IL-KUMMISSJONI EWROPEA
Brussell, 11.10.2017
COM(2017) 590 final
RAPPORT TAL-KUMMISSJONI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL
dwar il-Valutazzjoni tal-Istandard Ewropew għall-fatturazzjoni elettronika, skont id-Direttiva 2014/55/UE
IL-KUMMISSJONI EWROPEA
Brussell, 11.10.2017
COM(2017) 590 final
RAPPORT TAL-KUMMISSJONI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL
dwar il-Valutazzjoni tal-Istandard Ewropew għall-fatturazzjoni elettronika, skont id-Direttiva 2014/55/UE
1.Il-kuntest
L-għan tad-Direttiva 2014/55/UE dwar il-fatturazzjoni elettronika fl-akkwist pubbliku 1 (id-”Direttiva”) huwa li tippromwovi l-użu tal-fatturazzjoni elettronika fl-akkwist pubbliku billi tiżgura l-interoperabbiltà u ttejjeb iċ-ċertezza legali. Din ġiet adottata fis-16 ta’ April 2014 mill-Parlament Ewropew u mill-Kunsill wara proċess ta’ tħejjija bir-reqqa mmexxi mill-Kummissjoni li involva għadd kbir ta’ partijiet ikkonċernati.
Id-Direttiva teżiġi li l-awtoritajiet kontraenti jirċievu u jipproċessaw fatturi elettroniċi li jikkonformaw ma’ Standard Ewropew (EN) għall-fatturazzjoni elettronika. Id-Direttiva tipprevedi wkoll li proċess jinbeda mill-organizzazzjonijiet ta’ standardizzazzjoni rilevanti li jiddefinixxu dan l-istandard. L-obbligu jikkonċerna biss il-fatturi marbuta mal-kuntratti pubbliċi li jidħlu fil-kamp ta’ applikazzjoni tad-Direttivi tal-UE dwar l-Akkwist Pubbliku.
Billi l-EN ma kienx disponibbli meta ġiet adottata d-Direttiva, din taħtar lill-Kummissjoni (fl-Art. 3) biex tassumi r-responsabbiltà li twettaq evalwazzjoni tal-istandard fejn għandu x’jaqsam mal-prattiċità tiegħu, ma’ kemm hu faċli għall-utent, u mal-ispejjeż tal-implimentazzjoni għall-utent aħħari, qabel ma jsir applikabbli l-istandard. L-EN ġie adottat mill-Kumitat Ewropew għall-Istandardizzazzjoni (CEN) dan l-aħħar, u dan ir-rapport jippreżenta r-riżultati tal-evalwazzjoni li twettqet.
2.L-iżvilupp tal-Istandard Ewropew għall-Fatturazzjoni elettronika
Bi qbil mad-Direttiva, fl-10 ta’ Diċembru 2014 il-Kummissjoni ħatret 2 lill-Kumitat Ewropew għall-Istandardizzazzjoni (CEN) biex jiżviluppa l-EN dwar il-fatturazzjoni elettronika u l-istrumenti marbutin magħha. Fil-mandat, il-Kummissjoni talbet speċifikament li l-Kumitat Ewropew għall-Istandardizzazzjoni (CEN) jwettaq il-kompiti elenkati hawn taħt:
-li jiġi żviluppat standard Ewropew (EN) għall-mudell tad-dejta semantika tal-elementi prinċipali ta’ fattura elettronika;
-li jiġu identifikati għadd limitat ta’ sintassijiet tal-fatturi li jikkonformaw bis-sħiħ mal-istandard Ewropew;
-li jiġu żviluppati r-rabtiet sintattiċi, jiġifieri informazzjoni li tispeċifika kif jista’ jiġi rrappreżentat il-mudell tad-dejta semantika fis-sintassijiet elenkati, u l-artifatti ta’ validazzjoni awtomatika tagħhom;
-li jiġu żviluppati linji gwida dwar l-interoperabbiltà tal-fatturi elettroniċi fil-livell tat-trażmissjoni; filwaqt li jitqiesu l-ħtieġa li jiġu żgurati l-awtentiċità tal-oriġini u l-integrità tal-kontenut tal-fatturi elettroniċi;
-li jiġu żviluppati l-linji gwida dwar l-użu fakultattiv tal-estensjonijiet tas-setturi jew tal-pajjiżi flimkien mal-istandard Ewropew, u li jkunu jinkludu metodoloġija li tintuża fl-ambjent reali;
-li jsir l-ittestjar tal-istandard Ewropew fir-rigward ta’ kemm hu prattiku biex jintuża mill-utent aħħari.
Biex iwettaq dawn il-kompiti, il-Kumitat Ewropew għall-Istandardizzazzjoni (CEN) ħatar kumitat tekniku speċifiku (TC434) u sitt gruppi ta’ ħidma (wieħed għal kull wieħed mis-suġġetti elenkati hawn fuq). Il-Kumitat Tekniku huwa magħmul minn tekniċi li huma esperti dwar il-fatturar elettroniku ġejjin mill-Organizzazzjonijiet ta’ Standardizzazzjoni Nazzjonali (NSO) ta’ għadd ta’ Stati Membri. Kienu involuti wkoll esperti privati u rappreżentanti mill-amministrazzjonijiet pubbliċi. Dan l-involviment wiesgħa ta’ bosta partijiet ikkonċernati huwa garanzija qawwija li l-EN huwa allinjat mal-iżviluppi l-aktar riċenti tas-suq u mal-ħtiġiet tal-utenti.
B’riżultat ta’ dan il-proċess, il-Kumitat Ewropew għall-Istandardizzazzjoni (CEN) ħareġ l-istandard u l-lista tas-sintassijiet fit-28 ta’ Ġunju 2017, bin-numru ta’ referenza EN 16931.
L-istrument ewlieni tal-Kumitat Tekniku huwa l-istandard stess, li jirrappreżenta l-elementi prinċipali tal-fattura. F’Marzu tal-2016 dan għadda minn inkjesta pubblika fejn kienu involuti l-Korpi Nazzjonali tal-Istandardizzazzjoni kollha, u li kisbet 600 kumment. Wara dan, il-Kumitat Tekniku ħadem fuq dawn il-kummenti u ffinalizza abbozz tal-EN li nħareġ għall-votazzjoni. L-EN ġie approvat b’mod unanimu mill-Korpi Nazzjonali tal-Istandardizzazzjoni. L-istrumenti l-oħrajn kollha wkoll ingħataw għall-votazzjoni, u l-aħħar votazzjoni, dwar l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi tar-rabtiet sintattiċi għalqet fid-29 ta’ Ġunju 2017.
Linja ta’ ħidma importanti oħra hija marbuta mal-kwistjoni tas-sintassijiet, li jirrappreżentaw il-lingwaġġi tas-software li jistgħu jintużaw biex l-EN jiġi implimentat fil-prattika. Kemm id-Direttiva kif ukoll il-mandat li tat il-Kummissjoni semmew li l-Kumitat Ewropew għall-Istandardizzazzjoni (CEN) għandu jidentifika “għadd limitat ta’ sintassijiet”, billi hemm bosta sintassijiet li jintużaw bħala format għall-EN. Il-Kumitat Tekniku rnexxielu, b’maġġoranza kbira tal-Membri, jasal għal qbil dwar għadd limitat ħafna minn dawn, jiġifieri, żewġ sintassijiet: UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) u UBL 2.1.
3.L-evalwazzjoni tal-Istandard
L-Artikolu 3 tad-Direttiva 2014/55/UE jgħid li qabel ma jiġi introdott l-istandard Ewropew għall-fatturazzjoni elettronika fl-Istati Membri, jeħtieġ li l-applikazzjoni prattika ta’ dan l-istandard tiġi ttestjata sew. Jeħtieġ li din il-valutazzjoni ssir fl-istess ħin mat-tfassil tal-istandard u jeħtieġ li tinvolvi lill-utenti aħħarin. B’mod partikolari trid tqis il-prattiċità u l-ħeffa tal-użu tal-istandard, u trid turi li dan jista’ jiġi implimentat b’mod kosteffiċjenti u proporzjonat.
Dan ir-rapport jippreżenta r-riżultati ta’ din il-valutazzjoni abbażi ta’ żewġ sorsi ewlenin:
·Ir-Rapport Tekniku tal-Kumitat Ewropew għall-Istandardizzazzjoni (CEN) dwar WG6 u dwar TC434, li ngħata t-titlu “Test of the European standard with respect to its practical application for an end user”, u li primarjament huwa ddedikat għall-itestjar tal-aspetti tekniċi tal-istandard.
·Studju kumplimentari li twettaq minn kuntrattur estern, PricewaterhouseCoopers (PWC), għall-Kummissjoni, bejn l-aħħar ta’ Marzu tal-2017 u Lulju tal-2017. L-istudju kien iżjed iffukat fuq l-impatt prattiku fuq l-utenti aħħarin, u jinsab fis-sit web tal-Kummissjoni, DG GROW/ Public procurement/ Studies.
3.1Ir-riżultati tal-ittestjar mill-Kumitat Ewropew għall-Istandardizzazzjoni (CEN)
Ir-Rapport Tekniku jiddeskrivi t-testijiet li saru fuq l-EN fil-livell semantiku u sintattiku. Jirrapporta wkoll dwar il-metodoloġija u l-ittestjar tal-artifatti tal-validazzjoni. Dawn l-artifatti tal-validazzjoni jirrappreżentaw l-elementi u r-regoli obbligatorji tal-EN b’kodiċi tas-sors miftuħ u jiżguraw li l-konformità mal-EN ta’ fattura tista’ tiġi vverifikata b’mod awtomatiku.
Ir-rapport fih tliet taqsimiet prinċipali. L-ewwel taqsima hija dwar l-ittestjar semantiku, u fiha tingħata deskrizzjoni ġenerali tal-metodoloġija, tal-ittestjar u tar-riżultati. Bl-istess mod, it-tieni taqsima tiddeskrivi l-metodoloġija, l-ittestjar u r-riżultati sintattiċi. L-aħħar taqsima fiha żewġ sottokapitli fejn hemm deskritti t-testijiet li twettqu biex ikun żgurat li l-EN huwa addattat għall-ħlasijiet u għall-ipproċessar awtomatiku.
Ma nstabux problemi kbar waqt il-proċess tal-ittestjar. Probabbilment, dan għaliex il-grupp ta’ ħidma tal-Kumitat Ewropew għall-Istandardizzazzjoni (CEN) li kien responsabbli mill-EN kien diġà wettaq l-ittestjar għall-assikurazzjoni tal-kwalità min-naħa tiegħu. Barra minn hekk, l-ittestjar mexa flimkien mal-iżvilupp tal-EN, biex il-problemi li setgħu nqalgħu bdew jidhru mal-ewwel, u ma tħallewx jakkumulaw.
Fil-livell semantiku, il-proċess tejjeb l-EN għaliex id-definizzjonijiet u n-noti għall-użu li ttejbu b’riżultat tal-ittestjar se jkunu ta’ għajnuna għal min jimplimenta l-EN u għall-utenti aħħarin biex jifhmuh aktar malajr.
L-ittestjar tas-sintassi kien iffukat primarjament biex jiżgura li l-artifatti tal-validazzjoni kienu addattati għall-verifika tal-konformità, u kien ibbażat ukoll fuq dak li sar magħruf mill-proġett CEN WS/BII (CEN Workshop on Business Interoperability Interfaces for public procurement in Europe). Il-fatt li l-artifatti tal-validazzjoni huma disponibbli huwa essenzjali biex jiffaċilita l-użu prattiku tal-EN minn min jimplimentah.
3.2Studju supplimentari dwar l-impatt prattiku fuq l-utent aħħari
Biex ir-riżultati tal-ittestjar tal-Kumitat Ewropew għall-Istandardizzazzjoni (CEN) jiġu ssupplimentati, il-Kummissjoni ddeċidiet li twettaq studju ieħor, u dan sar minn PWC. L-għan tal-istudju li sar minn PWC kien li jevalwa l-EN fuq it-tliet kriterji ewlenin ta’ hawn taħt, li huma elenkati fid-Direttiva 2014/55/UE:
A.Il-prattiċità: Dan il-kriterju jirreferi għal elementi bħall-effikaċja, l-utilità u l-addattament għal skop jew sitwazzjoni partikolari.
B.Il-faċilità tal-użu għall-utent: Dan il-kriterju jinvolvi valutazzjoni ta’ kemm hu faċli li wieħed juża u jimplimenta l-istandard, u b’mod partikolari filwaqt li jitqiesu sistemi eżistenti bħall-Ippjanar tar-Riżorsi tal-Intrapriżi (ERP).
C.L-spejjeż tal-implimentazzjoni: Dan il-kriterju jirreferi għall-ispejjeż tal-implimentazzjoni li jkollhom iġarrbu l-utenti aħħarin (l-awtoritajiet kontraenti u l-fornituri tagħhom) għall-appoġġ tal-istandard, u jkopri x-xenarji kollha identifikati.
Il-metodoloġija li ntużat fl-istudju bdiet billi ddefinixxiet għadd ta’ xenarji tal-implimentazzjoni diversi. L-aħħar sett ta’ xenarji inkluda sitt pajjiżi: Franza, l-Irlanda, l-Italja, in-Netherlands, in-Norveġja u l-Polonja. Dawn il-pajjiżi ntgħażlu għall-analiżi dettaljata biex jirrappreżentaw id-diversità ta’ sitwazzjonijiet fl-UE f’dawn l-oqsma li ġejjin:
·L-ewwel qasam: Il-livell ta’ (di)ċentralizzazzjoni għall-fatturazzjoni elettronika fil-livell nazzjonali
·It-tieni qasam: il-livell ta’ maturità tal-fatturazzjoni elettronika
·It-tielet qasam: L-użu ta’ standards tal-fatturazzjoni elettronika
It-tieni fażi ta’ dan il-proġett iffoka fuq il-ġbir u l-konsolidament tad-dejta li kienet meħtieġa biex jiġi evalwat l-EN, u l-analiżi ta’ din id-dejta. L-istudju kompla jibni fuq ir-riżultati tar-rapport tal-Kumitat Ewropew għall-Istandardizzazzjoni, li kien qies l-applikazzjoni prattika (l-idoneità) tal-EN minn perspettiva teknika. Barra minn hekk, id-dejta nġabret permezz ta’ riċerka bbażata biss fuq id-dokumentazzjoni. Din ir-riċerka twettqet biex tikkjarifika liema huma l-mudelli tal-fatturazzjoni elettronika stabbiliti, il-kapaċitajiet li joffru u l-prezzijiet tagħhom.
Fl-aħħar nett saru intervisti mmirati mar-rappreżentanti tal-Istati Membri, tal-awtoritajiet reġjonali u tal-industrija, u mal-fornituri tas-servizz u min ibigħ is-softwer. F’dawn l-intervisti, ir-rappreżentanti ngħataw sett ta’ mistoqsijiet li kienu ppreparati minn qabel. Dawn l-intervisti ġew irreġistrati u tniżżlu fil-minuti tal-laqgħat li ġew approvati mir-rappreżentanti relattivi tagħhom.
4.L-eżitu tal-evalwazzjoni
It-tliet kriterji msemmija mid-Direttiva huma ddettaljati wieħed wieħed hawn taħt.
A.Il-prattiċità
Il-prattiċità tal-istandard Ewropew għall-fatturazzjoni elettronika, fir-rigward tal-idoneità tiegħu, ġiet ikkonfermata mill-awtoritajiet tal-Istati Membri u mill-partijiet ikkonċernati li ġew intervistati. Ma ġiet identifikata ebda problema teknika kbira. Barra minn hekk, l-EN ġie approvat unanimament mill-Korpi Nazzjonali tal-Istandardizzazzjoni kollha.
L-EN għall-fatturazzjoni elettronika huwa bbażat fuq standards internazzjonali eżistenti li jintużaw f’ħafna pajjiżi fl-Ewropa. Id-deċiżjoni li l-għadd ta’ formati għall-implimentazzjoni tal-mudell tad-dejta semantika jiġi llimitat għal tnejn, il-UBL 2.1 3 u l-UNCEFACT/CII se tirriżulta f’aktar simplifikazzjoni, billi dawn iż-żewġ sintassijiet huma komuni ħafna u diġà qegħdin jintużaw fis-suq. Il-maġġoranza tal-awtoritajiet kontraenti li ġew intervistati għal dan l-istudju se jappoġġaw bi prijorità sintassi waħda biss, il-UBL 2.1.
B.L-użu faċli għall-utenti
Billi jidentifika sett komuni ta’ elementi ta’ informazzjoni tal-fatturi li jissodisfaw il-biċċa l-kbira tal-ħtiġiet kummerċjali u legali, il-mudell bażiku tad-dejta semantika għall-fatturi huwa siewi ħafna għall-istabbiliment ta’ sistemi ta’ fatturazzjoni elettronika li jkunu faċli biex jintużaw u kosteffiċjenti.
Ir-rwol tal-Ippjanar tar-Riżorsi tal-Intrapriżi u tal bejjiegħa tas-softwer hu meqjus bħala kruċjali mill-awtoritajiet ċentrali, reġjonali u lokali. B’mod partikolari, l-implimentazzjoni nativa tal-EN fis-soluzzjonijiet tagħhom se tnaqqas il-bżonn li ssir konverżjoni tal-format, u b’hekk se jitnaqqsu b’mod konsiderevoli l-kumplessità u l-ispejjeż għall-utenti aħħarin.
Huwa meqjus li l-EN huwa flessibbli billi jagħti l-possibbiltà li ċerti elementi jintużaw b’mod fakultattiv, u fih attributi għall-kitba libera u listi ta’ kodiċijiet. Iżda dan il-vantaġġ jista’ jirriżulta f’diversità kbira wisq ta’ Speċifikazzjonijiet Prinċipali għall-Użu tal-Fatturi (Core Invoice Usage Specifications - CIUS) u ta’ estensjonijiet. Is-CIUS huma speċifikazzjonijiet li l-għan tagħhom huwa li jgħinu lil min jimplimenta l-fatturazzjoni elettronika biex isolvi l-aspetti prattiċi tad-definizzjoni tas-sistemi tal-IT fuq il-bażi tal-EN. L-użu ta’ CIUS u ta’ estensjonijiet għandu jkun issorveljat u limitat, possibilment permezz ta’ inizjattiva Ewropea kkoordinata, biex tkun protetta l-interoperabbiltà bejn il-fruntieri.
C.L-ispejjeż possibbli tal-implimentazzjoni
L-ispejjeż tal-implimentazzjoni tal-fatturazzjoni elettronika jiddependu ħafna fuq żewġ varjabbli ewlenin f’kull pajjiż: il-livell ta’ maturità tal-fatturazzjoni elettronika u l-arkitettura li jagħżel għaliha s-settur pubbliku.
Il-maturità tal-fatturazzjoni elettronika fil-livell nazzjonali hija ddeterminata mir-rati tal-adozzjoni tagħha fis-settur pubbliku u dak privat, mill-eżistenza ta’ suq kompetittiv għas-servizzi u s-soluzzjonijet ta’ fatturazzjoni elettronika, u l-livell ta’ tħejjija organizzattiva u tal-IT. L-impatt tal-EN fir-rigward tal-ispejjeż u l-komplessità se jkun inqas fl-Istati Membri li għandhom livell għoli ta’ maturità. Se jkun iżjed qawwi fl-Istati Membri fejn l-adozzjoni tal-fatturazzjoni elettronika hija baxxa, fejn l-għadd ta’ fornituri tas-soluzzjonijiet u tas-servizzi huwa limitat u fejn l-infrastruttura nazzjonali tal-IT mhijiex wisq avvanzata.
L-impatt tal-EN se jkun jiddependi wkoll fuq il-leġiżlazzjoni u l-politika nazzjonali, u fuq ir-rekwiżiti relatati. Ikun siewi għall-gvernijiet jekk jiddefinixxu strateġija għall-implimentazzjoni tad-Direttiva 2014/55/UE (mill-konformità minima mad-Direttiva sal-awtomatizzazzjoni sħiħa tal-proċess tal-fatturazzjoni), u jekk jippjanaw l-introduzzjoni nazzjonali tal-fatturazzjoni elettronika. Ħafna pajjiżi kellhom riżultati tajbin meta użaw dawn l-istrateġiji. Jista’ jsir obbligatorju l-użu tal-fatturazzjoni elettronika għall-fornituri lis-settur pubbliku, bl-użu ta’ formati speċifiċi.
Hemm żewġ arkitetturi għall-fatturazzjoni elettronika fl-akkwist pubbliku li huma identifikabbli u li diġà qegħdin stabbiliti fil-maġġoranza tal-Istati Membri, dawn huma:
·hub ċentrali (jew bosta hubs ikkumbinati) li jirċievi l-fatturi elettroniċi kollha mingħand il-fornituri u jibgħathom lill-awtorità jew lill-entità kontraenti rilevanti (sistema ċentralizzata); jew
·sistema distribwita li biha l-fatturi elettroniċi jridu jintbagħtu direttament mill-fornituri lill-entità jew lill-awtorità kontraenti (sistema distribwita).
L-Istati Membri li għandhom livell għoli ta’ maturità fil-fatturazzjoni elettronika huma kkaratterizzati minn rati għoljin ta’ adozzjoni, minn ambjent fejn il-fornituri tas-servizzi u s-soluzzjonijiet għall-fatturazzjoni elettronika huwa kompetittiv, u minn stat avvanzat ta’ tħejjija organizzattiva u tal-IT.
L-Istati Membri li għandhom arkitettura tal-fatturazzjoni elettronika matura u diċentralizzata se jkunu jiddependu mill-fornituri tas-servizzi u s-soluzzjonijiet għall-fatturazzjoni elettronika li joffru soluzzjonijiet kompetittivi lill-entitajiet pubbliċi u privati ta’ kull daqs, biex idaħħlu l-aġġornamenti mtejba fis-sistemi, biex dawn ikunu jistgħu jsostnu l-EN. F’dan ix-xenarju, l-impatt tal-implimentazzjoni tal-EN huwa mistenni li jkun żgħir jew moderat, skont is-sitwazzjoni. L-ispejjeż tal-aġġornament imtejjeb tas-sistemi jiġġarrab mill-fornituri tas-servizzi, u b’hekk mill-utenti aħħarin (l-awtoritajiet kontraenti u l-fornituri tagħhom). L-ispejjeż ikunu żgħar jekk il-fornituri tas-servizzi diġà qegħdin isostnu standards li huma allinjati mal-EN, u għall-kuntrarju, ikunu ikbar jekk dan ma jkunx il-każ. Il-bejjiegħa kollha tal-Ippjanar tar-Riżorsi tal-Intrapriżi u l-fornituri kollha tas-servizzi li kienu intervistati waqt l-istudju qalu li se joffru s-soluzzjonijiet li jikkonformaw mal-EN skont id-domanda tas-suq. Iżda l-ispejjeż tal-implimentazzjoni tal-EN jiżdiedu jekk jintużaw ħafna estensjonijiet fil-livelli nazzjonali u settorjali, u dan inaqqas b’mod sinifikanti l-vantaġġi ta’ standard komuni.
Fl-Istati Membri fejn hemm stabbilita arkitettura tal-fatturazzjoni elettronika matura u ċentralizzata, l-impatt tal-EN fuq l-utenti aħħarin b’mod ġenerali jkun żgħir. It-tibdil li jista’ jkun meħtieġ biex jissostna l-EN, u l-ispejjeż relatati jiġġarrbu fil-biċċa l-kbira mill-entitajiet li jamministraw is-sistema ċentrali tal-fatturazzjoni elettronika. Pereżempju, is-sistema Chorus Pro stabbilita fi Franza sa minn Jannar tal-2017 hija bbażata fuq l-implimentazzjoni ta’ soluzzjoni komuni għall-fornituri kollha tas-settur pubbliku (kemm dawk privati, kif ukoll dawk pubbliċi). L-EN ma jkollux impatt fuq l-amministrazzjoni pubblika (żgħira) billi l-Chorus Pro jingħata bla ħlas lill-amministrazzjonijiet u lill-fornituri. L-EN lanqas ma jfixkel lill-SMEs, għaliex dawn għadhom jistgħu jibagħtu l-fatturi fil-forma ta’ PDF lill-amministrazzjonijiet pubbliċi.
L-awtoritajiet kontraenti ż-żgħar jiddeċiedu l-livell tal-investiment tagħhom u tal-awtomatizzazzjoni tas-servizzi u s-soluzzjonijiet tal-fatturazzjoni elettronika li se jużaw, skont ir-rekwiżiti nazzjonali u skont is-sitwazzjoni kummerċjali tagħhom. Il-prezz tax-xiri tal-EN mingħand il-Kumitat Ewropew għall-Istandardizzazzjoni (CEN) mhuwiex kbir wisq, iżda d-disponibbiltà tal-informazzjoni marbuta mal-Istandard Ewropew u l-istrumenti anċillari tiegħu mingħajr ħlas permezz tal-Faċilità Nikkollegaw l-Ewropa (CEF) u tas-CEN hija meqjusa li hi importanti.
L-Istati Membri li għad m’għandhomx wisq maturità fil-fatturazzjoni elettronika li jadottaw arkitettura diċentralizzata se jsibu d-diffikultajiet biex jiżguraw l-użu u l-implimentazzjoni tal-EN. Madankollu, dan jista’ jittaffa jekk il-gvern jipprovdi gwida u regoli ċari, bħal kif iridu jintużaw l-istandards. Barra minn hekk, is-sensibilizzazzjoni, il-promozzjoni, l-isponsorizzazzjoni superjuri, it-taħriġ, iċ-ċentri ta’ kompetenza u s-servizzi komuni se jkollhom rwol sinifikanti fis-sostenn tal-EN. F’dan ix-xenarju, l-impatt tal-EN u l-ispejjeż marbutin miegħu huma mistennija li se jkunu sinifikanti. Sakemm l-Awtoritajiet Kontraenti ma jagħżlux li jużaw servizzi komuni, li jnaqqsu ħafna u jimmutwalizzaw l-ispejjeż , jew li japplikaw politika ta’ kondiviżjoni u użu mill-ġdid, se jkun hemm impatt fuq il-baġit tagħhom. Fl-Istati Membri li għad m’għandhomx wisq maturità fil-fatturazzjoni elettronika u li għażlu li jimplimentaw sistema ta’ fatturazzjoni ċentralizzata, l-impatt tal-EN ikun jiddependi mir-rekwiżiti nazzjonali u l-livell ta’ tħejjija fis-setturi pubbliċi u privati. Il-pajjiżi fejn huwa diġà obbligatorju li jintużaw standards allinjati mal-EN mhumiex se jkollhom diffikultajiet tekniċi kbar. Jekk l-istat ta’ tħejjija jkun avvanzat, l-adozzjoni tal-fatturazzjoni elettronika tkun daqstant avvanzata. L-awtoritajiet kontraenti se jkunu appoġġati u ffaċilitati permezz tas-sistema ċentralizzata; filwaqt li l-fornituri jkunu jiddependu fuq l-operaturi kummerċjali, u f’ċerti kiżijiet, ikun hemm offruti servizzi mingħajr ħlas għal għadd limitat ta’ fatturi. Iżda biex jiġu rrealizzati dawn il-benefiċċji, huwa meħtieġ xi ftit investiment mill-awtoritajiet ċentrali biex jistabbilixxu din is-sistema ċentrali.
5.L-impatt fuq partijiet ikkonċernati speċifiċi
L-impatt fuq l-awtoritajiet kontraenti ż-żgħar
L-intervisti mal-awtoritajiet reġjonali u lokali juru li:
·L-użu tal-istandard huwa kruċjali sabiex l-awtoritajiet inaqqsu l-ispejjeż.
·L-iżjed mod komuni biex jiġi implimentat l-EN huwa mistenni li se jkun permezz tat-titjib tas-sistemi tal-ERP (Enterprise Resource Planning) li oriġinarjament isostnu l-istandard.
·Sakemm jistgħu jiġu evitati l-estensjonijiet, għall-amministrazzjonijiet pubbliċi kollha, l-implimentazzjoni tal-EN mhijiex mistennija li tkun għalja.
Għaldaqstant huwa meqjus li l-vantaġġi tas-simplifikazzjoni tal-proċeduri tal-ħlas jegħlbu l-ispejjeż limitati tal-implimentazzjoni.
Kif intqal qabel, id-Direttiva 2014/55/UE tapplika biss għall-kuntratti li għandhom valur ogħla mill-valuri ta’ limitu tal-UE, u b’hekk huwa limitat l-għadd ta’ awtoritajiet kontraenti żgħar li jkunu kkonċernati minn dan l-obbligu. B’mod ġenerali, l-livell tal-awtomatizzazzjoni u s-sofistikazzjoni tal-IT tas-sistemi tagħhom, kif ukoll l-investiment li jkunu lesti li jagħmlu se jkunu l-għażla ta’ kull awtorità kuntraenti individwali. Dan ikun ibbażat fuq is-sitwazzjoni kummerċjali tagħhom u fuq ir-rekwiżiti nazzjonali. Il-finanzjament li jingħata mit-Telecom tal-Faċilità Nikkollegaw l-Ewropa huwa meqjus strument utli biex isostni l-implimentazzjoni tal-EN.
L-impatt fuq l-SMEs
Id-Direttiva ma tobbligax lill-partijiet privati jużaw il-fatturazzjoni elettronika, iżda r-regoli nazzjonali jistgħu jagħmluha obbligatorju. Madankollu, jekk l-SMEs jiddeċiedu li jużaw il-fatturazzjoni elettronika għall-akkwisti, l-EN se jkollu effett pożittiv fuqhom billi ma jippermettix li l-amministrazzjonijiet pubbliċi ta’ pajjiżi differenti jitolbu speċifikazzjonijiet diversi tal-fatturazzjoni elettronika. F’xi Stati Membri s-servizzi tal-fatturazzjoni elettronika jingħataw mingħajr ħlas lill-SMEs għal għadd limitat ta’ fatturi. Fl-Italja, il-Kamra tal-Kummerċ tipprovdi dan is-servizz li jinkludi wkoll l-arkivjar elettroniku.
Fl-aħħar nett, l-EN huwa anjostiku għall-użu tal-firem elettroniċi. Fl-Istati Membri fejn huwa obbligatorju l-użu tal-firem elettroniċi għall-fatturazzjoni elettronika lis-settur pubbliku, l-SMEs għandhom jipprevedu l-ispejjeż marbutin ma’ dan fil-baġits tagħhom.
6.L-isfidi li jmiss
Il-partijiet ikkonċernati li ġew intervistati ssuġġerew għadd ta’ miżuri li jappoġġaw l-introduzzjoni tal-EN u li jimmassimizzaw il-vantaġġi tiegħu. Dawn huma elenkati hawn taħt fl-ordni ta’ kemm-il darba tressqu:
·l-ambjent tal-ittestjar eżistenti, li jkun aċċessibbli b’mod liberu (mingħajr il-ħtieġa tal-awtentikazzjoni) jittejjeb aktar (eż. spjegazzjonijiet ta’ żbalji li jagħmlu aktar sens, li jiġu aġġornati pass pass mal-evoluzzjoni tal-artifatti tal-validazzjoni) u li jingħataw eżempji tal-fatturi kumplessi u sempliċi;
·reġistru ċentrali Ewropew li jelenka l-fornituri kollha tas-servizzi u tas-soluzzjonijiet li jsostnu l-EN jew is-CIUS, bħala element ewlieni ta’ sistema ta’ governanza;
·dokumentazzjoni ċara dwar l-EN u l-implimentazzjoni tiegħu;
·Punt ta’ Servizz tekniku li jipprovdi s-sostenn permezz tal-implimentazzjoni tal-EN;
·li l-artifatti tal-validazzjoni għall-EN jkunu aċċessibbli għall-pubbliku u li s-servizzi tal-ittestjar li jkunu disponibbli permezz ta’ interfaċċja tal-ipprogrammar tal-applikazzjonijiet (API) jiġu promossi ma’ udjenza aktar wiesgħa;
·appoġġ finanzjarju għal min jimplimenta;
·jistgħu jiġu kkunsidrati l-vokabularji ewlenin u l-ispeċifikazzjonijiet semantiċi rilevanti tal-ISA².
L-introduzzjoni tal-EN tkun teħtieġ li tinżamm aġġornata u teħtieġ governanza. Pereżempju, għandha tiġi stabbilita sistema ta’ governanza biex jiġu evalwati l-estensjonijiet kemm fil-livell semantiku kif ukoll f’dak sintattiku, u biex tfittex l-elemeni komuni fost il-pajjiżi u s-setturi, fuq il-bażi ta’ proċess ikkontrollat.
Barra minn hekk, jeżistu l-vantaġġi għax-xerrejja pubbliċi li jadottaw “strateġija massimali” ibbażata fuq l-awtomatizzazzjoni sħiħa tal-proċess. Biex dan jiġi promoss, ir-rwol tal-Kumitat Tekniku u tal-Kummissjoni Ewropea biex jagħtu s-sostenn meħtieġ se jkun kritiku.
7.Konklużjoni
Dan ir-Rapport jikkonkludi l-ħidma tat-tħejija tal-Istandard Ewropew għall-fatturazzjoni elettronika. Ġew evalwati t-tliet kriterji msemmija fid-Direttiva stess, (il-prattiċità, il-faċilità tal-użu għall-utenti, u l-ispejjeż tal-implimentazzjoni li jistgħu jinqalgħu). Skont iż-żewġ sorsi ewlenin, li huma r-Rapport Tekniku tal-Kumitat Ewropew għall-Istandardizzazzjoni u l-Istudju ta’ PWC, l-EN huwa meqjus li jilħaq l-iskop tiegħu.
Ir-referenza għall-EN se tiġi ppubblikata f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea fl-istess żmien li dan ir-Rapport jitressaq quddiem il-Parlament Ewropew u l-Kunsill. Bi qbil mal-Artikolu 11 tad-Direttiva, din il-pubblikazzjoni hija l-punt tat-tluq biex jingħata bidu għall-implimentazzjoni tal-limiti taż-żmien fl-ewwel sottoparagrafu tal-Artikolu 11(2) tad-Direttiva 2014/55/UE.
ĠU L 133, 6.5.2014, p. 1–11
M/528 DEĊIŻJONI TA’ IMPLIMENTAZZJONI TAL-KUMMISSJONI C(2014) 7912 final tal-10.12.2014 dwar talba lill-organizzazzjonijiet tal-istandardizzazzjoni Ewropej għall-istandardizzazzjoni fir-rigward ta’ standard Ewropew għall-fatturazzjoni elettronika u sett anċillari ta’ strumenti tal-istandardizzazzjoni skont ir-Regolament (UE) Nru 1025/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill
Il-UBL 2.1. ġiet identifikata mill-Kummissjoni għar-referenzjar fl-akkwist pubbliku b’Deċiżjoni tal-Kummissjoni. 2014/771/UE: Deċiżjoni ta’ Implimentazzjoni tal-Kummissjoni tal-31 ta’ Ottubru 2014 dwar l-identifikazzjoni tal-verżjoni 2.1 tal-“Universal Business Language” għar-referenzjar fl-akkwist pubbliku (Test b’rilevanza għaż-ŻEE)