29.1.2011   

MT

Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

C 31/1

1.

Il-Bank Ċentrali Ewropew (BĊE - “il-bank”) u l-banek ċentrali nazzjonali tal-Istati Membri kollha tal-Unjoni Ewropea (UE) flimkien jagħmlu s-Sistema Ewropea ta’ Banek Ċentrali (SEBĊ). L-objettiv primarju tas-SEBĊ huwa li żżomm l-istabbiltà tal-prezzijiet. Is-SEBĊ issostni wkoll il-politiki ekonomiċi ġenerali tal-UE bil-ħsieb li tikkontribwixxi għall-ilħuq tal-objettivi tal-UE (1).Għal dan il-għan, il-BĊE jwettaq il-kompiti speċifikati fl-Istatut tiegħu (2) u huwa responsabbli mill-ġestjoni tal-attivitajiet u tal-finanzi tiegħu.

2.

Il-verifika tal-Qorti dwar l-effiċjenza operazzjonali tal-BĊE hija bbażata fuq l-Artikolu 27.2 tal-Protokoll dwar l-Istatut tas-SEBĊ u tal-BĊE (3). Il-verifika tal-2009 kopriet ir-regoli, il-proċeduri u s-sistemi stabbiliti mill-BĊE għall-ġestjoni tar-riżorsi umani tiegħu.

3.

Il-Kunsill Governattiv, fuq proposta mill-Bord Eżekuttiv, jistabbilixxi l-kundizzjonijiet tax-xogħol tal-persunal tal-BĊE (4). Id-dokumenti ewlenin li jirregolaw ir-riżorsi umani fil-BĊE huma l-kundizzjonijiet tax-xogħol, ir-regoli tal-persunal u ċirkolari amministrattivi oħra u l-linji gwida dwar suġġetti speċifiċi bħar-reklutaġġ, il-promozzjonijiet, il-mobilità u l-kodiċi tal-kondotta. It-total tal-impjegati tal-BĊE jikkonsisti f’ “persunal li jingħadd” ( 1 386 fi tmiem l-2009) u “persunal li ma jingħaddx”(278 fi tmiem l-2009). “Persunal li ma jingħaddx” jinkludi: SEBĊ/Persunal ta’ Organizzazzjonijiet internazzjonali (127), membri tal-Programm tal-Gradwati (24), studenti li qed jagħmlu Dottorat (PHD) u studenti li jitħarrġu bi ħlas (72), Viżitaturi ta’ Riċerka (9) u persunal ta’ aġenzija (46). Barra minn dan, il-BĊE għandu kuntratti ma’ konsulenti għal ħtiġijiet speċifiċi.

4.

Il-Qorti tapplika approċċ ta’ verifika ta’ rotazzjoni lill-verifika tagħha tal-BĊE billi tagħżel qasam ta’ ġestjoni differenti għal eżaminazzjoni kull sena. L-objettiv tal-verifika tal-2009 kien li jevalwa kemm il-BĊE amministra r-riżorsi umani tiegħu tajjeb billi jindirizza l-mistoqsijiet ewlenin ta’ verifika li ġejjin:

5.

Il-Qorti segwiet wkoll is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet tagħha f’dan il-qasam kif stipulat fil-verifika tagħha tal-2004 (5), li ttrattaw l-effiċjenza operazzjonali tar-riżorsi umani tal-BĊE fir-rigward ta’: reklutaġġ u mobilità; remunerazzjoni u kumpens; u l-ġestjoni ta’ assenza kienu segwiti wkoll.

6.

Il-verifika kopriet il-“persunal li jingħadd” (persunal) biss u kien fiha l-elementi ewlenin li ġejjin:

7.

Il-kundizzjonijiet u r-regoli tax-xogħol tal-persunal għandhom ikunu komprensivi, ikopru fid-dettall l-aspetti kollha tal-ġestjoni tar-riżorsi umani, bħal remunerazzjoni, leave, ħin wara x-xogħol, sekondati, perjodi ta’ prova, ġestjoni ta’ assenza, fastidju, eċċ.

8.

Ir-reviżjoni tal-kundizzjonijiet u r-regoli ewlenin tax-xogħol tal-persunal urew li huma komprensivi. Il-BĊE jinsab fil-proċess li jsaħħaħ ir-regoli u r-regolamenti kollha fil-Manwal tal-Persunal, li jikkumplimenta l-Manwal ta’ Prassi tax-Xogħol, li tnieda fl-2007 u ġie aġġornat l-aħħar f’Marzu 2009.

9.

Il-Qorti qabel kienet irrakkomandat li l-BĊE għandu jevalwa perjodikament jekk il-kundizzjonijiet tax-xogħol tiegħu humiex komparabbli mal-istituzzjonijiet l-oħra tal-UE u l-istituzzjonijiet finanzjarji (6).

10.

Il-BĊE kien wettaq eżerċizzju ta’ evalwazzjoni komparattiva dwar il-pjan ta’ rtirar tiegħu (7) u għadd limitat ta’ tqabbil tematiku mal-istituzzjonijiet tal-UE u istituzzjonijiet oħra finanzjarji komparabbli. Dan it-tqabbil ma rriżultax fi kwalunkwe tibdil sinifikanti għall-kundizzjonijiet tax-xogħol tal-persunal tal-BĊE. B’mod ġenerali, il-BĊE jikkunsidra li l-kundizzjonijiet tal-persunal tiegħu huma adegwati, kif ippruvat biċ-ċaqliq żgħir tal-persunal (8) u l-fatt li ftit offerti tal-impjiegi biss kienu rrifjutati minn kandidati li rnexxew.

11.

Ir-regoli u l-proċeduri tal-għażla tal-persunal huma neċessarji għal proċessi trasparenti u effettivi tar-reklutaġġ tal-persunal jekk dawn se jkunu meqjusa bħala xierqa. Il-Qorti evalwat jekk il-bank kienx:

12.

Sett ta’ regoli u proċeduri komprensivi u ċari dwar l-għażla tal-persunal għandhom ikunu stabbiliti biex ikopru l-istadji ewlenin kollha tal-proċess b’mod ċar u dettaljat. Dawn għandhom jidentifikaw il-persuna(i) responsabbli għall-istadji differenti tal-proċess tar-reklutaġġ, id-deċiżjonijiet li kellhom jittieħdu u d-dokumenti meħtieġa.

13.

Ir-regoli ġenerali dwar ir-reklutaġġ huma finalizzati, ċari u aċċessibbli faċilment għall-partijiet interessati involuti kollha. Madankollu, ebda manwal komprensiv ma ġie stabbilit u m’hemmx lista ta’ kontroll biex tiżgura li l-passi kollha twettqu b’mod xieraq matul iċ-ċiklu tal-ħajja tar-reklutaġġ.

14.

Ir-reklutaġġ tal-persunal għandu jitwettaq f’konformità mar-regoli u l-proċeduri stabbiliti. L-għan tal-proċeduri tal-għażla għandu jkun li jiġi rreklutat persunal li jikkorrispondi l-aħjar mal-profil tal-impjieg b’mod trasparenti u f’waqtu.

15.

Il-proċeduri tal-għażla tal-BĊE jimmiraw li jiżguraw li “il-membri kollha tal-Istaff tal-ECB għandhom jintgħażlu, jinħatru u jiġu mlaħħqa mill-Bord Eżekuttiv u jiġu mlaħħqa b’konsiderazzjoni għall-prinċipji tal-kwalifika professjonali, il-pubbliċita’, it-trasparenza, l-aċċess ugwali u t-trattament indaqs” (9).

16.

Il-verifika eżaminat kemm il-kampanji tar-reklutaġġ u l-ħatriet diretti. Il-ħatriet diretti li ġew eżaminati kienu ddokumentati b’mod ċar u konformi mar-regoli stabbiliti tal-BĊE. Il-kampanji tar-reklutaġġ huma kkaratterizzati bi proċess aktar kumpless li matulu kienu evalwati kwistjonijiet bħal avviżi ta’ postijiet battala u proċeduri tal-għażla.

17.

Għall-kampanji kollha tar-reklutaġġ, avviż ta’ post battal għandu jkun imfassal billi jistipula biċ-ċar ir-responsabbiltajiet ewlenin tal-pożizzjoni u deskrizzjoni ġenerali dwar l-edukazzjoni u kwalifiki oħra, il-kompetenzi u l-esperjenza meħtieġa u/jew mixtieqa. L-avviż ta’ post battal għandu jindika wkoll in-natura u d-dewmien tal-kuntratt kif ukoll il-kriterji tal-għażla. L-Avviżi kollha ta’ postijiet battala għandhom ikunu mehmuża fis-sistema elettronika ta’ reklutaġġ tal-BĊE u jistgħu jiġu promossi wkoll b’modi oħra meta dan jitqies xieraq.

18.

L-avviżi ta’ postijiet battala eżaminati ddefinixxew suffiċjentement l-esperjenza u l-kwalifiki mitluba, kif ukoll in-natura tal-kariga u l-kriterji tal-għażla. Ġiet stabbilita skadenza raġonevoli għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet.

19.

Minkejja l-isforzi tal-BĊE biex jinkoraġġixxi l-mobilità tal-persunal u biex ikun attraenti għall-kandidati bi profili li jistgħu jintużaw fl-Oqsma tax-Xogħol diversi tiegħu, il-prerekwiżiti għall-karigi ħafna drabi kienu tekniċi ħafna. B’mod ġenerali, jekk tingħata ħafna importanza lill-għarfien tekniku speċifiku, il-mobilità sussegwenti fil-BĊE ssir aktar diffiċli. Sett ta’ kompetenzi standard bażiċi biex jissodisfa l-kompiti mistennija f’livell differenti ta’ anzjanità, bil-ħsieb li jiffaċilita t-tfassil tal-avviż ta’ post battal u biex possibbilment iħeġġeġ il-mobilità interna tal-persunal, ma ġiex żviluppat.

20.

Ir-regoli tal-BĊE jipprevedu li l-kumitat tal-għażla maħtur għandu jiddeċiedi jekk it-testijiet, l-eżerċizzji bil-miktub jew l-għodod l-oħra tal-għażla jiffurmawx parti mill-proċedura tal-għażla. Il-proċeduri kollha tar-reklutaġġ iridu jinkludu mill-inqas intervista waħda ta’ kull kandidat mill-membri tal-kumitat tal-għażla. Għandha ssir evalwazzjoni ta’ kapaċitajiet maniġerjali għall-postijiet maniġerjali battala kollha minn konsulent estern. Il-kumitat tal-għażla jista’ jikkunsidra wkoll referenzi rilevanti għall-pożizzjoni minn dawk li qabel kienu jimpjegaw lill-kandidat kif ukoll minn superviżuri rilevanti kurrenti jew tal-passat fil-BĊE. L-evalwazzjoni għandha tkun ibbażata fuq ir-rekwiżiti tal-kwalifiki u tal-esperjenza speċifikati fl-avviż ta’ post battal.

21.

Wara li titlesta l-proċedura tal-għażla, il-kumitat tal-għażla hu mistenni li jfassal il-konklużjonijiet tiegħu fuq kandidati li jinsabu fil-lista qasira, ikklassifikati skont kif inhu adegwat. Il-kumitat tal-għażla għandu mbagħad ifittex l-approvazzjoni tal-mexxej tal-Qasam tax-Xogħol fejn hemm post battal jew tal-Bord Eżekuttiv jekk il-pożizzjoni tkunx ’il fuq minn ċertu livell ta’ anzjanità.

22.

Kull kampanja ta’ reklutaġġ eżaminata użat kombinazzjoni ta’ diversi metodi biex tevalwa l-adegwatezza tal-kandidati (Ara l-Kaxxa).

Kaxxa

Metodi ta’ evalwazzjoni li jintużaw fil-kampanji ta’ reklutaġġ

23.

Il-kampanji ta’ reklutaġġ eżaminati saru b’mod f’waqtu. Id-deċiżjonijiet li saru f’kull stadju tal-proċess kienu ġġustifikati fil-memorandum tal-għażla. Madankollu, il-memoranda eżaminati kienu jinkludu biss evalwazzjoni narrattiva u ħafna drabi m’għamlux referenza espliċita għal kwalunkwe punti li nkisbu. Anki jekk il-kandidati li ntgħażlu kellhom l-esperjenza u l-kwalifiki mitluba, f’ħafna każijiet kien diffiċli biex jinstab eżatt kif numru żgħir tal-kandidati kienu magħżula minn numru akbar qabel l-għażla finali u kif finalment intgħażlu. L-evalwazzjonijiet tat-testijiet bil-miktub u l-intervisti mal-kandidati kienu l-aktar deskrittivi u ħafna drabi ma kien hemm ebda tabella ta’ klassifikazzjoni biex tqabbel l-evalwazzjoni ta’ kull kandidat.

24.

Fil-kampanji fejn saru kontrolli ta’ referenza, ir-riżultat tal-kontrolli ma kienx dejjem iddokumentat fil-fajl tar-reklutaġġ u lanqas ma kien hemm evidenza li r-riżultati tal-kontrolli kienu diskussi b’mod sistematiku mill-kumitat tal-għażla.

25.

Il-Qorti evalwat jekk il-BĊE kienx:

26.

Għandhom jinħarġu linji gwida ċari li jkopru l-aspetti kollha ta’ sistema tal-evalwazzjoni tal-prestazzjoni tal-persunal. Is-sistema ta’ evalwazzjoni tal-persunal għandha tiddefinixxi rwoli u tistipula b’mod ċar x’inhu mistenni kemm mill-evalwaturi u minn min qed ikun evalwat.

27.

Il-“Gwida għall-evalwazzjoni tal-BĊE” tiddeskrivi l-aspetti ewlenin tas-sistema tal-evalwazzjoni applikata fil-bank. Il-forma ta’ evalwazzjoni li tintuża tinkludi l-oqsma li ġejjin: i) reviżjoni tal-prestazzjoni ta’ min ikun qed jiġi evalwat, li titkejjel skont il-kompiti u l-objettivi stipulati fl-evalwazzjoni tas-sena ta’ qabel; ii) evalwazzjoni ġenerali ta’ prestazzjoni skont il-valuri tal-BĊE; iii) reviżjoni tal-livell ta’ kapaċità kif imkejjel skont il-kompetenzi tal-BĊE; iv) tfassil tal-kompiti u l-objettivi għall-perjodu li ġej; v) taqsima ta’ taħriġ u żvilupp; vi) taqsima li tinkludi taqsiriet tal-kummenti taż-żewġ evalwaturi u vii) taqsima għall-kummenti ta’ min ikun qed jiġi evalwat.

28.

L-analiżi tal-Qorti tal-proċeduri tal-evalwazzjoni nnotaw dan li ġej:

29.

L-evalwazzjonijiet individwali tal-persunal għandhom jirrispettaw id-dispożizzjonijiet tal-‘Gwida għall-evalwazzjoni tal-BĊE’. Id-dispożizzjonijiet tal-Gwida għandhom ikunu applikati b’mod konsistenti mill-Oqsma tax-Xogħol kollha sabiex jiżguraw approċċ uniformi u evalwazzjoni ġusta tal-persunal kollu.

30.

L-ittestjar tal-evalwazzjonijiet individwali magħżula mill-Oqsma tax-Xogħol wera li:

31.

Il-BĊE għandu jiżviluppa politiki u proċeduri ta’ żvilupp għal karriera adegwati mfassla biex jikkumpensaw lill-persunal għall-prestazzjoni tagħhom u biex iżżomm lill-ħaddiema motivati.

32.

Il-Qorti għamlet il-politiki u r-regoli ta’ żvilupp fil-karriera u għażlet kampjun għall-ittestjar għal konformità ma’ dawn il-politiki u r-regoli.

33.

L-iżvilupp tal-persunal u l-indirizzar tal-isfida demografika (11) huma fost il-prijoritajiet tal-BĊE msemmija fl-ittra tal-President 2009 (12). Skont l-istrateġija tal-BĊE, waħda mill-politiki ewlenin tas-snin reċenti kienet in-newtralità tal-għadd ta’ impjegati. L-isfida demografika, f’kombinazzjoni man-newtralità tal-għadd ta’ impjegati, tikkostitwixxi l-limitazzjoni ewlenija dwar il-progressjoni tal-karriera tal-persunal fil-BĊE. Ġie nnotat li filwaqt li l-għadd tal-persunal żdied bi 3 %, kien hemm żieda sostanzjali fil-persunal li ma jingħaddx (minn 154 fl-2006 għal 254 fl-2009).

34.

Filwaqt li l-BĊE jħeġġeġ il-mobilità (13) u jipprovdi taħriġ neċessarju, hija r-responsabbiltà tal-persunal li jagħmel użu minn dawn l-opportunitajiet u biex jifforma l-karriera tiegħu. M’hemmx linji ta’ karriera ddefiniti minn qabel u m’hemmx progressjoni awtomatika tal-karriera.

35.

Skont iċ-ċirkulari amministrattiv tal-BĊE dwar promozzjonijiet u avvanz ta’ salarju addizzjonali, membru tal-persunal jista’ jiġi promoss biss wara:

36.

Minbarra l-għażliet deskritti fil-paragrafu t’hawn fuq, hemm ir-Reviżjoni tas-Salarju Annwali u tal-Bonus (ASBR). Il-politika ta’ kumpens inħolqot mal-objettiv li tiġi ppremjata l-prestazzjoni u s-suċċess tal-individwu permezz ta’ konnessjoni bejn il-livell tas-salarju tagħhom mal-kontribuzzjoni tagħhom għas-suċċess tal-BĊE fl-ilħuq tal-objettivi tiegħu. Il-membri tal-persunal huma eliġibbli għal żewġ tipi ta’ kumpensi: żidiet fis-salarju u kumpensi ta’ bonus.

37.

Ġie nnotat dan li ġej:

38.

L-attivitajiet annwali tat-taħriġ għandhom ikunu ppjanati b’mod adegwat. Għandu jiġi pprovdut taħriġ orjentat lejn l-objettiv, pereżempju għall-persunal il-ġdid, l-amministraturi u oħrajn b’kapaċitajiet speċifiċi. Għandhom isiru evalwazzjonijiet li jevalwaw il-kwalità tal-programmi pprovduti għall-programmi kollha tat-taħriġ. L-informazzjoni dwar l-attivitajiet tat-taħriġ għandha tkun aċċessibbli faċilment għall-persunal kollu u għandu jkun hemm punt uniku ta’ informazzjoni għall-okkażjonijiet kollha tat-taħriġ.

39.

Hemm żewġ tipi ta’ taħriġ fil-BĊE: ċentralizzat u deċentralizzat. It-taħriġ ċentralizzat hu offrut għall-persunal kollu u huwa mmexxi mid-Direttorat Ġenerali tar-Riżorsi Umani, mill-Baġit u l-Organizzazzjoni (DĠ-H) u d-DĠ tas-Sistemi tal-Informazzjoni (DĠ-IS). It-taħriġ deċentralizzat hu organizzat minn kull Qasam tax-Xogħol l-aktar dwar suġġetti tekniċi speċjalizzati.

40.

Il-verifika kienet tinkludi reviżjoni tal-programm ta’ taħriġ 2009 u ttestjat kampjun ta’ attivitajiet ta’ taħriġ minn tliet Oqsma tax-Xogħol. Ir-riżultati tal-ittestjar urew li:

41.

Id-data tar-riżorsi umani għandha tkun ġestita b’mod integrat sabiex tiżgura sors ta’ data komplut, affidabbli u konsistenti, dwar l-ippanjanar, il-monitoraġġ u r-rappurtar dwar l-attivitajiet tar-riżorsi umani.

42.

Parti mill-informazzjoni tar-riżorsi umani (pereżempju l-kuntratti tal-impjiegi), tkun ipproċessata u maħżuna fil-fajls tal-persunal f’forma ta’ kopja stampata. Il-BĊE jinsab fil-proċess ta’ implimentazzjoni ta’ fajls diġitali tal-persunal. Żewġ sistemi ewlenin tat-TI jintużaw mid-DĠ-H: ISIS u s-sistema tar-reklutaġġ elettroniku li hi mistennija li titneħħa fl-2011. L-ISIS hi sistema bbażata fuq software bbażat fuq SAP li kienet ġiet introdotta fil-BĊE f’Jannar 2008. Din kellha impatt sinifikanti fuq għadd ta’ kompiti relatati mal-ġestjoni tar-riżorsi umani. Diversi moduli diġà qed jintużaw jew qed jiġu implimentati.

43.

Il-portal tal-ISIS huwa disponibbli għall-persunal kollu tal-BĊE permezz tal-intranet. Il-persunal tal-BĊE huwa responsabbli għall-manutenzjoni tad- data personali tiegħu, bħad-dettalji tal-kont tal-bank tiegħu u l-informazzjoni personali. Il-ġestjoni tad-data personali mill-persunal stess wasslet għal titjib fil-kwalità tad-data.

44.

Fi tmiem l-2009, minkejja li s-sistema ISIS kienet teknikament qed topera minn Jannar 2008, ebda pussess tas-sistema tal-ISIS ma kien assenjat lil direttorat speċifiku. Is-sistema kienet posseduta temporanjament mill-Kumitat tat-Tmexxija tal-Proġetti. Barra minn hekk, il-ftehim dwar il-livell ta’ servizz (SLA) ma kienx ġie ffirmat. Il-ftehim dwar il-livell ta’ servizz (SLAs) huwa prassi komuni li tiddefinixxi l-livell ta’ servizz li għandu jkun garantit lill-utenti tas-sistema ta’ informazzjoni permezz tal-fornitur ta’ appoġġ operattiv u li tiddefinixxi r-rwoli u r-responsabbiltajiet tal-partijiet għall-ftehim.

45.

Qabel l-implimentazzjoni ta’ sistema ġdida ta’ informazzjoni, għandu jsir l-ittestjar tal-aċċettazzjoni mill-utent u tal-konklużjoni mill-utent. L-ittestjar kollu għandu jkun iddokumentat kif xieraq, rivedut u approvat u jifforma parti mid-dokumentazzjoni tas-sistema.

46.

Wara ttestjar ta’ suċċess, is-sistema għandha tkun lesta biex temigra lejn l-ambjent ta’ produzzjoni. F’dan l-istadju, l-utenti jridu jkunu żviluppaw proċeduri u jridu jkunu mħarrġa sew fl-użu tas-sistema l-ġdida. Wara l-implimentazzjoni tas-sistema l-ġdida, għandha ssir reviżjoni ta’ wara l-implimentazzjoni biex tivverifika li s-sistema ġiet imfassla u żviluppata tajjeb, u li ġew mibnija kontrolli xierqa fis-sistema.

47.

Il-moduli tar-riżorsi umani tal-ISIS ġew implimentati fi stadji. Għal kull rilaxx, sar l-ittestjar tal-aċċettazzjoni tal-utent u dikjarazzjonijiet tal-aċċettazzjoni tal-utent ġew konklużi qabel ma bdiet il-produzzjoni. Fuq bażi ta’ kampjun il-Qorti ttestjat l-eżistenza u d-dokumentazzjoni tal-każijiet tat-test relatati mar-rilaxxi. F’żewġ każijiet li ġew eżaminati, l-unika dokumentazzjoni disponibbli kienet il-manwal tal-utent għall-proċess implimentat.

48.

Qabel ma bdiet is-sistema tal-ISIS, kienet saret evalwazzjoni tas-sigurtà ta’ qabel il-produzzjoni li inkludiet l-identifikazzjoni tar-riskji tat-TI u l-pjanijiet/kontrolli ta’ azzjoni biex jiġu ġestiti dawn ir-riskji. Madankollu, kien hemm diversi kriterji fl-evalwazzjoni tas-sigurtà ta’ qabel il-produzzjoni qabel ir-rilaxx tal-ISIS li ma kinux ġew issodisfati. Il-proprjetarju, f’dan il-każ id-DĠ-H, aċċetta r-riskji residwi. Il-Qorti tikkunsidra li tnejn minn dawn ir-riskji huma potenzjalment għoljin u kellhom ikunu indirizzati sabiex jiżguraw il-kunfidenzjalità, l-integrità tad-data u d-disponibbiltà tal-assi ta’ informazzjoni.

49.

Sar taħriġ fil-klassijiet u sessjonijiet “prattiċi” biex iħarrġu lill-utenti meta l-moduli tar-riżorsi umani tas-sistema ISIS kienu qed jiġu implimentati. Bħalissa, il-persunal il-ġdid qed jitħarreġ fuq l-użu tas-sistemi mill-kollegi tiegħu (pereżempju monitoraġġ tal-impjiegi). Is-sessjonijiet tat-taħriġ huma organizzati għal ċerti gruppi ta’ utenti, pereżempju assistenti amministrattivi u persunal estern. Bulettin tal-ISIS jiġi ppubblikat kull xahar; manwali u dimostrazzjonijiet huma stabbiliti u disponibbli fl-intranet tal-BĊE.

50.

Il-proġett tal-implimentazzjoni tal-ISIS għadu ma ġiex iffinalizzat, għalhekk ir-reviżjoni ta’ wara l-implimentazzjoni biex tivverifika li s-sistema ġiet imfassla u żviluppata b’mod xieraq u l-kontrolli xierqa ġew mibnija fis-sistema għad mhijiex applikabbli.

51.

Kwalunkwe tibdil għas-sistema tal-ISIS huwa miftiehem mal-proprjetarji tal-proċess. Għal tibdil standard speċifikat fis-sistema tal-ISIS ġiet introdotta ġestjoni ta’ tibdil b’servizz mgħaġġel. Matul il-verifika ġew eżaminati tliet proċeduri operattivi relatati mal-ġestjoni ta’ tibdil b’servizz mgħaġġel. It-tliet dokumenti kienu kollha verżjonijiet ta’ abbozzi. Ma setgħet tinkiseb ebda informazzjoni dwar min se jipprovdi l-approvazzjoni ta’ dawn il-proċeduri u meta se ssir.

52.

Id-data personali għandha tkun ipproċessata f’konformità mal-liġijiet u r-regolamenti dwar ir-regoli ta’ protezzjoni ta’ data. Aċċess xieraq għal livelli differenti ta’ data għandu jingħata lill-persunal fuq bażi ta’ ħtieġa ta’ għarfien. Jekk impjegat b’aċċess għas-sistema ta’ informazzjoni tar-riżorsi umani jitlaq mid-dipartiment, imbagħad l-aċċess ta’ dak l-individwu għandu jintemm.

53.

Il-BĊE għandu proċedura ta’ notifika stabbilita li teħtieġ il-kontrollatur rilevanti biex jinnotifika l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (DPO), li juża l-interfaċċja online aċċessibbli permezz tal-websajt tad-DPO fuq l-intranet tal-BĊE, qabel ma jintroduċi operazzjonijiet ġodda ta’ pproċessar relatati mad-data personali. Id-data personali dwar il-memri tal-persunal hija pproċessata inter alia fil-moduli tar-riżorsi umani tal-ISIS. In-notifika lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data ntbagħtet f’Settembru 2008 għalkemm is-sistema tal-ISIS kienet ilha topera minn Jannar 2008.

54.

Kull membru tal-persunal ġie assenjat rwoli speċifiċi fil-modulu tar-riżorsi umani tas-sistema ISIS. L-espert għoli tar-riżorsi umani dwar il-programm ISIS ingħata l-awtorità biex japprova l-profili tar-rwol.

55.

Lista tal-persunal kollu bi profil “aqra kollox” fl-ISIS b’relazzjoni mad-data tar-riżorsi umani nkisbet sabiex tevalwa jekk il-persunal xieraq biss kellux dan il-profil. Fi tliet każijiet “aqra r-riżorsi umani” r-rwoli ġew assenjati lill-persunal estern (il-persunal u l-konsulent ta’ aġenzija) u fi tliet każijiet oħra lill-persunal b’ perjodu qasir. Għalkemm dawn is-sitt membri tal-persunal jifformaw parti integrali tat-timijiet diversi tar-riżorsi umani, l-għoti ta’ aċċess lill-persunal estern u dak b’ perjodu qasir iżid ir-riskju li ma tiżammx il-kunfidenzjalità ta’ data personali sensittiva. F’erba’ każijiet persunal li telaq mill-BĊE kien għad għandu d-drittijiet ta’ aċċess assenjati tiegħu fl-ISIS.

56.

Il-persunal huwa l-kapital tal-istituzzjoni u l-ġestjoni tan-nies se tibqa’ preokkupazzjoni ewlenija tal-Bord Eżekuttiv (17). Is-sistemi ta’ informazzjoni tar-riżorsi umani għandhom ikunu għodod affidabbli li jiġġeneraw rapporti biex jassistu l-ġestjoni f’ippjanar stateġiku u tattiku, kif ukoll teħid ta’ deċiżjonijiet operattiv. Ir-rappurtar ta’ kwistjonijiet ta’ ġestjoni tar-riżorsi umani għandu jsir b’mod regolari u f’waqtu. L-informazzjoni rrappurtata għandha tkun komprensiva u preċiża.

57.

L-introduzzjoni tal-ISIS tejbet il-fluss tal-informazzjoni b’mod sinifikanti fil-BĊE, minħabba li kemm il-maniġment kif ukoll il-persunal jistgħu jikkonsultaw id-data tar-riżorsi umani f’sistema waħda l-ħin kollu. Dan huwa titjib li jsolvi d-dgħufijiet identifikati mill-Qorti fil-verifika tagħha tal-2004 fil-validazzjoni manwali tad-data tar-riżorsi umani.

58.

F’konformità mal-istruttura ta’ ġestjoni ta’ riżorsi umani deċentralizzata fil-BĊE, ir-responsabbiltà hija l-aktar tal-amministraturi tal-Qasam tax-Xogħol li jissorveljaw kwistjonijiet relatati mar-riżorsi umani fil-Qasam tax-Xogħol tagħhom. Skont ir-reazzjoni miksuba mir-rappreżentanti tal-Oqsma tax-Xogħol, hemm informazzjoni suffiċjenti disponibbli għall-ġestjoni kontinwa ta’ riżorsi umani u d-data mill-ISIS hija ta’ kwalità adegwata. Madankollu, ir-reklutaġġ u t-taħriġ deċentralizzat xorta għadhom qed jiġu ġestiti barra mis-sistema tal-ISIS. Rapporti standard huma wkoll disponibbli fl-ISIS. Barra minn dan, rapporti ta’ intelliġenza dwar ix-xogħol jagħmluha possibbli li joħolqu rapporti dwar proċessi tax-xogħol u r-riżultati tagħhom u janalizzaw u jinterpretaw id-data.

59.

Is-sistema ta’ rappurtar formali lill-Bord Eżekuttiv dwar kwistjonijiet ta’ ġestjoni ta’ riżorsi umani ma nbidlitx mill-verifika tal-Qorti tal-2004 ’l hawn. Rapport annwali estensiv dwar ir-reklutaġġ u l-mobilità tal-persunal huwa ppreżentat lill-Bord Eżekuttiv u lill-maniġment superjuri (anki jekk għadd ta’ reklutaġġi naqsu b’mod sinifikanti) filwaqt li l-implimentazzjoni ta’ politiki oħrajn ma tiġix segwita bl-istess mod mir-rappurtar formali.

60.

Saret preżentazzjoni dwar is-suġġett tal-leave tal-mard fil-BĊE lill-maniġment superjuri f’April 2008 (li tikkonċerna s-snin 2006 u 2007) filwaqt li saret preżentazzjoni interna dwar il-leave tal-mard fid-DĠ-H għall-2008. Il-leave tal-mard tal-persunal żdied matul is-snin 2006 sa 2008. Uħud mill-iżviluppi ewlenin mill-2007 sal-2008 kienu jinkludu żieda bi 13,3 % fit-total ta’ ġranet tax-xogħol mitlufa minħabba leave tal-mard u żieda ta’ 37 % ta’ ġranet mitlufa minħabba leave tal-mard għal żmien twil. Fl-2009 n-numru totali ta’ ġranet tax-xogħol mitlufa minħabba leave tal-mard naqas b’9,9 % u n-numru totali ta’ ġranet tax-xogħol mitlufa minħabba leave tal-mard għal żmien twil naqas bi 42,3 %. Ma ġie ppreżentat ebda rappurtar formali dwar statistiċi ta’ leave tal-mard lill-Bord Eżekuttiv.

61.

F’dawn l-aħħar snin, il-BĊE implimenta politiki ta’ importanza strateġika lill-organizzazzjoni, bħal politika dwar id-diversità u serje ta’ miżuri biex itaffu l-“isfida demografika”. Minkejja li ġie ppreparat u ppreżentat rapport dwar id-diversità fir-rigward tal-persunal tal-BĊE lill-Bord Eżekuttiv fl-2007, m’hemmx rappurtar formali regolari biex isegwi l-implimentazzjoni ta’ dawn il-politiki u l-kwistjonijiet li jinqalgħu minnhom. B’mod simili, il-maġġoranza tal-politiki tad-DĠ-H implimentati mhumiex formalment jew regolarment irrappurtati lill-Bord Eżekuttiv. Minkejja dan, ġie nnotat li l-kumitat tal-maniġment kien ġie stabbilit biex jiddiskuti, fost l-oħrajn, kwistjonijiet ta’ riżorsi umani.

62.

Id-disponibbiltà u l-aċċessibbiltà ta’ informazzjoni huma importanti biex jiżguraw trasparenza u konsistenza fir-regoli applikabbli għall-persunal. Għal din ir-raġuni l-informazzjoni kollha rilevanti dwar ir-regoli u l-politiki tar-riżorsi umani għandhom ikunu disponibbli u aċċessibbli faċilment għall-persunal kollu tal-BĊE.

63.

Is-sors ta’ informazzjoni ewlieni u l-aktar komprensiv għall-persunal huwa l-intranet tal-BĊE. Il-paġna tal-intranet “madwar ix-xogħol tiegħi” fiha r-regoli ewlenin kollha tal-persunal, politiki u linji gwida tar-riżorsi umani u konnessjonijiet għal dokumentazzjoni ta’ sfond. L-aħbarijiet u l-aġġornamenti tar-riżorsi umani huma wkoll ippubblikati hawn.

64.

Id-DĠ-H ippubblika wkoll linji gwida operattivi dwar l-intranet li jagħtu aktar dettall dwar kif ir-regoli tal-persunal huma interpretati u applikati mid-DĠ-H. Dan sar sabiex titjieb it-trasparenza mal-organizzazzjoni kollha u biex jiġu ċċarati l-proċessi tar-riżorsi umani. Il-linji gwida operattivi jieħdu l-forma ta’ “kaxxi ta’ informazzjoni” f’verżjoni annotata mar-regoli tal-persunal.

65.

Manwal dwar il-Prassi tax-Xogħol (BPH) daħal fis-seħħ fl-2007 li jintegra għadd ta’ regoli organizzattivi (ċirkolari amministrattivi) li jorbtu dwar il-persunal tal-BĊE. Informazzjoni relatata ma’ rakkomandazzjonijiet ta’ etika, kundizzjonijiet tax-xogħol, regolamenti tal-persunal (bħal regoli għal sekondar, promozzjonijiet, reklutaġġ, eċċ.) għadhom ma ġewx inkorporati f’Manwal tal-Persunal li jikkomplementa l-Manwal dwar il-Prassi tax-Xogħol (BPH).

66.

L-istħarriġ intern tal-2008 dwar is-sodisfazzjon tal-konsumatur wera li dawk li wieġbu ġeneralment ikunu jafu fejn għandhom isibu informazzjoni relatata mar-riżorsi umani fuq l-intranet u wkoll li maġġoranza sabu l-aħbarijiet tar-riżorsi umani fuq l-intranet rilevati u madwar 40 % sabuha ċara u konċiża.

67.

Il-BĊE stabbilixxa regoli komprensivi tax-xogħol tal-persunal li jkopru l-aspetti ewlenin kollha tar-riżorsi umani fid-dettall. Huwa minnu li l-bank evalwa perjodikament jekk aspetti speċifiċi tal-kundizzjonijiet tax-xogħol tiegħu humiex komparabbli għal dawk tal-UE u istituzzjonijiet finanzjarji komparabbli oħra.

68.

Il-BĊE stabbilixxa sett ta’ regoli u proċeduri komprensivi u ċari tal-għażla tal-persunal li jkopru l-istadji ewlenin kollha tal-proċess. Għal kampanji ta’ reklutaġġ:

Rakkomandazzjoni

69.

Il-BĊE ħareġ linji gwida ċari li jkopru l-aspetti kollha tas-sistema tal-evalwazzjoni tal-prestazzjoni tal-persunal tiegħu. Is-sistema ta’ evalwazzjoni tal-persunal tiddefinixxi biċ-ċar ir-rwoli u tistipula b’mod ċar x’inhu mistenni kemm mill-evalwaturi u minn min qed ikun evalwat. Madankollu:

70.

B’mod ġenerali l-BĊE żviluppa politiki u proċeduri adegwati ta’ żvilupp fil-karriera. Minkejja dan, il-kombinazzjoni tan-newtralità tal-għadd ta’ impjegati mal-isfida demografika li l-BĊE qed jaffaċċja, tikkostitwixxi limiti maġġuri fuq il-progressjoni tal-karriera tal-persunal. Għalkemm id-deċiżjonijiet dwar kumpensi għall-prestazzjoni tal-persunal b’mod ġenerali kienu ddokumentati tajjeb, id-deċiżjonijiet speċifiċi dwar is-Salarju Annwali u r-Reviżjoni tal-Bonus ma kinux.

2.

Il-formoli tal-evalwazzjoni tal-persunal għandhom jimtlew fi żmien l-iskadenzi stipulati u l-kwalità tagħhom għandha titjieb billi jiġu stabbiliti objettivi SMART (18) u billi ssir konnessjoni mal-progressjoni tal-karriera ma’ ħtiġijiet ta’ taħriġ speċifiku.

71.

Għalkemm il-partijiet tar-riżorsi umani tas-sistema tas-software tal-ISIS ilhom joperaw mill-2008, ebda pussess tas-sistema ma ġie assenjat lil direttorat speċifiku, u lanqas ma kien ġie ffirmat ftehim dwar Livell ta’ Servizz.

72.

Id-disponibbiltà u l-aċċessibbiltà ta’ informazzjoni affidabbli dwar kwistjonijiet ta’ riżorsi umani kemm lill-maniġment u lill-persunal tjiebet b’mod sinifikanti mill-verifika tal-Qorti tal-2004 ’l hawn. Minkejja dan, is-sistema ta’ rappurtar formali lill-Bord Eżekuttiv ma nbidlitx minn dak iż-żmien ’l hawn.

3.

Għandha ssir evalwazzjoni tal-elementi tar-riżorsi umani tas-sistema tas-software tal-ISIS sabiex tivverifika li s-sistema ssodisfat l-objettivi inizjali tagħha u li ġew stabbiliti kontrolli adegwati.