ONTWERP

BESLUIT VAN HET GEMENGD COMITÉ

van …

inzake de vaststelling van zijn reglement van orde

HET GEMENGD COMITÉ,

Gezien de overeenkomst tussen de Europese Unie en de Republiek Moldavië inzake de bescherming van geografische aanduidingen van landbouwproducten en levensmiddelen, en met name artikel 11,

Overwegende dat die overeenkomst op 1 april 2013 in werking is getreden,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Delegatiehoofden

1.   De Europese Unie en de Republiek Moldavië („de partijen”) wijzen elk een delegatiehoofd aan dat de contactpersoon is voor alle aangelegenheden betreffende het comité.

2.   Elk delegatiehoofd kan alle taken van het delegatiehoofd of een deel daarvan delegeren aan een benoemde plaatsvervanger, in welk geval alle navolgende bepalingen betreffende het delegatiehoofd eveneens gelden voor de benoemde plaatsvervanger.

Artikel 2

voorzitter

1.   Het voorzitterschap van het comité wordt bij toerbeurt voor een kalenderjaar bekleed door het delegatiehoofd van elke partij.

2.   De voorzitter is verantwoordelijk voor de vervulling van de secretariaatstaken van het comité.

Artikel 3

Vergaderingen

1.   De voorzitter stelt de datum en plaats van vergaderingen of, in het geval van vergaderingen met behulp van elektronische middelen, de betrokken technische regelingen vast in overeenstemming met het andere delegatiehoofd. Wanneer de voorzitter en het andere delegatiehoofd de tijd en plaats van een vergadering overeenkomen, komen zij de verplichting na om de vergadering binnen 90 dagen te houden.

2.   Wanneer beide partijen daarover overeenstemming bereiken, kunnen de vergaderingen van het Gemengd Comité worden bijgewoond door deskundigen die opgevraagde specifieke informatie kunnen verstrekken.

3.   Tenzij gezamenlijk anders is overeengekomen, zijn de vergaderingen van het comité niet openbaar.

Artikel 4

Correspondentie

1.   Alle aan het comité gerichte of voor het comité bestemde post wordt aan de voorzitter van het comité gezonden. De voorzitter doet een kopie van alle correspondentie betreffende het comité toekomen aan het andere delegatiehoofd, aan het hoofd van de Moldavische missie in Brussel en aan het hoofd van de delegatie van de EU in Chisinau.

2.   De correspondentie tussen de voorzitter en het andere delegatiehoofd kan worden gevoerd met elk schriftelijk communicatiemiddel, inclusief elektronische post.

Artikel 5

Agenda van de vergaderingen

1.   De voorzitter stelt vóór een vergadering de ontwerpagenda op. De ontwerpagenda wordt uiterlijk 20 werkdagen vóór het begin van de vergadering aan het andere delegatiehoofd gezonden. De door de voorzitter toegezonden ontwerpagenda bevat de onder artikel 11, lid 3, van de overeenkomst vallende punten die de voorzitter heeft gekozen.

2.   Ten minste tien werkdagen vóór het begin van de vergadering kunnen de delegatiehoofden andere onder artikel 11, lid 3, vallende punten voorstellen, die de voorzitter aan de ontwerpagenda moet toevoegen.

3.   Ten minste vijf werkdagen vóór het begin van de vergadering zendt de voorzitter een definitieve ontwerpagenda aan het andere delegatiehoofd.

4.   De agenda wordt aan het begin van elke vergadering in onderlinge overeenstemming tussen de voorzitter en het andere delegatiehoofd vastgesteld. Andere punten dan die welke op de ontwerpagenda staan, kunnen op de agenda worden geplaatst indien de voorzitter en het andere delegatiehoofd dit overeenkomen.

Artikel 6

Vaststelling van instrumenten

1.   De besluiten van het comité in de zin van artikel 11, lid 2, van de overeenkomst worden aan de partijen toegezonden en zijn ondertekend door de voorzitter en het andere delegatiehoofd.

2.   Elke partij kan besluiten een door het comité vastgesteld besluit bekend te maken.

Artikel 7

Schriftelijke procedure

1.   Een besluit van het comité kan door middel van een schriftelijke procedure worden vastgesteld indien de voorzitter en het andere delegatiehoofd dit overeenkomen.

2.   Het delegatiehoofd dat voorstelt de schriftelijke procedure te gebruiken, legt het ontwerpbesluit aan het andere delegatiehoofd voor. In het antwoord van het andere delegatiehoofd wordt het ontwerp goedgekeurd of afgewezen of worden wijzigingen voorgesteld of wordt meer bedenktijd gevraagd. Indien het ontwerp wordt goedgekeurd, krijgt de aanbeveling overeenkomstig artikel 6, lid 1, haar definitieve karakter.

Artikel 8

Notulen

1.   De voorzitter stelt ontwerpnotulen van elke vergadering op en legt deze binnen 20 werkdagen na de vergadering aan het andere delegatiehoofd voor. In de ontwerpnotulen wordt een overzicht gegeven van de gedane aanbevelingen en kunnen ook andere bereikte conclusies worden vermeld. Het andere delegatiehoofd stemt in met het ontwerp of legt de voorgestelde wijzigingen voor. Zodra overeenstemming is bereikt over de ontwerpnotulen, worden twee originelen ondertekend door de voorzitter en door het andere delegatiehoofd. De voorzitter en het andere delegatiehoofd bewaren elk een van de originelen van de notulen.

2.   In het geval dat geen overeenstemming over de notulen is bereikt voordat de volgende vergadering wordt gehouden, bevatten de notulen het door de voorzitter opgestelde ontwerp, waaraan de voorgestelde wijzigingen die door het andere delegatiehoofd zijn voorgelegd, als bijlage zijn gehecht.

Artikel 9

Kosten

Elke partij draagt de kosten die zij in verband met haar deelname aan de vergaderingen van het comité maakt.

Artikel 10

Vertrouwelijkheid

De beraadslagingen van het comité zijn vertrouwelijk.