(1)

Overeenkomstig artikel 35, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/848 moet het door de bevoegde autoriteiten of, in voorkomend geval, de controleautoriteiten of controleorganen aan exploitanten of groepen exploitanten te verstrekken certificaat waar mogelijk in elektronische vorm worden afgegeven. Met de ontwikkeling en volledige uitrol van het elektronische Traces (Trade Control and Expert System) als bedoeld in artikel 2, punt 36), van Uitvoeringsverordening (EU) 2019/1715 van de Commissie (2), wordt de afgifte van certificaten in elektronische vorm met ingang van 1 januari 2023 mogelijk voor alle bevoegde autoriteiten, controleautoriteiten en controleorganen in de Unie. Daarom moet worden bepaald dat Traces vanaf 1 januari 2023 moet worden gebruikt voor de afgifte van het in artikel 35 van Verordening (EU) 2018/848 bedoelde certificaat in elektronische vorm.

(2)

Verordening (EU) 2018/848 verplicht exploitanten en groepen exploitanten om registers bij te houden waarmee zij kunnen aantonen dat zij aan die verordening voldoen. Artikel 9, lid 10, punt c), en artikel 34, lid 5, van Verordening (EU) 2018/848 en de bijlagen II en III bij die verordening bevatten bepaalde minimumeisen en nadere voorschriften voor het bijhouden van registers.

(3)

Overeenkomstig de algemene productievoorschriften van Verordening (EU) 2018/848 moeten, in voorkomend geval, in elk stadium van de productie, bereiding en distributie preventieve en voorzorgsmaatregelen worden genomen. Om die reden omvatten de relevante officiële controles met name de verificatie van de toepassing van dergelijke maatregelen door exploitanten en groepen exploitanten. De toepassing van sommige van die maatregelen kan worden geverifieerd met fysieke inspecties ter plaatse, maar voor andere maatregelen zijn registers nodig waarmee kan worden aangetoond dat die maatregelen worden toegepast. Daarom moeten exploitanten en groepen exploitanten deze registers bijhouden zodat zij het nodige bewijs kunnen leveren. Zo kan met bewijs dat faciliteiten, uitrusting en transportvoertuigen worden schoongemaakt, en met bewijs van opleiding worden aangetoond dat maatregelen zijn genomen om verontreiniging met niet-toegestane producten en stoffen en vermenging met niet-biologische producten te voorkomen.

(4)

Een administratie is ook van belang voor traceerbaarheidsdoeleinden en massabalans en dus voor de beoordeling van de naleving van Verordening (EU) 2018/848. De traceerbaarheids- en de massabalanscontrole in het kader van Gedelegeerde Verordening (EU) 2021/771 van de Commissie (3) hebben betrekking op specifieke informatie die met passende documenten moet worden onderbouwd. Exploitanten en groepen exploitanten moeten deze documenten bijhouden om aan te kunnen tonen dat hun activiteiten aan de voorschriften voldoen.

(5)

Overeenkomstig artikel 38, lid 2, van Verordening (EU) 2018/848 moeten officiële controles met name worden verricht op basis van de waarschijnlijkheid van niet-naleving. Daarvoor hebben de bevoegde autoriteiten of, in voorkomend geval, de controleautoriteiten of controleorganen relevante informatie nodig. Daarom moeten exploitanten en groepen exploitanten op grond van artikel 39, lid 1, punt b), van Verordening (EU) 2018/848 alle verklaringen afleggen en andere mededelingen doen die nodig zijn voor officiële controles. Bovendien is op grond van artikel 39, lid 1, punt d), i), van die verordening onder meer een volledige beschrijving van hun biologische productie-eenheid of productie-eenheid in omschakeling en van hun activiteiten vereist.

(6)

Om ervoor te zorgen dat officiële controles naar behoren kunnen worden gepland, moet nader worden bepaald welke informatie die verklaringen en andere mededelingen moeten bevatten; daarbij gaat het met name om informatie over de activiteiten die zijn uitbesteed, en om bepaalde details van de productie-eenheden en andere voor de activiteiten van de exploitanten en groepen exploitanten gebruikte bedrijfsruimten, faciliteiten en eenheden en de geplande en verwachte productie.

(7)

Op grond van artikel 1, eerste alinea en tweede alinea, punt a), van Uitvoeringsverordening (EU) 2021/1378 van de Commissie (4), die met ingang van 1 januari 2022 van toepassing is, moeten overeenkomstig artikel 46, lid 1, van Verordening (EU) 2018/848 erkende controleautoriteiten en controleorganen aan exploitanten, groepen exploitanten en exporteurs in derde landen die overeenkomstig artikel 45, lid 1, punt b), i), van die verordening zijn gecontroleerd, een certificaat verstrekken dat in elektronische vorm en via Traces moet worden afgegeven. Aangezien Traces niet vóór 1 januari 2023 in gebruik kan worden genomen, moet de verplichting om van Traces gebruik te maken, ook in Uitvoeringsverordening (EU) 2021/1378 worden opgeschort.

(8)

Uitvoeringsverordening (EU) 2021/1378 moet daarom dienovereenkomstig worden gewijzigd.

(9)

Omwille van de duidelijkheid en rechtszekerheid moet deze verordening van toepassing zijn met ingang van de datum van toepassing van Verordening (EU) 2018/848. De bepaling inzake het gebruik van Traces moet echter met ingang van 1 januari 2023 van toepassing zijn.

(10)

De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité voor de biologische productie,