ANNESS

Regoli ta’ Proċedura tal-Kumitat Konġunt adottati f’konformità mal-Artikolu 14(3) tal-Ftehim bejn l-Unjoni Ewropea, min-naħa waħda, u New Zealand, min-naħa l-oħra, dwar il-parteċipazzjoni ta’ New Zealand fi programmi tal-Unjoni

Regola 1

Kompiti

Il-Kumitat Konġunt stabbilit skont l-Artikolu 14(1) tal-Ftehim bejn l-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “l-Unjoni”), min-naħa waħda, u New Zealand, min-naħa l-oħra, dwar il-parteċipazzjoni ta’ New Zealand fi programmi tal-Unjoni (minn hawn ’il quddiem “il-Ftehim”), għandu jwettaq il-kompiti u d-dmirijiet imsemmija fl-Artikolu 14(1) tal-Ftehim.

Regola 2

Kompożizzjoni u Presidenza

1.

Il-Kumitat Konġunt għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Unjoni u ta’ New Zealand.

2.

Il-Kumitat Konġunt huwa kopresedut minn uffiċjali għolja jew persuni deżinjati minnhom li jaġixxu bħala rappreżentanti tal-Unjoni Ewropea u ta’ New Zealand, rispettivament.

3.

L-Unjoni u New Zealand għandhom jinnotifikaw lil xulxin bl-isem, il-pożizzjoni u d-dettalji ta’ kuntatt tal-uffiċjal li jkun kopresident tal-Kumitat Konġunt għall-Unjoni u għal New Zealand, rispettivament. Dak l-uffiċjal jitqies li jkompli jaġixxi bħala kopresident għall-Unjoni u għal New Zealand, rispettivament, sad-data li fiha l-Unjoni jew New Zealand ikunu nnotifikaw lill-Parti l-oħra b’kopresident ġdid.

4.

Il-kopresident jitqies li jkollu l-awtorizzazzjoni li jirrappreżenta, rispettivament, lill-Unjoni jew lil New Zealand sad-data li fiha kopresident ġdid ikun innotifika lill-Parti l-oħra.

Regola 3

Segretarjat

1.

Is-Segretarjat tal-Kumitat Konġunt (is-“Segretarjat”) għandu jkun magħmul minn uffiċjal tal-Unjoni u uffiċjal ta’ New Zealand. Is-Segretarjat għandu jwettaq il-kompiti li jingħatawlu permezz ta’ dawn ir-Regoli ta’ Proċedura.

2.

L-Unjoni u New Zealand għandhom jinnotifikaw lil xulxin bl-isem, il-pożizzjoni u d-dettalji ta’ kuntatt tal-uffiċjal li jkun membru tas-Segretarjat tal-Kumitat Konġunt għall-Unjoni u għal New Zealand, rispettivament. Dan l-uffiċjal mistenni jibqa’ jaġixxi bħala membru tas-Segretarjat għall-Unjoni jew għal New Zealand, rispettivament, sad-data li fiha l-Unjoni jew New Zealand ikunu nnotifikaw uffiċjal ġdid.

Regola 4

Laqgħat

1.

F’konformita’ mal-Artikolu 14(5) tal-Ftehim, il-Kumitat Konġunt għandu jiltaqa’ mill-anqas darba fis-sena, u, kull meta ċirkostanzi speċjali jkunu jirrikjedu dan, wara talba ta’ kwalunkwe waħda mill-Partijiet.

2.

Dan għandu jiltaqa’, fil-prinċipju, b’mod alternat fil-Belġju u fi New Zealand sakemm il-kopresidenti ma jiddeċidux mod ieħor. Il-laqgħat jistgħu jsiru wkoll permezz ta’ vidjokonferenza jew telekonferenza, jekk il-kopresidenti jaqblu dwar dan.

3.

Bejn il-laqgħat tiegħu, il-Kumitat Konġunt għandu jaħdem fuq bażi kontinwa bi kwalunkwe mezz ta’ komunikazzjoni, b’mod partikolari permezz tal-iskambju tal-posta elettronika.

Regola 5

Parteċipazzjoni fil-laqgħat

1.

F’perjodu raġonevoli ta’ żmien qabel kull laqgħa, l-Unjoni u New Zealand għandhom jinfurmaw lil xulxin permezz tas-Segretarjat bil-kompożizzjoni maħsuba tad-delegazzjonijiet rispettivi tagħhom u għandhom jispeċifikaw l-isem u l-funzjoni ta’ kull membru tad-delegazzjoni.

2.

Skont kif ikun xieraq u b’kunsens reċiproku, il-kopresidenti jistgħu jistiednu esperti (jiġifieri, persuni li mhumiex uffiċjali tal-gvern) ħalli jattendu l-laqgħat tal-Kumitat Konġunt sabiex jipprovdu informazzjoni dwar suġġett speċifiku u lill-partijiet tal-laqgħa li fihom jiġu diskussi tali suġġetti speċifiċi.

3.

Ir-rappreżentant tal-Parti li torganizza u tospita l-laqgħa, jiffissa d-data u l-post tal-laqgħa wara li jkun kiseb l-approvazzjoni tal-Parti l-oħra.

Regola 6

Dokumenti

Id-dokumenti li fuqhom jissejsu d-deliberazzjonijiet tal-Kumitat Konġunt għandhom jiġu nnumerati u ċċirkolati mis-Segretarjat lill-Unjoni u lil New Zealand.

Regola 7

Korrispondenza

1.

L-Unjoni u New Zealand għandhom jibagħtu l-korrispondenza tagħhom indirizzata lill-Kumitat Konġunt permezz tas-Segretarjat. Tali korrispondenza tista’ tintbagħat fi kwalunkwe forma ta’ komunikazzjoni bil-miktub, inkluż permezz tal-posta elettronika.

2.

Is-Segretarjat għandu jiżgura li l-korrispondenza indirizzata lill-Kumitat Konġunt tintbagħat lill-kopresidenti u tiġi ċċirkolata, fejn xieraq, f’konformità mar-Regola 6.

(3)

Il-korrispondenza kollha mill-kopresidenti, jew indirizzata direttament lilhom, għandha tintbagħat lis-Segretarjat u fejn xieraq, għandha tiġi ċċirkolata f’konformità mar-Regola 6.

Regola 8

Aġenda

1.

Għal kull laqgħa, is-Segretarjat għandu jitfassal abbozz tal-aġenda proviżorja. Għal dak l-għan, mill-inqas erba’ ġimgħat qabel id-data tal-laqgħa, l-uffiċjal li jaġixxi bħala l-membru tas-Segretarjat tal-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa għandu jħejji l-ewwel abbozz ta’ aġenda proviżorja flimkien mad-dokumenti relatati ma’ kull punt li jidher fuqu u jibgħathom għall-kummenti lill-membru tas-Segretarjat tal-Parti l-oħra. Ladarba jitħejja mis-Segretarjat, l-abbozz tal-aġenda proviżorja, flimkien ma’ kwalunkwe dokument rilevanti, għandu jintbagħat lill-kopresidenti għall-approvazzjoni mhux aktar tard minn 10 ijiem qabel id-data tal-laqgħa.

2.

L-aġenda proviżorja għandha tinkludi dawk il-punti, li jkunu ntalbu mill-Partijiet. Kwalunkwe talba ta’ dan it-tip, flimkien ma’ kwalunkwe dokument rilevanti, għandha tintbagħat lis-Segretarjat mhux aktar tard minn 15-il jum qabel il-bidu tal-laqgħa.

3.

F’każijiet eċċezzjonali, il-kopresidenti jistgħu jaqblu li jnaqqsu l-perjodi previsti fil-paragrafi 1 u 2 hawn fuq.

4.

Fil-bidu ta’ kull laqgħa, il-Kumitat Konġunt għandu jadotta l-aġenda tiegħu.

5.

Jistgħu jiżdiedu xi punti li ma jkunux jidhru fl-abbozz tal-aġenda, u xi punti oħra tal-abbozz tal-aġenda jistgħu jitħassru, jiġu differiti jew emendati fil-laqgħa, sakemm iż-żewġ Partijiet jaqblu.

Regola 9

Trasparenza u aċċess għal dokumenti

1.

Il-laqgħat tal-Kumitat Konġunt ma għandhomx ikunu pubbliċi, sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor mill-kopresidenti.

2.

Kull Parti tista’ tiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet tal-Kumitat Konġunt fil-Ġurnal Uffiċjali rispettiv tagħha jew online, wara konsultazzjoni minn qabel mal-Parti l-oħra.

3.

Jekk l-Unjoni jew New Zealand jippreżentaw lill-Kumitat Konġunt informazzjoni li tkun kunfidenzjali jew protetta mid-divulgazzjoni skont il-liġijiet u r-regolamenti rilevanti tagħhom, il-Parti l-oħra għandha tittratta dik l-informazzjoni li tkun irċeviet bħala kunfidenzjali.

4.

Jekk il-Kummissjoni Ewropea tippreżenta lill-Kumitat Konġunt informazzjoni li tkun kunfidenzjali jew protetta mid-divulgazzjoni skont il-leġiżlazzjoni rilevanti tagħha dwar is-sigurtà tal-informazzjoni (1), New Zealand għandha tiżgura livell komparabbli ta’ kunfidenzjalità u protezzjoni għall-informazzjoni riċevuta. Jekk New Zealand tippreżenta lill-Kumitat Konġunt informazzjoni li hija kunfidenzjali jew protetta mid-divulgazzjoni skont il-liġijiet u r-regolamenti rilevanti tagħha, il-Kummissjoni Ewropea għandha tittratta l-informazzjoni li tirċievi bħala kunfidenzjali.

5.

Kull Parti għandha tittratta t-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti tal-Kumitat Konġunt f’konformità mal-liġijiet u r-regolamenti rilevanti tagħha.

Regola 10

Minuti

1.

Għandhom jittieħdu l-minuti tal-laqgħat kollha tal-Kumitat Konġunt.

2.

L-abbozz tal-minuti ta’ kull laqgħa għandu jitfassal mill-uffiċjal li jaġixxi bħala membru tas-Segretarjat tal-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa, fi żmien 15-il jum wara li tintemm il-laqgħa, sakemm ma jkunx deċiż mod ieħor mill-kopresidenti. L-abbozz tal-minuti għandu jintbagħat għall-kummenti lill-membru tas-Segretarjat tal-Parti l-oħra. Dan tal-aħħar jista’ jippreżenta l-kummenti fi żmien 30 jum mid-data li fiha jirċievi l-abbozz tal-minuti.

3.

Il-minuti għandhom jagħmlu sinteżi ta’ kull punt fl-aġenda, li meta jkun applikabbli tispeċifika: (a) id-dokumenti ppreżentati lill-Kumitat Konġunt; (b) kwalunkwe dikjarazzjoni li waħda mill-Partijiet talbet li tiddaħħal fil-minuti; kif ukoll (c) id-deċiżjonijiet adottati, id-dikjarazzjonijiet deċiżi u l-konklużjonijiet operazzjonali adottati dwar punti speċifiċi.

4.

Il-minuti għandhom jinkludu lista tal-attendenza bl-ismijiet, it-titoli u l-funzjonijiet tal-parteċipanti kollha fil-laqgħa.

5.

Il-minuti għandhom jiġu approvati u ffirmati mill-kopresidenti fi żmien xahrejn wara l-laqgħa jew sa kwalunkwe data oħra deċiża mill-kopresidenti. Il-kopresidenti jistgħu jaqblu li l-iffirmar u l-iskambju ta’ kopji elettroniċi jissodisfaw dak ir-rekwiżit. Il-verżjoni awtentika tal-minuti għandha tinżamm fil-fajls ta’ kull Parti.

6.

Fi żmien jumejn ta’ xogħol wara l-laqgħa tal-Kumitat Konġunt, is-Segretarjat tal-Kumitat Konġunt għandu jħejji wkoll sinteżi tal-minuti għall-approvazzjoni mill-kopresidenti malajr kemm jista’ jkun. Ladarba l-kopresidenti tal-Kumitat Konġunt ikunu approvaw it-test tas-sinteżi, il-Partijiet jistgħu jippubblikaw is-sinteżi tal-minuti.

Regola 11

Deċiżjonijiet

1.

Skont kif ikun previst mill-Artikolu 14 tal-Ftehim, il-Kumitat Konġunt għandu jieħu deċiżjonijiet b’kunsens. Is-Segretarjat għandu jirreġistra kwalunkwe deċiżjoni b’numru tas-serje u b’referenza għad-data tal-adozzjoni tagħhom.

2.

Il-Kumitat Konġunt jista’ jieħu deċiżjonijiet bi proċedura bil-miktub permezz ta’ skambju ta’ noti bejn il-kopresidenti jekk il-Partijiet għall-Ftehim jaqblu li jsir hekk. It-test ta’ abbozz ta’ deċiżjoni għandu jiġi ppreżentat bil-miktub minn kopresident wieħed lill-kopresident l-ieħor bil-lingwa uffiċjali tal-Kumitat Konġunt, f’konformità mar-Regola 14. Il-parti l-oħra għandu jkollha xahar, jew kwalunkwe perjodu itwal ta’ żmien speċifikat mill-Parti li qed tagħmel il-proposta, biex tesprimi l-qbil tagħha dwar l-abbozz tad-deċiżjoni. Meta l-Parti l-oħra ma tesprimix il-qbil tagħha, id-deċiżjoni proposta għandha tiġi diskussa u tista’ tiġi adottata fil-laqgħa li jmiss tal-Kumitat Konġunt. L-abbozz tad-deċiżjoni għandu jitqies bħala adottat ladarba l-Parti l-oħra tesprimi l-qbil tagħha u għandu jiġi rreġistrat fil-minuti tal-laqgħa li jmiss tal-Kumitat Konġunt.

3.

Kull deċiżjoni għandha tiġi ffirmata mill-kopresidenti tal-Kumitat Konġunt. Il-kopresidenti jistgħu jaqblu li l-iffirmar u l-iskambju tal-kopji elettroniċi jissodisfaw ir-rekwiżit għall-iffirmar.

4.

Id-deċiżjonijiet adottati mill-Kumitat Konġunt għandhom jispeċifikaw id-data li fiha jsiru effettivi.

Regola 12

Protezzjoni tad-data personali

Il-pubblikazzjoni tad-dokumenti msemmija fir-Regoli 9, 10 u 11 għandha ssir f’konformità mar-regoli applikabbli taż-żewġ Partijiet dwar il-protezzjoni tad-data, inkluż il-protezzjoni tad-data personali.

Regola 13

Gruppi ta’ ħidma u korpi konsultattivi

1.

F’konformità mal-Artikolu 14(4) tal-Ftehim, il-Kumitat Konġunt jista’ jiddeċiedi li jistabbilixxi jew ixolji grupp ta’ ħidma jew korp konsultattiv fil-livell tal-esperti. Il-Kumitat Konġunt għandu jiddetermina l-kompożizzjoni u d-dmirijiet ta’ kull grupp ta’ ħidma jew korp konsultattiv u jista’ jemendahom kif meħtieġ.

2.

Il-grupp ta’ ħidma jew korp konsultattiv għandu jikkontribwixxi għall-ħidma tal-Kumitat Konġunt u jassistih fit-twettiq tal-kompiti tiegħu, inkluż – jekk ikun inkarigat hekk mill-Kumitat Konġunt – billi jħejji rapporti jew abbozzi ta’ deċiżjonijiet għall-approvazzjoni tal-Kumitat Konġunt.

3.

Il-grupp ta’ ħidma jew korp konsultattiv għandu jiltaqa’ skont il-bżonn għat-twettiq tal-kompiti tiegħu u għandu jirrapporta lill-Kumitat Konġunt.

4.

L-istabbiliment u l-funzjonament ta’ grupp ta’ ħidma jew korp konsultattiv ma għandhomx jipprevjenu lill-Partijiet milli jressqu kwalunkwe kwistjoni direttament quddiem il-Kumitat Konġunt.

5.

Ir-Regoli ta’ Proċedura tal-Kumitat Konġunt għandhom japplikaw mutatis mutandis għall-gruppi ta’ ħidma u korpi konsultattivi stabbiliti mill-Kumitat Konġunt.

Regola 14

Lingwi

1.

Il-lingwa uffiċjali u ta’ ħidma tal-Kumitat Konġunt għandha tkun l-Ingliż.

2.

Id-deliberazzjonijiet tal-Kumitat Konġunt għandhom isiru bl-Ingliż. L-aġenda tal-laqgħa, id-dokumenti ppreżentati lill-Kumitat Konġunt u l-minuti tal-laqgħa għandhom jiġu abbozzati bl-Ingliż.

3.

Il-Kumitat Konġunt għandu jadotta d-Deċiżjonijiet tiegħu bl-Ingliż.

Regola 15

Spejjeż

Kull Parti għandha tkopri l-ispejjeż li ġġarrab għall-parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-Kumitat Konġunt u tal-gruppi ta’ ħidma u korpi konsultattivi stabbiliti.

L-ispejjeż fir-rigward tal-organizzazzjoni tal-laqgħat għandhom jiġġarrbu mill-Parti li tospita l-laqgħa.

Regola 16

Emendi tar-Regoli

Dawn ir-regoli ta’ proċedura jistgħu jiġu emendati bi ftehim reċiproku tal-Partijiet, f’konformità mar-Regola 11.

---

(1)  Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2015/443 tat-13 ta’ Marzu 2015 dwar is-Sigurtà fil-Kummissjoni (ĠU UE L 72, 17.3.2015, p. 41).