(1)   Il-Kumitat Konġunt għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Unjoni u tal-Gżejjer Faeroe.

Il-Kumitat Konġunt huwa kopresedut minn uffiċjali għolja jew persuni maħtura minnhom li jaġixxu bħala rappreżentanti tal-Unjoni Ewropea u tal-Gżejjer Faeroe, rispettivament.

L-Unjoni u l-Gżejjer Faeroe għandhom jinnotifikaw lil xulxin bl-isem, il-pożizzjoni u d-dettalji ta’ kuntatt tal-uffiċjal li jkun kopresident tal-Kumitat Konġunt għall-Unjoni u għall-Gżejjer Faeroe, rispettivament. Dan l-uffiċjal jitqies li jkompli jaġixxi bħala kopresident għall-Unjoni u għall-Gżejjer Faeroe, rispettivament, sad-data li fiha l-Unjoni jew il-Gżejjer Faeroe jkunu nnotifikaw lill-Parti l-oħra b’kopresident ġdid.

Il-kopresident jitqies li jkollu l-awtorizzazzjoni li jirrappreżenta, rispettivament, lill-Unjoni jew lill-Gżejjer Faeroe sad-data li fiha kopresident ġdid ikun innotifika lill-Parti l-oħra.

(1)   Is-Segretarjat tal-Kumitat Konġunt (is-“Segretarjat”) għandu jkun magħmul minn uffiċjal tal-Unjoni u uffiċjal tal-Gżejjer Faeroe. Is-Segretarjat għandu jwettaq il-kompiti li jingħatawlu permezz ta’ dawn ir-Regoli ta’ Proċedura.

(2)   L-Unjoni u l-Gżejjer Faeroe għandhom jinnotifikaw lil xulxin bl-isem, il-pożizzjoni u d-dettalji ta’ kuntatt tal-uffiċjal li jkun membru tas-Segretarjat tal-Kumitat Konġunt għall-Unjoni u għall-Gżejjer Faeroe, rispettivament. Dan l-uffiċjal jitqies li jibqa’ jaġixxi bħala membru tas-Segretarjat għall-Unjoni jew għall-Gżejjer Faeroe, rispettivament sad-data li fiha l-Unjoni jew il-Gżejjer Faeroe ikunu nnotifikaw uffiċjal ġdid.

(1)   Il-Kumitat Konġunt għandu jiltaqa’ mill-anqas darba fis-sena, u, kull meta ċirkostanzi speċjali jkunu jirrikjedu dan, wara talba ta’ kwalunkwe waħda mill-Partijiet.

(2)   Dan għandu jiltaqa’, fil-prinċipju, b’mod alternat fi Brussell u fil-Gżejjer Faeroe sakemm il-kopresidenti ma jiddeċidux mod ieħor. Il-laqgħat jistgħu jsiru wkoll permezz ta’ vidjokonferenza jew telekonferenza, jekk il-kopresidenti jaqblu dwar dan.

(3)   Bejn il-laqgħat tiegħu, il-Kumitat Konġunt għandu jaħdem fuq bażi kontinwa bi kwalunkwe mezz ta’ komunikazzjoni, b’mod partikolari permezz tal-iskambju tal-posta elettronika.

(1)   F’perjodu raġonevoli ta’ żmien qabel kull laqgħa, l-Unjoni u l-Gżejjer Faeroe għandhom jinfurmaw lil xulxin permezz tas-Segretarjat dwar il-kompożizzjoni maħsuba tad-delegazzjonijiet rispettivi tagħhom u għandhom jispeċifikaw l-isem u l-funzjoni ta’ kull membru tad-delegazzjoni.

(2)   Skont kif ikun xieraq u b’kunsens reċiproku, il-kopresidenti jistgħu jistiednu esperti (jiġifieri uffiċjali mhux governattivi), biex jattendu l-laqgħat tal-Kumitat Konġunt sabiex jipprovdu informazzjoni dwar suġġett speċifiku u għall-partijiet tal-laqgħa li fihom jiġu diskussi tali suġġetti speċifiċi.

(3)   Ir-rappreżentant tal-Parti li torganizza u tospita l-laqgħa, wara li tkun kisbet l-approvazzjoni tal-Parti l-oħra, tiffissa d-data u l-post tal-laqgħa.

(1)   L-Unjoni u l-Gżejjer Faeroe għandhom jibagħtu l-korrispondenza tagħhom indirizzata lill-Kumitat Konġunt permezz tas-Segretarjat. Tali korrispondenza tista’ tintbagħat fi kwalunkwe forma ta’ komunikazzjoni bil-miktub, inkluż permezz tal-posta elettronika.

(2)   Is-Segretarjat għandu jiżgura li l-korrispondenza indirizzata lill-Kumitat Konġunt tintbagħat lill-kopresidenti u tiġi ċċirkolata, fejn xieraq, f’konformità mar-Regola 6.

(3)   Il-korrispondenza kollha mill-kopresidenti, jew indirizzata direttament lilhom, għandha tintbagħat lis-Segretarjat u skont kif ikun xieraq, għandha tiġi ċċirkolata f’konformità mar-Regola 6.

(1)   Għal kull laqgħa, għandu jitfassal abbozz tal-aġenda proviżorja mis-Segretarjat. Għal dak l-għan, mill-inqas erba’ ġimgħat qabel id-data tal-laqgħa, l-uffiċjal li jaġixxi bħala l-membru tas-Segretarjat tal-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa għandu jħejji l-ewwel abbozz ta’ aġenda proviżorja flimkien mad-dokumenti relatati ma’ kull punt li jidher fuqu u jibgħathom għall-kummenti lill-membru tas-Segretarjat tal-Parti l-oħra. Ladarba jitħejja mis-Segretarjat, l-abbozz tal-aġenda proviżorja, flimkien ma’ kull dokument rilevanti, għandu jintbagħat lill-kopresidenti għall-approvazzjoni sa mhux aktar tard minn 10 ijiem qabel id-data tal-laqgħa.

(2)   L-aġenda proviżorja għandha tinkludi dawk il-punti, li jkunu ntalbu mill-Partijiet. Kull tali talba, flimkien ma’ kwalunkwe dokument rilevanti, għandha tintbagħat lis-Segretarjat sa mhux aktar tard minn 15-il jum qabel id-data li fiha tkun ser tibda l-laqgħa.

(3)   F’każijiet eċċezzjonali, il-kopresidenti jistgħu jaqblu li jnaqqsu l-perjodi previsti fil-paragrafi 1 u 2 hawn fuq.

(4)   Fil-bidu ta’ kull laqgħa, il-Kumitat Konġunt għandu jadotta l-aġenda tiegħu.

(5)   Jistgħu jiżdiedu xi punti li ma jkunux jidhru fl-abbozz tal-aġenda, u xi punti oħra tal-abbozz tal-aġenda jistgħu jitħassru, jiġu differiti jew emendati fil-laqgħa, sakemm iż-żewġ Partijiet jaqblu.

(1)   Il-laqgħat tal-Kumitat Konġunt ma għandhomx ikunu pubbliċi, sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor mill-kopresidenti.

(2)   Kull Parti tista’ tiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet tal-Kumitat Konġunt fil-Ġurnal Uffiċjali rispettiv tagħha jew online, wara konsultazzjoni minn qabel mal-Parti l-oħra.

(3)   Jekk l-Unjoni jew il-Gżejjer Faeroe jippreżentaw lill-Kumitat Konġunt informazzjoni li tkun kunfidenzjali jew protetta mid-divulgazzjoni skont il-liġijiet u r-regolamenti rilevanti tagħhom, il-Parti l-oħra għandha tittratta dik l-informazzjoni li tkun irċeviet bħala kunfidenzjali.

(4)   Kull Parti għandha tittratta t-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti tal-Kumitat Konġunt f’konformità mal-liġijiet u r-regolamenti rilevanti tagħha.

(5)   Jekk il-Kummissjoni Ewropea tippreżenta lill-Kumitat Konġunt informazzjoni li tkun kunfidenzjali jew protetta mid-divulgazzjoni skont il-leġiżlazzjoni rilevanti tagħha dwar is-sigurtà tal-informazzjoni (1), il-Gżejjer Faeroe għandhom jiżguraw livell komparabbli ta’ kunfidenzjalità u protezzjoni għall-informazzjoni riċevuta. Jekk il-Gżejjer Faeroe jippreżentaw lill-Kumitat Konġunt informazzjoni li hija kunfidenzjali jew protetta mid-divulgazzjoni skont il-liġijiet u r-regolamenti rilevanti tagħhom, il-Kummissjoni Ewropea għandha tittratta l-informazzjoni li tirċievi bħala kunfidenzjali.

(1)   Għandhom jittieħdu l-minuti tal-laqgħat kollha tal-Kumitat Konġunt.

(2)   L-abbozz tal-minuti ta’ kull laqgħa għandu jitfassal mill-uffiċjal li jaġixxi bħala membru tas-Segretarjat tal-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa, fi żmien 15-il jum wara li tintemm il-laqgħa, sakemm ma jkunx deċiż mod ieħor mill-kopresidenti. L-abbozz tal-minuti għandu jintbagħat għall-kummenti lill-membru tas-Segretarjat tal-Parti l-oħra. Dan tal-aħħar jista’ jippreżenta kummenti fi żmien 30 jum mid-data li fiha jirċievi l-abbozz tal-minuti.

(3)   Il-minuti għandhom jagħmlu sinteżi ta’ kull punt fl-aġenda, li meta jkun applikabbli tispeċifika:

Il-minuti għandhom jinkludu lista ta’ attendenza bl-ismijiet, it-titoli u l-kapaċità tal-parteċipanti kollha tal-laqgħa.

(4)   Il-minuti għandhom jiġu approvati u ffirmati mill-kopresidenti fi żmien xahrejn wara l-laqgħa jew sa kwalunkwe data oħra deċiża mill-kopresidenti. Il-kopresidenti jistgħu jaqblu li l-iffirmar u l-iskambju ta’ kopji elettroniċi jissodisfaw dan l-aħħar rekwiżit. Il-verżjoni awtentika tal-minuti għandha tinżamm fil-fajls ta’ kull Parti.

(5)   Fi żmien jumejn ta’ xogħol wara l-laqgħa tal-Kumitat Konġunt, is-Segretarjat tal-Kumitat Konġunt għandu jħejji wkoll sinteżi tal-minuti għall-approvazzjoni mill-kopresidenti malajr kemm jista’ jkun. Ladarba l-kopresidenti tal-Kumitat Konġunt ikunu approvaw it-test tas-sinteżi, il-Partijiet jistgħu jippubblikaw is-sinteżi tal-minuti.

(1)   Skont kif ikun previst mill-Artikolu 14 tal-Ftehim, il-Kumitat Konġunt għandu jieħu deċiżjonijiet b’kunsens. Is-Segretarjat għandu jirreġistra kull deċiżjoni b’numru tas-serje u b’referenza għad-data tal-adozzjoni tagħhom.

(2)   Il-Kumitat Konġunt jista’ jieħu deċiżjonijiet bi proċedura bil-miktub permezz ta’ skambju ta’ noti bejn il-kopresidenti jekk il-Partijiet għall-Ftehim jaqblu li jsir hekk. It-test ta’ abbozz ta’ deċiżjoni għandu jiġi ppreżentat bil-miktub minn kopresident wieħed lill-kopresident l-ieħor bil-lingwa uffiċjali tal-Kumitat Konġunt, f’konformità mal-Artikolu 14. Il-parti l-oħra għandu jkollha xahar, jew kwalunkwe perjodu itwal ta’ żmien speċifikat mill-Parti li qed tagħmel il-proposta, biex tesprimi l-qbil tagħha dwar l-abbozz tad-deċiżjoni. Meta l-Parti l-oħra ma tesprimix il-qbil tagħha, id-deċiżjoni proposta għandha tiġi diskussa u tista’ tiġi adottata fil-laqgħa li jmiss tal-Kumitat Konġunt. L-abbozz tad-deċiżjoni għandu jitqies bħala adottat ladarba l-Parti l-oħra tesprimi l-qbil tagħha u għandu jiġi rreġistrat fil-minuti tal-laqgħa li jmiss tal-Kumitat Konġunt.

(3)   Kull deċiżjoni għandha tiġi awtentikata mill-kopresidenti tal-Kumitat Konġunt. Il-kopresidenti jistgħu jaqblu li l-iffirmar u l-iskambju ta’ kopji elettroniċi jissodisfaw ir-rekwiżit għall-iffirmar.

(4)   Id-deċiżjonijiet adottati mill-Kumitat Konġunt għandhom jispeċifikaw id-data li fiha jsiru effettivi.

(1)   F’konformità mal-Artikolu 14(4) tal-Ftehim, il-Kumitat Konġunt jista’ jiddeċiedi li jistabbilixxi jew ixolji grupp ta’ ħidma/korp konsultattiv fil-livell tal-esperti. Il-Kumitat Konġunt għandu jiddetermina l-kompożizzjoni u d-dmirijiet ta’ kull grupp ta’ ħidma/korp konsultattiv u jista’ jemendahom kif meħtieġ.

(2)   Il-grupp ta’ ħidma/il-korp konsultattiv għandu jikkontribwixxi għall-ħidma tal-Kumitat Konġunt u jassistih fit-twettiq tal-kompiti tiegħu, inkluż — jekk ikun hekk inkarigat mill-Kumitat Konġunt — billi jħejji rapporti jew abbozzi ta’ deċiżjonijiet għall-approvazzjoni tal-Kumitat Konġunt.

(3)   Il-grupp ta’ ħidma/il-korp konsultattiv għandu jiltaqa’ kif meħtieġ għat-twettiq tal-kompiti tiegħu u għandu jirrapporta lill-Kumitat Konġunt.

(4)   L-istabbiliment u l-funzjonament ta’ grupp ta’ ħidma/konsultattiv ma għandhomx jipprevjenu lill-Partijiet milli jressqu kwalunkwe kwistjoni direttament quddiem il-Kumitat Konġunt.

(5)   Ir-Regoli ta’ Proċedura tal-Kumitat Konġunt għandhom japplikaw mutatis mutandis għall-gruppi ta’ ħidma/korpi konsultattivi stabbiliti mill-Kumitat Konġunt.

(1)   Il-lingwa uffiċjali u ta’ ħidma tal-Kumitat Konġunt għandha tkun l-Ingliż.

(2)   Id-deliberazzjonijiet tal-Kumitat Konġunt għandhom isiru bl-Ingliż. L-aġenda tal-laqgħa, id-dokumenti ppreżentati lill-Kumitat Konġunt u l-minuti tal-laqgħa għandhom jiġu abbozzati bl-Ingliż.

(3)   Il-Kumitat Konġunt għandu jadotta d-Deċiżjonijiet tiegħu bl-Ingliż.