ANNESS

GWIDA TAL-UE DWAR IL-PROGRAMM TA' KONFORMITÀ INTERNA (ICP) GĦAL KONTROLL TAL-KUMMERĊ TAL-OĠĠETTI B'UŻU DOPPJU

INTRODUZZJONI

Kontrolli effettivi fuq il-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju - oġġetti, software u teknoloġija - huma vitali biex jiġu miġġielda r-riskji assoċjati mal-proliferazzjoni ta' Armi ta' Qerda Massiva (WMD — Weapons of Mass Destruction) u l-akkumulazzjoni destabilizzanti ta' armi konvenzjonali. Il-kumpaniji li jittrattaw oġġetti b'użu doppju huma obbligati jikkonformaw mar-rekwiżiti strateġiċi ta' kontroll tal-kummerċ, imposti skont il-liġijiet u r-regolamenti tal-Unjoni Ewropea (1) u l-Istati Membri tagħha. Huma jeħtieġu li joqogħdu lura milli jipparteċipaw fi tranżazzjonijiet fejn ikun hemm tħassib li xi oġġetti jkunu jistgħu jintużaw għal finijiet ta' proliferazzjoni.

Meta wieħed iqis l-avvanzi xjentifiċi u teknoloġiċi rapidi, il-kumplessità tal-katini tal-provvista tal-lum u s-sinifikat dejjem jikber tal-atturi mhux Statali, il-kontrolli kummerċjali effettivi jiddependu ħafna fuq l-għarfien tal-“kumpaniji” (2) u l-isforzi attivi tagħhom biex jikkonformaw mar-restrizzjonijiet fuq il-kummerċ. Għal dan il-għan, il-kumpaniji normalment jistabbilixxu sett ta' politiki u proċeduri interni, magħrufa wkoll bħala Programm ta' Konformità Interna (ICP — Internal Conformity Programme), biex tiġi żgurata l-konformità mal-liġijiet u r-regolamenti nazzjonali u tal-UE dwar il-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju. L-ambitu u l-firxa ta' dawn il-politiki u l-proċeduri huma normalment stabbiliti skont id-daqs u l-attivitajiet kummerċjali tal-kumpanija speċifika.

Sabiex issostni lill-kumpaniji biex iżommu konformità stretta mal-liġijiet u r-regolamenti rilevanti tal-UE u dawk nazzjonali, din il-gwida tipprovdi qafas għall-identifikazzjoni u l-ġestjoni tal-impatt tal-kontrolli tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju u għall-mitigazzjoni tar-riskji assoċjati. Il-gwida tiffoka fuq is-seba' elementi ċentrali għal ICP effettiv. Kull element ċentrali huwa mfisser f'aktar dettall fit-taqsima “X'inhu mistenni” li tiddeskrivi l-objettiv(i) ta' kull element ċentrali, u fit-taqsima “X'inhuma l-passi involuti?” li tkompli tispeċifika l-azzjonijiet u tindika s-soluzzjonijiet possibbli għall-iżvilupp jew l-implimentazzjoni tal-proċeduri ta' konformità. Dan id-dokument jikkonkludi b'ġabra ta' mistoqsijiet utli marbuta mal-ICP ta' kumpanija u lista ta' indikaturi tar-riskju ta' devjazzjoni u ta' sinjali ta' twissija (“red flag”) dwar mistoqsijiet jew ordnijiet suspettużi.

L-iżvilupp ta' gwida tal-UE dwar l-ICP għall-kontrolli tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju tqis u tibni fuq l-approċċi eżistenti għall-kontroll tal-konformità tal-esportazzjoni, u b'mod partikolari:

—	il-linji ta' Gwida tal-2011 tal-Aħjar Prassi tal-Arranġament ta' Wassenaar dwar il-Programmi ta' Konformità Interna għal Oġġetti u Teknoloġiji b'Użu Doppju (3),

—	il- “Gwida tal-Aħjar Prassi għall-Industrija” mill-Grupp tal-Fornituri Nukleari (NSG — Nuclear Suppliers Group) (4)

—	l-elementi tal-ICP fir-Rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni 2011/24/UE (5),

—	ir-riżultati mir-raba' Konferenza ta' Wiesbaden (2015) dwar “L-Impenn tas-Settur Privat fil-Kontrolli Strateġiċi tal-Kummerċ: Rakkomandazzjonijiet għal Approċċi Effettivi dwar l-Implimentazzjoni tar-Riżoluzzjoni 1540 (2004) tal-Kunsill tas-Sigurtà tan-Nazzjonijiet Uniti”

—	is-sit web tal-2017 tal-Istati Uniti dwar il-Gwida tal-ICP għall-Programm tal-Istati Uniti dwar il-Kontroll tal-Esportazzjoni u dak relatat mas-Sigurtà tal-Fruntieri (6).

Il-gwida fiha seba' element ċentrali li jenħtieġ li ma jitqisux bħala xi lista eżawrjenti, u l-ordni tagħhom lanqas ma għandu jitqies bħala xi klassifikazzjoni tagħhom minn importanti ħafna għal inqas importanti. Dawn huma identifikati bħala elementi fundamentali għal ICP ta' xi kumpanija u għandhom l-għan li jassistu lill-kumpaniji fir-riflessjonijiet tagħhom dwar il-mezzi u l-proċeduri l-aktar xierqa għall-konformità mal-liġijiet u r-regolamenti nazzjonali u tal-UE dwar il-kontroll tal-kummerċ b'użu doppju. Il-kumpaniji affettwati huma mistennija li jkollhom firxa ta' politiki u proċessi eżistenti fis-seħħ b'rabta mal-kontroll tal-esportazzjoni. Fil-każ ta' dawn il-kumpaniji, l-istruttura tal-elementi ewlenin tista' tiffaċilita l-valutazzjoni komparattiva tal-approċċ tagħhom fejn tidħol konformità. Approċċ ta' kumpanija għall-konformità li jkun jinkludi politiki u proċeduri interni għal, mill-inqas, l-elementi ċentrali kollha jista' jkun mistenni li jkun konformi mal-gwida tal-EU dwar l-ICP għall-kontrolli tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju. Fil-każ ta' kumpaniji li jkunu fil-proċess li jiżviluppaw approċċ ta' konformità għall-kummerċ ta' prodotti b'użu doppju, l-istruttura tal-elementi ċentrali toffri qafas bażiku u ġeneriku għall-konformità tal-kumpaniji.

Fuq livell ġenerali, l-aktar aspett importanti tal-iżvilupp ta' ICP, huwa li dan jinżamm rilevanti għall-organizzazzjoni u l-attivitajiet tal-kumpanija, u li jiġi żgurat li l-proċessi interni jkunu faċli biex jinftiehmu u li jiġu segwiti, u li jkun jaqbad l-operazzjonijiet u l-proċeduri ta' kuljum. Ir-rekwiżiti u l-karatteristiċi individwali ta' ICP ikunu jiddependu fuq id-daqs, l-istruttura u l-ambitu tal-attività kummerċjali speċifika tal-kumpanija, iżda wkoll fuq in-natura strateġika tal-oġġetti tagħha u l-użu finali jew l-utenti finali possibbli tagħhom, fuq il-preżenza ġeografika tal-klijenti tagħha u fuq il-kumplessità tal-proċessi interni tal-esportazzjoni. Għalhekk, huwa importanti li jiġi enfasizzat li, matul l-iżvilupp ta' din il-gwida, ġew ikkunsidrati sistematikament l-isfidi potenzjali ta' implimentazzjoni għall-Intrapriżi Żgħar u Medji (SMEs).

Dikjarazzjoni ta' ċaħda ta' responsabbiltà

Din il-gwida hija ta' natura mhux vinkolanti u m'għandhiex titqies bħala parir legali. Din il-gwida hija bla ħsara għad-deċiżjonijiet dwar l-awtorizzazzjonijiet, li huma r-responsabbiltà tal-awtoritajiet kompetenti skont ir-Regolament (KE) Nru 428/2009.

F'każ li tkun tixtieq taqsam il-feedback dwar il-kontenut ta' dan id-dokument, jekk jogħġbok ikkuntattja l-awtorità kompetenti tiegħek (ara l-Anness 3).

GWIDA TAL-UE DWAR L-ICP GĦALL-KONTROLL TAL-KUMMERĊ TA' OĠĠETTI B'UŻU DOPPJU

L-elementi ċentrali li ġejjin huma essenzjali għal Programm ta' Konformità Interna effettiv li jikkontrolla l-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju:

1.	Impenn għall-konformità mill-maniġment fl-ogħla livell

2.	Struttura ta' organizzazzjoni, responsabbiltajiet u riżorsi

3.	Taħriġ u tqajjim tal-kuxjenza

4.	Proċeduri u proċeduri ta' skrinjar ta' tranżazzjonijiet

5.	Rieżami tal-prestazzjoni, awditi, rapportar u azzjonijiet korrettivi

6.	Żamma ta' dokumentazzjoni

7.	Sigurtà fiżika u dik tal-informatika

Għal kull element ċentrali, it-taqsima “X'inhu mistenni?” tiddeskrivi l-objettiv(i) marbuta tal-ICP. It-taqsima “X'inhuma l-passi involuti?” tkompi tfisser fid-dettal l-azzjonijiet u tindika s-soluzzjonijiet possibbli għall-iżvilupp jew l-implimentazzjoni tal-proċeduri ta' konformità.

B'kunsiderazzjoni ta' dan, l-elementi ċentrali jenħtieġ li jinftiehmu bħala “elementi kostitwenti” għat-tħejjija ta' ICPs minn kumpaniji involuti f'kummerċ b'użu doppju. Jenħtieġ li kull kumpanija tiddeskrivi, fi ħdan l-ICP speċifiku tagħha, kif hija timplimenta l-elementi ċentrali rilevanti b'kunsiderazzjoni taċ-ċirkostanzi speċifiċi tagħha.

Meta jagħmlu dan, jenħtieġ li l-kumpaniji kollha involuti fil-kummerċ ta' prodotti b'użu doppju jikkunsidraw b'mod partikolari l-azzjonijiet li jinsabu fit-taqsima “X'inhuma l-passi involuti”, għalkemm il-kumpaniji jistgħu jiddevjaw minn dawn l-azzjonijiet jekk ikun hemm raġunijiet speċifiċi għall-kumpaniji biex jagħmlu dan.

VALUTAZZJONI TAR-RISKJU

Kull ICP jeħtieġ li jkun imfassal skont id-daqs, l-istruttura u l-ambitu tan-negozju, u, b'mod speċjali, għall-attività kummerċjali speċifika tal-kumpanija u r-riskji relatati. Għalhekk, jekk kumpanija tkun trid tiżviluppa jew tirrevedi l-programm ta' konformità tagħha għall-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju, huwa rakkomandat li tibda b'valutazzjoni tar-riskju biex tiddetermina l-profil speċifiku tagħha tar-riskju fil-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju. Dan ikun ta' għajnuna biex il-kumpanija ssir konxja ta' liema partijiet tan-negozju tagħha jkunu jeħtieġu li jkunu koperti mill-ICP u biex l-ICP ikun maqtugħ għaċ-ċirkostanzi speċifiċi tal-kumpanija.

Il-valutazzjoni tar-riskju jenħtieġ li tivvaluta bir-reqqa l-firxa tal-prodotti, il-bażi tal-klijenti u l-attività tan-negozju li huma jew li jistgħu jiġu affettwati mill-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju. Hija għandha tidentifika l-vulnerabbiltajiet u r-riskji rilevanti sabiex il-kumpanija tkun tista' tinkorpora modi kif ittaffihom taħt l-ICP. Anki jekk din il-valutazzjoni tar-riskju ma tkunx tista tidentifika l-vulnerabbiltajiet u r-riskji kollha li l-kumpanija tiegħek jista' jkollha fil-futur, din tagħti lill-kumpanija bażi aħjar biex tkun tista' tiżviluppa jew tirrevedi l-ICP tagħha.

Il-kumpaniji spiss diġà għandhom proċessi ta' kontroll intern u għalhekk, ma għandhomx għalfejn jibdew mix-xejn meta jfasslu l-ICPs. Il-valutazzjoni tar-riskju tgħin biex kumpanija tivvaluta l-politiki u l-proċeduri korporattivi eżistenti tagħha fejn jidħlu r-riskji relatati mal-kontroll tal-esportazzjoni, u toħroġ b'sensiela ta' azzjonijiet biex dawn jiġu adattati, jekk ikun meħtieġ. Barra minn hekk, il-promozzjoni tas-sinerġiji bejn il-politiki u r-rekwiżiti eżistenti ta' kontroll tal-esportazzjoni hija pass ieħor li għandu jiġi kkunsidrat mill-bidu nett. Pereżempju, tkun prassi tajba li jiddaħħlu referenzi trasversali għal prinċipji u rekwiżiti ta' kontroll tal-esportazzjoni fil-kodiċi ta' kondotta tal-kumpanija, jekk dawn ikunu disponibbli.

Ir-riżultati ta' din il-valutazzjoni tar-riskju se jaffettwaw l-azzjonijiet meħtieġa u s-soluzzjonijiet xierqa għall-iżvilupp jew l-implimentazzjoni tal-proċeduri speċifiċi ta' konformità tal-kumpanija.

Kumpanija tista' tipprova tibbenefika kemm jista' jkun mill-vantaġġi ta' soluzzjonijiet ICP globali u madwar il-grupp kollu, iżda dejjem għandha tkun konformi mal-liġijiet u r-regolamenti applikabbli kollha tal-UE u tal-Istati Membri.

OPERATUR EKONOMIKU AWTORIZZAT (7)

Jekk kumpanija jkollha awtorizzazzjoni valida ta' Operatur Ekonomiku Awtorizzat (AEO - Authorised Economic Operator), il-valutazzjoni tal-konformità tal-kumpanija li tkopri l-attivitajiet doganali rilevanti tkun tista' tiġi kkunsidrata sabiex jiġi żviluppat jew rivedut ICP.

Meta jitqies li l-awtoritajiet doganali jkunu vverifikaw ir-rutini u l-proċeduri doganali tal-kumpanija tiegħek, l-istatus ta' AEO jista' jkun ta' vantaġġ għall-istabbiliment jew ir-rieżami ta' proċeduri relatati mal-elementi ċentrali tal-ICP bħalma huma ż-żamma tad-dokumentazzjoni u s-sigurtà fiżika.

1.   Impenn għall-konformità mill-maniġment fl-ogħla livell

ICPs effettivi jirriflettu proċess minn fuq għal isfel fejn il-maniġment fl-ogħla livell tal-kumpanija jagħti sinifikat, leġittimità, kif ukoll riżorsi organizzattivi, umani u tekniċi għall-impenji ta' konformità korporattiva u l-kultura ta' konformità.

X'inhu mistenni?

L-impenn tal-maniġment fl-ogħla livell għandu l-għan li jibni tmexxija ta' konformità (tmexxija bl-eżempju) u kultura ta' konformità korporattiva għall-kontroll tal-kummerċ b'użu doppju.

Dikjarazzjoni bil-miktub ta' appoġġ għall-proċeduri ta' konformità interna mill-maniġment tal-ogħla livell tippromwovi l-għarfien tal-kumpanija dwar l-objettivi ta' kontrolli tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju u l-konformità mal-liġijiet u r-regolamenti rilevanti tal-UE u tal-Istati Membri.

L-impenn jindika involviment ċar, b'saħħtu u kontinwu, u appoġġ mill-ogħla livelli tal-maniġment. Iwassal għall-kisba ta' riżorsi organizzattivi, umani u tekniċi suffiċjenti għall-impenn tal-kumpanija lejn il-konformità. Il-maniġment jikkomunika b'mod ċar u regolari mal-impjegati dwar l-impenn tal-kumpanija sabiex jippromwovi kultura ta' konformità.

X'inhuma l-passi involuti?

Tiġi żviluppata dikjarazzjoni ta' impenn korporattiv li tiddikjara li l-kumpanija tikkonforma mal-liġijiet u r-regolamenti kollha tal-UE u tal-Istati Membri dwar il-kontroll tal-kummerċ b'użu doppju.

Jiġu stabbiliti l-aspettattivi speċifiċi tal-maniġment fejn tidħol il-konformità u titqajjem kuxjenza dwar l-importanza u l-valur ta' proċeduri ta' konformità effettivi (8).

Tiġi kkomunikata b'mod ċar u regolari d-dikjarazzjoni ta' impenn korporattiv lill-impjegati kollha (anki impjegati mingħajr rwol fil-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju) sabiex tiġi promossa kultura ta' konformità (9).

2.   Struttura organizzattiva, responsabbiltajiet u riżorsi

Huwa essenzjali li jkun hemm riżorsi organizzattivi, umani u tekniċi suffiċjenti għall-iżvilupp u l-implimentazzjoni effettivi ta' proċeduri ta' konformità. Mingħajr ma jkun hemm struttura organizzattiva ċara kif ukoll responsabbiltajiet definiti sew, jista' jiġri li l-ICP jkun ibati minn nuqqas ta' sorveljanza u rwoli mhux definiti. Struttura b'saħħitha tgħin lill-organizzazzjonijiet biex jaħdmu fuq is-soluzzjoni tal-problemi meta jinqalgħu u ma jħallux li jsiru tranżazzjonijiet mhux awtorizzati.

X'inhu mistenni?

Il-kumpanija jkollha struttura organizzattiva interna li tkun stabbilita bil-miktub (pereżempju f'xi organigramma) u li tippermetti t-twettiq ta' kontrolli interni tal-konformità. Hija tidentifika u taħtar lill-persuna/i li jkollhom ir-responsabbiltà ġenerali li jiżguraw l-impenji ta' konformità korporattiva. Jekk jogħġbok kun af li f'xi Stati Membri dan għandu jkun membru tal-maniġment fl-ogħla livell.

Il-funzjonijiet, id-dmirijiet u r-responsabbiltajiet kollha relatati mal-konformità jiġu ddefiniti, assenjati u konnessi ma' xulxin f'ordni li tagħti serħan il-moħħ lill-maniġment li b'mod kumplessiv, il-kumpanija twettaq il-konformità. Fejn ikun xieraq jew anki meħtieġ, il-funzjonijiet u/jew id-dmirijiet relatati mal-kontrolli tal-esportazzjoni (iżda mhux ir-responsabbiltà kumplessiva) jistgħu jiġu ddelegati fi ħdan l-entità jew jinqasmu bejn żewġ entitajiet korporattivi jew aktar fl-UE.

Il-kumpanija jkollha ammont ta' persunal adegwat fl-oqsma kollha tan-negozju li jkunu relatati mal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju b'impjegati li b'mod ċar ikollhom il-ħiliet meħtieġa. Mill-inqas persuna waħda fil-kumpanija (mhux neċessarjament esklussivament) tkun fdata b'funzjoni ta' kontroll tal-kummerċ b'użu doppju. Din il-funzjoni tista' tinqasam bejn entitajiet korporattivi fi ħdan l-UE sakemm jinżamm livell xieraq ta' kontrolli. Madankollu, jekk jogħġbok innota li f'xi Stati Membri tal-UE dan jista' ma jkunx possibbli, peress li l-leġiżlazzjoni nazzjonali dwar il-kontroll tal-esportazzjoni titlob li l-persuna ddedikata tkun trid tinħatar lokalment.

Il-personal ta' kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju jenħtieġ li kemm jista' jkun jiġi protett fil-livell massimu kontra l-possibbilta ta' konflitti ta' interess. Dawn il-membri tal-persunal ikunu intitolati li jirrapportaw direttament lill-persuna/i bir-responsabbiltà ġenerali għall-kontrolli tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju u għandhom ikollhom ukoll is-setgħa li jwaqqfu t-tranżazzjonijiet.

Il-persunal tal-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju għandu jkollu aċċess għat-testi leġiżlattivi rilevanti, inklużi l-aħħar listi ta' oġġetti kkontrollati u listi li jikkonċernaw id-destinazzjonijiet u l-entitajiet projbiti. Jiġu dokumentati, miġbura u distribwiti l-proċessi u l-proċeduri operattivi u organizzattivi xierqa, rilevanti għall-kontrolli tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju.

Il-kumpanija jenħtieġ li jkollha ġabra tal-proċessi u l-proċeduri ddokumentati (eż. f'manwal ta' konformità) li tkun aġġornata. Skont id-daqs u l-volum ta' negozju tagħha, jenħtieġ li l-kumpanija tikkunsidra jekk ikollhiex bżonn sostenn tal-IT għall-proċeduri ta' konformità interni.

X'inhuma l-passi involuti?

Jiġi ddeterminat l-għadd ta' persunal ta' kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju, filwaqt li jitqiesu l-aspetti legali u tekniċi li jeħtieġ li jiġu koperti. Tiġi inkarigata mill-inqas persuna waħda fil-kumpanija bil-konformità tal-kumpanija fil-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju u jiġi żgurat li jkun hemm sostitut daqstant ikkwalifikat li jkun jista' jieħu f'idejh il-kompitu f'każ ta' assenza (bħal mard, btala u l-bqija). Skont il-volum medju tal-ordnijiet, jista' jkun li din il-persuna jkollha tittratta kompiti relatati mal-kontroll tal-esportazzjoni ta' oġġetti b'użu doppju fuq bażi part-time biss.

Jiġu identifikati, definiti u assenjati l-funzjonijiet, id-dmirijiet u r-responsabilitajiet kollha relatati mal-konformità, possibbilment f'organigramma. Jiġu identifikati b'mod ċar funzjonijiet ta' riżerva kull meta jkun possibbli.

Jiġi żgurat li l-istruttura organizzattiva interna għall-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju tkun magħrufa fl-organizzazzjoni kollha u li d-dokumentazzjoni interna ta' dawn il-kompiti tiġi aġġornata b'mod regolari u mqassma fost l-impjegati. Id-dettalji ta' kuntatt tal-persuna responsabbli għal kwistjonijiet li jolqtu l-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju għandhom ikunu magħrufa fil-kumpanija. Jekk id-dmirijiet ta' kontroll tal-kummerċ ikunu qegħdin jiġu esternalizzati, irid jiġi organizzat il-mod kif isir kuntatt permanenti mal-kumpanija, u kif issir il-komunikazzjoni magħha.

Jiġi ddefinit l-għarfien u l-ħiliet meħtieġa mill-persunal legali u tekniku marbut maal-kontroll tal-kummerċ b'użu doppju. Huwa rrakkomandat li jitfasslu deskrizzjonijiet tax-xogħol.

Jiġi żgurat li l-personal ta' kontroll tal-oġetti b'użu doppju jkun protett fil-livell massimu kontra l-possibbilta ta' konflitti ta' interess. Skont id-daqs tal-kumpanija, ir-responsabbiltà għall-konformità tista' tiġi stabbilita f'dipartiment jew f'diviżjoni xierqa. Pereżempju: il-persuna (jew persuni) li tieħu d-deċiżjoni finali dwar jekk prodott għandux jiġu ttrasportat, ma tkunx parti mid-dipartiment tal-bejgħ, iżda parti mid-dipartiment legali. Dawn il-membri tal-persunal jitħallew jiffunzjonaw bħala konsulenti esperti biex jiggwidaw id-deċiżjonijiet tal-kumpanija biex ikollha tranżazzjonijiet konformi.

Il-ġabra tal-politiki u l-proċeduri li jindirizzaw il-kontrolli tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju tiġi ddokumentata u distribwita lill-membri kollha relevanti tal-persunal.

Il-politiki u proċeduri ddokumentai jiġu kkumpilati u jiġi kkunsidrat il-format ta' manwali tal-konformità.

3.   Taħriġ u tqajjim tal-kuxjenza

It-taħriġ u s-sensibilizzazzjoni dwar il-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju huma essenzjali biex il-persunal ikun jista' jwettaq il-kompiti tiegħu kif xieraq u biex jieħu d-dmirijiet ta' konformità bis-serjetà.

X'inhu mistenni?

Il-kumpanija tara li permezz ta' taħriġ il-persunal tal-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju ikun konxju mir-regolamenti kollha rilevanti dwar il-kontroll tal-esportazzjoni kif ukoll tal-ICP tal-kumpanija u tal-emendi kollha għalihom. Eżempji ta' materjal ta' taħriġ huma seminars esterni, abbonament għal sessjonijiet ta' informazzjoni offruti mill-awtoritajiet kompetenti, avvenimenti ta' taħriġ intern, u affarijiet simili.

Barra minn hekk, il-kumpanija twettaq sensibilizzazzjoni għall-impjegati fil-livelli rilevanti kollha.

X'inhuma l-passi involuti?

Jingħata taħriġ obbligatorju minn żmien għal żmien lill-membri kollha tal-persunal sabiex jiġi żgurat li dawn ikollhom l-għarfien dwar il-konformità mar-regolamenti u mal-ICP tal-kumpanija.

Jiġi żgurat permezz ta' taħriġ li l-impjegati kollha kkonċernati jkunu konxji tal-liġijiet, ir-regolamenti, il-politiki, il-listi ta' kontroll rilevanti kollha dwar il-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju u l-emendi kollha għalihom hekk kif jiġu ppubblikati mill-awtoritajiet kompetenti. Jekk possibbli, jiġi kkunsidrat l-għoti ta' taħriġ apposta.

L-iżvilupp ta' sensibilizzazzjoni ġenerali għall-impjegati kollha u ta' attivitajiet ta' taħriġ dedikati pereżempju għax-xiri, l-inġinerija, il-ġestjoni tal-proġetti, it-trasportazzjoni, il-ħsieb tal-ħtiġijiet tal-konsumatur u l-fatturazzjoni.

Jiġi kkunsidrat, meta jkun xieraq, l-użu ta' inizjattivi nazzjonali jew tal-UE għall-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju.

Jiġu inkorporati tagħlimiet miksuba minn eżerċiżżji ta' analiżi tal-prestazzjoni, awditi, rapportar u azzjonijiet korrettivi, kull meta jkun possibbli, fil-programmi ta' taħriġ jew ta' sensibilizzazzjoni dwar l-esportazzjoni tiegħek.

4.   Proċessi u proċeduri ta' skrinjar ta' tranżazzjonijiet

F'termini ta' implimentazzjoni operazzjonali, l-iskrinjar tat-tranżazzjonijiet huwa l-aktar element kritiku ta' ICP. Dan l-element jinkludi l-miżuri interni tal-kumpanija biex jiġi żgurat li ma ssir l-ebda tranżazzjoni mingħajr il-liċenzja meħtieġa jew bi ksur ta' xi restrizzjoni jew projbizzjoni rilevanti tal-kummerċ.

Il-proċeduri ta' skrinjar tat-tranżazzjonijiet jiġbru u janalizzaw l-informazzjoni rilevanti dwar il-klassifikazzjoni tal-oġġetti, il-valutazzjoni tar-riskju tat-tranżazzjoni, id-determinazzjoni u l-applikazzjoni tal-liċenzji, u l-kontrolli ta' wara l-liċenzjar.

Il-miżuri ta' skrinjar tat-tranżazzjonijiet jippermettu wkoll lill-kumpanija li tiżviluppa u żżomm ċertu standard ta' kura għall-ipproċessar ta' mistoqsijiet jew ordnijiet suspettużi.

X'inhu mistenni?

Il-kumpanija tistabbilixxi proċess biex tevalwa jekk tranżazzjoni li tinvolvi oġġetti b'użu doppju hijiex soġġetta jew le għal kontrolli tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju, nazzjonali jew tal-UE, u tiddetermina l-proċessi u l-proċeduri applikabbli. F'każ ta' tranżazzjonijiet rikorrenti, l-iskrinjar tat-tranżazzjonijiet jrid jitwettaq minn żmien għal żmien.

Dan l-element ċentrali huwa maqsum fi:

—	Il-klassifikazzjoni wieħed wieħed ta' oġġetti, softwer u teknoloġija;

—

Il-valutazzjoni tar-riskju tat-tranżazzjoni, inkluż — Kontrolli fuq destinazzjonijiet u entitajiet taħt embargo, taħt miżuri restrittivi jew “sensittivi” (10); — Skrinjar tal-użu aħħari ddikjarat u tal-partijiet involuti; — Skrinjar tar-riskju ta' devjazzjoni; — Kontrolli ġenerali fuq oġġetti b'użu doppju mhux elenkati;

—	Determinazzjoni tar-rekwiżiti tal-liċenzji u l-applikazzjoni tal-liċenzja kif xieraq, inkluż għall-attivitajiet ta' senserija, trasferiment u transitu; kif ukoll

—	Kontrolli ta' wara l-liċenzjar, inkluż il-kontroll tat-trasportazzjoni u l-konformità mal-kundizzjonijiet tal-awtorizzazzjoni.

F'każ ta' dubju jew suspett matul il-proċess ta' skrinjar tat-tranżazzjonijiet, b'mod partikolari dwar ir-riżultati tal-użu aħħari ddikjarat u tal-iskrinjar tal-partijiet involuti jew tar-riskju ta' devjazzjoni, jekk jogħġbok ikkonsulta mal-awtorità kompetenti fl-Istat Membru tal-UE fejn hija stabbilita l-kumpanija tiegħek.

L-iskrinjar tat-tranżazzjonijiet jista' jsir manwalment jew bl-appoġġ ta' għodod awtomatizzati, skont il-ħtiġijiet tal-kumpanija tiegħek u r-riżorsi disponibbli.

X'inhuma l-passi involuti?

Klassifikazzjoni wieħed wieħed

Il-klassifikazzjoni wieħed wieħed tikkonċerna d-determinazzjoni dwar hekk l-oġġett ikunux elenkati jew le. Dan isir billi jitqabblu l-karatteristiċi tekniċi ta' oġġett partikolari mal-listi tal-UE u l-listi nazzjonali ta' kontroll ta' oġġetti b'użu doppju. Jekk applikabbli, jiġi identifikat jekk l-oġġett ikunx suġġett għal miżuri restrittivi (inklużi sanzjonijiet) imposti mill-UE jew mill-Istat Membru tal-UE li fih il-kumpanija tiegħek hija stabbilita.

Ta min jifhem li oġġetti b'użu doppju, kemm jekk prodott fiżiku, softwer jew teknoloġija, jistgħu jkunu jeħtieġu liċenzja għal diversi raġunijiet.

Tingħata attenzjoni partikolari għall-klassifikazzjoni ta' komponenti u spare parts b'użu doppju, u għall-klassifikazzjoni ta' software u teknoloġija b'użu doppju li jistgħu jiġu trasferiti bl-email jew li jkunu disponibbli permezz, pereżempju, ta' servizz tal-“Cloud” barra mill-pajjiż.

Tinġabar informazzjoni dwar l-abbuż li jista' jsir mill-oġġetti b'użu doppju tiegħek fil-kuntest ta', pereżempju l-proliferazzjoni ta' armi militari konvenzjonali jew tal-qerda massiva. Tiġi kondiviża din l-informazzjoni madwar il-kumpanija.

Huwa rakkomandat li tintalab informazzjoni mingħand il-fornitur(i) tiegħek dwar il-klassifikazzjoni ta' oġġetti b'użu doppju ta' materjali, komponenti, sottosistemi li huma pproċessati jew integrati mill-kumpanija tiegħek, inkluż il-makkinarju użat fil-produzzjoni. Xorta tibqa' r-responsabbiltà tal-kumpanija tiegħek li tivverifika l-klassifikazzjoni li tirċievi mingħand il-fornitur(i).

Kif mitlub mill-Artikolu 22(10) tar-Regolament (KE) Nru 428/2009 dwar l-użu doppju, trid tissemma — b'referenza għal-leġiżlazzjoni rilevanti — fid-dokumenti kummerċjali relatati ma' trasferimenti fi ħdan l-UE li t-tranżazzjoni tkun tinvolvi oġġetti b'użu doppju elenkati u li huma soġġetti għal kontrolli jekk jiġu esportati mill-UE.

Il-valutazzjoni tar-riskju tat-tranżazzjoni

Kontrolli fuq destinazzjonijiet u entitajiet taħt embargo, taħt miżuri restrittivi jew sensittivi

Jiġi żgurat li l-ebda waħda mill-partijiet involuti (intermedjarji, xerrej, destinatarju jew utent aħħari) ma tkun soġġetta għal miżuri restrittivi (sanzjonijiet) billi jiġu kkonsultati l-listi aġġornati tas-sanzjonijiet (11).

Skrinjar tal-użu aħħari ddikjarat u tal-partijiet involuti;

Kun af il-klijenti tiegħek u l-użu aħħari tal-prodotti tiegħek.

Tiġi kkonsultata l-informazzjoni pprovduta mill-awtorità kompetenti tiegħek għar-regoli u r-rekwiżiti tal-UE u dawk nazzjonali rigward id-dikjarazzjonijiet ta' użu finali. Anki mingħajr obbligu nazzjonali li tiġi ppreżentata dikjarazzjoni ta' użu aħħari mimlija u ffirmata kif suppost, dikjarazzjoni ta' użu aħħari tista' tkun mezz utli biex tiġi vverifikata l-affidabbiltà tal-utent aħħari/id-destinatarju u l-informazzjoni tkun tista' tintuża biex jiġi ddeterminat jekk hijiex meħtieġa awtorizzazzjoni għal oġġetti mhux elenkati b'użu doppju fejn ikun hemm tħassib dikjarat dwar l-użu finali skont l-Artikolu 4 tar-Regolament (KE) Nru 428/2009 (12).

Ikun hemm viġilanza għal indikaturi tar-riskju tad-devjazzjoni u s-sinjali dwar inkjesti jew ordnijiet suspettużi, pereżempju, ssir valutazzjoni jekk l-użu aħħari ddikjarat ikunx konsistenti mal-attivitajiet u/jew mas-swieq tal-utent aħħari. L-Anness 2 fih lista ta' mistoqsijiet biex isostnu l-iskrinjar tal-użu aħħari u tal-partijiet involuti ddikjarati.

Skrinjar tar-riskju ta' devjazzjoni

Oqgħod attent għal indikaturi tar-riskju tad-devjazzjoni u sinjali dwar mistoqsijiet jew ordnijiet suspettużi. L-Anness 2 fih lista ta' mistoqsijiet biex isostnu l-iskrinjar tar-riskju ta' devjazzjoni.

Irid jingħata kas partikolari tal-kontrolli onnikomprensivi għal oġġetti b'użu doppju li mhumiex elenkati, jekk l-iskrinjar dwar id-dikjarazzjoni tal-użu aħħari u tal-partijiet involuti, jew l-iskrinjar tar-riskju ta' devjazzjoni, jipprovdu informazzjoni li tqanqal tħassib skont it-termini tal-Artikolu 4 tar-Regolament (KE) Nru 428/2009.

Kontrolli omnikomprensivi għal oġġetti b'użu doppju mhux elenkati

Irid jiġi żgurat li l-kumpanija jkollha proċeduri fis-seħħ biex jiġi determinat jekk hijiex “konxja” li jkun hemm informazzjoni ta' tħassib dwar l-użu aħħari ddikjarat (skont it-termini tal-Artikolu 4 tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 428/2009). Jekk l-esportatur ikun “konxju”, il-kumpanija trid tara li ma ssir l-ebda esportazzjoni mingħajr ma tiġi nnotifikata l-awtorità kompetenti u mingħajr ma tkun irċeviet id-deċiżjoni finali tal-awtorità kompetenti.

Għal każijiet fejn l-esportatur ikun qiegħed jiġi “infurmat” mill-awtoritajiet kompetenti li jkun hemm informazzjoni ta' tħassib dwar l-użu aħħari ddikjarat (skont it-termini tal-Artikolu 4 tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 428/2009), allura l-kumpanija irid ikollha proċeduri stabbiliti biex tara li l-informazzjoni tasal malajr, u li l-esportazzjoni titwaqqaf mal-ewwel. Għandu jiġi żgurat li l-esportazzjoni ma sseħħx mingħajr ma tkun ingħatat awtorizzazzjoni mill-awtorità kompetenti.

Determinazzjoni u applikazzjoni għal-liċenzji, inkluż għall-attivitajiet ta' senserija, trasferiment u transitu

Ara li l-kumpanija tiegħek ikollha d-dettalji ta' kuntatt tal-awtorità kompetenti tal-kontroll tal-esportazzjoni.

Tinġabar u tixxerred informazzjoni dwar il-firxa ta' tipi ta' liċenzji (inklużi liċenzji individwali, globali u ġenerali) u attivitajiet ikkontrollati (inkluż l-esportazzjoni, is-senserija, it-trasferiment u t-tranżitu), u dwar il-proċeduri tal-applikazzjoni tal-liċenzja relatati mal-kontrolli tal-UE u nazzjoni dwar il-kontrolli tal-kummerċ b'użu doppju.

Kun af dwar tipi ta' esportazzjoni kkontrollati inqas ovvji (bħall-esportazzjoni permezz tal-“Cloud” jew permezz tal-bagalji personali ta' persuna) u ta' miżuri ta' kontroll tal-kummerċ b'użu doppju għal attivitajiet li mhumiex ta' esportazzjoni, bħall-għajnuna teknika jew is-senserija.

Kontrolli ta' wara l-liċenzjar, inkluż il-kontroll tat-trasportazzjoni u l-konformità mal-kundizzjonijiet tal-awtorizzazzjoni.

Qabel il-konsenja attwali, għandu jkun hemm verifika finali li l-passi kollha li jiżguraw il-konformità jkunu ttieħdu kif xieraq. Dan huwa mument tajjeb biex jiġi ċċekkjat jekk l-entrati humiex ikklassifikati b'mod korrett, jekk ikunux ġew identifikati “allerti”, jekk l-iskrining tal-entitajiet kienx twettaq b'mod effettiv u jekk ikunx hemm liċenzja valida għall-ġarr.

Hu meħtieġ li ssir valutazzjoni finali tar-riskju tat-tranżazzjoni f'każ li, fil-frattemp, tkun saret xi bidla fil-leġiżlazzjoni rilevanti, pereżempju jekk il-prodott ikunx issa oġġett b'użu doppju elenkat jew jekk l-utent aħħari jkunx issa tqiegħed taħt sanzjoni.

Tiġi implimenta proċedura li fiha l-oġġetti jkunu jistgħu jitwaqqfu jew jiġu sospiżi meta ma jiġix issodisfat xi wieħed mir-rekwiżiti, jew meta titqajjem xi indikazzjoni ta' “allert”. L-entrati għandhom jiġu rilaxxati biss minn persuna responsabbli għall-konformità.

Jiġi żgurat li t-termini u l-kundizzjonijiet tal-liċenzja jkunu ġew issodisfati (inkluż ir-rapportar).

Kun af li kwalunkwe tibdil fid-dettalji tal-kumpanija li tesporta (bħall-isem, l-indirizz u l-istatus ġuridiku), għad-dettalji tal-utent aħħari u/jew tal-intermedjarji u għad-dettalji tal-oġġetti awtorizzati tista' taffettwa l-validità tal-liċenzja tiegħek.

5.   Rieżami tal-prestazzjoni, awditi, rapportar u azzjonijiet korrettivi

ICP mhuwiex sett statiku ta' miżuri u għalhekk għandu jiġi rivedut, ittestjat u rivedut jekk ikun ippruvat neċessarju għas-salvagwardja tal-konformità.

L-analiżi u l-awditi tal-prestazzjoni jivverifikaw jekk ICP ikunx qiegħed jiġi implimentat f'livell operattiv sodisfaċenti u jekk ikunx konsistenti mar-rekwiżiti tal-UE u nazzjonali, applikabbli għall-kontroll fuq l-esportazzjoni nazzjonali.

ICP li jkun jaħdem tajjeb ikollu proċeduri ta' rapportar ċari fejn jidħlu l-azzjonijiet ta' notifika u ta' eskalazzjoni tal-impjegati meta jseħħ inċident suspettat jew magħruf ta' nuqqas ta' konformità. Bħala parti minn kultura tajba ta' konformità, l-impjegati jridu jħossuhom fiduċjużi u rassigurati meta jqajmu in bona fede mistoqsijiet jew jirrappurtaw tħassib dwar il-konformità.

L-analiżi tal-prestazzjoni, l-awditi u l-proċeduri ta' rapportar huma mfassla biex jidentifikaw l-inkonsistenzi għall-kjarifika u r-reviżjoni tar-rutini, jekk (ikun hemm ir-riskju li) dawn iwasslu għal nuqqas ta' konformità.

X'inhu mistenni?

Il-kumpanija tiżviluppa proċeduri ta' analiżi tal-prestazzjoni biex tivverifika x-xogħol ta' kuljum ta' konformità fil-kumpanija u biex tivverifika jekk l-operazzjonijiet ta' kontroll tal-esportazzjoni ikunux qegħdin isiru b'mod xieraq skont l-ICP. Ir-reviżjoni tal-prestazzjoni titwettaq internament, tippermetti l-iskoperta bikrija ta' każijiet ta' nuqqas ta' konformità u l-iżvilupp ta' miżuri ta' segwitu għall-kontroll tal-ħsara. Għalhekk, l-analiżi tal-prestazzjoni tnaqqas ir-riskji għall-kumpanija.

Il-kumpanija għandha fis-seħħ proċeduri għall-awditi, li huma spezzjonijiet sistematiċi, immirati u dokumentati biex jiġi kkonfermat li l-ICP ikun qiegħed jiġi implimentat b'mod korrett. L-awditi jistgħu jitwettqu internament jew minn prattikanti esterni kkwalifikati.

Ir-rapportar huwa s-sett ta' proċeduri għall-persunal tal-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju u impjegati rilevanti oħra rigward in-notifika u l-miżuri ta' eskalazzjoni li għandhom jittieħdu fil-każ ta' suspett jew ta' inċidenti magħrufa ta' nuqqas ta' konformità f'kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju. Ma tirreferix għal obbligi ta' rapportar estern, eż. f'każ li l-kumpanija tiegħek tkun reġistrata għall-użu ta' awtorizzazzjoni ġenerali tal-unjoni għall-esportazzjoni skont it-termini tar-Regolament (KE) Nru 428/2009.

L-azzjonijiet korrettivi huma l-ġabra ta' azzjonijiet ta' rimedju li jiggarantixxu l-implimentazzjoni xierqa tal-ICP u l-eliminazzjoni ta' vulnerabbiltajiet identifikati fil-proċeduri ta' konformità.

X'inhuma l-passi involuti?

Isir provvediment għal mekkaniżmi ta' kontroll każwali bħala parti mill-operazzjonijiet ta' kuljum ta' monitoraġġ ta' kif ikun għaddej ix-xogħol tal-kontroll fi ħdan il-kumpanija biex ikun żgurat li kwalunkwe għemil ħażin jiġi identifikat fi stadju bikri. Approċċ ieħor huwa l-użu tal-prinċipju tal-“erba' għajnejn”, fejn id-deċiżjonijiet dwar il-kontroll tal-kummerċ jiġu rieżaminati u ċċekkjati darbtejn.

Jiġu żviluppati u mwettqa awditi biex jiġu vverifikati l-għamla, l-adegwatezza u l-effiċjenza tal-ICP.

Jiġi żgurat li l-aspetti kollha tal-programm tal-konformità interna jkunu integrati fl-awditu.

Jiġi żgurat li l-impjegati jkunu jħossuhom fiduċjużi u rassigurati meta jqajmu in bona fede mistoqsijiet jew jirrappurtaw tħassib dwar il-konformità.

Jiġu stabbiliti proċeduri ta' whistleblowing u ta' eskalazzjoni li jkunu jirregolaw l-azzjonijiet tal-impjegati meta jkun hemm inċident, issuspettat jew magħruf, ta' nuqqas ta' konformità fil-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju. Din l-opzjoni tista' tingħata lil partijiet terzi wkoll.

Jiġi dokumentat bil-miktub kull ksur suspettat tal-leġiżlazzjoni nazzjonali u tal-UE dwar il-kontroll ta' oġġetti b'użu doppju u tal-miżuri korrettivi assoċjati.

Jittieħdu azzjonijiet korrettivi effettivi biex jiġu adattati l-operazzjonijiet ta' kontroll tal-esportazzjoni jew l-ICP skont il-kostatazzjonijiet tal-analiżi tal-prestazzjoni, tal-awditu tas-sistema tal-ICP jew tar-rappurtar. Huwa rakkomandat li dawn il-kostatzzjonijiet jiġu kondiviżi, inkluża r-reviżjoni għall-proċeduri u l-azzjonijiet korrettivi mal-persunal u l-maniġment tal-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju. Hekk kif ikunu ġew implimentati l-azzjonijiet korrettivi, huwa rrakkomandat li l-proċeduri emendati jiġu kkomunikati lill-impjegati kollha kkonċernati.

Djalogu mal-awtorità kompetenti tiegħek jista' jikkontribwixxi għall-kontroll tal-ħsara u għal modi possibbli biex jissaħħaħ il-kontroll tal-esportazzjoni tal-kumpanija.

6.   Żamma ta' dokumentazzjoni

Iż-żamma proporzjonata, preċiża u traċċabbli ta' dokumentazzjoni ta' attivitajiet relatati mal-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju hija essenzjali fl-isforzi ta' konformità tal-kumpanija tiegħek. Sistema komprensiva ta' żamma ta' dokumentazzjoni tgħin lill-kumpanija tiegħek fit-twettiq ta' reviżjonijiet tal-prestazzjoni u ta' awditi, biex tkun konformi mar-rekwiżiti tal-UE u/jew nazzjonali fejn tidħol iż-żamma tad-dokumentazzjoni, u tiffaċilita l-kooperazzjoni mal-awtoritajiet kompetenti f'każ ta' inkjesta dwar il-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju.

X'inhu mistenni?

Iż-żamma tad-dokumentazzjoni hija l-ġabra ta' proċeduri u linji gwida għall-ħażna ta' dokumenti legali, tal-ġestjoni tad-dokumentazzjoni u t-traċċabbiltà ta' attivitajiet relatati mal-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju. Iż-żamma fid-dokumentazzjoni ta' xi dokumenti hija meħtieġa bil-liġi iżda tista' tkun ukoll fl-aħjar interess tal-kumpanija tiegħek li jinżammu rekords ta' xi dokumenti oħra (eż. dokument intern li jkun jiddeskrivi d-deċiżjoni teknika dwar il-klassifikazzjoni ta' oġġett). Fejn ir-rekords kollha meħtieġa jinqabdu u jiġu ffajljati b'mod korrett, dan jippermetti tiftix u rkupru aktar effiċjenti matul l-attivitajiet ta' kuljum ta' kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju, kif ukoll matul l-awditi perjodiċi.

X'inhuma l-passi involuti?

Jiġu vverifikati r-rekwiżiti legali għaż-żamma tad-dokumentazzjoni (perjodu ta' kustodja, ambitu tad-dokumenti, eċċ.) fil-leġiżlazzjoni rilevanti tal-UE u dik nazzjonali tal-Istat Membru tal-UE fejn hija stabbilita l-kumpanija.

Sabiex jiġi żgurat li d-dokumentazzjoni rilevanti kollha tkun disponibbli, ta' min wieħed jikkunsidra li jiġu stabbiliti r-rekwiżiti għaż-żamma tad-dokumentazzjoni f'kuntratti mal-intermedjarji, inklużi l-ispedituri u d-distributuri tal-merkanzija.

Tinħoloq sistema adegwata ta' arkivjar u rkupru għall-kontroll tal-kummerċ ta' oġġetti b'użu doppju. L-indiċjar tal-prestazzjoni u l-funzjonalitajiet ta' tiftix huma essenzjali kemm għas-sistemi fuq il-karta kif ukoll għal dawk elettroniċi.

Jiġi żgurat li d-dokumenti relatati mal-kontroll tal-esportazzjoni jinżammu b'mod konsistenti u li jkunu jistgħu jsiru disponibbli minnufih lill-awtorità kompetenti jew lil partijiet esterni oħra għall-ispezzjonijiet jew l-awditi.

Huwa rrakkomandat li tinżamm dokumentazzjoni ta' kuntatti fil-passat mal-awtorità kompetenti, anke b'rabta mal-kontrolli tal-użu finali għal oġġetti b'użu doppju mhux elenkati u fil-każ ta' parir ta' klassifikazzjoni teknika.

7.   Sigurtà fiżika u dik tan-netwerks

Il-kontrolli kummerċjali għal oġġetti b'użu doppju, inklużi softwer u teknoloġija, iseħħu għal raġunijiet ta' sigurtà (inter)nazzjonali u għanijiet ta' politika barranija. Minħabba s-sensittività tagħhom, għalhekk oġġetti b'użu doppju jenħtieġ li jkunu “protetti”, u l-eżistenza ta' miżuri ta' sigurtà xierqa tikkontribwixxi biex jitrażżnu r-riskji ta' tneħħija mhux awtorizzata ta' oġġetti kkontrollati, jew l-aċċess għalihom. Il-miżuri ta' sigurtà fiżika huma importanti iżda, minħabba n-natura stess tas-softwer jew it-teknoloġija kkontrollata f'forma elettronika, l-iżgurar tal-konformità ma' regolamenti kummerċjali b'użu doppju jista' jkun ta' sfida partikolari u jeħtieġ ukoll miżuri ta' sigurtà tal-informazzjoni.

X'inhu mistenni?

Is-sigurtà fiżika u tal-informazzjoni tirreferi għas-sett ta' proċeduri interni li huma mfassla biex jiżguraw il-prevenzjoni ta' aċċess mhux awtorizzat għal oġġetti b'użu doppju, jew it-tneħħija tagħhom, minn impjegati, kuntratturi, fornituri jew viżitaturi. Dawn il-proċeduri jikkultivaw kultura ta' sigurtà fi ħdan il-kumpanija u jiżguraw li oġġetti b'użu doppju, inklużi softwer u teknoloġija, ma jintilfux, ma jkunux jistgħu jinsterqu faċilment, jew esportati mingħajr liċenzja valida.

X'inhuma l-passi involuti?

Sigurtà fiżika

Jiġi żgurat, skont il-valutazzjoni tar-riskju tal-kumpanija, li oġġetti kkontrollati b'użu doppju ikunu ggarantiti kontra tneħħija mhux awtorizzata minn impjegati jew partijiet terzi. Miżuri li jistgħu jiġu kkunsidrati jinkludu, pereżempju, is-salvagwardja fiżika tal-oġġetti, l-istabbiliment ta' żoni ta' aċċess ristrett u kontrolli tal-aċċess jew għall-ħruġ tal-persunal.

Sigurtà tal-informazzjoni

Jiġu stabbiliti miżuri u proċeduri bażiċi ta' salvagwardja għall-ħażna sikura, jew l-aċċess, ta' software jew tekonoloġija tal-kontroll tal-użu doppju f'forma elettronika, inklużi kontrolli kontra l-viruses, kriptaġġ tal-fajls, rendikonti tal-entrati u logs, kontroll tal-aċċess tal-utent u firewall. Jekk applikabbli għall-kumpanija tiegħek, ta' min jikkunsidra miżuri protettivi biex jittella' softwer jew teknoloġija fil-“Cloud”, tinħażen fil- “Cloud” jew tiġi trażmessa permezz tal-“Cloud”.

---

(1)  Ir-Regolament (KE) Nru 428/2009.

(2)  Għall-finijiet ta' dan id-dokument, it-terminu “kumpaniji” jenħtieġ li jinftiehem f'sens wiesa'. Dan jinkludi entitajiet ta' riċerka, akkademiċi u oħrajn li jikkwalifikaw bħala “esportaturi” skont ir-Regolament (KE) Nru 428/2009. Din il-gwida ma tipprovdix (f'dan l-istadju) pariri speċifiċi għas-setturi u l-atturi differenti involuti.

(3)  Ara wkoll https://www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf

(4)  Ara wkoll http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf

(5)  Rakkomandazzjoni tal-Kummissjoni 2011/24/UE tal-11 ta' Jannar 2011 dwar iċ-ċertifikazzjoni ta' impriżi tad-difiża skont l-Artikolu 9 tad-Direttiva 2009/43/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar l-issimplifikar tat-termini u l-kundizzjonijiet tat- trasferimenti ta' prodotti relatati mad-difiża fil-Komunità (ĠU L 11, 15.1.2011, p. 62).

(6)  Ara wkoll http://icpguidelines.com

(7)  Ara wkoll https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en

(8)  Id-dikjarazzjoni ta' impenn tal-kumpanija tista', pereżempju, tiddikjara li taħt l-ebda ċirkostanza ma jista' jsiru esportazzjonijiet, senserija, tranżitu jew trasferimenti li jkunu kuntrarji għal-liġijiet u r-regolamenti tal-UE u tal-Istati Membri ta' kontroll tal-kummerċ b'użu doppju minn kwalunkwe individwu li jopera f'isem il-kumpanija. Sabiex tissaħħaħ il-kuxjenza dwar il-ħtieġa tal-kontrolli fuq l-esportazzjoni, id-dikjarazzjoni tista' tispjega fil-qosor l-objettivi tagħhom. Tista' wkoll tenfasizza l-importanza li l-impjegati jkunu konformi mal-kontrolli tal-esportazzjoni, sabiex l-impjegati jifhmu x-xenarji possibbli ta' nuqqas ta' konformità billi jikkomunikaw ir-riskji ta' tranżazzjonijiet mhux awtorizzati u l-konsegwenzi possibbli (kriminali, reputazzjonali, finanzjarji, dixxiplinari, eċċ.) għall-kumpanija u l-impjegati involuti. Huwa rrakkomandat li l-impenn tal-maniġment jinżamm kemm jista' jkun sempliċi.

(9)  Il-kumpaniji jkunu jistgħu jikkunsidraw ukoll li jqassmu d-dikjarazzjoni pubblikament permezz ta' siti web korporattivi u ta' kanali kummerċjali oħra biex jinfurmaw lil partijiet terzi bl-impenn tal-kumpanija lejn il-konformità tal-kontroll tal-esportazzjoni.

(10)  L-hekk imsejħa “destinazzjonijiet u entitajiet sensittivi” mhumiex biss taħt embargo jew destinazzjonijiet taħt miżuri restrittivi, iżda wkoll destinazzjonijiet oħra li lejhom it-trasportazzjoni ta' (ċerti) oġġetti b'użu doppju tista' tkun kritika f'każijiet speċifiċi, pereżempju minħabba l-proliferazzjoni tal-AQM jew tħassib dwar id-drittijiet tal-bniedem, kif determinat mill-awtorità kompetenti. Fir-rigward tat-tħassib dwar id-drittijiet tal-bniedem, jekk jogħġbok innota li jistgħu japplikaw Regolamenti oħrajn, eż. ir-Regolament (UE) 2019/125 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (ĠU L 30, 31.1.2019, p. 1) li jintroduċi kontrolli fuq l-esportazzjoni ta' oġġetti li jistgħu jintużaw għall-piena kapitali jew għat-tortura.

(11)  Il-lista konsolidata tas-sanzjonijiet tal-UE (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en) kif ukoll il-Mappa tas-Sanzjonijiet tal-UE (https://www.sanctionsmap.eu) jistgħu jkunu ta' għajnuna fit-twettiq tal-iskrinjar tal-miżuri restrittivi.

(12)  F'każ li l-klijent tiegħek ma jkunx familjari mat-talba għal dikjarazzjoni ta' użu aħħari, jiġi kkunsidrat li tiġi abbozzata ittra ta' akkumpanjament (ta' paġna waħda) li tispjega l-elementi bażiċi ħafna tal-kontrolli kummerċjali ta' oġġetti b'użu doppju u li tindika li d-dokument mitlub iħaffef l-applikazzjoni għal liċenzja jew anki jista' jkun meħtieġ biex jirċievi liċenzja.