1.   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli relatati mal-kundizzjonijiet li taħthom l-Eurofound tista’ tirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet stabbiliti fl-Artikoli 14 sa 21, 35 u 36, kif ukoll l-Artikolu 4 tar-Regolament (UE) 2018/1725 fil-kuntest tal-proċeduri stipulati fil-paragrafu 2 f’konformità mal-Artikolu 25 ta’ dak ir-Regolament.

2.   Fi ħdan il-qafas tal-funzjoni amministrattiva tal-Eurofound, din id-Deċiżjoni tapplika għall-operazzjonijiet tal-ipproċessar mwettqa mill-Eurofound għall-iskop tat-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinarji, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF, l-ipproċessar ta’ każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, l-implimentazzjoni ta’ proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju, l-ipproċessar ta’ lmenti interni u estern, it-twettiq ta’ awditi interni, investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE) u l-ġestjoni ta’ talbiet minn membri tal-persunal għal aċċess għall-fajls mediċi tagħhom.

3.   Il-kategoriji ta’ data kkonċernati huma hard data (data‘oġġettiva’ bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjonijiet elettroniċi u data dwar it-traffiku) u/jew soft data (data‘suġġettiva’ relatata mal-każ bħal data dwar ir-raġunament, data komportamentali, valutazzjonijiet, data relatata mal-prestazzjoni u l-imġiba u data relatata ma’ jew imressqa b’konnessjoni mas-suġġett tal-proċedura jew l-attività).

4.   Fejn l-Eurofound twettaq id-dmirijiet tagħha fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġett tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tqis jekk xi waħda mill-eżenzjonijiet stabbiliti f’dak ir-Regolament tapplikax.

5.   Soġġett għall-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, ir-restrizzjonijiet jistgħu japplikaw għad-drittijiet li ġejjin: id-dritt ta’ informazzjoni li għandha tiġi pprovduta lis-suġġett tad-data, id-dritt ta’ aċċess mis-suġġett tad-data, id-drittijiet tas-suġġett tad-data għar-rettifika, t-tħassir u r-restrizzjoni tal-ipproċessar u d-drittijiet għall-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data u l-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi.

1.   L-Eurofound ser tistabbilixxi is-salvagwardji li ġejjin sabiex tipprevjeni abbuż jew aċċess jew trasferiment illegali:

2.   Il-kontrollur tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar huwa l-Eurofound, irrappreżentata mid-Direttur Eżekuttiv tagħha, li jista’ jiddelega l-funzjoni tal-kontrollur. Is-suġġetti tad-data għandhom jiġu infurmati dwar il-kontrollur iddelegat permezz ta’ avviżi dwar il-protezzjoni tad-data jew ta’ rekords ippubblikati fuq is-sit web u l-intranet tal-Eurofound.

3.   Il-perjodu ta’ żamma tad-data personali msemmi fl-Artikolu 1(3) ta’ din id-Deċiżjoni ma għandux ikun itwal milli meħtieġ u xieraq għall-finijiet li għalihom tiġi pproċessata d-data. Fi kwalunkwe każ, dan ma għandux ikun itwal mill-perjodu ta’ żamma speċifikat fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data jew fir-rekords imsemmija fl-Artikolu 3(3) ta’ din id-Deċiżjoni.

4.   Fejn l-Eurofound tqis li tapplika restrizzjoni, ir-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data għandhom jitqabblu, b’mod partikolari, mar-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra u mar-riskju li tiddgħajjef l-effettività tal-investigazzjonijiet jew il-proċeduri tal-Eurofound, b’mod partikolari billi tinqered xi evidenza. Ir-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data jikkonċernaw primarjament ir-riskji għar-reputazzjoni u r-riskji għad-dritt tad-difiża u d-dritt li jiġi mismugħ, iżda mhumiex limitati għalihom.

1.   Kwalunkwe restrizzjoni ser tiġi applikata biss mill-Eurofound abbażi ta’ raġuni waħda jew aktar elenkati fil-punti (a) sa (i) tal-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725. B’mod partikolari, fil-kuntest tal-finijiet tal-ipproċessar tad-data personali indikata fl-Artikolu 1(2) ta’ din id-Deċiżjoni, ir-restrizzjonijiet jistgħu jkunu bbażati fuq ir-raġunijiet li ġejjin:

2.   Bħala applikazzjoni speċifika tal-iskopijiet deskritti fil-paragrafu 1 hawn fuq, l-Eurofound tista’ tapplika restrizzjonijiet fuq id-drittijiet imsemmija fl-Artikolu 1(5) ta’ din id-Deċiżjoni fiċ-ċirkustanzi li ġejjin:

Qabel tapplika restrizzjonijiet fiċ-ċirkostanzi msemmija fil-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu, l-Eurofound għandha tikkonsulta l-istituzzjoni, il-korp, l-uffiċju jew l-aġenzija jew l-awtorità kompetenti rilevanti tal-Unjoni, ta’ Stat Membru sakemm ma jkunx ċar għall-Eurofound li l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni tkun prevista minn wieħed mill-atti msemmija f’dawk il-punti.

3.   L-Eurofound għandha tinkludi fl-avviżi jew rekords dwar il-protezzjoni tad-data skont it-tifsira tal-Artikolu 31 tar-Regolament (UE) 2018/1725, ippubblikati fuq is-sit web u fuq l-intranet tagħha, fejn tinforma lis-suġġetti tad-data dwar id-drittijiet tagħhom fil-qafas ta’ proċedura partikolari, informazzjoni relatata mar-restrizzjoni potenzjali ta’ dawn id-drittijiet. L-informazzjoni għandha tindika liema drittijiet jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet u d-durata potenzjali.

Mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 5(2), l-Eurofound, fejn proporzjonali, għandha tinforma individwalment ukoll lis-suġġetti tad-data kollha, li jitqiesu bħala persuni kkonċernati fl-operazzjoni tal-ipproċessar speċifika, dwar id-drittijiet tagħhom rigward restrizzjonijiet preżenti jew fil-futur, u dan mingħajr dewmien żejjed u bil-miktub.

4.   Kwalunkwe restrizzjoni għandha tkun neċessarja u proporzjonali, filwaqt li jitqiesu r-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data u tiġi rrispettata l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali f’soċjetà demokratika.

5.   Jekk titqies l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni, għandu jitwettaq test tan-neċessità u tal-proporzjonalità fuq il-bażi tar-regoli preżenti. Dan għandu jiġi ddokumentat każ b’każ permezz ta’ nota ta’ valutazzjoni interna għall-finijiet ta’ responsabbiltà.

6.   Ir-restrizzjonijiet għandhom jitneħħew hekk kif iċ-ċirkustanzi li jiġġustifikawhom ma jibqgħux japplikaw, b’mod partikolari, fejn ikun meqjus li l-eżerċitar tad-dritt ristrett ma jibqax iħassar l-effett tar-restrizzjoni imposta jew jaffettwa b’mod negattiv id-drittijiet jew il-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra.

1.   L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Eurofound (‘l-UPD’) ser jiġi infurmat mingħajr dewmien żejjed kull meta l-kontrullur jirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data, jew jestendi r-restrizzjoni, f’konformità ma’ din id-Deċiżjoni. Il-kontrollur għandu jipprovdi lill-UPD bl-aċċess għar-rekord li jinkludi l-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni, u jiddokumenta fir-rekord id-data li fiha jinforma lill-UPD. L-UPD ser jiġi involut matul il-proċedura kollha sakemm ir-restrizzjoni titneħħa.

2.   L-UPD jista’ jitlob bil-miktub li l-kontrollur jirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet. Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami mitlub.

3.   Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD meta tkun tneħħiet ir-restrizzjoni.

1.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u skont il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt għall-informazzjoni li għandu jiġi pprovdut lis-suġġett tad-data jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin:

2.   Fejn l-Eurofound tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, id-dritt għall-informazzjoni li għandu jiġi pprovdut lis-suġġetti tad-data msemmi fl-Artikoli 14 sa 16 tar-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni, il-bażi/bażijiet ġuridika/ġuridiċi f’konformità mal-Artikolu 3 ta’ din id-Deċiżjoni, inkluża valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni.

Ir-rekord u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jinkludu l-elementi fattwali u legali

sottostanti għandhom jiġu rreġistrati. Dawn għandhom jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.

3.   Ir-restrizzjoni msemmija fil-paragrafu 2 għandha tkompli tapplika dment li jibqgħu applikabbli r-raġunijiet li jiġġustifikawha.

Fejn ir-raġunijiet għar-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw, l-Eurofound għandha tipprovdi informazzjoni lis-suġġett tad-data dwar ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni. Fl-istess ħin, l-Eurofound għandha tinforma lis-suġġett tad-data dwar id-dritt li jressaq ilment quddiem il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data f’kull ħin, jew li jfittex rimedju ġudizzjarju quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea (il-“Qorti tal-Ġustizzja”).

L-Eurofound għandha tirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjoni kull sitt xhur mill-adozzjoni tagħha u mal-għeluq tal-inkjesta, il-proċedura jew l-investigazzjoni rilevanti. Imbagħad, kull sitt xhur, il-kontrollur għandu jimmonitorja l-ħtieġa li tinżamm kwalunkwe restrizzjoni. It-test tan-neċessità u tal-proporzjonalità msemmi fl-Artikolu 3(5) ser jitwettaq ukoll fil-kuntest ta’ kull rieżami perjodiku, wara valutazzjoni ta’ jekk ir-raġunijiet fattwali u legali għal restrizzjoni għadhomx japplikaw.

1.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u skont il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt ta’ aċċess mis-suġġett tad-data jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn ikun neċessarju u proporzjonali:

Fejn is-suġġetti tad-data jitolbu aċċess għad-data personali tagħhom ipproċessata fil-kuntest ta’ każ speċifiku wieħed jew aktar, jew għal operazzjoni tal-ipproċessar partikolari, f’konformità mal-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-Eurofound għandha tillimita l-valutazzjoni tagħha tat-talba għal tali data personali biss.

2.   Fejn l-Eurofound tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, id-dritt ta’ aċċess imsemmi fl-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tieħu l-passi li ġejjin:

Ir-restrizzjonijiet imposti fuq id-dritt ta’ aċċess ta’ membri tal-persunal għall-fajls mediċi tagħhom ser tikkonċerna biss talbiet għal aċċess dirett minn membri tal-persunal għal data medika ta’ natura psikoloġika jew psikjatrika fejn valutazzjoni magħmula fuq bażi ta’ każ b’każ tiżvela li aċċess indirett huwa neċessarju għall-protezzjoni tas-suġġett tad-data. Aċċess għal tali data ser jingħata permezz ta’ tabib maħtur mis-suġġett tad-data kkonċernat. It-tabib tal-għażla tas-suġġett tad-data ser jingħata aċċess għall-informazzjoni u s-setgħa diskrezzjonali kollha biex jiddeċiedi kif u liema aċċess jiġi pprovdut lis-suġġett tad-data.

Il-forniment ta’ informazzjoni msemmi fil-punt (a) jista’ jiġi differit, jitħalla barra jew jiġi miċħud, jekk dan iħassar l-effett tar-restrizzjoni f’konformità mal-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725.

L-Eurofound għandha tirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjoni kull sitt xhur mill-adozzjoni tagħha u mal-għeluq tal-inkjesta, il-proċedura jew l-investigazzjoni rilevanti. Imbagħad, kull sitt xhur, il-kontrollur għandu jimmonitorja l-ħtieġa li tinżamm kwalunkwe restrizzjoni. It-test tan-neċessità u tal-proporzjonalità msemmi fl-Artikolu 3(5) ser jitwettaq ukoll fil-kuntest ta’ kull rieżami perjodiku, wara valutazzjoni ta’ jekk ir-raġunijiet fattwali u legali għal restrizzjoni għadhomx japplikaw.

3.   Għandhom jiġu rreġistrati r-rekord u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jinkludu l-elementi fattwali u legali sottostanti. Dawn għandhom jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.

1.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u skont il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-drittijiet tas-suġġett tad-data għal rettifika, tħassir u restrizzjoni ta’ pproċessar jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn ikun neċessarju u xieraq:

2.   Fejn l-Eurofound tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, l-applikazzjoni tad-drittijiet tas-suġġett tad-data għal rettifika, tħassir u restrizzjoni tal-ipproċessar imsemmi fl-Artikoli 18, 19(1) u 20(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725 rispettivament, hija għandha tieħu l-passi stipulati fl-Artikolu 6(2) ta’ din id-Deċiżjoni u tirreġistra r-rekord f’konformità mal-Artikolu 6(3) tagħha.

1.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt għal komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn ikun neċessarju u xieraq:

2.   F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt ta’ kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn ikun neċessarju u xieraq:

3.   Fejn l-Eurofound tirrestrinġi d-dritt għal komunikazzjoni ta’ ksur tad-data personali lis-suġġett tad-data jew kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi msemmija fl-Artikoli 35 u 36 tar-Regolament (UE) 2018/1725 rispettivament, hija għandha tirrekordja u tirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni f’konformità mal-Artikolu 5(2) ta’ din id-Deċiżjoni. Għandu japplika wkoll l-Artikolu 5(3) ta’ din id-Deċiżjoni.