Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni

tal-5 ta' Diċembru 2001

li temenda r-regoli ta' proċedura

(notifikata taħt dokument numru K(2001) 3714)

(2001/937/KE, ECSC, Euratom)

IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,

Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, u b'mod partikolari l-Artikolu 218(2) tiegħu,

Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabilixxi l-Komunità Ewropea dwar il-Faħam u l-Azzar, u b'mod partikolari l-Artikolu 16 tiegħu,

Wara li kkunsidrat it-Tratat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea dwar l-Enerġija Atomika, u b'mod partikolari l-Artikolu 131 tiegħu,

Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea, u b'mod partikolari l-Artikolu 28(1) u l-Artikolu 41(1) tiegħu,

IDDEĊIEDIET DAN LI ĠEJ:

Artikolu 1

Ir-regoli dettaljati għall-applikazzjoni tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta' Mejju 2001 li jirrigwarda l-aċċess pubbliku għagħad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni [1], li huma stipulati fl-Anness li jinsab ma' din id-Deċiżjoni, huma annessi mar-Regoli tal-Kummissjoni dwar Proċedura.

Artikolu 2

Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 94/90/KEFA, KE, Euratom [2] hija mħassra.

Artikolu 3

Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fil-jum tal-pubblikazzjoni tagħha fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.

Magħmula fi Brussel, fil-5 ta' Diċembru 2001.

Għall-Kummissjoni

Romano Prodi

Il-President

[1] ĠU L 145, 31.05.2001, p. 43.

[2] ĠU L 46, tat-18.2.1994, p. 58.

--------------------------------------------------

ANNESS

Regoli dettaljati għall-applikazzjoni tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill li jirrigwardaw l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni

Billi:

(1) Skond l-Artikolu 255(2) tat-Trattat UE, il-Parlament Ewropew u l-Kunsill adottaw ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 fir-rigward ta' aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni. [1]

(2) Skond l-Artikolu 255(3) tat-Trattat, l-Artikolu 18 tar-Regolament, li jippreskrivi l-prinċipji ġenerali u l-limiti għall-eżerċizzju tad-dritt ta' aċċess għad-dokumenti, jipprovdi li kull istituzzjoni għandha tadatta r-Regoli tagħha ta' Proċedura għad-dispożizzjonijiet tar-Regolament,

Artikolu 1

Benefiċjarji

Iċ-ċittadin ta' l-Unjoni u persuni naturali jew ġuridiċi li joqgħodu jew li għandhom l-uffiċċju reġistrat tagħhom fi Stat Membru għandhom jeżerċitaw id-dritt tagħhom ta' aċċess għad-dokumenti tal-Kummissjoni taħt l-Artikolu 255(1) tat-Trattat u l-Artikolu 2(1) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 skond dawn ir-regoli dettaljati. Dan id-dritt ta' aċċess jikkonċerna dokumenti miżmuma mill-Kummissjoni, jiġifieri, dokumenti mħejjija jew riċevuti minnha u fil-pussess tagħha.

Skond l-Artikolu 2(2) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, iċ-ċittadini ta' pajjiżi terzi li ma joqgħodux fi Stat Membru u persuni legali li m'humiex reġistrati f'xi wieħed mill-Istati Membri għandhom igawdu d-dritt ta' l-aċċess għad-dokumenti tal-Kummissjoni fuq l-istess termini bħall-benefiċjarji msemmija fl-Artikolu 255(1) tat-Trattat.

Madankollu, skond l-Artikolu 195(1) tat-Trattat, m'għandux ikollhom l-għażla li jagħmlu lment quddiem l-Ombudsman Ewropew. Iżda jekk il-Kummissjoni tirrifjutalhom għal kollox jew f'parti aċċess għal dokument wara applikazzjoni konfermatorja, huma jisgħtu jġibu azzjoni quddiem il-Qorti tal-Prim Istanza tal-Komunitajiet Ewropej skond ir-raba' paragrafu ta' l-Artikolu 230 tat-Trattat.

Artikolu 2

Applikazzjonijiet għall-aċċess

L-applikazzjonijiet kollha għal aċċess għal dokument għandhom jintbagħtu bil-posta, fax jew posta elettronika lis-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni jew lid-Direttorat Ġenerali jew dipartiment. L-indirizzi li fihom għandhom jintbagħtu l-applikazzjonijiet għandhom jiġu ppublikati fil-gwida prattika msemmija fl-Artikolu 8 ta' dawn ir-Regoli.

Il-Kummissjoni għandha twieġeb applikazzjonijiet iniżjali u konfermatorji għall-aċċess fi żmien ħmistax-il jum tax-xogħol mid-data tar-reġistrazzjoni ta' l-applikazzjoni. Fil-każ ta' applikazzjonijiet komplessi jew goffi, il-limitu ta' żmien jista' jiġi mtwawwal bi ħmistax-il jum tax-xogħol. Għandhom jingħataw raġunijiet għal kull estensjoni tal-limitu ta' żmien u dan għandu jiġi notifikat minn qabel lill-applikant.

Jekk applikazzjoni tkun impreċiża, kif imsemmi fl-Artikolu 6(2) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, il-Kummissjoni għandha tistieden lill-applikant biex jipprovdi informazzjoni addizzjonali li tagħmilha possibbli li jiġu identifikati d-dokumenti mitluba; il-limitu taż-żmien għat-tweġiba għandu jibda jgħodd biss miż-żmien meta l-Kummissjoni jkollha din l-informazzjoni.

Kull deċiżjoni wkoll jekk tkun parzjalment negattiva għandha tiddikjara r-raġuni għar-rifjut ibbażat fuq waħda mill-eċċezzjonijiet elenkati fl-Artikolu 4 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 u għandha tinforma lill-applikant bir-rimedji disponibbli għalih.

Artikolu 3

Trattament ta' applikazzjonijiet inizjali

Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 9 ta' dawn ir-Regoli, malli l-applikazzjoni tiġi reġistrata, għandha tintbagħat konferma lill-applikant li l-applikazzjoni tkun ġiet riċevuta, sakemm ma tkunx tista' tintbagħat tweġiba mill-ewwel..

Il-konferma li tkun ġiet riċevuta u t-tweġiba għandhom jintbagħtu bil-miktub, fejn xieraq, b'mezzi elettroniċi.

L-applikant għandu jiġi nfurmat bit-tweġiba għall-applikazzjoni tiegħu jew mid-Direttorat Ġenerali jew mill-kap tad-dipartiment konċernat, jew minn Direttur inkarigat għal dan il-għan mis-Segretarjat Ġenerali jew minn Direttur inkarigat fl-OLAF fejn l-applikazzjoni tikkonċerna dokumenti li jikkonċernaw attivitajiet ta' l-OLAF imsemmija fl-Artikolu 2(1) u (2) tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 1999/352/KE, ECSC, Euratom [2] li jistabbilixxi l-OLAF, jew minn membru ta' l-uffiċċju li jkunu nkarigaw għal dan il-għan.

Kull tweġiba wkoll jekk tkun parzjalment negattiva għandha tinforma lill-applikant bid-drittijiet tiegħu li jibgħat, fi żmien ħmistax-il jum tax-xogħol minn mindu jirċievi t-tweġiba, applikazzjoni konfermatorja lis-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni jew lid-Direttur ta' l-OLAF fejn l-applikazzjoni konfermatorja tikkonċerna dokumenti li jikkonċernaw attivitajiet ta' l-OLAF imsemmija fl-Artikolu 2(1) u (2) tad-Deċiżjoni 1999/352/EC, ECSC, Euratom.

Artikolu 4

Trattament ta' applikazzjonijiet konfermatorji

Skond l-Artikolu 14 tar-Regoli ta' Proċedura tal-Kummissjoni, is-setgħa li jittieħdu deċiżjonijiet dwar applikazzjonijiet konfermatorji hija delegata lis-Segretarjat Ġenerali. Madankollu, fejn l-applikazzjoni konfermatorja tikkonċerna dokumenti li jikkonċernaw attivitajiet ta' l-OLAF imsemmija fl-Artikolu 2(1) u (2) tad-Deċiżjoni 1999/352/EC, ECSC, Euratom, is-setgħa tat-teħid tad-deċiżjonijiet hija delegata lid-Direttur ta' l-OLAF.

Id-Direttorat Ġenerali jew dipartiment għandu jassisti lis-Segretarjat Ġenerali fil-preparazzjoni tad-deċiżjoni.

Id-deċiżjoni għandha tittieħed mis-Segretarjat Ġenerali jew mid-Direttur ta' l-OLAF wara ftehim mas-Servizz Legali.

Id-deċiżjoni għandha tiġi notifikata lill-applikant bil-miktub, fejn xieraq b'mezzi elettroniċi, u tinfurmah bid-dritt tiegħu li jiftaħ kawża duddiem il-Qorti ta' Prim' Istanza jew li jiddeposita lment ma' l-Ombudsman Ewropew.

Artikolu 5

Konsultazzjonijiet

1. Fejn il-Kummissjoni tirċievi applikazzjoni għal aċċess għal dokument fil-pussess tagħha iżda li joriġina minn parti terza, id-Direttorat Ġenerali jew dipartiment li jkollu fil-pussess tiegħu d-dokument għandu jivverifika jekk tapplikax xi waħda mill-eċċezzjonijiet li għalihom jipprovdi l-Artikolu 4 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001. Jekk id-dokument mitlub huwa kalssifikat taħt ir-reolita ta' sigurtà tal-Kummissjoni, l-Artikolu 6 ta' dawn ir-Regoli għandu japplika.

2. Jekk, wara dak l-eżami, id-Direttorat Ġenerali jew dipartiment li jkollu fil-pussess tiegħu id-dokument iqies li l-aċċess għalih għandu jiġi rifjutat taħt xi waħda mill-eċċezzjonijiet li għalihom jipprovdi l-Artikolu 4 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, it-tweġiba negattiva għandha tintbagħat lill-applikant mingħajr konsultazzjoni ma' l-awtur parti terza.

3. Id-Direttorat Ġenerali jew dipartiment li jkollu fil-pussess tiegħu id-dokument għandu jikkonċedi l-applikazzjoni mingħajr ma jikkonsulta l-awtur parti terza fejn:

(a) id-dokumenti mitlub ikun diġà ġie żvelat jew mill-awtur tiegħu jew taħt ir-Regolament jew dispożizzjonijiet;

(b) l-iżvelat jew svelar parzjali, tal-kontenut tiegħu ma jkunx ovvjament sejjer jaffettwa xi wieħed mill-interessi msemmija fl-Artikolu 4 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001.

4. Fil-każi l-oħra kollha, l-awtur parti terza għandu jkun ikkonsultat. B'mod partikolari, jekk l-applikazzjoni għall-aċċess tikkonċerna dokument li joriġina minn Stat Membru, id-Direttorat Ġenerali jew dipartiment li jkollu fil-pussess tiegħu id-dokument għandu jikkonsulta ma' l-awtorità ta' l-oriġini fejn:

(a) id-dokument kien intbagħat lill-Kummissjoni qabel id-data li fiha kien japplika r-Regolament (KE) Nru 1049/2001;

(b) l-Istat Membru kien talab lill-Kummissjoni biex ma tiżvelax id-dokument mingħajr il-qbil tiegħu minn qabel, skond l-Artikolu 4(5) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001.

5. L-awtur parti terza konsultat għandu jkollu limitu ta' żmien biex iwieġeb li m'għandux ikun iqsar minn ħamest ijiem tax-xogħol iżda huwa għandu jippermetti lill-Kummissjoni li timxi mal-limiti ta' żmien tagħha għat-tweġiba. Fin-nuqqas ta' tweġiba fil-perjodu ta' żmien preskritt, jew jekk il-parti terza ma tkunx tista' tinstab jew tiġi identifikata, il-Kummissjoni għandha tiddeċiedi skond ir-regoli dwar eċċezzjonijiet fl-Artikolu 4 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, waqt li tagħt kont ta' l-interessi leġittimi tal-parti terza fuq il-bażi ta' l-informazzjoni għad-dispożizzjoni tagħha.

6. Jekk il-Kummissjoni jkollha l-ħsieb li tagħti aċċess għal dokument kontra l-opinjoni espliċita ta' l-awtur, hija għandha tinforma lill-awtur bl-intenzjoni tagħha li tiżvela d-dokument wara perjodu ta' għaxart ijiem tax-xogħol u għandha tiġbed l-attenzjoni tiegħu għar-rimedji disponibbli għalih biex jopponi l-iżvelar'.

7. Fejn Stat Membru jirċievi applikazzjoni għal aċċess għal dokument li joriġina mill-Kummissjoni, huwa jista', għal għanijiet ta' konsultazzjoni, jikkuntattja lis-Segretarjat Ġenerali li għandu jkun responsabbli biex jistabbilixxi d-Direttorat Ġenerali jew dipartiment responsabbli għad-dokument ġewwa l-Kummissjoni. Id-Direttorat Ġenerali jew dipartiment tal-ħruġ tad-dokument għandu jwieġeb għall-applikazzjoni wara li jikkonsulta mas-Segretarjat Ġenerali.

Artikolu 6

Trattament ta' applikazzjonijiet għal aċċess għal dokumenti klassifikati

Fejn applikazzjoni għall-aċċess tikkonċerna dokument sensittiv kif imsemmi fl-Artikolu 9(1) tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, jew xi dokument ieħor klassifikat taħt ir-regoli ta' sigurtà tal-Kummissjoni, hija għandha tkun ittrattata mill-uffiċjali li għandhom is-setgħa li jkunu jafu x'fih id-dokument.

Għandhom jingħataw raġunijiet fuq il-bażi ta' l-eċċezzjonijiet elenkati fl-Artikolu 4 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 għal kull deċiżjoni li tirrifjuta aċċess għal parti ta' dokument klassifikat jew kollu kemm hu. Jekk jiġi ppruvat li l-aċċess għad-dokument mitlub ma jistgħax jiġi rifjutat fuq il-bażi ta' dawn l-eċċezzjonijiet, l-uffiċjal li jkun qiegħed jittratta l-applikazzjoni għandu jiżgura li d-dokument jiġi diklassifikat qabel ma jibgħatu lill-applikant.

Il-qbil ta' l-awtorità li toriġina għandu jkun meħtieġ jekk l-aċċess għandu jingħata għal dokument sensittiv.

Artikolu 7

Eżerċizzju tad-dritt ta' aċċess

Id-dokumenti għandhom jintbagħtu bil-posta, fax jew, fejn disponibbli bil-posta elettronika, skond l-applikazzjoni. Jekk id-dokumenti jkunu voluminużi jew diffiċli biex ikunu mmaniġġati, l-applikant jista' jiġi mistieden biex jikkonsulta d-dokumenti fuq il-post. Din il-konsultazzjoni għandha tkun mingħajr ħlas.

Jekk id-dokument ikun ġie ppublikat, it-tweġiba għandha tikkonsisti fir-referenzi tal-pubblikazzjoni u/jew il-post fejn id-dokument huwa disponibbli u fejn xieraq l-indirizz web tiegħu fuq is-sit EUROPA.

Jekk il-volum tad-dokumenti mitluba jeċċedi għoxrin faċċata, l-applikant jista' jiġi mitlub jagħmel ħlas ta' Ewro 0,10 għal kull faċċata miżjud bil-prezz tal-ġarr. Il-ħlasijiet għal media oħra għandhom jiġu deċiżi każ b'każ iżda m'għandhomx jeċċedu ammont raġonevoli.

Artikolu 8

Miżuri li jiffaċilitaw l-aċċess għad-dokumenti

1. Il-kopertura tar-reġistru kif hemm provdut fl-Artikolu 11 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 għandha tiġi mtawwla gradwalment. Hija għandha tkun imħabbra fuq il-homepage EUROPA.

Ir-reġistru għandu jkun fih it-titolu tad-dokumenti (fl-lingwi li fihom ikun disponibbli), in-numru tagħhom tas-serje u referenzi oħra disponibbli, indikazzjoni ta' l-awtur tiegħu u d-data tal-ħolqien jew l-adozzjoni tiegħu.

Faċċata ta' għajnuna (fil-lingwi uffiċjali kollha) għandha tinforma lill-pubbliku dwar kif ikun jsta' jinkiseb id-dokument. Jekk id-dokument huwa pubblikat, għandu jkun hemm rabta għat-test sħiħ.

2. Il-Kummissjoni għandha tħejji gwida prattika biex tinforma lill-pubbliku dwar id-drittijiet tiegħu taħt ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001. Ilgwida għandha titqassam fil-lingwi uffiċjali kollha fuq is-sit EWROPA u f'forma ta' ktejjeb.

Artikolu 9

Dokumenti direttament aċċessibbli għall-pubbliku

1. Dan l-Artikolu japplika biss għal dokumenti mħejjija jew riċevuti wara d-data li fiha japplika r-Regolament (KE) Nru 1049/2001.

2. Id-dokumenti li ġejjin għandhom ikunu awtomatikament provduti fuq talba u, sa fejn hu possibbli, magħmula direttament aċċessibbli permezz ta' posta elettronika:

(a) l-aġendi għal-laqgħat tal-Kummissjoni;

(b) minuti ordinarji tal-laqgħat tal-Kummissjoni, wara l-approvazzjoni;

(ċ) dokumenti adottati mill-Kummissjoni għall-pubblikazzjoni fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej;

(d) dokumenti li joriġinaw minn partijiet terzi li jkunu diġà ġew żvelati mill-awtur tagħhom jew bil-kunsens tiegħu;

(e) dokumenti diġà żvelati wara applikazzjoni preċedenti.

3. Jekk ikun jidher ċar li ebda waħda mill-eċċezzjonijiet li għalihom jipprovdi l-Artikolu 4 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 ma tkun applikabbli għalihom, id-dokumenti li ġejjin jistgħu jintgħamlu disponibbli, sa fejn hu possibbli permezz ta' posta elettronika, sakemm ma jkunux jirriflettu opinjonijiet jew posiszzjonijiet individwali:

(a) wara l-adozzjoni ta' proposta għal att tal-Kunsill jew Parlament Ewropew u tal-Kunsill, id-dokumenti preparatorji għal dik il-proposta li jkunu ntbagħtu lill-Kuleġġ matul il-proċess ta' l-adozzjoni;

(b) wara l-adozzjoni ta' att mill-Kummissjoni taħt is-setgħat ta' implimentazzjoni konferiti fuqha, id-dokumenti preparatorji għal dak l-att mibgħuta mill-Kulleġġ matul il-proċess ta' l-adozzjoni;

(ċ) wara l-adozzjoni mill-Kummissjoni ta' att taħt is-setgħat proprji tiegħu, jew ta' komunikazzjoni, rapport jew dokument tax-xogħol,id-dokumenti preparatorji għal dak id-dokument mibgħuta lill-Kulleġġ matul il-proċess ta' l-adozzjoni.

Artikolu 10

Organizzazzjoni interna

Id-Direttorat Ġenerali u l-kapijiet ta' dipartiment għandhom ikollhom is-setgħa li jiddeċiedu dwar l-azzjoni li għandha tittieħed fuq applikazzjonijiet inizjali. Għal dan il-għan, huma għandhom jinnominaw uffiċjal biex jikkonsidra applikazzjonijiet għall-aċċess u jikkoordina t-tweġiba lid-Direttorat Ġenerali tiegħu jew dipartiment.

It-tweġibiet għall-applikazzjonijiet inizjali għandhom jintbagħtu lis-Segertarjat Ġenerali bħala informazzjoni.

L-applikazzjonijiet konfermatorji għandhom jibtbagħtu għall-informazzjoni lid-Direttorat Ġenerali jew dipartiment li jkun wieġeb l-applikazzjoni inizjali.

Is-Segretarjat Ġenerali għandu jassigira l-koordinazzjoni u l-implimentazzjoni uniformi ta' dawn ir-regoli mid-Direttorati Ġenerali u dipartimenti tal-Kummissjoni. Għal dan il-għan, huwa għandu jipprovdi l-pariri kollha meħtieġa u l-linji gwida.

[1] ĠU L 145, 31.05.2001, p. 43.

[2] ĠU L 136, 31.05.1999, p. 20.

--------------------------------------------------