22.3.2005

Il-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea

C NaN/1

RAPPORT SPEĊJALI Nru 10/2004

dwar id-Devoluzzjoni tal-ġestjoni ta' għajnuna esterna tal-KE għal Delegazzjonijiet tal-Kummissjoni flimkien mar-risposti tal-Kummissjoni

(skond it-tieni sottoparagrafu ta' l-Artikolu 248(4) tat-Trattat tal-KE)

WERREJ

I - IX

SOMMARJU

1-14	INTRODUZZJONI

1-5

Sfond

6-14	Il-verifika tal-Qorti

15-63

OSSERVAZZJONIJIET

15-38

Proċess ta' devoluzzjoni

15-18

Ġestjoni ġenerali tad-devoluzzjoni

19-26

Tħejjija ta' Delegazzjonijiet

27-38

Tħejjija ta' Kwartieri Ġenerali għal rwol ta' sostenn u superviżjoni

39-63

Riżultati ta' devoluzzjoni

39-42

Markaturi sabiex jitkejjlu r-riżultati

43-55

Ħeffa

56-60

Kwalità

61-63

Proċeduri finanzjarji sodi

64-73

KONKLUŻJONIJIET

74-82

RAKKOMANDAZZJONIJIET

ANNESS

Ir-risposti tal-Kummissjoni

GLOSSARJU TA' ABBREVJAZZJONIJIET

ACP	L-Istati Afrikani, tal-Karibbew u tal-Paċifiku
AATL	Aġent ta' Assistenza Teknika Lokali
SIKR	Sistema ta' Informazzjoni Komuni Relex
DĠŻ	Direttorat-Ġenerali ta' l-Iżvilupp
RGAE	Rapport ta' Ġestjoni ta' Assistenza Esterna
KE	Komunità Ewropea
FEŻ	Il-fond Ewropew ta' l-Iżvilupp
EuropeAid	L-Uffiċċju ta' Kooperazzjoni fl-Għajnuna Ewropea
F & K	Finanzi u Kuntratti (unità)
KĠ	Kwartieri Ġenerali
RF	Regolazzjoni ta' Finanzi
IAS	Servizz ta' Verifika Interna
OMG	Organizzazzjoni mhux governattiva
SKO	Sistema ta' Kontabilità On Line
RAC	“Restant à contracter” = impenji li għandhom jibdew jorbtu
RAL	“Restant à liquider” = impenji li għandhom jiġu mħallsa
RELEX	Direttorat-Ġenerali Relazzjonijiet Esterni
SINĊOM	Sistema ta' Kontabilità tal-Kummissjoni
UAT	Uffiċċju ta' Assistenza Teknika

SOMMARJU

F'Mejju 2000 il-Kummissjoni ħabbret riforma Kbira fil-ġestjoni tal-programm ta' għajnuna esterna tagħha, bil-miri prinċipali sabiex isir progress radikali fil-ħeffa u l-kwalità ta' għajnuna esterna tal-KE, filwaqt li jiġu assigurati proċeduri finanzjarji sodi. Komponent prinċipali tar-riforma hi d-devoluzzjoni estensiva ta' kompiti ta' gestjoni ta' għajnuna u responsabbiltajiet lil Delegazzjonijiet tal-Kummissjoni. Permezz tad-devoluzzjoni d-Delegazzjonijiet issa huma responsabbli għal tħejjija ta' progetti, dħul f'kuntratti, u implimentazzjoni teknika u finanzjarja, u rċevew riżorsi umani u tekniċi sostanzjali. Id-devoluzzjoni wkoll għandha konsegwenzi importanti għas-servizzi ċentrali ta' l-Uffiċċju ta' Kooperazzjoni fl-Għajnuna Ewropea (jew EuropeAid) fi Brussell, għax ir-rwol tagħhom qed jimxi 'l hemm mill-ġestjoni diretta ta' progetti, lejn Delegazzjonijiet ta' superviżjoni u sostenn (ara paragrafi 1-5).

II.

Il-Qorti żaret għaxar Delegazzjonijiet kif ukoll is-servizzi ċentrali fi Brussell, sabiex teżamina jekk il-Kummissjoni rnexxiliex tgħaddi mill-proċess ta' devoluzzjoni b'suċċess u jekk il-ġestjoni devoluta favur id-Delegazzjonijiet bditx tilħaq il-miri mixtieqa (minħabba li d-Delegazzjonijiet kienu ħadmu taħt ġestjoni devoluta għal ftit zmien biss) (ara paragrafi 6-14).

III.

Id-devoluzzjoni ta' responsabbiltà ta' ġestjoni ta' għajnuna fissret lil 78 Delegazzjoni ristrutturar importanti tas-servizzi tal-Kummissjoni fis-settur ta' għajnuna esterna u l-implimentazzjoni tagħha, u jista' jitqies bħala progress konsiderevoli bi kważi d-Delegazzjonijiet kollha joperaw taħt ġestjoni devoluta sas-Sajf 2004 (ara paragrafi 15-17).

IV.

Dwar il-ġestjoni tal-proċess ta' devoluzzjoni mill-Kummissjoni tista' titqies li rnexxiet raġonevolment, għall-inqas f'dak li jirrigwarda lid-Delegazzjonijiet infushom. Imma, l-proċess ta' ppjanar, ma nkorporax numru ta' elementi li setgħu ffaċilitaw il-kontroll tagħha fuq dak il-proċess, u ċerta setturi jirrikjedu aktar attenzjoni (ara paragrafu 18).

Ġeneralment, id-Delegazzjonijiet kienu adegwatament lesti li joperaw taħt ġestjoni devoluta, għalkemm hemm problemi sabiex jimtlew xi pożizzjonijiet u hemm bżonn kontinwu ta' taħriġ. Il-preparazzjoni tas-servizzi tal-kwartieri ġenerali (KĠ) ma tantx kienet ippjanata tajjeb, nieqsa kemm mill-analiżi kif ukoll mill-konsultazzjoni. Id-Delegazzjonijiet għad għandhom bżonn ta' sostenn konsiderevoli sabiex jidraw fl-irwol ġdid tagħhom, u s-servizzi ċentrali jsibuha diffiċli sabiex jipprovdu lil Delegazzjonijiet bis-sostenn neċessarju, minħabba li l-kompetenza tematika qed tinfirex fuq medda ta' direttorati ġeografiċi minħabba tnaqqis fil-persunal tal-KĠ. Għalkemm is-servizzi tal-KĠ żviluppaw numru ta' strumenti ta' superviżjoni u provdew sostenn sostanzjali lid-Delegazzjonijiet, hemm skop għal titjib fiż-żewġ setturi (ara paragrafi 19-38).

VI.

Dwar ir-riżultati tad-devoluzzjoni għadu daqxejn kmieni, f'anqas minn sentejn ta' devoluzzjoni ta' ġestjoni, sabiex jintwera progress mistenni fil-ħeffa u l-kwalità ta' għajnuna esterna tal-KE. Ukoll, in-nuqqas komplet ta' markaturi ta' effiċjenza fi stadju kmieni tal-proċess devoluzzjonarju joħloq diffikultajiet sabiex jitkejjel il-progress fil-konfront ta' miri prinċipali (ara paragrafi 39-42, 48-51, 53, 56 and 57).

VII.

Iżda fil-maġġoranza tad-Delegazzjonijiet miżjura, hemm sinjali li juru li l-ġestjoni devoluta qiegħda fit-triq it-tajba sabiex tintlaħaq il-mira mixtieqa. Il-ħeffa u l-kwalità tal-ġestjoni tal-proġett qed jibbenefikaw mill-kapaċità miżjuda fl-unitajiet operattivi tad-Delegazzjonijiet u mid-disponibbiltà immedjata tal-persunal tal-kuntratti u finanzi. Dan iwassal għal kapaċità li jissolvew aħjar il-problemi fid-Delegazzjoni nnifisha, u għal żieda ta' kuntatti ma' benefiċarji u partijiet oħra konċernati, u għal ftiehim aħjar ta' kondizzjonijiiet lokali, riskji u opportunitajiet. Proċeduri ta' ġestjoni finanzjarja sodi huma ġeneralment assigurati f'devoluzzjoni, imma għadhom mhux żviluppati biżżejjed fir-rigward tas-superviżjoni finanzjarja ta' l-organizzazzjonijiet li jimplementaw (ara paragrafi 43, 46, 54, 58, 61 u 62).

VIII.

Għal issa, problemi fir-reklutaġġ ta' persunal ta' kompetenza appożita, u fl-użu ta' din il-kompetenza bl-aħjar mod possibbli, żiedu mad-diffikultajiet li ltaqgħu magħhom il-KĠ fl-għotja ta' sostenn lid-Delegazzjonijiet, minħabba li sistemi ta' informazzjoni finanzjarja u proċeduri kkumplikati qed ixekklu l-miri mixtieqa mid-devoluzzjoni, b'konsegwenza ta' inqas ħeffa u kwalità aħjar ta' ġestjoni ta' proġett (ara paragrafi 44, 45, 47, 52, 55, 59, 60 u 63).

IX.

Ir-rakkomandazzjonijiet prinċipali li jistrieħu fuq l-osservazzjonijiet u l-konklużjonijiet tal-Qorti huma s-segwenti:

—	markaturi adattati għandhom jiġu introdotti, kemm għal ħeffa kif ukoll għall-kwalità ta' għajnuna, liema miżuri jittejbu minn sena għal sena bi standards li jridu jiġu milħuqa;

—	l-ispejjeż attwali tad-devoluzzjoni għandhom jiġu kkonfrontati ma' l-ispejjeż maħsuba;

—	il-Kummissjoni għandha tassigura li l-proċeduri tagħha ta' reklutaġġ, pagi u kondizzjonijiet ta' xogħol oħra, jistgħu jinkoraġġixxu persunal bil-kompetenza meħtieġa sabiex jissodisfaw il-bżonnijiet li dejjem jiżdiedu għal persunal tad-Delegazzjonijiet;

—	kompetenza tematika li tinsab fis-servizzi tal-KĠ għandhom jiġu organizzati, sabiex sostenn ta' kwalità tajba jistà jiġi provdut f'manjiera effiċjenti lid-Delegazzjonijiet;

—	Ir-rwol ta' superviżjoni u sostenn tal-KĠ għandu jiġi żviluppat aktar, speċjalment bit-titjib tas-sistemi ta' informazzjoni finanzjarja u b'attenzjoni lejn bżonnijiet ta' taħrig li għadu ma tlestiex;

—	il-Kummissjoni għandha żżid il-ħila tagħha sabiex tipprova tnaqqas id-dewmien fl-implimentazzjoni tal-proġetti, speċjalment dewmien sabiex isiru ħlasijiet li ma jintefqux mid-Delegazzjoni;

—	sabiex jittejbu r-riżultati mid-devoluzzjoni, il-Kummissjoni għandha tkompli tiffoka l-attenzjoni tagħha lejn is-simplifikazzjoni, l-armonija u l-kjarifika ta' proċeduri finanzjarji u kontrattwali.

INTRODUZZJONI

Sfond

F'Mejju 2000 il-Kummissjoni ħabbret riforma kbira tal-ġestjoni tal-programm ta' għajnuna esterna (1) skond il-prinċipji fil-White Paper fuq ir-riforma tal-Kummissjoni b'mod ġenerali (2). Il-mira prinċipali, kif iddikjarat mill-Komunikazzjoni tal-Kummissjoni, hi li jsir titjib fil-ħeffa, il-kwalità u l-profil ta' l-għajnuna esterna tal-KE. Aktar bl-eżatt, il-miri bażiċi huma deskritti kif ġej:

—	sabiex jitnaqqas sostanzjalment il-ħin meħud biex jiġu implementati proġetti;

—	sabiex isir titjib sinifikattiv fil-kwalità u s-ensibilità ta' ġestjoni ta' proġett;

—	sabiex jiġu assigurati proċeduri ta' ġestjoni finanzjarja, teknika, u kontrattwali sodi skond l-aqwa standards internazzjonali ta' kontabilità u proprjetà;

—	sabiex jittejjeb l-impatt u viżibilità ta' żvilupp ta' kooperazzjoni u għajnuna tal-KE.

Komponent prinċipali tar-riforma hi d-devoluzzjoni, jiġifieri d-Delegazzjoni ta' kompiti u responsabbiltajiet dwar il-ġestjoni ta' attivitajiet b'kooperazzjoni ffinanzjati mill-KE, li ġejjin mill-kwartieri ġenerali tal-Kummissjoni fi Brussell (jiġifieri EuropeAid) lid-Delegazzjonijiet li ser jibenefikaw fil-pajjiżi benefiċarji mifruxa mad-dinja (3). Ir-responsabbiltà finali għadha f'idejn il-kwartieri ġenerali tal-Kummissjoni fi Brussell. Elementi importanti oħra ta' din ir-riforma huma: it-titjib tal-programmazzjoni multi-annwali; l-integrazzjoni taċ-ċiklu tal-proġett; il-krejazzjoni ta' korp wieħed sabiex jieħu ħsieb l-implimentazzjoni ta' proġett (EuropeAid); l-iżvilupp ta' kultura amministrativa komuni fis-servizzi ta' relazzjonijiet Esterni; u azzjonijiet sabiex obbligazzjonijet fi stat passiv u oħrajn li għalqu jiġu eliminati.

Il-prinċipju ta' gwida għall-eżerċizzu ta' devoluzzjoni kien ifformulat f'Komunikazzjoni ta' Mejju 2000 kief ġej: “dak kollu li jista' jkun bl-aħjar mod ġestit u deċiż f'dak il-ħin, fuq il-post, m'għandux jiġi ġestit jew deċiż fi Brussell”. F'termini operatorji, l-aktar tibdil sinifikanti għad-Delegazzjonijiet li joħroġ mid-devoluzzjoni huma r-responsabbiltà għall-identifikazzjoni ta' proġetti/programmi u l-preparazzjoni ta' proposti finanzjarji (imma bl-approvazzjoni meħtieġa tal-KĠ), kif ukoll għall-kuntrattazzjoni, u l-implimentazzjoni teknika u finanzjarja (4). Fl-istess ħin, il-proċess ta' devoluzzjoni kien użat ukoll sabiex jindirizza l-problema ta' nuqqas ta' persunal fuq kull livell tad-Delegazzjonijiet sabiex ikunu jistgħu jkomplu bil-funzjonijiet operattivi tagħhom b'aktar effiċjenza jew sabiex jgħaddu għalihom il-funzjonijiet li qabel kienu magħmulha mill-uffiċċji ta' assistenza teknika (UAT) (5).

Id-devoluzzjoni għandha wkoll konsegwenzi importanti għas-servizzi ċentrali fi Brussell minħabba l-irwol tagħhom jiżviluppa lill-hinn mill-ġestjoni diretta ta' proġett lejn is-sostenn u s-superviżjoni tad-Delegazzjonijiet (li jinkludi koordinazzjoni, kontroll ta' kwalità u titjib fil-prattiki ta' xogħol).

Il-proċess ta' devoluzzjoni jinkludi is-setturi geografiċi kollha li jaqgħu taħt il-programm ta' għajnuna esterna tal-Kummissjoni, kemm jekk ffinanzjati mill-baġit tal-Kummissjoni jew mill-Fondi ta' l-Iżvilupp Ewropej. Id-devoluzzjoni kienet maħsuba fi tlilt taqsimiet ta' bejn 20-30 Delegazzjoni l-waħda, bejn is-snin 2001-2003, b'total ta' 78 Delegazzjoni (6). L-ewwel grupp ta' 21 delegazzjoni beda jopera b'ġestjoni devoluta sa mill-bidu ta' l-2002, it-tieni grupp ta' 26 Delegazzjoni (bl-Uffiċċju ta' Kabul) beda fl-aħħar ta' l-2002/bidu 2003, u t-tielet grupp ta' 30 Delegazzjoni (kollha pajjiżi ACP) beda fl-aħħar ta' l-2003/bidu 2004. Id-devoluzzjoni tolqot kull programm, imma l-programmi geografiċi (7) ser ikunu milquta l-ewwel, u warajhom l-programmi “oriżżontali” bħal sigurtà ta' l-ikel, drittijiet tal-bniedem, finanzjament ta' OMG, u programmi reġjonali (bl-esklużjoni ta' għajnuna umanitarja, li mhux devoluta). Skond il-Kummissjoni, ammont totali ta' 14-il biljun euro ta' obbligi finanzjarji li għandhom jiġu mħallsa, rigward il-programmi ġeografiċi, kienu taħt ġestjoni devoluta fl-aħħar ta' l-2003. Dan l-ammont jirrappreżenta xi 72 % tat-total ta' dawn l-obbligi finanzjarji.

Il-verifika tal-Qorti

Il-verifika tal-Qorti ffukat fuq żewġ mistoqsijiet partikolari:

—	Il-Kummissjoni ġestiet id-devoluzzjoni b'suċċess?

—	Il-ġestjoni devoluta bdiet tilħaq il-miri mixtieqa fid-Delegazzjonijiet?

7.	Sabiex l-ewwel mistoqsija tingħata tweġiba, il-verifika ħarset lejn il-mod kif id-Delegazzjonijiet huma lesti għal ġestjoni devoluta u kif is-servizzi ċentrali huma lesti għall-irwol ta' sostenn u superviżjoni.

8.	Għat-tieni mistoqsija, il-verifika ħarset b'mod partikolari lejn ir-riżultati f'sens ta' titjib fil-ħeffa u l-kwalità ta' l-għajnuna u l-aċċertament ta' proċeduri finanzjarji sodi.

Il-Qorti tagħraf li l-proċess ta' devoluzzjoni ma kienx għadu lest matul il-verifika (Ottubru 2003 - Mejju 2004) u li l-perjodu taħt liema d-Delegazzjonijiet ħadmu taħt ġestjoni devoluta għadu qasir mhux ħażin. Xorta waħda, kien ikkunsidrat li l-preparazzjoni u l-implimentazzjoni tad-devoluzzjoni kien 'il quddiem biżżejjed sa mill-bidu tiegħu fl-2000, sabiex il-Qorti tkun tista' twettaq il-verifika u toħroġ b'riżultati rilevanti, speċjalment fejn jidħol il-proċess ta' devoluzzjoni.

10.

Minflok progress tanġibbli dirett fil-kwalità f'daqshekk qasir żmien, il-Qorti qed tħares, bħala l-ewwel pass, għal markaturi ta' involviment miżjud ta' persunal tad-Delegazzjoni fil-fażijiet varji u attivitajiet taċ-ċiklu tal-proġett. Għall-istess raġuni, il-verifika ma tantx tat każ ta' mira importanti tar-riforma, jiġifieri sabiex jittejjeb l-impatt u l-viżibilità ta' l-għajnuna tal-KE.

11.

Għaxar Delegazzjonijiet (8) ġew miżjura fil-kuntest ta' din il-verifika, sebgħa minn dawn li jaqgħu fl-ewwel grupp ta' Delegazzjonijiet u tlieta fit-tieni grupp, meta l-ebda Delegazzjoni ma kienet magħżula mill-aħħar grupp, minħabba li dawn kienu mistennija li jibdew jaħdmu taħt ġestjoni devoluta mhux qabel l-aħħar ta' l-2003.

12.	Fuq livell ċentrali, intervisti estensivi kienu miżmuma f'EuropeAid (kif ukoll f'kull direttorat ġeografiku tagħha), kif ukoll fid-Direttorati Ġenerali għar-Relazzjonijiet Esterni (RELEX) u l-Iżvilupp (DĠŻ).

13.

Fl-istess żmien tal-verifika tal-Qorti, is-servizzi tal-Kummissjoni għamlu valutazzjoni tal-proċess ta' devoluzzjoni. L-abbozz tar-rapport ta' l-valutazzjoni sar disponibbli lill-Qorti fl-aħħar ta' l-2003, eżatt wara li l-Qorti lestiet l-ewwel sensiela ta' żjarat tad-Delegazzjonijet (sitta). Ir-rapport ġie studjat u mqabbel mas-sejbiet f'dak l-istadju tal-Qorti, mil-liema ġie konkluż li ma kienx hemm differenzi sinifikanti bejn is-sejbiet oriġinali taż-żewġ eżerċizzi (b'mod partikolari dawk dwar l-akbar fatturi ta' riskji involuti). L-aħħar rapport ta' l-valutazzjoni tal-Kummissjoni kien disponibbli f'Mejju 2004 (9).

14.

Fl-2003 l-Kummissjoni wettqet verifika fil-fond ta' EuropeAid. Din il-verifika kellha mira differenti, fejn immira li jipprovdi assigurazzjoni raġonevoli dwar is-sistema ta' kontroll interna ta' EuropeAid, imma ftit mill-osservazzjonijiet huma xorta waħda rilevanti għall-verifika tal-Qorti, minħabba li huma jikkonfermaw uħud mis-sejbiet tal-Qorti, speċjalment fejn jirrigwarda is-Sistema ta' Informazzjoni Komuni Relex.

OSSERVAZZJONIJIET

Il-Proċess ta' Devoluzzjoni

Il-ġestjoni ġenerali tad-devoluzzjoni

15.	Preparazzjoni dettaljata tal-proċess ta' devoluzzjoni beda wara l-Komunikazzjoni mill-Kummissjoni ta' Mejju 2000. Lista ta' azzjonijiet prinċipali u dati fil-proċess preparatorju ġenerali tad-devoluzzjoni huwa nkluż fl-Anness.

16.

Il-proċess ta' devoluzzjoni għal 78 Delegazzjoni kien fil-bidu ppjanat sabiex jitlesta qabel l-aħħar ta' l-2003. Sabiex dan il-proċess ikun jistà jibbenefika mill-esperjenzi u sabiex jiġi ġestit aħjar, id-Delegazzjonijiet kellhom jiġu devoluti fi tlett partijiet. Id-devoluzzjoni ta' kull Delegazzjoni kienet teħtieġ konsultazzjonijiet għal stima tal-bżonnijiet tad-Delegazzjonijiet, sewgita mir-reklutaġġ u taħriġ ta' persunal adattat, iż-żieda tal-kapaċità ta' l-uffiċini u għodda ta' Informazzjoni Teknoloġika (IT) u l-bidu ta' kollegament tal-kompjuters. Progress lejn dawn il-miri f'kull Delegazzjoni kien taħt superviżjoni bl-użu ta' pjanijiet ta' azzjoni. Ma dawn, tibdiliet fil-persunal u struttura tal-KĠ kienu qed jiġu meqjusa u implimentati.

17.

Reviżjoni tal-perjodu kollu ta' preparazzjoni u mid-dokumentazzjoni disponibbli dwar dan il-perjodu, jidher ċar li matul is-sena u nofs bejn d-deċiżjoni uffiċjali f'Mejju 2000 u l-bidu attwali ta' ġestjoni devoluta fl-ewwel Delegazzjonijiet fil-bidu ta' l-2002, kien hemm ippjanar estensiv, konsultazzjoni u implimentazzjoni magħmula b'mod speċjali mill-EuropeAid u mid-Direttorati Ġenerali għar-Relazzjonijiet Esterni (RELEX) u ta' l-Iżvilupp (DĠŻ) u koordinati mill-Grupp ta' Ħidma u Servizz Inter-Dipartimentali tad-Devoluzzjoni. Minn da kinhar, proċess simili ta' preparazzjoni ġie segwit mid-Delegazzjonijiet tat-tieni u t-tielet grupp. Sa minn April 2004, id-devoluzzjoni kienet qed taħdem f'66 Delegazzjoni u l-aħħar 12-il Delegazzjoni tat-tielet grupp kienu mistennija li jiġu devoluti sa nofs l-2004.

18.

Iżda, l-proċess ta' ppjanar ma nkorporax numru ta' elementi li setgħu jiffaċilitaw il-kontroll tal-Kummissjoni fuq l-eżerċizzju ta' devoluzzjoni. Per eżempju, għalkemm id-deċizjoni tal-Kummissjoni ta' Mejju 2000 kienet tinkludi pjan t'azzjoni, ma kinitx tgħaqqad l-attivitajiet ta' devoluzzjoni mal-miri mixtieqa. Fil-Komunikazzjoni lill-Kummissjoni ta' Jannar 2002 (10), l-ispejjeż totali tas-sena, meta d-Delegazzjonijiet jiġu devoluti kompletament fl-2005, ġie stmat viċin 177 miljun euro għola milli qabel id-devoluzzjoni. Din l-istima ma nkluditx flus infaddla minn riduzzjonijiet fil-persunal tal-KĠ. Is-superviżjoni ta' spejjeż attwali mqabbla ma' spejjeż fuq stima ma kinitx imwettqa b'mod li jagħtu lok għall-evoluzzjoni globali ta' l-ispejjeż (u livelli ta' persunal) fid-Delegazzjonijiet u l-KĠ sabiex ikunu mifhuma sewwa. Nuqqasijiet oħra li huma kkunsidrati aktar fil-fond f'dan ir-rapport huma standards ta' referenza għall-allokazzjoni ta' riżorsi lid-Delegazzjonijiet (ara paragrafi 19-21), pjan globali u definizzjoni tar-rwol ġdid tal-KĠ (ara paragrafi 27-28) u markaturi ta' eżekuzzjoni għall-ħeffa u l-kwalità ta' ġestjoni ta' għajnuna (ara paragrafi 39-42).

Preparazzjoni tad-Delegazzjonijiet

19.

Delegazzjonijiet magħżula mill-ewwel grupp ġew mgħarrfa mill-KĠ f'Novembru 2000, u mitluba jippreparaw stima tal-bżonnijiet tagħhom għal riżorsi addizzjonali (bħal persunal, wisà fl-uffiċċji, għodda). Delegazzjonijiet tat-tieni grupp kienu b'mod simili avviċinati f'Diċembru 2001. Id-Delegazzjonijiet kienu nfurmati biex jagħtu każ tal-markaturi bħal volum ta' għajnuna jew in-numru ta' proġetti u ħlasijiet, imma wkoll restrizzjonijiet partikolari bħall-ambjent tax-xogħol u l-kwalità ta' l-amministrazzjoni pubblika lokali. L-ebda metodologija speċifika ma ġiet pprovduta lid-Delegazzjonijiet sabiex tispjega kif tittraduċi dawn il-fatturi f'eżami tar-riżorsi addizzjonali bżonjużi.

20.

Mill-verifika ħareġ li ġeneralment, id-Delegazzjonijiet ma kinux kapaċi jagħmlu analiżi huma nfishom u talbiet ġew magħmula mingħajr indikazzjoni ċara ta' kif ċerta numri ġew maħduma. Stimi għal wisa' fl-uffiċċji, kompjuters u faċilitajiet oħra ta' l-uffiċċji kienu eħfef biex isiru, minħabba li dawn ġeneralment jistrieħu fuq stimi tal-ħaddiema.

21.

Għalkemm mhux sostnuta minn metodoloġija speċifika sabiex jiġu eżaminati bżonnijiet ta' riżorsi, konsultazzjonijiet estensivi għaddew bejn il-KĠ u d-Delegazzjonijiet, konlużi bi smigħ aħħari bejn il-Kap tad-Delegazzjoni u d-Diretturi ġenerali tad-Direttorati Ġenerali prinċipali (RELEX, DĠŻ, EuropeAid). Ir-riżultat ta' dan il-proċess kien li t-talbiet tad-Delegazzjoni kien għall-akbar parti mwettaq u l-persunal fid-Delegazzjonijiet żdied konsiderevolment. Normalment, id-Delegazzjonijiet kellhom żewġ uffiċjali u numru sostanzjali ta' persunal ta' sostenn għall-unità ta' Finanzi u Kuntratti (F & K) ġdida, kif ukoll tisħiħ sostanzjali għall-unità jew unitajiet operazzjonali responsabbli għall-attivitajiet ta' kooperazzjoni (11).

22.

Bħala parti mill-proċess ta' preparazzjoni żewġ verifiki separati għad-Delegazzjonijiet devoluti sfaw magħmula mill-KĠ, sabiex jiġi aċċertat li l-kondizzjonijiet bażiċi ġew imwettqa. L-ewwel verifika kienet il-bażi għas-sotto Delegazzjoni tar-responsabbiltà għall-impenji u l-ħlasijiet mid-direttur ġeografiku ta' EuropeAid lill-Kap tad-Delegazzjoni. It-tieni verifika kienet imwettqa ftit xhur wara bi żjarat lid-Delegazzjoni, sabiex jiġi assigurat li l-ġestjoni devoluta kienet qed tirnexxi tajjeb,

23.

Għalkemm id-Delegazzjonijiet miżjura matul il-verifika tal-Qorti kienu ġeneralment sodisfatti bin-numru ta' pożizzjonijiet addizzjonali allokati, sitta minn għaxar Delegazzjonijiet affaċjaw problemi sabiex jimlew il-pożizzjonijiet fil-ħin u/jew b'kompetenza rilevanti. Fatturi li kkontribwew:

—	proċess ta' reklutaġġ twil (għal uffiċjali, esperti individwali (12) u AIATL (13));

—	kondizzjonijiet mhux attrajenti (per eżempju gradi ta' salarju, ġranet franki għall-AIATL);

—	nuqqas ta' ċerta tip ta' kompetenza (persunal F & K, inġiniera ċivili);

—	restrizzjonijiet minħabba l-liġijiet lokali (possibiltajiet limitati sabiex jiġġeddu kuntratti temporanji);

—	inċertezza dwar kondizzjonijiet u possibiltajiet futuri għal persunal temporanju, li jirriżulta mill-kategorija l-ġdida 'aġent b'kuntratt' kif provdut fir-Regoli tal-Persunal il-ġodda b'effett mill-1 ta' Mejju.

24.	Għal riżorsi neċessarji oħra, bħal infrastruttura ta' l-uffiċċji, faċilitajiet ta' komunikazzjoni u kompjuters, dawn kienu, bi ftit eċċezzjonijiet, ipprovduti lid-Delegazzjonijiet mingħajr problemi.

25.

Ittieħdu sforzi kbar sabiex jiġi provdut taħriġ għall-persunal tad-Delegazzjonijiet. Dan kien jinkludi taħriġ għall-uffiċjali (speċjalment persunal tal-F & K) qabel ma jibdew xogħolhom fid-Delegazzjoni, korsijiet ta' taħriġ mogħti mill-persunal tal-KĠ fid-Delegazzjonijiet lill-persunal tad-Delegazzjonijiet u korsijiet speċjaliżżati fuq bażi reġjunali. Is-suġġetti trattaw b'mod partikolari il-proċeduri finanzjarji u kontrattwali tal-Kummissjoni, s-sistema ta' informazzjoni finanzjarja SIKR, u r-rinfurzar ta' kapaċitajiet maniġerjali.

26.

Il-verifiki tad-Delegazzjonijiet urew, iżda, li għalkemm kull sforz ta' taħriġ kienu meħuda, li fil-maġġoranza kienu kkunsidrati siewja, għad hemm bżonnijiet ta' taħriġ li għadhom ma ġewx mitmuma, min-naħa minħabba t-tibdil regolari tal-persunal, u min-naħa l-oħra minħabba l-allokazzjonijiet inadegwati tal-budget għad-Delegazzjonijiet għal taħriġ lokali u għal spejjez relatati ma' vjaġġar għal taħriġ. Reċentement, minħabba t-tnaqqis fil-persunal tal-KĠ, il-programm għat-taħriġ li kellu jsir fl-2004 fir-reġjun ta' l-Asja, kellu jitqassar. Suġġetti oħra li huwa mixtieq li jista' jsir taħriġ dwarhom fid-Delegazzjonijiet jinkludu b'mod patrikolari s-sistema SIKR, ir-Regolamenti Finanzjarji (RF) (14) ġodda flimkien ma' l-implikazzjonijiet tagħhom, implimentazzjoni ta' proġetti u superviżjoni, u l-ġestjoni tal-persunal.

Preparazzjoni tal-Kwartieri Ġenerali għar-rwol ta' sostenn u superviżjoni

Struttura u persunal tal-KĠ

27.	EuropeAid ġiet imwaqqfa f'Jannar 2001. Iżda, deskrizzjoni dettaljata tar-rwol tal-KĠ f'ambjent devolut kien għall-ewwel darba disponibbli f'Novembru 2002 (15) wara seminars u gruppi ta' xogħol matul l-2002, u żviluppati aktar f'Lulju 2003 (16).

28.

Ma kienx hemm analiżi fl-ebda wieħed mid-dokumenti hawn fuq imsemmija, li kkwantifikaw ir-riżorsi neċessarji għall-KĠ sabiex jirnexxu fil-kompiti u r-responsabbiltajiet ġodda wara d-devoluzzjoni, bħal superviżjoni (ara paragrafi 34-35) u sostenn (ara paragrafi 36-38). Għalkemm il-bżonnijiet ta' l-eżaminazzjoni tad-Delegazzjonijiet kienet nieqsa minn analiżi ta' kwantifika tal-bżonn ta' livelli tal-persunal fid-Delegazzjonijiet skond ix-xogħolijiet rispettivi, iżda kien xorta waħda proċess interattiv ibbażżat fuq diskussjonijet estensivi u konsultazzjonijiet bejn id-Delegazzjonijiet u l-KĠ sabiex jiġi assigurat il-presidenza mid-Delegazzjoni. Iżda ma kienx hemm proċess kumparabbli li jinvolvi l-Kapijiet ta' l-Unitajiet dwar l-eżaminazzjoni tal-bżonnijiet tal-KĠ, li b'konsegwenza kienet nieqsa kemm mill-analiżi u l-konsultazzjoni.

29.

Il-komunikazzjoni ta' Jannar 2002 fuq l-implimentazzjoni u l-finanzjament tad-devoluzzjoni, iggarantiet fondi għal 1 400 persunal addizjonali fid-delegazjonijiet (inklużi 375 uffiċjali) imma ma ndikatx kemm ser jiġu mqiegħda mill-ġdid mill-KĠ. Xorta waħda, skond il-Kummissjoni, in-numru ta' postijiet ġodda allokati għad-devoluzzjoni hu biss ta' 158 (44 fl-ewwel fażi fl-2001 u 114 għat-tieni fażi fl-2002). 217-il post allokati lid-Delegazzjonijiet fl-2003 u l-2004 ġew rilokati mill-KĠ, għalkemm mhux ċar fuq liema analiżi d-deċiżjoni sabiex jitnaqqsu l-pożizzjonijiet kienet mittieħda.

30.

Direttorati geografiċi fil-EuropeAid ġew mitluba sabiex jikkontribwixxu għat-tnaqqis ta' 217-il pożizzjoni fl-2003 u l-2004. Ħafna minn dan it-tnaqqis ser jimtela' mill-unitajiet tematiċi u mill-unitajiet tal-finanzi u kuntratti. Il-verifika wriet li r-riżultat huwa li ċerta unitajiet tematiċi m'għadhomx f'pożizzjoni sabiex jipprovdu sostenn effettiv lid-Delegazzjonijiet.

31.

Sabiex tintlaħaq il-kwota tat-tnaqqis ġenerali fil-pożizzjonijiet, unitajiet tematiċi xi kultant ma setgħux joffru pożizzjonijiet lill-persunal ta' esperjenza li kien ġej lura mid-Delegazzjonijiet. Il-persunal li kien baqa' fl-unitajiet tematiċi u li qabel kienu responsabbli għall-ġestjoni u l-ipproċessar ta' dokumenti jistgħu ma jkunux kapaċi li jadattaw faċilment fir-rwol il-ġdid sabiex jipprovdu sostenn, tagħrif f'setturi partikolari u konsulenza.

32.

Il-Kummissjoni ma kkunsidratx li approċċ ta' ppjanar globali lejn l-istruttura tal-KĠ kienet realistika, u għaldaqshekk kien approċċ prammatiku u evoluzzjonarju li ġie adottat minflok. Iżda, għalkemm fiż-żmien tal-verifika ma kien hemm l-ebda pjan ġenerali għar-ristrutturazzjoni ta' EuropeAid, ftit konsiderazzjoni ingħatat lill-ħsieb li jiġu riorganizzati l-unitajiet tematiċi sabiex il-kompetenza tematika tiġi kkonċentrata. B'dan il-mod, it-tagħrif u l-esperjenza tal-KĠ tista' tiġi mogħtija b'mod aktar razzjonali u effiċjenti lid-Delegazzjonijiet.

33.	Dwar l-unitajiet tal-Finanzi u Kuntratti tad-direttorati differenti ta' EuropeAid, eżaminazzjoni ta' xogħol komparattiv, uriet varjazzjoni sostanzjali fl-ammonti bejn in-numru ta' postijiet għan-numru u l-volum ta' ħlasijiet.

Ir-rwol ta' superviżjoni tal-KĠ

34.

Mad-devoluzzjoni tar-responsabbiltajiet, speċjalment dawk għall-implimetazzjoni tal-programmi ta' kooperazzjoni għad-Delegazzjonijiet, ir-rwol tal-KĠ tal-Kummissjoni qed jevolvi lejn wieħed ta' superviżjoni ta', u sostenn lid-Delegazzjonijiet, kif imfisser fid-dettall fid-dokument ta' EuropeAid 'Dikjarazzjoni ta' Missjoni, Responsabbiltajiet u Xogħolijiet tas-Servizzi' ta' Lulju 2003. Dwar ir-rwol ta' superviżjoni, il-KĠ juża numru ta' strumenti sabiex iħares fuq l-attivitajiet tad-Delegazzjonijiet, il-prinċipali dawn li ġejjin:

—	Rapporti ta' Gestjoni ta' Assistenza Esterna (RĠAE), ippreparati kull erba' xhur mid-Delegazzjonijiet;

—	skedi ta' kull erba' xhur dwar impenji, ħlasijiet, RAĊ u RAL (17);

—	Pjan ta' Ġestjoni Annwali preparat minn Delegazzjonijiet;

—	superviżjoni speċjalizzata ta' proġetti li qed issir il-preparazzjoni tagħhom;

—	rapporti ta' superviżjoni dwar riżultati ta' proġetti;

—	sistemi ta' informazzjoni finanzjarja għal SIKR kif ukoll għal FEŻ u SKO;

—	żjarat fuq il-post tax-xogħol;

—	verifiki ta' sistemi ta' kontrolli interni;

—	eżaminazzjoni ta' ammont ta' xogħol.

35.

Għalkemm dawn l-għodda ta' superviżjoni jgħaddu lill-KĠ informazzjoni rilevanti dwar il-progress tad-Delegazzjonijiet, minħabba n-nuqqas ta' istruzzjonijiet dwar l-operabilità, l-applikazzjoni ta' din l-għodda ma kienitx dejjem ċara għall-persunal konċernat fir-rigward ta' l-għan meħtieġ u l-livell tas-superviżjoni, u għaldaqshekk instabu xi problemi fis-setturi li ġejjin:

l-eżaminazzjoni ta' ammonti ta' xogħol maħruġa mill-Kapaċità ta' Verifka Interna tal-EuropeAid għandhom l-mira li għall-ġejjieni jidentifikaw standards ta' referenza interna għar-relazzjoni bejn r-riżorsi u l-ammont ta' xogħol fid-delegazjonijiet, kif ġie propost minn Komunikazzjoni ta' Jannar 2002. Iżda, minħabba n-numru żgħir ta' Delegazzjonijiet miżjura u l-varjetà tal-kondizzjonijiet lokali, l-istandards ta' referenza għadhom ma ġewx żviluppati. Għalhekk, l-eżaminazzjoni ta' l-ammonti ta' xogħol maħruġa s'issa ma jurux jekk il-livelli ta' persunal fid-Delegazzjonijiet huwa siewi fuq bażi ta' fatturi bħal-kompiti tad-Delegazzjoni, u r-responsabbiltajiet, il-volum ta' ġestjoni ta' għajnuna, l-ammont u valur ta' ħlasijiet magħmula u l-kwalità ta' l-amministrazzjoni lokali. L-eżaminazzjonijiet ta' ammonti ta' xogħol lanqas ma juru jekk aktar jew anqas ħin kellhu jiġi ddedikat għal proċess jew xogħol partikolari, jekk ix-xogħolijiet kollha kienux rilevanti jew jekk xogħolijiet addizzjonali kellhomx jiġu mibdija;

Inizjalment ma kienx hemm bżonn tiġi provduta risposta lid-delegazzjonijiet dwar ir-rapporti RĠAE tagħhom, għalkemm kienet tkun xi kultant mogħtija. Din issa ġiet indirizzata u sa mill-aħħar ta' l-2003, l-għotja ta' feedbaċk lid-Delegazzjonijiet devoluti dwar ir-rapporti RĠAE tagħhom hija meħtieġa. Iżda, xi kultant EuropeAid ikollha diffikultajiet sabiex tagħraf liema azzjoni hija mistennija mill-KĠ, fuq kollox jekk qatt ikunx hemm (18);

hemm nuqqas ta' faċilitajiet fis-SIKR, tant li uħud mid-Delegazzjonijiet kellhom iwettqu bażijiet ta' dati paralleli li jesiġu l-introduzzjoni doppja ta' informazzjoni dwar finanzi ta' proġett. F'settur ġeografiku partikolari, kodiċijiet ta' pajjiżi mitlufa jew ħżiena introdotti fis-sistema SIKR naqqsilha mis-saħħa tagħha bħala fonti ta' informazzjoni dwar ġestjoni. Il-potenzjal tas-SIKR bħala għodda ta' superviżjoni għada ma ġietx imwettqa kompletament għall-pajjiżi AĊP. Huwa mistenni li t-tbassir ta' informazzjoni ser ikun inkluż fis-SIKR fl-aħħar ta' l-2004 u l-integrazzjoni kompluta tas-SKO fis-SIKR hija mistennija għall-2006. Il-verifika tal-Kummissjoni (ara paragrafu 14) ikkonkluda f'dan ir-rispett li SIKR ma kienx għadu sistema ta' rapporti matura.

Rwol ta' sostenn tal-KĠ

36.

Mat-trasferiment tar-responsabbiltajiet ta' implimentazzjoni lid-Delegazzjonijiet, ir-rwol ġdid tal-KĠ, flimkien ma' dak ta' superviżjoni, jikkonsisti fl-għotja ta' sostenn lid-Delegazzjonijiet fil-preparazzjoni, implimentazzjoni u valutazzjoni tal-proġetti. L-unitajiet ta' koordinazzjoni ġeografika f'EuropeAid ser ikunu b'mod speċjali l-fus għat-talbiet tad-Delegazzjonijiet, b'sostenn mill-unitajiet tematiċi.

37.

Il-verifika wriet li sostenn konsiderevoli ġie mogħti mill-KĠ lid-Delegazzjonijiet, per eżempju fis-setturi li ġejjin:

—

possibilitajiet varji ta' taħriġ f'ġestjoni ta' għajnuna u proċeduri finanzjarji, sistemi u verifiki, kemm qabel ma l-persunal immorru għal Delegazzjonijiet u sakemm ikunu għadhom hemm:- per eżempju, korsijiet dwar modalitajiet ta' l-għotja ta' għajnuna bħalma huma l-ġestjoni ta' ċiklu ta' proġett, sostenn mill-baġit, u approċċ wiesgħa tas-settur;

—	assistenza sostanzjali fil-preparazzjoni tal-proġetti li jinkludu l-kontribuzzjoni minn gruppi ta' sostenn ta' kwalità (19);

—	netwerks tematiċi li huma maħsuba għal rwol prinċipali fis-sostenn ta' kwalità lid-Delegazzjonijiet (20). Dawn għandhom il-mira li jservu ta' linji ta' gwida u għodod prattiċi għal proġetti ta' disinn;

—	sostenn sostanzjali ta' kuntratti u finanzi li jinkludu servizz ta' għajnuna għas-SIKR, kaxxa ta' l-ittri għall-mistoqsijiet, u l-abbozzar ta' manwali u linji ta' gwida.

38.

Iżda, għad hemm skop għat-titjib fit-transizzjoni tal-KĠ lejn ir-rwol ġdid ta' sostenn f'ambjent devolut fis-setturi li ġejjin:

a)	il-websajts tan-netwerks tematiċi qiegħdin fi stadji varji ta' żvilupp u ħafna għandhom bżonn xogħol importanti ta' tiġdid;

b)	għad hemm bżonnijiet ta' taħriġ pendenti fid-Delegazzjonijiet (ara paragrafu 26);

c)	il-grupp ta' sostenn għall-pajjiżi AĊP bħal issa għandu biss il-kapaċità li jeżamina kampjun ta' 20 % tal-proposti ta' ffinanzjar;

d)	Il-EuropeAid mhux dejjem ħallew disponibbli l-linji ta' gwida fil-lingwa ta' xogħol tad-Delegazzjonijiet. Issa hemm istruzzjonijiet ċari sabiex dan isir, għalkemm id-dewmien minħabba t-traduzzjonijiet għadu hemm;

e)	Il-Kummissjoni damet sabiex tiċċara kif il-ġestjoni deċentraliżżata ta' għajnuna tal-KE minn pajjiżi benefiċarji għandha tkun implimentata fil-kuntest tar-RF l-ġodda u sabiex tipprovdi linji ta' gwida fuq proċeduri ta' ffinanzjar għad-9 FEŻ;

f)	nuqqas ta' kapaċità suffiċjenti fid-direttorat responsabbli fid-DG Relex irriżulta f'dewmien fl-approvazzjoni ta' proposti ta' reklutaġġ ta' persunal minn Delegazzjonijiet.

Riżultati tad-devoluzzjoni

Markaturi sabiex jitkejlu r-riżultati

39.

Il-Komunikazzjoni tal-Kummissjoni tas-16 ta' Mejju 2000 dwar ir-riforma tal-ġestjoni ta' għajnuna esterna sostniet li l-markaturi ta' progress għandhom jiġu introdotti sabiex jitkejjel il-progress imwettaq lejn il-miri tar-riforma (tiżdied il-ħeffa ta' l-implimentazzjoni, tittejjeb il-kwalità ta' ġestjoni ta' l-għajnuna u s-solidità ta' proċeduri finanzjarji) u sabiex jiġi assigurat li s-suċċess tal-programmi ma jibqax iġġudikat f'termini ta' jekk allokazzjoni ta' badġit f'sena partikolari ġietx użata jew le.

40.

Numru ta' markaturi kienu adottati mill-Kummissjoni fl-2001, prinċipalment ibbażati fuq informazzjoni finanzjarja disponibbli f'dak il-perjodu. Dawn kienu jinkludu impenji u ħlasijiet, ir-relatati RAĊ u RAL, il-perċentwali ta' riċevuti mħallsa f'60 ġurnata, distribuzzjoni ta' impenji u ħlasijiet matul is-sena u n-numru ta' snin neċessarji sabiex jitlesta proġett.

41.

Il-markaturi msemmija hawn fuq fit-tul u fuq livell globali, għandhom ikunu kkumplimentati minn markaturi oħra sabiex jipprovdu stampa ċara tal-ħeffa u l-kwalità tal-preparazzjoni tal-proġett u ta' l-implimentazzjoni fuq il-post tax-xogħol. Fl-aħħar ta' l-2003, EuropeAid kienet għadha qed tikkunsidra markaturi ta' twettiq addizzjonali li jistgħu jilħqu din il-mira.

42.

Id-dewmien fl-introduzzjoni ta' dan it-tip ta' markaturi wassal għal diffikultajiet fit-twaqqif ta' informazzjoni ta' bażi dwar is-sitwazzjoni fil-bidu tad-devoluzzjoni (jew ir-riforma). Ma dan, huwa diffiċli sabiex jiġu identifikati markaturi li jiżolaw l-impatt tad-devoluzzjoni mill-impatt ta' l-elementi tar-riforma aktar usa'. Barra minn hekk, il-markaturi jistgħu jiġu milquta minn inizzjattivi oħra tal-Kummissjoni bħall-introduzzjoni tal-ġestjoni taċ-ċiklu tal-proġett, l-approċċ għas-settur kollu jew Regolamenti Finanzjarji ġodda u minn żviluppi fil-pajjiżi benefiċjarji, bħal tibdil fl-ambjent politiku lokali jew fil-kwalità ta' l-amminnistrazzjoni nazzjonali.

Ħeffa

43.

Mill-verifika l-Qorti ppruvat tfittex evidenza ta' xi titjib fil-ħeffa f'attivitajiet differenti fiċ-ċiklu tal-proġett għall-liema d-Delegazzjoni issa għandha r-responsabbiltà speċifika, speċjalment fil-preparazzjoni ta' proposti dwar finanzjament, il-konklużjoni ta' kuntratti, il-ħlas ta' fatturi, u l-implimentazzjoni tal-proġett. L-ewwel fażi taċ-ċiklu tal-proġett, jiġifieri l-ipprogrammar, m'huwiex ikkunsidrat hawn għax dan għadu jaqa' taħt ir-responsabbiltà tal-KĠ, għalkemm involviment akbar huwa mistenni mid-Delegazzjonijiet.

Praparazzjoni ta' proposti dwar finanzjament

44.

Għalkemm l-iskeda speċjaliżżata ta' proġetti taħt konsiderazzjoni taqa' taħt superviżjoni stretta sabiex jiġi assigurat li d-dati ta' skadenza huma osservati, f'ċerti drabi d-devoluzzjoni naqqset mill-ħeffa tal-preparazzjoni tal-proġett hekk kif id-Delegazzjonijiet jgħaddu mill-proċess neċessarju ta' tagħlim. Per eżempju, fl-2003 id-Delegazzjoni tal-KĠ kellhom jassistu xi Delegazzjonijiet fl-Asja fl-abbozzar ta' proposti finanzjarji, dati ta' skadenza kellhom jiġu posposti u fl-aħħar il-persentaġġ għola ta' impenji ġew konklużi fl-aħħar kwart tas-sena milli fis-snin ta' qabel (80-90 %, kontra xi 50 % ta' qabel).

45.

Il-parti l-kbira tad-Delegazzjonijiet miżjura matul il-verifika kienu ltaqgħu ma' problemi speċifiċi fl-2003 fil-preparazzjoni ta' proposti ġodda dwar finanzjament, wara l-introduzzjoni tar-RF ġodda li japplikaw għall-baġit ġenerali mill-1 ta' Jannar 2003. Id-Delegazzjonijiet ma kinux ċerti fuq kif għandhom jinterpretaw u japplikaw l-artikli l-ġodda tar-RF li jirrigwardaw il-kunċett ta' 'ġestjoni devoluta' t'attivitajiet ta' għajnuna mill-pajjiżi benefiċarji. Talbiet ripetuti għall-kjarifikazzjoni ma ġewx imwieġba mill-KĠ, fejn is-suġġett diskuss kien apparentement għadu qed jiġi studjat fiż-żmien tat-tieni sessjoni ta' żjarat ta' verifika tal-Qorti lid-delgazzjonijiet f'Marzu 2004. B'riżultat ta' dan, numru ta' proġetti ma setgħux jiġu konlużi minħabba nuqqas ta' ftiehim ċar u qbil dwar il-mekkaniżmi ta' implimentazzjoni li għandhom jiġu mwaqqfa.

Kuntrattazzjoni u ħlasijiet

46.

Il-konklużjoni ġenerali fuq il-bażi taż-żjarat lid-Delegazzjonijiet hija li l-proċeduri ta' kuljum ta' tgħammir ta' kuntratti u ħlasijiet huma ġestiti tajjeb mid-Delegazzjonijiet. Il-fattur ewlieni li wassal għal dan kien li l-akbar u l-ewwel grupp ta' Delegazzjonijiet partikolarment irċivew persunal bi kwalifiki u esperjenza neċessarja għall-unitajiet tagħhom ta' Finanzi u Kuntratti (F & K), li ppermetta l-introduzzjoni mingħajr problemi tal-proċeduri u sistemi bażiċi ta' finanzi.

47.	F'pajjiżi fejn l-amministrazzjoni nazzjonali għandha rwol importanti fil-proċess ta' kuntratti u ħlasijiet (21), dewmien f'dawn l-amministrazzjonijiet huma ħafna drabi restrizzjonijiet aktar serji mill-implimentazzjoni ta' proġett b'ħeffa milli dewmien ieħor fid-Delegazzjonijiet (22).

48.

Ħafna Delegazzjonijiet ma jżommux rendikont ta' markaturi speċifiċi sabiex ikejlu ż-żmien meħud sabiex isiru ħlasijiet jew jikkonkludu l-kuntratti, lanqas ma jorbtu normalment lilhom infushom b'miri speċifiċi f'dan ir-rispett, aktar milli l-perjodi ta' bilfors mwaqqfa mir-RF, minn kuntratti jew proċeduri ta' xogħol bl-appalt ippubblikati (23).

49.

Is-sistemi ta' informazzjoni finanzjarja użati fid-Delegazzjonijiet, is-SIKR u (għad-DGŻ) s-SKO, normalmant iħallu l-kalkolazzjoni tal-perjodu meħud sabiex jiġi effetwat ħlas, imma l-ispezzjonijiet f'uħud mid-Delegazzjonijiet juru numru ta' żbalji fl-informazzjoni li jagħtu (24). Il-kredibilità tal-markatur ta' l-eżekuzzjoni tal-EuropeAid, li juri l-persentaġġ globali tal-fatturi mħallsa f'60 ġurnata, huwa għaldaqshekk inċert.

50.

Markaturi dwar il-ħeffa ta' ħlasijiet ma kienux disponibbli qabel id-devoluzzjoni. Test manwali kien għaldaqstant imwettaq f'żewġ Delegazzjonijiet, fejn numru ta' pagamenti simili, ftit imwettqa qabel d-devoluzzjoni (u allura mill-KĠ) u ftit wara d-devoluzzjoni, u l-perjodi f'liema sar l-ipproċessar tal-pagamenti mqabbla. Ir-riżultati ma wasslu għall-ebda konklużjoni, u wrew progress f'każ ta' Delegazzjoni minnhom, (żmien meħud naqas bejn wieħed u ieħor minn 61 ġurnata qabel id-devoluzzjoni għal 47 ġurnata wara d-devoluzzjoni), imma l-ebda tibdil apparenti fil-każ ta' Delegazzjoni oħra(ż-żmien meħud baqa' bejn wieħed u ieħor madwar 50 ġurnata).

51.	Numru ta' Delegazzjonijiet esperjenzaw diffikultajiet fejn tidħol il-ġestjoni ta' ħlasijiet u kuntratti minħabba l-ħafna żbalji li ltaqgħu magħhom fl-informazzjoni li kienet qabel mdaħħla fis-sistema ta' informazzjoni finanzjarja SIKR, wara li din is-sistema daħħlet fis-seħħ matul l-2002.

52.

Proċeduri tal-KE fil-qasam ta' l-għotja ta' xogħol bl-appalt u l-kuntrattazjoni huma kkumplikati. Il-verifika turi li l-persunal ta' Delegazzjoni, il-persunal ta' proġett u l-uffiċjali tal-gvern lokali xi drabi jiltaqgħu ma' diffikultajiet serji f'dan ir-rispett ukoll meta jkun hemm lok għal deroga jew interpretazzjoni aktar flessibbli. Ħafna drabi, proċeduri ta' l-għotja ta' xogħol bl-appalt ikunu jridu jiġu mħassra u mibdija mill-bidu minħabba nuqqas ta' numru suffiċjenti ta' partijiet interessati jew offerti validi. Derogazzjonijiet m'humiex approvati faċilment mill-KĠ u f'ċerta każijiet anke mhux possibbli taħt regoli speċifiċi, li jirrikjedu li l-proċess ta' l-għotja ta' xogħol bl-appalt tkun ripetuta sakemm numru suffiċjenti ta' offerti validi jaslu. F'dawn il-każijiet, il-preparazzjoni jew l-implimentazzjoni tal-proġetti tkun serjament imfixxkla.

L-implimentazzjoni ta' proġett

53.

L-effett tad-devoluzzjoni fuq il-ħeffa ta' l-implimentazzjoni ta' proġett f'mod globali ma tistax tkun imkejjla faċilment (minħabba li ż-żjarat tal-verifika fuq il-livell tad-Delegazzjoni wrew), u żgur mhux għal issa jekk jiġi kkunsidrat l-perjodu relattivament qasir matul liema l-ġestjoni devoluta tinsab fid-Delegazzjonijiet (25). Għal aktar min-nofs tad-Delegazzjonijiet miżjura, il-konklużjoni tal-verifika kien li effetti pożittivi tad-devoluzzjoni qed jiġu bbilanċjati minn fatturi oħra.

54.

Sejba komuni li toħroġ miż-żjarat ta' verifika huwa li l-implimentazzjoni ta' proġett qed tibbenefika mill-fatt li l-persunal ta' l-unitajiet ta' Finanzi u Kuntratti huwa disponsibbli fuq il-post tax-xogħol u mill-kapaċità miżjuda fl-unitajiet operattivi tad-Delegazzjonijiet. Iż-żewġ fatturi jwasslu għal ftiehim aħjar tal-kundizzjonijiet lokali u flimkien joħolqu kapaċità ta' soluzzjonijiet għal problemi fejn imiss problemi li jolqtu proġetti u programmi. Intervisti mwettqa mal-kontropartijiet tad-Delegazzjonijiet (uffiċjali tal-gvern, persunal tal-proġett, rappreżentanti ta' donaturi oħra) jikkonferma l-kapaċità miżjuda tad-Delegazzjonijiet wara d-devoluzzjoni, li jippermettu kuntatti aktar mill-qrib ma', u b'aktar sehem, mill-persunal tad-Delegazzjoni.

55.	Iżda, restrizzjonijiet diskussi aktar kmieni fir-rapport fil-kuntest tal-preparazzjoni tad-Delegazzjonijiet u l-KĠ għad-devoluzzjoni, jistgħu jiżvijjaw titjib fil-ħeffa li jirriżulta mid-devoluzzjoni (ara paragrafi 23, 26, 35.ċ u 38).

Kwalità

56.

Dwar it-tieni mira prinċipali tar-riforma u tad-devoluzzjoni, jiġifieri sabiex isir titjib radikali fil-kwalità ta' l-għajnuna esterna tal-KE, għadu kmieni wisq, wara ftit inqas minn sentejn ta' ġestjoni devoluta, sabiex jidher l-effett potenzjali kollu tad-devoluzzjoni dwar il-kwalità ta' għajnuna fiċ-ċiklu kollu tal-proġett. Dan kieku jitlob perjodu ta' mill-anqas erbgħa sa ħames snin, sakemm numru sostanzjali ta' proġetti u programmi ppreparati taħt ġestjoni devoluta qed jiġu implimentati.

57.

Ma dan, jista' jkun neċessarju li jiġi identifikat fi stadju kmieni l-aħjar grupp ta' markaturi sabiex jiddeterminaw il-kwalità ta' l-għajnuna. Is-sistema ta' superviżjoni skond ir-riżultati, li l-Kummissjoni espandiet fl-2002 sabiex tinkludi r-reġjuni kollha li huma milquta mill-programmi ta' kooperazzjoni esterna tal-KE, għandu l-mira li jingħata apprezzament ta' l-eżekuzzjoni ta' programm jew proġett. Fit-tul, dawn l-istudji jistgħu jintużaw bħala markatur importanti tal-livell ta' kwalità ta' l-għajnuna tal-KE u, sakemm ir-rapporti jkunu ta' stàndard konsistenti li jippermettu t-tqabbil maż-żmien, ta' kull tip ta' progress fil-kwalità.

58.

Il-fatturi pożittivi li saret referenza għalihom hawn fuq dwar il-ħeffa ta' l-implimentazzjoni ta' proġett, hume rilevanti wkoll fejn jidħol l-aspett ta' kwalità. Il-verifika wriet li fil-maġġoranza tad-Delegazzjonijiet miżjura hemm sinjali ta' kapaċità miżjuda fid-Delegazzjonijiet stess sabiex jaħdmu ma' l-aspetti differenti ta' l-attivitajiet ta' żvilupp, li jwassal għal aktar kuntatti mal-benefiċarji u partijiet rilevanti oħra u għal ftiehim aħjar tal-kondizzjonijiet lokali, riskji u opportunitajiet. Rieżaminazzjoni tal-fajls magħmula tul il-verifika jikkonfermaw ukoll involviment miżjud tal-persunal tad-Delegazzjoni fl-attivitajiet ta' superviżjoni tal-proġett, bħal per eżempju l-eżaminazzjoni ta', u kummentar dwar, pjanijiet ta' xogħol ta' proġett u rapporti ta' progress.

59.	Min-naħa l-oħra, hemm ukoll restrizzjonijiet fuq ix-xogħol, diskussi aktar kmieni fir-rapport (ara paragrafu 56) li jistgħu jiżvijjaw il-progress fil-kwalità li joħorġu mid-devoluzzjoni.

60.

Ma' dan, f'ħafna mid-Delegazzjonijiet miżjura kien hemm parti kbira mill-kategoriji ta' persunal (bħal esperti individwali, AiATL u aġenti lokali) jaħdmu fl-unitajiet operattivi u jaqsmu l-ammont ta' xogħol, normalment b'ċerta mod li kull wieħed minnhom kien responsabbli għal numru ta' proġetti. Din il-prattika ma tassigurax li t-tipi differenti ta' riżorsi jkunu utiliżżati fl-aħjar mod, minħabba li dan ifisser li l-esperti l-aktar kompetenti xi drabi jieħdu parti kbira mill-ħin tagħhom fuq kompiti amministrattivi kemm xejn faċli.

Proċeduri finanzjarji sodi

61.

L-opinjoni ġenerali miż-żjarat tal-verifika tad-devoluzzjoni lid-Delegazzjonijiet, sostnuta mis-sejbiet ta' numru ta' verifiki finanzjarji kontemporanji ta' l-istess Delegazzjonijiet (26), huwa li proċeduri ta' ġestjoni finanzjarja sodi huma ġeneralment assigurati taħt ġestjoni devoluta. Iżda, is-superviżjoni finanzjarja ta' l-organizzazzjonijiet li jimplimentaw għadha mhux żviluppata biżżejjed. B'mod partikolari, għalkemm is-sistema tal-verifiki ta' l-organizzazzjonijiet li jimplimentaw ittejbet mill-2002, diskussjonijiet dwar l-approċċ għadhom qed iseħħu u ġeneralment l-użu u t-tkomplija ta' rapporti tal-verifika għadha mhux adegwata sabiex toħroġ ċertezza ġenerali dwar il-legalità u r-regolarità ta' l-operazzjonijiet ġestiti mill-organizzazzjonijiet li jimplimentaw.

62.

Hemm sinjali li d-devoluzzjoni qed ikollha effett pożittiv, li jwassal għal titjib fis-sistemi ta' superviżjoni u kontroll. It-twaqqif kmieni ta' unità ta' Finanzi u Kuntratti f'Delegazzjoni, ħafna drabi b'persunal ta' kompetenza u sod, wassal f'ħafna Delegazzjonijiet għal enfasi qawwija fuq proċeduri finanzjarji. Ikkontribwiet ukoll għal soluzzjoni ta' problemi b'aktar ħeffa u wara għal metodi mtejjba, per eżempju bl-introduzzjoni ta' dokumenti standard jew forom lesti ta' ċheċklists, karti tar-routing, u linji ta' gwida għall-użu kemm fid-Delegazzjoni u mill-mexxejja tal-proġett. F'żewġ Delegazzjonijiet miżjura, l-unitajiet ta' F & K bdew jindirizzaw il-problema ta' superviżjoni ta' organizzazzjonijiet li jimplimentaw, u żviluppaw approċċ għall-verifika esterna ta' proġetti, li jinkludi t-tkomplija sistematika tagħhom.

63.	Iżda, l-eżistenza ta' proċeduri kkumplikati (ara paragrafu 52) u tmexxija inadegwata dwar aspetti finanzjarji (ara paragrafu 45) kellhom effetti ħżiena f'ċerta każijiet tal-progress ta' żewġ miri oħra għat-titjib tal-ħeffa u l-kwalità ta' l-għajnuna.

KONKLUŻJONIJIET

Konklużjonijiet dwar il-proċess ta' devoluzzjoni

64.

Id-devoluzzjoni ta' responsabbiltajiet ta' ġestjoni ta' l-għajnuna lil 78 Delegazzjoni wettqet riorganizzazzjoni maġġura tas-servizzi tal-Kummissjoni fil-qasam ta' l-għajnuna esterna. L-implimentazzjoni tagħha, bi kważi d-Delegazzjonijiet kollha jaħdmu taħt ġestjoni devoluta mis-Sajf 2004, huwa avvanz konsiderevoli (ara paragrafi 15 u 17).

65.

Il-ġestjoni mill-Kummissjoni tal-proċess ta' devoluzzjoni jista' jiġi kkunsidrat ta' ċerta suċċess raġonevoli, għall-anqas sa fejn huma jintlaqtu d-Delegazzjonijiet infushom. Il-proċess ta' ppjanar, iżda, ma nkludiex numru ta' elementi li setgħu jiffaċilitaw il-kontroll tagħha fuq dak il-proċess, u ċerta setturi bi problemi għandhom bżonn aktar attenzjoni (ara paragrafu 18).

66.	Ġeneralment, id-Delegazzjonijiet kienu ppreparati sewwa sabiex joperaw taħt ġestjoni devoluta, għalkemm għad hemm problemi għar-reklutaġġ u hemm bżonn kontinwu għal taħriġ f'sistemi finanzjarji u ġestjoni ta' proġetti, minkejja l-isforzi kollha li saru (ara paragrafi 19 sa 26).

67.

Il-preparazzjoni tas-servizzi tal-KĠ kienet pjanata anqas tajjeb, nieqsa kemm mill-analiżi u mill-konsultazzjoni. Id-Delegazzjonijiet għad għandhom bżonn ta' ħafna sostenn biex jistabbilixxu rwieħhom fir-rwol ġdid tagħhom, u s-servizzi ċentrali jsibuha diffiċli sabiex jipprovdu s-sostenn neċessarju lid-Delegazzjonijiet, minħabba li l-esperjenza tematika qed tinfirex fuq medda ta' direttorati ġeografiċi minħabba tnaqqis f'persunal tal-KĠ (ara paragrafi 27 sa 33).

68.	Għalkemm il-KĠ żviluppaw strumenti sabiex ikollhom superviżjoni tad-Delegazzjonijiet, bħal Rapporti ta' Ġestjoni ta' Assistenza Esterna (RĠAE), ir-rwol tagħha ta' superviżjoni u l-istrumenti għadhom mhux żviluppati biżżejjed (ara paragrafi 34 u 35).

69.	Bl-istess mod, għalkemm il-KĠ pprovdew sostenn sostanzjali lid-Delegazzjonijiet b'inizjattivi ta' taħriġ, gruppi ta' sostenn tal-kwalità, netweorks tematiċi u servizzi ta' għajnuna, għad hemm nuqqasijiet fl-għotja ta' pariri u li jintlaħqu bżonnijiet ta' taħriġ (ara paragrafi 36 sa 38).

Konklużjonijiet dwar ir-riżultati tad-devoluzzjoni

70.

Għadu daqxejn kmieni, f'anqas minn sentejn ta' ġestjoni devoluta, sabiex jintwera progress mistenni fil-ħeffa u l-kwalità ta' għajnuna esterna tal-KE. Ukoll, in-nuqqas ta' grupp komplet ta' markaturi ta' effiċjenza fi stadju kmieni tal-proċess devoluzzjonarju joħloq diffikultajiet sabiex jitkejjel il-progress fil-konfront ta' miri prinċipali. Sa dan it-tant, il-Kummissjoni tkompli tuża ħafna informazzjoni finanzjarja (bħall-livell ta' impenji u ħlasijiet) bħala markaturi ta' ħeffa, għalkemm dawn jistgħu jvarjaw għal raġunijet li m'għandhomx x'jaqsmu mad-devoluzzjoni jew ir-riforma u huma l-kriterji għall-ġudizzju ta' għajnuna tal-KE li r-riforma xtaqet tbiddel (ara paragrafi 39-42, 53, 56 u 57).

71.

Iżda, fil-maġġoranza ta' Delegazzjonijiet miżjura, hemm sinjali li juru li l-ġestjoni ddevoluta qiegħda fit-triq it-tajba riesqa dejjem aktar lejn l-mira mixtieqa. Il-ħeffa u l-kwalità tal-ġestjoni tal-proġett qed jibbenefikaw mill-kapaċità miżjuda fl-unitajiet operattivi tad-Delegazzjonijiet u mid-disponibbiltà immedjata tal-persunal tal-Kuntratti u Finanzi. Dan iwassal għal kapaċità li jissolvew aħjar il-problemi fid-Delegazzjoni nnifisha, u għal żieda ta' kuntatti ma' benefiċarji u partijiet oħra konċernati, u għall-ftiehim aħjar ta' kondizzjonijiiet lokali, riskji u opportunitajiet. Proċeduri ta' ġestjoni finanzjarja sodi huma ġeneralment assigurati f'devoluzzjoni, imma għadhom mhux żviluppati biżżejjed meta mqabbla ma' sorveljanza finanzjarja ta' l-organizzazzjonijiet li jimplementaw (ara paragrafi 54, 58, 61 u 62).

72.

Għal issa, problemi fir-reklutaġġ ta' persunal ta' kompetenza appożita, u fl-użu ta' din il-kompetenza bl-aħjar mod possibbli, diffikultajiet li ltaqgħu magħhom il-KĠ fl-għotja ta' sostenn lid-Delegazzjonijiet, sistemi ta' informazzjoni finanzjarja inadegwata u proċeduri kkumplikati qed ixekklu l-miri mixtieqa minn devoluzzjoni, b'konsegwenza ta' inqas ħeffa u kwalità aħjar ta' ġestjoni ta' proġett (ara paragrafi 52, 55, 59, 60 u 63).

73.

Hemm ukoll indikazzjonijiet li l-preparazzjoni ta' proġett jista' jonqos fiż-żmien qasir sakemm id-Delegazzjonijiet jadattaw għar-responsabbiltajiet ġodda tagħhom f'dan il-qasam. Għalkemm l-effiċjenza tal-markaturi dwar ħeffa ta' ħlasijiet hija inċerta minħabba żbalji fl-informazzjoni li fihom, kuntratti u ħlasijiet huma ġeneralment ġestiti fi żmien tajjeb mid-Delegazzjonijiet. Iżda, dewmien serju għadu jsir barra mid-Delegazzjonijiet, per eżempju fl-amministrazzjoni nazzjonali u fl-unitajiet ta' ġestjoni tal-programmi (ara paragrafi 43-51).

RAKKOMANDAZZJONIJIET

74.	Sistema ta' markaturi adattati, li jistrieħu fuq informazzjoni tajba għandhom jiġu introdotti, kemm għal ħeffa kif ukoll għall-kwalità ta' għajnuna, liema miżuri jittejbu minn sena għal sena bi standards li jridu jiġu mwaqqfa, fuq livell globali u fuq livell tad-Delegazzjonijiet infushom.

75.	L-ispejjeż attwali tad-devoluzzjoni għandhom jiġu kkonfrontati ma' l-ispejjeż maħsuba.

76.	Il-Kummissjoni għandha tassigura li l-proċeduri tagħha ta' reklutaġġ, il-pagi u l-kondizzjonijiet ta' xogħol oħra, jistgħu jinkoraġġixxu persunal bil-kompetenza appożita sabiex jissodisfaw il-bżonnijiet li dejjem jiżdiedu għal persunal tad-Delegazzjonijiet.

77.	Kompetenza tematika fis-servizzi tal-KĠ għandhom jiġu organizzati, sabiex sostenn ta' kwalità tajba jistà jiġi provdut f'manjiera effiċjenti lid-Delegazzjonijiet.

78.	Ir-rwol ta' superviżjoni tal-KĠ għandu jiġi żviluppat bi twaqqif ta' standards ta' referenza għall-eżaminazzjoni ta' livelli ta' persunal fid-Delegazzjonijiet, bl-għotja ta' feedbaċk kostruttiv u sistematiku lid-Delegazzjonijiet u bit-tkomplija tat-titjib tas-sistemi ta' informazzjoni finanzjarja

79.

Ir-rwol ta' sostenn tal-KĠ għandu jiġi żviluppat, b'mod partikolari billi tiġi provduta aktar kjarifikazzjoni dwar ir-RF il-ġodda (li japplikaw għall-baġit ġenerali), sabiex jiġi assigurat li pariri jkunu disponibbli fi żmien qasir, fil-lingwa li d-Delegazzjoni taħdem biha, u li tkompli tindirizza l-bżonnijiet ta' taħriġ pendenti.

80.	Il-Kummissjoni għandha żżid il-ħila tagħha sabiex tipprova tnaqqas d-dewmien fis-seħħ tal-proġetti li jsiru barra mid-Delegazzjoni fuq il-livell ta' l-amministrazzjoninazzjonali jew unitajiet ta' proġett, b'mod partikolari dewmien fit-twettiq ta' ħlasijiet.

81.	L-eżempju tajjeb imwaqqaf minn ċerta Delegazzjonijiet devoluti fl-iżviluppar ta' approċċ sistematiku u komprensiv lill-verifiki esterni ta' organizzazzjonijiet li jimplimentaw, li jinkludi t-tkomplija sistematika tagħhom, hemm bżonn li tiġi estiża lid-Delegazzjonijiet kollha.

82.	Sabiex jittejjbu r-riżultati minn devoluzzjoni, il-Kummissjoni għandha tkompli tiffoka l-attenzjoni tagħha lejn is-simplifikazzjoni, l-armonija u l-klarifika ta' proċeduri finanzjarji u kuntrattwali.

Dan ir-rapport ġie adottat mill-Qorti ta' l-Awdituri fil-Lussemburgu fil-laqgħa tagħha tat-8. u 9 ta' Diċembru 2004.

Għall-Qorti ta' l-Awdituri

Juan Manuel FABRA VALLÉS

President

(1) Komunikazzjoni lill-Kummissjoni fuq ir-Riforma tal-Ġestjoni ta' Assistenza Esterna, 16 ta' Mejju 2000, ukoll magħruf bħala SEĊ(2000) 814/5.

(2) COM(2000) 200.

(3) F'ħafna okkażjonijiet imgħoddija, il-Qorti kkritikat il-ġestjoni ċentralizzata żejda tal-programmi ta' għajnuna esterna tal-Kummissjoni u n-nuqqas ta' riżorsi u responsabbiltajiet fid-Delegazzjonijiet tagħha. Ara per eżempju r-rapporti segwenti mill-Qorti:

—	Rapport Speċjali Nru. 21/2000 fuq il-Ġestjoni tal-programmi ta' għajnuna tal-Kummissjoni, partikolarment dwar programmazzjoni tal-pajjiż, preparazzjoni ta' proġett u r-rwol tad-Delegazzjonijiet (paragrafi 51-53) (OJ C 57, tat-22.2.2001, p. 1).

—	Rapport Speċjali Nru. 1/98 dwar kooperazzjoni finanzjarja bilateralli u teknika ma' pajjiżi Mediterranji mhux membri (paragrafu 39) (OJ C 98, tal-31.3.1998, p. 1).

—	Rapport Speċjali Nru. 3/97 dwar is-sistema deċentralizzata għall-implimentazzjoni tal-programm PHARE (paragrafi 2.13-2.22) (OJ C 175, tad-9.6.1997, p. 4).

—	Rapport Annwali 1997 (paragrafu 5.23) (OJ C 349, tas-17.11.1998, p. 1).

(4) Fejn tidħol għajnuna li għandha x'taqsam mal-baġit, is-sitwazzjoni hija daqxejn differenti għad-Delegazzjonijiet responsabbli għat-tlestija ta' proposti finanzjarji u l-valutazzjoni ta' kondizzjonijiet ta' żburżjar, meta l-KĠ jibqgħu responsabbli għall-kunsens tal-ħlasijiet.

(5) UiAT kienu per eżempju involuti fil-preparamenti ta' proposti finanzjarji u superviżjoni ta' l-implimentazzjoni tal-proġett. Dawn kienu irtirati sa l-aħħar ta' 2001.

(6) Fi Frar 2004 deċiżjoni ttieħdet mill-Kummissjoni sabiex tħalli wkoll operazzjonijiet favur id-Delegazzjoni tagħha fl-Iżrael, u jekk id-Delegazzjoni fil-Bożnjaa tkun inkluża, li kienet devoluta saħansitra qabel l-proċess ta' devoluzzjoni beda, in-numru totali ta' Delegazzjonijiet jaħdmu taħt ġestjoni devoluta ser ikun 80.

(7) Il-programmi geografiċi jirrigwardaw reġjuni geografiċi speċifiċi, bħal TAĊIS (qabel l-Unjoni Sovjetika), CARDS (il-Balkani), MEDA (pajjiżi Mediterranji), ASA (l-Ażja u l-Amerika Latina), EDF (pajjiżi ACP) u EPRD (L-Afrika ta' Nofsinhar).

(8) L-għaxar Delegazzjonijiet miżjura (f'Novembru 2003 jew f'Marzu 2004) kienu s-segwenti: l-Indoneżja, il-Kenja, il-Mali, il-Marokk, ir-Russja, is-Senegal, is-Sud Afrika tan-Nofsinhar (kollha ta' l-ewwel grupp) u l-Albanija, l-Etjopja u l-Urugwaj (tat-tieni grupp). Id-Delegazzjonijiet fin-Nikaragwa u t-Tuniżija kienu miżjura fil-bidu ta' l-2003 bħala parti mill-istudju tal-bidu għall-preparazzjoni tal-verifika.

(9) Valutazzjoni tal-Proċess tad-Devoluzzjoni: rapport finali - SEĊ(2004) 561.

(10) Komunikazzjoni lill-Kummissjoni mill-Kummissarji Patten, Nielsen, Kinnoċk u Sċhreyer: Riforma ta' l-għajnuna komunitarja: Pjan ta' eżekuzzjoni u finanzjament tad-devoluzzjoni. SEĊ(2002) 85, adottat mill-Kummissjoni fit-30.1.2002.

(11) B'eżempju, id-Delegazzjoni ta' l-Indoneżja, li qabel d-devoluzzjoni kellha 25 membru, irċeviet fl-ewwel istanza 14-il persunal addizzjonali, sitta għall-unità F & K, tlett esperti għall-unità ta' kooperazzjoni u ħamsa għall-aministrazzjoni u sostenn.

(12) Esperti individwali huma speċjalisti b'esperjenza konsiderevoli (f'setturi bħas-saħħa, tal-foresti, fis-settur privat eċċ), b'kuntratt temporanju ta' kważi l-istess kondizzjonijiet ta' xogħol ta' uffiċjali.

(13) AATL tfisser: aġent ta' assistenza teknika lokali; dawn huma aġenti temporanji ta' nazzjonalità Ewropea b'livelli differenti ta' kompetenza, imma normalment anqas esperjenzati mill-esperti individwali, b'kuntratt lokali.

(14) Ir-RF li jittrattaw dwar il-baġit ġenerali u r-RF għall-FEŻ 9.

(15) Definizzjoni tal-funzjonijiet tal-EuropeAid fir-rigward ta' ambjent dekontrollat.

(16) Dikjarazzjoni ta' Missjoni, Responsabbiltajiet u Xogħolijiet tas-Servizzi.

(17) RAC = “Restant à contracter” = impenji li għandhom jibdew jorbtu.

RAL = “Restant à liquider” = impenji li għandhom jiġu mħallsa.

(18) Kif jidher min-nota ta' Direttur f'EuropeAid mibgħuta lil Kap tad-Delegazzjoni fejn staqsa indikazzjoni ċara ta' meta azzjoni għandha tiġi rikjesta mill-KĠ.

(19) Hemm sitt gruppi ta' sostenn ta' kwalità f'EuropeAid għal Direttorati A sa F li huma ntiżi sabiex jivvalutaw għal darbtejn il-proġetti l-ġodda - għall-ewwel fl-istat ta' identifikazzjoni u mbagħad fl-istadju ta' proposti dwar iffinanzjar.

(20) In-netwerk tematiċi eżistew sa mill-2001 mal-kreazzjoni ta' EuropeAid u issa hemm 11-il netwerk tematika u 3 netwerks ta' korrispondenza. Il-metodu prinċipali ta' komunikazzjoni mad-delgazzjonijiet huma minn websajts, maħluqa f'Lulju 2003.

(21) Dan huwa speċifikament il-każ fil-pajjiżi AĊP, iżda wkoll f'pajjiżi oħra fejn il-ġestjoni deċentraliżżata ta' proġett qed tiġi applikata, bħal fil-Marokk.

(22) Il-verifika fid-Delegazzjoni tas-Senegal per eżempju wriet li, fejn il-perjodu fid-Delegazzjoni sabiex jiġi pproċessat ħlas naqas għal 20 ġurnata, din kienet biss frazzjoni mill-ħin meħud mill-unitajiet ta' ġestjoni ta' proġett jew mill-amministrazzjoni lokali sabiex jagħmlu l-parti tagħhom fil-proċess ta' ħlas, li setgħat tiġi maħduma f'xhur milli ġranet. Fil-Marokk, il-proċeduri ta' l-amministrazzjoni lokali sabiex jipproċessaw il-ħlasijiet jew jikkonkludu kuntratti ħadet tant żmien li d-Delegazzjoni ddeċidiet, li flok milli tipprova tgħin lill-gvern sabiex itejjeb il-proċeduri lokali, jieħdu r-responsabbiltà huma għall-ħlasijiet u l-impenji sabiex inaqqsu d-dewmien.

(23) Eċċezzjoni għal dan ġiet misjuba fis-Senegal, fejn il-karti tar-routing għall-visas ta' ħlas kellha numru speċifiku ta' ġranet ta' xogħol għal kull stadju tal-proċess ta' awtentikazzjoni li jammontaw għal total ta' 21 ġurnata għall-ipproċessar ta' fattura għall-ħlas fid-Delegazzjoni.

(24) Żbalji misjuba kienu jinkludu d-data l-ħażina ta' ħruġ ta' fattura, in-nuqqas ta' notament tal-perjodu matul liema talba ta' ħlas hija sospiża, per eżempju n-nuqqas ta' dokumenti u ħlasijiet magħmula darba iżda mniżżla darbtejn fis-sistema.

(25) Per eżempju, proġett li jkun għaddej jista' jsofri min-nuqqas fid-disinn jew tibdil fiċ-ċirkustanzi, li ma jistgħux jiġu mibdula (faċilment) mid-devoluzzjoni.

(26) Verifiki finanzjarji saru fil-pajjiżi kollha miżjura bil-mira ta' din il-verifika, bl-eċċezzjoni ta' l-Etjopja u l-Urugwaj. Ara għal aktar dettalji r-Rapport Annwali tal-Qorti 2003, b'mod partikolari Kapitolu 7 dwar azzjoni Esterna, u r-rapport dwar l-attivitajiet tal-FEŻ. F'dan il-kuntest jiġi osservat aktar li, għalkemm il-Kummissjoni adottat stàndards ta' kontroll intern fl-2001, dawn ser jiġu applikati lid-Delegazzjonijiet mill-2004.

ANNESS

Lista ta' azjonijiet u dati importanti fil-proċess preparatorju tad-devoluzzjoni

—	xogħol preparatorju fuq id-devoluzzjoni beda fl-1999 (kwestjonarju lid-Delegazzjonijiet);

—	Komunikazzjoni tal-Kummissjoni dwar ir-riforma ġenerali ta' l-għajnuna esterna f'Mejju 2000;

—	bidu ta' laqgħat tal-Grupp tax-Xogħol bejn is-Servizzi f'Ottubru 2000;

—	tagħrif ta' l-ewwel grupp ta' 22 Delegazzjoni f'Novembru 2000;

—	adozzjoni tal-Kunċett Operazzjonali tad-devoluzzjoni f'Marzu 2001;

—	smigħ dwar riżorsi żejda għall-ewwel grupp ta' Delegazzjonijiet bejn Marzu-Mejju 2001;

—	bidu ta' ġestjoni devoluta fl-ewwel grupp ta' Delegazzjonijiet sa minn Jannar 2002;

—	Komunikazzjoni tal-Kummissjoni Pjan ta' eżekuzzjoni u finanzjament tad-devoluzzjoni f'Jannar 2002;

—	seminar ta' EuropeAid dwar ir-rwol tal-KĠ fil-kuntest tal-ġestjoni devoluti, Frar 2002;

—	dokument ta' referenza interna EuropeAid li ppreżenta d-Definizzjoni tal-funzjonijiet tal-KĠ EuropeAid f'ambjent dekontrollat, Novembru 2002;

—	Riorganizzazzjoni ta' EuropeAid, wara l-proċess ta' devoluzzjoni, Frar 2003;

—	Uffiċċju ta' Kooperazzjoni EuropeAid: Dikjarazzjoni ta' Missjoni, Responsabbiltajiet u Xogholijiet tas-Servizzi, 25 ta' Lulju 2003.

IT-TWEĠIBIET TAL-KUMMISSJONI

SOMMARJU

Ir-riforma wiesgħa fl-immaniġġar ta’ l-għajnuna esterna, varata mill-Kummissjoni f’Mejju tas-sena 2000, kienet tinkludi kemm il-ħolqien tal-EuropeAid, li kienet iddisinjata speċifikament sabiex tlaħħaq mal-perjodu transitorju tar-riforma, kif ukoll id-devoluzzjoni ta’ l-immaniġġar taċ-ċiklu sħiħ ta’ proġetti lid-delegazzjonijiet. Id-devoluzzjoni kabbret ukoll l-irwol tad-delegazzjonijiet f’materji bħad-djalogu ta’ politika ma’ l-awtoritajiet dwar is-servizz pubbliku kompless u r-riformi relatati mat-tmexxija tal-gvern, u ikkordinat xogħol ieħor ma’ donaturi oħra. Ir-riforma kienet implimentata flimkien ma’ riformi li jolqtu lill-Kummissjoni kollha (bħall-introduzzjoni ta’ Regolamenti Finanzjarji ġodda u l-abolizzjoni ta’ l-Uffiċċji għall-Assistenza Teknika) li wkoll kellu impatt fuq il-proċess ta’ devoluzzjoni.

IV.	Il-firxa ta’ strumenti ta’ ppjanar u monitoraġġ li ntużaw kienu effettivi u xierqa għall-immaniġġar tal-proċess ta’ devoluzzjoni.

Hekk kif id-devoluzzjoni mxiet ’il quddiem, seħħet l-ewwel riorganizzazzjoni tal-EuropeAid bl-adozzjoni ta’ organigrammġdid fis-17 ta’ Frar 2003. Barra minn hekk, aġġustamenti bi tweġiba għall-bidla fil-funzjonijiet issa huma indirizzati permezz tal-pjan ta’ l-immaniġġar tal-Kwartieri Ġenerali. Il-Kummisjoni qiegħda teżamina miżuri maħsuba sabiex jorganizzaw kompetenza tematika b’osservazzjoni sħiħa tar-risponsabbiltajiet tad-Direttorati Ġenerali kkonċernati kif riflessi fil-Ftehim tas-Servizz Intern tas-sena 2001.

L-eżerċizzju sħiħ għall-allokazzjoni tar-riżorsi umani seħħ fl-isfond ta’ nuqqas kbir ta’ staff meta mqabbel mad-donaturi l-kbar kollha, inklużi l-Istati Membri.

Il-Kummissjoni hija impenjata li tegħleb il-limitazzjonijiet li għad fadal.

VI.

Id-devoluzzjoni kienet element wieħed biss mill-pakkett sħiħ ta’ riforma. Ir-riżultati tar-riforma qegħdin ikunu mmonitorjati mill-qrib u l-Kunsill u l-Parlament qegħdin jinżammu aġġornati b’mod regolari. Ir-riżultati tad-devoluzzjoni ma jistgħux jinfirdu mir-riżultati tal-kumplament tal-pakkett. Madankollu, id-devoluzzjoni mhux biss tlestiet, fil-biċċa l-kbira, fiż-żmien mistenni, iżda wkoll ma wasslitx għal nuqqas fil-kwalità jew nuqqas ta’ ħeffa kif beżgħu ħafna osservaturi. Per eżempju, qabel ir-riforma, in-numru ta’ snin meħtieġa għad-disinjar, l-implimentazzjoni u t-tlestija ta’ proġett kien qiegħed jiżdied; mis-sena 2000, din ix-xejra nqalbet u l-proġetti issa jitlestew aktar malajr.

VII.

Bid-devoluzzjoni, id-delegazzjonijiet jistgħu japplikaw, b’mod immedjat, kontrolli finanzjarji aktar stretti fuq l-organizzazzjonijiet ta’ implimentazzjoni (per eżempju l-għaqdiet non-governattivi jew proġetti oħra). Matul dawn l-aħħar snin, l-introduzzjoni ta’ dokumenti kontrattwali standard tat kontribut għat-titjib fil-livell ta’ kontroll; barra minn hekk, minn Ġunju tas-sena 2003, il-kontijiet tal-proġetti qegħdin ikunu awditjati qabel ma jsiru l-pagamenti finali, u fis-sena 2004 kienet finalizzata strateġija esterna ta’ awditjar.

VIII.

Waqt li ċerti pożizzjonijiet kwalifikati jirriżulta diffiċli li jimtlew f’xi stati identifikati, il-Kummissjoni tqis li l-varjetà fil-kategoriji ta’ l-istaff fid-delegazzjonijiet ġeneralment jiggarantixxi ċertu miżura ta’ flessibiltà ta’ l-istaff u adattamenttajjeb għall-bżonnijiet.

Qegħdin jittieħdu miżuri sabiex is-servizzi tal-EuropeAid ikunu adattati, jittejbu s-sistemi ta’ tagħrif finanzjarju u jkun hemm simplifikazzjoni tal-proċeduri bil-għan li jkun hemm appoġġ aktar effettiv għad-delegazzjonijiet. Madankollu, huwa essenzjali li jinżammu standards stretti ta’ kontroll finanzjarju.

IX.

Il-pożizzjoni tal-Kummissjoni dwar ir-rakkomandazzjonijiet tal-Qorti hija kif ġej:

—	Mill-bidu tar-riforma, iddaħħlu numru ta’ indikaturi msejsa fuq it-tagħrif finanzjarju. Għaddej x-xogħol fuq l-iżvilupp ta’ indikaturi komplimentari, sabiex ikejlu t-titjib fil-ħeffa u l-kwalità ta’ l-għoti ta’ l-għajnuna.

—	Fl-aħħar tas-sena 2005, meta jitlesta l-proċess ta’ devoluzzjoni, il-monitoraġġ ta’ l-infiq jippermetti paragun ma’ l-istima oriġinali.

—	Bid-devoluzzjoni, tingħata attenzjoni kbira għat-titjib tal-proċeduri u tal-kondizzjonijiet ta’ reklutaġġ fid-delegazzjonijiet. Għaddej xogħol sabiex ikunu identifikati l-aħjar mezzi sabiex jintlew il-postijiet fl-Istati meqjusa diffiċli.

—	Il-Kummissjoni qiegħda teżamina miżuri maħsuba sabiex tkun organizzata l-kompetenza tematika b’osservazzjoni sħiħa tar-risponsabbiltajiet tad-Direttorati Ġenerali kkonċernati kif riflessi fil-Ftehim tas-Servizz Intern tas-sena 2001.

—

It-tkabbir ta’ l-rwol tal-CRIS (Sistema Komuni tat-Tagħrif Relex) bħala għodda għall-ippjanar u l-maniġment għandha ttejjeb aktar il-kapaċità tal-EuropeAid fl-oqsma tal-monitoraġġ u l-appoġġ. Qegħdin isiru sforzi sinifikanti biex ikun żgurat taħriġ xieraq għall-istaff tad-delegazzjonijiet. Issa qegħdin ikunu organizzati u żviluppati wkoll aktar sessjonijiet ta’ taħriġ barra ’l-pajjiż u metodi ġodda ta’ tagħlim b’mezzi elettroniċi (e-learning).

—	Il-EuropeAid qiegħda tieħu miżuri sabiex ittejjeb ir-rendiment ta’ l-amministrazzjonijiet nazzjonali.

—

Skond l-Azzjoni 73 tal-White Paper dwar “Ir-Riforma tal-Kummissjoni”, il-Kummissjoni stabbiliet unità ċentralizzata sabiex tarmonizza l-kuntratti-mudell u tapprova t-tmexxija. Barra minn hekk, ir-reviżjoni tar-Regoli ta’ Implimentazzjoni għar-Regolamenti Finanzjarji varati mill-Kummissjoni f’Ottubru 2004 tipproponi sistema simplifikata għall-għoti tal-Kuntratti mill-Kummissjoni stess, inklużi dawk immaniġġati mid-delegazzjonijiet.

INTRODUCTION

2 to 4.

The reform of the management of external assistance included both the creation of EuropeAid, which was specifically designed to cope with the transitional period of the reform, and the devolution of the management of the whole project cycle to the delegations. Devolution also increased the role of the delegations in matters such as the policy dialogue with the authorities on complex public service and governance-related reforms, and in coordination with other donors. The reform was implemented in conjunction with Commission-wide reforms (such as the introduction of a new Financial Regulation, and the abolition of technical assistance offices) which also had an impact on the situation.

OBSERVATIONS

16.	It was not possible to complete the devolution by the end of 2003 for budgetary reasons and for some logistical and staffing issues.

18.

As devolution was only one part of the reform process, it is not possible to dissociate the results of the devolution process from the rest of the reforms.

At the end of 2005, after the completion of the devolution process, the monitoring of costs will allow for a comparison with initial estimates.

Regarding the other elements mentioned by the Court, see replies under respective paragraphs.

19.

The methodology used allowed due account to be given to particular situations (e.g. regional delegations, size/complexity of portfolio, easiness/difficulty of recruiting staff, etc.) avoiding an inflexible ‘one size fits all’ approach.

The outcome of the first devolution phase was used as a guide and benchmark in assessing demands on resources made by the heads of delegation in subsequent devolution phases. The entire approach allowed for adaptations and fine-tuning throughout, retaining the flexibility needed to deal with many different scenarios. The human resources allocation process took place against a background of a huge staffing deficit compared with all major donors, including EU Member States. Hence, the approach chosen was to use devolution also as an opportunity to put Delegations in a situation where they would finally have the necessary human resources to discharge all their responsibilities in the management of external assistance with the level of quality, speed, management robustness, impact and visibility envisaged by the RELEX Reform.

20.

Extensive consultations and continous dialogue ensured ownership of the process by the heads of delegation and led, as the Court also points out, to general satisfaction in delegations with the number of posts allocated. Moreover, in the course of the first wave of devolution more sophisticated guidelines and benchmarks were developed for allocation of resources in the subsequent waves.

23.

—

The rapid increase in staff in the delegations resulted in a slow-down in the recruitment process, which can be blamed on the excessively low growth rate of management resources in the delegations and in Brussels. The pre-assignment training programmes also have an impact on deadlines for the filling of posts.

—

The Commission is striving to offer local and ALAT staff contractual conditions comparable to those of similar employers in the locality. The forthcoming general introduction of the ‘contract staff’ category should contribute to a significant improvement in the conditions of employment in the delegations.

—	The increasing scarcity of certain candidate profiles and the creation of posts with new job profiles have caused delays in the filling of posts. Various measures have been introduced or planned to resolve this situation.

—

The aid-management posts created in local-agent or ALAT categories are covered by fixed-term contracts. The reasons for this are not only budgetary but also a concern that expertise should be more closely matched to the cooperation programmes to be carried out. Constraints arising from local legislation should diminish considerably with the forthcoming general introduction of the ‘contract staff’ category.

—	Work is under way to draw up the conditions to govern the application of the new ‘contract staff’ category from 2006.

26.

During 2004, with the limited resources at its disposal (particularly as regard mission expenses), the Commission conducted some 10 training courses in the Asia region covering CRIS and Finance and Contract procedures. New staff recruited locally should be trained in delegations by colleagues.

The Commission will maintain its substantial training program. Distance and eLearning courses are under development, and a first module on CRIS should become available early 2005. This should facilitate the access of local staff to training possibilities.

27.

The initial structure of EuropeAid was designed to ensure the stability of the organisation throughout the devolution process by opting for a predominantly geographical structure.

Based on the first experience of the first wave of deconcentration, the description of the new role of headquarters of November 2002 was drawn up. This new role was at that time relevant for a quarter of the work of EuropeAid.

As devolution progressed, a first reorganisation of the services in HQ has taken place with the adoption of a new organigramme on 17 February 2003.

28.

The adjustment in terms of allocation of human resources to the change of functions is ongoing. A workload assessment of units in EuropeAid was carried out in September/October 2004 as part of the preparations for restructuring which should lead to a new organisational structure by early 2005.

Moreover, staffing needs for HQ are addressed through the annual activity based management (ABM) exercise and reflected in the management plan. The management plan is the key planning, management and monitoring tool in headquarters. It allows directorates to plan for and manage change.

29.

Sufficient staff has been redeployed from headquarters for the identified core needs in delegations. This redeployment takes place within the annual ABM exercise. As the redeployment occurs in a phased manner and in conjunction with other staffing movements, the process may not be immediately apparent or easy to reconstruct. It is nonetheless, and has been from the outset, a key aspect of the reform, and of devolution in particular.

30.	EuropeAid is aware of the difficulties in providing effective support to delegations after the reduction in posts. For this reason (and the reasons highlighted under the reply to point 27) the present review process should lead to a new organisational structure for EuropeAid by early 2005.

31.

EuropeAid has consistently attached major importance to training staff for the roles they will have to accomplish in a devolved environment. A large proportion of staff participated during 2002 and 2003 in exercises to help to adjust to their new roles and to identify problems which might arise between HQ and delegations.

EuropeAid has tried to ensure reintegration of staff returning from delegations. In 2003, 21 officials in the rotation exercise were thus reintegrated within EuropeAid.

32.	The Commission is examining measures to organise thematic expertise in full respect of the respective responsibilities of the directorates-general concerned as reflected in the Inter-service Agreement of 2001.

35.

Many of the monitoring instruments were new as part of the devolution exercise. They required a period of fine tuning in terms of use and operational application.

(a)

All the criteria mentioned by the Court were covered in the decisions surrounding the allocation of additional staff and the reviews of organigrammes (see reply to paragraph 19).

As already foreseen in the 2002 Communication, the workload assessment has since been developed as a more general exercise that can go beyond the effects of devolution and give assessment criteria that can mirror the changing environment of delegation tasks and practical work in the future. The pilot phase of this exercise was finished in October 2004 and the general exercise was launched in November 2004.

The workload assessment methodology is based on a delegation’s tasks and responsibilities, and demonstrates the adequacy of staffing to carry those out.

(b)	Initial inconsistencies in providing feedback on the external assistance management report (EAMR) have now been overcome and steps have been taken in 2004 to ensure coordinated, appropriate and timely replies to delegations.

(c)

In respect of the observations of the Court on parallel databases, some delegations have tended to develop their own internal excel tables. However, as the CRIS system is continually being developed and made more user-friendly. The need for such tables should diminish over time.

Efforts have been taken to ensure the accuracy of the non-financial data registered in CRIS. In May 2004 a number of non-financial CRIS functions were introduced for the EDF, including the project monitoring system (Implementation reporting).

38.

A reorganisation in early 2005 should improve the support role of HQ. At the same time, the issues raised by the Court are already being dealt with in the following way:

(a)	the vast majority of the websites maintained by the thematic networks have been updated in 2004. A newsletter is now being distributed to relevant staff in HQ and delegations informing them on new updates;

(b)	significant efforts are made to ensure proper training of delegation staff (see reply to paragraph 26);

(c)

the work of the QSG (for the ACP countries) is based on a sampling principle. The sampling rate for 2004 was set at 20 %. This approach was adopted in full awareness of the annual volume of proposals (over 300). None the less, all proposals of an innovative or complex nature have been examined by the group.

Furthermore, all the ACP project identification sheets are subject to a ‘quality assessment’ at an earlier stage in the project cycle when intervention and support from HQ is more appropriate and more effective;

(d)	owing to EuropeAid’s multilingual environment, instruction notes and manuals have to be translated, implying longer distribution times;

(e)

problems with making preparations and adjustments for the entry into application in January 2003 of the Financial Regulation and Implementing Rules were experienced in many services in the Commission. These difficulties were explicitly recognised in the readiness assessment made at the end of 2002 (1).

For those financing agreements financed on the 2003 budget which were furthest advanced in their preparation, the Commission issued a written instruction to delegations in December 2003 that tendering could be proceeded with by the third country under a suspensive clause.

By early June 2004 the Commission had issued a revised Financing Agreement/Technical and Administrative Provisions template taking into account the agreed application of Article 164 FR;

(f)	please refer to the Commission’s reply to point 23.

40.	The Commission is seeking to improve and expand the range of indicators in all areas of management.

41.	EuropeAid is studying various options for aggregate indicators of quality, which would complement the already existing indicators of financial execution.

42.

Devolution is indeed only one, albeit an important, element of the overall reform of the Commission’s management of external assistance. Hence, the improvements in aid delivery over the recent years can not be explained by Devolution alone, but are the results of all efforts combined. The Commission regularly reports on progress of the overall reform to the Parliament and the Council.

44.

While it is true that the percentage of commitments for Asia in the last quarter was 80 % in 2003, this improved in 2004 to 61 %, and a planned improvement to +/– 50 % is forecast for 2005. This more even spread of commitments has become possible as a result of delegations having adapted to their new role under devolution, in which they have been assisted by training initiatives and planning seminars. The QSG system has assisted in improving the quality of projects presented to the management commitees.

It is part of the function of HQ to assist delegations to prepare financing proposals which meet increasingly stringent quality standards.

45.	Please refer to reply to point 38(e).

47.	EuropeAid is taking measures to improve the national administrations’ performance (i.e. providing proper institutional support rather than just technical assistance). An additional incentive has been provided by setting deadlines for implementation of projects.

48.

The Commission (whether headquarters or delegations) is required to make payments within the deadlines set by the Financial Regulations and the relevant contracts. The respect of these deadlines has been regularly monitored by EuropeAid since 2002 for all payments made on the budget lines managed by EuropeAid and delegations.

49.	Though errors may occur in entering data in CRIS, these are occasional and do not question the reliability of the system. Efforts are constantly being made to ensure the accuracy of data registered in CRIS.

52.

The subdelegated authorising officer accords derogations within a reasonable delay, when a well-founded justification is provided.

The outcome of tendering procedures cannot be predicted in advance and depends on various factors, some elements being out of the influence of the subdelegated authorising officers. The problem described does not appear to be particularly specific to delegations and the present Implementing Rules provide already for the possibility of using ‘negotiated procedures’ in case of unsuccessful tendering procedures.

53.

It will clearly take some time for the effect of devolution, as well as the other aspects of the reform package, to have their full impact. However, prior to the reform, the number of years needed to design, implement and complete a project was increasing; since 2000, this trend has been reversed, and projects are now completed faster.

55.	See replies to 23, 26, 35(c) and 38. Steps are being taken to overcome these constraints mentioned by the Court.

57.

The concept of quality performance indicators is not a simple one. EuropeAid is taking stock of the various approaches for tracking the quality of its operations and intends to adopt sufficiently reliable, and hence credible, quality indicators.

The results oriented monitoring system has proved to be very helpful in building expertise on the monitoring of the quality of aid. However, further development is needed before the statistics produced can be converted into indicators of quality.

59.	Please refer to the Commission’s reply to point 55.

60.

For efficiency reasons, posts have been identified by reference to project responsibilities rather than the various project-management tasks. The variety of staff categories in the delegations allow appropriate responses to be made to the various expertise requirements. Deficiencies and mismatches can be remedied by redefining job profiles when organigrammes are revised and contracts are renewed. The new Staff Regulations that entered into force on 1 May 2004 will gradually help to reduce the number of job categories in the delegations.

61.

With devolution, stricter financial controls can be applied on the spot by the delegations. Moreover, since June 2003, in line with the revised grant contract provisions, the project accounts are subject to an audit before the final payment is made. The Commission’s monitoring and control systems at the level of HQ and delegations aim at ensuring the compliance of contract partners (NGOs, public ‘project management units’, …) with the contractual requirements. Checks and audits of the contract partners’ internal control systems are carried out on the basis of risk assessments since in many cases a detailed examination of their overall internal control systems would be disproportionate on top of normal checks concerning legality and regularity of payments.

63.	All these problems were addressed as part of the reform programme. Further improvements are being introduced as the reforms are followed up. Moreover, EuropeAid decided in November 2004 to establish a task force to review all procedural instructions in order to simplify and harmonise them.

CONCLUSIONS

65.	The Communication of 16 May 2000 on the Reform of the Management of External Assistance included a timetable of actions to be completed. The toolbox of planning and monitoring instruments applied proved to be effective and appropriate for the management of the devolution process.

66.

Measures are being taken to try to overcome recruitment problems, and to adapt the structure of the services at EuropeAid in order to provide more effective support to delegations. Significant efforts have been made to ensure proper training of delegation staff. More training sessions are now being organised overseas, and elearning modules are being developed.

67.

As devolution progressed, a first reorganisation of the services in EuropeAid took place with the adoption of a new organigramme on 17 February 2003. Moreover, adjustments in response to the change of functions are now addressed through the headquarters’ management plan. The management plan is the key planning, management and monitoring tool in headquarters. It allows directorates to plan for and manage change. The Commission is examining measures to organise thematic expertise in full respect of the respective responsibilities of the directorates-general concerned as reflected in the Inter-service Agreement of 2001.

The entire exercise for human resource allocation took place against a background of huge staffing deficit compared with all major donors, including Member States.

68.	Many of the monitoring instruments, such as the EAMR, were new as part of the devolution exercise. They required a period of fine tuning in terms of use and operational application.

69.	A reorganisation in early 2005 should improve the support role of HQ.

70.

The indicators were based more on financial data than on quality indicators, although some of them also reflect quality concerns; the concept of quality performance indicators is not a simple one. EuropeAid is taking stock of the various approaches for tracking the quality of its operations and that should translate into the adoption of sufficiently reliable, and hence credible, quality indicators.

71.

With devolution, stricter financial controls of implementing organisations can be applied on the spot by the delegations. Over recent years, the introduction of standard contractual documents has contributed to improving the level of control; moreover, since June 2003, project accounts are subject to an audit before the final payment is made, and an external audit strategy was finalised in 2004.

72.

Measures are being taken to try to overcome recruitment problems, and to adapt the structure of the services at EuropeAid in order to provide more effective support to delegations.

Efforts have been taken to ensure that the reporting possibilities within CRIS correspond to the most common needs of the users. EuropeAid is paying special attention to the development of the CRIS financial forecasting module and a module for the management of the project pipeline including appropriate reporting possibilities. Finally, attention will be given to develop a limited number of standardised management indicators on the basis of information registered in CRIS.

73.	The Commission is aware of the need to improve the national administrations’ performance.

RECOMMENDATIONS

74.	A set of indicators based primarily on financial data were put in place from the beginning of the reform. Work on the development of complementary indicators, both to measure improvement in speed and quality of aid delivery is ongoing.

75.	At the end of 2005, after the completion of the devolution process, the monitoring of costs will allow for a comparison with initial estimates.

76.

In recent years, major efforts have been made to improve staff management within the External Service. Other measures planned under the administrative reform of 2002 are now gradually being implemented. None the less, the Commission acknowledges that improvements are still needed and is studying ways of achieving them.

77.	The Commission is examining measures to organise thematic expertise in full respect of the respective responsibilities of the directorates-general concerned as reflected in the Inter-service Agreement of 2001.

78.	All these problems were addressed as part of the reform programme. Further improvements are being introduced as the reforms are followed up.

79.	The Commission is already acting upon this recommendation to develop the support role of EuropeAid.

80.	EuropeAid is taking measures to improve the performance of national administrations.

81.

The follow-up of audit results is part of the line-management functions in delegations and headquarters. Each audit report should be given appropriate attention and follow-up. Certain information will be provided, however, by CRIS audit, in particular on audits undertaken within the framework of the annual audit plans and other audits launched by headquarters and delegations.

82.

Pursuant to Action 73 of the White Paper on ‘Reforming the Commission’, the Commission established a centralised unit to harmonise model contracts and grant agreement management. Furthermore, the review of the Implementing Rules to the Financial Regulation launched by the Commission in October 2004 proposes a simplified system for awarding contracts for the Commission’s own account, including those managed by the delegations. EuropeAid decided in November 2004 to establish a task force to review all procedural instructions in order to simplify and harmonise them.

(1) See SEC(2002) 1362 final: Communication by Mrs Schreyer to the Commission: Overall assessment of the readiness of the Commission services for integrating the new Financial Regulation in their internal control systems of 17 December 2002.

		ISSN 1725-5198
Il-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea		C NaN

Edizzjoni bil-Malti	Informazzjoni u Avviżi	Volum 48 22 ta' Marzu 2005

Avviż Nru	Werrej	Paġna
	I Tagħrif
	Il-Qorti ta’ l-Awdituri
2005/C /1	Rapport Speċjali Nru 10/2004 dwar id-Devoluzzjoni tal-ġestjoni ta' għajnuna esterna tal-KE għal Delegazzjonijiet tal-Kummissjoni flimkien mar-risposti tal-Kummissjoni	1


	(1) Din il-Ħarġa Speċjali bil-Malti hija ppubblikata bil-lingwi Uffiċjali ta’ l-istituzzjonijiet ta’ l-Unjoni Ewropea fil-ĠU C 72 Ħarġa Speċjali