van de instellingen, en dat een beroep kan doen op de bevoegdheden en maatregelen waarin Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad voorziet;

·nationale politie- en vervolgingsautoriteiten die elk strafbaar feit van een lid kunnen onderzoeken en die een beroep kunnen doen op de bevoegdheden en maatregelen van de nationale strafprocedures. Dit omvat de vervolging van strafbare feiten, zoals fraude en corruptie, waarvoor de Commissie op 3 mei een corruptiebestrijdingspakket heeft gepresenteerd, zoals aangekondigd door voorzitter Von der Leyen in haar toespraak over de Staat van de Unie van 2022. Dit pakket omvat een voorstel om de EU-regels inzake definities en sancties voor corruptiedelicten bij te werken en te harmoniseren, om hoge normen in de strijd tegen corruptie te waarborgen, en is volledig van toepassing op de leden van alle EU-instellingen en op het personeel van de EU;

·de Europese Ombudsman, die onderzoeken kan instellen naar vermoedens van wanbeheer door de instellingen en toegang kan eisen tot informatie en documenten die in het bezit zijn van de instellingen.

In overeenstemming met de Verdragen zullen de deelnemende instellingen voor de uitvoering van dit akkoord loyaal met elkaar samenwerken.

4.Conclusie

De Europese instellingen moeten in hun respectieve missies kunnen vertrouwen op het onberispelijke gedrag van hun leden. Hoewel de discussies over de oprichting van een interinstitutioneel ethisch orgaan niet nieuw zijn, is er een nieuw momentum en een sterke vastberadenheid om dit te realiseren, en daarbij de specifieke kenmerken en onafhankelijkheid van alle verschillende EU-instellingen in stand te houden. De oprichting van dit Ethisch Orgaan zal een aanvulling zijn op het bestaande ethische kader en zal het vertrouwen in de EU-instellingen en in de mensen die voor hen werken helpen consolideren en versterken. De oprichting van dit Ethisch Orgaan zal een belangrijke stap zijn om ervoor te zorgen dat de instellingen van de Europese Unie aan de hoogste normen van onafhankelijkheid en integriteit voldoen en deze toepassen.

De Commissie stelt daarom een akkoord voor tussen alle EU-instellingen en adviesorganen die zijn genoemd in artikel 13, VEU, dat bij deze mededeling is gevoegd. In een geest van oprechte samenwerking moeten de betrokken instellingen ernaar streven zo spoedig mogelijk overeenstemming te bereiken over de bijgevoegde ontwerptekst, en wel op een zodanig tijdstip dat het Interinstitutioneel Ethisch Orgaan vóór de volgende Europese verkiezingen kan worden opgericht. De Europese Investeringsbank kan op verzoek ook volledig partij worden bij het akkoord, nadat het in werking is getreden. Andere organen, bureau en agentschappen van de Unie dan de partijen kunnen besluiten vrijwillig alle huidige of toekomstige gemeenschappelijke minimumnormen die door het Ethisch Orgaan zijn of worden ontwikkeld, toe te passen op de regels die gelden voor de personen die een functie vervullen die vergelijkbaar is met die welke onder dit akkoord vallen, maar die geen personeelsleden zijn. In dit geval zullen zij deelnemen aan een gedachtewisseling met de leden van het Ethisch Orgaan over hun respectieve interne regels op gebieden waarvoor normen zijn ontwikkeld. Dezelfde gedachtewisseling vindt plaats wanneer nieuwe normen worden ontwikkeld of wanneer bestaande normen worden herzien.

Dit voorstel maakt deel uit van een breder pakket maatregelen van de Commissie om de integriteit te bevorderen en het democratische systeem van de Unie te verdedigen.

Zoals aangekondigd in de toespraak over de Staat van de Unie van 2022, heeft de Commissie op 3 mei een corruptiebestrijdingspakket gepresenteerd. Het pakket omvat een voorstel voor een richtlijn met nieuwe en strengere regels om corruptiedelicten strafbaar te stellen en de sancties in de hele EU te harmoniseren, en een voorstel van de hoge vertegenwoordiger van de Unie voor buitenlandse zaken en veiligheidsbeleid, gesteund door de Commissie, om een speciale sanctieregeling in het kader van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid (GBVB) in te stellen om ernstige corruptiedelicten wereldwijd aan te pakken. Deze nieuwe maatregelen leggen sterk de nadruk op preventie en het creëren van een cultuur van integriteit waarin corruptie niet wordt getolereerd, en versterken tegelijkertijd bestaande handhavingsinstrumenten, zoals de klokkenluidersbeschermingsrichtlijn van 2019, waarmee ze in synergie zullen functioneren.

Een ander aanverwant initiatief dat in de toespraak over de Staat van de Unie van 2022 werd aangekondigd, is het pakket voor de verdediging van de democratie.

Deze initiatieven zullen, samen met het onderhavige voorstel, het institutionele kader van de Unie verder versterken en zorgen voor een nog hogere mate van transparantie en integriteit, waardoor het vertrouwen van de EU-burgers in hun democratische stelsel wordt versterkt.

(1)

  Corruptiebestrijding: strengere regels ter bestrijding van corruptie

(2)

 Interinstitutioneel Akkoord van 20 mei 2021 tussen het Europees Parlement, de Raad van de Europese Unie en de Europese Commissie over een verplicht transparantieregister (PB L 207 van 11.6.2021, blz. 1), EUR-Lex - 32021Q0611(01) - NL - EUR-Lex (europa.eu)

(3)

  Speciaal verslag nr. 13/2019: De ethische kaders van de gecontroleerde EU-instellingen: ruimte voor verbetering (europa.eu)

(4)

De rechten en plichten van het personeel worden uiteengezet in de artikelen 11 tot en met 26 bis; overeenkomstig artikel 10 is een interinstitutioneel comité voor het Statuut opgericht; artikel 110 voorziet in een verplichting om het interinstitutionele comité voor het Statuut te raadplegen wanneer een instelling algemene uitvoeringsbepalingen aanneemt; bovendien voorziet dit artikel in een verplichting voor de instellingen om elkaar regelmatig te raadplegen over de toepassing van het Statuut en in de oprichting van een register van de regels van alle instellingen die het Statuut toepassen.

(5)

  Speciaal verslag nr. 13/2019: De ethische kaders van de gecontroleerde EU-instellingen: ruimte voor verbetering (europa.eu)

(6)

Verslag van 28 mei 2021 van de Commissie aan het Europees Parlement en de Raad over de bepalingen die door het tot aanstelling bevoegde gezag van elke instelling werden vastgesteld om uitvoering te geven aan het Statuut (COM(2021) 258 final) . 

(7)

 Besluit van de Commissie van 25 november 2014 betreffende het openbaar maken van informatie over bijeenkomsten van directeuren-generaal van de Commissie en organisaties of als zelfstandige werkzame personen ( PB L 343 van 28.11.2014, blz. 19 ).

(8)

In het akkoord wordt eraan herinnerd dat OLAF (overeenkomstig Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom van de Commissie) onderzoeken kan instellen naar ernstige feiten in verband met de uitoefening van werkzaamheden in dienstverband die kunnen worden aangemerkt als een niet-nakoming van de verplichtingen van ambtenaren of andere personeelsleden van de Unie die aanleiding tot tuchtrechtelijke en, eventueel, strafrechtelijke maatregelen kan geven, of als een niet-nakoming van vergelijkbare verplichtingen van leden, leidinggevenden of personeelsleden die niet aan het Statuut onderworpen zijn.

(9)

 Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39).

EUROPESE COMMISSIE

Brussel, 8.6.2023

COM(2023) 311 final

BIJLAGE

bij de

MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT, DE EUROPESE RAAD, DE RAAD, HET HOF VAN JUSTITIE VAN DE EUROPESE UNIE, DE EUROPESE CENTRALE BANK, DE EUROPESE REKENKAMER, HET EUROPEES ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ EN HET COMITÉ VAN DE REGIO’S

Voorstel voor een Interinstitutioneel Ethisch Orgaan

BIJLAGE

Voorstel voor

een akkoord tussen het Europees Parlement, de Europese Raad, de Raad, de Europese Commissie, het Hof van Justitie van de Europese Unie, de Europese Centrale Bank, de Europese Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s tot instelling van een Interinstitutioneel Orgaan voor ethische normen voor de leden van de instellingen en adviesorganen genoemd in artikel 13 van het Verdrag betreffende de Europese Unie (VEU)

TOELICHTING

Artikel 13, lid 1, van het Verdrag betreffende de Europese Unie (VEU) bepaalt dat de Europese Unie “beschikt over een institutioneel kader, dat ertoe strekt haar waarden uit te dragen, haar doelstellingen na te streven, haar belangen en de belangen van haar burgers en van de lidstaten te dienen, en de samenhang, de doeltreffendheid en de continuïteit van haar beleid en haar optreden te verzekeren”.

De Europese instellingen moeten in hun respectieve missies kunnen vertrouwen op het onberispelijke gedrag van hun leden. De leden moeten zich houden aan de ethische beginselen en verplichtingen voor afzonderlijke leden van de instellingen die zijn vastgelegd in de EU-Verdragen en aan de regels die elke instelling daarvan heeft afgeleid.

Opdat de EU-burgers vertrouwen kunnen hebben in hun democratische vertegenwoordigers binnen de Europese instellingen en in de werking van de instellingen, moeten de leden van de instellingen voldoen aan de hoogste normen van onafhankelijkheid en integriteit.

De Verdragen leggen verplichtingen op aan de leden van de meeste instellingen en kennen verantwoordelijkheden toe om ervoor te zorgen dat de leden van de instellingen zich naar behoren gedragen met betrekking tot hun onafhankelijkheid en integriteit. Het institutionele evenwicht dat door de Verdragen is ingesteld, zorgt voor checks-and-balances tussen de instellingen. De Verdragen voorzien met name in procedures die het mogelijk maken om te reageren op wangedrag van afzonderlijke leden van de instellingen. De meeste instellingen hebben ervoor gekozen om dit kader en de daartoe behorende afzonderlijke verplichtingen meer in detail in te voeren, ofwel in hun reglementen van orde, ofwel in gedragscodes voor hun leden. De relevante bepalingen zijn:

Het Europees Parlement

De Verdragen bevatten geen expliciete ethische verplichtingen voor leden van het Europees Parlement of expliciete regels of procedures die moeten worden gevolgd in geval van ethisch wangedrag van een lid op EU-niveau. Het Parlement heeft regels vastgelegd in een Gedragscode voor de leden van het Europees Parlement, die aan zijn Reglement is gehecht. Artikel 8 van de Gedragscode voor de leden van het Europees Parlement over de procedure in geval van mogelijke overtredingen van de Gedragscode bepaalt het volgende:

1. Ingeval er gronden zijn om aan te nemen dat een lid van het Europees Parlement deze gedragscode wellicht heeft overtreden, verwijst de Voorzitter de zaak naar het raadgevend comité, behalve in gevallen van kennelijk vexatoir gedrag.

2. Het raadgevend comité onderzoekt de omstandigheden rond de vermoedelijke overtreding en kan het desbetreffende lid horen. Op grond van zijn bevindingen formuleert het een aanbeveling voor een eventueel besluit aan de Voorzitter.

In geval van vermoedelijke overtreding van de gedragscode door een vast lid of door een reservelid van het raadgevend comité ziet het vaste lid of het reservelid af van deelname aan de werkzaamheden van het raadgevend comité met betrekking tot die vermoedelijke overtreding.

3. Wanneer de Voorzitter, gelet op de aanbeveling van het raadgevend comité, na het betrokken lid te hebben verzocht om schriftelijke opmerkingen in te dienen, tot de conclusie komt dat het betrokken lid de gedragscode heeft overtreden, stelt hij bij een met redenen omkleed besluit een sanctie vast. De Voorzitter stelt dat lid in kennis van dat met redenen omkleed besluit.

De opgelegde sanctie kan een of meerdere van de in artikel 176, leden 4 tot en met 6, van het Reglement genoemde maatregelen omvatten.

4. Voor het betrokken lid staan de in artikel 177 van het Reglement genoemde interne beroepsmogelijkheden open.

Artikel 176, leden 4 tot en met 6, van zijn Reglement – Sancties

4. De sanctie kan een of meer van de volgende maatregelen omvatten:

a) een berisping;

b) het verlies van het recht op de verblijfsvergoeding voor een duur van twee tot dertig dagen;

c) onverminderd de uitoefening van het stemrecht ter plenaire vergadering, en in dit geval onder voorbehoud van strikte naleving van de gedragsregels, tijdelijke uitsluiting van deelname aan alle of een deel van de werkzaamheden van het Parlement gedurende een periode van twee tot dertig vergaderdagen van het Parlement of een van zijn organen, commissies of delegaties;

d) een voor maximaal een jaar geldend verbod voor het lid om het Parlement te vertegenwoordigen in een interparlementaire delegatie, een interparlementaire conferentie of een interparlementair forum;

e) in geval van een schending van de vertrouwelijkheid, een voor maximaal een jaar geldende beperking van het recht van toegang tot vertrouwelijke of gerubriceerde informatie.

5. De in lid 4, onder b) tot en met e), bedoelde maatregelen kunnen worden verdubbeld bij herhaalde inbreuken of wanneer het lid weigert te voldoen aan een overeenkomstig artikel 175, lid 3, genomen maatregel.

6. Voorts kan de Voorzitter de Conferentie van voorzitters voorstellen het lid te schorsen of uit het door hem beklede ambt of een of meer door hem beklede ambten te ontheffen overeenkomstig de in artikel 21 neergelegde procedure.

De Europese Raad

Artikel 15, lid 5, VEU

De Europese Raad kiest zijn voorzitter met gekwalificeerde meerderheid van stemmen voor een periode van tweeënhalf jaar. De voorzitter is eenmaal herkiesbaar. Indien de voorzitter verhinderd is of op ernstige wijze tekortschiet, kan de Europese Raad volgens dezelfde procedure zijn mandaat beëindigen.

Een gedragscode voor de voorzitter van de Europese Raad bevat verdere regels voor het verwachte gedrag.

De Raad

De Raad van de Europese Unie bestaat uit een vertegenwoordiger van iedere lidstaat op ministerieel niveau, die gemachtigd is om de regering van de lidstaat die hij vertegenwoordigt, te binden en om het stemrecht van deze lidstaat uit te oefenen (artikel 16, lid 2, VEU). In het reglement van orde van de Raad, dat gebaseerd is op artikel 240, lid 3, VWEU zijn geen specifieke ethische verplichtingen vastgesteld voor individuele ministers die de lidstaten in de Raad vertegenwoordigen. In dit opzicht wordt erop vertrouwd dat elke lidstaat de verantwoordelijkheid en interne besluiten neemt om ervoor te zorgen dat zijn stemmen en standpunten in de Raad naar behoren worden vertegenwoordigd door de aangewezen minister en dat de aangewezen persoon bijdraagt tot de goede werking van de Raad en deze respecteert.

De Europese Commissie

Artikel 245, VWEU

De leden van de Commissie onthouden zich van iedere handeling welke onverenigbaar is met het karakter van hun ambt. De lidstaten eerbiedigen hun onafhankelijkheid en trachten niet hen te beïnvloeden bij de uitvoering van hun taak.

De leden van de Commissie mogen gedurende hun ambtsperiode geen andere beroepswerkzaamheden, al dan niet tegen beloning, verrichten. Bij hun ambtsaanvaarding verbinden zij zich plechtig om gedurende hun ambtsperiode en na afloop daarvan de uit hun taak voortvloeiende verplichtingen na te komen, in het bijzonder eerlijkheid en kiesheid te betrachten in het aanvaarden van bepaalde functies of voordelen na afloop van die ambtsperiode. Ingeval deze verplichtingen niet worden nagekomen, kan de Raad, met gewone meerderheid, of de Commissie zich wenden tot het Hof van Justitie, dat, al naar gelang van het geval, ontslag ambtshalve volgens artikel 247 of verval van het recht op pensioen of van andere, daarvoor in de plaats tredende voordelen kan uitspreken.

In een gedragscode voor de leden van de Europese Commissie zijn de verplichtingen voor de leden vastgesteld en verduidelijkt (PB C 65 van 21.2.2018, blz. 7).

Het Hof van Justitie van de Europese Unie

Artikel 6 van het statuut van het Hof van Justitie van de Europese Unie (protocol nr. 3)

Een rechter kan slechts van zijn ambt worden ontheven of van zijn recht op pensioen of van andere als zodanig geldende gunsten vervallen worden verklaard, wanneer hij, naar het eenstemmige oordeel van de rechters van en de advocaten-generaal bij het Hof van Justitie, heeft opgehouden aan de gestelde voorwaarden of aan de uit zijn ambt voortvloeiende verplichtingen te voldoen. De betrokkene neemt niet aan die beraadslagingen deel. Wanneer de betrokkene lid is van het Gerecht of van een gespecialiseerde rechtbank, beslist het Hof na raadpleging van het betrokken rechtscollege.

De griffier deelt de beslissing van het Hof mee aan de voorzitters van het Europees Parlement en van de Commissie en geeft van die beslissing kennis aan de voorzitter van de Raad.

In geval van een beslissing waarbij een rechter van zijn ambt wordt ontheven, ontstaat door laatstbedoelde kennisgeving een vacature.

In een gedragscode voor leden en voormalige leden van het Hof van Justitie van de Europese Unie worden de verplichtingen meer in detail verduidelijkt (PB C 397 van 30.9.2021, blz. 1).

De Rekenkamer van de Europese Unie

Artikel 286, leden 5 en 6, VWEU

5. Behalve door regelmatige vervanging of door overlijden, eindigt de ambtsvervulling van een lid van de Rekenkamer door vrijwillig ontslag of door ontslag ambtshalve ingevolge een uitspraak van het Hof van Justitie overeenkomstig lid 6.

6. De leden van de Rekenkamer kunnen slechts van hun ambt worden ontheven of van hun recht op pensioen of andere daarvoor in de plaats tredende voordelen vervallen worden verklaard, indien het Hof van Justitie, op verzoek van de Rekenkamer, constateert dat zij hebben opgehouden aan de eisen voor de uitoefening van hun ambt of aan de uit hun taak voortvloeiende verplichtingen te voldoen.

In een gedragscode voor de leden en voormalige leden van de Rekenkamer worden de verplichtingen meer in detail vastgesteld (PB L 128 van 2.5.2022, blz. 102).

De Europese Centrale Bank

Artikel 11, lid 4, van de statuten van het Europees Stelsel van centrale banken en van de Europese Centrale Bank (protocol nr. 4) betreffende de directieleden

Op verzoek van de Raad van bestuur of van de directie kan een lid van de directie dat niet meer aan de eisen voor de uitoefening van zijn ambt voldoet of op ernstige wijze is tekortgeschoten, door het Hof van Justitie van zijn ambt ontheven worden verklaard.

In een gedragscode voor ECB-ambtenaren op hoog niveau zijn de ethische verplichtingen vastgesteld die van toepassing zijn op de leden van de raad van bestuur en de leden van de raad van toezicht bij de uitoefening van hun functies als leden van een ECB-orgaan op hoog niveau, alsook op de leden van de directie (PB C 478 van 16.12.2022, blz. 3).

Het Comité van de Regio’s

Artikel 300, lid 4, VWEU

De leden van [...] het Comité van de Regio’s zijn niet gebonden door enig imperatief mandaat. Zij oefenen hun ambt volkomen onafhankelijk uit in het algemeen belang van de Unie.

Deze bepaling wordt verder uitgevoerd door middel van de Gedragscode voor de Leden van het Europees Comité van de Regio’s (PB L 20 van 24.1.2020, blz. 17).

Het Europees Economisch en Sociaal Comité

Artikel 300, lid 4, VWEU

De leden van [...] het Economisch en Sociaal Comité zijn niet gebonden door enig imperatief mandaat. Zij oefenen hun ambt volkomen onafhankelijk uit in het algemeen belang van de Unie.

Deze bepaling wordt verder uitgevoerd door middel van het reglement van orde en de gedragscode voor de leden van het Europees Economisch en Sociaal Comité (PB L 149 van 31.5.2022, blz. 1).

In de Verdragen is dus een gedifferentieerd kader vastgesteld met betrekking tot de individuele verplichtingen van de leden van de instellingen en de te volgen procedure in geval van wangedrag. De meeste instellingen hebben ervoor gekozen om dit kader en de daartoe behorende individuele verplichtingen meer in detail uit te voeren. Deze instellingen hebben interne regels aangenomen in hun reglementen van orde of in gedragscodes voor hun leden, en hebben gewoonlijk hun respectieve voorzitter belast met een speciale verantwoordelijkheid voor de toepassing van deze regels. Meestal hebben ze ook een intern adviesorgaan ingesteld om de instellingen bij te staan in hun besluitvorming over alle of bepaalde van deze individuele verplichtingen van hun leden. Er is momenteel geen mechanisme of forum waarin de instellingen onderling deze interne maatregelen kunnen bespreken of coördineren, zelfs niet op gebieden waar er sterke overeenkomsten zijn tussen de instellingen en hun leden. Er is ook niet één plek waar de ethische regels en maatregelen die van toepassing zijn op de leden van alle instellingen, publiekelijk beschikbaar zijn.

In de politieke beleidslijnen van de voorzitter van de Commissie van 16 juli 2019 werd steun uitgesproken voor de oprichting van een “onafhankelijke instantie voor ethiek voor alle EU-instellingen samen”, met als doel het vertrouwen in de EU-instellingen met betrekking tot “ethiek, transparantie en integriteit” te waarborgen.

Het Europees Parlement werkte tussen 2019 en 2021 aan een initiatiefverslag over de versterking van de transparantie en integriteit in de EU-instellingen door de oprichting van een onafhankelijk ethisch orgaan van de EU. De resolutie werd aangenomen op 16 september 2021. De Commissie stuurde het Parlement op 18 februari 2022 een formeel antwoord. Op 16 februari 2023 werd vervolgens een resolutie aangenomen waarin werd opgeroepen tot de oprichting van het ethisch orgaan.

Een gemeenschappelijk ethisch orgaan voor alle instellingen zal het mogelijk maken om gemeenschappelijke minimumnormen te ontwikkelen met betrekking tot het gedrag van de leden van de instellingen. Het zal alle instellingen voor het eerst de mogelijkheid bieden om de kwestie van ethische normen voor hun leden te benaderen als een zaak van gemeenschappelijk interinstitutioneel belang. Wat het personeel van de EU-instellingen betreft, is in het Statuut van de ambtenaren en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie al een uitgebreid pakket regels en procedures op het gebied van ethiek en tuchtmaatregelen opgenomen, dat van toepassing is op het personeel van alle EU-instellingen, -organen, -bureaus en -agentschappen. Dit zorgt voor identieke normen en regels voor het hele ambtenarenapparaat van de EU, die verder kunnen worden verduidelijkt door uitvoeringsregels die door elke instelling worden aangenomen. Om transparantie mogelijk te maken en een consistente toepassing van het Statuut te bevorderen, worden de regels ter uitvoering van het Statuut opgenomen in een register dat wordt bijgehouden door het Hof van Justitie van de Europese Unie en dient de Commissie om de drie jaar bij het Europees Parlement en de Raad een verslag in (artikel 110 van het Statuut). Deze inspanningen worden ondersteund door de gevestigde structuren en mechanismen die zorgen voor een gemeenschappelijke interinstitutionele aanpak wanneer het onderwerp daarom vraagt. De Commissie is van mening dat die gevestigde structuren en mechanismen prioritair moeten onderzoeken hoe goede praktijken en nuttige ervaringen kunnen worden uitgewisseld en waar nodig de regels voor het personeel verder kunnen worden aangepast.

Personeelsleden vallen buiten het toepassingsgebied van dit akkoord, aangezien er al interinstitutionele coördinatiemechanismen voor ethische kwesties van personeelsleden bestaan. Binnen de grenzen van het Statuut en via het College van Hoofden van de Administratie moeten de partijen bij dit akkoord zich ertoe verbinden te streven naar een niveau van normen dat gelijkwaardig is aan de normen die het Orgaan hanteert voor directeuren-generaal en dergelijken.

Dergelijke formele interinstitutionele mechanismen en gemeenschappelijke normen voor personeel bestaan echter niet voor de leden van de instellingen, en dit is precies waar de toegevoegde waarde ligt van een ethisch orgaan waaraan de leden van alle EU-instellingen en adviesorganen zijn onderworpen.

De beslissingsbevoegdheid voor het aannemen en toepassen van de interne ethische regels van elke instelling moet binnen de respectieve instellingen blijven. De toepassing van de interne regels is de primaire verantwoordelijkheid van elke instelling, die wordt uitgeoefend binnen het systeem van institutioneel evenwicht met checks-and-balances dat door de Verdragen is ingesteld. De instellingen kunnen niet afzien van de uitoefening van hun respectieve bevoegdheden die hen door de Verdragen zijn toevertrouwd. Zij kunnen de verantwoordelijkheid voor het gedrag van hun leden en hun prerogatief om te reageren op schendingen van de ethische regels door individuele leden, niet delegeren. Uit hoofde van hun bestuurlijke autonomie kunnen zij echter wel besluiten om een adviesorgaan op te richten dat hun allen bijstand verleent bij de ontwikkeling van gemeenschappelijke minimumnormen voor ethisch gedrag van individuele leden en bij aangelegenheden betreffende de opstelling van hun respectieve interne ethische regels en procedures met betrekking tot hun leden.

De oprichting van dit orgaan zal de onderzoekstaken van het Europees Bureau voor fraudebestrijding, het Europees Openbaar Ministerie, de nationale politie- en vervolgingsautoriteiten en de Europese Ombudsman niet belemmeren of op enigerlei wijze beperken en zal derhalve hun respectieve bevoegdheden niet overlappen.

Dit akkoord laat het Interinstitutioneel Akkoord van 2021 tussen het Europees Parlement, de Raad en de Commissie over een verplicht transparantieregister en het Interinstitutioneel Akkoord van 25 mei 1999 tussen het Europees Parlement, de Raad van de Europese Unie en de Commissie betreffende de interne onderzoeken verricht door het Europees Bureau voor fraudebestrijding onverlet.

Om de eigen verantwoordelijkheid te waarborgen en toegevoegde waarde te bieden, moet dit orgaan een structuur zijn die gemeenschappelijk is voor alle instellingen en adviesorganen, die deze begeleidt en bijstaat met advies over aangelegenheden en op manieren die onderling zijn overeengekomen.

Om haar belofte na te komen om de oprichting van een gemeenschappelijk ethisch orgaan voor alle instellingen en adviesorganen te ondersteunen, stelt de Commissie dit akkoord tussen deze instellingen en adviesorganen voor, dat aan het Europees Parlement, de Europese Raad, de Raad, het Hof van Justitie van de Europese Unie, de Europese Centrale Bank, de Europese Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s zal worden toegezonden. In de geest van oprechte samenwerking is het belangrijk dat er zo snel mogelijk een interinstitutioneel akkoord wordt bereikt, en wel op een zodanig tijdstip dat het ethisch orgaan vóór de volgende Europese verkiezingen kan worden opgericht. De Europese Investeringsbank kan op verzoek ook volledig partij worden bij het akkoord, nadat het in werking is getreden. Zij wordt partij bij dit akkoord met ingang van de datum waarop zij een vertegenwoordiger in het ethisch orgaan aanwijst. Alle normen die door het ethisch orgaan worden ontwikkeld voordat de Europese Investeringsbank daadwerkelijk lid wordt, zullen volledig op haar van toepassing zijn.

Andere organen, bureaus en agentschappen van de Unie dan de partijen kunnen besluiten vrijwillig alle huidige of toekomstige gemeenschappelijke minimumnormen die door het ethisch orgaan zijn of worden ontwikkeld, toe te passen op de regels die gelden voor de personen die een functie vervullen die vergelijkbaar is met die welke onder dit akkoord vallen, maar die geen personeelsleden zijn. In dit geval zullen zij deelnemen aan een gedachtewisseling met de leden van het ethisch orgaan over hun respectieve interne regels op gebieden waarvoor normen zijn ontwikkeld. Zij wijzen een vertegenwoordiger aan voor deze gedachtewisseling. Dezelfde gedachtewisseling vindt plaats wanneer nieuwe normen worden ontwikkeld of wanneer bestaande normen worden herzien.

Voorstel voor

een akkoord tussen het Europees Parlement, de Europese Raad, de Raad, de Europese Commissie, het Hof van Justitie van de Europese Unie, de Europese Centrale Bank, de Europese Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s tot instelling van een Interinstitutioneel Orgaan voor ethische normen voor de leden van de instellingen en adviesorganen genoemd in artikel 13 van het Verdrag betreffende de Europese Unie

HET EUROPEES PARLEMENT,

DE EUROPESE RAAD,

DE RAAD,

DE EUROPESE COMMISSIE,

HET HOF VAN JUSTITIE VAN DE EUROPESE UNIE,

DE EUROPESE CENTRALE BANK,

DE EUROPESE REKENKAMER,

HET EUROPEES ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ,

EN HET EUROPEES COMITÉ VAN DE REGIO’S

Overwegende hetgeen volgt:

(1)Het doel van dit akkoord is de oprichting van een Interinstitutioneel Orgaan voor ethische normen voor de leden van de instellingen en adviesorganen van de Unie die zijn genoemd in artikel 13, leden 1 en 4, van het Verdrag betreffende de Europese Unie (hierna “het Orgaan” genoemd). De Europese Investeringsbank kan op verzoek ook volledig partij worden bij het akkoord, nadat het in werking is getreden.

(2)Andere organen, bureaus en agentschappen van de Unie dan partijen bij dit akkoord kunnen ervoor kiezen alle huidige en toekomstige gemeenschappelijke minimumnormen die door het Orgaan zijn of worden ontwikkeld, toe te passen op de regels die gelden voor de personen die een functie vervullen die vergelijkbaar is met die welke onder dit akkoord vallen, maar die geen personeelsleden zijn.

(3)Het functioneren van het Orgaan mag geen afbreuk doen aan de bevoegdheden van de partijen zoals neergelegd in de Verdragen, noch van invloed zijn op hun respectieve bevoegdheden inzake interne organisatie of het systeem van checks-and-balances dat bij de Verdragen is ingesteld. Het mag ook geen afbreuk doen aan de bevoegdheden van het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (OLAF), dat aanzienlijke bevoegdheden en expertise heeft in het onderzoeken van ernstige schendingen van de ambtsplichten van leden. Alle instellingen, organen, bureaus en agentschappen moeten het mandaat van OLAF volledig erkennen en ondersteunen.

(4)De doeltreffendheid van de Unie als geheel berust op haar legitimiteit, terwijl haar legitimiteit op haar beurt berust op het vertrouwen van haar burgers. Ethiek, integriteit en transparantie zijn essentieel voor het behoud van het vertrouwen van de burgers van de Unie in het politieke, wetgevende en administratieve werk van de instellingen van de Unie.

(5)De leden van de instellingen en adviesorganen van de Unie hebben een bijzondere verantwoordelijkheid om de ethische beginselen en verplichtingen die in de Verdragen en in de regels die elke instelling daarvan heeft afgeleid, zijn vastgelegd, volledig te handhaven en te eerbiedigen.

(6)Het is niet alleen belangrijk dat alle instellingen en adviesorganen van de Unie duidelijke en transparante regels opstellen en toepassen, maar ook dat zij dezelfde minimumnormen inzake integriteit en onafhankelijkheid hanteren en over mechanismen beschikken om de naleving van hun respectieve ethische regels te waarborgen.

(7)De taken van het Orgaan moeten er dan ook in bestaan op een bepaald aantal gebieden gemeenschappelijke minimumnormen te ontwikkelen, van gedachten te wisselen over de zelfbeoordeling van een instelling of adviesorgaan met betrekking tot de afstemming van haar interne regels op deze ontwikkelde normen en de interinstitutionele samenwerking op dit gebied te bevorderen.

(8)De gedachtewisseling op basis van een zelfbeoordeling moet ook gelden voor de andere organen, bureaus en agentschappen van de Unie dan de partijen die er vrijwillig voor kiezen de gehele reeks gemeenschappelijke minimumnormen toe te passen. Daartoe moeten zij een vertegenwoordiger aanwijzen voor de gedachtewisseling.

(9)Elke partij moet streven naar gendergelijkheid bij de benoeming van haar gewone en plaatsvervangende vertegenwoordigers in het Orgaan. Bij de algemene samenstelling van het Orgaan, bestaande uit de (gewone en plaatsvervangende) leden, met inbegrip van de voorzitter, en de onafhankelijke deskundigen, moet worden gestreefd naar genderevenwicht.

(10)Niets in dit akkoord mag een partij ervan weerhouden strengere eisen aan haar leden te stellen, met name in verband met een specifiek risico dat verbonden is aan het mandaat en de taken van de partij of haar leden.

(11)Niets in dit akkoord mag, in welke omstandigheden dan ook, een reden zijn om de normen die een partij reeds toepast op de gebieden die onder dit akkoord vallen, te verlagen.

(12)De partijen moeten altijd handelen in wederzijdse oprechte samenwerking bij de uitvoering van dit akkoord.

(13)Dit akkoord wordt door de partijen ondertekend na voltooiing van hun respectieve interne procedures voor dat doel,

KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN:

Artikel 1

Onderwerp en toepassingsgebied

1.Bij dit akkoord wordt een Interinstitutioneel Orgaan voor ethische normen (hierna “het Orgaan” genoemd) opgericht voor de leden van het Europees Parlement, de Europese Raad, de Raad, de Europese Commissie, het Hof van Justitie van de Europese Unie, de Europese Centrale Bank, de Europese Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s (hierna “de partijen” genoemd). Het stelt ook het kader en de werkingsbeginselen ervan vast.

2.Op haar verzoek kan ook de Europese Investeringsbank volledig partij worden bij dit akkoord. Haar deelname aan het Orgaan wordt van kracht op de datum waarop zij overeenkomstig artikel 3 een vertegenwoordiger in het Orgaan aanwijst. Alle gemeenschappelijke minimumnormen die mogelijk door het Orgaan worden ontwikkeld voordat de Europese Investeringsbank daadwerkelijk deelneemt, zullen volledig op haar van toepassing zijn.

Artikel 2

Definities

1.Voor de toepassing van dit akkoord wordt onder “leden van de partijen” verstaan:

(a)de leden van het Europees Parlement;

(b)de voorzitter van de Europese Raad;

(c)de vertegenwoordigers op ministerieel niveau van de lidstaat die het voorzitterschap van de Raad bekleedt;

(d)de leden van de Europese Commissie;

(e)de leden van het Hof van Justitie van de Europese Unie;

(f)de leden van de Europese Rekenkamer;

(g)de leden van de directie van de Europese Centrale Bank en de leden van de raad van bestuur en van de raad van toezicht bij de uitoefening van hun functies;

(h)de leden van het Europees Economisch en Sociaal Comité;

(i)de leden van het Europees Comité van de Regio’s.

2.Ingeval de Europese Investeringsbank overeenkomstig artikel 1, lid 2, partij wordt, wordt de in lid 1 van dit artikel vastgestelde definitie uitgebreid tot de leden van de Directie van de Europese Investeringsbank en de leden van de Raad van Bewind bij de uitoefening van hun functies.

Artikel 3

Leden van het Orgaan

1.Elke partij wordt in het Orgaan vertegenwoordigd door één lid. Daartoe benoemt elke partij een vaste vertegenwoordiger en een plaatsvervanger die als lid zitting heeft in het Orgaan wanneer de vaste vertegenwoordiger afwezig of verhinderd is. De vaste en plaatsvervangende vertegenwoordigers worden uiterlijk twee maanden na de datum van inwerkingtreding van dit akkoord benoemd. Elke partij streeft naar gendergelijkheid bij de benoeming van haar vaste en plaatsvervangende vertegenwoordigers.

2.De vaste vertegenwoordiger van het Orgaan heeft in beginsel het niveau van een vicevoorzitter of een gelijkwaardig niveau.

3.Elke partij kan naar eigen goeddunken haar vaste of plaatsvervangende vertegenwoordiger vervangen, waarbij zij altijd streeft naar gendergelijkheid tussen de vaste en plaatsvervangende vertegenwoordigers. In elk geval eindigt de termijn van de vaste of plaatsvervangende vertegenwoordiger automatisch:

(a)wanneer de vertegenwoordiger zijn functie in de instelling of het adviesorgaan van de Unie die of dat hij vertegenwoordigt, neerlegt;

(b)in alle gevallen vijf jaar na de eerste benoeming als vaste of plaatsvervangende vertegenwoordiger.

Artikel 4

Voorzitterschap

1.Elke partij zit het Orgaan bij toerbeurt voor een termijn van jaar voor. Het toerbeurtsysteem volgt de volgorde van de instellingen zoals vermeld in artikel 13, lid 1, van het Verdrag. Wanneer alle in artikel 13, lid 1, van het Verdrag genoemde instellingen aan de beurt zijn geweest, wordt het toerbeurtsysteem voortgezet met de twee in artikel 13, lid 4, van het Verdrag genoemde adviesorganen. Vervolgens wordt het toerbeurtsysteem voortgezet met de Europese Investeringsbank indien deze partij wordt overeenkomstig artikel 1, lid 2.

2.De voorzitter organiseert de werkzaamheden van het Orgaan, zorgt ervoor dat de nodige organisatorische en procedurele maatregelen worden genomen en brengt alle vereiste informatie en documenten onder de aandacht van alle leden van het Orgaan.

Artikel 5

Onafhankelijke deskundigen

1.Het Orgaan wordt bijgestaan door vijf onafhankelijke deskundigen die alle vergaderingen van het Orgaan als waarnemer bijwonen en de leden van het Orgaan adviseren over ethische kwesties in verband met het mandaat van het Orgaan.

2.De onafhankelijke deskundigen worden in onderlinge overeenstemming door de partijen benoemd op grond van hun bekwaamheid, ervaring, onafhankelijkheid en professionele kwaliteiten. Zij zijn van onberispelijk professioneel gedrag en hebben ervaring in hoge functies bij Europese, nationale of internationale overheidsinstellingen. Zij worden uiterlijk drie maanden na de inwerkingtreding van dit akkoord benoemd volgens een door de Commissie vast te stellen procedure.

3.De onafhankelijke deskundigen ondertekenen een verklaring inzake de afwezigheid van belangenconflicten. Indien de tot het sluiten van arbeidsovereenkomsten bevoegde autoriteit een belangenconflict constateert, vraagt zij het Orgaan om advies.

4.Bij de benoeming van de onafhankelijke deskundigen streven de partijen naar genderevenwicht.

5.De onafhankelijke deskundigen hebben een ambtstermijn van drie jaar die één keer kan worden verlengd. Indien een onafhankelijke deskundige zijn functie neerlegt vóór het verstrijken van de termijn van drie jaar, benoemen de partijen in onderlinge overeenstemming een nieuwe onafhankelijke deskundige voor drie jaar.

6.De onafhankelijke deskundigen krijgen van de Commissie de status van bijzonder adviseur en ressorteren administratief onder de Commissie. Zij ontvangen een vergoeding voor reis- en verblijfskosten voor de uitvoering van hun taken. Zij ontvangen een dagloon per werkdag die wordt berekend op basis van de bezoldiging van een ambtenaar van de Unie in rang AD12.

Artikel 6

Mandaat

1.Het Orgaan draagt bij tot de bevordering van een gemeenschappelijke cultuur van ethiek en transparantie onder de partijen, met name door gemeenschappelijke minimumnormen voor het gedrag van de leden van de partijen (hierna “de normen” genoemd) te ontwikkelen en de uitwisseling van beste praktijken op dit gebied te stimuleren.

2.Het Orgaan heeft de volgende taken:

(a)de normen ontwikkelen voor het gedrag van de leden van de partijen op de in artikel 7 genoemde gebieden;

(b)herzien van de normen overeenkomstig artikel 8;

(c)gedachtewisselingen houden op basis van de beoordeling door elke partij of een vrijwillig betrokken orgaan, bureau of agentschap van de Unie van de afstemming van de eigen interne regels op de normen, overeenkomstig respectievelijk de artikelen 9 en 19;

(d)bevorderen van samenwerking tussen de partijen over kwesties van gemeenschappelijk belang met betrekking tot hun interne gedragsregels voor hun leden, alsmede uitwisselingen met andere Europese, nationale of internationale organisaties waarvan het werk relevant is voor het vaststellen van de normen;

(e)een jaarverslag uitbrengen overeenkomstig artikel 17.

3.Het functioneren van het Orgaan laat de bevoegdheden van de partijen onverlet en is niet van invloed op hun respectieve bevoegdheden inzake interne organisatie. In het bijzonder is het Orgaan niet bevoegd ten aanzien van de toepassing van de interne regels van een partij op individuele gevallen.

Artikel 7

Ontwikkeling van gemeenschappelijke minimumnormen

1.Het Orgaan ontwikkelt normen voor het gedrag van de leden van alle partijen. De normen worden ontwikkeld in het kader van de verplichtingen die de Verdragen de leden van de partijen opleggen en houden rekening met de aard van hun mandaat of openbaar ambt en met de specifieke kenmerken van elke partij. De normen doen geen afbreuk aan het systeem van checks-and-balances dat bij de Verdragen is ingesteld.

2.De normen hebben betrekking op de volgende zaken:

(a)belangen en bezittingen die door leden van de partijen moeten worden gedeclareerd;

(b)externe activiteiten van leden van de partijen tijdens hun ambtstermijn;

(c)aanvaarding van geschenken, gastvrijheid en reizen die aan de leden van de partijen tijdens hun ambtstermijn door derden worden aangeboden;

(d)aanvaarding van onderscheidingen, prijzen en eerbewijzen door de leden van de partijen tijdens hun ambtstermijn;

(e)activiteiten van de leden van de partijen na het einde van hun ambtstermijn;

(f)voorwaardelijkheid en aanvullende transparantiemaatregelen in de zin en binnen het toepassingsgebied van het Interinstitutioneel Akkoord van 20 mei 2021 over een verplicht transparantieregister 1 , in het bijzonder met betrekking tot bijeenkomsten van leden van de partijen met belangenvertegenwoordigers zoals gedefinieerd in artikel 2, punt a), van dat akkoord.

3.Het Orgaan ontwikkelt ook gemeenschappelijke minimumnormen met betrekking tot:

(a)door de partijen vastgestelde algemene procedures om de naleving van hun interne regels op de in lid 2 genoemde gebieden te waarborgen en te controleren, met inbegrip van bewustmakingsacties, de samenstelling en taken van interne organen met betrekking tot ethische kwesties, mechanismen voor melding bij de betrokken partij in geval van een vermoeden van overtreding van de regels, met inbegrip van follow-up van de melding en bescherming van de meldende personen tegen vergelding, ook wat betreft gevallen van intimidatie waarbij leden van de partijen betrokken zijn, en procedures om sancties in te stellen of vast te stellen in geval van overtredingen;

(b)vereisten met betrekking tot bekendmaking van de verzamelde informatie over de in lid 2 genoemde gebieden.

4.Verdere gemeenschappelijke minimumnormen op andere gebieden dan die welke in de leden 2 en 3 zijn genoemd, kunnen worden ontwikkeld wanneer alle partijen daarmee instemmen.

5.De leden van het Orgaan komen de normen bij consensus overeen in een geest van oprechte samenwerking.

6. De leden van het Orgaan bereiken overeenstemming over de normen binnen zes maanden na de benoeming van de leden en onafhankelijke deskundigen overeenkomstig artikel 3, lid 1, en artikel 5, lid 2, en na het nemen van een besluit over de ontwikkeling van nieuwe normen overeenkomstig lid 4.

7.De normen worden schriftelijk geformaliseerd en, met inachtneming van de autonomie van elke partij, aan alle partijen meegedeeld. De partijen verbinden zich ertoe deze ten uitvoer te leggen in hun interne gedragsregels voor hun leden. De normen worden openbaar gemaakt op de in artikel 18 bedoelde website van het Orgaan.

Artikel 8

Herziening van gemeenschappelijke minimumnormen

1.Het Orgaan beoordeelt of het noodzakelijk is bestaande normen te herzien wanneer een of meer leden van het Orgaan een dergelijke herziening noodzakelijk achten.

2. Een herziening kan met name noodzakelijk worden geacht vanwege ontwikkelingen in de rechtspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie, nieuwe of gewijzigde ethische normen van internationale organisaties, nieuwe technische ontwikkelingen of de behoefte aan verduidelijking van bestaande normen als gevolg van terugkerende kwesties.

3.De leden 5 en 7 van artikel 7 zijn van toepassing op de herziening van bestaande normen.

Artikel 9

Gedachtewisseling over de zelfbeoordelingen van de partijen

1.Elke partij voert een schriftelijke zelfbeoordeling uit van haar interne regels en de afstemming daarvan op de overeenkomstig artikel 7 ontwikkelde normen en op de herziening van bestaande normen overeenkomstig artikel 8.

2.Elke partij rondt de zelfbeoordeling af binnen hoogstens vier maanden na de vaststelling of herziening van een norm.

3.De zelfbeoordeling wordt door de betrokken partij voorgelegd aan een vergadering van het Orgaan.

4.De onafhankelijke deskundigen brengen binnen twee maanden na ontvangst van de zelfbeoordeling schriftelijk advies uit. Indien het advies van de deskundigen niet unaniem wordt aangenomen, worden de afwijkende standpunten in het advies vermeld. De beraadslagingen van de deskundigen zijn vertrouwelijk.

5.Binnen twee maanden na ontvangst van het in lid 4 bedoelde schriftelijk advies houdt het Orgaan een gedachtewisseling op basis van de zelfbeoordeling en het schriftelijk advies.

6.Het secretariaat stelt een verslag op met een samenvatting van de in lid 5 bedoelde gedachtewisseling en met slotopmerkingen. Het Orgaan kan het verslag wijzigen alvorens het goed te keuren. Het keurt het verslag binnen de in lid 5 bedoelde termijn van twee maanden bij consensus goed. Het advies van de onafhankelijke deskundigen maakt deel uit van het verslag.

7.Elke partij herziet haar interne regels op enig moment na de goedkeuring van de normen door het Orgaan en uiterlijk vier maanden na de goedkeuring van het verslag door het Orgaan.

8.Noch de in lid 5 bedoelde gedachtewisseling, noch het in lid 6 bedoelde verslag hebben een bindend effect of rechtsgevolgen.

9.De in lid 1 bedoelde zelfbeoordeling en het in lid 6 bedoelde verslag worden openbaar gemaakt overeenkomstig artikel 18.

Artikel 10

Uitwisseling van goede praktijken

1.Het Orgaan houdt jaarlijks een vergadering die specifiek gewijd is aan kwesties van gemeenschappelijk belang op het gebied van ethiek en de uitwisseling van beste praktijken tussen de partijen.

2.Het Orgaan kan voor de in lid 1 bedoelde vergadering vertegenwoordigers uitnodigen van alle andere openbare nationale, Europese of internationale organisaties waarvan de werkzaamheden relevant worden geacht voor het vaststellen van de normen.

Artikel 11

Vergaderingen

1.De vergaderingen worden bijeengeroepen door de voorzitter.

2.Naast de in de artikelen 7 tot en met 10 bedoelde vergaderingen kan de voorzitter op eigen initiatief of op verzoek van een partij en binnen een maand na ontvangst van dit verzoek bijkomende vergaderingen bijeenroepen om kwesties van gemeenschappelijk belang te bespreken.

Artikel 12

Procedure voor belangenconflicten

1.De leden van het Orgaan en onafhankelijke deskundigen maken bij de voorzitter onverwijld melding van elke omstandigheid die hun onafhankelijkheid of onpartijdigheid bij het uitvoeren van hun taken in het Orgaan zou kunnen aantasten of als zodanig zou kunnen worden opgevat.

2.Wanneer een melding overeenkomstig lid 1 wordt gedaan:

(a)wordt het betrokken lid vervangen door zijn plaatsvervanger zolang het lid verhinderd is aan de werkzaamheden van het Orgaan deel te nemen. Wanneer de melding door de voorzitter wordt gemaakt, wordt hij tijdelijk vervangen door het lid dat op dat ogenblik de instelling vertegenwoordigt die als volgende het voorzitterschap zal bekleden overeenkomstig het in artikel 4, lid 1, vastgestelde toerbeurtsysteem;

(b)de betrokken onafhankelijke deskundige onthoudt zich van deelname aan de uitwisselingen met de andere deskundigen zolang de conflictsituatie voortduurt.

Artikel 13

Reglement van orde

1.Het Orgaan stelt binnen drie maanden na de benoeming van de leden en onafhankelijke deskundigen zijn reglement van orde vast, dat openbaar wordt gemaakt.

2.In het reglement van orde worden de regelingen beschreven die nodig zijn voor de doeltreffende uitvoering van dit akkoord.

Artikel 14

Vergoeding van onkosten

Alle onkosten die een lid van het Orgaan of zijn plaatsvervanger maakt in verband met zijn taken in het Orgaan worden gedragen door de instelling waartoe het lid behoort.

Artikel 15

Secretariaat

1.Het secretariaat is een gezamenlijke operationele structuur die is opgericht om de werking van het Orgaan te beheren. Het bestaat uit de afdelingshoofden, of gelijkwaardige functiebekleders, die verantwoordelijk zijn voor de ethische regels voor de leden in elke partij (hierna “afdelingshoofden” genoemd) en hun respectieve personeel.

2.Het secretariaat wordt formeel bij de Commissie ondergebracht en functioneert onder coördinatie van het afdelingshoofd dat binnen de Commissie verantwoordelijk is voor de ethische regels voor de leden van de Commissie, of een ambtenaar die door de Commissie in overleg met de andere partijen specifiek voor dat doel is aangewezen (hierna “de coördinator” genoemd). De coördinator vertegenwoordigt het secretariaat en houdt toezicht op de dagelijkse werkzaamheden, in het gemeenschappelijk belang van de partijen.

3.Het secretariaat:

(a)brengt verslag uit aan het Orgaan, bereidt de vergaderingen van het Orgaan voor, verleent operationele bijstand bij de uitvoering van zijn taken en stelt het in artikel 9, lid 6, bedoelde verslag op;

(b)stelt het in artikel 17 bedoelde ontwerp-jaarverslag op;

(c)verricht alle overige voor de doeltreffende uitvoering van dit akkoord noodzakelijke activiteiten;

(d)stuurt alle inkomende en uitgaande correspondentie met het Orgaan door naar de voorzitter en/of de bij de correspondentie betrokken partij.

Artikel 16

Middelen

1.De partijen verbinden zich er door middel van een memorandum van overeenstemming tussen hun secretarissen-generaal of de houders van een gelijkwaardig ambt, waarover binnen drie maanden na de benoeming van de leden en onafhankelijke deskundigen overeenstemming moet worden bereikt, toe de nodige personele, administratieve, technische en financiële middelen ter beschikking te stellen, waaronder voldoende personeel voor het secretariaat, om een doeltreffende uitvoering van dit akkoord te waarborgen.

2.De partijen delen gelijkelijk de kosten in verband met de in artikel 5 bedoelde onafhankelijke deskundigen. Zij verstrekken de Commissie aan het begin van het begrotingsjaar een jaarlijkse financiële vergoeding.

3.Alle verzoeken van het Orgaan die bijkomende administratieve uitgaven van uitzonderlijke aard vereisen, worden gericht aan de partijen, die de begrotingsverzoeken van het Orgaan jaarlijks onderzoeken en goedkeuren overeenkomstig hun respectieve interne regels en procedures.

Artikel 17

Jaarverslag

1.Na een bespreking in de in artikel 10 bedoelde vergadering neemt het Orgaan bij consensus een jaarverslag aan over de activiteiten van het Orgaan in het voorgaande jaar.

2.Het jaarverslag wordt openbaar gemaakt op de website van het Orgaan.

Artikel 18

Website

1.Het Orgaan beheert een website waarop alle voor zijn activiteiten relevante informatie voor het publiek toegankelijk is.

2.De website bevat met name de volgende informatie:

(a)de samenstelling van het Orgaan, het vergaderrooster en de agenda’s van de vergaderingen;

(b)de overeenkomstig artikel 7 ontwikkelde en, waar van toepassing, overeenkomstig artikel 8 herziene normen;

(c)de zelfbeoordelingen en verslagen als bedoeld in artikel 9, leden 1 en 6;

(d) alle toepasselijke regels van alle partijen op de gebieden die onder de normen vallen.

Hij bevat tevens dezelfde informatie voor andere vrijwillige deelnemers op grond van artikel 19.

Artikel 19

Vrijwillige deelname van andere organen, bureaus en agentschappen van de Unie dan de partijen 

1.Andere organen, bureaus en agentschappen van de Unie dan de partijen kunnen het Orgaan ervan in kennis stellen dat zij vrijwillig het geheel van de huidige en toekomstige normen wensen toe te passen op de regels die van toepassing zijn op de personen, niet zijnde hun personeelsleden, die een functie bekleden die vergelijkbaar is met die welke onder artikel 2 vallen.

2.Het Orgaan verzoekt het betrokken orgaan, bureau of agentschap van de Unie een schriftelijke zelfbeoordeling van zijn interne regels en de afstemming daarvan op de normen uit te voeren en een vertegenwoordiger aan te wijzen om deel te nemen aan een gedachtewisseling met de leden van het Orgaan. De leden 3 tot en met 9 van artikel 9 zijn van overeenkomstige toepassing.

3.Lid 2 is van overeenkomstige toepassing wanneer het Orgaan nieuwe normen ontwikkelt of bestaande normen herziet.

Artikel 20

Evaluatie

De partijen evalueren de uitvoering van het akkoord twee jaar na de inwerkingtreding ervan, en daarna op gezette tijden, teneinde waar nodig het functioneren van het Orgaan te verbeteren en te versterken of het akkoord te herzien.

Artikel 21

Slotbepalingen

1.Dit akkoord is bindend voor de partijen. Het treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

2.De partijen handelen altijd in wederzijdse oprechte samenwerking bij de uitvoering van dit akkoord.

Gedaan te [Brussel], [datum]

Voor het Europees Parlement

…

Voor de Europese Raad

…

Voor de Raad

…

Voor de Europese Commissie

…

Voor het Hof van Justitie van de Europese Unie

….

Voor de Europese Centrale Bank

….

Voor de Europese Rekenkamer

....

Voor het Europees Economisch en Sociaal Comité

…

Voor het Comité van de Regio’s

…

(1)          PB L 207 van 11.6.2021, blz. 1.

EUROPESE COMMISSIE

Brussel, 8.6.2023

COM(2023) 311 final

BIJLAGE

bij de

MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT, DE EUROPESE RAAD, DE RAAD, HET HOF VAN JUSTITIE VAN DE EUROPESE UNIE, DE EUROPESE CENTRALE BANK, DE EUROPESE REKENKAMER, HET EUROPEES ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ EN HET COMITÉ VAN DE REGIO’S

Voorstel voor een Interinstitutioneel Ethisch Orgaan

BIJLAGE

VEREENVOUDIGD FINANCIEEL MEMORANDUM

(te gebruiken voor elk intern besluit van de Commissie van algemeen belang met budgettaire gevolgen voor de administratieve kredieten of voor de personele middelen, wanneer het gebruik van een ander type financieel memorandum niet aangewezen is – artikel 56 van het besluit van de Commissie betreffende de interne regels voor de uitvoering van de afdeling van de Commissie van de algemene begroting van de Europese Unie)

1.    Benaming van het ontwerpbesluit

2.    Betrokken beleidsterrein(en) en ABB-activiteit(en)

3.    Rechtsgrondslag

   X Administratieve autonomie        ◻ Anders (te vermelden):____________________

4.    Beschrijving en motivering:

5.    Duur en geraamde financiële gevolgen

5.1    Toepassingsperiode:

◻    Besluit met beperkte looptijd: besluit van kracht van [datum] tot [datum]

X    Besluit met onbepaalde looptijd: besluit van kracht van [datum] tot [datum]

5.2    Geraamde gevolgen voor de begroting:

Het voorstel voor een besluit leidt tot:

◻    besparingen

X    extra kosten (zo ja, vermeld de titel(s) van het meerjarig financieel kader): Rubriek VII

Vul de tabel met geschatte financiële gevolgen in de bijlage in voor toewijzingen van administratieve aard of voor personele middelen. Als het om een ontwerpbesluit met onbepaalde looptijd gaat, moeten de kosten voor elk ontwikkelingsjaar en vervolgens voor elk jaar van werking op volle capaciteit worden aangegeven (in de kolom “Totale/jaarlijkse kosten”).

5.3    Bijdragen van derde partijen aan de financiering van het ontwerpbesluit:

Indien het voorstel voorziet in medefinanciering door lidstaten of andere organen (geef aan welke), geef dan een schatting daarvan, voor zover bekend.

kredieten, miljoen EUR (tot op 3 decimalen)

5.4    Verklaring van de cijfers:

De gemiddelde personeelskosten worden onderaan de bladzijde vermeld

https://myintracomm.ec.europa.eu/corp/budget/financial-rules/budget-implementation/Pages/financial-statement.aspx

6.    Verenigbaarheid met het huidige meerjarig financieel kader:

Het voorstel/initiatief:

⌧    kan volledig worden gefinancierd door middel van herschikking binnen de relevante rubriek van het meerjarig financieel kader (MFK).

◻    hiervoor moet een beroep worden gedaan op de niet-toegewezen marge in de desbetreffende rubriek van het MFK en/of op de speciale instrumenten zoals gedefinieerd in de MFK-verordening.

◻    hiervoor is een herziening van het MFK nodig.

7.    Gevolgen van de besparingen of de extra kosten voor de toewijzing van middelen:

☒    Middelen waarin zal worden voorzien door interne overplaatsing binnen diensten

◻    Middelen reeds toegewezen aan betrokken dienst(en)

   Middelen waarom in het kader van de volgende toewijzingsprocedure zal worden gevraagd

In de benodigde personele en administratieve middelen zal worden voorzien door middelen die reeds voor het beheer van de actie zijn toegewezen en/of binnen de instelling die het voorzitterschap bekleedt, zijn herverdeeld.

In deze context is het belangrijk eraan te herinneren dat alle instellingen van rubriek 7 werken met een stabiele personeelsbezetting. Personeelsuitbreidingen zullen bijgevolg alleen mogelijk zijn door inkrimpingen elders, met de nadruk op herschikking en herverdeling binnen de diensten.

BIJLAGE:

GESCHATTE FINANCIËLE GEVOLGEN (besparingen of extra kosten) VOOR TOEWIJZINGEN VAN ADMINISTRATIEVE AARD OF VOOR PERSONELE MIDDELEN

VTE = voltijdsequivalent        XX is het beleidsterrein of de titel                        miljoen EUR (tot op drie decimalen)

Voor de benodigde personele middelen zal een beroep worden gedaan op het personeel van het DG dat reeds voor het beheer van deze actie is toegewezen en/of binnen het DG is herverdeeld, eventueel aangevuld met middelen die in het kader van de jaarlijkse toewijzingsprocedure met inachtneming van de budgettaire beperkingen aan het beherende DG kunnen worden toegewezen.

Andere administratieve kredieten                                miljoen EUR (tot op drie decimalen)

De benodigde administratieve kredieten zullen worden gefinancierd uit de kredieten die reeds voor het beheer van deze actie zijn toegewezen en/of zijn herverdeeld, eventueel aangevuld met middelen die in het kader van de jaarlijkse toewijzingsprocedure met inachtneming van de bestaande budgettaire beperkingen aan het beherende DG kunnen worden toegewezen.

(1)    ICT: Informatie- en communicatietechnologie. DIGIT moet worden geraadpleegd.