9.12.2015   

MT

Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

C 409/168

RAPPORT

dwar il-kontijiet annwali tal-Istitut Ewropew għall-Ugwaljanza bejn is-Sessi għas-sena finanzjarja 2014 flimkien mar-risposta tal-Istitut

(2015/C 409/19)

INTRODUZZJONI

1.

L-Istitut Ewropew għall-Ugwaljanza bejn is-Sessi (minn hawn ’il quddiem “l-Istitut”, magħruf ukoll bħala l-“EIGE”), li jinsab f’Vilnius, ġie stabbilit bir-Regolament (KE) Nru 1922/2006 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (1). Il-kompitu tal-Istitut huwa li jiġbor, janalizza u jxerred informazzjoni dwar l-ugwaljanza bejn is-sessi u li jiżviluppa, janalizza, jevalwa u jxerred għodod ta’ metodoloġija sabiex jappoġġa l-integrazzjoni tal-ugwaljanza bejn is-sessi fil-politika kollha tal-Unjoni u l-politika nazzjonali li tirriżulta (2).

INFORMAZZJONI LI TAPPOĠĠA D-DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI

2.

L-approċċ tal-awditjar meħud mill-Qorti jinkludi proċeduri analitiċi tal-awditjar, ittestjar dirett tat-tranżazzjonijiet u valutazzjoni tal-kontrolli ewlenin tas-sistemi ta’ superviżjoni u kontroll tal-Istitut. Dan huwa ssupplimentat b’evidenza pprovduta mix-xogħol ta’ awdituri oħrajn u analiżi tar-rappreżentazzjonijiet tal-maniġment.

DIKJARAZZJONI TA' ASSIGURAZZJONI

3.

Skont id-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE), il-Qorti awditjat:

(a)

il-kontijiet annwali tal-Istitut, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (3) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (4) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2014, u

(b)

il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet.

Ir-responsabbiltà tal-maniġment

4.

II-maniġment huwa responsabbli mit-tħejjija u l-preżentazzjoni ġusta tal-kontijiet annwali tal-Istitut u mil-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi (5):

(a)

Ir-responsabbiltajiet tal-maniġment fir-rigward tal-kontijiet annwali tal-Istitut jinkludu t-tfassil, l-implimentazzjoni u ż-żamma ta’ sistema ta’ kontroll intern rilevanti għat-tħejjija u l-preżentazzjoni ġusta ta’ rapporti finanzjarji li jkunu ħielsa minn kwalunkwe dikjarazzjoni skorretta materjali, sew jekk minħabba frodi u sew jekk minħabba xi żball; l-għażla u l-applikazzjoni ta’ politiki kontabilistiċi xierqa fuq il-bażi tar-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni (6); it-tħejjija ta’ stimi kontabilistiċi li jkunu raġonevoli fiċ-ċirkustanzi. Id-Direttur japprova l-kontijiet annwali tal-Istitut wara li l-uffiċjal tal-kontabbiltà tiegħu jkun ħejjiehom fuq il-bażi tal-informazzjoni kollha disponibbli u jkun stabbilixxa nota biex takkumpanja l-kontijiet li fiha huwa jiddikjara, fost l-oħrajn, li għandu aċċertament raġonevoli li dawn jippreżentaw stampa vera u ġusta tal-pożizzjoni finanzjarja tal-Istitut fl-aspetti materjali kollha.

(b)

Ir-responsabbiltajiet tal-maniġment fir-rigward tal-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi u l-konformità mal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba jikkonsistu fit-tfassil, l-implimentazzjoni u ż-żamma ta’ sistema ta’ kontroll intern effettiva u effiċjenti li tinkludi superviżjoni adegwata u miżuri xierqa għall-prevenzjoni ta’ irregolaritajiet u frodi u, jekk meħtieġ, proċedimenti legali għall-irkupru ta’ fondi mħallsa jew użati ħażin.

Ir-responsabbiltà tal-awditur

5.

Ir-responsabbiltà tal-Qorti hija li, fuq il-bażi tal-awditu tagħha, tipprovdi lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill (7) b’dikjarazzjoni ta' assigurazzjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet annwali u dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi. Il-Qorti tmexxi l-awditu tagħha skont l-Istandards Internazzjonali tal-Awditjar u l-Kodiċijiet tal-Etika tal-IFAC u l-Istandards Internazzjonali tal-Istituzzjonijiet Supremi tal-Awditjar tal-INTOSAI. Dawn l-istandards jeżiġu li l-Qorti tippjana u twettaq l-awditu biex tikseb aċċertament raġonevoli dwar jekk il-kontijiet annwali tal-Istitut jkunux ħielsa minn kwalunkwe dikjarazzjoni skorretta materjali u dwar jekk it-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati jkunux legali u regolari.

6.

L-awditu jinvolvi t-twettiq ta' proċeduri biex tinkiseb evidenza għall-awditjar dwar l-ammonti u d-divulgazzjonijiet fil-kontijiet u dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi. Il-proċeduri magħżula jiddependu fuq il-ġudizzju tal-awditur, li huwa bbażat fuq valutazzjoni tar-riskji ta’ dikjarazzjoni skorretta materjali tal-kontijiet u ta’ nuqqas ta’ konformità materjali mit-tranżazzjonijiet ta’ bażi mar-rekwiżiti fil-qafas legali tal-Unjoni Ewropea, sew jekk minħabba frodi u sew jekk minħabba xi żball. Meta jivvaluta dawn ir-riskji, l-awditur iqis kwalunkwe kontroll intern rilevanti għat-tħejjija u l-preżentazzjoni ġusta tal-kontijiet, kif ukoll is-sistemi ta’ superviżjoni u kontroll li jkunu implimentati biex jiġu żgurati l-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi, u jfassal proċeduri tal-awditjar li jkunu xierqa skont iċ-ċirkustanzi. L-awditu jinvolvi wkoll l-evalwazzjoni tal-adegwatezza tal-politiki kontabilistiċi, ir-raġonevolezza tal-istimi kontabilistiċi u l-preżentazzjoni kumplessiva tal-kontijiet. Fit-tħejjija ta' dan ir-rapport u d-Dikjarazzjoni ta' Assigurazzjoni, il-Qorti qieset ix-xogħol tal-awditjar li l-awditur indipendenti estern wettaq fuq il-kontijiet tal-Istitut kif stipulat fl-Artikolu 208(4) tar-Regolament Finanzjarju tal-UE (8).

7.

Il-Qorti tqis li l-evidenza għall-awditjar miksuba hija suffiċjenti u xierqa biex tipprovdi bażi għad-dikjarazzjoni ta’ assigurazzjoni tagħha.

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

8.

Fl-opinjoni tal-Qorti, il-kontijiet annwali tal-Istitut jippreżentaw b’mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjoni finanzjarja tiegħu fil-31 ta’ Diċembru 2014 u r-riżultati tal-operazzjonijiet tiegħu u l-flussi tal-flus tiegħu għas-sena li ntemmet dakinhar, skont id-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju tiegħu u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni.

Opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

9.

Fl-opinjoni tal-Qorti, it-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet annwali għas-sena li ntemmet fil-31 ta’ Diċembru 2014 huma legali u regolari fl-aspetti materjali kollha.

10.

Il-kummenti li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjonijiet tal-Qorti.

KUMMENTI DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

11.

Il-livell ta' riporti għal approprjazzjonijiet impenjati kien għoli għat-Titolu III (nefqa operazzjonali) f’livell ta’ EUR 1,8 miljun, jiġifieri 54 % (2013: EUR 2,0 miljun, jiġifieri 56 %). Ir-raġunijiet prinċipali kienu akkwisti, ta' stħarriġiet u studji, li ddewmu, u studji li għadhom għaddejjin u li huma mistennija jiġu ffinalizzati kif ippjanat fl-2015.

SEGWITU GĦALL-KUMMENTI MIS-SNIN PREĊEDENTI

12.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjonijiet korrettivi li ttieħdu b’rispons għall-kummenti tal-Qorti mis-snin preċedenti tingħata fl-Anness I.

Dan ir-Rapport ġie adottat mill-Awla IV, immexxija mis-Sur Milan Martin CVIKL, Membru tal-Qorti tal-Awdituri, fil-Lussemburgu fil-laqgħa tagħha tat-8 ta' Settembru 2015.

Għall-Qorti tal-Awdituri

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

(1)  ĠU L 403, 30.12.2006, p. 9.

(2)  L-Anness II jagħti sommarju tal-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Istitut. Huwa ppreżentat għal skopijiet ta' informazzjoni.

(3)  Dawn jinkludu l-karta tal-bilanċ u r-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, it-tabella tal-flussi tal-flus, ir-rapport tat-tibdil fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta’ spjegazzjoni.

(4)  Dawn jinkludu l-kont tar-riżultat baġitarju u l-anness għall-kont tar-riżultat baġitarju.

(5)  L-Artikoli 39 u 50 tar-Regolament ta' Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013 (ĠU L 328, 7.12.2013, p. 42).

(6)  Ir-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni huma dderivati mill-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà għas-Settur Pubbliku (IPSAS) maħruġa mill-Federazzjoni Internazzjonali tal-Kontabilisti jew, fejn rilevanti, l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà (IAS)/l-Istandards Internazzjonali tar-Rappurtar Finanzjarju (IFRS) maħruġa mill-Bord dwar l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà.

(7)  L-Artikolu 107 tar-Regolament (UE) Nru 1271/2013.

(8)  Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (ĠU L 298, 26.10.2012, p. 1).

ANNESS I

Segwitu għall-kummenti mis-snin preċedenti

Sena

Kumment tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata/Għadha għaddejja/Pendenti/M/A)

2011

Is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni Ewropea wettaq “Analiżi limitata tal-implimentazzjoni tal-Istandards ta' Kontroll Intern” fl-Istitut f’Diċembru 2011. L-Istitut aċċetta r-rakkomandazzjonijiet biex jiffinalizza l-proċedura għall-implimentazzjoni tal-Istandards ta' Kontroll Intern, u l-maniġment adotta pjan ta’ azzjoni li għandu jiġi implimentat fl-2012.

Ikkompletata

2012

Il-Qorti identifikat nuqqasijiet fid-dokumentazzjoni tal-proċeduri ta' reklutaġġ. Ma hemm ebda evidenza li l-mistoqsijiet għat-testijiet bil-miktub u l-intervisti, kif ukoll il-ponderazzjonijiet rispettivi tagħhom tħejjew qabel ma ġew eżaminati l-applikazzjonijiet.

Ikkompletata

2013

Fl-2013 il-livell kumplessiv ta' approprjazzjonijiet impenjati kien ta' 99 %, li jindika li l-impenji saru b'mod f'waqthom. L-Istitut kompla jnaqqas il-livell kumplessiv ta’ riporti ta' approprjazzjonijiet impenjati minn EUR 2,5 miljun (32 %) fl-2012 għal EUR 2,2 miljun (29 %) fl-2013. Dawn ir-riporti huma prinċipalment relatati għat-Titolu III (nefqa operazzjonali) b'EUR 2,0 miljun, li jirrappreżentaw 56 % tal-approprjazzjonijiet impenjati korrispondenti. Huma jikkonċernaw prinċipalment proċeduri ta' akkwist li ġew konklużi tard fis-sena minħabba raġunijiet li fil-biċċa l-kbira kienu barra mill-kontroll tal-Istitut, bħal komunikazzjoni tardiva mill-Presidenza tal-Kunsill tal-UE fir-rigward ta' studju li kellu jitwettaq (EUR 1,1 miljun) u proġetti kumplessi relatati mal-IT li l-akkwist tagħhom ħa ħafna żmien (EUR 0,6 miljun).

M/A

ANNESS II

L-Istitut Ewropew għall-Ugwaljanza bejn is-Sessi (Vilnius)

Kompetenzi u attivitajiet

Oqsma ta' kompetenza tal-Unjoni li jidderivaw mit-Trattat

(L-Artikoli 2 u 3 tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea)

L-Unjoni hija bbażata fuq il-valuri tar-rispett għad-dinjità tal-bniedem, il-libertà, id-demokrazija, l-ugwaljanza, l-istat tad-dritt u r-rispett għad-drittijiet tal-bniedem, inklużi d-drittijiet ta' persuni li jagħmlu parti minn minoranzi. Dawn il-valuri huma komuni għall-Istati Membri f'soċjetà fejn jipprevalu l-pluraliżmu, in-nondiskriminazzjoni, it-tolleranza, il-ġustizzja, is-solidarjetà u l-ugwaljanza bejn in-nisa u l-irġiel.

Hija għandha tiġġieled kontra l-esklużjoni soċjali u d-diskriminazzjoni, u tippromwovi l-ġustizzja u l-protezzjoni soċjali, l-ugwaljanza bejn in-nisa u l-irġiel, is-solidarjetà bejn il-ġenerazzjonijiet u l-protezzjoni tad-drittijiet tat-tfal.

Kompetenzi tal-Istitut

(Ir-Regolament (KE) Nru 1922/2006 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill)

Għanijiet

Li jikkontribwixxi għal u jsaħħaħ il-promozzjoni tal-ugwaljanza bejn is-sessi, inkluża l-integrazzjoni tas-sessi fil-politika kollha tal-Unjoni u l-politika nazzjonali li tirriżulta, u l-ġlieda kontra d-diskriminazzjoni abbażi tas-sess, u li jżid l-għarfien taċ-ċittadini tal-UE dwar l-ugwaljanza bejn is-sessi.

Kompiti

—

Li jiġbor, janalizza u jxerred informazzjoni rilevanti, paragunabbli u affidabbli dwar l-ugwaljanza bejn is-sessi;

—

li jiżviluppa metodi biex itejjeb l-oġġettività, il-paragunabbiltà u l-affidabbiltà tad-data f'livell Ewropew;

—

li jiżviluppa, janalizza, jevalwa u jxerred għodod ta' metodoloġija sabiex jappoġġa l-integrazzjoni tal-ugwaljanza bejn is-sessi fil-politika kollha tal-Unjoni u l-politika nazzjonali li tirriżulta u jappoġġa l-integrazzjoni tas-sessi fl-istituzzjonijiet u l-korpi kollha tal-Unjoni;

—

li jwettaq stħarriġ dwar is-sitwazzjoni fl-Ewropa fir-rigward tal-ugwaljanza bejn is-sessi;

—

li jistabbilixxi u jikkoordina Netwerk Ewropew dwar l-Ugwaljanza bejn is-Sessi;

—

li jorganizza laqgħat ad hoc ta' esperti biex jappoġġa l-ħidma ta' riċerka tal-Istitut;

—

sabiex iżid l-għarfien taċ-ċittadini tal-UE dwar l-ugwaljanza bejn is-sessi, jorganizza, ma' partijiet interessati rilevanti, konferenzi, kampanji u laqgħat f'livell Ewropew, u jippreżenta r-riżultati u l-konklużjonijiet lill-Kummissjoni;

—

li jxerred informazzjoni rigward eżempji pożittivi ta' rwoli mhux stereotipiċi għan-nisa u l-irġiel fl-oqsma kollha tas-soċjetà, jippreżenta l-kisbiet u l-inizjattivi tiegħu mfasslin biex jippubbliċizzaw u jibnu fuq tali stejjer ta' suċċess;

—

li jiżviluppa djalogu u kooperazzjoni ma' organizzazzjonijiet mhux governattivi u ta' opportunitajiet ugwali, universitajiet u esperti, ċentri ta' riċerka, imsieħba soċjali;

—

li jistabbilixxi riżorsi ta' dokumentazzjoni aċċessibbli għall-pubbliku;

—

li jagħmel l-informazzjoni dwar l-integrazzjoni tas-sessi disponibbli għall-organizzazzjonijiet pubbliċi u privati;

—

li jipprovdi informazzjoni lill-Istituzzjonijiet tal-Unjoni dwar l-ugwaljanza bejn is-sessi u l-integrazzjoni tas-sessi fil-pajjiżi tal-adeżjoni u dawk kandidati.

Governanza

Bord ta’ Tmexxija

Kompożizzjoni

Tmintax-il rappreżentant maħtur mill-Kunsill, abbażi ta' proposta minn kull wieħed mill-Istati Membri kkonċernati u membru wieħed li jirrappreżenta lill-Kummissjoni, maħtur mill-Kummissjoni. Il-membri jinħatru abbażi tal-ogħla standards ta' kompetenza u medda wiesgħa ta' kompetenza rilevanti u transdixxiplinarja fil-qasam tal-ugwaljanza bejn is-sessi. Il-Kunsill u l-Kummissjoni għandhom jimmiraw li jiksbu rappreżentanza bilanċjata bejn l-irġiel u n-nisa fuq il-Bord ta' Tmexxija. Il-membri maħtura mill-Kunsill għandhom jirrappreżentaw 18-il Stat Membru fl-ordni tar-rotazzjoni tal-Presidenzi.

Dmirijiet

—

Li jadotta l-programm ta’ ħidma annwali u dak ta’ terminu medju, il-baġit u r-rapport annwali;

—

li jadotta r-regoli interni tal-Istitut u r-regoli ta’ proċedura tal-Bord ta’ Tmexxija.

Forum ta’ Esperti

Kompożizzjoni

Membri mill-korpi kompetenti speċjalizzati fil-kwistjonijiet tal-ugwaljanza bejn is-sessi, rappreżentant wieħed maħtur minn kull Stat Membru, żewġ membri li jirrappreżentaw organizzazzjonijiet rilevanti oħra speċjalizzati fi kwistjonijiet ta' ugwaljanza bejn is-sessi maħtura mill-Parlament Ewropew, tliet membri maħtura mill-Kummissjoni.

Dmirijiet

Jappoġġa lid-Direttur fl-iżgurar tal-eċċellenza u l-indipendenza tal-attivitajiet tal-Istitut, jikkostitwixxi mekkaniżmu għal skambju ta’ informazzjoni fir-rigward ta' kwistjonijiet ta' ugwaljanza bejn is-sessi u l-ġbir kollettiv ta’ għarfien, u jiżgura kooperazzjoni mill-qrib bejn l-Istitut u l-korpi kompetenti fl-Istati Membri.

Id-Direttur huwa maħtur mill-Bord ta’ Tmexxija abbażi ta’ lista ta’ kandidati proposti mill-Kummissjoni wara kompetizzjoni miftuħa.

Dmirijiet

Responsabbli għat-twettiq tal-kompiti msemmijin fir-Regolament (KE) Nru 1922/2006, it-tħejjija u l-implimentazzjoni tal-programmi ta’ attivitajiet annwali u ta’ terminu medju tal-Istitut; it-tħejjija tal-laqgħat tal-Bord ta’ Tmexxija u tal-Forum ta’ Esperti; it-tħejjija u l-pubblikazzjoni tar-rapport annwali; il-kwistjonijiet kollha relatati mal-persunal: kwistjonijiet ta’ amministrazzjoni ta’ kuljum; l-implimentazzjoni ta’ monitoraġġ effettiv u proċeduri ta’ evalwazzjoni relatati mal-prestazzjoni tal-Istitut.

Awditu estern

Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri.

Awditu intern

Is-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni Ewropea (IAS).

Awtorità ta' kwittanza

Il-Parlament Ewropew fuq rakkomandazzjoni mill-Kunsill.

Riżorsi disponibbli għall-Istitut fl-2014 (2013)

Baġit Finali

EUR 7,4(7,5) miljun li minnhom is-sussidju tal-Unjoni huwa 98,5 % (100 %)

Persunal fil-31 ta’ Diċembru 2014

29 (30) post previst fit-tabella tal-persunal, li minnhom okkupati: 29 (30);

11 (16)-il membru ieħor tal-persunal (persunal kuntrattwali, esperti nazzjonali sekondati).

Total tal-persunal fil-31 ta’ Diċembru 2014

40 (46), li jwettqu l-kompiti li ġejjin:

—

operazzjonali: 28 (32)

—

amministrattivi: 9 (11)

—

imħallta: 3 (3)

Prodotti u servizzi fl-2014 (2013)

Oqsma Fokali

Data u indikaturi paragunabbli u affidabbli dwar l-ugwaljanza bejn is-sessi; implimentazzjoni tal-ugwaljanza bejn is-sessi u l-integrazzjoni tas-sessi; ċentru ta’ riżorsi u dokumentazzjoni (RDC); żieda fl-għarfien, netwerking u komunikazzjoni.

Għadd ta’ studji mnedija: 8 (14)

Għadd ta’ kontributi lill-pajjiżi li jkollhom il-Presidenza: 2 (2)

Għadd ta’ laqgħat tal-esperti u tal-gruppi ta’ ħidma: 26 (13)

Konferenzi internazzjonali: 1 (2)

Għadd ta’ rapporti ta’ riċerka: 2 (2)

Rapporti annwali: 1 (1)

Sors: Anness ipprovdut mill-Istitut.

IT-TWEĠIBA TAL-ISTITUT

11.

L-Istitut jaqbel. Mill-bidu tal-operazzjoni tiegħu l-EIGE għamel l-isforzi kollha biex inaqqas l-ammont ta' riporti fil-baġit operazzjonali. L-EIGE jsegwi, fuq parir, livelli aċċettabli skont it-Titolu (TITOLU 1: MASS 10 %, TITOLU II: MASS 20 %, TITOLU III: MASS 30 %). Madankollu, skont l-approprjazzjonijiet operazzjonali, id-dewmien qiegħed iseħħ minħabba ċirkostanzi li l-EIGE m'għandux kontroll fuqhom, jiġifieri, deċiżjoni tardiva mill-Presidenza tal-Kunsill tal-UE dwar suġġett tal-istudju.