1.   Een aan de EDEO gericht verzoek om toegang tot documenten wordt schriftelijk ingediend, ofwel via de website van de EDEO ofwel per e-mail aan het transparantieteam van de EDEO ofwel per post aan de correspondent voor toegang tot documenten, Europese Dienst voor extern optreden, Schumanplein 9A, 1040 Brussel, België.

2.   Het verzoek wordt voldoende nauwkeurig geformuleerd om de EDEO in staat te stellen te bepalen in welke documenten inzage wordt gevraagd en het verzoek binnen de termijnen van de verordening te behandelen.

3.   Als een verzoek niet nauwkeurig genoeg is of een te ruime reikwijdte heeft, contacteert de EDEO onverwijld de verzoeker overeenkomstig artikel 6, leden 2 en 3, van de verordening met de vraag om het verzoek te verduidelijken of de reikwijdte ervan te beperken. Indien de verzoeker niet binnen tien werkdagen antwoordt, neemt de EDEO opnieuw contact op met de verzoeker, die vijf extra werkdagen krijgt om het verzoek te verduidelijken of de reikwijdte ervan te beperken, zodat de EDEO het op efficiënte wijze kan behandelen. Indien de verzoeker zijn verzoek niet verduidelijkt of de reikwijdte ervan niet beperkt, wordt het verzoek geacht te zijn afgewezen.

4.   Zodra het verzoek is geregistreerd, stuurt de correspondent voor toegang tot documenten van de EDEO de verzoeker een ontvangstbevestiging.

5.   Persoonsgegevens van verzoekers worden verwerkt overeenkomstig de toepasselijke regels inzake de bescherming van persoonsgegevens (4).

1.   Alle verzoeken worden behandeld onder de voorwaarden en binnen de termijnen die bij de verordening zijn vastgesteld.

2.   In uitzonderlijke gevallen zoals bedoeld in artikel 7, lid 3, en artikel 8, lid 2, van de verordening, kan de termijn met 15 werkdagen worden verlengd, in het bijzonder:

De verzoeker wordt ingelicht over dergelijke verlengingen en de redenen daarvoor.

1.   Antwoorden op initiële verzoeken worden behandeld door het transparantieteam en ondertekend door de correspondent voor toegang tot documenten van de EDEO.

2.   De antwoorden op confirmatieve verzoeken worden ondertekend door de secretaris-generaal van de EDEO na bestudering van het advies van de correspondent voor toegang tot documenten. De secretaris-generaal kan deze bevoegdheid binnen de EDEO delegeren.

1.   Wanneer de EDEO een verzoek ontvangt om toegang tot een document dat bij hem berust, maar dat afkomstig is van een derde, wordt die derde geraadpleegd, tenzij het, in het licht van de uitzonderingen die in de verordening zijn vermeld, duidelijk is of het document al dan niet openbaar mag worden gemaakt.

2.   Er wordt zonder de derde te raadplegen toegang verleend tot het document indien dat reeds openbaar is gemaakt door de auteur of reeds door de EDEO is vrijgegeven of indien het duidelijk is dat de openbaarmaking of gedeeltelijke openbaarmaking van de inhoud ervan geen van de in artikel 4 van de verordening bedoelde belangen zou schaden.

3.   De derde wordt altijd geraadpleegd indien het document onder artikel 9 van de verordening valt of indien het afkomstig is uit een lidstaat en die lidstaat de EDEO overeenkomstig artikel 4, lid 5, van de verordening heeft verzocht het document niet zonder zijn voorafgaande toestemming openbaar te maken. De lidstaat dient een dergelijk verzoek schriftelijk in.

4.   De derde wordt schriftelijk geraadpleegd en krijgt een redelijke termijn om te antwoorden, rekening houdend met de in artikel 3 van dit besluit vastgelegde termijnen. De derde maakt zijn standpunt schriftelijk kenbaar.

5.   Indien de derde niet binnen de gestelde termijn antwoordt of onvindbaar of niet identificeerbaar is, neemt de EDEO een besluit aangaande het verzoek in het licht van de uitzonderingen die in de verordening zijn vermeld, rekening houdend met de gewettigde belangen van de derde op basis van de informatie waarover de EDEO beschikt.

6.   Indien de EDEO voornemens is om tegen het uitdrukkelijke advies van de derde in toegang te verlenen tot een document, brengt hij de derde op de hoogte van zijn voornemen om het document binnen de krachtens de verordening geldende termijn openbaar te maken.

1.   Wanneer lidstaten of instellingen, organen of instanties van de Unie een verzoek ontvangen om toegang tot een document dat in hun bezit is maar van de EDEO afkomstig is, dienen zij een verzoek om raadpleging van de EDEO in bij het transparantieteam van de EDEO of bij de correspondent voor toegang tot documenten per post aan de Europese Dienst voor extern optreden, Schumanplein 9A, 1040 Brussel, België, of per e-mail aan ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   De EDEO maakt zijn standpunt onverwijld kenbaar, met inachtneming van een eventuele antwoordtermijn, maar in ieder geval binnen vijf werkdagen.

1.   Indien een verzoek om toegang betrekking heeft op een document dat onder het toepassingsgebied van artikel 9 van de verordening valt of op een ander document dat op grond van de beveiligingsvoorschriften van de EDEO gerubriceerd is, wordt het verzoek behandeld door personeelsleden die bevoegd zijn om van dat document kennis te nemen.

2.   Elke beslissing waarbij de toegang tot een gerubriceerd document of een deel daarvan wordt geweigerd, wordt met redenen omkleed op grond van de in artikel 4 van de verordening genoemde uitzonderingen. Indien de toegang tot het gevraagde document niet op grond van die uitzonderingen kan worden geweigerd, ziet de met de behandeling van het verzoek belaste ambtenaar erop toe dat het document wordt gederubriceerd voordat het aan de verzoeker wordt toegezonden.

1.   Documenten waartoe toegang wordt verleend, worden verzonden per post of per e-mail. Bij omvangrijke of moeilijk te hanteren documenten kan de verzoeker worden verzocht de documenten te raadplegen op de plaats waar zij zich bevinden. Die raadpleging is kosteloos.

2.   Voor documenten die reeds door de EDEO zijn vrijgegeven, kan het antwoord bestaan uit informatie aan de verzoeker over hoe het gevraagde document kan worden verkregen, zoals publicatiegegevens of het internetadres waar het document beschikbaar is.

3.   Indien de kopieën van de documenten die per post moeten worden verzonden, meer dan twintig bladzijden tellen, kan de verzoeker een bijdrage van 0,10 EUR per bladzijde worden gevraagd, vermeerderd met de verzendkosten. De kosten in verband met andere dragers worden per geval afzonderlijk bepaald, maar moeten redelijk zijn.

1.   In het openbaar register van de EDEO wordt geregistreerd tot welke documenten toegang is verleend naar aanleiding van een verzoek uit hoofde van de verordening. Het register moet toegankelijk zijn in elektronische vorm.

2.   Documenten die op grond van artikel 9, lid 3, van de verordening als “gevoelig” kunnen worden aangemerkt, worden uitsluitend met toestemming van de verstrekker in het register vermeld.