DEĊIŻJONI TAL-KUMITAT PERMANENTI TA' L-ISTATI TA' L-EFTA

Nru 3/2005/KP

tad-9 ta' Ġunju 2005

dwar l-aċċess pubbliku għal dokumenti ta' l-EFTA u li tneħħi d-Deċiżjoni Nru 2/2002/KP tal-Kumitat Permanenti ta' l-Istati ta' l-EFTA tat-30 ta’ Mejju 2002

IL-KUMITAT PERMANENTI TA' L-ISTATI TA' L-EFTA,

Wara li kkunsidra d-Deċiżjoni tal-Kumitat Permanenti ta' l-Istati ta' l-EFTA Nru 2/2002/KP tat-30 ta’ Mejju 2002 dwar l-Aċċess Pubbliku għad-Dokumenti li b'dan qiegħda tiġi mħassra,

Wara li rrikonoxxa l-interess pubbliku f'aċċess miftuħ għal dokumenti f'qafas legali definit b'mod ċar, billi jitqiesu l-liġijiet nazzjonali applikabbli,

Wara li kkunsidra l-fatt li, meta jitqiesu talbiet għal aċċess għal dokumenti, il-prinċipju tat-trasparenza għandu jkun applikat bl-usa' mod possibbli,

IDDEĊIEDA DAN LI ĠEJ:

Artikolu 1

Is-Segretarjat ta' l-EFTA għandu jagħmel disponibbli lill-pubbliku bit-tqegħid fuq il-websajt tiegħu d-dokumenti elenkati fl-Anness ta' din id-Deċiżjoni.

Artikolu 2

1.   Kwalunkwe persuna tista' titlob aċċess għal dokumenti relatati maż-ŻEE (minn hawn 'il quddiem imsemmija bħala “dokumenti”) miktubin jew milqugħa mis-Segretarjat ta' l-EFTA li huma f'idejn is-Segretarjat ta' l-EFTA.

2.   Aċċess għal dokument għandu jingħata sakemm ma japplikawx il-limitazzjonijiet ta' l-Artikoli li ġejjin:

Artikolu 3

1.   Aċċess għal dokument għandu jkun rifjutat f'każ li l-kxif se jimmina l-ħarsien ta':

2.   Aċċess għal dokument għandu jkun rifjutat f'każ li l-kxif se jimmina l-ħarsien ta':

3.   Aċċess għal dokument, miktub għall-użu intern, li għandu x'jaqsam ma' materja fejn id-deċiżjoni għadha ma ttieħditx, għandu jkun rifjutat jekk il-kxif tad-dokument se jimmina l-proċess li jwassal għat-teħid ta' deċiżjoni.

4.   Aċċess għal dokument li fih opinjonijiet għall-użu intern bħala parti mid-deliberazzonijiet u l-konsultazzonijiet preliminari għandu jkun rifjutat anke wara li d-deċiżjoni tkun ittieħdet jekk il-kxif tad-dokument se jimmina l-proċess li jwassal għat-teħid ta' deċiżjoni.

5.   Għal dak li għandu x'jaqsam ma' dokumenti ta' terzi trażmessi lis-Segretarjat ta' l-EFTA, is-Segretarjat ta' l-EFTA għandu jikkonsulta lit-terzi bil-ħsieb li tkun eżaminata jekk eċċezzjoni fil-paragrafu 1 jew 2 hix applikabbli, sakemm mhux ċar jekk id-dokument għandu jew ma għandux ikun mikxuf.

6.   Fil-każijiet tal-paragrafi 2-4 hawn fuq, aċċess għandu jingħata xorta, b'mod sħiħ jew parzjali, jekk l-Istati ta' l-EFTA jaqblu li hemm interess pubbliku li jiġi fuq kollox fil-kxif.

Artikolu 4

Stat ta' l-EFTA jista' jitlob lis-Segretarjat ta' l-EFTA biex ma jikxifx dokumenti li joriġinaw minn dak l-Istat mingħajr il-qbil tiegħu minn qabel.

Artikolu 5

Jekk partijiet biss mid-dokument mitlub huma koperti bi kwalunkwe mill-eċċezzjonijiet, il-bqija tal-partijiet tad-dokument għandhom ikunu rilaxxati.

Artikolu 6

1.   Applikazzonijiet għall-aċċess għal dokument għandhom isiru fi kwalunkwe forma miktuba, inkluża l-forma elettronika, fl-ilsien Ingliż u f'manjiera preċiża biżżejjed li tippermetti lis-Segretarjat ta' l-EFTA biex jidentifika d-dokument.

2.   Jekk applikazzjoni mhijiex preċiża biżżejjed, is-Segretarjat ta' l-EFTA għandu jitlob lill-applikant li jikkjarifika l-applikazzjoni u għandu jassisti lill-applikant biex jagħmel dan, per eżempju, billi jipprovdi informazzjoni skond l-Artikolu 11.

3.   Fl-eventwalità ta' applikazzjoni li għandha x'taqsam ma dokument twil ħafna jew number kbir ħafna ta' dokumenti, is-Segretarjat ta' l-EFTA jista' jikkonsulta ma' l-applikant b'mod informali, bil-ħsieb li tinstab soluzzjoni ġusta.

Artikolu 7

1.   Applikazzjoni għall-aċċess għal dokument għandha tkun meqjusa mill-ewwel. Għandha tintbagħat ittra ta' rċevuta lill-applikant.

2.   Is-Segretarjat ta' l-EFTA għandu jissottometti t-talba ta' l-Istati ta' l-EFTA għall-approvazzjoni, sakemm ma jkunx assigurat li l-Istati ta' l-EFTA humiex se jirrifjutaw jew le aċċess għad-dokument. L-Istati ta' l-EFTA għandhom jiddeċiedu mingħajr dewmien żejjed.

3.   Hekk kif tasal ir-risposta mingħand l-Istati ta' l-EFTA, is-Segretarjat ta' l-EFTA għandu jew jinforma lill-applikant li aċċess għad-dokument mitlub ingħata u jipprovdi aċċess skond l-Artikolu 10 jew, f'risposta miktuba, jagħti r-raġunijiet għar-rifjut totali jew parzjali u jinforma l-applikant bid-dritt tiegħu jew tagħha li tirreferi t-talba lill-Kumitat Permanenti ta' l-Istati ta' l-EFTA.

4.   Jekk mhux possibbli għas-Segretarjat ta' l-EFTA li jagħti lill-applikant tweġiba fi 12-il jum ta' xogħol mir-reġistrazzjoni ta' l-applikazzjoni, l-applikant għandu jkun infurmat bil-miktub bid-dewmien u meta d-deċiżjoni tista' tkun mistennija. L-applikant għandu jkun infurmat bid-dritt tiegħu jew tagħha li jirreferi t-talba lill-Kumitat Permanenti ta' l-Istati ta' l-EFTA jekk ma jkunx irċieva jew ma tkunx irċeviet tweġiba fi żmien raġonevoli.

5.   Fl-eventwalità ta' rifjut totali jew parzjali, l-applikant jista', fi żmien 15-il jum ta' xogħol minn meta jirċievi t-tweġiba mis-Segretarjat, jirreferi t-talba lill-Kumitat Permanenti ta' l-Istati ta' l-EFTA.

6.   In-nuqqas tas-Segretarjat ta' l-EFTA li jwieġeb fi żmien raġonevoli mir-reġistrazzjoni ta' l-applikazzjoni jagħti d-dritt lill-applikant li jirreferi t-talba lill-Kumitat Permanenti ta' l-Istati ta' l-EFTA.

Artikolu 8

Referenza għall-Kumitat Permanenti ta' l-Istati ta' l-EFTA għandha tkun mistħarrġa mill-ewwel. Jekk aċċess totali jew parzjali hu rifjutat, dan għandu jkun ikkomunikat lill-applikant f'risposta bil-miktub li tagħti r-raġunijiet tar-rifjut.

Artikolu 9

IIl-klassifikazzjoni (Strettament kunfidenzjali, Kunfidenzjali, Ristrett) ta' kwalunkwe dokument fiha nnifisha ma teskludihx mill-aċċess għall-pubbliku fi stadju aktar tard.

Artikolu 10

1.   L-applikant għandu jkollu aċċess għad-dokumenti jew billi jikkonsultahom fil-post jew billi jirċievi kopja, inkluża kopja elettronika, fejn disponibbli. L-applikant jista' jkun mitlub iħallas l-ispiża tal-produzzjoni u ta' l-impustar tal-kopji. Il-ħlas ma għandux jaqbeż l-ispiża reali tal-produzzjoni u l-impustar tal-kopji. Konsultazzjoni fuq il-post, kopji ta' anqas minn 20 paġna tad-daqs A4, u jekk disponibbli, aċċess dirett f'forma elettronika għandhom ikunu b'xejn.

2.   Jekk dokument kien diġà rilaxxat mis-Segretarjat ta' l-EFTA u hu faċilment aċċessibbli mill-applikant, is-Segretarjat ta' l-EFTA jista' jissodisfa l-obbligu tiegħu li jagħti aċċess għad-dokumenti billi jinforma lill-applikant kif jista' jakkwista d-dokument mitlub.

Artikolu 11

1.   Is-Segretarjat ta' l-EFTA għandu jżomm reġistru tad-dokumenti. Aċċess għal lista ta' dokumenti li hemm fir-reġistru għandu jkun provdut hekk kif issir talba. Referenzi għal dokumenti għandhom ikunu reġistrati f'reġistru mingħajr dewmien.

2.   Għal kull dokument ir-reġistru għandu jkun fih numru ta' referenza, il-materja tas-suġġett u/jew deskrizzjoni qasira tal-kontenut tad-dokument u d-data meta wasal jew inkiteb u reġistrat fir-reġistru. Referenzi għandhom isiru f'manjiera li ma jimminawx il-ħarsien ta' l-interessi fl-Artikolu 3.

Artikolu 12

Is-Segretarjat ta' l-EFTA għandu jipprovdi informazzjoni u assistenza liċ-ċittadini dwar kif u fejn applikazzjonijiet għall-aċċess għad-dokumenti jistgħu jsiru.

Artikolu 13

Din id-Deċiżjoni għandha tkun mingħajr preġudizzju għal kwalunkwe regoli eżistenti dwar drittijiet ta' l-awtur li jistgħu jillimitaw id-dritt tat-terzi li jirriproduċu jew jisfruttaw dokumenti rilaxxati.

Artikolu 14

Deċiżjoni Nru 2/2002/KP tal-Kumitat Permanenti ta' l-Istati ta' l-EFTA tat-30 ta' Mejju hi b'dan imneħħija.

Artikolu 15

Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-1 ta' Ottubru 2005.

Artikolu 16

Id-deċiżjoni għandha tkun ippubblikata fit-Taqsima taż-ŻEE u fis-Suppliment taż-ŻEE tal-Ġurnal Uffiċjali ta' l-Unjoni Ewropea.

Artikolu 17

Din id-Deċiżjoni għandha tkun suġġetta għal reviżjoni fi żmien sena mill-jum ta' l-effett tagħha.