ANNESS

REGOLI TA’ PROĊEDURA TAL-KUNSILL EWROPEW

Artikolu 1

Avviż ta’ sejħa u post tal-laqgħat

1.   Il-Kunsill Ewropew għandu jiltaqa’ darbtejn kull sitt xhur, fuq sejħa mill-President tiegħu (1).

Mhux aktar tard minn sena qabel il-bidu ta’ perijodu ta’ sitt xhur, u f’koperazzjoni mill-qrib mal-Istat Membru li jkollu l-Presidenza matul dak il-perijodu ta’ sitt xhur, il-President tal-Kunsill Ewropew għandu jinforma liema jkunu d-dati li huwa jipprevedi għal-laqgħat tal-Kunsill Ewropew matul dak il-perijodu ta’ sitt xhur.

Meta s-sitwazzjoni tkun teħtieġ, il-President għandu jsejjaħ laqgħa straordinarja tal-Kunsill Ewropew (2).

2.   Il-Kunsill Ewropew għandu jiltaqa’ fi Brussell.

F’ċirkostanzi eċċezzjonali, il-President tal-Kunsill Ewropew, bil-qbil tal-Kunsill tal-Affarijiet Ġenerali jew tal-Kumitat tar-Rappreżentanti Permanenti, filwaqt li jaġixxu unanimament, jista’ jiddeċiedi li laqgħa tal-Kunsill Ewropew issir x’imkien ieħor.

Artikolu 2

Tħejjija u segwitu tal-ħidma tal-Kunsill Ewropew

1.   Il-President tal-Kunsill Ewropew għandu jiżgura t-tħejjija u l-kontinwità tal-ħidma tal-Kunsill Ewropew f’koperazzjoni mal-President tal-Kummissjoni, u abbażi tal-ħidma tal-Kunsill tal-Affarijiet Ġenerali (3);

2.   Il-Kunsill tal-Affarijiet Ġenerali għandu jħejji l-laqgħat tal-Kunsill Ewropew u jiżgura s-segwitu tagħhom flimkien mal-President tal-Kunsill Ewropew u l-Kummissjoni (4).

3.   Il-President għandu jistabbilixxi koperazzjoni u koordinazzjoni mill-qrib mal-Presidenza tal-Kunsill u l-President tal-Kummissjoni, partikolarment permezz ta’ laqgħat regolari.

4.   F’każ ta’ impediment minħabba mard, mewt jew fil-każ li l-mandat tiegħu jintemm f’konformità mal-Artikolu 15(5) tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea, il-President tal-Kunsill Ewropew għandu jkun sostitwit, jekk ikun il-każ, sal-elezzjoni tas-suċċessur tiegħu, mill-membru tal-Kunsill Ewropew li jirrappreżenta l-Istat Membru li jkollu l-Presidenza ta’ sitt xhur tal-Kunsill.

Artikolu 3

Aġenda u tħejjija

1.   Għall-finijiet tat-tħejjija prevista fl-Artikolu 2(2), mill-anqas erba’ ġimgħat qabel kull laqgħa ordinarja tal-Kunsill Ewropew prevista fl-Artikolu 1(1), il-President tiegħu, f’koperazzjoni mill-qrib mal-membru tal-Kunsill Ewropew li jirrappreżenta l-Istat Membru li jkollu l-Presidenza ta’ sitt xhur tal-Kunsill u mal-President tal-Kummissjoni, għandu jippreżenta lill-Kunsill tal-Affarijiet Ġenerali abbozz ta’ aġenda annotata.

Il-kontributi minn konfigurazzjonijiet oħrajn tal-Kunsill għall-ħidma tal-Kunsill Ewropew għandhom jintbagħtu lill-Kunsill tal-Affarijiet Ġenerali mhux aktar tard minn ġimagħtejn qabel il-laqgħa tal-Kunsill Ewropew.

Il-President tal-Kunsill Ewropew, f’koperazzjoni mill-qrib kif previst fl-ewwel subparagrafu, għandu jħejji abbozz ta’ linji gwida għall-konklużjonijiet tal-Kunsill Ewropew u, skont il-każ, l-abbozzi ta’ konklużjonijiet u l-abbozzi ta’ deċiżjonijiet tal-Kunsill Ewropew, li għandhom ikunu diskussi fil-Kunsill tal-Affarijiet Ġenerali.

L-aħħar laqgħa tal-Kunsill tal-Affarijiet Ġenerali għandha ssir fil-ħamest ijiem li jippreċedu l-laqgħa tal-Kunsill Ewropew. Fid-dawl ta’ dan l-aħħar dibattitu, il-President tal-Kunsill Ewropew għandu jistabbilixxi l-aġenda provviżorja.

2.   Ħlief għal raġunijiet urġenti u imprevedibbli relatati, pereżempju, ma’ ġrajjiet kurrenti internazzjonali, l-ebda konfigurazzjoni oħra jew korp preparatorju ieħor tal-Kunsill ma jistgħu jiddiskutu suġġett ippreżentat lill-Kunsill Ewropew bejn il-laqgħa tal-Kunsill tal-Affarijiet Ġenerali, li fi tmiemha tkun stabbilita l-aġenda provviżorja tal-Kunsill Ewropew u l-laqgħa tal-Kunsill Ewropew.

3.   Il-Kunsill Ewropew għandu jadotta l-aġenda tiegħu fil-bidu tal-laqgħa tiegħu.

Bħala regola ġenerali, il-punti fuq l-aġenda għandhom jiġu eżaminati qabel, konformement mad-dispożizzjonijiet ta’ dan l-Artikolu.

Artikolu 4

Kompożizzjoni tal-Kunsill Ewropew, delegazzjonijiet u żvolġiment tal-ħidma

1.   Kull laqgħa ordinarja tal-Kunsill Ewropew għandha ssir matul massimu ta’ jumejn, ħlief f’każ ta’ deċiżjoni differenti tal-Kunsill Ewropew jew tal-Kunsill tal-Affarijiet Ġenerali, fuq l-inizjattiva tal-President tal-Kunsill Ewropew.

Il-membru tal-Kunsill Ewropew li jirrappreżenta l-Istat Membru li jkollu l-Presidenza tal-Kunsill għandu jagħti rendikont lill-Kunsill Ewropew, f’konsultazzjoni mal-President tiegħu, dwar il-ħidma tal-Kunsill.

2.   Il-President tal-Parlament Ewropew jista’ jiġi mistieden jinstema’ mill-Kunsill Ewropew (5). Dan l-iskambju ta’ fehmiet għandu jsir fil-bidu tal-laqgħa tal-Kunsill Ewropew, sakemm il-Kunsill Ewropew ma jiddeċidix mod ieħor b’unanimità.

Laqgħat fil-marġni tal-laqgħa tal-Kunsill Ewropew mar-rappreżentanti ta’ Stati terzi jew ta’ organizzazzjonijiet internazzjonali jew personalitajiet oħrajn jistgħu jsiru biss eċċezzjonalment u wara qbil minn qabel tal-Kunsill Ewropew li jaġixxi b’unanimità, fuq l-inizjattiva tal-President tal-Kunsill Ewropew.

3.   Il-laqgħat tal-Kunsill Ewropew m’għandhomx ikunu pubbliċi.

4.   Il-Kunsill Ewropew għandu jikkonsisti mill-Kapijiet tal-Istat jew tal-Gvern tal-Istati Membri, flimkien mal-President tiegħu u mal-President tal-Kummissjoni. Ir-Rappreżentant Għoli tal-Unjoni għall-Affarijiet Barranin u l-Politika ta’ Sigurtà għandu jipparteċipa fil-ħidma tiegħu (6).

Meta jkun meħtieġ skont l-aġenda, il-membri tal-Kunsill Ewropew jistgħu jiddeċiedu li kull wieħed ikun assistit minn Ministru u, fil-każ tal-President tal-Kummissjoni, minn membru tal-Kummissjoni (7).

Id-daqs totali tad-delegazzjonijiet awtorizzati li jaċċedu għall-bini jew il-post tal-laqgħa tal-Kunsill Ewropew għandu jkun limitat għal 20 persuna għal kull Stat Membru jew għall-Kummissjoni u għal ħamsa għar-Rappreżentant Għoli u dan l-għadd ma jinkludix il-persunal tekniku responsabbli minn kompiti speċifiċi ta’ sigurtà jew ta’ appoġġ loġistiku. L-ismijiet u l-funzjonijiet tal-membri tad-delegazzjonijiet għandhom ikunu notifikati bil-quddiem lis-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill.

Il-President għandu jkun responsabbli mill-applikazzjoni ta’ dawn ir-Regoli ta’ Proċedura u għandu jiżgura l-iżvolġiment mingħajr xkiel tal-ħidma.

Artikolu 5

Rappreżentanza quddiem il-Parlament Ewropew

Il-Kunsill Ewropew għandu jkun irrappreżentat quddiem il-Parlament Ewropew mill-President tal-Kunsill Ewropew.

Il-President tal-Kunsill Ewropew għandu jippreżenta rapport lill-Parlament Ewropew wara kull laqgħa tal-Kunsill Ewropew (8).

Il-membru tal-Kunsill Ewropew li jirrappreżenta l-Istat Membru li jkollu l-Presidenza tal-Kunsill għandu jippreżenta lill-Parlament Ewropew il-prijoritajiet tal-Presidenza tiegħu u r-riżultati miksuba matul il-perijodu tiegħu ta’ sitt xhur.

Artikolu 6

Teħid ta’ pożizzjonijiet, deċiżjonijiet u kworum

1.   Id-deċiżjonijiet tal-Kunsill Ewropew għandhom jittieħdu b’konsensus, ħlief fejn it-Trattati jipprevedu mod ieħor (9).

2.   Fil-każ fejn, konformement mat-Trattati, il-Kunsill Ewropew jadotta deċiżjoni u jipproċedi għal votazzjoni, dik il-votazzjoni għandha ssir fuq l-inizjattiva tal-President tiegħu.

Barra minn hekk, il-President huwa mistenni li jiftaħ proċedura ta’ votazzjoni fuq l-inizjattiva ta’ membru tal-Kunsill Ewropew, sakemm il-maġġoranza tal-membri tiegħu hekk tiddeċiedi.

3.   Il-preżenza ta’ żewġ terzi tal-membri tal-Kunsill Ewropew hija rekwiżit sabiex il-Kunsill Ewropew ikun jista’ jivvota. Meta jittieħed il-vot, il-President għandu jivverifika li l-kworum ikun intlaħaq. Il-President tal-Kunsill Ewropew u l-President tal-Kummissjoni ma jingħaddux għall-kworum.

4.   Meta jittieħed vot, kull membru tal-Kunsill Ewropew jista’ jaġixxi f’isem membru ieħor biss (10).

Meta l-Kunsill Ewropew jiddeċiedi permezz ta’ vot, il-President tiegħu u l-President tal-Kummissjoni m’għandhomx jieħdu sehem fil-votazzjoni (11).

5.   Il-Kunsill Ewropew għandu jaġixxi b’maġġoranza sempliċi għal deċiżjonijiet proċedurali adottati minnu taħt dawn ir-Regoli ta’ Proċedura (12).

Artikolu 7

Proċedura bil-miktub

Id-deċiżjonijiet tal-Kunsill Ewropew dwar xi kwistjoni urġenti jistgħu jiġu adottati b’votazzjoni bil-miktub meta l-President tal-Kunsill Ewropew jipproponi l-użu ta’ dik il-proċedura. Il-proċedura tal-votazzjoni bil-miktub tista’ tintuża meta l-membri kollha tal-Kunsill Ewropew li jkollhom id-dritt tal-vot jaċċettaw dik il-proċedura.

Is-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill għandu jistabbilixxi perjodikament sommarju tal-atti adottati bil-proċedura bil-miktub.

Artikolu 8

Minuti

Għal kull laqgħa għandhom jitfasslu l-minuti, li l-abbozz tagħhom għandu jitħejja mis-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill fi żmien ħmistax-il jum. Dan l-abbozz għandu jkun ippreżentat għall-approvazzjoni lill-Kunsill Ewropew, imbagħad iffirmat mis-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill.

Il-minuti għandhom jinkludu:

—	referenza għad-dokumenti ppreżentati lill-Kunsill Ewropew;

—	ir-referenza għall-konklużjonijiet approvati;

—	id-deċiżjonijiet meħudin;

—	id-dikjarazzjonijiet magħmula mill-Kunsill Ewropew u dawk li l-inklużjoni tagħhom tkun intalbet minn membru tal-Kunsill Ewropew

Artikolu 9

Deliberazzjonijiet u deċiżjonijiet abbażi ta’ dokumenti u abbozzi stabbiliti fil-lingwi previsti mir-regoli fis-seħħ dwar il-lingwi

1.   Ħlief fejn il-Kunsill Ewropew, b’mod unanimu u minħabba raġunijiet ta’ urġenza, jiddeċiedi mod ieħor, il-Kunsill Ewropew għandu jiddelibera u jieħu deċiżjonijiet biss abbażi ta’ dokumenti u abbozzi mfassla fil-lingwi previsti mir-regoli fis-seħħ dwar il-lingwi.

2.   Kull membru tal-Kunsill Ewropew jista’ jopponi deliberazzjoni jekk it-test tal-emendi eventwali ma jkunx imfassal f’waħda mil-lingwi msemmija fil-paragrafu 1 li huwa jispeċifika.

Artikolu 10

Tagħrif pubbliku dwar votazzjonijiet, spjegazzjonijiet tal-voti u minuti u aċċess għal dokumenti

1.   Fil-każ li, f’konformità mat-Trattati, il-Kunsill Ewropew jadotta deċiżjoni, il-Kunsill Ewropew jista’ jiddeċiedi, skont ir-regoli tal-votazzjoni applikabbli għall-adozzjoni tad-deċiżjoni msemmija, li jippubblika r-riżultati tal-voti, kif ukoll id-dikjarazzjonijiet inklużi fil-minuti tiegħu u l-punti ta’ dawn il-minuti li jkunu relatati mal-adozzjoni ta’ dik id-deċiżjoni.

Meta r-riżultati tal-votazzjoni jkunu ppubblikati, l-ispjegazzjonijiet tal-votazzjoni li jkunu saru meta jittieħed il-vot għandhom, fuq talba tal-membru kkonċernat tal-Kunsill Ewropew, ikunu ppubblikati fir-rispett ta’ dawn ir-Regoli ta’ Proċedura, taċ-ċertezza legali u tal-interessi tal-Kunsill Ewropew.

2.   Id-dispożizzjonijiet dwar l-aċċess lill-pubbliku għad-dokumenti tal-Kunsill li jinsabu fl-Anness II tar-Regoli ta’ Proċedura tal-Kunsill għandhom japplikaw mutatis mutandis għad-dokumenti tal-Kunsill Ewropew.

Artikolu 11

Sigriet professjonali u produzzjoni ta’ dokumenti fi proċedimenti legali

Mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet dwar l-aċċess lill-pubbliku għal dokumenti, id-deliberazzjonijiet tal-Kunsill Ewropew għandhom ikunu koperti mis-sigriet professjonali, ħlief jekk il-Kunsill Ewropew jiddeċiedi mod ieħor.

Il-Kunsill Ewropew jista’ jawtorizza l-produzzjoni għal użu fi proċedimenti legali ta’ kopja ta’ jew estratt minn dokumenti tal-Kunsill Ewropew li ma jkunux għadhom ġew rilaxxati lill-pubbliku taħt l-Artikolu 10.

Artikolu 12

Deċiżjonijiet tal-Kunsill Ewropew

1.   Id-deċiżjonijiet adottati mill-Kunsill Ewropew għandhom ikunu ffirmati mill-President tiegħu u mis-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill. Jekk ma jkunux jindikaw lil min ikunu indirizzati, huma għandhom ikunu ppubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea. Meta jindikaw lil min ikunu indirizzati, dan għandu jiġi notifikat bihom mis-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill.

2.   Id-dispożizzjonijiet dwar il-forma tal-atti li jinsabu fl-Anness VI tar-Regoli ta’ Proċedura tal-Kunsill huma applikabbli mutatis mutandis għad-deċiżjonijiet tal-Kunsill Ewropew.

Artikolu 13

Segretarjat, baġit u sigurt

1.   Il-Kunsill Ewropew u l-President tiegħu għandhom ikunu megħjuna mis-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill, taħt l-awtorità tas-Segretarju Ġenerali tiegħu.

2.   Is-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill għandu jassisti fil-laqgħat tal-Kunsill Ewropew. Huwa għandu jieħu kwalunkwe miżura meħtieġa għall-organizzazzjoni tal-ħidma.

3.   Is-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill għandu responsabbiltà sħiħa għall-amministrazzjoni tal-approprjazzjonijiet inklużi fit-Taqsima II – Kunsill Ewropew u Kunsill – tal-baġit u għandu jieħu l-miżuri kollha meħtieġa sabiex jiżgura li jkunu amministrati tajjeb. Huwa għandu jimplimenta dawn l-approprjazzjonijiet skont id-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit tal-Unjoni.

4.   Ir-regoli ta’ sigurtà tal-Kunsill għandhom japplikaw mutatis mutandis għall-Kunsill Ewropew.

Artikolu 14

Korrispondenza indirizzata lill-Kunsill Ewropew

Il-korrispondenza indirizzata lill-Kunsill Ewropew għandha tintbagħat lill-President fl-indirizz li ġej:

Conseil européen

Rue de la Loi 175

B-1048 Bruxelles

---

(1)  Dan is-subparagrafu jirriproduċi l-ewwel sentenza tal-Artikolu 15(3) tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea (minn hawn ‘il quddiem “TUE”).

(2)  Dan is-subparagrafu jirriproduċi l-aħħar sentenza tal-Artikolu 15(3) tat-TUE.

(3)  Dan il-paragrafu jirriproduċi l-Artikolu 15(6)(b) tat-TUE.

(4)  Dan il-paragrafu jirriproduċi t-tieni sentenza tat-tieni subparagrafu tal-Artikolu 16(6) tat-TUE.

(5)  Din is-sentenza tirriproduċi l-Artikolu 235(2) tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ‘il quddiem “TFUE”).

(6)  Dan is-subparagrafu jirriproduċi l-Artikolu 15(2) tat-TUE.

(7)  Din is-subparagrafu jirriproduċi t-tieni sentenza tal-Artikolu 15(3) tat-TUE.

(8)  Jirriproduċi l-Artikolu 15(6)(d) tat-TUE.

(9)  Dan il-paragrafu jirriproduċi l-Artikolu 15(4) tat-TUE.

(10)  Dan is-subparagrafu jirriproduċi l-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 235(1) tat-TFUE.

(11)  Dan is-subparagrafu jirriproduċi it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 235(1) tat-TFUE.

(12)  Dan il-paragrafu jirrepeti r-regoli msemmija fl-Artikolu 235(3) tat-TFUE.