1.   Il-President għandu jeżerċita l-funzjonijiet tiegħu f'isem il-Kulleġġ. Minbarra l-funzjonijiet previsti fl-Artikolu 11(2) tar-Regolament dwar il-Eurojust, il-President għandu:

2.   Il-Viċi Presidenti għandhom jeżerċitaw il-funzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 11(2) tar-Regolament dwar il-Eurojust u fil-paragrafu 1 ta' dan l-artikolu li l-President jafdalhom. Huma għandhom jissostitwixxu lill-President jekk dan ma jkunx jista' jwettaq dmirijietu f'konformità mal-Artikolu 11(3) tar-Regolament dwar il-Eurojust u l-Artikolu 2(2) ta' dawn ir-regoli ta' proċedura.

1.   F'konformità mal-Artikolu 11(1) tar-Regolament dwar il-Eurojust, il-Kulleġġ għandu jeleġġi President minn fost il-membri nazzjonali b'maġġoranza ta' żewġ terzi tal-membri tiegħu.

2.   Il-President għandu jsejjaħ elezzjoni xahar qabel it-tmiem tal-mandat tiegħu. Jekk il-kariga tal-President issir vakanti qabel it-tmiem tat-terminu stipulat ta' erba' snin, il-Viċi President li f'dak iż-żmien ikun ilu l-aktar fis-servizz fil-Eurojust għandu immedjatament isejjaħ laqgħa tal-Kulleġġ għall-elezzjoni tal-President li għandha ssir fi żmien xahar minn meta l-pożizzjoni tkun saret vakanti. Matul il-perijodu interim, il-Viċi President li f'dak iż-żmien ikun ilu l-aktar fis-servizz, jew li jkun l-akbar fl-età f'każ ta' tul indaqs fis-, għandu jissostitwixxi lill-President.

3.   Il-President jew il-Viċi President, meta jsejjaħ il-laqgħa għall-elezzjoni tal-President, għandu jiftaħ uffiċjalment il-perijodu għall-preżentazzjoni ta' kandidaturi. Il-membri nazzjonali li jkunu jixtiequ jiġu eletti għandhom jippreżentaw il-kandidatura tagħhom bil-miktub lill-kap tas-Segretarjat tal-Governanza, flimkien ma' ittra ta' motivazzjoni, tal-inqas għaxart ijiem ta' xogħol qabel il-laqgħa li fiha tkun ser issir l-elezzjoni u sa 12:00 CET. Malli jirċievi kandidatura, il-kap tas-Segretarjat tal-Governanza għandu jinforma lill-Kulleġġ bl-isem tal-kandidat. Wara l-iskadenza, il-kap tas-Segretarjat tal-Governanza għandu jqassam l-ittri ta' motivazzjoni lill-Kulleġġ. Fil-laqgħa tal-Kulleġġ minnufih qabel il-laqgħa li fiha tkun ser issir l-elezzjoni, il-kandidati għandhom jippreżentaw il-kandidaturi tagħhom lill-Kulleġġ.

4.   L-elezzjoni għandha tkun ippreseduta mill-President jew mill-Viċi President jekk dan ma jkunx kandidat għall-elezzjoni, jew mill-membru nazzjonali li f'dak iż-żmien ikun ilu l-aktar fis-servizz fil-Eurojust jew mill-membru nazzjonali li jkun l-akbar fl-età fil-każ ta' tul ta' servizz indaqs fil-Eurojust jekk dawn ma jkunux kandidati għall-elezzjoni.

5.   Id-Direttur Amministrattiv u l-kap tas-Segretarjat tal-Governanza jattendu l-elezzjoni. Rappreżentanti tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill jistgħu jattendu bħala osservaturi.

6.   Il-persuna li tippresiedi l-elezzjoni għandha tivverifika l-quorum fil-bidu tal-laqgħa. Jekk membru nazzjonali ma jkunx jista' jattendi l-elezzjoni, dan jista' jkun irrappreżentat jew jagħti prokura f'konformità mal-Artikolu 6(3) u (4) ta' dawn ir-regoli ta' proċedura.

7.   L-elezzjoni għandha ssir b'vot sigriet. Id-Direttur Amministrattiv għandu jsejjaħ lill-membri tal-Kulleġġ jew lir-rappreżentanti tagħhom, wieħed wieħed skont il-lista tal-ordni tal-protokoll tal-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea (minn hawn 'il quddiem imsejħa l-"Lista tal-Protokoll tal-UE"), biex jitfgħu l-voti tagħhom. Ir-rappreżentant tal-Kummissjoni Ewropea għandu jkun l-aħħar wieħed li jivvota. Ladarba l-membri kollha tal-Kulleġġ jew ir-rappreżentanti tagħhom jkunu tefgħu l-vot tagħhom, l-uffiċjal tal-elezzjoni għandu jiftaħ il-kaxxa tal-voti u jgħodd il-poloz tal-voti.

8.   Fl-ewwel rawnd, il-kandidat li jikseb maġġoranza ta' żewġ terzi tal-membri tal-Kulleġġ ikun meqjus elett. Jekk l-ebda kandidat ma jikseb maġġoranza ta' żewġ terzi, għandu jsir minnufih it-tieni rawnd bejn iż-żewġ kandidati li jkunu rċevew l-aktar voti fl-ewwel rawnd. Fejn tliet kandidati jew aktar ikunu kisbu l-istess l-ogħla għadd ta' voti, dawk il-kandidati kollha għandhom imorru għat-tieni rawnd. Meta żewġ kandidati jew aktar ikunu kollha kisbu t-tieni l-ogħla għadd ta' voti, dawk il-kandidati kollha u l-kandidat li jkun irċieva l-ogħla għadd ta' voti għandhom jgħaddu għat-tieni rawnd.

9.   Fit-tieni rawnd, kandidat li jikseb maġġoranza ta' żewġ terzi tal-membri tal-Kulleġġ ikun meqjus elett. Jekk l-ebda kandidat ma jikseb maġġoranza ta' żewġ terzi, għandu minnufih isir it-tielet rawnd skont l-istess regoli tal-paragrafu 8 ta' dan l-artikolu.

10.   Fit-tielet rawnd, kandidat li jikseb maġġoranza ta' żewġ terzi tal-membri tal-Kulleġġ ikun meqjus elett. Jekk l-ebda kandidat ma jikseb maġġoranza ta' żewġ terzi, għandu jitnieda minnufih proċess elettorali ġdid. Sadanittant, l-eks President jew Viċi President skont il-kondizzjonijiet tal-paragrafu 2 ta' dan l-artikolu għandu jkompli jeżerċita l-funzjonijiet tal-President sakemm jinħatar suċċessur.

11.   Id-Direttur Amministrattiv għandu jħabbar ir-riżultati tal-elezzjoni. L-eżitu tal-proċedimenti għandu jiġi ffirmat mill-persuna li tippresiedi l-elezzjoni, mid-Direttur Amministrattiv, mill-kap tas-Segretarjat tal-Governanza u mill-osservaturi. L-eżitu tal-proċedimenti għandu jirrifletti l-għadd ta' membri tal-Kulleġġ preżenti jew irrappreżentati, l-għadd ta' voti, l-għadd ta' voti validi, invalidi u vojta, ir-riżultati tal-voti mitfugħin f'kull rawnd u għal kull kandidat f'ordni alfabetiku tal-kunjomijiet tagħhom, u r-riżultat finali.

12.   Ir-riżultati tal-elezzjoni tal-President tal-Eurojust għandhom jiġu kkomunikati lill-Parlament Ewropew, lill-Kunsill, lill-Kummissjoni Ewropea u lill-Istati Membri.

1.   F'konformità mal-Artikolu 11(1) tar-Regolament dwar il-Eurojust, il-Kulleġġ għandu jeleġġi żewġ Viċi Presidenti minn fost il-membri nazzjonali b'maġġoranza ta' żewġ terzi tal-membri tiegħu.

2.   Il-President għandu jsejjaħ elezzjoni xahar qabel tmiem il-mandat ta' Viċi President. Jekk il-kariga ta' Viċi President issir vakanti qabel tmiem il-mandat stipulat ta' erba' snin, il-President għandu minnufih isejjaħ laqgħa tal-Kulleġġ għall-elezzjoni ta' Viċi President li għandha ssir fi żmien xahar mill-jum li fih il-pożizzjoni tkun saret vakanti. Il-Viċi President ma għandux jiġi sostitwit matul il-perijodu interim.

3.   Il-proċedura għall-elezzjoni tal-President fl-Artikolu 2(3) sa (12) ta' dawn ir-regoli ta' proċedura għandha tapplika mutatis mutandis għall-elezzjoni tal-Viċi Presidenti mingħajr preġudizzju għall-paragrafu 4 ta' dan l-artikolu.

4.   Jekk l-ebda kandidat ma jikseb maġġoranza ta' żewġ terzi tal-membri tal-Kulleġġ fit-tieni rawnd, għandu ssir minnufih it-tielet rawnd biex jiġi elett b'maġġoranza sempliċi l-kandidat bl-akbar għadd ta' voti. F'każ ta' voti indaqs fit-tielet rawnd, jitqies elett il-kandidat li jkun ilu l-aktar fis-servizz fil-Eurojust. F'każ ta' perijodi mhux kontinwi ta' servizz fil-Eurojust, il-Kulleġġ għandu jikkunsidra biss il-perijodu ta' servizz eżattament qabel l-elezzjoni.

1.   F'konformità mal-Artikolu 11(6) tar-Regolament dwar il-Eurojust, jekk il-President jew il-Viċi President ma jibqax jissodisfa l-kondizzjonijiet meħtieġa għall-qadi ta' dmirijietu, huwa jista' jitneħħa mill-Kulleġġ li jaġixxi fuq proposta ta' terz tal-membri tiegħu. Id-deċiżjoni għandha tittieħed b'vot sigriet. Id-deċiżjoni għandha tiġi adottata abbażi ta' maġġoranza ta' żewġ terzi tal-membri tal-Kulleġġ, bl-esklużjoni tal-President jew tal-Viċi President ikkonċernat.

2.   Il-President jew il-Viċi President ikkonċernat għandu jirċievi kopja tat-talba għat-tneħħija u għandu jidher quddiem il-Kulleġġ qabel ma dan jiddeċiedi dwar it-tneħħija.

3.   Jekk il-Kulleġġ jiddeċiedi li jitneħħa l-President jew ta' Viċi President, għandha minnufih tissejjaħ elezzjoni f'konformità mal-Artikolu 2 jew 3 ta' dawn ir-regoli ta' proċedura.

4.   Il-Parlament Ewropew, il-Kunsill, il-Kummissjoni Ewropea u l-Istati Membri għandhom jiġu informati bit-tneħħija ta' President jew ta' Viċi President tal-Eurojust.

1.   F'konformità mal-Artikolu 13(2) tar-Regolament dwar il-Eurojust, il-Kulleġġ għandu jkollu tal-inqas laqgħa waħda fix-xahar. Il-ħin u l-post tal-laqgħat tal-Kulleġġ għandhom ikunu s-suġġett ta' deċiżjoni annwali tal-Kulleġġ li permezz tagħha jiġi adottat kalendarju tal-laqgħat. Meta ċ-ċirkostanzi jkunu jeħtieġu dan, u dment li l-maġġoranza tal-membri tal-Kulleġġ ma joġġezzjonawx, il-President jista' jibdel id-data jew il-ħin li fih jibdew il-laqgħat u jinnotifika lill-Kulleġġ b'dan. Il-Kulleġġ għandu jkollu laqgħat addizzjonali fuq l-inizjattiva tal-President, fuq it-talba tal-Kummissjoni Ewropea biex jiddiskuti l-kompiti amministrattivi tal-Kulleġġ, jew fuq it-talba ta' mill-inqas terz tal-membri tiegħu.

2.   Il-laqgħat tal-Kulleġġ għandhom isiru fis-sede tal-Eurojust. Il-Kulleġġ jista', b'mod eċċezzjonali, jiddeċiedi li jiltaqa' f'post ieħor, jekk dan ikun debitament iġġustifikat, fuq il-proposta tal-President.

3.   Fin-nuqqas tal-President u tal-Viċi Presidenti, il-membru nazzjonali li f'dak iż-żmien ikun ilu l-aktar fis-servizz fil-Eurojust għandu jippresiedi l-laqgħat tal-Kulleġġ.

4.   Il-laqgħat tal-Kulleġġ ma għandhomx ikunu pubbliċi u d-diskussjonijiet għandhom jibqgħu kunfidenzjali. Il-Kulleġġ jista' jiddeċiedi li jiltaqa' f'sessjoni li fiha l-attendenza tista' tkun ristretta.

5.   Rigward l-attendenza ta' dawk li mhumiex membri tal-Kulleġġ fil-laqgħat tal-Kulleġġ:

6.   Il-President għandu jħejji l-aġenda proviżorja għal kull laqgħa tal-Kulleġġ. L-aġenda proviżorja għandha tinkludi l-punti mitluba mill-membri tal-Kulleġġ u l-punti li l-President, il-Bord Eżekuttiv jew id-Direttur Amministrattiv iqisu xierqa.

7.   Is-Segretarjat tal-Governanza għandu jibgħat l-aġenda proviżorja flimkien mad-dokumenti rilevanti lill-membri tal-Kulleġġ tal-inqas ħames jiem ta' xogħol qabel il-laqgħa. Meta tissejjaħ laqgħa addizzjonali, l-aġenda proviżorja tista' tintbagħat erbgħa u għoxrin siegħa qabel il-laqgħa. Fl-aġenda proviżorja għandhom jiġu inklużi biss il-punti li għalihom ikunu ġew provduti d-dokumenti rilevanti, għal deċiżjoni. Il-President jista' jinkludi limiti ta' żmien indikattivi għad-diskussjoni ta' kull punt fuq l-aġenda u jirrestrinġi l-għadd ta' interventi u l-ħin għad-diskorsi.

8.   Fil-bidu ta' kull laqgħa, il-Kulleġġ għandu japprova l-aġenda. Kwistjonijiet urġenti u punti li ma jidhrux fuq l-aġenda proviżorja jistgħu jiġu diskussi u deċiżi bil-qbil tal-membri tal-Kulleġġ. Il-Kulleġġ jista' jiddeċiedi wkoll dwar l-użu ta' proċeduri bil-miktub jew proċeduri ta' konsultazzjoni preparatorja skont l-Artikoli 7 u 8 ta' dawn ir-regoli ta' proċedura.

9.   Il-President għandu jinforma lill-Kulleġġ bi kwalunkwe kwistjoni li tkun ta' interess għalih f'konformità mal-Artikolu 11(2)(b) tar-Regolament dwar il-Eurojust. Is-Segretarjat tal-Governanza jista' jqassam l-informazzjoni lill-membri tal-Kulleġġ bil-miktub. Fuq it-talba ta' membru tal-Kulleġġ, għandu jiġi inkluż punt ta' informazzjoni fl-aġenda tal-Kulleġġ biex jiġi kkunsidrat.

10.   Il-membri tal-Kulleġġ jistgħu jistaqsu mistoqsijiet ta' interess ġenerali lid-Direttur Amministrattiv fil-qasam tar-responsabbiltà tiegħu. Id-Direttur Amministrattiv għandu jipprovdi tweġiba fl-ewwel laqgħa possibbli tal-Kulleġġ wara li jirċievi l-mistoqsija/mistoqsijiet.

1.   Jenħtieġ li jkunu preżenti żewġ terzi tal-membri tal-Kulleġġ biex jikkostitwixxu quorum. Fin-nuqqas ta' membru nazzjonali, għandha titqies il-preżenza tal-viċi tiegħu jew ta' assistent li jkollu l-istatus imsemmi fl-Artikolu 7(4) tar-Regolament dwar il-Eurojust biex jiġi ddeterminat il-quorum.

2.   Fejn il-quorum meħtieġ ma jkunx jista' jintlaħaq, il-President għandu jkompli l-laqgħa mingħajr ma jirreġistra deċiżjoni formali. Il-punti rilevanti fuq l-aġenda jistgħu jiġu kkunsidrati fil-laqgħa li jmiss tal-Kulleġġ jew permezz ta' proċedura bil-miktub f'konformità mal-Artikolu 7 ta' dawn ir-regoli ta' proċedura.

3.   Membru nazzjonali li ma jkunx jista' jattendi laqgħa tal-Kulleġġ u ma jkunx irrappreżentat minn viċi jew assistent li jkollu l-istatus imsemmi fl-Artikolu 7(4) tar-Regolament dwar il-Eurojust jista' jagħti vot bi prokura lil membru nazzjonali ieħor biex jivvota f'ismu. Ma jistax ikun hemm aktar minn vot bi prokura wieħed għal kull membru nazzjonali.

4.   Membru nazzjonali li juża vot bi prokura għandu jikkomunika bil-miktub lis-Segretarjat tal-Governanza l-identità tad-detentur tal-prokura, il-punti fuq l-aġenda li għalihom tkun valida l-prokura u kwalunkwe restrizzjoni possibbli fuq il-vot bi prokura. Il-vot bi prokura huwa validu biss għal-laqgħa li għaliha jkun ingħata.

5.   Il-Kulleġġ jista' jiddeċiedi dwar kwistjoni meta l-President iqis li l-kwistjoni tkun ġiet diskussa biżżejjed.

6.   F'konformità mal-Artikolu 14(1) tar-Regolament dwar il-Eurojust, dment li ma jiġix stipulat mod ieħor, u meta ma jkunx jista' jintlaħaq kunsens, il-Kulleġġ għandu jieħu d-deċiżjonijiet tiegħu permezz ta' maġġoranza tal-membri tiegħu.

7.   Il-kunsens jintlaħaq meta l-ebda membru tal-Kulleġġ ma jopponi espressament. Il-Kulleġġ jista' jipproċedi biss biex jivvota meta l-President jirreġistra nuqqas ta' kunsens. Il-maġġoranza tal-membri tal-Kulleġġ huma determinati abbażi tal-kompożizzjoni tal-Kulleġġ kif previst fl-Artikolu 10(1) tar-Regolament dwar il-Eurojust.

8.   F'konformità mal-Artikolu 14(2) tar-Regolament dwar il-Eurojust, kull membru tal-Kulleġġ għandu jkollu vot wieħed. Fin-nuqqas ta' membru bid-dritt ta' vot, il-viċi għandu jkun intitolat li jeżerċita d-dritt tal-vot soġġett għall-kondizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 7(7) tar-Regolament dwar il-Eurojust. Fin-nuqqas tal-viċi, l-assistent għandu jkun ukoll intitolat li jeżerċita d-dritt tal-vot soġġett għall-kondizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 7(7) tar-Regolament dwar il-Eurojust.

9.   Sakemm ma jkunx previst mod ieħor f'dawn ir-regoli ta' proċedura, il-votazzjoni għandha ssir b'turija tal-idejn jew b'sejħa tal-ismijiet jekk il-votazzjoni b'turija tal-idejn tiġi kkontestata. Fuq proposta mill-President jew fuq it-talba ta' terz tal-membri tal-Kulleġġ, il-Kulleġġ jista' jiddeċiedi li jivvota b'vot sigriet. Il-President għandu jirreġistra d-distribuzzjoni tal-voti mitfugħa. Opinjoni ta' minoranza espressa għandha tkun inkluża fil-minuti tal-laqgħa jekk dan jintalab mill-membru rispettiv tal-Kulleġġ.

1.   F'każ ta' urġenza, meta deċiżjoni ma tkunx tista' tiġi posposta u tkun meħtieġa qabel ma l-Kulleġġ ikun jista' jiltaqa', il-President jista' jitlob proċedura bil-miktub. Proċeduri bil-miktub jistgħu jintużaw ukoll għal kwistjonijiet diġà kkunsidrati mill-Kulleġġ f'konformità mal-Artikoli 5(8) u 6(2) ta' dawn ir-regoli ta' proċedura.

2.   Il-President għandu jagħti lill-membri tal-Kulleġġ tal-inqas tlett ijiem ta' xogħol għat-tweġibiet mid-data li fiha l-abbozz ta' deċiżjoni jkun intbagħat elettronikament. F'każijiet eċċezzjonali, il-President jista' jiddeċiedi li jagħti perijodu iqsar.

3.   Proposta għal deċiżjoni li għandha tittieħed bi proċedura bil-miktub ma għandhiex tkun soġġetta għal emendi, u għandha tiġi approvata jew miċħuda fl-intier tagħha. F'każ li ma tasal l-ebda tweġiba fil-perijodu stabbilit, il-membru rispettiv tal-Kulleġġ jitqies li astjena milli jivvota.

4.   Deċiżjoni tiġi adottata meta tal-inqas żewġ terzi tal-membri tal-Kulleġġ ikunu wieġbu bil-miktub u tkun inkisbet il-maġġoranza ta' voti meħtieġa.

5.   F'każijiet fejn il-quorum jew il-maġġoranza ta' voti meħtieġa ma tinkisibx, il-President jista' jerġa' jniedi l-proċedura bil-miktub jew jippreżenta l-kwistjoni fil-laqgħa li jmiss tal-Kulleġġ.

6.   Il-President għandu jistabbilixxi li l-proċedura bil-miktub tkun tlestiet. Għandha tintbagħat notifika dwar dan lill-membri tal-Kulleġġ.

1.   Il-President, meta jqis li jkun xieraq bi tħejjija għal diskussjoni fil-Kulleġġ, jista' jibda proċedura ta' konsultazzjoni preparatorja bl-użu ta' mezzi elettroniċi. Il-membri tal-Kulleġġ għandhom jingħataw l-informazzjoni meħtieġa.

2.   Il-proċeduri ta' konsultazzjoni preparatorja għandhom idumu għal perijodu ta' sebat ijiem ta' xogħol, sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor mill-President għal raġunijiet ta' urġenza. Wara l-iskadenza, l-inizjatur tal-proposta għandu joħroġ dokument rivedut li jirrifletti l-kummenti magħmula mill-membri tal-Kulleġġ biex jiġi analizzat mill-Kulleġġ.

1.   Il-Kulleġġ jista' jistabbilixxi gruppi ta' ħidma biex jipprovdu pariri u għarfien espert lill-Kulleġġ.

2.   Il-mandat, il-kompożizzjoni u l-funzjonament prattiku ta' dawn il-gruppi ta' ħidma ser jiġu ddeterminati b'deċiżjoni ta' implimentazzjoni tal-Kulleġġ.

1.   F'konformità mal-Artikolu 16(4) tar-Regolament dwar il-Eurojust, żewġ membri tal-Kulleġġ minbarra l-President jew il-Viċi Presidenti għandhom jinħatru bħala membri tal-Bord Eżekuttiv fuq sistema ta' rotazzjoni ta' sentejn.

2.   L-ordni tar-rotazzjoni skont liema ż-żewġ membri tal-Kulleġġ għandhom jissejħu biex ikunu membri tal-Bord Eżekuttiv għandha tkun ibbażata fuq il-Lista tal-Protokoll tal-UE. Il-Kulleġġ għandu jtella' bil-polza l-Istat Membru li għandu jkun il-punt tat-tluq għas-sistema ta' rotazzjoni f'dik il-lista.

3.   Ir-rappreżentant tal-ewwel Stat Membru maħtur u dak tal-Istat Membru minnufih warajh fuq il-Lista tal-Protokoll tal-UE għandhom ikunu membri tal-Bord Eżekuttiv għal perijodu ta' sentejn.

4.   Fi tmiem dak il-perijodu ta' sentejn, il-membri nazzjonali miż-żewġ Stati Membri li jkun imiss skont il-Lista tal-Protokoll tal-UE għandhom jinħatru membri tal-Bord Eżekuttiv għall-perijodu ta' sentejn li jkun imiss ħlief fejn it-tali membru nazzjonali jeżerċita l-funzjoni ta' President jew Viċi President, f'liema każ, għandu jinħatar il-membru nazzjonali tal-Istat Membru li jkun imiss fil-Lista tal-Protokoll tal-UE.

5.   Meta l-mandat ta' membru tal-Kulleġġ jintemm qabel ma jkun għamel perijodu ta' sentejn fi ħdan il-Bord Eżekuttiv, il-membru nazzjonali maħtur ġdid tal-istess Stat Membru għandu jinħatar membru tal-Bord Eżekuttiv għall-bqija ta' dak il-perijodu ta' sentejn. Meta l-mandat ta' membru nazzjonali jintemm u ma jkun għadu ġie maħtur l-ebda membru nazzjonali ġdid, il-viċi tiegħu għandu jkun il-membru maħtur tal-Bord Eżekuttiv sakemm jinħatar membru nazzjonali ġdid jew għall-bqija ta' dak il-perijodu ta' sentejn.

6.   L-ebda membru nazzjonali ma għandu jservi żewġ mandati konsekuttivi bħala membru tal-Bord Eżekuttiv, ħlief fil-funzjoni tiegħu ta' President jew Viċi President.

1.   Il-President jippresiedi l-Bord Eżekuttiv f'konformità mal-Artikolu 16(5) tar-Regolament dwar il-Eurojust. F'każ ta' nuqqas jew indisponibbiltà tal-President, il-Bord Eżekuttiv għandu jkun presedut mill-Viċi President li f'dak iż-żmien ikun ilu l-aktar fis-servizz, jew li jkun l-akbar fl-età f'każ ta' tul ta servizz indaqs. Fil-każ ta' nuqqas jew indisponibbiltà tal-Viċi Presidenti, il-Bord Eżekuttiv għandu jkun ippresedut mill-membru nazzjonali li f'dak iż-żmien ikun ilu l-aktar fis-servizz fil-Bord Eżekuttiv. Il-membri tal-Bord Eżekuttiv għandhom, fil-prinċipju, jattendu l-laqgħat personalment. B'mod eċċezzjonali, il-membri tal-Bord Eżekuttiv jistgħu jattendu laqgħa tal-Bord Eżekuttiv permezz ta' vidjokonferenza.

2.   F'konformità mal-Artikolu 16(7) tar-Regolament dwar il-Eurojust, il-Bord Eżekuttiv għandu jiltaqa' tal-inqas darba f'xahar. Jistgħu jiġu organizzati laqgħat addizzjonali fuq l-inizjattiva tal-president jew fuq it-talba tal-Kummissjoni Ewropea jew ta' mill-inqas tnejn mill-membri l-oħra tiegħu. Il-ħin u l-post tal-laqgħat tal-Bord Eżekuttiv għandhom ikunu soġġetti għal deċiżjoni annwali li permezz tagħha jiġi adottat kalendarju tal-laqgħat.

3.   F'konformità mal-Artikolu 16(4) tar-Regolament dwar il-Eurojust, id-Direttur Amministrattiv għandu jattendi l-laqgħat tal-Bord Eżekuttiv mingħajr id-dritt ta' vot. Il-President jista' jistieden lil kwalunkwe persuna li l-opinjoni tagħha tista' tkun ta' interess jew lil membri oħra tal-amministrazzjoni biex jattendu l-laqgħat tal-Bord Eżekuttiv bħala osservaturi, mingħajr id-dritt ta' vot.

4.   Il-President għandu jibgħat lil rappreżentant tal-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew l-aġenda tal-laqgħat tal-Bord Eżekuttiv u jikkonsultah dwar il-ħtieġa li jipparteċipa f'dawk il-laqgħat. Il-President għandu jistieden rappreżentant tal-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew biex jipparteċipa fil-laqgħat tal-Bord Eżekuttiv, mingħajr id-dritt ta' vot, kull meta jiġu diskussi kwistjonijiet li huma ta' rilevanza għall-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew, f'konformità mal-Artikolu 16(8) tar-Regolament dwar il-Eurojust.

5.   Il-preżenza, inkluż permezz ta' vidjokonferenza, ta' mill-inqas tliet membri tal-Bord Eżekuttiv għandha tikkostitwixxi quorum. Fin-nuqqas ta' quorum, il-President għandu jtemm il-laqgħa u jsejjaħ laqgħa oħra fi żmien ħamest ijiem ta' xogħol mingħajr rekwiżiti ta' quorum speċifiku.

6.   Il-President għandu jħejji l-aġenda proviżorja tal-Bord Eżekuttiv f'konsultazzjoni mal-membri tiegħu u mad-Direttur Amministrattiv. L-aġenda proviżorja għandha tiġi pprovduta lill-parteċipanti tal-inqas ħamest ijiem ta' xogħol qabel ma ssir il-laqgħa flimkien mad-dokumenti rilevanti. Il-Bord Eżekuttiv għandu jadotta l-aġenda fil-bidu tal-laqgħa tiegħu. Kwistjonijiet urġenti u affarijiet li ma jidhrux fuq l-aġenda proviżorja jistgħu jiġu diskussi u deċiżi bil-qbil tal-membri tal-Bord Eżekuttiv.

7.   F'każ ta' urġenza, meta deċiżjoni ma tkunx tista' tiġi posposta u tkun meħtieġa qabel ma l-Bord Eżekuttiv ikun jista' jiltaqa', il-President jista' jitlob proċedura bil-miktub. Il-President għandu jagħti lill-membri tal-Bord Eżekuttiv tal-inqas tlett ijiem ta' xogħol għat-tweġibiet mid-data li fiha l-abbozz ta' deċiżjoni jkun intbagħat elettronikament. F'każijiet eċċezzjonali, il-President jista' jiddeċiedi dwar skadenza iqsar għal dawn it-tweġibiet. Deċiżjoni tiġi adottata fejn il-maġġoranza tal-membri tal-Bord Eżekuttiv ikunu wieġbu bil-miktub.

8.   F'konformità mal-Artikolu 16(5) tar-Regolament dwar il-Eurojust, il-Bord Eżekuttiv għandu jieħu d-deċiżjonijiet tiegħu b'maġġoranza tal-membri tiegħu u l-votazzjoni għandha ssir b'turija tal-idejn. Kull membru għandu jkollu vot wieħed. F'każ li l-voti jkunu indaqs, il-President għandu jkollu vot deċiżiv.

9.   F'konformità mal-Artikolu 16(2) tar-Regolament dwar il-Eurojust, il-Bord Eżekuttiv jista' jikkonsulta lill-Kulleġġ fit-twettiq tal-kompiti tiegħu. Il-President għandu jħejji rapporti tal-inqas kull tliet xhur għall-Kulleġġ dwar l-attivitajiet u d-deċiżjonijiet tal-Bord Eżekuttiv.

10.   L-attendenza fil-laqgħat tal-Bord Eżekuttiv minn rappreżentanti tal-Kummissjoni Ewropea u tal-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew ma għandhiex tkun aspejjeż tal-Eurojust.

1.   Il-membri kollha tal-Kulleġġ, il-viċi u l-assistenti li għandhom l-istatus imsemmi fl-Artikolu 7(4) u (7) tar-Regolament dwar il-Eurojust, meta jibdew jaqdu dmirijiethom, għandhom jimlew dikjarazzjoni ta' interessi fil-format previst fil-Kodiċi ta' Etika li għandu jiġi adottat b'deċiżjoni ta' implimentazzjoni tal-Kulleġġ. Kwalunkwe bidla fil-punti elenkati f'dawk id-dikjarazzjonijiet ta' interessi għandha ssir mal-ewwel opportunità u, mhux aktar tard minn xahar wara li tkun saret it-tali bidla sabiex jiġi żgurat li d-dikjarazzjonijiet jibqgħu aġġornati. L-ipproċessar tad-data personali fil-formoli tad-dikjarazzjoni ta' interessi għandu jsir f'konformità mar-Regolament 2018/1725 u d-dispożizzjonijiet dwar il-protezzjoni tad-data tar-Regolament dwar il-Eurojust.

2.   Mingħajr preġudizzju għal-liġi nazzjonali applikabbli, il-membri kollha tal-Kulleġġ, il-viċi u l-assistenti għandhom jinformaw minnufih lill-President bi kwalunkwe konflitt ta' interess reali jew perċepit li jirriżulta mill-eżerċizzju tal-funzjonijiet operazzjonali jew maniġerjali tagħhom. Il-viċi u l-assistenti għandhom jagħmlu dan permezz tal-membri nazzjonali rispettivi tagħhom. Fir-rigward ta' kwistjonijiet operazzjonali, barra milli jinformaw lill-President u qabel jinformawh, il-membri nazzjonali għandhom jinformaw minnufih lill-membri nazzjonali l-oħra li jkunu, jew li jistgħu jkunu, affettwati minn kwalunkwe tali konflitt ta' interess f'każ partikolari.

3.   Il-membri kollha tal-Kulleġġ, il-viċi u l-assistenti għandhom jevitaw kwalunkwe sitwazzjoni li tista' twassal għal konflitt ta' interess personali jew li tista' tiġi pperċepita bħala tali. Huma ma għandhomx ikunu involuti fit-trattament ta' każ operazzjonali li fih jeżisti konflitt ta' interess jew il-perċezzjoni ta' konflitt ta' interess. Huma ma għandhomx jaġixxu jew jesprimu ruħhom b'mod li jaffettwa ħażin il-perċezzjoni pubblika tal-imparzjalità tagħhom.

4.   Il-membri kollha tal-Kulleġġ, il-viċi u l-assistenti għandhom jinformaw lill-President bi kwalunkwe kwistjoni li tista' taffettwa ħażin ir-reputazzjoni jew l-interessi tal-Eurojust. Il-viċi u l-assistenti għandhom jagħmlu dan permezz tal-membri nazzjonali rispettivi tagħhom.

5.   Il-President għandu jqis il-passi li jmiss li għandhom jiġu adottati fi kwalunkwe wieħed mill-każijiet imsemmija fil-paragrafi 1 sa 4 ta' dan l-artikolu f'konformità mal-Kodiċi ta' Etika msemmi fil-paragrafu 1 ta' dan l-artikolu.

6.   Jekk ikun hemm nuqqas ta' qbil bejn żewġ membri tal-Kulleġġ jew aktar fl-eżerċizzju tal-funzjonijiet tagħhom, il-persuna/i kkonċernata/i tista'/jistgħu tinforma/jinformaw lill-President li mbagħad jista' jsejjaħ laqgħa tal-Kulleġġ biex tiġi eżaminata l-kwistjoni.

1.   Il-Kulleġġ u l-Bord Eżekuttiv għandhom ikunu assistiti minn Segretarjat tal-Governanza li jaħdem f'konsultazzjoni mal-President.

2.   Is-Segretarjat tal-Governanza għandu, inter alia, jattendi l-laqgħat tal-Kulleġġ u tal-Bord Eżekuttiv, jieħu u jżomm il-minuti u jħejji sommarji tal-eżitu ta' dawk il-laqgħat, u jżomm rekords tal-attivitajiet tal-Kulleġġ u tal-Bord Eżekuttiv.

1.   Il-minuti tal-laqgħat tal-Kulleġġ u tal-Bord Eżekuttiv għandu jkun fihom, tal-inqas, l-ismijiet tal-persuni li jattendu, rapport tad-dibattiti u d-deċiżjonijiet adottati.

2.   L-abbozz tal-minuti tal-laqgħat tal-Kulleġġ u tal-Bord Eżekuttiv għandhom jintbagħtu mill-President lill-membri tal-Kulleġġ u lill-membri tal-Bord Eżekuttiv rispettivament għall-adozzjoni. Ladarba jiġu adottati, il-minuti għandhom jiġu ffirmati mill-President u mill-kap tas-Segretarjat tal-Governanza u jiġu mehmuża ma' rekord miżmum mis-Segretarjat tal-Governanza. Il-minuti tal-laqgħat tal-Bord Eżekuttiv għandhom jitqassmu lill-Kulleġġ għall-informazzjoni.

3.   Is-Segretarjat tal-Governanza għandu jabbozza sommarju tal-eżitu tal-laqgħat tal-Bord Eżekuttiv li għandu jiġi approvat mill-President u għandu jiġi ppubblikat f'konformità mal-Artikolu 74(4) tar-Regolament dwar il-Eurojust.

1.   F'konformità mal-Artikolu 17(2) tar-Regolament dwar il-Eurojust, id-Direttur Amministrattiv għandu jinħatar mill-Kulleġġ minn lista ta' kandidati proposti mill-Bord Eżekuttiv, wara proċedura tal-għażla miftuħa u trasparenti.

2.   Il-Bord Eżekuttiv għandu jipproponi lill-Kulleġġ li jiġi stabbilit bord tal-għażla għall-proċedura tal-ħatra tad-Direttur Amministrattiv. Il-bord tal-għażla għandu jkun magħmul minn żewġ membri nazzjonali u minn rappreżentant tal-Kummissjoni Ewropea.

3.   Fejn xieraq u wara deċiżjoni mill-Kulleġġ, persuna b'esperjenza rilevanti fl-għażla ta' pożizzjoni maniġerjali superjuri tista' tipparteċipa fil-Bord tal-Għażla mingħajr drittijiet ta' vot.

4.   Il-Bord Eżekuttiv għandu jipproponi lill-Kulleġġ il-mod li bih iniedi sejħa għall-applikazzjonijiet u jista' jiddeċiedi dwar l-għadd ta' kandidati li għandhom jiġu intervistati wara s-sejħa għall-applikazzjonijiet.

5.   Il-bord tal-għażla għandu jintervista lill-kandidati u jinforma lill-Bord Eżekuttiv bir-riżultati tad-deliberazzjonijiet tiegħu. Il-Bord Eżekuttiv għandu jippreżenta lill-Kulleġġ lista ta' kandidati b'rakkomandazzjoni tal-kandidat li għandu jintgħażel.

6.   Il-Kulleġġ għandu jaħtar id-Direttur Amministrattiv b'maġġoranza tal-membri tiegħu, fejn ma jkunx jista' jintlaħaq kunsens. Id-deċiżjoni għandha tittieħed b'vot sigriet.

7.   Il-Bord Eżekuttiv għandu jadotta regoli ta' implimentazzjoni dwar il-proċeduri għall-għażla u l-ħatra, it-tiġdid tal-kuntratt, it-tmiem tal-kuntratt, il-perijodu ta' probazzjoni u l-valutazzjoni annwali tal-prestazzjoni tad-Direttur Amministrattiv.

1.   Għall-ewwel perijodu ta' sentejn minnufih wara l-istabbiliment tal-Bord Eżekuttiv, il-Kulleġġ għandu jeleġġi żewġ membri nazzjonali, minbarra l-President jew il-Viċi Presidenti, bħala membri tal-Bord Eżekuttiv.

2.   Iż-żewġ kandidati li jiksbu l-akbar għadd ta' voti għandhom jitqiesu eletti. F'każ li l-kandidati li jiġu t-tieni jiksbu voti indaqs, għandu jitqies elett il-kandidat li jkun ilu l-aktar fis-servizz fil-Eurojust. F'każ ta' perijodi mhux kontinwi ta' servizz fil-Eurojust, il-Kulleġġ għandu jikkunsidra biss il-perijodu fis-servizz minnufih qabel dik l-elezzjoni.

3.   It-tlugħ bil-polza msemmi fl-Artikolu 10(2) ta' dawn ir-regoli ta' proċedura għandu jseħħ minnufih wara li jkunu ġew eletti ż-żewġ membri nazzjonali msemmija fih. Il-membri nazzjonali li jirrappreżentaw iż-żewġ Stati Membri maħtura għandhom jibdew il-funzjonijiet tagħhom bħala membri tal-Bord Eżekuttiv meta jintemm il-mandat taż-żewġ membri nazzjonali eletti, ħlief meta dawn sadanittant ikunu ġew eletti President jew Viċi President, f'liema każ għandu jinħatar il-membru nazzjonali tal-Istat Membru li jmiss fil-Lista tal-Protokoll tal-UE.

1.   Il-Kulleġġ jista' jemenda dawn ir-regoli ta' proċedura billi jsegwi l-istess proċedura għall-adozzjoni tagħhom fuq proposta tal-Bord Eżekuttiv jew ta' terz tal-membri tal-Kulleġġ.

2.   Kwalunkwe emenda ta' dawn ir-regoli ta' proċedura għandha ssir fuq il-bażi ta' maġġoranza ta' żewġ terzi tal-membri tiegħu. Fil-każ li ma jkunx jista' jintlaħaq qbil b'maġġoranza ta' żewġ terzi, id-deċiżjoni għandha tittieħed b'maġġoranza sempliċi waqt il-laqgħa li jkun imiss tal-Kulleġġ.

1.   Ir-regoli ta’ proċedura dwar l-ipproċessar u l-protezzjoni ta’ data personali fil-Eurojust (minn hawn ’il quddiem imsejħa “ir-regoli ta’ proċedura”) jimplimentaw id-dispożizzjonijiet dwar il-protezzjoni tad-data tar-Regolament dwar il-Eurojust u r-Regolament 2018/1725.

2.   Dawn għandhom japplikaw għall-ipproċessar ta’ data personali mwettaq kompletament jew parzjalment b’mezzi awtomatizzati, u għall-ipproċessar mhux b’mezzi awtomatizzati ta’ data personali li tagħmel parti minn sistema ta’ arkivjar jew li tkun intenzjonata biex tagħmel parti minn sistema ta’ arkivjar.

3.   Ir-regoli ta’ proċedura għandhom japplikaw għad-data personali kollha pproċessata mill-Eurojust, inkluż dik id-data personali li tinsab f’informazzjoni mfassla jew riċevuta minnha u fil-pussess tagħha, dwar kwistjonijiet relatati mal-politiki, l-attivitajiet u d-deċiżjonijiet li jaqgħu fil-qafas tal-kompetenza tagħha.

1.   Dawn ir-regoli ta’ proċedura japplikaw kemm għal data personali operazzjonali kif ukoll dik amministrattiva pproċessata mill-Eurojust.

2.   Id-data operazzjonali għandha tiġi pproċessata f’konformità mat-Titolu II.

3.   Id-data amministrattiva għandha tiġi pproċessata f’konformità mat-Titolu III.

1.   It-talbiet għall-eżerċizzju tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data għandhom jiġu ttrattati mill-Membru/i nazzjonali kkonċernati mit-talba, li għandhom jipprovdu kopja tat-talba lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data biex tiġi rreġistrata.

2.   Il-Membru/i nazzjonali kkonċernati għandhom jikkonsultaw lill-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri dwar id-deċiżjoni li għandha tittieħed bi tweġiba għal talba.

3.   L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandu jwettaq, jekk il-każ jirrikjedi hekk, verifiki addizzjonali fis-Sistema ta’ Ġestjoni tal-Każijiet u jinforma lill-Membru/i nazzjonali kkonċernat(i) jekk tkun instabet xi informazzjoni rilevanti addizzjonali permezz ta’ dawn il-verifiki. Il-Membru/i nazzjonali kkonċernati għandhom iqisu l-informazzjoni pprovduta mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u, fejn xieraq, jikkunsidraw mill-ġdid id-deċiżjoni inizjali.

4.   Ir-raġunijiet legali u fattwali li abbażi tagħhom tittieħed id-deċiżjoni mill-Membru/i nazzjonali għandhom jiġu ddokumentati fil-Fajl tax-Xogħol Temporanju dwar it-talba fis-Sistema ta’ Ġestjoni tal-Każijiet u għandhom isiru disponibbli għall-KEPD fuq talba.

5.   L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandu jikkomunika d-deċiżjoni meħuda mill-Membru/i nazzjonali kkonċernat(i) f’isem il-Eurojust lis-suġġett tad-data, u għandu jinforma lis-suġġetti tad-data bil-possibbiltà li jressqu lment mal-KEPD jekk ma jkunux sodisfatti bid-deċiżjoni jew ifittxu rimedju ġudizzjarju quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja.

6.   F’każijiet fejn it-talba tkun waslet permezz ta’ awtorità superviżorja nazzjonali, il-Eurojust għandha tinforma lil din l-awtorità bid-deċiżjoni kkomunikata mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data lis-suġġett tad-data.

1.   Is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet għandha talloka awtomatikament numru ta’ referenza uniku (identifikatur) għal kull fajl tax-xogħol temporanju ġdid li jinfetaħ.

2.   Meta Membru nazzjonali responsabbli għall-ġestjoni ta’ fajl tax-xogħol temporanju kif iddefinit fl-Artikolu 24(1) tar-Regolament dwar il-Eurojust jagħti aċċess għal fajl tax-xogħol temporanju jew parti minnu lil Membru nazzjonali wieħed jew aktar involut(i), is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet għandha tiżgura li l-utenti awtorizzati taħt il-profil ta’ dak l-uffiċċju nazzjonali taħt ir-responsabbiltà tal-Membru nazzjonali jkollhom aċċess għall-partijiet rilevanti tal-fajl iżda ma jistgħux jimmodifikaw id-data mdaħħla mill-awtur oriġinali. L-utenti awtorizzati jistgħu, madankollu, iżidu kwalunkwe informazzjoni rilevanti mal-partijiet il-ġodda tal-fajls tax-xogħol temporanji. Bl-istess mod, l-informazzjoni li tinsab fl-indiċi tista’ tinqara mill-utenti awtorizzati kollha tas-sistema iżda tista’ tiġi modifikata biss mill-awtur oriġinali tagħha.

3.   L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandu jiġi informat awtomatikament mis-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet meta jinħoloq kull fajl tax-xogħol ġdid li jkun fih data personali.

4.   Is-sistemi ta’ ġestjoni tal-każijiet għandha tiżgura li tista’ tiġi rreġistrata biss id-data personali operazzjonali msemmija fil-paragrafu 1(a) sa (i), (k) u (m) u (2) tal-Anness II tar-Regolament dwar il-Eurojust mill-Membru nazzjonali kkonċernat, li jkun fetaħ fajl tax-xogħol temporanju, fl-indiċi f’konformità mal-Artikoli 23(4) u 24(3) tar-Regolament dwar il-Eurojust.

5.   Meta, f’konformità mal-Artikolu 23(6) tar-Regolament dwar il-Eurojust, il-Membri nazzjonali jkunu jixtiequ jaħżnu u janalizzaw b’mod temporanju data personali għall-fini li jiġi determinat jekk tali data hijiex rilevanti għall-kompiti tal-Eurojust huma għandhom joħolqu abbozz ta’ fajl tax-xogħol temporanju li għandu jibqa’ aċċessibbli għalihom biss u għal dawk awtorizzati minnhom fil-profil tal-uffiċċju tagħhom. Wara tliet xhur l-abbozz ta’ fajl tax-xogħol temporanju għandu jew jiġi kkonvertit f’fajl tax-xogħol temporanju fis-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet jew inkella għandu jitħassar awtomatikament mis-sistema. Is-sistema għandha tibgħat twissija lill-Membru nazzjonali kkonċernat qabel ma jkun għadda tali żmien biex tfakkru dwar il-ħtieġa li tittieħed deċiżjoni dwar l-abbozz tal-fajl.

6.   Il-Membru/i Nazzjonali kkonċernat(i) għandu/għandhom jiżgura(w) li l-informazzjoni li tinsab fl-indiċi tkun biżżejjed biex tikkonforma mal-kompiti tal-Eurojust kif iddefiniti fl-Artikolu 2 tar-Regolament dwar il-Eurojust.

1.   Il-Eurojust għandha tieħu l-miżuri tekniċi xierqa biex tiżgura li l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data jkun awtomatikament informat bil-każijiet eċċezzjonali li fihom isir rikors għall-Artikolu 27(4) tar-Regolament dwar il-Eurojust. Is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet għandha tiżgura li tali data ma tkunx tista’ tiġi inkluża fl-indiċi msemmi fl-Artikolu 23(1) u 23(4) tar-Regolament dwar il-Eurojust.

2.   Meta tali data tirreferi għal xhieda jew vittmi skont it-tifsira tal-Artikolu 27(2) tar-Regolament dwar il-Eurojust, is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet ma għandhiex tirreġistra din l-informazzjoni għajr jekk il-Membri nazzjonali kkonċernati jiddeċiedu mod ieħor. Id-deċiżjoni biex tiġi pproċessata tali data għandha tiġi ddokumentata.

1.   Il-Eurojust għandha tieħu l-miżuri tekniċi xierqa biex tiżgura li l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data jkun awtomatikament informat bil-każijiet eċċezzjonali li fihom, għal perijodu ta’ żmien limitat, isir rikors għall-Artikolu 27(3) tar-Regolament dwar il-Eurojust. Is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet għandha timmarka tali data b’mod li jfakkar lill-persuna li daħħlet id-data fis-sistema bl-obbligu li din id-data tinżamm għal perijodu ta’ żmien limitat.

2.   Meta tali data tirreferi għal xhieda jew vittmi skont it-tifsira tal-Artikolu 27(2) tar-Regolament dwar il-Eurojust, is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet ma għandhiex tirreġistra din l-informazzjoni għajr jekk il-Membri nazzjonali kkonċernati jiddeċiedu mod ieħor. Id-deċiżjoni biex tiġi pproċessata tali data għandha tiġi ddokumentata.

1.   Kull Membru nazzjonali tal-Eurojust għandu jiddokumenta u jinforma lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data bil-politika ta’ aċċess li jkun awtorizza skont l-Artikolu 34 tar-Regolament dwar il-Eurojust fi ħdan l-uffiċċju nazzjonali tiegħu rigward data personali operazzjonali.

2.   Il-Membri nazzjonali jistgħu jiddeċiedu, fuq bażi ta’ każ b’każ, li jagħtu awtorizzazzjoni speċifika għal aċċess għal fajl tax-xogħol temporanju jew għal partijiet minnu lil persuna li mhijiex membru tal-persunal tal-Eurojust iżda li tkun qed taħdem f’isem il-Eurojust u tappartjeni għal kategorija speċifika ta’ detenturi ta’ kariga li jkunu ġew awtorizzati minn qabel mid-Direttur Amministrattiv tal-Eurojust skont l-Artikolu 24(2) tar-Regolament dwar il-Eurojust biex jingħataw aċċess għas-Sistema ta’ Ġestjoni tal-Każijiet.

3.   Il-Membri nazzjonali għandhom jiżguraw li jsiru arranġamenti organizzattivi xierqa u li jiġu osservati fi ħdan l-uffiċċji tagħhom u li jsir użu kif suppost mill-miżuri tekniċi u organizzattivi li jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tagħhom mill-Eurojust inkluż li jiġi segwit it-taħriġ meħtieġ.

4.   F’konformità mal-Artikolu 34 tar-Regolament dwar il-Eurojust, il-Kulleġġ jista’ jawtorizza persunal ieħor tal-Eurojust biex ikollu aċċess għal data personali operazzjonali fejn ikun meħtieġ għat-twettiq tal-kompiti tal-Eurojust.

1.   Is-Sistema ta’ Ġestjoni tal-Każijiet tal-Eurojust kif iddefinita fl-Artikolu 23 tar-Regolament dwar il-Eurojust għandha sservi bħala r-reġistru tal-attivitajiet kollha ta’ pproċessar imsemmija fl-Artikolu 35 tar-Regolament dwar il-Eurojust fir-rigward ta’ data personali operazzjonali.

2.   Is-Sistema ta’ Ġestjoni tal-Każijiet tal-Eurojust għandu jkun fiha reġistru sħiħ tat-trażmissjoni u r-riċeviment ta’ data personali operazzjonali li jippermetti li tiġi stabbilita kwalunkwe trażmissjoni ta’ data personali operazzjonali u l-identifikazzjoni tal-awtorità nazzjonali, l-organizzazzjoni jew il-pajjiż terz jew l-organizzazzjoni internazzjonali li tkun trażmettiet tali informazzjoni lill-Eurojust jew irċevietha mingħandha.

1.   Id-deċiżjoni dwar it-trasferiment ta’ data personali lil pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali f’konformità mal-Artikolu 58(1) tar-Regolament dwar il-Eurojust għandha tittieħed mill-Kulleġġ tal-Eurojust fuq talba tal-Membru/i nazzjonali kkonċernat(i), wara valutazzjoni mwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data.

2.   Il-valutazzjoni msemmija fil-paragrafu 1 għandha tiġi pprovduta mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data fi żmien għaxart ijiem tax-xogħol. Meta jkun meħtieġ għal raġunijiet ta’ urġenza, indikati mill-Membru/i nazzjonali kkonċernat(i), il-valutazzjoni għandha tiġi pprovduta mill-aktar fis possibbli. F’każijiet partikolarment kumplessi, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data jista’ jaqbel mal-Membru/i nazzjonali kkonċernat(i) dwar perijodu ta’ żmien itwal biex titlesta l-valutazzjoni.

3.   Il-valutazzjoni mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandha tindirizza b’mod partikolari l-kwistjonijiet imsemmija fil-Premessi 51 u 52 tar-Regolament dwar il-Eurojust. Fejn, matul it-twettiq tal-valutazzjoni tal-adegwatezza tas-salvagwardji fil-każ speċifiku, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data jkollu riżervi, huwa/hija j/tista’ j/tikkonsulta mal-KEPD qabel ma tinħareġ valutazzjoni dwar trasferiment speċifiku.

1.   Il-Eurojust għandha tistabbilixxi miżuri tekniċi xierqa biex tiżgura li l-limiti ta’ żmien għall-ħżin ta’ data personali operazzjonali ddefiniti fl-Artikolu 29 tar-Regolament dwar il-Eurojust jiġu osservati u li, meta ma tittieħed l-ebda deċiżjoni ġustifikata dwar il-ħżin kontinwu tad-data personali operazzjonali fil-mument tar-rieżami, dik id-data għandha titħassar awtomatikament.

2.   Is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet għandha tiżgura b’mod partikolari li jsir rieżami tal-ħtieġa li d-data tinħażen f’fajl tax-xogħol temporanju kull tliet snin wara li tiddaħħal. Tali rieżami għandu jiġi ddokumentat kif suppost fis-sistema, inkluż il-motivazzjoni għal deċiżjoni meħuda dwar il-ħżin kontinwu ta’ data personali operazzjonali, u għandu jiġi kkomunikat awtomatikament lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Ir-riżultati ta’ tali deċiżjoni, jew in-nuqqas tagħha, għandhom japplikaw għall-każ kollu kemm hu, kif iddefinit fl-Artikolu 29(2) tar-Regolament dwar il-Eurojust.

3.   Is-sistema ta’ ġestjoni tal-każijiet għandha timmarka d-data rreġistrata għal perijodu ta’ żmien limitat f’konformità mal-Artikolu 27(3) kif ukoll id-data msemmija fl-Artikolu 27(4) tar-Regolament dwar il-Eurojust. Jekk xi data personali operazzjonali msemmija fl-Artikolu 27(4) tinħażen għal perijodu itwal minn ħames snin, is-Sistema ta’ Ġestjoni tal-Każijiet ser tiġġenera twissija biex jiġi żgurat li tali informazzjoni tiġi pprovduta awtomatikament lill-KEPD.

4.   F’każijiet eċċezzjonali, fejn Membru nazzjonali jqis li tkun meħtieġa aktar data personali operazzjonali għal finijiet ta’ arkivjar fl-interess pubbliku jew għal finijiet statistiċi kif imsemmija fl-Artikolu 29(7)(e) tar-Regolament dwar il-Eurojust, il-Kulleġġ għandu jiddeċiedi, wara li jkun semal-opinjoni tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data, dwar il-ħtieġa li, f’dan il-każ partikolari, id-data tinżamm għal dak il-fini speċifiku. Il-KEPD għandu jkun informat meta jsir rikors għal din il-proċedura.

1.   Talbiet għall-eżerċizzju tad-drittijiet għandhom jiġu indirizzati direttament lid-Direttur Amministrattiv tal-Eurojust jew lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data. Fi kwalunkwe każ, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandu jingħata kopja tat-talba biex tiġi rreġistrata.

2.   Jekk ikun meħtieġ, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandu jassisti lis-suġġett tad-data u għandu jagħmel disponibbli formoli speċifiċi li jistgħu jintużaw mill-individwi biex jagħmlu t-talbiet tagħhom.

3.   Id-Direttur Amministrattiv għandu, abbażi tal-informazzjoni pprovduta mill-entità amministrattiva involuta direttament fl-ipproċessar tad-data personali u abbażi tal-parir tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data, jieħu deċiżjoni rigward il-każ speċifiku.

4.   L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data għandu jikkomunika d-deċiżjoni meħuda mid-Direttur Amministrattiv lis-suġġett tad-data u għandu jinforma lis-suġġetti tad-data bil-possibbiltà li jressqu lment quddiem il-KEPD jekk ma jkunux sodisfatti bid-deċiżjoni meħuda mill-Eurojust.

5.   It-talba għandha tiġi ttrattata kompletament fi żmien xahar minn meta tasal it-talba. Dak il-perijodu jista’ jiġi estiż b’ xahrejn oħra meta jkun meħtieġ, filwaqt li jitqiesu l-għadd ta’ talbiet u l-kumplessità tat-talba. Id-Direttur Amministrattiv għandu jinforma lis-suġġett tad-data dwar kwalunkwe estensjoni fi żmien xahar minn meta jirċievi t-talba, flimkien mar-raġunijiet għad-dewmien. Is-suġġett tad-data jista’ jressaq ilment quddiem il-KEPD jekk il-Eurojust ma tkunx tat deċiżjoni abbażi tat-talba tiegħu f’dan il-limitu ta’ żmien.

1.   Kull operazzjoni ta’ pproċessar individwali ta’ data personali amministrattiva li sseħħ fil-Eurojust għandu jkollha, fid-dawl tal-fini ddefinit tagħha u f’konformità sħiħa mal-Artikolu 4(1)(d) u l-Artikolu 31(1)(f) tar-Regolament 2018/1725, limiti ta’ żmien ċari u definiti għall-ħżin sabiex jiġi żgurat li d-data tinżamm biss sakemm ikun meħtieġ għall-finijiet li għalihom tiġi pproċessata d-data personali amministrattiva. Dan il-limitu ta’ żmien għandu jiġi stabbilit għal kull kategorija ta’ data pproċessata u ddokumentata fir-reġistru tal-attivitajiet ta’ pproċessar.

2.   Il-Eurojust għandha żżomm data personali amministrattiva f’konformità mal-paragrafu 1, għal kemm ikun meħtieġ u fi kwalunkwe każ għal perijodi mhux itwal minn dawk indikati għal kull kategorija ta’ attività ta’ pproċessar fit-tabella mehmuża bħala anness għal dawn ir-regoli.

3.   Il-Bord Eżekuttiv, li jaġixxi fuq proposta mid-Direttur Amministrattiv, jista’ jiddetermina perijodi ta’ żamma iqsar minn dawk inklużi fl-anness għal dawn ir-regoli.

1.   Dawn ir-regoli għandhom jiġu rieżaminati regolarment biex tiġi vvaluta l-ħtieġa ta’ xi emenda. Kwalunkwe emenda għar-regoli ta’ proċedura għandha ssegwi l-istess proċedura stabbilita għall-approvazzjoni tagħhom fir-Regolament tal-Eurojust.

2.   Il-KEPD għandu jiġbed l-attenzjoni tal-Kulleġġ għal kwalunkwe suġġeriment jew rakkomandazzjoni rigward l-emendi għar-regoli ta’ proċedura.