ISSN 1725-5104

Il-Ġurnal Uffiċjali

ta’ l-Unjoni Ewropea

L 269

European flag  

Edizzjoni bil-Malti

Leġiżlazzjoni

Volum 50
12 ta' Ottubru 2007


Werrej

 

III   Atti adottati skond it-Trattat ta' l-UE

Paġna

 

 

ATTI ADOTTATI SKOND IT-TITOLU V TAT-TRATTAT TA' L-UE

 

*

Deċiżjoni tal-Kunsill 2007/643/PESK tat-18 ta' Settembru 2007 dwar ir-regoli finanzjarji ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea u dwar ir-regoli dwar l-akkwist u r-regoli dwar il-kontribuzzjonijiet finanzjarji mill-baġit operattiv ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea

1

MT

L-Atti li t-titoli tagħhom huma stampati b'tipa ċara huma dawk li għandhom x'jaqsmu mal-maniġment ta' kuljum ta' materji agrikoli, u li ġeneralment huma validi għal perijodu limitat.

It-titoli ta'l-atti l-oħra kollha huma stampati b'tipa skura u mmarkati b'asterisk quddiemhom.


III Atti adottati skond it-Trattat ta' l-UE

ATTI ADOTTATI SKOND IT-TITOLU V TAT-TRATTAT TA' L-UE

12.10.2007   

MT

Il-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea

L 269/1


DEĊIŻJONI TAL-KUNSILL 2007/643/PESK

tat-18 ta' Settembru 2007

dwar ir-regoli finanzjarji ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea u dwar ir-regoli dwar l-akkwist u r-regoli dwar il-kontribuzzjonijiet finanzjarji mill-baġit operattiv ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea

IL-KUNSILL TA' L-UNJONI EWROPEA,

Wara li kkunsidra l-Azzjoni Konġunta tal-Kunsill 2004/551/PESK tat-12 ta' Lulju 2004 dwar l-istabbiliment ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea (1) u b'mod partikolari l-Artikolu 18(1) tagħha,

Billi:

(1)

Fit-13 ta' Settembru 2004, il-Kunsill adotta d-Deċiżjoni 2004/658/PESK dwar id-dispożizzjonijiet finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea (2).

(2)

Fil-21 ta' Novembru 2005, il-Kunsill adotta d-Deċiżjoni 2005/821/PESK li temenda d-Deċiżjoni 2004/658/PESK (3), li tipprevedi li l-Bord ta' Tmexxija ta' l-Aġenzija għandu jirrevedi jew jemenda kif meħtieġ dawn id-dispożizzjonijiet finanzjarji qabel il-31 ta' Diċembru 2006.

(3)

Fit-13 ta' Novembru 2006, il-Bord ta' Tmexxija adotta d-Deċiżjoni 2006/29 (Cor.) li emendat u ssostitwixxiet it-Titoli I, II u IV tad-“Dispożizzjonijiet Finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali ta' l-Aġenzija”eżistenti bir-“Regoli Finanzjarji ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea”.

(4)

Fl-14 ta' Diċembru 2006, il-Bord ta' Tmexxija adotta d-Deċiżjoni 2006/34, li emendat u ssostitwixxiet it-Titolu III tad-“Dispożizzjonijiet Finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali ta' l-Aġenzija”eżistenti bir-“Regoli dwar l-Akkwist u r-Regoli dwar il-kontribuzzjonijiet Finanzjarji mill-Baġit Operattiv ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea”.

(5)

Filwaqt li adotta d-deċiżjonijiet imsemmijin hawn fuq, il-Bord ta' Tmexxija ppropona wkoll li l-Kunsill jagħti setgħa lill-Bord ta' Tmexxija fuq bażi permanenti biex jimmodifika dawk ir-regoli.

(6)

Ir-regoli finanzjarji ġodda adottati mill-Bord ta' Tmexxija ta' l-Aġenzija għandhom ikunu kkonfermati u l-Bord ta' Tmexxija ta' l-Aġenzija għandha tingħatalu s-setgħa biex jirrevedi u jemenda dawn ir-regoli kif meħtieġ, b'ċerti limitazzjonijiet,

IDDEĊIEDA KIF ĠEJ:

Artikolu 1

1.   Ir-regoli finanzjarji ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea kif ukoll ir-regoli dwar l-akkwist u r-regoli dwar il-kontribuzzjonijiet finanzjarji mill-baġit operattiv ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea, huma mniżżlin fl-Anness. Dawn ir-regoli għandhomjissostitwixxu d-dispożizzjonijiet fl-Anness għad-Deċiżjoni 2004/658/PESK, kif emendata mill-Bord ta' Tmexxija (4).

2.   Il-Bord ta' Tmexxija għandu jirrevedi u jadotta emendi tekniċi għal dawn ir-regoli kif meħtieġ, partikolarment sabiex tkun żgurata konsistenza mar-regoli Komunitarji rilevanti. Emendi sostanzjali rigward il-kamp ta' applikazzjoni u l-għan tagħhom, rigward il-prinċipji tal-ġestjoni baġitarja u finanzjarja u rigward id-dispożizzjonijiet ġenerali dwar l-akkwist, kif ukoll kull regola ġdida li jkollha implikazzjonijiet baġitarji sinifikanti għandhom ikunu sottomessi lill-Kunsill għall-approvazzjoni.

Artikolu 2

Din id-Deċiżjoni għandha tidħol b'effett fil-ġurnata ta' l-adozzjoni tagħha.

Artikolu 3

Din id-Deċiżjoni għandha tiġi ppublikata fil-Ġurnal Uffiċjali ta' l-Unjoni Ewropea.

Magħmul fi Brussell, 18 ta' Settembru 2007.

Għall-Kunsill

Il-President

R. PEREIRA


(1)  ĠU L 245, 17.7.2004, p. 17.

(2)  ĠU L 300, 25.9.2004, p. 52.

(3)  ĠU L 305, 24.11.2005, p. 43.

(4)  Deċiżjoni tal-Bord ta' Tmexxija 2005/06 tal-21 ta' Ġunju 2005.


ANNESS

REGOLI FINANZJARJI TA' L-AĠENZIJA TAD-DIFIŻA EWROPEA

WERREJ

KAMP TA' APPLIKAZZJONI

 

5

TITOLU I

PRINĊIPJI TAL-BAĠIT ĠENERALI 5

Artikolu 1

Il-Baġit Ġenerali 5

Artikolu 2

Il-Baġit Operattiv 5

Artikolu 3

Qafas Finanzjarju 5

Artikolu 4

Adozzjoni tal-Baġit Ġenerali 5

Artikolu 5

Dħul Assenjat 6

Artikolu 6

Ġestjoni mill-Aġenzija ta' l-Infiq f'isem Stat Membru parteċipanti 6

Artikolu 7

Kontribuzzjonijiet 6

Artikolu 8

Bilanċ baġitarju favorevoli 6

Artikolu 9

Prinċipji Baġitarji 6

Artikolu 10

Prinċipji ta' kontabbiltà 7

Artikolu 11

Riportamenti 7

Artikolu 12

Baġit Emendatorju 7

Artikolu 13

Baġit Rivedut 8

TITOLU II

IMPLIMENTAZZJONI TAL-BAĠIT ĠENERALI 8

KAPITOLU 1

Persunal tal-Finanzi 8

Artikolu 14

Prinċipju tas-segregazzjoni tad-dmirijiet 8

Artikolu 15

Rwol ta' l-Uffiċjal Awtorizzanti 8

Artikolu 16

Responsabbiltajiet ta' l-Uffiċjal Awtorizzanti 8

Artikolu 17

Segregazzjoni tad-dmirijiet ta' inizjazzjoni u verifika 9

Artikolu 18

Proċeduri ta' ġestjoni u ta' kontroll intern 9

Artikolu 19

Rwol ta' l-Uffiċjal tal-Kontabbiltà 9

Artikolu 20

Responsabbiltajiet ta' l-Uffiċjal tal-Kontabbiltà 9

KAPITOLU 2

Responsabbiltà tal-Persunal tal-Finanzi 10

Artikolu 21

Regoli ġenerali 10

Artikolu 22

Regoli applikabbli għal Uffiċjali Awtorizzanti b'delega 10

Artikolu 23

Regoli applikabbli għal Uffiċjali tal-Kontabbiltà 10

KAPITOLU 3

Dħul 10

Artikolu 24

Tqegħid għad-dispożizzjoni tad-dħul ta' l-Aġenzija 10

Artikolu 25

Stima ta' ammonti riċevibbli 10

Artikolu 26

Stabbiliment ta' ammonti riċevibbli 11

Artikolu 27

Awtorizzazzjoni għal irkupru 11

Artikolu 28

Rkupru ta' fondi 11

Artikolu 29

Imgħax fuq pagamenti tardivi 11

KAPITOLU 4

Infiq 11

Article 30

General principles 11

Artikolu 31

Definizzjoni ta' l-impenn baġitarju 11

Artikolu 32

Proċedura ta' l-impenn 12

Artikolu 33

Awtorizzazzjoni ta' l-impenn 12

Artikolu 34

Validazzjoni ta' l-infiq 12

Artikolu 35

Awtorizzazzjoni ta' l-infiq 12

Artikolu 36

Pagament ta' l-infiq 12

Artikolu 37

Skadenzi għall-pagamenti 12

KAPITOLU 5

Sistemi ta' IT 13

Artikolu 38

Software għall-kontabbiltà 13

KAPITOLU 6

Verifika interna 13

Artikolu 39

Rwol ta' l-Awditur Intern 13

Artikolu 40

Responsabbiltajiet ta' l-Awditur Intern 13

TITOLU III

RAPPURTAR FINANZJARJU U VERIFIKA ANNWALI 14

Artikolu 41

Kalendarju baġitarju u tar-rappurtar 14

Artikolu 42

Rappurtar trimestrali 14

Artikolu 43

Kulleġġ ta' l-Awdituri 14

Artikolu 44

Verifika Annwali 15

Artikolu 45

Artikolu Finali 15

KAMP TA' APPLIKAZZJONI:

Ir-Regoli Finanzjarji ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea jimplimentaw u jikkomplimentaw l-Artikoli relatati dwar l-aspetti finanzjarji mill-Azzjoni Konġunta tal-Kunsill 2004/551/PESK tat-12 ta' Lulju 2004 dwar l-istabbiliment ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea (1) (’JA’).

TITOLU I

PRINĊIPJI TAL-BAĠIT ĠENERALI

Artikolu 1

Il-Baġit Ġenerali

1.   Il-Baġit Ġenerali għandu jikkonsisti fid-dħul u l-infiq ta' sena finanzjarja.

2.   Il-Baġit Ġenerali għandu jirrispetta bis-sħiħ il-limiti stabbiliti fil-Qafas Finanzjarju ta' l-Aġenzija approvat mill-Kunsill, f'konformità ma' l-Artikolu 3.

3.   L-infiq għandu jikkonsisti f'persunal, tħaddim, approprjazzjonijiet operattivi u proviżorji. Id-dħul għandu jikkonsisti fi dħul mixxellanju, inkluż it-tnaqqis mir-remunerazzjoni tal-persunal u l-imgħax dovut mill-kontijiet tal-bank ta' l-Aġenzija; u kontribuzzjonijiet mill-Istati Membri parteċipanti fl-Aġenzija (’Stati Membri parteċipanti’).

4.   Il-Baġit ta' Funzjonament għandu jkun il-Baġit Ġenerali ħlief il-Baġit Operattiv kif definit fl-Artikolu 2.

Artikolu 2

Il-Baġit Operattiv

1.   Il-Baġit Operattiv għandu jagħmel parti mill-Baġit Ġenerali u jikkonsisti f'approprjazzjonijiet għall-akkwist ta' pariri esterni, partikolarment l-analiżi operattiva, essenzjali għall-Aġenzija biex twettaq il-kompiti tagħha, u għal riċerka speċifika u attivitajiet dwar teknoloġija għall-benefiċċju komuni ta' l-Istati Membri parteċipanti kollha, partikolarment każistika teknika u studji ta' prefattibbiltà.

2.   Id-Direttur Eżekuttiv għandu jinforma lill-Bord ta' Tmexxija dwar l-attivitajiet attwali u futuri taħt il-Baġit Operattiv fuq bażi regolari.

Artikolu 3

Qafas Finanzjarju

Kull tliet snin, il-Kunsill, filwaqt li jaġixxi b'unanimità, għandu japprova qafas finanzjarju għall-Aġenzija għat-tliet snin li jkun imiss. Dan il-qafas finanzjarju għandu jistabbilixxi prijoritajiet miftiehma u jikkostitwixxi limitu massimu li jkun jorbot legalment. L-ewwel qafas finanzjarju għandu jkopri l-perijodu 2007 sa 2009.

Artikolu 4

Adozzjoni tal-Baġit Ġenerali

1.   Il-Kap ta' l-Aġenzija għandu jipprovdi lill-Bord ta' Tmexxija sat-3 ta' Ġunju ta' kull sena bi Stima Ġenerali ta' l-Abbozz tal-Baġit Ġenerali għas-sena li jkun imiss, filwaqt li jirrispetta bis-sħiħ il-limiti stabbiliti fil-Qafas Finanzjarju.

2.   Il-Kap ta' l-Aġenzija għandu jipproponi l-Abbozz tal-Baġit Ġenerali lill-Bord ta' Tmexxija sat-30 ta' Settembru ta' kull sena. L-abbozz għandu jinkludi:

(a)

l-approprjazzjonijiet meqjusa bħala meħtieġa:

(i)

biex ikunu koperti l-ispejjeż ta' l-Aġenzija rigward l-operat u l-persunal;

(ii)

għall-akkwist ta' pariri esterni, partikolarment l-analiżi operattiva, essenzjali għall-Aġenzija biex twettaq il-kompiti tagħha, u għal riċerka speċifika u attivitajiet dwar teknoloġija għall-benefiċċju komuni ta' l-Istati Membri parteċipanti kollha, partikolarment każistika teknika u studji ta' prefattibbiltà;

(b)

previżjoni tad-dħul meħtieġ biex ikun kopert l-infiq.

3.   Il-Bord ta' Tmexxija għandu jaspira biex jiżgura li l-approprjazzjonijiet imsemmijin fil-paragrafu 2(a)(ii) jirrappreżentaw sehem sinifikanti ta' l-approprjazzjonijiet totali msemmijin fil-paragrafu 2. Dawn l-approprjazzjonijiet għandhom jirriflettu l-ħtiġijiet attwali u għandhom jagħtu spazju għal rwol operattiv ta' l-Aġenzija.

4.   L-Abbbozz tal-Baġit Ġenerali għandu jkun akkumpanjat bi pjan dettaljat tal-persunal fl-istabbiliment u ġustifikazzjonijiet dettaljati.

5.   Il-Bord ta' Tmexxija, filwaqt li jaġixxi b'unanimità, jista' jiddeċiedi li l-Abbozz tal-Baġit Ġenerali għandu barra minn hekk ikopri proġett jew programm partikolari fejn dan jidher biċ-ċar li huwa għall-benefiċċju komuni ta' l-Istati Membri parteċipanti kollha.

6.   L-approprjazzjonijiet għandhom ikunu kklassifikati f'titoli u kapitoli li jirraggruppaw l-infiq flimkien mat-tip jew l-għan, subdiviżi kif meħtieġ f'artikoli.

7.   Kull titolu jista' jinkludi kapitolu intitolat “approprjazzjonijiet proviżorji”. Dawn l-approprjazzjonijiet għandhom jiddaħħlu fejn ikun hemm inċertezza, ibbażata fuq raġunijiet serji, dwar l-ammont ta' approprjazzjonijiet meħtieġ jew il-kamp ta' applikazzjoni għall-implimentazzjoni ta' l-approprjazzjonijiet imdaħħla.

8.   Id-dħul għandu jikkonsisti fi:

(a)

dħul mixxellanju;

(b)

kontribuzzjonijiet pagabbli mill-Istati Membri parteċipanti fl-Aġenzija abbażi ta' l-iskala tad-dħul gross nazzjonali (DGN).

L-Abbozz tal-Baġit Ġenerali għandu jinkludi linji biex ikun akkomodat id-Dħul Assenjat u, kulfejn possibbli, għandu jindika l-ammont previst.

9.   Il-Bord ta' Tmexxija għandu jadotta l-Abbozz tal-Baġit Ġenerali sal-31 ta' Diċembru ta' kull sena fi ħdan il-Qafas Finanzjarju ta' l-Aġenzija. Meta jagħmel dan, il-Bord ta' Tmexxija għandu jkun ippresedut mill-Kap ta' l-Aġenzija, jew minn rappreżentant maħtur minnu mis-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill, jew minn membru tal-Bord ta' Tmexxija li jkun mistieden minnu biex jagħmel dan. Id-Direttur Eżekuttiv għandu jiddikjara li l-baġit ikun ġie adottat u jinnotifika lill-Istati Membri parteċipanti dwar dan.

10.   Jekk, fil-bidu ta' sena finanzjarja, l-Abbozz tal-Baġit Ġenerali ma jkunx ġie adottat, somma ekwivalenti għal mhux aktar minn wieħed minn kull tnax ta' l-approprjazzjonijiet tal-baġit għas-sena finanzjarja preċedenti tista' tintefaq kull xahar fir-rigward ta' kwalunkwe kapitolu jew subdiviżjoni oħra tal-baġit. Madankollu, dan l-arranġament m'għandux ikollu l-effett li jqiegħed għad-dispożizzjoni ta' l-Aġenzija approprjazzjonijiet ta' aktar minn wieħed minn kull tnax ta' dawk previsti fl-Abbozz tal-Baġit Ġenerali matul it-tħejjija. Il-Bord ta' Tmexxija, filwaqt li jaġixxi b'maġġoranza kwalifikata fuq proposta mid-Direttur Eżekuttiv, jista' jawtorizza infiq ta' aktar minn wieħed minn kull tnax. Id-Direttur Eżekuttiv jista' jirrikjedi l-kontribuzzjonijiet meħtieġa biex ikunu koperti l-approprjazzjonijiet awtorizzati taħt dan il-paragrafu, li għandhom ikunu pagabbli fi żmien 30 jum minn meta toħroġ is-sejħa għall-kontribuzzjonijiet.

Artikolu 5

Dħul Assenjat

1.   L-Aġenzija tista' tirċievi fil-Baġit Ġenerali tagħha bħala Dħul Assenjat għal għan speċifiku kontribuzzjonijiet finanzjarji biex ikunu koperti l-ispejjeż li mhumiex dawk imsemmijin fl-Artikolu 4(2)(a)(i):

(a)

mill-baġit ġenerali ta' l-Unjoni Ewropea abbażi ta' każ b'każ, bi qbil sħiħ mar-regoli, proċeduri u proċessi ta' teħid ta' deċiżjonijiet applikabbli għaliha;

(b)

minn Stati Membri parteċipanti, pajjiżi terzi jew partijiet terzi oħrajn.

2.   Dħul Assenjat jista' jintuża biss għall-għan speċifiku li għalih ikun ġie assenjat.

Artikolu 6

Ġestjoni mill-Aġenzija ta' l-Infiq f'isem Stat Membru parteċipanti

1.   l-Bord ta' Tmexxija, fuq proposta mid-Direttur Eżekuttiv jew Stat Membru parteċipanti, jista' jiddeċiedi li l-Aġenzija tista' tkun fdata mill-Istati Membri parteċipanti, fuq bażi kuntrattwali, bil-ġestjoni amministrattiva u finanzjarja ta' ċerti attivitajiet li jaqgħu fil-kompetenza tagħha.

2.   Il-Bord ta' Tmexxija, fid-deċiżjoni tiegħu, jista' jawtorizza lill-Aġenzija biex tagħmel kuntratti f'isem ċerti Stati Membri parteċipanti. Hi tista' tawtorizza lill-Aġenzija biex tiġbor minn qabel il-fondi meħtieġa minn dawn l-Istati Membri parteċipanti sabiex ikunu onorati l-kuntratti li jkunu saru.

Artikolu 7

Kontribuzzjonijiet

1.   Iffissar tal-kontribuzzjonijiet fejn tkun applikabbli l-iskala Dħul Gross Nazzjonali (DGN)

1.1.

Fejn tkun applikabbli l-iskala DGN, it-tqassim tal-kontribuzzjonijiet bejn l-Istati Membri parteċipanti li mingħandhom tkun rikjesta kontribuzzjoni għandu jkun iffissat skond l-iskala tal-prodott gross nazzjonali kif speċifikat fl-Artikolu 28(3) tat-Trattat dwar l-UE u skond id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2000/597/KE, Euratom tad-29 ta' Settembru 2000 dwar is-sistema tar-riżorsi tal-Komunitajiet Ewropej stess (2), jew kwalunkwe Deċiżjoni oħra tal-Kunsill li tista' tissostitwixxiha.

1.2.

Id-data għall-kalkolu ta' kull kontribuzzjoni għandha tkun dik stabbilita fil-kolonna tar-“riżorsi tad-DGN stess” fit-tabella “Sommarju tal-finanzjament tal-baġit ġenerali skond it-tip ta' riżors proprju u l-Istat Membru” annessa ma' l-aħħar baġit adottat mill-Komunitajiet Ewropej. Il-kontribuzzjoni ta' kull Stat Membru parteċipanti li mingħandu tkun dovuta kontribuzzjoni għandha tkun proporzjonata għas-sehem tad-DGN ta' dak l-Istat Membru fl-aggregat totali tad-DGN ta' l-Istati Membri parteċipanti li mingħandhom hi dovuta kontribuzzjoni.

2.   Skeda għall-pagament ta' kontribuzzjonijiet

2.1.

l-kontribuzzjonijiet intiżi biex jiffinanzjaw il-Baġit Ġenerali ta' l-UE għandhom jitħallsu mill-Istati Membri parteċipanti fi tliet pagamenti ugwali, sal-15 ta' Frar, il-15 ta' Ġunju u l-15 ta' Ottubru tas-sena finanzjarja kkonċernata.

2.2.

Meta jiġi adottat Baġit Emendatorju, il-kontribuzzjonijiet meħtieġa għandhom jitħallsu mill-Istati Membri parteċipanti kkonċernati fi żmien 60 jum minn meta toħroġ is-sejħa għall-kontribuzzjonijiet.

2.3.

Kull Stat Membru parteċipanti għandu jħallas lill-bank tariffa relatata mal-pagament tal-kontribuzzjonijiet tiegħu stess.

Artikolu 8

Bilanċ Baġitarju Favorevoli

Kwalunkwe bilanċ baġitarju favorevoli li jirriżulta mis-sena finanzjarja, bħala riżultat ta' differenza bejn id-dħul u l-infiq, għandu jitqies bħala kreditu disponibbli għall-Istati Membri parteċipanti u rritornat lilhom bħala tnaqqis mit-tielet kontribuzzjoni tas-sena finanzjarja li jkun imiss (15 ta' Ottubru).

Artikolu 9

Prinċipji Baġitarji

1.   Baġits, imfasslin f'euro, għandhom ikunu l-atti li għal kull sena finanzjarja jistabbilixxu u jawtorizzaw id-dħul u l-infiq kollu amministrat mill-Aġenzija.

2.   L-approprjazzjonijiet imdaħħlin f'baġit għandhom ikunu awtorizzati għad-durata ta' sena finanzjarja li tibda fl-1 ta' Jannar u tintemm fil-31 ta' Diċembru ta' l-istess sena.

3.   Għal kull baġit, id-dħul u l-infiq għandhom ikunu bbilanċjati. Id-dħul u l-infiq kollu għandhom jiddaħħlu bis-sħiħ fil-baġit rilevanti mingħajr ebda aġġustament lil xulxin.

4.   Il-baġit għandu jkun fih approprjazzjonijiet differenzjati, li għandhom jikkonsistu f'approprjazzjonijiet ta' impenn u approprjazzjonijiet ta' pagament u approprjazzjonijiet non-differenzjati.

5.   L-approprjazzjonijiet ta' impenn għandhom ikopru l-kost totali ta' l-impenji legali li jsiru matul is-sena finanzjarja attwali. Madankollu, l-impenji jistgħu jsiru globalment jew f'pagamenti annwali. L-impenji għandhom jiddaħħlu fil-kontijiet abbażi ta' l-impenji legali li jsiru sal-31 ta' Diċembru.

6.   L-approprjazzjonijiet ta' pagament għandhom ikopru l-pagamenti li jsiru biex jiġu onorati l-impenji legali li jsiru fis-sena finanzjarja attwali u/jew snin finanzjarji preċedenti. Il-pagamenti għandhom jiddaħħlu fil-kontijiet abbażi ta' l-impenji baġitarji sal-31 ta' Diċembru.

7.   Id-dħul ta' sena finanzjarja għandu jiddaħħal fil-kontijiet għas-sena finanzjarja abbażi ta' l-ammonti miġburin matul is-sena finanzjarja.

8.   La d-dħul u l-anqas l-infiq ma jistgħu jiġu implimentati ħlief b'allokazzjoni għal intestatura fil-baġit u fil-limitu ta' l-approprjazzjonijiet imdaħħlin hemmhekk.

9.   L-approprjazzjonijiet għandhom jintużaw f'konformità mal-prinċipji ta' ġestjoni finanzjarja tajba, jiġifieri f'konformità mal-prinċipji ta' ekonomija, effiċjenza u effettività.

10.   Trattament ta' assi u deprezzament: f'termini baġitarji, l-ispejjeż kollha relatati ma' l-akkwist ta' assi għandhom ikunu ddebitati lill-baġit kif imġarrba; ma għandha tkun iddebitata ebda tariffa ta' deprezzament.

Artikolu 10

Prinċipji ta' Kontabbiltà

1.   Id-dikjarazzjonijiet finanzjarji għandhom jitfasslu f'konformità mal-prinċipji tal-kontabbiltà ġeneralment aċċettati ta' l-Unjoni Ewropea, partikolarment:

(a)

negozju avvjat, jiġifieri li l-Aġenzija għandha tkun meqjusa li hi stabbilita għal durata indefinita,

(b)

prudenza, jiġifieri li l-assi u d-dħul m'għandhomx ikunu sopravalutati u l-passivi u t-tariffi m'għandhomx ikunu sottovalutati,

(ċ)

metodi ta' kontabbiltà konsistenti, jiġifieri li l-istruttura tal-komponenti tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji u l-metodi ta' kontabbiltà u r-regoli ta' valutazzjoni ma jistgħux jinbidlu minn sena għall-ohra. L-Uffiċjal tal-Kontabbiltà ma jistax imur lil hinn mill-prinċipju ta' metodi ta' kontabbiltà konsistenti ħlief f'każijiet eċċezzjonali, partikolarment, fejn il-bidla tkun saret għal raġunijiet ta' preżentazzjoni aktar xierqa ta' l-operazzjonijiet ta' kontabbiltà,

(d)

komparabbiltà ta' informazzjoni, jiġifieri li għal kull partita d-dikjarazzjonijiet finanzjarji għandhom ukoll juru l-ammont ta' l-entrata li tikkorrispondi tas-sena preċedenti. Fejn il-preżentazzjoni jew il-klassifikazzjoni ta' wieħed mill-komponenti tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji tinbidel, l-ammonti għas-sena preċedenti li jikkorrispondu għandhom isiru komparabbli u klassifikati mill-ġdid,

(e)

materjalità, jiġifieri li l-operazzjonijiet kollha li huma ta' sinifikat għall-informazzjoni mfittxija għandha tiġi meqjusa fid-dikjarazzjonijiet finanzjarji. Il-materjalità għandha tiġi valutata, b'mod partikolari, b'referenza għan-natura tat-tranżazzjoni jew l-ammont,

(f)

nonkompensazzjoni, jiġifieri li l-ammonti riċevibbli u d-debiti ma jistgħux ipaċu lil xulxin, lanqas ma jistgħu t-tariffi u d-dħul, ħlief meta t-tariffi u d-dħul jidderivaw mill-istess tranżazzjoni, minn tranżazzjonijiet simili jew minn operazzjonijiet ta' kopertura u dment li mhumiex individwalment materjali,

(g)

preminenza tar-realtà fuq il-forma, jiġifieri li avvenimenti ta' kontabbiltà rreġistrati fid-dikjarazzjonijiet finanzjarji għandhom ikunu ppreżentati b'referenza għan-natura ekonomika tagħhom,

(h)

kontabbiltà bbażata fuq id-dovuti, jiġifieri li t-tranżazzjonijiet u l-avvenimenti għandhom jiddaħħlu fil-kontijiet meta jinqagħlu u mhux meta l-ammonti jiġu attwalment imħallsin jew irkuprati,

(i)

traċċabbiltà ta' l-assi u kanċellamenti, jiġifieri li l-Aġenzija għandha żżomm inventarji li juru l-kwantità u l-valur ta' l-assi kollha tanġibbli, intanġibbli u finanzjarji, inkluż kwalunkwe kanċellament.

2.   Meta, f'każ speċifiku, l-Uffiċjal tal-Kontabbiltà jqis li għandha ssir eċċezzjoni għall-kontenut ta' wieħed mill-prinċipji dwar il-kontabbiltà definit fil-paragrafu 1, dik l-eċċezzjoni għandha tiġi debitament sostanzjata u rrappurtata.

Artikolu 11

Riportamenti

1.   L-approprjazzjonijiet li ma jkunux intużaw sa l-aħħar tas-sena finanzjarja li għaliha huma kienu ddaħħlu għandhom jiġu mħassra.

2.   Madankollu, l-approprjazzjonijiet ta' impenji li jkunu għadhom ma ġewx impenjati sa għeluq is-sena finanzjarja jistgħu jiġu riportati fir-rigward ta' ammonti li jikkorrispondu għal approprjazzjonijiet ta' impenn li għalihom il-parti l-kbira ta' l-istadji preparatorji tal-proċedura ta' impenn, jiġifieri s-selezzjoni ta' kuntratturi potenzjali, kienet kompletata sal-31 ta' Diċembru. Dawn l-ammonti jistgħu b'hekk jiġu mpenjati sal-31 ta' Marzu tas-sena segwenti.

3.   Approprjazzjonijiet ta' pagament jistgħu jiġu riportati fir-rigward ta' ammonti meħtieġa biex ikopru impenji eżistenti jew impenji konnessi ma' approprjazzjonijiet ta' impenn li kienu ġew riportati, meta l-approprjazzjonijiet provduti għal-linji rilevanti fil-baġit għas-sena finanzjarja segwenti ma jkoprux il-ħtiġiet. Approprjazzjonijiet speċifiċi għandhom jiġu riportati darba biss.

4.   L-approprjazzjonijiet imqiegħda fir-riserva u l-approprjazzjonijiet allokati għall-infiq tal-persunal ma jistgħux jiġu riportati.

5.   Id-Dħul Assenjat li ma jintużax u l-approprjazzjonijiet disponibbli fil-31 ta' Diċembru li jkunu ġejjin minn Dħul Assenjat imsemmi fl-Artikolu 5 għandu jiġi riportat awtomatikament u jista' jintuża biss għall-iskop speċifiku li għalih hu assenjat. L-approprjazzjonijiet disponibbli li jikkorrispondu għad-Dħul Assenjat li jkun ġie riportat għandu jintuża l-ewwel.

6.   Id-Direttur Eżekuttiv għandu jippreżenta lill-Bord ta' Tmexxija Proposta dwar ir-Riportamenti sal-15 ta' Frar. Il-Bord ta' Tmexxija għandu jieħu deċiżjoni sal-15 ta' Marzu.

Artikolu 12

Baġit Emendatorju

1.   F'każ ta' ċirkostanzi li ma jkunux jistgħu jiġu evitati, eċċezzjonali jew mhux previsti, id-Direttur Eżekuttiv jista' jipproponi abbozz ta' Baġit Emendatorju fil-limiti stabbiliti fil-Qafas Finanzjarju, kif definit fl-Artikolu 3.

2.   L-abbozz tal-Baġit Emendatorju għandu jitfassal, jiġi propost, u adottat u b'notifika mogħtija skond l-istess proċedura bħal dik tal-Baġit Ġenerali, fil-limiti stabbiliti fil-Qafas Finanzjarju. Il-Bord ta' Tmexxija għandu jaġixxi b'kont debitu ta' l-urġenza.

3.   Fis-sitwazzjoni fejn il-limiti stabbiliti fil-Qafas Finanzjarju jkunu kkunsidrati bħala insuffiċjenti minħabba ċirkostanzi eċċezzjonali u mhux previsti, b'kont meħud ukoll tar-regoli mniżżlin fl-Artikolu 4(2) u 4(3), il-Bord ta' Tmexxija għandu jippreżenta l-Baġit Emendatorju għall-adozzjoni mill-Kunsill, filwaqt li jaġixxi b'unanimità.

Artikolu 13

Baġit Rivedut

1.   Jekk meħtieġ, id-Direttur Eżekuttiv jista' jippreżenta lill-Bord ta' Tmexxija baġit rivedut tas-sena finanzjarja attwali bbażat fuq l-ispejjeż attwali li jkunu saru fl-ewwel disa' xhur u l-ispejjeż stmati sa l-aħħar ta' dik is-sena finanzjarja fil-limitu tal-baġit adottat.

2.   Id-Direttur Eżekuttiv jista' jagħmel trasferimenti minn titolu għal ieħor fil-limitu totali ta' 10 % ta' l-approprjazzjonijiet għas-sena finanzjarja, jew minn kapitolu għall-ieħor, jew minn artikolu għall-ieħor.

3.   Tliet gimgħat qabel ma jagħmel it-trasferimenti msemmija fil-paragrafu 2, id-Direttur Eżekuttiv għandu jinforma lill-Bord ta' Tmexxija bl-intenzjonijiet tiegħu. F'każ fejn jingħataw raġunijiet debitament ġustifikati minn xi Stat Membru parteċipanti matul dan il-perijodu, il-Bord ta' Tmexxija għandu jieħu deċiżjoni.

4.   Id-Direttur Eżekuttiv jista' jagħmel trasferimenti fl-artikoli u jipproponi trasferimenti oħra lill-Bord ta' Tmexxija.

TITOLU II

IMPLIMENTAZZJONI TAL-BAĠIT ĠENERALI

KAPITOLU 1

Persunal tal-Finanzi

Artikolu 14

Prinċipju tas-segregazzjoni tad-dmirijiet

Id-dmirijiet ta' l-Uffiċjal Awtorizzanti u l-Uffiċjal tal-Kontabbiltà għandhom ikunu segregati u reċiprokament inkompatibbli.

Artikolu 15

Rwol ta' l-Uffiċjal Awtorizzanti

1   Id-Direttur Eżekuttiv għandu jwettaq id-dmirijiet ta' Uffiċjal Awtorizzanti f'isem l-Aġenzija.

2.   L-Aġenzija għandha tistabbilixxi fir-regoli amministrattivi interni tagħha l-persunal ta' livell xieraq li lilu d-Direttur Eżekuttiv jista' jiddelega f'konformità mal-kondizzjonijiet fir-regoli ta' proċedura ta' l-Aġenzija d-dmirijiet ta' Uffiċjal Awtorizzanti u l-kamp ta' applikazzjoni tal-poteri delegati.

3.   Il-poteri ta' Uffiċjal Awtorizzanti għandhom ikunu ddelegati biss lil persunal li jkun reklutat direttament mill-Aġenzija taħt kuntratti b'terminu fiss, selezzjonat minn fost iċ-ċittadini ta' l-Istati Membri parteċipanti, skond l-Artikolu 11(3)(3.1) ta' l-Azzjoni tal-Kunsill 2004/551/PESK.

4.   Uffiċjali Awtorizzanti b'delega jistgħu jaġixxu biss fil-limiti stabbiliti bl-istrument ta' delega. L-Uffiċjal Awtorizzanti b'delega jew b'subdelega responsabbli jista' jiġi assistit fil-kompitu tiegħu minn membru jew aktar tal-persunal li jkunu fdati, taħt ir-responsabbiltà tiegħu, biex iwettqu ċerti operazzjonijiet meħtieġa għall-implimentazzjoni tal-baġit u l-preżentazzjoni tal-kontijiet.

Artikolu 16

Rwol ta' l-Uffiċjal Awtorizzanti

1   L-Uffiċjal Awtorizzanti għandu jkun responsabbli għall-implimentazzjoni tad-dħul u l-infiq skond il-prinċipji ta' tmexxija finanzjarja tajba, inkluż il-prinċipji ta' ekonomija, effiċjenza u effettività, u li jiżgura konformità mar-rekwiżiti ta' legalità u regolarità.

2.   Sabiex jimplimenta l-infiq, l-Uffiċjal Awtorizzanti b'delega għandu jagħmel impenji baġitarji u impenji legali, jivvalida l-infiq u jawtorizza pagamenti u jagħti bidu għall-proċeduri preliminarji għall-implimentazzjoni ta' approprjazzjonijiet.

3.   L-implimentazzjoni tad-dħul għandha tikkomprendi t-tfassil ta' l-estimi ta' ammonti riċevibbli, id-determinazzjoni ta' drittijiet li jridu jiġu rkuprati u l-ħruġ ta' ordnijiet ta' rkupru. Għandha tinkludi, fejn xieraq, ir-rinunzja għal drittijiet stabbiliti.

4.   L-Uffiċjal Awtorizzanti b'delega għandu jistabbilixxi, konformement ma' l-istandards minimi adottati mill-Aġenzija u bil-kont dovut meħud tar-riskji assoċjati ma' l-ambjent amministrattiv u man-natura ta' l-azzjonijiet finanzjati, l-istruttura organizzattiva u l-proċeduri interni ta' amministrazzjoni u kontroll adattati għat-twettiq tad-dmirijiet tiegħu, inklużi fejn ikun xieraq il-verifiki ex-post. Qabel ma tiġi awtorizzata operazzjoni, l-aspetti operattivi u finanzjarji għandhom jiġu vverifikati minn membri tal-persunal ħlief il-membru li beda l-operazzjoni. L-inizjazzjoni u l-verifiki ex-ante u ex-post ta' operazzjoni għandhom ikunu funzjonijiet separati.

5.   Il-persunal kollu li jkun responsabbli għall-kontroll ta' l-amministrazzjoni ta' operazzjonijiet finanzjarji għandu jkollu l-kompetenza professjonali meħtieġa. Huma għandhom jikkonformaw mal-kodiċi ta' standards professjonali ta' l-Aġenzija.

6.   L-Uffiċjal Awtorizzanti għandu jiġi infurmat minn kwalunkwe membru tal-persunal involut fl-amministrazzjoni finanzjarja u l-kontroll tat-tranżazzjonijiet li jikkunsidra li xi deċiżjoni li huwa mitlub japplika jew jaqbel magħha mis-superjur tiegħu hija irregolari jew tmur kontra l-prinċipji ta' tmexxija finanzjarja tajba jew kontra r-regoli professjonali li huwa meħtieġ josserva. Jekk jonqos milli jieħu azzjoni, il-membru tal-persunal għandu jinforma bil-miktub lill-panel imsemmi fl-Artikolu 22(3). F'każ ta' xi attività illegali, frodi jew korruzzjoni li tista' tagħmel ħsara lill-interessi ta' l-Aġenzija, l-Uffiċjal Awtorizzanti għandu jinforma lill-awtoritajiet u l-korpi indikati fil-liġi applikabbli.

7.   L-Uffiċjal Awtorizzanti għandu jirrapporta lill-Bord ta' Tmexxija dwar it-twettiq tad-dmirijiet tiegħu permezz ta' rapport annwali dwar l-attività flimkien ma' informazzjoni finanzjarja u amministrattiva. Ir-rapport għandu jindika r-riżultati ta' l-operazzjonijiet b'referenza għall-għanijiet stabbiliti, għar-riskji assoċjati ma' dawn l-operazzjonijiet, l-użu li jsir tar-riżorsi provduti u l-mod li bih tiffunzjona s-sistema ta' kontroll intern. L-Awditur Intern għandu jieħu nota tar-rapport annwali u ta' kwalunkwe element ta' informazzjoni identifikat.

Artikolu 17

Segregazzjoni tad-dmirijiet ta' inizjazzjoni u verifika

1.   L-inizjazzjoni ta' operazzjoni għandha tfisser dawk l-operazzjonijiet kollha li normalment jitwettqu mill-persunal imsemmi fl-Artikolu 16(4) u 16(5) u li huma preparatorji għall-adozzjoni ta' l-atti li jimplimentaw il-baġit mill-Uffiċjal Awtorizzanti kompetenti, b'delega.

2.   Il-verifika ex-ante ta' operazzjoni għandha tfisser dawk il-kontrolli ex-ante kollha li jkunu jsiru mill-Uffiċjal Awtorizzanti li jkun responsabbli b'delega sabiex jivverifika l-aspetti operattivi u finanzjarji tagħha.

3.   Kull operazzjoni għandha tkun soġġetta almenu għal verifika ex-ante. L-għan ta' dik il-verifika għandu jkun l-aċċertament li:

(a)

L-infiq u d-dħul saru kif suppost u huma konformi mar-regoli applikabbli, partikolarment dawk tal-baġit u tar-regolamenti pertinenti u ta' kwalunkwe att adottat fl-implimentazzjoni tat-Trattati in kwistjoni, tal-liġijiet applikabbli u, fejn huwa xieraq, tal-kondizzjonijiet tal-kuntratt;

(b)

huwa applikat il-prinċipju ta' amministrazzjoni finanzjarja tajba.

4.   Il-verifiki ex-post, u fejn xieraq, fuq il-post ta' dokumenti għandhom jaċċertaw li l-operazzjonijiet iffinanzjati mill-baġit ġew implimentati korrettament u partikolarment li ġew sodisfatti l-kriterji msemmija fil-paragrafu 3. Dawn il-verifiki jistgħu jiġu organizzati abbażi ta' kampjuni bl-użu ta' analiżi tar-riskju.

5.   L-uffiċjali jew persunal ieħor responsabbli mill-verifiki msemmija fil-paragrafi 2 u 4 għandhom ikunu differenti minn dawk li jeżegwixxu l-kompiti ta' inizjazzjoni msemmija fil-paragrafu 1 u m' għandhomx ikunu s-subordinati tagħhom.

Artikolu 18

Proċeduri ta' tmexxija u ta' kontroll intern

Is-sistemi u l-proċeduri ta' tmexxija u ta' kontroll intern għandhom ikunu magħmula sabiex:

(a)

jiksbu l-għanijiet tal-linji politiċi, tal-programmi u ta' l-azzjonijiet ta' l-Aġenzija skond il-prinċipju ta' amministrazzjoni finanzjarja tajba;

(b)

ikunu konformi mar-regoli tal-liġi ta' l-UE u ma' l-istandards ta' kontroll stabbiliti mill-Aġenzija;

(ċ)

jissalvagwardjaw l-assi u l-informazzjoni ta' l-Aġenzija;

(d)

jimpedixxu u jiskopru irregolaritajiet, żbalji u frodi;

(e)

jidentifikaw u jimpedixxu riskji fit-tmexxija;

(f)

jiżguraw il-produzzjoni affidabbli ta' informazzjoni finanzjarja u amministrattiva;

(g)

iżommu dokumenti ta' sostenn li huma konnessi ma' u sussegwenti għall-implimentazzjoni tal-baġit u għall-miżuri ta' implimentazzjoni tal-baġit;

(h)

iżommu dokumenti konnessi mal-pre-garanziji għall-Aġenzija u jżommu reġistru li jippermetti l-monitoraġġ adegwat ta' tali garanziji.

Artikolu 19

Rwol ta' l-Uffiċjal tal-Kontabbiltà

L-Aġenzija għandha taħtar Uffiċjal tal-Kontabbiltà minn fost il-persunal li jkun reklutat direttament mill-Aġenzija taħt kuntratti b'terminu fiss, selezzjonat minn fost iċ-ċittadini ta' l-Istati Membri parteċipanti, skond l-Artikolu 11(3)(3.1) ta' l-Azzjoni Konġunta. L-Uffiċjal tal-Kontabbiltà għandu jkun maħtur mill-Bord ta' Tmexxija minħabba l-kompetenza partikolari tiegħu kif evidenzjat mill-kwalifiki professjonali jew l-esperjenza professjonali ekwivalenti.

Artikolu 20

Responsabbiltajiet ta' l-Uffiċjal tal-Kontabbiltà

1.   L-Uffiċjal tal-Kontabbiltà għandu jkun responsabbli fl-Aġenzija:

(a)

mill-implimentazzjoni korretta tal-pagamenti, mill-ġbir tad-dħul u l-irkupru ta' ammonti stabbiliti bħala ammonti riċevibbli, inkluż l-imgħax fuq pagamenti tardivi kif definit fl-Artikolu 29;

(b)

mit-tħejjija u l-preżentazzjoni tal-kontijiet;

(ċ)

miż-żamma tal-kontijiet;

(d)

mill-istabbiliment tar-regoli u l-metodi ta' kontabbiltà u mit-tfassil tal-kontijiet;

(e)

mill-istabbiliment u l-validazzjoni tas-sistemi tal-kontijiet u, fejn ikun xieraq, il-validazzjoni ta' sistemi stabbiliti mill-Uffiċjal Awtorizzanti għall-preżentazzjoni jew il-ġustifikazzjoni ta' informazzjoni dwar il-kontijiet;

(f)

amministrazzjoni tal-finanzi.

2.   L-Uffiċjal tal-Kontabbiltà għandu jieħu mill-Uffiċjali Awtorizzanti, li għandhom jiggarantixxu l-affidabbiltà tagħha, kull informazzjoni meħtieġa għall-produzzjoni ta' kontijiet li jagħtu stampa vera ta' l-assi ta' l-Aġenzija u ta' l-implimentazzjoni baġitarja.

3.   L-Uffiċjal tal-Kontabbiltà biss għandu jingħata s-setgħa li jamministra flejjes u assi oħrajn. Hu għandu jkun responsabbli mill-kustodja tagħhom.

4.   L-Uffiċjal tal-Kontabbiltà jista', fit-twettiq tad-dmirijiet tiegħu, jiddelega ċerti kompiti lil subordinati mill-persunal li jkun reklutat direttament mill-Aġenzija taħt kuntratti b'terminu fiss, selezzjonat minn fost iċ-ċittadini ta' l-Istati Membri parteċipanti, skond l-Artikolu 11(3)(3.1) ta' l-Azzjoni Konġunta tal-Kunsill 2004/55/PESK. L-istrument tad-delega għandu jistabbilixxi l-kompiti fdati lid-delegati.

KAPITOLU 2

Responsabbiltà tal-Persunal tal-Finanzi

Artikolu 21

Regoli ġenerali

1.   Mingħajr preġudizzju għal kwalunkwe azzjoni dixxiplinari, Uffiċjali Awtorizzanti b'delega jistgħu fi kwalunkwe ħin ikollhom id-delega tagħhom irtirata temporanjament jew definittivament mill-awtorità li ħatrithom.

2.   Mingħajr preġudizzju għal kwalunkwe azzjoni dixxiplinari, l-Uffiċjali tal-Kontabbiltà jista' fi kwalunkwe ħin jiġi sospiż temporanjament jew definittivament mid-dmirijiet tiegħu mill-awtorità li ħatritu.

3.   Id-dispożizzjonijiet ta' dan il-kapitolu għandhom ikunu mingħajr preġudizzju għar-responsabbiltà taħt il-liġi kriminali li l-persuni msemmija f'dan l-Artikolu jistgħu jġibu fuqhom kif previst fil-liġi nazzjonali applikabbli u fid-dispożizzjonijiet fis-seħħ dwar il-protezzjoni ta' l-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet Ewropej u dwar il-ġlieda kontra l-korruzzjoni li tinvolvi uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej jew uffiċjali ta' l-Istati Membri parteċipanti.

4.   Kull Uffiċjal Awtorizzanti jew Uffiċjal tal-Kontabbiltà għandu jkun espost għal azzjoni dixxiplinari u għall-pagament ta' kumpens. Fil-każ ta' xi attività illegali, frodi jew korruzzjoni li tista' tagħmel ħsara lill-interessi ta' l-Aġenzija, il-kwistjoni għandha tiġi riferuta lill-awtoritajiet u l-korpi indikati mil-leġislazzjoni applikabbli.

Artikolu 22

Regoli applikabbli għal Uffiċjali Awtorizzanti b'delega

1.   L-Uffiċjal Awtorizzanti jista' jiġi mitlub jagħmel tajjeb, kompletament jew parzjalment, għal kwalunkwe dannu mġarrab mill-Aġenzija bħala riżultat ta' mġieba serjament ħażina min-naħa tiegħu matul jew konness mal-qadi tad-dmirijiet tiegħu, partikolarment jekk huwa jiddetermina krediti sabiex jiġu rkuprati jew jagħti ordnijiet ta' rkupru, jimpenja infiq jew jiffirma ordni ta' pagament mingħajr ma jkun konformi ma' dawn ir-Regoli Finanzjarji. L-istess għandu japplika fejn, b'imġieba serjament ħażina, huwa jonqos milli jfassal dokument li jistabbilixxi l-ammont riċevibbli jew huwa jonqos milli joħroġ ordni ta' rkupru jew, mingħajr ġustifikazzjoni, joħroġ tali ordni tard, jew jonqos milli joħroġ ordni ta' pagament jew, mingħajr ġustifikazzjoni, joħroġ tali ordni tard, tant li b'dan huwa jesponi lill-Aġenzija għal azzjoni ċivili minn terzi.

2.   Uffiċjal awtorizzanti b'delega li jikkunsidra li qed jiġi mitlub jieħu deċiżjoni li hija irregolari jew tmur kontra l-prinċipji ta' tmexxija finanzjarja tajba għandu jinforma bil-miktub lill-awtorità deleganti. Jekk, wara dan, l-awtorità deleganti tagħti struzzjoni raġunata bil-miktub lill-uffiċjal awtorizzanti b'delega sabiex jieħu d-deċiżjoni in kwistjoni, l-uffiċjal awtorizzanti ma għandux jinżamm responsabbli. F'każ ta' xi attività illegali, frodi jew korruzzjoni li tista' tagħmel ħsara lill-interessi ta' l-Aġenzija, l-Uffiċjal Awtorizzanti b'delega għandu jinforma lill-awtoritajiet u l-korpi indikati fil-legislazzjoni applikabbli.

3.   L-Aġenzija għandha tistabbilixxi panel speċjalizzat dwar l-irregolaritajiet finanzjarji li għandu jiffunzjona indipendentement u jiddetermina jekk saritx xi irregolarità finanzjarja u x'għandhom ikunu, jekk ikun il-każ, il-konsegwenzi. Abbażi ta' l-opinjoni ta' dan il-panel, l-Aġenzija għandha tiddeċiedi jekk tagħtix bidu għal proċedimenti li jwasslu għal azzjoni dixxiplinari jew għal pagament ta' kumpens. Jekk il-panel jiskopri problemi sistematiċi, hu għandu jibgħat rapport b'rakkomandazzjonijiet lill-Uffiċjal Awtorizzanti u lill-Uffiċjal Awtorizzanti b'delega, sakemm dan ta' l-aħħar ma jkunx il-persuna involuta, kif ukoll lill-Awditur Intern.

Artikolu 23

Regoli applikabbli għall-Uffiċjali tal-Kontabbiltà

L-Uffiċjal tal-Kontabbiltà jista' jiġi mitlub jagħmel tajjeb, kompletament jew parzjalment, għal kwalunkwe dannu mġarrab mill-Aġenzija bħala riżultat ta' mġieba serjament ħażina min-naħa tiegħu matul jew konness ma' l-eżekuzzjoni tad-dmirijiet tiegħu. Partikolarment, huwa jista jkun responsabbli minħabba xi waħda mill-forom li ġejjin ta' mġieba ħażina:

(a)

jekk huwa jitlef jew jagħmel ħsara lil flejjes, assi u dokumenti fil-kustodja tiegħu;

(b)

jekk huwa skorrettament jibdel kontijiet tal-bank;

(ċ)

jekk huwa jirkupra jew iħallas ammonti li mhumiex konformi ma' l-ordnijiet korrispondenti ta' rkupru jew pagament;

(d)

jekk huwa jonqos milli jiġbor dħul li huwa dovut.

KAPITOLU 3

Dħul

Artikolu 24

Tqegħid għad-dispożizzjoni tad-dħul ta' l-Aġenzija

Għandu jiddaħħal fil-Baġit Ġenerali, f'euro, stima tad-dħul kostitwit minn dħul mixxellanju u l-kontribuzzjonijiet ta' l-Istati Membri parteċipanti. Il-kontribuzzjonijiet ta' l-Istati Membri parteċipanti għandhom ikopru it-total ta' l-approprjazzjonijiet imniżżla fil-Baġit Ġenerali ta' l-UE wara li jiġi mnaqqas id-dħul mixxellanju.

Artikolu 25

Stima ta' l-Ammonti Riċevibbli

1.   Għandha ssir stima ta' l-ammont riċevibbli mill-Uffiċjal Awtorizzanti li jkun responsabbli fir-rigward ta' kwalunkwe miżura jew sitwazzjoni li tista' tistabbilixxi, jew tbiddel, xi ammont dovut lill-Aġenzija.

2.   L-Uffiċjal Awtorizzanti responsabbli għandu jagħmel ordni ta' rkupru fir-rigward ta' dawn l-ammonti.

Artikolu 26

Stabbiliment ta' Ammonti Riċevibbli

1.   L-istabbiliment ta' ammont riċevibbli għandu jkun l-att li permezz tiegħu l-Uffiċjal Awtorizzanti b'delega:

(a)

jivverifika li jeżisti d-debitu;

(b)

jiddetermina jew jivverifika r-realtà u l-ammont tad-debitu;

(ċ)

jivverifika l-kondizzjonijiet li fihom id-debitu huwa dovut.

2.   Id-dħul ta' l-Aġenzija u kwalunkwe ammont riċevibbli li jiġu identifikati bħala ammonti fissi u dovuti għandhom jiġu stabbiliti permezz ta' ordni ta' rkupru lill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà u, wara dan, b'nota ta' debitu lid-debitur, li jkunu t-tnejn magħmula mill-Uffiċjal Awtorizzanti responsabbli.

3.   Għandhom jiġu rkuprati dawk l-ammonti li ma kellhomx jitħallsu.

Artikolu 27

Awtorizzazzjoni ta' Rkupru

1.   L-awtorizzazzjoni ta' rkupru għandha tkun l-att li permezz tiegħu l-Uffiċjal Awtorizzanti b'delega responsabbli jordna lill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà, billi jagħmel ordni ta' rkupru, sabiex jirkupra xi ammont riċevibbli ffissat minnu.

2.   L-Aġenzija tista' formalment tiffissa ammont bħala wieħed riċevibbli minn persuni li ma jkunux Stati permezz ta' deċiżjoni li l-infurzar tagħha għandu jkun soġġett għar-regoli ta' proċedura ċivili fis-seħħ fl-Istat li fit-territorju tiegħu tali proċedura tkun esegwita.

Artikolu 28

Rkupru ta' Fondi

1.   L-Uffiċjal tal-Kontabbiltà għandu jaġixxi fuq l-ordnijiet ta' rkupru għal ammonti riċevibbli li jkunu debitament stabbiliti mill-Uffiċjal Awtorizzanti b'delega responsabbli. Huwa għandu jeżerċita diliġenza xierqa sabiex jiżgura li l-Aġenzija tiġbor id-dħul tagħha u għandu jara li jiġu protetti d-drittijiet tagħha.

L-Uffiċjal tal-Kontabbiltà għandu jirkupra l-ammonti fir-rigward ta' kwalunkwe pretensjoni ta' l-Aġenzija.

2.   Fejn l-Uffiċjal Awtorizzanti responsabbli jkun qiegħed jaħseb sabiex jirrinunzja għall-irkupru ta' xi riċevibbli stabbilit, huwa għandu jiżgura li r-rinunzja hija magħmula sewwa u li hija konformi mal-prinċipji ta' amministrazzjoni finanzjarja tajba u ta' proporzjonalità skond il-proċeduri u l-kriterji stabbiliti fir-regoli implimentattivi. Id-deċiżjoni ta' rinunzja għandha tiġi ssostanzjata.

Artikolu 29

Imgħax fuq Pagamenti Tardivi

1.   Kwalunkwe ammont riċevibbli li ma jiġix imħallas lura fid-data stipulata għandu jrendi mgħax skond il-paragrafi 2 u 3.

2.   Ir-rata ta' mgħax għal ammonti riċevibbli u li ma jiġux imħallsa lura fid-data stipulata għandha tkun ir-rata applikabbli mill-Bank Ċentrali Ewropew fl-operazzjonijiet prinċipali tiegħu ta' rifinanzjament, kif ippubblikata fis-serje C tal-Ġurnal Uffiċjali ta' l-Unjoni Ewropea, li tkun fis-seħħ fl-ewwel ġurnata kalendarja tax-xahar li fih taqa' d-data stipulata, miżjuda:

(a)

b'seba' punti perċentwali meta l-kawża ta' l-obbligazzjoni hija kuntratt ta' forniment u ta' servizz pubbliku;

(b)

tliet punti u nofs perċentwali fil-każijiet l-oħrajn kollha.

3.   L-imgħax għandu jiġi kkalkolat mill-ġurnata kalendarja li tiġi wara d-data stipulata speċifikata fin-nota ta' debitu sal-ġurnata kalendarja li fiha d-dejn jitħallas kollu.

4.   Kwalunkwe pagament parzjali għandu l-ewwel ikopri l-imgħax iffissat skond il-paragrafi 2 u 3.

5.   Fil-każ ta' xi penalità, fejn id-debitur jipprovdi garanzija finanzjarja li tiġi aċċettata mill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà minflok pagament provviżorju, ir-rata ta' mgħax applikabbli mid-data stipulata għandha tkun ir-rata msemmija fil-paragrafu 2 miżjuda biss b'punt wieħed perċentwali u nofs.

6.   Biex ikun evitat l-imgħax fuq pagamenti tardivi fil-każ ta' kontribuzzjonijiet ta' SM parteċipanti, tali Stati Membri għandhom jirċievu mill-Aġenzija l-ittri oriġinali ffirmati għal sejħiet għal kontribuzzjonijiet mill-inqas 30 ġurnata qabel id-dati tal-pagament, kif definit fl-Artikolu 7 paragrafu 2.1.

KAPITOLU 4

Infiq

Artikolu 30

Prinċipji Ġenerali

1.   Kull partita ta' infiq għandha tkun impenjata, validata, awtorizzata u mħallsa.

2.   L-impenn ta' l-infiq għandu jiġi preċedut minn deċiżjoni ta' finanzjament adottata mill-Aġenzija jew mill-awtoritajiet li lilhom ġew delegati poteri mill-Aġenzija.

Artikolu 31

Definizzjoni ta' Impenn Baġitarju

1.   L-impenn baġitarju għandu jkun l-operazzjoni li tirriżerva l-approprjazzjoni meħtieġa biex tkopri pagamenti sussegwenti sabiex jiġi onorat impenn legali. L-impenn legali għandu jkun l-att li permezz tiegħu l-Uffiċjal Awtorizzanti jassumi, jew jistabbilixxi, obbligazzjoni li tirriżulta f'debitu. L-impenn baġitarju u l-impenn legali għandhom jiġu adottati mill-istess Uffiċjal Awtorizzanti, ħlief f'każijiet debitament sostanzjati kif previst fir-regoli implimentattivi.

2.   L-impenn baġitarju għandu jkun wieħed individwali meta l-benefiċjarju u l-ammont ta' l-infiq ikunu magħrufa. L-impenn baġitarju għandu jkun globali meta għadu mhux magħruf għall-inqas wieħed mill-elementi meħtieġa għall-identifikazzjoni ta' l-impenn individwali. L-impenn baġitarju għandu jkun provviżorju meta huwa ntiż li jkopri infiq amministrattiv ta' rutina u mhumiex magħrufa definittivament jew l-ammont jonkella l-benefiċjarji finali.

3.   Impenji baġitarji għal azzjonijiet li jestendu għal aktar minn sena finanzjarja waħda jistgħu jiġu maqsuma fuq diversi snin f'rati annwali biss meta l-att bażiku jiddisponi hekk u għal infiq amministrattiv. Meta l-impenn baġitarju jiġi hekk diviż f'rati annwali, l-impenn legali għandu jistipula dan, ħlief fil-każ ta' nfiq fuq il-persunal.

Artikolu 32

Proċedura ta' impenn

1.   Fir-rigward ta' kwalunkwe miżura li tista' tistabbilixxi nfiq addebitabbli lill-baġit, l-Uffiċjal Awtorizzanti responsabbli għandu l-ewwel jagħti impenn baġitarju qabel ma' jassumi obbligazzjoni legali versu terzi.

2.   L-impenji globali tal-baġit għandhom ikopru l-ispiża totali ta' l-impenji legali individwali korrispondenti konklużi sal-31 ta' Diċembru tas-sena n + 1.

Suġġett għall-Artikolu 31(3), impenji legali individwali konnessi ma' impenji baġitarji individwali jew provviżorji għandhom jiġu konklużi sal-31 ta' Diċembru tas-sena n.

Fi tmiem il-perijodi msemmija fl-ewwel u t-tieni subparagrafi, il-bilanċ mhux użat ta' dawn l-impenji baġitarji għandu jiġi diżimpenjat mill-Uffiċjal Awtorizzanti responsabbli.

L-ammont ta' kull impenn legali individwali segwenti għal impenn globali għandu, qabel il-firma, jiġi reġistrat mill-Uffiċjal Awtorizzanti responsabbli mill-kontijiet baġitarji u assenjat lill-impenn globali.

3.   L-impenji legali assunti fir-rigward ta' azzjonijiet li jestendu għal aktar minn sena waħda finanzjarja u l-impenji baġitarji korrispondenti għandhom, ħlief fil-każ ta' spiża fuq il-persunal, ikollhom data finali għall-implimentazzjoni ffissata skond il-prinċipju ta' amministrazzjoni finanzjarja tajba.

Kwalunkwe parti minn tali impenji li ma ġietx eżegwita sitt xhur wara tali data finali għandha tiġi diżimpenjata u l-approprjazzjonijiet konċernati għandhom jiġu kanċellati.

Fejn impenn legali ma jkunx irriżulta f'pagament wara perijodu ta' tliet snin, l-Uffiċjal Awtorizzanti responsabbli għandu jiddiżimpenjah.

Artikolu 33

Awtorizzazzjoni ta' Impenn

1.   Meta jkun adottat l-impenn baġitarju, l-Uffiċjal Awtorizzanti responsabbli għandu jiżgura li:

(a)

il-partita korretta fil-baġit tkun ġiet addebitata bl-infiq;

(b)

l-approprjazzjonijiet ikunu disponibbli;

(ċ)

l-infiq ikun konformi mad-dispożizzjonijiet tat-Trattati, tal-baġit, ta' dawn id-dispożizzjonijiet u l-leġiżlazzjoni applikabbli;

(d)

jiġi osservat il-prinċipju ta' amministrazzjoni finanzjarja tajba.

2.   Meta jiġi reġistrat impenn legali, l-Uffiċjal Awtorizzanti għandu jiżgura li:

(a)

l-impenn ikun kopert mill-impenn baġitarju korrispondenti;

(b)

l-infiq ikun regolari u konformi mad-dispożizzjonijiet tat-Trattati, tal-baġit, ta' dawn id-dispożizzjonijiet u l-leġislazzjoni applikabbli;

(ċ)

jiġi osservat il-prinċipju ta' amministrazzjoni finanzjarja tajba.

Artikolu 34

Validazzjoni ta' l-Infiq

Il-validazzjoni ta' l-infiq għandha tkun l-att li permezz tiegħu l-Uffiċjal Awtorizzanti responsabbli:

(a)

jivverifika l-eżistenza tad-dritt tal-kreditur;

(b)

jiddetermina jew jivverifika r-realtà u l-ammont tal-pretensjoni;

(ċ)

jivverifika l-kondizzjonijiet li taħthom hu dovut il-pagament.

Artikolu 35

Awtorizzazzjoni ta' l-Infiq

L-awtorizzazzjoni ta' l-infiq għandha tkun l-att fejn l-Uffiċjal Awtorizzanti responsabbli, wara li jkun ivverifika li l-approprjazzjonijiet huma disponibbli u waqt li joħroġ ordni għall-ħlas, jagħti istruzzjonijiet lill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà biex iħallas ammont ta' l-infiq li hu jkun ivvalida.

Artikolu 36

Pagament ta' l-Infiq

1.   Il-pagament għandu jsir meta tingħata prova li l-azzjoni rilevanti tkun skond id-dispożizzjonijiet ta' l-att bażiku jew tal-kuntratt u għandu jkopri waħda jew aktar mill-operazzjonijiet li ġejjin:

(a)

il-pagament ta' l-ammont kollu dovut;

(b)

il-pagament fi ħlas interim wieħed jew aktar

2.   Għandha ssir distinzjoni fil-kontijiet bejn it-tipi differenti ta' ħlasijiet imsemmija fil-paragrafu 1 fiż-żmien li jsiru.

3.   Il-pagament ta' nfiq għandu jsir mill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà fil-limitu tal-fondi disponibbli.

Artikolu 37

Skadenzi għall-Ħlas

1.   Somom dovuti għandhom jitħallsu sa mhux aktar tard minn 45 jum tal-kalendarju mid-data li fiha tiġi reġistrata talba għal ħlas ammessibbli mid-dipartiment awtorizzat ta' l-Uffiċjal Awtorizzanti responsabbli. Id-data tal-ħlas għandha tfisser id-data meta jiġi addebitat il-kont ta' l-Aġenzija.

It-talba ta' ħlas ma għandux ikun ammissibbli jekk ma jkunx għall-inqas sodisfatt rekwiżit essenzjali wieħed.

2.   Minkejja l-paragrafu 1, iż-żmien ta' ħlas imsemmi f'dak il-paragrafu għandu jkun ta' 30 jum tal-kalendarju għal ħlasijiet dwar servizzi jew kuntratti ta' forniment, ħlief meta l-kuntratt jipprovdi mod ieħor.

3.   Għal kuntratti jew ftehim fejn il-ħlas jiddependi fuq l-approvazzjoni ta' rapport, iż-żmien għall-finijiet tat-termini ta' żmien ta' ħlas imsemmi fil-paragrafi 1 u 2 ma għandux jibda jgħodd sakemm ir-rapport li ssemma jiġi approvat, jew espliċitament waqt li jiġi nformat il-benefiċjarju, jew impliċitament minħabba li jkun skada ż-żmien permess bil-kuntratt għall-approvazzjoni mingħajr ma jkun ġie sospiż permezz ta' dokument formali li jkun intbagħat lill-benefiċjarju.

Iż-żmien permess għall-approvazzjoni ma jistax jeċċedi:

(a)

20 jum tal-kalendarju għal kuntratti inekwivokabbli dwar il-forniment ta' merkanzija u servizzi;

(b)

45 jum tal-kalendarju għal kuntratti oħrajn u ftehim dwar għotja;

(ċ)

60 jum tal-kalendarju għal kuntratti li jinvolvu servizzi tekniċi li huma partikolarment kumplessi biex jiġu valutati.

4.   L-Uffiċjal Awtorizzanti responsabbli jista' jissospendi l-limitu ta' żmien tal-pagament billi jinforma lill-kredituri, fi kwalunkwe ħin matul iż-żmien imsemmi fil-paragrafu 1, li t-talba għall-pagament ma tistax tintlaħaq, jew għax l-ammont ma jkunx dovut jew għax id-dokumenti xierqa ta' sostenn ma jkunux ngħataw. Jekk l-Uffiċjal Awtorizzanti responsabbli jkollu informazzjoni li titfa' dubji fuq l-eliġibbiltà ta' l-infiq li jidher f'talba għall-pagament, l-Uffiċjal Awtorizzanti jista' jissospendi l-iskadenza għall-pagament għall-iskop ta' aktar verifiki, inkluż kontroll fuq il-post, sabiex ikun aċċertat, qabel ma jsir il-pagament, li l-infiq hu tabilħaqq eliġibbli. L-Uffiċjal Awtorizzanti għandu jinforma kemm jista' jkun malajr lill-benefiċjarju li ssemma.

Iż-żmien għall-iskop tal-bqija taż-żmien ta' pagament għandu jerġa' jibda jgħodd mid-data ta' meta t-talba għal pagament, ifformulata kif xieraq, tkun ġiet reġistrata l-ewwel darba.

5.   Meta jgħaddu l-iskadenzi stabbiliti fil-paragrafi 1 u 2, il-kreditur jista', fi żmien xahrejn minn meta jkun irċieva l-pagament tardiv, jitlob l-imgħax skond id-dispożizzjonijiet li ġejjin:

(a)

ir-rati ta' mgħax għandhom ikunu dawk imsemmija fl-ewwel subparagrafu ta' l-Artikolu 29(2);

(b)

l-imgħax għandu jkun pagabbli għaż-żmien ta' wara l-jum kalendarju wara li tkun għaddiet l-iskadenza għall-ħlas sal-jum tal-pagament.

L-ewwel subparagrafu ta' dan il-paragrafu m'għandux japplika għall-Istati Membri parteċipanti.

KAPITOLU 5

Sistemi ta' l-IT

Artikolu 38

Software għall-Kontabbiltà

1.   Is-software għall-kontabbiltà ta' l-Aġenzija għandu jirrifletti l-prinċipji stabbiliti f'dawn ir-Regoli Finanzjarji.

2.   Id-dokumenti jistgħu jiġu ffirmati bi proċedura kompjuterizzata jew elettronika sigura.

KAPITOLU 6

Verifika interna

Artikolu 39

Rwol ta' l-Awditur Intern

1.   L-Aġenzija għandha tistabbilixxi funzjoni ta' verifika interna li għandha titwettaq skond l-istandards internazzjonali rilevanti. L-Awditur Intern maħtur mill-Aġenzija għandu jwieġeb lil ta' l-aħħar għall-verifika ta' l-operat xieraq tas-sistemi u proċeduri ta' implimentazzjoni baġitarja. L-Awditur Intern la jista' jkun Uffiċjal Awtorizzanti u lanqas Uffiċjal tal-Kontabbiltà.

2.   Regoli speċjali applikabbli għall-Awditur Intern għandhom jiġu stabbiliti mill-Aġenzija u għandhom ikunu tali li jiggarantixxu li hu jkun għal kollox indipendenti fit-twettiq tad-dmirijiet tiegħu u biex jistabbilixxu r-responsabbiltà tiegħu.

Artikolu 40

Responsabbiltajiet ta' l-Awditur Intern

1.   L-Awditur Intern għandu jagħti parir lill-Aġenzija kif tiffaċċja r-riskji, billi joħroġ opinjonijiet indipendenti dwar il-kwalità tas-sistemi ta' amministrazzjoni u kontroll u billi joħroġ rakkomandazzjonijiet li jtejbu l-kondizzjonijiet ta' l-implimentazzjoni ta' l-operazzjonijiet u jippromwovu amministrazzjoni finanzjarja soda.

L-Awditur Intern għandu jkun responsabbli b' mod partikolari:

(a)

għall-valutazzjoni ta' l-idoneità u l-effikaċja tas-sistemi ta' amministrazzjoni interni u l-kapaċità tad-dipartimenti fl-implimentazzjoni tal-linji politiċi, programmi u azzjonijiet b'riferenza għar-riskji assoċjati magħhom;

(b)

għall-valutazzjoni ta' l-idoneità u l-kwalità tas-sistemi ta' kontroll intern u verifika applikabbli għal kull operazzjoni ta' implimentazzjoni baġitarja.

2.   L-Awditur Intern għandu jaqdi dmirijietu fl-attivitajiet u d-dipartimenti kollha ta' l-Aġenzija. Hu għandu jkollu aċċess sħiħ u bla limitu għall-informazzjoni kollha meħtieġa sabiex iwettaq dmirijietu, jekk ikun meħtieġ fuq il-post.

3.   L-Awditur Intern għandu jirrapporta lill-Aġenzija dwar ir-riżultati u r-rakkomandazzjonijiet tiegħu. L-Aġenzija għandha tiżgura li tittieħed azzjoni abbażi tar-rakkomandazzjonijiet li jirriżultaw mill-verifiki. L-Awditur Intern għandu wkoll jissottometti lill-Aġenzija rapport annwali intern ta' l-awdituri fejn jindika l-għadd u t-tip ta' verifiki interni li jkunu saru, ir-rakkomandazzjonijiet magħmula u l-azzjoni meħuda abbażi ta' dawk ir-rakkomandazzjonijiet.

4.   Kull sena, id-Direttur Eżekuttiv għandu jgħaddi rapport lill-Bord ta' Tmexxija fejn jagħti sommarju dwar l-għadd u t-tip ta' verifiki interni li jkunu twettqu, ir-rakkomandazzjonijiet magħmula u l-azzjoni meħuda abbażi ta' dawk ir-rakkomandazzjonijiet.

TITOLU III

RAPPURTAR FINANZJARJU U VERIFIKA ANNWALI

Artikolu 41

Kalendarju Baġitarju u tar-Rappurtar

L-Aġenzija għandha tipprovdi d-dokumenti li ġejjin lill-Bord ta' Tmexxija:

(a)

sal-15 ta' Frar, Proposta dwar ir-Riportamenti, kif stipulat fl-Artikolu 11,

(b)

sat-30 ta' Ġunju, Stima Ġenerali ta' l-Abbozz tal-Baġit Ġenerali għas-sena sussegwenti, kif stipulat fl-Artikolu 4(1),

(ċ)

sat-30 ta' Settembru. Abbozz tal-Baġit Ġenerali għas-sena finanzjarja sussegwenti, kif stipulat fl-Artikolu 4(9),

(d)

jekk meħtieġ, wara l-ewwel disa' xhur tas-sena finanzjarja, Baġit Rivedut tas-sena finanzjarja attwali, kif stipulat fl-Artikolu 13,

(e)

rapporti finanzjarji trimestrali, kif stipulat fl-Artikolu 42,

(f)

rapporti dwar il-Baġit Operattiv, kif stipulat fl-Artikolu 2,

(g)

ir-Rapport Finanzjarju vverifikat u approvat mill-Bord ta' Tmexxija fl-1 ta' Settembru, kif stipulat fl-Artikolu 44.

Artikolu 42

Rappurtar Trimestrali

Kull tliet xhur id-Direttur Eżekuttiv għandu jippreżenta lill-Bord ta' Tmexxija rapport dwar l-implimentazzjoni tad-dħul u l-infiq matul it-tliet xhur preċedenti u mill-bidu tas-sena finanzjarja.

Artikolu 43

Kulleġġ ta' l-Awdituri

1.   Verifika esterna ta' l-infiq, inklużi l-Baġits ta' Funzjonament u Operattivi, u tad-dħul amministrati mill-Aġenzija għandha ssir wara t-tmiem ta' kull sena finanzjarja.

2.   Il-Kulleġġ ta' l-Awdituri għandu jkun magħmul minn tliet awdituri minn tliet Stati Membri parteċipanti differenti, appoġġati minn persunal skond kif ikun meħtieġ, li jaġixxi taħt ir-responsabbiltà tagħhom.

3.   Il-membri tal-Kulleġġ ta' l-Awdituri għandhom jinħatru għal perijodu ta' tliet verifiki sussegwenti, ħlief għall-membri inizjali, li għandhom ikunu maħtura għal tliet, żewġ u verifika waħda rispettivament. Għandha tkun żgurata rotazzjoni ġusta fost l-Istati Membri parteċipanti li jixtiequ jibagħtu awdituri.

4.   Il-Bord ta' Tmexxija għandu jaħtar il-Kulleġġ ta' l-Awdituri minn kandidati proposti mill-Istati Membri parteċipanti. Preferibbilment, il-kandidati għandhom ikunu membri ta' l-istituzzjoni suprema tal-verifika nazzjonali ta' l-Istati Membri parteċipanti u joffru garanziji adegwati ta' sigurtà u indipendenza. Huma għandhom ikunu disponibbli biex iwettqu kompiti f'isem l-Aġenzija kif meħtieġ. Fit-twettiq ta' dawn il-kompiti:

(a)

il-membri tal-kulleġġ għandhom ikomplu jiġu mħallsa mill-korp tal-verifika ta' l-oriġini tagħhom u għandhom jirċievu biss mill-Aġenzija rimbors ta' l-ispejjeż tagħhom tal-missjoni fuq l-istess bażi kif previst fir-regoli applikabbli għal uffiċċjali tal-Komunitajiet Ewropej ta' grad ekwivalenti;

(b)

huma la għandhom jitolbu u lanqas jirċievu istruzzjonijiet ħlief mill-Bord ta' Tmexxija; fil-mandat tiegħu ta' verifika, il-Kulleġġ ta' l-Awdituri u l-membri tiegħu għandhom ikunu kompletament indipendenti u responsabbli biss biex issir il-verifika esterna;

(ċ)

huma għandhom jirrappurtaw dwar il-kompitu tagħhom lill-Bord ta' Tmexxija biss;

(d)

huma għandhom jivverifikaw li d-dħul u l-infiq amministrat mill-Aġenzija ġie implimentat b'mod konformi mal-leġislazzjoni applikabbli u l-prinċipji ta' tmexxija finanzjarja soda u jiġifieri skond il-prinċipji ta' l-ekonomija, l-effikaċja u l-effiċjenza.

5.   Kull sena, il-Kulleġġ ta' l-Awdituri għandu jeleġġi l-president tiegħu għas-sena finanzjarja li tkun ġejja. Hu għandu jadotta regoli applikabbli għal verifiki magħmula mill-membri tiegħu skond l-istandards internazzjonali dwar il-verifika l-iktar għoljin. Il-Kulleġġ ta' l-Awdituri għandu japprova r-rapporti ta' l-awdituri mfassla mill-membri tiegħu qabel ma jiġu mgħoddija lid-Direttur Eżekuttiv u lill-Bord ta' Tmexxija.

6.   L-awdituri għandhom jiżguraw li jirrispettaw il-kunfidenzjalità ta' l-informazzjoni u jipproteġu d-data li jsiru jafu biha matul il-kompitu tagħhom ta' verifika, skond ir-regoli applikabbli għal dik l-informazzjoni u data.

7.   L-awdituri għandu jkollhom aċċess mingħajr dewmien u mingħajr ma javżaw minn qabel għad-dokumenti u l-kontenut tas-sostenni tad-data kollha relatati ma' dak id-dħul u l-infiq, inkluż kull dokument miktub kif imsemmi fl-Artikolu 22, u għall-bini fejn huma miżmuma dawk id-dokumenti u sostenni. Jistgħu jagħmlu kopji. Il-persuni involuti fl-implimentazzjoni tad-dħul u l-infiq ta' l-Aġenzija għandhom jagħtu lid-Direttur Eżekuttiv u lill-persuni responsabbli mill-verifika ta' dik l-ispiża l-għajnuna meħtieġa fit-twettiq tal-kompitu tagħhom. Spejjeż relatati mal-verifika għandhom jiġu ddebitati lill-Baġit Ġenerali ta' l-Aġenzija.

8.   Il-Bord ta' Tmexxija, abbażi ta' proposta mid-Direttur Eżekuttiv jew Stat Membru, jista' fi kwalunkwe ħin jaħtar ulterjorment awdituri esterni, li l-kompiti u l-kondizzjonijiet ta' mpjieg tagħhom għandhom jiġu determinati minnu.

Artikolu 44

Verifika Annwali

1.   Sal-31 ta' Marzu wara t-tmiem tas-sena finanzjarja, id-Direttur Eżekuttiv għandu jippreżenta lill-Kulleġġ ta' l-Awdituri, għal eżami u opinjoni, abbozz tar-Rapport Finanzjarju annwali.

Ir-Rapport Finanzjarju ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea għandu jkun magħmul minn taqsimiet differenti, partikolarment:

(a)

ir-Rapport ta' l-Attività, li għandu jiddeskrivi l-aspetti prinċipali tas-sena finanzjarja,

(b)

il-Kontijiet tat-Tmexxija, li għandhom juru għal kull baġit amministrat mill-Aġenzija, l-approprjazzjonijiet, in-nefqa impenjata u mħallsa, kif ukoll dħul varju u dħul minn Stati Membri parteċipanti u partijiet oħrajn,

(ċ)

il-Karta tal-Bilanċ, fi tmiem is-sena finanzjarja, li għandha turi l-assi li jappartjenu lill-Aġenzija u l-passivi, b'kont meħud tad-deprezzament u kwalunkwe tnaqqis.

2.   Sal-15 ta' Ġunju wara t-tmiem tas-sena finanzjarja, il-Kulleġġ ta' l-Awdituri għandu jippreżenta lid-Direttur Eżekuttiv ir-Rapport ta' l-Awdituri annwali tiegħu li jkun fih l-opinjoni u l-osservazzjonijiet tal-Kulleġġ dwar l-abbozz tar-Rapport Finanzjarju msemmi fil-paragrafu 1.

3.   Sal-15 ta' Lulju wara t-tmiem tas-sena finanzjarja, id-Direttur Eżekuttiv għandu jippreżenta lill-Bord ta' Tmexxija r-Rapport Finanzjarju vverifikat u r-Rapport ta' l-Awdituri flimkien mat-tweġibiet tiegħu.

4.   Sa l-1 ta' Settembru wara t-tmiem tas-sena finanzjarja, il-Bord ta' Tmexxija għandu japprova r-Rapport Finanzjarju vverifikat u jagħti r-rilaxx lid-Direttur Eżekuttiv u lill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà għas-sena finanzjarja.

5.   Ladarba approvat mill-Bord ta' Tmexxija, il-pubblikazzjoni tar-Rapport Finanzjarju vverifikat għandu jkun innotifikat fil-Ġurnal Uffiċjali ta' l-Unjoni Ewropea.

6.   Il-kontijiet u l-inventarji kollha għandhom jinżammu mill-Uffiċċjal tal-Kontabbiltà għal perijodu ta' ħames snin mid-data li fiha ġie mogħti r-rilaxx marbut magħhom.

Artikolu 45

Artikolu ta' għeluq

Dawn ir-Regoli Finanzjarji m'għandhomx jaffettwaw il-miżuri eżistenti meħuda mill-Istati Membri parteċipanti skond l-Artikolu 296 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea jew skond l-Artikoli 10 u 14 tad-Direttiva 2004/18/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-31 ta' Marzu 2004 dwar il-koordinazzjoni ta' proċeduri għall-aġġudikazzjoni ta' kuntratti pubbliċi ta' xogħlijiet, kuntratti pubbliċi ta' forniment u kuntratti pubbliċi ta' servizzi (3).


(1)  ĠU, L 245, 17.7.2004, p. 17.

(2)  ĠU L 253, 7.10.2000, p. 42.

(3)  ĠU L 134 30.4.2004 p. 114. Direttiva kif emendata l-aħħar mid-Direttiva 2006/97/KE (ĠU L 363, 20.12.2006, p. 107).


REGOLI DWAR L-AKKWIST U REGOLI DWAR IL-KONTRIBUZZJONIJIET FINANZJARJI MILL-BAĠIT OPERATTIV TA' L-AĠENZIJA TAD-DIFIŻA EWROPEA (AĠENZIJA)

WERREJ

KAPITOLU 1

DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI 18

Artikolu 1

Definizzjonijiet u Kamp ta' Applikazzjoni 18

Artikolu 2

Prinċipji ta' l-Aġġudikazzjoni u Kuntratti bil-Lottijiet 18

Artikolu 3

Pubblikazzjoni 19

Artikolu 4

Proċeduri ta' akkwist 19

Artikolu 5

Livelli Massimi u Stima tal-Valur ta' Kuntratt 19

Artikolu 6

Sejħa għall-offerti 20

Artikolu 7

Parteċipazzjoni fil-proċedura ta' offerti 20

Artikolu 8

Ftehim tad-WTO dwar l-Akkwist tal-Gvern 20

Artikolu 9

Kriterji ta' Esklużjoni 20

Artikolu 10

Nuqqas ta' konflitt ta' interessi u ta' rappreżentazzjoni ħażina 20

Artikolu 11

Database Ċentrali 21

Artikolu 12

Pieni amministrattivi jew finanzjarji 21

Artikolu 13

Kriterji ta' Selezzjoni u Proċeduri ta' Aġġudikazzjoni 21

Artikolu 14

Prinċipji Ġenerali għal Offerti 21

Artikolu 15

Kuntatti bejn l-Aġenzija u l-kandidati jew l-offerenti 21

Artikolu 16

Jiġu mgħarrfin il-Kandidati u l-Offerenti 21

Artikolu 17

Kanċellament jew Abbandun tal-Proċedura 22

Artikolu 18

Garanziji 22

Artikolu 19

Żnaturament tal-Proċedura 22

KAPITOLU 2

MODALITAJIET IMPLIMENTATTIVI 22

Artikolu 20

Ftehim Kwadru u Kuntratti Speċifiċi 22

Artikolu 21

Reklamar ta' Kuntratti Koperti bid-Direttiva 2004/18/KE 23

Artikolu 22

Reklamar ta' Kuntratti mhux Koperti bid-Direttiva 2004/18/KE 23

Artikolu 23

Pubblikazzjoni ta' Avviżi 24

Artikolu 24

Forom oħrajn ta' Reklamar 24

Artikolu 25

Tipi ta' proċeduri ta' Akkwist 24

Artikolu 26

Numru ta' Kandidati fi Proċeduri Ristretti jew Innegozjati 24

Artikolu 27

Arranġamenti għal Proċeduri Negozjati 25

Artikolu 28

Kompetizzjonijiet 25

Artikolu 29

Sistema Dinamika ta' Xiri 25

Artikolu 30

Djalogu Kompetittiv 26

Artikolu 31

Użu ta' Proċedura Negożjata mingħajr Pubblikazzjoni minn Qabel ta' Avviż ta' Kuntratt 26

Artikolu 32

Użu ta' Proċedura Negozjata wara Pubblikazzjoni minn Qabel ta' Avviż ta' Kuntratt 27

Artikolu 33

Sejħiet għal Espressjoni ta' Interess 27

Artikolu 34

Kuntratti b'Valur Baxx 28

Artikolu 35

Livelli Massimi għal Avviżi Pre-informatorji 28

Artikolu 36

Livelli Massimi applikabbli għall-Proċeduri taħt id-Direttiva 2004/18/KE 28

Artikolu 37

Dokumenti relatati ma' l-Istedina għal Offerti 28

Artikolu 38

Speċifikazzjonijiet Tekniċi 29

Artikolu 39

Reviżjoni tal-Prezzijiet 30

Artikolu 40

Penalitajiet Amministrattivi u Finanzjarji 30

Artikolu 41

Evidenzjar ta' Dokumenti 31

Artikolu 42

Kriterji ta' Selezzjoni 31

Artikolu 43

Kapaċità Ekonomika u Finanzjarja 32

Artikolu 44

Kapaċità Teknika u Professjonali 32

Artikolu 45

Arranġamenti u Kriterji ta' Aġġudikazzjoni 33

Artikolu 46

Użu ta' Rkanti Elettroniċi 33

Artikolu 47

Offerti Baxxi b'mod Anormali 34

Artikolu 48

Limiti ta' Żmien għall-Wasla ta' Offerti u Talbiet għal Parteċipazzjoni 34

Artikolu 49

Żmien Permess għall-Aċċess ta' Dokumenti dwar l-Istedina għal Offerti 35

Artikolu 50

Limiti ta' Żmien f'Każijiet Urġenti 35

Artikolu 51

Metodi ta' Komunikazzjoni 35

Artikolu 52

Ftuħ ta' Offerti u Talbiet għal Parteċipazzjoni 36

Artikolu 53

Kumitat għall-Evalwazzjoni ta' Offerti u Talbiet għal Parteċipazzjoni 36

Artikolu 54

Artikolu 296 TKE 36

KAPITOLU 3

REGOLI GĦAL KONTRIBUTI FINANZJARJI MILL-BAĠIT OPERATTIV 37

Artikolu 55

Kamp ta' Applikazzjoni 37

Artikolu 56

Evalwazzjoni tal-Proposti 37

Artikolu 57

Kontenut ta' Sejħiet għal Proposti 37

Artikolu 58

Applikazzjonijiet għal Kontributi Finanzjarji 37

Artikolu 59

Kontenut ta' Ftehim dwar Kontribut Finanzjarju 38

Artikolu 60

Dokumenti ta' Sostenn għal Talbiet għal Ħlas 38

KAPITOLU 1

DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI

Artikolu 1

Definizzjonijiet u Kamp ta' Applikazzjoni

1.   Kuntratti pubbliċi għandhom ikunu kuntratti għal interessi ta' flus konklużi bil-miktub mill-Aġenzija li taġixxi bħala awtorità kontraenti, sabiex tikseb, bi ħlas ta' prezz li jitħallas kollu jew parzjalment mill-baġit ġenerali, il-forniment ta' assi mobbli jew immobbli, l-eżekuzzjoni ta' xogħlijiet jew il-forniment ta' servizzi.

Kuntratti pubbliċi għandhom jinkludu:

(a)

kuntratti għax-xiri jew kiri ta' xi bini;

(b)

kuntratti ta' forniment;

(ċ)

kuntratti ta' xogħlijiet;

(d)

kuntratti ta' servizzi.

2.

(a)

Kuntratti ta' bini għandhom ikopru x-xiri, il-kiri fit-tul, il-leasing, il-kiri jew ix-xiri bin-nifs, bl-għażla ta' xiri jew mingħajr, ta' art, bini eżistenti jew proprjetà ta' art oħra.

(b)

Kuntratti ta' forniment għandhom ikopru x-xiri, il-leasing, il-kiri jew ix-xiri bin-nifs, bl-għażla ta' xiri jew mingħajr, ta' prodotti. Kuntratt għall-forniment ta' prodotti u, inċidentalment, għal tqegħid fil-post u installazzjoni għandhom jitqiesu li huma kuntratt ta' forniment.

(ċ)

Kuntratti ta' xogħlijiet għandhom ikopru jew l-eżekuzzjoni, jew kemm l-eżekuzzjoni u d-disinn, ta' xogħlijiet jew xogħol relatat ma' waħda mill-attivitajiet imsemmijin fl-Anness I għad-Direttiva 2004/18/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-31 ta' Marzu 2004 dwar il-koordinazzjoni ta' proċeduri għall-aġġudikazzjoni ta' kuntratti pubbliċi ta' xogħlijiet, kuntratti pubbliċi ta' forniment u kuntratti pubbliċi ta' servizzi (1) jew ir-realizzazzjoni, bi kwalunkwe mezz, ta' xogħol li jikkorrispondi għall-ħtiġiet speċifikati mill-Aġenzija. “Xogħol” għandha tfisser ir-riżultat ta' xogħlijiet ta' bini jew ta' inġinerija ċivili meħudin globalment li huwa suffiċjenti fih innifsu biex jissodisfa funzjoni ekonomika jew teknika.

(d)

Kuntratti ta' servizzi għandhom ikopru s-servizzi intellettwali u mhux intellettwali kollha ħlief dawk li huma koperti b'kuntratti ta' forniment, kuntratti ta' xogħlijiet u kuntratti ta' bini. Dawk is-servizzi huma elenkati fl-Annessi IIA u IIB għad-Direttiva 2004/18/KE.

(e)

Kuntratt li jkopri kemm il-prodotti kif ukoll is-servizzi għandu jitqies bħala kuntratt ta' servizz fejn il-valur tas-servizzi in kwistjoni jaqbeż dak tal-prodotti inklużi fil-kuntratt.

Kuntratt li jkun dwar servizzi u jkun jinvolvi xogħlijiet li huma biss inċidentali fir-rigward ta' l-oġġett prinċipali tal-kuntratt għandu jitqies bħala kuntratt ta' servizz.

Kuntratt li jkun dwar servizzi koperti bl-Anness IIA għad-Direttiva 2004/18/KE u servizzi koperti bl-Anness IIB tagħha għandu jitqies li huwa kopert bl-Anness IIA jekk il-valur tas-servizzi elenkati f'dak l-Anness jaqbeż dak tas-servizzi elenkati fl-Anness IIB.

(f)

Id-deskrizzjoni tat-tipi diversi ta' kuntratti għandha tkun ibbażata fuq in-nomenklatura ta' referenza kostitwita mill-vokabularju komuni dwar l-akkwist (VKA) skond it-tifsira tar-Regolament (KE) Nru 2195/2002 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (2).

F'każ ta' differenzi bejn il-VKA u l-klassifikazzjoni ta' l-istatistika ta' l-attivitajiet ekonomiċi fil-Komunità Ewropea (NACE), elenkata fl-Anness I għad-Direttiva 2004/18/KE, jew bejn il-VKA u l-Klassifikazzjoni Ċentrali ta' Prodotti (KĊP) (verżjoni provviżorja), elenkata fl-Anness II għal dik id-Direttiva, in-nomenklatura ta' l-NACE jew in-nomenklatura KĊP rispettivament għandha tieħu preċedenza.

(g)

It-termini “kuntrattur”, “fornitur” u “fornitur ta' servizzi” għandhom jirreferu għal kwalunkwe persuna fiżika jew ġuridika jew entità pubblika jew konsorzju ta' tali persuni u/jew korpi li joffri li jeżegwixxi xogħlijiet, jissupplixxi prodotti u jipprovdi servizzi rispettivament. It-termini “operatur ekonomiku” għandhom ikopru “kuntratturi”, “fornituri” u “fornituri ta' servizzi”. Operaturi ekonomiċi li jkunu tefgħu offerta għandhom ikunu indikati bħala “offerenti”. Dawk li jkunu talbu biex ikunu jistgħu jieħdu parti fi proċedura ristretta, inkluż djalogu kompetittiv, jew fi proċedura nnegozjata għandhom ikunu indikati bħala “kandidati”.

(h)

It-terminu “baġit operattiv” għandu jirreferi għall-Artikolu 2 tar-Regoli Finanzjarji ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea u “baġit ta' funzjonament” għandu jirreferi għall-Baġit Ġenerali (kif definit fl-artikolu 1 tar-Regoli Finanzjarji ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea), ħlief il-Baġit Operattiv.

(i)

It-terminu “kuntratt relatat mad-difiża” għandu jirreferi għal kuntratt li għandu jiġi konkluż mill-Aġenzija fl-oqsma fejn l-Istati Membri jistgħu jinvokaw l-eċċezzjoni ta' l-Artikolu 10 tad-Direttiva 2004/18/KE.

Artikolu 2

Prinċipji ta' l-Aġġudikazzjoni u Kuntratti bil-Lottijiet

1.   Il-kuntratti kollha pubbliċi ffinanzjati għal kollox jew parzjalment mill-baġit ġenerali għandhom jikkonformaw mal-prinċipji ta' trasparenza, ta' proporzjonalità, ta' trattament ugwali u ta' non-diskriminazzjoni.

2.   Il-kuntratti kollha ta' akkwist għandhom jinħarġu għall-offerti fuq bażi l-aktar wiegħsa possibbli, ħlief meta jsir użu mill-proċedura nnegozjata msemmija fl-Artikolu 4(1)(f).

3.   Il-valur stmat ta' kuntratt ma jistax jiġi determinat bil-ħsieb li jiġu evitati l-ħtiġiet stabbiliti f'dawn id-Dispożizzjonijiet, u lanqas ma jista' kuntratt jinqasam għal dak il-għan.

4.   Fejn is-suġġett ta' kuntratt ta' forniment, ta' servizzi jew ta' xogħlijiet huwa subdiviż f'lottijiet diversi, kull wieħed is-suġġett ta' kuntratt individwali, il-valur ta' kull lott għandu jiġi meqjus fil-valutazzjoni ġenerali tal-livell massimu applikabbli.

Fejn il-valur ġenerali tal-lottijiet huwa ugwali għal, jew jaqbeż, il-livelli massimi stabbiliti fl-Artikolu 36, hawnhekk l-Artikoli 3 u 4 għandhom japplikaw għal kull wieħed mil-lottijiet, ħlief għal dawk b'valur stmat ta' inqas minn EUR 80 000 fil-każ ta' kuntratti ta' servizzi jew ta' forniment, jew inqas minn miljun euro fil-każ ta' kuntratti ta' xogħlijiet, dment li l-ammont ta' l-aggregat ta' dawk il-lottijiet ma jaqbiżx l-20 % tal-valur ta' l-aggregat tal-lottijiet kollha li jiffurmaw il-kuntratt in kwistjoni.

5.   Fejn ix-xiri ppjanat ta' fornimenti standard jista' jagħti lok għal kuntratti simultanji f'lottijiet separati, il-valur stmat ta' dawk il-lottijiet kollha għandu jittieħed bħala l-bażi biex jiġi determinat il-livell massimu applikabbli.

Artikolu 3

Pubblikazzjoni

1.   Ħlief fil-każ ta' kuntratti sigrieti u ħlief ukoll kif previst mod ieħor hawnhekk għal dawk il-kuntratti li huma relatati mad-difiża, il-kuntratti kollha li jaqbżu l-livelli massimi previsti fid-Direttiva 2004/18/KE għandhom jiġu ppubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali ta' l-Unjoni Ewropea.

Avviżi ta' kuntratti għandhom jiġu ppubblikati bil-quddiem ħlief f'każijiet ta' kuntratti ta' valur baxx imsemmija fl-Artikolu 34 u ħlief kif previst mod ieħor hawnhekk.

Il-pubblikazzjoni ta' ċerta informazzjoni wara li jkun ingħata l-kuntratt tista' ma ssirx meta tkun tfixkel l-applikazzjoni tal-liġi, tkun kuntrarja għall-interess pubbliku jew l-interess ta' l-Aġenzija jew ta' l-Unjoni, tkun tagħmel ħsara lill-interessi leġittimi ta' kummerċ ta' impriżi pubbliċi jew privati jew tkun tista' twassal għal distorsjoni tal-kompetizzjoni ġusta bejniethom.

2.   Kuntratti b'valur aktar baxx mil-livelli previsti fl-Artikolu 34 għandhom jiġu mxandra kif xieraq, ħlief kif previst mod ieħor hawnhekk.

Artikolu 4

Proċeduri ta' akkwist

Il-proċeduri ta' akkwist għandhom jieħdu waħda mill-forom li ġejjin:

(a)

il-proċedura miftuħa;

(b)

il-proċedura ristretta;

(ċ)

kompetizzjonijiet;

(d)

is-sistema dinamika ta' xiri;

(e)

id-djalogu kompetittiv;

(f)

il-proċedura nnegozjata.

Artikolu 5

Livelli Massimi u Stima tal-Valur ta' Kuntratt

1.   Ħlief kif previst mod ieħor hawnhekk għal dawk il-kuntratti li huma relatati mad-difiża, id-Direttiva 2004/18/KE għandha tistabbilixxi l-livelli massimi li jiddeterminaw:

(a)

l-arranġamenti għall-pubblikazzjoni msemmija fl-Artikolu 3;

(b)

l-għażla ta' proċeduri msemmija fl-Artikolu 4;

(ċ)

il-limiti taż-żmien korrispondenti.

2.   Għandu jkun il-kompitu ta' l-uffiċjal awtorizzanti b'delega jew subdelega li jivvaluta jekk ikunux intlaħqu l-livelli massimi msemmijin fil-paragrafu 1.

3.   Għall-fini tal-kalkolu ta' l-ammont stmat ta' kuntratt, l-Aġenzija għandha tinkludi r-remunerazzjoni stmata totali tal-kuntrattur.

Fejn kuntratt jipprevedi alternattivi jew il-possibiltà ta' tiġdid, il-bażi tal-kalkolu għandha tkun l-ammont massimu awtorizzat, inklużi l-klawżoli ta' opzjoni u t-tiġdid.

L-istima għandha ssir meta l-avviż ta' kuntratt jintbagħat jew, meta ma jkunx hemm tali pubbliċità, meta l-Aġenzija tagħti bidu għall-proċedura ta' aġġudikazzjoni.

4.   Għal ftehim kwadru u sistemi dinamiċi ta' xiri, l-valur li jrid jiġi meqjus għandu jkun il-valur massimu tal-kuntratti kollha previsti matul il-ħajja kollha tal-ftehim kwadru jew tas-sistema dinamika ta' xiri.

5.   Għal kuntratti ta' servizzi, għandu jittieħed kont ta':

(a)

fil-każ ta' servizzi ta' l-assigurazzjoni, il-ħlas ta' l-assigurazzjoni pagabbli u forom oħrajn ta' remunerazzjoni;

(b)

fil-każ ta' operazzjonijiet bankarji jew servizzi finanzjarji, l-onorarji, il-kummissjonijiet, l-imgħax u tipi oħrajn ta' remunerazzjoni;

(ċ)

fil-każ ta' kuntratti ta' disinn, l-onorarji, il-kummissjonijiet pagabbli u forom oħrajn ta' remunerazzjoni.

6.   Fil-każ ta' kuntratti ta' servizzi li ma jispeċifikawx prezz totali jew ta' kuntratti ta' forniment għal-leasing, il-kiri jew ix-xiri bin-nifs ta' prodotti, il-valur li jrid jittieħed bħala bażi għall-kalkolu tal-valur stmat għandu jkun:

(a)

fil-każ ta' kuntratti b'terminu fiss:

(i)

fejn it-terminu tagħhom huwa ta' tmienja u erbgħin xahar jew anqas fil-każ ta' servizzi u tnax-il xahar jew anqas fil-każ ta' fornimenti, il-valur totali tal-kuntratt għad-durata tagħhom;

(ii)

fejn it-terminu tagħhom huwa aktar minn tnax-il xahar fil-każ ta' fornimenti, il-valur totali nkluż il-valur residwu stmat;

(b)

fil-każ ta' kuntratti għal perijodu indefinit jew, fil-każ ta' servizzi, għal perijodu li jaqbeż it-tmienja u erbgħin xahar, il-valur mensili mmultiplikat bi tmienja u erbgħin.

7.   Fil-każ ta' kuntratti ta' servizzi jew ta' forniment li jiġu aġġudikati regolarment jew li jridu jiġġeddu fi żmien stabbilit, il-valur tal-kuntratt għandu jkun stabbilit abbażi ta':

(a)

jew l-ispiża ta' l-aggregat attwali ta' kuntratti simili għall-istess kategoriji ta' servizzi jew prodotti aġġudikati matul is-sena finanzjarja jew it-tnax-il xahar preċedenti, aġġustata, fejn possibbli, minħabba xi bdil antiċipat fil-kwantità jew il-valur matul it-tnax-il xahar wara l-kuntratt inizjali; jew

(b)

l-ispiża stmata ta' l-aggregat ta' kuntratti suċċessivi matul it-tnax-il xahar wara l-ewwel servizz imwettaq jew l-ewwel kunsinna jew matul it-terminu tal-kuntratt, fejn dan huwa aktar minn tnax-il xahar.

8.   Fil-każ ta' kuntratti ta' xogħlijiet, għandu jittieħed kont mhux biss tal-valur tax-xogħlijiet iżda wkoll tal-valur totali stmat tal-fornimenti meħtieġa biex jitwettqu x-xogħlijiet u dawn ikunu disponibbli lill-kuntrattur mill-Aġenzija.

Artikolu 6

Sejħa għall-offerti

Deskrizzjoni tas-suġġett tal-kuntratt sħiħa, ċara u preċiża għandha tingħata fid-dokumenti konnessi mas-sejħa għall-offerti.

Artikolu 7

Parteċipazzjoni fil-proċedura ta' offerti

1.   Il-parteċipazzjoni fi proċeduri ta' offerti għandha tkun miftuħa, bl-istess kondizzjonijiet, għall-persuni kollha fiżiċi u ġuridiċi li jaqgħu fl-ambitu tat-Trattati u għall-persuni fiżiċi u ġuridiċi kollha f'pajjiż terz li jkollu ftehim speċjali mal-Komunitajiet Ewropej fil-qasam ta' l-akkwist pubbliku bil-kondizzjonijiet stabbiliti f'dak il-ftehim.

2.   Il-parteċipazzjoni fi proċeduri ta' offerti għal kuntratti relatati mad-difiża għandhom ikunu miftuħa fuq termini ugwali għal persuni fiżiċi u ġuridiċi biss li jkollhom bażi teknoloġika u/jew industrijali adatta għall-kuntratt relatat fit-territorju ta' kwalunkwe mill-Istati Membri ta' l-Unjoni Ewropea jew fit-territorju ta' kwalunkwe pajjiż terz li jkun daħal f'arranġament amministrattiv ma' l-Aġenzija dment li persuni fiżiċi u ġuridiċi ta' tali pajjiż jistgħu jipparteċipaw fi proċeduri ta' offerti għal kuntratti relatati mad-difiża, skond il-kondizzjonijiet stabbiliti f'dak l-arranġament.

3.   Konsorzji ta' operaturi ekonomiċi għandhom ikunu awtorizzati jitfgħu offerti jew li jkunu kandidati. L-Aġenzija ma tistax tesiġi li l-konsorzji għandu jkollhom forma ġuridika prestabbilita sabiex ikunu jistgħu jitfgħu offerta jew jitolbu li jieħdu parti, iżda l-konsorzju magħżul jista' jkun meħtieġ jadotta forma ġuridika predeterminata wara li jkun ġie aġġudikat il-kuntratt jekk din il-bidla tkun meħtieġa għat-twettiq xieraq tal-kuntratt.

Artikolu 8

Ftehim tad-WTO dwar l-Akkwist tal-Gvern

Ħlief għal dawk il-kuntratti relatati mad-difiża, fejn ikun japplika il-Ftehim Multilaterali dwar l-Akkwist tal-Gvern konkluż fi ħdan l-Organizzazzjoni Dinjija tal-Kummerċ, il-kuntratti għandhom ukoll ikunu miftuħa għal ċittadini ta' stati li jkunu rratifikaw dak il-Ftehim, bil-kondizzjonijiet stabbiliti fih.

Artikolu 9

Kriterji ta' Esklużjoni

1.   Il-kandidati jew offerenti għandhom ikunu esklużi milli jipparteċipaw fi proċedura ta' akkwist jekk:

(a)

ikunu fi stat ta' falliment jew likwidazzjoni, l-affarijiet tagħhom ikunu qed jiġu amministrati mill-qrati, ikunu daħlu f'arranġament mal-kredituri, ikollhom l-attivitajiet kummerċjali sospiżi, ikunu s-suġġett ta' proċedimenti dwar dawk l-affarijiet, jew ikunu f'sitwazzjoni analoga li tinqala' minn proċedura simili prevista fil-liġi jew regolamenti nazzjonali;

(b)

ikunu nstabu ħatja ta' reat dwar l-imġieba professjonali tagħhom b'sentenza li għandha l-forza ta' res judicata;

(ċ)

ikunu ħatja ta' mġieba professjonali serjament ħażina pprovata bi kwalunkwe mezz li l-Aġenzija tkun tista' tiġġustifika;

(d)

ma jkunux wettqu l-obbligi tagħhom dwar il-ħlas tal-kontribuzzjonijiet tas-sigurtà soċjali jew il-ħlas ta' taxxi skond id-dispożizzjonijiet legali tal-pajjiż fejn ikunu stabbiliti jew ma' dawk tal-pajjiż ta' l-Aġenzija jew dawk tal-pajjiż fejn għandu jiġi esegwit il-kuntratt;

(e)

ikunu s-suġġett ta' sentenza li jkollha l-forza ta' res judicata għal frodi, korruzzjoni, involviment f'organizzazzjoni kriminali jew kull attività illegali oħra li tkun ta' ħsara għall-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet jew l-Aġenzija;

(f)

wara proċedura ta' akkwist oħra ffinanzjata mill-baġit ta' l-Unjoni Ewropea jew mill-baġit ġenerali ta' l-Aġenzija, ikunu ġew iddikjarati fi ksur serju tal-kuntratt għan-nuqqas ta' konformità ma' l-obbligi kuntrattwali tagħhom.

2.   Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 41, il-kandidati jew offerenti għandhom jiċċertifikaw li mhumiex f'waħda mis-sitwazzjonijiet elenkati fil-paragrafu 1 ta' dan l-Artikolu.

Artikolu 10

Nuqqas ta' konflitt ta' interessi u ta' rappreżentazzjoni ħażina

Kuntratti ma jistgħux jiġu aġġudikati lil kandidati jew offerenti li, waqt il-proċedura ta' akkwist;

(a)

ċikunu soġġetti għal konflitt ta' interessi;

(b)

ikunu ħatja ta' rappreżentazzjoni ħażina meta jagħtu l-informazzjoni mitluba mill-Aġenzija bħala kondizzjoni għall-parteċipazzjoni fil-proċedura kuntrattwali jew jonqsu milli jagħtu din l-informazzjoni.

Artikolu 11

Database Ċentrali

L-Aġenzija għandha tistabbilixxi database ċentrali li jkollha d-dettalji tal-kandidati u l-offerenti li jkunu f'waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 9 u 10. L-għan waħdieni tad-database għandu jkun li tiġi żgurata, f'konformità mar-regoli tal-Komunità dwar l-ipproċessar ta' data personali, l-applikazzjoni korretta ta' l-Artikoli 9 u 10.

Artikolu 12

Pieni amministrattivi jew finanzjarji

Pieni amministrattivi jew finanzjarji jistgħu jiġu imposti mill-Aġenzija fuq kandidati jew offerenti li jkunu f'wieħed mill-każijiet ta' esklużjoni previsti fl-Artikoli 9 u 10, wara li jkunu ngħataw l-opportunità li jressqu l-osservazzjonijiet tagħhom.

Dawn il-pieni jistgħu jikkonsistu:

(a)

fl-esklużjoni tal-kandidat jew l-offerent kkonċernat minn kuntratti ffinanzjati mill-baġit ġenerali ta' l-Aġenzija, għal perijodu massimu ta' ħames snin;

(b)

fil-ħlas ta' pieni finanzjarji mill-kuntrattur fil-każ imsemmi fl-Artikolu 9(1)(f) u mill-kandidat jew l-offerent fil-każijiet imsemmija fl-Artikolu 10 meta jkunu tassew serji u bla ma jinqabeż il-valur tal-kuntratt imsemmi.

Il-pieni imposti għandhom ikunu proporzjonati ma' l-importanza tal-kuntratt u s-serjetà ta' l-imġieba ħażina.

Artikolu 13

Kriterji ta' Selezzjoni u Proċeduri ta' Aġġudikazzjoni

1.   Il-kriterji ta' selezzjoni sabiex tiġi evalwata l-kapaċità tal-kandidati jew offerenti u l-kriterji ta' aġġudikazzjoni sabiex jiġi evalwat il-kontenut ta' l-offerti għandhom jiġu definiti minn qabel u stabbiliti fis-sejħa għal offerti.

2.   Il-kuntratti jistgħu jiġu aġġudikati bil-proċedura awtomatika ta' aġġudikazzjoni jew bil-proċedura ta' l-aħjar valur għall-flus.

Artikolu 14

Prinċipji Ġenerali għal Offerti

1.   L-arranġamenti sabiex jintefgħu l-offerti għandhom jiżguraw li jkun hemm kompetizzjoni ġenwina u li l-kontenut ta' l-offerti jibqa' kunfidenzjali sakemm jinfetħu kollha fl-istess ħin.

2.   Kif previst fl-Artikolu 18, l-Aġenzija tista' titlob lill-offerenti sabiex jagħmlu garanzija bil-quddiem biex jiggarantixxu li ma jirtirawx l-offerti li jkunu tefgħu.

3.   B'eċċezzjoni ta' kuntratti b'valur ta' inqas minn EUR 60 000 jew l-ekwivalenti, l-applikazzjonijiet u l-offerti għandhom jinfetħu minn kumitat inkarigat mill-ftuħ maħtur għal dan il-għan. Kull offerta jew applikazzjoni li skond dikjarazzjoni tal-kumitat ma tissodisfax il-kondizzjonijiet stabbiliti m'għandhiex tintlaqa'.

4.   L-applikazzjonijiet jew offerti kollha li jiġu ddikjarati mill-kumitat inkarigat mill-ftuħ li jkunu ssodisfaw il-kondizzjonijiet stabbiliti għandhom jiġu evalwati, abbażi tal-kriterji ta' selezzjoni u ta' aġġudikazzjoni stabbiliti minn qabel fid-dokumenti dwar is-sejħa għall-offerti, minn kumitat maħtur għal dan il-għan bil-ħsieb li jipproponi lil min għandu jkun aġġudikat il-kuntratt.

Artikolu 15

Kuntatti bejn l-Aġenzija u l-kandidati jew l-offerenti

1.   Filwaqt li tkun għaddejja l-proċedura ta' akkwist, il-kuntatti kollha bejn l-Aġenzija u l-kandidati jew l-offerenti għandhom jissodisfaw kondizzjonijiet li jiżguraw it-trasparenza u t-trattament ugwali skond il-kondizzjonijiet imniżżlin fil-paragrafi 2 u 3. Dawn ma jistgħux iwasslu għal emenda fil-kondizzjonijiet jew fit-termini ta' l-offerta oriġinali.

2.   Qabel id-data ta' għeluq għas-sottomissjoni ta' l-offerti, fir-rigward tad-dokumenti u l-informazzjoni addizzjonali msemmijin fl-Artikolu 49, l-Aġenzija tista':

(a)

fil-każ ta' l-offerenti, tikkomunika informazzjoni addizzjonali unikament għall-għan li tkun iċċarata n-natura tal-kuntratt, tali informazzjoni tiġi kkomunikata fl-istess data lill-offerenti kollha li jkunu talbu l-ispeċifikazzjonijiet;

(b)

min-naħa tagħha, jekk tiskopri żball, nuqqas ta' preċiżjoni, ommissjoni jew kwalunkwe tip ieħor ta' difett klerikali fit-test ta' l-avviż ta' kuntratt, stedina għal offerti jew speċifikazzjonijiet, tinforma lill-persuni kkonċernati fl-istess data u b'mod identiku ma' dak applikabbli fir-rigward ta' l-istedina għal offerti oriġinali.

3.   Jekk, wara li jkunu nfetħu l-offerti, tkun meħtieġa xi kjarifika rigward offerta, jew jekk żbalji ovvji klerikali fl-offerta għandhom jiġu kkoreġuti, l-Aġenzija tista' tikkuntattja lill-offerent, għalkemm tali kuntatt ma jistax iwassal għal alterazzjoni fit-termini ta' l-offerta.

4.   F'kull każ fejn ikun sar kuntatt, għandha titħejja 'nota għall-fajl'.

5.   Fil-każ ta' kuntratti għal servizzi legali skond it-tifsira ta' l-Anness IIB għad-Direttiva 2004/18/KE u fil-każ ta' kuntratti relatati mad-difiża, l-Aġenzija tista' tagħmel il-kuntatti meħtieġa ma' l-offerenti biex tiċċekkja l-kriterji ta' selezzjoni u/jew ta' aġġudikazzjoni.

Artikolu 16

Jiġu mgħarrfin il-Kandidati u l-Offerenti

1.   L-uffiċjal awtorizzanti għandu jiddeċiedi lil min jiġi ġġudikat il-kuntratt, f'konformità mal-kriterji ta' selezzjoni u ta' aġġudikazzjoni stabbiliti minn qabel fid-dokumenti dwar is-sejħa għall-offerti u r-regoli ta' akkwist.

2.   L-Aġenzija għandha tinnotifika lill-kandidati u lill-offerenti kollha li l-applikazzjonijiet jew offerti tagħhom ma jkunux intlaqgħu bir-raġunijiet ta' din id-deċiżjoni, u lill-offerenti kollha li l-offerti tagħhom ikunu ntlaqgħu u li jagħmlu talba bil-miktub, dwar il-karatteristiċi u l-vantaġġi relattivi ta' l-offerta rebbieħa u l-isem ta' l-offerent li jkun ingħata l-kuntratt. Madankollu, ċerti dettalji m'hemmx għalfejn jiġu żvelati fejn dan ikun ifixkel l-applikazzjoni tal-liġi, ikun kuntrarju għall-interess pubbliku jew l-interess ta' l-Aġenzija jew ta' l-Unjoni jew jagħmel ħsara lill-interessi leġittimi ta' kummerċ ta' impriżi pubbliċi jew privati jew ikun jista' jwassal għal distorsjoni tal-kompetizzjoni ġusta bejniethom.

Fl-istess ħin li l-kandidati jew l-offerenti mhux rebbieħa jiġu infurmati li l-offerti jew l-applikazzjonijiet tagħhom ma jkunux intlaqgħu, l-Aġenzija għandha tinforma lill-offerent rebbieħ bid-deċiżjoni ta' aġġudikazzjoni, filwaqt li tispeċifika li d-deċiżjoni nnotifikata ma tikkostitwixxix impenn min-naħa ta' l-Aġenzija.

Artikolu 17

Kanċellament jew Abbandun tal-Proċedura

L-Aġenzija tista', qabel ma jkun iffirmat il-kuntratt, jew tabbanduna l-akkwist jew tikkanċella l-proċedura ta' aġġudikazzjoni mingħajr ma l-kandidati jew l-offerenti ma jkunu intitolati li jippretendu kwalunkwe kumpens. Id-deċiżjoni għandha tkun sostanzjata u titressaq għall-attenzjoni tal-kandidati jew l-offerenti.

Artikolu 18

Garanziji

1.   L-Aġenzija tista' u, f'ċerti każijiet previsti hawn taħt, għandha, teħtieġ lill-kuntratturi sabiex jagħmlu garanzija bil-quddiem sabiex:

(a)

jiżguraw li l-kuntratt jitwettaq kollu,

(b)

jillimitaw ir-riskji finanzjarji marbutin ma' pagamenti minn qabel.

2.   L-Aġenzija tista' teħtieġ garanzija għall-offerta li tirrappreżenta 1 % sa 2 % tal-valur totali tal-kuntratt. Għandha tinħareġ garanzija għall-offerta meta jiġi aġġudikat il-kuntratt. Jekk sa l-iskadenza stabbilita ma tintefa' ebda offerta jew jekk l-offerta tiġi sussegwentement irtirata, il-garanzija għandha tinżamm.

3.   Fejn il-fornituri, il-kuntratturi jew il-fornituri ta' servizzi jkunu meħtieġa jagħmlu garanzija bil-quddiem, din għandha tkun għal ammont u perijodu li jkunu suffiċjenti biex din tkun attivata. Il-garanzija għandha tingħata minn bank jew istituzzjoni finanzjarja awtorizzata. Tista' tkun sostitwita b'garanzija in solidum minn parti terza aċċettabbli lill-Aġenzija. Il-garanzija għandha tkun ddenominata f'euro. Għandu jkollha l-effett li ddaħħal lill-bank jew lill-istituzzjoni finanzjarja jew lill-parti terza bħala sigurtà kollaterali irrevokabbli, jew l-ewwel garanti msejjaħ għall-obbligazzjonijiet tal-kuntrattur.

4.   L-uffiċjal awtorizzanti jista' jitlob garanzija ta' prestazzjoni skond it-termini kummerċjali normali għal kuntratti ta' forniment u ta' servizzi u skond l-ispeċifikazzjonijiet speċjali għall-kuntratti ta' xogħlijiet. Din il-garanzija għandha tkun mandatorja għal kuntratti ta' xogħlijiet 'il fuq minn EUR 345 000. Garanzija li tikkorrispondi għal 10 % tal-valur totali tal-kuntratt tista' tkun kostitwita b'deduzzjonijiet minn pagamenti kif u meta jsiru. Tista' tkun sostitwita b'ammont li jinżamm mill-pagament finali sabiex tkun kostitwita garanzija sa l-aċċettazzjoni finali tas-servizzi, il-fornimenti jew ix-xogħlijiet. Il-garanziji għandhom isiru skond it-termini tal-kuntratt, ħlief fejn il-kuntratt ma jkunx twettaq jew ma jkunx twettaq tajjeb jew jitlesta tard. F'każijiet bħal dawn għandu jinżamm proporzjon tal-garanzija fi proporzjon mas-serjetà tad-dannu li jkun sofrut.

5.   ħandha tkun meħtieġa garanzija bħala kumpens ta' kwalunkwe pagament minn qabel li jaqbeż EUR 150 000 jew fil-każijiet imsemmijin fl-Artikolu 42(6).

Madankollu fejn il-kuntrattur ikun korp pubbliku, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, skond il-valutazzjoni tiegħu tar-riskju, jista' jneħħi dak l-obbligu.

Il-garanzija għandha tinħareġ kif u meta l-pagament minn qabel jitnaqqas mill-pagamenti interim jew mill-pagamenti tal-bilanċi lill-kuntrattur skond it-termini tal-kuntratt.

Artikolu 19

Żnaturament tal-Proċedura

1.   Fejn il-proċedura ta' aġġudikazzjoni jew it-twettiq tal-kuntratt jiġi żnaturat bi żbalji sostanzjali jew irregolaritajiet jew bi frodi, l-Aġenzija għandha tissospendi l-eżekuzzjoni tal-kuntratt. Il-kuntratti għandhom jiġu sospiżi sabiex ikun ivverifikat jekk ikunux tabilħaqq okkorrew żbalji sostanzjali jew irregolaritajiet jew frodi. Jekk ma jiġux ikkonfermati, għandu jissokta kemm jista' jkun malajr it-twettiq tal-kuntratt (u l-Aġenzija għandha tagħti estensjoni ta' l-iskadenzi kuntrattwali).

2.   Meta tali żbalji, irregolaritajiet jew frodi jkunu attribwiti lill-kuntrattur, l-Aġenzija tista' wkoll tirrifjuta li toħroġ il-pagamenti jew tista' tirkupra ammonti diġà mħallsa, a proporzjon tas-serjetà ta' l-iżbalji, l-irregolaritajiet jew frodi.

3.   Żball jew irregolarità sostanzjali għandha tkun kwalunkwe ksur ta' dispożizzjoni ta' kuntratt jew regolament li jirriżulta minn att jew minn ommissjoni li tikkaġuna jew tista' tikkaġuna telf għall-baġit ta' l-Aġenzija.

KAPITOLU 2

MODALITAJIET IMPLIMENTATTIVI

Artikolu 20

Ftehim Kwadru u Kuntratti Speċifiċi

1.   Ftehim kwadru għandu jkun ftehim bejn l-Aġenzija u operatur ekonomiku wieħed jew aktar bil-għan li jistabbilixxi t-termini li jirregolaw il-kuntratti li jistgħu jiġu aġġudikati matul perijodu speċifiku, partikolarment fir-rigward tal-prezz u, fejn xieraq, tal-kwantitajiet previsti. Meta ftehim kwadru jiġi konkluż ma' operaturi ekonomiċi diversi, dawn ta' l-aħħar għandhom jgħoddu mill-inqas tlieta, sakemm ikun hemm numru suffiċjenti ta' operaturi ekonomiċi li jissodisfaw il-kriterji ta' selezzjoni u/jew ta' offerti ammissibbli li jissodisfaw il-kriterji ta' aġġudikazzjoni.

Ftehim kwadru ma' għadd ta' operaturi ekonomiċi jista' jieħu l-għamla ta' kuntratti separati iżda konklużi b'termini identiċi.

It-terminu ta' ftehim kwadru ma jistax jaqbeż l-erba' snin, ħlief f'każijiet eċċezzjonali debitament iġġustifikati partikolarment mis-suġġett tal-ftehim kwadru.

L-Aġenzija m'għandhiex tagħmel użu skorrett tal-ftehim kwadru jew tużahom b'tali mod li l-iskop jew l-effett ikun li jimpedixxi, jirrestrinġi jew iwassal għal distorsjoni tal-kompetizzjoni.

Ftehim kwadru għandhom jiġu ttrattati bħala kuntratti ta' akkwist għall-finijiet tal-proċedura ta' aġġudikazzjoni, inkluż ir-reklamar.

2.   Kuntratti speċifiċi bbażati fuq ftehim kwadru għandhom jiġu aġġudikati skond it-termini tal-ftehim kwadru, bejn l-Aġenzija u l-operaturi ekonomiċi biss li jkunu oriġinarjament parti għall-ftehim kwadru.

Fl-aġġudikazzjoni ta' kuntratti speċifiċi, il-partijiet ma jistgħux jagħmlu emendi sostanzjali fit-termini stabbiliti f'dak il-ftehim kwadru, partikolarment fil-każ imsemmi fil-paragrafu 3.

3.   Meta ftehim kwadru jiġi konkluż ma' operatur ekonomiku wieħed, il-kuntratti speċifiċi għandhom jiġu aġġudikati fil-limiti tat-termini stabbiliti fil-ftehim kwadru.

Għall-aġġudikazzjoni ta' dawk il-kuntratti speċifiċi, l-Aġenzija tista' tikkonsulta bil-miktub lill-operatur ekonomiku li hu parti għall-ftehim kwadru, filwaqt li jitolbu biex jissupplimenta l-offerta jekk meħtieġ.

4.   Kuntratti speċifiċi bbażati fuq ftehim kwadru konklużi ma' għadd ta' operaturi ekonomiċi għandhom jiġu aġġudikati skond l-arranġamenti li ġejjin:

(a)

bl-applikazzjoni tat-termini stabbiliti fil-ftehim kwadru mingħajr ma terġa' tinfetaħ il-kompetizzjoni;

(b)

fejn ma jkunux ġew stabbiliti t-termini kollha fil-ftehim kwadru, wara li l-partijiet ikunu reġgħu kkompetew abbażi ta' l-istess u jekk meħtieġ, termini fformulati b'mod aktar preċiż, u, fejn ikun il-każ, abbażi ta' termini oħrajn imsemmijin fl-ispeċifikazzjoni tal-ftehim kwadru.

Għal kull kuntratt speċifiku li jrid jiġi aġġudikat skond l-arranġamenti fil-punt (b) ta' l-ewwel subparagrafu, l-Aġenzija għandha tikkonsulta bil-miktub lill-operaturi ekonomiċi kapaċi li jwettqu l-kuntratt, filwaqt li jiffissaw skadenza li tkun twila biżżejjed biex l-offerti jintefgħu. L-offerti għandhom jintefgħu bil-miktub. L-Aġenzija għandha taġġudika kull kuntratt speċifiku lill-offerent li jkun tefa' l-aħjar offerta abbażi tal-kriterji ta' aġġudikazzjoni stabbiliti fl-ispeċifikazzjoni għall-ftehim kwadru.

5.   Kuntratti speċifiċi biss konklużi taħt ftehim kwadru għandhom ikunu preċeduti b'impenn tal-baġit.

Artikolu 21

Reklamar ta' Kuntratti Koperti bid-Direttiva 2004/18/KE

1.   Fil-każ ta' kuntratti koperti bid-Direttiva 2004/18/KE, il-pubblikazzjoni għandha tikkonsisti f'avviż pre-informatorju, avviż tal-kuntratt u avviż ta' aġġudikazzjoni.

2.   L-avviż pre-informatorju għandu jkun l-avviż li bih l-Aġenzija tgħarraf, permezz ta' indikazzjoni, il-valur totali stmat tal-kuntratti, skond il-kategorija tas-servizz jew gruppi ta' prodotti, u l-karatteristiċi essenzjali tal-kuntratti ta' xogħlijiet li għandhom il-ħsieb li jaġġudikaw matul sena baġitarja. L-avviż preinformatorju għandu jkun biss obbligatorju meta l-valur totali stmat tal-kuntratti huwa ugwali għal jew aktar mil-livelli massimi mniżżlin fl-Artikolu 35 u l-Aġenzija tkun bi ħsiebha tagħmel użu tal-possibbiltà li tqassar l-iskadenzi ta' meta għandhom jaslu l-offerti skond l-Artikolu 48(4).

L-avviż pre-informatorju għandu jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej kemm jista' jkun malajr u mhux aktar tard mill-31 ta' Marzu ta' kull sena baġitarja fil-każ ta' kuntratti ta' forniment u servizzi u, fil-każ ta' kuntratti ta' xogħlijiet, kemm jista' jkun malajr wara d-deċiżjoni li tkun approvat il-programm għal dawk il-kuntratti.

Jekk l-Aġenzija tippubblika l-avviż pre-informatorju fil-profil tax-xerrej tagħha, hi għandha tibgħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej, b'mod elettroniku u filwaq li tuża l-format u l-proċeduri ta' trasmissjoni speċifikati fil-punt 3 ta' l-Anness VIII għad-Direttiva 2004/18/KE, avviż dwar il-pubblikazzjoni ta' avviż pre-informatorju dwar il-profil tax-xerrej.

3.   L-avviż tal-kuntratt għandu jkun il-mezz li bih l-Aġenzija tgħarraf l-intenzjoni tagħha biex tagħti bidu għal proċedura ta' akkwist. Dan għandu jkun obbligatorju għal kuntratti b'valur stmat ugwali għal jew akbar mil-livelli massimi stabbiliti fil-punti (a) u (ċ) ta' l-Artikolu 36. M'għandux ikun obbligatorju għal kuntratti speċifiċi li jkunu ġew aġġudikati skond ftehim kwadru.

Jekk l-Aġenzija tixtieq taġġudika kuntratt speċifiku bbażat fuq sistema dinamika ta' xiri, hi għandha tgħarraf l-intenzjoni tagħha dwar dan permezz ta' avviż simplifikat tal-kuntratt.

Fejn ikun hemm aċċess bla restrizzjoni, dirett u sħiħ għas-sejħa għall-offerti permezz ta' mezzi elettroniċi, partikolarment fis-sistemi dinamiċi ta' xiri msemmijin fl-Artikolu 29, l-indirizz ta' l-Internet li fih jistgħu jiġu kkonsultati dawn id-dokumenti għandu jidher fl-avviż tal-kuntratt.

Fi proċedura miftuħa l-avviż tal-kuntratt għandu jispeċifika d-data, il-ħin u l-post tal-laqgħa tal-kumitat miftuħ, li għandha tkun miftuħa għall-offerenti, ħlief għal kuntratti relatati mad-difiża.

Meta l-Aġenzija tkun tixtieq torganizza kompetizzjoni għandha toħroġ avviż li fih tħabbar l-intenzjoni tagħha.

4.   L-avviż ta' l-aġġudikazzjoni għandu jagħti r-riżultat tal-proċedura ta' akkwist. Fil-każ ta' kuntratti li jkollhom valur ugwali għal jew akbar mil-livelli stabbiliti fl-Artikolu 36, l-avviż ta' l-aġġudikazzjoni għandu jkun obbligatorju. M'għandux ikun obbligatorju għal kuntratti speċifiċi li jkunu ġew aġġudikati skond ftehim kwadru.

L-avviż ta' l-aġġudikazzjoni għandu jintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej mhux aktar tard minn tmienja u erbgħin jum wara d-data ta' meta jiġi ffirmat il-kuntratt.

Madankollu, l-avviżi relatati ma' kuntratti bbażati fuq sistema dinamika ta' xiri jistgħu jiġu ragruppati flimkien fuq bażi trimestrali. F'każijiet bħal dawn, huma għandhom jintbagħtu lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej sa mhux aktar tard minn tmienja u erbgħin jum wara l-aħħar ta' kull trimestru.

Jekk l-Aġenzija tkun organizzat kompetizzjoni għad-disinn, hi għandha tibgħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej avviż dwar ir-riżultati tal-kompetizzjoni.

5.   L-avviżi għandhom jitfasslu skond il-forom standard adottati mill-Kummissjoni skond id-Direttiva 2004/18/KE.

Artikolu 22

Reklamar ta' Kuntratti mhux Koperti bid-Direttiva 2004/18/KE

1.   Kuntratti b'valur anqas mil-livelli massimi previsti fl-Artikoli 35 u 36 u l-kuntratti tas-servizzi msemmija fl-Anness IIB għad-Direttiva 2004/18/KE u kuntratti relatati mad-difiża, ħlief il-kuntratti sigrieti, għandhom jiġu reklamati b'mezzi xierqa sabiex jiġi żgurat li l-offerti jintefgħu b'mod kompetittiv u tiġi żgurata l-imparzjalità fil-proċedura ta' l-akkwist. Dan ir-reklamar għandu jinvolvi:

(a)

jekk ma jkunx ġie ppubblikat ebda avviż tal-kuntratt kif imsemmi fl-Artikolu 21, avviż ta' sejħa għal espressjoni ta' interess għal kuntratti li jkopru suġġett simili b'valur ugwali għal jew akbar mill-ammont imsemmi fl-Artikolu 33(1);

(b)

il-pubblikazzjoni annwali ta' lista ta' kuntratturi, li tispeċifika s-suġġett u l-valur tal-kuntratt aġġudikat, għal kuntratti b'valur ugwali għal jew akbar minn EUR 25 000.

Il-pubblikazzjoni prevista fil-punt (b) ta' l-ewwel subparagrafu m'għandhiex tkun obbligatorja għal kuntratti speċifiċi bbażati fuq ftehim kwadru u lanqas għall-kuntratti relatati mad-difiża.

2.   Lista ta' kuntratturi li jkunu ġew aġġudikati kuntratti ta' bini għandha tkun ippubblikata kull sena, b'indikazzjoni tas-suġġett u l-valur tal-kuntratti li jiġu aġġudikati. Lista ta' kuntratturi li jkunu ġew aġġudikati kuntratti ddikjarati sigrieti skond l-Artikolu 31(1)(j), għandha tintbagħat kull sena lill-Bord ta' Tmexxija b'indikazzjoni tas-suġġett u l-valur tal-kuntratti aġġudikati.

3.   Ħlief għal kuntratti relatati mad-difiża, l-informazzjoni dwar kuntratti b'valur ugwali għal jew akbar mil-ammont imsemmi fl-Artikolu 33(1) għandha tintbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej. Il-listi annwali tal-kuntratturi għandhom jintbagħtu sa mhux aktar tard mill-31 ta' Marzu wara t-tmiem tas-sena finanzjarja.

Reklamar ex ante u l-pubblikazzjoni annwali tal-lista tal-kuntratturi għall-kuntratti l-oħrajn, ħlief il-kuntratti sigrieti, għandu jkun fis-sit ta' l-Internet ta' l-Aġenzija; il-pubblikazzjoni ex post għandha ssir mhux aktar tard mill-31 ta' Marzu tas-sena finanzjarja li tkun tmiss. Il-pubblikazzjoni tista' ssir ukoll fil-Ġurnal Uffiċjali ta' l-Unjoni Ewropea.

Artikolu 23

Pubblikazzjoni ta' Avviżi

1.   L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej għandu jippubblika l-avviżi msemmijin fl-Artikoli 21 u 22 fil-Ġurnal Uffiċjali ta' l-Unjoni Ewropea mhux aktar tard minn tnax-il jum tal-kalendarju wara li jkunu ntbagħtu.

Dak il-perijodu speċifikat fl-ewwel subparagrafu għandu jitnaqqas għal ħamest ijiem tal-kalendarju fil-każ ta' proċeduri aċċellerati msemmijin fl-Artikolu 50.

2.   L-Aġenzija għandha tkun tista' tagħti prova tad-data ta' meta jintbagħtu.

Artikolu 24

Forom oħrajn ta' Reklamar

1.   Barra mir-reklamar previst fl-Artikoli 21, 22 u 23, il-kuntratti jistgħu jiġu mxandra fi kwalunkwe mod ieħor, speċjalment fil-forma elettronika. Kwalunkwe reklamar bħal dan għandu jirreferi għall-avviż ippubblikat fil-Ġurnal Uffiċjali ta' l-Unjoni Ewropea, kif previst fl-Artikolu 23, fil-każ li jkun ġie ppubblikat wieħed, u ma jistax jippreċedi l-pubblikazzjoni ta' dak l-avviż, li hu biss għandu jkun awtentiku.

2.   Reklamar bħal dan ma jista' jintroduċi ebda diskriminazzjoni bejn il-kandidati jew l-offerenti lanqas m'għandu jkollu dettalji ħlief dawk li jinsabu fl-avviż tal-kuntratt, jekk ikun ġie ppubblikat wieħed fil-Ġurnal Uffiċjali ta' l-Unjoni Ewropea.

Artikolu 25

Tipi ta' proċeduri ta' Akkwist

1.   Kuntratti għandhom jiġu aġġudikati b'sejħa għal offerti, bl-użu tal-proċedura miftuħa, ristretta jew innegozjata (inkluż id-djalogu kompetittiv), wara l-pubblikazzjoni ta' avviż tal-kuntratt fil-Ġurnal Uffiċjali ta' l-Unjoni Ewropea jew bi proċedura nnegozjata mingħajr il-pubblikazzjoni minn qabel ta' avviż tal-kuntratt, fejn xieraq wara kompetizzjoni.

2.   Sejħiet għal offerti għandhom ikunu miftuħa fejn l-operaturi ekonomiċi kollha interessati jistgħu jitfgħu offerta. Dak japplika wkoll fil-każ tas-sistemi dinamiċi ta' xiri msemmijin fl-Artikolu 29. Sejħiet għal offerti għandhom ikunu ristretti meta l-operaturi ekonomiċi kollha jistgħu jitolbu biex jipparteċipaw iżda dawk il-kandidati biss li jissodisfaw il-kriterji ta' selezzjoni msemmijin fl-Artikolu 42 u mistednin simultanjament u bil-miktub mill-Aġenzija jistgħu jitfgħu offerta jew soluzzjoni skond il-proċedura ta' djalogu kompetittiv imsemmija fl-Artikolu 30.

Il-fażi ta' selezzjoni tista' terġa' ssir għal kull kuntratt individwali, ukoll fil-każ ta' djalogu kompetittiv, jew tista' tinvolvi t-tħejjija ta' lista ta' kandidati potenzjali skond il-proċedura msemmija fl-Artikolu 33.

3.   Fi proċedura nnegozjata, l-Aġenzija għandha tikkonsulta ma' offerenti ta' l-għażla tagħha li jissodisfaw il-kriterji ta' selezzjoni stabbiliti fl-Artikolu 42, u tinnegozja t-termini tal-kuntratt ma' wieħed jew aktar minnhom.

Fi proċeduri nnegozjati fejn ikun ġie ppubblikat avviż tal-kuntratt, kif imsemmi fl-Artikolu 32, l-Aġenzija għandha simultanjament u bil-miktub tistieden lill-kandidati selezzjonati sabiex jinnegozjaw.

4.   Kompetizzjonijiet huma proċeduri li jawtorizzaw lill-Aġenzija biex tikseb, l-aktar fl-oqsma ta' l-arkitettura u l-inġinerija ċivili jew l-ipproċessar tad-data, pjan jew disinn propost minn bord ta' selezzjoni wara li jkun inħareġ għal offerti kompetittivi bl-aġġudikazzjoni ta' premjijiet jew mingħajr.

Artikolu 26

Numru ta' Kandidati fi Proċeduri Ristretti jew Innegozjati

1.   Fi proċedura ristretta, inkluża l-proċedura msemmija fl-Artikolu 33, l-għadd ta' kandidati mistiedna jitfgħu offerta ma jistax ikun anqas minn ħamsa, sakemm għadd suffiċjenti ta' kandidati jissodisfa l-kriterji ta' selezzjoni.

L-Aġenzija tista' wkoll tipprovdi għal numru massimu ta' għoxrin kandidat, skond is-suġġett tal-kuntratt u abbażi ta' kriterji ta' selezzjoni oġġettivi u non-diskriminatorji. F'każijiet bħal dawn, il-varjetà u l-kriterji għandhom ikunu ndikati fl-avviż tal-kuntratt jew is-sejħa għal espressjoni ta' interess imsemmija fl-Artikoli 21 u 22.

Fi kwalunkwe każ, l-għadd ta' kandidati mistiedna sabiex jitfgħu offerta għandu jkun biżżejjed sabiex tiġi żgurata kompetizzjoni ġenwina.

2.   Fi proċeduri nnegozjati u fi proċeduri ristretti wara djalogu kompetittiv l-għadd ta' kandidati mistiedna biex jinnegozjaw jew biex jitfgħu offerta ma jistax ikun anqas minn tlieta, dment li għadd suffiċjenti ta' kandidati jissodisfa il-kriterji ta' selezzjoni.

Fi kwalunkwe każ, l-għadd ta' kandidati mistiedna sabiex jitfgħu offerta għandu jkun biżżejjed sabiex tiġi żgurata kompetizzjoni ġenwina.

L-ewwel u t-tieni subparagrafi m'għandhomx japplikaw f'li ġej:

(a)

kuntratti li jinvolvu ammonti żgħar ħafna, kif imsemmi fl-Artikolu 34(3);

(b)

kuntratti għal servizzi legali skond it-tifsira ta' l-Anness IIB tad-Direttiva 2004/18/KE;

(ċ)

kuntratti ddikjarati bħala sigrieti, kif imsemmi fl-Artikolu 31(1)(j);

(d)

dawk il-każijiet elenkati fl-Artikolu 31 fejn l-Aġenzija hija intitolata tinnegozja ma' offerent wieħed biss jew taġġudika l-kuntratt lill-operatur ekonomiku wieħed biss.

3.   Meta n-numru ta' kandidati li jissodisfa l-kriterji ta' selezzjoni u l-livelli minimi huwa aktar baxx min-numru minimu speċifikat fil-paragrafi 1 u 2, l-Aġenzija tista' tkompli bil-proċedura billi tistieden lill-kandidat jew kandidati li jkollhom il-kapaċitajiet meħtieġa. Madankollu, l-Aġenzija ma tistax tinkludi operaturi ekonomiċi oħrajn li ma talbux biex jieħdu parti, jew kandidati li m'għandhomx il-kapaċitajiet meħtieġa.

Artikolu 27

Arranġamenti għal Proċeduri Negozjati

Fi proċeduri nnegozjati, l-Aġenzija għandha tinnegozja ma' l-offerenti l-offerti li jkunu tefgħu sabiex jadattawhom għall-ħtiġiet stabbiliti fl-avviż tal-kuntratt imsemmi fl-Artikolu 21, jew fl-ispeċifikazzjonijiet u f'kull dokument addizzjonali ieħor, sabiex tinstab l-offerta li toffri l-aħjar valur għall-flus. Matul in-negozjati, l-Aġenzija għandha tiżgura trattament ugwali għall-offerenti kollha.

Meta l-Aġenzija tkun tista', skond l-Artikolu 32, taġġudika kuntratti bl-użu ta' proċedura nnegozjata wara li tippubblika avviż ta' kuntratt, hi tista' tagħmel arranġamenti biex il-proċedura nnegozjata titmexxa fi stadji sabiex jitnaqqas in-numru ta' offerti li jridu jiġu nnegozjati, filwaqt li tapplika l-kriterji ta' aġġudikazzjoni stabbiliti fl-avviż tal-kuntratt jew l-ispeċifikazzjoni. L-avviż tal-kuntratt jew l-ispeċifikazzjoni għandu jiddikjara li tista' tintuża din il-possibbiltà.

Artikolu 28

Kompetizzjonijiet

1.   Ir-regoli għall-organizzazzjoni ta' kompetizzjoni għandhom jiġu kkomunikati lil dawk interessati li jieħdu sehem. Fi kwalunkwe każ, l-għadd ta' kandidati mistiedna jieħdu parti għandu jkun biżżejjed sabiex tiġi żgurata kompetizzjoni ġenwina.

2.   Il-bord ta' selezzjoni għandu jinħatar mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. Dan għandu jkun magħmul esklussivament minn persuni fiżiċi li jkunu indipendenti mill-parteċipanti fil-kompetizzjoni. Fejn tkun meħtieġa kwalifika professjonali partikolari għall-parteċipazzjoni f'kompetizzjoni, mill-inqas terz tal-membri tal-bord ta' selezzjoni għandu jkollu l-istess kwalifika jew waħda ekwivalenti.

Il-bord ta' selezzjoni għandu jkun awtonomu fl-opinjonijiet tiegħu. L-opinjonijiet tiegħu għandhom jiġu adottati abbażi ta' proġetti li jkunu ġew sottomessi lilu b'mod anonimu mill-kandidati u unikament fid-dawl tal-kriterji stabbiliti fl-avviż tal-kompetizzjoni.

3.   Il-proposti tal-bord ta' l-għażla, ibbażati fuq il-merti ta' kull proġett, u l-osservazzjonijiet tiegħu, għandhom jiġu rreġistrati f'rapport iffirmat mill-membri tiegħu. Il-kandidati għandhom jibqgħu anonimi sakemm il-bord ta' selezzjoni jkun ta l-opinjoni tiegħu. Il-kandidati jistgħu jintalbu mill-bord ta' selezzjoni biex iwieġbu l-mistoqsijiet irreġistrati fir-rapport sabiex jiċċaraw proġett. Għandu jitħejja rapport sħiħ tad-djalogu li jirriżulta.

4.   L-Aġenzija għandha mbagħad tieħu deċiżjoni fejn tagħti l-isem u l-indirizz tal-kandidat selezzjonat u r-raġunijiet ta' l-għażla b'riferenza għall-kriterji mħabbra fl-avviż tal-kompetizzjoni, speċjalment jekk tkun titbiegħed mill-proposti li jkunu saru fl-opinjoni tal-bord ta' selezzjoni.

Artikolu 29

Sistema Dinamika ta' Xiri

1.   Is-sistema dinamika ta' xiri, kif imsemmi fl-Artikoli 1(6) u 33 tad-Direttiva 2004/18/KE, għandha tkun proċess kompletament elettroniku biex isir xiri użat komunement li hija miftuħa tul id-durata kollha tagħha għal kwalunkwe operatur ekonomiku li jissodisfa l-kriterji ta' selezzjoni u li jkun tefa' offerta indikattiva li tikkonforma ma' l-ispeċifikazzjoni u kwalunkwe dokument addizzjonali. L-offerti indikattivi jista' jsirilhom titjib fi kwalunkwe ħin dment li jibqgħu jikkonformaw ma' l-ispeċifikazzjoni.

2.   Għall-finijiet ta' l-istabbiliment tas-sistema dinamika ta' xiri, l-Aġenzija għandha tippubblika avviż tal-kuntratt li jiddikjara li tkun qed tintuża sistema dinamika ta' xiri u li jkun fiha referenza għall-indirizz ta' l-Internet li joffri aċċess bla restrizzjoni, dirett u sħiħ għall-ispeċifikazzjoni u għal kwalunkwe dokument addizzjonali mill-ħin tal-pubblikazzjoni ta' l-avviż sa l-iskadenza tas-sistema.

Fost affarijiet oħrajn għandha tindika fl-ispeċifikazzjoni n-natura tax-xiri previst taħt dik is-sistema, u l-informazzjoni kollha meħtieġa dwar is-sistema ta' xiri, it-tagħmir elettroniku użat u l-arranġamenti u l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi għall-konnessjoni.

3.   L-Aġenzija għandha tagħti lil kull operatur ekonomiku, għad-durata kollha tas-sistema dinamika ta' xiri, il-possibbiltà li titfa' offerta indikattiva bil-ħsieb ta' l-ammissjoni għas-sistema skond il-kondizzjonijiet imsemmijin fil-paragrafu 1. Hi għandha tikkompleta l-evalwazzjoni f'massimu ta' ħmistax-il jum mid-data tat-tfigħ ta' l-offerta indikattiva. Madankollu, hi tista' testendi l-perijodu ta' evalwazzjoni dment li sadattant ma ssir ebda stedina għal offerti.

L-Aġenzija għandha tgħarraf lill-offerenti kemm jista' jkun malajr li huma jkunu ġew ammessi għas-sistema dinamika ta' xiri jew li l-offerta tagħhom ġiet miċħuda.

4.   Kull kuntratt speċifiku għandu jkun is-suġġett ta' stedina għal offerti. Qabel ma tinħareġ din l-istedina, l-Aġenzija għandha tippubblika avviż ta' kuntratt issimplifikat fejn tistieden lill-operaturi ekonomiċi interessati kollha biex jitfgħu offerta indikattiva, fi żmien skadenza li ma tistax tkun ta' anqas minn ħmistax-il jum mid-data ta' meta jkun intbagħat l-avviż issimplifikat. L-Aġenzija ma tistax tipproċedi bil-proċess ta' l-offerti qabel ma tkun temmet l-evalwazzjoni ta' l-offerti indikattivi kollha li tkun irċeviet sa dik l-iskadenza.

L-Aġenzija għandha tistieden lill-offerenti kollha ammessi għas-sistema biex jitfgħu offerta fi żmien raġonevoli. Hi għandha taġġudika l-kuntratt lill-offerent li jkun tefa' l-offerta li tkun toffri l-aħjar valur għall-flus abbażi tal-kriterji ta' aġġudikazzjoni stabbiliti fl-avviż tal-kuntratt għall-istabbiliment tas-sistema dinamika ta' xiri. Dawn il-kriterji jistgħu, jekk ikun il-każ, jiġu fformulati b'mod aktar preċiż fl-istedina għal offerti.

5.   Sistema dinamika ta' xiri ma tistax iddum aktar minn erba' snin, ħlief f'każijiet eċċezzjonali debitament iġġustifikati.

L-Aġenzija ma tistax tirrikorri għal din is-sistema biex timpedixxi, tirrestrinġi jew tiddistorċi l-kompetizzjoni.

Ma għandhom jiġu ddebitati ebda piżijiet lill-operaturi ekonomiċi interessati jew lill-partijiet għas-sistema.

Artikolu 30

Djalogu Kompetittiv

1.   F'każ ta' kuntratti partikolarment komplessi, fejn l-Aġenzija tqis li l-użu dirett tal-proċedura miftuħa jew l-arranġamenti eżistenti li jirregolaw il-proċedura ristretta ma jippermettux li l-kuntratt jiġi aġġudikat lill-offerta li toffri l-aqwa valur għall-flus, hi tista' tuża d-djalogu kompetittiv imsemmi fl-Artikolu 29 tad-Direttiva 2004/18/KE.

Kuntratt għandu jiġi meqjus li jkun 'partikolarment kumpless' meta l-Aġenzija ma tkunx kapaċi b'mod oġġettiv tiddefinixxi l-mezzi tekniċi kapaċi li jissodisfaw il-ħtiġijiet jew l-objettivi jew kapaċi tispeċifika l-forma legali jew finanzjarja tal-proġett.

2.   L-Aġenzija għandha tippubblika avviż ta' kuntratt li jistabbilixxi l-ħtiġijiet u r-rekwiżiti tagħha, li hi għandha tiddefinixxi f'dak l-avviż u/jew f'dokument deskrittiv.

3.   L-Aġenzija għandha tiftaħ djalogu mal-kandidati li jissodisfaw il-kriterji ta' selezzjoni stabbiliti fl-Artikolu 42 sabiex jidentifikaw u jiddefinixxu l-aħjar mezzi biex jissodisfaw il-ħtiġijiet tagħha.

Matul id-djalogu, l-Aġenzija għandha tiżgura t-trattament ugwali fost l-offerenti kollha u l-kunfidenzjalità tas-soluzzjonijiet proposti jew informazzjoni oħra kkomunikata minn kandidat li jkun qed jipparteċipa fid-djalogu sakemm ma jaqbilix li tkun żvelata.

L-Aġenzija tista' tipprovdi li l-proċedura sseħħ fi stadji suċċessivi sabiex tnaqqas in-numru ta' soluzzjonijiet li jridu jiġu diskussi matul l-istadju tad-djalogu billi tapplika l-kriterji ta' l-aġġudikazzjoni fl-avviż tal-kuntratt jew id-dokument deskrittiv jekk isir provvediment għal din il-possibbiltà fl-avviż tal-kuntratt jew fid-dokument deskrittiv.

4.   Wara li tkun għarrfet lill-parteċipanti li d-djalogu jkun ġie konkluż, l-Aġenzija għandha titlobhom jitfgħu l-offerti finali tagħhom abbażi tas-soluzzjoni jew soluzzjonijiet ippreżentati u speċifikati matul id-djalogu. Dawn l-offerti għandu jkun fihom l-elementi kollha rikjesti u meħtieġa għat-twettiq tal-proġett.

Fuq talba ta' l-Aġenzija, dawn l-offerti jistgħu jiġu ċċarati, speċifikati u rfinati dment li dan ma jkollux l-effett li jbiddel l-aspetti bażiċi ta' l-offerta jew ta' l-istedina għal offerti, varjazzjonijiet li jistgħu jwasslu għal distorsjoni tal-kompetizzjoni jew ikollhom effett diskriminatorju.

Fuq talba ta' l-Aġenzija, l-offerent li jkun identifikat bħala dak li jkun tefa' l-offerta li toffri l-aħjar valur għall-flus jista' jintalab jiċċara xi aspetti ta' l-offerta jew jikkonferma l-impenji li jinsabu fl-offerta dment li dan ma jkollux l-effett li jkunu modifikati aspetti sostanzjali ta' l-offerta jew tas-sejħa għall-offerti u ma jirriskjax li jwassal għal distorsjoni tal-kompetizzjoni jew joħloq diskriminazzjoni.

5.   L-Aġenzija tista' tispeċifika prezzijiet jew pagamenti lill-parteċipanti fid-djalogu.

Artikolu 31

Użu ta' Proċedura Negożjata mingħajr Pubblikazzjoni minn Qabel ta' Avviż ta' Kuntratt

1.   L-Aġenzija tista' tuża l-proċedura nnegozjata mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta' avviż ta' kuntratt, ikun x'ikun il-valur stmat tal-kuntratt, fil-każijiet li ġejjin:

(a)

fejn ma jintefgħux offerti jew offerti xierqa, jew applikazzjonijiet, fi tweġiba għal proċedura miftuħa jew proċedura ristretta wara li tkun intemmet il-proċedura inizjali, dment li t-termini oriġinali tal-kuntratt kif speċifikat fis-sejħa għall-offerti msemmija fl-Artikolu 37 ma jkunux alterati b'mod sostanzjali;

(b)

fejn, għal raġunijiet tekniċi jew artistiċi, jew għal raġunijiet konnessi mal-protezzjoni ta' drittijiet esklussivi, il-kuntratt jista' jiġi aġġudikat biss lil operatur ekonomiku partikolari;

(ċ)

sa fejn hu strettament meħtieġ fejn, għal raġunijiet ta' urġenza estrema bħala riżultat ta' avvenimenti mhux prevedibbli u mhux attribwibbli lill-Aġenzija fil-każ ta' kuntratti koperti mid-Direttiva 2004/18/KE, huwa impossibli li wieħed jikkonforma ma' l-iskadenzi stabbiliti għall-proċeduri l-oħra u stabbiliti fl-Artikoli 48, 49 u 50;

(d)

fejn kuntratt ta' servizzi jsegwi kompetizzjoni u għandu, skond ir-regoli li japplikaw, jiġi aġġudikat lill-kandidat li jkollu suċċess jew lil wieħed mill-kandidati li jkollhom suċċess; f'dan l-aħħar każ, il-kandidati kollha li jkollhom suċċess għandhom jiġu mistiedna biex jieħdu sehem fin-negozjati;

(e)

għal servizzi u xogħlijiet addizzjonali li mhumiex inklużi fil-proġett li kien previst inizjalment u lanqas fil-kuntratt inizjali iżda li, minħabba ċirkostanzi imprevedibbli, saru meħtieġa għat-twettiq tas-servizzi jew tax-xogħlijiet, soġġetti għall-kondizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafu 2;

(f)

għal servizzi jew xogħlijiet ġodda li jikkonsistu fir-repetizzjoni ta' servizzi jew xogħlijiet simili fdati lill-operatur ekonomiku li jkun ġie aġġudikat mill-Aġenzija l-kuntratt inizjali, dment li dawn is-servizzi jew xogħlijiet jikkonformaw għal proġett bażiku u li dan il-proġett kien is-suġġett ta' kuntratt inizjali li ġie aġġudikat taħt il-proċedura miftuħa jew ristretta, soġġett għall-kondizzjonijiet stabbiliti fil-paragrafu 3;

(g)

għal kuntratti ta' forniment:

(i)

fil-każ ta' kunsinni addizzjonali li huma maħsuba jew bħala sostituzzjoni parzjali ta' fornimenti jew installazzjonijiet normali jew bħala l-estensjoni ta' fornimenti jew installazzjonijiet li diġa' jeżistu, fejn bdil tal-fornitur jobbliga lill-Aġenzija biex takkwista tagħmir li jkollu karatteristiċi tekniċi differenti li jirriżultaw f'inkompatibbilità jew diffikultajiet tekniċi sproporzjonati fl-operazzjoni u l-manteniment; id-durata ta' tali kuntratti ma tistax taqbeż it-tliet snin;

(ii)

fejn il-prodotti huma manifatturati purament bil-għan ta' riċerka, esperiment, studju jew żvilupp, bl-eċċezzjoni ta' testijiet ta' vijabbiltà kummerċjali u produzzjoni fuq skala kbira mmirati biex jiġu rkuprati spejjeż ta' riċerka u żvilupp;

(iii)

fir-rigward ta' fornimenti kkwotati u mixtrija fis-suq tal-prodotti;

(iv)

fir-rigward ta' xiri b'kondizzjonijiet partikolarment vantaġġużi, jew minn fornitur li definittivament ikun fi stralċ rigward l-attivitajiet kummerċjali tiegħu, jew mir-riċevituri jew likwidaturi ta' falliment, arranġament mal-kredituri, jew proċedura simili skond id-dritt nazzjonali;

(h)

għal kuntratti ta' bini, wara li jiġi prospettat is-suq lokali;

(i)

għal kuntratti ta' servizzi legali skond it-tifsira ta' l-Anness IIB għad-Direttiva 2004/18/KE, dment li tali kuntratti jiġu mxandra b'mod xieraq.

(j)

għal kuntratti ddikjarati li huma sigrieti mill-Aġenzija, jew għal kuntratti li t-twettiq tagħhom għandu jkun akkumpanjat minn miżuri ta' sigurtà speċjali, skond id-dispożizzjonijiet amministrattivi fis-seħħ jew meta l-protezzjoni ta' l-interessi essenzjali ta' l-Aġenzija, ta' Stat Membru parteċipanti wieħed jew aktar, jew ta' l-Unjoni teħtieġ hekk;

(k)

għal kuntratti b'valur ta' inqas minn jew ugwali għal EUR 60 000;

(l)

għal kuntratti ta' servizzi ta' riċerka u ta' żvilupp li mhumiex koperti bid-Direttiva 2004/18/KE;

(m)

għal kuntratti li mhumiex koperti bid-Direttiva 2004/18/KE, ħlief dawk elenkati banda oħra f'dan il-paragrafu, fejn tkun ġiet ippubblikata sejħa għal espressjoni ta' interess;

(n)

fejn il-kuntratt ikun jista' jiġi aġġudikat biss lil operatur ekonomiku partikolari, għal raġunijiet marbutin ma' investimenti preliminari prinċipali relatati ma' tagħmir u teknoloġija tad-difiża, lil faċilitajiet uniċi speċifiċi tad-difiża, jew sabiex tkun żgurata s-sigurtà tal-forniment f'tagħmir jew teknoloġija għad-difiża jew minħabba l-ħtieġa li tkun żviluppata teknoloġija innovattiva tad-difiża żviluppata minn tali operatur;

(o)

fejn il-Kummissjoni Ewropea jew organizzazzjoni jew entità Ewropea jew internazzjonali oħra tkun daħlet fi ftehim ma' operatur ekonomiku partikolari fil-qasam tar-riċerka tas-sigurtà u jkun xieraq li jiġi aġġudikat kuntratt ta' riċerka relatat mad-difiża lill-istess operatur ekonomiku;

(p)

għal kuntratti relatati mad-difiża, li jibqa' fil-qafas ta' programm jew proġett ġestit f'kooperazzjoni ma' organizzazzjoni internazzjonali oħra.

2.   Għas-servizzi u x-xogħlijiet addizzjonali msemmija fil-punt (e) tal-paragrafu 1, l-Aġenzija tista' tagħmel użu mill-proċedura nnegozjata mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta' avviz ta' kuntratt bil-kondizzjoni li l-aġġudikazzjoni ssir lill-kuntrattur li jwettaq il-kuntratt:

(a)

fejn tali kuntratti addizzjonali ma jistgħux ikunu teknikament jew ekonomikament mifruda mill-kuntratt prinċipali mingħajr inkonvenjenza serja għall-Aġenzija; jew

(b)

fejn tali servizzi jew xogħlijiet, għalkemm jistgħu jiġu mifruda mit-twettiq tal-kuntratt oriġinali, huma strettament meħtieġa għat-tkomplija tiegħu.

Ħlief fil-każ ta' kuntratti relatati mad-difiża, il-valur ta' l-aggregat ta' kuntratti addizzjonali ma jistax jaqbeż il-50 % ta' l-ammont tal-kuntratt inizjali.

3.   Fil-każijiet msemmija fil-punt (f) tal-paragrafu 1, il-possibiltà li tintuża l-proċedura nnegozjata għandha tiġi indikata hekk kif l-ewwel operazzjoni tinħareġ għal tfigħ kompetittiv ta' offerti, u l-ammont totali stmat tas-servizzi jew xogħol sussegwenti għandu jiġi meqjus fil-kalkolu tal-livelli massimi msemmija fl-Artikolu 36. Dik il-proċedura tista' tintuża biss matul it-tliet snin wara l-konklużjoni tal-kuntratt oriġinali.

Artikolu 32

Użu ta' Proċedura Negozjata wara Pubblikazzjoni minn Qabel ta' Avviż ta' Kuntratt

1.   L-Aġenzija tista' tuża l-proċedura nnegozjata mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta' avviż ta' kuntratt, ikun x'ikun il-valur stmat tal-kuntratt, fil-każijiet li ġejjin:

(a)

fejn jintefgħu offerti li huma irregolari jew mhux aċċettabbli, b'referenza partikolarment għall-kriterji ta' selezzjoni jew ta' aġġudikazzjoni, bħala tweġiba għal proċedura miftuħa jew ristretta, jew djalogu kompetittiv, li jkun intemm, dment li t-termini oriġinali tal-kuntratt kif speċifikat fis-sejħa għall-offerti msemmija fl-Artikolu 37 ma jkunux alterati b'mod sostanzjali, mingħajr preġudizzju għall-applikazzjoni tal-paragrafu 2;

(b)

f'każijiet eċċezzjonali li jinvolvu xogħol, fornimenti jew servizzi fejn in-natura jew ir-riskji ma jippermettux l-iffissar minn qabel ta' prezzijiet b'mod ġenerali mill-offerent;

(ċ)

fejn in-natura tas-servizz li jrid jiġi akkwistat, b'mod partikolari fil-każ ta' servizzi finanzjarji u servizzi intellettwali, hija tali li l-ispeċifikazzjonijiet tal-kuntratt ma jistgħux ikunu stabbiliti bi preċiżjoni suffiċjenti biex jippermettu l-aġġudikazzjoni tal-kuntratt billi tintgħażel l-aħjar offerta skond ir-regoli li jirregolaw il-proċeduri miftuħa jew ristretti;

(d)

għal kuntratti ta' xogħlijiet, fejn ix-xogħlijiet huma mwettqa biss bil-għan ta' riċerka, ittestjar jew żvilupp u mhux bil-ħsieb li jiġi żgurat qligħ jew li jiġu rkuprati spejjeż ta' riċerka u żvilupp;

(e)

għall-kuntratti ta' servizzi msemmijin fl-Anness IIB għad-Direttiva 2004/18/KE, soġġett għall-punt (i) u (j) ta' l-Artikolu 31(1) u t-tieni subparagrafu tiegħu;

(f)

mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 31(1) għal kuntratti relatati mad-difiża fejn ma jkunu ġew ippubblikati la sejħa għal espressjoni ta' interess u lanqas avviż minn qabel ta' informazzjoni.

2.   Fil-każijiet msemmija fil-punt (a) tal-paragrafu 1, l-Aġenzija tista' żżomm lura milli tippubblika avviż ta' kuntratt jekk il-proċedura nnegozjata tinkludi l-offerenti kollha u l-offerenti biss li jissodisfaw il-kriterji ta' selezzjoni u li, matul il-proċedura preċedenti, tefgħu offerti skond ir-rekwiżiti formali meħtieġa tal-proċedura ta' akkwist.

Artikolu 33

Sejħiet għal Espressjoni ta' Interess

1.   Sejħa għal espressjoni ta' interess għandha tikkostitwixxi mezz ta' pre-selezzjoni ta' kandidati li jkunu mistiedna jitfgħu offerti bi tweġiba għal stedin futur ristrett għal tfigħ ta' offerti għal kuntratti b'valur ta' aktar minn EUR 60 000, soġġett għall-Artikoli 31 jew 32. Sejħa għal espressjoni ta' interess għandha, soġġett għall-Artikoli 31 jew 32, tintuża wkoll bħala mezz ta' pre-selezzjoni ta' kandidati li jkunu mistiedna jitfgħu offerti bi tweġiba għal stedin futur għal tfigħ ta' offerti għal kuntratti relatati mad-difiża, ikun x'ikun l-ammont tal-kuntratt u sew jekk tintuża l-proċedura ristretta jew dik innegozjata.

2.   Il-lista mfassla wara sejħa għal espressjoni ta' interess għandha tkun valida għal mhux aktar minn tliet snin mid-data ta' meta l-avviż msemmi fil-punt (a) ta' l-Artikolu 22(1) ikun intbagħat lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej jew ippubblikat fis-sit elettroniku ta' l-Aġenzija. Kwalunkwe persuna interessata tista' tissottometti applikazzjoni fi kwalunkwe ħin matul il-perijodu ta' validità tal-lista, bl-eċċezzjoni ta' l-aħħar tliet xhur ta' dak il-perijodu. Tali lista tista' tkun diviża f'sottokategoriji skond it-tip tal-kuntratt li għalih il-lista tkun valida.

3.   Fejn kuntratt speċifiku għandu jiġi aġġudikat, l-Aġenzija għandha tistieden jew lill-kandidati kollha mniżżla fil-lista jew lil xi wħud minnhom biss, abbażi ta' kriterji ta' selezzjoni oġġettivi u mhux diskriminatorji u li huma speċifiċi għal dak il-kuntratt, biex jitfgħu offerta.

Artikolu 34

Kuntratti b'Valur Baxx

1.   Proċedura nnegozjata fejn jiġu kkonsultati mill-inqas ħames kandidati tista' tintuża għal kuntratti b'valur ta' inqas minn jew ugwali għal EUR 60 000 taħt il-baġit ta' funzjonament u b'valur ta' inqas minn EUR 137 000 taħt il-baġit operattiv, soġġett għall-Artikoli 31 jew 32.

Jekk, wara konsultazzjoni tal-kandidati, l-Aġenzija tirċievi biss offerta waħda li tkun amministrattivament u teknikament valida, il-kuntratt jista' jiġi aġġudikat dment li l-kriterji ta' aġġudikazzjoni jiġu sodisfatti.

2.   Il-proċedura nnegozjata fejn jiġu kkonsultati mill-inqas tliet kandidati tista' tintuża għal kuntratti b'valur ta' inqas minn jew ugwali għal EUR 25 000 taħt il-baġit ta' funzjonament u b'valur ta' inqas minn EUR 60 000 taħt il-baġit operattiv.

3.   Kuntratti b'valur ta' inqas minn jew ugwali għal EUR 3 500 taħt il-baġit ta' funzjonament u b'valur ta' inqas minn EUR 5 000 taħt il-baġit operattiv jistgħu jiġu aġġudikati abbażi ta' offerta waħda.

4.   Pagamenti ta' ammonti inqas minn EUR 200 fir-rigward ta' entrati dwar infiq jistgħu jikkonsistu sempliċiment fil-pagament fuq preżentazzjoni ta' fatturi, mingħajr l-aċċettazzjoni minn qabel ta' offerta.

Artikolu 35

Livelli Massimi għal Avviżi Pre-informatorji

Il-livelli massimi għall-pubblikazzjoni ta' avviż ta' pre-informazzjoni għandhom ikunu:

(a)

EUR 750 000 għall-kuntratti ta' forniment u ta' servizzi elenkati fl-Anness IIA għad-Direttiva 2004/18/KE;

(b)

EUR 5 278 000 għal kuntratti ta' xogħlijiet.

Artikolu 36

Livelli Massimi applikabbli għall-Proċeduri taħt id-Direttiva 2004/18/KE

Il-livelli massimi msemmija fl-Artikolu 5 għandhom ikunu:

(a)

EUR 137 000 għall-kuntratti ta' forniment u ta' servizzi elenkati fl-Anness IIA għad-Direttiva 2004/18/KE, bl-eċċezzjoni tal-kuntratti ta' riċerka u żvilupp elenkati fil-kategorija 8 ta' dak l-Anness;

(b)

EUR 211 000 għall-kuntratti ta' servizzi elenkati fl-Anness IIB għad-Direttiva 2004/18/KE u għall-kuntratti ta' riċerka u ta' żvilupp elenkati fil-kategorija 8 ta' l-Anness IIA għal dik id-Direttiva;

(ċ)

EUR 5 278 000 għal kuntratti ta' xogħlijiet.

Artikolu 37

Dokumenti relatati ma' l-Istedina għal Offerti

1.   Dokumenti relatati mas-sejħa għal offerti għandhom jinkludu minn ta' l-inqas:

(a)

l-istedina għal offerti jew għal negozjar jew għal parteċipazzjoni fid-djalogu skond il-proċedura stabbilita fl-Artikolu 30;

(b)

l-ispeċifikazzjonijiet mehmużin, li magħhom għandhom jiġu annessi t-termini u kondizzjonijiet ġenerali applikabbli għal kuntratti jew, fil-każ ta' djalogu kompetittiv kif imsemmi fl-Artikolu 30, dokument li jiddeskrivi l-ħtiġijiet u r-rekwiżiti ta' l-Aġenzija, jew ir-referenza għall-indirizz ta' l-Internet li fih jistgħu jiġu kkonsultati tali speċifikazzjoni jew dokument;

(ċ)

il-kuntratt mudell.

Id-dokumenti relatati mas-sejħa għal offerti għandhom ikollhom riferenza għall-miżuri ta' reklamar meħuda skond l-Artikoli 21 sa 24.

2.   L-istedina għal offerti jew għal negozjar jew għal parteċipazzjoni fid-djalogu għandha mill-inqas:

(a)

tispeċifika r-regoli li jirregolaw it-tfigħ u l-preżentazzjoni ta' l-offerti, inkluż b'mod partikolari d-data u l-ħin ta' l-iskadenza għat-tfigħ, kwalunkwe kundizzjoni meħtieġa rigward l-użu ta' formola ta' tweġiba standard, id-dokumenti li għandhom jiġu mehmuża, inkluż dawk li huma prova ta' kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali msemmija fl-Artikolu 42 jekk dawn ma jkunux speċifikati fl-avviż tal-kuntratt, u l-indirizz li jridu jintbagħtu fih;

(b)

tiddikjara li t-tfigħ ta' l-offerta timplika li ġew aċċettati l-ispeċifikazzjonijiet u t-termini u l-kondizzjonijiet ġenerali msemmija fil-paragrafu 1 li miegħu għandha x'taqsam l-offerta u li dan it-tfigħ għal offerti jorbot lill-kuntrattur li jiġi aġġudikat il-kuntratt matul it-twettiq tal-kuntratt;

(ċ)

tispeċifika l-perijodu li matulu offerta tibqa' valida u ma' tistax tiġi mibdula bi kwalunkwe mod;

(d)

impedixxi kwalunkwe kuntatt bejn l-Aġenzija u l-offerent matul il-proċedura, ħlief, eċċezzjonalment u, fejn isir provvediment għal żjara fuq il-post, tispeċifika l-arranġamenti għal tali żjara.

(e)

tispeċifika, fil-każ ta' djalogu kompetittiv, id-data stabbilita u l-indirizz għall-bidu tal-fażi ta' konsultazzjoni.

3.   L-ispeċifikazzjonijiet għandhom minn ta' l-anqas:

(a)

jispeċifikaw il-kriterji ta' esklużjoni u ta' selezzjoni li japplikaw għall-kuntratt, ħlief fil-proċedura ristretta, inkluż wara djalogu kompetittiv, u fil-proċeduri nnegozjati wara pubblikazzjoni ta' avviż msemmi fl-Artikolu 32; f'tali każijiet dawk il-kriterji għandhom jidhru biss fl-avviż tal-kuntratt jew fis-sejħa għal espressjoni ta' interess;

(b)

jispeċifikaw il-kriterji ta' aġġudikazzjoni u l-ippeżar relattiv tagħhom, jew, fejn xieraq, l-ordni li tonqos ta' importanza, jekk dawn mhumiex speċifikati fl-avviż tal-kuntratt;

(ċ)

jistabbilixxu l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi msemmija fl-Artikolu 38;

(d)

jiddikjaraw ir-rekwiżiti minimi li l-varjanti jridu jilħqu fil-proċeduri msemmijin fl-Artikolu 45(2) skond liema jiġi aġġudikat il-kuntratt għall-offerta li tkun toffri l-aħjar valur għall-flus, fejn l-Aġenzija tkun iddikjarat fl-avviż tal-kuntratt li tali varjanti huma permessi;

(e)

jiddikjaraw li d-Deċiżjoni tar-rappreżentanti tal-Gvernijiet ta' l-Istati Membri ta' l-Unjoni Ewropea, imlaqqgħin fi ħdan il-Kunsill, dwar il-privileġġi u l-immunitajiet mogħtija lill-Aġenzija tad-Difiża Ewropea u lill-membri tal-persunal tagħha, ta' l-10 ta' Novembru 2004, kif issupplimentata bil-protokoll addizzjonali bejn ir-Renju tal-Belġju u l-Aġenzija, tapplika;

(f)

jispeċifikaw il-prova ta' aċċess għal kuntratti, kif stabbilit fl-Artikolu 41.

(g)

jispeċifikaw, fis-sistemi dinamiċi ta' xiri msemmijin fl-Artikolu 29, in-natura tax-xiri previst, kif ukoll l-informazzjoni kollha meħtieġa dwar is-sistema ta' xiri, it-tagħmir elettroniku wżat u l-arranġamenti u l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi għall-konnessjoni.

4.   Il-kuntratt mudell għandu b'mod partikolari:

(a)

jispeċifika l-pieni għal nuqqas ta' konformità mal-klawżoli tiegħu;

(b)

jispeċifika d-dettalji li għandu jkun hemm fil-fatturi jew fid-dokumenti ta' sostenn rilevanti;

(ċ)

jispeċifika l-liġi applikabbli għall-kuntratt u l-qorti kompetenti tisma' u tiddeċiedi vertenzi.

5.   L-Aġenzija tista' titlob informazzjoni mingħand l-offerent dwar kwalunkwe parti tal-kuntratt li l-offerent jista' jkun bi ħsiebu jgħaddi lill-partijiet terzi u dwar l-identità ta' kwalunkwe sotto-kuntrattur.

6.   Fil-kuntest tal-provvediment ta' speċifikazzjonijiet tekniċi lill-operaturi ekonomiċi interessati, tas-selezzjoni ta' l-operaturi ekonomiċi u l-aġġudikazzjoni ta' kuntratti, l-Aġenzija tista' timponi rekwiżiti bil-ħsieb li tipproteġi n-natura kunfidenzjali jew ikklassifikata ta' l-informazzjoni li l-Aġenzija tagħmel disponibbli.

7.   Mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet dwar l-obbligazzjonijiet ralatati max-xandir tal-kuntratti aġġudikati u għall-informazzjoni lill-kandidati u lill-offerenti, l-Aġenzija m'għandhiex tiżvela informazzjoni li tkun irċeviet minn operaturi ekonomiċi li jkunu indikaw bħala kunfidenzjali; tali informazzjoni tinkludi, partikolarment, sigrieti tekniċi jew tal-mistier u l-aspetti kunfidenzjali ta' l-offerti jew it-talbiet għal parteċipazzjoni. Informazzjoni kklassifikata skambjata bejn l-Aġenzija u l-kandidati jew l-offerenti għandha tintuża, tiġi trasmessa, maħżuna, ittrattata u salvagwardjata skond id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2001/264/KE tad-19 ta' Marzu 2001 li tadotta r-Regolamenti ta' Sigurtà tal-Kunsill (3).

Artikolu 38

Speċifikazzjonijiet Tekniċi

1.   L-ispeċifikazzjonijiet tekniċi għandhom jagħtu l-istess aċċess lill-kandidati u lill-offerenti u ma għandux ikollhom l-effett li joħolqu tfixkil li mhux ġustifikat għal tfigħ kompetittiv ta' offerti. L-ispeċifikazzjonijiet għandhom jiddefinixxu l-karatteristiċi meħtieġa ta' prodott, servizz jew materjal jew xogħol fir-rigward ta' l-għan li huma maħsuba għalih mill-Aġenzija.

2.   Il-karatteristiċi msemmija fil-paragrafu 1 għandhom jinkludu:

(a)

il-livelli tal-kwalità;

(b)

il-prestazzjoni ambjentali;

(ċ)

kulfejn possibbli, il-kriterji ta' aċċessibbiltà għal persuni b'diżabbiltà jew id-disinn għall-utenti kollha;

(d)

il-livelli u l-proċeduri ta' valutazzjoni tal-konformità;

(e)

kemm huma xierqa għall-użu;

(f)

sigurtà jew dimensjonijiet, inkluż, għal fornimenti, l-isem tal-bejgħ u l-istruzzjonijiet għall-utent, u, għall-kuntratti kollha, terminoloġija, simboli, ittestjar u metodi ta' ttestjar, ippakkjar, immarkar u ttikettar, proċeduri u metodi tal-produzzjoni;

(g)

għal kuntratti ta' xogħlijiet, il-proċeduri relatati ma' l-assigurazzjoni tal-kwalità u r-regoli relatati mad-disinn u l-ispejjeż, it-test, l-ispezzjoni u l-kondizzjonijiet ta' l-aċċettazzjoni tax-xogħlijiet u l-metodi u t-tekniki ta' kostruzzjoni u l-kondizzjonijiet tekniċi l-oħra kollha li l-Aġenzija tista' timponi taħt regolamenti ġenerali jew speċifiċi b'rabta max-xogħlijiet lesti u mal-materjali jew partijiet li jinvolvu.

3.   L-ispeċifikazzjonijiet tekniċi għandhom jiġu fformulati kif ġej:

(a)

b'riferenza għal standards Ewropej, jew għal approvazzjonijiet tekniċi Ewropej jew speċifikazzjonijiet tekniċi komuni, fejn tali jeżistu, għal standards internazzjonali jew għal materjal ta' referenza tekniku ieħor prodott minn korpi Ewropej ta' l-istandards jew, fin-nuqqas ta' dan, l-ekwivalenti nazzjonali tagħhom. Kull riferenza għandha tiġi segwita bl-espressjoni “jew ekwivalenti”; jew

(b)

f'termini ta' twettiq jew ta' ħtiġiet funzjonali li jistgħu jinkludu karatteristiċi ambjentali u għandhom ikunu dettaljati biżżejjed biex jagħmluha possibli għall-offerenti li jiddeterminaw l-għan tal-kuntratt u lill-Aġenzija biex taġġudika l-kuntratt; jew

(ċ)

b'taħlita ta' dawk iż-żewġ metodi ta' formulazzjoni.

4.   Fejn l-Aġenzija tuża l-possibbiltà li tagħmel referenza għall-ispeċifikazzjonijiet msemmija fil-punt (a) tal-paragrafu 3, huma ma jistgħux jirrifjutaw offerta minħabba li ma tikkonformax ma' dawk l-ispeċifikazzjonijiet jekk l-offerent jew il-kandidat jagħti prova, għas-sodisfazzjon ta' l-Aġenzija, bi kwalunkwe mezzi xierqa, li l-offerta tilħaq b'mod ekwivalenti r-rekwiżiti stabbiliti.

Mezz xieraq jista' jieħu l-forma ta' dossier tekniku tal-manifattur jew rapport dwar test minn korp rikonoxxut.

5.   Fejn l-Aġenzija tuża l-possibbiltà prevista fil-punt (b) tal-paragrafu 3, li tippreskrivi speċifikazzjonijiet f'termini ta' twettiq jew ta' rekwiżiti funzjonali, ma tistax tirrifjuta offerta li hi konformi ma' standard nazzjonali li jitrasponi standard Ewropew, approvazzjoni teknika Ewropea jew speċifikazzjonijiet tekniċi komuni, standard internazzjonali jew materjal ta' referenza tekniku prodott minn korp Ewropew ta' l-istandards, jekk dawk l-ispeċifikazzjonijiet jirrelataw mat-twettiq meħtieġ jew il-kondizzjonijiet funzjonali meħtieġa.

L-offerent għandu jagħti prova għas-sodisfazzjon ta' l-Aġenzija u bi kwalunkwe mezz xieraq li l-offerta tissodisfa l-prestazzjoni jew il-ħtiġiet funzjonali stabbiliti mill-Aġenzija. Mezz xieraq jista' jieħu l-forma ta' dossier tekniku tal-manifattur jew rapport dwar test minn korp rikonoxxut.

6.   Meta l-Aġenzija tistabbilixxi karatteristiċi ambjentali f'termini ta' prestazzjoni jew ta' ħtiġiet funzjonali, tista' tuża l-ispeċifikazzjonijiet dettaljati, jew, jekk meħtieġ, partijiet minnhom, kif definit minn eko-tikkettar Ewropew, multi-nazzjonali jew nazzjonali, jew bi kwalunkwe eko-tikkettar ieħor, dment li jiġu sodisfatti l-kondizzjonijiet li ġejjin:

(a)

l-ispeċifikazzjonijiet użati huma xierqa biex jiddefinixxu l-karatteristiċi tal-fornimenti jew tas-servizzi li huma l-oġġett tal-kuntratt;

(b)

il-ħtiġiet għat-tikkettar jitfasslu abbażi ta' informazzjoni xjentifika;

(ċ)

l-eko-tikketti huma adottati bl-użu ta' proċedura li biha l-partijiet kollha kkonċernati, bħall-korpi governattivi, il-konsumaturi, il-manifatturiera, id-distributuri u l-organizzazzjonijiet ambjentali, jistgħu jipparteċipaw;

(d)

l-eko-tikketti huma aċċessibbli għall-partijiet interessati kollha.

L-Aġenzija tista' tindika li l-prodotti jew servizzi li jġibu l-eko-tikketta huma meqjusa li jikkonformaw ma' l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi stabbiliti fid-dokumenti tal-kuntratt. L-Aġenzija għandha taċċetta kwalunkwe mezz xieraq ieħor ta' prova, bħal dossier tekniku tal-manufattur jew rapport ta' test minn korp rikonoxxut.

7.   Korp rikonoxxut għall-finijiet tal-paragrafi 4, 5 u 6 huwa laboratorju ta' test u kalibrar jew korp ta' ċertifikazzjoni u ta' spezzjoni li jikkonforma ma' l-istandards applikabbli Ewropej.

8.   Ħlief f'każijiet eċċezzjonali, regolarment awtorizzati mis-suġġett tal-kuntratt, dawk l-ispeċifikazzjonijiet ma jistgħux jirreferu għal għamla jew sors speċifiċi, jew għal proċess partikolari, jew għal trade marks, privattivi, tipi jew oriġini jew produzzjoni speċifiċi li jkollhom l-effett li jiffavorixxu jew jeliminaw ċerti prodotti jew operaturi ekonomiċi. Fejn mhux possibbli li tiġi fornita deskrizzjoni dettaljata u intelliġibbli biżżejjed tas-suġġett tal-kuntratt, ir-riferenza għandha tiġi segwita bl-espressjoni “jew ekwivalenti”.

Artikolu 39

Reviżjoni tal-Prezzijiet

1.   Id-dokumenti relatati ma' l-istedina għal offerti għandhom jiddikjaraw b'mod ċar jekk għandux jiġi kkwotat prezz definit u mhux-rivedibbli.

2.   Jekk dak mhux il-każ, id-dokumenti relatati ma' l-istedina għal offerti għandhom jistabbilixxu l-kondizzjonijiet u/jew il-formoli għal reviżjoni tal-prezzijiet matul il-validità tal-kuntratt. F'tali każijiet l-Aġenzija għandha tqis b'mod partikolari:

(a)

l-oġġett tal-proċedura ta' akkwist u s-sitwazzjoni ekonomika li fiha tkun qed isseħħ;

(b)

it-tip ta' kompiti u ta' kuntratt u t-tul ta' żmien tagħhom;

(ċ)

l-interessi finanzjarji tagħha.

Artikolu 40

Penalitajiet Amministrattivi u Finanzjarji

1.   Mingħajr preġudizzju għall-applikazzjoni ta' penalitajiet stabbiliti fil-kuntratt, kandidati jew offerenti u kuntratturi li kienu ħatja ta' dikjarazzjonijiet foloz jew li nstabu li naqsu b'mod serju milli jilħqu l-obbligi kuntrattwali tagħhom fi proċedura ta' akkwist aktar bikrija għandhom jiġu esklużi mill-kuntratti kollha ffinanzjati mill-baġit ġenerali ta' l-Aġenzija għal żmien massimu ta' sentejn minn meta jiġi stabbilit il-ksur, kif ikun ikkonfermat wara proċedura kontra l-kuntrattur.

Dak il-perijodu jista' jiġi estiż għal tliet snin fl-eventwalità ta' offiża ripetuta fi żmien ħames snin mill-ewwel ksur.

Offerenti jew kandidati li kienu ħatja li għamlu dikjarazzjonijiet foloz għandhom ukoll jirċievu penalitajiet finanzjarji li jirrappreżentaw minn 2 sa 10 % tal-valur totali tal-kuntratt li jkun qed jiġi mogħti.

Kuntratturi li nstabu li naqsu b'mod serju li jilħqu l-obbligi kuntrattwali tagħhom għandhom jirċievu penalitajiet finanzjarji li jirrapreżentaw minn 2 sa 10 % tal-valur totali tal-kuntratt in kwistjoni.

Dik ir-rata tista' tiżdied minn 4 sa 20 % fl-eventwalità ta' offiża ripetuta fi żmien ħames snin mill-ewwel ksur.

2.   Fil-każijiet imsemmija fil-punti (a), (ċ) u (d) ta' l-Artikolu 9(1), il-kandidati jew l-offerenti għandhom jiġu esklużi mill-kuntratti kollha għal żmien massimu ta' sentejn minn meta jkun stabbilit il-ksur, kif ikkonfermat wara proċedura ta' avversità mal-kuntrattur.

Fil-każijiet imsemmija fil-punti (b) u (e) ta' l-Artikolu 9(1), il-kandidati jew l-offerenti għandhom jiġu esklużi mill-kuntratti kollha għal żmien minimu ta' sena u żmien massimu ta' erba' snin mid-data tan-notifika tas-sentenza.

Dawk il-perijodi jistgħu jiġu estiżi għal ħames snin fl-eventwalità ta' offiża ripetuta fi żmien ħames snin mill-ewwel ksur jew l-ewwel sentenza.

3.   Il-każijiet imsemmija fil-punt (e) ta' l-Artikolu 9(1) għandhom ikunu dawn li ġejjin:

(a)

każijiet ta' frodi kif imsemmija fl-Artikolu 1 tal-Konvenzjoni dwar il-protezzjoni ta' l-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet Ewropej imfassla bl-Att tal-Kunsill tas-26 ta' Lulju 1995 (4);

(b)

każijiet ta' korruzzjoni kif imsemmija fl-Artikolu 3 tal-Konvenzjoni dwar il-ġlieda kontra l-korruzzjoni li tinvolvi uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej jew uffiċjali ta' l-Istati Membri ta' l-Unjoni Ewropea, imfassla bl-Att tal-Kunsill tas-26 ta' Mejju 1997 (5);

(ċ)

każijiet ta' parteċipazzjoni f'organizzazzjoni kriminali, kif definit fl-Artikolu 2(1) ta' l-Azzjoni Konġunta tal-Kunsill 98/733/ĠAI tal-21 ta' Diċembru 1998 dwar li tkun magħmula reat kriminali l-parteċipazzjoni f'organizzazzjoni kriminali fl-Istati Membri ta' l-Unjoni Ewropea (6);

(d)

każijiet ta' ħasil ta' flus kif definit fl-Artikolu 1 tad-Direttiva tal-Kunsill 91/308/KEE ta' l-10 ta' Ġunju 1991 dwar il-prevenzjoni ta' l-użu tas-sistema finanzjarja għall-iskop tal-ħasil tal-flus (7).

Artikolu 41

Evidenzjar ta' Dokumenti

1.   L-Aġenzija għandha taċċetta, bħala prova sodisfaċenti li l-kandidat jew l-offerent li għandu jingħata l-kuntratt mhux f'waħda mis-sitwazzjonijiet deskritti fil-punti (a), (b) jew (e) ta' l-Artikolu 9(1), estratt riċenti mir-reġistru ġudizzjarju jew, fin-nuqqas ta' dan, dokument ekwivalenti maħruġ riċentement minn awtorità ġudizzjarja jew amministrattiva fil-pajjiż ta' oriġini jew provenjenza li juri li dawn il-ħtiġiet huma sodisfatti. L-Aġenzija għandha taċċetta, bħala prova sodisfaċenti li l-kandidat jew l-offerent mhux fis-sitwazzjoni deskritta fil-punt (d) ta' l-Artikolu 9(1), ċertifikat riċenti maħruġ mill-awtorità kompetenti tal-pajjiż ikkonċernat.

Fejn id-dokument jew iċ-ċertifikat imsemmi fl-ewwel sub-paragrafu ma jinħariġx fil-pajjiż ikkonċernat u għall-każijiet l-oħrajn ta' esklużjoni msemmija fl-Artikolu 9, huwa jista' jkun sostitwit minn dikjarazzjoni maħlufa, jew fin-nuqqas ta' din, dikjarazzjoni solenni magħmula mill-parti interessata quddiem awtorità ġudizzjarja jew amministrattiva, nutar jew korp professjonali kwalifikat fil-pajjiż ta' oriġini jew provenjenza tiegħu.

2.   Għal kuntratti b'valur anqas minn EUR 60 000 taħt il-baġit ta' funzjonament u b'valur ta' anqas minn EUR 137 000 taħt il-baġit operattiv, l-Aġenzija tista', skond l-analiżi tar-risku mill-uffiċjal awtorizzanti, titlob lill-kandidati jew lill-offerenti jipprovdu biss dikjarazzjoni fuq l-unur tagħhom li m'humiex f'waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 9 u 10.

F'każ ta' konsorzju, ikun kemm ikun l-ammont tal-kuntratt, l-Aġenzija tista' taċċetta li l-kap tal-konsorzju biss jipprovdi d-dokumenti meħtieġa taħt paragrafu 1 hawn fuq, bil-kondizzjoni li tali kap jimpenja ruħu li jkun responsabbli in solidum mal-membri l-oħrajn kollha tal-konsorzju matul il-proċedura ta' l-offerti u t-twettiq tal-kuntratt sussegwenti jekk il-każ; u bil-kondizzjoni wkoll li l-membri l-oħrajn tal-konsorzju jipprovdu lill-Aġenzija b'dikjarazzjoni fuq l-unur tagħhom li m'humiex f'waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikoli 9 u 10.

3.   Skond il-leġislazzjoni nazzjonali tal-pajji ¿ li fih hu stabbilit il-kandidat jew l-offerent, id-dokumenti msemmija fil-paragrafu 1 għandhom jirrelataw ma' persuni ġuridiċi u/jew persuni fi ¿iċi inklu ¿, fejn ikun ikkunsidrat meħtieġ mill-Aġenzija, diretturi ta' kumpanniji jew kwalunkwe persuna b'setgħat ta' rappre ¿entazzjoni, teħid ta' deċi ¿jonijiet jew kontroll b'relazzjoni mal-kandidat jew l-offerent.

4.   Fejn l-Aġenzija għandha dubji jekk il-kandidati jew l-offerenti humiex f'waħda mis-sitwazzjonijiet ta' esklużjoni, hija stess tista' tapplika lill-awtoritajiet kompetenti msemmija f'paragrafu 1 biex tikseb kwalunkwe informazzjoni hija tikkunsidra meħtieġ dwar dik is-sitwazzjoni.

5.   L-Aġenzija tista' tirrinunzja l-obbligu ta' kandidat jew offerent li jissottometti l-prova dokumentarja msemmija fil-paragrafu 1 jekk tali prova diġà ġiet sottomessa lilha għal proċedura ta' akkwist oħra u sakemm id-dokumenti ma nħarġux aktar minn sena qabel u li għadhom validi.

F'tali każ, il-kandidat jew l-offerent għandu jiddikjara fuq l-unur tiegħu li l-prova dokumentarja diġà ngħatat fi proċedura ta' akkwist preċedenti u jikkonferma li ma kien hemm l-ebda tibdil fis-sitwazzjoni tiegħu.

6.   L-offerenti għandhom jiddikjaraw f'liema Stat għandhom il-kwartieri ġenerali jew id-domiċilju tagħhom u jippreżentaw il-prova ta' sostenn normalment aċċettabbli taħt il-liġi tagħhom stess.

Artikolu 42

Kriterji ta' Selezzjoni

1.   L-Aġenzija għandha tfassal kriterji ta' selezzjoni ċari u mhux diskriminatorji.

2.   Il-kriterji ta' selezzjoni għandhom ikunu applikati f'kull proċedura ta' akkwist għall-għanijiet tal-valutazzjoni tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-kandidat jew l-offerent.

L-Aġenzija tista' tistabbilixxi livelli ta' kapaċità minimi li aktar 'l isfel minnhom il-kandidati ma jistgħux jiġu sselezzjonati.

3.   Kwalunkwe offerent jew kandidat jista' jintalab li jipprova li hu awtorizzat li jwettaq il-kuntratt taħt il-liġi nazzjonali, kif ippruvat b'inklużjoni f'reġistru professjonali jew ta' kummerċ, jew dikjarazzjoni jew ċertifikat maħlufa, sħubija f'organizzazzjoni speċifika, awtorizzazzjoni espressa, jew dħul fir-reġistru tal-VAT.

4.   L-Aġenzija għandha tispeċifika fl-avviż tal-kuntratt jew fis-sejħa għal espressjoni ta' interess jew l-istedina għas-sottomissjoni ta' offerta, ir-referenzi magħżula biex jeżaminaw l-istatus u l-kapaċità legali ta' l-offerenti jew tal-kandidati.

5.   L-informazzjoni mitluba mill-Aġenzija bħala prova tal-kapaċità finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-kandidat jew ta' l-offerent u l-livelli ta' kapaċità minimi meħtieġa skond paragrafu 2 ma tistax tmur lil hinn mis-suġġett tal-kuntratt u għandha tieħu kont ta' l-interessi leġittimi ta' l-operaturi ekonomiċi fir-rigward b'mod partikolari tal-protezzjoni tas-sigrieti tekniċi u kummerċjali tad-ditta.

6.   Għal kuntratti b'valur ta' EUR 60 000 jew anqas taħt il-baġit ta' funzjonament u b'valur ta' EUR 137 000 jew anqas taħt il-baġit operattiv, l-Aġenzija tista', skond l-analiżi tar-riskji ta' l-uffiċjal awtorizzanti, tagħżel li ma titlobx lill-kandidati jew lill-offerenti li jagħtu prova dokumentarja tal-kapaċità finanzjarja u ekonomika, teknika u professjonali tagħhom. F'dak il-każ ma jista jsir l-ebda ħlas minn qabel jew ħlas interim.

7.   L-Aġenzija tista', bil-ħsieb tal-ħtiġiet speċifiċi għat-twettiq sewwa ta' kuntratt, titlob l-informazzjoni addizzjonali li ġejja fir-rigward ta' kandidati jew offerenti u s-sottokuntratturi tagħhom, jekk il-każ: faċilità ta' approvazzjoni ta' sigurtà valida stabbilita fil-livell xieraq u l-approvazzjonijiet ta' sigurtà għal dawk il-persuni li ser jipparteċipaw fit-twettiq tal-kuntratt, informazzjoni dwar il-bażi teknoloġika jew industrijali tagħhom fit-territorju ta' kwalunkwe Stat Membru parteċipanti. Dawn il-ħtiġiet għandhom ikunu indikati fl-avviż tal-kuntratt jew fis-sejħa għal espressjoni ta' interess jew fl-istedina għas-sottomissjoni ta' offerta.

8.   Għal kuntratti relatati mad-difiża, l-Aġenzija tista' tinkoraġġixxi, fuq bażi trasparenti u mhux diskriminatorja, konsorzja magħmula minn operaturi ekonomiċi li jossodisfaw il-kondizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 7, il-paragrafu 2, u tippromwovi prinċipji simili għall-Kodiċi ta' l-Aħjar Prattiki ta' l-Aġenzija fil-Katina ta' Forniment sabiex ikunu inkoraġġuti żieda fil-kompetizzjoni u opportunitajiet ekwi għall-fornituri kollha, inklużi intrapriżi żgħar u ta' daqs medju (SMEs) tul il-katina ta' forniment. Referenzi għal prinċipji simili għall-Kodiċi ta' l-Aħjar Prattiki ta' l-Aġenzija fil-Katina ta' Forniment jistgħu jkunu speċifikati fl-avviż tal-kuntratt jew fis-sejħa għal espressjoni ta' interess jew fl-istedina għas-sottomissjoni ta' offerta.

Artikolu 43

Kapaċità Ekonomika u Finanzjarja

1.   Prova ta' kapaċità ekonomika u finanzjarja tista' b'mod partikolari tiġi pprovduta permezz ta' wieħed jew aktar mid-dokumenti li ġejjin:

(a)

dikjarazzjonijiet xierqa minn banek jew prova ta' assigurazzjoni ta' indennizz ta' riskju professjonali;

(b)

il-preżentazzjoni ta' karti tal-bilanċ jew estratti minn karti tal-bilanċ għal mill-anqas l-aħħar sentejn ta' liema l-kontijiet ġew magħluqa, fejn pubblikazzjoni tal-karta tal-bilanċ hija meħtieġa taħt il-liġi tal-kumpanniji tal-pajjiż fejn ikun stabbilit l-operatur ekonomiku;

(ċ)

dikjarazzjoni ta' turnover globali u turnover dwar ix-xogħlijiet, fornimenti jew servizzi koperti bil-kuntratt matul perijodu li ma jistax ikun aktar mill-aħħar tliet snin finanzjarji.

2.   Jekk, għal xi raġuni eċċezzjonali li l-Aġenzija tikkunsidra ġustifikata, l-offerent jew il-kandidat ma jkunx jista' jipprovdi r-referenzi mitluba mill-Aġenzija, jista' jipprova l-kapaċità ekonomika u finanzjarja tiegħu bi kwalunkwe mezz ieħor li l-Aġenzija tikkunsidra xieraq.

3.   Operatur ekonomiku jista', fejn hu xieraq u għal kuntratt partikolari, iserraħ fuq il-kapaċitajiet ta' entitajiet oħra, irrispettivament min-natura legali tar-rabtiet li għandu magħhom. F'dak il-każ, għandu jipprova lill-Aġenzija li ser ikollu għad-dispożizzjoni tiegħu r-riżorsi meħtieġa għat-twettiq tal-kuntratt, per eżempju billi jipprovdi impenn min-naħa ta' dawk l-entitajiet li jpoġġu dawk ir-riżorsi għad-dispożizzjoni tiegħu.

Taħt l-istess kondizzjonijiet, konsorzju ta' operaturi ekonomiċi kif imsemmi fl-Artikolu 7(2) jista' jserraħ fuq il-kapaċitajiet ta' membri tal-konsorzju jew ta' entitajiet oħrajn.

Artikolu 44

Kapaċità Teknika u Professjonali

1.   Il-kapaċità teknika u professjonali ta' l-operaturi ekonomiċi għandha tkun evalwata u verifikata skond il-paragrafi 2 u 3. Fi proċeduri ta' akkwist għal fornimenti li jeħtieġu operazzjonijiet ta' installazzjoni jew fuq il-post, servizzi u/jew xogħlijiet, tali kapaċità għandha tkun valutata fir-rigward, b'mod partikolari, għall-ħila, l-effiċjenza, l-esperjenza u l-affidabbiltà tagħhom.

2.   Prova tal-kapaċità teknika u professjonali tal-fornitur ta' servizz jew tal-kuntrattur tista', skond in-natura, il-kwantità jew id-dimensjoni u l-għan tal-fornimenti, tas-servizzi jew tax-xogħlijiet li għandhom ikunu pprovduti, tiġi pprovduta abbażi tad-dokumenti li ġejjin:

(a)

il-kwalifiki edukattivi u professjonali tal-fornitur ta' servizz jew tal-kuntrattur u/jew dawk tal-persunal ta' ġestjoni tiegħu u, b'mod partikolari, dawk tal-persuna jew persuni responsabbli għall-għoti tas-servizzi jew għat-twettiq tax-xogħlijiet;

(b)

lista:

(i)

tas-servizzi prinċipali pprovduti u tal-fornimenti kunsinjati fl-aħħar tliet snin, bis-somom, id-dati u r-riċevituri, pubbliċi jew privati;

(ii)

tax-xogħlijiet imwettqa fl-aħħar ħames snin, bis-somom, id-dati u l-postijiet. Il-lista tax-xogħlijiet l-aktar importanti għandha tkun akkumpanjata minn ċertifikati ta' eżekuzzjoni sodisfaċenti, li jispeċifikaw jekk ix-xogħlijiet ikunux twettqu b'mod professjonali u jkunux tlestew għal kollox;

(ċ)

deskrizzjoni tat-tagħmir tekniku, għodda u makkinarju li għandhom jintużaw mill-fornitur tas-servizz jew mill-kuntrattur għat-twettiq ta' kuntratt ta' servizz jew xogħlijiet;

(d)

deskrizzjoni tat-tagħmir tekniku u l-miżuri użati biex tiġi żgurata l-kwalità tal-fornimenti u tas-servizzi, u deskrizzjoni tal-faċilitajiet ta' studju u riċerka tal-fornitur ta' servizz jew tal-kuntrattur;

(e)

indikazzjoni tat-tekniċi jew korpi tekniċi involuti, kemm jekk ikunu tal-fornitur ta' servizz jew tal-kuntrattur dirett kif ukoll jekk le, speċjalment dawk responsabbli għall-kontroll tal-kwalità;

(f)

fir-rigward tal-fornimenti: kampjuni, deskrizzjonijiet u/jew ritratti awtentiċi u/jew ċertifikati mfassla minn istituti jew aġenziji uffiċjali ta' kontroll tal-kwalità ta' kompetenza magħrufa li jaffermaw il-konformità tal-prodotti ma' l-ispeċifikazzjonijiet jew l-istandards fis-seħħ;

(g)

dikjarazzjoni tal-medja annwali tan-numru ta' nies tax-xogħol u n-numru ta' persunal ta' ġestjoni tal-fornitur tas-servizz jew tal-kuntrattur fl-aħħar tliet snin;

(h)

indikazzjoni tal-proporzjon tal-kuntratt li l-fornitur tas-servizz jew il-kuntrattur jista' jkollu l-ħsieb li jissubkuntratta.

(i)

għal kuntratti ta' xogħlijiet pubbliċi u kuntratti ta' servizz pubbliku, u biss f'każijiet adatti, indikazzjoni tal-miżuri ta' ġestjoni ambjentali li l-operatur ekonomiku jkun jista' japplika meta jwettaq il-kuntratt.

Fejn is-servizzi jew il-fornimenti msemmija fil-punt (b)(i) huma pprovduti lill-Aġenzija, prova ta' twettiq għandha tkun fil-forma ta' ċertifikati maħruġa jew kontra-firmati mill-awtorità kompetenti.

3.   Fejn is-servizzi jew il-prodotti li jridu jiġu fornuti huma kumplessi jew, eċċezzjonalment, huma meħtieġa għal għan speċjali, prova ta' kapaċità teknika u professjonali tista tiġi żgurata permess ta' kontroll magħmul mill-Aġenzija jew f'isimha minn korp uffiċjali kompetenti tal-pajjiż li fih hu stabbilit il-fornitur tas-servizz jew il-kuntrattur, soġġett għal qbil ta' dak il-korp. Tali kontrolli għandhom jikkonċernaw il-kapaċità teknika u ta' produzzjoni tal-fornitur tas-servizz jew il-kuntrattur u, jekk meħtieġ, mal-faċilitajiet ta' studju u riċerka tiegħu u mal-miżuri tiegħu ta' kontroll tal-kwalità.

4.   Fejn l-Aġenzija teħtieġ il-produzzjoni ta' ċertifikati mħejjija minn korpi indipendenti li jaffermaw il-konformità ta' l-operatur ekonomiku ma' ċerti standards ta' assigurazzjoni tal-kwalità, l-Aġenzija għandha tirreferi għal sistemi ta' assigurazzjoni ta' kwalità ibbażati fuq is-serji ta' standards Ewropej rilevanti ċertifikati minn korpi konformi mas-serji ta' standards Ewropej li jikkonċernaw iċ-ċertifikazzjoni.

5.   Fejn l-Aġenzija teħtieġ il-produzzjoni ta' ċertifikati mfasslin minn korpi indipendenti li jaffermaw il-konformità ta' l-operatur ekonomiku ma' ċerti standards ta' ġestjoni ambjentali, l-Aġenzija għandha tirreferi għall-Iskema Komunitarja għall-immaniġġjar ta' l-ambjent u verifika (EMAS) prevista fir-Regolament (KE) Nru 761/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (8) jew għall-istandards ta' ġestjoni ambjentali bbażati fuq l-istandards internazzjonali jew Ewropej iċċertifikati minn korpi konformi tad-dritt Komunitarju jew l-istandards Ewropej jew internazzjonali rilevanti li jikkonċernaw iċ-ċertifikazzjoni. L-Aġenzija għandha tirrikonoxxi ċertifikati ekwivalenti minn korpi stabbiliti fi Stati Membri oħra. Hija għandha taċċetta wkoll prova oħra ta' miżuri ta' ġestjoni ambjentali ekwivalenti minn operaturi ekonomiċi.

6.   Il-fornitur tas-servizz jew kuntrattur jista', fejn hu xieraq u għal kuntratt partikolari, iserraħ fuq il-kapaċitajiet ta' entitajiet oħra, irrispettivament min-natura legali tar-rabtiet li għandu magħhom. F'dak il-każ, għandu jipprova lill-Aġenzija li ser ikollu għad-dispożizzjoni tiegħu r-riżorsi meħtieġa għat-twettiq tal-kuntratt, per eżempju billi jipprovdi impenn min-naħa ta' dawk l-entitajiet li jpoġġu dawk ir-riżorsi għad-dispożizzjoni tiegħu.

Taħt l-istess kondizzjonijiet, konsorzju ta' operaturi ekonomiċi kif imsemmi fl-Artikolu 7(2) jista' jserraħ fuq il-kapaċitajiet ta' membri tal-konsorzju jew ta' entitajiet oħrajn.

Artikolu 45

Arranġamenti u Kriterji ta' Aġġudikazzjoni

1.   Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 10, il-kuntratti għandhom jingħataw b'wieħed miż-żewġ modi li ġejjin:

(a)

skond il-proċedura awtomatika ta' aġġudikazzjoni, f'liema każ il-kuntratt huwa aġġudikat lill-offerta li, filwaqt li tkun kif suppost u tissodisfa l-kondizzjonijiet imniżżla, tikkwota l-aktar prezz baxx;

(b)

skond il-proċedura ta' l-aħjar valur għall-flus.

2.   L-offerta li toffri l-aħjar valur għall-flus għandha tkun dik bl-aħjar proporzjon bejn il-prezz u l-kwalità, b'kont meħud ta' kriterji ġustifikati bis-suġġett tal-kuntratt bħal ma hu l-prezz ikkwotat, mertu tekniku, karatteristiċi estetiċi u funzjonali, karatteristiċi ambjentali, spejjeż ta' l-operat, profitt, żminijiet tat-tlestija jew tal-kunsinna, servizz ta' wara l-bejgħ u assistenza teknika.

3.   L-Aġenzija għandha tispeċifika, fl-avviż tal-kuntratt jew fl-ispeċifikazzjonijiet jew fid-dokument deskrittiv, l-ippeżar li ser japplika għal kull wieħed mill-kriterji biex jiġi determinat l-aħjar valur għall-flus. Dak l-ippeżar jista' jkun espress bħala firxa b'wisa' massima adatta.

L-ippeżar applikat għall-prezz b'relazzjoni mal-kriterji l-oħra m'għandux jirriżulta fin-newtralizzazzjoni tal-prezz fl-għażla ta' kuntrattur, mingħajr preġudizzju għall-iskali stabbiliti mill-Aġenzija għar-rinumerazzjoni ta' ċerti servizzi, bħal dawk provduti minn esperti għal għanijiet ta' evalwazzjoni.

Jekk, f'każijiet eċċezzjonali, l-ippeżar huwa teknikament impossibli, partikolarment minħabba s-suġġett tal-kuntratt, l-Aġenzija għandha biss tispeċifika l-ordni li tonqos ta' l-importanza li fiha għandhom jiġu applikati l-kriterji.

4.   Għal kuntratti relatati mad-difiża, il-kriterju fundamentali għas-selezzjoni tal-kuntrattur ser tkun is-soluzzjoni l-aktar vantaġġuża ekonomikament għall-ħtiġiet partikolari, b'kont meħud inter alia tal-konsiderazzjonijiet ta' l-ispejjeż (kemm ta' akkwiżizzjoni kif ukoll ta' matul il-ħajja), konformità teknika, assigurazzjoni tal-kwalità u skeda ta' konsenja kif ukoll, fejn rilevanti, sigurtà tal-forniment u l-approċċ propost għas-selezzjoni ta' sorsi ta' forniment b'konsiderazzjoni għall-prinċipji tal-CoBPSC.

Artikolu 46

Użu ta' Rkanti Elettroniċi

1.   Fi proċeduri miftuħa, ristretti u nnegozjati fil-każ imsemmi fl-Artikolu 32(1)(a) l-Aġenzija tista' tiddeċiedi li l-aġġudikazzjoni ta' kuntratt pubbliku għandha tkun ippreċeduta minn irkant elettroniku, kif imsemmi fl-Artikolu 54 tad-Direttiva 2004/18/KE, meta l-ispeċifikazzjonijiet tal-kuntratt jistgħu jkunu stabbiliti bi preċiżjoni.

Fl-istess ċirkostanzi, jista' jinżamm irkant elettroniku fil-ftuħ mill-ġdid ta' kompetizzjoni fost il-partijiet għal ftehim kwadru kif imsemmi fl-Artikolu 20 u fil-ftuħ għal kompetizzjoni ta' kuntratti li għandhom jiġu aġġudikati taħt is-sistema dinamika ta' xiri msemmija fl-Artikolu 29.

L-irkant elettroniku għandu jkun ibbażat jew fuq il-prezzijiet biss, f'liema każ il-kuntratt huwa aġġudikat lill-prezz l-aktar baxx, jew fuq il-prezzijiet u/jew il-valuri tal-karatteristiċi ta' l-offerti indikati fl-ispeċifikazzjoni, f'liema każ il-kuntratt huwa aġġudikat lill-offerta li toffri l-aħjar valur għall-flus.

2.   Jekk l-Aġenzija tiddeċiedi li żżomm irkant elettroniku, hija għandha tiddikjara dak il-fatt fl-avviż tal-kuntratt.

L-ispeċifikazzjoni għandha tinkludi d-dettalji li ġejjin:

(a)

il-karatteristiċi, li l-valuri tagħhom ser ikunu s-suġġett ta' irkant elettroniku, sakemm dawk il-karatteristiċi huwa kwantifikabbli u jistgħu jkunu espressi f'figuri jew perċentwali.

(b)

kwalunkwe limiti fuq il-valuri li jistgħu jkunu sottomessi, kif jirriżultaw mill-ispeċifikazzjonijiet relatati mas-suġġett tal-kuntratt;

(ċ)

l-informazzjoni li ser issir disponibbli lill-offerenti matul l-irkant elettroniku u, fejn xieraq, meta ser tkun disponibbli għalihom;

(d)

l-informazzjoni rilevanti rigward il-proċess ta' l-irkant elettroniku;

(e)

il-kondizzjonijiet li taħthom l-offerenti ser ikunu jistgħu joffru prezz u, partikolarment, id-differenzi minimi li ser ikunu meħtieġa, fejn xieraq, waqt l-irkant;

(f)

l-informazzjoni rilevanti li tikkonċerna t-tagħmir elettroniku użat u l-arranġamenti u l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi għall-konnessjoni.

3.   Qabel ma jsir irkant elettroniku, l-Aġenzija għandha tagħmel evalwazzjoni inizjali sħiħa ta' l-offerti skond il-kriterji ta' aġġudikazzjoni stabbiliti u bl-ippeżar iffissat għalihom.

L-offerenti kollha li ssottomettew offerti ammissibbli għandhom ikunu mistiedna simultanjament permezz ta' mezzi elettroniċi biex jissottomettu prezzijiet ġodda u/jew valuri ġodda; l-istedina għandu jkun fiha l-informazzjoni rilevanti kollha li tikkonċerna l-konnessjoni individwali għat-tagħmir elettroniku li jkun qed jintuża u għandha tgħarraf id-data u l-ħin tal-bidu ta' l-irkant elettroniku. L-irkant elettroniku jista' jsir f'numru ta' fażijiet suċċessivi. L-irkant elettroniku ma jistax jibda aktar kmieni minn jumejn ta' xogħol wara d-data li fiha ntbagħtu l-istediniet.

4.   Meta l-kuntratt għandu jkun aġġudikat abbażi ta' l-offerta li toffri l-aħjar valur għall-flus, l-istedina għandha tkun akkumpanjata mill-eżitu ta' evalwazzjoni sħiħa ta' l-offerta rilevanti, magħmula skond l-ippeżar previst fl-ewwel subparagrafu ta' l-Artikolu 45 (3).

L-istedina għandha tiddikjara wkoll il-formula matematika li għandha tintuża fl-irkant elettroniku biex ikun determinat l-ikklassifikar mill-ġdid awtomatiku abbażi tal-prezzijiet il-ġodda u/jew il-valuri l-ġodda sottomessi. Dik il-formula għandha tinkorpora l-ippeżar tal-kriterji kollha ffissati biex tiġi determinata l-offerta li toffri l-aħjar valur għall-flus, kif indikat fl-avviż tal-kuntratt jew fl-ispeċifikazzjoni; għal dak l-għan, kwalunkwe varjazzjoni, madankollu, għandha titnaqqas minn qabel għal valur speċifiku.

Meta l-varjanti huma awtorizzati, għandha tkun ipprovduta formula separata għal kull varjant.

5.   Matul kull fażi ta' irkant elettroniku l-Aġenzija għandha tikkomunika minnufih lill-offerenti kollha ta' l-anqas l-informazzjoni biżżejjed biex ikunu jistgħu jaċċertaw l-ikklassifikar relattiv tagħhom f'kull ħin. L-Aġenzija tista' tikkomunika wkoll informazzjoni oħra li tikkonċerna prezzijiet jew valuri oħrajn sottomessi, sakemm dan ikun imniżżel fl-ispeċifikazzjoni. Hija tista' wkoll tiddikjara fi kwalunkwe ħin in-numru ta' parteċipanti f'dik il-fażi ta' l-irkant. Madankollu, l-Aġenzija fl-ebda każ ma tista tiżvela l-identitajiet ta' l-offerenti matul kwalunkwe fażi ta' irkant elettroniku.

6.   L-Aġenzija għandha tagħlaq irkant elettroniku f'wieħed jew aktar mill-modi li ġejjin:

(a)

fl-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant, l-Aġenzija għandha tindika d-data u l-ħin stabbiliti bil-quddiem;

(b)

meta l-Aġenzija ma tirċevix prezzijiet jew valuri ġodda li jilħqu l-ħtiġiet li jikkonċernaw id-differenzi minimi. F'dak il-każ, l-Aġenzija għandha tniżżel fl-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant il-ħin li hija ser tħalli jgħaddi wara li tirċievi l-aħħar sottomissjoni qabel ma' hija tagħlaq l-irkant elettroniku;

(ċ)

meta n-numru ta' fażijiet fl-irkant, iffissati fl-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant, ikun tlesta.

Meta l-Aġenzija tkun iddeċidiet li tagħlaq irkant elettroniku skond il-punt (ċ), possibbilment flimkien ma' l-arranġamenti mniżżlin fil-punt (b), l-istedina għall-parteċipazzjoni fl-irkant għandha tindika l-iskeda ta' żmien għal kull fażi ta' l-irkant.

7.   Wara l-għeluq ta' irkant elettroniku, l-Aġenzija għandha taġġudika l-kuntratt skond l-Artikolu 45 abbażi tar-riżultati ta' l-irkant elettroniku.

L-Aġenzija ma tistax tagħmel rikors mhux xieraq għal irkanti elettroniċi u lanqas ma tista' tużahom b'tali mod li jipprevjeni, jirrestrinġi jew tfixkel il-kompetizzjoni jew li tbiddel is-suġġett tal-kuntratt, kif ippreżentat għall-offerta fl-avviż tal-kuntratt ippubblikat u definit fl-ispeċifikazzjoni.

Artikolu 47

Offerti Baxxi b'mod Anormali

1.   Jekk, għal kuntratt partikolari, l-offerti jidhru li huma baxxi b'mod anormali, l-Aġenzija għandha, qabel ma tirrifjuta tali offerti għal dik ir-raġuni waħidha, titlob bil-miktub dettalji ta' l-elementi kostitwenti ta' l-offerta li hi tqis rilevanti u għandha tivverifika dawk l-elementi kostitwenti, wara li jkunu nstemgħu l-partijiet kif dovut, b'kont meħud ta' l-ispjegazzjonijiet riċevuti. Dawn id-dettalji jistgħu jirrelataw b'mod partikolari mal-konformità mad-dispożizzjonijiet li jirrelataw mal-protezzjoni ta' l-impjieg u l-kundizzjonijiet tax-xogħol fis-seħħ fuq il-post fejn ix-xogħol, is-servizz jew il-forniment għandu jsir.

L-Aġenzija tista', b'mod partikolari, tikkunsidra spjegazzjonijiet relatati ma':

(a)

l-ekonomija tal-proċess ta' manifattura, ta' l-għoti ta' servizzi jew tal-metodu ta' kostruzzjoni;

(b)

is-soluzzjonijiet tekniċi magħżula jew il-kondizzjonijiet eċċezzjonalment favorevoli disponibbli għall-offerent;

(ċ)

l-oriġinalità ta' l-offerta.

2.   Fejn l-Aġenzija tistabbilixxi li offerta hija baxxa b'mod anormali bħala riżultat ta' l-għajnuna ta' l-Istat ipprovduta, hija tista' tirrifjuta l-offerta għal dik ir-raġuni waħidha biss jekk l-offerent mhux f'pożizzjoni li jagħti prova, fi żmien raġonevoli ddeterminat mill-Aġenzija, li l-għajnuna in kwistjoni ġiet mogħtija b'mod definittiv u skond il-proċeduri u d-deċiżjonijiet speċifikati fir-regoli tal-Komunità dwar l-għajnuna mill-Istat.

Artikolu 48

Limiti ta' Żmien għall-Wasla ta' Offerti u Talbiet għal Parteċipazzjoni

1.   Il-limiti ta' żmien għall-wasla ta' offerti u talbiet għal parteċipazzjoni, imniżżlin fi ġranet tal-kalendarju mill-Aġenzija, għandhom ikunu twal biżżejjed biex jippermettu lill-partijiet interessati perijodu raġonevoli u xieraq biex iħejju u jissottomettu l-offerti tagħhom, b'kont partikolari meħud tal-kumplessità tal-kuntratt jew il-ħtieġa ta' żjara fuq is-sit jew ta' konsultazzjoni fuq il-post tad-dokumenti annessi għall-ispeċifikazzjonijiet.

2.   Fi proċeduri miftuħa għal kuntratti li għandhom valur daqs, jew ogħla, mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 36, il-limitu ta' żmien għall-wasla ta' offerti għandu jkun mhux anqas minn 52 jum mid-data li fiha ntbagħat l-avviż tal-kuntratt.

3.   Fi proċeduri ristretti, inklużi każijiet ta' l-użu tad-djalogu politiku msemmi fl-Artikolu 30, u fil-proċeduri nnegozjati b'pubblikazzjoni ta' avviż ta' kuntratt għal kuntratti b'valur daqs jew ogħla l-limit stabbiliti fl-Artikolu 36, il-limitu ta' żmien għall-wasla ta' talbiet għal parteċipazzjoni m'għandux ikun anqas minn 37 jum mid-data li fiha ntbagħat l-avviż tal-kuntratt.

Fi proċeduri ristretti għal kuntratti li għandhom valur daqs jew ogħla mil-limiti stabbiliti fl-Artikolu 36, il-limitu ta' żmien għall-wasla ta' offerti għandu jkun mhux anqas minn 40 jum mid-data li fiha ntbagħat l-avviż tal-kuntratt.

Madankollu, fil-proċeduri ristretti u l-proċeduri nnegozjati wara sejħa għal espressjonijiet ta' interess imsemmija fl-Artikolu 33, il-limitu ta' żmien għall-wasla ta' offerti m'għandux ikun anqas minn 21 jum mid-data li fiha ntbagħat l-istedina għat-tfigħ ta' l-offerti.

4.   Fejn l-Aġenzija, skond l-Artikolu 21 (2), bagħtet avviż ta' pre-informazzjoni għall-pubblikazzjoni jew hija stess ippubblikat avviż ta' pre-informazzjoni dwar il-profil ta' xiri tagħha, il-limitu ta' żmien għall-wasla ta' offerti jista' ġeneralment ikun imnaqqas għal 36 jum iżda fl-ebda ċirkostanza m'għandu jkun anqas minn 22 jum mid-data ta' fih intbagħtu l-avviż tal-kuntratt jew l-istedina għat-tfigħ ta' offerti.

Il-limit ta' żmien imqassra msemmija fl-ewwel subparagrafu għandhom ikunu permessi biss jekk l-avviż ta' pre-informazzjoni jissodisfa l-kondizzjonijiet li ġejjin:

(a)

huwa fih l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-avviż tal-kuntratt, sakemm dik l-informazzjoni hija disponibbli meta l-avviż jiġi ppubblikat;

(b)

huwa ntbagħat għall-pubblikazzjoni bejn tnejn u ħamsin jum u tnax-il xahar qabel id-data li fiha ntbagħat l-avviż tal-kuntratt.

5.   Il-limiti ta' żmien għall-wasla ta' offerti jistgħu jitqassru b'ħamest ijiem jekk bla restrizzjoni u aċċess dirett huwa disponibbli permezz ta' mezzi elettroniċi għad-dokumenti kollha li jikkostitwixxu s-sejħa għal offerti mid-data tal-pubblikazzjoni ta' l-avviż tal-kuntratt jew is-sejħa għal espressjoni ta' interess.

Artikolu 49

Żmien Permess għall-Aċċess ta' Dokumenti dwar l-Istedina għal Offerti

1.   Sakemm it-talba tkun saret fil-ħin qabel l-iskadenza għas-sottomissjoni ta' offerti, l-ispeċifikazzjonijiet jew id-dokumenti deskrittivi fil-proċedura msemmija fl-Artikolu 30 u d-dokumenti addizzjonali għandhom jintbagħtu fi żmien 6 ijiem kalendarji mill-wasal tat-talba, lill-operaturi ekonomiċi kollha li talbu l-ispeċifikazzjonijiet jew esprimew interess li jieħdu parti fi djalogu jew fis-sottomissjoni ta' offerta, soġġett għad-dispożizzjonijiet ta' paragrafu 4. L-Aġenzija ma għandhiex tkun marbuta li twieġeb għal talbiet għal dokumenti magħmula anqas minn ħamest ijiem ta' xogħol qabel l-iskadenza għas-sottomissjoni ta' offerti.

2.   Sakemm it-talba tkun saret fil-ħin qabel l-iskadenza għas-sottomissjoni ta' offerti jew għal talbiet għal parteċipazzjoni, għandha tingħata informazzjoni addizzjonali rigward is-sejħa għal offerti jew is-sejħa għal talbiet għal parteċipazzjoni lill-operaturi ekonomiċi kollha li wrew interess li jipparteċipaw fil-proċedura, mhux aktar tard minn sitt ijiem qabel l-iskadenza rilevanti jew, fil-każ ta' talbiet għal informazzjoni li waslu anqas minn tmint ijiem kalendarji qabel l-iskadenza, malajr kemm jista' jkun wara l-wasla tat-talba. L-Aġenzija ma għandhiex tkun marbuta li twieġeb għal talbiet għal informazzjoni addizzjonali magħmula anqas minn ħamest ijiem ta' xogħol qabel l-iskadenza rilevanti.

3.   Jekk, għal kwalunkwe raġuni, l-ispeċifikazzjonijiet u d-dokumenti jew l-informazzjoni addizzjonali ma jistgħux jiġu fornuti fil-limiti ta' żmien stabbiliti fil-paragrafi 1 u 2, jew fejn offerti jistgħu jsiru biss wara żjara lis-sit jew wara konsultazzjoni fuq il-post tad-dokumenti annessi għall-ispeċifikazzjonijiet, il-limiti ta' żmien għall-wasla ta' l-offerti msemmija fl-Artikolu 48 għandhom jiġu estiżi sabiex l-operaturi ekonomiċi kollha jkunu jistgħu jsiru familjari ma' l-informazzjoni kollha mitluba għat-tħejjija ta' l-offerti. Dik l-estensjoni għandha tiġi riklamata b'mod xieraq, skond l-Artikoli 21 sa 24.

4.   Fil-proċedura miftuħa, inklużi fis-sistemi dinamiċi ta' xiri msemmija fl-Artikolu 29, jekk hemm aċċess bla restrizzjoni u aċċess dirett u sħiħ permezz ta' mezzi elettroniċi għas-sejħa għal offerti sħiħa u għal kwalunkwe dokument addizzjonali, il-paragrafu 1 m'għandux japplika. L-avviż tal-kuntratt imsemmi fl-Artikolu 21(3) għandu jipprovdi l-indirizz ta' l-internet li fih jistgħu jiġu kkonsultati dawn id-dokumenti.

F'tali każijiet, kwalunkwe dokument u informazzjoni addizzjonali għandhom ukoll isiru aċċessibbli liberalment, direttament u b'mod sħiħ hekk kif jiġu fornuti lill-operaturi ekonomiċi kollha li talbu l-ispeċifikazzjonijiet jew li urew interess li jissottomettu offerta.

Artikolu 50

Limiti ta' Żmien f'Każijiet Urġenti

1.   Fejn urġenza debitament issostanzjata tagħmel imprattikabbli l-limiti ta' żmien imniżżla fl-Artikolu 48(3) għal proċeduri ristretti u proċeduri nnegozjati fejn avviż ta' kuntratt huwa ppubblikat kif ukoll għall-proċedura nnegozjata mingħajr pubblikazzjoni għal kuntratti relatati mad-difiża, l-Aġenzija tista' tistabbilixxi l-limiti ta' żmien li ġejjin, espressi f'jiem tal-kalendarju:

(a)

limitu ta' żmien għall-wasla ta' talbiet għal parteċipazzjoni, li ma jistax ikun anqas minn 15-il jum mid-data li fiha l-avviż tal-kuntratt intbagħat jew għaxart ijiem jekk l-avviż hu mibgħut elettronikament lill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej;

(b)

limitu ta' żmien għall-wasla ta' offerti, li ma jistax ikun anqas minn għaxart ijiem mid-data ta' l-istedina għal offerti.

2.   Fi proċeduri ristretti u proċeduri nnegozjati aċċellerati, informazzjoni addizzjonali dwar l-ispeċifikazzjonijiet għandha, dment li tkun mitlub fil-ħin, tkun ikkomunikata lill-kandidati jew lill-offerenti kollha mhux aktar tard minn erbat ijiem kalendarji qabel l-iskadenza għall-wasla ta' l-offerti.

Artikolu 51

Metodi ta' Komunikazzjoni

1.   L-arranġamenti għas-sottomissjoni ta' offerti u talbiet għal parteċipazzjoni għandhom ikunu determinati mill-Aġenzija, li tista' tagħżel metodu esklussiv ta' sottomissjoni. Offerti u talbiet għal parteċipazzjoni jistgħu jiġu sottomessi permezz ta' ittra jew mezzi elettroniċi. Talbiet għal parteċipazzjoni jistgħu wkoll jiġu sottomessi bil-fax. Talbiet għal parteċipazzjoni sottomessi bil-fax jew bil-posta elettronika għandhom jiġu kkonfermati permezz ta' ittra qabel l-għeluq tal-limiti ta' żmien stabbiliti fl-Artikolu 48.

Il-mezzi ta' komunikazzjoni magħżula għandhom ikunu ta' natura mhux diskriminatorja u m'għandhomx ikollhom l-effett li jirrestrinġu l-aċċess ta' l-operaturi ekonomiċi għall-proċedura ta' aġġudikazzjoni.

Il-mezz ta' komunikazzjoni magħżul għandu jkun tali li jiżgura li l-kondizzjonijiet li ġejjin jiġu sodisfatti:

(a)

kull sottomissjoni fiha l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-evalwazzjoni tagħha;

(b)

l-integrità tad-data hija preservata;

(ċ)

il-kunfidenzjalità ta' offerti hija ppreservata u l-Aġenzija teżamina l-kontenut ta' l-offerti biss wara li jkun għalaq il-limitu ta' żmien stabbilit għas-sottomissjoni tagħhom.

L-Aġenzija tista' teħtieġ li offerti elettroniċi jkunu akkumpanjati minn firma elettronika avvanzata fit-tifsira tad-Direttiva 1999/93/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (9).

2.   Fejn l-Aġenzija tawtorizza sottomissjoni ta' offerti u talbiet għal parteċipazzjoni b'mezzi elettroniċi, l-għodda wżati u l-karatteristiċi tekniċi tagħhom għandhom ikunu ta' natura mhux diskriminatorja, disponibbli b'mod ġenerali u interoperabbli mal-prodotti ta' l-informazzjoni u tat-teknoloġija ta' komunikazzjoni f'użu ġenerali. L-informazzjoni rigward l-ispeċifikazzjonijiet meħtieġa għall-preżentazzjoni ta' offerti u talbiet għal parteċipazzjoni, inkluża l-kriptografija, għandhom ikunu disponibbli għall-offerenti jew il-kandidati.

Barra minn hekk, it-tagħmir għall-wasla elettronika ta' offerti u talbiet għal parteċipazzjoni għandhom jikkonformaw mal-ħtiġiet ta' l-Anness X għad-Direttiva 2004/18/KE.

3.   Fejn is-sottomissjoni hija permezz ta' ittra, il-kandidati jew l-offerenti jistgħu jagħżlu li jissottomettu talbiet għal parteċipazzjoni jew l-offerti:

(a)

jew permezz ta' posta rreġistrata, li għall-għanijiet tagħha d-data rilevanti għandha tkun id-data tal-wasla (matul il-ħin tax-xogħol) mill-Aġenzija tal-post irreġistrat; jew

(b)

meħuda bl-idejn fil-bini ta' l-Aġenzija mill-kandidat jew l-offerent personalment jew minn aġent, inkluż servizz ta' kurrier, għal liema għanijiet l-Aġenzija għandha tispeċifika d-dipartiment li fih għandhom jintbagħtu t-talbiet għal parteċipazzjoni jew l-offerti fi skambju ta' rċevuta ffirmata u datata u li d-data rilevanti għandha tkun id-data effettiva tal-wasla (matul ħin ta' xogħol) mill-Aġenzija.

4.   Sabiex tinżamm is-segretezza u biex jiġu evitati kwalunkwe diffikultajiet fejn l-offerti jintbagħtu bil-posta, l-istedina għal offerti għandha tinkludi d-dispożizzjoni li ġejja:

'L-offerti għandhom jiġu sottomessi f'envelop issiġillat li hu stess ikun magħluq ġo envelop ieħor issiġillat. L-envelop ta' ġewwa għandu jkollu, flimkien ma' l-isem tad-dipartiment li għalih hu indirizzat, kif indikat fl-istedina għal offerti, il-kliem Stedina għal offerti – M'għandux jinfetaħ mis-servizz tal-posta. Jekk jintużaw envelops self-adhesive, għandhom jiġu issiġillati b'tejp li jwaħħal u l-mittent irid jiffirma min-naħa għall-oħra tat-tejp.'

Artikolu 52

Ftuħ ta' Offerti u Talbiet għal Parteċipazzjoni

1.   It-talbiet kollha għal parteċipazzjoni u l-offerti li jissodisfaw il-ħtiġiet ta' l-Artikolu 51(1) u (2) għandhom jinfetħu.

2.   Fejn il-valur ta' kuntratt jeċċedi valur ta' EUR 60 000, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli għandu jaħtar kumitat biex jiftaħ l-offerti.

Il-kumitat tal-ftuħ għandu jkun magħmul minn ta' l-anqas tliet persuni li jirrappreżentaw minn ta' l-anqas żewġ entitajiet organizzattivi ta' l-Aġenzija bl-ebda rabta ġerarkika bejniethom, li minn ta' l-anqas wieħed minnhom ma jaqax taħt ir-responsabbiltà ta' l-uffiċjal awtorizzanti. Dawk il-persuni għandhom jevitaw kwalunkwe kunflitt ta' interess.

3.   Meta talbiet għal parteċipazzjoni jew l-offerti huma sottomessi bil-posta jew kurrier express jew huma mwassla bl-idejn, membru wieħed jew aktar tal-kumitat ta' ftuħ għandu jinizjala d-dokumenti bħala prova tad-data u l-ħin tal-wasla ta' kull offerta.

Huma għandhom ukoll jinizjalaw:

(a)

jew kull paġna ta' kull offerta; jew

(b)

il-paġna ta' quddiem u l-paġni li jkollhom id-dettalji finanzjarji ta' kull offerta, l-integrità ta' l-offerta inizzjali b'hekk tkun iggarantita bi kwalunkwe teknika xierqa użata minn dipartiment li huwa indipendenti mid-dipartiment awtorizzanti.

Fejn il-kuntratt hu aġġudikat skond il-proċedura awtomatika ta' aġġudikazzjoni skond il-punt (a) ta' l-Artikolu 45(1), il-prezzijiet ikkwotati f'offerti li jissodisfaw il-ħtiġiet għandhom jiġu magħmula pubbliċi.

Il-membri tal-kumitat għandhom jiffirmaw ir-rekord bil-miktub tal-ftuħ ta' l-offerti rċevuti, li għandu jidentifika dawk l-offerti li jissodisfaw il-ħtiġiet u dawk li ma jissodisfawhomx, u li għandu jagħti r-raġunijiet li għalihom l-offerti ġew rifjutati minħabba nuqqas ta' konformità, b'referenza għall-metodi ta' kif jiġu sottomessi l-offerti msemmija fl-Artikolu 51.

Artikolu 53

Kumitat għall-Evalwazzjoni ta' Offerti u Talbiet għal Parteċipazzjoni

1.   It-talbiet kollha għal parteċipazzjoni u l-offerti dikjarati li jissodisfaw il-ħtiġiet għandhom ikunu evalwati u kklassifikati minn kumitat ta' evalwazzjoni stabbilit għal kull waħda mill-fażijiet abbażi tal-kriterji ta' esklużjoni u selezzjoni mħabbra minn qabel u l-kriterji ta' aġġudikazzjoni rispettivament.

Il-kumitat ta' evalwazzjoni għandu jinħatar mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli biex jagħti opinjoni konsultattiva għal kuntratti b'valur ta' 'l fuq mil-limitu msemmi fl-Artikolu 34(2).

2.   Il-kumitat ta' evalwazzjoni għandu jkun magħmul minn ta' l-anqas tliet persuni li jirrappreżentaw minn ta' l-anqas żewġ entitajiet organizzattivi ta' l-Aġenzija kkonċernata bl-ebda rabta ġerarkika bejniethom, li minn ta' l-anqas wieħed minnhom ma jaqax taħt ir-responsabbiltà ta' l-uffiċjal awtorizzanti. Dawk il-persuni għandhom jevitaw kwalunkwe kunflitt ta' interess. Il-kumitat ta' evalwazzjoni jista' jkun magħmul mill-istess membri bħal kumitat li jiftaħ l-offerti.

Esperti barranin jistgħu jassistu lill-kumitat b'deċiżjoni ta' l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli għandu jiżgura li dawn l-esperti m'għandhom l-ebda kunflitt ta' interess.

3.   Talbiet għal parteċipazzjoni u offerti li ma jissodisfawx il-ħtiġiet kollha essenzjali stabbiliti fid-dokumentazzjoni ta' sostenn għal sejħiet għal offerti jew il-ħtiġiet speċifiċi stabbiliti hemmhekk għandhom jiġu eliminati.

Madankollu, il-kumitat ta' evalwazzjoni jew l-Aġenzija jistgħu jitolbu lill-kandidati jew lill-offerenti biex jipprovdu materjal addizzjonali jew biex jiċċaraw id-dokumenti ta' sostenn sottomessi b'rabta mal-kriterji ta' esklużjoni u selezzjoni, fil-limitu ta' żmien li huma jispeċifikaw.

4.   Fil-każ ta' offerti baxxi b'mod anormali kif imsemmi fl-Artikolu 47, il-kumitat ta' evalwazzjoni għandu jitlob kwalunkwe informazzjoni rilevanti rigward il-kompożizzjoni ta' l-offerta.

Artikolu 54

Artikolu 296 TKE

Id-dispożizzjonijiet finanzjarji preżenti m'għandhomx jaffettwaw il-miżuri eżistenti meħuda mill-Istati Membri skond l-Artikolu 296 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea jew skond l-Artikoli 10 u 14 tad-Direttiva 2004/18/KE.

KAPITOLU 3

REGOLI GĦAL KONTRIBUTI FINANZJARJI MILL-BAĠIT OPERATTIV

Artikolu 55

Kamp ta' Applikazzjoni

1.   L-Aġenzija għandha tkun intitolata li tikkontribwixxi, mill-baġit operattiv tagħha, għal proġetti maħsuba li jgħinu l-kisba ta' objettiv li jifforma parti mill-programm ta' ħidma annwali ta' l-Aġenzija, żviluppati u kofinanzjati minn entitajiet privati u pubbliċi ta' kwalunkwe Stat Membru parteċipant jew f'kooperazzjoni ma' kwalunkwe istituzzjoni Ewropea jew organizzazzjoni internazzjonali oħra.

2.   Il-Bord ta' Tmexxija għandu jiddeċiedi dwar l-ammont tal-baġit operattiv li għandu jintuża f'kontributi finanzjarji. Proġett wieħed jista' joħloq aġġudikazzjoni ta' kontribut finanzjarju ta' Aġenzija waħda biss.

3.   Kontributi finanzjarji mill-Aġenzija għandhom ikunu koperti minn ftehim bil-miktub mal-benefiċjarji.

4.   Kontributi finanzjarji għandhom jingħataw wara sejħa għal proposti ħlief f'tali każijiet fejn il-Kummissjoni Ewropea jew organizzazzjoni jew entità Ewropea jew internazzjonali oħra tkun daħlet fi ftehim ma' operatur ekonomiku partikolari fil-qasam tar-riċerka tas-sigurtà jew difiża u jkun xieraq li l-Aġenzija tagħti kontribut finanzjarju lill-istess operatur ekonomiku.

5.   Kontribut finanzjarju jista' jingħata għal proġett li diġà nbeda biss fejn l-applikant jista' juri l-ħtieġa li l-proġett jinbeda qabel mal-ftehim jiġi ffirmat. F'tali każijiet, in-nefqa eliġibbli għall-finanzjament ma tistax tkun saret qabel id-data tas-sottomissjoni ta' l-applikazzjoni għal kontribut finanzjarju, ħlief ta' każijiet eċċezzjonali debitament sostanzjati. L-ebda kontribut finanzjarju ma jista' jingħata retrospettivament għal proġetti li diġà tlestew.

6.   Il-kontributi finanzjarji ma jistgħux jiffinanzjaw l-ispejjeż kollha tal-proġett. Il-proġett irid jinvolvi l-kofinanzjament. Il-benefiċjarju għandu jforni evidenza tal-kofinanzjament ipprovdut, jew permezz ta' riżorsi tiegħu stess, jew fil-forma ta' trasferimenti finanzjarji minn partijiet terzi. L-uffiċjal awtorizzanti jista', f'każijiet eċċezzjonali debitament sostanzjati, jaċċetta kofinanzjament in natura. F'tali każijiet il-valur ta' tali kontributi ma jistax jaqbeż l-ispejjeż li saru u debitament sostnuti minn dokumenti ta' kontabbiltà.

7.   Il-kontribut finanzjarju ma jistax ikollu l-għan jew l-effett li jipproduċi eċċess ta' irċevuti dwar l-ispejjeż tal-proġett in kwistjoni meta t-talba ssir għal ħlas finali ta' kontribut finanzjarju għal proġett.

8.   Id-dispożizzjonijiet li ġejjin għandhom japplikaw, mutatis mutandis, għall-proċedura għall-aġġudikazzjoni ta' kontribut finanzjarju u għall-iffirmar tal-ftehim mal-benefiċjarju: l-Artikoli 2(1), 7, 9, 10, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 22, 40, 41, 42, 43, 44, 48, 50, 51, 52 u 53, fejn ir-reġim li għandu jkun applikat għall-kontributi finanzjarju għandu jkun, jekk applikabbli, ir-reġim għal kuntratti relatati mad-difiża.

Artikolu 56

Evalwazzjoni tal-Proposti

1.   Il-proposti għandhom jiġu evalwati, abbażi ta' selezzjoni mħabbra minn qabel u ta' kriterji ta' aġġudikazzjoni ppubblikati fis-sejħa għal proposti, minn kumitat ta' evalwazzjoni stabbilit għal dak il-għan, bil-ħsieb li jkunu determinati liema proposti jistgħu jiġu ffinanzjati.

2.   Il-kriterji ta' selezzjoni għandhom ikunu ppubblikati fis-sejħa għal proposti u għandhom ikunu tali li tkun tista' ssir valutazzjoni tal-kapaċità finanzjarja u operattiva ta' l-applikant li jlesti l-proġett propost. L-applikant għandu jkollu riżorsi stabbli u suffiċjenti ta' finanzjament biex isostni l-attività tiegħu matul il-perijodu li fih qed isir il-proġett jew għas-sena li fiha ngħata l-kontribut finanzjarju u li jipparteċipa fil-finanzjamenti tagħha. L-applikant għandu jkollu l-kompetenzi professjonali u l-kwalifiki meħtieġa biex ilesti l-proġett propost.

3.   Il-kriterji ta' aġġudikazzjoni għandhom ikunu tali li jippermettu li l-kontributi finanzjarji jingħataw lill-proġetti li jimmassimizzaw l-effettività ġenerali tal-programm ta' ħidma annwali ta' l-Aġenzija li huma jimplimentaw. Dawk il-kriterji għandhom ikunu definiti b'tali mod li jiżguraw ukoll li l-fondi ta' l-Aġenzija huma ġestiti sewwa u li sussegwentement ikun possibbli li ssir evalwazzjoni.

4.   Mat-tlestija ta' l-evalwazzjoni tiegħu, l-uffiċjal awtorizzanti għandu, abbażi ta' l-evalwazzjoni magħmula, jisselezzjona l-benefiċjarji u jiddetermina l-kontribut finanzjarju.

Artikolu 57

Kontenut ta' Sejħiet għal Proposti

1.   Sejħiet għal proposti għandhom jispeċifikaw:

(a)

l-objettivi segwiti;

(b)

l-eliġibbiltà, l-kriterji ta' selezzjoni u aġġudikazzjoni u d-dokumenti ta' sostenn rilevanti;

(ċ)

l-arranġamenti għall-finanzjament mill-Aġenzija;

(d)

l-arranġamenti u d-data finali għas-sottomissjoni ta' proposti u d-data possibbli tat-tnedija tal-proġetti u d-data ppjanata għall-għeluq tal-proċedura ta' aġġudikazzjoni.

2.   Sejħiet għal proposti għandhom ikunu ppubblikati fuq is-sit ta' l-Internet ta' l-Aġenzija tad-Difiża Ewropea u kif xieraq, bi kwalunkwe mezz ieħor, inkluż il-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej, sabiex ikun hemm il-pubbliċità massima fost il-benefiċjarji potenzjali.

Artikolu 58

Applikazzjonijiet għal Kontributi Finanzjarji

1.   L-applikazzjonijiet għandhom isiru fil-forma speċifikata, skond il-kriterji mniżżlin, fis-sejħa għal proposti.

2.   L-applikazzjoni għandha turi li l-applikant jeżisti bħala persuna ġuridika u għandu l-kapaċità finanzjarja u operattiva li jlesti l-proġett propost. Għal dak il-għan l-uffiċjal awtorizzanti għandu jitlob dikjarazzjoni minn benefiċjarji potenzjali fuq l-unur tagħhom. Il-kont tal-qligħ u t-telf, il-karta tal-bilanċ għall-aħħar sena finanzjarja li għaliha ngħalqu l-kontijiet u kwalunkwe dokument ta' sostenn ieħor mitlub fis-sejħa għal proposti għandhom, skond l-analiżi tal-ġestjoni tar-riskju magħmul mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, jkunu wkoll mehmuża ma' l-applikazzjoni.

3.   Il-baġit għall-proġett jew għall-baġit operattiv mehmuż ma' l-applikazzjoni għandu jkollu d-dħul u l-ħruġ ibbilanċjati u juru b'mod ċar l-ispejjeż li huma eliġibbli għall-finanzjament mill-baġit ta' l-Aġenzija.

4.   Għal kontributi finanzjarji ta' aktar minn EUR 25 000, l-applikazzjoni għandha tkun akkumpanjata minn rapport ta' verifika esterna prodott minn awditur approvat. Dak ir-rapport għandu jiċċertifika l-kontijiet għall-aħħar sena finanzjarja disponibbli u jagħti valutazzjoni tal-vijabbiltà finanzjarja ta' l-applikant. Id-dispożizzjonijiet ta' dan is-subparagrafu għandhom japplikaw biss għall-ewwel applikazzjoni magħmula minn benefiċjarju lil uffiċjal awtorizzanti fi kwalunkwe sena baġitarja waħda. L-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista', skond l-analiżi tal-ġestjoni tar-riskju tiegħu, jneħħi dak l-obbligu għal korpi pubbliċi u istituzzjonijiet Ewropej jew organizzazzjonijiet internazzjonali.

5.   L-applikant għandu jindika s-sorsi u l-ammonti ta' kwalunkwe finanzjament irċevut ieħor jew applikat għalih fl-istess sena finanzjarja għall-istess proġett jew għal kwalunkwe proġett ieħor jew għal attivitajiet ta' rutina.

Artikolu 59

Kontenut ta' Ftehim dwar Kontribut Finanzjarju

Il-ftehim dwar kontribut finanzjarju għandu b'mod partikolari jniżżel:

(a)

is-suġġett;

(b)

il-benefiċjarju;

(ċ)

it-tul ta' żmien, prinċipalment:

(i)

id-data tad-dħul fis-seħħ tiegħu u t-tmiem tiegħu;

(ii)

id-data tal-bidu u t-tul ta' żmien tal-proġett;

(d)

l-ammont massimu tal-kontribut finanzjarju; u

(e)

deskrizzjoni dettaljata tal-proġett;

(f)

it-termini u l-kondizzjonijiet ġenerali applikabbli għal ftehim kollha ta' dan it-tip, bħal IPR, id-determinazzjoni tal-liġi applikabbli, il-qorti kompetenti li tisma' l-kwistjonijiet u l-aċċettazzjoni mill-benefiċjarju tal-verifiki mill-Aġenzija tad-Difiża Ewropea u l-Awdituri tagħha u tar-regoli ta' pubblikazzjoni ex post imsemmija fl-Artikolu 3;

(g)

il-kontribut finanzjarju stmat u d-dettalji ta' l-ispejjeż eliġibbli tal-proġett;

(h)

il-frekwenza tal-ħlasijiet b'kont meħud tar-riskji finanzjarji involuti, it-tul ta' żmien u l-progress tal-proġett u l-ispejjeż magħmula mill-benefiċjarju;

(i)

ir-responsabbiltajiet tal-benefiċjarju, b'mod partikolari f'termini ta' ġestjoni finanzjarja soda u sottomissjoni ta' rapport ta' attività u finanzjarji.

(j)

l-arranġamenti u l-limiti ta' żmien għall-approvazzjoni ta' dawk ir-rapport u għall-ħlas mill-Aġenzija tad-Difiża Ewropea;

(k)

dispożizzjonijiet għall-Aġenzija tad-Difiża Ewropea u l-Awdituri tagħha li jeżerċitaw is-setgħat ta' kontroll tagħhom, fuq dokumenti u fil-bini, fuq il-kuntratturi u s-sottokuntratturi kollha li rċevew fondi mill-Aġenzija.

Artikolu 60

Dokumenti ta' Sostenn għal Talbiet għal Ħlas

1.   Għal kull kontribut finanzjarju, fejn il-finanzjament hu maqsum, kull ħlas ġdid għandu jkun soġġett għal konsum ta' mill-anqas 70 % ta' l-ammont totali ta' kwalunkwe pre-finanzjament. Id-dikjarazzjoni tal-ħruġ tal-benefiċjarju għandha tkun prodotta b'appoġġ ta' kwalunkwe talba għal ħlas ġdid.

2.   Il-benefiċjarju għandu jiċċertifika fuq l-unur tiegħu li l-informazzjoni li tinsab fit-talbiet għal ħlas hija kompluta, affidabbli u veritiera. Huwa għandu jiċċertifika wkoll li l-ispejjeż li tħallsu jistgħu jiġu kkunsidrati eliġibbli skond il-ftehim dwar kontribut finanzjarju u li talbiet għal ħlas huma sostanzjati minn dokumenti ta' sostenn adegwati li jistgħu jkunu vverifikati.

3.   Tista' tintalab mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli verifika esterna tad-dikjarazzjonijiet finanzjarji u l-kontijiet sottostanti, prodotta minn awditur approvat, b'sostenn ta' kwalunkwe ħlas abbażi ta' analiżi tar-riskju tiegħu. Fil-każ ta' kontribut finanzjarju għal proġett jew għal kontribut finanzjarju operattiv, ir-rapport ta' verifika għandu jkun mehmuż mat-talba għal ħlas. L-għan tiegħu huwa li jiċċertifika li l-ispejjeż iddikjarati mill-benefiċjarji fid-dikjarazzjonijiet finanzjarji li fuqhom hija bbażata t-talba għall-ħlas huma reali, eżatti u eliġibbli skond il-ftehim dwar kontribut finanzjarju.

Skond l-analiżi tar-riskju tiegħu, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jista' wkoll ineħħi l-obbligu ta' verifika esterna fil-każ ta' korpi pubbliċi u ta' istituzzjonijiet Ewropej u organizzazzjonijiet internazzjonali oħrajn.

4.   L-ammont tal-kontribut finanzjarju m'għandux isir finali sakemm l-istituzzjoni ma tkunx aċċettat ir-rapporti u l-kontijiet finali, mingħarj preġudizzju għal verifiki aktar tard.


(1)  ĠU L 134, 30.4.2004, p. 114. Direttiva kif emendata bid-Direttiva 2006/97/KE (ĠU L 363, 20.12.2006, p 107).

(2)  ĠU L 340, 16.12.2002, p. 1.

(3)  ĠU L 101, 11.4.2001, p. 1. Deċiżjoni kif emendata l-aħħar bid-Deċiżjoni 2007/438/KE (ĠU L 164, 26.6.2007, p. 24).

(4)  ĠU C 316, 27.11.1995, p. 48.

(5)  ĠU C 195, 25.6.1997, p. 1.

(6)  ĠU L 351, 29.12.1998, p. 1.

(7)  ĠU L 166, 28.6.1991, p. 77. Direttiva kif emendata mid-Direttiva 2001/97/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (ĠU L 344, 28.12.2001, p. 76).

(8)  ĠU L 114, 24.4.2001, p. 1.

(9)  ĠU L 13, 19.1.2000, p. 12.