52008DC0323

[pic] | COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN |

Brussel, 27.5.2008

COM(2008) 323 definitief

MEDEDELING VAN DE COMMISSIE

Europees Transparantie-initiatief Een kader voor betrekkingen met belangenvertegenwoordigers (register en gedragscode)

{SEC(2008) 1926}

MEDEDELING VAN DE COMMISSIE

Europees Transparantie-initiatief Een kader voor betrekkingen met belangenvertegenwoordigers (register en gedragscode)

Op 21 maart 2007 keurde de Commissie een mededeling goed met de titel “Follow-up van het Groenboek - Europees transparantie-initiatief”[1], waarin het besluit was opgenomen een kader vast te stellen voor de betrekkingen van de Commissie met belangenvertegenwoordigers. Dit besluit behelst het volgende:

- het totstandbrengen en in werking stellen van een nieuw, op vrijwilligheid gebaseerd register voor belangenvertegenwoordigers in het voorjaar van 2008;

- het opstellen van een gedragscode. De naleving van de code is een vereiste voor opname in het register en zal door de Commissie worden gecontroleerd;

- het instellen van een toezichts- en handhavingsmechanisme voor de code en het register;

- het verhogen van de transparantie door een versterkte toepassing van de raadplegingsnormen van de Commissie, met name middels een standaardwebsite voor internetraadplegingen.

Deze mededeling:

- bevat een nadere toelichting van deze maatregelen en een verslag van de vooruitgang op weg naar de uitvoering van deze maatregelen;

- bevat de gedragscode die tot stand is gekomen na een openbare raadpleging.

**********

Bij de uitvoering van de mededeling getiteld “Follow-up van het Groenboek - Europees transparantie-initiatief”, heeft de Commissie talrijke contacten gehad met belanghebbenden en heeft zij een openbare raadpleging over de ontwerp-gedragscode georganiseerd. Uit de ontvangen reacties kwam naar voren dat alle categorieën actoren behoefte hadden aan nadere toelichting, met name van de definitie van activiteiten en instanties die onder het register vallen en van het toezichts- en handhavingsmechanisme.

In deze mededeling wordt ingegaan op deze aspecten van het kader.

1. OP VRIJWILLIGHEID GEBASEERD REGISTER VAN BELANGENVERTEGENWOORDIGERS

Vanaf het voorjaar 2008 kunnen belangenvertegenwoordigers zich via het register, dat een webinterface en internetdatabank heeft, op gebruiksvriendelijke wijze online registreren en wijzigingen bijhouden en kan het grote publiek de inhoud van het register raadplegen.

Uit de reacties is naar voren gekomen dat er meer informatie nodig is over de activiteiten en actoren die vallen onder de definities van “belangenvertegenwoordiging” en “belangenvertegenwoordiger”.

1.1. “Belangenvertegenwoordiging”: activiteiten die moeten worden geregistreerd

Onder te registreren “belangenvertegenwoordigingsactiviteiten” worden alle activiteiten verstaan “die erop gericht zijn de beleidsbepaling en de besluitvorming van de Europese instellingen te beïnvloeden”[2].

Onder deze definitie vallen niet:

- activiteiten die juridisch en ander professioneel advies betreffen, voor zover deze betrekking hebben op de uitoefening van het fundamenteel recht op een eerlijk proces van een cliënt, met inbegrip van het recht op verdediging in administratieve procedures, zoals uitgevoerd door advocaten of andere personen die zich hier beroepshalve mee bezig houden;

- activiteiten van sociale partners als deelnemers aan de “sociale dialoog” (vakbonden, werkgeversverenigingen). Wanneer deze instanties zich echter bezighouden met activiteiten die buiten de rol vallen die hen in de verdragen is toebedeeld, wordt wel verwacht dat zij zich registreren om zo gelijke kansen voor alle vertegenwoordigde belangen te waarborgen;

- activiteiten ingevolge een direct verzoek van de Commissie, zoals incidentele of reguliere verzoeken om feitelijke informatie, data of expertise, uitnodigingen voor openbare hoorzittingen of deelname aan raadgevende comités of vergelijkbare fora.

De Commissie is zich ervan bewust dat de bezigheden van de meeste belangenvertegenwoordigingsorganisaties zich niet beperken tot de activiteiten die moeten worden geregistreerd. Zij houden tevens zich bezig met activiteiten als onderzoek en het publiceren van statistieken, andere informatie en documentatie, alsmede opleidingen en capaciteitsopbouw voor leden of cliënten die niet onder voornoemde definitie vallen indien zij niet van doen hebben met belangenvertegenwoordigingsactiviteiten.

De Commissie moedigt Europese netwerken, federaties, verenigingen of platforms aan om in het kader van zelfregulering gemeenschappelijke en transparante richtsnoeren op te stellen ten behoeve van hun leden, waarin de activiteiten die onder deze definitie vallen, worden geïdentificeerd.

1.2. “Belangenvertegenwoordigers”: instanties die zich moeten registreren

Registratie wordt alleen verwacht van instanties die zich bezighouden met voornoemde belangenvertegenwoordigingsactiviteiten en niet van individuele personen.

Lokale, regionale, nationale en internationale overheidsinstanties[3] uitgezonderd, moeten alle instanties die zich bezighouden met activiteiten die vallen onder bovenstaande definitie zich registeren, ongeacht hun wettelijke status.

Dit geldt voor sociale partners (werkgeversorganisaties en vakbonden) die zich bezighouden met belangenvertegenwoordigingsactiviteiten die buiten het specifieke kader van de sociale dialoog vallen. Tevens geldt dit voor verenigingen van overheidsinstanties met een privaatrechtelijke status, of elke gemengde (privaat/publiek) structuur waar overheidsinstanties deel van uitmaken, indien zij activiteiten uitvoeren die onder bovenstaande definitie vallen.

2. DE GEDRAGSCODE

Na besprekingen met verscheidene Europese netwerken van belanghebbenden en een openbare raadpleging van 10 december 2007 tot 15 februari 2008, heeft de Commissie op basis van de ruim zestig bijdragen aan de raadpleging de bijgevoegde gedragscode opgesteld (zie bijlage).

De registranten moeten ermee instemmen deze code of een professionele code met vergelijkbare regels na te leven. Indien zij verklaren dat zij een professionele code met vergelijkbare regels in acht nemen, moeten registranten ermee instemmen deze code desgevraagd voor te leggen aan de Commissie.

Uit de raadpleging bleek een breed draagvlak te bestaan voor een bondige en concrete code zoals die in het raadplegingsdocument was voorgesteld. Een aantal organisaties zou de code graag ambitieuzer zien: een grotere reikwijdte, met aandacht voor zaken als belangenconflicten of draaideuren. Deze zaken vallen echter niet binnen het bereik van het Europees transparantie-initiatief. Het register is immers bedoeld om de algemene transparantie in betrekkingen tussen de Commissie en belangenvertegenwoordigers te vergroten. Anderzijds is de Commissie van mening dat zaken als belangenconflicten van leden en medewerkers van de Commissie al geregeld worden door een aantal bestaande instrumenten die voldoende garanties bieden, zoals de verdragen, het Statuut van de ambtenaren, de Gedragscode voor Commissieleden en de Gedragscode op administratief gebied. Deze teksten zijn van toepassing op leden en medewerkers van de Commissie, niet alleen zolang zij in dienst zijn van de Europese Commissie maar ook daarna[4].

De gedragscode komt tegemoet aan het merendeel van de kwesties die uit de raadpleging naar voren zijn gekomen: de betreffende activiteiten en instanties zijn nauwkeuriger gedefinieerd. Ook wordt er dieper ingegaan op het toezichts- en handhavingsmechanisme.

3. HET TOEZICHTS- EN HANDHAVINGSMECHANISME

De gedragscode bevat zeven duidelijke en controleerbare regels die de ondertekenaars van de code in acht moeten nemen. De Commissie zal alleen tot corrigerende maatregelen overgaan indien zij vaststelt dat een of meer van deze zeven specifieke regels zijn overtreden, bijvoorbeeld als er foutieve of misleidende informatie in het register is ingevoerd.

Iedereen zal de mogelijkheid hebben een klacht in te dienen bij de Commissie indien het vermoeden bestaat dat de code is geschonden. Als een dergelijke klacht zich voordoet, zal de Commissie niet onmiddellijk overgaan tot een formele procedure maar eerst de betreffende instantie verzoeken de kwestie op te helderen en haar verzoeken om de regels te volgen of foutieve of misleidende informatie in het register te corrigeren.

Er moet rekening worden gehouden met kwaadwillige klachten, waartegen opgetreden moet worden. Ter bescherming is er in de code bepaald dat klachten onderbouwd moeten worden door concrete feiten om door de Commissie in behandeling genomen te worden. Indien de klacht voldoende is onderbouwd, zal er een administratieve procedure worden gestart, waarin naar behoren rekening wordt gehouden met evenredigheid en het recht van verweer.

De Commissie zal de volgende corrigerende maatregelen nemen:

- tijdelijke verwijdering uit het register, voor een bepaalde tijd of totdat de geregistreerde instantie de situatie heeft gecorrigeerd. In de tussentijd kan de instantie de voordelen van registratie niet genieten;

- permanente schrapping uit het register bij ernstige en systematische schending van de code.

De betrokken instantie zal in kennis worden gesteld van het resultaat van de administratieve procedure. De indiener van de klacht zal eveneens worden geïnformeerd.

4. RAADPLEGINGSPROCEDURES EN STANDAARDFORMULIER

De Commissie zal geleidelijk een standaardformulier gaan hanteren voor haar openbare raadplegingen die worden gepubliceerd op de raadplegingspagina´s van de bevoegde DG´s en worden aangekondigd via het centrale toegangspunt voor alle openbare raadplegingen, Uw stem in Europa. Op deze wijze wordt er een structureel verband gelegd tussen de raadplegingen en het register, zodat nog niet geregistreerde instanties bij het inzenden van hun bijdrage aan de raadpleging worden geïnformeerd over de registratie en de mogelijkheid krijgen zich te registreren.

5. INTERINSTITUTIONELE AANPAK

De uitnodiging om zich te registreren en de gedragscode in acht te nemen is voor de belangenvertegenwoordigers alleen van toepassing in hun omgang met de Europese Commissie. In veel bijdragen aan de raadpleging wordt gevraagd om één register en code voor alle instellingen. Derhalve heeft de Commissie het Europees Parlement, het Comité van de Regio’s en het Economisch en Sociaal Comité verzocht de mogelijkheid tot nauwere samenwerking op dit gebied te onderzoeken. De Commissie is verheugd over de positieve reactie op deze suggestie van het Europees Parlement en staat open voor een bespreking over de ontwikkeling van één enkel registratiesysteem dat wordt gedeeld met het Parlement en de Raad van de Europese Unie.

**********

De medewerkers van de Commissie worden aangemoedigd het register te gebruiken als een bron van contacten en in het belang van transparantie niet geregistreerde instanties onder hun professionele contacten altijd uit te nodigen zich te registreren.

De Commissie beschouwt registratie als een belangrijke bijdrage aan transparantie en nodigt alle instanties die zich bezighouden met belangenvertegenwoordigingsactiviteiten derhalve uit zich te registreren.

BIJLAGE

GEDRAGSCODE VOOR BELANGENVERTEGENWOORDIGERS

Belangenvertegenwoordiging is een legitiem onderdeel van het democratisch systeem. In het kader van haar inspanningen om het vertrouwen van de burger te vergoten, heeft de Europese Commissie een op vrijwilligheid gebaseerd register in het leven geroepen dat de belangenvertegenwoordiging, wie daarbij betrokken zijn en wat ze doen doorzichtiger moet maken.

In deze gedragscode zijn zeven basisregels opgenomen waarin wordt uiteengezet hoe belangenvertegenwoordigers zich bij hun activiteiten dienen te gedragen. De registranten stemmen ermee in de code na te leven of verklaren dat zij reeds een andere professionele code met vergelijkbare regels in acht nemen.

Onder te registreren “belangenvertegenwoordigingsactiviteiten” worden alle activiteiten verstaan “die erop gericht zijn de beleidsbepaling en de besluitvorming van de Europese instellingen te beïnvloeden”.

Onder deze definitie vallen niet:

- activiteiten die juridisch en ander professioneel advies betreffen, voor zover deze betrekking hebben op de uitoefening van het fundamenteel recht op een eerlijk proces van een cliënt, met inbegrip van het recht op verdediging in administratieve procedures, zoals uitgevoerd door advocaten of andere personen die zich hier beroepshalve mee bezig houden;

- activiteiten van sociale partners als deelnemers aan de sociale dialoog (vakbonden, werkgeversverenigingen, etc.). Wanneer dergelijke instanties zich echter bezighouden met activiteiten die buiten de rol vallen die hen in de verdragen is toebedeeld, wordt wel verwacht dat zij zich registreren om zo gelijke kansen voor alle vertegenwoordigde belangen te waarborgen;

- activiteiten ingevolge een direct verzoek van de Commissie, zoals incidentele of reguliere verzoeken om feitelijke informatie, data of expertise, uitnodigingen voor openbare hoorzittingen of deelname aan raadgevende comités of vergelijkbare fora.

De Commissie is zich ervan bewust dat de bezigheden van de meeste belangenvertegenwoordigingsorganisaties zich niet beperken tot de activiteiten die moeten worden geregistreerd. Zij houden tevens zich bezig met activiteiten als onderzoek en het publiceren van statistieken, andere informatie en documentatie, alsmede opleidingen en capaciteitsopbouw voor leden of klanten die niet onder deze definitie vallen indien zij niet van doen hebben met belangenvertegenwoordigingsactiviteiten.

Beginselen

Van belangenvertegenwoordigers wordt verwacht dat zij zich overeenkomstig de beginselen van openheid, transparantie, eerlijkheid en integriteit gedragen, zoals van hen mag worden verwacht door burgers en andere belanghebbenden.

De leden en medewerkers van de Commissie zijn eveneens gebonden aan strikte regels die hun onpartijdigheid moeten waarborgen. Die regels zijn openbaar en neergelegd in het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschappen, het Statuut van de ambtenaren, de Gedragscode voor Commissieleden en de Gedragscode op administratief gebied.

REGELS

Belangenvertegenwoordigers nemen altijd de volgende regels in acht:

1. zij geven hun naam op en die van de instantie waarvoor zij werken of die zij vertegenwoordigen;

2. zij geven geen verkeerd beeld van zichzelf om zo de registratie te gebruiken om derden en/of EU-werknemers te misleiden;

3. zij geven op welke belangen, en indien van toepassing welke cliënten of leden, zij vertegenwoordigen;

4. zij zorgen ervoor dat de gegevens die zij verstrekken – voor zover hun bekend – onbevooroordeeld, volledig, up-to-date en niet misleidend zijn;

5. zij onthouden zich van oneerlijke handelingen om informatie te verkrijgen of pogingen daartoe;

6. zij zetten EU-medewerkers niet ertoe aan inbreuk te plegen op de voor hen geldende gedragsregels en -normen;

7. indien zij voormalige EU-medewerkers in dienst hebben, nemen zij de verplichting van deze laatsten in acht om zich te houden aan de voor hen geldende regels en vertrouwelijkheidsvereisten.

OVERIGE BEPALINGEN

- Inbreuken op de code. Geregistreerde instanties worden ervan in kennis gesteld dat inbreuken op de bovenvermelde regels kunnen leiden tot tijdelijke verwijdering of permanente schrapping uit het register na een administratieve procedure van de Commissie, waarin naar behoren rekening wordt gehouden met evenredigheid en het recht van verweer.

- Klachten. Geregistreerde instanties worden ervan in kennis gesteld dat iedereen een klacht onderbouwd door concrete feiten kan indienen bij een vermoedelijke schending van de bovenvermelde regels.

- Openbaarmaking van bijdragen en andere documenten. Geregistreerde instanties worden ervan in kennis gesteld dat hun bijdragen aan openbare raadplegingen op het internet zullen worden gepubliceerd, samen met de identiteit van de auteur van de bijdrage, tenzij deze auteur bezwaar maakt tegen de bekendmaking van de persoonsgegevens, omdat een dergelijke bekendmaking schadelijk zou zijn voor zijn/haar legitieme belangen. Naar aanleiding van een verzoek op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 met betrekking tot de toegang tot documenten, kan de Commissie genoodzaakt zijn de briefwisseling en andere documenten met betrekking tot de activiteiten van de belangenvertegenwoordigers openbaar te maken.

[1] COM(2007) 127 definitief.

[2] COM(2006) 194 definitief: “Groenboek - Europees transparantie-initiatief”

[3] Zij hebben wel de mogelijkheid om desgewenst gegevens in te voeren in het register.

[4] Zie de artikelen 213 en 287 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschappen, de Gedragscode voor Commissieleden (met name punt 1: “Independence and dignity”) , het Statuut van de ambtenaren (met name de artikelen 11 tot en met 18) en de Gedragscode op administratief gebied (met name onder “Objectiviteit en onpartijdigheid”).