ABBOZZ

DEĊIŻJONI Nru 202X/

TAL-KUMITAT TAT-TMEXXIJA REĠJONALI TAL-KOMUNITÀ TAT-TRASPORT

dwar l-introduzzjoni ta' sett komuni ta' regoli dwar ir-rimborż tal-ispejjeż imġarrba minn persuni barra mis-Segretarjat Permanenti tal-Komunità tat-Trasport li jkunu mistiedna jipparteċipaw fil-laqgħat tal-Komunità tat-Trasport

IL-KUMITAT TAT-TMEXXIJA REĠJONALI TAL-KOMUNITÀ TAT-TRASPORT,

Wara li kkunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità tat-Trasport, u b'mod partikolari l-Artikolu 24(1) u l-Artikolu 35 tiegħu,

ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:

Artikolu 1

Is-sett komuni ta' regoli dwar ir-rimborż tal-ispejjeż imġarrba minn persuni barra mis-Segretarjat Permanenti tal-Komunità tat-Trasport li jkunu mistiedna jipparteċipaw fil-laqgħat tal-Komunità tat-Trasport, li jinsab fl-Anness, huwa b'dan adottat.

Is-sett komuni ta' regoli adottat skont din id-Deċiżjoni jissostitwixxi r-regoli adottati skont id-Deċiżjoni Nru 2020/5 u d-Deċiżjoni Nru 2021/02 tal-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali.

Hekk kif jiġu adottati, is-Segretarjat Permanenti tal-Komunità tat-Trasport għandu jippubblika r-regoli fuq is-sit web tal-Komunità tat-Trasport.

Artikolu 2

Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fid-data tal-adozzjoni tagħha.

Magħmul fi ……, fi ……

Għall-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali

Il-President

ANNESS

REGOLI DWAR IR-RIMBORŻ TAL-ISPEJJEŻ IMĠARRBA MINN PERSUNI BARRA MIS-SEGRETARJAT PERMANENTI TAL-KOMUNITÀ TAT-TRASPORT LI JKUNU MISTIEDNA JIPPARTEĊIPAW FIL-LAQGĦAT TAL-KOMUNITÀ TAT-TRASPORT

1. Kamp ta' applikazzjoni

1.1.

Dawn ir-regoli għandhom japplikaw għal persuni barra mis-Segretarjat Permanenti tal-Komunità tat-Trasport (“is-Segretarjat Permanenti”) li jkunu mistiedna jipparteċipaw f'waħda mil-laqgħat jew wieħed mill-eventi tal-Komunità tat-Trasport elenkati fil-punt 1.3.

1.2.

Dawn ir-regoli għandhom japplikaw għall-persuni li ġejjin, li jkunu mistiedna jipparteċipaw f'waħda mil-laqgħat tal-Komunità tat-Trasport deskritti fil-paragrafu 1.3:

(a)	Il-membri tal-korpi rilevanti tal-Komunità tat-Trasport, inkluż il-Kunsill Ministerjali, il-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali, il-Kumitati Tekniċi, il-Forum Soċjali, u l-Kumitat tal-Baġit, iżda mhux limitati għalihom;

(b)	Parteċipanti oħra, li jkunu formalment mistiedna jipparteċipaw f'waħda mil-laqgħat tal-Komunità tat-Trasport elenkati fil-punt 1.3, meta l-ittra ta' stedina tiddikjara b'mod ċar li l-Komunità tat-Trasport tkun qed tkopri l-kost għall-parteċipazzjoni tagħhom.

(c)

Esperti esterni (individwi tas-settur privat, tal-gvern jew mhux tal-gvern tal-Partijiet Kontraenti tal-Komunità tat-Trasport jew ta' Stat Membru tal-UE) li jkunu mistiedna jagħtu opinjoni professjonali speċifika f'waħda mil-laqgħat organizzati mill-Komunità tat-Trasport, li mhumiex membri tal-korpi tal-Komunità tat-Trasport, tat-task forces, tal-gruppi ta' koordinazzjoni u ta' korpi oħra ta' ħidma tal-Komunità tat-Trasport;

(d)	Kwalunkwe persuna responsabbli mill-akkumpanjament ta' persuna b'diżabbiltà li taqa' taħt il-punti (a), (b) jew (c).

1.3.

Il-laqgħat koperti minn dawn ir-regoli għandhom ikunu laqgħat tal-konfigurazzjonijiet, tal-kumitati u ta' fora oħra tal-Komunità tat-Trasport li ġejjin:

(a)	il-Kunsill Ministerjali, il-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali, il-kumitati tekniċi, u l-Forum Soċjali;

(b)	il-Kumitat tal-Baġit;

(c)	it-task forces, il-gruppi ta' koordinazzjoni u korpi oħra ta' ħidma stabbiliti permezz tad-deċiżjonijiet jew tal-konklużjonijiet tal-Kunsill Ministerjali jew tal-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali;

(d)	konferenzi, sessjonijiet ta' ħidma u fora oħra organizzati mis-Segretarjat Permanenti li huma relatati mal-programm ta' ħidma tal-Komunità tat-Trasport;

(e)	laqgħat oħra organizzati fil-kamp ta' applikazzjoni tal-implimentazzjoni tat-Trattat dwar il-Komunità tat-Trasport (dibattiti ta' livell għoli, sessjonijiet ta' ħidma, eċċ.);

(f)	proċeduri ta' selezzjoni għal karigi ppubblikati mill-Komunità tat-Trasport (membri tal-bord tas-selezzjoni); u

(g)	proċeduri ta' selezzjoni għal karigi ppubblikati mill-Komunità tat-Trasport (applikanti).

1.4.

(a)

Għal-laqgħat tal-korpi stabbiliti skont it-Trattat dwar il-Komunità tat-Trasport, għal kull ministeru, awtorità regolatorja, aġenzija, entità jew parti benefiċjarja oħra, rappreżentant nominat uffiċjalment wieħed biss għandu jkun intitolat għar-rimborż tal-ispejjeż għal-laqgħa inkwistjoni skont dawn ir-regoli.

(b)

Għal inizjattivi tat-tisħiħ tal-kapaċitajiet bħal sessjonijiet ta' ħidma, taħriġ, żjarat ta' studju, jew konferenzi, għal kull ministeru, awtorità regolatorja, aġenzija, entità jew parti benefiċjarja oħra ma għandhomx ikunu intitolati aktar minn żewġ rappreżentanti għar-rimborż tal-ispejjeż għall-event inkwistjoni skont dawn ir-regoli.

(c)

F'każ li l-eventi elenkati taħt il-punti (a) u (b) jiġu organizzati eżatt wara xulxin jew l-istituzzjoni li taħtar ikollha awtorità usa' fuq kwistjonijiet differenti tat-trasport, id-Direttur tas-Segretarjat Permanenti (id-“Direttur”) jista' jidderoga minn din ir-regola permezz ta' deċiżjoni motivata.

(d)	L-għadd ta' parteċipanti intitolati għar-rimborż għandu jiġi deċiż fuq bażi ta' każ b'każ u skont id-disponibbiltà tal-finanzjament.

1.5.

Dawn ir-regoli għandhom ikopru r-rimborż tal-ispiża għall-ivvjaġġar u l-indennizz għas-sussistenza għal kull jum (DSA).

1.6.

L-għadd massimu ta' esperti esterni mistiedna għal kull laqgħa, kemm jekk intitolati għar-rimborż tal-ispejjeż kif ukoll jekk mhumiex, għandu jkun ta' espert wieħed għal kull Parti Kontraenti tal-Komunità tat-Trasport u għal kull Stat Membru tal-UE. L-għadd ta' esperti tas-settur privat jew mhux tal-gvern ma għandux jaqbeż l-għadd ta' esperti tal-gvern għal kull event.

2. Spejjeż tal-ivvjaġġar

2.1.

Il-parteċipanti kollha għandhom ikunu intitolati għar-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar tagħhom mill-post speċifikat fl-istedina tagħhom (l-indirizz tax-xogħol jew tad-dar) sal-post tal-laqgħa, bl-aktar mezz ta' trasport xieraq skont id-distanza involuta. B'mod ġenerali, dan għandu jkun ivvjaġġar bil-ferrovija tat-tieni klassi għal vjaġġi ta' inqas minn 400 km (f'direzzjoni waħda, skont id-distanza uffiċjali bil-ferrovija) u vvjaġġar bl-ajru tal-klassi ekonomika għal distanzi ta' 400 km jew aktar.

2.2.

Id-Direttur għandu jipprova jiżgura li l-laqgħat jiġu organizzati b'tali mod li jippermetti lill-parteċipanti jibbenefikaw mill-aktar rati tal-ivvjaġġar ekonomiċi.

2.3.

L-ispejjeż tal-ivvjaġġar għandhom jiġu rimborżati biss jekk jiġu ppreżentati d-dokumenti ta' sostenn.

2.4.

Meta t-trasport bl-ajru jew bil-ferrovija ma jkunx disponibbli jew ma jkunx kosteffettiv, l-ivvjaġġar bix-xarabank jew bil-karozza għandu jiġi awtorizzat.

2.5.

Il-kost tal-ivvjaġġar b'vettura privata għandu jiġi rimborżat bir-rata ta' EUR 0,28 għal kull km.

2.6.

Il-kostijiet tal-ivvjaġġar għandhom jiġu rimborżati jekk ma jkunux jaqbżu s-EUR 700.

3. L-indennizz għas-sussistenza għal kull jum (“DSA”)

3.1.

Id-DSA għandu jinkludi l-kost tal-akkomodazzjoni, it-trasferimenti lokali, l-ikliet, il-gratwitajiet u spejjeż inċidentali oħra.

3.2.

Ir-rati tad-DSA applikabbli għal kuntratti ta' għajnuna esterna ffinanzjati mill-UE għandhom japplikaw fl-aktar skala reċenti tagħhom.

Ir-rata tad-DSA applikabbli għandha tkun dik tal-post fejn il-parteċipant mistieden iqatta' l-lejl. Għandu jitħallas DSA sħiħ għall-ewwel jum tal-vjaġġ; madankollu, ma għandu jitħallas l-ebda DSA għall-aħħar jum tal-vjaġġ, jiġifieri dan l-indennizz jiġi kkalkolat fuq l-għadd ta' ljieli li l-parteċipant iqatta' 'l bogħod mid-dar.

Id-DSA għandu jitħallas biss meta l-ħinijiet tal-laqgħat ma jkunux jaqblu mal-ħinijiet tat-titjiriet jew tal-ferroviji.

L-għadd ta' ljieli ma għandux jaqbeż l-għadd ta' jiem tal-laqgħa + 1.

3.3.

Soġġett għall-approvazzjoni minn qabel tad-Direttur, il-parteċipanti jistgħu eċċezzjonalment ikunu intitolati għal DSA addizzjonali relatat ma' lejl addizzjonali fil-post tal-laqgħa jekk, billi jtawwal is-soġġorn, il-parteċipant ikun jista' jikseb tnaqqis fil-kost tat-trasport li jkun jiswa aktar mill-ammont tad-DSA relatat mal-lejl addizzjonali.

3.4.

Il-parteċipanti ma għandhomx ikunu intitolati għar-rimborż ta' spejjeż oħra relatati mas-soġġorn fil-lukanda bħall-internet, it-telefown, il-fotokopjar, il-minibar jew il-kolazzjon mhux inkluż.

3.5.

Il-parteċipanti li jkunu ġejjin minn post li ma jkunx aktar minn 50 km 'il bogħod mill-post tal-laqgħa ma għandhomx ikunu intitolati għal DSA.

3.6.

Ir-rati mnaqqsa tad-DSA għandhom jiġu applikati fil-każijiet li ġejjin:

(a)

meta l-ivvjaġġar għall-parteċipazzjoni fil-laqgħa ma jkunx jinvolvi soġġorn ta' lejl:

(i)	għall-ivvjaġġar ta' 8 sigħat jew aktar, għandu jitħallas 50 % tad-DSA tad-destinazzjoni rispettiva;

(ii)	għall-ivvjaġġar ta' inqas minn 8 sigħat u aktar minn 5 sigħat, għandu jitħallas 35 % tad-DSA;

(iii)

għall-ivvjaġġar sa, u inkluż 5 sigħat, għandu jitħallas 20 % tad-DSA;

(b)	meta jiġu pprovduti ikliet b'xejn bħal ikla ta' nofsinhar jew ikla ta' filgħaxija, għandu jitnaqqas 10 % tar-rata tad-DSA għal kull ikla b'xejn.

Ikla b'xejn għandha titqies bħala tali fil-każijiet kollha meta l-aġenda tal-laqgħa jew tal-event tkun tinkludi ikla ta' nofsinhar jew ikla ta' filgħaxija.

4. Xiri ta' biljetti u akkomodazzjoni

4.1.

Il-parteċipanti mistiedna għal laqgħa elenkata fil-paragrafu 1.3, il-punti (a) sa (e) għandhom jipprenotaw il-biljetti u l-akkomodazzjoni tagħhom. Il-prenotazzjonijiet għandhom isiru kemm jista' jkun malajr sabiex ikunu jistgħu jinkisbu l-aktar tariffi jew rati ekonomiċi. Is-Segretarjat Permanenti għandu jipprenota l-ivvjaġġar f'isem il-parteċipanti jew jagħmel pagamenti bil-quddiem għall-ispiża f'każijiet eċċezzjonali biss u skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fir-regola 6.

4.2.

Fil-każ tal-parteċipanti mistiedna għal xi laqgħa elenkata fir-regola 1.3, il-punti (f) u (g), l-arranġamenti tal-ivvjaġġar u tal-akkomodazzjoni għandhom isiru mis-Segretarjat Permanenti.

5. Proċedura għar-rimborż

5.1.

Biex jiksbu r-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar u l-ħlas tal-indennizz għas-sussistenza għal kull jum, il-parteċipanti għandhom jippreżentaw talba għar-rimborż tal-ispejjeż (“talba għar-rimborż”). It-talba għar-rimborż għandha tkun:

(a)	ippreżentata bl-użu tal-formola li tinsab fl-Appendiċi 1;

(b)	ippreżentata f'format elettroniku lis-Segretarjat Permanenti mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju wara d-data tal-laqgħa inkwistjoni; u

(c)

akkumpanjata minn sett sħiħ ta' dokumenti oriġinali ta' sostenn, bħal biljetti u fatturi jew, fil-każ ta' prenotazzjonijiet online, il-kopja stampata tal-prenotazzjoni elettronika u l-karti tal-imbarkazzjoni għall-vjaġġ lejn il-post tal-laqgħa, bħala evidenza tal-ispejjeż imġarrba u li juru l-klassi u l-ħin tal-ivvjaġġar u l-ammont imħallas.

5.2.

Il-korrispondenza dwar ir-rimborż għandha tintbagħat lis-Segretarjat Permanenti fuq finance@transport-community.org.

5.3.

Ir-rimborż għandu jsir f'euro. Ir-rata tal-kambju li tapplika għar-rimborż għandha tkun dik applikabbli fid-data tal-laqgħa.

5.4.

Ir-rimborż għandu jsir permezz ta' trasferiment bankarju fil-kont bankarju tal-istituzzjoni jew tal-organizzazzjoni li taħtar lill-parteċipant, bl-użu tad-dettalji tal-kont bankarju ppreżentati f'konformità mar-regola 5.5. Madankollu, ir-rimborż jista' jsir f'kont bankarju privat tal-parteċipant jekk dik l-istituzzjoni jew l-organizzazzjoni titlob li jsir hekk bil-miktub.

5.5.

Id-dettalji tal-kont tal-bank li għandhom jiġu ppreżentati għall-finijiet tar-regola 5.4 għandu jkun fihom l-informazzjoni li ġejja relatata mal-benefiċjarju: l-isem u l-indirizz tad-detentur tal-kont, l-isem tal-bank, in-numru tal-kont tal-bank (IBAN) u l-Kodiċi SWIFT (BIC).

6. Ħlas bil-quddiem tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar u tal-akkomodazzjoni

6.1.

F'każijiet eċċezzjonali, istituzzjoni jew organizzazzjoni li taħtar tista' tippreżenta talba lis-Segretarjat Permanenti għall-ħlas bil-quddiem tal-kostijiet tal-ivvjaġġar relatati ma' parteċipant mistieden għal laqgħa elenkata fil-punti (a) sa (e) tar-regola 1.3. Proċediment bħal dan għandu jinkludi l-prenotazzjoni tal-ivvjaġġar mis-Segretarjat Permanenti.

6.2.

Ir-regola 6.1 ma għandhiex tapplika għall-parteċipanti mistiedna skont l-Artikolu 1.2, il-punt (c).

6.3.

It-talbiet għal ħlas bil-quddiem għandhom isiru permezz tal-formola li tinsab fl-Appendiċi 2 u jintbagħtu lis-Segretarjat Permanenti fuq finance@transport-community.org mill-inqas 21 jum kalendarju qabel id-data tal-laqgħa.

6.4.

Id-Direttur għandu jadotta d-deċiżjoni li tissodisfa jew tirrifjuta talba ppreżentata f'konformità mar-regola 6.3.

6.5.

Wara li talba tiġi ssodisfata skont ir-regola 6.4, u wara li jitqies l-abbozz tal-aġenda għal-laqgħa, is-Segretarjat Permanenti għandu jipprenota l-arranġamenti tal-ivvjaġġar għall-parteċipant inkwistjoni. Is-Segretarjat Permanenti għandu jibgħat il-konfermi tal-prenotazzjoni tal-biljett lill-parteċipant permezz tal-posta elettronika.

6.6.

Billi jitlob ħlas bil-quddiem tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar, il-parteċipant jimpenja ruħu li jattendi l-laqgħa.

6.7.

Meta parteċipant li t-talba tiegħu għall-ħlas bil-quddiem tkun ġiet issodisfata ma jkunx jista' jattendi l-laqgħa għal raġunijiet li mhumiex attribwibbli direttament għall-Komunità tat-Trasport, l-istituzzjoni jew l-organizzazzjoni li taħtar għandha tindennizza lis-Segretarjat Permanenti għall-kostijiet imġarrba fir-rigward tal-organizzazzjoni tal-vjaġġ (eż. il-kostijiet tal-biljetti prenotati inkluż it-tariffi tal-kanċellazzjoni).

7. Dispożizzjonijiet amministrattivi u finali

7.1.

Id-Direttur huwa responsabbli mill-implimentazzjoni xierqa ta' dawn ir-regoli.

7.2.

Is-Segretarjat Permanenti għandu jżomm, għal perjodu ta' 5 snin, ir-rekords, id-dokumenti u l-evidenza relatati mar-rimborżi skont dawn ir-regoli, inkluż dokumenti relatati ma' trattament eċċezzjonali.

7.3.

Dawn ir-Regoli għandhom jiġu ppubblikati permezz tas-sit web tal-Komunità tat-Trasport mal-adozzjoni tagħhom.

Appendiċi 1

TALBA GĦAR-RIMBORŻ TAL-IVVJAĠĠAR

Appendiċi 2

TALBA GĦAL ĦLAS BIL-QUDDIEM TAL-ISPEJJEŻ TAL-IVVJAĠĠAR