3.10.2014   

MT

Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

L 289/3


REGOLAMENT TA' DELEGA TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 1042/2014

tal-25 ta' Lulju 2014

li jissupplimenta r-Regolament (UE) Nru 514/2014 fir-rigward tar-responsabbiltajiet tan-nomina u tal-ġestjoni u tal-kontroll ta' Awtoritajiet Responsabbli u fir-rigward tal-istatus u tal-obbligi tal-Awtoritajiet tal-Awditjar

IL-KUMMISSJONI EWROPEA,

Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,

Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE) Nru 514/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-16 ta' April 2014 li jistabbilixxi dispożizzjonijiet ġenerali dwar il-Fond għall-Asil, il-Migrazzjoni u l-Integrazzjoni u dwar l-istrument għal appoġġ finanzjarju għall-kooperazzjoni tal-pulizija, il-prevenzjoni u l-ġlieda kontra l-kriminalità u l-ġestjoni tal-kriżijiet (1), u b'mod partikolari l-Artikoli 26(4) u 29(1) tiegħu,

Billi:

(1)

Sabiex tiġi żgurata l-kontinwità bejn l-implimentazzjoni tal-Fondi preċedenti skont il-Programm Ġenerali “Solidarjetà u Ġestjoni tal-Flussi ta' Migrazzjoni” il-qafas 2007-2013 u tar-Regolamenti Speċifiċi skont il-qafas 2014-2020, ir-Regolament (UE) Nru 514/2014 ġie mfassal fil-biċċa l-kbira fuq ir-regoli fis-seħħ għall-Fondi preċedenti, iżda b'kunsiderazzjoni tat-tibdil introdott fil-ġestjoni konġunta mir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (2).

(2)

Sabiex jiġi żgurat li l-korpi li jimplimentaw il-programmi nazzjonali għandhom il-kapaċità li jissodisfaw il-kompiti tagħhom b'mod effiċjenti u skont l-objettivi u l-prijoritajiet stabbiliti fir-Regolamenti Speċifiċi msemmija fl-Artikolu 2(a) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, ir-regoli għandhom jiġu stabbiliti biex jiġu nnominati, għas-superviżjoni tan-nominazzjoni tagħhom u jtemmuha fejn meħtieġ.

(3)

Sabiex jiġi żgurat li l-ambitu tar-responsabbiltajiet tagħhom jippermettilhom jimplimentaw il-programm nazzjonali, huwa meħtieġ li jiġu stabbiliti regoli li jiddefinixxu r-responsabbiltajiet ta' ġestjoni u ta' kontroll tal-Awtoritajiet Responsabbli, b'mod partikolari l-kundizzjonijiet li skonthom huma jistgħu jiddelegaw jew jesternalizzaw ftit mill-kompiti tagħhom.

(4)

Il-proċedura ta' selezzjoni u tal-għoti għall-għoti tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni skont programmi nazzjonali għandu jikkonforma mal-prinċipji tat-trasparenza, tan-nondiskriminazzjoni u tat-trattament ugwali. Huwa meħtieġ għalhekk li jiġu stabbiliti l-kundizzjonijiet li skonthom l-Istati Membri għandhom jimplimentaw l-azzjonijiet skont il-programmi nazzjonali, b'mod partikolari biex jidentifikaw taħt liema ċirkostanzi l-Awtorità Responsabbli tista' timplimenta proġetti b'mod dirett.

(5)

Fl-Istati Membri kollha, l-awditjar għandu jkun effettiv, ikollu l-ambitu xieraq u jitwettaq b'konformità mal-Istandards Internazzjonali tal-Awditjar. Għal dan il-għan, l-istandards tal-istatus u tal-awditjar tal-Awtoritajiet tal-Awditjar għandhom jiġu definiti b'mod ċar.

(6)

Sabiex jiġi żgurat li l-attivitajiet tal-awditjar tal-Awtoritajiet tal-Awditjar jippermettulhom isostnu l-opinjonijiet tal-awditjar tagħhom, it-tipi differenti ta' attivitajiet tal-awditjar għandhom jiġu definiti.

(7)

Huwa importanti li r-riżultati tal-attività tal-Awtorità tal-Awditjar huma rappurtati f'waqthom u b'mod adegwat lill-awtorità nnominata kif ukoll lill-Kummissjoni Ewropea. B'mod partikolari, huwa importanti li d-dikjarazzjoni ta' ġestjoni u s-sommarju annwali tar-rapporti finali ta' awditjar u ta' kontrolli mwettqa trażmessi bħala parti mit-talba annwali għal ħlas tirrifletti tajjeb ir-riżultat tax-xogħol u tal-konklużjonijiet tal-Awtorità tal-Awditjar. Għalhekk, l-Awtorità tal-Awditjar għandha, bħala parti mix-xogħol tagħha tal-awditjar, tiżgura li informazzjoni relatata mal-attività tagħha tal-awditjar hija rapportata b'mod xieraq f'dawn id-dokumenti.

(8)

Sabiex tkun tista' ssir applikazzjoni fil-pront tal-miżuri previsti f'dan ir-Regolament u ma jkunx hemm dewmien fl-approvazzjoni u l-implimentazzjoni tal-programmi nazzjonali, ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fil-jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

(9)

Ir-Renju Unit u l-Irlanda huma marbuta bir-Regolament (UE) Nru 514/2014 u konsegwentement huma marbuta b'dan ir-Regolament.

(10)

Id-Danimarka la hija marbuta bir-Regolament (UE) Nru 514/2014 u lanqas b'dan ir-Regolament,

ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:

KAPITOLU I

DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI

Artikolu 1

Definizzjonijiet

Għall-finijiet ta' dan ir-Regolament, japplikaw id-definizzjonijiet fir-Regolament (UE) Nru 514/2014. Għandhom japplikaw ukoll id-definizzjonijiet li ġejjin:

(a)

“awtorità ta' nomina” tfisser l-awtorità ministerjali ta' Stat Membru msemmija fl-Artikolu 26(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 li tinnomina l-Awtorità Responsabbli;

(b)

“awtoritajiet kompetenti” tfisser l-Awtorità Responsabbli, l-Awtorità tal-Awditjar u, fejn xieraq, l-Awtorità Delegata msemmija fl-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;

(c)

“SFC2014” tfisser is-sistema tal-informazzjoni elettronika stabbilita mill-Artikolu 2 tar-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-Kummissjoni (UE) Nru 802/2014 (3);

(d)

“ftehim ta' għotja” tfisser ftehim jew forma ekwivalenti ta' strument ġuridiku abbażi li fuqu l-Awtorità Responsabbli tipprovdi għotjiet lill-benefiċjarju għall-għan biex jimplimenta proġett skont il-programm nazzjonali.

KAPITOLU II

L-AWTORITÀ RESPONSABBLI

TAQSIMA I

In-nomina tal-awtorità responsabbli

Artikolu 2

Kriterji u proċedura għan-nomina tal-Awtorità Responsabbli

1.   Il-korp li għandu jiġi nnominat bħala l-Awtorità Responsabbli jkollu organizzazzjoni amministrattiva u sistema ta' kontroll intern li jkunu konformi mal-kriterji stabbiliti fl-Anness ta' dan ir-Regolament (“kriterji ta' nomina”). Il-kriterji ta' nomina jikkonċernaw:

(a)

ambjent intern,

(b)

attivitajiet ta' kontroll;

(c)

informazzjoni u komunikazzjoni interna;

(d)

monitoraġġ u rapportar intern.

L-Istati Membri jistgħu jistabbilixxu aktar kriterji ta' nomina biex jiġu kkunsidrati d-daqs, ir-responsabbiltajiet u karatteristiċi oħrajn tal-Awtorità Responsabbli.

2.   Il-korp tal-awditjar imsemmi fl-Artikolu 26(3) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 jivvaluta jekk l-Awtorità Responsabbli prospettiva hijiex konformi mal-kriterji ta' nomina fl-Anness u jiddokumenta s-sejbiet, il-konklużjonijiet u l-opinjoni tal-awditjar tagħha, f'rapport tal-awditjar indirizzat lill-awtorità ta' nomina.

3.   Jekk l-awtorità ta' nomina mhix sodisfatta li l-Awtorità Responsabbli prospettiva hija konformi mal-kriterji ta' nomina, tagħti lil dan il-korp struzzjonijiet speċifiċi biex tirrimedja n-nuqqasijiet ta' konformità u skadenza għal konformità qabel hi tkun tista' tiġi nominata bħala l-Awtorità Responsabbli.

Bil-konformità tkun pendenti, il-korp jista' jingħata nomina provviżorja bħala Awtorità Responsabbli għal mhux iktar minn 12-il xahar. It-tul ta' dan il-perjodu provviżorju jkun proporzjonali man-nuqqasijiet ta' konformità identifikati.

4.   Fuq nomina għall-Awtorità Responsabbli, l-Istat Membru jinnotifika lill-Kummissjoni mingħajr dewmien permezz tal-SFC 2014. Permezz ta' din in-notifika, l-Istat Membru jittrażmetti dokumentazzjoni li tistabbilixxi:

(a)

id-diviżjoni ewlenija ta' responsabbiltajiet bejn l-unitajiet organizzazzjonali tal-Awtorità Responsabbli;

(b)

fejn xieraq, ir-relazzjoni tagħha ma' awtoritajiet delegati, l-attivitajiet li għandhom jiġu delegati, u l-proċeduri ewlenin għas-superviżjoni ta' dawn l-attivitajiet delegati; kif ukoll

(c)

sommarju tal-proċeduri ewlenin għall-ipproċessar ta' talbiet finanzjarji minn benefiċjarji u għall-awtorizzazzjoni u l-irrekordjar tan-nefqa.

Artikolu 3

Superviżjoni tal-Awtorità Responsabbli u rieżaminazzjoni tan-nomina.

1.   L-awtorità ta' nomina tissorvelja l-Awtorità Responsabbli, b'mod partikolari abbażi tal-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 14(2) ta' dan ir-Regolament, u ssegwi kull nuqqas li jiġi identifikat.

2.   L-Istat Membru jiżgura li informazzjoni li tindika li l-Awtorità Responsabbli ma tikkonformax iżjed mal-kriterji ta' nomina hija rapportata lill-awtorità ta' nomina mingħajr dewmien.

3.   Meta l-Awtorità Responsabbli ma tikkonformax iktar bis-sħiħ mal-kriterji tan-nomina, jew is-sistema tagħha ta' kontroll intern huwa tant defiċitarju li jxekkel l-abbiltà tagħha li tissodisfa l-kompiti tagħha, l-awtorità ta' nomina tpoġġi lill-Awtorità ta' Responsabbiltà taħt perjodu ta' prova. F'tali każijiet, l-awtorità ta' nomina tħejji pjan rimedjali għall-Awtorità Responsabbli biex timplimenta f'perjodu proporzjonat mal-gravità tan-nuqqasijiet ta' konformità jew ta' defiċjenza. Dan il-perjodu ma jaqbiżx it-12-il xahar mill-bidu tal-perjodu ta' prova.

4.   L-awtorità ta' nomina tinforma fil-pront lill-Kummissjoni dwar kull pjan rimedjali mħejji skont il-paragrafu 3 u żżomm lill-Kummissjoni infurmata dwar il-progress tiegħu.

5.   Jekk in-nomina tal-Awtorità Responsabbli tiġi mitmuma, l-awtorità ta' nomina tinnomina fil-pront Awtorità Responsabbli oħra skont l-Artikolu 26 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u l-Artikolu 2 ta' dan ir-Regolament biex tiżgura li ħlasijiet lill-benefiċjarji jibqgħu mingħajr interruzzjoni.

6.   Meta l-Kummissjoni ssib li Stat Membru ma kkonformax mal-obbligu tiegħu li jħejji pjan rimedjali skont il-paragrafu 3 jew li l-Awtorità Responsabbli żżomm in-nomina tagħha filwaqt li tonqos milli timplimenta l-pjan rimedjali fil-perjodu ta' żmien impost, il-Kummissjoni tindirizza kull nuqqas li jibqa' permezz tal-proċedura ta' approvazzjoni tal-konformità prevista fl-Artikolu 47 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.

TAQSIMA II

Responsabbiltajiet ta' ġestjoni u ta' kontroll tal-Awtorità Responsabbli

Artikolu 4

Kompiti tal-Awtorità Responsabbli

L-Awtorità Responsabbli timmaniġġja u timplimenta l-programm nazzjonali skont il-prinċipji ta' ġestjoni finanzjarja tajba. Hi:

(a)

tikkonsulta l-imsieħba skont l-Artikolu 12(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;

(b)

tiżgura l-funzjonament korrett tal-kumitat ta' monitoraġġ imsemmi fl-Artikolu 12(4) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;

(c)

tissottometti proposta lill-Kummissjoni għall-programm nazzjonali msemmi fl-Artikolu 14 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u kull reviżjoni sussegwenti billi tuża l-SFC2014;

(d)

tiddefinixxi u tistabbilixxi r-regoli ta' eliġibilità għal proġetti u kostijiet ta' proġetti għall-attivitajiet kollha, billi tiżgura trattament ugwali u tevita kull kunflitt ta' interess, skont il-prinċipji ta' ġestjoni finanzjarja tajba.

(e)

torganizza u tirreklama sejħiet għal offerti u proposti, u torganizza u tirreklama s-selezzjoni sussegwenti u l-għoti ta' proġetti għal finanzjament skont il-programm nazzjonali, skont l-ambitu u l-objettivi tar-Regolamenti Speċifiċi msemmija fl-Artikolu 2(a) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u bil-kriterji stabbiliti fl-Artikolu 9 ta' dan ir-Regolament;

(f)

tiżgura li hemm sistemi fis-seħħ biex tiġbor id-dejta meħtieġa biex tirrapporta l-indikaturi komuni u għal dawk speċifiċi għall-programm lill-Kummissjoni, flimkien ma' dejta oħra dwar l-implimentazzjoni tal-programm u ta' proġetti;

(g)

tirċievi ħlasijiet mill-Kummissjoni, u tħallas lill-benefiċjarji;

(h)

tiżgura konsistenza u komplementarjetà bejn kofinanzjament skont ir-Regolamenti Speċifiċi u bejn strumenti rilevanti oħra nazzjonali u tal-Unjoni;

(i)

tissorvelja l-proġetti u tiċċekkja li n-nefqa ddikjarata għal proġetti tkun saret fil-fatt u tkun konformi mar-regoli tal-Unjoni u nazzjonali;

(j)

tiżgura li jkun hemm sistema ta' reġistrazzjoni u ħażna f'rekords ta' kontabilità ta' forma kompjuterizzata għal kull proġett skont il-programmi nazzjonali u li d-dejta dwar l-implimentazzjoni li tkun meħtieġa għall-ġestjoni, il-monitoraġġ, il-kontroll u l-evalwazzjoni finanzjarja tinġabar;

(k)

mingħajr preġudizzju għal regoli nazzjonali tal-kontabilità, tiżgura li l-benefiċjarji u korpi oħrajn involuti fi proġetti ta' implimentazzjoni iffinanzjati skont il-programm nazzjonali jżommu jew sistema ta' kontabilità separata jew kodiċi ta' kontabilità adegwat għat-tranżazzjonijiet kollha relatati mal-proġett;

(l)

tiżgura li l-evalwazzjonijiet tal-programm nazzjonali msemmija fl-Artikolu 56 u fl-Artikolu 57(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 jiġu mwettqa fil-limiti ta' żmien rilevanti;

(m)

tiżgura li l-evalwaturi indipendenti jirċievu, għall-finijiet biex iwettqu l-evalwazzjoni msemmija fl-Artikolu 56 u fl-Artikolu 57(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u tifformula l-opinjoni ta' evalwazzjoni, l-informazzjoni kollha meħtieġa dwar il-ġestjoni tal-programm nazzjonali;

(n)

tistabbilixxi proċeduri biex tiżgura li d-dokumenti kollha dwar l-attivitajiet tan-nefqa, tad-deċiżjonijiet u ta' kontroll jkollhom rekord adegwat għall-awditjar u jinżammu skont ir-Regolamenti ta' Implimentazzjoni tal-Kummissjoni adottati abbażi tal-Artikolu 27(5) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.

(o)

tiżgura li l-Awtorità tal-Awditjar tirċievi, għall-finijiet biex twettaq l-awditjar imsemmi fl-Artikolu 29 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u tifformula l-opinjoni tal-awditjar, l-informazzjoni kollha meħtieġa dwar il-proċeduri ta' ġestjoni u ta' kontroll applikati u n-nefqa ffinanzjata skont ir-Regolamenti Speċifiċi.

(p)

tħejji r-rapporti ta' implimentazzjoni msemmija fl-Artikolu 54 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u r-rapporti ta' evalwazzjoni msemmija fl-Artikolu 57(1) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u tissottomettihom lill-Kummissjoni billi tuża l-SFC2014;

(q)

tħejji t-talba għal ħlas skont l-Artikolu 44 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, u tissottomettiha lill-Kummissjoni billi tuża l-SFC2014;

(r)

twettaq attivitajiet ta' informazzjoni u ta' pubbliċità u xxerred ir-riżultati tal-programm, skont l-Artikolu 53 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;

(s)

twettaq kontrolli amministrattivi u kontrolli fuq il-post skont l-Artikolu 27 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;

(t)

tikkoopera mal-Kummissjoni u mal-Awtoritajiet Responsabbli fi Stati Membri oħrajn; kif ukoll

(u)

twieġeb għas-sejbiet tal-Awtorità tal-Awditjar jew billi tindirizzahom jew, meta s-sejbiet tal-Awtorità tal-Awditjar mhumiex aċċettati, billi tipprovdi ġustifikazzjoni dettaljata.

Artikolu 5

Awtorità Delegata

1.   L-Awtorità Rsponsabbli tista' tiddelega xi ftit jew il-kompiti kollha tagħha lil awtorità delegata skont l-Artikolu 25(1)(c) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014. Kull delegazzjoni ta' kompiti tikkonforma mal-prinċipji ta' ġestjoni finanzjarja tajba, u tiżgura konformita mal-prinċipju ta' nondiskriminazzjoni u ta' viżibbiltà tal-finanzjament tal-Unjoni. Il-kompiti delegati ma jikkawżawx kunflitti ta' interess.

2.   L-ambitu tal-kompiti delegati mill-Awtorità Responsabbli għall-Awtorità Delegata u l-proċeduri dettaljati biex jiġu ssodisfati jiġu stabbiliti f'dokument iffirmat mill-Awtorità Responsabbli u mill-Awtorità Delegata. Dan l-Att ta' Delega jsemmi għall-inqas:

(a)

ir-Regolament Speċifiku rilevanti;

(b)

il-kompitu/i delegat(i) lill-Awtorità Delegata;

(c)

l-obbligu tal-Awtorità Delegata biex tivverifika l-konformità tal-benefiċjarji mar-regoli nazzjonali u tal-Unjoni;

(d)

l-obbligu tal-Awtorità Delegata biex tistabbilixxi u żżomm struttura ta' organizzazzjoni u sistema ta' ġestjoni u ta' kontroll xierqa għall-kompiti tagħha;

(e)

l-informazzjoni u d-dokumenti ta' sostenn li l-Awtorità Delegata għandha tissottometti lill-Awtorità Responsabbli u l-limiti taż-żmien li għandhom jiġu osservati; kif ukoll

(f)

il-mekkaniżmu tal-Awtorità Responsabbli għas-superviżjoni tal-Awtorità Delegata.

3.   Skont l-Artikolu 25(1)(a) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, komunikazzjoni mal-Kummissjoni ma għandhiex tiġi delegata. L-Awtorità Delegata tikkomunika mal-Kummissjoni permezz tal-Awtorità Responsabbli.

4.   Jekk l-Awtorità Delegata mhix korp privat jew ta' amministrazzjoni pubblika b'missjoni ta' servizz pubbliku mmexxi mil-liġi nazzjonali, l-Awtorità Responsabbli ma tiddelegax għaliha setgħat eżekuttivi li jinvolvu miżura kbira ta' diskrezzjoni li timplika għażliet politiċi.

5.   L-Awtorità Responsabbli tibqa' responsabbli għall-kompiti li hi tkun iddelegat. L-Awtorità Responsabbli tirrevedi regolarment il-kompiti delegati biex tikkonferma li x-xogħol imwettaq huwa sodisfaċenti u b'konformità mar-regoli nazzjonali u tal-Unjoni.

6.   Għal kompiti delegati, dan ir-Regolament japplika għall-Awtorità Delegata b'analoġija.

Artikolu 6

Kompiti ta' esternalizzazzjoni

L-Awtorità Responsabbli tista' testernalizza ftit mill-kompiti tagħha. Madankollu, hi tibqa' responsabbli għalihom.

L-Awtorità Responsabbli tirrevedi regolarment il-kompiti esternalizzati biex tikkonferma li x-xogħol imwettaq huwa sodisfaċenti u b'konformità mar-regoli nazzjonali u tal-Unjoni.

TAQSIMA III

Obbligi tal-Awtorità Responsabbli fir-rigward ta' intervent pubbliku

Artikolu 7

Ir-rwol tal-Awtorità Responsabbli bħala korp tal-għoti

1.   Bħala regola ġenerali, l-Awtorità Responsabbli tagħti għotjiet għal proġetti skont il-programm nazzjonali abbażi ta' sejħiet għal proposti.

2.   L-Awtorità Responsabbli tista' tagħti għotjiet għal proġetti abbażi ta' sejħa ristretta għall-proposti.

Sejħiet ristretti għal proposti huma miftuħin biss għal organizzazzjonijiet magħżula minħabba n-natura speċifika tal-proġett jew il-kompetenza amministrattiva jew teknika tal-korpi mistiedna biex jissottomettu l-proposti.

Ir-raġunijiet li jiġġustifikaw l-użu ta' sejħa ristretta għal proposti tiġi stabbilita fis-sejħa għall-proposti.

3.   L-Awtorità Responsabbli tista' tagħti għotjiet direttament meta n-natura speċifika tal-proġett jew il-kompetenza amministrattiva jew teknika tal-korpi rilevanti ma tħalli ebda għażla oħra, bħal fil-każ ta' monopolji de jure jew de facto.

Ir-raġunijiet li jiġġustifikaw l-użu ta' għotja diretta tiġi stabbilita fis-sejħa għall-proposti.

4.   F'każijiet motivati b'mod xieraq, inkluża l-kontinwazzjoni ta' proġetti pluriennali li ġew magħżula wara sejħa għall-proposti preċedenti jew f'sitwazzjonijiet ta' emerġenza, għotjiet jistgħu jingħataw mingħajr sejħa għal proposti.

Ir-raġunijiet li jiġġustifikaw li l-għotja ingħatat mingħajr sejħa għal proposti tiġi stabbilita fid-deċiżjoni tal-għoti.

5.   Meta l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala korp tal-għoti, la l-Awtorità Responsabbli u l-ebda Awtorità Delegata ma tista' tkun benefiċjarju ta' għotja mogħtija skont dan l-Artikolu.

6.   L-Awtorità Responsabbli tiddetermina min jagħti għotjiet u tiżgura li kunflitti ta' interess jiġu evitati, b'mod partikolari meta l-applikanti huma korpi nazzjonali.

Artikolu 8

Il-kundizzjonijiet li fihom l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala korp eżekuttiv

1.   L-Awtorità Responsabbli tista' tiddeċiedi li timplimenta proġetti direttament, jew waħedha jew f'assoċjazzjoni ma' kull awtorità nazzjonali oħra, minħabba setgħat amministrattivi, kompetenza teknika, jew għax il-karatteristiċi tal-proġett ma jħallu ebda għażla oħra għall-implimentazzjoni, bħal monopolju de jure jew rekwiżiti ta' sigurtà. F'tali każijiet, l-Awtorità Responsabbli tkun il-benefiċjarju tal-għotja.

2.   Ir-raġunijiet tal-Awtorità Responsabbli biex taġixxi bħala korp eżekuttiv u tagħżel kull awtorità nazzjonali assoċjata kif deskritt fil-paragrafu 1 jiġu rappurtati lill-Kummissjoni fir-rapport ta' implimentazzjoni annwali msemmi fl-Artikolu 54 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.

3.   Meta timplimenta proġetti bħala korp eżekuttiv, l-Awtorità Responsabbli tosserva l-prinċipju tal-valur tal-flus u tipprevjeni kunflitti ta' interess.

4.   Id-deċiżjoni amministrattiva għall-kofinanzjament ta' proġett skont il-programm nazzjonali tinkludi kull informazzjni meħtieġa biex tissorvelja l-implimentazzjoni ta' prodotti u servizzi kofinanzjati u biex tiċċekkja n-nefqa li tkun saret.

5.   Jekk l-Awtorità Responsabbli aktarx li taġixxi bħala korp eżekuttiv fuq bażi regolari:

(a)

l-Awtorità Responsabbli u l-Awtorità tal-Awditjar mhux se tkun parti mill-istess korp, sakemm l-Awtorità tal-Awditjar tirrapporta lil korp barrani u l-indipendenza tagħha tal-awditjar hija garantita; kif ukoll

(b)

il-kompiti tal-Awtorità Responsabbli kif stabbilita fl-Artikolu 4 ma tiġix affettwata.

Artikolu 9

Proċedura ta' selezzjoni u tal-għoti

1.   Is-sejħiet għal proposti msemmija fl-Artikolu 7(1) jiġu reklamati b'tali mod li jiżgura kompetizzjoni u pubbliċita xierqa fost benefiċjarji potenzjali. Kull bidla sostanzjali għas-sejħiet tiġi reklamata bl-istess mod.

Is-sejħiet għal proposti msemmija fl-Artikolu 7(1) u (2) jispeċifikaw għall-inqas li ġej:

(a)

objettivi;

(b)

Kriterji ta' selezzjoni u tal-għoti;

(c)

arranġamenti għall-Unjoni u, jekk applikabbli, finanzjament nazzjonali, inkluż, fejn applikabbli, il-possibbiltà biex tiġi applikata rata ogħla ta' kofinanzjament skont l-Artikolu 16(5) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014;

(d)

l-arranġamenti u d-data finali għas-sottomissjoni tal-proposti;

(e)

ir-regoli ta' eliġibbiltà għan-nefqa;

(f)

it-tul ta' żmien tal-proġett; kif ukoll

(g)

informazzjoni finanzjarja u oħra li għandha tinżamm u tiġi rappurtata.

2.   Qabel ma tittieħed id-deċiżjoni tal-għoti, l-Awtorità Responsabbli tissodisfa lilha nfisha li l-benefiċjarji fil-proġett għandhom il-kapaċità li jilħqu l-kriterji ta' selezzjoni u tal-għoti.

3.   L-Awtorità Responsabbli tiddefinixxi l-proċeduri għall-wasla tal-proposti. Hi tissoġġetta proposti għal analiżi formali, teknika u baġitarja u valutazzjoni kwalitattiva li tapplika l-kriterji stabbiliti fis-sejħa għal proposti b'mod trasparenti u nondiskriminatorju. L-Awtorità Responsabbli tirrikordja bil-kitba r-raġunijiet għar-rifjut tal-proposti l-oħrajn.

4.   Id-deċiżjoni tal-għoti tindika mill-inqas l-isem tal-benefiċjarji, id-dettalji essenzjali tal-proġett u l-objettivi operattivi tagħha, l-ammont massimu ta' kontribut tal-Unjoni u r-rata massima ta' kofinanzjament tal-kostijiet totali eliġibbli.

5.   L-Awtorità Responsabbli tinforma bil-miktub lill-applikanti kollha bid-deċiżjoni tagħha. Tagħti lil kandidati li ma jirnexxux ir-raġunijiet għar-rifjut tagħhom b'referenza għall-kriterji ta' selezzjoni u tal-għoti.

Artikolu 10

Dokumenti li jifformalizzaw l-għoti meta l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala korp tal-għoti

1.   F'każijiet meta l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala korp tal-għoti, tistabbilixxi proċeduri ta' ġestjoni ta' proġetti li jeħtieġu, għall-inqas li:

(a)

jiġu ffirmati ftehimiet ta' għotja mal-benefiċjarji u

(b)

jiġu sorveljati l-ftehimiet ta' għotja, inkluża kull emenda tagħhom, permezz ta' mezzi amministrattivi bħal pereżempju skambji ta' korrispondenza jew ta' rapporti bil-miktub.

2.   Il-ftehim tal-għotja jinkludi jew jindika dan li ġej:

(a)

ammont massimu ta' kontribuzzjoni mill-Unjoni;

(b)

perċentwal massimu ta' kontribuzzjoni mill-Unjoni skont ir-Regolament Speċifiku rilevanti;

(c)

deskrizzjoni u skeda dettaljata tal-proġett;

(d)

jekk applikabbli, kull kompitu maġġuri li l-benefiċjarju beħsiebu jagħti bħala sottokuntratt lil partijiet terzi; flimkien mal-kostijiet relatati;

(e)

il-pjan miftiehem tal-baġit bikri u ta' finanzjament għall-proġett, inkluż in-nefqa u d-dħul skont ir-regoli tal-eliġibbiltà stabbiliti;

(f)

metodu għall-kalkolu tal-ammont tal-kontribuzzjoni mill-Unjoni mat-tmiem tal-proġett;

(g)

skeda u dispożizzjonijiet ta' implimentazzjoni tal-ftehim, inklużi dispożizzjonijiet dwar obbligi ta' rapportar, emendi għall-ftehim u t-tmiem tal-ftehim;

(h)

objettivi operattivi tal-proġett, inklużi objettivi kkwantifikati u l-indikaturi li għandhom jiġu rrapportati;

(i)

dispożizzjoni li teħtieġ li l-benefiċjarju jiġbor, fil-mument opportun, id-dejta rekwiżita għall-indikaturi komuni stabbiliti fir-Regolament Speċifiku, u kull indikaturi speċifiċi għall-programmi, u li din id-dejta tiġi rrapportata tal-inqas darba fis-sena;

(j)

definizzjoni tal-kostijiet eliġibbli, inkluż, fejn applikabbli, deskrizzjoni tal-metodoloġija biex ikunu determinati l-ispejjeż tal-iskala ta' unità, u l-finanzjament tas-somom f'daqqa (lump sums) u tar-rati fissi;

(k)

ir-rekwiżiti u l-kundizzjonijiet taż-żamma tal-kotba relatati mal-ħlasijiet tal-għotja;

(l)

kundizzjonijiet relatati mar-rendikont tal-awditjar;

(m)

dispożizzjonijiet relatati mal-protezzjoni tad-dejta u

(n)

dispożizzjonijiet relatati mal-pubbliċità.

3.   Bħala regola ġenerali, il-ftehim ta' għotja jiġi ffirmat qabel tibda kull attivita ta' proġett imposta lill-programm nazzjonali.

4.   Il-ftehim ta' għotja jikkjarifika b'mod espliċitu li l-Kummissjoni, jew ir-rappreżentanti tagħha, u l-Qorti tal-Awdituri jeżerċitaw setgħat ta' awditjar fuq il-benefiċjarji kollha ta' għotjiet, kuntratturi u sottokuntratturi li jirċievu finanzjament mill-Unjoni skont il-programm nazzjonali, u se jibqgħu jagħmlu hekk abbażi ta' dokumentazzjoni u kontrolli fuq il-post.

Artikolu 11

Dokumenti li jifformalizzaw l-għotjiet meta l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala entità eżekuttiva

1.   F'każijiet fejn l-Awtorità Responsabbli taġixxi bħala entità eżekuttiva, tistabbilixxi proċeduri ta' ġestjoni tal-proġett li jeħtieġu tal-inqas li:

(a)

tiġi fformalizzata deċiżjoni amministrattiva li tikkofinanzja proġetti u

(b)

jiġu sorveljati d-deċiżjoni amministrattiva u kull emendi tagħhom permezz ta' mezzi amministrattivi bħal pereżempju skambji ta' korrispondenza jew ta' rapporti bil-miktub.

2.   Id-deċiżjoni amministrattiva tinkludi jew tindika dan li ġej:

(a)

ammont massimu ta' kontribuzzjoni mill-Unjoni;

(b)

perċentwal massimu ta' kontribuzzjoni mill-Unjoni skont ir-Regolament Speċifiku rilevanti;

(c)

deskrizzjoni u skeda ta' żmien dettaljata tal-proġett;

(d)

jekk applikabbli, kull kompitu maġġuri li l-benefiċjarju beħsiebu jagħti bħala sottokuntratt lil partijiet terzi, flimkien mal-kostijiet relatati;

(e)

il-pjan miftiehem tal-baġit bikri u ta' finanzjament għall-proġett, inkluż in-nefqa u d-dħul skont ir-regoli tal-eliġibbiltà stabbiliti;

(f)

metodu għall-kalkolu tal-ammont tal-kontribuzzjoni mill-Unjoni mat-tmiem tal-proġett;

(g)

objettivi operattivi tal-proġett, inklużi objettivi kkwantifikati u l-indikaturi li għandhom jintużaw;

(h)

dispożizzjoni li teħtieġ li l-Awtorità Responsabbli tiġbor, u tirrapporta tal-inqas darba fis-sena, id-dejta rekwiżita għall-indikaturi komuni stabbiliti fir-Regolament Speċifiku, u kull indikaturi speċifiċi għall-programm, u li din id-dejta tiġi rrappurtata tal-inqas darba fis-sena;

(i)

definizzjoni tal-kostijiet eliġibbli, inkluż, fejn applikabbli, deskrizzjoni tal-metodoloġija biex ikunu determinati l-ispejjeż tal-iskala ta' unità, u s-somom f'daqqa (lump sums) u l-finanzjament tar-rati fissi;

(j)

ir-rekwiżiti u l-kundizzjonijiet taż-żamma tal-kotba relatati mal-pagament tal-għotja;

(k)

kundizzjonijiet relatati mar-rendikont tal-awditjar;

(l)

dispożizzjonijiet relatati mal-protezzjoni tad-dejta u

(m)

dispożizzjonijiet relatati mal-pubbliċità.

3.   Bħala regola ġenerali, id-deċiżjoni amministrattiva tittieħed qabel tibda kull attivita ta' proġett imposta lill-programm nazzjonali.

4.   Id-deċiżjoni amministrattiva tikkjarifika b'mod espliċitu li l-Kummissjoni, jew ir-rappreżentanti tagħha, u l-Qorti tal-Awdituri jeżerċitaw setgħat ta' awditjar fuq il-benefiċjarji kollha ta' għotjiet, kuntratturi u sottokuntratturi li jirċievu finanzjament mill-Unjoni skont il-programm nazzjonali, u se jibqgħu jagħmlu hekk abbażi ta' dokumentazzjoni u kontrolli fuq il-post.

KAPITOLU III

L-ISTATUS TAL-AWTORITÀ TAL-AWDITJAR U L-OBBLIĠI FIR-RIGWARD TA' AWDITJAR

Artikolu 12

L-istatus tal-Awtorità tal-Awditjar

1.   Skont it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 59(5) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 u tal-Artikolu 25(1)(b) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, l-Awtorità tal-Awditjar tiffunzjona b'mod indipendenti mill-Awtorità Responsabbli. Indipendenza funzjonali tiġi kkunsidrata li teżisti meta ma jkun hemm l-ebda relazzjoni ġerarkika diretta bejn l-Awtorità tal-Awditjar u l-Awtorità Responsabbli, u l-Awtorità tal-Awditjar jkollha awtonomija sħiħa fl-opinjonijiet u fid-dikjarazzjonijiet tagħha.

2.   Ix-xogħol kollu tal-awditjar jitwettaq skont standards tal-awditjar aċċettati internazzjonalment.

Artikolu 13

Esternalizzazzjoni ta' xogħol tal-awditjar

L-Awtorità tal-Awditjar tista' testernalizza parti mix-xogħol tal-awditjar tagħha lil-korp ieħor tal-awditjar, sakemm dan il-korp huwa funzjonalment indipendenti mill-Awtorità Responsabbli. L-Awtorità tal-Awditjar tibqa' responsabbli għax-xogħol li hi testernalizza.

Awditjar esternalizzat jitwettaq skont standards tal-awditjar aċċettati internazzjonalment u skont monitoraġġ u superviżjoni mill-qrib tal-Awtorità tal-Awditjar.

Artikolu 14

Awditjar

1.   Biex tingħata l-opinjoni msemmija fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 59(5) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 l-Awtorità tal-Awditjar twettaq awditjar ta' sistema u ta' finanzjament.

2.   Awditi tas-sistema jivverifikaw jekk is-sistemi ta' ġestjoni u ta' kontroll tal-Awtorità Responsabbli ħadmux effettivament b'tali mod li jagħtu assigurazzjoni raġonevoli li n-nefqa inkluża fil-kontijiet annwali hija legali u regolari.Ibbażat fuq dan l-awditjar, l-Awtorità tal-Awditjar tiddetermina jekk l-Awtorità Responsabbli tkomplix tikkonforma mal-kriterji tan-nomina stabbilita fl-Anness.

3.   Awditjar finanzjarju jiġi mwettaq biex jipprovdi assigurazzjoni raġonevoli li l-kontijiet annwali jagħtu stampa reali u ekwa tan-nefqa ddikkjarata mill-Awtorità Responsabbli.

Sabiex jiġi konkluż jekk il-kontijiet jagħtux stampa reali u ekwa, l-Awtorità tal-Awditjar tivverifika li l-elementi kollha tan-nefqa mħallsa u l-kontribuzzjonijiet pubbliċi riċevuti u mdaħħla fil-kontijiet tal-Awtorità Responsabbli fis-sena finanzjarja huma rrekordjati korrettament fis-sistema tal-kontabilità u jikkorrispondu għar-rekords tal-kontabilità ta' sostenn miżmuma mill-Awtorità Responsabbli. L-Awtorità tal-Awditjar b'mod partikolari, abbażi ta' dawn il-kontijiet:

(a)

tivverifika li l-ammont totali ta' nefqa eliġibbli ddikjarata fit-talba għall-ħlas tal-bilanċ annwali sottomess lill-Kummissjoni jaqbel man-nefqa fil-kontijiet tal-Awtorità Responsabbli u, jekk ikun hemm differenzi, li spjegazzjonijiet adegwati jkunu ġew provduti fil-kontijiet għall-ammonti ta' rikonċiljazzjoni;

(b)

tivverifika li l-ammonti miġbuda u rkuprati, l-ammonti li għandhom jiġu rkuprati, u l-ammonti irrekuperabbli sa tmiem is-sena finanzjarja, jikkorrispondu għall-ammonti imdaħħla fis-sistema tal-kontabilità tal-Awtorità Responsabbli u huma appoġġati minn deċiżjonijiet dokumentati tal-Awtorità Responsabbli;

(c)

taċċerta li l-Awtorità Responsabbli tkun wettqet il-kontrolli amministrattivi u fuq il-post skont l-Artikolu 27 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.

Il-verifiki msemmija fil-punti (a), (b) u (c) jistgħu jitwettqu fuq bażi ta' kampjun.

4.   Bħala parti mis-sistema u mill-awditjar finanzjarju tagħha, l-Awtorità tal-Awditjar twettaq mill-ġdid ftit mill-kontrolli amministrattivi u fuq il-post li kienu mwettqa mill-Awtorità Responsabbli. L-Awtorità tal-Awditjar tiddetermina l-punt tat-twettiq mill-ġdid tax-xogħol ta' awditjar ibbażat fuq il-valutazzjoni tagħha ta' riskju.

5.   Jekk l-awditjar ta' sistema jew finanzjarju tal-Awtorità tal-Awditjar jidentifika dgħufijiet materjali fit-tħaddim effettiv tas-sistemi ta' ġestjoni u kontroll tal-Awtorità Responsabbli, l-Awtorità tal-Awditjar:

(a)

tevalwa l-impatt finanzjarju u operattiv ta' dawn id-dgħufijiet;

(b)

tagħmel rakkomandazzjonijiet xierqa lill-Awtorità Responsabbli għal miżuri korrettivi u preventivi;

(c)

tissorvelja l-implimentazzjoni tal-Awtorità Responsabbli ta' dawn il-miżuri u tivvaluta jekk hux fis-seħħ pjan ta' azzjoni biex jerġa' jkun hemm funzjonament effettiv tas-sistemi ta' ġestjoni u ta' kontroll.

6.   Hekk kif ittemm l-attivitajiet ta' awditjar tagħha msemmija fil-paragrafi 1, 2 u 3, l-Awtorità tal-Awditjar tirrapporta is-sejbiet tagħha lill-awtorità ta' nomina, tinkludi jekk, fl-opinjoni tagħha, l-Awtorità Responsabbli tkomplix tikkonforma mal-kriterji ta' nomina.

7.   L-Awtorità tal-Awditjar tiżgura li l-informazzjoni kollha relatata mal-attivitajiet ta' awditjar tagħha msemmija fil-paragrafi 1, 2 u 3 hija rappurtata adegwatament mill-Awtorità Responsabbli lill-Kummissjoni Ewropea.

KAPITOLU IV

DISPOŻIZZJONI FINALI

Artikolu 15

Id-dħul fis-seħħ

Dan ir-Regolament jidħol fis-seħħ fil-jum ta' wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

Dan ir-Regolament jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri skont it-Trattati.

Magħmul fi Brussell, il-25 ta' Lulju 2014.

Għall-Kummissjoni

Il-President

José Manuel BARROSO


(1)  ĠU L 150, 20.5.2014, p. 112.

(2)  Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta' Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (ĠU L 298, 26.10.2012, p. 1).

(3)  Ir-Regolament ta' Implimentazzjoni tal-Kummissjoni (UE) Nru 802/2014 tal-24 ta' Lulju 2014 li jistabbilixxi mudelli għal programmi nazzjonali u li jistabbilixxi t-termini u l-kundizzjonijiet tas-sistema tal-iskambju tad-dejta elettronika bejn il-Kummissjoni u l-Istati Membri skont ir-Regolament (UE) Nru 514/2014 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill li jistabbilixxi dispożizzjonijiet ġenerali dwar il-Fond għall-Asil, il-Migrazzjoni u l-Integrazzjoni u dwar l-istrument għal appoġġ finanzjarju għall-kooperazzjoni tal-pulizija, il-prevenzjoni u l-ġlieda kontra l-kriminalità u l-ġestjoni tal-kriżijiet (ĠU L 219, 25.7.2014, p. 22).


ANNESS

Il-kriterji ta' Nomina għall-Awtorità Responsabbli

1.   L-ambjent Intern

(A)   L-istruttura organizzazzjonali

(1)

L-istruttura organizzazzjonali li tippermetti lill-Awtorità Responsabbli biex tesegwixxi l-kompiti tagħha stabbiliti fl-Artikolu 4.

(2)

L-istruttura organizzazzjonali, definita fit-tabella tal-organizzazzjoni, li turi tqassim ċar tar-rwoli u r-responsabbiltajiet.

(B)   L-istandard tar-riżorsi umani

(1)

Ir-riżorsi umani xierqa biex jitwettqu l-kompiti deskritti fl-Artikolu 4.

(2)

Is-segregazzjoni tad-dmirijiet hekk li l-ebda membru tal-persunal ma jkollu responsabbiltà għal aktar minn waħda fost awtorizzazzjoni, pagamenti jew kontabbilità tas-somom imposti lill-programm nazzjonali, u l-ebda membru tal-persunal ma jwettaq wieħed minn dawk il-kompiti mingħajr ma jkun sorveljat minn membru ieħor tal-persunal.

(3)

Id-definizzjoni bil-miktub tar-responsabbiltajiet ta' kull membru tal-persunal, inklużi l-limiti fuq l-awtorità finanzjarja tiegħu jew tagħha.

(4)

Taħriġ xieraq għall-persunal.

(5)

Il-proċeduri biex jiġu evitati kunflitti ta' interessi, inkluż fejn membru tal-persunal li jokkupa pożizzjoni ta' responsabbiltà jew pożizzjoni sensittiva fir-rigward tal-verifika, l-awtorizzazzjoni, l-pagamenti u tal-għoti ta' rendikont tat-talbiet iwettaq ukoll funzjonijiet oħrajn barra mill-Awtorità Responsabbli.

2.   L-Attivitajiet ta' Kontroll

(A)   L-Għażla ta' proġetti

(1)

Il-proċeduri dwar l-għażla u l-għoti ta' għotjiet skont l-Artikolu 9.

(2)

Il-proċeduri rigward il-kontenut u l-iffirmar ta' ftehimiet tal-għotja u deċiżjonijiet amministrattivi skont l-Artikoli 10 u 11.

(B)   Il-proċeduri għal kontrolli amministrattivi u fuq il-post

(1)

Il-proċeduri għall-infurmar tal-maniġment tal-Awtorità Responsabbli f'livell xieraq, fuq bażi regolari u f'waqtha bir-riżultati tal-kontrolli mwettqa, sabiex tippermetti rieżami tal-istrateġija ta' kontroll u l-proċeduri ta' kontroll intern meta jiġu identifikati nuqqasijiet sistemiċi jew kif meħtieġ.

(2)

Id-deskrizzjoni tal-metodu tat-teħid ta' kampjuni użat meta l-kontrolli fuq il-post jew amministrattivi ma jkunux eżawrenti iżda jiġu mwettqa fuq bażi ta' kampjun, u proċedura biex tirrapporta d-diskrepanzi u l-irregolaritajiet.

(3)

Fejn dokumenti (fuq karta jew f'forma elettronika) relatati mal-kontrolli mwettqa fuq pretensjonijiet finanzjarji huma miżmuma minn korpi oħra, il-proċeduri stabbiliti minn dawn il-korpi u l-Awtorità Responsabbli biex tiżgura li l-Awtorità Responsabbli għandha aċċess għal dawn id-dokumenti.

(C)   Il-proċeduri għall-awtorizzazzjoni ta' pagamenti ta' talbiet finanzjarji sottomessi minn benefiċjarju

(1)

Il-proċeduri li jiżguraw il-monitoraġġ tal-implimentazzjoni ta' ftehimiet ta' għotja, deċiżjonijiet amministrattivi u kuntratti skont it-termini u l-kundizzjonijiet kuntrattwali.

(2)

Il-proċeduri sabiex tirċievi, tirreġistra u tipproċessa t-talbiet finanzjarji sottomessi minn benefiċjarju, li jiddefinixxu b'mod partikolari d-deskrizzjoni tad-dokumenti li għandhom jintużaw u l-proċedura ta' rieżami tax-xogħol imwettaq.

(3)

Lista ta' kontroll tal-verifiki meħtieġa minn kull membru tal-persunal responsabbli għall-awtorizzazzjoni, inkluż rieżami tax-xogħol imwettaq.

(4)

Il-proċedura għall-awtorizzazzjoni ta' pagament, inkluża l-verifika tal-konformità mar-regoli nazzjonali u tal-Unjoni u inklużi l-kontrolli meħtieġa mill-Artikoli 5(2) u 27 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 sabiex jipprevjenu u jidentifikaw il-frodi u l-irregolarità b'rigward partikolari għar-riskji ffaċċjati.

(D)   Il-proċeduri għall-pagament

(1)

Il-proċeduri sabiex ikun żgurat li l-pagamenti jsiru biss f'kontijiet bankarji li jappartjenu għall-benefiċjarju u li l-ebda pagamenti ma jsiru fi flus.

(2)

Il-proċeduri sabiex jiġi żgurat li l-pagamenti kollha li għalihom ma jsirux trasferimenti jkunu kkreditati mill-ġdid fil-baġit tal-programm nazzjonali.

(E)   Il-proċeduri għall-kontabbiltà

Il-proċeduri tal-kontabbiltà sabiex jiġi assigurat li kontijiet annwali jkunu sħaħ, preċiżi u f'waqthom, u li kwalunkwe żball jew ommissjoni jiġi identifikat u kkorreġut, b'mod partikolari permezz ta' kontrolli u rikonċiljazzjonijiet perjodiċi.

(F)   Il-proċeduri għall-pagament bil-quddiem

(1)

Il-proċeduri sabiex jiġi żgurat li l-pagamenti bil-quddiem lill-benefiċjarji huma identifikati b'mod separat fir-rekords tal-kontabbiltà.

(2)

Il-proċeduri sabiex ikun żgurat li l-pagamenti bil-quddiem jiġu approvati fil-limiti ta' żmien stipulati u dawk li misshom diġà ġew approvati għandhom jiġu identifikati.

(G)   Il-proċeduri għad-djun

(1)

Il-proċeduri sabiex jiġi żgurat li l-kriterji previsti fil-punti (A) sa (D) japplikaw, mutatis mutandis, għal ammonti li l-Awtorità Responsabbli tkun meħtieġa li tirkupra f'konformità mal-Artikolu 21(h) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014.

(2)

Il-proċeduri sabiex jiġi żgurat segwitu xieraq fuq ordnijiet ta' rkupru maħruġa u, jekk ikun applikabbli, dwar l-interessi moratorji.

(3)

Il-proċeduri sabiex jiġi żgurat li jekk l-irkupru ma jistax isir, il-kawża hija identifikata, sabiex tevalwa jekk l-Istat Membru għandux jagħmel rimborż fil-baġit tal-Unjoni.

(4)

Is-sistema għar-rikonoxximent tal-ammonti kollha dovuti u għar-reġistrar tad-djun kollha bħal dawn qabel jiġu riċevuti fil-ktieb tad-debituri.

(5)

Il-proċeduri sabiex jiġi żgurat li dan il-ktieb tad-debituri hu vverifikat f'intervalli regolari sabiex tiġi żgurata l-affidabilità u l-kompletezza tiegħu.

(H)   Il-proċeduri għall-identifikazzjoni ta' irregolaritajiet u kontra l-frodi

(1)

Definizzjonijiet ta' irregolaritajiet f'konformità mar-rekwiżiti tal-Unjoni.

(2)

Mekkaniżmi sabiex jiżguraw li l-irregolaritajiet jistgħu jiġu identifikati fil-ħin u li jistgħu jittieħdu miżuri korrettivi immedjati.

(3)

Il-proċeduri sabiex jiġu stabbiliti miżuri proporzjonati kontra l-frodi.

(4)

Il-proċeduri sabiex jiżguraw li l-Kummissjoni tinżamm infurmata bl-irregolaritajiet li jinstabu, u jekk ikun xieraq, bi kwalunkwe miżuri korrettivi li jittieħdu fil-kontijiet annwali.

(I)   Ir-rekord tal-awditjar

Il-proċedura sabiex jiġi żgurat rekord tal-awditjar adegwat skont ir-Regolament ta' implimentazzjoni adottat fuq il-bażi tal-Artikolu 27(5) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014, billi tiġi provvista evidenza dokumentarja, li tinżamm fil-bini tal-Awtorità Responsabbli, li tirrigwarda l-għażla ta' proġetti, l-awtorizzazzjoni, il-kontabbiltà u l-pagament ta' talbiet finanzjarji sottomessi minn benefiċjarju u l-immaniġġjar tal-pagamenti bil-quddiem u tad-djun.

3.   L-Informazzjoni u Komunikazzjoni Interna

(A)   Il-Komunikazzjoni

(1)

Il-proċeduri sabiex jiġi żgurat li:

(a)

il-bidliet kollha fil-leġiżlazzjoni tal-Unjoni huma rreġistrati;

(b)

l-istruzzjonijiet, il-bażijiet tad-dejta u l-listi ta' kontroll jiġu aġġornati biex jirriflettu dawn id-drittijiet b'mod f'waqtu; kif ukoll

(c)

il-partijiet kollha interessati, bħall-Awtorità Delegata, jiġu infurmati dwar dawn il-bidliet fil-ħin.

(2)

Proċeduri sabiex jiġi żgurat li l-benefiċjarji kollha jkollhom l-informazzjoni meħtieġa sabiex iwettqu l-kompiti tagħhom u jimplimentaw l-operazzjonijiet.

(3)

Il-proċeduri sabiex jiżguraw informazzjoni adegwata ex post dwar ir-riżultati tal-proċess tal-għażla hi mogħtija lill-applikanti.

(B)   Is-sigurtà tas-sistemi tal-informazzjoni

(1)

Is-sigurtà tas-sistema(i) tal-informazzjoni użata(i) hijiex konformi mal-istandards aċċettati internazzjonalment l-aktar riċenti.

(2)

Il-proċeduri li jiżguraw li l-miżuri finanzjarji u teknoloġiċi huma fi proporzjon mar-riskji.

4.   Il-Monitoraġġ u r-rapportar intern

(A)   Id-Dokumenti interni u rapporti

(1)

Il-proċeduri ddokumentati u listi ta' kontroll korrispondenti li għandhom jitwettqu sabiex:

(a)

jappoġġaw il-ħidma tal-kumitat tal-monitoraġġ imsemmija fl-Artikolu 12(4) tar-Regolament (UE) Nru 514/2014 u tipprovdih bl-informazzjoni li jeħtieġ sabiex iwettaq il-kompiti tiegħu, b'mod partikolari dejta relatata mal-progress tal-programm operazzjonali fl-ilħuq tal-objettivi tiegħu, dejta finanzjarja u dejta relatata ma' indikaturi u għanijiet;

(b)

tfassil ta' rapporti ta' implimentazzjoni annwali u finali, u sabiex jissottomettu dawn lill-Kummissjoni;

(c)

tħejjija tad-dokumenti li jikkostitwixxu t-talba għall-pagamenti tal-bilanċ annwali msemmija fl-Artikolu 44 tar-Regolament (UE) Nru 514/2014

(d)

żgurar li l-maniġment superjuri jkun ipprovdut bir-rapporti u l-informazzjoni kollha meħtieġa sabiex b'mod effettiv jissorvelja l-implimentazzjoni tal-programmi li huwa responsabbli għalih; kif ukoll

(e)

żgurar li l-maniġment superjuri jirċievi r-rapporti minn valutazzjonijiet indipendenti jew verifiki dwar il-funzjonament tas-sistemi tagħhom.

(2)

Il-proċeduri dokumentati għar-rappurtar u l-monitoraġġ, jekk l-Awtorità Responsabbli tkun fdata bit-twettiq tal-kompiti lil korp ieħor.

(B)   Il-monitoraġġ ta' kompiti oħrajn mhux imwettqa mill-awtoritajiet infushom

(1)

Fejn il-korpi jaġixxu taħt ir-responsabbiltà tal-Awtorità Responsabbli, bl-esklużjoni tal-awtoritajiet delegati, il-proċeduri sabiex jiżguraw li hemm fis-seħħ mekkaniżmi ta' sorveljanza sabiex jiżguraw ġestjoni finanzjarja soda.

(2)

Meta l-attivitajiet ta' kontroll huma esternalizzati, il-proċeduri sabiex jiżguraw li hemm fis-seħħ mekkaniżmi ta' sorveljanza sabiex jiżguraw metodoloġija ta' kontroll komuni u l-konsistenza tal-ħidma.

(3)

Fejn l-Awtorità Responsabbli tiddelega l-attivitajiet, il-proċeduri sabiex jiżguraw li jitħares l-Artikolu 5(4) ta' dan ir-Regolament.