BESLUIT Nr. 1/2012 VAN HET GEMENGD COMITÉ EU-ZWITSERLAND

van 11 september 2012

tot vaststelling van het reglement van orde van het Gemengd Comité en tot oprichting van een werkgroep

(2012/716/EU)

HET GEMENGD COMITÉ,

Gezien de Overeenkomst van 25 juni 2009 tussen de Europese Gemeenschap en de Zwitserse Bondsstaat inzake de vereenvoudiging van de controles en formaliteiten bij het goederenvervoer en inzake douaneveiligheidsmaatregelen (1), en met name artikel 19, leden 4 en 5,

IS ALS VOLGT OVEREENGEKOMEN:

HOOFDSTUK I

REGLEMENT VAN ORDE

Artikel 1

Samenstelling en voorzitterschap

Het Gemengd Comité bestaat uit vertegenwoordigers van de Europese Unie en vertegenwoordigers van de Zwitserse Bondsstaat. Het voorzitterschap wordt bij toerbeurt vervuld door de overeenkomstsluitende partijen voor een volledig kalenderjaar.

Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegatie van elke overeenkomstsluitende partij.

Indien de twee overeenkomstsluitende partijen daarmee instemmen, kan het Gemengd Comité deskundigen op zijn vergaderingen uitnodigen om specifieke inlichtingen te verstrekken.

Artikel 2

Secretariaat

Het secretariaat van het Gemengd Comité wordt verzorgd door het voorzitterschap. Alle voor het Gemengd Comité bestemde correspondentie, met inbegrip van de agenderingsverzoeken voor de vergaderingen, wordt aan de voorzitter gericht.

Artikel 3

Vergaderingen

De voorzitter van het Gemengd Comité stelt, in overeenstemming met de twee overeenkomstsluitende partijen, plaats en datum van de vergaderingen vast. De vergaderingen hebben beurtelings in Brussel en in Zwitserland plaats.

Artikel 4

Agenda van de vergaderingen

De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda vast. Deze wordt de overeenkomstsluitende partijen uiterlijk tien dagen voor aanvang van de vergadering toegezonden.

Op de voorlopige agenda worden de punten geplaatst waarvoor de voorzitter uiterlijk vijftien dagen voor aanvang van de vergadering een agenderingsverzoek heeft ontvangen. De referentiedocumenten moeten uiterlijk zeven dagen voor de vergadering door de twee overeenkomstsluitende partijen zijn ontvangen. In geval van urgentie kunnen deze termijnen met instemming van de twee overeenkomstsluitende partijen worden verkort.

De agenda wordt aan het begin van elke vergadering door het Gemengd Comité vastgesteld.

Artikel 5

Openbaarmaking

Behoudens andersluidend besluit zijn de vergaderingen van het Gemengd Comité niet openbaar.

De beraadslagingen van het Gemengd Comité vallen onder de geheimhoudingsplicht.

Artikel 6

Notulen

Na elke vergadering worden door de voorzitter notulen opgesteld. De ontwerpnotulen worden het Gemengd Comité ter goedkeuring voorgelegd. Na de goedkeuring worden de notulen door de voorzitter ondertekend en wordt een exemplaar ervan aan de overeenkomstsluitende partijen gezonden.

Artikel 7

Vaststelling van instrumenten

De aanbevelingen en besluiten als bedoeld in artikel 21 van de overeenkomst worden voorzien van het opschrift „aanbeveling” en „besluit”, gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een vermelding van het onderwerp. Zij worden door de voorzitter ondertekend en aan de overeenkomstsluitende partijen meegedeeld.

Artikel 8

Schriftelijke procedure

In geval van urgentie kunnen de besluiten en aanbevelingen met instemming van de overeenkomstsluitende partijen bij schriftelijke procedure worden vastgesteld.

Artikel 9

Kosten

Elke overeenkomstsluitende partij draagt de kosten die zij in verband met haar deelname aan de vergaderingen van het Gemengd Comité maakt.

Artikel 10

Lijst van hoofdarbiters

Het Gemengd Comité stelt de in bijlage III bij de overeenkomst bedoelde lijst van hoofdarbiters op binnen een termijn van twee maanden volgend op zijn besluit om een geschil aan arbitrage te onderwerpen overeenkomstig artikel 29, lid 3, van de overeenkomst.

HOOFDSTUK II

WERKGROEP

Artikel 11

Werkgroep inzake procedures en douaneveiligheidsmaatregelen

Er wordt een werkgroep opgericht die het Gemengd Comité moet bijstaan bij de vervulling van zijn taken op de gebieden die onder hoofdstuk II (procedures) en hoofdstuk III (douaneveiligheidsmaatregelen) van de overeenkomst vallen.

Artikel 12

Reglement van orde van de werkgroep

De artikelen 1 tot en met 6 en artikel 9 van dit besluit zijn van overeenkomstige toepassing op de vergaderingen van de werkgroep.

Artikel 13

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de vaststelling ervan.

(1)  PB L 199 van 31.7.2009, blz. 24.