1.   Het gemengd comité bestaat uit vertegenwoordigers van de partijen. Elke partij stelt een hoofd en eventueel een adjunct-hoofd van haar delegatie aan. Het hoofd van de delegatie kan worden vervangen door het adjunct-hoofd of door een voor een bepaalde vergadering aangewezen persoon.

2.   Het gemengd comité wordt om beurt voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van Oekraïne. Het hoofd van de betrokken delegatie of, bij afwezigheid van die persoon, het adjunct-hoofd of de ter vervanging aangewezen persoon, treedt op als voorzitter.

1.   Het gemengd comité komt bijeen wanneer dat nodig is. Elke partij kan een verzoek indienen om een vergadering te beleggen. Het gemengd comité wordt eveneens uiterlijk drie maanden voor het verstrijken van de overeenkomst bijeengeroepen om te beoordelen of het nodig is deze overeenkomst voort te zetten overeenkomstig artikel 6, lid 2, en een daartoe strekkend besluit vast te stellen.

2.   Het gemengd comité organiseert fysieke bijeenkomsten of vergadert via andere middelen (bv. conference calls of videoconferenties).

3.   De vergaderingen worden zoveel mogelijk beurtelings op een locatie in een lidstaat van de Europese Unie en in Oekraïne gehouden, tenzij de partijen anders overeenkomen.

4.   De werktaal is Engels.

5.   Zodra de datum en plaats van de vergaderingen door de partijen zijn overeengekomen, worden de vergaderingen bijeengeroepen door de Europese Commissie voor de Europese Unie en door het voor wegvervoer bevoegde ministerie voor Oekraïne.

6.   De vergaderingen van het gemengd comité zijn niet openbaar, tenzij de partijen anders overeenkomen. Indien nodig kan aan het eind van de vergadering met wederzijdse instemming een persmededeling worden opgesteld.

1.   De delegatiehoofden stellen elkaar vóór elke vergadering in kennis van de voorgenomen samenstelling van hun delegaties.

2.   Vertegenwoordigers van belanghebbenden uit de wegvervoersector kunnen worden uitgenodigd om als waarnemer de vergaderingen, of een deel daarvan, bij te wonen, als het gemengd comité hierover overeenstemming bereikt.

3.   Het gemengd comité kan, indien overeengekomen, andere belanghebbende partijen of deskundigen uitnodigen om vergaderingen, of een deel daarvan, bij te wonen teneinde informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.

4.   Waarnemers nemen niet deel aan het besluitvormingsproces van het gemengd comité.

1.   De delegatiehoofden stellen in onderling overleg de voorlopige agenda van elke vergadering op. De voorlopige agenda wordt uiterlijk vijftien dagen vóór de vergaderdatum door de secretarissen aan de leden van de delegaties toegezonden.

2.   Elke vergadering van het gemengd comité begint met de goedkeuring van de agenda. Punten die niet op de voorlopige agenda staan, kunnen aan de agenda worden toegevoegd indien het gemengd comité dit beslist.

3.   De delegatiehoofden kunnen de in lid 1 bedoelde termijn inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

1.   Na elke vergadering van het gemengd comité worden ontwerpnotulen opgesteld. In deze ontwerpnotulen wordt vermeld welke punten zijn besproken en welke besluiten zijn goedgekeurd.

2.   Binnen een maand na de vergadering worden de ontwerpnotulen door het hoofd van de gastdelegatie via de secretarissen van het gemengd comité schriftelijk ter goedkeuring voorgelegd aan het andere delegatiehoofd.

3.   Als de notulen worden goedgekeurd, worden ze in tweevoud ondertekend door de delegatiehoofden, waarbij elke partij één origineel exemplaar bijhoudt. De delegatiehoofden kunnen besluiten dat de ondertekening en uitwisseling van elektronische kopieën volstaan om aan deze vereiste te voldoen.

4.   De notulen van de vergaderingen van het gemengd comité zijn openbaar, tenzij een van de partijen anderszins verzoekt.

5.   De delegatiehoofden kunnen de in lid 2 van dit artikel bedoelde termijn inkorten en in onderling overleg een datum vaststellen voor de goedkeuring als bedoeld in lid 3 als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

1.   Het gemengd comité neemt besluiten op basis van consensus tussen de partijen.

2.   Besluiten van het gemengd comité dragen het opschrift “Besluit”, gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp.

3.   De besluiten van het gemengd comité worden ondertekend door de delegatiehoofden en als aanhangsel bij de notulen gevoegd.

4.   De besluiten van het gemengd comité worden door de partijen uitgevoerd overeenkomstig hun eigen interne procedures.

5.   De besluiten van het gemengd comité kunnen door de partijen in hun officiële publicatiebladen worden bekendgemaakt. Elke partij houdt één origineel exemplaar van de besluiten bij.

1.   Het gemengd comité kan werkgroepen oprichten om zich te laten bijstaan bij de uitvoering van zijn taken. De taakomschrijving van een werkgroep moet overeenkomstig artikel 7, lid 5, van de overeenkomst door het gemengd comité worden goedgekeurd en worden opgenomen in de bijlage bij het besluit tot oprichting van de werkgroep.

2.   De werkgroepen bestaan uit vertegenwoordigers van de partijen.

3.   De werkgroepen werken onder het gezag van het gemengd comité, waaraan zij na elke vergadering verslag uitbrengen. Zij nemen geen besluiten, maar kunnen aanbevelingen doen aan het gemengd comité.

4.   Het gemengd comité kan te allen tijde besluiten bestaande werkgroepen op te heffen, hun taakomschrijving te wijzigen of nieuwe werkgroepen op te richten om het comité bij te staan bij de uitvoering van zijn taken.

1.   Elke partij draagt zelf de kosten voor haar deelname aan de vergaderingen van het gemengd comité en de werkgroepen, zowel wat personeelsuitgaven, reis- en verblijfkosten als kosten voor post en telecommunicatie betreft.

2.   Andere uitgaven in verband met de organisatie van vergaderingen komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.