IL-KUMMISSJONI EWROPEA

Brussell, 28.9.2016

COM(2016) 627 final

Proposta għal

Ftehim Interistituzzjonali

dwar Reġistru tat-Trasparenza obbligatorju

IL-PARLAMENT EWROPEW, IL-KUNSILL TAL-UNJONI EWROPEA U L-KUMMISSJONI EWROPEA

Wara li kkunsidraw it-Trattat dwar il-funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE), u b'mod partikolari l-Artikolu 295 tiegħu flimkien mat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea għall-Enerġija Atomika (EURATOM), u b'mod partikolari l-Artikolu 106a tiegħu

Billi:

(1) Il-Parlament Ewropew, il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u l-Kummissjoni Ewropea (“it-tliet Istituzzjonijiet”) iżommu djalogu miftuħ, trasparenti u regolari mal-assoċjazzjonijiet rappreżentattivi u s-soċjetà ċivili skont it-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea (TUE), b’mod partikolari l-Artikolu 11(1) u (2) tiegħu.

(2) Din it-trasparenza tippermetti li l-partijiet interessati kollha jippreżentaw il-fehmiet tagħhom dwar deċiżjonijiet li jistgħu jaffettwawhom u b’hekk jistgħu jikkontribwixxu b’mod effettiv għall-bażi ta’ evidenza li fuqha jsiru l-proposti ta’ politika. L-impenn mal-partijiet interessati jtejjeb il-kwalità tat-teħid ta’ deċiżjonijiet billi jipprovdi mezzi għall-kontribut ta’ opinjonijiet u għarfien espert esterni.

(3) It-tliet istituzzjonijiet jaffermaw li t-trasparenza u r-responsabbiltà huma essenzjali sabiex tinżamm il-fiduċja taċ-ċittadini Ewropej fil-leġittimità tal-proċessi politiċi, leġiżlattivi u amministrattivi fl-Unjoni.

(4) It-trasparenza fir-rappreżentazzjoni tal-interess hija speċjalment importanti sabiex iċ-ċittadini jkunu jistgħu jsegwu l-attivitajiet u l-influwenza potenzjali tar-rappreżentanti tal-interess. It-tliet istituzzjonijiet iqisu li trasparenza bħal din tkun żgurata bl-aħjar mod permezz ta’ Kodiċi ta’ Kondotta li jkun fih ir-regoli u l-prinċipji applikabbli għar-rappreżentanti ta’ interess li jiffirmaw għal Reġistru għat-Trasparenza u, b’hekk, għall-Kodiċi.

(5) Fid-dawl tal-esperjenza pożittiva bir-Reġistru tat-Trasparenza għall-organizzazzjonijiet u l-individwi li jaħdmu għal rashom involuti fil-formulazzjoni u fl-implimentazzjoni tal-politika tal-UE stabbilit bil-ftehim bejn il-Parlament Ewropew u l-Kummissjoni Ewropea tas-16 ta’ April 1 2014, it-tliet istituzzjonijiet iqisu li ftehim bħal dan għandu jkun estiż b’mod xieraq.

(6) It-tliet istituzzjonijiet jirrikonoxxu l-ħtieġa li jiġi stabbilit Reġistru ta’ Trasparenza obbligatorju ("ir-reġistru") billi jagħmlu ċerti tipi ta’ interazzjonijiet magħhom kondizzjonali mar-reġistrazzjoni minn qabel, u b’hekk ir-reġistrazzjoni ssir obbligatorja de facto għar-rappreżentazzjoni tal-interess, u b’hekk jiġi żgurat li rappreżentanza bħal din issir skont ir-regoli u l-prinċipji stabbiliti fil-Kodiċi ta’ Kondotta.

(7) It-tliet istituzzjonijiet iwieġbu b’dan għall-bżonn li jiġi adottat kemm jista’ jkun malajr ftehim interistituzzjonali li jistabbilixxi reġistru obbligatorju, skont ir-riżoluzzjoni tal-Parlament Ewropew tat-28 ta’ April 2016 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti 2 .

(8) It-tħaddim ta’ dan ir-reġistru ma għandux jaffettwa l-kompetenzi tal-ebda waħda mit-tliet istituzzjonijiet jew jaffettwa l-poteri organizzattivi interni rispettivi tagħhom, mingħajr preġudizzju għall-ftehim dawn jikkonkludu fir-rigward tal-modalitajiet fuq il-kontribuzzjonijiet tagħhom lir-riżorsi amministrattivi u finanzjarji tas-Segretarjat tar-reġistru.

(9) It-tliet istituzzjonijiet għandhom jaġixxu f’kooperazzjoni sinċiera reċiproka fl-implimentazzjoni ta’ dan il-ftehim.

(10) Kull waħda mit-tliet istituzzjonijiet tista' ssegwi politiki oħra ta’ governanza tajba u trasparenza barra mill-qafas ta’ dan il-ftehim sal-punt li politiki bħal dawn ma jfixklux l-implimentazzjoni u l-għanijiet imfittxija minn dan il-ftehim.

(11) Dan il-ftehim huwa mingħajr preġudizzju għall-eżerċizzju tad-drittijiet skont l-Artikolu 11(4) TUE (L-inizjattiva taċ-ċittadini Ewropej) u l-Artikolu 227 TFUE (id-dritt li wieħed iressaq petizzjoni lill-Parlament Ewropew),

JIFTIEHMU KIF ĠEJ:

Artikolu 1

Għan u kamp ta’ applikazzjoni tal-ftehim interistituzzjonali

Dan il-ftehim interistituzzjonali jistabbilixxi qafas għal interazzjoni trasparenti u etika bejn ir-rappreżentanti tal-interess involuti fl-attivitajiet koperti minn dan il-ftehim u kull waħda mit-tliet istituzzjonijiet.

Artikolu 2

Definizzjonijiet

Għall-finijiet ta’ dan il-ftehim interistituzzjonali, għandhom japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:

a) “Rappreżentanti ta' interess” għandha tfisser kull persuna fiżika jew ġuridika, jew gruppi formali / informali, l-assoċjazzjonijiet jew in-netwerks tagħhom, li huma involuti f’attivitajiet koperti minn dan il-ftehim;

b) “Applikant” għandha tirreferi għal kull rappreżentant ta’ interess li japplika biex jissieħeb ma’ dan ir-reġistru;

c) “Reġistrant” għandha tirreferi għal kull rappreżentant ta’ interess b'entrata eżistenti fir-reġistru;

d) “Klijent”għandha tfisser rappreżentant ta' interess li ta struzzjonijiet lil intermedjarju biex jirrappreżenta l-interessi tal-klijent fir-rigward ta’ kull waħda mit-tliet istituzzjonijiet;

e) “Intermedjarju” għandha tfisser rappreżentant ta’ interess li jirrappreżenta l-interessi ta’ klijent fir-rigward ta’ kull waħda mit-tliet istituzzjonijiet;

f) “Klijent - relazzjoni intermedjarja” għandha tfisser kull relazzjoni kuntrattwali bejn klijent u (sub)fornitur tas-servizzi wieħed jew aktar dwar il-forniment ta’ attività koperta;

g) “Uffiċjali” għandha tirreferi għall-kategoriji kollha ta' persunal ta’ kull waħda mit-tliet istituzzjonijiet.

Artikolu 3

Attivitajiet koperti u mhux koperti mill-ftehim interistituzzjonali

1) Dan il-ftehim japplika għal attivitajiet li jippromwovu ċerti interessi billi jinteraġixxi ma’ kull waħda mit-tliet istituzzjonijiet firmatarji, il-membri jew uffiċjali tagħhom, bil-għan li jinfluwenza l-formulazzjoni jew l-implimentazzjoni tal-politika jew leġiżlazzjoni, jew il-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet f'dawn l-istituzzjonijiet, sakemm ma tapplikax eċċezzjoni definita fil-paragrafu 2 jew fl-Artikolu 4.

2) L-attivitajiet li ġejjin mhumiex ikkunsidrati bħala attivitajiet fis-sens tal-paragrafu 1:

a) Il-provvista ta’ konsulenza ġuridika jew konsulenza professjonali oħra fil-kuntest ta’ relazzjoni klijent-intermedjarju, meta:

—    din tikkonsisti f'rappreżentanza fil-kuntest ta' proċedura ta' konċiljazzjoni jew medjazzjoni li jkollha l-għan li tevita l-preżentazzjoni ta' tilwima quddiem korp ġudizzjarju jew amministrattiv;

—    din tikkonsisti f'konsulenza mogħtija lil klijenti biex dawn jiżguraw li l-attivitajiet tagħhom jikkonformaw mal-qafas ġuridiku eżistenti, jew

—    din tirrigwarda r-rappreżentanza tal-klijenti u s-salvagwardja tad-drittijiet fundamentali u proċedurali tagħhom, bħad-dritt għas-smigħ, id-dritt fundamentali ta' klijent għal proċess ġust, inkluż id-dritt għad-difiża fi proċedimenti amministrattivi, bħal attivitajiet imwettqa mill-avukati jew minn kwalunkwe professjonist ieħor involut fihom.

b) Il-preżentazzjonijiet magħmula bħala parti jew bħala terza persuna fil-qafas ta’ proċedura amministrattiva jew ġuridika stabbiliti bil-liġi tal-Unjoni jew bil-liġi internazzjonali applikabbli fl-Unjoni u l-preżentazzjonijiet ibbażati fuq relazzjoni kuntrattwali mal-istituzzjoni jew ibbażati fuq ftehim ta’ għotja ffinanzjat mill-fondi tal-UE.

c) Attivitajiet tal-imsieħba soċjali bħala parteċipanti fid-djalogu soċjali skont l-Artikolu 152 TFUE.

d) Il-preżentazzjonijiet magħmula b’risposta għal talbiet diretti u speċifiċi minn kull waħda mit-tliet istituzzjonijiet, il-membri jew l-uffiċjali tagħhom, bħal talbiet għal informazzjoni fattwali, data jew għarfien espert.

d) Il-komunikazzjoni taċ-ċittadini, li jaġixxu unikament fil-kapaċità personali tagħhom, ma’ kull waħda mit-tliet istituzzjonijiet.

Artikolu 4

Korpi mhux koperti mill-ftehim interistituzzjonali

1) Il-partiti politiċi huma eżentati mir-reġistrazzjoni. Madankollu, kull organizzazzjoni maħluqa jew appoġġata minnhom li hija involuta f'attivitajiet koperti mhijiex eżentati mir-reġistrazzjoni.

2) Il-knejjes u l-assoċjazzjonijiet jew il-komunitajiet reliġjużi kif ukoll l-organizzazzjonijiet filosofiċi u mhux konfessjonali previsti fl-Artikolu 17 TFUE huma eżentati mir-reġistrazzjoni. Madankollu, l-uffiċċji rappreżentattivi jew entitajiet ġuridiċi, l-uffiċċji u n-netwerks maħluqa biex jirrappreżentaw il-knejjes, il-komunitajiet reliġjużi jew organizzazzjonijiet filosofiċi u mhux konfessjonali fir-relazzjonijiet tagħhom mal-istituzzjonijiet tal-UE, kif ukoll l-assoċjazzjonijiet tagħhom, mhumiex eżentati mir-reġistrazzjoni.

3) L-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri (inklużi r-rappreżentanzi permanenti u l-ambaxxati tagħhom), fil-livell nazzjonali u subnazzjonali, huma eżentati mir-reġistrazzjoni, kif ukoll kull assoċjazzjoni ta’ awtoritajiet pubbliċi fil-livell Ewropew, nazzjonali jew subnazzjonali, bil-kundizzjoni li huma jaġixxu biss f’isem il-korpi pubbliċi rilevanti.

4) L-awtoritajiet pubbliċi ta’ pajjiżi terzi (inklużi l-missjonijiet diplomatiċi u l-ambaxxati tagħhom) huma eżentati mir-reġistrazzjoni.

5) L-organizzazzjonijiet intergovernattivi, inklużi l-aġenziji u l-korpi li joħorġu minnhom, huma eżentati mir-reġistrazzjoni.

Artikolu 5

L-interazzjonijiet kondizzjonali mar-reġistrazzjoni

1) It-tliet istituzzjonijiet jaqblu li jagħmlu t-tipi ta’ interazzjoni li ġejjin kondizzjonali mar-reġistrazzjoni minn qabel tar-rappreżentanti ta’ interess:

Fil-Parlament Ewropew

Aċċess għall-bini tal-Parlament: l-eliġibbiltà biex wieħed japplika għal permessi ta’ aċċess fit-tul għall-bini tal-Parlament Ewropew għall-individwi li jirrappreżentaw jew li jaħdmu għar-rappreżentanti ta’ interess;

Seduti ta’ smigħ pubbliku tal-kumitati: il-possibbiltà għar-rappreżentanti ta’ interess li jiġu mistiedna biex jitkellmu waqt seduta ta’ smigħ tal-kumitat bħala mistiedna, mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 3(2)(b);

Patroċinju: l-għoti ta’ patroċinju għall-avvenimenti organizzati minn rappreżentanti ta’ interess;

Laqgħat: il-laqgħat bejn ir-rappreżentanti ta’ interess u l-membri tal-Parlament Ewropew ("MPE"), is-Segretarju Ġenerali, id-Diretturi Ġenerali u s-Segretarji Ġenerali tal-gruppi politiċi;

Avvenimenti: l-ospitar ta’ avvenimenti organizzati minn rappreżentanti ta' interess fil-bini tal-Parlament Ewropew;

Avviżi: il-messaġġi awtomatiċi li jintbagħatu dwar l-attivitajiet tal-Parlament Ewropew ma’ rappreżentanti ta’ interess.

Fil-Kunsill tal-Unjoni Ewropea

Laqgħat: il-laqgħat bejn ir-rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess u l-Ambaxxatur tal-Presidenza tal-Kunsill tal-UE attwali jew li ġejja, kif ukoll id-deputati tagħhom fil-Kumitat tar-Rappreżentanti Permanenti tal-Gvernijiet tal-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea, is-Segretarju Ġenerali tal-Kunsill u d-Diretturi Ġenerali;

Avviżi: il-messaġġi awtomatiċi li jintbagħatu dwar l-attivitajiet tal-Kunsill lir-rappreżentanti ta’ interess.

Fil-Kummissjoni Ewropea

Laqgħat: il-laqgħat bejn ir-rappreżentanti ta’ interess u l-membri tal-Kummissjoni, il-membri tal-kabinett tagħhom u d-Diretturi Ġenerali;

Gruppi tal-esperti: il-ħatra ta’ ċerti tipi ta’ membri ta’ gruppi ta’ esperti 3 ;

Konsultazzjonijiet pubbliċi: it-twissijiet awtomatiċi li jintbagħtu dwar il-konsultazzjonijiet tal-Kummissjoni lir-rappreżentanti ta’ interess; il-Kummissjoni se tagħmel differenza bejn entitajiet reġistrati u dawk mhux reġistrati billi tippubblika l-kontribuzzjonijiet tagħhom b’mod separat;

Patroċinju: l-għoti ta’ patroċinju għall-avvenimenti organizzati minn rappreżentanti ta’ interess;

Listi postali: it-twissijiet li jintbagħtu permezz ta’ listi postali lir-rappreżentanti ta’ interess dwar ċerti attivitajiet tal-Kummissjoni.

2) Kull waħda mit-tliet istituzzjonijiet għandha tieħu l-miżuri interni meħtieġa biex tagħti effett lil dawn it-tipi ta’ kundizzjonalità msemmija fil-paragrafu 1.

3) Kull istituzzjoni tista’ tiddeċiedi li tagħmel tipi oħra ta’ interazzjoni kondizzjonali mar-reġistrazzjoni, dment li dawn it-tipi ta’ kondizzjonalità addizzjonali għandhom l-għan li jkomplu jsaħħu l-qafas attwali.

4) It-tipi ta’ kundizzjonalità msemmija fil-paragrafi 1 u 3 għandhomjiġu ppubblikati fuq paġna elettronika ddedikata tar-reġistru.

Artikolu 6

Eliġibbiltà u reġistrazzjoni tal-applikanti

1) Fl-applikazzjoni għar-reġistrazzjoni, l-applikanti jeħtieġu juru l-eliġibbiltà tagħhom fir-rigward tat-twettiq tal-attivitajiet koperti minn dan il-ftehim.

2) Għal dan il-għan, l-applikanti jeħtieġ jipprovdu l-informazzjoni mniżżla fl-Anness II, u jaqblu li dik l-informazzjoni tkun fid-dominju pubbliku.

3) L-applikanti jistgħu jintalbu jippreżentaw dokumenti ta’ appoġġ li juru l-eliġibbiltà tagħhom u l-eżattezza tal-informazzjoni ppreżentata.

4) L-applikanti jiddaħħlu fir-reġistru bħala reġistranti ladarba l-eliġibbiltà tagħhom tkun ġiet stabbilita u r-reġistrazzjoni tagħhom tkun meqjusa li tissodisfa d-dispożizzjonijiet tal-Anness II fir-rigward tal-informazzjoni li għandha tiġi pprovduta.

Artikolu 7

Il-Kodiċi ta’ Kondotta applikabbli għar-reġistranti u l-infurzar tiegħu

1) Ir-regoli u l-prinċipji li reġistranti jeħtieġ jikkonformaw magħhom huma stabbiliti fil-Kodiċi tal-Kondotta anness ma’ dan il-Ftehim (l-Anness III). Meta jirreġistraw, ir-reġistranti jaqblu li jimxu ma’ dawn ir-regoli u prinċipji.

2) Kif previst fil-Kodiċi ta’ Kondotta, nuqqas ta’ konformità mad-dispożizzjonijiet tiegħu jista' jkun soġġett għal investigazzjonijiet u miżuri stabbiliti skont il-proċeduri stabbiliti fl-Anness IV għal dan il-ftehim.

L-investigazzjonijiet jistgħu jitwettqu wara li jaslu lmenti jew fuq inizjattiva tas-Segretarjat stess.

It-tliet istituzzjonijiet għandhom jieħdu l-miżuri interni meħtieġa biex japplikaw kull miżura imposta skont l-Anness IV.

3) Kif previst fil-Kodiċi ta’ Kondotta, ir-reġistranti b’mod partikolari għandhom:

jippreżentaw, jekk ikunu mitluba, id-dokumenti u kull materjal ta’ appoġġ li juri li l-informazzjoni sottomessa hija preċiża;

jaqblu li jikkooperaw b’mod sinċier u kostruttiv mat-talbiet għal kjarifiki u aġġornamenti;

jaċċettaw li jistgħu jiġu suġġetti għal proċeduri ta’ investigazzjoni u, fejn applikabbli, il-miżuri stabbiliti fl-Anness IV.

Artikolu 8

Il-Bord ta’ Tmexxija tar-reġistru

1) Il-Bord ta’ Tmexxija għandu jkun magħmul mis-Segretarji-Ġenerali tat-tliet istituzzjonijiet.

2) Il-Bord ta' Tmexxija għandu:

—    jimmonitorja l-implimentazzjoni ġenerali ta’ dan il-ftehim mis-Segretarjat u joħroġ istruzzjonijiet ġenerali f’dan is-sens;

—    japprova r-regoli ta’ proċedura tas-Segretarjat;

—    japprova l-ħruġ ta’ linji gwida kif previst fl-Artikolu 9(4);

—    jeżamina u jiddeċiedi fuq talbiet raġonevoli għal rieżami, imressqin mir-reġistranti, tad-deċiżjonijiet tas-Segretarjat kif stipulat fl-Anness IV għal dan il-ftehim;

—            jaċċetta notifiki għall-parteċipazzjoni volontarja taħt l-Artikoli 12 u 13 ta’ dan il-ftehim.

3) Il-Bord ta’ Tmexxija għandu jieħu d-deċiżjonjiet b'kunsens.

4) Il-Bord tat-Tmexxija jista’ jadotta regoli ta’ proċedura li jirregolaw l-eżerċizzju tar-responsabbiltajiet tiegħu.

Artikolu 9

Is-Segretarjat tar-reġistru

1) Is-Segretarjat huwa struttura operattiva konġunta magħmula minn Koordinatur u l-membri tas-Segretarjat, li jirrapporta direttament lill-Bord ta' Tmexxija.

2) Is-Segretarjat għandu jaħdem taħt il-kordinazzjoni ta’ uffiċjal fis-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea (“il-Koordinatur”). Il-membri tas-Segretarjat għandhom ikunu persunal tal-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni Ewropea ssekondati lis-Segretarjat mill-istituzzjonijiet rispettivi tagħhom.

Il-koordinatur għandu jieħu r-responsabbiltà ġenerali tax-xogħol tas-Segretarjat u jissorvelja l-operat ta’ kuljum.

3) Il-kompiti ewlenin tas-Segretarjat għandhom ikunu:

—    l-abbozzar tar-regoli ta’ proċedura tas-Segretarjat, għall-approvazzjoni mill-Bord ta’ Tmexxija;

—    ir-rappurtar lill-Bord ta' Tmexxija dwar l-implimentazzjoni ġenerali ta’ dan il-ftehim;

—    il-kontroll tal-kontenut tar-reġistru u l-iżgurar li l-applikanti eliġibbli biss ikunu reġistrati bl-għan li jinkiseb livell ottimali ta’ kwalità tad-dejta fir-reġistru, bil-fehim, madankollu, li r-reġistranti huma fl-aħħar mill-aħħar responsabbli għall-preċiżjoni tal-informazzjoni li jkunu pprovdew;

—    l-għoti ta' appoġġ f'forma ta' helpdesk għar-reġistranti, it-tliet istituzzjonijiet u kull entità li tieħu sehem fuq bażi volontarja skont l-Artikoli 12 u 13;

—    it-twettiq ta' investigazzjonijiet, it-tneħħija tar-reġistrazzjonijiet u l-adozzjoni ta’ miżuri f’konformità mal-Anness IV ta’ dan il-ftehim;

—    l-organizzar ta' azzjonijiet ta' sensibilizzazzjoni;

—    il-produzzjoni ta' rapport annwali għas-sena kalendarja ta' qabel;

—    l-iżgurar tal-iżvilupp u l-manutenzjoni tal-websajt tar-reġistru u l-formola ta’ reġistrazzjoni onlajn, kif ukoll riżorsi oħrajn tal-IT;

—            l-iskambju tal-aħjar prattika u esperjenza fit-trasparenza tar-rappreżentazzjoni ta’ interess ma’ korpi simili;

—    it-twettiq ta’ kull attività oħra meħtieġa għall-implimentazzjoni ta’ dan il-ftehim.

4) Is-Segretarjat jista’ jipproponi l-approvazzjoni tal-linji gwida tal-Bord ta' Tmexxija għar-reġistranti sabiex jiżgura l-applikazzjoni konsistenti tal-Artikoli minn 2 sa 6 (id-definizzjonijiet, l-attivitajiet, l-entitajiet mhux koperti, l-interazzjonijiet kondizzjonali mar-reġistrazzjoni, l-eliġibbiltà u r-reġistrazzjoni tal-applikanti), kif ukoll l-annessi ta’ dan il-ftehim.

Artikolu 10

Deċiżjoni

It-tliet istituzzjonijiet għandhom jistabbilixxu s-Segretarjat u l-Bord ta’ Tmexxija permezz ta’ Deċiżjoni separata, adottata b'mod komuni mit-tliet istituzzjonijiet qabel id-dħul fis-seħħ ta’ dan il-Ftehim.

Artikolu 11

Riżorsi

1) It-tliet istituzzjonijiet għandhom jiżguraw li s-Segretarjat ikollu għad-dispożizzjoni tiegħu r-riżorsi finanzjarji, umani u amministrattivi meħtieġa għall-implimentazzjoni xierqa tal-kompiti tiegħu.

2) It-tliet istituzzjonijiet għandhom jipprovdu r-riżorsi umani neċessarji lis-Segretarjat, fil-każ tal-Parlament Ewropew u l-Kunsill tal-Unjoni Ewropea permezz ta’ sekondar lill-Kummissjoni skont l-Artikoli 37(a) u 38 tar-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.

3) It-tliet istituzzjonijiet jikkontribwixxu b'mod ugwali għall-funzjonament tas-Segretarjat u r-reġistru. Huma għandhom jikkonkludu ftehim separat dwar l-arranġamenti rigward il-kontribuzzjonijiet tagħhom lir-riżorsi amministrattivi u finanzjarji tas-Segretarjat.

Artikolu 12

L-involviment volontarju ta’ istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-UE

1) Istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-UE huma mħeġġa sabiex huma wkoll jużaw il-qafas maħluq minn dan il-ftehim bħala strument ta' riferenza għall-interazzjonijiet tagħhom stess mar-rappreżentanti ta' interess.

2) Istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-UE jistgħu, fuq bażi volontarja, jinfurmaw lis-Segretarjat li jixtiequ jagħmlu ċerti interazzjonijiet kondizzjonali mar-reġistrazzjoni fir-Reġistru ta’ Trasparenza. In-notifika għandha tinkludi dettalji tat-tipi ta’ interazzjoni proposti u l-kundizzjonijiet tagħhom.

3) Meta l-Bord ta’ Tmexxija jqis li t-tipi ta’ interazzjoni proposti huma konsistenti mal-għanijiet segwiti mir-reġistru, l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji jew l-aġenziji tal-UE kkonċernati jistgħu jagħmlu dawk it-tipi ta’ interazzjoni kondizzjonali mar-reġistrazzjoni u jibbenefikaw mill-assistenza u l-helpdesk tas-Segretarjat, bi tpattija għall-kontribuzzjoni proporzjonali għall-ispejjeż tat-tħaddim tas-Segretarjat u r-reġistru.

4) L-aċċettazzjoni tan-notifika fil-paragrafu preċedenti ma tagħtix lill-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE li jinnotifikaw l-istatus ta’ parti f’dan il-ftehim interistituzzjonali.

5) It-tipi ta’ kundizzjonalità aċċettata skont il-paragrafu 3 għandhom jiġu ppubblikati fuq is-sit web tar-reġistru.

Artikolu 13

L-involviment volontarju tar-rappreżentazzjonijiet permanenti tal-Istati Membri għall-UE

1) Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 4(3) ta’ dan il-ftehim, l-Istati Membri jistgħu, fuq bażi volontarja, jinfurmaw lis-Segretarjat li jixtiequ jagħmlu ċerti interazzjonijiet tar-rappreżentanti ta’ interess mar-rappreżentanzi permanenti tagħhom fl-UE kondizzjonali mar-reġistrazzjoni fir-Reġistru ta’ Trasparenza. In-notifika għandha tinkludi dettalji tat-tipi ta’ interazzjoni proposti u l-kundizzjonijiet tagħhom.

2) Meta l-Bord ta’ Tmexxija jqis li t-tipi ta’ interazzjoni proposti huma konsistenti mal-għanijiet segwiti mir-reġistru, ir-rappreżentanza permanenti rilevanti tista’ tagħmel dawk it-tipi ta’ interazzjoni kondizzjonali mar-reġistrazzjoni u għandha tibbenefika mill-assistenza u l-helpdesk tas-Segretarjat, bi tpattija għall-kontribuzzjoni proporzjonali għall-ispejjeż tat-tħaddim tas-Segretarjat u r-reġistru.

3) L-aċċettazzjoni tan-notifika fil-paragrafu preċedenti ma tagħtix lill-Istat Membru notifikanti l-istatus ta’ parti f’dan il-ftehim interistituzzjonali.

4) It-tipi ta’ kundizzjonalità aċċettata skont il-paragrafu 2 għandhom jiġu ppubblikati fuq is-sit web tar-reġistru.

Artikolu 14

Dispożizzjonijiet finali u tranżitorji

1) Dan il-ftehim interistituzzjonali huwa ta’ natura vinkolanti għall-istituzzjonijiet firmatarji.

2) Dan il-ftehim għandu jissostitwixxi l-ftehim bejn il-Parlament Ewropew u l-Kummissjoni Ewropea tas-16 ta' April 2014 li l-effetti tiegħu ma jibqgħux japplikaw wara d-data ta' applikazzjoni ta' dan il-ftehim.

3) Dan il-ftehim għandu jidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-publikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea. Dan għandu japplika mill-[xx xx xxxx].

4) Ir-rappreżentanti tal-interess irreġistrati fid-data ta' applikazzjoni ta' dan il-ftehim għandhom jemendaw ir-reġistrazzjoni tagħhom biex jissodisfaw ir-rekwiżiti l-ġodda li jirriżultaw minn dan il-ftehim fi żmien tliet xhur minn dik id-data.

5) Kull investigazzjoni wara twissijiet u lmenti miftuħa skont il-ftehim bejn il-Parlament Ewropew u l-Kummissjoni Ewropea tas-16 ta’ April 2014 għandha titwettaq skont il-proċedura ta’ dak il-ftehim.

6) Dan il-ftehim għandu jkun suġġett għal rieżami erba’ snin wara d-dħul fis-seħħ tiegħu.

Magħmul fi [post], [data]

(1)

Ftehim bejn il-Parlament Ewropew u l-Kummissjoni Ewropea dwar ir-reġistru tat-trasparenza għal organizzazzjonijiet u individwi li jaħdmu għal rashom involuti fit-tfassil u l-implimentazzjoni tal-politika tal-UE, ĠU L 277, 19.9.2014, p. 11.

(2)

 Ir-Riżoluzzjoni tal-11 ta’ Marzu 2014 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti (Regola 104(7)) għas-snin 2011–2013), testi adottat, P8_TA(2016)0202.

(3)

Dan jirreferi għal individwi maħtura biex jirrapreżentaw interess komuni maqsum bejn il-partijiet interessati f'qasam ta' politika partikolari,

li ma jirrappreżentawx parti interessata individwali, iżda orjentazzjoni ta’ politika komuni għad-diversi organizzazzjonijiet tal-partijiet interessati ("Membri tat-tip B") u għall-organizzazzjonijiet fis-sens wiesa’ tal-kelma, inklużi kumpaniji, assoċjazzjonijiet, NGOs, trade unions, universitajiet, istituti ta’ riċerka, ditti legali u konsulenzi ("Membri tat-tip C"), kif stabbilit fid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2016) 3301 tat-30.5.2016.

IL-KUMMISSJONI EWROPEA

Brussell, 28.9.2016

COM(2016) 627 final

ANNESSI

għall-Proposta għal Ftehim Interistituzzjonali

dwar Reġistru tat-Trasparenza obbligatorju

ANNESS I

IL-KLASSIFIKAZZJONI TA’ REĠISTRANTI

Is-Segretarjat japplika l-klassifikazzjoni ta’ reġistranti li ġejja, li jista’ jimmodifika.

	It-taqsimiet tal-klassifikazzjoni tar-reġistranti
I.	Konsulenzi professjonali, ditti legali, konsulenti indipendenti
a	Subtaqsima	Konsulenzi professjonali
b	Subtaqsima	Ditti legali
c	Subtaqsima	Konsulenti li jaħdmu għal rashom
II.	Kumpaniji, assoċjazzjonijiet tan-negozju / kummerċ, trade unions, assoċjazzjonijiet professjonali
a	Subtaqsima	Kumpaniji
b	Subtaqsima	Assoċjazzjonijiet tal-kummerċ u tan-negozju
c	Subtaqsima	Trade unions u assoċjazzjonijiet professjonali
d	Subtaqsima	Entitajiet li jorganizzaw avvenimenti
III.	Organizzazzjonijiet mhux governattivi
a	Subtaqsima	Organizzazzjonijiet mhux governattivi, pjattaformi, netwerks, koalizzjonijiet ad hoc, strutturi temporanji u organizzazzjonijiet oħrajn simili.
IV.	Think tanks, istituzzjonijiet ta' riċerka u akkademiċi
a	Subtaqsima	Think tanks u istituzzjonijiet ta' riċerka
b	Subtaqsima	Istituzzjonijiet akkademiċi
V.	Ir-rappreżentanti ta’ interess mhux koperti mit-taqsimiet ta’ qabel
a	Subtaqsima	Organizzazzjonijiet li jirrappreżentaw knejjes u komunitajiet reliġjużi
b	Subtaqsima	Entitajiet oħra mhux koperti minn taqsimiet preċedenti

ANNESS II

INFORMAZZJONI LI GĦANDHA TINGĦATA MIR-REĠISTRANTI

I. INFORMAZZJONI ĠENERALI

(a) isem l-entità; l-indirizz tal-uffiċċju prinċipali u tal-uffiċċju tal-UE, jekk ikun differenti mill-uffiċċju prinċipali; in-numru tat-telefown; l-indirizz tal-posta elettronika 1 ; websajt;

(b) l-isem tal-persuna legalment responsabbli mill-organizzazzjoni u l-persuna inkarigata mir-relazzjonjiet tal-UE; l-ismijiet tal-persuni b'awtorizzazzjoni ta' aċċess għall-bini tal-Parlament Ewropew 2 ;

(c) stima ta’ ekwivalenti ta’ full-time (Full-Time Equivalents - FTEs) għal kull persuna involuta f’attivitajiet li huma koperti mir-reġistru skont il-perċentwali li ġejjin ta’ attività full-time: 10 %, 25 %, 50 %, 75 % jew 100 %;

(d) objettivi / ambitu — oqsma ta’ interess — attivitajiet li jaqgħu fil-kamp tal-applikazzjoni tar-reġistru — livell ta’ impenn (globali, Ewropew, nazzjonali, u reġjonali);

(e) organizzazzjonijiet membri tar-reġistrant inkluża kopertura ġeografika u tas-sħubija tar-reġistrant jew affiljazzjoni ma’ netwerks u assoċjazzjonijiet rilevanti li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tar-reġistru.

II. INFORMAZZJONI SPEĊIFIKA

A. Attivitajiet koperti mir-reġistru

Dettalji dwar il-proposti leġiżlattivi tal-UE, politiki jew inizjattivi soġġetti tal-interazzjoni(jiet).

B. Konnessjonijiet ma' istituzzjonijiet tal-UE

(a) sħubija fi gruppi ta’ esperti u fora u pjattaformi oħrajn appoġġati mill-UE;

(b) sħubija jew parteċipazzjoni f'intergruppi tal-Parlament Ewropew u f'fora tal-industrija.

C. Informazzjoni finanzjarja relatata mal-attivitajiet koperti mir-reġistru

L-ammonti indikati huma kollha f’euro.

Spejjeż

Ir-reġistranti kollha li jippromwovu l-interessi tagħhom fir-rigward ta’ kull waħda mit-tliet istituzzjonijiet għandhom jipprovdu stima tal-ispejjeż annwali marbutin mal-attivitajiet koperti mir-reġistru skont it-tabella ta' hawn isfel. L-ispejjeż annwali stmati għandhom ikopru sena sħiħa ta' ħidma u jirreferu għall-aħħar sena finanzjarja magħluqa, mid-data tar-reġistrazzjoni jew tal-aġġornament annwali tar-reġistrazzjoni.

L-ispejjeż annwali għall-attivitajiet koperti mir-reġistru:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 999 999

1 000 000 – 1 249 999

1 250 000 – 1 499 999

1 500 000 – 1 749 000

1 750 000 – 1 999 999

2 000 000 – 2 249 999

2 250 000 – 2 499 999

2 500 000 – 2 749 000

2 750 000 – 2 999 999

3 000 000 – 3 499 999

3 500 000 – 3 999 999

4 000 000 – 4 499 999

4 500 000 – 4 999 999

5 000 000 – 5 499 999

5 500 000 – 5 999 999

6 000 000 – 6 499 999

6 500 000 – 6 999 999

7 000 000 – 7 999 999

8 000 000 – 8 999 999

9 000 000 – 9 999 999

> 10 000 000

Il-klijenti għandhom jiddikjaraw l-intermedjarji kollha li jwettqu attivitajiet huma koperti mir-reġistru f’isimhom u l-ispiża għal kull intermedjarju individwali skont it-tabella ta' hawn taħt. L-ispejjeż annwali stmati għandhom ikopru sena sħiħa ta' ħidma u jirreferu għall-aħħar sena finanzjarja magħluqa, mid-data tar-reġistrazzjoni jew tal-aġġornament annwali tar-reġistrazzjoni.

Id-daqs tal-kategorija ta’ spejjeż ta’ rappreżentanza għal kull intermedjarju:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 1 000 000

> 1 000 000

Kull intermedjarju attwali li bħalissa mhuwiex kopert mill-aħħar sena finanzjarja magħluqa għandu jkun iddikjarat separatament b’ismu.

Dħul

L-intermedjarji għandu jiddikjaraw id-dħul annwali ġġenerat attribwibbli għall-attivitajiet koperti mir-reġistru skont it-tabella ta' hawn taħt. Id-dħul annwali ġġenerat għandu jkopri sena sħiħa ta' ħidma u jirreferi għall-aħħar sena finanzjarja magħluqa, mid-data tar-reġistrazzjoni jew tal-aġġornament annwali tar-reġistrazzjoni.

Id-dħul mill-klijenti individwali għal attivitajiet koperti mir-reġistru għandu jitniżżel skont it-tabella ta' hawn taħt:

Daqs tal-kategorija tad-dħul iġġenerat għal kull klijent:

< 10 000

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 999 999

> 1 000 000

Id-dħul annwali totali ġġenerat għal attivitajiet koperti mir-reġistru għandu jiġi kkalkulat awtomatikament mis-sistema tar-reġistru bbażata fuq it-total tad-dħul stmat għal kull klijent.

L-intermedjarji għandhom jiddikjaraw il-klijenti kollha, li f'isimhom twettqu l-attivitajiet koperti mir-reġistru.

Kull klijent attwali li mhux kopert mill-aħħar sena finanzjarja magħluqa għandu jkun iddikjarat separatament b’ismu.

Intermedjarji li jaġixxu fl-interess tagħhom stess (jiġifieri mhux f’isem il-klijenti tagħhom) għandhom jiddikjaraw dan fil-formola ta’ reġistrazzjoni tagħhom u għandhom jispeċifikaw separatament l-ispejjeż għal dawk l-attivitajiet skont it-taqsima Spejjeż ta’ hawn fuq.

Ir-reġistranti kollha, inklużi l-intermedjarji li jwettqu attivitajiet li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni ta’ dan il-Ftehim, għandhom jiddikjaraw l-ammont u s-sors tal-għotjiet tal-UE li jikkontribwixxu għall-ispejjeż operattivi tagħhom.

Obbligi ta' informazzjoni speċifiċi

Ir-reġistranti li huma legalment reġistrati bħala entitajiet “mingħajr skop ta’ qligħ” għandhom jipprovdu:

a)    il-baġit totali tar-reġistrant għas-sena finanzjarja magħluqa l-aktar reċenti;

b)    is-sorsi ewlenin tal-finanzjament skont il-kategorija (pereżempju finanzjament pubbliku, kontribuzzjonijiet tal-membri, għotjiet, donazzjonijiet, eċċ.);

c)    l-ammont ta’ kull kontribuzzjoni li taqbeż 10 % tal-baġit totali, jekk il-kontribuzzjonijiet ikunu ogħla minn EUR 10 000, u isem il-kontributur.

Implimentazzjoni

Is-Segretarjat għandhom jipprovdi formola tar-reġistrazzjoni onlajn u linji gwida għar-reġistranti dwar il-modalitajiet finanzjarji li għandhom jiġu ddikjarati skont dan l-Anness.

ANNESS III

KODIĊI TA' MĠIBA

It-tliet istituzzjonijiet jikkunsidraw li r-rappreżentanti ta' interess irreġistrati li jinteraġġixxu magħhom, kemm f'okkażjoni waħda kif ukoll b'mod aktar frekwenti, jinħtieġ li jaġixxu f'konformità ma' dan il-Kodiċi ta' Mġiba.

Ir-reġistranti jirrikonoxxu s-sett ta’ regoli u prinċipji ta' hawn taħt, u jaqblu li jkunu konformi magħhom. B’mod partikulari, ir-reġistranti għandhom:

(a) fir-relazzjonijiet tagħhom ma’ xi waħda mit-tliet istituzzjonijiet, dejjem jidentifikaw ruħhom b'isimhom, in-numru tar-reġistrazzjoni, l-entità jew entitajiet li jaħdmu għalihom jew jirrappreżentaw; jiddikjaraw l-interessi u l-għanijiet li jippromwovu kif ukoll jispeċifikaw il-klijenti jew il-membri li jirrappreżentaw u, fejn applikabbli, in-numru tar-reġistrazzjoni tagħhom;

(b) ma jiksbux jew jipprovaw jiksbu informazzjoni jew deċiżjonijiet b'mod diżonest, bl-użu ta' pressjoni indebita jew imġiba mhux xierqa;

(c) ma jirrappreżentawx b’mod qarrieqi l-effett tar-reġistrazzjoni b’mod li x’aktarx li jqarraq jew li jkollu impatt negattiv tar-reputazzjoni fuq ir-reġistru, jew jużaw il-logos tal-Unjoni u kull waħda mit-tliet istituzzjonijiet mingħajr awtorizzazzjoni espressa;

(d) jiżguraw li, sa fejn jafu huma, it-tagħrif li jagħtu meta jirreġistraw u sussegwentement jipprovdu fil-qafas tal-attivitajiet tagħhom koperti mir-reġistru, ikun komplet, aġġornat u ma jiżgwidax; Huma jaqblu li din l-informazzjoni tkun disponibbli pubblikament;

(e) ma jqassmux dokumenti miksuba mill-istituzzjonijiet lil partijiet terzi bi ħlas;

(f) jirrispettaw u jevitaw kull xkiel għall-implimentazzjoni u l-applikazzjoni tar-regoli, il-kodiċijiet u l-prattiki ta’ governanza tajba u trasparenza stabbiliti mit-tliet istituzzjonijiet, kif magħmula disponibbli fuq is-sit web tar-reġistru;

(g) ma jippruvawx jikkonvinċu lil xi MPE, membri tal-Kummissjoni jew persunal ta’ kull waħda mit-tliet istituzzjonijiet biex jiksru r-regoli jew l-istandards ta’ mġiba applikabbli għalihom;

(h) jekk ikunu qed jimpjegaw eks MPE, membri tal-Kummissjoni jew membri tal-persunal ta’ kull waħda mit-tliet istituzzjonijiet, jirrispettaw l-obbligi ta’ dawk l-individwi li jirrispettaw ir-regoli u r-rekwiżiti ta’ kunfidenzjalità applikabbli għalihom wara li jitilqu l-istituzzjoni rispettiva;

(i) safejn involuti f'relazzjoni klijent-intermedjarju: (i) jiżguraw li l-partijiet kollha f'din ir-relazzjoni jkunu rreġistrati fir-reġistru, u (ii) bħala klijenti jew intermedjarji, jippermettu l-pubblikazzjoni rilevanti tat-tagħrif dwar ir-relazzjoni fuq ir-reġistru skont l-Anness II ta' dan il-ftehim interistituzzjonali;

(j) jaqblu li: (i) jippreżentaw, jekk mitluba, lis-Segretarjat id-dokumenti u kull materjal ta’ appoġġ li juri l-eliġibbiltà tagħhom u li l-informazzjoni mogħtija hi preċiża, u (ii) jikkooperaw b’mod sinċier u kostruttiv mas-Segretarjat;

(k) jaqblu li jistgħu jkunu soġġetti għal proċeduri ta’ investigazzjoni u, fejn applikabbli, il-miżuri stabbiliti fl-Anness IV;

(l) jieħdu l-passi xierqa biex jiżguraw li l-impjegati tagħhom li jkunu involuti f’attivitajiet li huma koperti mir-reġistru jkunu infurmati dwar l-impenji tar-reġistrant skont dan il-Kodiċi ta’ Mġiba;

(m) jinfurmaw lil kulmin jirrappreżentaw fil-qafas ta’ attivitajiet koperti bil-ftehim interistituzzjonali dwar l-obbligi tagħhom lejn l-istituzzjonijiet tal-UE li jirriżultaw mill-Kodiċi ta’ Mġiba;

(n) jaqblu li jirrispettaw u jevitaw kull xkiel għar-regoli ta’ sigurtà speċifiċi ta’ aċċess u l-arranġamenti stabbiliti mill-istituzzjonijiet firmatarji.

ANNESS IV

INVESTIGAZZJONIJIET U MIŻURI

1.Ġenerali

1.1.Meta s-Segretarjat isir jaf dwar nuqqas possibbli ta’ konformità mad-dispożizzjonijiet tal-Kodiċi ta’Mġiba, dan jista’ jibda investigazzjoni.

1.2.L-investigazzjoni tista’ tinbeda fuq bażi ta’ lment riċevut jew bl-inizjattiva tas-Segretarjat stess.

1.3.L-investigazzjoni hija proċedura amministrattiva li timplika s-Segretarjat u r-reġistrant.

1.4.Id-dispożizzjonijiet dwar l-investigazzjonijiet għandhom japplikaw kemm għal investigazzjonijiet miftuħa wara lmenti riċevuti kif ukoll għal investigazzjonijiet ta’ inizjattiva proprja.

2.Ilmenti u ftuħ ta’ investigazzjonijiet

2.1.Kull persuna fiżika jew ġuridika tista’ tippreżenta ilment għand is-Segretarjat. L-ilmenti jiġu ppreżentati bil-miktub. Sabiex ikun ammissibbli, l-ilment għandu:

a)jidentifika r-reġistrant ikkonċernat u jistabbilixxi b’mod ċar il-kontenut tal-ilment;

b)jipprovdi l-isem u d-dettalji ta' kuntatt tal-ilmentatur;

c)jiġi ppreżentat fi żmien sena minn meta jsir l-allegat ksur;

d)jiġi appoġġat b’mod adegwat minn evidenza li turi probabbiltà raġonevoli ta’ nuqqas ta’ konformità mad-dispożizzjonijiet tal-Kodiċi ta’ Mġiba.

2.2.Is-Segretarjat għandu jinforma lill-ilmentatur jekk l-ilment huwiex ammissibbli. Għall-ilmenti li mhumiex ammissibbli, is-Segretarjat, fejn possibbli, għandu jinforma lill-ilmentatur kif għandu jippreżenta lment ammissibbli.

2.3.Mingħajr preġudizzju għall-paragrafi preċedenti, meta s-Segretarjat iqis li lment inammissibbli jindika l-possibbiltà ta’ nuqqas suffiċjentement serju ta’ konformità mad-dispożizzjonijiet tal-Kodiċi ta’ Mġiba, jista’ jiftaħ investigazzjoni fuq inizjattiva tiegħu stess.

3.Talbiet għal kjarifiki

3.1.Jekk is-Segretarjat isir jaf dwar nuqqas possibbli ta’ konformità mad-dispożizzjonijiet tal-Kodiċi ta’ Mġiba li jista' jwassal għal investigazzjoni, jista’, fejn jara li jkun xieraq u effikaċi, jikkuntattja lir-reġistrant ikkonċernat b’talba biex jiċċara u jirrimedja n-nuqqas possibbli.

3.2.Is-Segretarjat għandu jistabbilixxi lir-reġistrant skadenza raġonevoli biex jikkonforma mat-talba fid-dawl taċ-ċirkustanzi fattwali tan-nuqqas possibbli.

3.3.Jekk ir-reġistrant jagħti reazzjoni li tkun sodisfaċenti u s-Segretarjat iqis il-kwistjoni solvuta, jista’ jagħlaq it-talba u, jekk ikun il-każ, jinforma b’dan lill-ilmentatur.

3.4.Meta r-risposta tar-reġistrant ma tkunx sodisfaċenti, is-Segretarjat jiftaħ investigazzjoni, kif deskritt fit-Taqsima 5 ta’ dan l-Anness.

4.Setgħat investigattivi

4.1.Ir-reġistrant għandu jikkoopera bis-sħiħ ma’ kull talba għal informazzjoni u dokumenti fl-investigazzjoni.

4.2.Ir-reġistrant, b'talba, għandu jagħmel disponibbli lis-Segretarjat id-dokumenti rilevanti għall-investigazzjoni. Is-Segretarjat jista’ jiddeċiedi li jispezzjona u / jew jieħu kopji ta’ dokumenti bħal dawn li r-reġistrant ikollu fil-pussess tiegħu.

4.3.Meta s-Segretarjat jispezzjona d-dokumenti, għandu jabbozza rapport li jkun fih l-informazzjoni dwar il-fatti rilevanti għall-investigazzjoni. Ir-reġistrant għandu jingħata kopja tar-rapport.

4.4.Is-Segretarjat jista’ jiddeċiedi li jisma’ lir-reġistrant ikkonċernat u / jew lill-ilmentatur.

4.5.Ir-reġistrant u l-ilmentatur jistgħu jindikaw liema dokument (jew partijiet minnu) u / jew l-informazzjoni pprovduta minnhom abbażi tat-Taqsimiet 4.2–4.4 ta' hawn fuq jinħtieġ li jiġi kkunsidrat bħala kunfidenzjali b’referenza għall-eċċezzjonijiet fl-Artikolu 4 tar-Regolament 1049/2001.

5.Investigazzjonijiet

5.1.Meta jiftaħ investigazzjoni, is-Segretarjat jgħarraf lir-reġistrant bl-allegat nuqqas ta’ konformità ma’ dispożizzjonijiet speċifiċi tal-Kodiċi ta’ Mġiba, ir-raġunament sottostanti u l-provi rilevanti ta’ sostenn.

F’każijiet eċċezzjonali u debitament ġustifikati, is-Segretarjat jista’, sakemm jingħata d-deċiżjoni prevista fit-Taqsima 9, ineħħi r-reġistrazzjoni mis-sit web pubbliku tar-reġistru biex jipprevjeni dannu għar-reputazzjoni tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea, ir-reġistru jew partijiet terzi. F’dawn il-każijiet, is-Segretarjat jgħarraf lir-reġistrant fl-istess ħin bir-raġunijiet għal din it-tneħħija u kull prova rilevanti ta’ sostenn.

5.2.Ir-reġistrant għandu jippreżenta tweġiba fi żmien 20 jum ta’ xogħol.

5.3.Is-Segretarjat jista’ jiddeċiedi li jagħti perjodu ta’ żmien itwal għat-tweġiba jekk dan ikun iġġustifikat skont karatteristiċi oġġettivi tal-investigazzjoni speċifika.

5.4.Jekk reġistrant jonqos milli josserva d-data tal-għeluq għall-preżentazzjoni ta’ tweġiba, is-Segretarjat jista’, jekk ikun għadu ma għamilx dan, ineħħi r-reġistrazzjoni rilevanti mis-sit web pubbliku tar-reġistru. Is-Segretarjat jista’ jiddeċiedi li jintroduċi r-reġistrazzjoni ladarba r-reġistrant jipprovdi t-tweġiba tiegħu.

5.5.Jekk is-Segretarjat ikun jeħtieġ aktar informazzjoni jew kjarifiki, jista’ jitlobhom mingħand ir-reġistrant skont kif stipulat fit-Taqsimiet 5.1–5.3 hawn fuq.

5.6.L-ilmentatur għandu jiġi informat bil-ftuħ tal-investigazzjoni.

6.It-tiftix ta’ soluzzjonijiet

6.1.Jekk, wara li jeżamina l-elementi rilevanti kollha fl-investigazzjoni, is-Segretarjat iqis li reġistrant ikun naqas milli jikkonforma mal-Kodiċi ta’ Mġiba, jista’ jfittex kull soluzzjoni li jqis xierqa sabiex jirrimedja dan in-nuqqas u / jew itaffi l-effetti futuri tiegħu.

6.2.Meta r-reġistrant ikkonċernat jikkoopera biex tiġi applikata tali soluzzjoni, l-investigazzjoni għandha tingħalaq. Is-Segretarjat jista’ jiddeċiedi li japplika għal reġistranti kooperattivi miżura inqas ħarxa jew li jagħlaq l-investigazzjoni mingħajr ma tiġi applikata l-ebda miżura.

6.3.Meta r-reġistrant ma jagħtix effett biżżejjed lis-soluzzjoni, is-Segretarjat jista’ jagħlaq l-investigazzjoni u jieħu deċiżjoni fuq il-bażi tal-informazzjoni għad-dispożizzjoni tiegħu.

7.Nuqqas ta’ kooperazzjoni mas-Segretarjat b’mod sinċier u kostruttiv

Jekk is-Segretarjat iqis li r-reġistrant ikkonċernat ma jikkooperax b’mod sinċier u kostruttiv fl-istadji tal-investigazzjoni stabbiliti fit-Taqsima 5 ta' hawn fuq, is-Segretarjat jista’, wara li tkun ta lir-reġistrant il-possibbiltà li jesprimi l-fehmiet tiegħu bil-miktub, jagħlaq l-investigazzjoni bl-inklużjoni ta’ konstatazzjoni ta’ ksur tal-punt (j) tal-Kodiċi ta’ Mġiba u bl-applikazzjoni tal-miżuri fit-Taqsima 10 ta' hawn taħt fuq il-bażi tal-informazzjoni għad-dispożizzjoni tiegħu.

8.Id-dritt li wieħed jinstema’

Ir-reġistrant għandu l-possibbiltà li jesprimi l-fehmiet tiegħu bil-miktub qabel ma tittieħed kull deċiżjoni konkluża b’nuqqas ta’ konformità mal-Kodiċi ta’ Mġiba.

9.Deċiżjoni

9.1.Is-Segretarjat jagħlaq investigazzjoni permezz ta’ deċiżjoni motivata. Id-deċiżjoni għandha tispeċifika jekk in-nuqqas ta’ konformità mal-Kodiċi ta’ Mġiba jkunx ġie stabbilit u, jekk applikabbli, liema l-miżura tkun ġiet applikata.

9.2.Ir-reġistranti għandhom jiġu informati bid-dritt tagħhom li jippreżentaw talba għal rieżami jew dwar ir-rimedji disponibbli għalihom.

9.3.L-ilmentatur għandu jiġi informat dwar l-eżitu tal-ilment.

10.Miżuri

10.1.Meta s-Segretarjat jistabbilixxi ksur tal-Kodiċi ta’ Mġiba, dan jista’ jimponi l-miżuri li ġejjin:

a)    twissija formali lir-reġistrant, b’indikazzjoni tad-dispożizzjoni miksura tal-Kodiċi ta’ Mġiba;

b) sospensjoni ta’ interazzjoni individwali jew ta' diversi tipi oħra disponibbli lir-reġistrant elenkati fl-Artikolu 5 ta’ dan il-ftehim interistituzzjonali għal perjodu ta’ bejn 15-il jum u sena;

c)    it-tneħħija tar-reġistrazzjoni mir-reġistru għal perjodu ta’ bejn 15-il jum u sentejn.

10.2.Meta jiddeċiedi dwar is-severità tal-miżura, is-Segretarjat għandu jieħu kont dovut taċ-ċirkostanzi rilevanti kollha tal-każ individwali mal-għanijiet imfittxija mill-ftehim interistituzzjonali.

10.3.Ir-reġistranti bl-interazzjoni individwali jew ta' diversi tipi oħra sospiża ma jistgħux igawdu minn dawn it-tipi ta’ interazzjoni sakemm mal-perjodu ta’ sospensjoni jiskadi u jkunu rimedjaw ir-raġunijiet li jkunu wasslu għas-sospensjoni, skont liema perjodu mit-tnejn ikun itwal.

10.4.Ir-reġistrazzjonijiet imneħħija mir-reġistru ma jistgħux jerġgħu jiddaħħlu sakemm ma jkunx skada l-perjodu ta’ tneħħija u r-reġistrant ikun irrimedja b’mod sodisfaċenti r-raġunijiet li wasslu għat-tneħħija.

10.5.L-ilmentatur għandu jiġi mgħarraf dwar l-eżitu finali tal-ilment u, fejn applikabbli, b'liema mill-miżuri fit-Taqsima 10.1 ikunu ġew applikati lir-reġistrant.

11.Rieżami

11.1.Ir-reġistranti li kienu soġġetti għall-miżuri fit-Taqsima 10.1 jistgħu jippreżentaw talba motivata għal rieżami tad-deċiżjoni mis-Segretarjat. L-eżawriment tal-proċedura ta’ rieżami għandu jagħti d-dritt lir-reġistranti jużaw ir-rimedji previsti fit-Taqsima 12 ta’ dan l-Anness.

11.2.It-talba għal rieżami għandha tintbagħat lill-Bord ta' Tmexxija fi żmien 15-il jum tax-xogħol mir-riċevuta tan-notifika tal-miżura.

11.3.It-talbiet għal rieżami għandhom jerġgħu jiġu eżaminati mill-ġdid mill-Bord ta’ Tmexxija.

11.4.It-talba għal rieżami ma għandhiex tissospendi l-miżura, sakemm il-Bord ta’ Tmexxija ma jiddeċidix mod ieħor fuq il-bażi ta’ talba motivata għal rieżami.

11.5.Il-Bord ta' Tmexxija għandhom jgħarraf lir-reġistrant bl-eżitu tal-proċedura ta’ rieżami fi żmien 20 jum tax-xogħol. In-nuqqas ta’ tweġiba fi żmien dan il-perjodu għandu jitqies bħala ċaħda impliċita tat-talba għal rieżami.

11.6.Ir-reġistranti li mhumiex sodisfatti bir-riżultat tal-proċedura ta’ rieżami jistgħu jagħmlu użu tar-rimedji fit-Taqsima 12.

12.Rimedji

Ir-reġistranti li ma jkunux sodisfatti bid-deċiżjoni mill-Bord ta’ Tmexxija jistgħu jippreżentaw rikors quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja jew ilment lill-Ombudsman Ewropew skont l-Artikoli 263 u 228 TFUE.

(1)

Indirizz tal-posta elettronika dment li ma jiġix ippubblikat.

(2)

Ir-reġistranti jistgħu jitolbu awtorizzazzjoni ta' access għall-bini tal-Parlament Ewropew fi tmiem il-proċess ta' reġistrazzjoni. L-ismijiet tal-individwi li jirċievu l-permessi ta' aċċess għall-bini tal-Parlament għandhom jiddaħħlu fir-reġistru. Ir-reġistrazzjoni ma għandhiex tagħti dritt awtomatiku għal permess ta' aċċess bħal dan.