INFORMAZZJONI MINN ISTITUZZJONIJIET, KORPI, UFFIĊĊJI U AĠENZIJI TAL-UNJONI EWROPEA

30.11.2018

Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

C 434/1

Rapport Annwali dwar l-aġenziji tal-UE għas-sena finanzjarja 2017

(2018/C 434/01)

WERREJ

Lista ta' akronimi xx

KAPITOLU 1

L-aġenziji tal-UE u l-awditu tal-Qorti xx

KAPITOLU 2

Ħarsa ġenerali lejn ir-riżultati tal-awditjar xx

KAPITOLU 3

Dikjarazzjonijiet ta' Assigurazzjoni u riżultati oħra tal-awditjar speċifiċi għall-aġenziji xx

LISTA TA' AKRONIMI

Il-lista ta’ akronimi tinkludi l-aġenziji tal-UE u l-korpi l-oħra tal-Unjoni li huma koperti minn dan ir-rapport.

Akronimu	Isem sħiħ	Sede
ACER	Aġenzija għall-Kooperazzjoni tar-Regolaturi tal-Enerġija	Ljubljana, is-Slovenja
Uffiċċju BEREC	Uffiċċju tal-Korp ta’ Regolaturi Ewropej tal-Komunikazzjonijiet Elettroniċi	Riga, il-Latvja
CdT	Ċentru tat-Traduzzjoni għall-Korpi tal-Unjoni Ewropea	Il-Belt tal-Lussemburgu, il-Lussemburgu
Cedefop	Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta' Taħriġ Vokazzjonali	Tessaloniki, il-Greċja
CEPOL	Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għat-Taħriġ fl-Infurzar tal-Liġi	Budapest, l-Ungerija
Chafea	Aġenzija Eżekuttiva għall-Konsumatur, is-Saħħa, l-Agrikoltura u l-Ikel	Il-Belt tal-Lussemburgu, il-Lussemburgu
CPVO	Uffiċċju Komunitarju tal-Varjetajiet tal-Pjanti	Angers, Franza
EACEA	Aġenzija Eżekuttiva għall-Edukazzjoni, l-Awdjoviżiv u l-Kultura	Brussell, il-Belġju
EASA	Aġenzija Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni	Cologne, il-Ġermanja
EASME	Aġenzija Eżekuttiva għall-Intrapriżi Żgħar u Medji	Brussell, il-Belġju
EASO	Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-Qasam tal-Asil	Il-Belt Valletta, Malta
EBA	Awtorità Bankarja Ewropea	Londra, ir-Renju Unit
ECDC	Ċentru Ewropew għall-Prevenzjoni u l-Kontroll tal-Mard	Stokkolma, l-Iżvezja
ECHA	Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi	Helsinki, il-Finlandja
EEA	Aġenzija Ewropea għall-Ambjent	Copenhagen, id-Danimarka
EFCA	Aġenzija Ewropea għall-Kontroll tas-Sajd	Vigo, Spanja
EFSA	Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel	Parma, l-Italja
EIGE	Istitut Ewropew għall-Ugwaljanza bejn is-Sessi	Vilnius, il-Litwanja
EIOPA	Awtorità Ewropea tal-Assigurazzjoni u l-Pensjonijiet tax-Xogħol	Frankfurt, il-Ġermanja
EIT	Istitut Ewropew tal-Innovazzjoni u t-Teknoloġija	Budapest, l-Ungerija
EMA	Aġenzija Ewropea għall-Mediċini	Londra, ir-Renju Unit
EMCDDA	Ċentru Ewropew għall-Monitoraġġ tad-Droga u d-Dipendenza fuq id-Droga	Lisbona, il-Portugall
EMSA	Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima	Lisbona, il-Portugall
ENISA	Aġenzija tal-Unjoni Ewropea dwar is-Sigurtà tan-Netwerks u l-Informazzjoni	Heraklion, il-Greċja
ERA	Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Ferroviji	Valenciennes, Franza
ERCEA	Aġenzija Eżekuttiva tal-Kunsill Ewropew għar-Riċerka	Brussell, il-Belġju
ESMA	Awtorità Ewropea tat-Titoli u s-Swieq	Pariġi, Franza
ETF	Fondazzjoni Ewropea għat-Taħriġ	Turin, l-Italja
EUIPO	Uffiċċju tal-Proprjetà Intellettwali tal-Unjoni Ewropea	Alicante, Spanja
eu-LISA	Aġenzija Ewropea għat-tmexxija operattiva tas-sistemi tal-IT fuq skala kbira fl-ispazju ta’ libertà, sigurtà u ġustizzja	Tallinn, l-Estonja
EU-OSHA	Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà u s-Saħħa fuq il-Post tax-Xogħol	Bilbao, Spanja
Euratom	Aġenzija Fornitriċi tal-Euratom	Il-Belt tal-Lussemburgu, il-Lussemburgu
Eurofound	Fondazzjoni Ewropea għat-Titjib tal-Kundizzjonijiet tal-Ħajja u tax-Xogħol	Dublin, l-Irlanda
Eurojust	Unità ta’ Kooperazzjoni Ġudizzjarja tal-Unjoni Ewropea	L-Aja, in-Netherlands
Europol	Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Kooperazzjoni fl-Infurzar tal-Liġi	L-Aja, in-Netherlands
FRA	Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għad-Drittijiet Fundamentali	Vjenna, l-Awstrija
Frontex	Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta	Varsavja, il-Polonja
GSA	Aġenzija tal-GNSS Ewropea (Sistema Globali ta' Navigazzjoni bis-Satellita)	Praga, ir-Repubblika Ċeka
INEA	Aġenzija Eżekuttiva għall-Innovazzjoni u n-Netwerks	Brussell, il-Belġju
REA	Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka	Brussell, il-Belġju
SRB	Bord Uniku ta’ Riżoluzzjoni	Brussell, il-Belġju

KAPITOLU 1

L-aġenziji tal-UE u l-awditu tal-Qorti

WERREJ

			Paragrafu	Paġna
INTRODUZZJONI			1.1 – 1.3	5
L-AĠENZIJI TAL-UE			1.4 – 1.21	5
	Tipi differenti ta’ aġenziji jgħinu lill-UE tfassal u timplimenta l-politiki		1.4 – 1.14	5
		L-aġenziji deċentalizzati jindirizzaw il-ħtiġijiet speċifiċi tal-politiki	1.8 – 1.9	7
		L-aġenziji eżekuttivi tal-Kummissjoni jimplimentaw il-programmi tal-UE	1.10	8
		Korpi oħra għandhom mandati speċifiċi	1.11 – 1.14	8
	L-aġenziji huma ffinanzjati minn diversi sorsi u taħt intestaturi differenti tal-QFP		1.15 – 1.20	8
	In-Netwerk tal-Aġenziji tal-UE jiffaċilita l-kooperazzjoni bejn l-aġenziji u l-komunikazzjoni mal-partijiet ikkonċernati		1.21	13
L-AWDITU TAGĦNA			1.22 – 1.32	13
	Aħna għandna mandat biex nawditjaw il-kontijiet annwali u t-tranżazzjonijiet tal-aġenziji		1.22 – 1.24	13
	L-awditu tagħna jindirizza r-riskji identifikati		1.25 – 1.32	13

INTRODUZZJONI

1.1.

Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri (QEA) ġiet stabbilita permezz tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (1) bħala l-awditur estern tal-finanzi tal-UE. F’din il-kapaċità, aħna naġixxu bħala l-gwardjan indipendenti tal-interessi finanzjarji taċ-ċittadini tal-Unjoni, notevolment billi nikkontribwixxu għat-titjib tal-ġestjoni finanzjarja tal-UE. Aktar informazzjoni dwar ix-xogħol li nwettqu tista’ tinstab fir-rapporti tal-attività, fir-rapporti annwali dwar l-implimentazzjoni tal-baġit tal-UE, fir-rapporti speċjali, u fl-analiżijiet panoramiċi tagħna, kif ukoll fl-opinjonijiet tagħna dwar liġijiet ġodda jew liġijiet aġġornati tal-UE jew deċiżjonijiet oħra b’implikazzjonijiet għall-ġestjoni finanzjarja (2).

1.2.

Fi ħdan dan il-mandat, aħna neżaminaw ta’ kull sena l-kontijiet u t-tranżazzjonijiet ta’ bażi tal-istituzzjonijiet u l-aġenziji tal-UE, u ta’ korpi oħra tal-Unjoni (3).

1.3.

Dan ir-rapport jippreżenta r-riżultati tal-awditu li wettaqna tal-aġenziji tal-UE u l-korpi l-oħra tal-Unjoni (kollettivament imsejħa “l-aġenziji”) għas-sena finanzjarja 2017. Ir-rapport huwa strutturat kif ġej:

—	il-Kapitolu 1 jiddeskrivi l-aġenziji u n-natura tal-awditu tagħna;

—	il-Kapitolu 2 jippreżenta r-riżultati kumplessivi tal-awditu;

—	il-Kapitolu 3 fih id-dikjarazzjoni ta’ assigurazzjoni għal kull waħda mill-41 aġenzija flimkien mal-opinjonijiet u l-osservazzjonijiet tagħna dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet tal-aġenziji u dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul u l-pagamenti (tranżazzjonijiet) ta’ bażi.

L-AĠENZIJI TAL-UE

Tipi differenti ta’ aġenziji jgħinu lill-UE tfassal u timplimenta l-politiki

1.4.

L-aġenziji huma entitajiet ġuridiċi distinti, li ġew stabbiliti permezz ta’ leġiżlazzjoni sekondarja biex iwettqu kompiti speċifiċi fil-qasam tekniku, xjentifiku jew maniġerjali li jgħinu lill-istituzzjonijiet tal-UE jfasslu u jimplimentaw il-politiki. Ħafna għandhom viżibbiltà għolja kif ukoll influwenza sinifikanti f’oqsma importanti tal-ħajja ta’ kuljum taċ-ċittadini Ewropej, bħas-saħħa, is-sikurezza, is-sigurtà, il-libertà u l-ġustizzja. Il-Kapitolu 3 jinkludi deskrizzjoni qasira tal-kompiti mwettqa minn kull aġenzija flimkien mad-dikjarazzjonijiet ta' assigurazzjoni tagħhom.

1.5.

F’dan ir-rapport, aħna nirreferu għall-aġenziji speċifiċi bl-akronimu tagħhom. Lista ta’ dawn l-akronimi tingħata fil-bidu tar-rapport.

1.6.

Hemm tliet tipi ta’ aġenziji: aġenziji deċentralizzati, aġenziji eżekuttivi u korpi oħra. Il-karatteristiċi prinċipali ta’ kull tip ta’ aġenzija huma deskritti hawn taħt. L-għadd ta’ aġenziji żdied matul is-snin u laħaq 41 fl-2017, kif jidher fil-Kaxxa 1.1.

Kaxxa 1.1

Żieda fl-għadd ta’ aġenziji

Sors:

Il-QEA.

1.7.

L-aġenziji eżekuttivi tal-Kummissjoni jinsabu fis-sedi tagħha fi Brussell u fil-Lussemburgu. L-aġenziji deċentralizzati u korpi oħra jinsabu mxerrdin mal-UE kollha fi 23 Stat Membru differenti, kif jidher fil-lista’ ta’ akronimi u fil-Kaxxa 1.2. Is-sedi tagħhom jiġu deċiżi mill-Kunsill jew mill-Kunsill u mill-Parlament Ewropew flimkien.

Kaxxa 1.2

Sedi tal-aġenziji fl-Istati Membri

Sors:

Il-QEA.

L-aġenziji deċentalizzati jindirizzaw il-ħtiġijiet speċifiċi tal-politiki

1.8.

It-32 aġenzija deċentralizzata (4) għandhom rwol importanti fit-tħejjija u fl-implimentazzjoni tal-politiki tal-UE, speċjalment għal kompiti ta' natura teknika, xjentifika, operazzjonali u/jew regolatorja. L-intenzjoni ta’ dan hija l-indirizzar tal-ħtiġijiet speċifiċi tal-politiki u r-rinfurzar tal-kooperazzjoni Ewropea billi jinġabru flimkien il-kompetenzi tekniċi u speċjalizzati disponibbli fil-livell tal-UE u f’dak tal-gvernijiet nazzjonali. Huma ġew stabbiliti permezz ta’ regolamenti tal-Kunsill, jew tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, għal perjodu indefinit.

1.9.

L-aġenziji deċentralizzati jwettqu l-attivitajiet tagħhom taħt il-kontroll ta’ bord magħmul minn rappreżentanti tal-Istati Membri, tal-Kummissjoni u, f’ċerti aġenziji, ta’ partijiet oħra. Il-Board jistabbilixxi l-qafas operazzjonali li l-aġenzija trid issegwi, bħall-programmi ta' ħidma pluriennali u annwali, l-abbozzi ta’ baġits u t-tabelli tal-persunal, li jiġu implimentati taħt ir-responsabbiltà tad-Diretturi (Eżekuttivi) tagħhom. Kull aġenzija deċentralizzata hija suġġetta għal proċedura ta’ kwittanza individwali dwar l-implimentazzjoni tal-baġit tagħha, li fil-biċċa l-kbira mill-każijiet titwettaq mill-Parlament Ewropew u mill-Kunsill (5), u tkopri n-nefqa għall-persunal, in-nefqa amministrattiva u n-nefqa operazzjonali tagħha.

L-aġenziji eżekuttivi tal-Kummissjoni jimplimentaw il-programmi tal-UE

1.10.

Is-sitt aġenziji eżekuttivi tal-Kummissjoni (6) huma inkarigati minn kompiti eżekuttivi u operazzjonali relatati ma’ programm wieħed jew aktar tal-UE u jiġu stabbiliti għal perjodu ta' żmien definit. Huma nħolqu permezz ta’ deċiżjoni tal-Kummissjoni u jaħdmu taħt is-superviżjoni tal-Kumitati ta’ Ġestjoni maħtura minnha. Ix-xogħol tagħhom huwa organizzat fuq il-bażi tal-programmi ta' ħidma pluriennali u annwali stabbiliti u implimentati taħt ir-responsabbiltà tad-Diretturi Eżekuttivi. L-aġenziji huma suġġetti għal proċeduri ta’ kwittanza individwali mwettqa mill-Parlament Ewropew u mill-Kunsill, għall-baġits proprji tagħhom. Għall-kuntrarju tal-aġenziji deċentralizzati, il-baġits tagħhom ikopru n-nefqa għall-persunal u n-nefqa amministrattiva biss, filwaqt li l-infiq operazzjonali kollu li jimplimentaw jiġi mill-baġit tal-Kummissjoni, u għalhekk, jifforma parti mill-kwittanza ġenerali li tingħata lill-Kummissjoni. Għalhekk, il-baġits proprji tal-aġenziji eżekuttivi jirrappreżentaw parti żgħira ħafna biss mill-baġit li fil-fatt jimplimentaw.

Korpi oħra għandhom mandati speċifiċi

1.11.

It-tliet korpi l-oħra huma l-EIT, l-Euratom u l-SRB.

1.12.

L-EIT f'Budapest huwa korp indipendenti u deċentralizzat tal-UE, li jiġbor flimkien riżorsi xjentifiċi, kummerċjali u edukattivi biex jistimula l-kapaċità ta' innovazzjoni tal-Unjoni billi jipprovdi finanzjament permezz ta’ għotjiet. Ġie stabbilit mill-Parlament Ewropew u mill-Kunsill għal perjodu ta’ żmien indefinit. Huwa mmexxi minn Direttur u ssorveljat minn Bord tat-Tmexxija, u huwa suġġett għal proċedura ta’ kwittanza individwali mwettqa mill-Parlament Ewropew u mill-Kunsill.

1.13.

L-Euratom fil-Lussemburgu nħolqot mill-Kunsill għal perjodu ta’ żmien indefinit biex tappoġġa l-għanijiet tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika. Hija suġġetta għal proċedura ta’ kwittanza individwali mwettqa mill-Parlament Ewropew u mill-Kunsill. Kumitat Konsultattiv magħmul minn rappreżentanti tal-Istati Membri jassisti lill-Euratom fit-twettiq tal-kompiti tagħha billi jifformula opinjonijiet u billi jipprovdi analiżi u informazzjoni. Id-Direttur Ġenerali tal-Euratom jaħdem taħt is-superviżjoni tal-Kummissjoni.

1.14.

L-SRB huwa l-awtorità ta’ riżoluzzjoni ċentrali fi ħdan l-unjoni bankarja, u s-sede tiegħu tinsab fi Brussell. Il-missjoni tiegħu hija li jiżgura r-riżoluzzjoni ordnata ta’ banek li jkunu qed ifallu, b’impatt minimu fuq l-ekonomija reali, fuq is-sistema finanzjarja, u fuq il-finanzi pubbliċi tal-Istati Membri parteċipanti u lil hinn minnhom. L-SRB huwa rrappreżentat mill-President tiegħu, li jassumi wkoll ir-rwol ta’ awtorità tal-ħatra. Il-President tal-SRB huwa suġġett għal proċedura ta’ kwittanza individwali mwettqa mill-Bord tiegħu, li huwa magħmul minn membri tal-awtoritajiet ta' riżoluzzjoni nazzjonali mill-Istati Membri parteċipanti.

L-aġenziji huma ffinanzjati minn diversi sorsi u taħt intestaturi differenti tal-QFP

1.15.

It-total tal-baġit għall-2017 tal-aġenziji kollha (eskluż l-SRB) ammonta għal EUR 3,5 biljun (2016: EUR 3,4 biljun) li huwa ekwivalenti għal madwar 2,7 % tal-baġit ġenerali tal-UE għall-2017 (2016: 2,4 %), kif jidher fil-Kaxxa 1.3. Fl-2017, l-aġenziji li kellhom l-akbar żidiet fil-baġits tagħhom kienu l-GSA u l-EIT, li huma ffinanzjati taħt l-Intestatura 1a tal-QFP (7) (Kompetittività għat-tkabbir u l-impjiegi), kif ukoll il-Frontex, l-EMA u l-EASO, li huma ffinanzjati taħt l-Intestatura 3 tal-QFP (Sigurtà u Ċittadinanza).

1.16.

Barra minn hekk, il-baġit tal-SRB għall-2017 ammonta għal EUR 6,6 biljun (2016: EUR 11,8 biljun) (8). Dan jikkonsisti f’kontribuzzjonijiet minn istituzzjonijiet ta' kreditu għall-Fond Uniku ta’ Riżoluzzjoni.

1.17.

Il-baġits tal-aġenziji deċentralizzati u tal-korpi l-oħra jkopru n-nefqa għall-persunal, in-nefqa amministrattiva u n-nefqa operazzjonali tagħhom, filwaqt li l-aġenziji eżekuttivi jimplimentaw programmi ffinanzjati mill-baġit tal-Kummissjoni, u l-baġits proprji tagħhom (madwar EUR 241 miljun b’kollox) ikopru biss in-nefqa għall-persunal u n-nefqa amministrattiva tagħhom. In-nefqa operazzjonali tal-Kummissjoni li ġiet implimentata mis-sitt aġenziji eżekuttivi fl-2017 ammontat għal madwar EUR 6,8 biljun, jiġifieri aktar mid-doppju tal-baġit totali tal-aġenziji l-oħra kollha flimkien, mingħajr l-SRB.

Kaxxa 1.3

Sorsi ta’ finanzjament tal-aġenziji għall-2017

Sors:

Il-baġit ġenerali tal-UE għall-2017 u l-baġits tal-aġenziji għall-2017, informazzjoni kkompilata mill-QEA.

1.18.

Il-biċċa l-kbira mill-aġenziji, inklużi l-aġenziji eżekuttivi kollha, huma ffinanzjati kważi għalkollox mill-baġit ġenerali tal-UE. L-oħrajn huma ffinanzjati kompletament jew parzjalment minn tariffi u imposti, u minn kontribuzzjonijiet diretti mill-pajjiżi parteċipanti: l-Istati Membri, il-pajjiżi tal-EFTA, eċċ. B’kollox, il-baġit ġenerali tal-UE ffinanzja madwar EUR 2,5 biljun, filwaqt li EUR 1 biljun ġew minn tariffi u imposti, u minn kontribuzzjonijiet diretti mill-pajjiżi parteċipanti. Il-Kaxxa 1.4 turi ripartizzjoni tal-aġenziji skont id-daqs tal-kontribuzzjonijiet li rċevew mill-baġit tal-UE.

Kaxxa 1.4

Klassifikazzjoni tal-aġenziji skont id-daqs tal-kontribuzzjoni mill-baġit tal-UE

Sors:

L-aġenziji, informazzjoni kkompilata mill-QEA.

1.19.

Il-kontribuzzjonijiet ta’ EUR 2,5 biljun mill-baġit ġenerali tal-UE huma ffinanzjati taħt intestaturi differenti tal-QFP, kif jidher fil-Kaxxa 1.5.

Kaxxa 1.5

Finanzjament tal-aġenziji mill-baġits ġenerali tal-UE, skont l-intestatura tal-QFP

Sors:

Il-Qafas finanzjarju pluriennali tal-UE li jkopri l-perjodu 2014-2020 u l-baġits tal-aġenziji għall-2017, informazzjoni kkompilata mill-QEA.

1.20.

Fir-rigward tal-persunal, fi tmiem l-2017, l-aġenziji kienu jimpjegaw madwar 11 000 membru tal-persunal (9) (2016: 10 300), jiġifieri madwar wieħed minn sitta tal-persunal totali impjegat mill-istituzzjonijiet u l-aġenziji tal-UE. Il-Kaxxa 1.6 tippreżenta r-ripartizzjoni tal-persunal totali skont l-aġenzija.

Kaxxa 1.6

Għadd ta’ membri tal-persunal għal kull aġenzija fi tmiem l-2017

Sors:

L-aġenziji, informazzjoni kkompilata mill-QEA.

In-Netwerk tal-Aġenziji tal-UE jiffaċilita l-kooperazzjoni bejn l-aġenziji u l-komunikazzjoni mal-partijiet ikkonċernati

1.21.

In-Netwerk tal-Aġenziji tal-UE (EUAN) ġie stabbilit mill-aġenziji bħala pjattaforma ta’ kooperazzjoni bejn l-aġenziji biex iżid il-viżibbiltà tal-aġenziji, biex jidentifika u jippromwovi titjib possibbli fl-effiċjenza u biex jipprovdi valur miżjud. L-EUAN jopera fuq il-bażi ta’ prijoritajiet li l-aġenziji jaqblu dwarhom f’Aġenda dwar l-Istrateġija għal ħames snin (2015-2020) kif ukoll fuq il-bażi ta’ Programmi ta' Ħidma annwali li jispeċifikaw l-attivitajiet u r-riżultati tanġibbli. Rwol importanti assenjat lill-EUAN huwa li jiżgura komunikazzjoni effiċjenti bejn l-aġenziji u l-partijiet ikkonċernati, prinċipalment mal-Istituzzjonijiet Ewropej. L-EUAN huwa presedut minn aġenzija differenti kull sena fuq bażi ta' rotazzjoni.

L-AWDITU TAGĦNA

Aħna għandna mandat biex nawditjaw il-kontijiet annwali u t-tranżazzjonijiet tal-aġenziji

1.22.

Kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE), aħna awditjajna

(a)	il-kontijiet tal-aġenziji kollha, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (10) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (11) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet.

1.23.

Fuq il-bażi tar-riżultati tal-awditu tagħha, aħna nipprovdu lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill, jew lill-awtoritajiet ta' kwittanza l-oħra li jissemmew fil-Kapitolu 3 ta’ dan ir-rapport, b'dikjarazzjoni ta' assigurazzjoni għal kull aġenzija dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet tagħha u dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi. Aħna nikkomplementaw id-dikjarazzjonijiet ta' assigurazzjoni b’osservazzjonijiet sinifikanti tal-awditjar, fejn ikun xieraq.

1.24.

Kif stipulat fl-Artikolu 208(4) tar-Regolament Finanzjarju tal-UE (12), il-kontijiet tat-32 aġenzija li jirċievu kontribuzzjonijiet mill-baġit tal-UE ġew ivverifikati minn awdituri indipendenti esterni. Aħna eżaminajna l-affidabbiltà tar-riżultati tal-verifikazzjoni skont l-Istandards Internazzjonali tal-Awditjar u ħadnihom inkunsiderazzjoni waqt it-tħejjija tal-opinjonijiet tal-awditjar proprji tagħna.

L-awditu tagħna jindirizza r-riskji identifikati

1.25.

Sabiex niksbu aċċertament suffiċjenti, aħna fassalna l-awditu tagħna b’mod li jindirizza r-riskji prinċipali identifikati.

Ir-riskju għall-affidabbiltà tal-kontijiet tal-aġenziji huwa ġeneralment baxx

1.26.

B’mod ġenerali, aħna nqisu li r-riskju għall-affidabbiltà tal-kontijiet huwa baxx għall-aġenziji kollha. Il-kontijiet tal-aġenziji jiġu stabbiliti bl-applikazzjoni tar-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni. Dawn huma bbażati fuq standards tal-kontabbiltà għas-settur pubbliku li huma aċċettati internazzjonalment. L-għadd ta’ żbalji materjali li nstabu fil-passat kien żgħir.

Ir-riskju għal-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet huwa kumplessivament medju, iżda jvarja

1.27.

Aħna qisna li r-riskju kumplessiv għal-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet tal-aġenziji huwa medju, iżda jvarja minn baxx għal għoli, skont it-titolu speċifiku tal-baġit.

Titolu I (Nefqa għall-persunal)

1.28.

Ir-riskju huwa ġeneralment baxx. Is-salarji jiġu amministrati mis-servizz tal-PMO tal-Kummissjoni, li l-Qorti tawditja fi ħdan il-qafas tal-valutazzjonijiet speċifiċi tagħha tan-nefqa amministrattiva. Fi snin reċenti, ma nstabux żbalji materjali relatati man-nefqa għall-persunal. Madankollu, f’każijiet fejn l-aġenziji jkollhom jirreklutaw għadd kbir ta’ membri addizzjonali tal-persunal f’qasir żmien, hemm riskju minn medju għal għoli f’dak li jirrigwarda l-legalità u r-regolarità tal-proċeduri ta’ reklutaġġ.

Titolu II (Nefqa amministrattiva)

1.29.

Aħna nqisu li r-riskju hawn huwa medju. L-akkwisti ta’ tipi differenti ta’ servizzi, b’ammonti dejjem akbar fil-qasam tal-IT, jinvolvu regoli u proċeduri kumplessi ta’ akkwist u, l-amministrazzjonijiet tal-aġenziji mhux dejjem jiżguraw trasparenza sodisfaċenti jew jiksbu l-aħjar valur għall-flus. L-iżbalji serji relatati mal-akkwist li jolqtu l-kundizzjonijiet għall-pagamenti tradizzjonalment huma waħda mir-raġunijiet prinċipali għalfejn il-Qorti toħroġ opinjonijiet kwalifikati tal-awditjar u osservazzjonijiet. Madankollu, il-kera tal-uffiċċji hija spiss il-kategorija prinċipali tal-ispejjeż li jitħallsu fuq bażi rikorrenti u normalment dawn ma jinbidlux dment li l-aġenzija ma tittrażlokax għal uffiċċji ġodda. Għalhekk, ir-risku kumplessiv huwa medju.

Titolu III (Nefqa operazzjonali)

1.30.

Aħna nqisu li r-riskju hawn huwa minn baxx għal għoli. Dan jiddependi fuq l-aġenziji speċifiċi u fuq it-tip ta’ nefqa operazzjonali li jkollhom. Inġenerali, ir-riskji relatati mal-akkwist huma simili għal dawk relatati mat-Titolu II, għalkemm l-ammonti involuti jistgħu jkunu ogħla. F’dak li jirrigwarda l-għotjiet imħallsa taħt it-Titolu III tal-baġit, awditi preċedenti wrew li, filwaqt li kumplessivament kien hemm titjib fil-kontrolli mwettqa mill-aġenziji, dawn mhux dejjem huma kompletament effettivi.

Ir-riskju għall-Ġestjoni Finanzjarja Tajba huwa medju

1.31.

Aħna nqisu li r-riskju għall-Ġestjoni Finanzjarja Tajba huwa medju u li jinsab prinċipalment fl-qosma tal-IT u tal-akkwist pubbliku. Preċedentement, aħna rrappurtajna sejbiet dwar l-ambjent tal-IT li jvarja minn aġenzija għal oħra u dgħufijiet fil-ġestjoni tal-proġetti tal-IT, kif ukoll proċeduri ta' akkwist li ma kinux jiżguraw li jinkiseb l-aħjar valur għall-flus.

1.32.

Minn perspettiva aktar ġenerali, l-għadd ta’ aġenziji żgħar (ara l-Kaxxa 1.4 u l-Kaxxa 1.6), kull waħda bl-istrutturi u l-proċeduri amministrattivi proprji tagħha, joħloq riskju għall-effiċjenza amministrattiva.

KAPITOLU 2

Ħarsa ġenerali lejn ir-riżultati tal-awditjar

WERREJ

		Paragrafu	Paġna
INTRODUZZJONI		2.1 – 2.2	16
KUMPLESSIVAMENT, IR-RIŻULTATI TAL-AWDITI ANNWALI RELATATI MAL-AĠENZIJI GĦAS-SENA 2017 HUMA POŻITTIVI		2.3 – 2.49	16
	Opinjonijiet “favorevoli” dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet tal-aġenziji kollha	2.4	16
	Il-paragrafi ta’ osservazzjonijiet huma fundamentali għall-komprensjoni tal-kontijiet	2.5 – 2.11	16
	Opinjonijiet “favorevoli” dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet tal-aġenziji kollha	2.12	17
	Opinjonijiet “favorevoli” dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet tal-aġenziji, ħlief għall-EASO	2.13 – 2.14	17
	Il-paragrafi intitolati “Kwistjoni oħra” jindirizzaw kwistjonijiet ta’ importanza speċifika	2.15 – 2.21	17
	L-osservazzjonijiet tagħna jkopru diversi tipi ta’ kwistjonijiet	2.22 – 2.49	18
RIŻULTATI TAL-AWDITJAR IPPREŻENTATI F’RAPPORTI OĦRA RELATATI MAL-AĠENZIJI LI L-QORTI ĦARĠET FL-2017		2.50 – 2.55	24
	Analiżi rapida dwar każ speċifiku, maħruġa mill-QEA, rigward l-implimentazzjoni tat-tnaqqis ta’ 5 % fil-postijiet għall-persunal	2.50	24
	Rapport speċjali tal-QEA dwar l-SRB	2.51 – 2.53	25
	Rapport annwali speċifiku tal-QEA dwar l-obbligazzjonijiet kontinġenti li nħolqu b’riżultat tat-twettiq, min-naħa tal-SRB, tal-kompiti tiegħu	2.54	26
	Rapporti speċjali oħra tal-QEA li wkoll jagħmlu referenza għal aġenzija waħda jew aktar	2.55	26
RISPOSTA TAN-NETWERK TAL-AĠENZIJI TAL-UE			28

INTRODUZZJONI

2.1.

Dan il-kapitolu jagħti ħarsa ġenerali lejn ir-riżultati tal-awditi annwali tal-Qorti relatati mal-aġenziji għas-sena 2017, kif ukoll ta’ xogħol ieħor tal-awditjar relatat magħhom u mwettaq mill-Qorti matul l-2017.

2.2.

Il-Kapitolu 3 jinkludi d-dikjarazzjonijiet ta' assigurazzjoni (opinjonijiet tal-awditjar) dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet tal-aġenziji u dwar id-dħul u l-pagamenti li fuqhom huma bbażati dawn il-kontijiet, kif ukoll il-kwistjonijiet u l-osservazzjonijiet kollha li ma jixħtux dubju fuq dawn l-opinjonijiet.

KUMPLESSIVAMENT, IR-RIŻULTATI TAL-AWDITI ANNWALI RELATATI MAL-AĠENZIJI GĦAS-SENA 2017 HUMA POŻITTIVI

2.3.

B’mod ġenerali, l-awditu li wettaqna tal-kontijiet annwali tal-aġenziji għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017, kif ukoll tad-dħul u l-pagamenti li fuqhom huma bbażati, ikkonferma r-riżultati pożittivi li rrappurtajna fi snin preċedenti.

Opinjonijiet “favorevoli” dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet tal-aġenziji kollha

2.4.

Aħna ħriġna opinjonijiet mhux kwalifikati (“favorevoli”) tal-awditjar dwar il-kontijiet tal-aġenziji kollha. Fl-opinjoni tagħna, dawn il-kontijiet jippreżentaw b'mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjonijiet finanzjarji tal-aġenziji fil-31 ta’ Diċembru 2017 u r-riżultati tal-operazzjonijiet tagħhom u l-flussi tal-flus tagħhom għas-sena li ntemmet dakinhar, skont id-dispożizzjonijiet tar-regolamenti finanzjarji applikabbli u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà tal-Kummissjoni (13).

Il-paragrafi ta’ osservazzjonijiet huma fundamentali għall-komprensjoni tal-kontijiet

2.5.

Il-paragrafi ta’ osservazzjonijiet jiġbdu l-attenzjoni tal-qarrejja għal kwistjonijiet ta’ importanza li huma fundamentali biex l-utenti jifhmu l-kontijiet.

2.6.

Għall-EASO, aħna ġbidna l-attenzjoni għall-fatt li s-sitwazzjoni tar-riżorsi umani fl-Uffiċċju ddeterjorat b’mod esponenzjali. Attwalment, l-Uffiċċju ma għandux il-kapaċità amministrattiva biex jimla l-għadd kbir ta’ postijiet battala. B’mod ġenerali, din is-sitwazzjoni tikkawża riskju sinifikanti għall-kontinwazzjoni tal-operazzjonijiet tal-Uffiċċju fil-livell attwali.

2.7.

Fil-każ tal-SRB, aħna enfasizzajna li l-kontribuzzjonijiet għall-Fond Uniku ta’ Riżoluzzjoni jiġu kkalkulati fuq il-bażi tal-informazzjoni pprovduta mill-istituzzjonijiet ta’ kreditu lill-Bord, permezz tal-intermedjarju tal-awtoritajiet ta’ riżoluzzjoni nazzjonali. Madankollu, ir-Regolament dwar il-Mekkaniżmu Uniku ta' Riżoluzzjoni ma jipprevedix qafas ta’ kontroll, komprensiv u konsistenti, li jiżgura li l-informazzjoni hija affidabbli. Barra minn hekk, aħna osservajna li l-metodoloġija użata għall-kalkolu tal-kontribuzzjonijiet u stabbilita fil-qafas legali hija kumplessa ħafna, li jirriżulta f’riskju għall-preċiżjoni. Għal raġunijiet ta’ kunfidenzjalità, il-Bord ma jistax jiddivulga d-data tal-istituzzjonijiet ta’ kreditu li tintuża biex jiġu kkalkulati l-kontribuzzjonijiet għall-Fond, u dan inaqqas it-trasparenza.

2.8.

Għall-ECHA, il-Qorti enfasizzat li l-Aġenzija hija parzjalment awtofinanzjata u tirċievi tariffa minn kull kumpanija li tapplika għar-reġistrazzjoni ta’ sustanzi kimiċi kif meħtieġ skont ir-Regolament REACH (14). L-Aġenzija tikkalkula u tiffattura t-tariffi fuq il-bażi ta’ informazzjoni pprovduta mill-kumpaniji meta ssir l-applikazzjoni. Verifikazzjonijiet ex post imwettqa mill-Aġenzija identifikaw il-ħtieġa li jsiru korrezzjonijiet konsiderevoli fit-tariffi, iżda l-ammont totali tagħhom kien għadu mhux magħruf sa tmiem l-2017. Din l-osservazzjoni turi l-limitazzjonijiet ta’ sistema li tibbaża eċċessivament fuq awtodikjarazzjonijiet li jsiru mill-applikanti.

2.9.

Għall-GSA, aħna ġbidna l-attenzjoni għall-fatt li l-eżitu tal-proċedura ta' akkwist pubbliku għal wieħed mill-kuntratti prinċipali tal-aġenzija (kuntratt qafas ta’ EUR 1,5 biljun) ġie kkontestat minn wieħed mill-offerenti.

2.10.

Fir-rigward taż-żewġ aġenziji bbażati f’Londra, l-EMA u l-EBA, aħna ġbidna l-attenzjoni għall-fatt li dawn se jitilqu mir-Renju Unit fl-2019, u li l-kontijiet u n-noti relatati tagħhom tħejjew bl-użu tal-informazzjoni li kienet disponibbli fid-data tal-iffirmar tal-kontijiet. Aħna rreferejna wkoll għall-implikazzjonijiet li jirriżultaw mill-arranġamenti attwali ta’ lokazzjoni f’Londra u r-riskju li jista’ jkun hemm tnaqqis fid-dħul wara l-ħruġ tar-Renju Unit mill-UE.

2.11.

Għaċ-Chafea, aħna rrappurtajna dwar id-dgħufijiet sinifikanti fl-ambjent kontabilistiku.

Opinjonijiet “favorevoli” dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet tal-aġenziji kollha

2.12.

Għall-aġenziji kollha, aħna ħriġna opinjonijiet mhux kwalifikati (“favorevoli”) tal-awditjar dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet annwali għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017. Fl-opinjoni tagħna, id-dħul kien legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Opinjonijiet “favorevoli” dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet tal-aġenziji, ħlief għall-EASO

2.13.

Għal 40 aġenzija, aħna ħriġna opinjonijiet mhux kwalifikati (“favorevoli”) tal-awditjar dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet annwali għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017. Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti kienu legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

2.14.

Għall-EASO, aħna ħriġna opinjoni avversa minħabba każijiet fejn il-pagamenti, b’mod materjali u sistematiku, ma jikkonformawx mar-Regolament Finanzjarju tal-Uffiċċju u ma’ regoli u dispożizzjonijiet applikabbli oħra, prinċipalment f’dak li jikkonċerna l-proċeduri ta’ akkwist pubbliku u ta’ reklutaġġ sottostanti għall-pagamenti. In-natura sistematika tan-nuqqas ta' konformità turi li s-sistema ta’ kontroll intern mhix adegwata. L-ammont ikkombinat għall-iżbalji li jirriżultaw minn pagamenti li mhumiex konformi jitla’ għal mill-inqas EUR 7,7 miljun jew 10,3 % tal-pagamenti totali li saru mill-Uffiċċju fl-2017.

Il-paragrafi intitolati “Kwistjoni oħra” jindirizzaw kwistjonijiet ta’ importanza speċifika

2.15.

Il-paragrafi intitolati “Kwistjoni oħra” jiġbdu l-attenzjoni tal-qarrejja għal kwistjonijiet oħra minbarra dawk li jiġu ppreżentati jew iddivulgati fil-kontijiet annwali jew li huma relatati mal-legalità u r-regolarità tad-dħul u l-pagamenti.

2.16.

Għall-EIT, aħna indirizzajna l-fatt li r-rati ta’ rimborż użati għall-kalkolu tal-għotjiet inizjali lill-Komunitajiet ta’ Konoxxenza u Innovazzjoni (KKI) żdiedu lejn tmiem il-perjodu ta’ eliġibbiltà, u dan imur kontra l-iskop li l-KKI jiġu mħeġġa biex isiru inqas dipendenti fuq il-finanzjament mill-EIT. Barra minn hekk, ċerti attivitajiet ġodda żdiedu b’mod retroattiv għall-pjanijiet annwali ta’ direzzjoni tan-negozju għal żewġ KKI. Għal waħda minnhom, dan irrappreżenta bidla sostanzjali meta mqabbel mad-deċiżjoni ta’ għotja inizjali. Il-bidliet sostanzjali jistgħu jaffettwaw it-trattament indaqs tal-KKI u mhumiex konformi mar-Regolament Finanzjarju.

2.17.

Fil-każ tal-Frontex, aħna ilna nirrappurtaw konsistentement mill-2014 li l-prova tal-infiq iddikjarat mill-pajjiżi li jikkooperaw flimkien, spiss ma kinitx suffiċjenti. Dan ġie kkonfermat ukoll mir-riżultati tal-awditjar ta’ din is-sena. B’rispons għar-rakkomandazzjoni tagħna tal-2016, il-Frontex qed tintroduċi mudell simplifikat għar-rimborż tal-ispejjeż.

2.18.

Għall-EBA, l-EIOPA u l-ESMA, aħna ġbidna l-attenzjoni għall-fatt li l-baġits tagħhom huma ffinanzjati parzjalment mill-fondi tal-Unjoni Ewropea u parzjalment permezz ta’ kontribuzzjonijiet diretti mill-awtoritajiet superviżorji u/jew mill-entitajiet sorveljati tal-Istati Membri tal-UE. Huwa possibbli li, fil-futur, id-dħul tal-awtoritajiet jonqos b’riżultat tad-deċiżjoni tar-Renju Unit li joħroġ mill-UE.

2.19.

Għall-GSA, aħna rrappurtajna li l-Aġenzija topera kemm iċ-Ċentru ta' Monitoraġġ tas-Sigurtà Galileo (GSMC) kif ukoll l-istazzjonijiet tal-art Galileo fuq it-territorju tar-Renju Unit, u hemm il-possibbiltà li dawn ikunu jridu jiġu rilokati.

2.20.

Għas-CdT, aħna semmejna l-fatt li bosta aġenziji kienu qed jagħmlu użu dejjem akbar minn soluzzjonijiet interni u soluzzjonijiet alternattivi oħra għat-traduzzjoni, u dan jimplika li l-kapaċità tas-CdT ma kinitx qed tintuża sal-massimu possibbli. Barra minn hekk, qed ikun hemm duplikazzjoni tal-isforzi fil-livell Ewropew kemm fir-rigward tal-ispejjeż għall-iżvilupp tas-sistemi tat-traduzzjoni kif ukoll għall-ispejjeż operazzjonali tagħhom.

2.21.

F’Diċembru 2016, l-Uffiċċju BEREC talab lis-CDT it-traduzzjoni ta’ erba’ avviżi ta’ postijiet battala għall-istabbiliment ta’ listi ta’ riżerva għar-reklutaġġ tal-persunal, minkejja l-fatt li l-postijiet kollha awtorizzati mill-awtoritajiet baġitarji fit-tabella tal-persunal tiegħu kienu mimlija. Fl-opinjoni tagħna, ma kienx hemm ġustifikazzjoni għal din it-talba li saret f’Diċembru 2016. Il-pagament relatat li sar f’Marzu 2017 kien jirrappreżenta 2,5 % tal-baġit għall-2017.

Kaxxa 2.1

Opinjonijiet tal-awditjar annwali dwar il-kontijiet u t-tranżazzjonijiet tal-aġenziji għall-perjodu 2014-2017

Sors:

Il-QEA.

L-osservazzjonijiet tagħna jkopru diversi tipi ta’ kwistjonijiet

2.22.

Aħna fformulajna total ta’ 145 osservazzjoni dwar 37 aġenzija biex niġbdu l-attenzjoni għal kwistjonijiet ta’ importanza u biex nindikaw fejn jista’ jsir titjib. Dawn l-osservazzjonijiet, li jidhru fil-Kapitolu 3, qed jingħataw fil-qosor hawn taħt. Il-maġġoranza tal-osservazzjonijiet jirrigwardaw il-ġestjoni finanzjarja tajba.

Hemm riskji kbar li qed iwasslu għal dgħufijiet serji fl-EASO

2.23.

Fil-każ tal-EASO, aħna ġbidna l-attenzjoni għar-riskji kbar li huma inerenti għan-natura tal-attivitajiet tal-Uffiċċju u għall-problemi operazzjonali straordinarji kkawżati mill-kriżi tal-migrazzjoni. Dawn ir-riskji ma kinux immitigati minn struttura ta’ governanza solida u minn kontrolli effettivi, u dan wassal għal bosta każijiet ta’ nuqqas materjali ta’ konformità.

2.24.

Mill-2014 ’l hawn, l-Uffiċċju kellu rata għolja ta’ dawran tal-persunal u l-proċeduri ta’ reklutaġġ ilhom sospiżi minn Diċembru 2017. Barra minn hekk, l-Uffiċċju la għandu kapaċità tal-awditjar intern u lanqas servizz legali u ma jwettaqx rieżaminar sistematiku tad-dokumenti legali.

2.25.

Kważi s-servizzi kollha awditjati, li kienu bbażati fuq proċeduri ta’ akkwist pubbliku jew ta’ reklutaġġ, kienu affettwati sistematikament minn dgħufijiet fil-valutazzjoni tal-ħtiġijiet tal-Uffiċċju, l-abbozzar ta’ speċifikazzjonijiet tas-sejħiet għall-offerti, l-għażla tat-tip ta’ kuntratt, il-metodi ta’ evalwazzjoni u ta’ għoti, l-emendi u l-estensjonijiet tal-kuntratti, l-eżekuzzjoni tal-kuntratti u l-verifikazzjoni tas-servizzi pprovduti, eċċ. Dawn id-dgħufijiet imorru kontra l-prinċipji tal-kompetizzjoni, tat-trasparenza, tat-trattament indaqs u tan-nondiskriminazzjoni.

Progress lejn ambjent tal-IT aktar armonizzat

2.26.

L-aġenziji jwettqu firxa wiesgħa ta’ attivitajiet operazzjonali, li jirrikjedu soluzzjonijiet tal-IT li jkunu adegwati u li kultant ikunu mfassla apposta għalihom. Madankollu, l-attivitajiet operazzjonali u amministrattivi ewlenin jiġu implimentati fuq il-bażi tal-istess qafas legali, li jindika li għandhom proċessi simili li jistgħu jiġu appoġġati minn soluzzjonijiet simili tal-IT. Filwaqt li l-aġenziji għamlu progress tajjeb ħafna fl-użu ta’ sistemi simili għall-kontabbiltà u għall-ġestjoni tal-baġit, kif semmejna fir-rapport ta’ sinteżi tagħna għall-2016 dwar ir-riżultati tal-awditjar tal-aġenziji, f’oqsma ewlenin oħra bħal fil-ġestjoni tar-riżorsi umani u l-ġestjoni tal-akkwist/kuntratti, kienet għadha qed tintuża varjetà kbira ta’ soluzzjonijiet tal-IT.

2.27.

L-aġenziji qed iqisu l-possibbiltà li jarmonizzaw aktar is-soluzzjonjiet tagħhom tal-IT f’dawn l-oqsma, prinċipalment sabiex isir titjib fil-kosteffiċjenza, jitnaqqsu r-riskji ta’ kontroll intern u tissaħħaħ il-governanza tal-IT. F’dak li jirrigwarda l-għodod tal-IT relatati mal-ġestjoni tar-riżorsi umani, kien sar progress tajjeb fl-2017 meta 20 aġenzija ffirmaw ftehimiet mal-Kummissjoni dwar l-użu tal-għodda tagħha, Sysper II, li tipprevedi ambjent tal-IT aktar uniformi f’dan il-qasam. Huwa ppjanat li l-maġġoranza tal-aġenziji jibdew jużaw l-għodda tal-Kummissjoni mill-1 ta’ Jannar 2019, filwaqt li xi wħud minnhom bdew jagħmlu dan fit-tielet trimestru tal-2018.

Kaxxa 2.2

Introduzzjoni tal-għodda komuni ta’ ġestjoni tar-riżorsi umani, SYSPER II, mill-aġenziji

Sors:

Il-QEA, ibbażat fuq informazzjoni mill-aġenziji.

L-akkwist elettroniku dalwaqt se jiġi introdott

2.28.

F’dan ix-xenarju frammentat, l-użu ta’ għodod elettroniċi simili għall-akkwist ta’ provvisti jew servizzi (akkwist elettroniku) ikun ukoll pass importanti lejn il-kisba ta’ qafas tal-IT aktar armonizzat fost l-aġenziji. Skont ir-Regolamenti Finanzjarji li daħlu fis-seħħ fl-2012 u l-2013 rispettivament, l-istituzzjonijiet u l-aġenziji kollha tal-UE “… għandhom, sal-massimu possibbli, ifasslu u jimplimentaw soluzzjonijiet għall-preżentazzjoni, il-ħżin u l-ipproċessar tad-data ppreżentata fil-kuntest tal-proċeduri ta’ akkwist u ta’ għoti, u għal dawn il-finijiet, għandhom jiddefinixxu spazju ta’ interskambju tad-data elettronika uniku għall-applikanti, il-kandidati u l-offerenti” (15), (16). Filwaqt li r-Regolamenti Finanzjarji ma jissettjawx data għall-introduzzjoni tal-akkwist elettroniku, id-Direttiva tal-UE dwar l-Akkwist Pubbliku (17) tal-2014, tesiġi l-użu ta’ mezzi elettroniċi għall-akkwist pubbliku fl-Istati Membri tal-UE sa mhux aktar tard mill-2018, filwaqt li d-Direttiva tal-UE dwar il-Fatturazzjoni Elettronika (18), tal-2014, tirrikjedi li l-awtoritajiet pubbliċi kollha jridu jawtorizzaw l-użu ta’ fatturi elettroniċi sa mhux aktar tard mill-2019.

2.29.

Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Filwaqt li l-aġenziji kollha jippubblikaw is-sejħiet tagħhom għall-offerti b’mod elettroniku permezz ta’ TED (Tenders Electronic Daily), il-ġurnal dwar l-akkwist pubbliku Ewropew, il-Kummissjoni niedet ukoll għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, il-biċċa l-kbira mill-aġenziji kienu introduċew l-għodod għall-fatturazzjoni elettronika u għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti, għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

Kaxxa 2.3

Introduzzjoni tal-għodod għall-akkwist elettroniku, mill-Aġenziji

Sors:

Il-QEA, ibbażat fuq informazzjoni mill-aġenziji.

Qed isir titjib fis-servizzi ta’ konsulenza fl-IT u fil-ġestjoni ta’ proġetti relatati ma’ dan il-qasam fl-EMA u fl-eu-LISA

Il-konsulenza fl-IT u l-ġestjoni ta’ proġetti relatati ma’ dan il-qasam fl-EMA

2.30.

Matul l-awditjar li wettaqna s-sena li għaddiet, aħna analizzajna l-ġestjoni tas-servizzi ta’ konsulenza mill-Aġenzija. L-użu eċċessiv ta’ ditti ta’ konsulenza wassal għal dipendenza kritika fuq għarfien espert estern. Aħna rrappurtajna wkoll li l-kontroll fuq l-iżvilupp u l-implimentazzjoni tal-proġetti ma kienx adegwat u li l-proġetti ddewmu b’mod konsiderevoli filwaqt li l-ispejjeż kienu qed jiżdiedu.

2.31.

Matul l-2017, l-Aġenzija implimentat bosta miżuri biex ittejjeb is-sitwazzjoni. Madankollu, biex titnaqqas id-dipendenza kritika tal-Aġenzija fuq id-ditti ta’ konsulenza se jieħu ż-żmien u l-impatt tal-miżuri li jkunu ttieħdu mhux se jkun qabel ma jgħaddu bosta snin.

Il-konsulenza fl-IT u l-ġestjoni ta’ proġetti relatati ma’ dan il-qasam fl-eu-LISA

2.32.

Minħabba n-natura tal-operazzjonijiet tagħha, l-eu-LISA tuża servizzi ta’ konsulenza prinċipalment inkonnessjoni ma’ proġetti tal-IT. Fl-2017, dawn il-proġetti tal-Aġenzija ġew implimentati fi ħdan il-baġits u l-perjodi ta’ żmien stabbiliti.

2.33.

Għall-iżvilupp u l-implimentazzjoni ta’ proġetti tal-IT, l-aġenzija tapplika mudell ta’ esternalizzazzjoni, fejn madwar 90 % tax-xogħol relatat jitwettaq minn tliet kuntratturi. Għalkemm il-proġetti tal-IT huma proprjetà tal-Aġenzija u kkontrollati minnha, mudell fejn l-attivitajiet ta’ evoluzzjoni u ta’ żvilupp għal sistemi tal-IT tant sensittivi, jiġu esternalizzati daqshekk, joħloq ir-riskju ta’ dipendenza eċċessiva fuq il-kuntratturi.

2.34.

Fl-istess ħin, l-għadd żgħir ta’ membri tal-persunal f’unitajiet operazzjonali ewlenin joħloq riskji għall-kontinwità tal-operazzjonijiet.

Għad hemm nuqqasijiet fil-ġestjoni tal-akkwisti

2.35.

L-objettiv tal-akkwist pubbliku huwa li tiġi żgurata l-kompetizzjoni bejn l-operaturi ekonomiċi u li tinkiseb l-offerta li tkun l-aktar vantaġġuża ekonomikament b’mod trasparenti, oġġettiv u konsistenti, fuq il-bażi tal-qafas legali applikabbli. Għal 14-il aġenzija (l-Uffiċċju BEREC, is-CEPOL, iċ-Chafea, l-eu-LISA, l-EASO, l-EBA, l-EEA, l-EFSA, l-EIGE, l-EUIPO, l-ERA, l-EASA, il-FRA u l-SRB) aħna osservajna dgħufijiet fl-akkwist pubbliku, fil-biċċa l-kbira relatati ma’ servizzi, li jippreżentaw riskju għall-kisba ta’ valur għall-flus. Nuqqasijiet frekwenti li ġew identifikati jinkludu: in-nuqqas ta’ bilanċ adegwat bejn l-aspetti ta’ prezz u ta’ kwalità għall-kriterji tal-għoti ta’ kuntratti, it-tfassil mhux ottimu ta’ kuntratti qafas, l-użu ta’ kuntratti qafas li ppermettew ix-xiri ta’ servizzi li għalihom l-ispeċifikazzjonijiet u/jew il-prezz ma kinux dettaljati biżżejjed, kif ukoll l-użu mhux ġustifikat ta’ servizzi intermedjarji.

Il-biċċa l-kbira mill-aġenziji analizzaw l-implikazzjonijiet tal-BREXIT

2.36.

Fid-29 ta’ Marzu 2017, ir-Renju Unit (UK) innotifika lill-Kunsill Ewropew dwar id-deċiżjoni tiegħu li joħroġ mill-Unjoni Ewropea (Brexit). Għall-kuntrarju tal-biċċa l-kbira mill-aġenziji l-oħra, ħamsa minnhom (l-ACER, l-Uffiċċju BEREC, is-CEPOL, l-ENISA u l-EU-OSHA) ma wettqux analiżi komprensiva tal-impatt li l-Brexit jista’ jkollu fuq l-organizzazzjoni, l-operazzjonijiet u l-kontijiet tagħhom.

L-avviżi ta’ postijiet battala jistgħu jiġu ppubblikati fuq is-sit web tal-EPSO

2.37.

Il-biċċa l-kbira mill-aġenziji (l-ACER, is-Cedefop, is-CEPOL, iċ-Chafea, l-EASA, l-EBA, l-ECHA, l-EEA, l-EIGE, l-EIOPA, l-EIT, l-EMA, l-EMCDDA, l-EMSA, l-ENISA, l-ESMA, l-eu-LISA, l-Eurojust, l-Europol, il-Frontex, il-GSA u l-SRB) jippubblikaw l-avviżi ta’ postijiet battala fuq is-siti web proprji tagħhom u fil-midja soċjali, iżda spiss mhux fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO). Pubblikazzjoni fuq is-sit web tal-EPSO tirrinforza t-trasparenza u żżid il-pubbliċità, u tkun tippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw avviżi ppubblikati mill-istituzzjonijiet u mill-aġenziji Ewropej kollha. Ir-raġuni prinċipali mogħtija mill-aġenziji hija li l-EPSO jaċċetta biss il-pubblikazzjoni tal-avviżi ta’ postijiet battala jekk dan isir bil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE, li jinvolvi spejjeż kbar ta’ traduzzjoni.

Inqas osservazzjonijiet dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti

2.38.

Il-kwantità ta’ osservazzjonijiet dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti naqset għal 8 (2016: 11), li juri l-isforzi kontinwi li qed isiru mill-aġenziji biex jikkonformaw mal-qafas legali, b’mod partikolari mad-dispożizzjonijiet stabbiliti fir-Regolament Finanzjarju u r-Regolamenti tal-Persunal. Filwaqt li ħames osservazzjonijiet indirizzaw għal darb’oħra d-dgħufijiet relatati mal-proċeduri ta' akkwist (l-EASO, l-EASA, l-EIGE u l-Frontex), tliet osservazzjonijiet kienu relatati mal-proċeduri ta’ reklutaġġ (l-EASO, is-Cedefop u l-Frontex).

Sar titjib fil-ġestjoni baġitarja

2.39.

Skont ir-Regolament Finanzjarju, l-approprjazzjonijiet baġitarji li jingħataw għal sena partikolari jistgħu jiġu riportati għas-sena ta’ wara taħt ċerti kundizzjonijiet (19). Filwaqt li r-Regolament Finanzjarju ma jistabbilix limiti massimi għal dawn ir-riporti u n-natura pluriennali tal-operazzjonijiet tista’ tkun raġuni importanti għala jsiru, livelli eċċessivi jistgħu jindikaw dewmien fl-implimentazzjoni tal-programmi ta' ħidma jew tal-pjanijiet għall-akkwist u jistgħu jmorru kontra l-prinċipju baġitarju tal-annwalità.

2.40.

Il-Kaxxa 2.4 turi l-għadd ta’ aġenziji li għalihom aħna rrappurtajna li kienu saru livelli għoljin ta’ riporti fl-2017 u fi snin preċedenti. It-tnaqqis għal żewġ aġenziji biss (iċ-Chafea u l-EU-OSHA) fl-2017 irriżulta mill-fatt li l-aġenziji taw spjegazzjoni u ġustifikazzjoni aħjar u aktar trasparenti għar-riporti, kif ukoll mill-bidla fl-approċċ tagħna għar-rappurtar fl-2017. Mill-2017 bdejna nirrappurtaw dwar ir-riporti fil-każ biss li ma nqisuhomx iġġustifikati biżżejjed.

Kaxxa 2.4

Il-kwantità ta’ osservazzjonijiet dwar riporti eċċessivi jew għoljin qiegħda tonqos

Sors:

Il-QEA, ibbażat fuq informazzjoni mill-aġenziji.

2.41.

Barra minn hekk, fil-każ ta’ żewġ aġenziji (il-Frontex u l-EUIPO), aħna rrappurtajna kanċellazzjonijiet ta’ approprjazzjonijiet baġitarji li ġew riportati minn snin preċedenti. Dawn kienu jindikaw li saret stima eċċessiva tal-ħtiġijiet baġitarji, notevolment min-naħa tal-amministrazzjonijiet pubbliċi tal-Istati Membri u ta’ pajjiżi oħra li jikkooperaw magħhom.

L-ambjenti kontabilistiċi jistgħu jissaħħu aktar

2.42.

Matul l-awditi annwali ta’ din is-sena, aħna eżaminajna wkoll l-ambjenti kontabilistiċi tal-aġenziji, li huma element importanti għat-tħejjija ta’ kontijiet affidabbli. Skont ir-Regolament Finanzjarju, kull aġenzija għandha l-uffiċjal tal-kontabbiltà proprju tagħha, u dan wassal għal sitwazzjoni fejn total ta’ 37 uffiċjal tal-kontabbiltà huma inkarigati minn 2 % tal-baġit Ewropew. Il-funzjonijiet prinċipali tal-uffiċjal tal-kontabbiltà huma: l-implimentazzjoni tal-pagamenti, il-ġbir tad-dħul u l-irkupru tal-ammonti riċevibbli, it-tħejjija, il-preżentazzjoni u ż-żamma tal-kontijiet, l-istabbiliment u l-validazzjoni tas-sistemi kontabilistiċi kif ukoll il-ġestjoni tat-teżorerija. Sabiex iżid l-effiċjenza, fl-2012, l-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni stieden lill-aġenziji biex jiddelegawlu l-funzjonijiet kontabilistiċi tagħhom fuq bażi kuntrattwali. L-ewwel aġenzija (li aċċettat il-proposta) kienet is-CEPOL fl-2014. Sa tmiem l-2017, tliet aġenziji oħra biss (il-GSA, l-Uffiċċju BEREC u l-ACER) kienu għamlu dan.

2.43.

Il-pożizzjoni ġerarkika ta’ uffiċjal tal-kontabbiltà fi ħdan aġenzija tista’ taffettwa l-indipendenza tiegħu. B’mod partikolari, l-uffiċjali tal-kontabbiltà huma meħtieġa jkunu indipendenti minn kull min ikollu (sotto)delega biex jawtorizza l-impenji u l-pagamenti. Aħna jidhrilna li jeħtieġ li l-indipendenza tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tissaħħaħ billi dan jibda jirrapporta direttament lid-Direttur tal-Aġenzija (għal kwistjonijiet amministrattivi) u lill-Bord tal-Aġenzija (għal kwistjonijiet funzjonali). Din l-osservazzjoni ġiet inkluża għal total ta’ 13-il aġenzija (is-CdT, l-EACEA, l-EASA, l-EASME, l-EEA, l-EFSA, l-EIOPA, l-EMA, l-EMCDDA, l-ERA, l-EU-OSHA, l-Eurofound u l-FRA). Dan ikun jirrikjedi wkoll li l-Bord ikun responsabbli mill-ħatra u mill-evalwazzjoni annwali tal-uffiċjal tal-kontabbiltà.

2.44.

Ir-Regolament Finanzjarju jirrikjedi li l-uffiċjali tal-kontabbiltà jikkonfermaw il-funzjonament affidabbli tas-sistemi kontabilistiċi (validazzjoni) tal-aġenziji. Filwaqt li għall-biċċa l-kbira mill-aġenziji, is-sistemi kontabilistiċi tagħhom huma koperti minn validazzjonijiet regolari, aħna sibna li bidliet importanti li saru għal dawn is-sistemi f’seba’ aġenziji (l-ACER, l-Uffiċċju BEREC, is-CEPOL, l-EASME, l-EIT, l-EMA u l-GSA) jirrikjedu li ssir rivalidazzjoni tagħhom mingħajr dewmien.

Kaxxa 2.5

Indipendenza tal-uffiċjali tal-kontabbiltà tal-aġenziji u rivalidazzjoni tas-sistemi kontabilistiċi li għadha ma saritx

Sors:

Il-QEA, ibbażat fuq informazzjoni mill-aġenziji.

Aħna sibna dgħufijiet fil-kontrolli interni f’xi wħud mill-aġenziji

2.45.

Għal tliet aġenziji (l-EASO, is-CPVO u r-REA), id-dokumentazzjoni relatata mal-akkwisti, mal-għotjiet jew mal-proċeduri ta’ reklutaġġ ma kinitx adegwata.

2.46.

Aħna identifikajna ċerti dgħufijiet fl-implimentazzjoni tal-istandard ta' kontroll intern li jirrigwarda l-pjan tal-kontinwità tan-negozju ta’ tliet aġenziji (l-ACER, l-EIT u l-Frontex). Dawn id-dgħufijiet jistgħu joħolqu riskju konsiderevoli għall-kontinwità tan-negozju fil-każ ta’ diżastri kbar, billi hemm il-possibbiltà li d-data tintilef għalkollox.

L-aġenziji qed iwettqu segwitu għas-sejbiet tal-awditjar mis-snin preċedenti

2.47.

Fejn kien applikabbli, aħna pprovdejna rapport dwar l-istatus tal-azzjonijiet ta' segwitu li ttieħdu mill-aġenziji b'rispons għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti.

Il-Kaxxa 2.6 turi li għall-170 osservazzjoni li ma kinux ġew indirizzati sa tmiem l-2016, l-azzjonijiet korrettivi korrispondenti kienu ġew ikkompletati jew kienu għaddejjin fil-biċċa l-kbira mill-każijiet. Mit-13-il osservazzjoni pendenti, l-azzjoni korrettiva meħtieġa fir-rigward ta’ 3 osservazzjonijiet ma kinitx taħt il-kontroll tal-aġenzija.

Kaxxa 2.6

Sforzi mill-aġenziji biex jagħtu segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sors:

Il-QEA.

Aħna nirrappurtaw każijiet ta’ frodi suspettata lill-OLAF

2.48.

Il-frodi hija att ta’ qerq deliberat biex jinkiseb benefiċċju. Aħna nirrappurtaw il-każijiet kollha ta' frodi suspettata li jkunu nqabdu matul ix-xogħol tal-awditjar tagħna lill-OLAF, l-uffiċċju tal-Unjoni Ewropea kontra l-frodi. Imbagħad, hija r-responsabbiltà tal-OLAF li jinvestiga u jagħti segwitu għal dawn il-każijiet, fejn ikun xieraq f’kooperazzjoni mal-awtoritajiet ġudizzjarji nazzjonali. Fl-2017, aħna sibna u rrappurtajna lill-OLAF 3 każijiet ta’ frodi suspettata f’bejn wieħed u ieħor 1 000 tranżazzjoni u 150 proċedura ta’ akkwist li awditjajna għad-dikjarazzjonijiet ta’ assigurazzjoni tagħna dwar l-aġenziji. Il-każijiet ta’ frodi suspettata kienu jirrigwardaw irregolaritajiet fl-akkwist.

Aħna nipprovdu informazzjoni dwar ir-rapporti tas-servizz tal-awditjar intern (IAS) tal-Kummissjoni u r-rapporti tal-evalwazzjoni esterna

2.49.

Biex niksbu aktar informazzjoni aħna rreferejna wkoll għal rapporti tal-awditjar imħejjija mill-IAS u għal rapporti tal-evalwazzjoni esterna mħejjija f’isem il-Kummissjoni. Fl-2017, kien hemm 26 rapport tal-IAS u 9 każijiet fejn twettqet evalwazzjoni esterna ta’ aġenzija. Aħna ma vverifikajniex il-proċessi relatati tal-awditjar u ta’ evalwazzjoni.

RIŻULTATI TAL-AWDITJAR IPPREŻENTATI F’RAPPORTI OĦRA RELATATI MAL-AĠENZIJI LI L-QORTI ĦARĠET FL-2017

Analiżi rapida dwar każ speċifiku, maħruġa mill-QEA, rigward l-implimentazzjoni tat-tnaqqis ta’ 5 % fil-postijiet għall-persunal

2.50.

Fl-2017, il-Qorti ħarġet analiżi rapida dwar każ speċifiku (20) rigward il-mod kif l-istituzzjonijiet u l-aġenziji tal-Unjoni Ewropea implimentaw l-impenn li sar biex jitnaqqsu 5 % tal-persunal fit-tabelli tal-persunal tagħhom matul il-perjodu 2013-2017 (għall-aġenziji, il-perjodu 2014-2018). Għall-aġenziji, aħna kkonkludejna li t-tnaqqis ta’ 5 % kien ġie implimentat, għalkemm kien hemm xi dewmien. Filwaqt li l-aġenziji deċentralizzati li għandhom kompiti tradizzjonali rnexxielhom inaqqsu l-persunal bi 8,9 %, il-persunal żdied b’19,9 % u 42,9 % għall-kompiti u r-responsabbiltajiet il-ġodda ta’ ċerti aġenziji deċentralizzati u aġenziji eżekuttivi rispettivament. Il-Kaxxa 2.7 turi l-impatt li l-bidla perċentwali għandha fuq il-postijiet fit-tabelli tal-persunal tal-istituzzjonijiet, il-korpi u l-aġenziji kollha.

Kaxxa 2.7

Analiżi tal-varjazzjonijiet fl-ammonti ta’ postijiet fit-tabelli tal-persunal bejn l-2012 u l-2017 (f’perċentwal)

Sors:

Il-QEA.

Rapport speċjali tal-QEA dwar l-SRB

2.51.

Il-Bord Uniku ta' Riżoluzzjoni (SRB), li huwa bbażat fi Brussell, ġie stabbilit f’Awwissu 2014 bħala parti mir-rispons ta’ politika għall-kriżi finanzjarja. Il-missjoni tiegħu huwa li jipproċedi bir-riżoluzzjoni tal-banek li jaqgħu fi ħdan il-mandat tiegħu jekk dawn ikunu qed ifallu. F’Jannar 2017, l-SRB kellu 139 bank, inklużi 130 grupp bankarju, fi ħdan il-mandat tiegħu (21).

2.52.

Fl-awditu speċjali (22), aħna eżaminajna jekk l-SRB għandux il-mezzi biex iwettaq ir-riżoluzzjonijiet tal-banek b’mod effettiv, u analizzajna l-kwalità tal-ippjanar tiegħu għar-riżoluzzjoni ta’ banek individwali, jekk twaqqafx b’mod adegwat biex jikkonforma mal-qafas statutorju tiegħu għall-ippjanar tar-riżoluzzjonijiet, u jekk kellux riżorsi umani adegwati biex iwettaq il-kompiti tiegħu.

2.53.

Aħna sibna nuqqasijiet f’dawn l-oqsma kollha, għalkemm il-ħolqien tal-SRB bħala struttura kompletament ġdida kien sfida sinifikanti ħafna u kwalunkwe dgħufija trid titqies f’dan il-kuntest. Aħna għamilna għadd ta’ rakkomandazzjonijiet relatati mat-tħejjija tal-pjanijiet ta’ riżoluzzjoni u mal-ikkompletar tar-regoli u l-gwida tiegħu, kif ukoll mat-titjib fil-livelli tal-persunal u l-proċeduri tar-riżorsi umani.

Rapport annwali speċifiku tal-QEA dwar l-obbligazzjonijiet kontinġenti li nħolqu b’riżultat tat-twettiq, min-naħa tal-SRB, tal-kompiti tiegħu

2.54.

Ir-Regolament dwar il-Mekkaniżmu Uniku ta' Riżoluzzjoni jipprovdi (23) li l-Qorti trid tħejji rapport dwar kwalunkwe obbligazzjoni kontinġenti li tinħoloq b'riżultat tat-twettiq, mill-SRB, mill-Kunsill u mill-Kummissjoni, tal-kompiti tagħhom skont dan ir-Regolament. Fil-31 ta’ Diċembru 2016, l-obbligazzjoni kontinġenti tal-SRB ammontat għal EUR 842 miljun minn kontribuzzjonijiet ex ante, u din telgħet għal EUR 1 420 miljun sat-30 ta’ Settembru 2017. Ma nbdiet l-ebda riżoluzzjoni bankarja mill-SRB fl-2016, u konsegwentement, l-ebda obbligazzjoni kontinġenti ma kellha tiġi ddivulgata fir-rigward ta’ deċiżjonijiet ta’ riżoluzzjonijiet għas-sena finanzjarja 2016. Madankollu, minħabba d-deċiżjoni ta’ riżoluzzjoni li ttieħdet dwar il-Banco Popular Español S.A. f’Ġunju 2017, kienu tressqu 90 kawża legali kontra l-SRB quddiem il-Qorti Ġenerali tal-Qorti Ewropea tal-Ġustizzja (QtĠ), u 46 appell quddiem il-bord tal-appell tal-SRB sa tmiem Ottubru 2017, meta ppubblikajna r-Rapport 2016 tagħna dwar l-obbligazzjonijiet kontinġenti li nħolqu b'riżultat tat-twettiq, min-naħa tal-SRB, tal-kompiti tiegħu. Il-Kummissjoni u l-Kunsill kienu ġew innotifikati dwar is-26 kawża legali li tressqu quddiem il-Qorti Ġenerali tal-QtĠ, inkonnessjoni mal-istess deċiżjoni ta’ riżoluzzjoni. L-obbligazzjonijiet kontinġenti relatati se jiġu ttrattati fl-awditu u fir-rapport tagħna għas-sena finanzjarja 2017.

Rapporti speċjali oħra tal-QEA li wkoll jagħmlu referenza għal aġenzija waħda jew aktar

2.55.

Minbarra rapporti tal-awditjar iddedikati speċifikament għall-aġenziji, matul l-2017 aħna ppubblikajna wkoll għadd ta’ rapporti speċjali tal-awditjar dwar l-implimentazzjoni ta’ politiki tal-UE, li għamlu referenza għal għadd ta’ aġenziji (ara l-Kaxxa 2.8).

Kaxxa 2.8

Rapporti speċjali tal-awditjar oħra ppubblikati mill-QEA li jagħmlu referenza għall-aġenziji

Sors:

Il-QEA.

RISPOSTA TAN-NETWERK TAL-AĠENZIJI TAL-UE

L-Aġenziji japprezzaw il-konklużjonijiet pożittivi tal-Qorti dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet tagħhom u t-tranżazzjonijiet sottostanti.

2.27.

In-Netwerk jixtieq jesprimi t-tħassib tiegħu li, meta jitqies li l-Kummissjoni tipprovdi biss pakkett bażiku ta’ moduli lill-Aġenziji f’Sysper, l-Aġenziji huma obbligati – u ser jibqgħu jkunu obbligati – li jżommu għodod separati għall-evalwazzjoni, it-telexogħol, il-ħinijiet flessibbli tax-xogħol u r-rapportar tal-HR. Għaldaqstant l-ambjent tal-IT fil-ġestjoni tal-HR ser isir biss aktar uniformi f’parti, u ħafna inqas minn dak li kieku setgħet tiddeċiedi l-Kummissjoni.

L-Aġenziji qed jinvestigaw ukoll il-possibbiltà li jadottaw soluzzjoni ta’ servizz kondiviż biex jappoġġaw proċessi ta’ reklutaġġ li attwalment mhumiex koperti minn Sysper.

2.39.

Fil-qasam tal-akkwist, kien hemm ċaqliqa ċara lejn l-armonizzazzjoni tal-għodod-elettroniċi tul l-aħħar sentejn. Din bdiet bil-mod fl-2015-2016 meta nħoloq il-programm tal-akkwist-elettroniku e-Prior mfassal minn DIGIT f’koordinazzjoni ma’ BUDG. Minn dak iż-żmien, dan il-programm ta’ moduli elettroniċi li jkopru l-fażijiet kollha taċ-ċiklu tal-akkwist saru dejjem aktar standard li l-Aġenziji qed jaderixxu għalih. Fl-2018, din it-tendenza kompliet tintensifika b’moduli ġodda ta’ sottomissjoni elettronika u kien introdott il-modulu ABAC LCK u sar disponibbli għall-Aġenziji. Qed jiġu żviluppati wkoll il-moduli evalwazzjoni elettronika u għoti elettroniku. Pass wara pass, l-Aġenziji qed jabbandunaw l-għodod iżolati tagħhom stess, xi wħud malajr, oħrajn aktar bil-mod – iżda, hu x’inhu l-pass, din it-tendenza ma tistax titwaqqaf.

2.42.

It-titjib fl-effiċjenza propost li jistgħu jinġiebu bid-delega tal-kompiti ta’ kontabbiltà lill-Kummissjoni Ewropea huma fil-fatt diffiċli biex jinkisbu. Għax mhijiex biss il-linja ewlenija tal-baġit li tiddeċiedi t-tagħbija tax-xogħol, iżda l-finalizzazzjoni tal-kontijiet f’sitwazzjoni ristretta fil-bidu tas-sena. L-esperjenza turi li għall-konklużjoni ta’ aktar minn sett wieħed ta’ kontijiet (jiġifieri b’finanzjament addizzjonali permezz ta’ ftehimiet ta’ delega) hemm bżonn ta’ kważi d-doppju tal-ħaddiema, minkejja li qed jiġu indirizzati ammonti iżgħar (u inqas tranżazzjonijiet). Billi jiġu ddelegati tali attivitajiet lill-Kummissjoni, kull Aġenzija xorta jkun teħtieġ li jkollha tim tal-kontabbiltà peress li xorta ser ikun hemm kompiti relatati mal-kontabbiltà biex jitwettqu. B’hekk ikunu jridu jinżammu l-kompetenzi tal-kontabbiltà u, peress li l-kontabbiltà hija kompitu speċjalizzat, ir-riżorsi rilaxxati biex jinkiseb dan il-gwadann żgħir ma setgħux jiġu allokati mill-ġdid lill-kompiti oħra. Sakemm il-każ jibqa’ hekk, kwalunkwe mod kif jiffrankaw il-ħaddiema ma jkunx jikkorrispondi għal post tax-xogħol ekwivalenti għal full-time. Barra minn hekk, trid titħallas it-tariffa annwali. Għaldaqstant, ftit Aġenziji għażlu li jiddelegaw dan il-kompitu lill-Kummissjoni.

2.43.

In-Netwerk jixtieq jenfasizza li ma hemm l-ebda preċedent jew analiżi tar-riskju li tista’ tiġġustifika l-konklużjoni li l-indipendenza tal-Uffiċjal tal-Kontabbiltà ser tiżdied billi jirrapporta direttament lill-Uffiċjal tal-Awtorizzazzjoni minflok Uffiċjal tal-Awtorizzazzjoni permezz ta’ delega. Xi wħud mill-Aġenziji għażlu l-adozzjoni ta’ Karta għall-Uffiċjali tal-Kontabbiltà, li tinkludi dispożizzjonijiet għar-rapportar lill-korp ta’ tmexxija, jekk ikun meħtieġ.

KAPITOLU 3

Dikjarazzjonijiet ta' Assigurazzjoni u riżultati oħra tal-awditjar speċifiċi għall-aġenziji

WERREJ

3.1.

Informazzjoni li tappoġġa d-dikjarazzjonijiet ta' assigurazzjoni

AĠENZIJI FFINANZJATI TAĦT L-INTESTATURA 1A TAL-QFP – KOMPETITTIVITÀ GĦAT-TKABBIR U L-IMPJIEGI

3.2.

Aġenzija għall-Kooperazzjoni tar-Regolaturi tal-Enerġija (ACER)

3.3.

Korp ta’ Regolaturi Ewropej tal-Komunikazzjonijiet Elettroniċi (BEREC)

3.4.

Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta’ Taħriġ Vokazzjonali (CEDEFOP)

3.5.

Aġenzija Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni (EASA)

3.6.

Awtorità Bankarja Ewropea (EBA)

3.7.

Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi (ECHA)

3.8.

Awtorità Ewropea tal-Assigurazzjoni u l-Pensjonijiet tax-Xogħol (EIOPA)

3.9.

Istitut Ewropew tal-Innovazzjoni u t-Teknoloġija (EIT)

3.10.

Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima (EMSA)

3.11.

Aġenzija tal-Unjoni Ewropea dwar is-Sigurtà tan-Netwerks u l-Informazzjoni (ENISA)

3.12.

Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Ferroviji (ERA)

3.13.

Awtorità Ewropea tat-Titoli u s-Swieq (ESMA)

3.14.

Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà u s-Saħħa fuq il-Post tax-Xogħol (EU-OSHA)

3.15.

Fondazzjoni Ewropea għat-Titjib tal-Kundizzjonijiet tal-Ħajja u tax-Xogħol (EUROFOUND)

3.16.

Aġenzija tal-GNSS Ewropea (Sistema Globali ta' Navigazzjoni bis-Satellita) (GSA)

AĠENZIJI FFINANZJATI TAĦT L-INTESTATURA 2 TAL-QFP – TKABBIR SOSTENIBBLI: RIŻORSI NATURALI

103

3.17.

Aġenzija Ewropea għall-Ambjent (EEA)

103

3.18.

Aġenzija Ewropea għall-Kontroll tas-Sajd (EFCA)

109

AĠENZIJI FFINANZJATI TAĦT L-INTESTATURA 3 TAL-QFP – SIGURTÀ U ĊITTADINANZA

112

3.19.

Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għat-Taħriġ fl-Infurzar tal-Liġi (CEPOL)

112

3.20.

Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-Qasam tal-Asil (EASO)

116

3.21.

Ċentru Ewropew għall-Prevenzjoni u l-Kontroll tal-Mard (ECDC)

128

3.22.

Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel (EFSA)

132

3.23.

Istitut Ewropew għall-Ugwaljanza bejn is-Sessi (EIGE)

136

3.24.

Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (EMA)

141

3.25.

Ċentru Ewropew għall-Monitoraġġ tad-Droga u d-Dipendenza fuq id-Droga (EMCDDA)

149

3.26.

Aġenzija Ewropea għat-tmexxija operattiva tas-sistemi tal-IT fuq skala kbira fl-ispazju ta’ libertà, sigurtà u ġustizzja (EU-LISA)

153

3.27.

Unità ta’ Kooperazzjoni Ġudizzjarja tal-Unjoni Ewropea (Eurojust)

161

3.28.

Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Kooperazzjoni fl-Infurzar tal-Liġi (Europol)

165

3.29.

Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għad-Drittijiet Fundamentali (FRA)

169

3.30.

Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta (Frontex)

173

AĠENZIJI FFINANZJATI TAĦT L-INTESTATURA 4 TAL-QFP – EWROPA GLOBALI

184

3.31.

Fondazzjoni Ewropea għat-Taħriġ (ETF)

184

AĠENZIJI FFINANZJATI TAĦT L-INTESTATURA 5 TAL-QFP – AMMINISTRAZZJONI

188

3.32.

Aġenzija Fornitriċi tal-Euratom (Euratom)

188

AĠENZIJI AWTOFINANZJATI

191

3.33.

Uffiċċju Komunitarju tal-Varjetajiet tal-Pjanti (CPVO)

191

3.34.

Uffiċċju tal-Proprjetà Intellettwali tal-Unjoni Ewropea (EUIPO)

195

3.35.

Bord Uniku ta’ Riżoluzzjoni (SRB)

199

3.36.

Ċentru tat-Traduzzjoni għall-Korpi tal-Unjoni Ewropea (CdT)

205

AĠENZIJI EŻEKUTTIVI TAL-KUMMISSJONI

209

3.37.

Aġenzija Eżekuttiva għall-Edukazzjoni, l-Awdjoviżiv u l-Kultura (EACEA)

209

3.38.

Aġenzija Eżekuttiva għall-Intrapriżi Żgħar u Medji (EASME)

213

3.39.

Aġenzija Eżekuttiva tal-Kunsill Ewropew għar-Riċerka (ERCEA)

217

3.40.

Aġenzija Eżekuttiva għall-Innovazzjoni u n-Netwerks (INEA)

221

3.41.

Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka (REA)

225

3.42.

Aġenzija Eżekuttiva għall-Konsumatur, is-Saħħa, l-Agrikoltura u l-Ikel (Chafea)

229

3.1. INFORMAZZJONI LI TAPPOĠĠA D-DIKJARAZZJONIJIET TA' ASSIGURAZZJONI

Bażi għal opinjonijiet

3.1.1.

Aħna wettaqna l-awditu tagħna skont l-Istandards Internazzjonali tal-Awditjar (ISAs) u l-Kodiċijiet tal-Etika tal-IFAC, u l-Istandards Internazzjonali tal-Istituzzjonijiet Supremi tal-Awditjar (ISSAIs) tal-INTOSAI. Ir-responsabbiltajiet tagħna skont dawn l-istandards jingħataw f’aktar dettall fit-taqsima dwar ir-Responsabbiltajiet tal-awditur tar-rapport tagħna. F’konformità mal-Kodiċi ta’ Etika għall-Kontabilisti Professjonali tal-Bord tal-Istandards Internazzjonali tal-Etika għall-Kontabilisti (il-Kodiċi tal-IESBA), flimkien mar-rekwiżiti etiċi li huma rilevanti għall-awditu tagħna, aħna indipendenti u wettaqna r-responsabbiltajiet etiċi l-oħra tagħna skont dawn ir-rekwiżiti etiċi u l-Kodiċi tal-IESBA. Aħna nemmnu li l-evidenza għall-awditjar li ksibna hija suffiċjenti u xierqa biex tipprovdi bażi għall-opinjoni tagħna.

Responsabbiltajiet tal-maniġment u ta’ dawk inkarigati mill-governanza

3.1.2.

Skont l-Artikoli 310 sa 325 tat-TFUE u r-Regolamenti Finanzjarji tal-aġenziji, il-maniġment ta’ dawn l-aġenziji huwa responsabbli mit-tħejjija u l-preżentazzjoni tal-kontijiet tagħhom abbażi ta' standards tal-kontabbiltà għas-settur pubbliku li huma aċċettati internazzjonalment u mil-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati. Din ir-responsabbiltà tinkludi t-tfassil, l-implimentazzjoni u ż-żamma ta' kontrolli intern rilevanti għat-tħejjija u l-preżentazzjoni ta' rapporti finanzjarji li jkunu ħielsa minn kwalunkwe dikjarazzjoni skorretta materjali, sew jekk minħabba frodi u sew jekk minħabba xi żball. Il-maniġment huwa responsabbli wkoll milli jiżgura li l-attivitajiet, it-tranżazzjonijiet finanzjarji u l-informazzjoni riflessi fir-rapporti finanzjarji jkunu jikkonformaw mal-awtoritajiet li jirregolawhom. Il-maniġment tal-aġenziji jerfa’ r-responsabbiltà aħħarija għal-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet tagħhom.

3.1.3.

Fit-tħejjija tal-kontijiet, il-maniġment huwa responsabbli milli jivvaluta l-kapaċità tal-aġenzija li tkompli bħala negozju avvjat, filwaqt li jiddivulga, kif applikabbli, kwistjonijiet relatati ma' negozju avvjat u juża l-bażi kontabilistika ta' negozju avvjat, dment li ma jkunx biħsiebu jillikwida l-entità jew itemm l-operazzjonijiet, jew inkella ma jkollu l-ebda alternattiva realistika ħlief li jagħmel dan.

3.1.4.

Dawk inkarigati mill-governanza huma responsabbli mis-sorveljanza tal-proċess ta' rappurtar finanzjarju tal-aġenziji.

Responsabbiltajiet tal-awditur għall-awditjar tal-kontijiet u tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi

3.1.5.

L-objettivi tagħna huma li niksbu aċċertament raġonevoli dwar jekk il-kontijiet tal-aġenziji jkunux ħielsa minn kwalunkwe dikjarazzjoni skorretta materjali u dwar jekk it-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati jkunux legali u regolari u li, fuq il-bażi tal-awditu tagħna, nipprovdu lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill jew lil awtoritajiet ta' kwittanza rispettivi oħra b'dikjarazzjonijiet ta' assigurazzjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet tal-aġenziji u dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati. Aċċertament raġonevoli huwa aċċertament ta' livell għoli, iżda mhuwiex garanzija li awditu dejjem se jaqbad dikjarazzjoni skorretta materjali jew nuqqas ta' konformità meta dawn ikunu jeżistu. Dawn jistgħu jiġu kkaġunati minn frodi jew minn xi żball u jitqiesu materjali jekk, individwalment jew flimkien, jistgħu jkunu mistennija, b’mod raġonevoli, li jinfluwenzaw id-deċiżjonijiet ekonomiċi li l-utenti jieħdu fuq il-bażi ta' dawn il-kontijiet.

3.1.6.

Għad-dħul, aħna nivverifikaw is-sussidji li jiġu riċevuti mingħand il-Kummissjoni jew mingħand il-pajjiżi li jikkooperaw mal-aġenziji u nivvalutaw il-proċeduri tal-aġenziji għall-ġbir ta' tariffi u ta' introjtu ieħor, jekk ikun il-każ.

3.1.7.

Għall-infiq, aħna neżaminaw it-tranżazzjonijiet ta’ pagament meta l-infiq ikun ġie mġarrab, irreġistrat u aċċettat. Dan l-eżaminar ikopri l-kategoriji kollha ta' pagamenti (inklużi dawk li jkunu saru għax-xiri ta' assi) minbarra pagamenti bil-quddiem fil-punt meta jsiru. Il-pagamenti bil-quddiem jiġu eżaminati meta r-riċevitur tal-fondi jipprovdi ġustifikazzjoni għall-użu xieraq tagħhom u aġenzija taċċetta l-ġustifikazzjoni billi tapprova l-pagament bil-quddiem, sew jekk fl-istess sena u sew jekk aktar tard.

3.1.8.

Bħala parti minn awditu u f’konformità mal-ISAs u l-ISSAIs, aħna neżerċitaw ġudizzju professjonali u nmantnu xettiċiżmu professjonali tul l-awditu. Barra minn hekk, aħna:

—

Nidentifikaw u nivvalutaw ir-riskji ta’ dikjarazzjoni skorretta materjali tal-kontijet u ta' nuqqas ta' konformità materjali mit-tranżazzjonijiet ta' bażi mar-rekwiżiti tal-qafas legali tal-Unjoni Ewropea, sew jekk minħabba frodi u sew jekk minħabba xi żball, infasslu u nwettqu proċeduri tal-awditjar li jirrispondu għal dawk ir-riskji, u niksbu evidenza għall-awditjar li tkun suffiċjenti u adegwata biex tipprovdi bażi għall-opinjonijiet tagħna. Ir-riskju li ma jinqabdux dikjarazzjoni skorretta materjali jew nuqqas ta’ konformità b’riżultat ta’ frodi huwa ogħla mir-riskju li dawn ma jinqabdux meta jkunu b’riżultat ta’ żball, billi frodi tista’ tinvolvi kollużjoni, falsifikazzjoni, ommissjonijiet intenzjonali, rappreżentazzjonijiet żbaljati, jew jekk jinqabeż il-kontroll intern.

—	Niksbu fehim tal-kontroll intern rilevanti għall-awditu sabiex infasslu proċeduri tal-awditjar li jkunu xierqa fiċ-ċirkustanzi, iżda mhux bl-iskop li nagħtu opinjoni dwar l-effettività tal-kontroll intern.

—	Nevalwaw l-adegwatezza tal-politiki kontabilistiċi użati, ir-raġonevolezza tal-istimi kontabilistiċi u d-divulgazzjonijiet relatati li jsiru mill-maniġment.

—

Naslu għal konklużjoni dwar l-adegwatezza tal-użu mill-maniġment tal-bażi kontabilistika ta' negozju avvjat u, abbażi tal-evidenza għall-awditjar miksuba, jekk teżistix inċertezza materjali relatata ma’ avvenimenti jew kundizzjonijiet li jistgħu jixħtu dubju sinifikanti fuq il-kapapċità ta’ aġenzija li tkompli bħala negozju avvjat. Jekk aħna nikkonkludu li tkun teżisti inċertezza materjali, aħna meħtieġa niġbdu l-attenzjoni, fir-rapport tal-awditur tagħna, għad-divulgazzjonijiet relatati fil-kontijiet jew, jekk dawn id-divulgazzjonijiet ma jkunux adegwati, nimmodifikaw l-opinjoni tagħna. Il-konklużjonijiet tagħna huma bbażati fuq l-evidenza għall-awditjar miksuba sad-data tar-rapport tal-awditur tagħna. Madankollu, avvenimenti jew kundizzjonijiet futuri jistgħu jwasslu biex entità ma tkomplix bħala negozju avvjat.

—	Nevalwaw il-preżentazzjoni, l-istruttura u l-kontenut ġenerali tal-kontijiet, inklużi d-divulgazzjonijiet, u jekk il-kontijiet jirrappreżentawx it-tranżazzjonijiet u l-avvenimenti ta’ bażi b’mod li tinkiseb preżentazzjoni ġusta.

—

Niksbu evidenza suffiċjenti adegwata għall-awditjar dwar l-informazzjoni finanzjarja tal-aġenziji biex nesprimu opinjoni dwar il-kontijiet u t-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati. Aħna responsabbli għat-tmexxija, is-superviżjoni u l-prestazzjoni tal-awditu. Aħna nibqgħu unikament responsabbli għall-opinjoni tal-awditjar li nagħtu.

—	Qisna x-xogħol tal-awditjar li l-awditur indipendenti estern wettaq fuq il-kontijiet tal-aġenziji kif stipulat fl-Artikolu 208(4) tar-Regolament Finanzjarju tal-UE (24), fejn dan kien applikabbli.

3.1.9.

Aħna nikkomunikaw mal-maniġment rigward, fost oħrajn, l-ambitu u t-twaqqit ippjanati tal-awditu u dwar sejbiet sinifikanti tal-awditjar, inklużi defiċjenzi sinifikanti fil-kontroll intern li aħna nidentifikaw matul l-awditu tagħna.

3.1.10.

Mill-kwistjonijiet li jkunu ġew ikkomunikati mal-aġenziji, aħna niddeterminaw dawk li kellhom l-akbar importanza fl-awditjar tal-kontijiet tal-perjodu attwali, u li għalhekk huma l-kwistjonijiet ewlenin tal-awditjar. Aħna niddeskrivu dawn il-kwistjonijiet fir-rapport tal-awditur tagħna, dment li l-liġi jew ir-regolament ma jkunux jipprekludu d-divulgazzjoni pubblika dwar il-kwistjoni jew meta, f’ċirkustanzi rari ħafna, aħna niddeterminaw li kwistjoni ma għandhiex tiġi kkomunikata fir-rapport tagħna minħabba li l-konsegwenzi avversi jekk dan isir ikunu mistennija, b’mod raġonevoli, li jkunu akbar mill-benefiċċji ta' din il-komunikazzjoni għall-interess pubbliku.

Aġenziji ffinanzjati taħt l-Intestatura 1a tal-QFP – Kompetittività għat-tkabbir u l-impjiegi

3.2. AĠENZIJA GĦALL-KOOPERAZZJONI TAR-REGOLATURI TAL-ENERĠIJA (ACER)

INTRODUZZJONI

3.2.1.

L-Aġenzija għall-Kooperazzjoni tar-Regolaturi tal-Enerġija (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“ACER”), li tinsab f’Ljubljana, inħolqot bir-Regolament (KE) Nru 713/2009 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (25). Il-kompitu prinċipali tal-Aġenzija huwa li tgħin lill-Awtoritajiet Regolatorji Nazzjonali fl-eżerċizzju, fil-livell tal-Unjoni, tal-kompiti regolatorji li huma jwettqu fl-Istati Membri u, fejn ikun meħtieġ, li tikkoordina l-azzjonijiet tagħhom. Skont ir-Regolament REMIT (26), l-Aġenzija ngħatawlha responsabbiltajiet addizzjonali, flimkien mal-awtoritajiet regolatorji nazzjonali, fir-rigward tal-monitoraġġ tas-suq Ewropew tal-enerġija bl-ingrossa.

3.2.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (27).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	16	13
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (28)	103	91
Sors: baġit ippubblikat fil-ĠU.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.2.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (29) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (30) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.2.4.

Fl-opinjoni tagħna, il-kontijiet tal-Aġenzija għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 jippreżentaw b’mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjoni finanzjarja tal-Aġenzija fil-31 ta’ Diċembru 2017, ir-riżultati tal-operazzjonijiet tagħha, il-flussi tal-flus tagħha, u l-bidliet fl-assi netti għas-sena li ntemmet dakinhar, skont ir-Regolament Finanzjarju tagħha u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni. Dawn huma bbażati fuq standards tal-kontabbiltà għas-settur pubbliku li huma aċċettati internazzjonalment.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.2.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.2.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.2.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.2.8.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi, inkluż l-aspett tal-validazzjoni (mill-ġdid) f’waqtha tas-sistemi kontabilistiċi. F’Ottubru 2017, l-Aġenzija ddelegat il-funzjoni kontabilistika tagħha lill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà tal-Kummissjoni. Minkejja din il-bidla sinifikanti, l-aħħar validazzjoni tas-sistema kontabilistika saret fl-2011.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-KONTROLLI INTERNI

3.2.9.

Fl-2011, kompitu addizzjonali fil-qasam tal-monitoraġġ tas-suq tal-enerġija bl-ingrossa (REMIT) ġie assenjat lill-Aġenzija. Fl-2017, l-elementi kollha previsti mill-qafas tal-monitoraġġ REMIT iddaħħlu fis-seħħ għall-ewwel darba. Madankollu, filwaqt li inizjalment sit għall-irkupru ta’ data f’każ ta’ diżastru, għal REMIT, ġie stabbilit f’Maribor, is-Slovenja, f’April 2017, dan ġie ttrasferit għaċ-ċentru prinċipali tad-data tal-Aġenzija f’Ljubljana. Konsegwentement, il-backup tad-data issa jinżamm fl-istess post bħad-data oriġinali. Dan jikkawża riskju konsiderevoli għall-kontinwità tal-operat f’każ ta’ diżastri kbar, billi hemm il-possibbiltà li d-data tintilef b’mod irrevokabbli.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.2.10.

Fid-29 ta’ Marzu 2017, ir-Renju Unit (UK) innotifika lill-Kunsill Ewropew dwar id-deċiżjoni tiegħu li joħroġ mill-Unjoni Ewropea (Brexit). Għall-kuntrarju tal-biċċa l-kbira mill-aġenziji l-oħra, l-Aġenzija ma wettqitx analiżi komprensiva tal-impatt li l-Brexit jista’ jkollu fuq l-organizzazzjoni, l-operazzjonijiet u l-kontijiet tagħha.

3.2.11.

L-Aġenzija tippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web tagħha u fuq il-midja soċjali, iżda normalment mhux fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), li jkun jirriżulta f’aktar trasparenza u pubbliċità u jkun jippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw avviżi ppubblikati mid-diversi Istituzzjonijiet u aġenziji Ewropej kollettivament.

3.2.12.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (31), (32). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet għadha ma introduċiet l-ebda waħda minn dawn l-għodod.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.2.13.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar il-ġestjoni tar-riżorsi umani fl-ACER (33). L-Aġenzija ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza xi wħud mill-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.2.14.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2014	Skont il-Ftehim dwar is-Sede bejn l-Aġenzija u l-Gvern Sloven, għandha tiġi stabbilita Skola Ewropea fis-Slovenja. Madankollu, aktar minn erba' snin wara l-ftehim għadha ma twaqqfet l-ebda Skola Ewropea.	Għadha għaddejja
2016	Fir-rapport tal-awditjar tiegħu datat Mejju 2016, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni (IAS) enfasizza ħtieġa kbira li jiġu kkjarifikati r-rwoli u r-responsabbiltajiet kif ukoll li jiġi analizzat il-piż tax-xogħol fiċ-ċellula għall-akkwist sabiex jinkisbu proċessi u proċeduri aktar effiċjenti. Huwa kkonkluda wkoll li jeħtieġ li l-ippjanar u l-monitoraġġ tal-akkwist jittejjeb sinifikattivament. L-Aġenzija u l-IAS qablu dwar pjan biex tittieħed azzjoni korrettiva.	Għadha għaddejja
2016	L-Aġenzija rriportat EUR 4,9 miljun, jiġifieri 86 % tal-approprjazzjonijiet impenjati għan-nefqa operazzjonali taħt it-Titolu III (2015: EUR 1,4 miljun, jiġifieri 59 %). Bħalma kien il-każ fi snin preċedenti, ir-riporti huma prinċipalment relatati mal-implimentazzjoni tar-Regolament REMIT dwar l-integrità u t-trasparenza tas-swieq tal-enerġija bl-ingrossa li ammontaw għal EUR 4,7 miljun fl-2016 (2015: EUR 1,1 miljun). Għan-nefqa amministrattiva taħt it-Titolu II, l-Aġenzija rriportat EUR 1 000 000 , jiġifieri 38 % tal-approprjazzjonijiet impenjati (2015: EUR 0,8 miljun, jiġifieri 35 %).	M/A
2016	Il-livell dejjem jiżdied ta’ riporti huwa kwistjoni ta’ tħassib u huwa f’kontradizzjoni mal-prinċipju baġitarju tal-annwalità. Huwa direttament marbut ma’ konċentrazzjoni ta’ proċeduri ta’ akkwist li ġew iffinalizzati u ta’ kuntratti ffirmati lejn tmiem is-sena, li wassal għal konsenji u/jew pagamenti fis-sena ta’ wara. Fl-2016, 98 mill-299 kuntratt ġew iffirmati f’Novembru u f’Diċembru (EUR 5 976 122,47 jew 40 % tal-valur totali ta’ kuntratti li ġew konklużi fl-2016). L-Aġenzija tista’ tqis il-possibbiltà li tintroduċi approprjazzjonijiet baġitarji differenzjati biex jiġu riflessi aħjar kemm in-natura pluriennali tal-operazzjonijiet kif ukoll id-dewmien inevitabbli bejn l-iffirmar tal-kuntratti, il-konsenji u l-pagamenti.	Għadha għaddejja

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.2.8.

L-Aġenzija taqbel mas-sejba u tixtieq tiċċara li l-Aġenzija qiegħda żżomm rendikont tat-tranżazzjonijiet finanzjarji kollha tagħha fis-sistema finanzjarja pprovduta mill-Kummissjoni Ewropea, li tiġi aġġornata, tinżamm u tiġi validata mill-Kummissjoni. Bis-servizzi tal-kontabilità li minn Ottubru 2017 bdew jiġu esternalizzati lill-Kummissjoni, l-Aġenzija ser taċċetta l-validazzjoni tas-sistema kontabilistika li ser tiġi pprovduta mill-Kummissjoni fl-2018.

3.2.9.

Sa minn meta s-siti Primarji u ta’ Rkupru minn Diżastri ta’ ARIS imxew għaċ-Ċentru tad-Data intern tal-ACER fil-bidu ta’ April 2016 u ġew integrati f’sit uniku wieħed sabiex tiġi ottimizzata u avvanzata l-prestazzjoni u jiġu indirizzati r-rekwiżiti ta’ żieda fl-ispazju f’Ġunju 2017, il-kontinwità tan-negozju ma tistax tibqa’ tiġi żgurata. Madankollu, għandu jiġi nnutat li s-sitwazzjoni attwali, li fiha l-kontinwità tan-negozju ma tistax tiġi ggarantita, ġiet sfurzata fuq l-Aġenzija mit-tnaqqis sinifikanti fil-baġit tagħha matul l-aħħar sentejn. L-Aġenzija kemm-il darba wissiet lill-Kummissjoni u lill-Awtoritajiet Baġitarji dwar il-konsegwenzi severi tal-limitazzjonijiet baġitarji li taffaċċja, iżda bl-ebda riżultat f’termini ta’ riżorsi addizzjonali. L-Aġenzija ser tkompli tivvaluta l-possibbiltà li tistabbilixxi mill-ġdid sit ta’ rkupru minn diżastri għal ARIS, iżda attwalment m’għandhiex il-baġit biex tagħmel dan fl-2018. L-istabbiliment mill-ġdid tas-sit ta’ rkurpu minn diżastri jkun jeħtieġ li l-Aġenzija jingħatawlha riżorsi finanzjarji addizzjonali.

3.2.10.

Minħabba li r-riskji, relatati mal-BREXIT tqiesu bħala baxxi ħafna u limitati, l-impatt possibbli tal-BREXIT ġie analizzat biss b’mod informali mill-maniġment fl-2017. Fil-bidu tal-2018, l-Aġenzija nediet analiżi komprensiva dwar l-impatt tal-BREXIT fuq l-oqsma ta’ governanza, operattivi u finanzjarji tagħha billi wriet l-impatt u l-azzjonijiet meħtieġa.

3.2.11.

Fl-2014, il-Bord Amministrattiv tal-Aġenzija adotta Deċiżjoni AB Nru 15/2014 dwar ir-reġim lingwistiku tal-Aġenzija. Minkejja dan, l-Aġenzija xorta trid tittraduċi l-avviżi ta’ post battal ippubblikati fuq is-sit web tal-EPSO fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE. Minkejja r-riżorsi finanzjarji limitati ħafna tagħha, li kemm-il darba ġew enfasizzati lill-awtoritajiet baġitarji, l-Aġenzija ma tistax taffordja l-ispiża tat-traduzzjoni ta’ kull avviż ta’ post battal fil-lingwi kollha uffiċjali tal-UE, sabiex dawn l-avviżi jiġu ppubblikati fuq is-sit web tal-EPSO. Xorta waħda, fl-2017, erbgħa mid-disa’ avviżi ta’ post battal, inkluż żewġ sejħiet miftuħa, ġew ippubblikati fuq is-sit web tal-EPSO u għalhekk ġew tradotti fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE. Il-ħames avviżi ta’ post battal li jifdal għal karigi f’dipartimenti operattivi ġew ippubblikati biss fuq is-sit web tal-Aġenzija, peress li dawn kienu prinċipalment ta’ interess għal kandidati li diġà kienu qegħdin jaħdmu fis-settur, li tipikament isegwu l-attivitajiet tal-Aġenzija, inkluż is-sit web tagħna. Dan l-approċċ laħaq bilanċ pragmatiku bejn li jintlaħqu kandidati potenzjali u li jsir użu effiċjenti mir-riżorsi limitati.

3.2.12.

L-Aġenzija għadha mhijiex qiegħda tuża s-soluzzjoni tal-IT tal-Kummissjoni għal fatturar elettroniku, akkwist elettroniku u sottomissjoni elettronika ta' offerti. Matul l-2018, l-Aġenzija ser tibda bis-sejħiet għal offerti b'mod elettroniku li sussegwentement dan ser jiġi estiż bl-użu ta’ sottomissjoni elettronika ta' offerti u fatturar elettroniku matul l-2019.

3.2.13.

Wara r-rapport tas-Servizzi tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni dwar “Immaniġġjar tar-Riżorsi Umani”, l-Aġenzija qablet mal-IAS dwar pjan ta’ azzjoni u attwalment qiegħda timplimenta t-titjib rakkomandat.

3.3. KORP TA’ REGOLATURI EWROPEJ TAL-KOMUNIKAZZJONIJIET ELETTRONIĊI (BEREC)

INTRODUZZJONI

3.3.1.

L-Uffiċċju tal-Korp ta’ Regolaturi Ewropej tal-Komunikazzjonijiet Elettroniċi (minn hawn ’il quddiem “l-Uffiċċju”), li jinsab f’Riga, ġie stabbilit bir-Regolament (KE) Nru 1211/2009 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (34). Il-kompitu prinċipali tal-Uffiċċju huwa li jipprovdi servizzi ta’ appoġġ professjonali u amministrattiv lill-Korp ta’ Regolaturi Ewropej tal-Komunikazzjonijiet Elettroniċi (BEREC) u, taħt il-gwida tal-Bord tar-Regolaturi, li jiġbor u janalizza tagħrif dwar komunikazzjonijiet elettroniċi u jxerred fost l-Awtoritajiet Regolatorji Nazzjonali l-aħjar prattiki regolatorji bħal approċċi komuni, metodoloġiji jew linji gwida dwar l-implimentazzjoni tal-qafas regolatorju tal-UE.

3.3.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Uffiċċju (35).

Tabella

iċ-ċifri ewlenin għall-uffiċċju

	2016	2017
Baġit (miljun EUR) (36)	4	4
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (37)	27	27
Sors: data pprovduta mill-Uffiċċju.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.3.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Uffiċċju, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (38) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (39) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.3.4.

Fl-opinjoni tagħna, il-kontijiet tal-Uffiċċju għas-sena li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017 jippreżentaw b'mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjoni finanzjarja tal-Uffiċċju fil-31 ta' Diċembru 2017, ir-riżultati tal-operazzjonijiet tiegħu, il-flussi tal-flus tiegħu, u l-bidliet fl-assi netti għas-sena li ntemmet dakinhar, skont ir-Regolament Finanzjarju tiegħu u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni. Dawn huma bbażati fuq standards tal-kontabbiltà għas-settur pubbliku li huma aċċettati internazzjonalment.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.3.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.3.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Kwistjoni oħra

3.3.7.

F’Diċembru 2016, l-Uffiċċju talab lis-CDT it-traduzzjoni ta’ erba’ avviżi ta’ postijiet battala għall-istabbiliment ta’ listi ta’ riżerva għar-reklutaġġ tal-persunal, minkejja l-fatt li l-postijiet kollha awtorizzati mill-awtoritajiet baġitarji fit-tabella tal-persunal tiegħu kienu mimlija. Fl-opinjoni tagħna, ma kienx hemm ġustifikazzjoni għal din it-talba li saret f’Diċembru 2016. Il-pagament relatat li sar f’Marzu 2017 ammonta għal EUR 106 432,50 (jiġifieri 2,5 % tal-baġit għall-2017).

3.3.8.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.3.9.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi, inkluż l-aspett tal-validazzjoni (mill-ġdid) f’waqtha tas-sistemi kontabilistiċi. Fl-2016, l-Uffiċċju ddelega l-funzjoni kontabilistika tiegħu lill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà tal-Kummissjoni. Fl-2017, l-Uffiċċju introduċa sistema ġdida mingħajr karti. Filwaqt li dawn l-avvenimenti rriżultaw f’modifiki sinifikanti għall-proċeduri tal-Uffiċċju, is-sistema kontabilistika ma ġietx ivvalidata mill-ġdid mill-2013 ’l hawn.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

3.3.10.

F’Diċembru 2017, l-Uffiċċju ffirma impenji kemm legali kif ukoll baġitarji ta’ EUR 20 000 għal taħriġ li huwa ppjanat għall-aħħar ta’ Marzu 2018. Il-finanzjament tal-attivitajiet tal-2018 mill-baġit għall-2017 imur kontra l-prinċipju tal-annwalità tal-baġit.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.3.11.

F’Awwissu 2015, l-Uffiċċju nieda sejħa għall-offerti biex jikkonkludi kuntratt ta’ qafas multiplu għal servizzi f’sensiela ta’ erba’ snin, b’volum tas-suq stmat ta’ EUR 3 miljun għall-organizzazzjoni u l-ippjanar ta’ avvenimenti bħal laqgħat, sessjonijiet ta’ ħidma, konferenzi eċċ. Il-kriterji tal-għoti ma tawx importanza biżżejjed għall-element tal-prezz. Barra minn hekk, il-proċedura kompetittiva kopriet biss it-tariffa tal-ġestjoni tal-offerent u mhux l-ispejjeż potenzjali tal-avveniment. Għalhekk, il-proċedura ta’ akkwist ma żguratx li jkun hemm kompetizzjoni adegwata fir-rigward tal-prezz u l-kuntratt jista’ ma jirrappreżentax l-offerta li tkun l-aktar vantaġġuża ekonomikament.

3.3.12.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (40), (41). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Uffiċċju kien introduċa għodod għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-fatturazzjoni elettronika u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

3.3.13.

Fid-29 ta’ Marzu 2017, ir-Renju Unit (UK) innotifika lill-Kunsill Ewropew dwar id-deċiżjoni tiegħu li joħroġ mill-Unjoni Ewropea (Brexit). Għall-kuntrarju tal-biċċa l-kbira mill-aġenziji l-oħra, l-Uffiċċju ma wettaqx analiżi komprensiva tal-impatt li l-Brexit jista’ jkollu fuq l-organizzazzjoni, l-operazzjonijiet u l-kontijiet tiegħu.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.3.14.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2014	Id-dispożizzjoni fil-baġit 2014 għal kontribuzzjonijiet mill-awtoritajiet regolatorji nazzjonali tal-EFTA (42) li għandhom status ta’ osservatur fil-BEREC ma mmaterjalizzatx fin-nuqqas ta’ ftehimiet mal-pajjiżi tal-EFTA.	Pendenti (Mhux taħt il-kontroll tal-Uffiċċju)
2016	F’Marzu 2016, l-Uffiċċju nieda proċedura ta' akkwist bil-għan li jiġi ffirmat kuntratt qafas (FWC) partikolari maż-żewġ skejjel internazzjonali eżistenti li jinsabu f’Riga għat-tfal tal-persunal tiegħu. Filwaqt li l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi tal-offerta jiddikjaraw li l-Uffiċċju jkun jistabbilixxi kuntratt qafas multiplu partikolari f’sensiela ma’ żewġ operaturi ekonomiċi, il-kriterji tal-għoti jiddikjaraw li l-għażla tal-iskola qiegħda f’idejn il-ġenituri. Konsegwentement, il-kuntratt qafas ta’ EUR 400 000 li ġie ffirmat f’Lulju 2016 huwa bbażat fuq kunċetti kontradittorji, li jikkawża inċertezza legali għall-Uffiċċju u għall-iskejjel. Barra minn hekk, f’dan il-każ speċifiku, FWC ma kienx meħtieġ.	M/A
2016	Wara li saret riklassifikazzjoni, membru partikolari tal-persunal ġie assenjat għal grad ogħla direttament fl-iskala 2 minflok fl-iskala 1, li mhuwiex konformi mar-Regolamenti tal-Persunal tal-UE.	M/A
2016	F’Marzu 2016, l-Uffiċċju ffirma kuntratt ta’ EUR 60 000 għall-għoti ta’ servizzi ta’ appoġġ professjonali u konsulenza relatati mar-riżorsi umani. Il-proċedura ta’ akkwist kienet esklussivament ibbażata fuq il-prezz. L-involviment ta’ konsulent mingħajr ma jitqiesu l-kompetenza u l-għarfien espert bħala kriterji tal-għoti ma jiżgurax l-aħjar valur għall-flus.	M/A
2016	Fl-2016, il-perjodu medju ta’ impjieg fl-Uffiċċju kien ta’ 2,58 sena u d-dawran tal-persunal kien għoli f’rata ta’ 25 %. Din is-sitwazzjoni taffettwa l-effiċjenza tal-Uffiċċju u toħloq riskji għall-implimentazzjoni tal-programmi ta' ħidma tiegħu. Raġuni possibbli għal dan hija l-koeffiċjent ta’ korrezzjoni tas-salarji li jiġi applikat għall-Istat ospitanti (73 % fl-1 ta’ Lulju 2016).	Ikkompletata
2016	Ir-regolament fundatur tal-Uffiċċju ma jirrikjedix li jsiru evalwazzjonijiet esterni perjodiċi tal-prestazzjoni. Jenħtieġ li l-Uffiċċju, flimkien mal-Kummissjoni, iqis il-possibbiltà li jikkummissjona evalwazzjoni bħal din mill-inqas kull ħames snin, bħalma huwa l-każ għall-biċċa l-kbira mill-Aġenziji l-oħra. Jenħtieġ li kwalunkwe reviżjoni futura tar-regolament fundatur tintroduċi dan ir-rekwiżit.	Pendenti (Mhux taħt il-kontroll tal-Uffiċċju)

RISPOSTA TAL-UFFIĊĊJU

3.3.7.

Minħabba l-fatt li ammont kbir ta’ persunal li qed jinbidel, identifikat mill-maniġment bħala fattur ta’ riskju għat-twettiq tal-programm ta’ ħidma tiegħu, il-Kumitat tat-Tmexxija (MC, Management Committee) tal-Uffiċċju BEREC talab li jiġu stabbiliti listi ta’ riżerva għal minimu ta’ 75 % (43) tal-profili tax-xogħol fl-Aġenzija. Sabiex jikkonforma mal-obbligu li jippubblika s-sejħiet għal espressjoni ta’ interess (44) fuq is-sit web tal-EPSO (45), l-Uffiċċju BEREC kellu bżonn jittraduċi d-dokumenti fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE. L-użu tal-listi ta’ riserva stabbiliti minn qabel jippermetti lill-Aġenzija biex tikkonforma mar-rekwiżit tal-MC li jżomm ir-rata ta’ karigi vakanti taħt il-15 % u li jibgħat offerti ta’ xogħol fi żmien xahar mill-istabbiliment tal-ħtieġa tar-reklutaġġ. Sabiex fil-futur jitnaqqsu l-ispejjeż għaljin tat-traduzzjonijiet obbligatorji, l-Uffiċċju BEREC jippjana li jiżviluppa mudelli standard ta’ sejħiet u partijiet speċifiċi qosra għat-traduzzjonijiet.

3.3.9.

Fl-2016, l-Uffiċċju BEREC esternalizza s-servizzi ta’ kontabilità tiegħu lill-Kummissjoni Ewropea (KE). Għaldaqstant, l-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-KE (fi ħdan id-DĠ Baġit) jipprovdi s-servizzi kollha meħtieġa mill-Artikolu 50 tal-Qafas tar-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-Aġenziji, inkluż il-validazzjoni tas-sistemi lokali. L-approċċ tal-validazzjoni bħalissa jinsab għaddej u mħabbar mill-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-KE permezz ta’ nota uffiċjali taħt ref: Ares(2018)3149885, 14 ta’ Ġunju 2018. Is-servizzi tal-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-KE sejrin jikkonkludu l-proċess u joħorġu rapport dwar ir-riżultati matul ir-raba’ trimestru tal-2018.

3.3.10.

L-Uffiċċju BEREC diġà beda l-preparazzjoni għall-avveniment ta’ taħriġ f’Novembru 2017, billi kkuntattja ħarrieġa potenzjali u rreveda d-disponibilità tal-postijiet. Għaldaqstant, kien meħtieġ li jiġi ffirmat kuntratt mal-organizzatur tal-avveniment biex tkun żgurata d-disponibilità tal-ħarrieġa u tal-moderaturi u biex jiġi bbukjat il-post għad-dati ppjanati tat-taħriġ. Il-kuntratt ġie ffirmat f’Diċembru 2017 u konsegwentement infetaħ impenn tal-baġit qabel l-iffirmar tal-kuntratt, kif meħtieġ mir-Regolament Finanzjarju. Esperjenzi juru li meta jiġi organizzat avveniment ta’ taħriġ fl-ewwel trimestru tas-sena dan iġib miegħu ħafna sfidi mingħajr riporti mis-sena ta’ qabel, għalhekk għall-avvenimenti ta’ taħriġ futuri, l-Uffiċċju BEREC se jikkunsidra żmien differenti.

3.3.11.

L-għażla ta’ FWC saret fl-2015. F’dak iż-żmien, “kuntratt bi prezz fiss u żjieda” kien ikkunsidrat konformi mar-Regolament Finanzjarju minħabba li bosta kuntratti bi prezz fiss u żjieda kienu u għadhom attwalment jintużaw minn istituzzjonijiet oħrajn tal-UE (eż. aġenzija tal-ivvjaġġar jew servizzi bankarji).

Minħabba l-ispeċifiċitajiet tal-operazzjoni BEREC, parti kbira tal-ispejjeż relatati mal-avvenimenti ta’ BEREC mill-Uffiċċju BEREC huma relatati mar-rimborż ta’ esperti, b’mod partikolari mal-korpi pubbliċi stabbiliti fl-Istati Membri tal-UE (eż: awtoritajiet regolatorji nazzjonali – ARN). Għaldaqstant jenħtieġ li jiġi nnutat li l-kuntrattur m’għandu l-ebda influwenza fuq din it-tip ta’ nefqa. Apparti l-kummenti u l-iskambju ta’ opinjonijiet siewja mal-QEA, fit-tnedija mill-ġdid tal-akkwisti, l-Uffiċċju BEREC sejjer jikkunsidra wkoll tipi oħrajn ta’ FWCs, li ma kinux jeżistu taħt il-qafas legali fis-seħħ fl-2015.

3.3.12.

L-Uffiċċju BEREC jieħu nota tal-osservazzjonijiet tal-Qorti u jinforma li din tal-aħħar qed tippjana li timplimenta dawn il-moduli sal-aħħar tal-2018, filwaqt li tieħu inkunsiderazzjoni d-disponibilità tal-baġit tal-Aġenzija.

3.3.13.

Attwalment, l-Aġenzija ma timpjegax ċittadini mir-Renju Unit, li jistgħu jiġu affettwati. L-impatt fuq l-ammont ta’ xogħol tal-Aġenzija jista’ jiġi vvalutat biss wara d-deċiżjoni finali dwar ir-relazzjonijiet bejn l-UE u r-Renju Unit. Billi wieħed iżomm f’moħħu l-fatt li l-baġits tal-Uffiċċju BEREC u tal-persunal ma ġewx emendati meta l-Kroazja ssieħbet fl-UE, biex tiġi indirizzata kemm in-nefqa kif ukoll l-ammont ta’ xogħol addizzjonali, u filwaqt li jiġi kkunsidrat il-baġit żgħir tal-Uffiċċju BEREC, jista’ jkun mistenni approċċ simili bil-Brexit.

3.4. ĊENTRU EWROPEW GĦALL-IŻVILUPP TA’ TAĦRIĠ VOKAZZJONALI (CEDEFOP)

INTRODUZZJONI

3.4.1.

Iċ-Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta' Taħriġ Vokazzjonali (minn hawn ’il quddiem “iċ-Ċentru”, magħruf ukoll bħala s-“Cedefop”), li jinsab f'Tessaloniki, ġie stabbilit bir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 337/75 (46). Il-mandat prinċipali tiegħu huwa li jservi l-iżvilupp ta’ taħriġ vokazzjonali fil-livell tal-Unjoni. Sabiex jilħaq dan l-objettiv, huwa għandu l-kompitu li jiġbor u li jxerred dokumentazzjoni dwar is-sistemi ta’ taħriġ vokazzjonali.

3.4.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għaċ-Ċentru (47).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għaċ-ċentru

	2016	2017
Baġit (miljun EUR) (48)	18	18
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (49)	122	117
Sors: data pprovduta miċ-Ċentru.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.4.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet taċ-Ċentru, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (50) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (51) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.4.4.

Fl-opinjoni tagħna, il-kontijiet taċ-Ċentru għas-sena li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017 jippreżentaw b'mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjoni finanzjarja taċ-Ċentru fil-31 ta' Diċembru 2017, ir-riżultati tal-operazzjonijiet tiegħu, il-flussi tal-flus tiegħu, u l-bidliet fl-assi netti għas-sena li ntemmet dakinhar, skont ir-Regolament Finanzjarju tiegħu u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni. Dawn huma bbażati fuq standards tal-kontabbiltà għas-settur pubbliku li huma aċċettati internazzjonalment.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.4.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.4.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.4.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-LEGALITÀ U R-REGOLARITÀ TAT-TRANŻAZZJONIJIET

3.4.8.

Il-ġestjoni ta’ żewġ proċeduri ta’ reklutaġġ għal pożizzjonijiet maniġerjali kienet dgħajfa u l-proċeduri jitqiesu li huma irregolari. Ma kienx hemm biżżejjed provi tal-esperjenza maniġerjali mitluba u r-rekwiżiti tal-kunfidenzjalità ma ġewx issodisfati, li xeħet dubju fuq it-trattament indaqs tal-kandidati.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.4.9.

Iċ-Ċentru jippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web tiegħu u fuq il-midja soċjali, iżda normalment mhux fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), li jkun jirriżulta f’aktar trasparenza u pubbliċità u jkun jippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw avviżi ppubblikati mid-diversi Istituzzjonijiet u aġenziji Ewropej kollettivament.

3.4.10.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (52), (53). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-verżjoni elettronika tal-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, iċ-Ċentru kien għadu ma introduċa l-ebda waħda minn dawn l-għodod.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.4.11.

F’Novembru 2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar is-servizzi taċ-Ċentru bbażati fuq l-internet (54). Iċ-Ċentru ħejja pjan ta’ azzjoni biex jindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

RISPOSTA TAĊ-ĊENTRU

KUMMENTI DWAR IL-LEGALITÀ U R-REGOLARITÀ TAT-TRANŻAZZJONIJIET

3.4.8.

Nirrikonoxxu l-kumment mill-Qorti dwar l-irregolaritajiet taż-żewġ proċeduri ta’ reklutaġġ. Is-Cedefop qed iwettaq valutazzjoni fil-fond taż-żewġ proċeduri u qed jikkunsidra miżuri rimedjali, kemm rigward dawn iż-żewġ proċeduri kif ukoll rigward il-proċeduri ta’ reklutaġġ b’mod ġenerali sabiex jiġu indirizzati n-nuqqasijiet identifikati mill-Qorti.

KUMMENTI DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA SODA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.4.9.

Is-Cedefop juża l-pjattaforma tal-EPSO f’xi każijiet. Is-Cedefop jippubblika l-avviżi tal-postijiet battala tiegħu fuq il-paġna web tiegħu stess, kif ukoll fuq il-pjattaforma online ta’ bejn l-aġenżiji, li tista’ tiġi aċċessata miċ-ċittadini kollha tal-UE u li tuża diversi mezzi biex ixxerred il-postijiet battala, bħal ReferNet, SkillsNet, Bord tat-Tmexxija, kif ukoll mezzi oħra, bħal netwerks ta’ ekonomisti, eċċ. Is-Cedefop jippubblika l-postijiet battala tad-Direttur u tad-Deputat Direttur f’EPSO u juża l-midja soċjali tiegħu għall-pożizzjonijiet ewlenin. Meta wieħed iqis l-ispiża żejda għat-traduzzjoni tal-avviżi tal-postijiet battala fil-lingwi kollha tal-UE għall-portal tal-EPSO, is-Cedefop jemmen li din mhijiex proporzjonali għall-benefiċċju li ser niksbu minnha.

3.4.10.

Is-Cedefop għaddej mill-proċess li jgħaqqad l-akkwist-e u s-sottomissjoni elettronika tal-offerti (moduli tal-pjattaforma e-Prior) fil-ħarifa tal-2018, li huwa konformi mad-data ta’ skadenza stabbilita fid-Direttiva 2014/24/UE dwar l-akkwist pubbliku għall-Awtoritajiet Kontraenti kollha għall-użu ta’ skambju elettroniku ta’ informazzjoni ma’ operaturi ekonomiċi (http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/e-procurement_mt).

Għal dan il-għan, is-Cedefop qed jikkoopera ma’ DIGIT, id-Direttorat Ġenerali tal-Kummissjoni responsabbli għall-parteċipazzjoni tal-Awtoritajiet Kontraenti. L-ewwel proċedura miftuħa ta’ offerti bl-akkwist-e u bis-sottomissjoni elettronika tal-offerti ser titnieda f’Ottubru 2018. Il-proċeduri miftuħa kollha ser jitniedu bl-użu tal-għodod elettroniċi minn dan il-punt ’il quddiem.

Iż-żmien tat-tnedija tal-fatturar elettroniku jiddependi mid-deċiżjoni tal-maniġment tas-Cedefop dwar jekk għandhiex tintuża ABAC (li tappoġġa l-fatturar elettroniku bħala modulu) jew jekk għandhiex tkompli tintuża l-pjattaforma interna, Fibus (li ser toħloq il-bżonn tal-iżvilupp ta’ rabta mal-pjattaforma tal-fatturar elettroniku).

3.5. AĠENZIJA EWROPEA TAS-SIKUREZZA TAL-AVJAZZJONI (EASA)

INTRODUZZJONI

3.5.1.

L-Aġenzija tas-Sigurtà tal-Avjazzjoni Ewropea (l-Aġenzija Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni) (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“EASA”), li tinsab f’Cologne, ġiet stabbilita bir-Regolament (KE) Nru 1592/2002 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (55) li tħassar bir-Regolament (KE) Nru 216/2008 (56). L-Aġenzija ngħatat kompiti regolatorji u eżekuttivi speċifiċi fil-qasam tas-sikurezza tal-avjazzjoni.

3.5.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (57).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	193	192
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (58)	774	771

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.5.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (59) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (60) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.5.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.5.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.5.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.5.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.5.8.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi, inklużi l-pożizzjoni ġerarkika u l-indipendenza tal-uffiċjali tal-kontabbiltà. Is-superjur ġerarkiku tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Aġenzija huwa l-Kap tad-Dipartiment tal-Finanzi. Aħna jidhrilna li jeħtieġ li l-indipendenza tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tissaħħaħ billi dan jibda jirrapporta direttament lid-Direttur (amministrattiv) u lill-Bord Amministrattiv (funzjonali) tal-Aġenzija.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-LEGALITÀ U R-REGOLARITÀ TAT-TRANŻAZZJONIJIET

3.5.9.

Kuntratti qafas huma ftehimiet li jsiru mal-fornituri biex jiġu stabbiliti termini li jirregolaw xiri speċifiku matul il-ħajja tal-ftehim. Għall-akkwist ta’ servizzi tal-IT għal volum massimu ta’ EUR 22 miljun, l-Aġenzija għażlet li tuża kuntratti qafas ma’ tliet kuntratturi wara xulxin f’kaskata. Skont din il-proċedura trid tiġi stabbilita klassifikazzjoni tal-kuntratturi (il-kaskata) li tirriżulta minn proċedura kompetittiva u x-xiri speċifiku kollu jrid isegwi din il-klassifikazzjoni. Madankollu, it-termini użati fil-kuntratt qafas ma kinux speċifiċi biżżejjed biex jippermettu li ssir kompetizzjoni ġusta u biex jiġġustifikaw il-klassifikazzjoni tal-kuntratturi għax-xiri speċifiku kollu fil-futur. Skont ir-regoli tal-applikazzjoni tar-Regolament Finanzjarju (61), f’dawn iċ-ċirkustanzi, għax-xiri speċifiku trid tintuża proċedura kompetittiva bejn il-kuntratturi magħżula.

3.5.10.

Skont ir-Regolament Finanzjarju tal-Aġenzija (62), l-akkwisti jridu jiġu approvati mill-Bord Amministrattiv jew fil-programm ta' ħidma annwali tal-Aġenzija jew inkella permezz ta’ deċiżjoni ta’ finanzjament ad hoc. Kuntratt qafas tal-IT għal ammont massimu ta’ EUR 15-il miljun ingħadda u ġie ffirmat, minkejja li d-deċiżjoni ta’ finanzjament kienet tkopri ammont ta’ EUR 5 miljun biss.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.5.11.

Fl-2014, il-Kummissjoni, f’isem aktar minn 50 Istituzzjoni u korp tal-UE, inkluża l-EASA, iffirmat kuntratt qafas ma’ kuntrattur partikolari għall-akkwist ta’ ħardwer u softwer tal-IT u l-forniment ta’ manutenzjoni u appoġġ (servizzi tal-IT). Il-kuntrattur qafas jaġixxi bħala intermedjarju bejn l-Aġenzija u l-fornituri li jistgħu jipprovdu s-servizzi tal-IT. Filwaqt li l-biċċa l-kbira minn dawn is-servizzi tal-IT u l-prezzijiet relatati ġew iddefiniti fil-kuntratt qafas li rriżulta mill-proċedura kompetittiva ta' akkwist, dan jippermetti wkoll ix-xiri ta’ servizzi tal-IT li ma jissemmewx speċifikament. Fil-każ ta’ pagament awditjat li jammonta għal madwar EUR 300 000, l-Aġenzija xtrat servizzi tal-IT permezz tal-kuntrattur, mingħajr ma saret proċedura kompetittiva. Fl-2017, il-pagamenti totali li saru lill-kuntrattur qafas ammontaw għal EUR 2 miljun.

3.5.12.

3.5.13.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (63), (64). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Skont informazzjoni pprovduta mill-Kummissjoni, sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet introduċiet l-għodod għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-fatturazzjoni elettronika.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.5.14.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar it-tħejjija, mill-EASA, tal-Pjan Ewropew għas-Sikurezza tal-Avjazzjoni (65). L-Aġenzija ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.5.15.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2016

Għalkemm l-attivitajiet tal-2016 li ġew iffinanzjati mill-industrija rriżultaw f’defiċit ta’ EUR 7,6 miljun, ir-riżultati baġitarji jvarjaw matul is-snin (66) u l-Aġenzija kellha bilanċ pożittiv ta’ EUR 52 miljun minn din il-kategorija ta’ attività. Ir-Regolament Fundatur tal-Aġenzija jistabbilixxi li t-tariffi imposti fuq l-Industrija għandhom ikunu adegwati biex ikopru l-ispiża tal-Aġenzija għall-attivitajiet ta’ ċertifikazzjoni relatati. Madankollu, hija ma tipprevedix li se jkollha bilanċ pożittiv.

Għadha għaddejja

2016

Matul il-perjodu mill-2014 sal-2016, l-Aġenzija nefqet EUR 9,4 miljun (EUR 4,4 miljun fl-2016) mill-bilanċ pożittiv tagħha biex tiffinanzja l-ispiża ta’ EUR 12,4 miljun għar-rinnovament (u t-tneħħija), biex l-Aġenzija tiġi rrilokata f’bini ġdid. Il-Kummissjoni kkontribwiet ukoll EUR 3 miljun mill-baġit tal-UE għal dan il-għan. Dan il-finanzjament, maqsum bejn il-kontribuzzjonijiet mill-industrija u mill-Unjoni, kien konformi mal-metodoloġija standard ta’ allokazzjoni tal-ispejjeż użata mill-Aġenzija, u rriżulta fil-fatt li dawn ix-xogħlijiet ġew iffinanzjati, fil-biċċa l-kbira, minn tariffi imposti fuq l-industrija.

M/A

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.5.8.

L-Aġenzija tieħu nota tal-osservazzjoni tal-Qorti. L-Aġenzija ddiskutiet dan is-suġġett fil-forum tan-Netwerk tal-Aġenziji biex tesplora l-possibbiltajiet u biex tasal għal pożizzjoni komuni. L-Aġenzija ser timplimenta l-approċċ komuni miftiehem, u ser tikkunsidra fi kwalunkwe każ li tissepara b’mod ċar ir-rwol tal-kontabilist minn kwalunkwe funzjoni tal-operazzjonalizzazzjoni, kif ukoll tinvolvi lill-Bord Maniġerjali fiċ-ċiklu ta’ tiġdid u ta’ valutazzjoni.

3.5.9.

Bi tħejjija għal din il-proċedura, l-Aġenzija wettqet prospett tas-suq u kkonkludiet li l-fornituri ewlenin tas-servizzi tal-IT jappoġġaw is-servizzi kollha meħtieġa fil-kamp ta’ applikazzjoni ta’ din il-proċedura. B’riżultat ta’ dan, l-Aġenzija ssoponiet li kuntratt qafas multiplu bil-ftuħ mill-ġdid tal-kompetizzjoni kien iwassal għal kumplessità amministrattiva għolja, li tqieset sproporzjonata għall-benefiċċju li setgħet potenzjalment iġġib magħha. Kif kien il-każ s’issa bi proċeduri ta’ akkwist ta’ valur għoli, u b’riżultat tal-kumment tal-Qorti, fil-futur, l-Aġenzija ser tikkunsidra aktar il-ftuħ mill-ġdid ta’ kompetizzjonijiet sabiex tiżgura kompetizzjoni b’saħħitha.

3.5.10.

Dan il-kuntratt qafas beħsiebu jappoġġa l-prova tal-kunċett u l-fażi tal-bidu ta’ proġett ġdid (Data4Safety) li l-finanzjament u l-istruttura tiegħu ilhom jevolvu għal xhur, b’għadd ta’ partijiet. Il-kuntratt kien għal EUR 15-il miljun, madankollu l-impenji finanzjarji jammontaw finalment għal somma massima ta’ EUR 4 miljuni. Dan jelimina l-possibbiltà li jsiru ħlasijiet ‘il fuq minn dan l-ammont.

3.5.11.

L-Aġenzija qieset li dan l-approċċ kien konformi mal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba meta jintuża l-kuntratt qafas (“FWC”) interistituzzjonali eżistenti. Fil-każ imsemmi, remunerazzjoni ta’ EUR 24 816,60kienet meqjusa bħala adegwata meta mqabbla mal-volum tax-xiri u mal-isforz meħtieġ. Din il-faċilità kienet prevista fil-Kuntratt qafas u l-Aġenzija bbenefikat minnha kif deskritt fil-kuntratt.

3.5.12.

Fl-2015, il-Bord tat-Tmexxija tal-Aġenzija ddeċieda (id-Deċiżjoni Nru 08–2015) li r-reġim tal-lingwa operattiva tal-EASA fir-rigward tal-proċeduri tal-għażla u tar-reklutaġġ ser ikun l-Ingliż. Din id-deċiżjoni ġiet ikkomunikata lill-EPSO, li ma jaċċettax din id-deċiżjoni bħala eċċezzjoni għar-regoli ta’ pubblikazzjoni tagħhom tal-avviżi ta’ postijiet battala fil-lingwi kollha, u din id-deċiżjoni mhijiex proporzjonali għall-ħtiġijiet tal-Aġenzija. In-netwerk tal-Aġenziji reċentement stabbilixxa pjattaforma online għall-Aġenziji biex jippubblikaw l-avviżi tal-postijiet battala tagħhom b’mod aktar wiesa’. L-EASA tippubblika regolarment l-avviżi tal-postijiet battala esterni fuq din il-pjattaforma l-ġdida.

3.5.13.

Kif ġie nnutat mill-Qorti, l-għodda tas-sottomissjoni elettronika ta’ offerti għall-proċeduri ta’ akkwist ġiet implimentata s-sena li għaddiet. Għall-fatturar elettroniku, l-ispeċifikazzjonijiet tan-negozju ġew finalizzati fl-2017 u qed tipprova tinstab soluzzjoni tal-IT fi ħdan ir-restrizzjonijiet tar-riżorsi u l-prijoritajiet tal-Aġenzija.

3.6. AWTORITÀ BANKARJA EWROPEA (EBA)

INTRODUZZJONI

3.6.1.

L-Awtorità Bankarja Ewropea (minn hawn ’il quddiem “l-Awtorità”, magħrufa wkoll bħala l-“EBA”), li tinsab f’Londra, ġiet stabbilita bir-Regolament (UE) Nru 1093/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (67). Il-kompitu tal-Awtorità huwa li tikkontribwixxi għall-istabbiliment ta’ standards u prattiki regolatorji u superviżorji komuni ta’ kwalità għolja, li tikkontribwixxi għall-applikazzjoni konsistenti tal-atti tal-Unjoni legalment vinkolanti, li tistimula u tiffaċilita d-delega tal-kompiti u r-responsabbiltajiet fost l-awtoritajiet kompetenti, li timmonitorja u tivvaluta żviluppi tas-suq fil-qasam tal-kompetenza tagħha u li ssaħħaħ il-protezzjoni tad-depożitur u tal-investitur.

3.6.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Awtorità (68).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-awtorità

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	37	38
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (69)	161	190
Sors: data pprovduta mill-Awtorità.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.6.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Awtorità, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (70) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (71) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.6.4.

Fl-opinjoni tagħna, il-kontijiet tal-Awtorità għas-sena li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017 jippreżentaw b'mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjoni finanzjarja tal-Awtorità fil-31 ta' Diċembru 2017, ir-riżultati tal-operazzjonijiet tagħha, il-flussi tal-flus tagħha, u l-bidliet fl-assi netti għas-sena li ntemmet dakinhar, skont ir-Regolament Finanzjarju tagħha u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni. Dawn huma bbażati fuq standards tal-kontabbiltà għas-settur pubbliku li huma aċċettati internazzjonalment.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.6.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.6.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Osservazzjonijiet

3.6.7.

3.6.8.

Fl-20 ta’ Novembru 2017, il-Kunsill Affarijiet Ġenerali tal-Unjoni Ewropea qabel li jittrasferixxi s-sede tal-Awtorità għal Pariġi, Franza. L-ispostament huwa ppjanat li jseħħ fil-bidu tal-2019 u l-kontijiet tal-Awtorità jinkludu provvedimenti għal spejjeż relatati li jammontaw għal EUR 6,7 miljun u jiddivulgaw il-bqija tal-pagamenti kuntrattwali futuri li jammontaw għal EUR 11,2 miljun, għas-sede tal-Awtorità f’Londra.

3.6.9.

Barra minn hekk, 40 % tal-baġit tal-Awtorità huwa ffinanzjat mill-fondi tal-Unjoni Ewropea filwaqt li 60 % huwa ffinanzjat permezz ta’ kontribuzzjonijiet diretti mill-Istati Membri tal-UE. Huwa possibbli li, fil-futur, id-dħul tal-Awtorità jonqos b’riżultat tad-deċiżjoni tar-Renju Unit li joħroġ mill-UE.

3.6.10.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.6.11.

F’erbgħa mill-ħames proċeduri ta' akkwist miftuħa li ġew awditjati, offerent wieħed biss issodisfa l-kriterji tal-għoti relatati mal-kwalità u l-offerenti l-oħra kollha ġew esklużi. Din is-sitwazzjoni tindika li l-Awtorità tagħmel enfasi żejda fuq il-kriterji tal-kwalità. Proċeduri bħal dawn ma jippermettux li jiġu identifikati s-soluzzjonijiet li huma l-aktar vantaġġużi ekonomikament, u li jkunu jindikaw bilanċ ġust bejn il-kwalità u l-prezz.

3.6.12.

L-Awtorità tippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web tagħha u fuq il-midja soċjali, iżda normalment mhux fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), li jkun jirriżulta f’aktar trasparenza u pubbliċità u jkun jippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw avviżi ppubblikati mid-diversi Istituzzjonijiet u aġenziji Ewropej kollettivament.

3.6.13.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (72), (73). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Awtorità kienet introduċiet l-għodod għall-fatturazzjoni elettronika u l-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti għal ċerti proċeduri, iżda mhux il-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN U TAL-EVALWAZZJONI ESTERNA

3.6.14.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar il-konverġenza superviżorja – kulleġġi u taħriġ (74). L-Awtorità ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

3.6.15.

Evalwazzjoni esterna tat-tliet Awtoritajiet Superviżorji Ewropej (75) (awtoritajiet), twettqet fl-2017 f'isem il-Kummissjoni (76).

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.6.16.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2012

Sabiex tkopri tariffi ogħla tal-iskola, l-Awtorità tagħti lill-persunal li t-tfal tagħhom jattendu l-iskola primarja jew sekondarja kontribuzzjoni għall-edukazzjoni barra mill-allowances għall-edukazzjoni previsti fir-Regolamenti tal-Persunal. Il-kontribuzzjonijiet totali għall-edukazzjoni fl-2012 ammontaw għal madwar EUR 76 000 . Dawn mhumiex koperti mir-Regolamenti tal-Persunal u għalhekk huma irregolari.

Ikkompletata

RISPOSTA TAL-AWTORITÀ

3.6.11.

Meta tagħmel proċeduri ta’ akkwist, l-EBA tfittex li tuża l-għodda kollha għad-dispożizzjoni tagħha biex timmassimizza l-kompetizzjoni. F’erbgħa mill-ħames proċeduri, il-ponderazzjoni tal-kwalità mal-prezz kienet 60:40 u fil-proċedura l-oħra kienet 50:50. Aħna nikkunsidraw li l-livell baxx ta’ parteċipazzjoni fl-evalwazzjoni finanzjarja msemmija mill-Qorti kien attribwibbli għal fatturi li l-EBA m’għandhiex kontroll fuqhom, inkluż interess baxx fl-offerti (xprunat minn riskju tar-rata tal-kambju, daqs tal-kuntratt, spejjeż għoljin tal-offerti u marġini ta’ profitt baxx) u l-kwalità fqira ta’ proposti tekniċi.

3.6.12.

L-EBA tippubblika l-avviżi ta’ postijiet battala tagħha fuq varjetà wiesgħa ta’ postijiet: Il-paġna web tal-EBA; Twitter u LinkedIn; EU Training; EuroBrussels u EurActiv; netwerk HRC tas-SEBĊ; Financial Times u oħrajn simili (għal postijiet ta’ profil ogħla). Fi Frar tal-2018, l-EBA ppubblikat 10 avviżi ta’ postijiet battala fuq l-EPSO fil-lingwi kollha tal-UE. L-EBA temmen li meta tuża l-mezzi msemmija hawn fuq għall-pubblikazzjoni ta’ avviżi ta’ postijiet battala, hi tkun kompletament trasparenti u tilħaq l-udjenza fil-mira fost iċ-ċittadini tal-UE.

3.6.13.

L-EBA se timplimenta s-Sottomissjoni elettronika ta’ offerti fl-2019, wara taħriġ fi u ttestjar tal-aġġornamenti tas-sistema implimentati fl-ewwel semestru ta’ din is-sena.

3.7. AĠENZIJA EWROPEA GĦAS-SUSTANZI KIMIĊI (ECHA)

INTRODUZZJONI

3.7.1.

L-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“ECHA”), li tinsab f’Helsinki, ġiet stabbilita bir-Regolament (KE) Nru 1907/2006 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (77). Il-kompiti prinċipali tagħha huma li tiżgura livell għoli ta’ protezzjoni tas-saħħa tal-bniedem u l-ambjent kif ukoll il-moviment liberu ta’ sustanzi fis-suq intern filwaqt li jiġu mtejba l-kompetittività u l-innovazzjoni. L-Aġenzija tippromwovi wkoll l-iżvilupp ta’ metodi alternattivi għall-istima ta’ perikli relatati ma' sustanzi.

3.7.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (78).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR) (79)	110	112
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (80)	578	563
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.7.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (81) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (82) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.7.4.

Osservazzjonijiet

3.7.5.

Mingħajr ma tixħet dubju fuq l-opinjoni tagħha li tingħata fil-paragrafu 3.7.4, il-Qorti tixtieq tenfasizza li l-Aġenzija hija parzjalment awtofinanzjata u tirċievi tariffa minn kull kumpanija li titlob ir-reġistrazzjoni ta’ sustanzi kimiċi kif meħtieġ skont ir-Regolament REACH (83). It-tariffi applikabbli jiddependu fuq id-daqs tal-kumpaniji (mikro, żgħir, medju, kbir) u l-volum tas-sustanzi kimiċi (sollijiet differenti) irreġistrati.

3.7.6.

Kif stabbilit fir-Regolament ta’ Implimentazzjoni (84), l-Aġenzija tikkalkula u tiffattura t-tariffi (ħlasijiet) fuq il-bażi ta’ informazzjoni pprovduta mill-kumpaniji meta ssir l-applikazzjoni. Miż-żmien tal-ewwel reġistrazzjonijiet fl-2009 ’l hawn, madwar 30 % tal-kumpaniji stqarru li kienu ta’ daqs mikro, żgħir, jew medju. L-Aġenzija għamlet sforzi konsiderevoli biex tintroduċi sistema ta’ verifikazzjonijiet ex post li permezz tagħha tiġi vverifikata l-informazzjoni dwar id-daqs tal-kumpaniji pprovduta minn dawk l-applikanti. Dan ippermetta lill-Aġenzija tidentifika li, ibbażat fuq il-verifikazzjonijiet li kienu twettqu sa dak iż-żmien, madwar 55 % tal-kumpaniji msemmija hawn fuq li qalu li kienu ta’ daqs mikro, żgħir jew medju (16 % tal-kumpaniji kollha) kienu kkategorizzaw id-daqs tagħhom b’mod skorrett, u dan irriżulta f’tariffi aktar baxxi. Sabiex timmitiga din is-sitwazzjoni, b’segwitu għall-verifikazzjonijiet ex post, l-Aġenzija ffatturat korrezzjonijiet għat-tariffi fuq diversi snin, li ammontaw għal madwar EUR 16,4 miljun. Madankollu, hemm arretrati konsiderevoli ta’ verifikazzjonijiet u l-ammont li jifdal tal-korrezzjonijiet meħtieġa għat-tariffi kien għadu mhux magħruf sa tmiem l-2017 (85). Din is-sejba turi l-limitazzjoni ta’ sistema li tibbaża eċċessivament fuq awtodikjarazzjonijiet li jsiru mill-applikanti.

Skont ir-Regolament REACH, il-verifikazzjoni tal-volumi ddikjarati mill-kumpaniji taqa’ taħt ir-responsabbiltà tal-awtorijiet nazzjonali tal-infurzar tal-Istati Membri. Għalhekk, l-Aġenzija mhijiex involuta fil-verifikazzjoni ta’ dan it-tieni element tal-kalkolu tat-tariffi.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.7.7.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.7.8.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.7.9.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-KONTROLLI INTERNI

3.7.10.

Il-verifikazzjonijiet ex post li twettqu mill-Aġenzija wrew li aktar minn nofs il-kumpaniji li rreġistraw sustanzi kimiċi u stqarru li kienu ta’ daqs mikro, żgħir jew medju, iddikjaraw b’mod skorrett id-daqs tagħhom (ara taħt Osservazzjonijiet, il-paragrafu 3.7.5.). Dan jista’ jiġi spjegat minn naħa minħabba l-kumplessità tar-regoli tal-Kummissjoni biex jiġi ddefinit id-daqs tal-kumpanija (86) u min-naħa l-oħra minħabba l-inċentiv finanzjarju biex dan id-daqs jiġi ddikjarat bħala żgħir kemm jista’ jkun peress li t-tariffi tar-reġistrazzjoni huma ħafna ogħla għal kumpaniji li jkunu akbar fid-daqs. Peress li t-tariffi inizjali tar-reġistrazzjoni huma imposti fuq il-bażi tad-daqs iddikjarat tal-kumpanija, dikjarazzjonijiet skorretti jista’ jkollhom impatt negattiv sinifikanti fuq id-dħul tal-Aġenzija jekk ma jinqabdux. Għalkemm l-Aġenzija tivverifika d-daqs iddikjarat għal kumpaniji li jkunu iżgħar fid-daqs permezz ta’ verifikazzjonijiet ex post, hemm arretrati sinifikanti ta’ verifikazzjonijiet, li ġew iffinalizzati biss sal-2012 (is-snin bl-ogħla volum ta’ sustanzi kimiċi rreġistrati). Hemm ħtieġa urgenti biex jitħaffu u jiġu ffinalizzati l-proċessi ta’ verifikazzjoni ex post għas-snin ta’ wara.

3.7.11.

Kull meta jinstabu żbalji, l-Aġenzija tiffattura d-differenza bejn it-tariffa mħallsa oriġinarjament u t-tariffa li tkun finalment dovuta, u tinkludi wkoll ħlas amministrattiv. Sal-31 ta’ Diċembru 2017, l-ammont li ried jiġi rkuprat kien ta’ EUR 4,7 miljun, li minnu EUR 3,2 miljun kienu relatati ma’ ħlasijiet amministrattivi tardivi. Madankollu, jidher li l-Aġenzija qed tiltaqa’ ma’ diffikultajiet biex tirkupra l-ħlasijiet amministrattivi. L-Aġenzija rreġistrat provvediment ta’ EUR 2,8 miljun għal dejn mitluf, fil-kontijiet tagħha għall-2017 (jiġifieri EUR 600 000 ogħla milli fi tmiem is-sena 2016).

3.7.12.

Il-verifikazzjoni tal-volumi ddikjarati mill-kumpaniji taqa’ taħt ir-responsabbiltà tal-awtorijiet nazzjonali tal-infurzar tal-Istati Membri u l-Aġenzija ma għandhiex setgħat ta’ infurzar (ara taħt Osservazzjonijiet, il-paragrafu 3.7.5.). Azzjonijiet meħuda mill-awtoritajiet nazzjonali tal-infurzar huma kkoordinati mill-Forum għall-Iskambju ta’ Informazzjoni dwar l-Infurzar. Fis-6 ta’ Diċembru 2017, il-Forum adotta dokument ġdid dwar strateġiji u kriterji minimi għall-infurzar tar-Regolamenti dwar sustanzi kimiċi, li jipprovdi qafas għall-iżvilupp ta’ strateġiji nazzjonali tal-infurzar. Il-kapaċità tal-Aġenzija li tissodisfa l-mandat tagħha jiddependi mill-effettività tal-implimentazzjoni prattika ta’ dan il-qafas mill-awtoritajiet nazzjonali. Fir-Rapport Ġenerali tagħha għas-sena 2017, l-Aġenzija tinforma li madwar żewġ terzi tal-kumpaniji ma aġġornawx l-informazzjoni rreġistrata dwar il-volumi ta’ sustanzi kimiċi li qed jittrattaw. Dan idgħajjef l-implimentazzjoni effettiva tar-Regolament REACH u jaffettwa wkoll il-preċiżjoni tal-kalkolu tat-tariffi.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.7.13.

KUMMENT IEĦOR

3.7.14.

Id-dħul tal-ECHA mit-tariffi jikkorrispondi għad-dati ta’ skadenza għar-reġistrazzjoni ta’ sustanzi kimiċi fl-UE kif stipulati fil-leġiżlazzjoni REACH (2010, 2013 u 2018). Konsegwentement, l-Aġenzija ma tiġborx tariffi rikorrenti u taċċetta diskrepanza bejn infiq relattivament stabbli u dħul aktar volatili u inqas prevedibbli, li jikkomplika l-ippjanar baġitarju. L-Aġenzija tingħata appoġġ biex timmaniġġja din is-sitwazzjoni permezz ta’ sussidju li tirċievi mill-Kummissjoni. Peress li t-tielet u l-aħħar data ta’ skadenza għar-reġistrazzjoni ta’ sustanzi kimiċi skont ir-Regolament REACH tiskadi fl-2018, id-dħul minn tariffi u ħlasijiet huwa mistenni li jonqos mill-2019 ’il quddiem, u l-Aġenzija se ssir aktar dipendenti fuq is-sussidji li tirċievi mill-baġit tal-UE biex tiffinanzja l-operazzjonijiet tagħha.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.7.15.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2014	In-nefqa għal proċeduri assoċjati ma’ attività speċifika ġdida tal-Aġenzija, l-implimentazzjoni tar-Regolament dwar il-prodotti bijoċidali, fil-prinċipju kellha tkun koperta mill-ħlasijiet għall-applikazzjoni għar-reġistrazzjoni ta’ dawn il-prodotti. Madankollu, il-ħlasijiet miġbura fl-2014 koprew biss 17 % ta’ din in-nefqa u l-parti li kien fadal kienet fil-fatt iffinanzjata minn kontribuzzjonijiet għall-baġit tal-Aġenzija mill-Unjoni (EUR 6,3 miljun) u mill-pajjiżi tal-EFTA (EUR 0,2 miljun).	Għadha għaddejja (87)
2016	Ir-riporti ta’ approprjazzjonijiet impenjati baqgħu għoljin għat-Titolu III (Nefqa operazzjonali għar-REACH) f’ammont ta’ EUR 10,1 miljun, jiġifieri 39 % (2015: EUR 7,3 miljun, jiġifieri 32 %) u huma saħansitra ogħla għat-Titolu IV (Nefqa operazzjonali għall-bijoċidi) f'ammont ta' EUR 1,3 miljun, jiġifieri 68 % (2015: EUR 1,5 miljun, jiġifieri 74 %). Livell hekk għoli ta’ riporti huwa f'kontradizzjoni mal-prinċipju baġitarju tal-annwalità. L-Aġenzija tista’ tqis il-possibbiltà li żżid l-użu ta’ approprjazzjonijiet baġitarji differenzjati biex jiġu riflessi aħjar kemm in-natura pluriennali tal-operazzjonijiet kif ukoll id-dewmien inevitabbli bejn l-iffirmar tal-kuntratti, il-konsenji u l-pagamenti.	Għadha għaddejja
2016	Skont ir-Regolament dwar il-Prodotti Bijoċidali, l-ECHA tikkontribwixxi għall-funzjonament tas-suq għal sustanzi u prodotti bijoċidali. Fir-rapport tal-awditjar tiegħu datat Novembru 2016, is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni kkonkluda li t-tfassil u l-implimentazzjoni prattika tas-sistema ta' kontroll intern fl-ECHA, fir-rigward tal-proċessi u l-attivitajiet tal-Aġenzija skont ir-Regolament dwar il-Prodotti Bijoċidali, huma effettivi u effiċjenti. Għalkemm ma ġewx identifikati dgħufijiet serji, l-IAS identifika li hemm lok għal titjib ulterjuri. L-Aġenzija u l-IAS qablu dwar pjan biex tittieħed azzjoni korrettiva.	Għadha għaddejja
2016	B'kuntrast mal-biċċa l-kbira mill-aġenziji l-oħra, ir-regolament fundatur tal-ECHA ma jirrikjedix b'mod espliċitu li jsiru evalwazzjonijiet esterni perjodiċi tal-attivitajiet tagħha, li huma elementi ewlenin għall-valutazzjoni tal-prestazzjoni.	Pendenti (Mhux taħt il-kontroll tal-Aġenzija)

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.7.10.

Il-leġiżlazzjoni relevanti (ir-Regolament ta’ REACH dwar il-Ħlasijiet (KE) Nu 340/2008) ma tispeċifikax li l-Aġenzija għandha twettaq verifika ex-post tad-daqs tal-SME ta’ kull reġistrant. Il-Bord tat-Tmexxija tal-Aġenzija approva l-approċċ li bih reġistranti ta’ SME bl-ogħla impatt finanzjarju (jiġifieri, l-ikbar kwantità ta’ reġistrazzjonijiet fl-ogħla medda ta’ tunnellaġġ) jingħataw prijorità. Attwalment l-Aġenzja qed tivverifika d-daqs ta’ SME ta’ dawk ir-reġistranti li ssottomettew id-dossiers tagħhom sal-2015 u, fl-2017, l-Aġenzija avviċinat ukoll lir-reġistranti ta’ SME mir-Renju Unit sabiex jiġi vverifikat id-daqs tal-kumpanija tagħhom qabel ir-Renju Unit ma jibqax jifforma parti mill-Unjoni Ewropea. Fil-futur, l-Aġenzija ser twettaq aktar verifiki dwar id-daqs ta’ SME abbażi tal-prinċipju kostijiet-benefiċċji.

3.7.11.

Ir-Regolament ta’ REACH dwar il-Ħlasijiet (KE) Nru 340/2008 ma jipprovdix lill-Aġenzija l-għodod meħtieġa sabiex jiġi infurzat il-ġbir ta’ spejjeż amministrattivi wara d-data tal-għeluq. B’mod proattiv l-Aġenzija tfakkar lid-debituri dwar l-obbligu tagħhom li jħallsu u, f’każ li l-proċess ta’ tfakkira ma jirnexxix, tqabbad uffiċċji legali lokali sabiex isegwu l-ħlasijiet u l-ispejjeż pendenti direttament fl-Istati Membri. S’issa, l-uffiċċji legali kkuntattjaw 74 % tal-kumpaniji li għandhom spejjeż amministrattivi wara d-data tal-għeluq u l-eżitu ta’ din l-inizjattiva ser ikun soġġett għal analiżi dwar il-kostijiet-benefiċċji biex jiġu stabbiliti l-passi li jmiss.

3.7.12.

L-Istati Membri għandhom ir-responsabbiltà prinċipali għall-infurzar tar-Regolament REACH/CLP u, b’mod speċifiku, l-obbligu li jirreġistraw il-kimiċi. L-abbiltà tal-Aġenzija li tissodisfa l-mandat tagħha, u tiġbor il-livell adatt ta’ dħul minn ħlasijiet, hija soġġetta għall-effikaċja tal-implimentazzjoni prattika tal-istrateġiji tal-infurzar mill-awtoritajiet nazzjonali. Għaddejjin diskussjonijiet mal-Kummissjoni sabiex tiġi indirizzata din il-kwistjoni.

3.7.13.

L-Aġenzija tieħu nota ta’ din l-osservazzjoni preliminari li hija kwistjoni orizzontali pertinenti għal numru ta’ Aġenziji. B’mod simili għal Aġenziji oħrajn, l-Aġenzija tippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web tagħha stess, fuq il-midja soċjali u fuq is-sit web tan-Netwerk tal-Aġenziji tal-UE (EUAN) (https://euagencies.eu/). Sabiex iżżid it-trasparenza, il-pubbliċità u tippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw postijiet battala ppubblikati, l-Aġenzija tirrakkomanda li s-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO) jippromwovi s-sit web tal-EUAN.

3.7.14.

Din l-osservazzjoni preliminari hija korretta. L-Aġenzija hija ffinanzjata minn kombinazzjoni ta’ dħul ta’ ħlasijiet u spejjeż u minn sussidju ta’ bbilanċjar tal-Unjoni Ewropea. Preċedentement l-Aġenzija għamlet numru ta’ proposti ta’ finanzjament alternattivi lill-Kummissjoni, inkluż l-introduzzjoni ta’ ħlasijiet rikorrenti, kif applikabbli f’xi Aġenziji tal-UE oħrajn. L-Aġenzija tinnota li r-Rieżami REACH (COM(2018) 116 finali), datat 5 ta’ Marzu 2018, indika li l-Kummissjoni ser tagħmel valutazzjoni tal-opzjonijiet possibbli kollha biex jiġi żgurat finanzjament sostenibbli għall-Aġenzija fil-futur.

3.8. AWTORITÀ EWROPEA TAL-ASSIGURAZZJONI U L-PENSJONIJIET TAX-XOGĦOL (EIOPA)

INTRODUZZJONI

3.8.1.

L-Awtorità Ewropea tal-Assigurazzjoni u l-Pensjonijiet tax-Xogħol (minn hawn ’il quddiem"l-Awtorità", magħrufa wkoll bħala l-“EIOPA”), li tinsab fi Frankfurt, ġiet stabbilita bir-Regolament (UE) Nru 1094/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (88). Il-kompitu tal-Awtorità huwa li tikkontribwixxi għall-istabbiliment ta’ standards u prattiki regolatorji u superviżorji komuni ta’ kwalità għolja, li tikkontribwixxi għall-applikazzjoni konsistenti tal-atti tal-Unjoni legalment vinkolanti, li tistimula u tiffaċilita d-delega tal-kompiti u r-responsabbiltajiet fost l-awtoritajiet kompetenti, li timmonitorja u tivvaluta l-iżviluppi fis-suq fil-qasam tal-kompetenzi tagħha u li tippromwovi l-ħarsien tad-detenturi ta’ poloz, u tal-membri u l-benefiċjarji ta’ skemi tal-pensjonijiet.

3.8.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Awtorità (89).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-awtorità

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	21	24
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (90)	139	151
Sors: data pprovduta mill-Awtorità.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.8.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Awtorità, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (91) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (92) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.8.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.8.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.8.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Kwistjoni oħra

3.8.7.

3.8.8.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.8.9.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi. Fl-Awtorità, is-superjur ġerarkiku tal-uffiċjal tal-kontabbiltà huwa l-Kap tad-Dipartiment tal-Appoġġ Korporattiv. Aħna jidhrilna li jeħtieġ li l-indipendenza tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tissaħħaħ billi dan jibda jirrapporta direttament lid-Direttur (amministrattiv) u lill-Bord Maniġerjali (funzjonali) tal-Awtorità.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.8.10.

L-Awtorità tippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web tagħha u fuq il-midja soċjali, iżda mhux fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), li jkun jirriżulta f’aktar trasparenza u pubbliċità u jkun jippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw avviżi ppubblikati mid-diversi Istituzzjonijiet u aġenziji Ewropej kollettivament.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RIŻULTATI TAL-EVALWAZZJONI ESTERNA

3.8.11.

Evalwazzjoni esterna tat-tliet Awtoritajiet Superviżorji Ewropej (93), twettqet fl-2017 f'isem il-Kummissjoni (94).

RISPOSTA TAL-AWTORITÀ

3.8.9.

Ir-rappurtar tal-Uffiċjal tal-Kontabilità kien sa April 2018 lill-Kap tad-Dipartiment ta’ Appoġġ Korporattiv u lill-Bord ta’ Tmexxija. Dan l-arranġament ġie meqjus li ma jkunx f’kunflitt mal-independenza ġerarkika u funzjonali tal-Uffiċjal tal-Kontabilità, peress li l-evalwazzjoni finali tal-prestazzjoni annwali tal-Uffiċjal tal-Kontabilità tlestiet mill-Bord ta’ Tmexxija. Dan ilu li nbidel minn Mejju 2018 biex tissaħħaħ il-pożizzjoni tal-Uffiċjal tal-Kontabilità bil-linji ġodda ta’ rappurtar kif ġej: ir-rappurtar ġerarkiku lid-Direttur Eżekuttiv u r-rappurtar funzjonali lill-Bord ta’ Tmexxija.

3.8.10.

Biex jiġu ppubblikati l-postijiet vakanti fuq is-sit web tal-EPSO huwa obbligatorju li l-avviżi jiġu tradotti fl-24 lingwa kollha tal-UE. Minħabba li dan għandu implikazzjonijiet baġitarji sostanzjali, l-EIOPA ddeċidiet li żżid l-użu ta’ sorsi ta’ midja oħra fejn il-biċċa l-kbira tal-Aġenziji tal-UE għandhom il-postijiet vakanti ppubblikati. L-EIOPA qed tuża wkoll il-Bord ta’ Avviżi ta’ Reklutaġġ bejn l-Aġenziji, pjattaforma konġunta żviluppata min-Netwerk ta’ Aġenziji, biex tippubblika avviżi ta’ postijiet vakanti aċċessibbli għaċ-ċittadini kollha. Barra minn dan, l-EIOPA qed tmexxi akkwist konġunt għal kampanji ta’ avviżi ta’ reklutaġġ li se jżid il-viżibilità u jilħaq udjenza wiesgħa tal-UE.

3.9. ISTITUT EWROPEW TAL-INNOVAZZJONI U T-TEKNOLOĠIJA (EIT)

INTRODUZZJONI

3.9.1.

L-Istitut Ewropew tal-Innovazzjoni u t-Teknoloġija (minn hawn ’il quddiem “l-Istitut”, magħruf ukoll bħala l-“EIT”), li jinsab f’Budapest, inħoloq bir-Regolament (KE) Nru 294/2008 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (95). L-objettiv tal-Istitut huwa li jikkontribwixxi għat-tkabbir u l-kompetittività ekonomiċi sostenibbli fl-Ewropa, bit-tisħiħ tal-kapaċità ta’ innovazzjoni tal-Istati Membri u tal-Unjoni Ewropea. L-Istitut jagħti għotjiet lil għadd dejjem akbar ta’ “Komunitajiet ta’ Konoxxenza u Innovazzjoni” (KKI), li jorbtu flimkien is-setturi tal-edukazzjoni superjuri, tar-riċerka u tan-negozju u li b’hekk jimmiraw li jagħtu spinta lill-innovazzjoni u l-intraprenditorija. Il-KKI jikkoordinaw l-attivitajiet ta’ mijiet ta’ sħab. L-għotjiet ipprovduti mill-Istitut jirrimborżaw l-ispejjeż tas-sħab u l-ispejjeż li jkunu ġejjin mill-attivitajiet ta’ koordinazzjoni tal-Komunitajiet ta’ Konoxxenza u Innovazzjoni.

3.9.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Istitut (96).

Tabella

Iċ-Ċifri Ewlenin Għall-Istitut

	2016	2017
Baġit (miljun EUR) (97)	283	303
Total tal-persunal effettiv fil-31 ta’ Diċembru (98)	59	60
Sors: data pprovduta mill-Istitut.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.9.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Istitut, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (99) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (100) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.9.4.

Fl-opinjoni tagħna, il-kontijiet annwali tal-Istitut għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 jippreżentaw b'mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjoni finanzjarja tal-Istitut fil-31 ta’ Diċembru 2017 u r-riżultati tal-operazzjonijiet tiegħu, il-flussi tal-flus tiegħu, u l-bidliet fl-assi netti għas-sena li ntemmet dakinhar, skont id-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju tiegħu u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni. Dawn huma bbażati fuq standards tal-kontabbiltà għas-settur pubbliku li huma aċċettati internazzjonalment.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.9.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.9.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Kwistjonijiet oħra

3.9.7.

F’Diċembru 2016, ftit qabel tmiem il-perjodu ta’ eliġibbiltà (1 ta’ Jannar 2016 – 31 ta’ Diċembru 2016) l-EIT iffirma emendi għall-ftehimiet ta' għotja speċifiċi (SGAs) mal-KKI EIT Diġitali, InnoEnergy, Saħħa u Materja Prima. L-SGA emendat mal-KKI Klima saħansitra ġie ffirmat f’Jannar 2017, wara tmiem il-perjodu ta’ eliġibbiltà. Iż-żieda fir-rati uniċi ta’ rimborż (SRR) maqbula f’dawn l-emendi ppermettiet li l-KKI jiriċevu EUR 15-il miljun addizzjonali f’għotja mill-EIT għall-istess ammont ta’ spejjeż eliġibbli approvati (EUR 6,0 miljun addizzjonali għall-KKI Klima, EUR 5,6 miljun għall-EIT Saħħa, EUR 2,2 miljun għall-KKI InnoEnergy u EUR 1,2 miljun għall-EIT Materja Prima). Din il-prattika tmur kontra l-iskop li l-KKI jiġu mħeġġa biex isibu s-sorsi proprji ta’ finanzjament u li jingħataw inċentiv biex gradwalment isiru finanzjarjament indipendenti mill-EIT. Tista’ taffettwa wkoll il-kompetizzjoni ġusta bejn il-KKI peress li l-kofinanzjament tal-infiq għandu rwol ukoll fid-deċiżjonijiet annwali ta’ għotjiet.

3.9.8.

L-emendi tal-pjanijiet ta’ direzzjoni tan-negozju għall-EIT InnoEnergy u l-EIT Digitali żiedu wkoll b’mod retroattiv xi attivitajiet li ma kinux previsti fil-pjanijiet inizjali ta’ direzzjoni tan-negozju, b’valuri totali ta’ madwar EUR 3,3 miljun u EUR 0,6 miljun, rispettivament. L-attività li żdiedet għall-EIT InnoEnergy tirrappreżenta bidla sostanzjali għall-pjan inizjali ta’ direzzjoni tan-negozju, li fuq il-bażi tiegħu kien ngħata l-ammont inizjali massimu tal-għotja. Peress li l-ammonti tal-għotjiet li ngħataw lill-KKI differenti jirriżultaw minn analiżi komparattiva tal-proposti inizjali tagħhom għal pjanijiet ta’ direzzjoni tan-negozju, bidliet sostanzjali sussegwenti jaffettwaw id-deċiżjonijiet dwar l-għotjiet u t-trattament indaqs tal-KKI, u mhumiex konformi mal-Artikolu 180(4) tar-Regoli tal-applikazzjoni tar-Regolament Finanzjarju.

3.9.9.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.9.10.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi, inkluż l-aspett tal-validazzjoni (mill-ġdid) f’waqtha tas-sistemi kontabilistiċi. Fl-2017 l-Istitut introduċa sistema mingħajr karti għall-pagamenti. Għalkemm dan irriżulta f’modifiki għall-proċeduri tal-Istitut u għas-sistema kontabilistika tiegħu, din tal-aħħar ilha ma tiġi vvalidata mill-ġdid mill-2012.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-KONTROLLI INTERNI

3.9.11.

Sabiex isaħħaħ aktar is-sistema tiegħu ta’ kontroll intern għal għotjiet lill-Komunitajiet ta’ Konoxxenza u Innovazzjoni, l-EIT intoduċa kontrolli ex ante ċentralizzati għal dawk is-sħab tal-KKI li l-klejms tagħhom għall-ispejjeż kienu ogħla minn EUR 325 000. Il-kontrolli twettqu minn żewġ ditti tal-awditjar f’isem l-EIT (101), u dawn ipprovdew rapporti finanzjarji ċċertifikati (CFS) tas-sħab tal-KKI. Ir-riżultati tal-kontrolli ex post, li twettqu minn ditta tal-awditjar differenti kkuntrattata mill-EIT, jikkonfermaw l-effettività u l-importanza tal-approċċ il-ġdid għas-CFS, peress li l-biċċa l-kbira tal-iżbalji materjali li nstabu kienu relatati ma’ klejms għall-ispejjeż li ma kinux ġew suġġetti għal dawn il-kontrolli ex ante.

3.9.12.

Il-pjanijiet tal-EIT għall-kontinwità tan-negozju u għall-irkupru minn diżastri ġew adottati fl-2013 u huma obsoleti. Pereżempju, nofs il-membri tat-tim għall-ġestjoni ta’ kriżijiet ma kienx għadu jaħdem mal-EIT fl-2017. Tħejja aġġornament għall-aħħar sentejn iżda dan għadu ma ġiex adottat.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.9.13.

Bħal fi snin preċedenti, il-KKI ma użawx kompletament l-ammonti tal-għotjiet li ngħataw mill-EIT. L-ammonti tal-ispejjeż eliġibbli aċċettati tal-KAVA tal-ħames KKI li saru operazzjonali qabel l-2016 (l-ewwel u t-tieni grupp ta’ KKI kkombinati) spiċċaw kienu 15 % aktar baxxi minn kemm kien stmat fil-ftehimiet ta' għotja speċifiċi inizjali li ġew iffirmati fil-bidu tal-2016 (102). Ir-raġunijiet prinċipali għalfejn il-fondi ma ntużawx kienu l-implimentazzjoni inkompleta tal-pjanijiet ta’ direzzjoni tan-negozju, li hija parzjalment dovuta għall-approvazjoni tardiva tal-ftehimiet ta' għotja u n-natura pluriennali tal-attivitajiet tal-KKI, kif ukoll għall-fatt li l-awtofinanzjament tal-ispejjeż ta’ ġestjoni minn xi wħud mill-KKI kien ogħla milli ppjanat. Dawn il-fondi ntużaw parzjalment biex iżidu r-rati uniċi ta’ rimborż (SRR) inizjali għall-ispejjeż eliġibbli tal-KAVA (ara l-paragrafu 3.9.7). B’mod partikolari, it-tieni grupp ta’ KKI (EIT Saħħa u Materja Prima) kellhom dewmien fil-bidu tal-attivitajiet tagħhom. Ir-rapporti ta’ valutazzjoni tal-EIT juru li, fost l-ewwel grupp ta’ KKI, il-prestazzjoni speċjalment tal-KKI Klima ma kinitx suffiċjenti.

3.9.14.

B’segwitu għall-valutazzjoni tal-prestazzjoni li wettaq fir-rigward tal-implimentazzjoni tal-pjanijiet ta’ direzzjoni tan-negozju, l-EIT ikkalkula ċerti korrezzjonijiet għall-prestazzjoni. Madankollu, dawn il-korrezzjonijiet ma kellhom l-ebda impatt finanzjarju fuq il-KKI. F’konformità mal-metodoloġija għall-kalkolu tal-għotjiet taħt Orizzont 2020, l-EIT japplika biss l-ogħla waħda mill-korrezzjonijiet finanzjarji u għall-prestazzjoni. Filwaqt li jidher li din il-metodoloġija hija adatta għall-proġetti individwali taħt Orizzont 2020, hija inqas adatta għall-għotjiet mogħtija lill-KKI, li jiffinanzjaw firxa wiesgħa ta’ attivitajiet ferm differenti. Hemm dubju jekk huwiex iġġustifikat li korrezzjonijiet għall-prestazzjoni, pereżempju attivitajiet relatati mal-edukazzjoni, jiġu kkumpensati minn korrezzjonijiet finanzjarji għal, pereżempju, proġetti ta’ innovazzjoni.

3.9.15.

Fl-2017, il-KKI kollha adottaw strateġiji ta’ sostenibbiltà f’konformità mal-gwida tal-EIT, li kien pass importanti lejn futur aktar sostenibbli tal-KKI. Madankollu, id-dħul iġġenerat mill-ewwel grupp ta’ KKI għadu baxx ħafna (bejn 2 % u 6 % tal-ispejjeż tal-KAVA) u l-progress fl-2017 kien limitat. Il-kofinanzjament mis-sħab tal-KKI wkoll għadu baxx (u aktar baxx milli previst fil-ftehimiet ta' għotja speċifiċi inizjali li ġew iffirmati): l-għotjiet tal-EIT ikomplu jiffinanzjaw il-KAVA b’62 % sa 90 %, skont il-KKI.

3.9.16.

L-EIT jippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web tiegħu u fuq is-sit web tad-DĠ HR, iżda normalment mhux fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), li jkun jirriżulta f’aktar trasparenza u pubbliċità u jkun jippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw avviżi ppubblikati mid-diversi Istituzzjonijiet u aġenziji Ewropej kollettivament.

3.9.17.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (103). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Hija niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-proċedura elettronika ta’ sejħiet għall-offerti fil-verżjoni elettronika tal-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Istitut kien introduċa l-għodod għall-fatturazzjoni elettronika għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-proċedura elettronika ta’ sejħiet għall-offerti u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

OSSERVAZZJONIJIET OĦRA

3.9.18.

Id-Direttur attwali ad interim tal-EIT beda l-kariga tiegħu f’Lulju 2014. Fl-2016 tnediet proċedura tal-għażla biex jiġi nnominat Direttur ġdid, iżda din ma rnexxietx. Minn dak iż-żmien ’il hawn ma tniedet l-ebda proċedura ġdida ta’ reklutaġġ. Li persuna tokkupa dan il-post ad interim għal perjodu daqshekk fit-tul imur kontra r-Regolamenti tal-Persunal li jillimitaw id-durata għal massimu ta’ sena.

3.9.19.

Skont it-taqsima 5.1 tal-Istatuti tal-EIT, “il-persunal tal-EIT għandu jkun magħmul minn persuni impjegati direttament mill-EIT taħt kuntratti b'terminu fiss” u l-kundizzjonjiet tal-impjieg ta’ impjegati oħra tal-UE japplikaw għalihom. B'riżultat ta' dan, l-EIT jista’ joffri biss kuntratti b’terminu fiss b’durata massima ta’ ħames snin, li jistgħu jiġu estiżi darba, b’ħames snin oħra, lill-aġenti temporanji tiegħu. Dawk il-membri tal-persunal li ġew irreklutati mill-EIT ftit wara li nħoloq fl-2009 se jilħqu l-massimu ta’ 10 snin fl-2020, li jista’ potenzjalment ixekkel il-kontinwità tal-operat u tal-amministrazzjoni fis-snin li ġejjin.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN U TAL-EVALWAZZJONI ESTERNA

3.9.20.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni wettaq awditu dwar il-monitoraġġ tal-ftehimiet ta' għotja (104) mill-Istitut. L-Istitut ħejja pjan ta’ azzjoni biex jindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

3.9.21.

Evalwazzjoni interim tal-prestazzjoni tal-EIT matul il-perjodu 2011-2015 twettqet fl-2016-17 f'isem il-Kummissjoni (105).

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.9.22.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2012	Il-ftehimiet ta’ għotja ma stabbilewx livelli limiti individwali għal kategoriji speċifiċi tal-ispejjeż (jiġifieri spejjeż għall-persunal, subkuntrattar, servizzi legali, eċc.).	Ikkompletata (106)
2014	L-Istitut stama b'mod eċċessiv il-ħtiġijiet baġitarji tiegħu għall-2014 b'EUR 13,1 miljun, jiġifieri 5,6 % (2013: EUR 3,4 miljun, jiġifieri 2,5 %) u ġew impenjati biss EUR 220 miljun mill-EUR 233,1 miljun disponibbli. Ir-rata baxxa ta' implimentazzjoni hija prinċipalment relatata ma' approprjazzjonijiet mhux użati għal għotjiet (EUR 11,4 miljun) biex jiġu ffinanzjati l-attivitajiet tal-KKI. Il-pjanijiet ta' direzzjoni tan-negozju tal-KKI, li abbażi tagħhom ġew iffirmati ftehimiet ta' għotja, ma kinux jeħtieġu l-użu tal-approprjazzjonijiet totali tal-2014 li kienu disponibbli għall-Istitut. L-approprjazzjonijiet mhux użati se jerġgħu jiddaħħlu fil-baġits tal-Istitut għas-snin 2015-2017 kif stipulat fir-Regolament Finanzjarju tal-Istitut.	Għadha għaddejja (107)
2014	Filwaqt li l-KKI għandhom jiżviluppaw strateġiji għas-sostenibbiltà finanzjarja, sa issa, u fil-ħames sena tal-eżistenza tagħhom, huma għadhom kompletament dipendenti fuq finanzjament mill-Istitut u mis-sħab tal-KKI.	Għadha għaddejja (108)
2014	Mill-ħolqien tiegħu fl-2009, l-Istitut kellu dawran frekwenti ħafna tal-persunal u instabbiltà fil-livell tal-maniġment. Tnejn mit-tliet postijiet ta' Kap ta' Unità ilhom battala mill-2013. Wieħed ilu okkupat ad interim mill-2013, li jmur kontra r-Regolamenti tal-Persunal li jistipulaw perjodu massimu ta' sena. L-ieħor huwa attwalment okkupat mis-COO li jservi wkoll bħala d-Direttur interim u li għaldaqstant jaqdi tliet rwoli fl-istess ħin.	Ikkompletata
2015	Fir-Rapport Speċjali Nru 4/2016 tagħha, il-Qorti kkonkludiet li l-kundizzjoni ta' finanzjament li l-kontribuzzjoni mill-EIT lill-KKI ma għandhiex taqbeż 25 % hija ta' ftit li xejn jew ebda valur miżjud, u t-tneħħija tagħha tkun ittaffi ħafna mill-piż ta' rappurtar operazzjonali u finanzjarju tas-sħab tal-KKI (109).	Għadha għaddejja
2015	Iċ-Ċertifikat tar-Rapport Finanzjarju (“CFS”) li jintalab mis-sħab tal-KKI li jikklejmjaw rimborż ta' aktar minn EUR 325 000 għandu jikkontribwixxi għall-verifikazzjoni ex ante tad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż mill-Istitut. Madankollu, il-kwalità ta' dawn iċ-ċertifikati tvarja b'mod sinifikanti, li jillimita l-aċċertament li jista' jinkiseb minnhom u li jirrikjedi li l-Istitut iwettaq kontrolli addizzjonali.	Ikkompletata
2015	Ir-regolament fundatur tal-EIT jipprovdi li “l-EIT għandu jimmobilita fondi minn sorsi pubbliċi u privati u juża r-riżorsi tiegħu skont dan ir-Regolament. B’mod partikolari huwa għandu jfittex li jgħaqqad proporzjon sinifikanti, u li jiżdied, tal-baġit tiegħu minn sorsi privati u minn dħul iġġenerat mill-attivitajiet tiegħu stess”. Minkejja din id-dispożizzjoni li tirreferi b'mod ċar għall-baġit tal-EIT, il-kontribuzzjoni mill-pakkett finanzjarju ta' Orizzont 2020 kienet tammonta għal 99 % tal-baġit tiegħu tal-2015.	Pendenti (110)
2015	Għalkemm l-Istitut jista' jerġa' jdaħħal approprjazzjonijiet mhux użati (approprjazzjonijiet mhux impenjati matul is-sena jew diżimpenjati sa tmiem is-sena) fil-baġits tat-tliet snin ta' wara, huwa ma kienx adatta l-proċess tiegħu fil-ħin biex jerġa' jdaħħal EUR 26,6 miljun, li kienu disponibbli mill-ftehimiet ta' għotja tal-2014, fil-baġits tal-2015-2017. Dawn l-approprjazzjonijiet jirriżultaw mill-użu tal-fondi mill-KKI, li kien aktar baxx milli mistenni.	Ikkompletata
2015	Il-mira oriġinali ssettjata mill-Kummissjoni biex l-Istitut jikseb l-awtonomija finanzjarja kienet l-2010. Madankollu huwa kiseb awtonomija finanzjarja parzjali biss f'Ġunju 2011 taħt il-kundizzjoni ta' approvazzjoni ex ante kontinwata tat-tranżazzjonijiet relatati mal-għotjiet, u ta' akkwisti ogħla minn EUR 60 000 , mid-Direttorat Ġenerali għall-Edukazzjoni u l-Kultura (id-Direttorat prinċipali) tiegħu.	Ikkompletata
2015	L-Istitut jiffinanzja l-programm ta' Master fl-EIT Diġitali li fih jipparteċipaw 16-il università Ewropea. Il-mudell għar-rimborż tal-ispejjeż tal-universitajiet jikkombina somma f'daqqa b'massimu ta' EUR 8 000 għal kull student (skont id-dispożizzjonijiet tal-programm Erasmus Mundus), kif ukoll spejjeż effettivi li jinkludu spejjeż indiretti bbażati fuq rata fissa. Fuq din il-bażi, fl-2015 tħallas total medju ta' EUR 15 000 għal kull student lill-universitajiet (inkluża s-somma f'daqqa). Madankollu, il-mudell qatt ma ġie ddefinit formalment u ma jippermettix li ssir distinzjoni bejn l-attivitajiet koperti mis-somma f'daqqa u dawk koperti mill-ispejjeż effettivi. Jenħtieġ li l-Istitut jieħu passi lejn mudell ċar u ddefinit formalment, li jkun ibbażat fuq metodu uniku għad-dikjarazzjoni tal-ispejjeż, bħal somma f'daqqa unika u sostanzjata.	Għadha għaddejja (111)
2015	Il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba nkiser meta sieħeb tal-KKI akkwista servizzi ta' relazzjonijiet pubbliċi b'rati ta' kuljum li jvarjaw minn EUR 800 sa EUR 3 250 għal kull persuna, li ġew rimborżati kompletament mill-Istitut (112).	M/A
2015	L-Istitut uża kuntratt qafas tal-Kummissjoni (“FWC”) għall-organizzazzjoni ta' konferenzi dwar l-innovazzjoni, li saru fl-2015 u fl-2016. Taħt dan l-FWC ġew issubkuntrattati servizzi li għalihom ma ġewx issettjati prezzijiet fl-FWC. Il-prezzijiet maqbula għal dawn is-servizzi jvarjaw minn EUR 800 kuljum għal konsulent subaltern, sa EUR 2 250 kuljum għal konsulent superjuri (kważi erba' darbiet iktar mill-prezz maqbul fl-FWC għal maniġer superjuri). L-ispiża tas-servizzi akkwistati b'dawn il-prezzijiet tammonta għal aktar minn EUR 100 000 għal kull konferenza.	M/A
2016	Il-Qorti sabet dgħufijiet relatati ma’ verifikazzjonijiet ex post ta’ proċeduri ta' akkwist li twettqu mill-KKI LEs. Għal mill-inqas KKI LE wieħed, l-għażla ta’ proċeduri ta' akkwist għall-verifikazzjoni ma kinitx tirrappreżenta l-popolazzjoni. Barra minn hekk, il-Qorti laħqet konklużjoni differenti dwar il-legalità u r-regolarità ta’ żewġ proċeduri ta' akkwist. F’dawn il-każijiet, l-Istitut aċċetta l-għoti dirett jew l-estensjoni eċċessiva tal-kuntratti.	Ikkompletata
2016	Is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni, fir-rapport tal-awditjar tiegħu “Grant Management: Transition to Horizon H2020” (Ġestjoni tal-Għotjiet: Tranżizzjoni għal Orizzont 2020), li huwa datat Diċembru 2016, ikkonkluda li l-Istitut irnexxielu jadatta l-proċessi tiegħu għar-regoli ta’ Orizzont 2020, u b’mod partikolari għar-Regoli għall-Parteċipazzjoni, u li l-kontrolli tal-Istitut fuq il-proċess tal-bidu tal-operat kienu ġeneralment effettivi fl-appoġġar tal-KKI l-ġodda. L-IAS ikkonkluda wkoll li jenħtieġu azzjonijiet urġenti biex tiġi żgurata applikazzjoni robusta tal-qafas leġiżlattiv ta’ H2020, u biex jittejjeb aktar il-proċess tal-bidu tal-operat tal-KKI l-ġodda. L-Istitut u l-IAS qablu dwar pjan ta’ azzjoni għat-teħid ta’ azzjonijiet korrettivi.	Għadha għaddejja
2016	Il-livell ta' riporti għal approprjazzjonijiet impenjati kien għoli għat-Titolu II f’ammont ta’ EUR 0,4 miljun, jiġifieri 40 % (2015: EUR 0,4 miljun, jiġifieri 44 %). Dawn ir-riporti huma prinċipalment relatati ma' kuntratti għal servizzi tal-IT li jkomplu wara tmiem is-sena, u għal spejjeż ta’ laqgħat li għalihom kienu għadhom ma ġewx riċevuti l-fatturi.	M/A
2016	L-għotjiet għall-perjodu 2015 ngħataw biss f’April 2015 u l-Ftehimiet ta’ Għotja ġew iffirmati f’Ġunju 2015 u f’Lulju 2015. Għall-perjodu 2016, l-għotjiet ingħataw u l-Ftehimiet ta’ Għotja ġew iffirmati f’April 2016. Minkejja f’titjib li sar fl-2016, dan id-dewmien fid-deċiżjonijiet dwar l-għoti ta’ għotjiet u fl-iffirmar joħloq inċertezza u jdgħajjef ir-rieda tas-sħab biex jimpenjaw ir-riżorsi u jibdew attivitajiet fil-bidu tas-sena.	Għadha għaddejja
2016	Is-sejħiet l-aktar reċenti għal KKI l-ġodda, li l-oqsma tematiċi tagħhom ġew iddefiniti fl-Aġenda Strateġika ta’ Innovazzjoni tal-EIT għas-snin 2014 sa 2020, urew kompetizzjoni limitata. Is-sejħa tal-2014 għal żewġ KKI ġodda (Saħħa u Materja Prima) wasslet għal seba’ proposti biss. Is-sejħa tal-2016 għal żewġ KKI addizzjonali (Ikel u Manifattura b’Valur Miżjud) irċeviet tliet proposti, filwaqt li l-proposta unika għal KKI ta’ Manifattura b’Valur Miżjud ma ntgħażlitx għal raġunijiet ta’ kwalità.	M/A
2016	Id-Direttur tal-Istitut inbidel erba’ darbiet minn meta dan tal-aħħar inħoloq, fl-2008, sa Lulju 2014. Minn Awwissu 2014 ’il hawn, il-pożizzjoni tad-Direttur, u pożizzjoni maniġerjali oħra minn Frar 2013 ’il hawn, imtlew fuq bażi ad nterim. Dan ma jmurx biss kontra l-perjodu massimu ta’ sena li huwa ssettjat għal kollokamenti interim fir-Regolamenti tal-Persunal, iżda l-bidliet frekwenti u s-soluzzjonijiet interim fit-tul jikkawżaw ukoll inċertezza għall-partijiet interessati u għall-kontinwità strateġika.	Għadha għaddejja (113)
2016	L-Istitut huwa attur importanti fil-programm Orizzont 2020, b’baġit ta’ EUR 2,4 biljun allokat għall-perjodu 2014 – 2020. Il-Kummissjoni ħolqot Ċentru ta’ Appoġġ Komuni għal Orizzont 2020 sabiex tiżgura l-koerenza fost il-korpi li jimplimentaw il-programm u li jkopru aspetti bħal servizzi legali, għodod tal-IT, ġestjoni tal-għotjiet, disseminazzjoni u sfruttament tar-riżultati tar-riċerka, eċċ. Madankollu, billi huwa distint minn korpi oħra bħall-aġenziji eżekuttivi tal-Kummissjoni u s-sħubiji pubbliċi-privati, l-Istitut ma għandux aċċess dirett għaċ-Ċentru ta’ Appoġġ, iżda jeħtieġ approvazzjoni fuq bażi ta’ każ b’każ mid-DĠ Prinċipali tiegħu fil-Kummissjoni. Din il-limitazzjoni taffettwa l-effiċjenza tal-operazzjonijiet tal-Istitut.	Ikkompletata
2016	Il-koordinazzjoni u r-rappreżentazzjoni tal-KKI jitwettqu mill-KKI LEs, li jiġu ffinanzjati kważi kompletament mill-Istitut. Fl-awditu tagħha, il-Qorti tat attenzjoni partikolari lill-proċeduri ta' akkwist imwettqa minn dawn l-entitajiet, li hija tqis bħala qasam ta’ riskju għoli. Taħt il-Ftehimiet ta’ Għotja tal-2015, il-KKI LEs u/jew is-Sħab tal-KKI jridu jiżguraw li kull akkwist jikseb l-aħjar valur għall-flus jew, fejn xieraq, isir bl-irħas prezz possibbli. Għall-kuntratti kollha li jaqbżu l-ammont ta’ EUR 60 000 , il-Ftehim ta’ Għotja jistipula li l-KKI LEs u/jew is-Sħab tal-KKI jridu jistiednu mill-inqas tliet operaturi ekonomiċi biex jippreżentaw offerta, u jridu jiddokumentaw il-proċedura ta' akkwist fejn jiddimostraw it-trasparenza tagħha. Il-Qorti awditjat kampjun ta’ proċeduri ta' akkwist għal valur ta’ madwar EUR 7 miljun, li twettqu mill-KKI LEs u li ġew iffinanzjati kompletament mill-EIT. L-awditu wera dgħufijiet sinifikanti, bħal għoti dirett ta’ kuntratti, nuqqas ta’ elementi essenzjali fl-offerti, estensjonijiet sinifikanti fiż-żmien u/jew fil-volum tal-kuntratti inizjali, kuntratti mingħajr limitu ta’ żmien u/jew ta’ volum, jew ponderazzjonijiet tal-kwalità/tal-prezz li jinnewtralizzaw il-kompetizzjoni fuq il-prezz. Il-pagamenti għall-2016 relatati ma’ dawn il-proċeduri ta' akkwist irregolari ammontaw għal EUR 2,2 miljun. L-Istitut kien identifika wkoll id-dgħufijiet fl-akkwist għal KKI LE partikolari u stabbilixxa pjan ta' azzjoni biex itejjeb il-proċeduri ta' akkwist futuri kollha tal-KKI LEs.	Għadha għaddejja
2016	Minkejja ż-żieda kbira fil-baġit, minn EUR 309 miljun (2008-2013) għal EUR 2,4 biljun (2014-2020), u ż-żieda tal-KKI minn tlieta għal sitta fi tmiem l-2016, l-għadd ta’ postijiet awtorizzati tal-Istitut ma nbidilx b’mod sinifikanti (ara t-Tabella 2). Fir-Rapport Speċjali Nru 4/2016 tagħha (114), il-Qorti ġibdet l-attenzjoni għar-riskju li l-Istitut mhuwiex se jkollu kapaċità suffiċjenti biex jittratta l-volum akbar ta’ xogħol. Id-Direttur interim tal-Istitut irrefera għal dan ir-riskju fir-Rapport Annwali tal-Attività tal-Istitut għas-sena 2015.	Pendenti (Mhux taħt il-kontroll tal-Istitut)

RISPOSTA TAL-ISTITUT

3.9.7.

L-EIT jixtieq jiċċara li talbiet għal emendi lill-SGA jistgħu jiġu sottomessi fi kwalunkwe ħin matul il-perjodu ta’ eliġibbiltà f’konformità mal-Ftehimiet Qafas ta’ Sħubija (FPA) tal-EIT-KIC. It-talbiet għall-emendi mill-KICs kienu soġġetti għal evalwazzjoni teknika u finanzjarja mill-EIT u għal approvazzjoni ex ante mill-Kummissjoni Ewropea. B’riżultat ta’ dan, l-emendi ġew iffirmati f’Diċembru 2016. Fil-każ tal-EIT Climate-KIC, l-approvazzjoni tat-talba għall-emenda ġiet ikkomunikata b’mod formali lill-KIC fil-21 ta’ Diċembru 2016, jiġifieri fi żmien il-perjodu ta’ eliġibbiltà. Fir-rigward taż-żieda fir-Rati Uniċi ta’ Rimborż (SRRs), l-EIT jirrimarka li l-KICs ma ngħatawx għotjiet addizzjonali bħala riżultat tal-emendi tal-SGAs tal-2016. L-għotja finali totali mħallsa (EUR 241,8 miljun) kienet ferm aktar baxxa mill-ammont inizjalment mogħti (EUR 274,9 miljun). Fir-rigward ta’ inkoraġġiment lill-KICs biex isibu sorsi proprji ta’ finanzjament kif ukoll li jingħataw inċentivi biex isiru finanzjarjament sostenibbli, nirreferu għat-tweġiba tagħna għall-paragrafu 3.9.15. Bħala parti mill-valutazzjoni tat-talbiet għall-emendar, l-EIT ivverifika, b’konsultazzjoni mal-Kummissjoni Ewropea, li l-aġġustament tal-SRRs huwa konformi mal-bażi ġuridika applikabbli u ma jaffettwax it-trattament ugwali tal-KICs. Il-possibbiltà li jiġi aġġustat l-SRR kienet disponibbli għall-KICs kollha fuq bażi ugwali.

3.9.8.

Fir-rigward tat-tieni osservazzjoni, l-EIT huwa tal-fehma li l-emendi kienu konformi mal-Artikolu 180 (4) tar-Regoli tal-Applikazzjoni tar-Regolament Finanzjarju, peress li ma kinux qed jikkontestaw id-deċiżjonijiet ta’ konċessjoni tal-għotja u ma kinux kontra t-trattament ugwali tal-applikanti. Huwa importanti li wieħed jinnota li m’hemm l-ebda dispożizzjoni li tiddefinixxi l-livell limitu ta’ materjalità fir-rigward ta’ liema tip ta’ bidla ta’ azzjoni tista’ titqies bħala “sostanzjali” għall-iskopijiet tal-valutazzjoni dwar jekk il-bidla taffettwax il-konċessjoni tal-għotja. Jekk l-inklużjoni ta’ attivitajiet ġodda hijiex konformi mal-imsemmija dispożizzjoni teħtieġ valutazzjoni każ b’każ, ibbażata fuq ir-rilevanza u l-impatt tal-attivitajiet għall-Pjan ta’ Direzzjoni tan-Negozju kollu tal-KIC. L-EIT wettaq din il-valutazzjoni qabel ma approva t-talbiet għall-emendi u kkonkluda li l-emendi ma kinux iqiegħdu fid-dubju d-deċiżjonijiet tal-konċessjoni tal-għotja. It-trattament ugwali tal-KICs kien żgurat ukoll, peress li kull KIC kellu l-possibbiltà li jintroduċi attivitajiet eliġibbli ġodda fil-Pjanijiet ta’ Direzzjoni tan-Negozju emendati tagħhom fuq bażi ugwali. Fl-aħħar nett, l-EIT jirrimarka li fil-każ tal-EIT InnoEnergy, l-unika attività inkwistjoni kienet tirrappreżenta biss 3,9 % tal-estimi baġitarji emendati tal-Pjan ta’ Direzzjoni tan-Negozju tal-KIC. Fil-każ tal-EIT Digital, dan il-proporzjon kien ta’ 0,6 %.

3.9.10.

L-EIT bħalissa jinsab fil-proċess ta’ esternalizzazzjoni tal-funzjoni tal-kontabilità tiegħu lill-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni. Jekk jitqies meħtieġ mid-DĠ Baġit, dan il-proċess se jinvolvi validazzjoni mill-ġdid tas-sistemi tal-kontabilità tal-EIT.

3.9.12.

L-aġġornamenti kemm għall-Pjan ta’ Kontinwità ta’ Direzzjoni tan-Negozju kif ukoll għall-Pjan ta’ Rkupru minn Diżastru se jiġu adottati mill-EIT fis-sena 2018.

3.9.13.

Ġew iffirmati Ftehimiet Speċifiċi ta’ Għotjiet għall-2016 mal-EIT Health u mal-EIT RawMaterials aktar tard milli kien ippjanat, peress li l-ewwel kellhom jiġu ffirmati l-Ftehimiet Qafas ta’ Sħubija. Il-Ftehimiet Speċifiċi ta’ Għotjiet fl-2017 u l-2018 ġew iffirmati sistematikament fi Frar, u ppermettew lill-KICs li jibdew l-attivitajiet tagħhom kmieni fis-sena. L-azzjonijiet innovattivi huma ta’ natura dinamika u ta’ reazzjoni rapida u ma jistgħux jiġu ppjanati b’mod lineari. Ċerti proġetti jew pjanijiet innovattivi jistgħu jirriżultaw li għandhom inqas potenzjal milli mistenni u għandhom jiġu kkanċellati matul l-implimentazzjoni tal-ftehimiet ta’ għotja. Barra minn hekk, bosta mill-attivitajiet operattivi tal-KICs, bħall-programmi edukattivi fil-livell ta’ Masters u ta’ Dottorat jew proġetti ta’ riċerka u innovazzjoni fit-tul, huma minnhom infushom pluriennali. L-EIT għandu l-ħsieb li jindirizza din il-kwistjoni billi jimxi lejn l-iffirmar ta’ ftehimiet pluriennali ta’ għotjiet mal-KICs fil-perjodu ta’ wara l-2020, sakemm l-approprjazzjonijiet ta’ impenn għall-baġit tal-EIT jiġu wkoll allokati fi ħlas b’segmenti pluriennali.

3.9.14.

Tassew, l-EIT segwa bis-sħiħ il-metodoloġija tal-kalkolu tal-għotja kif stipulata fil-bażi ġuridika Orizzont 2020 u l-EIT se jkompli jikkonforma mal-leġislazzjoni applikabbli fil-futur.

3.9.15.

Is-sostenibbiltà finanzjarja tal-KICs hija ambizzjoni unika tal-mudell EIT-KIC u hija waħda mill-aspetti l-aktar impenjattivi għall-missjoni tal-EIT. Filwaqt li fil-passat dan kien għan fil-bogħod għal KICs, xi wħud mill-Komunitajiet ta’ Innovazzjoni diġà jipprovdu kofinanzjament sinifikanti biex jiffinanzjaw l-attivitajiet tagħhom u jiġġeneraw dħul sostanzjali meta mqabbel mal-baġit tagħhom. Pereżempju, l-EIT Digital pprovda 26 % ta’ kofinanzjament (jew EUR 22 miljun) biex jiffinanzja l-attivitajiet ta’ valur miżjud tal-KIC tagħhom fl-2016, minbarra li rrapporta aktar minn EUR 200 miljun f’attivitajiet kumplimentari tal-KIC imwettqa u ffinanzjati mill-organizzazzjonijiet Sħab tagħhom. Eżempju ieħor huwa EIT Health li ġabar iktar minn 6 miljun euro fi dħul fl-ewwel sena tagħhom ta’ operat, somma sostanzjali meta mqabbla mal-finanzjament totali li rcivew mill-EIT (madwar EUR 19-il miljun).

3.9.16.

Bħalissa l-EIT qed jikkunsidra l-opzjoni li jippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web tal-EPSO, u qed jieħu f’kunsiderazzjoni wkoll l-ispejjeż biex ikunu tradotti l-avviżi ta’ postijiet battal fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE, li huwa prekundizzjoni għal pubblikazzjoni fuq is-sit web tal-EPSO. Madankollu, in-numru medju ta’ kandidati li applikaw għal avviżi ta' postijiet battala tal-EIT żdied b'mod sinifikanti fis-snin li għaddew, prinċipalment minħabba l-użu attiv tal-midja soċjali mill-EIT fil-promozzjoni ta’ postijiet battala ġodda.

3.9.17.

Wara l-konklużjoni tal-ftehimiet meħtieġa mal-Kummissjoni Ewropea, li għalihom għadhom għaddejjin azzjonijiet preparatorji, l-EIT għandu l-ħsieb jadotta l-għodod ta’ akkwist elettroniku u s-sottomissjoni elettronika ta’ offerti.

3.9.18.

Il-Kummissjoni Ewropea ppubblikat il-post battal għall-pożizzjoni tad-Direttur tal-EIT fl-1 ta’ Ġunju 2018 (115).

3.9.19.

L-ewwel membri tal-persunal ingħaqdu mal-EIT fl-2010 u għalhekk se jilħqu l-massimu ta’ għaxar snin servizz fl-2020. Madankollu, l-EIT huwa konxju mir-riskju, li ġie wkoll identifikat fir-Rapport Annwali ta’ Attività tal-2017 tal-EIT. L-EIT talab formalment l-opinjoni legali tal-Kummissjoni Ewropea permezz ta’ ittra datata l-14 ta’ Mejju 2018.

3.10. AĠENZIJA EWROPEA GĦAS-SIGURTÀ MARITTIMA (EMSA)

INTRODUZZJONI

3.10.1.

L-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“EMSA”), li tinsab f'Lisbona, twaqqfet bir-Regolament (KE) Nru 1406/2002 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (116). Il-kompiti tal-Aġenzija huma li tiżgura livell għoli ta' sigurtà marittima u li tipprevieni tniġġis mill-vapuri, tipprovdi assistenza teknika lill-Kummissjoni u lill-Istati Membri, u timmonitorja l-implimentazzjoni tal-leġiżlazzjoni tal-Unjoni, kif ukoll li tevalwa l-effettività tagħha.

3.10.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (117).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR) (118)	71	79
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (119)	246	250
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.10.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (120) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (121) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.10.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.10.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.10.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.10.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-KONTROLLI INTERNI

3.10.8.

Fl-2014, il-Kummissjoni, f’isem aktar minn 50 Istituzzjoni u korp tal-UE, inkluża l-Aġenzija, iffirmat kuntratt qafas ma’ kuntrattur partikolari għall-akkwist ta’ liċenzji ta’ softwer u l-forniment ta’ manutenzjoni u appoġġ. Il-kuntrattur qafas jaġixxi bħala intermedjarju bejn l-Aġenzija u l-fornituri li jistgħu jindirizzaw il-ħtiġijiet tal-Aġenzija. Għal dawn is-servizzi intermedjarji, il-kuntrattur qafas huwa intitolat li japplika żidiet ta’ minn 2 % sa 9 % fuq il-prezzijiet tal-fornituri. Fl-2017, il-pagamenti totali li saru lill-kuntrattur qafas ammontaw għal EUR 1,7 miljun. L-Aġenzija ma vverifikatx sistematikament il-prezzijiet u ż-żidiet iddebitati mal-kwotazzjonijiet u mal-fatturi li nħarġu mill-fornituri lill-kuntrattur qafas.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.10.9.

3.10.10.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (122), (123). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Hija niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet introduċiet l-għodod għall-fatturazzjoni elettronika u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN U TAL-EVALWAZZJONI ESTERNA

3.10.11.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni ħareġ rapporti tal-awditjar dwar azzjonijiet iffinanzjati għal proġetti u dwar il-ġestjoni tar-riżorsi umani (124). L-Aġenzija ħejjiet pjanijiet ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

3.10.12.

Evalwazzjoni esterna tal-prestazzjoni tal-EMSA matul il-perjodu 2011-2016 twettqet fl-2017 f'isem il-Kummissjoni (125). L-Aġenzija ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.10.13.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2016

Fl-2014 l-Aġenzija kkonkludiet kuntratt qafas li kien jammonta għal EUR 3,5 miljun għax-xiri ta' oġġetti u servizzi relatati mal-IT fuq perjodu ta' sitt snin. L-Aġenzija ma stmatx b'mod suffiċjenti l-ħtiġijiet u l-valur probabbli tal-kuntratt, u dan wassal għall-użu ta' 80 % tal-kuntratt sa tmiem l-2016. Minħabba f'dan, se jkollha titnieda proċedura ġdida ta' akkwist erba' snin aktar kmieni milli mistenni, u dan se jirriżulta fi spejjeż amministrattivi addizzjonali.

M/A

2016

Fl-2016, l-Aġenzija kkonkludiet seba' kuntratti qafas għax-xiri ta' sistemi ta' reazzjoni għat-tniġġis miż-żejt. Kull kuntratt qafas (li jirrappreżenta lott fil-proċedura ta' akkwist) kien ikopri tip speċifiku ta' tagħmir. Il-proċedura ta' akkwist tniedet bis-suppożizzjoni li l-valur totali tas-seba' kuntratti qafas jkun ta' EUR 7 miljun. Madankollu, din is-suppożizzjoni ma stmatx il-ħtiġijiet tal-Aġenzija b'mod suffiċjenti, u ġew iffirmati seba' kuntratti qafas għal ammont ta' EUR 7 miljun kull wieħed, li wassal għal valur totali ta' EUR 49 miljun għall-kuntratti.

M/A

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.10.8.

L-Aġenzija se tfakkar lill-Uffiċjali tal-Proġett rilevanti biex iwettqu konsistentament il-kontrolli neċessarji fuq il-prezzijiet mitluba mill-fornitur u/jew jekk jiġux applikati żidiet korretti. L-EMSA se titlob ukoll lill-Awtorità Kontraenti ewlenija f’dan l-FWC biex tistaqsi lill-Kuntrattur, bħala regola ġenerali, biex dejjem jipprovdi prova tal-prezz/żieda tas-suq meta jwieġeb għal kwalunkwe talba għal kwotazzjoni.

3.10.9.

Wara deċiżjoni tal-qorti, l-EPSO ddeċieda li l-avviżi ta’ postijiet vakanti ipprovduti fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE jew il-lingwi speċifiċi definiti skont l-att legali li jistabbilixxi l-Aġenzija biss jistgħu jiġu ppubblikati fuq is-sit web tal-UE tal-EPSO. Minħabba l-ispejjeż għoljin tat-traduzzjoni marbuta ma’ din il-politika ġdida (madwar EUR 19 000 għal kull post vakanti) l-EMSA- bħal ħafna Aġenziji oħra – m'għadhiex tagħmel użu mis-servizzi tal-EPSO biex tħabbar il-postijiet vakanti tagħha. Din il-kwistjoni kienet indirizzata minn għadd ta’ aġenziji lill-EPSO f’Diċembru 2015. L-EMSA tkun kuntenta b'soluzzjoni li – filwaqt li tiżgura biżżejjed trasparenza – tkun ukoll konsistenti mal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba. L-EMSA tagħmel ħilitha biex tagħti pubbliċità wiesgħa lill-postijiet vakanti tagħha billi tippubblika opportunitajiet ta’ xogħol fuq il-pjattaformi ta’ midja soċjali differenti li jindirizzaw pubbliku wiesa’. Għandu jiġi nnotat li l-biċċa l-kbira tal-postijiet vakanti tal-EMSA huma indirizzati lill-esperti tekniċi li għalihom is-sit web tal-EMSA hija referenza.

3.10.10.

Fl-2017, l-EMSA għamlet tħejjija komprensiva sabiex taġġusta l-proċeduri interni kollha biex tuża l-akkwist elettroniku. L-EMSA tista’ tikkonferma li — mill-bidu tal-2018 – l-Aġenzija introduċiet il-moduli tal-akkwist elettroniku. L-iskadenza għall-korpi tal-UE biex jużaw l-akkwist elettroniku hija Ottubru 2018.

3.11. AĠENZIJA TAL-UNJONI EWROPEA DWAR IS-SIGURTÀ TAN-NETWERKS U L-INFORMAZZJONI (ENISA)

INTRODUZZJONI

3.11.1.

L-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea dwar is-Sigurtà tan-Netwerks u l-Informazzjoni (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“ENISA”), li tinsab f'Ateni u f'Heraklion (126), inħolqot bir-Regolament (KE) Nru 460/2004 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (127) li, wara diversi emendi, tħassar bir-Regolament (UE) Nru 526/2013 (128). Il-kompitu prinċipali tal-Aġenzija huwa li ttejjeb il-kapaċità tal-Unjoni biex tipprevieni u tirrispondi għall-problemi tas-sigurtà tan-netwerks u l-informazzjoni billi tibni fuq l-isforzi nazzjonali u tal-Unjoni.

3.11.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (129).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	11	11
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (130)	69	70
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.11.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (131) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (132) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.11.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.11.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.11.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.11.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.11.8.

L-uffiċjal tal-kontabbiltà l-ġdid tal-Aġenzija beda l-inkarigu tiegħu fl-1 ta’ Diċembru 2017. Il-proċess ta’ trasferiment tal-kompiti ma twettaqx kif suppost u ma kienx konformi mar-rekwiżiti tal-Artikolu 55 tar-Regoli tal-applikazzjoni. B’mod partikolari, il-kontabilist il-ġdid ma ngħata ebda rapport dwar it-trasferiment tal-kompiti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.11.9.

3.11.10.

Fid-29 ta’ Marzu 2017, ir-Renju Unit (UK) innotifika lill-Kunsill Ewropew dwar id-deċiżjoni tiegħu li joħroġ mill-Unjoni Ewropea (Brexit). Għall-kuntrarju tal-biċċa l-kbira mill-aġenziji l-oħra, l-Aġenzija ma wettqitx analiżi komprensiva tal-impatt li l-Brexit jista’ jkollu fuq l-organizzazzjoni, l-operazzjonijiet u l-kontijiet tagħha.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORT TAL-EVALWAZZJONI ESTERNA

3.11.11.

Studju dwar l-evalwazzjoni esterna tal-prestazzjoni tal-Aġenzija matul il-perjodu 2013-2016 twettaq fl-2017 f’isem il-Kummissjoni (133).

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.11.12.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2015	Fl-2016, l-Aġenzija kienet qed tippjana li tirriloka xi membri tal-persunal amministrattiv minn Heraklion għal Ateni filwaqt li r-Regolament bażiku tagħha jipprovdi li l-persunal li hu primarjament involut fl-amministrazzjoni tal-Aġenzija għandu jkun ibbażat f'Heraklion.	Għadha għaddejja
2016	L-approprjazzjonijiet ta’ impenn li ġew riportati huma għoljin għat-Titolu II (nefqa amministrattiva) f’ammont ta’ EUR 0,3 miljun, jiġifieri 25 % (2015: EUR 0,15 miljun, jiġifieri 22 %) ta’ approprjazzjonijiet impenjati. Dan il-livell għoli jirriżulta prinċipalment minn trasferimenti li saru mit-Titolu I (nefqa għall-persunal) u mit-Titolu III (nefqa operazzjonali), u huwa primarjament relatat ma’ investimenti fl-IT u f’karozza tas-servizz li saru lejn tmiem is-sena.	M/A
2016	Kif meħtieġ bir-Regolament Finanzjarju tal-Aġenzija, tħejjew evalwazzjonijiet esterni tal-prestazzjoni tal-ENISA għall-2014 u l-2015, u r-rapporti finali ġew ippreżentati f’Ottubru 2015 u f’Mejju 2016 rispettivament. L-evalwazzjoni tal-2014 ikkonkludiet li l-attivitajiet operazzjonali ewlenin li twettqu taħt il-Programm ta’ Ħidma 2014 għandhom konnessjoni ċara mal-mandat legali tal-ENISA, u l-effettività tal-Aġenzija ġiet ivvalutata bħala tajba. Madankollu, hija identifikat li hemm lok għal titjib fir-rigward tad-diviżjoni tal-Aġenzija bejn Heraklion u Ateni, li jwassal għal proċessi ta’ xogħol ikkumplikati u għal nuqqas ta’ komunikazzjoni u kooperazzjoni. L-evalwazzjoni tal-2015 ikkonkludiet li x-xogħol u l-outputs tal-ENISA qed jirrispondu għall-ħtieġa għas-Sigurtà tan-Netwerks u l-Informazzjoni madwar l-UE u fi ħdan l-Istati Membri, u li l-Aġenzija effettivament tissodisfa l-aspettattivi tal-partijiet ikkonċernati tagħha. Madankollu, ir-rapport enfasizza li hemm il-ħtieġa ta’ titjib fil-komunikazzjoni bejn l-ENISA u l-partijiet ikkonċernati tagħha, li jsibu li l-mandat u l-ambitu tagħha huma limitati wisq. B’rispons għal dan, l-Aġenzija qed timplimenta pjan ta' azzjoni li sar qbil dwaru mal-Bord tat-Tmexxija.	M/A
2016	Fl-2016, l-Aġenzija ttrasferiet 8 membri addizzjonali tal-persunal lejn Ateni, u b’hekk l-għadd ta’ membri tal-persunal f’Heraklion naqas għal 14 (134). Kif ġie enfasizzat fir-Rapport 2013 tal-Qorti, huwa probabbli li l-ispejjeż jistgħu jitnaqqsu aktar jekk il-persunal kollu jiġi ċċentralizzat f’post wieħed.	Għadha għaddejja

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.11.8.

Filwaqt li t-trasferiment lill-uffiċjal tal-kontabilità l-ġdid qatt ma ġie formalizzat, inżammew laqgħat informali mal-aġent uffiċjal tal-kontabilità preċedenti sabiex jiġi trasferit l-għarfien. L-uffiċjal tal-kontabilità l-ġdid irċieva wkoll taħriġ aġġornat dwar l-SAP sabiex jifhem aħjar is-sistema ta’ kontabilità. Madankollu, l-ENISA se timplimenta azzjonijiet korrettivi adegwati li jiżguraw trasferiment adegwat bejn persunal li jibda xogħol u persunal li jkun se jitlaq.

3.11.9.

Jenħtieġ li l-postijiet tax-xogħol battala kollha ppubblikati mill-EPSO jiġu tradotti fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE. Sfortunatament, minħabba l-baġit limitat tagħha, l-ENISA ma setgħetx terfa’ din l-ispiża. Madankollu, l-Aġenzija qed tuża midja tradizzjonali u soċjali u qablet li tikkollabora għall-ħolqien ta’ portal bejn l-aġenziji sabiex jittaffew ir-riskji marbuta mal-pubblikazzjoni ta’ postijiet tax-xogħol battala peress li ħafna mill-aġenziji deċentralizzati qegħdin jaffaċċjaw l-istess problema.

3.11.10.

L-ENISA ma wettqitx analiżi tal-impatt operazzjonali u finanzjarja formali tal-Brexit peress li mhux suppost ikollha kwalunkwe impatt dirett sinifikanti fuq il-baġit, l-operazzjoni u l-amministrazzjoni tal-ENISA. Madankollu, proċessi interni rilevanti ġew riveduti (jiġifieri l-akkwist u r-reklutaġġ) fil-kuntest tal-Brexit.

3.12. AĠENZIJA TAL-UNJONI EWROPEA GĦALL-FERROVIJI (ERA)

INTRODUZZJONI

3.12.1.

L-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Ferroviji (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“ERA”), li tinsab f’Lille u f’Valenciennes, inħolqot bir-Regolament (KE) Nru 881/2004 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, li ġie sostitwit mir-Regolament (UE) 2016/796 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (135). Il-kompitu tal-Aġenzija huwa li żżid il-livell ta’ interoperabbiltà tas-sistemi ferrovjarji u li tiżviluppa approċċ komuni għas-sikurezza sabiex tikkontribwixxi għall-ħolqien ta’ settur ferrovjarju Ewropew aktar kompetittiv u b’livell għoli ta’ sikurezza.

3.12.2.

It-Tabella hawn taħt tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (136).

Tabella

Iċ-Ċifri Ewlenin Għall-Aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	28	31
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (137)	155	164
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.12.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (138) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (139) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.12.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.12.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.12.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.12.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.12.8.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi, inklużi l-pożizzjoni ġerarkika u l-indipendenza tal-uffiċjali tal-kontabbiltà. F’Diċembru 2016, l-Uffiċjal tal-Kontabbiltà tal-Aġenzija, minbarra li kellu din il-funzjoni, inħatar ukoll Kap ad interim tas-Settur tal-Finanzi u l-Akkwist. F’din il-funzjoni addizzjonali, huwa responsabbli mill-ġestjoni tal-persunal inkarigat mill-inizjazzjoni u l-verifikazzjoni tal-impenji u l-pagamenti. Skont ir-Regolament Finanzjarju tal-Aġenzija dawn l-atturi finanzjarji jaqgħu taħt ir-responsabbiltà tal-Uffiċjal Awtorizzanti. Madankollu, il-prinċipju tas-segregazzjoni tad-dmirijiet bejn l-Uffiċjal Awtorizzanti u l-Uffiċjal tal-Kontabbiltà jimplika li ż-żewġ funzjonijiet huma reċiprokament esklużivi.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.12.9.

Fl-2014, il-Kummissjoni, f’isem aktar minn 50 Istituzzjoni u korp tal-UE, inkluża l-Aġenzija, iffirmat kuntratt qafas ma’ kuntrattur partikolari għall-akkwist ta’ ħardwer u softwer tal-IT u l-forniment ta’ manutenzjoni u appoġġ (servizzi tal-IT). Il-kuntrattur qafas jaġixxi bħala intermedjarju bejn l-Aġenzija u l-fornituri li jistgħu jipprovdu s-servizzi tal-IT. Filwaqt li l-biċċa l-kbira minn dawn is-servizzi tal-IT u l-prezzijiet relatati ġew iddefiniti fil-kuntratt qafas li rriżulta mill-proċedura kompetittiva ta' akkwist, dan jippermetti wkoll ix-xiri ta’ servizzi tal-IT li ma jissemmewx speċifikament. Fil-każ ta’ pagament awditjat li jammonta għal madwar EUR 47 000, l-Aġenzija xtrat servizzi tal-IT permezz tal-kuntrattur, mingħajr ma saret proċedura kompetittiva u mingħajr ma wettqet riċerka minn qabel dwar is-suq. Fl-2017, il-pagamenti totali li saru lill-kuntrattur ammontaw għal EUR 1,1 miljun.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.12.10.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar il-ġestjoni tar-riżorsi umani u l-kompetenzi fl-Aġenzija (140). L-Aġenzija ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.12.11.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2013

L-Aġenzija tinsab f’Lille u f'Valenciennes. Kif semmiet il-Qorti fir-Rapport Annwali Speċifiku tagħha għas-sena finanzjarja 2006, huwa probabbli li l-ispejjeż jistgħu jitnaqqsu jekk l-operazzjonijiet kollha jiġu ċċentralizzati f’post wieħed. Dan għandu mnejn ukoll jiffaċilita ftehim komprensiv dwar is-sede mal-Istat Membru ospitanti, biex b’hekk jiġu kkjarifikati l-kundizzjonijiet li taħthom l-Aġenzija u l-persunal tagħha joperaw.

Għadha għaddejja

(Mhux taħt il-kontroll tal-Aġenzija)

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.12.8.

L-Aġenzija bħalissa għaddejja minn riorganizzazzjoni kbira biex tkun tista’ tirreaġixxi għall-kompiti l-ġodda tagħha. Bħala parti minn dan u f’konformità mal-pjan ta’ azzjoni miftiehem mal-IAS, se tiġi implimentata segregazzjoni adegwata tad-dmirijiet għall-uffiċjal tal-kontabilità.

3.12.9.

Kif rikonoxxut mill-Qorti, il-kuntratt intuża skont id-dispożizzjonijiet kuntrattwali kif stipulat fil-kuntratt qafas tad-DIGIT DI07360. Kwalunkwe kunsiderazzjoni ulterjuri fir-rigward tal-ġestjoni finanzjarja tajba għandha tiġi nnotifikata lill-maniġer tal-kuntratt, jiġifieri DĠ DIGIT.

3.13. AWTORITÀ EWROPEA TAT-TITOLI U S-SWIEQ (ESMA)

INTRODUZZJONI

3.13.1.

L-Awtorità Ewropea tat-Titoli u s-Swieq (minn hawn ’il quddiem “l-Awtorità”, magħrufa wkoll bħala l-“ESMA”), li tinsab f’Pariġi, ġiet stabbilita bir-Regolament (UE) Nru 1095/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (141).

3.13.2.

Il-kompitu tal-Awtorità huwa li ttejjeb l-operat tas-suq finanzjarju intern tal-UE billi tiżgura livell għoli, effikaċi u konsistenti ta’ regolamentazzjoni u superviżjoni, tippromwovi l-integrità u l-istabbiltà tas-sistemi finanzjarji u ssaħħaħ il-koordinazzjoni superviżorja internazzjonali sabiex tiżgura l-istabbiltà u l-effettività tas-sistema finanzjarja.

3.13.3.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Awtorità (142).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-awtorità

	2016	2017
Baġit (miljun EUR) (143)	39	42
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (144)	204	226
Sors: data pprovduta mill-Awtorità.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.13.4.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Awtorità, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (145) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (146) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.13.5.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.13.6.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.13.7.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Kwistjoni oħra

3.13.8.

Mingħajr ma tixħet dubju fuq l-opinjoni tagħha, il-Qorti tiġbed l-attenzjoni għall-fatt li, fid-29 ta’ Marzu 2017, ir-Renju Unit (UK) innotifika lill-Kunsill Ewropew dwar id-deċiżjoni tiegħu li joħroġ mill-Unjoni Ewropea. Ftehim li jistipula l-arranġamenti għall-ħruġ tiegħu se jiġi nnegozjat. Perċentwal ta' 27 % tal-baġit tal-Awtorità huwa ffinanzjat mill-fondi tal-Unjoni Ewropea, 42 % permezz ta’ kontribuzzjonijiet diretti mill-Istati Membri tal-UE, 29 % minn tariffi li tirċievi minn entitajiet sorveljati (Aġenziji ta' Klassifikazzjoni tal-Kreditu u Repożitorji tat-Tranżazzjonijiet), u 2 % minn sorsi oħra. Il-ħruġ tar-Renju Unit mill-UE jista’ jaffettwa l-attivitajiet tal-Awtorità peress li, attwalment, l-entitajiet sorveljati li huma l-aktar sinifikanti jinsabu hemm. Huwa possibbli li, fil-futur, id-dħul tal-Awtorità jonqos b’riżultat tad-deċiżjoni tar-Renju Unit li joħroġ mill-UE.

3.13.9.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.13.10.

L-Awtorità tippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web tagħha u fuq il-midja soċjali, iżda mhux dejjem fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), li jkun jirriżulta f’aktar trasparenza u pubbliċità u jkun jippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw avviżi ppubblikati mid-diversi Istituzzjonijiet u aġenziji Ewropej kollettivament.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN U TAL-EVALWAZZJONI ESTERNA

3.13.11.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar evalwazzjonijiet bejn il-pari tal-Awtoritajiet Nazzjonali Kompetenti, li twettqu fl-ESMA (147). L-Awtorità ħejjiet pjan ta' azzjoni.

3.13.12.

Evalwazzjoni esterna tat-tliet Awtoritajiet Superviżorji Ewropej (148) (awtoritajiet), twettqet fl-2017 f'isem il-Kummissjoni (149).

RISPOSTA TAL-AWTORITÀ

3.13.7.

L-ESMA tirrikonoxxi l-kwistjoni u tkompli tissorvelja l-progress fin-negozjati tal-Brexit.

3.13.9.

L-EPSO ddeċieda li jippubblika l-avviżi ta’ postijiet battala (VN) fuq is-sit web tiegħu biss jekk l-avviżi ta’ postijiet battala jkunu disponibbli f’24 lingwa. Fl-2017, l-ispejjeż tat-traduzzjoni (5 avviżi ta’ postijiet battala minn 16), imġarrba mill-ESMA ammontaw għal EUR 32,431. L-ESMA tikkunsidra li l-ispiża tat-traduzzjoni ta’ kull avviż ta’ post battal fi 23 lingwa mhijiex ġustifikata f’termini ta’ ġestjoni finanzjarja soda u ddeċidiet li tuża mezzi oħrajn fejn il-parti l-kbira tal-Aġenziji tal-UE jippubblikaw l-avviżi ta’ postijiet battala tagħhom.

3.14. AĠENZIJA EWROPEA GĦAS-SIGURTÀ U S-SAĦĦA FUQ IL-POST TAX-XOGĦOL (EU-OSHA)

INTRODUZZJONI

3.14.1.

L-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà u s-Saħħa fuq il-Post tax-Xogħol (minn hawn'il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“EU-OSHA”), li tinsab f'Bilbao, inħolqot bir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2062/94 (150). Id-dmir tal-Aġenzija huwa li tiġbor u xxerred informazzjoni dwar prijoritajiet nazzjonali u tal-Unjoni fil-kamp tas-saħħa u s-sigurtà fuq il-post tax-xogħol, li ssostni organizzazzjonijiet nazzjonali u tal-Unjoni involuti fit-tfassil u l-implimentazzjoni tal-politika, u li tipprovdi informazzjoni dwar miżuri preventivi.

3.14.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (151).

Tabella

Iċ-Ċifri Ewlenin Għall-Aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	17	15
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (152)	65	64
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.14.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (153) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (154) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.14.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.14.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.14.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.14.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.14.8.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi, inklużi l-pożizzjoni ġerarkika u l-indipendenza tal-uffiċjali tal-kontabbiltà. Is-superjur ġerarkiku tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Aġenzija huwa l-Kap taċ-Ċentru tar-Riżorsi u tas-Servizzi. Aħna jidhrilna li jeħtieġ li l-indipendenza tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tissaħħaħ billi dan jibda jirrapporta direttament lid-Direttur (amministrattiv) u lill-Bord Maniġerjali (funzjonali) tal-Aġenzija.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

3.14.9.

Ir-riporti għat-Titolu II (nefqa amministrattiva) u għat-Titolu III (nefqa operazzjonali) kienu għoljin b’40 % għal kull titolu jew EUR 3,5 miljun b’kollox, u dan imur kontra l-prinċipju baġitarju tal-annwalità. Ma hemm ebda evidenza li dawn ir-riporti huma relatati mal-infiq ippjanat matul il-proċess baġitarju. Bħala eżempju, f’Diċembru 2017 l-Aġenzija ordnat tagħmir tal-IT u għamara tal-uffiċċju li jammontaw għal EUR 220 000, li minnhom EUR 80 000 ġew trasferiti mit-Titolu III għat-Titolu II eżatt qabel ma saret l-ordni.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.14.10.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (155), (156). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-verżjoni elettronika tal-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet għadha ma introduċiet l-ebda waħda minn dawn l-għodod.

3.14.11.

Fid-29 ta’ Marzu 2017, ir-Renju Unit (UK) innotifika lill-Kunsill Ewropew dwar id-deċiżjoni tiegħu li joħroġ mill-Unjoni Ewropea (Brexit). Għall-kuntrarju tal-biċċa l-kbira mill-aġenziji l-oħra, l-Aġenzija ma wettqitx analiżi komprensiva tal-impatt li l-Brexit jista’ jkollu fuq l-organizzazzjoni, l-operazzjonijiet u l-kontijiet tagħha.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.14.12.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjonijiet korrettivi li ttieħdu b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2016	Il-livell ta' approprjazzjonijiet impenjati li ġew riportati għall-2017 kien għoli għat-Titolu II (nefqa amministrattiva) f'ammont ta' EUR 417 279 , jiġifieri 30 %, (2015: EUR 364 740 , jiġifieri 26 %). Dawn ir-riporti prinċipalment jikkonċernaw servizzi tal-IT li kienu għadhom ma twasslux kompletament jew ma ġewx fatturati għalkollox sa tmiem is-sena. L-approprjazzjonijiet impenjati li ġew riportati taħt it-Titolu III ammontaw għal EUR 3 370 616 , jiġifieri 43 % (2015: EUR 3 383 052 , jiġifieri 41 %). Dawn ir-riporti prinċipalment jikkonċernaw proġetti ta’ riċerka u studji b’durata ta’ aktar minn sena. L-Aġenzija tista’ tqis il-possibbiltà li tintroduċi approprjazzjonijiet baġitarji differenzjati biex jiġu riflessi aħjar kemm in-natura pluriennali tal-operazzjonijiet kif ukoll id-dewmien inevitabbli bejn l-iffirmar tal-kuntratti, il-konsenji u l-pagamenti.	Għadha għaddejja
2016	Fl-2014 l-Aġenzija ffirmat kuntratt qafas (FWC) għall-għoti ta’ servizzi ta’ konsulenza fl-IT matul il-perjodu mill-2014 sal-2017 għal ammont totali ta’ EUR 1,1 miljun. Għalkemm il-kuntratti speċifiċi li ġew iffirmati fl-2016 għall-implimentazzjoni ta’ dan l-FWC jiddefinixxu b’mod ċar ir-riżultati tanġibbli tal-proġett, il-konsulenti tqabbdu fuq il-bażi ta’ “żmien u mezzi” (“time & means”) fejn il-prezz mhuwiex fiss u marbut direttament mat-twassil tas-servizzi, iżda minflok huwa marbut mal-għadd ta’ jiem ta’ xogħol li jkunu ttieħdu. Barra minn hekk, fl-2016, madwar 50 % tas-servizzi ta’ konsulenza fl-IT twettqu barra mill-bini tal-Aġenzija, u dan illimita l-kapaċità tal-Aġenzija li timmonitorja l-implimentazzjoni effiċjenti tal-kuntratti. Pagamenti li saru taħt dan il-kuntratt qafas fl-2016 ammontaw għal madwar EUR 0,4 miljun.	Pendenti
2016	Ir-Regolament fundatur tal-Aġenzija ma jirrikjedix b’mod espliċitu li jsiru evalwazzjonijiet esterni tal-attivitajiet tagħha. Il-proposta tal-Kummissjoni għal Regolament fundatur ġdid tinkludi l-obbligu li titwettaq evalwazzjoni kull ħames snin.	Għadha għaddejja (Mhux taħt il-kontroll tal-Aġenzija)

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.14.8.

Għal raġunijiet organizzattivi, il-Kontabilist ġie assenjat fi ħdan l-RSC (Ċentru ta’ Riżorsi u Servizzi) fl-organigramma, u fiżikament jinsab fil-qasam tal-persunal finanzjarju. Madankollu, il-Kontabilist jirrapporta direttament lid-Direttur (mhux lill-Kap tal-RSC), sabiex jiżgura l-indipendenza tiegħu/tagħha.

3.14.9.

Ir-riporti għat-Titolu III prinċipalment jikkonċernaw proġetti ta’ riċerka fuq skala kbira b’durata ta’ aktar minn sena u huma relatati mal-programm ta’ ħidma annwali tal-2017. Fir-rigward tat-Titolu II, ir-riporti prinċipalment jikkonċernaw servizzi li huma kkuntrattati għal perjodu li jkopri sentejn kalendarji.

Fir-rigward taż-EUR 0,2 miljun, għandu jiġi nnotat li sa mill-2014, u minn mindu l-Aġenzija marret fl-uffiċċji l-ġodda, liema azzjoni ġġenerat tfaddil ta’ EUR 0,6 miljun fis-sena, il-baġit tat-Titolu II ġie ffissat f’livell imnaqqas ta’ EUR 1,4 miljun. Fl-2017, baġit emendatorju li ġie adottat f’Ġunju kompla jnaqqas l-approprjazzjonijiet tat-Titolu II b’EUR 60,000 minħabba tnaqqis fil-kontribuzzjoni tal-awtoritajiet lokali għall-baġit tal-infrastruttura tal-EU-OSHA.

Matul is-sena l-Aġenzija ddeċidiet li twettaq riorganizzazzjoni interna tal-ispazju għall-uffiċċji u xogħlijiet ta’ armar assoċjati mar-riorganizzazzjoni li ma kinux previsti meta sar il-proċess tal-baġit. Il-biċċa l-kbira tal-akkwisti tal-IT ikkonċernati kienu ppjanati għall-2018 (u ddokumentati bħala tali fl-Abbozz tal-Baġit tal-2017 u fażijiet tal-baġit oħra) iżda finalment sar impenn għalihom fl-2017 (EUR 100,000) peress li l-fondi kienu disponibbli.

Mill-baġit tal-2019 ’il quddiem, lista ta’ akkwist(i) tal-IT addizzjonali possibbli – fil-każ ta’ disponibbiltà ta’ approprjazzjonijiet minħabba, pereżempju, negozjar mill-ġdid ta’ prezz favorevoli – se tiġi annessa mad-Dokument tal-Ipprogrammar.

It-trasferiment bejn it-titoli (skont id-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas) ġie kkomunikat lill-Bord ta’ Tmexxija, lill-Parlament u lill-Kunsill.

3.14.10.

L-Aġenzija ilha mill-aħħar tal-2016 tagħti aċċess elettroniku permezz tas-sit web tagħha lill-proċeduri kollha mnedija (pubbliċità ex ante għall-kuntratti ta’ valur baxx u medju u l-pubblikazzjoni tal-avviż tal-kuntratt), u b’hekk tipprovdi indirizzi elettroniċi speċifiċi addizzjonali għall-akkwist.

Fl-2018, b’Ottubru jkun id-data fil-mira, l-Aġenzija se tintroduċi akkwist elettroniku għall-fażi tal-pubblikazzjoni u l-ġestjoni ta’ talbiet għall-informazzjoni sad-data tas-sottomissjoni tal-offerti.

3.14.11.

Fil-frattemp, l-Aġenzija wettqet analiżi tal-impatt probabbli li l-Brexit se jkollu fuq l-organizzazzjoni, l-operazzjonijiet u l-kontijiet tagħha

3.15. FONDAZZJONI EWROPEA GĦAT-TITJIB TAL-KUNDIZZJONIJIET TAL-ĦAJJA U TAX-XOGĦOL (EUROFOUND)

INTRODUZZJONI

3.15.1.

Il-Fondazzjoni Ewropea għat-Titjib tal-Kundizzjonijiet tal-Ħajja u tax-Xogħol (minn hawn'il quddiem “il-Fondazzjoni”, magħrufa wkoll bħala l-“Eurofound”), li tinsab f'Dublin, ġiet stabbilita bir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 1365/75 (157). Il-kompitu tal-Fondazzjoni huwa li tikkontribwixxi għall-ippjanar u t-twaqqif ta' kundizzjonijiet ta' ħajja u ta' xogħol aħjar fl-Unjoni billi żżid u xxerred għarfien li huwa rilevanti għal dan is-suġġett.

3.15.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Fondazzjoni (158).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-fondazzjoni

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	21	20
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (159)	104	100
Sors: data pprovduta mill-Fondazzjoni.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.15.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Fondazzjoni, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (160) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (161) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.15.4.

Fl-opinjoni tagħna, il-kontijiet tal-Fondazzjoni għas-sena li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017 jippreżentaw b'mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjoni finanzjarja tal-Fondazzjoni fil-31 ta' Diċembru 2017, ir-riżultati tal-operazzjonijiet tagħha, il-flussi tal-flus tagħha, u l-bidliet fl-assi netti għas-sena li ntemmet dakinhar, skont ir-Regolament Finanzjarju tagħha u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni. Dawn huma bbażati fuq standards tal-kontabbiltà għas-settur pubbliku li huma aċċettati internazzjonalment.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.15.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.15.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.15.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.15.8.

Matul l-awditjar tal-aġenziji tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi, inklużi l-pożizzjoni ġerarkika u l-indipendenza tal-uffiċjali tal-kontabbiltà. Fil-Fondazzjoni, is-superjur ġerarkiku tal-uffiċjal tal-kontabbiltà huwa l-Kap tal-Amministrazzjoni u tal-Finanzi. Aħna jidhrilna li jeħtieġ li l-indipendenza tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tissaħħaħ billi dan jibda jirrapporta direttament lid-Direttur (amministrattiv) u lill-Bord Governattiv (funzjonali) tal-Fondazzjoni.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.15.9.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (162), (163). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Skont informazzjoni pprovduta mill-Kummissjoni, sa tmiem l-2017, il-Fondazzjoni kienet introduċiet l-għodod għall-fatturazzjoni elettronika u għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti, iżda mhux dawk għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.15.10.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2016	Fir-Rapport tagħha dwar il-kontijiet annwali għall-2014, il-Qorti rrappurtat pagamenti insuffiċjenti li saru lill-persunal għall-perjodu 2005 sa 2014, u li kienu relatati mat-tranżizzjoni għar-Regolamenti l-ġodda tal-Persunal tal-UE fl-2005. Għalkemm ir-raġunijiet għall-pagamenti insuffiċjenti (2014: nuqqas ta’ rispett tas-salarji minimi ggarantiti; 2015: fattur ta’ multiplikazzjoni skorrett fuq is-salarji) huma differenti, il-Qorti reġgħet sabet pagamenti insuffiċjenti (EUR 43 350 ) u xi pagamenti eċċessivi (EUR 168 930 ), li jaffettwaw lil 30 membru tal-persunal kemm attiv kif ukoll preċedenti. L-Eurofound ikkoreġiet il-pagamenti insuffiċjenti kollha, iżda mhijiex se tirkupra l-pagamenti eċċessivi (dan huwa f’konformità mal-Artikolu 85 tar-Regolamenti tal-Persunal attwali). Jenħtieġ li l-Fondazzjoni terġa’ tanalizza kull żball possibbli relatat mat-tranżizzjoni għar-Regolamenti tal-Persunal tal-2005 kif ukoll twettaq evalwazzjoni sħiħa tal-funzjoni tal-pagi tagħha.	Għadha għaddejja
2016	Fir-rapport tal-awditjar tiegħu datat Diċembru 2016, is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni enfasizza l-ħtieġa li jittejjeb il-mod kif il-Fondazzjoni timmaniġġja l-proġetti, prinċipalment fir-rigward ta’ arranġamenti ta’ governanza, monitoraġġ u rappurtar. Il-Fondazzjoni u l-IAS qablu dwar pjan biex tittieħed azzjoni korrettiva.	Għadha għaddejja
2016	Il-livell ta’ approprjazzjonijiet impenjati riportati żdied għat-Titolu III (nefqa operazzjonali) f’ammont ta’ EUR 2,8 miljun, jiġifieri 43 % (2015: EUR 2,1 miljun, jiġifieri 31 %), prinċipalment fir-rigward ta’ proġetti (studji u skemi pilota) li baqgħu għaddejjin wara tmiem is-sena. Il-livell għoli ta’ riporti jikkontradixxi l-prinċipju baġitarju tal-annwalità. Il-Fondazzjoni tista’ tqis il-possibbiltà li tintroduċi approprjazzjonijiet baġitarji differenzjati biex jiġu riflessi aħjar kemm in-natura pluriennali tal-operazzjonijiet kif ukoll id-dewmien inevitabbli bejn l-iffirmar tal-kuntratti, il-konsenji u l-pagamenti.	Għadha għaddejja
2016	Ir-regolament fundatur tal-Fondazzjoni ma jeħtieġx b’mod espliċitu li jsiru evalwazzjonijiet esterni tal-attivitajiet tagħha. Il-proposta tal-Kummissjoni għal Regolament Fundatur ġdid tinkludi l-obbligu li titwettaq evalwazzjoni kull ħames snin.	Għadha għaddejja

RISPOSTA TAL-FONDAZZJONI

3.15.8.

Il-Bord Governattiv huwa sodisfatt bil-livell attwali ta’ indipendenza tal-Uffiċjal tal-Kontabilità, b’mod partikolari d-dritt diġà eżistenti tiegħu biex jirrapporta direttament lill-President skont l-art. 6.1 tal-Karta tal-Uffiċjal tal-Kontabilità u l-involviment eżistenti tal-Bord fil-proċess tal-ħatra. Madankollu, Regolament tat-Twaqqif ġdid li attwalment qed jiġi diskuss bejn l-Istituzzjonijiet, aktarx se jipprevedi li r-rwol ta’ Awtorità tal-Ħatra jiġi assenjat lill-Bord Governattiv minflok lid-Direttur. Dan jippermetti lill-Eurofound biex terġa’ tivvaluta l-kwistjoni ta’ indipendenza ikbar tal-Uffiċjal tal-Kontabilità fil-futur.

3.15.9.

Kemm is-sottomissjoni elettronika u l-e prior huma parti mill-moduli tal-akkwist elettroniku żviluppati mid-DĠ DIGIT. Żewġ aġenziji piloti, madankollu, esperjenzaw problemi sinifikanti bis-softwer. Barra minn dan, is-softwer tal-akkwist elettroniku huwa attwalment disponibbli biss għal sejħiet miftuħa għall-offerti (iżda mhux għal sejħiet għall-offerti negozjati), li l-Eurofound għandha ftit biss minnhom fis-sena. Għaldaqstant, l-Eurofound se tkompli tissorvelja l-iżviluppi u hija lesta li tagħmel investiment f’akkwist elettroniku ladarba tkun sodisfatta bl-istabbiltà u l-funzjonalità tas-softwer.

3.16. AĠENZIJA TAL-GNSS EWROPEA (SISTEMA GLOBALI TA' NAVIGAZZJONI BIS-SATELLITA) (GSA)

INTRODUZZJONI

3.16.1.

L-Aġenzija tal-GNSS Ewropea (Sistema Globali ta’ Navigazzjoni bis-Satellita) (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“GSA”), li ġiet rilokata minn Brussell għal Praga fl-1 ta’ Settembru 2012 (164), ġiet stabbilita bir-Regolament (UE) Nru 912/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (165), li jħassar ir-Regolament [tal-Kunsill] (KE) Nru 1321/2004 (166) dwar l-istabbiliment ta' strutturi għat-tmexxija tal-programmi Ewropej ta' radjunavigazzjoni bis-satellita u li jemenda r-Regolament (KE) Nru 683/2008, tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (167). L-Aġenzija tal-GNSS Ewropea, li ġiet stabbilita taħt ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1321/2004 ħadet taħt ir-responsabbiltà tagħha uffiċjalment il-kompiti kollha li qabel kienu assenjati lill-Impriża Konġunta GALILEO fl-1 ta’ Jannar 2007 u li qed ikomplu jitwettqu mill-Aġenzija bħala l-“Aġenzija tal-GNSS Ewropea” fil-kamp ta' applikazzjoni tar-Regolament (UE) Nru 912/2010, kif emendat. Barra minn hekk, permezz ta’ ftehim ta’ delega, il-Kummissjoni inkarigat lill-Aġenzija bl-isfruttar tas-Sistema Ewropea ta’ Navigazzjoni b’Kopertura Ġeostazzjonarja (EGNOS).

3.16.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (168).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR) (169)	626	704 (170)
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (171)	160	166
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.16.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (172) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (173) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.16.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.16.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.16.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Osservazzjonijiet

3.16.7.

Fil-15 ta' Diċembru 2016, l-Aġenzija ffirmat Kuntratt Qafas dwar l-isfruttar tas-sistema bis-satellita Galileo matul il-perjodu mill-2017 sal-2027, li kien jammonta għal EUR 1,5 biljun. Il-kuntratt ingħata wara li saret proċedura ta' akkwist pubbliku. Wieħed mill-offerenti involuti nieda proċedimenti legali kontra l-Aġenzija fil-Qorti Ewropea tal-Ġustizzja, fejn huwa qed jikkontesta l-eżitu tal-proċedura ta' akkwist. Is-sentenza tal-Qorti Ewropea tal-Ġustizzja se tiddeċiedi dwar il-legalità u r-regolarità tal-proċedura ta' akkwist għall-kuntratt qafas u l-kuntratti speċifiċi u pagamenti futuri kollha relatati. L-Aġenzija ddivulgat u spjegat il-kwistjoni fir-rapporti finanzjarji 2017, flimkien mal-informazzjoni li fl-2017, tħallsu EUR 49 miljun (7 % tal-baġit għall-2017 inklużi l-ammonti riċevuti permezz ta’ ftehimiet ta’ delega) taħt il-kuntratt qafas.

Kwistjoni oħra

3.16.8.

Mingħajr ma tixħet dubju fuq l-opinjoni tagħha, il-Qorti tiġbed l-attenzjoni għall-fatt li, fid-29 ta’ Marzu 2017, ir-Renju Unit (UK) innotifika lill-Kunsill Ewropew dwar id-deċiżjoni tiegħu li joħroġ mill-Unjoni Ewropea. Bħalissa jinsabu għaddejjin negozjati biex jintlaħaq qbil dwar l-arranġamenti għall-ħruġ tiegħu. L-Aġenzija topera kemm iċ-Ċentru ta' Monitoraġġ tas-Sigurtà Galileo (GSMC) kif ukoll l-istazzjonijiet tal-art Galileo li jinsabu fit-territorju tar-Renju Unit. Taħt il-Kapitolu Avvenimenti wara d-data ta’ rappurtar, ir-rapporti finanzjarji tal-Aġenzija jsemmu d-deċiżjoni tal-Kummissjoni, adottata fl-24 ta’ Jannar 2018, dwar it-trasferiment tas-sit ta’ riżerva tal-GSMC mir-Renju Unit għal Spanja.

3.16.9.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.16.10.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi, inkluż l-aspett tal-validazzjoni (mill-ġdid) f’waqtha tas-sistemi kontabilistiċi. L-Aġenzija ġiet rilokata u l-missjoni tagħha ġiet iddefinita mill-ġdid fl-2013. Ir-Regolament Finanzjarju tagħha ġie rivedut fl-2014 u l-Aġenzija ddelegat il-funzjoni kontabilistika tagħha lill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà tal-Kummissjoni fl-2015. Għalkemm dawn l-avvenimenti rriżultaw f’modifiki sinifikanti għall-proċeduri tal-Aġenzija, is-sistema kontabilistika ma ġietx ivvalidata mill-ġdid mill-2012 ’l hawn (174).

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.16.11.

3.16.12.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (175), (176). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-proċedura elettronika ta’ sejħiet għall-offerti fil-verżjoni elettronika tal-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet għadha mhix qed tuża dawn l-għodod.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAL-EVALWAZZJONI ESTERNA

3.16.13.

Fl-2017, twettqet Evalwazzjoni ta’ nofs it-terminu, f'isem il-Kummissjoni, tal-programmi Galileo (177) u EGNOS u tal-prestazzjoni tal-Aġenzija matul il-perjodu 2014-2016 (178).

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.16.14.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2014	Ma hemm l-ebda kopertura tal-assigurazzjoni għal assi tanġibbli fissi (valur nett skont il-kotba ta’ EUR 1,0 miljun).	Għadha għaddejja
2015	L-aħħar validazzjoni tas-sistemi kontabilistiċi twettqet fl-2012. Il-validazzjoni li kellha ssir minħabba t-tibdil estensiv mistenni tal-proċessi u tal-fluss ta’ informazzjoni, b’segwitu għar-rilokazzjoni tal-Aġenzija, ma seħħitx. Il-kontabilist il-ġdid jippjana li jwettaq il-validazzjoni li jmiss fl-2020.	Għadha għaddejja
2015	L-Aġenzija stabbiliet Pjanijiet tal-Kontinwità tal-Operat għas-siti ta’ sigurtà fi Franza, fir-Renju Unit u fin-Netherlands. Madankollu, ma hemm l-ebda Pjan tal-Kontinwità tal-Operat stabbilit għall-Kwartieri Ġenerali fi Praga u għall-Aġenzija fl-intier tagħha.	Għadha għaddejja
2015	Il-Programm ta’ Ħidma Annwali (AWP) tal-Aġenzija għall-2015 ġie adottat biss f’Marzu 2015 u l-adozzjoni tal-Programm ta’ Ħidma Pluriennali tagħha għall-2014-2020 għadha pendenti. L-adozzjoni tardiva ta’ dokumenti ewlenin ta’ ppjanar tqiegħed f’riskju l-ilħuq tal-objettivi tal-Aġenzija.	Għadha għaddejja (179)
2015	Fl-2015, l-Aġenzija kellha dawran għoli tal-persunal, billi 14-il membru tal-persunal telqu filwaqt li 26 daħlu jaħdmu magħha.	M/A
2016	Fir-rapport tal-awditjar tiegħu datat Novembru 2016, is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni Ewropea kkonkluda li ma twettaqx eżerċizzju annwali ta' valutazzjoni tar-riskji fl-Aġenzija kollha fl-2016 u li r-riskji sinifikanti tal-Aġenzija mhumiex inklużi fid-dokumenti ta' ppjanar tagħha jew fir-Rapporti tal-attività tagħha. Minbarra dan, l-IAS innota wkoll li t-terminoloġija li ntużat għad-diversi elementi tas-sistema ta' kejl tal-prestazzjoni mhijiex konsistenti, u għalhekk tfixkel il-monitoraġġ tal-prestazzjoni. L-Aġenzija u l-IAS qablu dwar pjan biex tittieħed azzjoni korrettiva.	Għadha għaddejja
2016	Il-livell ta' riporti għal approprjazzjonijiet impenjati kien għoli għat-Titolu II (nefqa amministrattiva) f’ammont ta’ EUR 2,8 miljun, jiġifieri 46 % (2015: EUR 2,5 miljun, jiġifieri 42 %). Dawn ir-riporti huma prinċipalment relatati ma’ servizzi tal-IT ipprovduti fl-2016 li l-fatturi għalihom ma kinux waslu.	M/A

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.16.10.

Il-GSA taqbel mal-osservazzjoni tal-Qorti. Fl-2015 il-GSA esternalizzat is-servizzi ta’ kontabilità tagħha lill-Kummissjoni Ewropea u għalhekk, l-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-KE (fid-DĠ Baġit) jipprovdi s-servizzi kollha meħtieġa mill-Artikolu 50 tar-Regolament Finanzjarju Qafas applikabbli għall-Aġenziji, inkluż il-validazzjoni tas-sistemi lokali. L-approċċ ta’ validazzjoni bħalissa huwa soġġett għal diskussjoni u ppjanar fis-servizzi tad-DĠ Baġit.

3.16.11.

Il-pubblikazzjoni tal-avviżi ta’ postijiet vakanti fil-pjattaforma tal-EPSO tirrikjedi li dawn jiġu tradotti fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE, filwaqt li l-Ingliż huwa l-unika lingwa ta’ ħidma tal-Aġenzija u l-pubblikazzjoni tal-avviżi ta’ postijiet vakanti bl-Ingliż hija meqjusa bħala l-ewwel pass utli ta’ preselezzjoni biex qabel kollox jiġi żgurat li l-lingwa ta’ ħidma tagħna tinftiehem. Barra minn dan, it-traduzzjoni ta’ postijiet vakanti fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE tirrappreżenta restrizzjonijiet ta’ żmien u dawk finanzjarji addizzjonali fuq l-Aġenzija, li l-benefiċċju tagħhom – anki minħabba r-raġunament ta’ hawn fuq – mhux konklużiv. Minflok, il-GSA għandha l-ħsieb li tippubblika l-avviżi ta’ postijiet vakanti kollha fuq il-portal bejn l-Aġenziji, li huwa meqjus bħala ekwivalenti għall-EPSO mill-perspettiva tal-Aġenziji u li jipprovdi livell suffiċjenti ta’ trasparenza liċ-ċittadini tal-UE. Barra minn dan, l-Aġenzija tippubblika wkoll l-avviżi ta’ postijiet vakanti tagħha f’siti web speċjalizzati fis-settur tal-ispazju.

3.16.12.

L-Avviżi elettroniċi TED (ipprovduti mill-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet) għall-pubblikazzjoni ta’ avviżi dwar kuntratti, avviżi ta’ għoti ta’ kuntratti, avviżi ta’ rettifika, avviżi ta’ modifika, eċċ. qed jintużaw attwalment fil-GSA kull meta jkun applikabbli skont l-Artikolu 264 tar-Regoli tal-Applikazzjoni. L-Aġenzija għandha wkoll l-intenzjoni li tuża s-sistema tal-Akkwist elettroniku TED għall-ħolqien u l-pubblikazzjoni ta’ sejħiet għall-offerti. F’dan ir-rigward, il-GSA bħalissa qed tikkoordina mal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet sabiex tirreġistra u toħloq kont fis-sistema.

Fir-rigward ta’ offerti ta’ valur għoli (ogħla mil-limiti tal-Artikolu 118(1) FR) il-GSA bħalissa qed tieħu l-passi amministrattivi neċessarji biex tuża l-modulu “e-Submission” (Sottomissjoni elettronika) tas-sistema ta’ informazzjoni “e-PRIOR” żviluppata mill-Kummissjoni Ewropea (ipprovduta mid-DĠ DIGIT), biex tiżġura li s-sistema elettronika li se tkun stabbilita għas-sottomissjoni tal-offerti kollha tirrispetta r-rekwiżiti kollha stipulati f’FR u RAP. Huwa nnotat li l-modulu “e-Submission” bħalissa jappoġġja biss proċeduri miftuħa u għaldaqstant, il-GSA għandha tużah biss għal tali proċeduri. F’dan ir-rigward, il-GSA diġà kellha l-ewwel laqgħa ta’ koordinazzjoni mad-DĠ DIGIT u bħalissa qiegħda fil-proċess li tiffinalizza u tiffirma Memorandum ta’ Qbil (MtQ) mad-DĠ DIGIT sabiex tistabbilixxi qafas ta’ Sottomissjoni elettronika u tniedi l-implimentazzjoni tiegħu.

Aġenziji ffinanzjati taħt l-Intestatura 2 tal-QFP – Tkabbir sostenibbli: riżorsi naturali

3.17. AĠENZIJA EWROPEA GĦALL-AMBJENT (EEA)

INTRODUZZJONI

3.17.1.

L-Aġenzija tal-Ambjent Ewropew (l-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent) (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“EEA”), li tinsab f’Copenhagen, ġiet stabbilita bir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 1210/90 (180). L-Aġenzija hija responsabbli mill-istabbiliment ta’ netwerk ta’ osservazzjoni li jipprovdi lill-Kummissjoni, lill-Parlament, lill-Istati Membri u, b’mod aktar ġenerali, lill-pubbliku b’informazzjoni ta’ min joqgħod fuqha dwar l-istat tal-ambjent. Din l-informazzjoni għandha, b’mod partikolari, tippermetti lill-Unjoni Ewropea u lill-Istati Membri biex jieħdu azzjoni ħalli jissalvagwardjaw l-ambjent u jivvalutaw l-effettività ta’ tali azzjoni.

3.17.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (181).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	50,5	70
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (182)	208	212
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija; tinkludi kemm il-baġit ta’ bażi kif ukoll dak ġenerali.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.17.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (183) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (184) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.17.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.17.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.17.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.17.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.17.8.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettqet din is-sena, il-Qorti analizzat l-ambjenti kontabilistiċi, inklużi l-pożizzjoni ġerarkika u l-indipendenza tal-uffiċjali tal-kontabbiltà. Is-superjur ġerarkiku tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Aġenzija huwa l-Kap tas-Servizzi Amministrattivi. Aħna jidhrilna li jeħtieġ li l-indipendenza tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tissaħħaħ billi din tibda tirrapporta direttament lid-Direttur (amministrattiv) u lill-Bord ta’ Tmexxija (funzjonali) tal-Aġenzija.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.17.9.

L-EEA kellha tiffaċċja dewmien sinifikanti fl-implimentazzjoni tal-Pjan ta’ Azzjoni 2016 ta’ wieħed miċ-Ċentri Tematiċi Ewropej (ETC ICM, Ilmijiet Interni, Kostali u Marittimi). B’riżultat ta’ dan, l-EEA rrifjutat ċerti riżultati tanġibbli, kif ukoll parti mill-ispejjeż ikklejmati mill-ETC. Il-korrezzjoni li saret fl-ammont tal-pagament finali turi wkoll li sar titjib ulterjuri fil-kontrolli finanzjarji u f’dawk relatati mal-prestazzjoni għall-għotjiet lill-ETCs.

3.17.10.

Xi dgħufijiet ġew identifikati f’bosta proċeduri ta' akkwist pubbliku. L-ispeċifikazzjonijiet tal-offerti li ntużaw mill-Aġenzija għal sejħiet differenti għall-offerti ma speċifikawx rekwiżiti minimi għall-kriterji tal-għażla fir-rigward tal-kapaċità ekonomika u finanzjarja. B’riżultat ta’ dan, dawn il-kriterji ma jistgħux jilħqu l-objettiv tagħhom li jiddeterminaw jekk offerent għandux il-kapaċità meħtieġa biex jimplimenta l-kuntratt.

3.17.11.

Il-kompetizzjoni fil-prezzijiet għal bosta sejħiet għall-offerti b’valur għoli kienet ibbażata esklussivament fuq ir-rati ta’ kuljum offruti għal ċerti profili, u mhux fuq iż-żmien li kien stmat meħtieġ għall-ikkompletar tal-kompiti. Kuntratti qafas ġew iffirmati ma’ offerent wieħed biss, filwaqt li l-ftuħ mill-ġdid tal-kompetizzjoni bejn offerenti differenti jkun jista’ jwassal għal riżultati aħjar fil-każ ta’ kuntratti speċifiċi.

3.17.12.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (185), (186). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet introduċiet l-għodod għall-fatturazzjoni elettronika u għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

3.17.13.

Ġew innutati bosta dgħufijiet fil-proċeduri ta’ reklutaġġ organizzati mill-Aġenzija. B’mod partikolari, il-minuti tal-kumitat ta’ għażla ma pprovdewx ġustifikazzjonijiet dettaljati biżżejjed għall-għażliet li saru. Jeħtieġ li l-kriterji użati f’kull stadju tal-proċedura tal-għażla u r-rwol ta’ kull membru tal-kumitat ta’ għażla jiġu ddefiniti aħjar sabiex tissaħħaħ it-trasparenza u t-trattament indaqs tal-kandidati.

3.17.14.

L-Aġenzija tippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web tagħha u fuq il-midja soċjali, iżda mhux fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), li jkun jirriżulta f’aktar trasparenza u pubbliċità u jkun jippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw avviżi ppubblikati mid-diversi Istituzzjonijiet u aġenziji Ewropej kollettivament. Ir-raġuni prinċipali mogħtija mill-aġenzija hija l-ispiża kbira ta’ traduzzjoni għall-pubblikazzjonijiet fuq is-sit web tal-EPSO, peress li dan jirrikjedi traduzzjonijiet fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

3.17.15.

Sabiex timplimenta l-ftehim ta’ delega li sar mal-Kummissjoni rigward Copernicus, l-Aġenzija daħlet f’diversi impenji legali relatati ma’ dan il-programm qabel ma rċeviet il-prefinzjament mill-Kummissjoni. Għalkemm dawn l-impenji kienu koperti minn rapport ta’ eċċezzjoni li ġie ffirmat mid-Direttur tal-Aġenzija, din il-proċedura tmur kontra r-Regoli tal-Applikazzjoni tar-Regolament Finanzjarju. Huwa essenzjali li l-Kummissjoni tagħmel il-pagamenti ta’ prefinanzjament fil-waqt biex il-ftehimiet ta’ delega jkunu jistgħu jiġu implimentati.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.17.16.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2016	L-Aġenzija aġġornat il-Politika tagħha dwar is-Sigurtà fl-2016, iżda ħafna proċeduri interni oħra mhumiex aġġornati. Il-maniġment superjuri approva pjan ta’ azzjoni li jinkludi l-eżaminar u l-aġġornament tal-pjan tal-kontinwità tan-negozju. L-Aġenzija biħsiebha wkoll teżamina l-politika tagħha dwar il-ġestjoni ta’ dokumenti, li hija adottat fl-2009 f’konformità mal-Politika l-ġdida dwar is-Sigurtà . B’mod simili, l-Aġenzija biħsiebha teżamina u taġġorna l-istandards ta’ kontroll intern tagħha, fejn meħtieġ.	Ikkompletata
2016	Is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni wettaq awditu tal-prestazzjoni fuq il-proċessi għat-tħejjija tar-Rapport tal-2015 dwar il-Qagħda tal-Ambjent (SOER). Fir-rapport tal-awditjar tiegħu ta’ Lulju 2016, l-IAS ikkonkluda li l-proċessi tas-SOER kienu, b’mod ġenerali, adegwati għall-iskop tagħhom. Madankollu, l-Aġenzija u l-IAS qablu dwar pjan għat-titjib ulterjuri tagħhom.	M/A
2016	Fl-2014, il-Kummissjoni, f’isem aktar minn 50 Istituzzjoni u korp tal-UE (inkluża l-Aġenzija) iffirmat ftehim qafas (FWC) ma’ kuntrattur għall-akkwist ta’ softwer, liċenzji u l-forniment ta’ manutenzjoni u konsulenza tal-IT, relatati. Il-kuntrattur qafas jaġixxi bħala intermedjarju bejn l-Aġenzija u fornituri li jistgħu jindirizzaw il-ħtiġijiet tal-Aġenzija. Għal dawn is-servizzi intermedjarji, il-kuntrattur qafas huwa intitolat li japplika żidiet ta’ minn 2 % sa 9 % fuq il-prezzijiet tal-fornituri. L-FWC jistipula espliċitament li huwa ma jikkonferix dritt esklużiv lill-kuntrattur. Fl-2016, l-Aġenzija użat dan l-FWC biex tixtri liċenzji tas-softwer għal total ta’ EUR 442 754 . Il-biċċa l-kbira minn dawn ix-xirjiet kienu għal prodotti li jappartjenu għal kategorija partikolari li għandha tintuża biss fuq bażi eċċezzjonali, u li għalihom ma ġewx ikkwotati prezzijiet, la matul il-proċess tal-offerti u lanqas fl-FWC. Din il-proċedura ma tiżgurax li jkun hemm kompetizzjoni suffiċjenti u lanqas l-applikazzjoni tas-soluzzjoni l-aktar ekonomika. Barra minn hekk, iż-żidiet imposti mill-kuntrattur qafas ma ġewx iċċekkjati b’mod adegwat. L-akbar ordni kienet tikkonċerna t-tiġdid ta’ liċenzji tas-softwer ipprovduti minn rivenditur Skandinavu esklużiv (EUR 112 248 ). F’dan il-każ, ma kienx hemm ġustifikazzjoni għall-użu tal-FWC, li rriżulta fi spiża għal żieda li ma kinitx neċessarja.	Għadha għaddejja

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

KUMMENTI DWAR L-AFFIDABILITÀ TAL-KONTIJIET

3.17.8.

L-Aġenzija ddiskutiet l-osservazzjonijiet tal-Qorti mal-Kontabilista u hija fiduċjuża li l-fatt li l-Kontabilista huwa uffiċjal fi grad għoli (AD12), b'aċċess dirett għall-Bord tat-Tmexxija, jiżgura l-indipendenza funzjonali.

KUMMENTI DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA SODA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.17.9.

L-Aġenzija tapprezza r-rikonoxximent li l-ġestjoni tagħha tal-ETCs tjiebet aktar, kemm f'termini ta’ finanzi kif ukoll ta’ verifika operazzjonali. Sabiex il-problema tal-2017 fil-każ tal-ETC/ICM ma terġax isseħħ, il-kompitu inkwistjoni tneħħa mill-pjan ta' azzjoni annwali u ġie internalizzat fi ħdan l-Aġenzija. L-Aġenzija qed tistinka biex iżżomm u ttejjeb il-livell attwali ta’ kontrolli tal-għotjiet ETC.

3.17.10.

L-Aġenzija kkonfermat li mmodifikat ir-rekwiżiti assoċjati mal-verifika tal-kapaċità finanzjarja tal-offerti tul l-2017, li issa jikkonsistu minn talba lill-offerenti sabiex jipprovdu informazzjoni dwar il-proporzjonijiet finanzjarji (likwidità, solvenza u profitti) u li jitfassal rekwiżit ta' fatturat minimu ekwivalenti għal minn tal-inqas darbtejn il-valur annwali stmat tal-kuntratt, skont id-dispożizzjonijiet fl-Artikolu 147(1)(a) tal-RAP.

3.17.11.

L-Aġenzija ttenni li l-għażla tal-għoti tal-kuntratti qafas għal kuntratturi individwali hija intenzjonata u tqis bil-mod dovut il-kompetizzjoni limitata prevalenti fuq is-swieq rilevanti kif ukoll in-natura u l-kumplessità tas-servizzi li għandhom jinkisbu. Meta kuntratti speċifiċi jitqiegħdu taħt il-kuntratti qafas, l-Aġenzija tikkunsidra mhux biss ir-rati ta' kuljum miftiehmin kuntrattwalment, iżda wkoll l-għadd stmat ta' ġranet meħtieġa għall-prestazzjoni tal-kompiti għall-kalkolu tal-baġit stmat għal kuntratt speċifiku partikolari. B'hekk biss jinbdew in-negozjati mal-kuntrattur dwar id-dettalji tal-offerta tagħha, dejjem bil-ħsieb li jinkiseb l-aħjar valur għall-flus. Bil-ftuħ mill-ġdid ta' kompetizzjoni, l-Aġenzija mhu ser ikollha l-ebda saħħa biex tinnegozja l-offerti mal-kuntratturi ulterjorment.

3.17.12.

Wara d-deċiżjoni tal-Bord tat-Tmexxija tad-9 ta’ Novembru 2015 għall-implimentazzjoni ta’ soluzzjoni ta' akkwist elettroniku fl-EEA, l-Aġenzija introduċiet il-fatturar elettroniku għal ċertu proċeduri tul l-2014 u attwalment tinsab fil-proċess li testendih għall-proċeduri tagħha kollha, filwaqt li l-akkwist-e ilu li ġie implimentat mill-1 ta' Jannar 2015 għas-sejħiet miftuħa għall-offerti kollha. Il-proċess ta’ lqugħ għas-sottomissjonijiet elettroniċi ta’ offerti beda f'Diċembru 2017 u l-ewwel sejħa għall-offerti li tuża dak il-modulu tnediet fit-18 ta’ Ġunju 2018 (EEA/COM/18/002 – Provision of publishing services for the EEA (Provvediment ta’ servizzi tal-pubblikazzjoni għall-EEA)).

3.17.13.

L-Aġenzija tinnota l-osservazzjoni tal-Qorti u tikkonferma li qiegħda fil-proċess li tadatta l-proċeduri ta’ għażla/reklutaġġ tagħha dwar l-aspetti li ġejjin:

(a)	iżżid “‘timbru tal-ħin”’ (mhux data biss) għal kull azzjoni meħuda fl-istadji differenti (skrinjar preliminari, skrinjar, intervista u eżami bil-miktub) fid-dokumenti rilevanti;

(b)	tipproduċi tweġibiet mistennija sistematikament għall-mistoqsijiet definiti minn qabel għall-intervista u għall-eżami bil-miktub fl-istadju tal-iskrinjar preliminari;

(c)	timplimenta proċedura elettronika (mingħajr karti) bil-ħsieb li ttejjeb ir-rappurtar.

3.17.14.

L-Aġenzija ġiet ipprojbita mill-EPSO milli tippubblika, għaliex ma ssodisfatx il-kundizzjoni meħtieġa tat-traduzzjoni ta’ kull post battal fil-lingwi uffiċjali kollha. Madankollu, l-Aġenzija la għandha l-baġit u lanqas ir-riżorsi biex tissodisfa t-talba tal-EPSO. Barra mit-traduzzjoni ta’ kull avviż ta’ kull post battal, l-applikazzjonijiet għandhom jiġu ttrattati fil-lingwi kollha wkoll, li hija spiża żejda għolja b’mod projbittiv. Għalhekk, bħal ħafna aġenziji oħrajn tal-UE, l-Aġenzija bdiet tfittex alternattiva għas-sit elettroniku tal-EPSO u minn Mejju tal-2018 hija bdiet tuża sit elettroniku ekwivalenti għall-pubblikazzjonijiet tagħha li huwa żviluppat u miżmum min-Netwerk tal-Aġenziji tal-UE, jiġifieri l-“Agencies Job Advertisement Board” (“Il-Bord tal-Aġenziji tar-Reklamar għall-Impjiegi”). Barra minn hekk, l-Aġenzija qiegħda tuża LinkedIn, is-sit elettroniku tagħha u l-paġni ta’ Facebook tagħha biex tiżgura esponiment massimu.

KUMMENTI DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

3.17.15.

Qabel id-dħul tagħha fil-Ftehim tad-Delega Copernicus (DA) ma' DĠ GROW, l-Aġenzija enfasizzat li t-termini tal-prefinanzjament kienu f'kunflitt mar-Regolament Finanzjarju (Artikolu 7 RAP tal-FR 2014). Inizjalment, DĠ GROW wieġeb b'mod favorevoli, iżda bidla fid-DA ġiet impeduta minn DĠ BUDG, li huma responsabbli għall-mudell standard għad-DAs. Fil-bidu tad-DA, l-Aġenzija kompliet tirrapporta l-problemi u l-bżonn tagħha li tiffajlja eċċezzjonijiet b’mod regolari sabiex tkun tista’ tkompli l-attività operazzjonali, li eventwalment ġiegħlet lil DĠ GROW jemenda t-termini ta’ prefinanzjament tad-DA f'Awwissu 2017 u jipprovdi prefinanzjament addizzjonali f'Novembru 2017.

3.18. AĠENZIJA EWROPEA GĦALL-KONTROLL TAS-SAJD (EFCA)

INTRODUZZJONI

3.18.1.

L-Aġenzija Ewropea għall-Kontroll tas-Sajd (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“EFCA”), li tinsab f'Vigo, ġiet stabbilita bir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 768/2005 (187). Il-kompitu prinċipali tal-Aġenzija huwa li torganizza l-koordinazzjoni operattiva tal-attivitajiet ta’ kontroll u spezzjoni tas-sajd mill-Istati Membri sabiex tiġi żgurata applikazzjoni effettiva u uniformi tar-regoli tal-politika komuni tas-sajd.

3.18.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (188).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR) (189)	10	17
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (190)	64	72
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.18.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (191) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (192) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.18.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.18.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.18.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.18.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

Informazzjoni dwar ir-rapporti tas-servizz tal-awditjar intern u tal-evalwazzjoni esterna

3.18.8.

F’Novembru 2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar il-governanza tal-IT u l-ġestjoni ta’ proġetti fl-Aġenzija (193). L-Aġenzija u l-IAS qablu dwar pjan biex tittieħed azzjoni korrettiva.

3.18.9.

Fl-2017 twettqet evalwazzjoni esterna tal-Aġenzija, f’isem il-Bord Amministrattiv (194). L-Aġenzija ħejjiet pjan biex timplimenta r-rakkomandazzjonijiet tal-evalwaturi.

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

L-Aġenzija ħadet nota tar-rapport tal-Qorti.

Aġenziji ffinanzjati taħt l-Intestatura 3 tal-QFP – Sigurtà u ċittadinanza

3.19. AĠENZIJA TAL-UNJONI EWROPEA GĦAT-TAĦRIĠ FL-INFURZAR TAL-LIĠI (CEPOL)

INTRODUZZJONI

3.19.1.

L-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għat-Taħriġ fl-Infurzar tal-Liġi (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala s-CEPOL), li tinsab f’Budapest, ġiet stabbilita bir-Regolament (UE) 2015/2219 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (195) li jissostitwixxi u jħassar id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2005/681/ĠAI (196). Il-kompitu tal-Aġenzija huwa li taħdem bħala netwerk u li tiġbor flimkien l-istituti nazzjonali ta' taħriġ tal-pulizija fl-Istati Membri biex tipprovdi sessjonijiet ta’ taħriġ, ibbażati fuq standards komuni, għall-uffiċjali għolja tal-pulizija.

3.19.2.

It-Tabella hawn taħt tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (197).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	10	9
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (198)	51	53
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.19.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (199) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (200) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.19.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.19.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.19.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.19.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.19.8.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi, inkluż l-aspett tal-validazzjoni (mill-ġdid) f’waqtha tas-sistemi kontabilistiċi. Fl-2014, l-Aġenzija ddelegat il-funzjoni kontabilistika tagħha lill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà tal-Kummissjoni. Fl-2014 ukoll, l-Aġenzija ġiet rilokata u fl-2016 il-mandat tagħha ġie ddefinit mill-ġdid. Filwaqt li dawn l-avvenimenti rriżultaw f’modifiki għall-proċeduri tal-Aġenzija, is-sistema kontabilistika ma ġietx ivvalidata mill-ġdid mill-2013 ’l hawn.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.19.9.

F’Diċembru 2016, l-Aġenzija ffirmat kuntratt qafas ta’ erba’ snin ma’ operatur ekonomiku wieħed għall-ammont ta’ EUR 1,6 miljun, għall-forniment ta’ persunal temporanju. L-uniku kriterju kompetittiv għall-proċedura ta' akkwist kien il-prezz. Kuntratt qafas ma’ diversi fornituri, magħżula fuq il-bażi ta’ kriterji ta’ prezz u kwalità, kien ikun preferibbli biex jiżgura l-forniment f’waqtu ta’ servizzi ta’ kwalità għolja.

3.19.10.

Fid-29 ta’ Marzu 2017, ir-Renju Unit innotifika lill-Kunsill Ewropew dwar id-deċiżjoni tiegħu li joħroġ mill-Unjoni Ewropea (Brexit). Għall-kuntrarju tal-biċċa l-kbira mill-aġenziji l-oħra, l-Aġenzija ma wettqitx analiżi tal-impatt li l-Brexit jista’ jkollu fuq l-organizzazzjoni, l-operazzjonijiet u l-kontijiet tagħha.

3.19.11.

3.19.12.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (201), (202). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet introduċiet l-għodod għall-fatturazzjoni elettronika u għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti, iżda mhux dawk għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.19.13.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar il-valutazzjoni tal-ħtiġijiet, l-ippjanar u l-ibbaġitjar ta’ attivitajiet ta’ taħriġ fis-CEPOL (203). L-Aġenzija ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.19.14.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2016

Ir-riporti ta’ approprjazzjonijiet impenjati kienu għoljin għat-Titolu II (nefqa għal attivitajiet ta’ sostenn) f’ammont ta’ EUR 140 055 , jiġifieri 30 % (2015: EUR 212 456 , jiġifieri 49 %). Dawn prinċipalment jirreferu għal konsulenza tal-IT u għal oġġetti u servizzi relatati mal-IT li ġew ordnati lejn l-aħħar tas-sena.

M/A

2016

Hemm dawran għoli tal-persunal li jista’ jkollu impatt fuq il-kontinwità tal-operat u fuq il-kapaċità tal-Aġenzija li timplimenta l-attivitajiet previsti fil-programm ta' ħidma tagħha. Fl-2016, kien hemm 11-il membru tal-persunal li telqu mill-Aġenzija, filwaqt li 21 membru ġdid ġew irreklutati. L-għadd baxx ta’ applikazzjonijiet, b’mod partikolari mill-Istati Membri għajr l-istat ospitanti, iqiegħed f’riskju l-kapaċità tal-Aġenzija li tirrekluta kandidati adatti. Bejn l-2013 u l-2016, il-persunal mill-Istat ospitanti żdied minn 1 għal 16, li jirrappreżenta 31 % tat-total tal-persunal fl-2016. Xi raġunijiet possibbli għall-għadd limitat ta’ applikazzjonijiet mill-Istati Membri l-oħra huma l-koeffiċjent ta’ korrezzjoni tas-salarji li jiġi applikat għall-Istat ospitanti (69 %), kif ukoll il-kompetizzjoni ma’ korp ieħor tal-UE li jinsab f’Budapest.

Għadha għaddejja

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.19.8.

Is-CEPOL taqbel mal-osservazzjoni tal-Qorti. Fl-2014 is-CEPOL esternalizzat is-servizzi ta’ kontabilità tagħha lill-Kummissjoni Ewropea u għalhekk, l-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-KE (fid-DĠ Baġit) jipprovdi s-servizzi kollha meħtieġa mill-Artikolu 50 tar-Regolament Finanzjarju Qafas applikabbli għall-Aġenziji, inkluż il-validazzjoni tas-sistemi lokali. L-approċċ ta’ validazzjoni bħalissa huwa soġġett għal diskussjoni u ppjanar fis-servizzi tad-DĠ Baġit.

3.19.9.

L-Aġenzija ħadet nota tal-kummenti tal-Qorti għalkemm ma għandhiex l-istess opinjoni. Il-kriterji tal-kwalità ġew inkorporati fl-ispeċifikazzjonijiet tekniċi u l-offerenti li ma jikkonfermawx il-kapaċità tagħhom li jikkonformaw magħhom kellhom jiġu skwalifikati. L-għażla li jingħata kuntratt qafas uniku hija bbażata fuq esperjenza preċedenti u fuq l-ispeċifiċitajiet tas-suq tax-xogħol nazzjonali. Madankollu, is-CEPOL se tikkunsidra b’mod xieraq ir-rakkomandazzjonijiet tal-Qorti għall-akkwisti fil-futur, kif applikabbli.

3.19.10.

L-Aġenzija ħadet nota tal-kummenti tal-Qorti. BREXIT ġie diskuss fil-laqgħat maniġerjali; id-diskussjonijiet fin-NAPO (netwerk interaġenzjali għall-Uffiċjali tal-Akkwist) u IALN (netwerk legali interaġenzjali) kif ukoll il-komunikazzjonijiet riċevuti mill-Kummissjoni ġew segwiti mill-qrib. Ir-riskji għas-CEPOL ġew ivvalutati bħala limitati, għalkemm ma ġewx dokumentati b’mod formali.

3.19.11.

L-Aġenzija ħadet nota tal-kummenti tal-Qorti. L-ispejjeż stmati tat-traduzzjoni tal-avviżi tal-postijiet battala fil-lingwi kollha tal-UE, kif meħtieġ għall-pubblikazzjoni fuq is-sit web tal-EPSO, huma meqjusa għoljin ħafna fir-rigward tal-benefiċċji mistennija. Mill-2018, is-CEPOL se tippubblika l-postijiet battala kollha wkoll fuq il-bord tal-impjiegi interagenzjali li ġie żviluppat min-Netwerk tal-Aġenziji tal-UE.

3.19.12.

L-Aġenzija ħadet nota tal-kummenti tal-Qorti u tikkonferma li qed isir progress fil-kooperazzjoni ma’ DĠ DIGIT biex tiġi introdotta sottomissjoni elettronika.

3.19.13.

L-Aġenzija tikkonferma li sar progress fl-implimentazzjoni tal-pjan ta’ azzjoni, li minnu tnejn mill-erba’ rakkomandazzjonijiet ġew ivvalutati bħala implimentati mis-Servizz tal-Awditjar Intern.

3.20. UFFIĊĊJU EWROPEW TA' APPOĠĠ FIL-QASAM TAL-ASIL (EASO)

INTRODUZZJONI

3.20.1.

L-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil (minn hawn ’il quddiem “l-Uffiċċju” jew l-“EASO”), li jinsab fil-Belt Valletta, ġie stabbilit bir-Regolament (UE) Nru 439/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (204) bl-għan li jsaħħaħ il-kooperazzjoni prattika dwar kwistjonijiet ta’ asil u li jgħin lill-Istati Membri jwettqu l-obbligi Ewropej u internazzjonali tagħhom biex jagħtu protezzjoni lil nies fil-bżonn. Fil-kuntest tal-kriżi tal-migrazzjoni, l-Uffiċċju ilu jipprovdi appoġġ lill-Greċja u lill-Italja sa mill-2015.

3.20.2.

It-Tabella 1 tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Uffiċċju (205).

Tabella 1

Iċ-ċifri ewlenin għall-uffiċċju

	2016	2017
Baġit (miljun EUR) (206)	53	79
Total tal-persunal fil-31 ta’ Diċembru (207)	125	200
Sors: data pprovduta mill-Uffiċċju.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.20.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Uffiċċju, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (208) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (209) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.20.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.20.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Bażi għal opinjoni avversa dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.20.6.

Il-paragrafi 3.20.9 sa 3.20.31 jiddeskrivu każijiet fejn il-pagamenti, b’mod materjali u sistematiku, ma jikkonformawx mar-Regolament Finanzjarju tal-Uffiċċju u ma’ regoli u dispożizzjonijiet applikabbli oħra, prinċipalment f’dak li jikkonċerna l-proċeduri ta’ akkwist pubbliku u ta’ reklutaġġ sottostanti għall-pagamenti. In-natura sistematika tan-nuqqas ta’ konformità turi li s-sistema ta’ kontroll intern mhix adegwata. L-ammont ikkombinat għall-iżbalji li jirriżultaw minn pagamenti li mhumiex konformi jitla’ għal mill-inqas EUR 7,7 miljun jew 10,3 % tal-pagamenti totali li saru mill-Uffiċċju fl-2017.

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.20.7.

Fl-opinjoni tagħna, minħabba l-importanza tal-kwistjonijiet deskritti fil-paragrafu “Bażi għal opinjoni avversa dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet”, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017 huma milquta minn livell materjali ta' żball.

Osservazzjonijiet

3.20.8.

Minn tmiem l-2017 ’il quddiem, is-sitwazzjoni tar-riżorsi umani fl-Uffiċċju ddeterjorat b’mod esponenzjali. F’dak li jirrigwarda I-maniġment tal-Uffiċċju, 4 minn 10 postijiet ta’ Kap tal-unità, u 18 minn 27 post ta’ Kap tas-settur kienu battala. Fid-Dipartiment Amministrattiv, 3 minn 4 postijiet ta’ Kap tal-unità, u 5 minn 10 postijiet ta’ Kap tas-settur kienu battala. Dan joħloq problemi konsiderevoli fil-ġestjoni tal-Uffiċċju. Barra minn hekk, sa tmiem Mejju 2018, 129 post għall-persunal temporanju kienu okkupati, filwaqt li 78 kienu għadhom battala. Fir-rigward tal-persunal kuntrattwali, 71 post kienu okkupati u 13 kienu għadhom battala. Attwalment, l-Uffiċċju ma għandux il-kapaċità amministrattiva biex jimla din il-kwantità kbira ta’ postijiet battala (ara t-Tabella 2). B’mod ġenerali, din is-sitwazzjoni toħloq riskju sinifikanti għall-kontinwazzjoni tal-operazzjonijiet tal-Uffiċċju fil-livell attwali.

Tabella 2

Organigramma tal-uffiċċju fil-bidu ta’ ġunju 2018

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-LEGALITÀ U R-REGOLARITÀ TAL-PAGAMENTI, KIF UKOLL DWAR IL-KONTROLLI INTERNI RELATATI

Hemm riskji kbar inerenti għan-natura tal-attivitajiet tal-Uffiċċju

3.20.9.

Mill-2016 ’l hawn, l-Uffiċċju qed jiffaċċja espansjoni mingħajr preċedent ta’ kompiti u attivitajiet biex jipprovdi assistenza operazzjonali u teknika lill-Istati Membri fil-kuntest tal-kriżi tal-migrazzjoni. Dan huwa rifless fiż-żieda fil-baġit mill-ammont inizjali ta’ EUR 19-il miljun fl-2016 għal EUR 79 miljun wara t-tieni emenda għall-baġit tal-2017. L-għadd ta’ proċeduri ta’ akkwist żdied minn 87 fl-2015 għal 140 fl-2017. L-għadd ta’ pagamenti żdied b’225 % minn 2 578 fl-2015 għal 8 381 pagament fl-2017.

3.20.10.

L-Uffiċċju huwa waħda mill-ftit aġenziji tal-UE li jinsabu f’diversi lokalitajiet. Minbarra s-sede tiegħu f’Malta, fejn huma bbażati 179 membru tal-persunal statutorju, l-Uffiċċju jimmaniġġja żewġ operazzjonijiet kbar ta’ appoġġ fil-Ġreċja u fl-Italja li, fl-2017, kienu jinvolvu 747 espert mill-Istati Membri u minn Pajjiżi Assoċjati, 202 medjaturi kulturali (interpreti), 178 membru tal-persunal interim u 21 membru tal-persunal statutorju tal-Uffiċċju stess.

3.20.11.

Kif diġà indikajna fir-Rapport Speċjali Nru 6/2017 tagħna “Ir-rispons tal-UE għall-kriżi tar-refuġjati: l-approċċ ‘hotspot’”, l-Uffiċċju ma jkunx f’pożizzjoni li jagħti l-appoġġ meħtieġ dment li l-Istati Membri ma jipprovdux riżorsi suffiċjenti. Ostaklu partikolari għall-effiċjenza tal-operazzjonijiet huwa l-perjodu qasir ħafna tal-iskjerament ta’ esperti tal-Istati Membri (minn sitta sa tmien ġimgħat).

Il-problema operazzjonali straordinarja kkawżata mill-kriżi tal-migrazzjoni ma kinitx immitigata minn struttura ta’ governanza solida u minn kontrolli interni effettivi

3.20.12.

Meta kien qed iniedi l-operazzjonijiet b’appoġġ għall-Greċja u għall-Italja fl-2015, l-Uffiċċju ffaċċja sitwazzjoni fejn ir-riżorsi pprovduti mill-Istati Membri għall-operazzjonijiet ta’ skjerament ma kinux suffiċjenti. Anke qabel, l-Uffiċċju kien iffaċċja diffikultajiet biex jimla l-postijiet li kienui battala fit-tabella tal-persunal tiegħu. Mill-2014 ’l hawn, osservazzjoni rikorrenti kienet li l-Uffiċċju kellu rata għolja ta’ dawran tal-persunal. Fir-rapporti annwali preċedenti tagħna, aħna enfasizzajna b’mod konsistenti li dawn is-sitwazzjonijiet joħolqu riskju konsiderevoli għall-ilħuq tal-objettivi stabbiliti fil-programmi ta' ħidma annwali u pluriennali. Minkejja l-bosta tentattivi li saru min-naħa tal-Uffiċċju (36 proċedura ta’ reklutaġġ u 100 kuntratt ġdid fl-2017), huwa ma rnexxilux jirrekluta u jżomm biżżejjed membri tal-persunal (ara wkoll l-osservazzjonijiet, il-paragrafu 3.20.8.).

3.20.13.

Il-problema operazzjonali straordinarja kkawżata mill-kriżi tal-migrazzjoni ma kinitx immitigata minn struttura ta’ governanza solida. Il-Bord ta' Tmexxija ma stabbiliex kapaċità tal-awditjar intern fi ħdan l-Uffiċċju u l-operazzjonijiet fil-Greċja u fl-Italja ma kinux koperti minn xi attività tal-awditjar intern. Sa tmiem l-2017, is-superviżjoni tal-ġestjoni finanzjarja, min-naħa tal-Bord ta' Tmexxija, kienet limitata.

3.20.14.

L-Uffiċċju la għandu servizz legali intern u lanqas ma jwettaq rieżaminar sistematiku intern tad-dokumenti legali. Huwa jesternalizza l-biċċa l-kbira mill-kwistjonijiet legali (prinċipalment dawk relatati mal-persunal u mal-akkwist) mingħajr deċiżjonijiet jew linji gwida interni ċari li jiddefinixxu min huwa awtorizzat jesternalizza liema tip ta’ kwistjonijiet, lil liema kabinett tal-avukati u taħt liema kundizzjonijiet. Filwaqt li l-Uffiċċju juża mill-inqas tmien kabinetti tal-avukati differenti, ma jeżistix reġistru komprensiv tal-kuntratti, il-każijiet u l-opinjonijiet kollha relatati.

3.20.15.

L-Uffiċċju ma jwettaqx verifikazzjoni adegwata tas-servizzi legali biex jiżgura li dawn jintużaw biss bl-iskop li jiddefendu l-Uffiċċju u mhux biex jiddefendu l-interessi tal-individwi. Il-proċeduri relatati biex jiġu evitati l-kunflitti ta’ interess mhux dejjem huma effettivi. B’mod ġenerali, l-użu tas-servizzi ta’ avukati esterni jnaqqas il-possibbiltà li t-tilwim jintemm fil-fażi prekontenzjuża.

3.20.16.

Il-kwistjonijiet imsemmija fil-paragrafi 3.20.13. u 3.20.14. jesponu lill-Uffiċċju għal riskji ta’ telf finanzjarju jew ta’ danni għar-reputazzjoni. L-Uffiċċju qed iwettaq inkjesta interna biex jindirizza dawn il-problemi.

In-nuqqas ta’ kontrolli interni wassal għal bosta każijiet ta’ nuqqas ta’ konformità materjali

Pagamenti għal servizzi interim

3.20.17.

Fl-2017, il-pagamenti għal servizzi interim ammontaw għal EUR 7,7 miljun. Fin-nuqqas ta’ proċedura ta’ akkwist pubbliku kompetittiva, fl-awditu tagħha tal-2016, il-Qorti qieset li l-kuntratt għal servizzi interim fil-Greċja kien irregolari. Madankollu, l-Uffiċċju xorta ħallas EUR 4,8 miljun taħt dan il-kuntratt irregolari fl-2017.

3.20.18.

Il-proċeduri ta' akkwist li twettqu fl-2017 għal interims f’Malta (fl-2017, il-pagamenti ammontaw għal EUR 1 miljun) ġew immaniġġjati ħażin (eż. dati ta' skadenza qosra għall-preżentazzjoni ta’ offerti, nuqqas ta’ trasparenza fl-estensjoni tad-dati ta' skadenza), u dan affettwa l-kompetizzjoni, li hija waħda mill-prinċipji essenzjali tal-akkwist pubbliku. B’riżultat ta’ dan, il-proċeduri ta’ akkwist kellhom jitniedu mill-ġdid għal bosta drabi billi ma kienx hemm offerti.

3.20.19.

L-Uffiċċju ma wettaqx valutazzjoni adegwata tal-ħtiġijiet u ta’ soluzzjonijiet alternattivi qabel ma daħal għal kuntratti li jammontaw għal bosta miljuni ta’ euro. Il-monitoraġġ tal-kuntratti għall-konformità mar-regoli nazzjonali dwar l-impjieg temporanju ma sarx tajjeb biżżejjed, u dan espona lill-Uffiċċju għal riskji sinifikanti, kemm finanzjarji kif ukoll għar-reputazzjoni. Barra minn hekk, kien hemm dgħufijiet sinifikanti fil-verifikazzjoni tal-iskedi tal-ħin għall-interims, u ġew identifikati diversi irregolaritajiet. L-Uffiċċju qed iwettaq inkjesta interna dwar din il-kwistjoni.

Pagamenti relatati man-nefqa għall-persunal

3.20.20.

Fl-2017, il-pagamenti fir-rigward tal-persunal ammontaw għal EUR 13,5 miljun. Aħna sibna dgħufijiet serji f’4 mill-14-il proċedura ta’ reklutaġġ li ġew awditjati.

3.20.21.

Bħala eżempju, l-Uffiċċju ma ppubblikax avviż ta' post battal biex jimla post ta’ Konsulent prinċipali, iżda minflok irrekluta direttament minn lista ta’ riżerva li kienet ġiet stabbilita għall-post ta’ Kap tad-dipartiment, li huwa irregolari. L-Uffiċċju estenda wkoll sistematikament id-dati ta' skadenza għall-applikazzjonijiet mingħajr approvazzjoni formali u mingħajr ma ddokumenta r-raġunijiet. L-għadd ta’ applikazzjonijiet riċevuti sad-dati ta’ skadenza inizjali mhux dejjem iġġustifika l-ħtieġa għall-estensjonijiet.

3.20.22.

Xi wħud mill-proċeduri ta’ reklutaġġ għall-pożizzjoni ta’ Uffiċjal amministrattiv ma kinux adatti għall-grad involut. Fil-proċedura ta’ reklutaġġ għall-pożizzjoni ta’ Maniġer fid-dipartiment amministrattiv, l-avviż ta’ post battal kien aktar restrittiv minn dawk għall-istess postijiet f’dipartimenti oħra. Fi proċedura oħra, l-Uffiċċju ma ddokumentax b’mod adegwat il-kontrolli ta’ eliġibbiltà tal-kandidati.

Pagamenti relatati mal-kera u x-xogħlijiet relatati

3.20.23.

Fl-2017, il-kera totali mħallsa għall-uffiċċji kollha fil-lokalitajiet differenti tagħhom ammontat għal EUR 2 miljun. Aħna sibna li l-Uffiċċju kien ikkonkluda kuntratti ta’ kiri għall-estensjoni tas-sede f’Malta u għal bosta uffiċċji ġodda f’Ateni, Lesvos u Chios mingħajr ma wettaq analiżi adegwata tas-swieq lokali.

3.20.24.

F’Ġunju 2017, l-Uffiċċju kkonkluda fi ftehim ta’ kiri għall-ispazju għal uffiċċji f’Lesvos. L-Uffiċċju aċċetta wkoll li jikkonkludi kuntratt mal-lokatur – mingħajr ebda kompetizzjoni – għal xogħlijiet biex il-bini mikri jiġi adattat għall-ħtiġijiet tal-Uffiċċju. Il-valur tal-kuntratti tax-xogħlijiet (EUR 0,7 miljun matul l-ewwel xhur tal-kera) kien bosta drabi aktar mill-valur annwali tal-kuntratt ta’ kiri. L-investiment ta’ ammont konsiderevoli ta’ flus f’uffiċċji mikrija jinvolvi riskji finanzjarji u operazzjonali konsiderevoli.

3.20.25.

Fl-2018, l-Uffiċċju ddeċieda li jtemm il-ftehim ta’ kiri għall-ispazju għal uffiċċji f’Chios u għall-kuntratti ta’ xogħlijiet relatati miegħu. Attwalment, l-Uffiċċju qed ifittex li jillimita l-esponiment finanzjarju li rriżulta minn dan.

Pagamenti relatati man-nefqa għall-ivvjaġġar

3.20.26.

Fl-awditu tagħha għas-sena finanzjarja 2016, il-Qorti qieset li kuntratt għal EUR 4 miljun għal servizzi tal-ivvjaġġar kien irregolari. Il-kuntratt ingħata lil offerent li ma kienx jissodisfa l-kriterji kollha tal-għażla. L-Uffiċċju xorta waħda ħallas EUR 1,5 miljun fl-2017 fuq il-bażi ta’ dan il-kuntratt irregolari.

3.20.27.

Fl-2017, l-Uffiċċju osserva dgħufijiet sinifikanti fl-aċċettazzjoni ta’ servizzi tal-ivvjaġġar, b’mod partikolari, in-nuqqas ta’ dokumenti ta’ sostenn li jagħtu prova li dawn is-servizzi verament intalbu jew ġew fornuti. L-Uffiċċju qed iwettaq inkjesta interna dwar din il-kwistjoni.

Pagamenti oħra

3.20.28.

Barra minn hekk, servizzi oħra bħal dawk għat-tindif, sigurtà, interpretazzjoni u konsulenza, ibbażati fuq proċeduri ta' akkwist pubbliku, kienu sistematikament affettwati minn dgħufijiet simili. Aħna sibna dgħufijiet sinifikanti fil-valutazzjoni tal-ħtiġijiet tal-Uffiċċju; l-abbozzar ta’ speċifikazzjonijiet tas-sejħiet għall-offerti; l-għażla tat-tip ta’ kuntratt, il-proċeduri ta’ akkwist li ntużaw; id-dati ta' skadenza stabbiliti għall-preżentazzjoni tas-sejħiet għall-offerti; il-metodi ta’ evalwazzjoni u ta’ għoti (eż. il-ponderazzjoni tal-kriterji ta’ prezz meta mqabbel mal-kwalità); l-emendi u l-estensjonijiet tal-kuntratti; l-eżekuzzjoni tal-kuntratti u l-verifikazzjoni tas-servizzi pprovduti. Dawn id-dgħufijiet jaffettwaw il-prinċipji tal-kompetizzjoni, tat-trasparenza, tat-trattament indaqs u tan-nondiskriminazzjoni tal-offerenti. Eventwalment, dawn jistgħu jipprevjenu lill-Uffiċċju milli jikseb l-akkwisti li joffru l-aħjar valur għall-flus. Il-paragrafi li ġejjin jipprovdu xi eżempji tad-dgħufijiet imsemmija hawn fuq.

3.20.29.

Fl-2017, l-Uffiċċju ta kuntratt dirett għal servizzi ta’ konsulenza għall-implimentazzjoni tal-pjan ta’ azzjoni fil-Gżejjer Griegi. Il-proċedura ta’ akkwist pubbliku ngħatat lil operatur ekonomiku uniku li kien intgħażel minn qabel, mingħajr ma ġiet applikata l-ebda waħda mill-proċeduri ta' akkwist stabbiliti fir-Regolament Finanzjarju. Għalhekk, il-proċedura ta’ akkwist pubbliku u l-pagamenti kollha relatati (EUR 992 000) kienu irregolari.

3.20.30.

Mill-2016 ’l hawn, l-Uffiċċju għamel bosta emendi fil-kuntratt oriġinali li ffirma fl-2016 ma’ kabinett tal-avukati partikolari għal ammont inizjali ta’ EUR 5 000, u żiedu għal EUR 259 000 fl-2018. Fl-2017, il-pagamenti totali għall-kuntratt ammontaw għal EUR 98 332, u kienu parzjalment relatati ma’ servizzi ta’ konsulenza li għalihom kienet tinħtieġ proċedura ta’ akkwist pubbliku kompetittiva. Għalhekk, l-emendi u l-pagamenti relatati mal-konsulenza kienu irregolari.

3.20.31.

L-implimentazzjoni tal-kuntratt ta’ EUR 120 000 li ġie ffirmat fl-2013 (emendat għal EUR 132 000 fl-2017) għall-organizzazzjoni ta’ minn erba’ sa sitt avvenimenti kbar f’lukanda internazzjonali partikolari fuq perjodu ta’ erba’ snin ma kinitx konformi mal-iskop inizjali tal-kuntratt. Minflok, l-Uffiċċju uża l-kuntratt għal bejn wieħed u ieħor 50 avveniment iżgħar. Għalhekk, l-implimentazzjoni tal-kuntratt kienet irregolari.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

3.20.32.

Skont arranġamenti li saru bejn l-Unjoni Ewropea u r-Renju tan-Norveġja, il-Konfederazzjoni Żvizzera, u l-Prinċipat tal-Liechtenstein (li jissejħu wkoll il-pajjiżi assoċjati) għall-parteċipazzjoni tagħhom fl-Uffiċċju, il-pajjiżi assoċjati jipparteċipaw bis-sħiħ fil-ħidma tal-Uffiċċju u huma intitolati li jirċievu azzjonijiet ta’ appoġġ minnu. Fl-2016, l-Uffiċċju rċieva għotja mill-Kummissjoni biex jiżgura t-tisħiħ adegwat tal-kapaċitajiet fil-Greċja, bl-għan li tiġi appoġġata l-implimentazzjoni tad-Dikjarazzjoni Unjoni Ewropea – Turkija u li l-implimentazzjoni tar-rilokazzjoni tiġi aċċellerata b'mod sostanzjali sabiex jitnaqqas il-piż kbir li l-Greċja qiegħda attwalment iġġarrab. Dawn l-attivitajiet kollha huma l-attivitajiet prinċipali tal-Uffiċċju, li l-għan tiegħu hu li jappoġġa azzjonijiet ta’ interess komuni. L-Uffiċċju uża l-għotja biex iħallas impenji għal dawn l-attivitajiet li ammontaw għal EUR 6,4 miljun fl-2016 u EUR 1,7 miljun fl-2017. Madankollu, l-Uffiċċju ma inkludiex dawn l-ammonti fil-kalkolu tal-kontribuzzjonijiet mill-pajjiżi assoċjati. Jekk dawn jiġu inklużi, il-pajjiżi assoċjati jkollhom iħallsu EUR 0,5 miljun aktar.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.20.33.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b’rispons għall-kummenti tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2013	Mill-għadd totali ta' pagamenti, 446 (18 %) saru wara l-limiti ta' żmien stabbiliti fir-Regolament Finanzjarju. Id-dewmien medju għal pagamenti tardivi kien ta' 21 jum.	Għadha għaddejja (210)
2013	Mis-16-il standard ta’ kontroll intern, 6 għadhom ma ġewx implimentati bis-sħiħ.	M/A (211)
2014	L-Uffiċċju għamel 1 062 (28,6 %) pagament wara l-limiti ta' żmien stabbiliti fir-Regolament Finanzjarju. Id-dewmien medju għal pagamenti tardivi kien ta' 24 jum.	Għadha għaddejja
2014	L-Uffiċċju għandu rata għolja ta’ dawran tal-persunal, 14-il membru tal-persunal ħallew l-Uffiċċju fl-2014, inklużi 4 f'pożizzjonijiet ewlenin. Din ir-rata għolja ta’ dawran tal-persunal tikkawża riskju konsiderevoli għall-ilħuq tal-objettivi stabbiliti fil-programm ta' ħidma annwali u pluriennali.	Pendenti
2014	Skont deċiżjoni mid-Direttur Eżekuttiv, il-parteċipanti f'laqgħat organizzati mill-EASO jiġu klassifikati f'waħda mit-tliet kategoriji (A, B jew C) għal rimborżi tal-ispejjeż. Ir-rimborżi totali tal-2014 lill-parteċipanti fil-laqgħat ammontaw għal EUR 997 506 . Il-parteċipanti tal-Kategorija “A”, li huma mistennija jassumu rwol speċifiku fil-laqgħat, jircievu rimborż b'rata fissa għall-ispejjeż għall-ivvjaġġar u s-sussistenza ta' kuljum, filwaqt li l-parteċipanti tal-Kategorija“B” jirċievu rimborż b'rata fissa għall-ispejjeż għall-ivvjaġġar biss. Il-parteċipanti tal-Kategorija “C” ma huma eliġibbli għall-ebda rimborż. L-għadd ta' parteċipanti klassifikati bħala riċevituri ta' rimborżi tal-Kategorija “A” żdiedu minn 61 % fl-2013 għal 69 % fl-2014. Ma hemm ebda dokumentazzjoni li tiġġustifika l-klassifikazzjoni tal-parteċipanti fit-tliet kategoriji.	Għadha għaddejja
2016	Tnejn mit-tliet offerenti li pparteċipaw fi proċedura partikolari ta’ akkwist awditjata, għall-għoti ta’ servizzi tal-ivvjaġġar taħt kuntratt qafas ta’ servizz li jammonta għal EUR 4 miljun għall-perjodu mill-2016 sal-2020, intalbu jipprovdu informazzjoni addizzjonali fir-rigward tal-istess kriterji tal-għażla. Għalkemm l-ebda wieħed minnhom ma ppreżenta l-informazzjoni mitluba (is-CVs tal-persuni li kellhom iwettqu l-kompitu fil-bini tal-EASO), wieħed minnhom biss ġie eskluż mill-proċedura għal din ir-raġuni. L-ieħor ingħata l-kuntratt għaliex qal li kien biħsiebu jipprovdi s-CVs rilevanti wara l-għoti tal-kuntratt. Għalhekk, il-proċedura ta’ akkwist ma kinitx tikkonforma mal-prinċipju tat-trattament indaqs, u l-kuntratt ingħata lil offerent li ma kienx jissodisfa l-kriterji kollha tal-għażla. Għalhekk, il-kuntratt qafas u l-pagamenti assoċjati għall-2016, li ammontaw għal EUR 920 561 , huma irregolari.	Pendenti fl-2017 (212)
2016	Fi Frar 2016, l-Uffiċċju ta, b’mod dirett, kuntratt qafas (FWC) li ammonta għal EUR 3,6 miljun għal servizzi interim ta’ appoġġ fir-rispons tiegħu għall-kriżi tal-migrazzjoni, għal perjodu ta’ 12-il xahar. L-FWC ingħata lil operatur ekonomiku uniku li kien intgħażel minn qabel, mingħajr ma ġiet applikata l-ebda waħda mill-proċeduri ta' akkwist stabbiliti fir-Regolament Finanzjarju tal-UE. Għalhekk, l-għoti ma kienx f’konformità mar-regoli rilevanti tal-UE, u l-pagamenti assoċjati għall-2016, li ammontaw għal EUR 592 273 , huma irregolari.	Pendenti fl-2017 (213)
2016	F’Awwissu 2016, l-Uffiċċju nieda proċdura miftuħa (ħames lottijiet) biex jagħti FWC sabiex ikopri l-ħtiġijiet tiegħu għall-medjaturi kulturali/interpreti f’pajjiżi differenti. L-ammont totali tal-FWC għall-erba’ lottijiet li ġew iffirmati u awditjati (il-Lottijiet 2 sa 5) kien ta’ EUR 60 miljun fuq erba’ snin. Dawn l-erba’ lottijiet ingħataw lill-istess offerent bħala l-ewwel kuntrattur fil-katina. Dan il-kuntrattur issodisfa r-rekwiżiti finanzjarji tal-kriterji tal-għażla (fatturat annwali ta’ EUR 1 000 000 ) għajr għal waħda mit-tliet snin ta’ qabel, li għaliha kuntratt ta’ fejda ġie ffirmat ma’ organizzazzjoni mingħajr skop ta' qligħ li impenjat lilha nfisha li tagħmel il-“fatturat” tagħha disponibbli għall-kuntrattur. Ir-Regolament Finanzjarju jippermetti li jkun hemm dipendenza fuq il-kapaċitajiet finanzjarji u ekonomiċi ta’ entitajiet oħrajn. Madankollu, f’dan il-każ mhuwiex ċar kif il-“fatturat” ta’ din l-entità tista’ ssir disponibbli u lanqas, fid-dawl tan-natura tal-attivitajiet tagħha, jekk hija tistax tappoġġa t-twassil tas-servizzi li jridu jiġu pprovduti. L-Uffiċċju kien imissu rrifjuta l-offerta billi din ma ddimostratx konformità mar-rekwiżiti tal-kapaċità ekonomika u finanzjarja tal-offerenti. B’konsegwenza ta’ dan, il-kuntratt qafas u l-pagamenti kollha relatati huma irregolari (ma sarux pagamenti fl-2016).	M/A
2016	Fil-laqgħa speċjali tal-Kunsill Ewropew fit-23 ta’ April 2015 u l-pjan fuq 10 punti dwar il-migrazzjoni li ġie adottat mill-Ministri tal-Affarijiet Barranin u tal-Intern fl-20 ta’ April 2015, l-Istati Membri ntalbu jiżguraw li jittieħdu l-marki tas-swaba’ tal-migranti kollha. Biex dan ir-rekwiżit jiġi ssodisfat, kien hemm ħtieġa urġenti li tiżdied il-kapaċità tal-awtoritajiet Griegi li jieħdu l-marki tas-swaba’. Il-Kummissjoni assenjat dan il-kompitu lill-Uffiċċju. Dan kien jirrikjedi x-xiri u d-donazzjoni sussegwenti, lill-Istat Grieg, ta’ 90 magna għall-iskennjar tas-swaba’ u 90 kompjuter (tagħmir) kompatibbli għal ammont ta’ EUR 1,1 miljun, taħt ftehim ta’ għotja bejn il-Kummissjoni u l-Uffiċċju. Il-ftehim ta’ għotja kien jirrikjedi li t-tagħmir jitwassal lid-Diviżjoni tal-IT tal-pulizija f’Ateni u minn hemm jiġi distribwit għall-hotspots li jinsabu fuq il-Gżejjer Griegi. Id-deskrizzjoni tal-azzjoni kienet tirrikjedi li l-persunal tal-Uffiċċju jkun fuq il-post biex jiżgura li t-twassil, l-installazzjoni u t-trasferiment sussegwenti tas-sjieda lill-pulizija Griega jsiru kif suppost. Madankollu, il-persunal tal-Uffiċċju ma kienx fuq il-post biex jissodisfa dan ir-rekwiżit, u kien biss f’Lulju 2017 li waslet il-konferma mingħand l-awtoritajiet Griegi rilevanti li t-tagħmir kien twassal fil-hotspots fi Frar u lejn il-bidu ta’ Marzu 2016, u li dan kien qed jintuża għall-iskop intenzjonat tiegħu.	Ikkompletata
2016	L-awtoritajiet kontraenti għandhom jitolbu bil-miktub dettalji tal-elementi kostitwenti tal-prezz jew il-kost, jekk dawn jidhru li huma baxxi b'mod anormali, u għandhom jagħtu lill-offerent l-opportunità li jippreżenta l-osservazzjonijiet tiegħu (214). Għal tnejn mil-lottijiet (il-Lottijiet 3 u 5) għall-akkwist ta’ medjaturi/interpreti kulturali f’pajjiżi differenti (ara wkoll il-paragrafu 21), l-Uffiċċju rċieva offerti finanzjarji li kienu, rispettivament, 50 % u 31 % aktar baxxi mill-offerti l-aktar baxxi ta’ qabilhom. Filwaqt li dan huwa indikattiv tal-fatt li l-offerti kienu anormalment baxxi, l-Uffiċċju ma qiesx li kien hemm ħtieġa li jitlob xi spjegazzjoni ulterjuri mingħand l-offerent f’dan ir-rigward.	M/A
2016	Fir-rapport tal-awditjar tiegħu datat Ottubru 2016, is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni enfasizza l-fatt li ma hemmx ippjanar adegwat għall-proċeduri ta' akkwist għan-nefqa amministrattiva, u li l-monitoraġġ tal-proċeduri u tal-kuntratti speċifiċi li ġew konklużi taħt kuntratti qafas huwa dgħajjef. L-Uffiċċju u l-IAS qablu dwar pjan għat-teħid ta’ azzjoni korrettiva.	Għadha għaddejja (215)
2016	Fl-2016, l-Uffiċċju ffaċċja bosta sfidi fl-ambjent operattiv tiegħu, li kienu jinkludu mhux biss żieda sostanzjali fil-baġit tiegħu u espansjoni tal-kompiti tiegħu, iżda wkoll żieda sinifikanti fl-għadd ta’ tranżazzjonijiet, bidla fl-uffiċjal tal-kontabbiltà (kontabilist) b’bosta soluzzjonijiet interim u l-introduzzjoni ta’ sistema tal-fluss tax-xogħol mingħajr karti. Din is-sitwazzjoni ta’ bidla u instabbiltà konsiderevoli la ġiet mitigata permezz ta’ validazzjoni mill-ġdid tas-sistema kontabilistika u lanqas permezz tal-introduzzjoni ta’ sistema ta’ verifikazzjonijiet ex post regolari tat-tranżazzjonijiet.	Ikkompletata (216)
2016	Fl-2014, il-Kummissjoni, f’isem aktar minn 50 Istituzzjoni u korp tal-UE inkluż l-Uffiċċju, iffirmat ftehim qafas ma’ kuntrattur partikolari għall-akkwist ta’ softwer, liċenzji u l-forniment ta’ manutenzjoni u appoġġ. Il-kuntrattur qafas jaġixxi bħala intermedjarju bejn l-Uffiċċju u l-fornituri li jistgħu jindirizzaw il-ħtiġijiet tal-Uffiċċju. Għal dawn is-servizzi intermedjarji, il-kuntrattur qafas huwa intitolat li japplika żidiet ta’ minn 2 % sa 9 % fuq il-prezzijiet tal-fornituri. Fl-2016, il-pagamenti totali li saru lill-kuntrattur qafas ammontaw għal EUR 534 900 . L-Uffiċċju ma qabbilx b’mod sistematiku l-prezzijiet u ż-żidiet iddebitati mal-kwotazzjonijiet u mal-fatturi li nħarġu mill-fornituri lill-kuntrattur qafas.	Għadha għaddejja (217)
2016	Evalwazzjoni esterna tal-prestazzjoni tal-Uffiċċju matul il-perjodu mill-2011 sal-2014 tħejjiet f’isem il-Kummissjoni, u r-rapport finali ġie ppreżentat f’Diċembru 2015. Hija kkonfermat ir-rilevanza tal-missjoni u tal-kompiti tal-Uffiċċju, u kkonkludiet li kumplessivament il-kompiti ewlenin tiegħu kienu ġew implimentati b’mod effettiv u li l-maġġoranza tar-riżultati mistennija kienu nkisbu. L-evalwazzjoni rreferiet ukoll għal ħtieġa li tiżdied l-effiċjenza tal-operazzjonijiet u li jiġu żgurati aktar il-kooperazzjoni u l-koerenza ta’ attivitajiet mal-istituzzjonijiet u l-korpi l-oħra tal-UE kif ukoll dawk internazzjonali li jaħdmu fuq kwistjonijiet ta’ migrazzjoni. L-Uffiċċju qed jimplimenta pjan ta’ azzjoni li ntlaħaq qbil dwaru mal-Bord ta’ Tmexxija fid-dawl tal-mandat estiż tiegħu, u r-rapport finali ta’ implimentazzjoni tiegħu huwa ppjanat li jinħareġ f’Ġunju 2017.	M/A
2016	L-Uffiċċju xtara u installa 65 kontejner li għandhom jintużaw bħala uffiċċji mobbli fil-hotspots Griegi u Taljani għal ammont totali ta’ EUR 852 136 . Xi wħud mill-kontejners tpoġġew f’post fejn kontejners simili, li ma kinux il-proprjetà tal-Uffiċċju, inqerdu aktar tard minn irvellijiet. L-Uffiċċju ma kopriex il-kontejners kontra dan ir-riskju permezz ta’ kuntratt tal-assigurazzjoni.	M/A (218)
2016	L-Uffiċċju ma rkuprax l-ammonti riċevibbli dovuti kollha tiegħu b’mod f’waqtu. Ir-rimborżi tal-VAT għas-snin 2014 (EUR 180 919 ) u 2015 (EUR 245 960 ) baqgħu ma ġewx irkuprati sa tmiem l-2016.	Għadha għaddejja (219)
2016	Il-livell ta' approprjazzjonijiet impenjati għat-Titolu II (nefqa amministrattiva) li ġew riportati kien għoli f'ammont ta' EUR 2,5 miljun, jiġifieri 43,9 % (2015: EUR 1 076 583 , jiġifieri 36,9 %). Ir-riporti huma prinċipalment relatati ma’ infrastruttura tal-IT, traduzzjonijiet u pubblikazzjonijiet, konsulenza dwar in-negozju u spejjeż għal-laqgħat tal-Bord ta’ Tmexxija li għalihom il-kuntratti ġew iffirmati lejn tmiem l-2016 u/jew il-fatturi nħarġu fl-2017.	M/A

RISPOSTA TAL-UFFIĊĊJU

L-EASO jirringrazzja lill-Qorti għar-rapport utli ħafna li rċieva. Dan ir-rapport jidentifika serje ta’ nuqqasijiet, l-EASO qed jeħodhom b’serjetà kbira u beda jimplimenta miżuri korrettivi.

Fl-istess ħin l-EASO huwa grat li l-Qorti tirrikonoxxi s-sitwazzjoni estremament diffiċli li fiha nstabet l-aġenzija waqt il-perjodu ta' referenza, jiġifieri l-espansjoni mingħajr preċedent ta’ kompiti li l-EASO kellu jwettaq biex jappoġġja lill-Istati Membri u jikkontribwixxi għall-implimentazzjoni ta’ inizjattivi fil-livell tal-UE, inkluż ir-rilokazzjoni u d-dikjarazzjoni UE TR, iż-żieda fil-baġit, iż-żieda esponenzjali fil-pagamenti kif ukoll iż-żieda fil-proċeduri ta’ akkwist (żieda fl-għadd u fil-kumplessità). Barra minn dan, l-EASO jrid jimmaniġġja diversi postijiet, ħafna minnhom mingħajr ma hemm karigi maniġerjali (kapijiet ta’ dipartiment, kapijiet ta’ unità u kapijiet ta’ setturi) fis-seħħ.

F’din it-tweġiba, l-EASO ser jelabora fuq uħud mill-osservazzjonijiet magħmula mill-Qorti, madankollu l-aġenzija taċċetta r-rapport u s-sejbiet tiegħu b’mod globali.

3.20.6. u 3.20.13.

Fir-rigward tan-natura sistematika tan-nuqqas ta’ konformità fl-EASO, l-Aġenzija – taħt tmexxija ġdida – bdiet tieħu l-passi meħtieġa biex jiġi żgurat li l-konformità tkun fuq quddiem nett u fiċ-ċentru tal-kultura u tat-tmexxija tal-attivitajiet kollha tagħha. Dan jinkludi “awtovalutazzjoni” oġġettiva, onesta u sinċiera tal-kontroll intern.

3.20.13.

L-EASO jaċċetta li, fil-passat, l-istrutturi ta’ governanza u ta’ kontroll intern, li jaqgħu taħt ir-responsabbiltà tiegħu, ma ngħatawx l-attenzjoni meħtieġa biex jipprovdu assigurazzjoni adegwata ta’ legalità u ta’ regolarità. Għal darb’oħra, taħt tmexxija ġdida, il-bini tal-istrutturi u tas-sistemi biex tiġi żgurata s-sistematizzazzjoni u l-assigurazzjoni tal-legalità u tar-regolarità (kif ukoll rapportar ugwalment preċiż u komprensiv) huwa prijorità ewlenija.

3.20.6., 3.20.8. u 3.20.12.

Il-Qorti ġustament tenfasizza d-deterjorament u l-inadegwatezza tas-sitwazzjoni tar-riżorsi umani fl-EASO, li huma wkoll ta’ xkiel għall-funzjonament xieraq tas-sistema tal-kontroll intern. Is-sitwazzjoni attwali tar-riżorsi umani tirrappreżenta waħda mill-akbar sfidi li l-Aġenzija qed tiffaċċja biex tegħleb in-nuqqasijiet identifikati fl-osservazzjonijiet tal-QEA, minħabba li jistgħu jitqiesu bħala serjament sintomatiċi tan-nuqqas ta’ riżorsi biex topera b’mod strutturat u regolari. L-EASO qiegħed jindirizza din l-isfida b’mod dirett, u abbażi ta’ pjan ta’ reklutaġġ b’saħħtu bbażat fuq eżerċizzju ta’ valutazzjoni tal-ħtiġijiet, qiegħed jirrekluta b’mod urġenti biex jimtlew il-pożizzjonijiet maniġerjali u r-rwoli oħra ewlenin (operazzjonali u amministrattivi).

L-Aġenzija qed tinvesti wkoll fis-sodisfazzjon tal-persunal sabiex tindirizza l-kwistjoni tat-tibdil tal-persunal. Filwaqt li għandu jiġi rikonoxxut li hawnhekk il-koeffiċjent għandu rwol importanti minħabba li huwa baxx meta mqabbel mal-ispiża pjuttost għolja tal-ħajja f’Malta, l-EASO jirrikonoxxi li għad hemm aktar xi jsir biex jitjieb is-sodisfazzjon tal-persunal. Xi miżuri diġà qed jiġu implimentati, bħal modi flessibbli ta’ xogħol, komunikazzjoni interna mtejba u l-organizzazzjoni ta’ avvenimenti għall-persunal.

3.20.9. u 3.20.19.

Il-QEA turi b’mod korrett l-isfidi u t-tkabbir mgħaġġel esperjenzati mill-EASO f’ċifri assoluti ta’ tranżazzjonijiet finanzjarji u proċeduri ta’ akkwist. Fihom infushom dawn iċ-ċifri huma qawwijin, iżda fil-fatt ma jirriflettux b’mod adegwat il-pressjonijiet fil-finanzi u fl-akkwist. Dawn iċ-ċifri ma jqisux fatti u attivitajiet assoċjati oħra li żiedu l-pressjoni fuq l-akkwist, inklużi ż-żewġ eżempji li ġejjin:

—

L-użu ta’ Esperti b’Remunerazzjoni Esterna (Artikolu 204 u 287 FR), li jirrappreżenta ammont ta’ xogħol sostanzjali fis-settur tal-akkwisti. Dan mistenni jikber fis-snin li ġejjin minħabba d-dipendenza tal-Aġenzija fuq Esperti [Mediċi] biex jgħinuha f’kompiti ta’ Informazzjoni Medika tal-Pajjiż ta’ Oriġini;

—

Diffikultajiet u limitazzjonijiet speċifiċi għas-suq relatati maż-żoni ġeografiċi ta’ attività tagħna. Iż-żoni rurali tal-Italja u tal-Greċja mhumiex vibranti f’termini ta’ suq kompetittiv għall-provvista ta’ servizzi u ta’ prodotti lill-EASO. Barra minn hekk l-EASO huwa klijent atipiku, f’termini ta’ daqs, għall-operaturi ekonomiċi f'Malta, li ġeneralment ma għandhomx il-kapaċità li jissodisfaw ir-rekwiżiti tal-kuntratti l-kbar tal-EASO.

3.20.10. sa 3.20.12. u 3.20.19.

Ir-rapport tal-QEA jirrikonoxxi, b’mod importanti, il-fatt li l-EASO huwa wieħed mill-ftit Aġenziji “multilokalizzati”. Din il-karatteristika hija fundamentali biex wieħed jifhem il-piż relattivament kbir fuq l-appoġġ amministrattiv, kif ukoll l-ambjent kumpless ħafna għall-implimentazzjoni ta’ strutturi ta’ kontroll intern li jaħdmu. Għandu jiġi nnotat ukoll li l-EASO huwa, b’mod mhux tas-soltu, dipendenti fuq kuntratturi bħala riżultat tal-attivitajiet operattivi tiegħu, il-firxa ġeografika u (kif identifikat b’mod korrett mill-QEA) il-limitazzjonijiet dwar l-użu ta’ esperti mill-Istati Membri. Dan jimmultiplika l-għadd tal-kompiti assoċjati mal-akkwist u mal-finanzi (inklużi atturi finanzjarji deċentralizzati), peress li l-Bażijiet Operattivi fil-Greċja, fl-Italja u f’Ċipru, kif ukoll il-hotspots fil-Greċja u fl-Italja, jeħtieġu l-partijiet tal-kuntratti tagħhom stess (ftehimiet ta’ kiri, tindif, sigurtà, ilma, kif ukoll kuntratti kritiċi bħal servizzi interim u ta’ interpretazzjoni). Għal darb’oħra, ir-riżorsi umani ser ikunu kruċjali, u attwalment l-EASO (rikonoxxenti tal-effett ta’ multiplikazzjoni tal-għadd tal-kompiti minħabba n-natura “multilokalizzata” tiegħu) qiegħed jivvaluta l-possibbiltà li jalloka r-riżorsi meħtieġa biex jipprovdi l-adegwatezza u l-kwalità, kif ukoll l-assigurazzjoni tal-legalità u tar-regolarità għall-akkwist sħiħ u għaċ-ċikli finanzjarji u valutazzjoni tad-deċentralizzazzjoni permezz ta’ konsulenza.

3.20.14., 3.20.15. u 3.20.16.

L-EASO jagħraf u jaċċetta l-ħtieġa għal kapaċità legali interna. Il-kariga ta’ Uffiċjal Legali Għoli dalwaqt ser jiġi ppubblikat. Barra minn hekk, huwa aċċettat mingħajr riżerva li l-appoġġ legali dejjem ser ikun strettament fl-interess tal-Aġenzija, u mhux ta’ persuni individwali (għalkemm ma jeskludux lil xulxin). L-EASO jirrikonoxxi li l-ingaġġ ta’ servizzi legali esterni ma ġiex ikkontrollat b’mod adegwat. Kif intqal fir-rapport tal-QEA, qed isiru inkjesti interni dwar din il-kwistjoni u r-riżultati ser jiġu kkomunikati lill-QEA.

3.20.17. u 3.20.26.

L-EASO jaċċetta l-kummenti. Il-kuntratti irregolari msemmijin għas-servizzi interim u għas-servizzi ta’ aġenziji tal-ivvjaġġar ġew sostitwiti mill-EASO matul l-2017. Ir-rettifika ta’ din is-sitwazzjoni nbdiet immedjatament wara li l-QEA identifikat l-irregolarità tagħhom fl-awditu tagħha tal-2016 (ir-rapport tal-QEA li wasal f’Settembru 2017). Sfortunatament, abbażi tal-iskedi ta’ żmien, u l-fatt li l-EASO ssostitwixxa l-kuntratti kemm jista’ jkun malajr wara li nstab li kienu irregolari, saru pagamenti skont il-kuntratt fl-2017.

3.20.18. u 3.20.19.

L-EASO jaċċetta l-kummenti, u jtenni li tali problemi jistgħu jitqiesu bħala sintomatiċi ta’ riżorsi inadegwati u nuqqas ta’ fatturi ta’ kontroll intern u ta’ governanza, li kollha ġew identifikati mill-QEA fir-rapport.

3.20.23. sa 3.20.25.

L-EASO jaċċetta l-kummenti.

3.20.27.

Kif imsemmi fir-rapport tal-QEA, qed issir inkjesta interna dwar il-kwistjoni.

3.20.29. sa 3.20.31.

L-EASO jaċċetta l-kummenti.

3.20.32.

Dwar il-punt finali tar-rapport (art.43) l-aġenzija għandha d-dubji abbażi tal-fatt li l-EASO jopera kif miftiehem mad-DĠ BUDG matul l-2016. L-aġenzija reġgħet ikkomunikat mad-DĠ BUDG dwar din il-kwistjoni biex għal darb'oħra terġa’ tiċċara l-każ u mhijiex ser toqgħod lura milli tirreaġixxi minnufih f’każ li d-DĠ BUDG ibiddel il-pożizzjoni preċedenti kkomunikata tiegħu.

3.21. ĊENTRU EWROPEW GĦALL-PREVENZJONI U L-KONTROLL TAL-MARD (ECDC)

INTRODUZZJONI

3.21.1.

Iċ-Ċentru Ewropew għall-Prevenzjoni u l-Kontroll tal-Mard (l-ECDC – minn hawn ’il quddiem “iċ-Ċentru”), li jinsab fi Stokkolma, ġie stabbilit bir-Regolament (KE) Nru 851/2004 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (220). Il-kompiti prinċipali taċ-Ċentru huma li jiġbor u jxerred data dwar il-prevenzjoni u l-kontroll tal-mard tal-bniedem u li jipprovdi opinjonijiet xjentifiċi dwar dan is-suġġett. Iċ-Ċentru huwa meħtieġ ukoll jikkoordina n-netwerk Ewropew ta' korpi li jaħdmu f'dan il-qasam.

3.21.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għaċ-Ċentru (221).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għaċ-ċentru

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	58	58
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (222)	260	279
Sors: data pprovduta miċ-Ċentru.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.21.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet taċ-Ċentru, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (223) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (224) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.21.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.21.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.21.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.21.7.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonaijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2015	Il-Qorti sabet diversi dgħufijiet li jaffettwaw it-trasparenza tal-proċeduri ta’ akkwist li ġew awditjati, bħan-nuqqas ta’ rabta ċara mal-programm ta' ħidma annwali taċ-Ċentru, sostanzjar insuffiċjenti tal-valur stmat tal-kuntratt u n-nuqqas ta’ punt ta’ riferiment (soll) finanzjarju għall-valutazzjoni tal-kapaċità finanzjarja tal-offerent.	Ikkompletata
2016	F’Mejju 2015, id-Direttur ad interim taċ-Ċentru nħatar b’deċiżjoni tal-Bord tal-Amministrazzjoni. Fil-31 ta’ Diċembru 2016, din il-kariga qabżet il-perjodu massimu ta’ sena, li huwa stipulat fir-Regolamenti tal-Persunal, bi tmien xhur. Dan irriżulta wkoll fi 15-il arranġament ad interim addizzjonali għal persunal ieħor.	Ikkompletata (225)
2016	Fir-rapport tal-awditjar tiegħu datat Ottubru 2016, is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni enfasizza l-fatt li, filwaqt li jirrikonoxxi l-isforzi kontinwati taċ-Ċentru biex dan isaħħaħ il-kontrolli interni tal-akkwist tiegħu, għad hemm dgħufijiet sinifikanti fil-proċess ta’ akkwist. L-IAS ikkonkluda li l-ippjanar u l-monitoraġġ tal-akkwisti huma dgħajfa, u li l-akkwisti mhux dejjem ikunu koperti mill-Programm ta' Ħidma Annwali jew mid-deċiżjoni ta’ finanzjament. Issir ukoll referenza għar-Rapport tal-Qorti dwar il-kontijiet annwali taċ-Ċentru għas-sena finanzjarja 2015 u d-dgħufijiet irrappurtati li jaffettwaw it-trasparenza tal-proċeduri ta’ akkwist. Iċ-Ċentru u l-IAS qablu dwar pjan biex tittieħed azzjoni korrettiva.	Ikkompletata (226)
2016	Bħal fi snin preċedenti, ir-riporti ta’ approprjazzjonijiet impenjati kienu għoljin għat-Titolu III (nefqa operattiva) f’ammont ta’ EUR 7,9 miljun, jiġifieri 41 % (2015: EUR 7,5 miljun, jiġifieri 42 %). Ir-riporti huma prinċipalment relatati ma’ proġetti pluriennali fl-oqsma tal-parir xjentifiku (EUR 2,4 miljun), is-sorveljanza (EUR 1,3 miljun), it-taħriġ fis-saħħa pubblika (EUR 1,4 miljun) u l-IT għas-saħħa pubblika (EUR 2,1 miljun). Iċ-Ċentru jista’ jqis il-possibbiltà li jintroduċi approprjazzjonijiet baġitarji differenzjati biex jiġu riflessi aħjar kemm in-natura pluriennali tal-operazzjonijiet kif ukoll id-dewmien inevitabbli bejn l-iffirmar tal-kuntratti, il-konsenji u l-pagamenti.	M/A

RISPOSTA TAĊ-ĊENTRU

Iċ-Ċentru ħa nota tar-rapport tal-Qorti.

3.22. AWTORITÀ EWROPEA DWAR IS-SIGURTÀ FL-IKEL (EFSA)

INTRODUZZJONI

3.22.1.

L-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel (minn hawn ’il quddiem “l-Awtorità”, magħrufa wkoll bħala l-“EFSA”), li tinsab f’Parma, ġiet stabbilita bir-Regolament (KE) Nru 178/2002 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (227). Ix-xogħlijiet prinċipali tal-Awtorità huma li tipprovdi t-tagħrif xjentifiku meħtieġ għat-tfassil tal-leġiżlazzjoni tal-Unjoni dwar l-ikel u s-sigurtà tal-ikel, li tiġbor u tanalizza data li tippermetti l-identifikazzjoni u l-immonitorjar tar-riskji, u li tipprovdi tagħrif indipendenti dwar dawn ir-riskji.

3.22.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Awtorità (228).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-awtorità

	2016	2017
Baġit (miljun EUR) (229)	79	81
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (230)	443	443
Sors: data pprovduta mill-Awtorità.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.22.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Awtorità, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (231) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (232) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.22.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.22.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.22.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.22.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.22.8.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettqet din is-sena, il-Qorti analizzat l-ambjenti kontabilistiċi, inklużi l-pożizzjoni ġerarkika u l-indipendenza tal-uffiċjali tal-kontabbiltà. Is-superjur ġerarkiku tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Awtorità huwa l-Kap tal-Amministrazzjoni/tas-Servizzi Korporattivi. Aħna jidhrilna li jeħtieġ li l-indipendenza tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tissaħħaħ billi dan jibda jirrapporta direttament lid-Direttur (amministrattiv) u lill-Bord ta’ Ġestjoni (funzjonali) tal-Awtorità.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.22.9.

F’Mejju 2017, l-Awtorità, filwaqt li aġixxiet f’isem id-disa’ aġenziji li kienu qed jipparteċipaw fis-sejħa miftuħa għall-offerti, tat tliet kuntratti qafas wara xulxin (f’kaskata), liema kuntratti kienu jkopru firxa wiesgħa ta’ servizzi tal-awditjar. Filwaqt li akkwisti interaġenzjali jipprovdu opportunità tajba biex isir titjib fl-effiċjenza amministrattiva, huwa aktar xieraq li jingħataw kuntratti qafas permezz tal-ftuħ mill-ġdid tal-kompetizzjoni għal kull kuntratt speċifiku milli kuntratti f’kaskata biex ikun jista’ jiġi żgurat valur tajjeb għall-flus f’każ ta’ akkwisti fejn is-servizzi konkreti li jkunu jridu jiġu pprovduti ma jkunux magħrufa fiż-żmien meta titnieda s-sejħa.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.22.10.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar il-proċess għall-evalwazzjoni ta’ prodotti rregolati li kopra l-fażi ta’ valutazzjoni fl-awtorizzazzjoni tal-pestiċidi (233). L-Awtorità qed tħejji pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.22.11.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2015

L-Awtorità għadha ma stabbilietx strateġija ċara u komprensiva ta’ kontroll finanzjarju ex post li tkopri l-oqsma kollha ta’ operat u li tispeċifika l-frekwenza u l-ambitu ta’ dawn il-kontrolli.

Ikkompletata

2016

Fir-rapport tal-awditjar tiegħu datat Novembru 2016, is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni kkonkluda li l-kontrolli stabbiliti għall-ġestjoni tal-proġetti tal-IT huma adegwati, iżda semma d-dgħufijiet sinifikanti fir-rigward tal-governanza tal-IT. Huwa rrakkomanda li l-politika tal-EFSA dwar il-governanza tal-IT tiġi aġġornata, biex jiġi introdott qafas ta’ ġestjoni u reġistru tar-riskji tal-IT fl-organizazzjoni kollha, u biex il-funzjoni tas-sigurtà tal-informazzjoni tiġi sseparata mill-Unità tal-IT. L-EFSA qablet mal-IAS dwar pjan biex tittieħed azzjoni korrettiva.

Ikkompletata

RISPOSTA TAL-AWTORITÀ

3.22.4.

L-EFSA tilqa’ l-opinjonijiet mhux kwalifikati maħruġa mill-QEA (ECA – Qorti Ewropea tal-Awdituri) dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet u dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti tal-kontijiet. Din tagħti prova li s-sistema ta’ kontroll fis-seħħ fl-EFSA tiżgura b’mod adegwat il-konformità ġenerali.

3.22.8.

Sabiex tiġi żgurata l-indipendenza tal-uffiċjal tal-kontabilità, ir-rekwiżit formali stipulat mir-Regolamenti Finanzjarji tal-EFSA jissarraf fir-realtà tal-EFSA li ġejja: Il-Bord tat-Tmexxija tal-EFSA ħatar l-uffiċjal tal-kontabilità attwali fl-2008. L-uffiċjal tal-kontabilità jirrapporta lill-Kap tad-Dipartiment BUS u sabiex jiżgura l-indipendenza funzjonali tal-uffiċjal tal-kontabilità fil-fluss tax-xogħol tal-evalwazzjoni tal-prestazzjoni, il-Kap tad-Dipartiment BUS huwa l-uffiċjal rapportatur u l-President tal-Kumitat tal-Awditjar huwa l-Validatur. Il-Bord tat-Tmexxija jista’ fi kwalunkwe ħin jissospendi temporanjament jew definittivament lill-uffiċjal tal-kontabilità mid-dmirijiet tiegħu.

3.22.9.

Fir-rigward tal-mekkaniżmu għall-ftuħ mill-ġdid versus il-mekkaniżmu tal-kaskata fil-kuntratti qafas, m’hemm ebda obbligu li jintuża l-mudell tal-ftuħ mill-ġdid u ż-żewġ mudelli jistgħu jkunu adattati għall-iskop skont ix-xenarju speċifiku. Fil-fehma tal-EFSA, il-kompetizzjoni tal-ftuħ mill-ġdid hija aktar xierqa għas-servizzi standardizzati u tintuża fil-kuntratti tal-EFSA li jkopru servizzi statistiċi, reviżjoni tal-litteratura sistematika u riċerka fost l-udjenza. L-EFSA tuża l-mudell tal-kaskata f’kuntest fejn relazzjoni kuntrattwali fit-tul tkun aktar importanti. Fil-każ partikolari tal-kuntratt qafas dwar is-servizzi ta’ awditjar esterni, prinċipalment biex jiġu żgurati (i) fehim adegwat tal-attivitajiet tal-EFSA, (ii) metodoloġija konsistenti tal-awditjar u, (iii) kredibbiltà fil-livelli kollha ta’ governanza. L-EFSA għandha kontroll tal-baġit għall-proposti mressqa mill-kuntrattur fil-mudell tal-kaskata. Meta tirċievi offerta li tkun konformi mal-ispeċifikazzjoni meħtieġa, l-EFSA għandha d-dritt li tinnegozja u tikkalibra mill-ġdid l-offerta li tkun irċeviet u għaldaqstant hi u tagħmel dan tkun qed teżerċita kontroll lil hinn mill-assenjazzjoni u t-twaqqit. L-EFSA tista’ tqanqal il-mekkaniżmu tal-kaskata jekk il-kuntrattur ma jkunx jista’ jipproponi tim, baġit u twaqqit biex jiġu ssodisfati l-bżonnijiet tal-EFSA.

3.22.10.

L-EFSA se timplimenta kif xieraq il-pjan ta’ azzjoni miftiehem b’segwitu tal-Awditjar tal-IAS dwar l-Evalwazzjoni tal-Prodotti Regolati: Fażi ta’ Valutazzjoni fl-Awtorizzazzjoni tal-Pestiċidi.

3.23. ISTITUT EWROPEW GĦALL-UGWALJANZA BEJN IS-SESSI (EIGE)

INTRODUZZJONI

3.23.1.

L-Istitut Ewropew għall-Ugwaljanza bejn is-Sessi (minn hawn ’il quddiem “l-Istitut”, magħruf ukoll bħala l-“EIGE”), li jinsab f’Vilnius, ġie stabbilit bir-Regolament (KE) Nru 1922/2006 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (234). Il-kompitu tal-Istitut huwa li jiġbor, janalizza u jxerred informazzjoni dwar l-ugwaljanza bejn is-sessi u li jiżviluppa, janalizza, jevalwa u jxerred għodod ta’ metodoloġija sabiex jappoġġa l-integrazzjoni tal-ugwaljanza bejn is-sessi fil-politika kollha tal-Unjoni u l-politika nazzjonali li tirriżulta.

3.23.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Istitut (235).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-istitut

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	8	8
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru1 (236)	45	45
Sors: data pprovduta mill-Istitut.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.23.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Istitut, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (237) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (238) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.23.4.

Fl-opinjoni tagħna, il-kontijiet tal-Istitut għas-sena li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017 jippreżentaw b'mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjoni finanzjarja tal-Istitut fil-31 ta' Diċembru 2017, ir-riżultati tal-operazzjonijiet tiegħu, il-flussi tal-flus tiegħu, u l-bidliet fl-assi netti għas-sena li ntemmet dakinhar, skont ir-Regolament Finanzjarju tiegħu u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni. Dawn huma bbażati fuq standards tal-kontabbiltà għas-settur pubbliku li huma aċċettati internazzjonalment.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.23.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.23.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.23.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-LEGALITÀ U R-REGOLARITÀ TAT-TRANŻAZZJONIJIET

3.23.8.

Fi tmiem is-sena finanzjarja 2017, l-Istitut kien konvenut f’erba’ kawżi relatati ma’ tliet proċeduri ta' akkwist li tressqu quddiem il-Qorti Ġenerali minn offerenti li ma ntgħażlux. F’kull waħda minn dawn il-kawżi, l-applikant talab l-annullament tad-deċiżjoni dwar l-għotja u l-kumpens tad-danni. Id-danni totali kklejmjati f’dawk l-erba’ kawżi jammontaw għal EUR 700 000 jew 9 % mill-baġit annwali tal-Istitut. F’konformità mal-valutazzjoni mwettqa mill-avukat estern tal-Istitut, provvediment ta’ EUR 75 000, jew 1 % tal-baġit annwali tal-Istitut, twarrab biex ikopri t-telf li probabbilment iseħħ. Id-deċiżjonijiet tal-Qorti Ġenerali f’kull waħda minn dawn il-kawżi se jkunu jikkonċernaw il-legalità u r-regolarità tal-proċeduri ta' akkwist għal dawn il-kuntratti u l-pagamenti futuri.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.23.9.

Fl-2016, l-Istitut organizza sejħa għal offerta għas-servizzi tal-ivvjaġġar. L-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta u l-proċess ta’ evalwazzjoni ma pprovdewx garanziji suffiċjenti biex jinkiseb l-aħjar valur għall-flus. Il-formula għall-għoti u l-mekkaniżmu tal-ipprezzar ma kinux adatti peress li ma ppermettewx li ssir valutazzjoni xierqa tal-offerti ppreżentati mill-offerenti. Il-kuntratt qafas ġie ffirmat għal perjodu massimu ta’ erba’ snin u għal ammont massimu ta’ EUR 700 000. Il-pagamenti li saru fl-2017 ammontaw għal EUR 137 000.

3.23.10.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (239), (240). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Skont informazzjoni pprovduta mill-Kummissjoni, sa tmiem l-2017 l-Istitut kien introduċa l-għodod għall-fatturazzjoni elettronika għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

3.23.11.

L-Istitut jippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web tiegħu u fuq il-midja soċjali, iżda mhux fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), li jkun jirriżulta f’aktar trasparenza u pubbliċità u jkun jippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw avviżi ppubblikati mid-diversi Istituzzjonijiet u aġenziji Ewropej kollettivament.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.23.12.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar il-ġestjoni, mill-EIGE, tar-relazzjonijiet tiegħu mal-partijiet ikkonċernati u l-komunikazzjoni esterna (241). L-Istitut ħejja pjan ta’ azzjoni biex jindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.23.13.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjonijiet korrettivi li ttieħdu b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2016	Il-livell ta’ approprjazzjonijiet impenjati riportati baqa’ għoli għat-Titolu III (nefqa operazzjonali) f’ammont ta’ EUR 1,7 miljun, jiġifieri 51 % (2015: EUR 2,2 miljun, jiġifieri 60 %), prinċipalment relatat ma’ studji li baqgħu għaddejjin anke wara tmiem is-sena. L-Istitut jista’ jqis il-possibbiltà li jintroduċi approprjazzjonijiet baġitarji differenzjati biex jiġu riflessi aħjar kemm in-natura pluriennali tal-operazzjonijiet kif ukoll id-dewmien inevitabbli bejn l-iffirmar tal-kuntratti, il-konsenji u l-pagamenti.	Ikkompletata
2016	Fl-2016, l-Istitut nieda sejħa miftuħa għall-offerti għal kuntratt qafas dwar il-manutenzjoni u l-aġġornament tal-għodod u r-riżorsi tiegħu ta’ statistika dwar is-sessi, għal ammont massimu ta’ EUR 1,6 miljun. Is-sejħa nqasmet f’żewġ lottijiet mingħajr indikazzjoni tal-ammonti rispettivi għal kull lott. Wara mistoqsija mingħand offerent partikolari, l-Istitut ikkjarifika fuq is-sit web tiegħu li l-ammont massimu għal kull lott kien stmat f’ammont ta’ EUR 800 000 . Madankollu, ġew iffirmati żewġ kuntratti qafas separati mal-istess offerent għal ammont massimu ta’ EUR 1,6 miljun għal kull lott, kif ukoll opzjoni ta’ żieda ulterjuri massima ta’ 50 % fuq l-ammonti għal kull lott, li ppermettiet li l-Istitut jiffirma kuntratti speċifiċi matul id-durata massima tal-kuntratti qafas (erba’ snin), għal ammont sa EUR 4,8 miljun, jew tliet darbiet l-ammont li tħabbar fl-avviż dwar kuntratt. Barra minn hekk, fis-sejħa għal offerti, il-kompetizzjoni għall-aħjar prezz kienet ibbażata fuq ir-rati ta’ kuljum biss u mhux ukoll fuq iż-żmien meħtieġ biex jiġu kkompletati l-kompiti, u dan ma ppermettiex l-identifikazzjoni u l-għażla tal-offerti l-aktar vantaġġużi ekonomikament u lanqas l-iżgurar tal-aħjar valur għall-flus. Dawn id-dgħufijiet setgħu affettwaw il-kompetizzjoni. Il-pagamenti li saru fl-2016 ammontaw għal EUR 87 920 . B’reazzjoni għall-awditu, l-Istitut iffirma emendi għaż-żewġ kuntratti qafas, fejn naqqas l-ammonti massimi għal EUR 800 000 kull wieħed (b’żieda potenzjali massima ta’ 50 %).	Ikkompletata
2016	L-istedina għall-offerti taħt proċedura nnegozjata ma’ offerent uniku, biex jiġu akkwistati manutenzjoni u appoġġ għall-għodod tal-IT u d-databases iffissat il-limitu tal-prezz massimu f’ammont ta’ EUR 81 000 (eskluż il-VAT) għat-tliet outputs kollha ddefiniti, filwaqt li speċifikat li kull offerta li taqbeż dan l-ammont ma kinitx se titqies. Wara li rċieva offerta għal tnejn mit-tliet outputs mitluba, l-Istitut iffirma kuntratt ta’ servizz għal prezz ta’ EUR 97 410 . Il-pagamenti li saru fl-2016 ammontaw għal EUR 73 057 .	M/A
2016	F’Jannar 2016, l-Istitut ippubblika l-evalwazzjoni esterna tiegħu. Din kkonkludiet li l-attivitajiet tal-Istitut kienu konsistenti mal-mandat tiegħu u li l-amministrazzjoni kellha prestazzjoni relattivament tajba f’termini ta’ governanza u effiċjenza. Madankollu, l-evalwazzjoni kienet tinkludi bosta rakkomandazzjonijiet għat-titjib tal-operazzjonijiet tal-Istitut, pereżempju billi jissettja prijoritajiet aktar ċari, jimmira l-outputs tiegħu aħjar, jiżviluppa sinerġiji mal-atturi esterni rilevanti kif ukoll billi jsaħħaħ ir-rwol tal-Bord ta’ Tmexxija tiegħu u jiċċara r-rwol tal-Forum ta’ Esperti. L-Istitut beda jimplimenta pjan ta' azzjoni biex jindirizza r-rakkomandazzjonijiet.	Għadha għaddejja

RISPOSTA TAL-ISTITUT

3.23.8.

L-EIGE jieħu nota tal-kumment. L-EIGE eżamina n-nuqqasijiet u, irrispettivament mid-deċiżjonijiet tal-Qorti Ġenerali f’dawn il-każijiet, se jaġġusta l-proċeduri ta’ akkwist biex jimminimizza r-riskju ta’ kawżi legali futuri u n-nuqqas ta’ sodisfazzjon potenzjali fost offerenti li ma jirnexxux.

3.23.9.

L-EIGE jieħu nota tal-kumment u jenfasizza li hemm fis-seħħ kontrolli interni sabiex jiġu ċċekkjati u kkontrollati l-prezzijiet tal-offerti ta’ titjiriet u lukandi sottomessi mill-kuntrattur. L-EIGE se jqajjem din il-kwistjoni man-Netwerk tal-Aġenziji tal-UE sabiex jiġu skambjati l-aħjar prattiki. Barra minn hekk, l-EIGE esprima l-interess tiegħu li jipparteċipa fi proċedura ta’ akkwist konġunta organizzata mis-servizzi tal-Kummissjoni (PMO). Wara l-għoti ta’ dan il-kuntratt, l-EIGE m’għandux il-ħsieb li jġedded il-kuntratt qafas eżistenti tiegħu għall-forniment ta’ servizzi ta’ vjaġġar, akkomodazzjoni u servizzi relatati.

3.23.10.

L-EIGE jieħu nota tal-kumment. L-EIGE qed jimplimenta moduli rilevanti ta’ akkwist-e: sottomissjoni elettronika ta’ offerti (li tinkludi notifiki elettroniċi TED u pjattaformi ta’ akkwist elettroniku) u fatturar elettroniku li jikkonformaw mal-iskedi ta’ żmien stabbiliti mill-Kummissjoni Ewropea (KE). Huwa ppjanat li l-moduli tas-sottomissjoni elettronika tal-offerti u tal-fatturar elettroniku li jiġu implimentati għal kollox fl-EIGE fit-tielet (Q3) u fir-raba’ (Q4) perjodu ta' tliet xhur tal-2018. L-EIGE eżamina l-possibbiltà ta’ implimentazzjoni mhux obbligatorja tal-moduli tas-sottomissjoni elettronika tal-offerti u tal-fatturar elettroniku qabel l-iskadenzi li ġew stabbiliti mill-KE. Wara li kkunsidra n-numru limitat ta’ proċeduri u l-ispiża għolja tas-servizzi, l-EIGE ddeċieda li jirrifjuta din l-għażla f’konformità mal-prinċipji tal-kosteffiċjenza u l-proporzjonalità.

3.23.11.

L-EIGE jieħu nota tal-kumment. Wara li kkunsidra r-restrizzjonijiet finanzjarji għall-provvediment ta’ titoli ta’ pożizzjonijiet vakanti fl-24 lingwa uffiċjali kollha tal-UE u l-fatt li l-ispeċifiċità ta’ ċerti pożizzjonijiet vakanti tiġi indirizzata aħjar permezz ta’ mezzi oħrajn ta’ riklamar ta’ pożizzjonijiet vakanti, l-EIGE huwa tal-fehma li l-mezzi li qed jintużaw attwalment għall-pubblikazzjoni tal-pożizzjonijiet vakanti tiegħu jiżguraw trasparenza u pubbliċità xierqa.

3.23.12.

L-EIGE pprepara pjan ta’ azzjoni skont ir-rakkomandazzjonijiet tar-rapport tal-awditjar li huwa mmonitorjat u aġġornat b’mod regolari. L-iskeda ta’ żmien miftiehma biex jiġu implimentati l-azzjonijiet kollha hija l-31 ta’ Diċembru 2018 u l-implimentazzjoni qiegħda fi stadju avvanzat.

3.24. AĠENZIJA EWROPEA GĦALL-MEDIĊINI (EMA)

INTRODUZZJONI

3.24.1.

L-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“EMA”), li tinsab f'Londra, ġiet stabbilita bir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 2309/93, li ġie sostitwit bir-Regolament (KE) Nru 726/2004 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (242). L-Aġenzija topera permezz ta' netwerk pan-UE u tikkoordina r-riżorsi xjentifiċi magħmula disponibbli mill-awtoritajiet nazzjonali sabiex tiżgura l-valutazzjoni u s-sorveljanza ta' prodotti mediċinali għall-użu mill-bniedem jew użu veterinarju.

3.24.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (243)

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	305	331 (244)
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (245)	768	766
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.24.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (246) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (247) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.24.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.24.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.24.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Osservazzjonijiet

3.24.7.

3.24.8.

Fl-20 ta’ Novembru 2017, il-Kunsill Affarijiet Ġenerali tal-Unjoni Ewropea qabel li jittrasferixxi s-sede tal-Aġenzija għal Amsterdam, in-Netherlands. L-ispostament għal uffiċċji temporanji huwa ppjanat għall-bidu tal-2019 u l-kontijiet tal-Aġenzija jinkludu provvedimenti għal spejjeż relatati li jammontaw għal EUR 18,6 miljun.

3.24.9.

Barra minn hekk, il-ftehim ta’ kiri għall-uffiċċji attwali tal-Aġenzija f’Londra jistabbilixxi li l-perjodu ta’ kiri jkompli sal-2039 mingħajr ma jsemmi klawżola ta’ ħruġ. In-noti għall-kontijiet isemmu ammont ta’ EUR 489 miljun għall-kera li għad trid titħallas sal-2039, li minnhom ammont massimu ta’ EUR 465 miljun. li jikkorrispondu għall-perjodu ta’ kiri wara t-trażlokazzjoni ppjanata tal-Aġenzija għal Amsterdam, huma kontabilizzati bħala obbligazzjoni kontinġenti.

3.24.10.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.24.11.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi tagħhom, inklużi l-pożizzjoni ġerarkika u l-indipendenza tal-uffiċjali tal-kontabbiltà tagħhom. Fl-Aġenzija, is-superjur ġerarkiku tal-uffiċjal tal-kontabbiltà huwa l-Kap tal-Finanzi. Aħna jidhrilna li jeħtieġ li l-indipendenza tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tissaħħaħ billi din tibda tirrapporta direttament lid-Direttur (amministrattiv) u lill-Bord Amministrattiv (funzjonali) tal-Aġenzija.

3.24.12.

Barra minn hekk, mill-2014 ’il hawn l-Aġenzija għaddiet minn żewġ riorganizzazzjonijiet kbar u b’mod parallel, din ġiet assenjata kompiti importanti ġodda (ara l-paragrafi 3.24.15 sa 3.24.17.). Għalkemm dawn l-avvenimenti rriżultaw f’modifiki għall-proċeduri tal-Aġenzija u għas-sistema kontabilistika tagħha, din tal-aħħar ilha ma tiġi vvalidata mill-ġdid mill-2013.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.24.13.

L-Aġenzija tippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web tagħha, iżda mhux fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), li jkun jirriżulta f’aktar trasparenza u pubbliċità u jkun jippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw avviżi ppubblikati mid-diversi aġenziji Ewropej kollettivament.

3.24.14.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (248), (249). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet introduċiet l-għodod għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-fatturazzjoni elettronika u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

Ġestjoni ta’ servizzi ta’ konsulenza

3.24.15.

Matul l-awditjar li wettaqna s-sena l-oħra, aħna analizzajna l-ġestjoni tas-servizzi ta’ konsulenza tal-Aġenzija. Ix-xogħol kien jinkludi l-eżaminar ta’ żewġ proġetti magħżula marbuta mal-implimentazzjoni tar-Regolament dwar il-Farmakoviġilanza (Regolament (UE) Nru 1027/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (250)) u r-Regolament dwar il-Provi Kliniċi (Regolament (UE) Nru 536/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (251)) li kien jirrikjedi l-istabbiliment ta’ sistemi ta’ netwerks pan-UE li huma kumplessi, u li jirrikjedu żvilupp tekniku estensiv tal-IT. Peress li ma saret ebda żieda fit-tabella tal-persunal tal-Aġenzija li kien jippermettilha tibni l-għarfien espert intern meħtieġ, l-Aġenzija użat ditti ta’ konsulenza biex tindirizza l-kompiti. Madankollu, l-użu eċċessiv ta’ ditti ta’ konsulenza wassal għal dipendenza kritika fuq dan l-għarfien espert estern min-naħa tal-Aġenzija. Aħna rrappurtajna wkoll li l-kontroll fuq l-iżvilupp u l-implimentazzjoni tal-proġetti ma kienx adegwat u li l-proġetti ddewmu b’mod konsiderevoli filwaqt li l-ispejjeż kienu qed jiżdiedu.

3.24.16.

Matul l-2017, l-Aġenzija implimentat bosta miżuri biex ittejjeb is-sitwazzjoni. Ġiet stabbilita politika komprensiva biex tirregola l-involviment ta’ ditti ta’ konsulenza. Sabiex il-proġetti jerġgħu jiġu taħt il-kontroll tal-Aġenzija, ġew definiti funzjonijiet li jridu jibqgħu interni u li ma jistgħux jiġu esternalizzati. Barra minn hekk, l-Aġenzija se tibda tagħmel użu minn prezzijiet fissi aktar milli minn kuntratti ta’ konsulenza bbażati fuq ħin u mezzi (time and means), li jkun jippermetti ġestjoni aħjar tal-ispejjeż. Barra dan, ġiet stabbilita proċedura aktar adegwata għall-awtorizzazzjoni ta’ bidliet fil-proġetti.

3.24.17.

Madankollu, it-tnaqqis tad-dipendenza kritika tal-Aġenzija fuq id-ditti ta’ konsulenza se jieħu ż-żmien u l-impatt tal-miżuri li jkunu ttieħdu jista’ jibda jidher biss matul is-snin. Wieħed miż-żewġ proġetti l-kbar li ġew awditjati fl-2016, il-proġett ta’ Farmakoviġilanza (id-Database Eudravigilance dwar Reazzjonijiet Avversi għal Prodotti Mediċinali) ġie kkompletat fl-2017 bi spiża addizzjonali ta’ madwar EUR 0,5 miljun. Il-proġett ta’ Provi Kliniċi għadu għaddej għalkemm għad ma hemmx data ddefinita għat-TNEDIJA u l-baġit reġa’ żdied b’EUR 4,9 miljun oħra fl-2017 (252).

Data inizjali għat-TNEDIJA

Data ppjanata għat-TNEDIJA 31 ta’ Diċembru 2016

Data reali/ippjanata għat-TNEDIJA 31 ta’ Diċembru 2017

Baġit Inizjali

(EUR)

Baġit fil-31 ta’ Diċembru 2016

(EUR)

Baġit fil-31 ta’ Diċembru 2017

(EUR)

Database Eudravigilance dwar Reazzjonijiet Avversi għal Prodotti Mediċinali

It-tielet trimestru tal-2015

Ir-raba’ trimestru tal-2017

3,7 miljun

14,3 miljun

14,8 miljun

Provi Kliniċi u Database tal-UE

L-ewwel trimestru tal-2017

It-tielet trimestru tal-2018

Mhux iddefinita

6,1 miljun

24,3 miljun

29,2 miljun

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.24.18.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni wettaq awditu dwar l-implimentazzjoni, mill-Aġenzija, tar-Regolament dwar it-tariffi tal-farmakoviġilanza (253), (254). L-Aġenzija ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.24.19.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2014

Ir-Regolament tal-Aġenzija dwar it-tariffi jipprevedi dati ta' skadenza għall-ġbir ta' tariffi mill-applikanti u l-pagamenti relatati tal-Aġenzija lill-Awtoritajiet Nazzjonali Kompetenti (255). Dawn id-dati ta' skadenza ma ġewx rispettati għall-biċċa l-kbira mit-tranżazzjonijiet awditjati mill-Qorti.

Għadha għaddejja (ġbir tat-tariffi)

Ikkompletata (pagamenti lil NCAs)

2014

Fl-2014, l-Aġenzija wettqet proċedura amministrattiva kontra l-maniġer tal-Informazzjoni, Komunikazzjoni u Teknoloġija (ICT) tagħha. Ġew irrappurtati dgħufijiet sinifikanti fil-kontroll tal-ġestjoni, li jimplikaw riskji operazzjonali u finanzjarji konsiderevoli għall-Aġenzija. Ġie stabbilit u implimentat pjan ta' azzjoni biex il-kwistjoni tiġi indirizzata. Madankollu, l-effettività tal-miżuri li ttieħdu għadha trid tiġi evalwata mill-Aġenzija.

Ikkompletata

2014

Wieħed mill-kompiti tal-Aġenzija huwa li tqassam informazzjoni xierqa dwar il-farmakoviġilanza lill-Istati Membri u lill-pubbliku ġenerali. Din l-informazzjoni tinġabar minn awtoritajiet nazzjonali individwali u tiġi vverifikata mal-kumpaniji farmaċewtiċi kkonċernati. Madankollu, l-Aġenzija fil-biċċa l-kbira tiddependi fuq kontrolli u spezzjonijiet imwettqa mill-awtoritajiet tal-Istati Membri. Dawn jiddeterminaw il-kompletezza u l-preċiżjoni tal-informazzjoni disseminata lill-pubbliku.

M/A

(Mhux taħt il-kontroll tal-Aġenzija)

2016

Minn meta ddaħħlet sistema ġdida tal-IT għall-kontabbiltà fl-2011, ir-rappurtar dwar il-fluss tax-xogħol u l-użu tal-impenji ma kienx trasparenti biżżejjed. Għalkemm il-kwistjoni ġiet ippreżentata kemm-il darba lill-Aġenzija, ma ttieħdet ebda azzjoni korrettiva.

Għadha għaddejja

2016

L-Aġenzija kkonkludiet Ftehimiet dwar Rati Korporattivi ma’ 25 lukanda f’Londra għall-provvediment ta’ akkommodazzjoni għal esperti, mingħajr ma użat proċedura kompetittiva ta' akkwist. Għal sitt lukandi, il-pagamenti li saru fl-2016 kienu ogħla mis-soll stipulat fir-Regolament Finanzjarju, li għalih hija meħtieġa proċedura kompetittiva, miftuħa jew ristretta, ta' akkwist. Għalhekk, is-sitt Ftehimiet ta’ Rata Korporattiva u l-pagamenti relatati għall-2016, li jammontaw għal madwar EUR 2,1 miljun, huma irregolari.

Għadha għaddejja

2016

Fl-2014, il-Kummissjoni, f’isem aktar minn 50 Istituzzjoni u korp tal-UE (inkluża l-Aġenzija) iffirmat kuntratt qafas ma’ kuntrattur għall-akkwist ta’ softwer, liċenzji u l-forniment ta’ manutenzjoni u konsulenza relatati tal-IT. Il-kuntrattur qafas jaġixxi bħala intermedjarju bejn l-Aġenzija u l-fornituri li jistgħu jindirizzaw il-ħtiġijiet tal-Aġenzija. Għal dawn is-servizzi intermedjarji, il-kuntrattur qafas huwa intitolat li japplika żidiet ta’ minn 2 % sa 9 % fuq il-prezzijiet tal-fornituri. Fl-2016, il-pagamenti totali li saru lill-kuntrattur qafas ammontaw għal EUR 8,9 miljun. L-Aġenzija ma vverifikatx sistematikament il-prezzijiet u ż-żidiet iddebitati mal-kwotazzjonijiet u mal-fatturi li nħarġu mill-fornituri lill-kuntrattur qafas.

Ikkompletata

2016

Mill-2014 ’l hawn, l-Aġenzija għaddiet minn żewġ riorganizzazzjonijiet kbar, inkluża r-riallokazzjoni interna ta’ pożizzjonijiet maniġerjali fil-livell superjuri u dak intermedju. Ir-riallokazzjoni ta’ persunal ewlieni fl-oqsma tal-IT u l-amministrazzjoni ma rnexxietx, u kkawżat riskju materjali ta’ instabbiltà għall-Aġenzija u għall-operazzjonijiet tagħha. Barra minn hekk, ma hemmx sistema stabbilita għall-analiżi tad-disponibbiltà ta’ ħiliet, l-identifikazzjoni ta’ lakuni u r-reklutaġġ u allokazzjoni ta’ membri tal-persunal li jkunu xierqa.

Ikkompletata

2016

Konsulenza

Minbarra x-xogħol annwali tal-awditjar li twettaq għall-aġenziji kollha, il-Qorti analizzat l-użu li l-Aġenzija għamlet mis-servizzi ta’ konsulenza fir-rigward ta’ żewġ proġetti kbar.

L-Aġenzija ġiet inkarigata mill-Parlament u mill-Kunsill biex timplimenta r-Regolament dwar il-Farmakoviġilanza (Nru 1027/2012) u r-Regolament dwar il-Provi Kliniċi (Nru 536/2014) li jirrikjedu l-istabbiliment ta’ sistemi ta’ netwerks pan-UE li huma kumplessi. Dan ikun jeħtieġ żvilupp tekniku estensiv tal-IT, kif ukoll il-parteċipazzjoni u l-input ta’ bosta partijiet interessati, u b’mod partikolari tal-Istati Membri.

Dawn il-kompiti ġew assenjati lill-Aġenzija meta din kienet mistennija tnaqqas il-persunal tagħha skont il-Ftehim Interistituzzjonali dwar id-dixxiplina baġitarja, li ġie adottat fit-2 ta’ Diċembru 2013. Ma saret ebda żieda fit-tabella tal-persunal tal-Aġenzija li kien jippermettilha tibni l-għarfien espert meħtieġ fl-oqsma tan-negozju u tal-iżvilupp tal-IT.

Użu estensiv ta’ konsulenti esterni

Minħabba li l-Aġenzija kellha biss 13-il membru tal-persunal impjegati fid-Dipartiment I-Delivery, hija involviet kumpaniji ta’ konsulenza fl-oqsma ta’ analiżi tan-negozju, teknoloġija tal-informazzjoni, ġestjoni tal-proġetti u garanzija tal-kwalità. Fit-tieni kwart tal-2016, l-Aġenzija kellha 131 konsulent fuq il-post u 60 konsulent addizzjonali mhux fuq il-post.

Għalhekk, l-Aġenzija ilha tiddependi b’mod kruċjali fuq għarfien espert estern minn mindu nbdew il-proġetti, iżda għad ma hemmx stabbilita politika biex tirregola l-użu ta’ konsulenti. Pereżempju, il-profili tal-persunal proprju tal-Aġenzija mhumiex iddefiniti (Ġestjoni tal-Proġetti, Analiżi tan-Negozju, Arkitetti tan-Negozju, Arkitetti tas-Soluzzjonijiet, Arkitetti tad-Data eċċ). Profili bħal dawn xi kultant ġew assenjati lil konsulenti esterni.

Kontroll inadegwat tal-iżvilupp u l-implimentazzjoni tal-proġetti

Meta l-Aġenzija ġiet fdata bil-kompiti l-ġodda fl-2012 u fl-2014, hija ma kellhiex stabbilita metodoloġija adegwata biex timmaniġġja proġetti ta’ skala bħal din. Fl-2014 ġiet introdotta metodoloġija ġdida li kellha tiġi rfinata konsiderevolment f’Settembru 2016.

F’għadd ta’ każijiet, seħħew alterazzjonijiet mill-attivitajiet jew l-approċċ ippjanati qabel dawn ġew awtorizzati permezz ta’ talba formali għal modifiki. Prattika bħal din mhux biss tnaqqas il-kapaċità tal-maniġment biex jissorvelja u jimmonitorja l-iżvilupp u l-implimentazzjoni tal-proġetti, iżda tista’ wkoll timmina l-koerenza tal-proġetti.

Sa nofs l-2016, il-konsulenti esterni kollha kienu impjegati fuq il-bażi ta’ kuntratti bbażati fuq il-ħin u l-mezzi, għalkemm ir-riżultati tanġibbli tal-proġetti kienu ddefiniti b’mod ċar. Barra minn hekk, parti konsiderevoli mill-inkarigi ta’ konsulenza twettqu fi Stat Membru ieħor billi r-riżorsi esterni kollha bbażati f’Londra kienu ġew eżawriti. Dan illimita l-kapaċità tal-Aġenzija biex timmonitorja l-implimentazzjoni tal-proġetti b’mod f’waqtu. Problemi ta’ kwalità li ġew identifikati hekk kif ingħataw riżultati tanġibbli kienu jeħtieġu li jsiru rettifiki, u l-ispiża addizzjonali ta’ dawn ġiet iddebitata lill-Aġenzija.

Dewmien u spiża dejjem togħla

L-Aġenzija esperjenzat dewmien kif ukoll spejjeż li dejjem kienu qed jogħlew fl-iżvilupp tas-sistemi. Bidliet frekwenti fl-ambitu tal-proġetti, fil-baġit u fid-dati ta' skadenza kienu prinċipalment dovuti għal rekwiżiti tas-sistemi li dejjem kienu qed jevolvu skont il-bidliet fil-ħtiġijiet tal-Istati Membri (256). Għad ma hemmx ċertezza dwar l-ispejjeż finali u d-dati ta’ meta s-sistemi se jibdew jiffunzjonaw. Ara l-eżempji fit-tabella hawn taħt għal żewġ proġetti kbar:

Data inizjali għat-TNEDIJA

Data attwali ppjanata għat-TNEDIJA

Baġit Inizjali

(EUR)

Baġit fil-31 ta’ Ottubru 2016

(EUR)

Database Eudravigilance dwar Reazzjonijiet Avversi għal Prodotti Mediċinali

It-tielet trimestru tal-2015

Ir-raba’ trimestru tal-2017

3,7 miljun

14,3 miljun

Provi Kliniċi u Database tal-UE

L-ewwel trimestru tal-2017

It-tielet trimestru tal-2018

6,1 miljun

24,3 miljun

Għadha għaddejja

(ara l-paragrafi [3.24.15.-3.24.17.])

2016

Ir-Regolament fundatur jeħtieġ li l-Kummissjoni twettaq evalwazzjoni esterna tal-Aġenzija u tal-operazzjonijiet tagħha kull 10 snin. L-aħħar rapport ta’ evalwazzjoni nħareġ fl-2010. Perjodu ta’ żmien twil daqshekk ma jiżgurax li jingħata feedback f'waqtu dwar il-prestazzjoni lill-partijiet interessati.

Għadha għaddejja

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.24.8.

L-Aġenzija tieħu nota tal-kumment.

3.24.9.

L-Aġenzija tieħu nota tal-kumment.

3.24.11.

L-Aġenzija tieħu nota tal-kumment tal-Qorti u qed tqis x’bidliet jistgħu jiġu introdotti. L-Aġenzija ssegwi r-rekwiżiti tar-Regolament Finanzjarju tal-EMA: huwa diġà l-każ li l-Bord ta’ Ġestjoni jaħtar l-uffiċjal tal-kontabilità skont l-Artikolu 50(1) tar-Regolament Finanzjarju tal-EMA u l-Bord adotta wkoll karta dettaljata tal-kompiti u r-responsabbiltajiet tal-uffiċjal tal-kontabilità. Ir-riskji fir-rigward tal-indipendenza huma mmitigati minn dan il-qafas. L-ittra ta’ rappreżentazzjoni ffirmata mill-uffiċjal tal-kontabilità u d-Direttur Eżekuttiv tkompli tirrinforza tali indipendenza.

3.24.12.

Il-validazzjoni tas-sistema kontabilistika tal-Aġenzija tnediet f’Marzu 2018.

3.24.13.

L-EMA tipprovdi l-livell meħtieġ ta’ trasparenza u pubbliċità bil-pubblikazzjoni fuq jew l-aċċess għal sit web tal-EMA, Linkedln, il-bord ta’ reklamar tal-impjiegi tal-Interaġenziji, pubblikazzjonijiet speċjalizzati skont il-profili. Bħala riżultat ta’ dan, l-EMA tirċievi ħafna interess mill-kandidati madwar l-Unjoni, b’xi proċeduri ta’ selezzjoni jilħqu aktar minn 1 000 kandidat.

Barra minn hekk, id-dispożizzjonijiet ta’ implimentazzjoni ġenerali dwar il-proċedura li tirregola l-involviment u l-użu ta’ persunal temporanju jipprevedu li l-avviżi ta’ selezzjoni ta’ aġenti temporanji li jaqgħu taħt l-Artikolu 2(f) tas-CEOS jistgħu jiġu ppubblikati biss bil-lingwi operattivi tal-aġenziji, filwaqt li dawk l-aġenziji li ma adottawx lingwa operattiva għandhom jippubblikaw l-avviżi ta’ selezzjoni bil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE. Il-lingwa operattiva tal-EMA ilha stabbilita bħala l-Ingliż minn Ġunju 2015 b’deċiżjoni tad-Direttur Eżekuttiv, appoġġjata mill-Bord ta’ Ġestjoni. Madankollu, l-EPSO informa lill-EMA li, sabiex tippubblika permezz tas-sit web tal-EPSO, dan tal-aħħar xorta għandu bżonn li l-EMA tittraduċi l-avviżi ta’ postijiet vakanti bil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE u tagħmel dawn il-verżjonijiet tal-lingwi disponibbli fuq is-sit web tal-EMA.

Ta’ min jinnota li l-pubblikazzjonijiet tal-postijiet vakanti bil-lingwi kollha tal-UE għandhom impatt sinifikanti fuq il-perjodi ta’ żmien għall-proċeduri ta’ selezzjoni u spiża ogħla.

3.24.14.

Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet introduċiet offerti elettroniċi għall-proċeduri kollha ’l fuq mil-livell limitu tad-direttiva u proċeduri ta’ offerta bl-e-mail għal proċeduri taħt il-livell limitu tal-proċedura. L-Aġenzija ma introduċietx fatturar u sottomissjoni elettroniċi, iżda f’Settembru 2017, l-Aġenzija ffirmat Memorandum ta’ Qbil mal-Kummissjoni Ewropea għall-aċċess għal u l-użu ta’ sottomissjoni elettronika u qed tistenna data mill-Kummissjoni Ewropea għalihom.

3.24.16.

L-Aġenzija tilqa’ r-rikonoxximent tal-Qorti li ġew implimentati diversi miżuri importanti mill-Aġenzija biex twieġeb għall-osservazzjonijiet tal-awditu tagħhom tal-2016 fir-rigward tal-ġestjoni tas-servizzi ta’ konsultazzjoni.

3.24.17.

Għaż-żewġ proġetti awditjati, huwa rikonoxxut li l-Provi Kliniċi kienu jeħtieġu baġit addizzjonali minħabba l-kumplessità tal-ekosistema tal-partijiet ikkonċernati u tas-sistema mitluba li għandha tinbena. Din it-talba għal bidla ntalbet u ġiet approvata permezz ta’ struttura ta’ governanza tal-portafoll, u l-istatus tal-proġett ġie diskuss fid-dettall mal-Bord ta’ Ġestjoni tal-EMA.

3.24.18.

L-Aġenzija tieħu nota tal-kumment.

3.25. ĊENTRU EWROPEW GĦALL-MONITORAĠĠ TAD-DROGA U D-DIPENDENZA FUQ ID-DROGA (EMCDDA)

INTRODUZZJONI

3.25.1.

Iċ-Ċentru Ewropew għall-Monitoraġġ tad-Droga u d-Dipendenza fuq id-Droga (minn hawn 'il quddiem “iċ-Ċentru”, magħruf ukoll bħala l-“EMCDDA”), li jinsab f'Lisbona, inħoloq bir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 302/93 (257). Id-dmir prinċipali taċ-Ċentru huwa li jiġbor, janalizza u jxerred informazzjoni dwar id-droga u d-dipendenza fuq id-droga sabiex iħejji u jippubblika informazzjoni fil-livell Ewropew li hija oġġettiva, ta’ min joqgħod fuqha u kumparabbli. L-informazzjoni hija maħsuba biex tipprovdi bażi għall-analiżi tad-domanda għad-droga u l-modi kif din titnaqqas, kif ukoll, b’mod ġenerali, fenomeni assoċjati mas-suq tad-droga.

3.25.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għaċ-Ċentru (258).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għaċ-ċentru

	2016	2017
Baġit (miljun EUR) (259)	15	16
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (260)	101	111
Sors: data pprovduta miċ-Ċentru.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.25.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet taċ-Ċentru, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (261) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (262) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.25.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.25.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.25.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.25.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.25.8.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi tagħhom, inklużi l-pożizzjoni ġerarkika u l-indipendenza tal-uffiċjali tal-kontabbiltà tagħhom. Fiċ-Ċentru, is-superjur ġerarkiku tal-uffiċjal tal-kontabbiltà huwa l-Kap tal-Amministrazzjoni/tas-Servizzi Korporattivi. Aħna jidhrilna li jeħtieġ li l-indipendenza tal-Uffiċjal tal-Kontabbiltà tissaħħaħ billi dan jibda jirrapporta direttament lid-Direttur (amministrattiv) u lill-Bord ta’ Ġestjoni (funzjonali) taċ-Ċentru.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.25.9.

Iċ-Ċentru jippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web tiegħu u fuq il-midja soċjali, iżda mhux fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), li jkun jirriżulta f’aktar trasparenza u pubbliċità u jkun jippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw avviżi ppubblikati mid-diversi Istituzzjonijiet u aġenziji Ewropej kollettivament.

3.25.10.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (263), (264). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, iċ-Ċentru kien għadu ma kien qed juża l-ebda waħda minn dawn l-għodod.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.25.11.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar il-ġestjoni tal-ġbir, il-validazzjoni u l-assigurazzjoni tal-kwalità tad-data (265) miċ-Ċentru. Iċ-Ċentru ħejja pjan ta’ azzjoni biex jindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.25.12.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2015	Fl-2012, iċ-Ċentru ffirma kuntratt qafas b'ammont massimu għall-iffirmar ta' kuntratti speċifiċi ta' EUR 250 000 , li kien speċifikat fl-avviż dwar kuntratt. Madankollu, iċ-Ċentru ma rrispettax dan il-limitu massimu. Sa tmiem l-2015, il-pagamenti totali li saru taħt dan il-kuntratt kienu ammontaw għal EUR 382 181 , jiġifieri kienu qabżuh b'50 %. Il-pagamenti li saru u li kienu ogħla mil-limitu massimu jindikaw li jenħtieġ li tittejjeb il-proċedura taċ-Ċentru għall-monitoraġġ ta' kuntratti qafas.	M/A (266)
2016	Għal żewġ kuntratti qafas b’valuri massimi ta’ EUR 135 000 u EUR 650 000 , wieħed mill-impjegati taċ-Ċentru aġixxa bħala Uffiċjal Awtorizzanti b’delega meta ħatar il-kumitat ta’ evalwazzjoni, ħa deċiżjonijiet dwar l-għotjiet u ffirma l-kuntratti. Madankollu, id-delega mogħtija mill-Uffiċjal Awtorizzanti kienet limitata għal EUR 130 000 u ma kinitx tirreferi għall-kuntratti qafas b’mod espliċitu. Il-pagamenti li saru fl-2016 ammontaw għal total ta’ EUR 35 310 .	M/A
2016	Fir-rapport tal-awditjar tiegħu ta’ Jannar 2016, is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni enfasizza ħtieġa kbira li jittejjeb il-mod kif iċ-Ċentru jimmaniġġja l-proġetti tal-IT. B’mod partikolari, l-IAS ikkonkluda li ma hemm ebda viżjoni strateġika kumplessiva fit-tul għas-sistemi tal-IT li jappoġġaw il-proċessi operazzjonali li jinsabu fil-qalba taċ-Ċentru, li l-metodoloġija tiegħu ta’ ġestjoni tal-proġetti tal-IT kienet biss parzjalment adattata għall-ħtiġijiet tiegħu, u li l-proċess għall-ġestjoni tar-rekwiżiti tas-sistema huwa inadegwat. Iċ-Ċentru u l-IAS qablu dwar pjan biex tittieħed azzjoni korrettiva.	Għadha għaddejja

RISPOSTA TAĊ-ĊENTRU

3.25.8.

Fl-opinjoni tal-EMCDDA, l-istabbiliment organizzazzjonali attwali ma affettwax l-indipendenza tal-uffiċjali tal-kontabilità tal-EMCDDA. Fil-fatt din l-indipendenza ġiet żgurata b’mod konsistenti skont ir-regoli rilevanti, b'mod partikolari permezz tal-ħatra tal-uffiċjali tal-kontabilità mill-Bord tat-Tmexxija tal-EMCDDA, ir-rappurtar funzjonali u r-responsabbiltà ta' dawn l-uffiċjali lill-Bord, u l-applikazzjoni diliġenti tar-regoli dwar is-segregazzjoni tad-dmirijiet tal-atturi finanzjarji differenti tal-EMCDDA. F'dan il-kuntest, l-EMCDDA lest isegwi r-rakkomandazzjoni tal-Qorti, filwaqt li jiżgura li dan is-segwitu jkun proporzjonat għall-qies tal-organizzazzjoni u jippreserva l-effettività u l-effiċjenza tal-funzjonament tiegħu.

3.25.9.

Bħala proċedura standard, l-EMCDDA jippubblika wkoll l-avviżi tal-postijiet battala tiegħu permezz ta' disseminazzjoni lill-membri tal-korpi governattivi tiegħu, lill-Punti Fokali Nazzjonali tar-Reitox u lill-aġenziji oħrajn tal-UE. Barra minn hekk, il-proċessi ta' selezzjoni tal-EMCDDA li jmiss sejrin jiġu ppubblikati wkoll fuq l-Inter-Agency Job-Advertisement Portal (il-Portal tar-Reklamar tax-Xogħlijiet Bejn l-Aġenziji), il-pjattaforma komuni online żviluppata min-netwerk tal-aġenziji tal-UE biex tiżdied il-viżibilità pubblika tal-proċessi tar-reklutaġġ tal-aġenziji. F'dan il-kuntest, l-EMCDDA sejjer jevalwa l-ispejjeż u l-benefiċċji ta' pubblikazzjoni oħra permezz tal-portal tal-EPSO.

3.25.10.

L-EMCDDA qiegħed jikkonforma mar-rekwiżiti relatati mal-“‘akkwist elettroniku”’ skont il-qafas legali rilevanti tal-UE u l-iskeda ta' żmien stabbilita f'dan il-kuntest għall-implimentazzjoni tal-“‘akkwist elettroniku”’ fl-UE. Fil-fatt, minn Awwissu 2015, l-EMCDDA stabbilixxa, b'kooperazzjoni mas-servizzi rilevanti tal-KE, il-konfigurazzjoni teknika/għodda tal-ICT meħtieġa għall-“fatturar elettroniku” (kif magħmul disponibbli mill-KE/DG DIGIT għall-eżekuzzjoni tal-kuntratti ta' qafas tad-DIGIT). Barra minn hekk, mill-2017, l-EMCDDA ppjana l-operazzjonijiet preparatorji meħtieġa għall-użu tal-“‘akkwisti elettroniċi”’ u s-“sottomissjonijiet elettroniċi ta' offerti” minn Ottubru 2018, kif mitlub mill-qafas legali msemmi hawn fuq. L-eżekuzzjoni ta' dan il-pjan għaddejja bħalissa u l-EMCDDA jistenna li jissodisfa din l-iskadenza mingħajr l-ebda problemi kbar.

3.26. AĠENZIJA EWROPEA GĦAT-TMEXXIJA OPERATTIVA TAS-SISTEMI TAL-IT FUQ SKALA KBIRA FL-ISPAZJU TA’ LIBERTÀ, SIGURTÀ U ĠUSTIZZJA (EU-LISA)

INTRODUZZJONI

3.26.1.

L-Aġenzija Ewropea għat-tmexxija operattiva tas-sistemi tal-IT fuq skala kbira fl-ispazju ta’ libertà, sigurtà u ġustizzja (eu-LISA), minn hawn 'il quddiem “l-Aġenzija”, li tinsab f'Tallinn, fi Strasburgu u f'St. Johann im Pongau, ġiet stabbilita bir-Regolament (KE) Nru 1077/2011 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (267). Il-missjoni ċentrali ta' din l-Aġenzija hija li twettaq il-kompiti ta’ tmexxija operattiva għas-Sistema ta' Informazzjoni ta' Schengen tat-Tieni Ġenerazzjoni (SIS II), is-Sistema ta' Informazzjoni dwar il-Viża (VIS) u s-Sistema Ewropea għat-tqabbil tal-marki tas-swaba’ (Eurodac).

3.26.2.

It- Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (268).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)1 (269)	82	79
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru2 (270)	144	152
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.26.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (271) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (272) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.26.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.26.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.26.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.26.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.26.8.

Fl-2017, l-Aġenzija kellha diffikultajiet biex tattira biżżejjed kompetizzjoni għal bosta proċeduri ta' akkwist b’valur medju. F’kull waħda mill-proċeduri awditjati, l-Aġenzija ma rċevietx aktar minn offerta waħda.

3.26.9.

Attwalment, l-Aġenzija eu-LISA timmaniġġja tliet sistemi tal-IT fuq skala kbira li huma separati u mhux integrati (SIS II, VIS u Eurodac) u li kollha jittrattaw data fil-qasam ta' politika tal-UE relatat mal-libertà, is-sigurtà u l-ġustizzja. Dan l-approċċ jista’ jipprevjeni lill-Aġenzija milli twettaq ekonomiji ta' skala u sinerġiji bejn is-sistemi differenti. Il-fatt li attwalment qed jiġi kkunsidrat biex, fis-snin li ġejjin, il-mandat tal-Aġenzija jiġi estiż għall-ġestjoni ta’ bosta sistemi tal-IT addizzjonali, jagħmel din il-kwistjoni aktar serja. Jenħtieġ li l-Aġenzija, f’konsultazzjoni mal-Kummissjoni u mal-Istati Membri, tħejji analiżi dettaljata tal-ispejjeż imqabbla mal-benefiċċji biex issostni d-diskussjoni dwar l-istrateġija futura għall-iżvilupp tas-sistemi.

3.26.10.

Il-proġett għall-kostruzzjoni ta’ bini ġdid fuq is-sit ta’ Strasburgu ddewwem b’mod konsiderevoli. Għalkemm l-Aġenzija kienet diġà ħallset il-prezz sħiħ għax-xogħlijiet ta' kostruzzjoni fl-2016, dawn ix-xogħlijiet kienu għadhom ma ġewx iffinalizzati fi tmiem l-2017, u r-rapporti aċċettati relatati mal-progress tagħhom koprew biss madwar 70 % tax-xogħlijiet. Minkejja dan, uħud mill-membri persunal tal-Aġenzija kienu diġà ttrażlokaw għall-bini l-ġdid li kien għadu qed jinbena waqt li x-xogħlijiet kienu għaddejjin. L-Aġenzija u l-kuntrattur qed jitfgħu l-ħtija fuq xulxin għad-dewmien, u f’Diċembru 2017, il-kuntrattur ippreżenta klejm finanzjarja lill-Aġenzija u fetaħ kawża l-qorti. L-Aġenzija qed tikkunsidra li, min-naħa tagħha, tieħu azzjoni legali kontra l-kuntrattur (273).

3.26.11.

3.26.12.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (274), (275). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet introduċiet l-għodod għall-fatturazzjoni elettronika u għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

Servizzi ta’ konsulenza

3.26.13.

Minħabba n-natura tal-operazzjonijiet tagħha, l-Aġenzija tuża servizzi ta’ konsulenza prinċipalment fir-rigward tal-proġetti tal-IT. Skont ir-rekords tal-Aġenzija, fl-2017 il-proġetti tal-IT ġew implimentati fi ħdan il-baġits u l-perjodi ta’ żmien stabbiliti. Għall dawk il-ftit proġetti ta’ manutenzjoni evoluttiva li kienu waqgħu kemxejn lura, tħejjew rapporti ta’ eċċezzjoni.

3.26.14.

Għall-iżvilupp u l-implimentazzjoni ta’ proġetti tal-IT, l-aġenzija tapplika mudell ta’ esternalizzazzjoni, fejn madwar 90 % tax-xogħol relatat jitwettaq minn kuntratturi. Attwalment hemm tliet kuntratti qafas prinċipali tal-IT stabbiliti ma’ tliet konsorzji, wieħed għal kull sistema. Il-pagamenti li saru fl-2017 taħt dawn il-kuntratti qafas ammontaw għal EUR 3 miljun għall-Eurodac, EUR 16-il miljun għas-SIS II u EUR 13-il miljun għall-VIS. Għalkemm il-fażijiet kollha tal-proġetti tal-IT, mid-definizzjoni tar-rekwiżiti u l-istadji importanti sal-attivazzjoni tal-komponenti l-ġodda tas-sistemi, huma l-proprjetà tal-Aġenzija u kkontrollati minnha, mudell fejn isir dan l-ammont ta’ esternalizzazzjoni tal-attivitajiet ta’ evoluzzjoni u ta’ żvilupp għal sistemi tal-IT li huma tant sensittivi joħloq riskji konsiderevoli ta’ dipendenza eċċessiva fuq il-kuntratturi. Dan ir-riskju huwa ferm akbar, peress li l-għadd ta’ kuntratturi potenzjali li kapaċi jittrattaw sistemi ta’ dan il-kobor u b’rekwiżiti daqshekk esiġenti huwa limitat minħabba raġunijiet operazzjonali u ta’ sigurtà.

3.26.15.

Fl-istess ħin, l-għadd żgħir ta’ membri tal-persunal f’unitajiet operazzjonali ewlenin, b’mod partikolari fl-unità tal-ġestjoni u l-manutenzjoni tal-applikazzjonijiet (Application Management and Maintenance (AMM)), joħloq riskji sinifikanti għall-kontinwità tal-operazzjonijiet. Fit-tieni nofs tal-2017, il-kap tal-unità AMM kellu wkoll il-pożizzjonijiet ad interim ta’ Kap tad-Dipartiment tal-Operazzjonijiet u ta’ Kap tal-Unità tal-Operazzjonijiet u l-Infrastruttura, u b’hekk kien jokkupa t-tliet postijiet maniġerjali tal-ogħla livell fid-Dipartiment tal-Operazzjonijiet, li ħoloq aktar riskji għall-kontinwità.

3.26.16.

Il-kuntratti qafas (FWCs) li ġew iffirmati mal-konsorzji rispettivi għall-operat tas-sistemi prinċipali tal-IT, ma jkoprux biss il-manutenzjoni normali iżda wkoll il-manutenzjoni evoluttiva, li għaliha ma jistax jiġi kkalkulat il-prezz fuq il-bażi tal-kwotazzjonijiet tal-prezzijiet mehmużin mal-FWCs, u dan joħloq ir-riskju ta’ pagament eċċessiv. Għall-kalkolu tal-prezzijiet għall-kuntratti speċifiċi, l-Aġenzija tapplika approċċ li jikkombina prezzijiet fissi u ta’ żmien u mezzi kkwotati, bl-għan li jkun hemm kontroll tajjeb tal-ispejjeż. Għall-kuntratt relatat mal-VIS, l-Aġenzija applikat ukoll il-metodu IFPUG (276), li huwa metodoloġija standard li tikkonsisti fl-użu ta’ punti ta’ funzjoni biex jiġi ddeterminat il-prezz tal-attivitajiet ta’ żvilupp. L-Aġenzija tista’ tikkunsidra l-użu tal-metodu IFPUG anke għas-sistemi l-oħra.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

3.26.17.

L-Aġenzija daħlet f’impenji globali għal ammont totali ta’ EUR 69,9 miljun, biex tkopri l-infiq futur relatat mal-kompiti u mas-sistemi tal-IT l-ġodda li inizjalment kienu previsti li jitqiegħdu taħt ir-responsabbiltà tal-Aġenzija fl-2017, iżda li għalihom il-bażi legali kienet għadha ma ġietx adottata sa tmiem is-sena (riformulazzjoni tal-Eurodac u sistema ta’ allokazzjoni ta’ Dublin) jew ġiet adottata biss ftit qabel (ir-Regolament dwar is-Sistema tad-Dħul/Ħruġ li ġie adottat fit-30 ta’ Novembru 2017). L-approprjazzjonijiet ta' pagament korrispondenti tnaqqsu b’EUR 85,6 miljun permezz ta’ żewġ baġits emendatorji, minn EUR 153,3 miljun fil-baġit ivvutat inizjali għal EUR 67,7 miljun fil-baġit adottat finali.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.26.18.

F’Diċembru 2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni ħareġ rapport dwar l-awditjar tal-kontrolli fuq il-proċedura ta' akkwist fl-Aġenzija eu-LISA (277). L-Aġenzija ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.26.19.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2013	Skont ir-Regolament Fundatur tal-Aġenzija, il-pajjiżi assoċjati mal-implimentazzjoni, l-applikazzjoni u l-iżvilupp tal-acquis ta' Schengen u l-miżuri relatati mal-Eurodac għandhom jikkontribwixxu għall-baġit tal-Aġenzija. Għalkemm il-pajjiżi assoċjati ma' Schengen kienu qed jużaw is-sistemi mmaniġġjati mill-Aġenzija fl-2013, in-negozjati tal-Kummissjoni kienu għadhom għaddejjin.	Għadha għaddejja (Mhux taħt il-kontroll tal-Aġenzija)
2015	L-Aġenzija ffirmat kuntratt qafas ta' EUR 2 miljun għas-servizzi ta' akkwist minn kuntrattur (servizzi ta' akkwist), għal servizzi ta' taħriġ, ta' kowċjar u ta' tagħlim minn fornituri terzi (servizzi ta' taħriġ). Il-kuntrattur jidentifika servizzi adatti ta' taħriġ għal kwalunkwe talba speċifika, u jipprovdi kwotazzjoni għas-servizzi ta' taħriġ flimkien ma' tariffa għas-servizzi ta' akkwist (żieda) proprji tiegħu. Madankollu, il-kuntratt qafas ma jispeċifikax li s-servizzi ta' akkwist għandhom ikunu f'konformità mad-dispożizzjonijiet dwar l-akkwist fir-regoli finanzjarji tal-Aġenzija. Għalhekk, il-proċess attwali biex jiġu ppreżentati l-kwotazzjonijiet għall-approvazzjoni mill-Aġenzija ma jiżgurax li s-servizzi jiġu akkwistati f'konformità mar-rekwiżiti kollha tar-regoli finanzjarji.	Pendenti
2015	Għadhom ma ġewx konklużi arranġamenti mal-Pajjiżi Assoċjati ma' Schengen (l-Iżvizzera, il-Liechtenstein, l-Iżlanda u n-Norveġja) li jiddefinixxu regoli dettaljati għall-parteċipazzjoni tagħhom fix-xogħol tal-Aġenzija, inklużi d-dispożizzjonijiet dwar id-drittijiet tal-vot u l-kontribut tagħhom għall-baġit tal-Aġenzija. Fin-nuqqas tagħhom, il-Pajjiżi Assoċjati ma' Schengen jikkontribwixxu għat-Titolu III (nefqa operazzjonali) tal-baġit tal-Aġenzija wara dispożizzjoni fil-ftehimiet ta' assoċjazzjoni li ġew iffirmati mal-UE. Madankollu, huma għadhom ma jikkontribwux għal attivitajiet taħt it-Titoli I u II (salarji u nefqa amministrattiva oħra) tal-baġit tal-Aġenzija.	Għadha għaddejja (Mhux taħt il-kontroll tal-Aġenzija)
2015	Il-proċeduri ta' akkwist li ġew awditjati wrew li l-Aġenzija kienet involuta fi ftehimiet kuntrattwali jew negozjati ma' kuntrattur wieħed mingħajr ma ddefiniet b'mod preċiż is-servizzi mitluba. Dan jillimita l-kompetizzjoni u jżid id-dipendenza fuq il-kuntrattur. Kull meta huwa possibbli, l-Aġenzija għandha tikkonkludi ftehimiet ma' aktar minn fornitur wieħed jew tiddefinixxi s-servizzi meħtieġa b'mod aktar preċiż.	Pendenti
2016	Fl-2016, l-Aġenzija rċeviet u aċċettat fornimenti li jammontaw għal EUR 2,8 miljun mingħajr ma kellha baġit u impenji legali (kuntratti) stabbiliti. Dawn saru b’mod retroattiv sabiex ix-xirjiet jiġu regolarizzati.	M/A
2016	Fir-rapport tal-awditjar tiegħu ta’ Lulju 2016, is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni kkonkluda li t-tfassil ġenerali u l-implimentazzjoni prattika tal-proċessi tiżgura li l-eu-LISA topera s-sistemi tal-IT tas-SIS II, tal-VIS u tal-Eurodac b’mod li jippermetti l-iskambju kontinwu u mhux interrott ta’ data bejn l-awtoritajiet nazzjonali li jużawhom. Għalkemm ma kienx hemm kwistjonijiet importanti ħafna li ġew enfasizzati mill-IAS, dan qies li hemm lok għal titjib tal-effiċjenza tal-proċessi fir-rigward tal-ġestjoni tal-konfigurazzjonijiet u l-ġestjoni tal-bidliet, il-ġestjoni tar-rilaxxi u tal-ittestjar, il-ġestjoni tal-problemi, kif ukoll il-ġestjoni tas-servizzi u tal-inċidenti. L-Aġenzija u l-IAS qablu dwar pjan għat-teħid ta’ azzjonijiet korrettivi.	Għadha għaddejja
2016	L-approprjazzjonijiet riportati taħt it-Titolu II (nefqa amministrattiva) huma għoljin f’ammont ta’ EUR 5 miljun, jiġifieri 63 % tal-approprjazzjonijiet impenjati (2015: EUR 9 miljun, jiġifieri 50 %). Huma prinċipalment jikkonċernaw il-manutenzjoni tal-bini u s-servizzi ta’ konsulenza li għandhom jiġu fornuti fl-2017. Livell tant għoli ta’ riporti biex jiġu koperti attivitajiet tas-sena d-dieħla huwa f'kontradizzjoni mal-prinċipju baġitarju tal-annwalità.	M/A
2016	F’Ġunju 2015, l-Aġenzija ffirmat kuntratt ta' kostruzzjoni għall-uffiċċji tagħha fi Strasburgu, għal ammont ta’ EUR 21,5 miljun. Sar qbil dwar pagamenti fi stadji bħala l-metodu prinċipali ta’ pagament. Madankollu, sabiex iżżid il-konsum tal-baġit, l-Aġenzija emendat il-kuntratt f’Lulju 2015 biex il-pagamenti bil-quddiem isiru l-metodu preferut. Sa Novembru 2016, l-Aġenzija kienet ħallset l-ammont kollu tal-kuntratt, għalkemm kienu għadhom lanqas ġew ikkompletati nofs ix-xogħlijiet.	Għadha għaddejja
2016	F’waħda mil-laqgħat tagħha li saru fl-2016, ir-rappreżentant tal-Kummissjoni fil-Bord ta’ Tmexxija tal-Aġenzija indirizza l-problema tal-ispejjeż ta’ manutenzjoni li kienu qed jiżdiedu. Filwaqt li hemm bosta argumenti li jispjegaw dan, bħall-iżvilupp kontinwu u l-għadd akbar ta’ funzjonalitajiet tas-sistemi, il-Qorti identifikat akkwisti fejn l-Aġenzija ma ċċekkjatx x’inhi s-soluzzjoni l-aktar ekonomika. Pereżempju, l-Aġenzija xtrat liċenzja ġdida tas-softwer għal ammont ta’ EUR 4,6 miljun taħt kuntratt qafas (FWC) mingħajr ma ċċekkjat li l-kuntrattur qafas, li aġixxa bħala intermedjarju bejn l-Aġenzija u l-fornituri potenzjali tas-softwer, kien sab l-aħjar prezz.	M/A
2016	F’Mejju 2016, l-Aġenzija ffirmat FWC ma’ Konsorzju għal EUR 194 miljun għall-iżvilupp ulterjuri u l-manutenzjoni tas-Sistema ta' Informazzjoni dwar il-Viża (VIS) u tas-Sistema ta' Tqabbil Bijometriku (BMS) għal perjodu massimu ta’ sitt snin. Il-kuntratt ingħata permezz ta’ proċedura ta' akkwist pubbliku. Wieħed mir-rekwiżiti prinċipali biex l-offerenti jiġu aċċettati kien li jkollhom aċċess kummerċjali għat-teknoloġija BMS. Madankollu, billi l-kumpanija li żviluppat it-teknoloġija BMS ma kinitx kuntrattwalment obbligata li tagħti aċċess kummerċjali lil xi offerent interessat, kien hemm riskju potenzjali għall-kompetittività tal-proċedura.	M/A
2016	Bejn Marzu u Diċembru 2015, twettqet evalwazzjoni esterna tal-Aġenzija f’isem il-Kummissjoni, u r-riżultati ġew ippreżentati fir-rapport ta’ evalwazzjoni finali f’Marzu 2016. L-evalwazzjoni kkonkludiet li l-Aġenzija tikkontribwixxi għat-tmexxija operattiva tas-sistemi tal-IT Fuq skala kbira fl-ispazju ta’ libertà, sigurtà u ġustizzja, u tissodisfa l-kompiti tagħha b’mod effettiv. Sabiex it-tmexxija operattiva titjieb aktar, l-evalwaturi għamlu 64 rakkomandazzjoni, li 7 minnhom jitqiesu bħala kritiċi u 11 minnhom bħala importanti ħafna. L-Aġenzija ħejjiet pjan biex tindirizza r-rakkomandazzjonijiet, li attwalment qed jiġi implimentat.	M/A

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.26.8.

L-Aġenzija tirrikonoxxi l-kumment. Għall-akkwist b’valur medju, l-Aġenzija sistematikament tippubblika avviżi ex ante fuq is-sit web tagħha skont l-Artikolu 103(2) tar-Regolament Finanzjarju.

3.26.9.

F’Diċembru 2017, il-Kummissjoni ressqet żewġ proposti għal Regolament li jistabbilixxi qafas għall-interoperabbiltà bejn sistemi ta’ informazzjoni tal-UE (fil-fruntieri u f’żoni tal-viża kif ukoll fil-kooperazzjoni bejn il-pulizija u l-awtorità ġudizzjarja, f’żoni tal-ażil u l-migrazzjoni) Barra minn hekk, ir-rieżami tal-mandat tal-Aġenzija (fl-istadji finali li se jiġu adottati) jistabbilixxi r-responsabbiltà għall-iżvilupp ta’ azzjonijiet ta’ interoperabbiltà soġġetti għall-adozzjoni tal-proposti leġiżlattivi rilevanti. S’issa l-Aġenzija appoġġat id-diskussjonijiet fil-Grupp ta’ Esperti ta’ Livell Għoli dwar is-sistemi ta’ informazzjoni u interoperabbiltà b’għarfien tekniku espert u għarfien. Fl-istess ħin, sar studju (li għadu għaddej) sabiex ikun hemm stampa ċara relatata mal-arkitettura futura għal sistemi tal-IT interoperabbli. L-istudju jinkludi wkoll valutazzjoni tal-impatt u migrazzjoni kif ukoll pjan ta’ integrazzjoni għal komponenti tal-interoperabbiltà ta’ sistemi eżistenti u futuri.

3.26.10.

L-Aġenzija tikkonferma d-dewmien fl-implimentazzjoni ta’ proġett ta’ kostruzzjoni fi Strasburgu. Jekk jogħġbok innota li l-prepagamenti lill-kuntrattur kienu koperti b’garanziji bankarji suffiċjenti, li jinħarġu b’mod progressiv mal-aċċettazzjoni tax-xogħlijiet.

Ir-rilokazzjoni tal-persunal lejn il-bini tal-uffiċċju l-ġdid saret wara li x-xogħlijiet ġew aċċettati b’mod preliminari. Ix-xogħlijiet ta’ kostruzzjoni jkomplu fil-bini l-ieħor u huma relatati maċ-ċentru tad-data.

L-Aġenzija ffirmat kuntratt ma’ kumpanija legali esterna biex tikseb appoġġ legali għal dan il-kuntratt ta’ kostruzzjoni. Huma analizzaw il-pretensjoni tal-kuntrattur u, f’isem l-eu-LISA, irreġistraw dikjarazzjoni ta’ difiża quddiem il-Qorti Amministrattiva fi Strasburgu. Id-deċiżjoni tal-Qorti hija pendenti.

3.26.11.

L-Aġenzija tirrikonoxxi l-kumment. Jekk jogħġbok innota li l-Aġenzija tippubblika wkoll avviżi ta’ postijiet battala fuq siti web tan-Netwerk tal-Aġenziji tal-UE u fuq is-siti tat-Taħriġ tal-UE . Madankollu, ir-riżorsi finanzjarji addizzjonali huma meħtieġa għal dan il-għan sabiex ikun hemm konformità mas-sistema lingwistika tal-EPSO li tirrikjedi t-traduzzjoni ta’ avviżi ta’ postijiet battala fil-lingwi kollha tal-UE (eż. l-istima tal-ispiża tat-traduzzjoni ta’ avviż ta’ post battal fil-lingwi kollha tal-UE tammonta għal EUR 12 000).

3.26.12.

L-Aġenzija tirrikonoxxi l-kumment. Fir-rigward tas-sottomissjoni elettronika, kwistjonijiet tekniċi fil-pjattaforma ġestiti mill-KE-DĠ DIGIT impedixxew l-użu tal-għodda; bħal aġenziji oħrajn, l-Aġenzija għalhekk ma kinitx f’pożizzjoni li tuża l-pjattaforma b’mod affidabbli fl-2017. Ladarba l-pjattaforma ssir stabbli, L-Aġenzija għandha l-ħsieb li tużaha fl-attivitajiet ta’ akkwist tagħha.

3.26.13.

L-Aġenzija tirrikonoxxi s-sejbiet. L-Aġenzija għandha l-għan li tnaqqas aktar in-numru ta’ proġetti wara l-iskeda u għalhekk bdiet timplimenta azzjonijiet sabiex ittejjeb il-proċess tal-ippjanar (ara wkoll is-sejba 3.26.16.). Skont il-Qafas ta’ Indikaturi Ewlenin tal-Prestazzjoni tal-Aġenzija (numru 22) ippreżentati fir-Rapport Annwali ta’ Attività Konsolidat tal-2017, dan jirriżulta li “l-proġetti kompluti skont il-kwalità definita, l-ispiża u l-parametru tal-ħin” attwalment qiegħda 8,79 %, li hija fi ħdan il-mira definita ta’ 10 %. Barra minn dan, fl-2017, il-Metodoloġija tal-Ġestjoni tal-Proġetti tal-eu-LISA ġiet imfassla apposta u aġġornata lejn allinjament aħjar mal-istrateġija tal-Aġenzija u l-konformità mal-metodoloġija PRINCE2. Riċentement intużat Għodda ta’ Ġestjoni tal-Proġett ta’ Impriża sabiex tippermetti rapportar aktar preċiż u allokazzjoni ta’ riżorsi mtejba fl-Aġenzija kollha.

3.26.14.

L-Aġenzija tikkonferma l-livell għoli ta’ involviment ta’ kuntratturi esterni fi proġetti tal-IT (operazzjonali u korporattivi).

Dan il-livell għoli ta’ esternalizzazzjoni huwa marbut direttament mal-Komunikazzjoni tal-KE (COM (2013) 519 dwar l-Ipprogrammar ta’ riżorsi umani u finanzjarji għall-aġenziji deċentralizzati 2014-2020. Meta nħolqot l-Aġenzija fl-2012, il-pjan ta’ stabbiliment adottat ma kienx jipprevedi postijiet suffiċjenti għall-volum ta’ kompiti mogħtija lill-Aġenzija. Barra minn dan, mill-2013, il-volum ta’ kompiti taħt ir-responsabbiltà tal-Aġenzija kien żdied b’mod sostanzjali, iżda t-talbiet għal persunal addizzjonali ġew irrifjutati filwaqt li l-Aġenzija kellha timplimenta t-tnaqqis tal-persunal meħtieġ fil-Komunikazzjoni tal-KE (seba’ pożizzjonijiet b’kollox).

Sabiex tiġi żgurata s-segregazzjoni xierqa tad-dmirijiet, il-kuntratturi involuti fl-assigurazzjoni tal-kwalità mhumiex involuti fl-għoti ta’ appoġġ estern lill-ġestjoni operattiva tas-sistemi tal-IT fuq skala operazzjonali kbira.

3.26.15.

L-Aġenzija tirrikonoxxi din is-sitwazzjoni straordinarja meta membru tal-persunal wieħed kellu temporanjament jieħu f’idejh kompiti addizzjonali. Il-ħatra kienet neċessarjament minħabba n-nuqqas fit-tul tal-Kap tad-Dipartiment tal-Operazzjonijiet u r-reklutaġġ kontinwu biex tiġi sostitwita l-pożizzjoni maniġerjali battala l-oħra.

Bħala miżura ta’ mitigazzjoni, l-Aġenzija ħatret membru ieħor tal-persunal, il-Kap tal-Unità ta’ Sigurtà, bħala Kap interim ta’ Unità tal-Operazzjonijiet u l-Infrastruttura sakemm jiġi stabbilit il-maniġer reklutat ġdid b'seħħ mill-1 ta’ Lulju 2018.

3.26.16.

L-Aġenzija tirrikonoxxi l-kumment. L-evoluzzjonijiet tas-sistema jistgħu jiġu deskritti fil-qosor fit-tnedija tal-offerta tal-FWC, u b’hekk jeħtieġu n-negozjar ta’ evoluzzjonijiet speċifiċi meta r-rekwiżiti jkunu magħrufa (pereżempju, meta l-bażi legali tas-Sistemi tinbidel). Fil-qafas tar-reviżjoni tal-istrateġija ta’ akkwist tagħha, l-Aġenzija għandha tindirizza l-opzjonijiet tal-kuntratt, inkluża l-adozzjoni ta’ metodoloġija sponsorjata minn IFPUG, bil-għan li titnaqqas id-dipendenza fuq kuntrattur wieħed għall-evoluzzjonijiet. Il-pjan ta’ azzjoni għall-awditu tas-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) 2017 tal-Kummissjoni dwar il-kontrolli fuq il-proċess tal-akkwist jinkludi elementi pertinenti għal dan il-kumment.

3.26.17.

L-Aġenzija tirrikonoxxi l-kumment. Ix-xenarju u r-riskji assoċjati diġà ġew identifikati fl-2016, u riflessi fl-estimi tal-Aġenzija tad-dħul u l-infiq tal-2017. Matul is-sena, il-Bord tat-Tmexxija nżamm regolarment infurmat dwar ir-riskju u r-restrizzjonijiet tal-adozzjoni ta’ impenji globali kbar minħabba d-dewmien fl-adozzjoni tal-bażi legali tal-kompiti l-ġodda.

3.26.18.

L-Aġenzija tikkonferma l-informazzjoni.

3.27. UNITÀ TA’ KOOPERAZZJONI ĠUDIZZJARJA TAL-UNJONI EWROPEA (EUROJUST)

INTRODUZZJONI

3.27.1.

L-Unità ta’ Kooperazzjoni Ġudizzjarja tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “l-Eurojust”), li tinsab fl-Aja, ġiet stabbilita bid-Deċiżjoni tal-Kunsill 2002/187/JHA (278) bl-għan li tiġi msaħħa l-ġlieda kontra l-kriminalità organizzata serja. L-objettiv tagħha hu li ttejjeb il-koordinazzjoni ta' investigazzjonijiet u prosekuzzjonijiet transkonfinali bejn l-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea, u bejn l-Istati Membri u Stati mhux Membri.

3.27.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Eurojust (279).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-eurojust

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	44	48
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (280)	245	242
Sors: data pprovduta mill-Eurojust.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.27.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Eurojust, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (281) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (282) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.27.4.

Fl-opinjoni tagħna, il-kontijiet tal-Eurojust għas-sena li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017 jippreżentaw b'mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjoni finanzjarja tal-Eurojust fil-31 ta' Diċembru 2017, ir-riżultati tal-operazzjonijiet tagħha, il-flussi tal-flus tagħha, u l-bidliet fl-assi netti għas-sena li ntemmet dakinhar, skont ir-Regolament Finanzjarju tagħha u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni. Dawn huma bbażati fuq standards tal-kontabbiltà għas-settur pubbliku li huma aċċettati internazzjonalment.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.27.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.27.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.27.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.27.8.

L-Eurojust tippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web tagħha u fuq il-midja soċjali, iżda mhux fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), li jkun jirriżulta f’aktar trasparenza u pubbliċità u jkun jippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw avviżi ppubblikati mid-diversi Istituzzjonijiet u aġenziji Ewropej kollettivament.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.27.9.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2011

Fir-rapport għas-sena finanzjarja 2010, il-Qorti osservat li kien hemm lok biex tiġi kkunsidrata mill-ġdid id-definizzjoni tar-rwoli u r-responsabbiltajiet rispettivi bejn id-Direttur u l-Kulleġġ tal-Eurojust sabiex ir-responsabbiltajiet, li bħalissa jirriżultaw mir-Regolament Fundatur, ma jikkoinċidux. Ma ttieħdet ebda miżura korrettiva fl-2011 (283).

Għadha għaddejja

(Mhux taħt il-kontroll tal-Aġenzija)

2016

Ir-riporti ta’ approprjazzjonijiet impenjati kienu għoljin għat-Titolu II (nefqa għal attivitajiet ta’ sostenn) f’ammont ta’ EUR 6 446 530 , jiġifieri 40 % (2015: EUR 1,6 miljun jew 22 %). Dawn huma prinċipalment relatati ma’ xogħlijiet li baqgħu għaddejjin wara tmiem is-sena u ma’ xiri li kien ordnat bi tħejjija għat-trasferiment tal-Eurojust għal uffiċċji ġodda fl-2017 (EUR 4 867 482 ).

M/A

RISPOSTA TAL-EUROJUST

3.27.8.

Id-dikjarazzjoni li tikkonċerna l-fatt li l-Eurojust ma jużax l-EPSO għall-proċessi ta’ reklutaġġ hija korretta. Dan l-approċċ huwa dovut għal-limitazzjonijiet finanzjarji li jirriżultaw mir-rekwiżit tal-EPSO li jittraduċi l-avviżi ta’ postijiet battala fl-24 lingwa uffiċjali kollha tal-UE.

3.28. AĠENZIJA TAL-UNJONI EWROPEA GĦALL-KOOPERAZZJONI FL-INFURZAR TAL-LIĠI (EUROPOL)

INTRODUZZJONI

3.28.1.

L-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Kooperazzjoni fl-Infurzar tal-Liġi (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa ukoll bħala l-“Europol”), li tinsab fl-Aja, ġiet stabbilita bir-Regolament (UE) Nru 2016/794 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (284) li jissostitwixxi u jħassar id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2009/371/ĠAI (285). L-objettiv tal-Aġenzija hu li tappoġġa u ssaħħaħ l-azzjoni tal-awtoritajiet tal-pulizija u ta' servizzi oħra ta’ infurzar tal-liġi tal-Istati Membri u l-kooperazzjoni reċiproka tagħhom fil-prevenzjoni u l-ġlieda kontra l-kriminalità serja li tolqot żewġ Stati Membri jew aktar, it-terroriżmu u forom ta’ kriminalità li jolqtu interess komuni kopert minn politika tal-Unjoni.

3.28.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (286).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	104	118
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (287)	737	804
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.28.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (288) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (289) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.28.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.28.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.28.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.28.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.28.8.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.28.9.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar il-proċedura ta’ akkwist fl-Uffiċċju Ewropew tal-Pulizija (290). L-Aġenzija ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.28.10.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2016

Bħal fis-snin preċedenti, ir-riporti ta’ approprjazzjonijiet impenjati kienu għoljin għat-Titolu II (nefqa amministrattiva) f’ammont ta’ EUR 3,5 miljun, jiġifieri 39 % (2015: EUR 4,2 miljun, jiġifieri 41 %). Dawn prinċipalment jikkonċernaw in-nefqa għas-sede tal-Uffiċċju li saret fl-2016, u li se tiġi fatturata mill-Istat Ospitanti fl-2017 (EUR 2 miljun).

M/A

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.28.8.

Aktar minn 220 Uffiċjal ta’ Kollegament minn Stati Membri tal-UE, kif ukoll stati u organizzazzjonijiet terzi jaħdmu mal-Europol. Il-lingwa ta’ ħidma komuni fil-Europol kollha hija l-Ingliż, għaldaqstant, l-arranġamenti tal-lingwa interna tal-Europol, adottati mill-Bord tat-Tmexxija, jiddeterminaw li l-proċeduri ta’ reklutaġġ għandhom isiru bl-Ingliż, sakemm ma jkunx speċifikat mod ieħor. F’dan l-isfond, l-avviżi ta’ postijiet battala tal-Europol jinħarġu bl-Ingliż. L-Europol topera proċess ta’ reklutaġġ effettiv u trasparenti, b’rata ta’ postijiet battala ta’ 0 % sal-aħħar tal-2017, filwaqt li f’kull waħda mid-89 proċedura ta’ reklutaġġ li saru fl-2017, kien hemm medja ta’ 58 applikant għal kull selezzjoni. Il-pubblikazzjoni permezz tas-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO) teħtieġ traduzzjoni ta’ avviżi ta’ postijiet battala, mhux biss fl-Ingliż, iżda fil-lingwi uffiċjali tal-UE. Meta wieħed iqis l-għadd kbir ta’ avviżi ta’ postijiet battala ppubblikati kull sena, it-traduzzjoni fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE tkun tinvolvi spejjeż għoljin u dewmien fil-proċess. L-Europol tipprijoritizza n-nefqa tal-baġit tagħha fuq ħtiġijiet ta’ twassil operattiv, għaldaqstant, traduzzjoni tal-avviżi ta’ postijiet battala għal-lingwi uffiċjali kollha tal-UE, inkluża l-pubblikazzjoni permezz tal-EPSO tinbeda biss f’każijiet individwali (eż. fir-rigward ta’ Viċi Direttur(i) Eżekuttiv(i)).

3.29. AĠENZIJA TAL-UNJONI EWROPEA GĦAD-DRITTIJIET FUNDAMENTALI (FRA)

INTRODUZZJONI

3.29.1.

L-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għad-Drittijiet Fundamentali (minn hawn 'il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“FRA”), li tinsab fi Vjenna, ġiet stabbilita bir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 168/2007 (291). L-objettiv tal-Aġenzija huwa li tipprovdi lill-awtoritajiet rilevanti tal-Unjoni u tal-Istati Membri tagħha b’assistenza u b’kompetenza fl-implimentazzjoni tal-liġi tal-Unjoni relatata mad-drittijiet fundamentali.

3.29.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (292).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	21	23
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (293)	105	108
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.29.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (294) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (295) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.29.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.29.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.29.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.29.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.29.8.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi tagħhom, inklużi l-pożizzjoni ġerarkika u l-indipendenza tal-uffiċjali tal-kontabbiltà tagħhom. Fl-Aġenzija, is-superjur ġerarkiku tal-uffiċjal tal-kontabbiltà huwa l-Kap tas-Servizzi Korporattivi. Aħna jidhrilna li jeħtieġ li l-indipendenza tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tissaħħaħ billi dan jibda jirrapporta direttament lid-Direttur (amministrattiv) u lill-Bord Governattiv (funzjonali) tal-Aġenzija.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.29.9.

Fl-2017, l-Aġenzija ltaqgħet ma’ xi diffikultajiet fl-akkwist ta’ studji minħabba li l-istima tas-suq ma kinitx realistika. Kien hemm mill-inqas tliet sejħiet miftuħa għall-offerti li ma rnexxewx minħabba li l-Aġenzija rċeviet biss offerti, tal-kwalità meħtieġa, li l-valur tagħhom kien sinifikattivament ogħla mill-valur massimu ddefinit tal-kuntratt. Eventwalment, dawn il-kuntratti ngħataw permezz ta’ proċedura oħra wara li l-Aġenzija irrevediet l-ispeċifikazzjonijiet tas-sejħiet għall-offerti. Dan irriżulta fi spejjeż amministrattivi addizzjonali għall-Aġenzija, u affettwa t-twaqqit tal-operazzjonijiet.

3.29.10.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (296), (297). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet introduċiet l-għodod għall-fatturazzjoni elettronika għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti jew għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN U TAL-EVALWAZZJONI ESTERNA

3.29.11.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni wettaq awditu dwar il-governanza u l-etika fl-Aġenzija (298). L-Aġenzija ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

3.29.12.

Evalwazzjoni esterna tal-prestazzjoni tal-FRA matul il-perjodu mill-2013 sal-2017, twettqet fl-2017 f'isem il-Kummissjoni (299). L-Aġenzija ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.29.13.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl- Anness .

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2016

(Sotto)delegazzjonijiet formali minn uffiċjali awtorizzanti (b’delega) ma kinux dejjem konsistenti mad-drittijiet ta’ awtorizzazzjoni għat-tranżazzjonijiet fis-sistema ta’ fluss tax-xogħol ABAC.

Ikkompletata

2016

Ir-riporti ta’ approprjazzjonijiet impenjati kienu għoljin għat-Titolu III (nefqa operazzjonali) f’ammont ta’ EUR 5,2 miljun, jiġifieri 68 % (2015: EUR 5,7 miljun, jiġifieri 70 %). Dawn prinċipalment jirriflettu n-natura tal-attivitajiet li jinvolvu l-finanzjament ta’ studji li jdumu għaddejjin għal bosta xhur, u spiss jibqgħu sejrin anke wara tmiem is-sena. L-Aġenzija tista’ tqis il-possibbiltà li tintroduċi approprjazzjonijiet baġitarji differenzjati biex jiġu riflessi aħjar kemm in-natura pluriennali tal-operazzjonijiet kif ukoll id-dewmien inevitabbli bejn l-iffirmar tal-kuntratti, il-konsenji u l-pagamenti.

Għadha għaddejja

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.29.8.

Wara r-riorganizzazzjoni tal-Aġenzija, li se tiġi finalizzata sal-aħħar tal-2018, il-pożizzjoni tal-Uffiċjal tal-Kontabilità se titqiegħed taħt ir-responsabbiltà amministrattiva tad-Direttur, li jirrapporta direttament lill-Bord tat-Tmexxija (kif dejjem sar). Sabiex jinżammu s-sinerġiji eżistenti, l-Uffiċjal tal-Kontabilità se jkompli jaħdem mill-qrib mas-Servizzi Korporattivi.

3.29.9.

L-istudji kollha kkonċernati tniedu bħala sejħiet miftuħa għall-offerti u għaldaqstant kienu miftuħin għall-operaturi ekonomiċi kollha. It-tipi ta’ studji kbar imwettqa mill-FRA huma pjuttost uniċi fl-UE, meta wieħed iqis kemm is-suġġett kif ukoll il-ħtieġa li dawn jitwettqu fl-Istati Membri kollha tal-UE. Barra minn hekk, l-Aġenzija għandha fondi disponibbli limitati għal dawn l-azzjonijiet. Madankollu, meta tniedi sejħiet għall-offerti bħal dawn fil-futur, l-Aġenzija se tikkunsidra twettaq riċerka dwar is-suq; tirrieżamina, jekk ikun meħtieġ, ir-rekwiżiti tekniċi; u jekk ikun possibbli, tevalwa mill-ġdid il-prijorità tal-istudji li jenħtieġ jitwettqu. Minkejja dan ta’ hawn fuq, disponibbiltà ta’ aktar fondi għan-nefqa operattiva tiffaċilita b’mod konsiderevoli din il-problema.

3.29.10.

Mill-01/01/2019 l-akkwist elettroniku u s-sottomissjoni elettronika se jkunu obbligatorji. Fl-2018, l-Aġenzija bdiet il-proċess li tintroduċi sistemi bħal dawn u dawn se jkunu disponibbli sal-iskadenza ddikjarata.

3.30. AĠENZIJA EWROPEA GĦALL-GWARDJA TAL-FRUNTIERA U TAL-KOSTA (FRONTEX)

INTRODUZZJONI

3.30.1.

L-Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“Frontex”), inħolqot bir-Regolament (UE) Nru 2016/1624 (300) tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (ir-“Regolament fundatur il-ġdid”) li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 2007/2004 (301). L-Aġenzija ġiet żviluppata mill-Aġenzija Ewropea għall-Ġestjoni ta’ Kooperazzjoni Operazzjonali fil-Fruntieri Esterni tal-Istati Membri u żammet l-isem qasir “Frontex” u s-sede tal-kwartieri ġenerali tagħha f'Varsavja. Ir-Regolament Fundatur il-ġdid jestendi l-mandat tal-Aġenzija u jinkarigaha biex tiżgura ġestjoni integrata Ewropea tal-fruntieri esterni bil-ħsieb li jkun hemm ġestjoni effiċjenti tal-qsim tal-fruntieri esterni. Dan jinkludi l-indirizzar tal-isfidi migratorji u t-theddidiet futuri potenzjali f'dawk il-fruntieri, u b'hekk jingħata kontribut biex tiġi indirizzata l-kriminalità serja b'dimensjoni transfruntiera, biex jiġi żgurat livell għoli ta' sigurtà interna fl-Unjoni, b'rispett sħiħ tad-drittijiet fundamentali, filwaqt li jiġi ssalvagwardjat il-moviment liberu tal-persuni fi ħdanha.

3.30.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (302).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	251	281
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (303)	365	526
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.30.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (304) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (305) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.30.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.30.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.30.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Kwistjoni oħra

3.30.7.

L-infiq għall-għotjiet tal-Aġenzija żdied konsiderevolment minn EUR 123 miljun (2016) għal EUR 167 miljun (2017). Għall-kuntrarju tas-snin preċedenti, fl-2017 l-Aġenzija ma wettqitx verifikazzjonijiet ex post fuq ir-rimborżi tal-infiq għall-għotjiet. L-Aġenzija tqis li kien sar titjib fil-verifikazzjonijiet ex ante li jitwettqu qabel ir-rimborż u, li, peress li l-kopertura ex ante laħqet ċertu livell, hija attwalment tista’ tipprovdi l-aċċertament meħtieġ. Madankollu, il-Qorti ilha tirrapporta konsistentement mill-2014 li l-prova tal-infiq, iddikjarata mill-pajjiżi li jikkooperaw, spiss mhijiex suffiċjenti u dan ġie kkonfermat ukoll mir-riżultati tal-awditjar ta’ din is-sena (ara l-paragrafi 3.30.12 u 3.30.13).

3.30.8.

Fl-2016, il-Qorti rrakkomandat li l-Aġenzija twettaq analiżi bir-reqqa biex tidentifika l-mekkaniżmu ta’ finanzjament l-aktar xieraq (306). F’dan ir-rigward, il-Qorti tosserva li fi tmiem l-2017 il-Bord Amministrattiv iddeċieda li jespandi l-użu tal-ispejjeż unitarji minflok ir-rimborżi tal-ispejjeż reali għall-attivitajiet operazzjonali. B’mod parallel, fl-2018 tnieda proġett pilota dwar id-definizzjoni tal-ispejjeż unitarji għall-assi użati mill-pajjiżi li jikkooperaw. Barra minn hekk, f’Ġunju 2017, il-Bord Amministrattiv approva struttura organizzazzjonali ġdida tal-Aġenzija li kellha tidħol fis-seħħ mill-2018 u li tinkludi l-ħolqien ta’ Uffiċċju ta’ Spezzjoni u Kontroll ġdid li jirrapporta direttament lid-Direttur Eżekuttiv u lill-Bord Amministrattiv, sabiex l-organizzazzjoni eżistenti tiġi adattata għall-mandat il-ġdid (ara l-paragrafu 3.30.9.).

3.30.9.

B'rispons għall-kriżi tal-migrazzjoni li l-Unjoni qed tiffaċċja, il-mandat tal-Aġenzija ġie estiż b'mod konsiderevoli fl-2016. Il-baġit tal-Aġenzija żdied b’75 % fl-2016 u dak għall-2017 reġa’ kien 21 % ogħla mis-sena preċedenti. Fl-2016, il-persunal żdied bi 18 % u bi 43 % oħra fl-2017 meta mqabbel mas-sena preċedenti. Is-sistemi u l-proċeduri għadhom fil-proċess li jiġu adattati għall-mandat il-ġdid u għaċ-ċirkustanzi l-ġodda. Il-kummenti li ġejjin, li ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti, iridu jinqraw fil-kuntest tal-isfidi li l-Aġenzija kellha tiffaċċja.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-LEGALITÀ U R-REGOLARITÀ TAT-TRANŻAZZJONIJIET

3.30.10.

Wara sejħa miftuħa għall-offerti l-Aġenzija rċeviet erba’ offerti għal servizzi tat-trasport bil-laneċ biex il-migranti jiġu ttrasportati fil-Greċja. Tliet offerti ssodisfaw il-kriterji tal-għażla filwaqt li waħda ġiet eskluża. L-uniku kriterju għall-għoti ta’ kuntratt kien il-prezz. F’April 2017, l-Aġenzija ffirmat kuntratt qafas ta’ EUR 2 miljun għal perjodu ta’ tliet snin mal-kumpanija tat-trasport bil-laneċ li offriet l-aktar prezz baxx. Madankollu, il-kapaċità ta’ trasport tal-kuntratturi kienet limitata f’ċerti staġuni u dawn kellhom diffikultajiet biex iwettqu l-kuntratt, li wassal biex l-Aġenzija tikkanċella l-kuntratt lejn tmiem l-2017. Sabiex tiżgura l-kontinwità tas-servizz, f’Novembru 2017, l-Aġenzija ffirmat kuntratt qafas ġdid li ammonta għal EUR 1,8 miljun għall-perjodu li kien fadal mal-offerent ikklassifikat fit-tieni post li kien offra l-prezz it-tieni l-aktar baxx. Minflok ma l-Aġenzija nnegozjat il-kundizzjonijiet għal dan il-kuntratt ta’ sostituzzjoni mal-offerenti li kklassifikaw fit-tieni u fit-tielet post, hija ffirmat il-kuntratt il-ġdid fuq il-bażi tal-offerta oriġinali li ġiet ippreżentata mill-offerent ikklassifikat fit-tieni post. L-għoti dirett tal-kuntratt ta’ sostituzzjoni kien irregolari, peress li l-proċedura inizjali ta' akkwist kienet ingħalqet u ma saret l-ebda proċedura nnegozjata sabiex jintlaħaq ftehim dwar il-kundizzjonijiet kuntrattwali li kienu jkunu japplikaw sakemm proċedura miftuħa ġdida setgħet tiġi kkompletata. Fl-2017, ma sar l-ebda pagament taħt dan il-kuntratt ta’ sostituzzjoni.

3.30.11.

Ir-Regolamenti tal-Persunal jipprovdu li, fil-każ ta' proċedura tal-għażla esterna, il-persunal temporanju jista' jiġi rreklutat biss fil-gradi SC 1 sa SC 2, AST 1 sa AST 4 jew AD 5 sa AD 8 (307). Fl-2017, l-Aġenzija rreklutat 2 membri tal-persunal fi gradi AST aktar għoljin (14 fl-2016). Ir-reklutaġġ f'dawn il-gradi huwa irregolari.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-KONTROLLI INTERNI

3.30.12.

Fl-2017, l-Aġenzija ffinanzjat appoġġ lill-Gwardji tal-Kosta tal-Iżlanda għall-iskjerament ta’ ajruplan fil-Greċja. Qabel ma rrimborżat l-infiq ikklejmjat mill-Iżlanda, l-Aġenzija talbet li jiġu pprovduti fatturi bħala evidenza għal kategorija waħda ta’ nfiq iddikjarat. Għalkemm il-fatturi qatt ma ġew ipprovduti, l-Aġenzija rrimborżat madwar EUR 440 000. Għalhekk, f’dan il-każ, il-verifikazzjoni ex ante kienet ineffettiva.

3.30.13.

L-Aġenzija kkofinanzjat ukoll l-iskjerament ta’ ajruplan użat mill-Gwardja Ċivili Spanjola. Fin-nuqqas ta’ dokumentazzjoni li ssostni l-ispejjeż ikklejmjati għall-ispezzjonijiet u l-manutenzjoni, l-Aġenzija rrimborżat EUR 430 000 fuq il-bażi ta’ spiża medja għal kull siegħa ta’ titjir. L-ispiża medja ġiet ikkalkulata skont il-limiti massimi tal-ispejjeż użati fil-kuntratti ffirmati bejn l-awtoritajiet Spanjoli u l-kuntratturi privati għax-xogħlijiet ta’ spezzjoni u ta’ manutenzjoni. Hemm ir-riskju li l-ispiża reali mġarrba kienet aktar baxxa mill-ammont li ġie rrimborżat.

3.30.14.

Għalkemm l-Aġenzija ilha li ttrażlokat għall-bini attwali tagħha mill-2014, hija għad ma għandhiex Pjan tal-Kontinwità tan-Negozju komprensiv approvat mill-Bord Amministrattiv.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

3.30.15.

L-Aġenzija reġgħet ikkanċellat ammont kbir ta’ approprjazzjonijiet impenjati riportati mis-sena preċedenti għal rimborżi ta’ infiq lil pajjiżi li jikkooperaw f’operazzjonijiet konġunti, jiġifieri EUR 7,7 miljun jew 16,5 % (2016: EUR 5,6 miljun, jiġifieri 17,6 %). Dan juri li l-pajjiżi li jikkooperaw reġgħu stmaw konsiderevolment b’mod eċċessiv l-infiq li jrid jiġi rrimborżat mill-Aġenzija. Minkejja l-fatt li r-riporti għall-operazzjonijiet konġunti kellhom jiġu kkanċellati għal sentejn konsekuttivi, fl-2017 l-Aġenzija ttrasferiet EUR 9,6 miljun minn linji baġitarji oħra għall-operazzjonijiet konġunti, u b’hekk ikkontribwiet għal riport ġdid li ammonta għal EUR 40,5 miljun. L-operazzjonijiet konġunti jirrappreżentaw 69 % tal-approprjazzjonijiet totali li ġew ikkanċellati fl-2017 (EUR 11,1 miljun) u 46 % tal-approprjazzjonijiet totali li ġew riportati għas-sena 2018 (EUR 87,6 miljun).

3.30.16.

Fl-2017, l-approprjazzjonijiet disponibbli għall-operazzjonijiet ta’ ritorn ammontaw għal EUR 66,5 miljun. Madankollu, l-operazzjonijiet ma żammewx il-pass mal-approprjazzjonijiet disponibbli. Għalhekk, l-Aġenzija rritornat EUR 13,5 miljun, jiġifieri 20,3 % (2016: EUR 23 miljun, jiġifieri 37,5 %) lill-Kummissjoni. Minbarra dan, l-Aġenzija rritornat EUR 4 miljun mit-Titolu I tal-baġit (nefqa għall-persunal), billi ma setgħetx tirrekluta l-għadd ippjanat ta’ impjegati ġodda fl-2017.

3.30.17.

Il-baġit inizjali tal-Aġenzija għall-2017 kien jinkludi riżerva operazzjonali finanzjarja statutorja ta’ EUR 8,8 miljun għall-finanzjament tal-istazzjonament ta’ interventi rapidi fil-fruntiera u interventi ta' ritorn (308). Madankollu, f’Settembru u għal darb’oħra f’Ottubru 2017, l-Aġenzija ttrasferiet EUR 1,9 miljun (li ammontaw għal EUR 3,8 miljun) mir-riżerva għall-baġit operazzjonali tagħha biex tiffinanzja attivitajiet oħra. Dawn iż-żewġ trasferimenti mhumiex konformi mar-regolament finanzjarju tal-Aġenzija.

3.30.18.

Il-baġit tal-Aġenzija għall-2017 kien jinkludi riżerva mhux statutorja ta’ EUR 11,9 miljun għal ħtiġijiet operazzjonali imprevedibbli. B’segwitu għat-trasferimenti minn linji baġitarji oħra u emenda tal-baġit, il-fondi li ntużaw taħt ir-riżerva ammontaw għal EUR 24,7 miljun, jiġifieri 8,1 % tal-baġit inizjali. Madankollu, l-Aġenzija użat ir-riżerva prinċipalment biex tiffinanzja l-operazzjonijiet standard (EUR 8,4 miljun) kif ukoll biex tiffinanzja proġett relatat mas-sorveljanza mill-ajru ppilotata mill-bogħod (droni, EUR 7 miljun) li għalihom kienet ibbaġitjat EUR 1,1 miljun biss. L-ibbaġitjar u l-użu ta’ riżervi mhux statutorji mhumiex konformi mal-prinċipju tas-speċifikazzjoni baġitarja u jnaqqas it-trasparenza tal-baġit.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.30.19.

L-Aġenzija tippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web tagħha u fuq mezzi oħra, iżda mhux fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), li jkun jirriżulta f’aktar trasparenza u pubbliċità u jkun jippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw avviżi ppubblikati mid-diversi Istituzzjonijiet u aġenziji Ewropej kollettivament.

3.30.20.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (309), (310). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-verżjoni elettronika tal-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Skont il-Kummissjoni, sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet introduċiet l-għodod għall-fatturazzjoni elettronika u għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.30.21.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjonijiet korrettivi li ttieħdu b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2013	Id-dikjarazzjonijiet tal-fornituri fi tmiem is-sena ġew rikonċiljati b'diffikultà konsiderevoli. Hemm ħtieġa għal monitoraġġ tal-bilanċi tal-fornituri b'mod aktar regolari u għal analiżi tad-differenzi b'mod aktar f'waqtu.	Għadha għaddejja
2013	Il-Frontex bdiet topera fl-2005 u, sal-lum, ħadmet fuq il-bażi ta' korrispondenza u skambji mal-Istat Membru ospitanti. Madankollu, ma ġiex iffirmat ftehim komprensiv dwar il-kwartieri ġenerali bejn l-Aġenzija u l-Istat Membru. Ftehim bħal dan ikompli jippromwovi t-trasparenza fir-rigward tal-kundizzjonijiet li taħthom joperaw l-Aġenzija u l-persunal tagħha.	Ikkompletata
2014	Ġie osservat titjib konsiderevoli kemm fil-verifikazzjonijiet ex ante kif ukoll f'dawk ex post tal-infiq ikklejmjat mill-pajjiżi li jikkooperaw taħt ftehimiet ta' għotja. Madankollu, id-dokumentazzjoni mill-pajjiżi li jikkooperaw li ssostni l-infiq ikklejmjat mhux dejjem tkun suffiċjenti. Barra minn hekk, ma ntalab l-ebda ċertifikat tal-awditjar, għalkemm ir-regoli ta' applikazzjoni tar-Regolament Finanzjarju tal-UE jirrakkomandaw dan għall-għotjiet ogħla minn limiti speċifiċi (311). Ċertifikati tal-awditjar iżidu aktar aċċertament dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet tal-għotjiet.	Għadha għaddejja għall-verifikazzjonijiet ex ante u ex post Ikkompletata għaċ-ċertifikati tal-awditjar
2014	L-għadd għoli u dejjem jiżdied ta' ftehimiet ta' għotja u l-kobor tal-infiq relatat li għandu jiġi vverifikat u rimborżat mill-Frontex iqajmu l-mistoqsija dwar jekk jistgħux jintużaw mekkaniżmi ta' finanzjament alternattivi li huma aktar effiċjenti u kosteffettivi.	Għadha għaddejja (312)
2014	Hemm il-ħtieġa li jiġi raffinat il-kalkolu tal-kontribuzzjonijiet mill-pajjiżi assoċjati ma' Schengen (l-Iżvizzera, il-Liechtenstein, l-Iżlanda u n-Norveġja) biex jiġu riflessi aħjar id-dispożizzjonijiet legali relatati (313). Pereżempju, jenħtieġ li l-kalkolu jkun ibbażat fuq is-sussidju annwali finali minflok fuq dak ibbaġitjat riċevut mill-Kummissjoni.	Ikkompletata
2015	L-awditu ex post fl-Iżlanda li twettaq mill-Aġenzija f'Ottubru 2015 qabad pagamenti irregolari li ammontaw għal total ta' EUR 1,4 miljun u li kienu relatati mad-deprezzament ta' bastiment li pparteċipa f'seba' operazzjonijiet konġunti mill-2011 sal-2015. Il-gwardja tal-kosta tal-Iżlanda kien ikklejmja rimborż tad-deprezzament għal dak il-bastiment minkejja li dan kien qabeż il-limitu tat-terminu utli previst fil-linji gwida tal-Aġenzija. Filwaqt li l-Aġenzija għandha d-dritt li tirkupra pagamenti irregolari li jkunu saru fl-aħħar ħames snin, hija ħabbret li se tirkupra biss il-pagamenti li saru minn Jannar 2015 'il hawn, li jammontaw għal EUR 0,6 miljun.	Għadha għaddejja
2015	Il-Fond għas-Sigurtà Interna (FSI) ġie stabbilit għall-perjodu 2014-20. Huwa magħmul minn żewġ strumenti, FSI – Fruntieri u Viżi kif ukoll FSI – Pulizija, li taħthom hemm EUR 2,8 biljun u EUR 1 biljun disponibbli għall-finanzjament ta' azzjonijiet rispettivament. Taħt FSI – Fruntieri u Viżi, il-Kummissjoni tirrimborża xirjiet, imwettqa mill-Istati Membri, ta' mezzi bħalma huma vetturi jew bastimenti kif ukoll spejjeż operazzjonali bħall-konsum tal-fjuwil jew il-manutenzjoni. L-Aġenzija tirrimborża wkoll spejjeż bħal dawn lil parteċipanti f'operazzjonijiet konġunti. Għalhekk, hemm riskju ta' finanzjament doppju li mhuwiex qed jiġi indirizzat (314).	Għadha għaddejja
2015	L-Istati li jipparteċipaw f'operazzjonijiet tal-fruntieri jiddikjaraw l-ispejjeż li jkunu ġġarrbu fuq il-bażi ta' fuljetti ta' kklejmjar tal-ispejjeż li jinkludu “spejjeż fissi” (deprezzament u manutenzjoni), “spejjeż varjabbli” (fil-biċċa l-kbira fjuwil) u “spejjeż tal-missjonijiet” (fil-biċċa l-kbira allowances u spejjeż oħra tal-ekwipaġġ). L-ispejjeż iddikjarati huma bbażati fuq valuri reali u jsegwu standards nazzjonali, u dan iwassal għal approċċi diverġenti fost l-Istati parteċipanti li joħloq sistema partikolarment oneruża għall-partijiet kollha involuti. Fir-Rapport Speċjali Nru 12/2016 tagħha, il-Qorti rrakkomandat li jenħtieġ li l-aġenziji jużaw possibbiltajiet ta' spejjeż simplifikati kull meta xieraq, biex jiġu evitati ineffiċjenzi bħal dawn (315).	Għadha għaddejja
2016	Ir-Regolament fundatur preċedenti tal-Aġenzija, li kien fis-seħħ sal-5 ta' Ottubru 2016, ippreveda l-finanzjament ta' operazzjonijiet ta' ritorn imwettqa mal-pajjiżi parteċipanti. Operazzjonijiet nazzjonali ta' ritorn saru eliġibbli biss taħt ir-Regolament Fundatur il-ġdid. Madankollu, matul il-perjodu minn Jannar sa Ottubru 2016, l-Aġenzija ffinanzjat operazzjonijiet nazzjonali ta' ritorn għal ammont ta' EUR 3,6 miljun. Dawn il-pagamenti huma irregolari.	M/A
2016	Ir-Regolamenti tal-Persunal jipprovdu li, fil-każ ta' proċedura tal-għażla esterna, il-persunal temporanju jista' jiġi impjegat biss fi gradi SC 1 sa SC 2, AST 1 sa AST 4 jew AD 5 sa AD 8 (316). Fl-2016, l-Aġenzija rreklutat 14-il membru tal-persunal fi gradi AST ogħla. Ir-reklutaġġ f'dawn il-gradi huwa irregolari.	Pendenti
2016	Il-livell ta' riporti għall-approprjazzjonijiet impenjati żdied għat-Titolu II (nefqa amministrattiva) għal ammont ta' EUR 6,4 miljun, jiġifieri 43 % (2015: EUR 3,2 miljun, jiġifieri 38 %), u t-Titolu III (nefqa operazzjonali) għal ammont ta' EUR 67,3 miljun, jiġifieri 37 % (2015: EUR 40,2 miljun, jiġifieri 35 %). Ir-raġuni prinċipali hija kuntratti u operazzjonijiet li jestendu lil hinn minn tmiem is-sena. L-Aġenzija tista’ tqis il-possibbiltà li tintroduċi approprjazzjonijiet baġitarji differenzjati biex jiġi rifless aħjar id-dewmien inevitabbli bejn l-impenji legali, l-implimentazzjoni ta' kuntratti u l-pagamenti relatati.	Għadha għaddejja
2016	Il-livell ta' riporti kkanċellati mill-2015 kien għoli għat-Titolu III (nefqa operazzjonali) f'ammont ta' EUR 6,4 miljun, jiġifieri 16 %, minħabba stima eċċessiva tal-ispejjeż għall-2015 li kienu għad iridu jiġu rimborżati lill-pajjiżi parteċipanti fl-2016. Mill-pajjiżi li jikkooperaw, hemm ħtieġa li jinkisbu stimi aktar preċiżi tal-ispejjeż kif ukoll rappurtar aktar f'waqtu tal-ispejjeż.	Għadha għaddejja
2016	Taħt il-mandat estiż tal-Aġenzija, tingħata importanza kbira għall-operazzjonijiet ta' ritorn, u għal dawn kienu ġew assenjati EUR 63 miljun fil-baġit 2016 tagħha. Madankollu, EUR 23 miljun, jiġifieri 37,5 %, tħallsu lura lill-baġit tal-UE peress li twettqu inqas operazzjonijiet ta' ritorn milli kien previst. Id-dewmien sinifikanti tal-proċedura ta' akkwist għal kuntratt qafas ta' EUR 50 miljun, għall-kiri ta' inġenji tal-ajru u ta’ servizzi relatati għall-operazzjonijiet ta' ritorn tal-Frontex, ikkontribwixxa għal din is-sitwazzjoni u jkompli jaffettwa l-għadd ta' operazzjonijiet ta' ritorn li l-Aġenzija torganizza. Filwaqt li t-tnedija ta' din il-proċedura ta' akkwist kienet ippjanata għal Marzu 2016, sa tmiem is-sena din ma kinitx inbdiet.	M/A
2016	Fit-22 ta' Diċembru 2015, il-Kummissjoni u l-Aġenzija, li hija kobenefiċjaru u koordinatur ta' tliet kobenefiċjarji oħra (l-EASO, l-IOM u l-UNHCR) (317), iffirmaw ftehim ta' għotja, li kien jammonta għal EUR 5,5 miljun, dwar appoġġ reġjonali għall-ġestjoni tal-migrazzjoni sensittiva għal kwistjonijiet ta' protezzjoni fil-Balkani tal-Punent u t-Turkija għal perjodu ta' tliet snin li beda fl-1 ta' Jannar 2016. Madankollu, ftehimiet ta' kooperazzjoni mat-tliet sħab (impenji legali) li kienu ammontaw għal EUR 3,4 miljun ma ġewx iffirmati qabel il-perjodu bejn Awwissu u Novembru 2016. Għal tnejn mill-ftehimiet, l-impenji baġitarji, li kien imisshom irrilaxxaw il-fondi qabel ma saru l-impenji legali, ma ġewx iffirmati qabel Ottubru u Diċembru 2016. Barra minn hekk, l-impenji baġitarji ammontaw għal EUR 1,2 miljun, u b'hekk il-pagamenti ta' prefinanzjament biss ġew koperti. Din il-proċedura tikser ir-regoli tar-Regolament Finanzjarju dwar il-ġestjoni baġitarja, u l-iffirmar tardiv tal-ftehimiet ikkawża inċertezza għall-kooperazzjoni operazzjonali bejn is-sħab.	M/A
2016	It-tabella tal-persunal tal-Aġenzija għall-2016 tipprevedi 275 post għal uffiċjali u aġenti temporanji (318). Sa tmiem l-2016, imtlew biss 197 minn dawn il-postijiet, jiġifieri 71 %, prinċipalment minħabba l-fatt li 50 post ġdid ma ġewx stabbiliti qabel Ottubru 2016 u r-reklutaġġ għad irid jiġi kkompletat. Tradizzjonalment, l-Aġenzija tesperjenza diffikultajiet biex issib persunal bil-profil meħtieġ, parzjalment minħabba l-koeffiċjent tal-korrezzjoni tas-salarji (66,7 %).	Għadha għaddejja
2016	Wara l-estensjoni tal-mandat tagħha, il-persunal tal-Aġenzija se jiżdied b'aktar mid-doppju fl-għadd, minn 365 fl-2016 għal 1 000 fl-2020 (319). Din iż-żieda ma kinitx ibbażata fuq stima bir-reqqa tal-ħtiġijiet.	M/A
2016	Iż-żieda ppjanata fil-persunal se tirrikjedi spazju addizzjonali għal uffiċċji. L-Aġenzija qed tanalizza l-għażliet biex tindirizza l-ħtiġijiet, flimkien mal-Kummissjoni u l-pajjiż ospitanti.	Ikkompletata

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

KUMMENTI DWAR IL-LEGALITÀ U R-REGOLARITÀ TAT-TRANŻAZZJONIJIET

3.30.10.

Wara d-deċiżjoni tal-Frontex rigward it-terminazzjoni tal-kuntratt, il-kontinwazzjoni tas-servizzi kellha tiġi żgurata, sakemm jintgħażel kuntrattur ġdid.

Minħabba l-limitazzjonijiet tas-suq fir-reġjun għas-servizzi meħtieġa (ftit operaturi ekonomiċi), l-għażla l-aktar xierqa identifikata kienet li jintuża “kuntratt tranżitorju” mat-tieni l-aħjar kumpanija fil-proċedura ta’ sejħa għall-offerti inizjali għall-għażla ta’ operaturi tal-laneċ. Għalhekk din ma kinitx kontinwazzjoni ta’ proċedura ta’ sejħa għall-offerti diġà magħluqa. Il-Frontex qieset li l-kumpanija diġà kellha esperjenza fil-provvista ta’ servizzi bil-laneċ lill-Frontex b’rispons pożittiv ħafna; il-lanċa proposta kienet tissodisfa r-rekwiżiti tekniċi minimi kollha. Il-kuntrattur kien lest li jipprovdi s-servizzi taħt l-istess kundizzjonijiet meħtieġa u offruti matul l-ewwel proċedura ta’ sejħa għall-offerti.

F’Novembru 2017 ġiet iffirmata eċċezzjoni li tispjega r-raġuni wara din id-deċiżjoni. Il-kuntratt tranżitorju kien iffirmat miż-żewġ partijiet f’Diċembru 2017 u daħal fis-seħħ f’Jannar 2018.

L-użu tal-kriterju tal-prezz bħala l-uniku kriterju ġie analizzat bir-reqqa u bbażat fuq l-esperjenza ta’ Frontex mill-aħħar sentejn ta’ ordnar ta’ laneċ għall-operazzjonijiet ta’ riammissjoni bejn il-gżejjer Griegi u t-Turkija. Il-limitazzjonijiet tas-suq fiż-żona ġeografika – numru limitat ħafna ta’ operaturi disponibbli b’offerta limitata ta’ laneċ – għamlu l-użu ta’ kriterji tal-għoti kwalitattivi mhux adattat. Is-servizzi li kienet teħtieġ il-Frontex kienu vjeġġi qosra bejn il-gżejjer Griegi u t-Turkija għar-riammissjoni ta’ persuni rimpatrijati taħt il-Ftehim ta' Riammissjoni bejn l-UE u t-Turkija, waqt li jiġi żgurat li dawn l-operazzjonijiet jitwettqu f’ambjent sigur u b’rispett sħiħ tad-drittijiet fundamentali.

3.30.11.

Skont l-aħħar paragrafu tal-Artikolu 31.2 tar-Regolamenti tal-Persunal (“…Biex ikunu indirizzati l-bżonnijiet speċifiċi tal-istituzzjonijiet, il-kondizzjonijiet tas-suq tax-xogħol li jeżistu fl-Unjoni jistgħu jkunu kkunsidrati wkoll meta jkunu reklutati l-uffiċjali…”), il-Frontex qieset il-kundizzjonijiet tas-suq tax-xogħol (= koeffiċjent ta’ korrezzjoni baxx vs l-esperjenza professjonali meħtieġa) u allokat gradi ogħla fil-grupp ta’ funzjonijiet AST. Dan kien kompletament rifless fil-pjanijiet ta’ stabbiliment (li huma parti integrali mill-baġit) u qatt ma tqajmu dubji dwaru mill-awtoritajiet tal-baġit.

Minn Marzu 2017 il-Frontex mhix qed taħtar kandidati esterni għal gradi ogħla minn AST4.

KUMMENTI DWAR IL-KONTROLLI INTERNI

3.30.12.

L-ispejjeż tal-ispezzjonijiet/manutenzjoni huma definiti bħala “Spejjeż relatati mal-ispezzjonijiet/manutenzjoni kollha (…) matul il-ħajja sħiħa tal-mezz (…). Rata bbażata fuq data pprovduta mill-manifattur jew mit-taqsima tal-manutenzjoni tal-awtorità li tuża l-mezz”.

Għalhekk l-ispiża fis-siegħa jista’ jkollha forma ta’ dikjarazzjoni ta’ kostijiet ipprovduta mill-benefiċjarji bbażata fuq l-estimi tal-manifattur, jew fuq prezz ibbażat fuq l-ispejjeż reali mġarrba fis-snin preċedenti, jew fuq stima tal-ispiża magħmula mid-data ta’ referenza ta’ mezzi simili jekk l-assi jkun ġdid u m’hemmx data disponibbli. Il-provvediment ta’ fatturi (jew, minħabba l-ammont ta’ data, rekords kontabilistiċi ekwivalenti) huwa possibbli biss jekk il-prezz kull siegħa huwa stabbilit fuq il-bażi tal-ispejjeż attwali mġarrba fis-sena ta’ referenza. Madankollu, hemm għażla wkoll għall-benefiċjarju li jistabbilixxi rata fis-siegħa bbażata fuq prezzijiet ta’ referenza jekk il-fatturi attwali ma jkunux disponibbli.

Dan kien il-każ għall-ħlas magħżul peress li l-Gwardja tal-Kosta tal-Iżlanda tat stima lil Frontex tal-ispiża tal-manutenzjoni fis-siegħa. Id-dokumenti pprovduti mill-Gwardja tal-Kosta tal-Iżlanda jirriflettu s-sejbiet ta’ kontrolli ex-post imwettqa fl-Iżlanda fl-2015, meta t-tim ta’ kontroll ex-post tal-Frontex żar iċ-ċentru ta’ manutenzjoni u vverifika d-dokumenti ppreżentati mill-Gwardja tal-Kosta tal-Iżlanda li fuqhom kienu bbażati l-metodoloġiji tal-kalkolu tagħha.

Għaldaqstant fil-fehma tal-Frontex id-dokument ippreżentat mill-Iżlanda jagħti raġunijiet suffiċjenti għall-approvazzjoni tal-infiq.

3.30.13.

L-ammont totali ta’ prezz fis-siegħa għall-ispezzjonijiet/manutenzjoni kollha ta’ ajruplan bil-ġwienaħ fissi jikkonsisti fi tliet kuntratti bl-arranġamenti speċifiċi tagħhom:

—

Manutenzjoni tal-magni – il-kuntratt ġie ffirmat għall-ammont massimu ta’ EUR 9 010 475,50; madankollu l-bażi għall-pagamenti hija l-prezz fis-siegħa tal-manutenzjoni ta’ magna waħda. Il-Guardia Civil (Gwardja Ċivili) titlob lill-Frontex ħlas fis-siegħa għall-manutenzjoni tal-magni kif speċifikat fil-kuntratt. Jekk jintużaw inqas sigħat għall-manutenzjoni tal-magni, il-limitu massimu globali ma jintlaħaqx. Għaldaqstant f'dan il-każ il-valur totali tal-kuntratt mhuwiex rilevanti peress li l-ispiża ta’ siegħa hija rilevanti.

—

Manutenzjoni ġenerali – id-dispożizzjonijiet tal-kuntratt rispettiv jiddefinixxuha bħala kuntratt tal-prezz totali (mhux kuntratt qafas) b’fatturi kull xahar li jkopru l-attivitajiet speċifiċi mwettqa mill-kuntrattur. Il-fehim tal-Aġenzija huwa li l-Guardia Civil se tħallas l-ammont totali speċifikat fil-kuntratt meta jintemm il-kuntratt. L-ispiża ta’ prezz fis-siegħa hija kkalkulata bid-diviżjoni ta’ din l-ispiża totali bin-numru ta’ sigħat ta’ titjir.

—

Provvista ta’ parts tal-bdil – id-dispożizzjonijiet tal-kuntratt, kif imsemmi hawn fuq, jiddefinixxuha bħala kuntratt tal-prezz totali (mhux kuntratt qafas) b’fatturi kull xahar li jkopru l-attivitajiet speċifiċi mwettqa mill-kuntrattur. Il-fehim tal-Aġenzija huwa li l-Guardia Civil se tħallas l-ammont totali speċifikat fil-kuntratt meta jintemm il-kuntratt.

Għar-raġunijiet imsemmija hawn fuq, l-Aġenzija ma taqbilx mal-valutazzjoni tar-riskju magħmula mill-Qorti peress li l-ammonti mħallsa lura lill-Guardia Civil stmati skont kuntratt tal-prezz totali finalment se jkunu ugwali għall-ammonti mħallsa lura fuq il-bażi tal-fatturi attwali.

3.30.14.

L-Approċċ tal-Ġestjoni tal-Kontinwità tan-Negozju, l-Istrateġija u l-Pjanijiet tal-Kontinwità tan-Negozju ġew żviluppati u aġġornati (kull sena) skont il-qafas legali u l-istruttura fis-seħħ sa tmiem l-2016.

Bil-mandat imsaħħaħ u l-istruttura l-ġdida rispettiva stabbilita, il-PKN, b’mod partikolari, se jiġu riveduti mis-sid tan-negozju responsabbli peress li l-bidla organizzattiva teħiteġ ukoll reviżjoni sħiħa tal-proċessi tan-negozju sottostanti.

KUMMENTI DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

3.30.15.

L-isfida ewlenija hija marbuta mad-disponibbiltà tal-approprjazzjonijiet ta' -impenji matul sena partikolari.

Sabiex jiġi minimizzat riskju ta’ ħafna kanċellazzjonijiet, fil-Q4 tal-2016 il-Frontex għamlet talba lill-benefiċjarji sabiex iressqu t-talbiet tagħhom għall-pagament finali għall-istazzjonamenti magħmula fit-tieni nofs tal-2016 u sabiex jagħtu stimi preċiżi tal-ispejjeż f’każ ta’ stazzjonament li kien għaddej (Diċembru 2016) jew ippjanat (Jannar 2017) fl-attivitajiet operazzjonali tal-2016. L-għan ewlieni ta’ dawn it-talbiet kien li jiġu identifikati stimi eċċessivi, jitnaqqsu l-allokazzjonijiet SFD rispettivi u jintużaw mill-ġdid il-fondi li kienu għadhom fl-2016. Minkejja ċerti eżiti pożittivi ta’ din l-azzjoni, il-livell ta’ approprjazzjonijiet riportati baqa’ relattivament għoli.

Għaldaqstant, anki jekk l-istima tal-ħtiġijiet finanzjarji reali saret kif suppost, il-Frontex kienet teħtieġ fondi addizzjonali sabiex tiżgura l-kopertura finanzjarja tal-istazzjonamenti fil-ħarifa tal-2016 peress li d-diżimpenni mill-istazzjonamenti kkompletati u li kienu għadhom għaddejjin ma kinux disponibbli f'dak l-istadju.

Miċ-ċiklu operazzjonali tal-2018 l-Aġenzija żviluppat u bdiet timplimenta skema ta’ għotja ssimplifikata, billi qed tuża aktar spejjeż unitarji f’għotjiet li jkopru sa sena; minbarra milli ttejjeb il-monitoraġġ tal-implimentazzjoni tal-għotjiet, l-Aġenzija għandha l-għan li tnaqqas il-kanċellazzjoni tar-riporti.

3.30.16

Ritorn:

Minkejja l-għoti lura tal-fondi lill-Kummissjoni, l-għan ewlieni tal-Aġenzija fil-qasam tar-ritorn inkiseb billi pprovdiet lill-Istati Membri b’assistenza teknika u operazzjonali sabiex jimplimentaw l-operazzjonijiet ta’ ritorn, u permezz ta’ attivitajiet speċifiċi ta’ qabel ir-ritorn (li jiffaċilitaw l-identifikazzjoni tal-persuni rimpatrijati, it-taħriġ, il-qsim tal-għarfien fost l-Istati Membri, eċċ.).

Fl-2017 in-numru ta’ operazzjonijiet ta’ ritorn ikkoordinati mill-Frontex żdied b’mod konsiderevoli: 47 % aktar milli fl-2016, in-numru ta’ migranti irregolari rimpatrijati żdied minn 10,700 fl-2016 għal 14,200 fl-2017. Dan jirrappreżenta kważi 10 % (fl-2014 is-sehem kien ta’ 2 %) tat-total tal-migranti effettivament irritornati mill-UE lejn pajjiżi terzi.

Reklutaġġ:

Ir-ritorn relatat man-nefqa tal-persunal kien dovut l-aktar għall-problemi u d-dewmien relatat fil-proċess tar-reklutaġġ: proċeduri twal, perjodi twal ta’ notifika, numru insuffiċjenti ta’ kandidati u nuqqas ta’ bilanċ ġeografiku minħabba koeffiċjent ta’ korrezzjoni baxx. Madankollu, l-Aġenzija tqis li kien suċċess li rreklutat u akkomodat aktar minn 250 membru tal-persunal ġdid f’sena.

3.30.17.

L-2017 kienet l-ewwel sena ta’ implimentazzjoni tar-Regolament il-ġdid dwar l-EBCG għall-Aġenzija. Skont l-Artikolu 75(13), l-Aġenzija kellha tinkludi riżerva operazzjonali finanzjarja obbligatorja fil-baġit tagħha, sabiex tiffinanzja l-interventi rapidi fuq il-fruntieri (RABITS) u l-interventi ta’ ripatrijazzjoni, li jammontaw għal 4 % tal-allokazzjoni prevista għall-attivitajiet operazzjonali. Fl-1 ta' Ottubru ta' kull sena, mill-anqas kwart tar-riżerva għandu jibqa' disponibbli sabiex ikopri l-bżonnijiet li jinqalgħu sal-aħħar tas-sena.

L-idea wara r-riżerva operazzjonali obbligatorja kienet li fi kwalunkwe ħin tas-sena l-Aġenzija jkollha ċerta riżerva biex tniedi RABITS, biex tkun tista’ tkopri l-ispejjeż inizjali ta’ stazzjonament għal għarrieda bħal dan. Il-Parlament Ewropew (PE) kien emenda t-test inizjali tar-Regolament dwar l-EBCG propost mill-Kummissjoni (COM) billi żied li fl-1 ta’ Ottubru għandu jinżamm biss ¼ tar-riżerva li jikkorrispondi għall-aħħar tliet xhur tas-sena li jifdal. Ir-Regolament dwar l-EBCG ma jgħid xejn dwar x’għandu jiġri mit-¾ tar-riżerva li jifdal wara l-1 ta’ Ottubru; hemm nuqqas ta’ ċarezza.

L-ewwel trasferiment fl-aħħar ta’ Settembru sar biex jiġu ffinanzjati l-attivitajiet operazzjonali mtejba fl-ajru u fuq il-baħar u biex jinxtraw servizzi ta’ sorveljanza mill-ajru proprji; it-tieni trasferiment sar wara l-1 ta’ Ottubru. Il-Bord tat-Tmexxija ġie informat dwar it-trasferimenti fir-rappurtar ta’ kull xahar.

L-Aġenzija tqis li l-leġiżlatur se jipprovdi kjarifika.

3.30.18.

Ir-riżerva mhux statutorja kienet diġà ppjanata waqt it-tħejjijiet tad-Dokument ta’ Programmar Wieħed (DPW) 2017-2019. F’konformità mal-Artikolu 75.3ff tar-Regolament dwar l-EBCG, it-tħejjija tad-DPW u l-estimi tad-dħul u n-nefqa bdew fis-sena N-2, u kienu ffinalizzati tard fil-ħarifa ta’ N-1. Ir-Regolament dwar l-EBCG daħal fis-seħħ f'Ottubru 2016.

L-Aġenzija kellha tippjana l-Programm ta’ Ħidma Annwali dettaljat għall-2017 (parti mid-DPW 2017-2019) matul l-2016, mingħajr ma kellha l-eżitu finali tan-negozjati għar-Regolament dwar l-EBCG, u għalhekk mingħajr bażi legali definita b’mod ċar.

Lejn tmiem l-2016, id-DPW 2017-2019 kien diġà ffinalizzat u lest biex jiġi adottat mill-Bord tat-Tmexxija, li appoġġja bis-sħiħ il-ħolqien ta’ riżerva mhux statutorja fiż-żminijiet ta’ bidla għall-Gwardja Ewropea tal-Fruntiera u tal-Kosta.

Fl-opinjoni tagħha dwar il-PDW 2017-2019 (C92016)8722, il-Kummissjoni ddikjarat fil-punt 63: “Il-Kummissjoni tilqa’ l-fatt li l-ippjanar ta' kontinġenza sar wieħed mill-prinċipji gwida għat-tfassil tal-programm ta' ħidma annwali u li l-Aġenzija għandha l-għan li talloka kważi 10 % tal-baġit operazzjonali tagħha għall-hekk imsejħa ‘flessibilità operazzjonali’ (…) F'dan il-kuntest, il-Kummissjoni tistieden lill-Aġenzija tistabbilixxi żewġ riżervi separati fil-baġit tagħha: l-ewwel waħda tkun f’konformità sħiħa mal-Artikolu 75 (13) tar-Regolament dwar l-EBCG u t-tieni waħda toffri l-possibilità biex tinżamm il-flessibilità operazzjonali biex tiġi INDIRIZZATA KWALUNKWE SITWAZZJONI TA’ EMERĠENZA OĦRA MINBARRA L-INTERVENTI RAPIDI.”

KUMMENTI DWAR IL-ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.30.19.

Il-Frontex tippubblika l-postijiet battala tagħha bl-Ingliż filwaqt li l-EPSO jeżiġi traduzzjonijiet fil-lingwi kollha uffiċjali tal-UE; fid-dawl ta’ għadd kbir ta’ avviżi ta’ postijiet battala dan jirrappreżenta spejjeż finanzjarji sinifikanti u dewmien potenzjali fil-proċess ta’ reklutaġġ. Il-Frontex tgħaddi l-informazzjoni dwar il-postijiet battala tagħha permezz ta’ kanali oħrajn, jiġifieri, in-Netwerk tal-Aġenziji tal-UE, il-Bord tat-Tmexxija, ir-Rappreżentanti Permanenti, EuroBrussels u l-mezzi soċjali.

3.30.20.

Il-Frontex qiegħda fil-proċess li twaqqaf għodod ta’ Sottomissjoni elettronika. It-tnedija tal-implimentazzjoni tal-għodda se tibda wara l-iffirmar tal-Memorandum ta’ Qbil mal-Kummissjoni (DĠ DIGIT). L-iskadenza formali għal dan l-istrument hija ffissata għall-aħħar ta’ Ottubru 2018 kif stipulat fl-Artikolu 90(2) tad-Direttiva dwar l-Akkwist Pubbliku applikata mill-Kummissjoni b’analoġija għall-aġenziji; il-Frontex se tissodisfa din l-iskadenza.

Aġenziji ffinanzjati taħt l-Intestatura 4 tal-QFP – Ewropa Globali

3.31. FONDAZZJONI EWROPEA GĦAT-TAĦRIĠ (ETF)

INTRODUZZJONI

3.31.1.

Il-Fondazzjoni Ewropea għat-Taħriġ (minn hawn ’il quddiem “il-Fondazzjoni”, magħrufa wkoll bħala l-“ETF”), li tinsab f’Turin, ġiet stabbilita bir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 1360/90 (320) (tfassil mill-ġdid Regolament (KE) Nru 1339/2008 (321)). Il-kompitu tal-Fondazzjoni huwa li tappoġġa r-riforma tat-taħriġ vokazzjonali fil-pajjiżi msieħba tal-Unjoni Ewropea. Biex tagħmel dan, hija tassisti lill-Kummissjoni fl-implimentazzjoni ta' diversi programmi ta' taħriġ vokazzjonali.

3.31.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Fondazzjoni (322).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-fondazzjoni

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	21	20
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (323)	130	125
Sors: data pprovduta mill-Fondazzjoni.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.31.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Fondazzjoni, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (324) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (325) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.31.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.31.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.31.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.31.7.

L-informazzjoni ppreżentata hawn taħt ma tixħitx dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.31.8.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar il-monitoraġġ tal-progress fit-taħriġ vokazzjonali u edukattiv permezz tal-proċess ta’ Turin fl-ETF (326). Il-Fondazzjoni ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.31.9.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2016

Fl-2016 twettqet evalwazzjoni esterna tal-Fondazzjoni, f'isem il-Kummissjoni. Dan kien l-ewwel pass f'evalwazzjoni trasversali tal-erba' aġenziji li jaħdmu fil-qasam tal-impjiegi, l-affarijiet soċjali u l-inklużjoni (327). L-evalwazzjoni kkonkludiet li r-riorganizzazzjoni konsiderevoli li saret fl-ETF mill-2011 'il hawn ma kellhiex effetti negattivi sinifikanti u tqieset bħala pass pjuttost pożittiv mill-partijiet ikkonċernati, kemm dawk interni kif ukoll dawk esterni, speċjalment f'termini ta' strateġija u effettività. Il-governanza tal-ETF tqieset bħala effiċjenti u effettiva. L-evalwazzjoni tenfasizza wkoll il-fatt li l-ETF kompliet issaħħaħ il-kapaċità tagħha ta' monitoraġġ mill-2011 'il hawn iżda li għad hemm lok biex tingħata stampa aktar ċara tal-attivitajiet u l-kisbiet tagħha. L-unifikazzjoni u s-simplifikazzjoni tal-indikaturi madwar loġika ta' intervent waħdanija, u l-użu ta' terminoloġija komuni fl-organizzazzjoni kollha, jgħinu biex is-sitwazzjoni tittejjeb. Il-Fondazzjoni ħejjiet pjan għall-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet tal-evalwaturi.

M/A

2016

Fir-Rapport tagħha dwar il-kontijiet annwali tal-Fondazzjoni għas-sena 2011, il-Qorti diġà kienet enfasizzat il-fatt li s-sitwazzjoni rigward il-bini tal-Fondazzjoni mhijiex sodisfaċenti u hemm ir-riskju li twassal għall-interruzzjoni tal-attivitajiet. Is-sitwazzjoni tibqa' waħda ta' status quo peress li l-Konsorzju li kien qed jimmaniġġja u jokkupa parti mill-kumpless ġie illikwidat fl-2011 u ħalla parti mill-kumpless vojt. Hemm ħtieġa urġenti biex il-pajjiż ospitanti jsib soluzzjoni għal din il-kwistjoni. Skont il-ftehim mal-pajjiż ospitanti, faċilitajiet xierqa huma garantiti sal-2027.

Ikkompletata

RISPOSTA TAL-FONDAZZJONI

Il-Fondazzjoni ħadet nota tar-rapport tal-Qorti.

Aġenziji ffinanzjati taħt l-Intestatura 5 tal-QFP – Amministrazzjoni

3.32. AĠENZIJA FORNITRIĊI TAL-EURATOM (EURATOM)

INTRODUZZJONI

3.32.1.

L-Aġenzija Fornitriċi tal-Euratom (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”), li tinsab fil-Lussemburgu, inħolqot fl-1958 (328). Id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2008/114/KE, Euratom (329) issostitwiet l-Istatuti preċedenti tal-Aġenzija. Il-kompitu prinċipali tal-Aġenzija huwa li tiżgura forniment regolari ta' materjali nukleari, b'mod partikolari fjuwils nukleari, lill-utenti tal-UE, permezz ta' strateġija ta' forniment komuni bbażata fuq il-prinċipju tal-aċċess ugwali għal sorsi ta' forniment.

3.32.2.

Mill-2008 sal-2011 inkluż, l-Aġenzija ma rċevietx baġit għaliha nfisha biex tkopri l-operazzjonijiet tagħha. Il-Kummissjoni refgħet l-ispejjeż kollha mġarrba mill-Aġenzija għall-implimentazzjoni tal-attivitajiet tagħha. Mill-2012 'il quddiem, l-Aġenzija ngħatat baġit għaliha nfisha mill-Kummissjoni, li madankollu jkopri biss parti żgħira mill-infiq tagħha.

3.32.3.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (330).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	0,1	0,1
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (331)	17	17
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.32.4.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (332) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (333) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.32.5.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.32.6.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.32.7.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

L-Aġenzija ħadet nota tar-rapport tal-Qorti.

Aġenziji Awtofinanzjati

3.33. UFFIĊĊJU KOMUNITARJU TAL-VARJETAJIET TAL-PJANTI (CPVO)

INTRODUZZJONI

3.33.1.

L-Uffiċċju tal-Komunità tal-Varjetajiet ta’ Pjanti (l-Uffiċċju Komunitarju tal-Varjetajiet tal-Pjanti) (minn hawn ’il quddiem “l-Uffiċċju”, magħruf ukoll bħala s-“CPVO”), li jinsab f’Angers, inħoloq bir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2100/94 (334). Il-kompitu prinċipali tiegħu huwa li jirreġistra u jeżamina applikazzjonijiet għall-għoti ta’ drittijiet ta’ proprjetà industrijali tal-Unjoni għal varjetajiet ta’ pjanti u li jiżgura li l-eżamijiet tekniċi meħtieġa jsiru mill-uffiċċji kompetenti fl-Istati Membri.

3.33.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Uffiċċju (335).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-uffiċċju

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	16	16
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (336)	44	51
Sors: data pprovduta mill-Uffiċċju.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.33.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Uffiċċju, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (337) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (338) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.33.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.33.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.33.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.33.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-KONTROLLI INTERNI

3.33.8.

Fl-2017, id-dokumentazzjoni tal-proċeduri ta’ akkwist u ta’ għotjiet ma kinitx adegwata. Għall-akkwisti ta’ servizzi ta’ kuntratti ta’ valur baxx u medju, kien hemm inkonsistenzi fid-dokumentazzjoni tal-offerti li ġiet ippubblikata, ma kienx hemm rekords li jispjegaw il-preselezzjoni tal-kandidati għall-akkwisti ta’ kuntratti ta’ valur baxx u medju, u għall-akkwist ta’ kuntratti interim, l-Uffiċċju ma ħejja l-ebda rapport ta’ evalwazzjoni. Barra minn hekk, il-kriterji tal-għoti ma ġewx iddivulgati b’mod ċar. Fir-rigward tal-għotjiet, il-valutazzjonijiet tar-riskji ma kinux adegwati u l-opinjonijiet esperti ma ġewx iffirmati.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.33.9.

Skont ir-Regolament Finanzjarju tiegħu (339), jenħtieġ li l-Uffiċċju jintroduċi soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Uffiċċju kien għadu ma introduċa l-ebda waħda minn dawn l-għodod.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.33.10.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2014	L-Uffiċċju juża l-ibbankjar elettroniku għall-biċċa l-kbira mill-pagamenti tiegħu. L-Uffiċjal tal-Kontabbiltà jew iż-żewġ deputati tagħha jistgħu jiffirmaw il-pagamenti b’mod elettroniku. Ma tinħtieġx firma ta’ persuna oħra, u dan jirrappreżenta riskju finanzjarju għall-Uffiċċju.	Għadha għaddejja
2014	Għalkemm l-Uffiċċju sar operattiv fl-1995, għad ma hemmx ftehim dwar is-sede, iffirmat mal-Istat Membru ospitanti tiegħu, li jkun jiċċara l-kundizzjonijiet li taħthom l-Uffiċċju jista’ jopera u li huwa jista’ joffri lill-persunal tiegħu.	Għadha għaddejja (Mhux taħt il-kontroll tal-Uffiċċju)
2015	Fil-31 ta’ Diċembru 2015, il-piżijiet li kienu għadhom ma tħallsux wara 90 jum (fil-biċċa l-kbira piżijiet annwali) ammontaw għal EUR 240 766 (340). L-Uffiċċju ma użax l-alternattivi kollha previsti fir-Regolament Finanzjarju tiegħu biex jirkupra piżijiet li ma kinux tħallsu, bħal irkupru infurzat (341).	Għadha għaddejja
2016	Il-livell ta' approprjazzjonijiet impenjati li ġew riportati kien għoli għat-Titolu II (nefqa amministrattiva) f'ammont ta' EUR 788 540 , jiġifieri 40 % (2015: EUR 395 882 , jiġifieri 28 %). Dan jista’ prinċipalment jiġi attribwit għal rinnovamenti tal-bini li għadhom għaddejjin (EUR 284 423 ), proġetti tal-IT (EUR 253 483 ) u spejjeż ta’ awditi u evalwazzjonijiet (EUR 137 098 ) li s-servizzi għalihom se jiġu pprovduti parzjalment fl-2017, jew il-fatturi tagħhom se jiġu riċevuti fl-2017.	M/A
2016	Ir-rata ta’ kanċellazzjoni tal-approprjazzjonijiet ta’ pagament tal-2015 li ġew riportati għall-2016 kienet ukoll għolja għat-Titolu II f’rata ta’ 17 % (2015: 20 %), li kienet tindika ħtieġa li jittejjeb l-ippjanar tal-baġit.	M/A
2016	Ir-Regolament fundatur tal-Uffiċċju ma jirrikjedix evalwazzjonijiet esterni perjodiċi tal-prestazzjoni. Għalkemm l-Uffiċċju jew il-Kummissjoni wettqu evalwazzjonijiet ta’ suġġetti speċifiċi fuq bażi ad hoc, jenħtieġ li l-Uffiċċju, flimkien mal-Kummissjoni, iqis il-possibbiltà li jikkummissjona evalwazzjonijiet komprensivi esterni tal-prestazzjoni mill-inqas kull ħames snin, bħalma huwa l-każ għall-biċċa l-kbira mill-Aġenziji l-oħra. Kwalunkwe reviżjoni futura tar-Regolament fundatur għandha tintroduċi rekwiżit bħal dan.	Pendenti (Mhux taħt il-kontroll tal-Uffiċċju)

RISPOSTA TAL-UFFIĊĊJU

3.33.8.

L-Uffiċċju jieħu nota tal-kummenti tal-Qorti, u filwaqt li jaqbel li jtejjeb id-dokumentazzjoni, jinformaha li l-valutazzjonijiet, l-evalwazzjonijiet u l-opinjonijiet neċessarji twettqu bħala parti mill-proċeduri.

3.33.9.

L-Uffiċċju daħal f’arranġament kuntrattwali mal-Kummissjoni Ewropea għall-forniment ta’ sottomissjoni elettronika qabel tmiem is-sena, u s-soluzzjoni tal-iffatturar elettroniku tas-CPVO innifsu hija disponibbli. Ma kien hemm l-ebda offerta f’dak iż-żmien li ssodisfat il-livell limitu għall-użu tal-għodda u barra minn hekk, dak iż-żmien l-użu tal-għodda ma kienx obbligatorju.

3.34. UFFIĊĊJU TAL-PROPRJETÀ INTELLETTWALI TAL-UNJONI EWROPEA (EUIPO)

INTRODUZZJONI

3.34.1.

L-Uffiċċju tal-Proprjetà Intellettwali tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “l-Uffiċċju”, magħruf ukoll bħala l-“EUIPO”), li sat-23 ta’ Marzu 2016 kien magħruf bħala l-Uffiċċju għall-Armonizzazzjoni fis-Suq Intern (l-“OHIM”), ġie stabbilit fl-1993. Ir-Regolament fundatur inizjali tiegħu ġie rivedut għall-aħħar darba permezz tar-Regolament (UE) 2017/1001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (342). L-attività prinċipali tal-Uffiċċju, li jinsab f’Alicante, hija r-reġistrazzjoni ta’ trademarks tal-UE u disinji Komunitarji rreġistrati, li huma validi fl-UE kollha.

3.34.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Uffiċċju (343).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-uffiċċju

	2016	2017
Baġit (miljun EUR) (344)	421	401
Total tal-persunal fil-31 ta’ Diċembru	910	995
Sors: data pprovduta mill-Uffiċċju.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.34.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Uffiċċju, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (345) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (346) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.34.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.34.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.34.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.34.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

3.34.8.

Fl-2017, l-Uffiċċju kkanċella EUR 3,2 miljun; jiġifieri 15,9 % tal-approprjazzjonijiet impenjati li ġew riportati mill-2016, li jindika diffikultajiet fl-ippjanar inizjali tal-ħtiġijiet baġitarji, l-aktar fil-qasam tal-kooperazzjoni mal-Uffiċċji nazzjonali tad-Drittijiet ta' Proprjetà Intellettwali.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.34.9.

L-Uffiċċju kompla juża prinċipalment kuntratti bi prezzijiet fissi (347) għall-akkwist ta’ servizzi. Il-prezzijiet għal kuntratti speċifiċi tas-servizzi jirriżultaw minn prezzijiet unitarji stabbiliti f’kuntratti qafas (prezz għal kull ġurnata ta’ xogħol eċċ.) u mill-għadd stmat ta’ unitajiet meħtieġa għas-servizz speċifiku. Meta l-Uffiċċju jivverifika l-offerti ta’ prezzijiet mingħand il-kuntratturi, huwa jiċċekkja l-applikazzjoni korretta tal-prezzijiet unitarji.

3.34.10.

Madankollu, fil-proċedura ta’ akkwist għal kuntratt qafas ta’ EUR 80 miljun għal konsulenza ġenerali, awditi, studji u servizzi ta’ ġestjoni tal-proġetti, il-lista ta’ servizzi li kellhom jiġu pprovduti taħt il-kuntratt qafas ma kinitx eżawrjenti. Sabiex l-offerti jiġu evalwati, l-ispeċifikazzjonijiet tas-sejħiet għall-offerti kien fihom żewġ każijiet tan-negozju relatati mal-ġestjoni ta’ proġett u ta’ programm iklużi bosta proġetti. Il-kuntratt qafas huwa kuntratt qafas multiplu u mħallat, li parzjalment juża mekkaniżmu kaskata (konsulenza ġenerali u ġestjoni tal-proġetti) u parzjalment juża l-ftuħ mill-ġdid tal-mekkaniżmu tal-kompetizzjoni (awditi u studji). Madankollu, l-Uffiċċju kien stabbilixxa minn qabel l-unitajiet stmati f’termini ta’ volumi, iżda kien talab lill-offerenti jistabbilixxu d-distribuzzjoni bejn il-profili differenti. Il-kompetizzjoni għall-akkwist ta’ dan il-kuntratt qafas u konsegwentement anke ta’ xi wħud mill-kuntratti speċifiċi relatati, kienet għalhekk ibbażata fuq il-prezzijiet unitarji, it-tipi ta’ profili u l-kwalità, iżda mhux fuq l-għadd probabbli ta’ unitajiet meħtieġa li huwa element kruċjali ieħor għall-kalkolu ta’ kuntratti bi prezzijiet fissi.

3.34.11.

Aħna awditjajna kuntratt speċifiku wieħed bi prezz fiss ta’ EUR 145 447,50 li ġie konkluż taħt dan il-kuntratt qafas, u li l-iskop primarju tiegħu huwa li jipprovdi assistenza fil-ġestjoni ta’ proġett għall-ġestjoni tad-dokumenti. Il-ġranet ta’ xogħol meħtieġa għal dawn is-servizzi la huma konnessi mal-każijiet tan-negozju indikati fl-ispeċifikazzjonijiet tas-sejħiet għall-offerti u lanqas mad-deskrizzjoni tas-servizzi fil-kuntratt speċifiku. Għalhekk, prezz fiss kif speċifikat f’dan il-kuntratt speċifiku jinvolvi r-riskju li s-servizzi ma jitwasslux bl-aktar mod ekonomiku.

3.34.12.

Fejn ma jkunx possibbli li jiġu indikati t-termini kollha li jirregolaw il-forniment ta’ servizzi fil-proċedura ta’ akkwist tal-kuntratt qafas, il-ftuħ mill-ġdid tal-kompetizzjoni bejn id-diversi kuntratturi qafas għall-kuntratti speċifiċi jkun aktar xieraq.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.34.13.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2016	Ir-rata ta’ implimentazzjoni tal-baġit mill-Uffiċċju kienet baxxa f’livell ta’ 89 %, li jindika li l-istima tal-infiq tiegħu fil-baġit għall-2016 ma kinitx preċiża. Il-preċiżjoni tal-baġit tal-Uffiċċju, fejn meħtieġ permezz ta’ emenda, saret aktar importanti wara l-bidliet reċenti li saru fir-Regolament fundatur u fir-Regolament finanzjarju tiegħu, fejn huma speċifikati mekkaniżmi bħall-allokazzjoni ta’ bilanċi pożittivi għal fond ta’ riżerva (348) u l-mekkaniżmu ta’ kumpens (349) relatat li huma konnessi mal-ammonti bbaġitjati.	Ikkompletata (350)
2016	Fl-2014, l-Uffiċċju nieda sejħa għall-offerti biex jikkonkludi kuntratt qafas (FWC) ta’ erba’ snin li kellu volum tas-suq stmat ta’ EUR 30 miljun, bl-għan li jakkwista servizzi ta’ konsulenza li jkopru firxa wiesgħa ta’ attivitajiet inklużi servizzi tal-awditjar, ġestjoni tal-proġetti, konsulenza ġenerali u studji. Madankollu, il-proċedura ta' akkwist u l-użu sussegwenti tal-FWC ma ġewx immaniġġjati tajjeb f’xi partijiet. L-objettivi u l-attivitajiet li kellhom jitwettqu ma kinux ġew speċifikati b’mod suffiċjenti u għalhekk, il-volum tal-FWC ma setax ikun stmat b’mod preċiż. B’konsegwenza ta’ dan, huwa kien diġà ntuża kompletament fi żmien sentejn u nofs biss. Barra minn hekk, minkejja d-diversità wiesgħa ta’ servizzi li kellhom jiġu akkwistati u l-livelli ta’ nfiq għal kull attività li kienu jvarjaw ħafna, l-ebda lott ma ntuża. Li kieku l-lottijiet intużaw, dan seta’ jħeġġeġ il-partiċipazzjoni ta’ kumpaniji iżgħar f’attivitajiet b’valur baxx. Fl-aħħar nett, il-kompetizzjoni fuq prezzijiet kienet newtralizzata u d-dipendenza fuq il-kuntrattur żdiedet b’konsegwenza tal-fatt li ntalbu offerti bi prezzijiet fissi mingħand kuntrattur wieħed bl-użu tal-FWC. Jenħtieġ li l-Uffiċċju jqis il-possibbiltà li jikkonkludi ftehimiet ma’ diversi fornituri billi jerġa’ jiftaħ il-kompetizzjoni mill-ġdid kull meta dan ikun xieraq.	Għadha għaddejja (351)
2016	Il-mandat tal-Uffiċċju li jirreġistra trademarks u disinji għas-Suq Uniku Ewropew jipproduċi volum kbir ta’ xogħol ta’ traduzzjoni. Ir-Regolament fundatur tal-Uffiċċju jistabbilixxi li s-servizzi ta' traduzzjoni li huma meħtieġa għall-funzjonament tal-Uffiċċju għandhom jiġu pprovduti miċ-Ċentru tat-Traduzzjoni għall-Korpi tal-Unjoni Ewropea (is-“CdT”), u dan ifisser li l-Uffiċċju huwa l-klijent prinċipali tas-CdT. L-Uffiċċju qed jagħmel użu dejjem akbar minn soluzzjonijiet interni bħal memorji lingwistiċi u memorji ta’ traduzzjoni kif ukoll ta’ softwer relatat. Dawn l-għodod għandhom l-għan li jtejbu l-kosteffettività u l-effiċjenza proprja tal-Uffiċċju. Madankollu, mill-perspettiva tal-Unjoni Ewropea, is-sitwazzjoni attwali tista’ tirriżulta f’duplikazzjoni tal-isforzi u tal-ispejjeż relatati.	Għadha għaddejja

RISPOSTA TAL-UFFIĊĊJU

KUMMENTI DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

3.34.8.

Filwaqt li r-rata ta’ kanċellazzjoni hija ftit aktar minn 15 %, iċ-ċifra ta’ EUR 3.2 miljun ta’ trasferimenti impenjati kkanċellati hija l-aktar baxxa fl-aħħar għaxar (10) snin (mill-2008). L-Uffiċċju jkompli jaħdem mal-Uffiċċji Nazzjonali sabiex inaqqas it-trasferimenti kkanċellati permezz ta’ rapporti ta’ eżekuzzjoni interim u reviżjonijiet ta’ nofs is-sena b’iżjed miżuri ta’ kontroll li jiffurmaw parti integrali minn kull Ftehim ta’ kooperazzjoni ġdid. Barra minn hekk, ġew imsaħħa aktar miżuri internament bħal pereżempju s-sensibilizzazzjoni permezz ta’ gwida personalizzata (coaching), taħriġ, noti ta’ informazzjoni u laqgħat mal-atturi finanzjarji. Barra minn hekk, l-Uffiċċju antiċipa qabel tmiem is-sena 2017, li l-livell ta’ trasferimenti kkanċellati kienu se jaqbżu l-15 % u b’mod proattiv ħa miżuri addizzjonali biex inaqqas t-trasferimenti għas-sena ta’ wara.

KUMMENTI DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA U PRESTAZZJONI TAJBA

3.34.9.

L-Uffiċċju jinnota sew il-kummenti tal-Qorti.

Bħala kumment preliminari, ix-xenarji stabbiliti fid-dokumenti tal-akkwist kellhom l-għan li jkunu l-aktar illustrattivi u rappreżentattivi għall-użi futuri tal-kuntratt u ma kinux mistennija li jkunu marbuta b’mod dettaljat ma’ kull kuntratt speċifiku.

Fir-rigward tal-adegwatezza tal-ftuħ mill-ġdid tal-mekkaniżmu tal-kompetizzjoni u kif iddikjarat fit-tweġiba tal-Uffiċċju għall-verifika tal-2016, dan il-kunċett diġà ġie introdott fil-Kuntratt Qafas (FWC) ivvalutat għal verifiki u studji. L-Uffiċċju evalwa l-valur miżjud miġjub minn dan il-mekkaniżmu meta mqabbel mal-ispiża amministrattiva li dan jinvolvi u, minħabba l-użu intensiv tas-servizzi ta’ konsulenza u ġestjoni tal-proġetti mill-Uffiċċju, ikkonkluda li mhuwiex ikkunsidrat bħala l-aktar mod effiċjenti biex ikunu ġestiti l-aħħar tip ta’ kuntratti msemmija. Barra minn hekk, meta wieħed iqis li l-FWC attwali huwa validu sal-2020, l-estensjoni ta’ dan il-mekkaniżmu għas-servizzi ta’ konsulenza u ġestjoni tal-proġetti f’dan il-waqt timplika sejħa ġdida għall-offerti, li l-Uffiċċju ma jqisx bħala proporzjonata.

Fi ħdan il-mekkaniżmu “kaskata” eżistenti għas-servizzi ta’ konsulenza u ġestjoni tal-proġetti, l-EUIPO jafferma mill-ġdid it-tweġiba li ngħatat għall-verifika tal-2016 dwar l-użu tal-modalità tal-prezz fiss. Ir-raġuni prinċipali għall-għażla ta’ din l-opzjoni hija li l-Uffiċċju qed jiffaċċja każijiet quddiem il-Qrati tax-Xogħol Nazzjonali Spanjoli relatati ma’ “trasferiment illegali ta’ impjegati” li oriġinaw, fost l-oħrajn, permezz tal-modalità “Ħin u Mezzi” fil-passat.

Fi ħdan din il-modalità ta’ prezz fiss (taħt il-mekkaniżmu “kaskata”), l-Uffiċċju għandu esperjenza fl-evalwazzjoni tal-offerti. Tabilħaqq, l-EUIPO għandu tim iddedikat li, abbażi ta’ prattika u kompetenza preċedenti, kiseb l-għarfien biex jistma liema riżorsi huma meħtieġa biex jiġu ssodisfati l-kompiti meta jintużaw s-servizzi bi prezzijiet fissi.

Madankollu, aħna nemmnu li t-tħassib tal-Qorti jista’ jiġi indirizzat permezz ta’ modalitajiet kuntrattwali oħra li ma jinkludux il-modalità ta’ “Prezz Fiss” bħal pereżempju “Kwotazzjoni ta’ Ħin u Mezzi”, li l-Uffiċċju jista’ jikkunsidra fil-futur abbażi ta’ każijiet individwali. Barra minn hekk, l-Uffiċċju jimpenja ruħu li jipprovdi iżjed dettall u li jiddokumenta l-istimi tiegħu tar-riżorsi meħtieġa biex iwettaq il-kompiti relatati mas-servizzi bi prezzijiet fissi, qabel ma jniedi t-Talba għal Offerta, sabiex jipprovdi evidenza bil-quddiem tal-kompetenza tiegħu fir-rigward tal-kompetenza msemmija hawn fuq.

3.35. BORD UNIKU TA’ RIŻOLUZZJONI (SRB)

INTRODUZZJONI

3.35.1.

Il-Bord Uniku ta' Riżoluzzjoni (minn hawn'il quddiem “il-Bord”, magħruf ukoll bħala l-“SRB”), li jinsab fi Brussell, ġie stabbilit bir-Regolament (UE) Nru 806/2014 dwar il-Mekkaniżmu Uniku ta' Riżoluzzjoni (ir-“Regolament SRM”) (352). Il-missjoni tal-Bord hija li jiżgura r-riżoluzzjoni ordnata ta' istituzzjonijiet ta’ kreditu u ta’ ċerti ditti tal-investiment (minn hawn ’il quddiem “Istituzzjonijiet ta’ Kreditu”) li qed ifallu, b’impatt minimu fuq l-ekonomija reali u fuq il-finanzi pubbliċi tal-Istati Membri parteċipanti fl-Unjoni Bankarja.

3.35.2.

Il-Bord huwa inkarigat bl-amministrazzjoni tal-Fond Uniku ta’ Riżoluzzjoni (minn hawn ’il quddiem “il-Fond”) li ġie stabbilit bir-Regolament SRM u għandu jagħti appoġġ lill-Mekkaniżmu Uniku ta' Riżoluzzjoni. Il-Fond se jiġi żviluppat gradwalment matul il-perjodu mill-2016 sal-2023 u, sal-31 ta’ Diċembru 2023, għandu jilħaq il-mira ta’ mill-inqas 1 % tal-ammont ta’ depożiti koperti tal-Istituzzjonijiet ta’ Kreditu kollha fi ħdan l-Unjoni Bankarja Ewropea.

3.35.3.

Il-Bord għandu baġit awtonomu li mhuwiex parti mill-baġit tal-UE. Il-kontribuzzjonijiet jinkisbu minn Istituzzjonijiet ta’ Kreditu li huma stabbiliti fl-Istati Membri parteċipanti fl-Unjoni Bankarja.

3.35.4.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Bord (353).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-bord

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)
Parti I (Baġit amministrattiv tal-Bord)	65	113
Parti II (Baġit tal-Fond)	11 800	6 462
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (354)	182	276
Sors: data pprovduta mill-Bord.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.35.5.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Bord, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (355) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (356) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.35.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-kontijiet tal-Bord għas-sena li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017 jippreżentaw b'mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjoni finanzjarja tal-Bord fil-31 ta' Diċembru 2017, ir-riżultati tal-operazzjonijiet tiegħu, il-flussi tal-flus tiegħu, u l-bidliet fl-assi netti għas-sena li ntemmet dakinhar, skont ir-Regolament Finanzjarju tiegħu u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni. Dawn huma bbażati fuq standards tal-kontabbiltà għas-settur pubbliku li huma aċċettati internazzjonalment.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.35.7.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.35.8.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Osservazzjonijiet

3.35.9.

Mingħajr ma tixħet dubju fuq l-opinjonijiet tagħha li jingħataw fil-paragrafi 3.35.6. sa 3.35.8., il-Qorti tixtieq tenfasizza li l-kontribuzzjonijiet għall-Fond jiġu kkalkulati fuq il-bażi ta’ informazzjoni pprovduta mill-Istituzzjonijiet ta’ Kreditu (u minn xi ditti tal-investiment) lill-Bord. L-awditu li wettaqna tad-dħul tal-Bord kien ibbażat fuq din l-informazzjoni iżda ma vverifikax l-affidabbiltà tagħha. Ir-Regolament SRM ma jipprevedix qafas ta’ kontroll, komprensiv u konsistenti, biex jiżgura l-affidabbiltà tal-informazzjoni. Barra minn hekk, il-Qorti tosserva li l-metodoloġija użata għall-kalkolu tal-kontribuzzjonijiet u stabbilita fil-qafas legali hija kumplessa ħafna, li jirriżulta f’riskju għall-preċiżjoni. Minbarra dan, il-Bord ma jistax jirrilaxxa d-dettalji tal-valutazzjoni tar-riskji assoċjati mal-kalkoli tal-kontribuzzjonijiet, għal Istituzzjoni ta’ Kreditu partikolari, billi dawn huma interkonnessi u jinkludu informazzjoni kunfidenzjali dwar Istituzzjonijiet ta’ Kreditu oħra. Dan jaffettwa t-trasparenza ta’ dawn il-kalkoli.

3.35.10.

Appelli amministrattivi jew proċedimenti ġudizzjarji relatati mal-kontribuzzjonijiet għall-Fond bejn xi wħud mill-Istituzzjonijiet ta’ Kreditu u l-awtoritajiet ta’ riżoluzzjoni nazzjonali, kif ukoll azzjonijiet legali mressqa quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea minn azzjonisti u kredituri preċedenti tal-Banco Popular Español, S.A wara l-adozzjoni tal-Iskema ta’ riżoluzzjoni, ma kinux suġġetti għall-awditu tagħna sabiex bl-ebda mod ma naffettwaw il-pożizzjoni tal-partijiet. Informazzjoni dettaljata tingħata fil-paragrafu 8 tal-kontijiet annwali tal-Bord.

3.35.11.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

3.35.12.

Il-Bord ma żgurax li l-pagamenti jsiru f’waqthom. Madwar 28 % tal-pagamenti (9,5 % tal-ammonti totali mħallsa) lill-kuntratturi u r-rimborżi tal-ispejjeż lill-esperti u lill-membri tal-persunal saru tard.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.35.13.

L-Artikolu 92(4) tar-Regolament SRM jirrikjedi li l-Qorti tirrapporta, b’mod partikolari, dwar l-obbligazzjonijiet kontinġenti tal-Bord, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni li jirriżultaw mit-twettiq tal-kompiti tagħhom skont ir-Regolament SRM. Il-Qorti se tippubblika rapport separat dwar din il-kwistjoni.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.35.14.

Il-pjan indikattiv ta’ akkwist (IPP) li huwa anness mal-Programm ta' Ħidma Annwali (AWP) 2017 antiċipa li kellhom jiġu akkwistati 16-il servizz differenti, iżda kienu biss is-servizzi legali li fil-fatt ġew akkwistati. Barra minn hekk, il-valur stmat tal-kuntratti previst fl-IPP għas-servizzi legali kien ta’ EUR 3 miljun, filwaqt li l-ammont ikkuntrattat kien ta’ EUR 29 miljun. Matul l-2017 ma kien hemm l-ebda akkwist għall-15-il servizz l-ieħor li kienu elenkati fl-IPP. Dan jindika ppjanar dgħajjef tal-akkwist.

3.35.15.

Mill-ammont ta’ EUR 29 miljun ikkuntrattat għas-servizzi legali, EUR 20 miljun ġew ikkuntrattati permezz ta’ 11-il proċedura ta' akkwist innegozjati, mingħajr ma saret pubblikazzjoni minn qabel. Barra minn hekk, żewġ kuntratti ta’ EUR 3 miljun għal servizzi ta’ valwazzjoni ekonomika u finanzjarja, (previsti fl-AWP 2016), ġew akkwistati wkoll bl-użu tal-istess proċedura. Użu eċċessv ta’ dawn il-proċeduri jillimita l-kompetizzjoni.

3.35.16.

Skont ir-Regolament Finanzjarju tiegħu, jenħtieġ li l-Bord jintroduċi soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (357). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-verżjoni elettronika tal-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, il-Bord kien għadu ma introduċa l-ebda waħda minn dawn l-għodod.

3.35.17.

Il-Bord jippubblika avviżi ta’ postijiet battala fuq is-sit web tiegħu u fuq il-midja soċjali, iżda normalment mhux fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), li jkun jirrispetta l-prinċipju tat-trasparenza, iżid il-pubbliċità u jkun jippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw avviżi ppubblikati mid-diversi Istituzzjonijiet u aġenziji Ewropej kollettivament.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.35.18.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2015	Fl-2015, il-Bord sar operazzjonali u gradwalment stabbilixxa l-ambjent ta' kontroll intern tiegħu. Madankollu għadd ta' proċeduri u kontrolli essenzjali għadhom iridu jiġu abbozzati, adottati jew implimentati, inklużi l-istrateġija għall-ġestjoni u l-kontroll tar-riskju, l-istandards ta' kontroll intern, il-valutazzjoni perjodika tal-funzjonament tajjeb tas-sistema ta' kontroll intern u l-istrateġija kontra l-frodi.	Għadha għaddejja
2016	Is-sistema kontabilistika tal-Bord kienet għadha ma ġietx ivvalidata mill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà.	Għadha għaddejja
2016	Ir-rata ta’ implimentazzjoni kienet baxxa f’livell ta’ 62 % (2015: 67 %), jew EUR 35 miljun (2015: EUR 15-il miljun) (358) ta’ approprjazzjonijiet disponibbli. Dan huwa prinċipalment ikkawżat min-natura tal-attivitajiet tal-Bord u l-qafas baġitarju legali stabbilit. Filwaqt li l-baġit jipprovdi approprjazzjonijiet għall-operat ta’ kuljum tal-Bord u għall-amministrazzjoni ta’ każijiet ta’ riżoluzzjoni, ma seħħet ebda riżoluzzjoni fl-2016. L-approprjazzjonijiet li ma ntużawx se jnaqqsu l-kontribuzzjonijiet futuri mill-Istituzzjonijiet ta’ Kreditu.	Għadha għaddejja
2016	L-approprjazzjonijiet impenjati riportati taħt it-Titolu II tal-baġit (nefqa amministrattiva) jammontaw għal EUR 3,1 miljun, jiġifieri 35 % (2015: EUR 3,3 miljun, jiġifieri 70 %) tal-approprjazzjonijiet impenjati totali. Dawn prinċipalment jikkonċernaw kuntratti tal-IT li ġew iffirmati fl-2016 (EUR 1,9 miljun) u servizzi ta’ sigurtà pprovduti fl-2016 li kienu għadhom ma ġewx fatturati u ma kinux tħallsu (EUR 0,6 miljun).	M/A
2016	L-approprjazzjonijiet impenjati riportati taħt it-Titolu III tal-baġit (nefqa operazzjonali) jammontaw għal EUR 5,3 miljun, jiġifieri 66 % (2015: EUR 1,6 miljun, jiġifieri 40 %) tal-approprjazzjonijiet impenjati. Dawn prinċipalment jikkonċernaw servizzi pprovduti mill-Bank Ċentrali Ewropew (EUR 1,9 miljun), servizzi legali (EUR 1,5 miljun) u kuntratti tal-IT (EUR 1,3 miljun) li l-pagamenti għalihom huma dovuti fl-2017. Livell tant għoli ta’ riporti huwa f'kontradizzjoni mal-prinċipju tal-annwalità.	M/A
2016	Matul il-perjodu minn Lulju sa Ottubru 2016, il-Bord impenja EUR 2 miljun għall-akkwist ta’ servizzi legali li ma kinux preċeduti minn deċiżjoni ta’ finanzjament, u lanqas ma kienu ppjanati fil-Programm ta’ Ħidma Annwali jew fil-baġit.	Għadha għaddejja
2016	Bl-applikazzjoni, mill-Bank Ċentrali Ewropew, tar-rata negattiva għall-faċilità ta' depożitu fl-2016, il-Fond ħallas imgħax negattiv li ammonta għal EUR 24 miljun (359) lill-banek ċentrali nazzjonali. Dan naqqas l-ammont ta’ kontribuzzjonijiet akkumulati li huma disponibbli għal riżoluzzjonijiet futuri.	Għadha għaddejja (mhux taħt il-kontroll tal-SRB)
2016	Jeħtieġ li l-Bord itejjeb il-veloċità tal-proċeduri ta’ reklutaġġ tiegħu, jissettja sollijiet minimi ċari li l-kandidati jridu jissodisfaw, u jiddefinixxi aħjar ir-rwoli u r-responsabbiltajiet tal-membri tal-kumitat tal-għażla.	Ikkompletata

RISPOSTA TAL-BORD

3.35.9.

Il-kontribuzzjonijiet ex-ante annwali lill-Fond huma kkalkulati abbażi tal-informazzjoni pprovduta mill-istituzzjonijiet ta’ kreditu u xi ditti tal-investiment lill-Bord. Allavolja, ir-Regolament dwar l-SRM ma jipprevedix qafas ta’ kontroll komprensiv u konsistenti biex jiżgura l-affidabbiltà tal-informazzjoni, l-SRF jindirizza din il-kwistjoni safejn ikun possibbli għalih li jagħmel dan. Id-data pprovduta hija vverifikata mad-data sottomessa mill-istituzzjonijiet fis-sena preċedenti kif ukoll mad-data fil-bażi ta’ data tal-BĊE. Id-diskrepanzi jiġu indikati lill-ARN, u tintalab kjarifika, biex b’hekk tkun tista’ tittejjeb il-kwalità tad-data fiċ-ċikli preċedenti. Barra minn hekk, il-Bord ma jistax jirrilaxxa dettalji dwar il-parti relatata mar-riskju tal-kalkoli tal-kontribuzzjoni ex-ante għal kull istituzzjoni peress li dawn huma interkonnessi u għaldaqstant jekk jagħmel dan ikun qed jiżvela informazzjoni kunfidenzjali dwar istituzzjonijiet oħra. Madankollu, l-SRF ippreżenta metodoloġija ta’ kalkolu kif ukoll kalibrazzjonijiet iddettaljati, biex b’hekk jiżgura t-trasparenza u l-kooperazzjoni.

3.35.12.

Fl-2017, minħabba kombinazzjoni ta’ ammont kbir ta’ xogħol mhux mistenni, id-dawran sfortunat tal-persunal fit-tim tal-Finanzi u d-diffikultajiet ġenerali biex jinstab persunal b’esperjenza, il-kapaċità tat-tim tal-Finanzi ma kinitx biżżejjed biex jiġi żgurat l-ipproċessar effiċjenti tal-fajls finanzjarji kollha, inklużi l-fatturi. Dan irriżulta f’1,1 % tal-fatturi li ġġeneraw pagamenti ta’ imgħax ta' inadempjenza.

Sa mir-raba’ trimestru tal-2017, il-kapaċità tat-tim qed tiġi imsaħħa u ttieħdu miżuri biex jiġi żgurat l-ipproċessar fil-ħin tal-fatturi. S’issa fl-2018, madwar 98 % tal-fatturi tħallsu fil-limiti taż-żmien stabbiliti. Issa kull każ ta’ pagament tardiv qed jiġi eżaminat mill-qrib biex jiġi żgurat aktar titjib f’dan il-qasam.

3.35.14.

Il-Pjan ta’ Akkwist Indikattiv tal-SRB tal-2017 ġie adottat fl-2016, li kienet biss it-tieni sena sħiħa ta’ attività tiegħu. F’dak iż-żmien ma kienx għad hemm każijiet ta’ riżoluzzjoni u l-Aġenzija kien għad kellha ftit esperjenza fuq xiex setgħet tibbaża l-pjan ta’ akkwist tagħha. Bħala Aġenzija ġdida, l-SRB seta’ jingħaqad ma’ diversi kuntratti qafas interistituzzjonali ġestiti mill-Kummissjoni Ewropea. Ir-riżultat ta’ dan kien li bosta mill-proċeduri ta’ akkwist previsti li jitniedu mill-SRB fl-2017 finalment ma seħħewx. Fl-2018, l-implimentazzjoni tal-pjan ta’ akkwist qed jiġi segwit mill-qrib u qed isiru sforzi addizzjonali biex jitjieb l-ippjanar tal-proċeduri ta’ akkwist.

3.35.15.

Fl-2017, l-SRB alloka total ta’ EUR 20 miljun għal servizzi legali. Kważi l-proċeduri negozjati kollha mingħajr pubblikazzjoni preċedenti ta’ avviż ta’ kuntratt kienu relatati ma’ litigazzjoni (8 mill-10 kuntratti, b’valur totali ta’ EUR 10,9 miljun) li ma taqax fil-kamp ta’ applikazzjoni tad-Direttiva 2014/24/UE. Dan jinkludi l-għadd kbir ta’ każijiet ta’ litigazzjoni li ġew ippreżentati quddiem il-QĠUE wara l-ewwel każ ta’ riżoluzzjoni tal-SRB. Konsegwentament, l-SRB ma jikkunsidrax l-użu ta’ tali proċeduri eċċessiv. Fir-rigward tal-kuntratti għall-valutazzjoni ekonomika u finanzjarja f’2 każijiet mit-12-il każ fl-2017, il-ftuħ mill-ġdid tal-kompetizzjoni ma kellux suċċess u l-SRB ma kellux għażla oħra ħlief li jirrikorri għal proċedura negozjata. Minħabba n-natura tas-suġġett tal-kuntratt u l-bżonn li jkun hemm l-akbar kunfidenzjalità, l-avviż tal-kuntratt ma ġiex ippubblikat, f’konformità mar-regoli applikabbli.

3.35.16.

Aċċess online għad-dokumentazzjoni dwar l-offerti ilu disponibbli għall-operaturi ekonomiċi permezz tas-sit web tal-SRB sa mill-ħolqien tal-SRB u ġie integrat b’mod sħiħ fil-pjattaforma tal-akkwist elettroniku sa mill-aħħar tal-2017. F’Ġunju 2017, l-SRB talab ukoll li jingħaqad mas-sottomissjoni elettronika iżda għadu ma ngħatax aċċess mill-Kummissjoni.

3.35.17.

L-SRB osserva li tali pubblikazzjonijiet fuq is-sit web tal-EPSO la jżidu l-kwalità u lanqas l-għadd tal-applikazzjonijiet, filwaqt li jiswew ħafna flus minħabba t-traduzzjoni obbligatorja tal-avviż ta’ post tax-xogħol battal. Għaldaqstant, il-preferenza tal-SRB hi li jippubblika l-postijiet tax-xogħol battala tiegħu fuq is-sit web tiegħu stess, EU_CV online, LinkedIn u li jinforma lill-partijiet ikkonċernati (banek ċentrali, ministeri tal-finanzi, awtoritajiet nazzjonali, aġenziji oħra tal-UE u rappreżentazzjonijiet permanenti).

3.36. ĊENTRU TAT-TRADUZZJONI GĦALL-KORPI TAL-UNJONI EWROPEA (CdT)

INTRODUZZJONI

3.36.1.

Iċ-Ċentru tat-Traduzzjoni għall-Entitajiet tal-Unjoni Ewropea (iċ-Ċentru tat-Traduzzjoni għall-Korpi tal-Unjoni Ewropea) (minn hawn ’il quddiem “iċ-Ċentru”, magħruf ukoll bħala s-“CdT”), li jinsab fil-Lussemburgu, inħoloq bir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2965/94 (360). Il-kompitu taċ-Ċentru huwa li jipprovdi s-servizzi ta’ traduzzjoni meħtieġa għall-attivitajiet ta' kwalunkwe istituzzjoni u korp tal-Unjoni Ewropea li jitlob is-servizzi tiegħu.

3.36.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għaċ-Ċentru (361).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għaċ-ċentru

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	51	49
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (362)	225	215
Sors: data pprovduta miċ-Ċentru.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.36.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet taċ-Ċentru, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (363) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (364) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.36.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.36.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.36.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Kwistjoni oħra

3.36.7.

Il-kompitu taċ-Ċentru huwa li jipprovdi s-servizzi ta’ traduzzjoni meħtieġa għall-attivitajiet tal-aġenziji u l-korpi tal-UE minbarra li jagħmel dan ukoll għall-istituzzjonijiet tal-UE li jitolbu s-servizzi tiegħu. Ir-Regolamenti fundaturi tal-biċċa l-kbira mill-aġenziji u l-korpi jeħtieġu li dawn jużaw is-servizzi ta' traduzzjoni taċ-Ċentru. Bosta minnhom (li jirrappreżentaw aktar minn nofs id-dħul taċ-Ċentru) qed jagħmlu użu dejjem akbar minn soluzzjonijiet interni u soluzzjonijiet alternattivi oħra. Madankollu, dan ifisser li l-kapaċità taċ-Ċentru mhix qed tintuża sal-massimu possibbli, li qed ikun hemm duplikazzjoni tal-isforzi fil-livell Ewropew kemm fir-rigward tal-ispejjeż għall-iżvilupp tas-sistemi kif ukoll għall-ispejjeż operazzjonali tagħhom, u li l-mudell u l-kontinwità tal-operazzjonijiet taċ-Ċentru jistgħu jkunu f'riskju. Fl-2017 twettqet evalwazzjoni esterna dwar l-adegwatezza tal-mudell tal-operazzjonijiet taċ-Ċentru. Ir-rapport ta’ evalwazzjoni finali kien għadu ma ġiex adottat fiż-żmien meta wettaqna l-awditu (365).

3.36.8.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.36.9.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi, inklużi l-pożizzjoni ġerarkika u l-indipendenza tal-uffiċjali tal-kontabbiltà. Is-superjur ġerarkiku tal-uffiċjal tal-kontabbiltà taċ-Ċentru huwa l-Kap tal-Amministrazzjoni. Aħna jidhrilna li jeħtieġ li l-indipendenza tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tissaħħaħ billi dan jibda jirrapporta direttament lid-Direttur (amministrattiv) u lill-Bord Amministrattiv (funzjonali) taċ-Ċentru.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.36.10.

Skont ir-Regolament Finanzjarju ta’ Qafas tagħhom, jenħtieġ li l-aġenziji jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (366), (367). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, iċ-Ċentru kien introduċa l-għodod għall-fatturazzjoni elettronika għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti jew għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.36.11.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2015

Iċ-Ċentru għad ma għandux Pjan tal-Kontinwità tan-Negozju stabbilit. Għaldaqstant, mhuwiex qed jikkonforma mal-Istandard ta' Kontroll Intern Nru 10 (368).

Ikkompletata

2016

Fl-2016, il-flus kontanti u d-depożiti għal terminu qasir taċ-Ċentru naqsu għal EUR 34,2 miljun (EUR 38,3 miljun fi tmiem l-2015) u r-riżervi naqsu għal EUR 31,1 miljun (EUR 34 miljun fi tmiem l-2015). Dan it-tnaqqis jirriżulta minn approċċ baġitarju li għandu l-intenzjoni li jnaqqas is-surplus akkumulat minn snin preċedenti (369).

Għadha għaddejja

RISPOSTA TAĊ-ĊENTRU

3.36.9.

L-Uffiċċjal tal-Kontabbiltà huwa indipendenti fl-eżekuzzjoni tad-dmirijiet ta’ kontabbiltà tiegħu. Din l-indipendenza hija żgurata mill-fatt li hu jkun innominat mill-Bord tat-Tmexxija u jokkupa post permanenti. Sabiex tissaħħaħ l-indipendenza tal-Uffiċċjal tal-Kontabbiltà, mill-2018 ser jirrapporta direttament lid-Direttur taċ-Ċentru għall-kompiti ta’ kontabbiltà u l-evalwazzjoni annwali tiegħu ser issir mid-Direttur.

3.36.10.

L-implimentazzjoni tal-Offerti elettroniċi u l-Preżentazzjoni elettronika hija inkluża fil-Programm ta’ Ħidma 2018 taċ-Ċentru. Iż-żewġ għodod, żviluppati mill-Kummissjoni, ser jitnehdu miċ-Ċentru minn Ottubru 2018.

Aġenziji eżekuttivi tal-kummissjoni

3.37. AĠENZIJA EŻEKUTTIVA GĦALL-EDUKAZZJONI, L-AWDJOVIŻIV U L-KULTURA (EACEA)

INTRODUZZJONI

3.37.1.

L-Aġenzija Eżekuttiva għall-Edukazzjoni, l-Awdjoviżiv u l-Kultura (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“EACEA”), li tinsab fi Brussell, ġiet stabbilita bid-Deċiżjoni ta' Implimentazzjoni tal-Kummissjoni 2013/776/UE (370) li tħassar id-Deċiżjoni 2009/336/KE (371). Il-kompitu tal-Aġenzija huwa l-ġestjoni ta' programmi li jiġu deċiżi mill-Kummissjoni fl-oqsma tal-edukazzjoni, l-awdjoviżiv u l-kultura, inkluż it-twettiq tal-implimentazzjoni dettaljata ta' proġetti tekniċi.

3.37.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (372).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	49	50
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (373)	442	436
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.37.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (374) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (375) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.37.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.37.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.37.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.37.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.37.8.

Matul l-awditjar tal-aġenziji kollha tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi tagħhom, inklużi l-pożizzjoni ġerarkika u l-indipendenza tal-uffiċjali tal-kontabbiltà tagħhom. Is-superjur ġerarkiku tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Aġenzija huwa l-Kap tad-Dipartiment tal-Finanzi, Kontabbiltà u Programmazzjoni. Aħna jidhrilna li jeħtieġ li l-indipendenza tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tissaħħaħ billi dan jibda jirrapporta direttament lid-Direttur (amministrattiv) u lill-Kumitat ta’ Ġestjoni (funzjonali) tal-Aġenzija.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.37.9.

Skont ir-Regolament Finanzjarju, jenħtieġ li l-aġenziji eżekuttivi jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (376). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet u l-aġenziji kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-verżjoni elettronika tal-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet introduċiet l-għodod għall-fatturazzjoni elettronika għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti jew għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.37.10.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar il-ġestjoni tal-ordnijiet ta' rkupru fil-kuntest ta’ multi għall-ksur tar-regoli dwar il-kompetizzjoni (inklużi garanziji għal dawn il-multi) u tal-ordnijiet ta’ rkupru fil-kuntest tal-kapaċità korrettiva tal-Kummissjoni, kif ukoll rapport dwar Erasmus+ u Ewropa Kreattiva – il-Ġestjoni tal-Għotjiet, il-Fażi 1 (377). L-Aġenzija ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.37.11.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2016

Hi u twettaq l-inventarju annwali tal-assi tagħha fl-2016, l-Aġenzija ma setgħetx issib 46 oġġett ta’ tagħmir tal-IT b’valur totali tal-akkwist inizjali ta’ bejn wieħed u ieħor EUR 22 000 , li jindika dgħufijiet fis-salvagwardja tal-assi.

Ikkompletata

2016

Ir-riporti ta' approprjazzjonijiet impenjati kienu għoljin għat-Titolu III (appoġġ għall-operazzjonijiet tal-Aġenzija) f’ammont ta' EUR 2,3 miljun, jiġifieri 47 % (2015: EUR 2,8 miljun, jiġifieri 50 %). Dawn huma prinċipalment relatati ma' awditi ta' proġetti li għadhom għaddejjin (EUR 0,8 miljun) u ma' servizzi tal-IT (EUR 0,9 miljun) li ġew ordnati fl-2016 iżda li kienu għadhom ma ġewx fatturati sa tmiem is-sena, jew li mhumiex se jiġu pprovduti qabel l-2017.

M/A

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.37.8

L-Aġenzija hija tal-fehma li l-Uffiċjal tal-Kontabilità tagħha għandu livell għoli ta’ indipendenza. Minbarra n-nomina tiegħu permezz tal-Kumitat ta’ Tmexxija u r-rapportar funzjonali lejn il-Kumitat, huwa importanti li wieħed jinnota li l-uffiċjal tal-kontabilità tal-EACEA huwa uffiċjal issekondat mill-Kummissjoni ta’ grad għoli, status li per se jagħtih livell ta’ indipendenza ferm ogħla meta mqabbel mal-Uffiċjali tal-Kontabilità reklutati lokalment. Din il-konfigurazzjoni timplika li l-Uffiċjal tal-Kontabilità ssekondat huwa parti mill-istruttura organizzattiva tad-DĠ prinċipali — fil-każ tagħna d-DG EAC.

L-Aġenzija ser tanalizza l-kumment tal-Qorti, billi tikkunsidra l-miżuri potenzjali meħuda minn aġenziji oħra tal-UE u/jew gwida korporattiva mill-Kummissjoni. Peress li l-maniġment superjuri tal-Aġenzija għaddej minn tibdil, il-kwistjoni ser tiġi ppreżentata lid-Direttur il-ġdid għall-kunsiderazzjoni tiegħu.

3.37.9.

L-Aġenzija qed issegwi mill-qrib il-proġett tal-akkwist elettroniku tal-Kummissjoni. Hija tippjana li tibda tuża l-akkwist-e f’Lulju 2018, segwit mill-implimentazzjoni tas-sottomissjoni elettronika ta’ offerti.

3.37.10.

Sadanittant, iż-żewġ pjanijiet ta’ azzjoni ntbagħtu lis-Servizz tal-Awditjar Intern, li aċċettahom. Għandu jiġi nnutat li sadanittant kważi kull azzjoni ppjanata ġiet imwettqa.

3.38. AĠENZIJA EŻEKUTTIVA GĦALL-INTRAPRIŻI ŻGĦAR U MEDJI (EASME)

INTRODUZZJONI

3.38.1.

L-Aġenzija Eżekuttiva għall-Intrapriżi Żgħar u Medji (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“EASME”), li tinsab fi Brussell, ġiet stabbilita għall-perjodu mill-1 ta’ Jannar 2014 sal-31 ta’ Diċembru 2024 bid-Deċiżjoni ta' Implimentazzjoni tal-Kummissjoni 2013/771/UE (378). Il-kompitu prinċipali tagħha huwa li timmaniġġja, f’kooperazzjoni mill-qrib ma’ seba’ Direttorati Ġenerali tal-Kummissjoni, l-azzjonijiet tal-UE fl-oqsma tar-riċerka u l-innovazzjoni, il-kompetittività tal-SMEs, l-ambjent u l-azzjoni klimatika, l-affarijiet marittimi u s-sajd.

3.38.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (379).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	36	43
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (380)	417	434
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.38.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (381) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (382) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.38.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.38.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.38.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.38.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR L-AFFIDABBILTÀ TAL-KONTIJIET

3.38.8.

Matul l-awditjar tal-aġenziji tal-UE li wettaqna din is-sena, aħna analizzajna l-ambjenti kontabilistiċi tagħhom, inklużi l-pożizzjoni ġerarkika u l-indipendenza tal-uffiċjali tal-kontabbiltà, kif ukoll l-aspett tal-validazzjoni (mill-ġdid) f’waqtha tas-sistemi kontabilistiċi. Is-superjur ġerarkiku tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Aġenzija huwa l-Kap tad-Dipartiment tal-Finanzi. Għalhekk, aħna jidhrilna li jeħtieġ li l-indipendenza tal-uffiċjal tal-kontabbiltà tissaħħaħ billi dan jibda jirrapporta direttament lid-Direttur (amministrattiv) u lill-Kumitat ta’ Tmexxija (funzjonali) tal-Aġenzija.

3.38.9.

Barra minn hekk, fl-2014 il-mandat tal-Aġenzija ġie estiż konsiderevolment u issa hija timmaniġġja l-azzjonijiet tal-UE f’diversi oqsma f’kooperazzjoni ma’ seba’ Direttorati Ġenerali tal-Kummissjoni. Minkejja l-bidliet sinifikanti fil-proċeduri tal-Aġenzija u żieda sinifikanti fil-baġit u l-persunal, l-aħħar validazzjoni mill-ġdid tas-sistema kontabilistika saret fl-2012.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.38.10.

Skont ir-Regolament Finanzjarju, jenħtieġ li l-aġenziji eżekuttivi jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (383). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet u l-aġenziji kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet introduċiet l-għodod għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-fatturazzjoni elettronika.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.38.11.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar il-ġestjoni tal-Programm COSME (Kompetittività tal-Intrapriżi u l-SMEs) mill-Aġenzija u rapport ieħor dwar il-proċess tal-ġestjoni tar-riżorsi umani fl-EASME (384). L-Aġenzija ħejjiet pjanijiet ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.38.12.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2016

Ir-riporti ta’ approprjazzjonijiet impenjati kienu għoljin għat-Titolu II (nefqa amministrattiva) f’ammont ta’ EUR 1 250 000 , jiġifieri 33 % (2015: EUR 998 324 , jiġifieri 14 %) u għat-Titolu III (appoġġ għall-operazzjonijiet tal-Aġenzija) f’ammont ta’ EUR 2 550 000 , jiġifieri 62 % (2015: EUR 4 miljun, jiġifieri 65 %). Għat-Titolu II, dawn huma prinċipalment relatati mal-kera (EUR 0,6 miljun) u mal-akkwist ta’ ħardwer li kien għadu ma ġiex ikkonsenjat sa tmiem is-sena (EUR 0,5 miljun). Ir-riporti għat-Titolu III huma relatati ma’ evalwazzjonijiet mill-esperti esterni u mal-monitoraġġ tal-Programm Life (EUR 1,5 miljun), ma’ verifikazzjonijiet ex post li kienu għadhom għaddejjin (EUR 0,5 miljun), u ma’ servizzi tal-IT (EUR 0,5 miljun) li kienu ordnati fl-2016 iżda li ġew fornuti parzjalment biss u ma kinux ġew fatturati sa tmiem is-sena. L-Aġenzija tista’ tqis il-possibbiltà li tintroduċi approprjazzjonijiet baġitarji differenzjati biex jiġu riflessi aħjar kemm in-natura pluriennali tal-operazzjonijiet kif ukoll id-dewmien inevitabbli bejn l-iffirmar tal-kuntratti, il-konsenji u l-pagamenti.

Għadha għaddejja

2016

Il-kanċellazzjoni ta’ riporti mis-sena preċedenti kienet għolja għat-Titolu I (spejjeż għall-persunal) f’ammont ta’ EUR 32 000 , jiġifieri 8,3 %, li jindika li kienet saret stima eċċessiva tal-ħtiġijiet baġitarji.

M/A

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.38.8.

L-Aġenzija tqis li s-sistema ta’ kontroll intern tagħha tipprovdi assigurazzjoni raġjonevoli li l-obbligi jiġu segregati b’mod effettiv u li l-indipendenza tal-Uffiċjal tal-Kontabilità ma tiġix imdgħajfa.

L-Uffiċjal tal-Kontabilità nħatar mill-Kumitat ta’ Tmexxija (SC). L-SC jadotta kontijiet provviżorji u finali, il-baġit amministrattiv u kwalunkwe emenda ulterjuri. Ir-riżultati ewlenin mill-Uffiċjal tal-Kontabilità huma awtorizzati mid-Direttur tal-Aġenzija.

Il-bdil tal-istruttura ta’ rappurtar u organizzazzjonali attwali fil-fehma tiegħu ma jkollhiex impatt kbir fuq ir-riskji u l-kontrolli tat-tranżazzjonijiet tal-kontabilità. Madanakollu, l-Aġenzija se tissorvelja s-sitwazzjoni mill-qrib, u jekk ikun meħtieġ se tadatta l-linji tal-organizzazzjoni u ta’ rappurtar.

3.38.9

It-tim tal-kontabilità ta bidu għall-validazzjoni tas-sistemi ta’ kontabilità f’Diċembru 2017 u se jiffinalizzaha matul l-2018.

3.38.10.

Fil-qasam tal-akkwisti, l-Aġenzija ilha mill-2013 timplimenta l-fatturazzjoni elettronika għal numru partikolari ta’ fornituri tal-IT, inkluż ipproċessar elettroniku sħiħ u interfaċċa awtomatizzata bi produzzjoni ABAC. Mill-2018, il-fatturazzjoni elettronika se tiġi promossa aktar u se tiġi introdotta gradwalment lil fornituri oħra, skont l-infrastruttura u t-tħejjija elettronika tagħhom.

3.39. Aġenzija eżekuttiva tal-kunsill ewropew għar-riċerka (ERCEA)

INTRODUZZJONI

3.39.1.

L-Aġenzija Eżekuttiva tal-Kunsill Ewropew għar-Riċerka (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala l-“ERCEA”), li tinsab fi Brussell, inħolqot bid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 2008/37/KE (385). L-Aġenzija ġiet stabbilita għal perjodu li beda fl-1 ta’ Jannar 2008 u li ntemm fil-31 ta’ Diċembru 2017 bl-għan li tmexxi l-programm speċifiku “Ideat” taħt is-Seba’ Programm Kwadru għar-Riċerka. Skont id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2013/743/UE (386), l-Aġenzija saret l-istruttura ddedikata għall-implimentazzjoni li hija responsabbli għall-implimentazzjoni amministrattiva u l-eżekuzzjoni tal-programm għar-riċerka Orizzont 2020, u timplimenta l-azzjonijiet, skont il-Parti I “Xjenza eċċellenti” tal-programm, li huma relatati mal-objettiv speċifiku tat-tisħiħ tar-riċerka fil-fruntieri tal-għarfien, permezz tal-attivitajiet tal-Kunsill Ewropew għar-Riċerka (ERC) (387).

3.39.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (388).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	43	47
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (389)	461	477
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.39.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (390) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (391) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.39.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.39.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.39.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.39.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.39.8.

Skont ir-Regolament Finanzjarju, jenħtieġ li l-aġenziji eżekuttivi jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (392). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet u l-aġenziji kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet introduċiet l-għodod għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti u għall-fatturazzjoni elettronika għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.39.9.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar il-proċessi relatati mal-għeluq ta’ proġetti taħt l-FP7 (393), (394). L-Aġenzija ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.39.10.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2016	Ir-rapporti ta’ ftuħ u ta’ evalwazzjoni, li jitħejjew mill-kumitati tal-Aġenzija inkarigati mill-akkwist pubbliku u r-reklutaġġ, ma jippreżentawx rekord sħiħ u preċiż tal-proċeduri li fil-fatt intużaw. L-inadegwatezza tar-rapporti tikkomprometti t-trasparenza ta’ dawn il-proċeduri.	Ikkompletata
2016	Fir-rapport tal-awditjar tiegħu datat Settembru 2016, is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni kkonkluda li l-Aġenzija ħadet għadd ta’ miżuri strateġiċi u operazzjonali biex ittejjeb il-proċess għar-reklutaġġ, iż-żamma u l-allokazzjoni tal-persunal tagħha. F’dan il-kuntest, l-IAS ikkonkluda li l-Aġenzija fasslet u implimentat proċess adegwat għall-ġestjoni tar-riżorsi umani biex ikollha forza tax-xogħol li tkun kompetenti u impenjata sabiex tiżgura l-ilħuq tal-objettivi tagħha. Filwaqt li ma ġiet identifikata l-ebda problema kruċjali jew ta’ importanza kbira, l-Aġenzija u l-IAS qablu dwar pjan ta’ azzjoni biex ikompli jsir titjib f’ċerti oqsma ta’ dan il-proċess.	Għadha għaddejja
2016	Il-livell ta’ approprjazzjonijiet impenjati riportati kien għadu għoli għat-Titolu III (nefqa operazzjonali) f’ammont ta’ EUR 1,3 miljun, jiġifieri 40 % (2015: EUR 1,5 miljun, jiġifieri 43 %), prinċipalment fir-rigward ta’ awditi esterni u ta’ komunikazzjoni, li jkomplu sejrin wara tmiem is-sena. Il-livell għoli ta’ riporti jmur kontra l-prinċipju baġitarju tal-annwalità.	M/A

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.39.8

16. Attwalment, is-Sottomissjoni elettronika hija limitata għall-proċeduri miftuħa (il-livell limitu tagħha huwa stabbilit mid-Direttiva 2014/24/UE dwar l-akkwist pubbliku li kien EUR 135 000 fl-2017). Peress li l-Aġenzija ma nedietx tali proċedura fl-2017 u lanqas mhija se tnediha fl-2018, l-Aġenzija ma kinitx f’pożizzjoni li tuża s-Sottomissjoni elettronika fl-2017. Barra minn hekk, skont il-pjan direzzjonali tal-Kummissjoni, l-użu tas-sottomissjoni elettronika se jsir obbligatorju għall-Istituzzjonijiet u l-Aġenziji kollha fi tmiem l-2018. Għaldaqstant, fl-2018 inbeda l-proċess ta’ ksib ta’ informazzjoni (on-boarding) u l-Aġenzija se tkun lesta biex tużaha qabel ma tintemm din is-sena. Rigward il-proċedura nnegozjata, l-Aġenzija se tuża s-Sottomissjoni elettronika hekk kif din l-opzjoni tkun integrata f’dan il-modulu mill-Kummissjoni.

3.39.9.

Wara l-pjan ta’ azzjoni relatat mal-awditu tal-“Għeluq tal-proġetti FP7” stabbilit mill-Aġenzija u maqbul mill-IAS, l-azzjonijiet kollha ġew implimentati f’waqthom mill-ERCEA u sottomessi lis-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) fid-9/04/2018 għas-segwitu tiegħu.

3.40. AĠENZIJA EŻEKUTTIVA GĦALL-INNOVAZZJONI U N-NETWERKS (INEA)

INTRODUZZJONI

3.40.1.

L-Aġenzija Eżekuttiva għall-Innovazzjoni u n-Netwerks (INEA – minn hawn 'il quddiem “l-Aġenzija”), li tinsab fi Brussell, twaqqfet bid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 2013/801/UE (395) biex tieħu post l-Aġenzija Eżekuttiva tan-Netwerk Trans-Ewropew tat-Trasport. L-Aġenzija ġiet stabbilita għal perjodu li beda fl-1 ta’ Jannar 2014 u li jintemm fil-31 ta’ Diċembru 2024 għall-ġestjoni ta’ azzjonijiet tal-UE relatati mal-Faċilità Nikkollegaw l-Ewropa, il-Programm Orizzont 2020 għall-Finanzjament tar-Riċerka u l-Innovazzjoni, in-Netwerk Trans-Ewropew tat-Trasport u l-Programm Marco Polo.

3.40.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (396).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	22	24
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (397)	225	249
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.40.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (398) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (399) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.40.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.40.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.40.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.40.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.40.8.

Skont ir-Regolament Finanzjarju, jenħtieġ li l-aġenziji eżekuttivi jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (400). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet u l-aġenziji kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet introduċiet l-għodod għall-fatturazzjoni elettronika għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti jew għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.40.9.

Fl-2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni ħareġ rapport dwar it-tieni fażi tal-ġestjoni tal-għotjiet li tirrigwarda l-ġestjoni tal-proġetti u l-pagamenti għall-Faċilità Nikkollegaw l-Ewropa fl-INEA (401). L-Aġenzija ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.40.10.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2016

Il-livell ta' riporti għal approprjazzjonijiet impenjati kien għoli għat-Titolu III f’ammont ta’ EUR 0,5 miljun, jiġifieri 48 % (2015: EUR 0,5 miljun, jiġifieri 51 %). Il-kawża prinċipali kienet l-eżekuzzjoni ta’ kuntratti tal-IT u kuntratti tal-awditjar li saret wara tmiem is-sena.

M/A

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.40.8.

Sat-tmiem l-2017 l-Aġenzija kienet introduċiet il-fatturazzjoni elettronika għal ċerti proċeduri. L-użu tal-akkwist elettroniku u s-sottomissjoni elettronika ma ġiex introdott għax ma jirrigwardax lill-Aġenzija. Fil-fatt, attivitajiet ta’ akkwist huma implimentati biss permezz tal-użu ta’ kuntratti ta’ valur baxx jew Kuntratti ta’ Qafas eżistenti ġestiti mis-servizzi tal-Kummissjoni Ewropea.

3.41. AĠENZIJA EŻEKUTTIVA GĦAR-RIĊERKA (REA)

INTRODUZZJONI

3.41.1.

L-Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”, magħrufa wkoll bħala r-“REA”), li tinsab fi Brussell, ġiet stabbilita bid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 2008/46/KE (402). L-Aġenzija ġiet stabbilita għal perjodu limitat li beda fl-1 ta’ Jannar 2008 u li jintemm fil-31 ta’ Diċembru 2017 bl-għan li tmexxi attivitajiet speċifiċi tal-Unjoni fil-qasam tar-riċerka. Fil-15 ta’ Ġunju 2009 l-Aġenzija uffiċjalment ingħatat l-awtonomija amministrattiva u operazzjonali tagħha mill-Kummissjoni Ewropea. Fit-13 ta’ Diċembru 2013, il-Kummissjoni, bid-Deċiżjoni ta’ Implimentazzjoni 2013/778/UE (403) tagħha, estendiet tul il-ħajja tar-REA għall-2024 u ddelegat lilha wkoll xi partijiet minn Orizzont 2020, il-Programm Qafas il-ġdid għar-Riċerka u l-Innovazzjoni.

3.41.2.

It-Tabella hawn taħt tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (404).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR) (405)	63	67
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (406)	628	693
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.41.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (407) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (408) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.41.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.41.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.41.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

3.41.7.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-KONTROLLI INTERNI

3.41.8.

Il-ġestjoni tal-proċess tal-għażla għall-aġenti kuntrattwali ppreżentat ċerti dgħufijiet. Il-fajls ta’ reklutaġġ u l-minuti tal-laqgħat tal-kumitat ta’ għażla mhux dejjem jinkludu l-kriterji użati biex jintgħażlu l-kandidati mid-database tar-reklutaġġ (409).

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.41.9.

Skont ir-Regolament Finanzjarju, jenħtieġ li l-aġenziji eżekuttivi jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (410). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet u l-aġenziji kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-verżjoni elettronika tal-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet introduċiet l-għodod għall-fatturazzjoni elettronika għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti jew għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

INFORMAZZJONI DWAR IR-RAPPORTI TAS-SERVIZZ TAL-AWDITJAR INTERN

3.41.10.

F’Mejju 2017, is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni ħareġ rapport tal-awditjar dwar l-għeluq ta’ proġetti taħt l-FP7 fir-REA (411). L-Aġenzija ħejjiet pjan ta’ azzjoni biex tindirizza l-oqsma fejn jista’ jsir titjib.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.41.11.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena	Osservazzjonijiet tal-Qorti	Status tal-azzjoni korrettiva (Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)
2016	Fir-rapport tal-awditjar tiegħu datat Diċembru 2016, is-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni kkonkluda li, b’mod ġenerali, l-Aġenzija kienet implimentat proċess adegwat għall-ġestjoni tar-riżorsi umani. L-Aġenzija u l-IAS qablu dwar pjan għat-teħid ta’ azzjoni korrettiva għall-unika sejba rrappurtata.	Għadha għaddejja
2016	F’rapport tal-awditjar ieħor datat Mejju 2016, l-IAS ikkonkluda li l-Aġenzija, flimkien mal-Kummissjoni, kienet stabbiliet sistema effiċjenti ta’ kontroll intern għall-ġestjoni tal-għotjiet fi ħdan il-programm ORIZZONT 2020. L-Aġenzija u l-IAS, flimkien mal-Kummissjoni, qablu dwar pjan biex tittieħed azzjoni korrettiva għall-unika sejba li tqieset importanti ħafna.	Għadha għaddejja (412)
2016	Evalwazzjoni esterna tal-prestazzjoni tal-Aġenzija matul il-perjodu mill-2012 sal-2015 tħejjiet f’isem il-Kummissjoni, u r-rapport finali ġie ppreżentat f’Mejju 2016. Dan ikkonkluda li, matul il-perjodu ta’ referenza, l-Aġenzija kienet wettqet l-implimentazzjoni tal-kompiti tagħha b’mod effettiv, effiċjenti u kosteffettiv, li l-mandat tagħha jibqa’ rilevanti ħafna għall-Kummissjoni u għall-benefiċjarji tal-Aġenzija, u li d-delegar ta’ kompiti operazzjonali mill-Kummissjoni kien irnexxa. Madankollu, l-evalwaturi identifikaw ukoll lok għal titjib ulterjuri fl-effettività u fl-effiċjenza tal-operazzjonijiet, u kemm l-Aġenzija kif ukoll il-Kummissjoni ġew mistiedna jtejbu d-djalogu intern u l-kooperazzjoni tagħhom, il-komunikazzjoni esterna kif ukoll kwistjonijiet speċifiċi fl-oqsma tal-IT u tal-ġestjoni tar-riżorsi umani. L-Aġenzija u l-Kummissjoni qablu dwar pjan biex tittieħed azzjoni korrettiva.	M/A

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

3.41.9.

Il-proċedura ta’ reklutaġġ awditjata li għaliha ġew identifikati xi nuqqasijiet tnediet fl-2016, li twassal għal lista ta’ riżerva adottata fl-2016 u użata fl-2017 permezz tal-ħruġ ta’ opportunità ta’ xogħol. Il-proċedura tal-għażla ta' REA għall-aġenti kuntrattwali, wara li tqieset ir-rakkomandazzjoni tal-IAS 2016, ġiet riveduta u implimentata aktar tard fl-2017. Il-proċedura tal-għażla riveduta għall-aġenti kuntrattwali tqis ir-rekwiżiti għal kriterji ta’ tiftix iddokumentati b’mod ċar għal CVs u verifiki ta' eliġibbiltà, kif ukoll għal kriterji ta’ eliġibbiltà u kriterji tal-għażla. Il-kriterji ta’ tiftix li qegħdin jintużaw mill-panels tal-għażla għall-iskrinjar ta’ CVs huma ddokumentati fil-minuti tagħhom. B’hekk, il-proċedura aġġornata diġà tindirizza n-nuqqasijiet irrapportati mill-QEA.

3.41.10

Fil-qasam tal-akkwist, ir-REA tuża Ftehimiet dwar il-Livell ta' Servizz mal-Kummissjoni jew kuntratti qafas tal-Kummissjoni. Huwa biss f'każ ta' bżonn speċifiku li ma jkunx kopert minn kwalunkwe wieħed minn dawn li r-REA tniedi akkwist speċifiku Fl-2017, ir-REA għamlet biss akkwist wieħed għal kuntratt ta’ valur baxx. Il-verżjoni kurrenti tal-akkwist elettroniku u s-sottomissjoni elettronika hija limitata għal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku li jeċċedu l-livell limitu ta’ EUR 144 000. Peress li r-REA s’issa ma nediet l-ebda proċedura li teċċedi dan il-livell limitu, ma kinitx f’pożizzjoni li tuża l-akkwist elettoniku u s-sottomissjoni elettronika fl-2017. Barra minn dan, skont il-pjan direzzjonali tal-Kummissjoni, l-użu tal-akkwist elettroniku u s-sottomissjoni elettronika qed isir obbligatorju għall-Istituzzjonijiet u l-Aġenziji kollha tal-UE fi tmiem l-2018 u l-proċess ta’ inklużjoni beda biss fl-2018. L-Aġenzija diġà qed tuża l-fatturar elettroniku u se tuża wkoll il-moduli tal-akkwist elettroniku u s-sottomissjoni elettronika hekk kif dawn il-moduli jkopru wkoll kuntratti ta’ valur medju u baxx jew 'kemm-il darba' titnieda proċedura tal-offerti.

3.42. AĠENZIJA EŻEKUTTIVA GĦALL-KONSUMATUR, IS-SAĦĦA, L-AGRIKOLTURA U L-IKEL (CHAFEA)

INTRODUZZJONI

3.42.1.

L-Aġenzija Eżekuttiva tal-Konsumaturi, is-Saħħa u l-Ikel (l-Aġenzija Eżekuttiva għall-Konsumatur, is-Saħħa, l-Agrikoltura u l-Ikel) (minn hawn ’il quddiem “l-Aġenzija”) twaqqfet fl-1 ta’ Jannar 2005 (l-Aġenzija Eżekuttiva għas-Saħħa Pubblika – PHEA – mill-2005 sal-2008, l-Aġenzija Eżekuttiva għas-Saħħa u l-Konsumaturi – EAHC – mill-2008 sal-2013 u l-Aġenzija Eżekuttiva għall-Konsumatur, is-Saħħa, l-Agrikoltura u l-Ikel – Chafea – mill-1 ta’ Jannar 2014) (413). L-Aġenzija tinsab fil-Lussemburgu u l-mandat tagħha ġie estiż sal-31 ta’ Diċembru 2024. L-Aġenzija timplimenta l-Programm tal-UE dwar is-Saħħa, il-Programm tal-Konsumaturi u l-inizjattiva għat-Taħriġ Imtejjeb għal Iżjed Sikurezza fl-Ikel.

3.42.2.

It-Tabella tippreżenta ċ-ċifri ewlenin għall-Aġenzija (414).

Tabella

Iċ-ċifri ewlenin għall-aġenzija

	2016	2017
Baġit (miljun EUR)	9	10
Total tal-persunal fil-31 ta' Diċembru (415)	58	61
Sors: data pprovduta mill-Aġenzija.

ID-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI PPROVDUTA MILL-QORTI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL – RAPPORT TAL-AWDITUR INDIPENDENTI

OPINJONI

3.42.3.

Aħna awditjajna:

(a)	il-kontijiet tal-Aġenzija li jinkludu r-rapporti finanzjarji (416) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (417) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2017, u

(b)	il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet,

kif meħtieġ mill-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE).

Affidabbiltà tal-kontijiet

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

3.42.4.

Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

Dħul

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tad-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet

3.42.5.

Fl-opinjoni tagħna, id-dħul li fuqu huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huwa legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Pagamenti

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tal-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

3.42.6.

Fl-opinjoni tagħna, il-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2017 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

Osservazzjonijiet

3.42.7.

L-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Aġenzija ilu nieqes minn tmiem Novembru 2017. Fit-13 ta’ Diċembru 2017, il-Kumitat ta' Ġestjoni tal-Aġenzija ħatar formalment amministratur biex ikun uffiċjal tal-kontabbiltà temporanju, għalkemm dan l-amministratur qiegħed jieħu post l-uffiċjal awtorizzanti b’delega. Dan imur kontra l-Artikolu 28 tar-regolament finanzjarju tal-Aġenzija, li jiddikjara li l-dmirijiet tal-uffiċjal awtorizzanti u tal-uffiċjal tal-kontabbiltà għandhom ikunu segregati u reċiprokament inkompatibbli.

3.42.8.

L-osservazzjonijiet li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-KONTROLLI INTERNI

3.42.9.

Fl-2017, l-Aġenzija ma ddokumentatx il-proċeduri ta’ reklutaġġ b’mod adegwat. Barra minn hekk, il-proċeduri ma żgurawx l-anomimità u ma rrispettawx id-dati ta’ skadenza stabbiliti. Dan jista’ jdgħajjef l-prinċipji tat-trasparenza u tat-trattament indaqs tal-kandidati.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA U DWAR IL-PRESTAZZJONI

3.42.10.

Fl-2017, l-Aġenzija kellha diffikultajiet biex tattira biżżejjed kompetizzjoni għall-proċeduri ta' akkwist b’valur baxx u medju. F’kull waħda mill-proċeduri awditjati, l-Aġenzija ma rċevietx aktar minn offerta waħda.

3.42.11.

Skont ir-Regolament Finanzjarju, jenħtieġ li l-aġenziji eżekuttivi jintroduċu soluzzjoni unika għall-iskambju u l-ħżin elettroniku ta’ informazzjoni ma’ partijiet terzi li jkunu qed jipparteċipaw fil-proċeduri ta’ akkwist pubbliku (e-procurement) (418). Billi l-istess rekwiżit jeżisti għall-Istituzzjonijiet u l-aġenziji kollha tal-UE, il-Kummissjoni qed tiżviluppa soluzzjoni komprensiva tal-IT li tkopri l-fażijiet kollha tal-proċeduri ta’ akkwist pubbliku. Il-Kummissjoni niedet għodod għall-fatturazzjoni elettronika (e-invoicing) fl-2010, għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti fil-verżjoni elettronika tal-Ġurnal Uffiċjali tal-UE (e-tendering) fl-2011, u għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti (e-submission) fl-2015. Sa tmiem l-2017, l-Aġenzija kienet introduċiet l-għodod għall-pubblikazzjoni elettronika ta’ dokumenti relatati ma’ avviżi dwar kuntratti u għall-fatturazzjoni elettronika għal ċerti proċeduri, iżda mhux dawk għall-preżentazzjoni elettronika ta’ sejħiet għall-offerti.

3.42.12.

L-Aġenzija tippubblika avviżi ta’ postijiet battala għal aġenti temporanji fuq is-sit web tagħha u fuq il-midja soċjali, iżda mhux fuq is-sit web tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), li jkun jirriżulta f’aktar trasparenza u pubbliċità u jkun jippermetti liċ-ċittadini jidentifikaw avviżi ppubblikati mid-diversi Istituzzjonijiet u aġenziji Ewropej kollettivament.

OSSERVAZZJONIJIET DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

3.42.13.

L-ippjanar baġitarju tal-Aġenzija huwa dgħajjef. Filwaqt li r-riporti ta’ approprjazzjonijiet impenjati mill-2017 għall-2018 kienu għoljin għat-Titolu III tal-baġit b’ammont ta’ EUR 1,6 miljun, jiġifieri 63 % (2016: EUR 1,2 miljun, jiġifieri 48 %), ir-rata ta’ kanċellazzjoni ta’ approprazzjonijiet baġitarji riportati mill-2016 għall-2017, kienet għolja wkoll b’ammont ta’ EUR 354 260, jiġifieri 23 %.

SEGWITU GĦALL-OSSERVAZZJONIJIET MIS-SNIN PREĊEDENTI

3.42.14.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjoni korrettiva li ttieħdet b'rispons għall-osservazzjonijiet tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness.

ANNESS

Segwitu għall-osservazzjonijiet mis-snin preċedenti

Sena

Osservazzjonijiet tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2015

L-Aġenzija kkanċellat EUR 0,2 miljun, jiġifieri 18 % tar-riporti tagħha għall-2015 (2014: EUR 0,1 miljun, jiġifieri 14 %), li jindika dgħufijiet fl-ippjanar għalihom.

Għadha għaddejja

2016

L-Aġenzija rriportat EUR 1,1 miljun, jiġifieri 48 % (2015: EUR 0,9 miljun, jiġifieri 52 %) tal-approprjazzjonijiet impenjati għat-Titolu III (nefqa marbuta mal-operazzjonijiet tal-Aġenzija). Dawn huma prinċipalment relatati ma’ servizzi tal-IT u ma’ studji oħra li ġew ikkuntrattati iżda li kienu għadhom ma twettqux jew ma ntemmux sa tmiem is-sena. Mir-riporti li saru mill-2015 sal-2016, l-Aġenzija kkanċellat EUR 0,2 miljun, jiġifieri 17 %, li jindika dgħufija fl-ippjanar tal-ħtiġijiet.

M/A

RISPOSTA TAL-AĠENZIJA

OSSERVAZZJONIJIET

3.42.7

Il-kontijiet finali tħejjew u ġew iffirmati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà maħtur fl-uffiċċju. Fil-futur, ser tiġi applikata b’mod strett is-segregazzjoni tad-dmirijiet.

3.42.9

L-Aġenzija taċċetta l-kumment tal-Qorti li jikkonċerna il-fatt li l-fajl tar-reklutaġġ analizzat mill-Qorti ma kienx dokumentat b’mod adegwat. Madankollu, iċ-Chafea żgurat li l-ebda kandidat ma kien iffavorit f’dan il-proċess ta’ għażla peress li l-kandidati kollha ġew ittrattati b’mod ugwali.

3.42.10.

Iċ-Chafea implimentat il-passi kollha rakkomandati mir-Regolament Finanzjarju li jikkonċernaw dawn iż-żewġ akkwisti ta’ valur baxx u medju: Il-publiċità ex-ante seħħet kif meħtieġ u n-numru ta’ kandidati rekwiżit legalment ġew mistiedna jippreżentaw offerta, fejn kollha kemm huma kellhom esperjenza b’saħħitha fi proċeduri ta’ offerti u bis-servizzi mitluba. Iċ-Chafea rrispettat il-Vademecum għall-Akkwist ta’ DĠ BAĠIT li jikkonċerna ż-żmien li jingħata lill-offerenti biex jippreżentaw l-offerta tagħhom.

3.42.11.

Attwalment iċ-Chafea qed tittestja diversi moduli tal-IT għall-akkwist elettroniku, inkluża l-preżentazzjoni elettronika. L-ewwel offerta bl-użu tal-preżentazzjoni elettronika ser tkun ittestjata fit-tielet kwart tal-2018. Iċ-Chafea ser tkun f’konformità b’mod sħiħ mar-rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni tal-UE biex il-preżentazzjoni elettronika tkun fis-seħħ sa qabel it-tmiem tal-2018.

3.42.12.

Iċ-Chafea taqbel mal-osservazzjoni li l-pubblikazzjoni ta’ avviżi dwar postijiet vakanti għal pożizzjonijiet ta’ aġenti temporanji fuq is-sit web tal-EPSO tista’ żżid il-viżibbiltà tagħhom.

3.42.13.

L-Aġenzija taċċetta l-kummenti tal-Qorti. L-Aġenzija ser tkompli bl-isforzi tagħha biex tkompli tnaqqas il-livell ta’ riporti u r-rata ta’ kanċellazzjoni C8.

Dan ir-Rapport li jinkludi 41 dikjarazzjoni ta' assigurazzjoni għal kull aġenzija/korp ġie adottat mill-Awla IV, immexxija mis-Sur Neven MATES, Membru tal-Qorti tal-Awdituri, fil-Lussemburgu fil-laqgħa tagħha tat-18 ta’ Settembru 2018.

Għall-Qorti tal-Awdituri

Klaus-Heiner LEHNE

President

(1) L-Artikoli 285 sa 287 (ĠU C 326, 26.10.2012, pp. 169-171).

(2) Disponibbli fuq is-sit web tagħna: www.eca.europa.eu

(3) Tliet aġenziji relatati mad-difiża (l-Aġenzija Ewropea għad-Difiża, l-Istitut Ewropew għall-Istudji fuq is-Sigurtà, u ċ-Ċentru Satellitari tal-Unjoni Ewropea) li jiġu ffinanzjati permezz ta’ kontribuzzjonijiet mill-Istati Membri, mhumiex awditjati mill-QEA iżda minn awdituri indipendenti esterni oħra.

(4) Is-Cedefop, l-Eurofound, l-EEA, l-ETF, l-EMA, l-EMCDDA, is-CdT, is-CPVO, l-EUIPO, l-EU-OSHA, il-FRA, l-EASA, l-EFSA, l-EMSA, l-Eurojust, l-ECDC, l-ENISA, l-ERA, il-Frontex, il-GSA, is-CEPOL, l-EFCA, l-ECHA, l-EIGE, l-ACER, l-Uffiċċju BEREC, l-Europol, l-EASO, l-EBA, l-EIOPA, l-ESMA u l-eu-LISA.

(5) Żewġ aġenziji awtofinanzjati (is-CPVO u l-EUIPO) huma suġġetti għal proċeduri ta’ kwittanza mill-Bord tat-Tmexxija rispettiv tagħhom.

(6) L-INEA, ir-REA, l-EACEA, l-ERCEA, ic-Chafea u l-EASME.

(7) Il-Qafas finanzjarju pluriennali tal-UE li jkopri l-perjodu 2014-2020.

(8) Id-dħul mill-baġit għall-2016 kien jikkonsisti mhux biss mill-kontribuzzjonijiet tal-2016 li saru minn istituzzjonijiet ta’ kreditu għall-Fond Uniku ta’ Riżoluzzjoni, iżda kien jinkludi wkoll il-kontribuzzjonijiet tal-2015 li nġabru mill-Awtoritajiet ta' Riżoluzzjoni Nazzjonali (ARN) fl-2015, iżda li ma ġewx ittrasferiti għall-Fond qabel Jannar 2016. Dan jispjega għalfejn it-total tal-baġit għall-2017 huwa ferm inqas minn dak tal-baġit għall-2016 (EUR 6,6 biljun kontra EUR 11,8 biljun).

(9) Il-membri tal-persunal jinkludu uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali kif ukoll esperti nazzjonali sekondati.

(10) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(11) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit huma rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(12) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (ĠU L 298, 26.10.2012, p. 1).

(13) Dawn huma bbażati fuq standards tal-kontabbiltà għas-settur pubbliku li huma aċċettati internazzjonalment.

(14) Ir-Regolament (KE) Nru 1907/2006 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar ir-Reġistrazzjoni, il-Valutazzjoni, l-Awtorizzazzjoni u r-Restrizzjoni ta' Sustanzi Kimiċi (REACH) (ĠU L 396, 30.12.2006, p. 1).

(15) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95 (2) Gvern elettroniku.

(16) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013 tat-30 ta’ Settembru 2013 dwar Regolament Finanzjarju ta’ qafas għall-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku (ĠU L 328, 7.12.2013, p. 42).

(17) Id-Direttiva 2014/24/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-26 ta’ Frar 2014 dwar l-akkwist pubbliku u li tħassar id-Direttiva 2004/18/KE (ĠU L 94, 28.3.2014, p. 65).

(18) Id-Direttiva 2014/55/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-16 ta’ April 2014 dwar il-fatturazzjoni elettronika fl-akkwist pubbliku (ĠU L 133, 6.5.2014, p. 1).

(19) Il-kundizzjonijiet għar-riporti huma spjegati fl-Artikolu 13 tar-Regolament Finanzjarju.

(20) Analiżi rapida dwar każ speċifiku rigward l-implimentazzjoni tat-tnaqqis ta’ 5 % fil-postijiet għall-persunal; ippubblikata fil-21 ta’ Diċembru 2017.

(21) Fl-1 ta’ Jannar 2018, dan l-ammont kien naqas għal 127 bank u 119-il grupp bankarju.

(22) Ir-Rapport Speċjali Nru 23/2017: “Bord Uniku ta’ Riżoluzzjoni: Bdiet il-ħidma fuq kompitu diffikultuż relatat mal-Unjoni Bankarja, iżda għad hemm ħafna xi jsir”; ippubblikat fid-19 ta’ Diċembru 2017.

(23) L-Artikolu 92(4) tar-Regolament dwar il-Mekkaniżmu Uniku ta' Riżoluzzjoni.

(24) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.

(25) ĠU L 211, 14.8.2009, p. 1.

(26) Ir-Regolament (UE) Nru 1227/2011 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (ĠU L 326, 8.12.2011, p. 1), li jagħti rwol importanti lill-Aġenzija fis-superviżjoni tan-negozjar fis-swieq tal-enerġija bl-ingrossa madwar l-Ewropa.

(27) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.acer.europa.eu.

(28) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(29) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(30) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(31) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(32) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(33) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol li twettaq mis-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni.

(34) ĠU L 337, 18.12.2009, p. 1.

(35) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Uffiċċju hija disponibbli fuq is-sit web tiegħu: www.berec.europa.eu.

(36) Iċ-ċifri tal-baġit huma bbażati fuq l-approprjazzjonijiet ta' pagament.

(37) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(38) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(39) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(40) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(41) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(42) L-Assoċjazzjoni Ewropea tal-Kummerċ Ħieles.

(43) Ara p. 9 tal-MC (16) 136, Programmar Annwali u Mutliannwali tal-Attivitajiet tal-Uffiċċju BEREC 2017-2019, 09.12.2016; https://berec.europa.eu/eng/document_register/subject_matter/berec_office/office_annual_work_programmes/6594-annual-and-multiannual-programming-of-the-berec-office-activities-2017-2019.

(44) Issir referenza għalihom fl-opinjoni bħala “karigi vakanti”.

(45) L-Artikolu 11, Deċiżjoni MC/2015/3: Deċiżjoni tal-MC tal-Uffiċċju BEREC dwar l-istabbiliment ta’ dispożizzjonijiet ta’ implimentazzjoni ġenerali dwar il-proċedura li tirregola l-ingaġġ u l-użu ta’ persunal temporanju skont l-Artikolu 2(f) tal-Kondizzjonijiet tal-Impjieg għal Aġenti Oħrajn tal-Unjoni Ewropea applikabbli.

(46) ĠU L 39, 13.2.1975, p. 1.

(47) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet taċ-Ċentru hija disponibbli fuq is-sit web tiegħu: www.cedefop.europa.eu.

(48) Iċ-ċifri tal-baġit huma bbażati fuq l-approprjazzjonijiet ta' pagament.

(49) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(50) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(51) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(52) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(53) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(54) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(55) ĠU L 240, 7.9.2002, p. 1.

(56) ĠU L 79, 19.3.2008, p. 1.

(57) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.easa.europa.eu.

(58) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(59) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(60) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(61) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1268/2012 (ĠU L 362, 31.12.2012, p. 1).

(62) Ir-Regolament Finanzjarju tal-EASA, l-Artikolu 68(2) u (3).

(63) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(64) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(65) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(66) Fl-2014 u fl-2015, il-bilanċi pożittivi kienu jammontaw għal EUR 15,3 miljun u EUR 16,9 miljun rispettivament.

(67) ĠU L 331, 15.12.2010, p. 12.

(68) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Awtorità hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.eba.europa.eu.

(69) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(70) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(71) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(72) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(73) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(74) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(75) L-EBA, l-Awtorità Ewropea tal-Assigurazzjoni u l-Pensjonijiet tax-Xogħol u l-Awtorità Ewropea tat-Titoli u s-Swieq.

(76) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol ta’ evalwazzjoni.

(77) ĠU L 396, 30.12.2006, p. 1.

(78) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.echa.europa.eu.

(79) Iċ-ċifri tal-baġit huma bbażati fuq l-approprjazzjonijiet ta' pagament.

(80) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(81) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(82) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(83) Ir-Regolament (KE) Nru 1907/2006.

(84) L-Artikolu 13 tar-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 340/2008 dwar il-ħlasijiet u l-ispejjeż dovuti lill-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi skont ir-Regolament (KE) Nru 1907/2006 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar ir-Reġistrazzjoni, il-Valutazzjoni, l-Awtorizzazzjoni u r-Restrizzjoni ta’ Sustanzi Kimiċi (REACH) (ĠU L 107, 17.4.2008, p. 6).

(85) Sa tmiem l-2017, kienu ġew ikkompletati l-verifikazzjonijiet ex post għar-reġistrazzjonijiet li saru sal-2012, iżda għar-reġistrazzjonijiet li saru fis-snin ta’ wara, dawn il-verifikazzjonijiet għadhom għaddejjin.

(86) Ir-Rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni tas-6 ta’ Mejju 2003 dwar id-definizzjoni ta’ intrapriżi mikro, żgħar u ta’ daqs medju (ĠU L 124, 20.5.2003, p. 36).

(87) Fl-2017, l-Aġenzija ġabret EUR 8,1 miljun fi dħul minn tariffi u ħlasijiet għal prodotti Bijoċidali (imqabbel ma’ EUR 7,6 miljun fl-2016), li jkopru 65 % tal-infiq għall-bijoċidi (imqabbel ma’ 62 % fl-2015 u 88 % fl-2016). Il-parti li kien fadal kienet iffinanzjata minn kontribuzzjonijiet għall-baġit tal-Aġenzija mill-Unjoni (EUR 6,3 miljun) u mill-pajjiżi tal-EFTA (EUR 0,2 miljun).

(88) ĠU L 331, 15.12.2010, p. 48.

(89) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Awtorità hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.eiopa.europa.eu.

(90) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(91) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(92) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(93) L-EIOPA, l-Awtorità Bankarja Ewropea u l-Awtorità Ewropea tat-Titoli u s-Swieq.

(94) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol ta’ evalwazzjoni.

(95) ĠU L 97, 9.4.2008, p. 1.

(96) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Istitut hija disponibbli fuq is-sit web tiegħu: https://eit.europa.eu/.

(97) Iċ-ċifri tal-baġit huma bbażati fuq l-approprjazzjonijiet ta' pagament.

(98) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(99) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(100) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(101) Fis-sena preċedenti ċ-ċertifikazzjoni twettqet minn għadd kbir ta’ ditti tal-awditjar privati li kienu ġew ikkuntrattati individwalment minn kull sieħeb tal-KKI li ppreżenta klejm għall-ispejjeż ogħla mis-soll ta’ EUR 325 000 (rimborż tal-ispejjeż effettivi u tal-ispejjeż unitarji). Id-ditta tal-awditjar li wettqet il-verifikazzjonijiet ex post hija differenti minn dawn iż-żewġ ditti tal-awditjar li wettqu s-CFS.

(102) U xorta waħda kienu 6 % aktar baxxi milli stmat fl-SGAs emendati li ġew iffirmati f’Diċembru 2016 u f’Jannar 2017.

(103) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(104) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(105) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol ta’ evalwazzjoni.

(106) B’mod partikolari, mill-ftehimiet ta’ għotja tal-2016 ġew stabbiliti limiti massimi għall-ispejjeż ta’ ġestjoni.

(107) Il-ħtiġijiet baġitarji għall-2016 ġew stmati b’mod eċċessiv bl-ammont ta’ EUR 13,1 miljun, jiġifieri 5,0 % (2015: EUR 25 miljun, jiġifieri 9,4 %) u ġew impenjati biss EUR 249,9 miljun mill-EUR 263 miljun disponibbli. L-approprjazzjonijiet li ma ntużawx jistgħu jerġgħu jiddaħħlu fil-baġits għall-2017-2019.

(108) L-EIT iffinanzja medja ta’ 90 % tal-ispejjeż eliġibbli ddikjarati mill-KKI fil-ftehimiet ta' għotja tal-2015. L-ammonti miġbura mill-KKI minn sorsi differenti laħqu 2,5 % tal-finanzjament mitlub mill-EIT.

(109) Ir-Rapport Speċjali Nru 4/2016: Jeħtieġ li l-Istitut Ewropew tal-Innovazzjoni u t-Teknoloġija jimmodifika l-mekkaniżmi operazzjonali tiegħu u l-elementi tat-tfassil tiegħu biex jikseb l-impatt mistenni.

(110) L-EIT għadu jinterpreta r-Regolament tal-EIT b’mod differenti, kif deskritt fir-risposta tiegħu tal-2015.

(111) Fl-2016, bħala medja tħallas total ta’ EUR 17 000 lill-universitajiet għal kull student li għamel sena sħiħa, fuq il-bażi tal-mudell deskritt li kkombina spejjeż effettivi u somom f'daqqa. Il-mudell ġie ddefinit formalment fi tmiem l-2016 u se jkun applikabbli mill-2017.

(112) Fl-2016 (tranżazzjonijiet tal-għotja tal-2015), l-EIT irrimborża ammont ta’ EUR 410 000 relatat ma’ dak il-kuntratt.

(113) Il-pożizzjoni maniġerjali mtliet fi Frar 2018. Il-Kummissjoni niedet il-proċedura ta’ reklutaġġ għad-Direttur f’Ġunju 2018.

(114) Ir-Rapport Speċjali Nru 4/2016: Jeħtieġ li l-Istitut Ewropew tal-Innovazzjoni u t-Teknoloġija jimmodifika l-mekkaniżmi operazzjonali tiegħu u l-elementi tat-tfassil tiegħu biex jikseb l-impatt mistenni.

(115) ĠU C 187 A, 1.6.2018, p. 6.

(116) ĠU L 208, 5.8.2002, p. 1.

(117) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.emsa.europa.eu.

(118) Iċ-ċifri tal-baġit huma bbażati fuq l-approprjazzjonijiet ta' pagament.

(119) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(120) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(121) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(122) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(123) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(124) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(125) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol ta’ evalwazzjoni.

(126) Il-persunal operazzjonali tal-Aġenzija ġie rrilokat għal Ateni f’Marzu 2013.

(127) ĠU L 77, 13.3.2004, p. 1.

(128) ĠU L 165, 18.6.2013, p. 41.

(129) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.enisa.europa.eu.

(130) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(131) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(132) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(133) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol li twettaq.

(134) Skont l-ENISA, fi tmiem l-2017, dan l-ammont kompla jonqos għal 11-il membru tal-persunal.

(135) ĠU L 220, 21.6.2004, p. 3, u ĠU L 138, 26.5.2016, p. 1. Skont ir-Regolament tal-aħħar, l-isem oriġinali tal-Aġenzija, l-Aġenzija Ferrovjarja Ewropea, inbidel għall-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Ferroviji.

(136) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.era.europa.eu.

(137) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(138) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(139) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(140) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(141) ĠU L 331, 15.12.2010, p. 84.

(142) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Awtorità hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.esma.europa.eu.

(143) Iċ-ċifri tal-baġit huma bbażati fuq l-approprjazzjonijiet ta' pagament.

(144) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(145) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(146) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(147) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(148) L-ESMA, l-Awtorità Bankarja Ewropea u l-Awtorità Ewropea tal-Assigurazzjoni u l-Pensjonijiet tax-Xogħol

(149) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol ta’ evalwazzjoni.

(150) ĠU L 216, 20.8.1994, p. 1. Ir-Regolament ġie emendat l-aħħar bir-Regolament (KE) Nru 1112/2005 (ĠU L 184, 15.7.2005, p. 5).

(151) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.osha.europa.eu.

(152) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(153) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(154) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(155) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(156) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(157) ĠU L 139, 30.5.1975, p. 1.

(158) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Fondazzjoni hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.eurofound.europa.eu.

(159) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(160) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(161) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(162) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(163) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(164) Id-Deċiżjoni 2010/803/UE meħuda bi ftehim komuni bejn ir-Rappreżentanti tal-Gvernijiet tal-Istati Membri (ĠU L 342, 28.12.2010, p. 15).

(165) ĠU L 276, 20.10.2010, p. 11.

(166) ĠU L 246, 20.7.2004, p. 1.

(167) ĠU L 196, 24.7.2008, p. 1.

(168) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.www.gsa.europa.eu.

(169) Iċ-ċifri tal-baġit huma bbażati fuq l-approprjazzjonijiet ta' pagament.

(170) Minn dawn, EUR 676 miljun ġew riċevuti permezz ta’ ftehimiet ta’ delega mal-Kummissjoni.

(171) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(172) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(173) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(174) Ara wkoll t-tabella ta’ segwitu għall-kumment relatat li sar fl-2015.

(175) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(176) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(177) Galileo hija s-Sistema Globali ta' Navigazzjoni bis-Satellita (GNSS) tal-Unjoni Ewropea.

(178) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol ta’ evalwazzjoni.

(179) Id-Deċiżjoni li tadotta d-dokument ta’ programmazzjoni tal-Aġenzija tal-GNSS Ewropea għall-2017-2020 ittieħdet fil-21 ta’ Marzu 2018.

(180) ĠU L 120, 11.5.1990, p. 1.

(181) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.eea.europa.eu.

(182) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(183) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(184) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(185) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(186) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(187) ĠU L 128, 21.5.2005, p. 1.

(188) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.efca.europa.eu.

(189) Iċ-ċifri tal-baġit huma bbażati fuq l-approprjazzjonijiet ta' pagament.

(190) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(191) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(192) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(193) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(194) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol ta’ evalwazzjoni.

(195) Ir-Regolament (UE) 2015/2219 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta’ Novembru 2015 dwar l-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għat-Taħriġ fl-Infurzar tal-Liġi (CEPOL) u li jissostitwixxi u jħassar id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2005/681/ĠAI (ĠU L 319, 4.12.2015, p. 1).

(196) ĠU L 256, 1.10.2005, p. 63.

(197) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.cepol.europa.eu.

(198) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(199) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(200) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(201) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(202) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(203) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol li twettaq mis-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni.

(204) ĠU L 132, 29.5.2010, p. 11.

(205) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Uffiċċju hija disponibbli fuq is-sit web tiegħu: www.easo.europa.eu.

(206) Iċ-ċifri tal-baġit huma bbażati fuq l-approprjazzjonijiet ta' pagament.

(207) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(208) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(209) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(210) Il-proporzjon ta’ pagamenti tardivi naqas minn 65 % f’Jannar 2017 għal 10 % f’Diċembru 2017, filwaqt li l-għadd totali ta’ tranżazzjonijiet fl-2017 żdied bi 72 % meta mqabbel mal-2016.

(211) L-istandards ta' kontroll intern kienu nbidlu mill-Kummissjoni għall-qafas ta’ kontroll intern.

(212) Il-kuntratt il-ġdid għall-forniment ta’ servizzi ta’ aġenziji tal-ivvjaġġar ġie ffirmat f’Marzu 2018.

(213) Il-kuntratt il-ġdid għall-forniment ta’ servizzi interim għall-EASO fil-Greċja ġie ffirmat f’Marzu 2018.

(214) L-Artikolu 151 tar-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1268/2012 dwar ir-regoli tal-applikazzjoni tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni (ĠU L 362, 31.12.2012, p. 1).

(215) L-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet ġiet irrappurtata mill-Uffiċċju lill-IAS bħala “lesta għall-eżaminar” f’Settembru 2017.

(216) Is-sistema kontabilistika ġiet ivvalidata f’Mejju 2018. Il-verifikazzjonijiet ex post tat-tranżazzjonijiet jiġu esternalizzati lil kumpaniji privati tal-awditjar.

(217) L-Uffiċċju biħsiebu jintroduċi kontrolli sistematiċi għal kull kwotazzjoni li tkun ogħla minn EUR 135 000 li ssir wara l-1 ta’ Jannar 2018. Sa issa, l-ebda waħda mit-tranżazzjonijiet referenzjati mhi ogħla minn dan is-soll.

(218) Il-kumpaniji tal-assigurazzjoni ma pprovdewx il-kwotazzjonijiet mitluba mill-Uffiċċju.

(219) L-Uffiċċju ppreżenta lill-Awtoritajiet Fiskali Maltin it-talbiet relatati mal-VAT għall-perjodi kollha sal-31 ta’ Diċembru 2017. Fl-2017, ġie rkuprat ammont totali ta’ EUR 203 277 f’VAT (l-2014 u t-tielet kwart tal-2016).

(220) ĠU L 142, 30.4.2004, p. 1.

(221) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet taċ-Ċentru hija disponibbli fuq is-sit web tiegħu: www.ecdc.europa.eu.

(222) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(223) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(224) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(225) B’segwitu għal proċedura tal-għażla, id-Direttur ad interim inħatar Direttur fl-2017.

(226) Iċ-Ċentru implimenta għodod ġodda tal-IT biex itejjeb l-ippjanar u l-monitoraġġ tal-proċess ta’ akkwist.

(227) ĠU L 31, 1.2.2002, p. 1.

(228) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Awtorità hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.efsa.europa.eu.

(229) Iċ-ċifri tal-baġit huma bbażati fuq l-approprjazzjonijiet ta' pagament.

(230) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(231) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(232) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(233) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(234) ĠU L 403, 30.12.2006, p. 9.

(235) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Istitut hija disponibbli fuq is-sit web tiegħu: www.eige.europa.eu.

(236) Il-persunal jinkludi uffiċjali, aġenti temporanji u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(237) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(238) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(239) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(240) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(241) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(242) ĠU L 214, 24.8.1993, p. 1, u ĠU L 136, 30.4.2004, p. 1. Skont ir-Regolament imsemmi l-aħħar, l-isem oriġinali tal-Aġenzija, l-Aġenzija Ewropea għall-Valutazzjoni tal-Prodotti Mediċinali, inbidel għall-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini.

(243) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.ema.europa.eu.

(244) Baġit adottat. Il-baġit finali jiddependi mit-tariffi u mill-imposti ġġenerati fl-2017.

(245) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(246) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(247) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(248) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(249) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(250) ĠU L 316, 14.11.2012, p. 38.

(251) ĠU L 158, 27.5.2014, p. 1.

(252) Fl-2018, il-proġett ta’ Provi Kliniċi ngħaqad ma’ proġett ġdid (SUSAR – CTIS – Sistemi ta’ Informazzjoni dwar il-Provi Kliniċi) b’baġit totali stmat ta’ EUR 34,3 miljun.

(253) Ir-Regolament (UE) Nru 658/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (ĠU L 189, 27.6.2014, p. 112).

(254) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(255) Ir-Regolament tal-Aġenzija dwar it-tariffi, l-Artikoli 10(1) u 11(1).

(256) Korpi ta’ governanza għall-komunikazzjoni telematika fejn l-Istati Membri huma rrappreżentati biex jelaboraw u japprovaw ir-rekwiżiti ta’ sistemi futuri tal-IT.

(257) ĠU L 36, 12.2.1993, p. 1. Dan ir-Regolament u l-emendi tiegħu tħassru mir-Regolament (KE) Nru 1920/2006 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (ĠU L 376, 27.12.2006, p. 1).

(258) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet taċ-Ċentru hija disponibbli fuq is-sit web tiegħu: www.emcdda.europa.eu.

(259) Iċ-ċifri tal-baġit huma bbażati fuq l-approprjazzjonijiet ta' pagament.

(260) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(261) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(262) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(263) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(264) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(265) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(266) Il-kuntratt ingħalaq u ma sarux pagamenti fl-2017.

(267) ĠU L 286, 1.11.2011, p. 1.

(268) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.eulisa.europa.eu.

(269) Iċ-ċifri tal-baġit huma bbażati fuq l-approprjazzjonijiet ta' pagament.

(270) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(271) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(272) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(273) Ara wkoll il-Kontijiet 2017 tal-Aġenzija, it-Taqsima 2.1.5 li tirrigwarda l-avvenimenti wara l-għeluq tal-karta tal-bilanċ.

(274) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(275) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(276) Grupp Internazzjonali tal-Utenti ta’ Punti ta’ Funzjoni (International Function Point Users Group).

(277) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(278) ĠU L 63, 6.3.2002, p. 1.

(279) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Eurojust hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.eurojust.europa.eu.

(280) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(281) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(282) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(283) Ir-Regolament il-ġdid dwar l-Eurojust għadu qed jiġi eżaminat mil-leġiżlatur.

(284) ĠU L 135, 24.5.2016, p. 53.

(285) ĠU L 121, 15.5.2009, p. 37.

(286) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.europol.europa.eu.

(287) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(288) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(289) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(290) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(291) ĠU L 53, 22.2.2007, p. 1.

(292) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.fra.europa.eu.

(293) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(294) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(295) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(296) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(297) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(298) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(299) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol ta’ evalwazzjoni.

(300) ĠU L 251, 16.9.2016, p. 1.

(301) ĠU L 349, 25.11.2004, p. 1.

(302) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.frontex.europa.eu.

(303) Il-persunal effettiv li jaħdem mal-Aġenzija li jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati. L-għadd ta' postijiet awtorizzati taħt it-Tabella tal-Persunal finali għall-2017 kien ogħla billi kien hemm 352 post għal uffiċjali u aġenti temporanji, u 303 postijiet għal persunal kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(304) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(305) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(306) Ir-Rapport Speċjali Nru 12/2016 “L-użu li l-aġenziji jagħmlu minn għotjiet: mhuwiex dejjem xieraq u mhux dejjem jista' jintwera li huwa effettiv”.

(307) L-Artikolu 53.2 tar-Regolament tal-Persunal.

(308) Skont l-Artikolu 75(13) tar-Regolament Fundatur tagħha.

(309) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(310) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(311) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1268/2012 (ĠU L 362, 31.12.2012, p. 1).

(312) L-Artikolu 3(4) tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2007/2014 jillimita l-kofinanzjament mill-Aġenzija ta' operazzjonijiet konġunti għal għotjiet.

(313) Arranġament bejn il-Komunità Ewropea, minn naħa waħda u l-Konfederazzjoni Żvizzera u l-Prinċipalità tal-Liechtenstein, min-naħa l-oħra, dwar il-modalitajiet tal-parteċipazzjoni ta' dawk l-Istati fl-Aġenzija Ewropea għall-Ġestjoni tal-Kooperazzjoni Operazzjonali fil-Fruntieri Esterni tal-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea (ĠU L 243, 16.9.2010, p. 4); Arranġament bejn il-Komunità Ewropea u r-Repubblika tal-Iżlanda u r-Renju tan-Norveġja dwar il-modalitajiet tal-parteċipazzjoni ta' dawn l-Istati fl-Aġenzija Ewropea għall-Ġestjoni tal-Kooperazzjoni Operattiva fil-Fruntieri Esterni tal-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea (ĠU L 188, 20.7.2007, p. 19).

(314) Il-Qorti kienet irreferiet għal dan ir-riskju fil-paragrafu 39 u r-Rakkomandazzjoni 4 tar-Rapport Speċjali Nru 15/2014 tagħha “Il-Fond għall-Fruntieri Esterni rawwem solidarjetà finanzjarja iżda jeħtieġ kejl aħjar tar-riżultati u jeħtieġ jipprovdi valur miżjud ulterjuri tal-UE”.

(315) Ir-Rakkomandazzjoni 1 fir-Rapport Speċjali Nru 12/2016 tal-Qorti “L-użu li l-aġenziji jagħmlu minn għotjiet: mhuwiex dejjem xieraq u mhux dejjem jista' jintwera li huwa effettiv”.

(316) L-Artikolu 53.2 tar-Regolament tal-Persunal.

(317) L-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil (Malta), l-Organizzazzjoni Internazzjonali għall-Migrazzjoni (Belgrad) u l-Kummissarju Għoli tan-Nazzjonijiet Uniti għar-Rifuġjati (Ġinevra).

(318) Ġew awtorizzati 192 post addizzjonali għal persunal kuntrattwali u għal esperti nazzjonali sekondati.

(319) Proposta għal Regolament tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar il-Gwardja Ewropea tal-Fruntiera u l-Kosta u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 2007/2004, ir-Regolament (KE) Nru 863/2007 u d-Deċiżjoni tal-Kunsill 2005/267/KE (COM/2015/0671 final – 2015/0310 (COD)).

(320) ĠU L 131, 23.5.1990, p. 1.

(321) ĠU L 354, 31.12.2008, p. 82.

(322) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Fondazzjoni hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.etf.europa.eu.

(323) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(324) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(325) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(326) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(327) L-Aġenziji l-oħra li se jkunu koperti huma l-Fondazzjoni Ewropea għat-Titjib tal-Kundizzjonijiet tal-Ħajja u tax-Xogħol (Dublin), l-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà u s-Saħħa fuq il-Post tax-Xogħol (Bilbao) u ċ-Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta’ Taħriġ Professjonali (Salonka).

(328) ĠU 27, 6.12.1958, p. 534/58.

(329) ĠU L 41, 15.2.2008, p. 15.

(330) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: http://ec.europa.eu/euratom/index.html.

(331) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(332) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(333) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(334) ĠU L 227, 1.9.1994, p. 1.

(335) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Uffiċċju hija disponibbli fuq is-sit web tiegħu: www.cpvo.europa.eu.

(336) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(337) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(338) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(339) L-Artikolu 74 “Gvern elettroniku”.

(340) Il-piżijiet pendenti li kienu għadhom ma tħallsux sal-31 ta’ Diċembru 2017 ammontaw għal EUR 156 600.

(341) L-Artikolu 53 tar-Regolament Finanzjarju tal-Uffiċċju.

(342) ĠU L 154, 16.6.2017, p. 1.

(343) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Uffiċċju hija disponibbli fuq is-sit web tiegħu: https://euipo.europa.eu.

(344) Iċ-ċifri tal-baġit jinkludu riżerva għal avvenimenti mhux previsti.

(345) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(346) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(347) Ara wkoll il-paragrafu 21 tar-rapport tal-awditjar tas-sena li għaddiet.

(348) L-Artikolu 89(1) tar-Regolament finanzjarju tal-Uffiċċju jipprovdi li huwa għandu jistabbilixxi fond ta’ riżerva li jkollu fondi suffiċjenti biex jiżgura l-kontinwità tal-operazzjonijiet tiegħu u l-eżekuzzjoni tal-kompiti tiegħu għal sena, jiġifieri, l-ekwivalenti tal-approprjazzjonijiet stmati li huma previsti fit-Titoli 1, 2 u 3 tal-baġit tal-Uffiċċju.

(349) L-Artikolu 139(4) u (6) tar-Regolament fundatur tal-Uffiċċju jipprovdi li kull sena huwa għandu jikkumpensa għall-ispejjeż imġarrba mill-uffiċċji li jittrattaw il-proprjetà industrijali tal-Istati Membri, mill-Uffiċċju tal-Benelux għall-Proprjetà Intellettwali u minn kwalunkwe awtorità rilevanti oħra li tiġi nnominata minn Stat Membru, b’riżultat tal-kompiti speċifiċi li huma jwettqu bħala partijiet funzjonali tas-sistema tat-trademarks tal-Unjoni Ewropea fil-kuntest ta’ diversi servizzi u proċeduri, li permezz tagħhom dan l-obbligu għandu japplika biss sal-punt li ma jkun hemm l-ebda defiċit baġitarju f'dik is-sena.

(350) Fl-2017, ir-rata ta’ implimentazzjoni tal-baġit mill-Uffiċċju kienet ta’ 97 %.

(351) Ara l-paragrafu 3.34.8.

(352) ĠU L 225, 30.7.2014, p. 1.

(353) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Bord hija disponibbli fuq is-sit web tiegħu: www.srb.europa.eu.

(354) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(355) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu r-rapport tal-pożizzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta’ spjegazzjoni.

(356) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(357) Ir-Regolament Finanzjarju tal-SRB tal-25 ta’ Marzu 2015, l-Artikolu 75.

(358) Fl-2017, ir-rata ta’ implimentazzjoni kienet ta’ 71 % (EUR 71 miljun).

(359) EUR 50 miljun fl-2017.

(360) ĠU L 314, 7.12.1994, p. 1.

(361) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet taċ-Ċentru hija disponibbli fuq is-sit web tiegħu: www.cdt.europa.eu.

(362) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(363) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(364) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(365) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol ta’ evalwazzjoni.

(366) Ir-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013, l-Artikolu 79 Gvern elettroniku.

(367) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(368) L-Istandards ta' Kontroll Intern taċ-Ċentru huma bbażati fuq l-istandards ekwivalenti stabbiliti mill-Kummissjoni.

(369) Din ix-xejra kompliet fl-2017.

(370) ĠU L 343, 19.12.2013, p. 46.

(371) ĠU L 101, 21.4.2009, p. 26.

(372) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.eacea.ec.europa.eu.

(373) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(374) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(375) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(376) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95 Gvern elettroniku.

(377) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(378) ĠU L 341, 18.12.2013, p. 73.

(379) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.ec.europa.eu/easme/.

(380) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(381) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(382) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(383) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95 Gvern elettroniku.

(384) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(385) ĠU L 9, 12.1.2008, p. 15.

(386) ĠU L 347, 20.12.2013, p. 965.

(387) Perjodu ta’ implimentazzjoni mill-2014 sal-2020.

(388) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.erc.europa.eu.

(389) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(390) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(391) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(392) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(393) Is-Seba’ Programm Kwadru tal-UE dwar ir-Riċerka u l-Iżvilupp Teknoloġiku.

(394) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(395) ĠU L 352, 24.12.2013, p. 65.

(396) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.ec.europa.eu/inea.

(397) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(398) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(399) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(400) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(401) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(402) ĠU L 11, 15.1.2008, p. 9.

(403) ĠU L 346, 20.12.2013, p. 54.

(404) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: www.ec.europa.eu/rea.

(405) Iċ-ċifri tal-baġit huma bbażati fuq l-approprjazzjonijiet ta' pagament.

(406) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(407) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(408) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(409) Issir ukoll referenza għal rapport li nħareġ fl-2016 mis-Servizz tal-Awditjar Intern (IAS) tal-Kummissjoni dwar il-ġestjoni tar-riżorsi umani fl-Aġenzija.

(410) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95(2) Gvern elettroniku.

(411) Aħna ma vverifikajniex ix-xogħol tal-awditjar.

(412) Fl-2017, l-IAS wettaq awditu ta’ segwitu u kkonkluda li ż-żewġ rakkomandazzjonijiet imsemmija ġew implimentati b’mod adegwat u effettiv. Fi tmiem is-sena kien hemm tliet rakkomandazzjonijiet li kienu pendenti.

(413) Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 2013/770/UE (ĠU L 341, 18.12.2013, p. 69).

(414) Aktar informazzjoni dwar il-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija hija disponibbli fuq is-sit web tagħha: http://ec.europa.eu/chafea/.

(415) Il-persunal jinkludi uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali u esperti nazzjonali sekondati.

(416) Ir-rapporti finanzjarji jinkludu l-karta tal-bilanċ, ir-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, ir-rapport tal-flussi tal-flus, ir-rapport tal-bidliet fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta' spjegazzjoni.

(417) Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit jinkludu r-rapporti li jaggregaw l-operazzjonijiet baġitarji kollha u n-noti ta’ spjegazzjoni.

(418) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-Artikolu 95 Gvern elettroniku.

		ISSN 1977-0987
Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea		C 434

Edizzjoni bil-Malti	Informazzjoni u Avviżi	Volum 61 30 ta' Novembru 2018

Werrej		Paġna
	IV Informazzjoni
	INFORMAZZJONI MINN ISTITUZZJONIJIET, KORPI, UFFIĊĊJI U AĠENZIJI TAL-UNJONI EWROPEA
	Il-Qorti tal-Awdituri
2018/C 434/01	Rapport Annwali dwar l-aġenziji tal-UE għas-sena finanzjarja 2017	1