DEĊIŻJONI TAL-AWTORITÀ EWROPEA DWAR IS-SIGURTÀ FL-IKEL

tad-19 ta’ Ġunju 2019

dwar regoli interni rigward restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-funzjonament tal-EFSA

IL-BORD TAT-TMEXXIJA

Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,

Wara li kkunsidra r-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 25 tiegħu,

Wara li kkunsidra r-Regolament (KE) Nru 178/2002 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-28 ta’ Jannar 2002 li jistabilixxi l-prinċipji ġenerali u l-ħtiġijiet tal-liġi dwar l-ikel, li jistabilixxi l-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel u jistabbilixxi l-proċeduri fi kwistjonijiet ta' sigurtà ta' l-ikel (2), u b’mod partikolari l-Artikoli 25, 26 u 48,

Wara li kkunsidra r-regoli ta’ proċedura tal-Bord tat-Tmexxija tal-EFSA (3) u b’mod partikolari l-Artikolu 8 tagħhom,

Wara li kkunsidra l-Opinjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (“l-EDPS”) tal-14 ta’ Mejju 2019 u l-Gwida tal-EDPS dwar l-Artikolu 25 tar-Regolament u r-regoli interni ġodda,

Wara li kkonsulta lill-Kumitat tal-Persunal,

Billi:

(1)	L-EFSA twettaq l-attivitajiet tagħha skont ir-Regolament ta’ Twaqqif (KE) Nru 178/2002.

(2)

Skont l-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725, ir-restrizzjonijiet fuq l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36, kif ukoll tal-Artikolu 4 ta’ dak ir-Regolament sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 22, għandhom ikunu bbażati fuq regoli interni li għandhom jiġu adottati mill-EFSA, fejn dawn mhumiex ibbażati fuq atti legali adottati fuq il-bażi tat-Trattati.

(3)	Dawn ir-regoli interni, inkluż id-dispożizzjonijiet tagħhom dwar il-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità ta’ restrizzjoni, m’għandhomx japplikaw fejn att legali adottat fuq il-bażi tat-Trattati jipprevedi restrizzjoni tad-drittijiet tas-suġġett tad-data.

(4)	Fejn l-EFSA twettaq id-dmirijiet tagħha fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġett tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tikkunsidra jekk xi waħda mill-eżenzjonijiet stabbiliti f’dak ir-Regolament tapplikax.

(5)

Fil-qafas tal-funzjonament amministrattiv tagħha, l-EFSA tista’ twettaq inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinarji, twettaq attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF, tipproċessa każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, tipproċessa proċeduri (formali u informali) ta’ fastidju, tipproċessa lmenti interni u esterni, twettaq awditi interni, twettaq investigazzjonijiet mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u investigazzjonijiet interni tas-sigurtà (tal-IT).

L-EFSA tipproċessa diversi kategoriji ta’ data personali, inkluż data fattwali (data “oġġettiva” bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjonijiet elettroniċi u data tat-traffiku) u/jew data suġġettiva (data “suġġettiva” relatata mal-każ bħal raġunament, data dwar l-imġiba, evalwazzjonijiet, data dwar il-prestazzjoni u l-kondotta u data relatata ma’ jew imressqa b’konnessjoni mas-suġġett tal-proċedura jew tal-attività).

(6)	L-EFSA, irrappreżentata mid-Direttur Eżekuttiv tagħha, taġixxi bħala l-kontrollur ġenerali tad-data irrispettivament minn aktar delegazzjonijiet tar-rwol tal-kontrollur fl-EFSA biex tirrifletti r-responsabbiltajiet operattivi għal operazzjonijiet speċifiċi tal-ipproċessar ta’ data personali.

(7)

Id-data personali tinħażen b’mod sigur f’ambjent elettroniku jew fuq karta b’mod li jipprevjeni l-aċċess jew it-trasferiment illegali ta’ data lil persuni li m’għandhomx il-ħtieġa li jkunu jafu. Id-data personali pproċessata tinżamm għal mhux aktar milli meħtieġ u xieraq għall-finijiet li għalihom id-data tiġi pproċessata għall-perjodu speċifikat fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data, id-dikjarazzjonijiet ta’ privatezza jew ir-rekords tal-EFSA.

(8)

Ir-regoli interni għandhom japplikaw għall-operazzjonijiet kollha tal-ipproċessar imwettqa mill-EFSA fit-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinarji, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF, proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju, l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, awditi interni, l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ttrattati internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

(9)

Dawn għandhom japplikaw għal operazzjonijiet ta’ pproċessar imwettqa qabel il-ftuħ tal-proċeduri msemmija hawn fuq, matul dawn il-proċeduri u matul il-monitoraġġ tas-segwitu għall-eżitu ta’ dawn il-proċeduri. Għandha tinkludi wkoll l-assistenza u l-kooperazzjoni pprovduti mill-EFSA lill-awtoritajiet nazzjonali u lill-organizzazzjonijiet internazzjonali barra mill-investigazzjonijiet amministrattivi tagħha.

(10)	Fil-każijiet fejn japplikaw dawn ir-regoli interni, l-EFSA trid tagħti ġustifikazzjonijiet fejn tispjega għalfejn ir-restrizzjonijiet huma strettament meħtieġa u proporzjonati f’soċjetà demokratika u jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali.

(11)

F’dan il-qafas, l-EFSA hija marbuta li tirrispetta, sa fejn hu l-aktar possibbli, id-drittijiet fundamentali tas-suġġetti tad-data matul il-proċeduri ta’ hawn fuq, b’mod partikolari, dawk relatati mad-dritt għall-għoti ta’ informazzjoni, aċċess u rettifika, id-dritt għal tħassir, ir-restrizzjoni tal-ipproċessar, id-dritt għall-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data, jew għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni kif stabbilit fir-Regolament (UE) 2018/1725.

(12)

Madankollu, l-EFSA tista’ tkun obbligata tirrestrinġi l-informazzjoni lis-suġġett tad-data u drittijiet oħra tas-suġġett tad-data, biex tipproteġi, b’mod partikolari, l-investigazzjonijiet tagħha stess, l-investigazzjonijiet u l-proċedimenti ta’ awtoritajiet pubbliċi oħra, kif ukoll id-drittijiet u l-libertajiet ta’ persuni oħra relatati mal-investigazzjonijiet tagħha jew proċeduri oħra.

(13)	L-EFSA tista’ għalhekk tirrestrinġi l-informazzjoni bil-għan li tipproteġi l-investigazzjoni u d-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti oħra tad-data.

(14)	L-EFSA għandha timmonitorja perjodikament li l-kundizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni għandhom japplikaw u tneħħi r-restrizzjoni jekk ma jibqgħux japplikaw.

(15)	Il-Kontrollur għandu jinforma lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data fil-mument tad-differiment u matul ir-reviżjonijiet.

ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:

Artikolu 1

Suġġett u kamp ta’ applikazzjoni

1. Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli relatati mal-kundizzjonijiet li taħthom l-EFSA fil-qafas tal-proċeduri tagħha stabbiliti fil-paragrafu 2 tista’ tirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet stabbiliti fl-Artikoli 14 sa 21, 35 u 36, kif ukoll l-Artikolu 4 tagħha, b’segwitu tal-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725.

2. Fil-qafas tal-funzjonament amministrattiv tal-EFSA, din id-Deċiżjoni tapplika għall-operazzjonijiet tal-ipproċessar fuq data personali mill-EFSA għall-finijiet tat-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinarji, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF, l-ipproċessar ta’ każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) ta’ fastidju, l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, it-twettiq ta’ awditi interni, investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u l-investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ttrattati internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

3. Il-kategoriji ta’ data kkonċernati huma data fattwali (data “oġġettiva” bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjonijiet elettroniċi u data tat-traffiku) u/jew data suġġettiva (data “suġġettiva” relatata mal-każ bħal raġunament, data dwar l-imġiba, evalwazzjonijiet, data dwar il-prestazzjoni u l-kondotta u data relatata ma’ jew imressqa b’konnessjoni mas-suġġett tal-proċedura jew tal-attività).

4. Fejn l-EFSA twettaq id-dmirijiet tagħha fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġett tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tikkunsidra jekk tapplikax xi waħda mill-eżenzjonijiet stabbiliti f’dak ir-Regolament.

5. Soġġetti għall-kundizzjonijiet stabbiliti f’din id-Deċiżjoni, ir-restrizzjonijiet jistgħu japplikaw għad-drittijiet li ġejjin: l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data, id-dritt ta’ aċċess, rettifika, tħassir, restrizzjoni tal-ipproċessar, komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data, jew il-kunfidenzjalità ta’ komunikazzjonijiet elettroniċi.

Artikolu 2

Speċifikazzjoni tal-kontrollur u salvagwardji

1. Is-salvagwardji fis-seħħ biex jiġi evitat ksur, kxif jew żvelar mhux awtorizzat ta’ data huma dawn li ġejjin:

(a)	Id-dokumenti stampati għandhom jinżammu f’armarji siguri u jkunu aċċessibbli biss għall-persunal awtorizzat;

(b)	Id-data elettronika kollha għandha tinħażen f’applikazzjoni sigura tal-IT skont l-istandards tas-sigurtà tal-EFSA, kif ukoll f’folders elettroniċi speċifiċi aċċessibbli biss għall-persunal awtorizzat. Livelli xierqa ta’ aċċess għandhom jingħataw individwalment;

(c)

Il-bażijiet ta’ data għandhom ikunu protetti bil-password taħt is-sistema ta’ reġistrazzjoni unika tal-EFSA u konnessi awtomatikament mal-ID u l-password tal-utent u appoġġati minn sistema sigura ta’ ġestjoni tal-aċċess għall-informazzjoni. Ir-rekords elettroniċi għandhom jinżammu b’mod sigur biex jiġu żgurati l-kunfidenzjalità u l-konformità mar-regoli u l-prinċipji tal-protezzjoni tad-data;

(d)	Il-persuni kollha li jkollhom aċċess għad-data huma marbuta bl-obbligu tal-kunfidenzjalità.

2. Il-kontrollur tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar huwa l-EFSA, irrappreżentata mid-Direttur Eżekuttiv tagħha, li jista’ jiddelega l-funzjoni tal-kontrollur. Is-suġġetti tad-data għandhom jiġu infurmati dwar il-kontrollur delegat permezz tal-avviżi jew ir-rekords tal-protezzjoni tad-data ppubblikati fuq is-sit web u/jew l-intranet tal-EFSA, il-portal tal-intranet, u/jew il-Katalgu tas-Servizzi tan-Negozju.

3. Il-perjodu ta’ żamma tad-data personali msemmija fl-Artikolu 1(3) m’għandux ikun itwal minn dak meħtieġ u xieraq għall-finijiet li għalihom id-data tiġi pproċessata. Fi kwalunkwe każ, m’għandux ikun itwal mill-perjodu ta’ żamma speċifikat fl-avviżi tal-protezzjoni tad-data, id-dikjarazzjonijiet tal-privatezza jew ir-rekords imsemmija fl-Artikolu 5(1).

4. Fejn l-EFSA tikkunsidra li tapplika restrizzjoni, ir-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data għandu jintiżen, b’mod partikolari, kontra r-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti oħra tad-data u r-riskju li tiġi kkanċellata l-effettività tal-investigazzjonijiet jew il-proċeduri tal-EFSA pereżempju billi tinqered l-evidenza. Ir-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data jikkonċernaw primarjament, iżda mhumiex limitati għal, riskji ta’ reputazzjoni u riskji għad-dritt tad-difiża u d-dritt li jinstema’.

Artikolu 3

Restrizzjonijiet

1. Kull restrizzjoni għandha tiġi applikata biss mill-EFSA biex tissalvagwardja:

(a)	il-prevenzjoni, l-investigazzjoni, il-kxif u l-prosekuzzjoni ta’ reati kriminali jew l-eżekuzzjoni ta’ pieni kriminali, inkluż is-salvagwardja kontra u l-prevenzjoni ta’ theddid għas-sigurtà pubblika;

(b)

objettivi importanti oħra ta’ interess pubbliku ġenerali tal-Unjoni jew ta’ Stat Membru, b’mod partikolari l-objettivi tal-politika estera u ta’ sigurtà komuni tal-Unjoni, jew xi interess ekonomiku jew finanzjarju importanti tal-Unjoni jew ta’ Stat Membru, inklużi kwistjonijiet monetarji, baġitarji u dawk relatati mat-tassazzjoni, mas-saħħa pubblika u mas-sigurtà soċjali;

(c)	is-sigurtà interna tal-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Unjoni, inklużi n-netwerks tal-komunikazzjonijiet elettroniċi tagħhom;

(d)	il-prevenzjoni, l-investigazzjoni, il-kxif u l-prosekuzzjoni ta’ ksur tal-etika għal professjonijiet irregolati;

(e)	funzjoni ta’ monitoraġġ, spezzjoni jew regolatorja marbuta, anke okkażjonalment, mal-eżerċizzju ta’ awtorità uffiċjali fil-każijiet imsemmija fil-punti (a) u (b);

(f)	il-protezzjoni tas-suġġett tad-data jew id-drittijiet u l-libertajiet ta’ oħrajn;

2. Bħala applikazzjoni speċifika tal-finijiet deskritti fil-paragrafu 1 hawn fuq, l-EFSA tista’ tapplika restrizzjonijiet fir-rigward ta’ data personali skambjata mas-servizzi tal-Kummissjoni jew istituzzjonijiet, korpi, aġenziji u uffiċċji oħra tal-Unjoni, awtoritajiet kompetenti ta’ Stati Membri jew pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali, fiċ-ċirkostanzi li ġejjin:

(a)

fejn l-eżerċizzju ta’ dawk id-drittijiet u obbligi jista’ jkun ristrett mis-servizzi tal-Kummissjoni jew minn istituzzjonijiet, korpi, aġenziji u uffiċċji oħra tal-Unjoni abbażi ta’ atti oħra previsti fl-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jew skont il-Kapitolu IX ta’ dak ir-Regolament jew bl-atti kostituttivi ta’ istituzzjonijiet, korpi, aġenziji u uffiċċji oħra tal-Unjoni;

(b)

fejn l-eżerċizzju ta’ dawk id-drittijiet u obbligi jista’ jkun ristrett mill-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri abbażi tal-atti msemmija fl-Artikolu 23 tar-Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4), jew taħt miżuri nazzjonali li jittrasponu l-Artikoli 13(3), 15(3) jew 16(3) tad-Direttiva (UE) 2016/680 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (5);

(c)	fejn l-eżerċizzju ta’ dawk id-drittijiet u obbligi jista’ jipperikola l-kooperazzjoni tal-EFSA ma’ pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali fit-twettiq tal-kompiti tagħha.

Qabel tapplika r-restrizzjonijiet fiċ-ċirkostanzi msemmija fil-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu, l-EFSA għandha tikkonsulta mas-servizzi rilevanti tal-Kummissjoni, l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-aġenziji u l-uffiċċji tal-Unjoni jew l-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri sakemm ma jkunx ċar għall-EFSA li l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni tkun prevista minn wieħed mill-atti msemmija f’dawk il-punti.

3. Kwalunkwe restrizzjoni għandha tkun meħtieġa u proporzjonata billi tqis ir-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data u tirrispetta l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali f’soċjetà demokratika.

4. Jekk l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni tiġi kkunsidrata, għandu jitwettaq test tan-neċessità u tal-proporzjonalità abbażi tar-regoli preżenti. Għandha tkun iddokumentata f’kull każ permezz ta’ nota ta’ valutazzjoni interna għal skopijiet ta’ responsabbiltà.

5. Ir-restrizzjonijiet għandhom jitneħħew hekk kif iċ-ċirkostanzi li jiġġustifikawhom ma jibqgħux japplikaw. B’mod partikolari, fejn jitqies li l-eżerċizzju tad-dritt ristrett ma jibqax idgħajjef l-effettività tar-restrizzjoni imposta jew jaffettwa ħażin id-drittijiet jew il-libertajiet ta’ suġġetti oħra tad-data. F’tali każ, ir-restrizzjonijiet se jitneħħew malajr kemm jista’ jkun u bħala regola fi żmien ħamest ijiem mill-alterazzjoni fiċ-ċirkostanzi legali jew fattwali.

Artikolu 4

Rieżami mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data

1. L-EFSA għandha, mingħajr dewmien żejjed, tinforma lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-EFSA (“l-UPD”) kull meta l-kontrollur jirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data, jew jestendi r-restrizzjoni, skont din id-Deċiżjoni. Il-kontrollur għandu jipprovdi l-aċċess lill-UPD għar-rekord li jkun fih il-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni u jiddokumenta d-data ta’ meta informa lill-UPD fir-rekord.

2. L-UPD jista’ jitlob lill-kontrollur bil-miktub biex jirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet. Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami mitlub.

3. Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD meta titneħħa r-restrizzjoni.

Artikolu 5

L-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġett tad-data

1. F’każijiet debitament iġġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-dritt għall-informazzjoni jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin:

(a)	it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinarji;

(b)	attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF;

(c)	proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;

(d)	proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju;

(e)	l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;

(f)	awditi interni;

(g)	l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;

(h)	investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ttrattati internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

L-EFSA għandha tinkludi fl-avviżi tal-protezzjoni tad-data, dikjarazzjonijiet ta’ privatezza jew rekords fis-sens tal-Artikolu 31 tar-Regolament (UE) 2018/1725, ippubblikati fuq is-sit web tagħha u/jew fuq l-intranet biex tinforma lis-suġġetti tad-data bid-drittijiet tagħhom fil-qafas ta’ proċedura partikolari, informazzjoni relatata mar-restrizzjoni potenzjali ta’ dawn id-drittijiet. L-informazzjoni għandha tkopri liema drittijiet jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet u t-tul ta’ żmien potenzjali.

2. Mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tal-paragrafu 3, l-EFSA, fejn proporzjonat, għandha tinforma wkoll individwalment lis-suġġetti kollha tad-data, li huma kkunsidrati bħala persuni kkonċernati fl-operazzjoni speċifika tal-ipproċessar, bid-drittijiet tagħhom li jikkonċernaw restrizzjonijiet preżenti jew futuri mingħajr dewmien bla bżonn u bil-miktub.

3. Fejn l-EFSA tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data msemmija fil-paragrafu 2, hija għandha tirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni, ir-raġuni legali skont l-Artikolu 3 ta’ din id-Deċiżjoni, inkluż valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni.

Ir-rekord u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jkun fihom elementi fattwali u legali sottostanti għandhom jiġu rreġistrati. Għandhom ikunu disponibbli għall-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.

4. Ir-restrizzjoni msemmija fil-paragrafu 3 għandha tibqa’ tapplika sakemm ir-raġunijiet li jiġġustifikawha jibqgħu applikabbli u għandha titneħħa malajr kemm jista’ jkun u bħala regola fi żmien ħamest ijiem mill-alterazzjoni fiċ-ċirkostanzi legali jew fattwali.

Fejn ir-raġunijiet għar-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw, l-EFSA għandha tipprovdi informazzjoni lis-suġġett tad-data dwar ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni. Fl-istess ħin, l-EFSA għandha tinforma lis-suġġett tad-data bid-dritt li jressaq ilment mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fi kwalunkwe ħin jew li jfittex rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.

L-EFSA għandha tirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjoni kull sitt xhur mill-adozzjoni tagħha u fl-għeluq tal-inkjesta, proċedura jew investigazzjoni rilevanti.

Artikolu 6

Dritt ta’ aċċess mis-suġġett tad-data

1. F’każijiet debitament iġġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-dritt għall-aċċess jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn meħtieġ u proporzjonat:

(a)	it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinarji;

(b)	attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF;

(c)	proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;

(d)	proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju;

(e)	l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;

(f)	awditi interni;

(g)	l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;

(h)	investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ttrattati internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

Fejn is-suġġetti tad-data jitolbu aċċess għad-data personali tagħhom ipproċessata fil-kuntest ta’ każ speċifiku wieħed jew aktar jew għal operazzjoni partikolari tal-ipproċessar, skont l-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-EFSA għandha tillimita l-valutazzjoni tagħha tat-talba għal tali data personali biss.

2. Fejn l-EFSA tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, id-dritt ta’ aċċess imsemmi fl-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tieħu l-passi li ġejjin:

(a)

għandha tinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat, fit-tweġiba tagħha għat-talba, bir-restrizzjoni applikata u bir-raġunijiet prinċipali għaliha, u bil-possibbiltà li jista’ jressaq ilment lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data jew li jfittex rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea;

(b)	għandha tiddokumenta f’nota ta’ valutazzjoni interna r-raġunijiet għar-restrizzjoni, inkluż il-valutazzjoni tan-neċessità, il-proporzjonalità tar-restrizzjoni u t-tul ta’ żmien tagħha.

L-għoti ta’ informazzjoni msemmija fil-punt (a) jista’ jiġi differit, imħolli barra jew miċħud jekk ikun jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725.

L-EFSA għandha tirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjoni kull sitt xhur mill-adozzjoni tagħha u fl-għeluq tal-investigazzjoni rilevanti.

3. Ir-rekord u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jkun fihom elementi fattwali u legali sottostanti għandhom jiġu rreġistrati. Għandhom ikunu disponibbli għall-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.

Artikolu 7

Dritt ta’ rettifika, tħassir u restrizzjoni tal-ipproċessar

1. F’każijiet debitament iġġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-dritt għal rettifika, tħassir u restrizzjoni jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn meħtieġ u xieraq:

(a)	it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinarji;

(b)	attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF;

(c)	proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;

(d)	proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju;

(e)	l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;

(f)	awditi interni;

(g)	l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;

(h)	investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ttrattati internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

2. Fejn l-EFSA tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, l-applikazzjoni tad-dritt għar-rettifika, it-tħassir u r-restrizzjoni tal-ipproċessar imsemmi fl-Artikoli 18, 19(1) u 20(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tieħu l-passi stabbiliti fl-Artikolu 6(2) ta’ din id-Deċiżjoni u tirreġistra r-rekord skont l-Artikolu 6(3) tagħha.

Artikolu 8

Il-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data u l-kunfidenzjalità ta’ komunikazzjonijiet elettroniċi

1. F’każijiet debitament iġġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-dritt għall-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn meħtieġ u proporzjonat:

(a)	it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinarji;

(b)	attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF;

(c)	proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;

(d)	proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju;

(e)	l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;

(f)	awditi interni;

(g)	l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;

(h)	investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ttrattati internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

2. F’każijiet debitament iġġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, id-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar li ġejjin, fejn meħtieġ u proporzjonat:

(a)	it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinarji;

(b)	attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF;

(c)	proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;

(d)	proċeduri formali għal każijiet ta’ fastidju;

(e)	l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;

(f)	investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ttrattati internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

3. Fejn l-EFSA tirrestrinġi l-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data jew il-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi msemmija fl-Artikoli 35 u 36 tar-Regolament (UE) 2018/1725, għandha tirreġistra u żżomm rekord tar-raġunijiet għar-restrizzjoni f’konformità mal-Artikolu 5(3) ta’ din id-deċiżjoni. L-Artikolu 5(4) ta’ din id-Deċiżjoni għandu japplika.

Artikolu 9

Dħul fis-seħħ

Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ l-għada tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

Magħmul f’Parma, id-19 ta’ Ġunju 2019.

Għall-Bord tat-Tmexxija tal-EFSA

Jaana HUSU-KALLIO

President tal-Bord tat-Tmexxija

(1) ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39.

(2) ĠU L 31, 1.2.2002, p. 1.

(3) mb 27 06 13 — Regoli ta’ Proċedura Riveduti tal-Bord ta’ Tmexxija — ADOTTATI.

(4) Ir-Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ April 2016 dwar il-protezzjoni tal-persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar id-Direttiva 95/46/KE (Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data) (ĠU L 119, 4.5.2016, p. 1).

(5) Id-Direttiva (UE) 2016/680 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ April 2016 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-awtoritajiet kompetenti għall-finijiet tal-prevenzjoni, l-investigazzjoni, is-sejbien jew il-prosekuzzjoni ta’ reati kriminali jew l-eżekuzzjoni ta’ pieni kriminali, u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li tħassar id-Deċiżjoni Qafas tal-Kunsill 2008/977/ĠAI (ĠU L 119, 4.5.2016, p. 89).