ANNESS

Qafas ta’ Kooperazzjoni Permanenti għall-Investigazzjoni ta’ Inċidenti fis-Settur tat-Trasport Marittimu

REGOLI TA’ PROĊEDURA U ARRANĠAMENTI ORGANIZZATTIVI GĦALL-QAFAS TA’ KOOPERAZZJONI PERMANENTI MSEMMI FL-ARTIKOLU 10 TAD-DIRETTIVA 2009/18/KE

Artikolu 1

Objettivi

1.   L-objettiv tal-Qafas ta’ Kooperazzjoni Permanenti għall-Investigazzjoni ta’ Inċidenti fis-Settur tat-Trasport Marittimu, stabbilit mill-Istati Membri b’kooperazzjoni mill-qrib mal-Kummissjoni, minn hawn ’il quddiem imsemmi “PCF”, huwa li jipprovdi pjattaforma operattiva li tippermetti lill-korpi investigattivi tal-Istati Membri jikkooperaw kif imsemmi fl-Artikolu 10 tad-Direttiva 2009/18/KE

2.   Billi jissodisfa l-objettiv tiegħu skont il-paragrafu 1 ta’ hawn fuq, il-PCF jipprovdi wkoll mezz li jippermetti lill-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima (EMSA) li tiffaċilita l-kooperazzjoni kif prevista fl-Artikolu 2 (e) tar-Regolament (KE) Nru 1406/2002 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (1).

3.   Il-membri tal-PCF għandhom jistabbilixxu programm ta’ ħidma li jipprevedi prijoritajiet u miri relatati mal-objettivi ta’ hawn fuq, f’intervalli regolari.

Artikolu 2

Parteċipazzjoni fil-PCF

1.   Kull Stat Memrbu b’korp investigattiv għandu jinnomina kif xieraq rappreżentant tal-korp investigattiv tiegħu kif imsemmi fl-Artikolu 8 tad-Direttiva 2009/18/KE bħala membru tal-PCF, minn hawn ’il quddiem imsemmi bħala l-‘Membri’. Skont il-programm ta’ ħidma u l-aġenda tal-laqgħa tal-PCF, l-Istati Membri għandhom ikunu awtorizzati li jiddiskutu, jaqblu u jivvutaw fuq l-aqwa modalitajiet ta’ kooperazzjoni kif previst fl-Artikolu 10 tad-Direttiva. Il-Membri biss għandhom id-drittijiet tal-vot.

2.   Il-Kummissjoni Ewropea, li għandha interess sostanzjali, minn hawn ’il quddiem imsejħa ‘il-Kummissjoni’, tista’ tinnomina rappreżentattivi biex jipparteċipaw fil-laqgħat kollha jew f’ attivitajiet oħra tal-PCF.

3.   Il-pajjiżi li ġejjin għandhom ikunu intitolati li jaħtru rappreżentattiv biex jipparteċipaw fil-PCF bħala osservaturi, minn hawn ’il quddiem imsejħa “Osservaturi”:

—	il-pajjiżi taż-ŻEE, b’rappreżentattivi tal-korpi investigattivi rilevanti tagħhom maħtura b’mod xieraq,

—	l-Istati Membri li għandhom biss punt fokali indipendenti kif imsemmi fl-Artikolu 8(1) tad-Direttiva 2009/18/KE.

Huma għandhom jirċievu dokumenti tal-laqgħa, u jistgħu jressqu proposti u jipparteċipaw fid-diskussjonijiet.

4.   Il-Membri u l-Osservaturi jistgħu jipproponu lill-PCF kwalunkwe punti għall-aġenda, kif ukoll sottomissjonijiet u preżentazzjonijiet li jixtiequ li jiġu kkunsidrati.

5.   Is-Segretarjat għall-PCF għandu jkun ipprovdut mill-EMSA.

6.   L-Istati Membri, il-Kummissjoni Ewropea u l-pajjiżi taż-ŻEE rilevanti għandhom ikunu rrappreżentati b’mhux iktar minn persuna waħda, u għandhom jinnotifikaw lis-Segretarjat bil-ħatra tar-rappreżentattivi tagħhom u bi kwalunkwe bidliet fihom.

7.   Il-Membri, il-Kummissjoni u l-Osservaturi jistgħu jkunu akkumpanjati minn persuni addizzjonali soġġetti għall-kunsens tal-President tal-PCF. Fejn xieraq, it-talbiet għal rappreżentazzjoni addizzjonali għandhom jgħaddu u jiġu kkonfermati mis-Segretarjat.

Artikolu 3

Parteċipazzjoni tal-Kummissjoni

1.   Il-Kummissjoni tista’ tipparteċipa fid-diskussjonijiet, tipproponi punti għall-aġenda, sottomissjonijiet u preżentazzjonijiet għal-laqgħat tal-PCF jew f’attivitajiet oħra tal-PCF.

2.   Il-Kummissjoni tista’ tindirizza lill-PCF dwar kwalunkwe kwistjoni relatata mas-sikurezza marittima kif xieraq.

3.   Il-Kummissjoni tista’ titlob lill-PCF biex jipprovdi informazzjoni u assistenza dwar kwistjonijiet relatati mal-kooperazzjoni fl-investigazzjoni ta’ inċident u biex jagħtiha pariri dwar kwistjonijiet ta’ implimentazzjoni u applikazzjoni relatati ma’ kooperazzjoni, skont kif meħtieġ biex jinkisbu l-objettivi tad-Direttiva 2009/18/KE.

4.   Il-Kummissjoni għandha tirċievi d-dokumentazzjoni kollha tal-PCF u r-riżultati tax-xogħol ta’ korrispondenza skont l-Artikolu 8 ta’ dawn ir-Regoli.

Artikolu 4

Parteċipazzjoni minn partijiet terzi

1.   Il-President jista’, f’koordinazzjoni mill-qrib mas-Segretarjat, jistieden lil partijiet terzi bħal rappreżentanti ta’ Stati u organizzazzjonijiet oħra, jew individwi, biex jipparteċipaw f’laqgħa tal-PCF skont ma jkun prattikabbli u xieraq.

2.   Partijiet terzi bħal dawn jistgħu jiġu rrimborżati mill-EMSA, soġġett għall-ftehim minn qabel mal-EMSA u għad-disponibbiltà ta’ finanzjament, għall-ispejjeż tal-parteċipazzjoni tagħhom skont ir-regoli tal-Aġenzija, jew jipparteċipaw bi spejjeż għalihom. Qabel kwalunkwe parteċipazzjoni, is-Segretarjat għandu jinnotifika lill-parti terza kkonċernata dwar il-kundizzjonijiet tal-parteċipazzjoni.

Artikolu 5

Il-President u d-Deputat President

1.   Il-Membri għandhom jaħtru President u Deputat President minn fosthom, billi jivvotaw f’żewġ votazzjonijiet sigrieti separati waqt laqgħa. Il-President u d-Deputat President għandhom jibqgħu fil-kariga għal terminu ta’ sentejn (2) u għandhom ikunu eliġibbli biex jiġu eletti mill-ġdid għal 2 termini oħra konsekuttivi. Il-President u d-Deputat President għandhom iwettqu l-funzjonijiet tagħhom sakemm jiġu eletti s-suċċessuri tagħhom.

2.   Il-President għandu jeżerċità r-responsabbiltajiet tiegħu/tagħha fi ħdan l-ambitu tal-objettivi stipulati fl-Artikolu 1. Matul il-laqgħat, il-President għandu jaġixxi skont il-prattika tas-soltu. Il-President għandu jiftaħ u jagħlaq il-laqgħat, jeżegwixxi l-aġenda tal-laqgħa, jagħti l-kelma lill-kelliema, ifittex li jintlaħaq kunsens u jagħti taqsira tad-diskussjonijiet u l-konklużjonijiet tal-laqgħat.

3.   Id-Deputat President għandu awtomatikament jieħu post il-President jekk il-President ma j/tkunx j/tista’ j/twettaq id-doveri tiegħu/tagħha. Jekk kemm il-President kif ukoll id-Deputat President ikunu assenti jew ma jistgħux jattendu laqgħa, il-laqgħa għandha tadotta President ad hoc.

Artikolu 6

Is-Segretarjat

1.   Is-Segretarjat għandu jgħin lill-President fi:

—	it-twettieq tar-responsabbiltajiet tiegħu/tagħha,

—	l-arranġamenti ta’ laqgħat u attivitajiet oħra,

—	id-distribuzzjoni tad-dokumenti rilevanti kollha li jikkonċernaw laqgħat u xogħol ta’ korrispondenza.

2.   Is-Segretarjat jista’ jipparteċipa fid-diskussjonijiet tal-PCF, jippreżenta s-sottomissjonijiet tiegħu stess, jipproponi punti għall-aġenda u preżentazzjonijiet għal-laqgħat tal-PCF jew f’attivitajiet oħra tal-PCF.

Artikolu 7

Ftehim dwar l-aqwa modalitajiet ta’ kooperazzjoni

1.   Il-ħidma fi ħdan il-PCF se tiffoka primarjament fuq ftehim dwar l-aqwa modalitajiet ta’ kooperazzjoni kif previst fl-Artikolu 10(3) tad-Direttiva 2009/18/KE. Il-ftehim għandu jipprova jikseb l-usa’ ftehim possibbli.

2.   Fejn il-President jidhirlu li proposta hija lesta għal vot, is-Segretarjat għandu jippreżentaha għall-konklużjoni.

3.   Il-President għandu jipprova jikseb kunsens dwar il-kwistjonijiet kollha, u fil-każijiet l-oħra d-deċiżjonijiet għandhom jittieħdu abbażi ta’ maġġoranza sempliċi.

4.   Jekk ma jkunx possibbli li jintlaħaq kunsens, il-Membri jew l-Osservaturi li ma jaqblux għandhom id-dritt li jirriservaw il-pożizzjonijiet tagħhom.

5.   Is-Segretarjat, f’isem il-President għandu:

—	jiżgura li jkunu pprovduti l-għarfien espert u l-pariri meħtieġa lill-parteċipanti tal-PCF,

—	jiffaċilita l-elaborazzjoni tal-proposti mill-parteċipanti tal-PCF u jipprovdi l-proposti tiegħu stess kif xieraq,

—	jiffaċilita l-elaborazzjoni u l-evalwazzjoni ta’ soluzzjonijiet tekniċi operattivi komuni.

Artikolu 8

Laqgħat u subgruppi

1.   Il-laqgħat tal-PCF għandhom jitlaqqgħu mill-President tal-anqas darba fis-sena fis-siti tal-EMSA.

Il-laqgħat addizjonali jistgħu jitlaqqgħu fuq l-inizjattiva tiegħu/tagħha stess jew permezz ta’ rikjesta bil-miktub minn tal-anqas terz tal-Membri.

2.   Il-parteċipanti tal-PCF jistgħu jistabbilixxu subgruppi biex jaħdmu dwar kwistjonijiet speċifiċi li jixtieq li jindirizza fi ħdan l-ambitu tal-PCF, preferibbilment permezz ta’ korrispondenza. Is-subgruppi għandhom jirrappurtaw lura lill-PCF.

3.   Sakemm mhux miftiehem mod ieħor mill-parteċipanti, il-PCF u s-subgruppi għandhom jiltaqgħu fis-siti tal-EMSA.

4.   L-EMSA għandha tirrimborża l-ispejjeż tal-Istati Membri u l-Istati Osservaturi għal-laqgħa annwali msemmija fil-paragrafu 1, imġarrba minn rappreżentant wieħed maħtur għall-iskop tal-laqgħa tal-PCF skont ir-regoli tal-Aġenzija. L-Istati Membri u l-Istati Osservaturi għandhom iġarrbu l-ispejjeż ta’ persuni addizjonali li jakkompjanjaw.

5.   Il-finanzjament tal-laqgħat, għajr il-laqgħa annwali msemmija fil-paragrafu 1 ta’ dan l-Artikolu, għandu jkun soġġett għall-approvazzjoni minn qabel u d-disponibbiltà tar-riżorsi tal-EMSA jew ta’ finanzjament ieħor.

Artikolu 9

Dokumenti tal-laqgħa

1.   L-istedina u l-aġenda proviżorja għal laqgħa għandhom jintbagħtu mis-Segretarjat lill-Membri, il-Kummissjoni u l-Osservaturi tal-anqas 28 jum kalendarju qabel il-laqgħa.

2.   Is-Segretarjat għandu jfassal l-aġenda proviżorja taħt ir-responsabbiltà tal-President.

3.   Id-dokumenti għal-laqgħa, fil-format ippreżentat fl-Appendiċi, għandhom jiġu ppreżentati mill-Membri, il-Kummissjoni u l-Osservaturi lill-President u s-Segretarjat qabel id-distribuzzjoni tal-aġenda.

4.   Id-dokumenti u l-aġenda assoċjati għandhom jintbagħtu mis-Segretarjat lill-Membri, il-Kummissjoni u l-Osservaturi tal-anqas 14-il jum kalendarju qabel il-laqgħa.

5.   L-aġenda għandha tkun suġġetta għall-approvazzjoni bħala l-ewwel punt fil-laqgħa.

6.   F’każijiet urġenti u/jew eċċezzjonali, il-President jista’ ma jimxix mal-limiti ta’ żmien stipulati fil-paragrafi 3 u 4. Jekk ikun hemm talba li tiġi kkunsidrata kwistjoni oħra matul il-laqgħa, il-President għandu jiddeċiedi jekk għandhiex titqiegħed fuq l-aġenda. Id-dokumenti li jappoġġaw kwistjonijiet urġenti u/jew eċċezzjonali jistgħu jiġu ppreżentati fi kwalunkwe ħin qabel il-laqgħa jew matulha.

Artikolu 10

Il-lista tal-attendenza

F’kull laqgħa, is-Segretarjat għandu jfassal lista tal-attendenza li tispeċifika l-ismijiet tal-parteċipanti, l-awtorità, l-organizzazzjoni jew il-korp tal-gvern tagħhom li jappartjenu għalihom.

Artikolu 11

Kunfidenzjalità

Id-diskussjonijiet tal-parteċipanti tal-PCF għandhom ikunu kunfidenzjali.

Artikolu 12

Minuti u reġistri sommarji tal-laqgħat

1.   Il-minuti, li jirriflettu l-punti essenzjali tal-laqgħa, għandhom jitfasslu mis-Segretarjat taħt ir-responsabbiltà tal-President, għaċ-ċirkolazzjoni fost il-Membri, il-Kummissjoni u l-Osservaturi.

2.   Wara votazzjoni, il-Membri u/jew l-Osservaturi li ma jaqblux għandhom id-dritt li jkollhom il-pożizzjoni tagħhom innotata fil-minuti.

3.   Is-Segretarjat għandu jiċċirkola l-abbozz tal-minuti fi żmien 30 jum kalendarju mil-laqgħa. Il-Membri, il-Kummissjoni u l-Osservaturi jistgħu jibagħtu kwalunkwe kumment lis-Segretarjat fi żmien 30 jum kalendarju mill-wasla tal-abbozz tal-minuti. Il-minuti għandhom jiġu approvati formalment fil-laqgħa li jkun imiss.

4.   Il-minuti approvati għandhom ikunu l-uniku reġistru uffiċjali tal-laqgħa.

5.   Kwalunkwe dokumentazzjoni teknika ta’ appoġġ miftiehma matul il-laqgħa tista’ tiġi annessa mal-minuti.

6.   Is-Segretarjat għandu jagħmel disponibbli għall-pubbliku reġistru sommarju tal-laqgħa, imfassal minnu taħt ir-responsabbiltà tal-President. Dan ir-reġistru għandu jagħti sommarju tal-konklużjonijiet milħuqa taħt kull punt fl-aġenda.

Artikolu 13

Korrispondenza

1.   Il-korrispondenza uffiċjali mill-parteċipanti fir-rigward tal-PCF għandha tiġi indirizzata lill-President u lis-Segretarjat.

2.   Il-korrispondenza uffiċjali lill-parteċipanti għandha tintbagħat fl-indirizz li huma jipprovdu għal dan l-għan.

Artikolu 14

Lingwa

Il-lingwa proċedurali tal-PCF hija l-Ingliż. Din il-lingwa għandha tintuża għal preżentazzjonijiet, diskussjonijiet u materjal stampat. Ma tistax tiġi pprovduta traduzzjoni.

Artikolu 15

Kunflitt ta’ interess

Kwalunkwe persuna li tipparteċipa fix-xogħol tal-PCF għandha tinnotifika lill-President u lis-Segretarjat jekk hu/hi jkollu/jkollha kunflitt ta’ interess f’xi kwistjoni li qed tiġi indirizzata mill-PCF.

---

(1)  ĠU L 208, 5.8.2002, p. 64.