ANNESS

Dokument ta' gwida dwar notifika lill-Korpi ta' Akkreditazzjoni u ta' Liċenzjar mill-verifikaturi ambjentali attivi fi Stat Membru ieħor għajr dak fejn tkun ingħatat l-akkreditazzjoni jew il-liċenzja skont ir-Regolament (KE) Nru 1221/2009

INTRODUZZJONI

Dan id-Dokument ta' gwida jarmonizza l-proċeduri ta' notifika applikabbli għall-verifikaturi ambjentali attivi fi Stat Membru ieħor għajr dak fejn ingħatat l-akkreditazzjoni jew il-liċenzja.

1.   Obbligi li għandhom jiġu osservati qabel in-notifika

1.1.   Il-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar għandu jara li l-proċeduri tiegħu għan-notifika indirizzata lill-verifikaturi ambjentali akkreditati fi Stat Membru ieħor ikunu disponibbli pubblikament u aċċessibbli faċilment. L-informazzjoni disponibbli pubblikament fir-rigward ta' dawk il-proċedurai għandha tispeċifika wkoll kull tariffa (minbarra l-ispejjeż tat-trasport) imposta mill-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar għan-notifika u s-sorveljanza.

1.2.   Il-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar li jkun ħareġ l-akkreditazzjoni jew il-liċenzja għandu jesiġi li l-verifikaturi ambjentali akkreditati jew liċenzjati tiegħu jsegwu l-proċedura għan-notifika definita fl-Artikolu 24(1) qabel ma jibdew l-attivitajiet ta' verifika jew ta' validazzjoni fi Stat Membru għajr f'dak fejn ingħatat l-akkreditazzjoni jew il-liċenzja. Meta l-verifikatur ambjentali kien attiv fi Stat Membru ieħor, il-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar għandu jivverifika wkoll, bħala parti mis-sorveljanza tal-attività tal-verifikaturi ambjentali akkreditati jew liċenzjati tiegħu, li r-rekwiżiti tan-notifika tar-Regolament (KE) Nru 1221/2009 jkunu ġew issodisfati.

1.3.   Il-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar għandu jirrakkomanda lill-verifikaturi ambjentali akkreditati jew liċenzjati tiegħu biex jgħarrfu lill-organizzazzjonijiet klijenti tagħhom li huma mitluba jippermettu s-sorveljanza skont l-Artikolu 23(6) tar-Regolament (KE) Nru 1221/2009 u li r-rifjut li jagħtu permess għat-tali sorveljanza jista' jipprekludi lill-organizzazzjonijiet milli jiġu rreġistrati.

2.   Kontenut tan-notifika

2.1.   Ir-rekwiżiti tan-notifika stipulati fl-Artikolu 24(1) tar-Regolament (KE) Nru 1221/2009 jitqiesu ssodisfati meta tiġi sottomessal-informazzjoni kollha li ġejja:

(a)	id-dettalji tal-akkreditazzjoni jew tal-liċenzja, flimkien ma' evidenza li l-akkreditazzjoni jew il-liċenzja tkun għadha valida u li mhijiex affettwata minn xi sospensjoni jew irtirar u li hija adegwata għall-attivitajiet speċifiċi tal-organizzazzjoni taħt verifika jew validazzjoni;

(b)	il-kompożizzjoni u l-kompetenzi tat-tim, b'mod partikolari l-għarfien tar-rekwiżiti ġuridiċi relatati mal-ambjent u mal-għarfien fil-lingwa uffiċjali tal-Istat Membru fejn il-verifika jew il-validazzjoni għandha sseħħ;

(c)	fejn meħtieġa, ir-rekords tal-persunal, bħal rekords rilevanti ta' kwalifiki, ta' taħriġ u ta' esperjenza li huma speċifiċi għas-settur ekonomiku li qed jiġi vverifikat;

(d)	il-ħin u l-post tal-verifika u l-validazzjoni, inkluża ż-żjara ta' verifikaturi ambjentali fl-organizzazzjoni u l-istadji kollha qabel u wara din iż-żjara, kif stabbilit fl-Artikolu 25 tar-Regolament (KE) Nru 1221/2009;

(e)	l-indirizz u d-dettalji ta' kuntatt tal-organizzazzjoni li huma soġġetti għal verifika jew għal validazzjoni, inklużi s-siti kollha u l-attivitajiet fil-kamp ta' applikazzjoni ta' verifika jew ta' validazzjoni, u n-numru ta' impjegati.

It-talbiet addizzjonali msemmija fil-punt (c) għandhom jiġu ġġustifikati fir-rigward tas-sitwazzjoni speċifika u ma jippreġudikawx id-dritt tal-verifikatur ambjentali li jipprovdi servizzi fi Stat Membru għajr f'dak fejn ingħatat l-akkreditazzjoni jew il-liċenzja.

2.2.   Meta n-notifika tissodisfa r-rekwiżiti tan-notifika stipulati fl-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 24(1) tar-Regolament (KE) Nru 1221/2009, il-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar għandu jinforma lill-verifikatur ambjentali tiegħu qabel ma jinbdew l-attivitajiet ta' verifika jew ta' validazzjoni kif deskritt fl-Artikolu 25 tar-Regolament (KE) Nru 1221/2009. Jekk ikun possibbli, din l-informazzjoni għandha tingħata ġimagħtejn qabel il-bidu tal-attivitajiet ta' verifika jew ta' validazzjoni. Fl-istess ħin, il-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar għandu jgħarraf lill-verifikatur ambjentali dwar il-kamp ta' applikazzjoni u dwar il-kontenut tas-sorveljanza li jkollu l-intenzjoni jagħmel, u anki tal-ispejjeż assoċjati.

2.3.   Meta l-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar isir jaf li jridu jsiru attivitajiet ta' verifika jew ta' validazzjoni, jew li jkunu diġà saru minnhom mingħajr notifika, il-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar għandu jfakkar lill-verifikatur ambjentali dwar ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 1221/2009 rigward in-notifika f'pajjiż speċifiku (ara l-punt 2.1).

Meta l-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 24(1) tar-Regolament (KE) Nru 1221/2009 ma tingħatax fi żmien xieraq jew meta n-notifika ma tissodisfax ir-rekwiżiti ta' notifika stipulati f'dak l-Artikolu, għandu japplika l-punt 3.1 ta' dan id-Dokument ta' gwida.

2.4.   Billi l-eżitu tan-notifika jista' jinfluwenza l-proċessi ta' verifika u ta' validazzjoni, il-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar għandu jirrakkomanda lill-verifikatur li jikkommunika l-eżitu tan-notifika lill-klijent tiegħu.

3.   Konsegwenzi tan-nuqqas ta' osservanza tal-proċedura ta' notifika

3.1.   Meta notifika ma tissodisfax ir-rekwiżiti ta' notifika stipulati fl-Artikolu 24(1) tar-Regolament (KE) Nru 1221/2009, il-Korp ta' Akkreditazzjoni u ta' Liċenzjar għandu jsegwi l-proċedura stabbilita fil-punti minn 3.1.1 sa 3.1.4.

3.1.1.   Jekk ma tingħatax l-informazzjoni dwar id-dettalji tal-akkreditazzjoni jew tal-liċenzja, dik dwar il-kompetenzi, il-ħin u l-post tal-verifika u l-validazzjoni, dwar l-indirizz u d-dettalji tal-kuntatt tal-organizzazzjoni, dwar l-għarfien tar-rekwiżiti ġuridiċi relatati mal-ambjent u l-għarfien fil-lingwa uffiċjali tal-Istat Membru fejn il-verifika jew il-validazzjoni għandha ssir jew, jekk ikun il-każ, ma tingħatax il-kompożizzjoni tat-tim, jew jekk din ma tingħatax fil-ħin, il-verifikatur ambjentali għandu jiġi mgħarraf malajr kemm jista' jkun dwar l-informazzjoni nieqsa u dwar in-nuqqas li titħares l-iskadenza tan-notifika.

3.1.2.   Jekk il-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar iqis li l-informazzjoni nieqsa ma tipprekludix is-sorveljanza sodisfaċenti tal-verifikatur ambjentali, il-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar għandu jikkunsidra n-notifika bħala sodisfaċenti biex jiġu esegwiti l-attivitajiet ta' sorveljanza, u għandu jitlob lill-verifikatur ambjentali biex jipprovdi l-informazzjoni nieqsa fi stadju aktar tard. Il-verifikatur ambjentali għandu jiġi mgħarraf b'din id-deċiżjoni fi żmien xieraq u qabel il-verifika jew il-validazzjoni.

3.1.3.   Jekk il-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar iqis li ma tkunx waslet l-informazzjoni li hija essenzjali biex issir sorveljanza sodisfaċenti tal-attività ta' verifika jew ta' validazzjoni (pereżempju, il-ħin u l-post tal-verifika jew tal-validazzjoni, l-indirizz u d-dettalji tal-kuntatt tal-organizzazzjoni, id-dettalji tal-akkreditazzjoni jew tal-liċenzja tal-verifikatur ambjentali, il-kompożizzjoni tat-tim jew il-kompetenzi tiegħu, b'mod partikolari l-għarfien tar-rekwiżiti ġuridiċi u l-għarfien tal-lingwa uffiċjali tal-Istat Membru fejn trid issir il-verifika jew il-validazzjoni), il-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar għandu jinforma lill-verifikatur ambjentali illi huwa jqis l-avviż bħala mhux sodisfaċenti, li għalhekk mhuwiex possibbli li jkun hemm sorverljanza sodisfaċenti u li jekk verifika jew validazzjoni issir qabel iż-żieda tal-informazzjoni nieqsa hija għandha tirrakkomanda lill-Korp Kompetenti biex ma jirreġistrax l-organizzazzjoni.

3.1.4.   Meta l-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar jiddeċiedi li jirrakkomanda lill-Korp Kompetenti biex ma jirreġistrax l-organizzazzjoni, dan għandu jiġi kkomunikat lill-verifikatur ambjentali, lill-Korp ta' Akkreditazzjoni jew ta' Liċenzjar li jkun ħareġ l-akkreditazzjoni jew il-liċenzja, fejn possibbli, lill-organizzazzjoni, u lill-Korp Kompetenti.