11.6.2021

Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

L 207/1

FTEHIM INTERISTITUZZJONALI

tal-20 ta’ Mejju 2021

bejn il-Parlament Ewropew, il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u l-Kummissjoni Ewropea dwar Reġistru Obbligatorju ta’ Trasparenza

IL-PARLAMENT EWROPEW, IL-KUNSILL TAL-UNJONI EWROPEA U L-KUMMISSJONI EWROPEA

Wara li kkunsidraw it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, u b’mod partikolari l-Artikolu 295 tiegħu,

Wara li kkunsidraw it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika, u b’mod partikolari l-Artikolu 106a tiegħu,

Billi:

(1)

Il-Parlament Ewropew, il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u l-Kummissjoni Ewropea (“l-istituzzjonijiet firmatarji”) iżommu djalogu miftuħ, trasparenti u regolari mal-assoċjazzjonijiet rappreżentattivi u mas-soċjetà ċivili f’konformità mat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea (TUE), u b’mod partikolari l-Artikolu 11(1) u (2) tiegħu.

(2)

Dak id-djalogu jippermetti lill-partijiet ikkonċernati jippreżentaw il-fehmiet tagħhom dwar deċiżjonijiet li jistgħu jaffettwawhom u b’hekk jikkontribwixxu b’mod effettiv għall-bażi ta’ evidenza li fuqha jsiru l-proposti ta’ politika. L-involviment mal-partijiet ikkonċernati jtejjeb il-kwalità tat-teħid tad-deċiżjonijiet billi jipprovdi mezzi kif jistgħu jingħataw għarfien espert u fehmiet esterni.

(3)	It-trasparenza u l-obbligu ta’ rendikont huma essenzjali biex tinżamm il-fiduċja taċ-ċittadini tal-Unjoni fil-leġittimità tal-proċessi politiċi, leġiżlattivi u amministrattivi tal-Unjoni.

(4)	L-istituzzjonijiet firmatarji jirrikonoxxu l-importanza li jikkoordinaw l-approċċ tagħhom permezz tal-adozzjoni ta’ qafas konġunt għall-kooperazzjoni tagħhom, sabiex jippromwovu aktar ir-rappreżentanza ta’ gruppi ta’ interess li tkun trasparenti u etika.

(5)

It-trasparenza li tikkonċerna r-rappreżentanza ta’ gruppi ta’ interess hija importanti b’mod speċjali biex tippermetti liċ-ċittadini jsegwu l-attivitajiet u jkunu konxji mill-influwenza potenzjali tar-rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess, inkluża l-influwenza eżerċitata permezz ta’ appoġġ finanzjarju u sponsorizzazzjoni. Din it-trasparenza tiġi żgurata l-aħjar permezz ta’ kodiċi ta’ kondotta li jkun fih ir-regoli u l-prinċipji li għandhom jiġu osservati mir-rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess li jirreġistraw f’reġistru ta’ trasparenza (ir-“reġistru”).

(6)

Fid-dawl tal-esperjenza pożittiva bir-reġistru ta’ trasparenza għal organizzazzjonijiet u individwi li jaħdmu għal rashom involuti fit-tfassil u l-implimentazzjoni tal-politika tal-UE stabbilit bil-ftehim bejn il-Parlament Ewropew u l-Kummissjoni Ewropea tas-16 ta’ April 2014 (1) (“il-Ftehim tal-2014”), l-istituzzjonijiet firmatarji jqisu li l-ambitu tal--Ftehim tal-2014 jenħtieġ li jitwessa.

(7)

Huwa meħtieġ li r-reġistru jsir obbligatorju billi jiġu stabbiliti, permezz ta’ deċiżjonijiet individwali adottati minn kull waħda mill-istituzzjonijiet firmatarji, miżuri b’effett ekwivalenti li jagħmlu r-reġistrazzjoni tar-rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess fir-reġistru prekundizzjoni neċessarja għat-twettiq ta’ ċerti tipi ta’ attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ gruppi ta’ interess.

(8)

Sabiex jissaħħaħ aktar il-qafas konġunt u ssir aktar ħidma fuq il-progress li sar fl-istabbiliment ta’ kultura ta’ trasparenza komuni, l-istituzzjonijiet firmatarji jenħtieġ li jippubblikaw fuq is-sit web tar-reġistru miżuri ta’ kundizzjonalità u ta’ trasparenza komplementari li huma jistabbilixxu biex jinkoraġġixxu r-reġistrazzjoni, bħal listi ta’ indirizzi elettroniċi apposta, ir-rakkomandazzjoni li ċerti persuni li jieħdu d-deċiżjonijiet jiltaqgħu biss ma’ rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess reġistrati jew il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar laqgħat bejn ċerti persuni li jieħdu d-deċiżjonijiet u rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess.

(9)

Sabiex dan il-Ftehim jiġi promoss lil hinn mill-istituzzjonijiet firmatarji, jenħtieġ li huwa jipprevedi arranġamenti li jippermettu lill-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-Unjoni, minbarra l-istituzzjonijiet firmatarji, u r-rappreżentanzi permanenti tal-Istati Membri li b’mod volontarju jixtiequ japplikaw il-prinċipji operattivi tal-qafas konġunt biex jibbenefikaw mill-assistenza tas-segretarjat tar-reġistru u l-appoġġ tal-helpdesk tiegħu.

(10)

Sabiex jiġi evitat piż amministrattiv bla bżonn u f’konformità mal-prattika attwali fir-rigward tar-reġistrazzjoni, l-attivitajiet imwettqa minn rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess esklussivament f’isem assoċjazzjoni jew network li jkunu parti minnhom jenħtieġ li jitqiesu bħala attivitajiet ta’ dak in-network jew assoċjazzjoni.

(11)

L-attivitajiet tal-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri, kif ukoll ta’ kwalunkwe assoċjazzjoni jew network ta’ tali awtoritajiet pubbliċi li jaġixxu f’isimhom fil-livell tal-Unjoni, nazzjonali jew subnazzjonali, jenħtieġ li ma jkunux koperti minn dan il-Ftehim, għalkemm assoċjazzjonijiet u networks ta’ awtoritajiet pubbliċi fil-livell tal-Unjoni, nazzjonali jew subnazzjonali involuti f’attivitajiet ta’ rappreżentanza ta’ gruppi ta’ interess jenħtieġ li jitħallew jirreġistraw.

(12)

Il-prattika li jiġi adottat rapport annwali dwar il-funzjonament tar-reġistru jenħtieġ li tinżamm bħala għodda biex tiġi żgurata viżibilità xierqa għall-approċċ koordinat tal-istituzzjonijiet firmatarji u biex tissaħħaħ il-fiduċja taċ-ċittadini. L-ambitu tar-rapport annwali jenħtieġ li jiġi estiż biex ikopri l-miżuri ta’ kundizzjonalità u ta’ trasparenza komplementari implimentati mill-istituzzjonijiet firmatarji.

(13)	Il-funzjonament tar-reġistru jenħtieġ li ma jinfluwenzax il-kompetenzi ta’ xi waħda mill-istituzzjonijiet firmatarji jew jaffettwa s-setgħat rispettivi tagħhom ta’ organizzazzjoni interna.

(14)

Fl-eżerċitar tas-setgħat rispettivi tagħhom ta’ organizzazzjoni interna, l-istituzzjonijiet firmatarji jenħtieġ li jiddelegaw lis-segretarjat u lill-bord tat-tmexxija tar-reġistru s-setgħa li jaġixxu f’isimhom għall-adozzjoni ta’ deċiżjonijiet individwali li jikkonċernaw l-applikanti u r-reġistranti, skont dan il-Ftehim. L-istituzzjonijiet firmatarji jenħtieġ li jkunu kokonvenuti fi kwalunkwe azzjoni legali mressqa quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea kontra deċiżjonijiet finali tal-bord tat-tmexxija tar-reġistru li jaffettwaw b’mod negattiv lill-applikanti jew lir-reġistranti.

(15)	L-istituzzjonijiet firmatarji jenħtieġ li jaġixxu f’kooperazzjoni leali reċiproka fl-implimentazzjoni ta’ dan il-Ftehim.

(16)	Kwalunkwe waħda mill-istituzzjonijiet firmatarji jenħtieġ li tkun tista’ ssegwi politiki oħra ta’ governanza tajba u trasparenza barra mill-qafas ta’ dan il-Ftehim, sal-punt li dawn il-politiki ma jfixklux l-implimentazzjoni ta’ u l-objettivi segwiti minn dan il-Ftehim.

(17)	Dan il-Ftehim huwa mingħajr preġudizzju għall-eżerċitar tad-drittijiet skont l-Artikolu 11(4) TUE, dwar l-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej, u l-Artikolu 227 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE), dwar id-dritt ta’ petizzjoni lill-Parlament Ewropew,

JIFTIEHMU KIF ĠEJ:

Artikolu 1

Għan u kamp ta’ applikazzjoni

Dan il-Ftehim jistabbilixxi qafas u prinċipji operattivi għal approċċ koordinat min-naħa tal-istituzzjonijiet firmatarji fir-rigward tar-rappreżentanza trasparenti u etika ta’ gruppi ta’ interess.

Permezz ta’ deċiżjonijiet individwali meħuda abbażi tas-setgħat tagħhom ta’ organizzazzjoni interna, l-istituzzjonijiet firmatarji jaqblu li jimplimentaw l-approċċ koordinat imsemmi fl-ewwel paragrafu fir-rigward tal-attivitajiet koperti minn dan il-Ftehim (“attivitajiet koperti”) u li jistabbilixxu dawk l-attivitajiet koperti li huma jiddeċiedu li jagħmlu soġġetti għal reġistrazzjoni fir-reġistru.

Artikolu 2

Definizzjonijiet

Għall-finijiet ta’ dan il-Ftehim, japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:

(a)	“rappreżentant ta’ grupp ta’ interess” tfisser kwalunkwe persuna fiżika jew ġuridika, jew grupp formali jew informali, assoċjazzjoni jew network, li tinvolvi ruħha f’attivitajiet koperti;

(b)	“applikant” tfisser kwalunkwe rappreżentant ta’ grupp ta’ interess li japplika biex jiddaħħal fir-reġistru;

(c)	“reġistrant” tfisser kwalunkwe rappreżentant ta’ grupp ta’ interess b’reġistrazzjoni fir-reġistru;

(d)	“klijent” tfisser kwalunkwe rappreżentant ta’ grupp ta’ interess li jkun daħal f’relazzjoni kuntrattwali ma’ intermedjarju bil-għan li dak l-intermedjarju javvanza l-interessi ta’ dak ir-rappreżentant ta’ grupp ta’ interess billi jwettaq attivitajiet koperti;

(e)	“intermedjarju” tfisser kwalunkwe rappreżentant ta’ grupp ta’ interess li javvanza l-interessi ta’ klijent billi jwettaq attivitajiet koperti;

(f)	“relazzjoni bejn il-klijent u l-intermedjarju” tfisser kwalunkwe relazzjoni kuntrattwali bejn klijent u intermedjarju li tikkonċerna t-twettiq ta’ attivitajiet koperti;

(g)

“persunal” tfisser il-persunal soġġett għar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg Applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni, stabbiliti fir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 (2), impjegati minn kwalunkwe waħda mill-istituzzjonijiet firmatarji, irrispettivament mill-kategorija li lilha jappartjenu;

(h)	“kundizzjonalità” tfisser il-prinċipju li permezz tiegħu r-reġistrazzjoni fir-reġistru tkun prekundizzjoni meħtieġa għar-rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess biex ikunu jistgħu jwettqu ċerti attivitajiet koperti.

Artikolu 3

Attivitajiet koperti

1. Dan il-Ftehim għandu jkopri attivitajiet imwettqa minn rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess bil-għan li jinfluwenzaw il-formulazzjoni jew l-implimentazzjoni ta’ politika jew leġiżlazzjoni, jew il-proċessi tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tal-istituzzjonijiet firmatarji jew ta’ istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni (flimkien imsejħa “istituzzjonijiet tal-Unjoni”), mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 4.

2. B’mod partikolari, l-attivitajiet koperti msemmija fil-paragrafu 1 jinkludu fost oħrajn:

(a)	l-organizzazzjoni jew il-parteċipazzjoni f’laqgħat, konferenzi jew avvenimenti, kif ukoll l-involviment fi kwalunkwe kuntatt simili mal-istituzzjonijiet tal-Unjoni;

(b)	il-kontribut għal konsultazzjonijiet, seduti ta’ smigħ jew inizjattivi simili oħra jew il-parteċipazzjoni fihom;

(c)	l-organizzazzjoni ta’ kampanji ta’ komunikazzjoni, pjattaformi, networks u inizjattivi fil-livell lokali;

(d)	it-tħejjija jew l-ikkummissjonar ta’ dokumenti ta’ politika u ta’ pożizzjoni, emendi, stħarriġ tal-opinjoni pubblika u stħarriġ, ittri miftuħa u materjal ieħor ta’ komunikazzjoni jew informazzjoni, u l-ikkummissjonar u t-twettiq ta’ riċerka.

Artikolu 4

Attivitajiet mhux koperti

1. Dan il-Ftehim ma għandux ikopri l-attivitajiet li ġejjin:

(a)

l-għoti ta’ pariri legali u professjonali oħra, fejn:

(i)	dan jikkonsisti f’rappreżentanza ta’ klijenti fil-kuntest ta’ proċedura ta’ konċiljazzjoni jew medjazzjoni bil-għan li tipprevjeni t-tressiq ta’ tilwima quddiem korp ġudizzjarju jew amministrattiv;

(ii)	il-parir jingħata lill-klijenti biex jgħinhom jiżguraw li l-attivitajiet tagħhom jikkonformaw mal-qafas legali eżistenti; jew

(iii)

dan jikkonsisti fir-rappreżentanza tal-klijenti u s-salvagwardja tad-drittijiet fundamentali jew proċedurali tagħhom, bħad-dritt li jinstemgħu, id-dritt ta’ proċess ġust, u d-dritt tad-difiża fi proċedimenti amministrattivi, u jinkludi attivitajiet imwettqa minn avukati jew minn kwalunkwe professjonist ieħor involut fir-rappreżentanza tal-klijenti u s-salvagwardja tad-drittijiet fundamentali jew proċedurali tagħhom;

(b)

il-preżentazzjoni ta’ sottomissjonijiet bħala parti jew parti terza fil-qafas ta’ proċedura legali jew amministrattiva stabbilita mil-liġi tal-Unjoni jew mil-liġi internazzjonali applikabbli għall-Unjoni, u sottomissjonijiet ibbażati fuq relazzjoni kuntrattwali ma’ kwalunkwe waħda mill-istituzzjonijiet firmatarji jew abbażi ta’ ftehim ta’ għotja ffinanzjat mill-fondi tal-Unjoni;

(c)	attivitajiet tas-sħab soċjali li jaġixxu bħala parteċipanti fid-djalogu soċjali skont l-Artikolu 152 TFUE;

(d)	il-preżentazzjoni ta’ sottomissjonijiet b’rispons għal talbiet diretti u speċifiċi minn kwalunkwe waħda mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni, ir-rappreżentanti jew il-persunal tagħhom, għal informazzjoni fattwali, data jew għarfien espert;

(e)	attivitajiet imwettqa minn persuni fiżiċi li jaġixxu f’kapaċità strettament personali u mhux bi rbit ma’ oħrajn;

(f)	laqgħat spontanji, laqgħat ta’ natura purament privata jew soċjali u laqgħat li jsiru fil-kuntest ta’ proċedura amministrattiva stabbilita mit-TUE jew mit-TFUE jew mill-atti legali tal-Unjoni.

2. Dan il-Ftehim ma għandux ikopri attivitajiet imwettqa mill-korpi li ġejjin:

(a)	awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri, inklużi r-rappreżentanzi permanenti u l-ambaxxati tagħhom, fil-livell nazzjonali u subnazzjonali;

(b)	assoċjazzjonijiet u networks tal-awtoritajiet pubbliċi fil-livell tal-Unjoni, nazzjonali jew subnazzjonali, bil-kundizzjoni li jaġixxu esklussivament f’isem l-awtoritajiet pubbliċi rilevanti;

(c)	organizzazzjonijiet intergovernattivi, inkluż l-aġenziji u l-korpi li joħorġu minnhom;

(d)	awtoritajiet pubbliċi ta’ pajjiżi terzi, inkluż il-missjonijiet diplomatiċi u l-ambaxxati tagħhom, minbarra fejn tali awtoritajiet ikunu rrappreżentati minn entitajiet legali, uffiċċji jew networks mingħajr status diplomatiku jew ikunu rrappreżentati minn intermedjarju;

(e)	partiti politiċi, bl-eċċezzjoni ta’ kwalunkwe organizzazzjoni maħluqa minn jew affiljata ma’ partiti politiċi;

(f)

knejjes u assoċjazzjonijiet jew komunitajiet reliġjużi, kif ukoll organizzazzjonijiet filosofiċi u mhux konfessjonali msemmija fl-Artikolu 17 TFUE, bl-eċċezzjoni ta’ uffiċċji, entitajiet ġuridiċi, jew networks maħluqa biex jirrappreżentaw knejjes, komunitajiet reliġjużi jew organizzazzjonijiet filosofiċi u mhux konfessjonali fir-relazzjonijiet tagħhom mal-istituzzjonijiet tal-Unjoni, kif ukoll l-assoċjazzjonijiet tagħhom.

Artikolu 5

Miżuri ta’ kundizzjonalità u ta’ trasparenza komplementari

1. L-istituzzjonijiet firmatarji jimpenjaw ruħhom għall-prinċipju tal-kundizzjonalità, li huma għandhom jimplimentaw permezz ta’ deċiżjonijiet individwali abbażi tas-setgħat tagħhom ta’ organizzazzjoni interna.

2. Meta jadottaw miżuri ta’ kundizzjonalità jew ta’ trasparenza komplementari biex jinkoraġġixxu r-reġistrazzjoni u jsaħħu l-qafas konġunt stabbilit minn dan il-Ftehim, l-istituzzjonijiet firmatarji għandhom jiżguraw li dawn il-miżuri jkunu konsistenti ma’ dan il-Ftehim u li jsaħħu l-objettiv tal-approċċ koordinat imsemmi fl-Artikolu 1, jiġifieri, li jistabbilixxu standard għoli ta’ rappreżentanza trasparenti u etika ta’ gruppi ta’ interess fil-livell tal-Unjoni.

3. Il-miżuri ta’ kundizzjonalità u ta’ trasparenza komplementari adottati mill-istituzzjonijiet firmatarji għandhom isiru pubbliċi fuq is-sit web tar-reġistru, li għandu jiġi aġġornat regolarment.

Artikolu 6

Eliġibbiltà u kodiċi ta’ kondotta

1. L-applikanti li jissottomettu applikazzjoni kompluta għal reġistrazzjoni għandhom ikunu eliġibbli li jiddaħħlu fir-reġistru jekk iwettqu attivitajiet koperti u josservaw il-kodiċi ta’ kondotta stabbilit fl-Anness I (“kodiċi ta’ kondotta”).

2. Meta jissottomettu applikazzjoni għar-reġistrazzjoni, l-applikanti għandhom jipprovdu l-informazzjoni elenkata fl-Anness II u għandhom jaqblu li dik l-informazzjoni tkun disponibbli fl-isfera pubblika.

3. L-applikanti jistgħu jintalbu jissostanzjaw l-eliġibbiltà tagħhom biex jiddaħħlu fir-reġistru u l-preċiżjoni tal-informazzjoni sottomessa minnhom.

4. Is-segretarjat tar-reġistru (“is-Segretarjat”) għandu jattiva r-reġistrazzjoni ta’ applikant ladarba l-eliġibbiltà tal-applikant tkun ġiet stabbilita u r-reġistrazzjoni titqies li tissodisfa r-rekwiżiti stabbiliti fl-Anness II.

5. Ladarba r-reġistrazzjoni ta’ applikant tkun ġiet attivata, l-applikant għandu jsir reġistrant.

6. Is-Segretarjat għandu jimmonitorja r-reġistrazzjonijiet u jevalwa l-eliġibbiltà kontinwa tar-reġistranti u l-osservanza tal-kodiċi ta’ kondotta, skont il-proċeduri stabbiliti fl-Anness III.

7. Is-Segretarjat jista’ jwettaq investigazzjonijiet abbażi ta’ lment li jallega li reġistrant ma jkunx osserva l-kodiċi ta’ kondotta, kif ukoll fuq inizjattiva proprja fid-dawl ta’ informazzjoni li r-reġistrant jista’ jkun li ma għadux jissodisfa r-rekwiżiti għall-eliġibbiltà skont il-paragrafu 1.

8. Fil-kuntest ta’ monitoraġġ jew ta’ investigazzjoni mis-Segretarjat, ir-reġistranti għandhom b’mod partikolari:

(a)	jippreżentaw, jekk jintalbu, materjal ta’ sostenn li juri li l-informazzjoni relatata mar-reġistrazzjoni tagħhom għadha preċiża; u

(b)	jikkooperaw b’mod sinċier u kostruttiv skont il-proċeduri stabbiliti fl-Anness III.

Artikolu 7

Bord tat-Tmexxija

1. Il-bord tat-tmexxija tar-reġistru (“Bord tat-Tmexxija”) għandu jikkonsisti mis-Segretarji Ġenerali tal-istituzzjonijiet firmatarji li għandu jkollhom il-presidenza tiegħu fuq bażi ta’ rotazzjoni għal terminu ta’ sena.

2. Il-Bord tat-Tmexxija għandu:

(a)	jissorvelja l-implimentazzjoni ġenerali ta’ dan il-Ftehim;

(b)	jiddetermina l-prijoritajiet annwali għar-reġistru kif ukoll l-estimi u s-sehem tal-baġit meħtieġa għall-implimentazzjoni ta’ dawk il-prijoritajiet;

(c)	jagħti struzzjonijiet ġenerali lis-Segretarjat;

(d)	jadotta r-rapport annwali msemmi fl-Artikolu 13;

(e)	jeżamina u jiddeċiedi dwar talbiet motivati għal rieżami tad-deċiżjonijiet tas-Segretarjat skont il-punt 9 tal-Anness III.

3. Il-Bord tat-Tmexxija għandu jiltaqa’ tal-inqas kull sena fuq inizjattiva tal-President tiegħu. Dan jista’ wkoll jiltaqa’ fuq it-talba ta’ wieħed mill-membri tiegħu.

4. Il-Bord tat-Tmexxija għandu jiddeċiedi b’kunsens.

Artikolu 8

Segretarjat

1. Is-Segretarjat għandu jkun struttura operattiva konġunta stabbilita għall-ġestjoni tal-funzjonament tar-reġistru. Dan għandu jkun magħmul mill-kapijiet ta’ unità, jew ekwivalenti, responsabbli għall-kwistjonijiet ta’ trasparenza f’kull istituzzjoni firmatarja (“kapijiet ta’ unità”) u l-persunal rispettiv tagħhom.

2. Wieħed mill-kapijiet ta’ unità għandu jinħatar biex jaġixxi bħala “Koordinatur” mill-Bord tat-Tmexxija għal terminu li jista’ jiġġedded ta’ sena. Is-Segretarjat għandu jopera taħt il-koordinazzjoni tal-Koordinatur.

Il-Koordinatur għandu jirrappreżenta s-Segretarjat u jissorvelja x-xogħol ta’ kuljum tiegħu, fl-interess komuni tal-istituzzjonijiet firmatarji.

3. Is-Segretarjat għandu:

(a)	jirrapporta lill-Bord tat-Tmexxija, iħejji l-laqgħat tiegħu u jassistih fil-kompiti tiegħu;

(b)	jistabbilixxi linji gwida għar-reġistranti, sabiex jiġi żgurat li dan il-Ftehim ikun applikat b’mod konsistenti;

(c)	jiddeċiedi dwar l-eliġibbiltà tal-applikanti u jissorvelja l-kontenut tar-reġistru, bil-għan li jinkiseb livell ottimali ta’ kwalità tad-data fir-reġistru, bil-fehim li, madankollu, ir-reġistranti huma fl-aħħar mill-aħħar responsabbli għall-preċiżjoni tal-informazzjoni li pprovdew;

(d)	jipprovdi appoġġ ta’ helpdesk lill-applikanti u lir-reġistranti;

(e)	iwettaq investigazzjonijiet u japplika miżuri skont l-Anness III;

(f)	iwettaq azzjonijiet ta’ komunikazzjoni u sensibilizzazzjoni mmirati lejn il-partijiet ikkonċernati;

(g)	jabbozza r-rapport annwali msemmi fl-Artikolu 13;

(h)	ikun responsabbli għall-iżvilupp u l-manutenzjoni tal-IT tar-reġistru;

(i)	jiskambja l-aħjar prattika u esperjenza ma’ korpi simili dwar it-trasparenza tar-rappreżentanza ta’ gruppi ta’ interess;

(j)	iwettaq kwalunkwe attività oħra meħtieġa għall-implimentazzjoni ta’ dan il-Ftehim.

4. Is-Segretarjat għandu jiddeċiedi b’kunsens tal-kapijiet ta’ unità.

Artikolu 9

Għoti ta’ setgħa

Il-Bord tat-Tmexxija u s-Segretarjat għandhom iwettqu l-kompiti assenjati lilhom skont l-Artikoli 7 u 8 u, fit-twettiq ta’ dawk il-kompiti, għandu jkollhom is-setgħa li jadottaw deċiżjonijiet f’isem l-istituzzjonijiet firmatarji.

Artikolu 10

Riżorsi

1. L-istituzzjonijiet firmatarji għandhom jiżguraw li r-riżorsi umani, amministrattivi, tekniċi u finanzjarji meħtieġa jsiru disponibbli, inkluż persunal adegwat għas-Segretarjat, sabiex jiġi żgurat li l-implimentazzjoni ta’ dan il-Ftehim tkun effettiva.

2. Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 7(2), punt (b) u filwaqt li jitqies id-daqs differenti tat-tabelli tal-persunal tal-istituzzjonijiet, l-istituzzjonijiet firmatarji għandhom jieħdu l-passi meħtieġa biex jiffinanzjaw iż-żamma, l-iżvilupp u l-promozzjoni tar-reġistru.

Artikolu 11

Involviment volontarju tal-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni, minbarra l-istituzzjonijiet firmatarji

1. L-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-Unjoni, minbarra l-istituzzjonijiet firmatarji, jistgħu jinnotifikaw lill-Bord tat-Tmexxija bil-miżuri li permezz tagħhom jiddeċiedu li jagħmlu ċerti attivitajiet soġġetti għal reġistrazzjoni fir-reġistru, jew bi kwalunkwe miżura ta’ trasparenza komplementari li jieħdu.

2. Fejn il-Bord tat-Tmexxija jqis li l-miżuri msemmija fil-paragrafu 1 ikunu konsistenti mal-objettivi segwiti minn dan il-Ftehim, dan jista’, jilħaq qbil mal-istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija tal-Unjoni, dwar kundizzjonijiet li taħthom dik l-istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija tista’ tibbenefika mill-assistenza tas-Segretarjat u l-appoġġ tal-helpdesk. Kull miżura nnotifikata taħt il-paragrafu 1 għandha tiġi ppubblikata fuq is-sit web tar-reġistru.

Artikolu 12

Involviment volontarju tar-rappreżentanzi permanenti tal-Istati Membri

L-Istati Membri jistgħu jinnotifikaw lill-Bord tat-Tmexxija bil-miżuri meħuda, skont il-liġi nazzjonali , li permezz tagħha jiddeċiedu li jagħmlu ċerti attivitajiet immirati lejn ir-rappreżentanzi permanenti tagħhom soġġetti għar-reġistrazzjoni fir-reġistru, jew b’kwalunkwe miżura ta’ trasparenza komplementari li jieħdu. Kull miżura nnotifikata b’dan il-mod għandha tiġi ppubblikata fuq is-sit web tar-reġistru.

Artikolu 13

Rapport annwali

1. Il-Bord tat-Tmexxija għandu jadotta rapport annwali dwar il-funzjonament tar-reġistru matul is-sena preċedenti.

2. Ir-rapport annwali għandu jinkludi:

(a)	kapitolu dwar informazzjoni fattwali fuq ir-reġistru, il-kontenut tiegħu u kwalunkwe tibdil li jikkonċerna r-reġistru;

(b)	kapitolu dwar il-miżuri ta’ kundizzjonalità u ta’ trasparenza komplementari, imsemmija fl-Artikolu 5, li jkunu fis-seħħ.

3. Il-Bord tat-Tmexxija għandu jissottometti r-rapport annwali lill-istituzzjonijiet firmatarji u għandu jiżgura li dan jiġi ppubblikat fuq is-sit web tar-reġistru.

Artikolu 14

Rieżami

1. L-istituzzjonijiet firmatarji għandhom jivvalutaw l-implimentazzjoni tal-miżuri meħuda skont l-Artikolu 5 sat-2 ta’ Lulju 2022, u b’mod regolari wara dan, bil-ħsieb, fejn xieraq, li jsiru rakkomandazzjonijiet dwar it-titjib u t-tisħiħ ta’ dawn il-miżuri.

2. Dan il-Ftehim għandu jkun soġġett għal rieżami mhux aktar tard mit-2 ta’ Lulju 2025.

Artikolu 15

Dispożizzjonijiet finali u tranżizzjonali

1. Dan il-Ftehim għandu jkun ta’ natura vinkolanti għall-istituzzjonijiet firmatarji.

2. Għall-finijiet tal-Artikolu 9, kull istituzzjoni firmatarja timpenja ruħha li tadotta deċiżjoni li għandha taqra kif ġej:

“Il-Bord tat-Tmexxija u s-Segretarjat għandu jkollhom is-setgħa li jadottaw f’isem [isem tal-istituzzjoni] deċiżjonijiet individwali li jikkonċernaw l-applikanti u r-reġistranti, skont il-Ftehim Interistituzzjonali tal-20 ta’ Mejju 2021 dwar reġistru obbligatorju ta’ trasparenza (ĠU L 207, 11.6.2021, p. 1).”.

Dawk id-deċiżjonijiet għandhom jidħlu fis-seħħ fid-data tad-dħul fis-seħħ ta’ dan il-Ftehim.

3. Dan il-Ftehim għandu jissostitwixxi l-Ftehim tal-2014 li l-effetti tiegħu għandhom jieqfu japplikaw mid-data tad-dħul fis-seħħ ta’ dan il-Ftehim.

4. Dan il-Ftehim għandu jidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

5. Ir-reġistranti li jkunu ddaħħlu fir-reġistru qabel id-data tad-dħul fis-seħħ ta’ dan il-Ftehim għandhom, għal perjodu ta’ sitt xhur mid-data ta’ dħul fis-seħħ ta’ dan il-Ftehim, ikunu intitolati li jemendaw ir-reġistrazzjoni tagħhom biex jissodisfaw ir-rekwiżiti l-ġodda li jirriżultaw minn dan il-Ftehim sabiex jibqgħu fuq ir-reġistru.

6. Kwalunkwe investigazzjoni ta’ allerti jew ilmenti miftuħa skont il-Ftehim tal-2014 għandha titwettaq skont il-proċedura stabbilita f’dak il-Ftehim.

Magħmul fi Brussell, l-20 ta’ Mejju 2021.

Għall-Parlament Ewropew

Il-President

David Maria SASSOLI

Għall-Kunsill

Il-President

Ana Paula ZACARIAS

Għall-Kummissjoni

F’isem il-President

Věra JOUROVÁ

(1) Ftehim bejn il-Parlament Ewropew u l-Kummissjoni Ewropea dwar ir-reġistru tat-trasparenza għal organizzazzjonijiet u individwi li jaħdmu għal rashom involuti fit-tfassil u l-implimentazzjoni tal-politika tal-UE (ĠU L 277, 19.9.2014, p. 11).

(2) ĠU L 56, 4.3.1968, p. 1.

ANNESS I

KODIĊI TA’ KONDOTTA

Ir-reġistranti għandhom joperaw f’konformità mar-regoli u l-prinċipji stabbiliti f’dan l-Anness. B’mod partikolari, ir-reġistranti għandhom:

(a)

fir-relazzjonijiet tagħhom ma’ kwalunkwe waħda mill-istituzzjonijiet firmatarji u istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji jew aġenziji oħra tal-Unjoni (flimkien imsemmija bħala “istituzzjonijiet tal-Unjoni”), dejjem jidentifikaw ruħhom bl-isem, bin-numru ta’ reġistrazzjoni u bl-entità jew entitajiet li jaħdmu għalihom jew li jirrappreżentaw;

(b)	jiddikjaraw l-interessi u l-objettivi li jippromwovu, u jispeċifikaw il-klijenti jew il-membri li jirrappreżentaw kif ukoll, fejn applikabbli, in-numru ta’ reġistrazzjoni ta’ dawk il-klijenti jew membri;

(c)	ma jiksbux jew ma jippruvawx jiksbu informazzjoni jew deċiżjonijiet b’mod diżonest jew bl-użu ta’ pressjoni mhux dovuta, aġir inkorrett jew lingwaġġ offensiv;

(d)	ma jabbużawx mir-reġistrazzjoni tagħhom għal qligħ kummerċjali jew ifixklu jew jirrappreżentaw ħażin l-effett tar-reġistrazzjoni;

(e)	ma jagħmlux ħsara għar-reputazzjoni tar-reġistru jew jikkawżaw preġudizzju lill-istituzzjonijiet tal-Unjoni, jew jużaw il-logos tagħhom mingħajr awtorizzazzjoni espliċita;

(f)	jiżguraw li l-informazzjoni li jipprovdu mar-reġistrazzjoni, u li sussegwentement jamministraw fil-qafas tal-attivitajiet koperti tagħhom, tkun kompluta, aġġornata, preċiża u ma tqarraqx, u jaqblu li dik l-informazzjoni tkun disponibbli fl-isfera pubblika;

(g)	jirrispettaw u jevitaw li jostakolaw l-implimentazzjoni u l-applikazzjoni tar-regoli, kodiċijiet u linji gwida rilevanti disponibbli għall-pubbliku, li huma stabbiliti mill-istituzzjonijiet tal-Unjoni;

(h)	ma jħajrux lil Membri tal-Parlament Ewropew, membri tal-Kummissjoni jew persunal tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni biex jiksru r-regoli u l-istandards ta’ mġiba applikabbli għalihom;

(i)

jekk jimpjegaw ex membri tal-Parlament Ewropew, membri tal-Kummissjoni jew persunal tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni, iqisu debitament ir-rekwiżiti ta’ kunfidenzjalità u r-regoli applikabbli għal dawk l-individwi wara li jitilqu mill-istituzzjoni rispettiva, bil-ħsieb li jiġu evitati kunflitti ta’ interess;

(j)

fejn ikunu involuti f’relazzjoni bejn il-klijent u l-intermedjarju:

(i)	jiżguraw li l-partijiet f’din ir-relazzjoni jiddaħħlu fir-reġistru, u

(ii)	bħala klijenti jew intermedjarji, jiżguraw li l-informazzjoni rilevanti dwar ir-relazzjoni mdaħħla fir-reġistru skont l-Anness II tiġi ppubblikata;

(k)	fejn, għall-fini tat-twettiq ta’ attivitajiet koperti, jesternalizzaw ċerti kompiti lil partijiet terzi li mhumiex irreġistrati huma stess, jiżguraw li dawn il-partijiet jikkonformaw ma’ standards etiċi li huma tal-inqas ekwivalenti għal dawk li japplikaw għar-reġistranti;

(l)	jippreżentaw lis-Segretarjat, jekk mitluba, materjal ta’ appoġġ li juri l-eliġibbiltà tagħhom u l-preċiżjoni tal-informazzjoni sottomessa, u jikkooperaw b’mod sinċier u kostruttiv mas-Segretarjat;

(m)	jirrikonoxxu li jistgħu jiġu soġġetti għall-proċeduri ta’ investigazzjoni u, fejn applikabbli, għall-miżuri previsti fl-Anness III;

(n)	jieħdu l-passi xierqa biex jiżguraw li kwalunkwe wieħed mill-impjegati tagħhom involut fl-attivitajiet koperti jiġi infurmat dwar l-impenn tiegħu bħala reġistrant biex josserva dan il-kodiċi ta’ kondotta;

(o)	jinfurmaw lill-klijenti jew il-membri li jirrappreżentaw fil-qafas tal-attivitajiet koperti bl-impenn tagħhom bħala reġistranti li josservaw dan il-kodiċi ta’ kondotta;

(p)	jirrispettaw, u jevitaw li jostakolaw ir-regoli u l-arranġamenti speċifiċi dwar l-aċċess u s-sigurtà stabbiliti mill-istituzzjonijiet firmatarji.

ANNESS II

INFORMAZZJONI LI GĦANDHA TIDDAĦĦAL FIR-REĠISTRU

Dan l-Anness jistabbilixxi l-informazzjoni li għandha tkun disponibbli fir-reġistru. Dik l-informazzjoni għandha tingħata mill-applikanti jew, skont il-każ, mir-reġistranti, ħlief fejn tiddaħħal awtomatikament.

I. INFORMAZZJONI ĠENERALI

(a)	l-isem tal-entità; l-indirizz tal-uffiċċju prinċipali u l-uffiċċju responsabbli għar-relazzjonijiet mal-Unjoni, jekk ikun differenti mill-uffiċċju prinċipali; in-numru tat-telefon; l-indirizz elettroniku (1); is-sit web;

(b)	il-forma tal-entità;

(c)	l-interessi rappreżentati;

(d)	konferma li l-applikant jopera skont il-kodiċi ta’ kondotta;

(e)	l-isem tal-persuna legalment responsabbli għall-entità u tal-persuna responsabbli għar-relazzjonijiet mal-Unjoni;

(f)	stima annwali tal-ekwivalenti full-time għall-persuni involuti fl-attivitajiet koperti skont il-perċentwali li ġejjin ta’ attività full-time: 10 %, 25 %, 50 %, 75 % jew 100 %;

(g)	l-għanijiet, il-mandat, l-oqsma ta’ interess u l-livell ġeografiku ta’ impenn;

(h)	l-organizzazzjonijiet li r-reġistrant ikun membru tagħhom u l-entitajiet li jkun affiljat magħhom ir-reġistrant;

(i)	il-membri u/jew l-affiljazzjoni tar-reġistrant man-networks u l-assoċjazzjonijiet rilevanti.

II. RABTIET MAL-ISTITUZZJONIJIET TAL-UNJONI

(a)	il-proposti leġiżlattivi, il-politiki jew l-inizjattivi tal-Unjoni mmirati mill-attivitajiet koperti;

(b)	is-sħubija fi gruppi ta’ esperti tal-Kummissjoni (2) u fora u pjattaformi oħra appoġġjati mill-Unjoni;

(c)	is-sħubija jew l-appoġġ ta’ intergruppi u attivitajiet oħra ta’ gruppi mhux uffiċjali organizzati fil-bini tal-Parlament Ewropew, jew il-parteċipazzjoni fihom;

(d)	l-ismijiet ta’ persuni b’awtorizzazzjoni ta’ aċċess għall-bini tal-Parlament Ewropew (3).

III. INFORMAZZJONI FINANZJARJA

Ir-reġistranti, inkluż l-intermedjarji, għandhom jiddikjaraw l-ammont u s-sors ta’ kwalunkwe għotja mill-Unjoni li tikkontribwixxi għall-ispejjeż operattivi tagħhom. L-ammonti ddikjarati għandhom ikunu f’euro.

(a)

Ir-reġistranti li jippromwovu l-interessi tagħhom stess jew l-interessi kollettivi tal-membri tagħhom fil-konfront ta’ kwalunkwe waħda mill-istituzzjonijiet firmatarji għandhom jipprovdu stima aġġornata tal-ispejjeż annwali relatati mal-attivitajiet koperti skont il-grilja ta’ hawn taħt. L-istima tal-ispejjeż annwali għandha tkopri sena sħiħa ta’ ħidma u tirreferi għall-aktar sena finanzjarja magħluqa riċenti, mid-data tar-reġistrazzjoni jew mid-data tal-aġġornament annwali tad-dettalji tar-reġistrazzjoni.

Id-daqs tal-kategorija tal-ispejjeż annwali f’euro:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 999 999

1 000 000 – 1 249 999

1 250 000 – 1 499 999

1 500 000 – 1 749 999

1 750 000 – 1 999 999

2 000 000 – 2 249 999

2 250 000 – 2 499 999

2 500 000 – 2 749 999

2 750 000 – 2 999 999

3 000 000 – 3 499 999

3 500 000 – 3 999 999

4 000 000 – 4 499 999

4 500 000 – 4 999 999

5 000 000 – 5 499 999

5 500 000 – 5 999 999

6 000 000 – 6 499 999

6 500 000 – 6 999 999

7 000 000 – 7 999 999

8 000 000 – 8 999 999

9 000 000 – 9 999 999

≥ 10 000 000

Il-klijenti għandhom jiddikjaraw l-intermedjarji li jwettqu l-attivitajiet koperti f’isimhom u l-ispiża għal kull intermedjarju individwali skont il-grilja ta’ hawn taħt. L-istima tal-ispejjeż annwali għandha tkopri sena sħiħa ta’ ħidma u tirreferi għall-aktar sena finanzjarja magħluqa riċenti, mid-data tar-reġistrazzjoni jew mid-data tal-aġġornament annwali tad-dettalji tar-reġistrazzjoni.

Kwalunkwe intermedjarju attwali li mhuwiex kopert mill-aktar sena finanzjarja magħluqa riċenti għandu jiġi ddikjarat separatament b’ismu.

Id-daqs tal-kategorija tal-ispejjeż tar-rappreżentanza għal kull intermedjarju, f’euro:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 –999 999

≥ 1 000 000

(b)

L-intermedjarji għandhom jiddikjaraw id-dħul annwali totali stmat iġġenerat li huwa attribwibbli għal attivitajiet koperti skont il-grilja ta’ hawn taħt. Id-dħul annwali totali stmat iġġenerat għandu jkopri sena sħiħa ta’ ħidma u jirreferi għall-aktar sena finanzjarja magħluqa riċenti, mid-data tar-reġistrazzjoni jew mid-data tal-aġġornament annwali tad-dettalji tar-reġistrazzjoni.

Id-dħul minn klijenti individwali għal attivitajiet koperti għandu jiġi elenkat ukoll skont il-grilja ta’ hawn taħt, flimkien ma’ indikazzjoni tal-proposti leġiżlattivi, il-politiki jew l-inizjattivi tal-Unjoni mmirati mill-attivitajiet koperti:

Id-daqs tal-kategorija tad-dħul iġġenerat għal kull klijent, f’euro:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 999 999

≥ 1 000 000

L-istima tad-dħul annwali totali ġġenerat għal attivitajiet koperti għandha tiġi kkalkulata awtomatikament mir-reġistru abbażi tal-aggregat tad-dħul stmat iġġenerat għal kull klijent.

L-intermedjarji għandhom jiddikjaraw fir-reġistru l-klijenti li f’isimhom jitwettqu l-attivitajiet koperti.

Kwalunkwe klijent attwali li mhuwiex kopert mill-aktar sena finanzjarja magħluqa riċenti għandu jiġi ddikjarat separatament b’ismu fir-reġistru.

(c)

Reġistranti li ma jirrappreżentawx interessi kummerċjali għandhom jipprovdu l-informazzjoni finanzjarja li ġejja:

(i)	il-baġit totali tagħhom għall-aktar sena finanzjarja magħluqa riċenti;

(ii)	is-sorsi ewlenin tagħhom ta’ finanzjament skont il-kategorija: finanzjament tal-Unjoni, finanzjament pubbliku, għotjiet, donazzjonijiet, kontribuzzjonijiet tal-membri tagħhom, eċċ.;

(iii)

l-ammont ta’ kull kontribuzzjoni li rċevew li jaqbeż l-10 % tal-baġit totali tagħhom, jekk il-kontribuzzjonijiet ikunu aktar minn EUR 10 000, u l-isem tal-kontributur.

(1) L-indirizz elettroniku pprovdut mhux se jiġi ppubblikat.

(2) Is-sħubija tal-gruppi ta’ esperti għandha tiddaħħal fir-reġistru awtomatikament. Ir-reġistrazzjoni ma għandhiex tagħti dritt awtomatiku għal din is-sħubija.

(3) Ir-reġistranti jistgħu jitolbu awtorizzazzjoni għal aċċess għall-bini tal-Parlament Ewropew fi tmiem il-proċess ta’ reġistrazzjoni. L-ismijiet tal-individwi li jirċievu l-permessi ta’ aċċess għall-bini tal-Parlament għandhom jiddaħħlu fir-reġistru awtomatikament. Ir-reġistrazzjoni ma għandhiex tagħti dritt awtomatiku għal dan il-permess ta’ aċċess.

ANNESS III

MONITORAĠĠ, INVESTIGAZZJONIJIET U MIŻURI

1. Prinċipji ġenerali

1.1.

Is-Segretarjat jista’ jiftaħ investigazzjoni abbażi ta’ lment li jallega li reġistrant ma jkunx osserva l-kodiċi ta’ kondotta (“nuqqas ta’ osservanza”) kif ukoll fuq inizjattiva proprja fid-dawl ta’ informazzjoni li r-reġistrant jista’ jkun ineliġibbli.

1.2.

Investigazzjoni hija proċedura amministrattiva li tinvolvi s-Segretarjat u r-reġistrant kkonċernat, kif ukoll, fejn l-investigazzjoni ma tkunx infetħet fuq l-inizjattiva proprja tas-Segretarjat, il-parti terza li ressqet l-ilment (“ilmentatur”).

1.3.

Meta tinfetaħ investigazzjoni, is-Segretarjat jista’ jissospendi r-reġistrazzjoni kkonċernata bħala prekawzjoni. Is-Segretarjat għandu jinforma minnufih lir-reġistrant ikkonċernat dwar id-deċiżjoni tiegħu li tiġi sospiża r-reġistrazzjoni, billi jipprovdi spjegazzjoni motivata għad-deċiżjoni tiegħu.

2. Ammissibbiltà tal-ilmenti

2.1.

Kull persuna fiżika jew ġuridika tista’ tressaq ilment lis-Segretarjat dwar allegat nuqqas ta’ osservanza ta’ reġistrant. L-ilmenti għandhom jiġu sottomessi bil-miktub. Sabiex ikun ammissibbli, l-ilment għandu:

(a)	jidentifika r-reġistrant ikkonċernat u jistabbilixxi b’mod ċar id-dettalji tal-ilment;

(b)	jipprovdi l-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-ilmentatur;

(c)	jitressaq fi żmien sena mill-allegat nuqqas ta’ osservanza;

(d)	ikun sostnut minn evidenza li turi probabbiltà raġonevoli ta’ nuqqas ta’ osservanza.

2.2.

Meta lment ma jkunx ammissibbli, is-Segretarjat għandu jinnotifika lill-ilmentatur b’dan, u jipprovdi spjegazzjoni motivata għad-deċiżjoni tiegħu.

3. Proċedura tal-ilmenti

3.1.

Wara li jirċievi lment ammissibbli, is-Segretarjat għandu jiftaħ investigazzjoni u jinnotifika lill-ilmentatur u lir-reġistrant ikkonċernat.

3.2.

Ir-reġistrant ikkonċernat għandu jirċievi kopja tal-ilment, inkluż kwalunkwe anness, u jintalab jipprovdi risposta motivata fi żmien 20 jum tax-xogħol.

3.3.

Is-Segretartjat għandu jqis kwalunkwe risposta motivata riċevuta skont il-punt 3.2, jiġbor kwalunkwe informazzjoni rilevanti, u jabbozza rapport dwar is-sejbiet tiegħu.

3.4.

Meta r-rapport isib li r-reġistrant ikkonċernat ma jkunx osserva l-kodiċi ta’ kondotta, is-Segretarjat għandu jinnotifika lir-reġistrant dwar dan. Dik in-notifika jista’ jkun fiha wkoll:

(a)	struzzjonijiet biex jiġi rrimedjat in-nuqqas ta’ osservanza fi żmien 20 jum tax-xogħol minn meta tasal in-notifika; u

(b)	twissija formali li jistgħu jittieħdu miżuri jekk in-nuqqas ta’ osservanza ma jiġix rimedjat jew jerġa’ jseħħ.

3.5.

Is-Segretarjat għandu jiddikjara r-reġistrant ikkonċernat eliġibbli biex jibqa’ fir-reġistru u jagħlaq l-investigazzjoni, fejn tapplika waħda minn dawn li ġejjin:

(a)	l-allegat nuqqas ta’ osservanza jikkonċerna primarjament il-punt (f) tal-kodiċi ta’ kondotta u jiġi rrimedjat fi żmien 20 jum tax-xogħol minn meta r-reġistrant ikun ġie nnotifikat skont il-punt 3.1;

(b)	ir-rapport isib li r-reġistrant ikun osserva l-kodiċi ta’ kondotta;

(c)	ir-reġistrant jirrimedja n-nuqqas ta’ osservanza wara li jkun ġie nnotifikat skont il-punt (a) tal-punt 3.4;

(d)	twissija formali skont il-punt (b) tal-punt 3.4 titqies biżżejjed.

3.6.

Is-Segretarjat għandu jiddikjara r-reġistrant ikkonċernat ineliġibbli u jagħlaq l-investigazzjoni, fejn ir-rapport isib li r-reġistrant ma jkunx osserva l-kodiċi ta’ kondotta u tapplika waħda minn dawn li ġejjin:

(a)	ir-reġistrant ma jkunx irrimedja n-nuqqas ta’ osservanza wara li jkun ġie nnotifikat skont il-punt (a) tal-punt 3.4;

(b)	twissija formali skont il-punt (b) tal-punt 3.4 titqies insuffiċjenti.

3.7.

Ladarba s-Segretarjat ikun abbozza r-rapport tiegħu, dan għandu jipprovdi lir-reġistrant ikkonċernat b’kopja ta’ dak ir-rapport fuq talba.

4. Monitoraġġ u investigazzjonijiet fuq inizjattiva proprja

4.1.

Is-Segretarjat jista’ jitlob li r-reġistranti jemendaw ir-reġistrazzjonijiet tagħhom meta jkollu raġuni biex jemmen li dawk ir-reġistrazzjonijiet ma jipprovdux b’mod preċiż l-informazzjoni speċifikata fl-Anness II.

4.2.

Meta ssir talba skont il-punt 4.1, is-Segretarjat jista’ jissospendi r-reġistrazzjoni kkonċernata bħala prekawzjoni.

4.3.

Fejn ir-reġistrant ikkonċernat ma jikkooperax b’mod sinċier u kostruttiv, is-Segretarjat jista’ jneħħi reġistrazzjoni mir-reġistru li tkun soġġetta għal talba skont il-punt 4.1.

4.4.

Is-Segretarjat jista’ jiftaħ investigazzjoni fuq inizjattiva proprja fid-dawl tal-informazzjoni li reġistrant jista’ ma jkunx eliġibbli.

4.5.

Fejn is-Segretarjat jiftaħ investigazzjoni fuq inizjattiva proprja, dan għandu jinnotifika lir-reġistrant ikkonċernat u jitlob lir-reġistrant jagħti risposta motivata fi żmien 20 jum tax-xogħol.

4.6.

Is-Segretarjat għandu jqis kwalunkwe risposta motivata riċevuta skont il-punt 4.5, jiġbor kwalunkwe informazzjoni rilevanti, u jabbozza rapport dwar is-sejbiet tiegħu.

4.7.

Fejn ir-rapport isib li r-reġistrant ikkonċernat ma jkunx eliġibbli, is-Segretarjat għandu jinnotifika lir-reġistrant dwar dan. Dik in-notifika jista’ jkun fiha wkoll:

(a)	struzzjonijiet biex tiġi rrimedjata l-ineliġibbiltà fi żmien 20 jum tax-xogħol minn meta tasal in-notifika; u

(b)	twissija formali li jistgħu jiġu imposti miżuri jekk l-ineliġibbiltà ma tiġix irrimedjata jew terġa’ sseħħ.

4.8.

Is-Segretarjat għandu jiddikjara r-reġistrant ikkonċernat eliġibbli u jagħlaq l-investigazzjoni, fejn tapplika waħda minn dawn li ġejjin:

(a)	l-investigazzjoni tikkonċerna primarjament nuqqas suspettat ta’ attivitajiet koperti u r-reġistrant ikkonċernat juri, fi żmien 20 jum tax-xogħol minn meta jiġi nnotifikat skont il-punt 4.5,li jwettaq attivitajiet koperti ;

(b)	ir-rapport isib li r-reġistrant huwa eliġibbli;

(c)	ir-reġistrant jirrimedja l-ineliġibbiltà wara li jiġi nnotifikat skont il-punt (a) tal-punt 4.7;

(d)	twissija formali skont il-punt 4.7 titqies biżżejjed.

4.9.

Is-Segretarjat għandu jiddikjara r-reġistrant ikkonċernat ineliġibbli u jagħlaq l-investigazzjoni fejn l-investigazzjoni tikkonċerna primarjament nuqqas suspettat ta’ attivitajiet koperti u r-reġistrant ikkonċernat ma jurix, fi żmien 20 jum tax-xogħol minn meta jiġi nnotifikat skont il-punt 4.5, li huwa jwettaq attivitajiet koperti.

4.10.

Is-Segretarjat għandu jiddikjara r-reġistrant ikkonċernat ineliġibbli u jagħlaq l-investigazzjoni fejn ir-rapport imsemmi fil-punt 4.6 isib li r-reġistrant ma jkunx eliġibbli u tapplika waħda minn dawn li ġejjin:

(a)	ir-reġistrant ma jirrimedjax l-ineliġibbiltà wara li jkun ġie nnotifikat skont il-punt (a) tal-punt 4.7;

(b)	twissija formali skont il-punt (b) tal-punt 4.7 titqies insuffiċjenti.

4.11.

Ladarba s-Segretarjat ikun abbozza r-rapport tiegħu, dan għandu jipprovdi lir-reġistranti kkonċernati kopja ta’ dak ir-rapport fuq talba.

5. Kooperazzjoni mas-Segretarjat matul l-investigazzjonijiet

5.1.

Is-Segretarjat għandu, fejn meħtieġ, jitlob lill-partijiet għal investigazzjoni sabiex jipprovdu informazzjoni rilevanti għall-investigazzjoni fi żmien 20 jum tax-xogħol mit-talba. Il-partijiet ikkonċernati jistgħu jindikaw liema informazzjoni pprovduta minnhom jenħtieġ li titqies bħala sensittiva.

5.2.

Is-Segretarjat jista’ jiddeċiedi li jisma’ lill-partijiet f’investigazzjoni.

5.3.

Is-Segretarjat jista’ jiddeċiedi li jestendi l-iskadenzi stabbiliti skont dan l-Anness, fejn mitlub mir-reġistranti u ġġustifikat b’raġunijiet raġonevoli. Dik id-deċiżjoni tista’ tinvolvi wkoll is-sospensjoni tar-reġistrazzjoni kkonċernata għat-tul ta’ żmien tal-investigazzjoni.

5.4.

Jekk is-Segretarjat iqis li reġistrant ikkonċernat f’investigazzjoni ma jkunx qed jikkoopera b’mod sinċier u kostruttiv fl-investigazzjoni, dan jista’, wara li jkun ta lir-reġistrant il-possibbiltà li jesprimi l-fehmiet tiegħu bil-miktub, jagħlaq l-investigazzjoni u jneħħi r-reġistrazzjoni kkonċernata mir-reġistru.

6. Id-dritt għal smigħ

Ir-reġistrant għandu jkollu l-possibbiltà li jgħarraf bil-miktub il-fehmiet tiegħu qabel ma tittieħed kwalunkwe deċiżjoni dwar ineliġibbiltà.

7. Deċiżjoni

7.1.

Is-Segretarjat għandu jagħlaq investigazzjoni b’deċiżjoni motivata. Is-Segretarjat għandu jinnotifika lill-partijiet ikkonċernati bil-miktub dwar dik id-deċiżjoni. Dik id-deċiżjoni għandha tispeċifika jekk ġietx stabbilita ineliġibbiltà. Fejn applikabbli, id-deċiżjoni għandha tispeċifika wkoll il-forma ta’ ineliġibbiltà u liema miżura ttieħdet mis-Segretarjat kif ukoll ir-rimedji rilevanti.

7.2

Fejn is-Segretarjat jistabbilixxi li reġistrant ma jkunx eliġibbli skont il-punt 7.1, dan għandu jneħħi r-reġistrazzjoni kkonċernata mir-reġistru.

7.3

Is-Segretarjat jista’ jikkunsidra talba biex jerġa’ jiftaħ investigazzjoni sa 20 jum tax-xogħol wara li l-partijiet ikkonċernati jkunu ġew infurmati bid-deċiżjoni tiegħu.

7.4

Investigazzjoni tista’ terġa’ tinfetaħ biss fejn l-informazzjoni li kienet disponibbli qabel ma s-Segretarjat ikun ħa d-deċiżjoni tiegħu ma kinitx, bl-ebda nuqqas jew żvista tal-parti li tkun qed tagħmel it-talba skont il-punt 7.3, ikkunsidrata mis-Segretarjat meta jkun ħa d-deċiżjoni tiegħu.

8. Miżuri

8.1.

Fejn is-Segretarjat ineħħi reġistrazzjoni skont il-punt 7.2 minħabba li jkun stabbilixxa li l-ineliġibbiltà hija relatata ma’ nuqqas ta’ osservanza, dan jista’ wkoll, fejn xieraq fid-dawl tal-gravità tan-nuqqas ta’ osservanza:

(a)	jipprojbixxi lir-rappreżentant ta’ grupp ta’ interess ikkonċernat milli jerġa’ jirreġistra għal perjodu ta’ bejn 20 jum tax-xogħol u sentejn; u

(b)	jippubblika l-miżura meħuda fuq is-sit web tar-reġistru.

8.2.

Meta jiddeċiedi dwar is-severità tal-miżura meħuda skont il-punt 8.1, is-Segretarjat għandu jqis debitament iċ-ċirkostanzi rilevanti tal- investigazzjoni, fid-dawl tal-objettivi segwiti minn dan il-Ftehim.

8.3.

Ir-rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess soġġetti għal projbizzjoni skont il-punt (a) tal-punt 8.1 ma jistgħux jerġgħu jirreġistraw qabel ikun skada l-perjodu ta’ tneħħija u r-reġistrant ikun irrimedja b’mod sodisfaċenti r-raġunijiet li wasslu għat-tneħħija.

9. Rieżami

9.1.

Ir-reġistranti li huma soġġetti għal miżuri meħuda skont il-punt 8.1 jistgħu jippreżentaw talba motivata għal rieżami mill-Bord tat-Tmexxija.

9.2.

It-talba għal rieżami għandha tintbagħat lis-Segretarjat fi żmien 20 jum tax-xogħol mill-wasla tan-notifika tal-miżura meħuda mis-Segretarjat.

9.3.

It-talbiet għal rieżami mressqa skont il-punti 9.1 u 9.2 għandhom jintbagħtu lill-President tal-Bord tat-Tmexxija, li jista’ jirreferi l-każ lill-Bord tat-Tmexxija sħiħ fejn xieraq jew fejn mitlub minn wieħed mill-membri l-oħra tal-Bord tat-Tmexxija.

9.4.

Talba għal rieżami ma għandhiex tissospendi l-miżura meħuda mis-Segretarjat, sakemm il-Bord tat-Tmexxija ma jiddeċidix mod ieħor abbażi ta’ raġunijiet speċifiċi stabbiliti fit-talba għal rieżami.

9.5.

Il-President tal-Bord tat-Tmexxija għandu jinnotifika lir-reġistranti kkonċernati bid-deċiżjoni tal-Bord tat-Tmexxija dwar ir-rieżami fi żmien 40 jum tax-xogħol minn meta jirċievi t-talba għal rieżami.

10. Rimedji

Ir-reġistranti li ma jkunux sodisfatti b’ deċiżjoni tal-Bord tat-Tmexxija skont il-punt 9 jistgħu jappellaw quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea skont l-Artikolu 263 TFUE jew jippreżentaw ilment lill-Ombudsman Ewropew skont l-Artikolu 228 TFUE.

		ISSN 1977-074X
Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea		L 207

Edizzjoni bil-Malti	Leġiżlazzjoni	Volum 64 11 ta' Ġunju 2021

Werrej		II Atti mhux leġiżlattivi	Paġna
		FTEHIMIET INTERISTITUZZJONALI
	*	Ftehim Interistituzzjonali tal-20 ta’ Mejju 2021 bejn il-Parlament Ewropew, il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u l-Kummissjoni Ewropea dwar Reġistru Obbligatorju ta’ Trasparenza	1
	*	Dikjarazzjoni politika tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u tal-Kummissjoni Ewropea fl-okkażjoni tal-adozzjoni tal-Ftehim Interistituzzjonali dwar Reġistru ta’ Trasparenza Obbligatorju	18
	*	Deċiżjoni tal-Kunsill (UE) 2021/929 tas-6 ta’ Mejju 2021 dwar ir-regolamentazzjoni tal-kuntatti bejn is-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill u r-rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess	19