13.12.2013   

MT

Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

C 365/251

RAPPORT

dwar il-kontijiet annwali tal-Aġenzija Ewropea għall-Ġestjoni ta’ Kooperazzjoni Operazzjonali fil-Fruntieri Esterni tal-Istati Membri għas-sena finanzjarja 2012, flimkien mar-risposti tal-Aġenzija

2013/C 365/35

INTRODUZZJONI

1.

L-Aġenzija Ewropea għall-Ġestjoni ta’ Kooperazzjoni Operazzjonali fil-Fruntieri Esterni tal-Istati Membri (minn hawn ’il quddiem "l-Aġenzija", magħrufa wkoll bħala l-“FRONTEX”), li tinsab f’Varsavja, inħolqot bir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2007/2004 (1). Il-kompitu tal-Aġenzija huwa li tikkoordina l-attivitajiet tal-Istati Membri fil-qasam tal-ġestjoni tal-fruntieri esterni (appoġġ għal kooperazzjoni operazzjonali, assistenza teknika u operazzjonali, u analiżi tar-riskju) (2).

INFORMAZZJONI LI TAPPOĠĠA D-DIKJARAZZJONI TA’ ASSIGURAZZJONI

2.

L-approċċ tal-awditjar meħud mill-Qorti jinkludi proċeduri analitiċi tal-awditjar, ittestjar dirett tat-tranżazzjonijiet u valutazzjoni tal-kontrolli ewlenin tas-sistemi ta’ sorveljanza u kontroll tal-Aġenzija. Dan huwa ssupplimentat b’evidenza pprovduta mix-xogħol ta’ awdituri oħrajn (fejn rilevanti) u analiżi tar-rappreżentazzjonijiet tal-maniġment.

DIKJARAZZJONI TA’ ASSIGURAZZJONI

3.

Skont id-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (TFUE), il-Qorti awditjat:

(a)

il-kontijiet annwali tal-Aġenzija, li jinkludu r-rapporti finanzjarji (3) u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit (4) għas-sena finanzjarja li ntemmet fil-31 ta' Diċembru 2012, u

(b)

il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati dawk il-kontijiet.

Ir-responsabbiltà tal-maniġment

4.

Skont l-Artikoli 33 u 43 tar-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 2343/2002 (5), il-maniġment huwa responsabbli mit-tħejjija u l-preżentazzjoni ġusta tal-kontijiet annwali tal-Aġenzija u mil-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi:

(a)

Ir-responsabbiltajiet tal-maniġment fir-rigward tal-kontijiet annwali tal-Aġenzija jinkludu t-tfassil, l-implimentazzjoni u ż-żamma ta’ sistema ta’ kontroll intern rilevanti għat-tħejjija u l-preżentazzjoni ġusta ta’ rapporti finanzjarji li jkunu ħielsa minn kwalunkwe dikjarazzjoni skorretta materjali, sew jekk minħabba frodi u sew jekk minħabba xi żball; l-għażla u l-applikazzjoni ta’ politiki kontabilistiċi xierqa fuq il-bażi tar-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni (6); it-tħejjija ta’ stimi kontabilistiċi li jkunu raġonevoli fiċ-ċirkustanzi. Id-Direttur japprova l-kontijiet annwali tal-Aġenzija wara li l-uffiċjal tal-kontabbiltà tagħha jkun ħejjiehom fuq il-bażi tal-informazzjoni kollha disponibbli u jkun stabbilixxa nota biex takkumpanja l-kontijiet li fihom huwa jiddikjara, fost l-oħrajn, li għandu aċċertament raġonevoli li dawn jippreżentaw stampa vera u ġusta tal-pożizzjoni finanzjarja tal-Aġenzija fl-aspetti materjali kollha.

(b)

Ir-responsabbiltajiet tal-maniġment fir-rigward tal-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi u l-konformità mal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba jikkonsistu fit-tfassil, l-implimentazzjoni u ż-żamma ta’ sistema ta’ kontroll intern effettiva u effiċjenti li tinkludi sorveljanza adegwata u miżuri xierqa għall-prevenzjoni ta’ irregolaritajiet u frodi u, jekk meħtieġ, proċedimenti legali għall-irkupru ta’ fondi mħallsa jew użati ħażin.

Ir-responsabbiltà tal-awditur

5.

Ir-responsabbiltà tal-Qorti hija li, fuq il-bażi tal-awditu tagħha, tipprovdi lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill (7) b’dikjarazzjoni ta' assigurazzjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet annwali u dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi. Il-Qorti tmexxi l-awditu tagħha skont l-Istandards Internazzjonali tal-Awditjar u l-Kodiċijiet tal-Etika tal-IFAC u l-Istandards Internazzjonali tal-Istituzzjonijiet Supremi tal-Awditjar tal-INTOSAI. Dawn l-istandards jeżiġu li l-Qorti tippjana u twettaq l-awditu biex tikseb aċċertament raġonevoli dwar jekk il-kontijiet annwali tal-Aġenzija jkunux ħielsa minn kwalunkwe dikjarazzjoni skorretta materjali u dwar jekk it-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati jkunux legali u regolari.

6.

L-awditu jinvolvi t-twettiq ta' proċeduri biex tinkiseb evidenza għall-awditjar dwar l-ammonti u d-divulgazzjonijiet fil-kontijiet u dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi. Il-proċeduri magħżula jiddependu fuq il-ġudizzju tal-awditur, li huwa bbażat fuq valutazzjoni tar-riskji ta’ dikjarazzjoni skorretta materjali tal-kontijiet u ta’ nuqqas ta’ konformità materjali mit-tranżazzjonijiet ta’ bażi mar-rekwiżiti fil-qafas legali tal-Unjoni Ewropea, sew jekk minħabba frodi u sew jekk minħabba xi żball. Meta jivvaluta dawn ir-riskji, l-awditur iqis kwalunkwe kontroll intern rilevanti għat-tħejjija u l-preżentazzjoni ġusta tal-kontijiet, kif ukoll is-sistemi ta’ sorveljanza u kontroll li jkunu implimentati biex jiġu żgurati l-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi, u jfassal proċeduri tal-awditjar li jkunu xierqa skont iċ-ċirkustanzi. L-awditu jinvolvi wkoll l-evalwazzjoni tal-adegwatezza tal-politiki kontabilistiċi, ir-raġonevolezza tal-istimi kontabilistiċi u l-preżentazzjoni kumplessiva tal-kontijiet.

7.

Il-Qorti tqis li l-evidenza għall-awditjar miksuba hija suffiċjenti u xierqa biex tipprovdi bażi għad-dikjarazzjoni ta’ assigurazzjoni tagħha.

Opinjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet

8.

Fl-opinjoni tal-Qorti, il-kontijiet annwali tal-Aġenzija jippreżentaw b’mod ġust, fl-aspetti materjali kollha, il-pożizzjoni finanzjarja tagħha fil-31 ta’ Diċembru 2012 u r-riżultati tal-operazzjonijiet tagħha u l-flussi tal-flus tagħha għas-sena li ntemmet dakinhar, skont id-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju tagħha u r-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni.

Bażi għal ċaħda tal-opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

9.

Fl-2012, l-infiq relatat ma’ għotjiet ammonta għal EUR 56 miljun, li jirrappreżenta 63 % tan-nefqa operazzjonali totali. Sabiex jiġi vverifikat l-infiq ikklejmjat mill-benefiċjarji, l-Aġenzija twettaq kontrolli tar-raġonevolezza qabel ma jsir il-pagament iżda normalment ma titlobx dokumentazzjoni ta’ sostenn.

10.

L-istrateġija tal-awditjar ex post tal-Aġenzija ġiet adottata fl-2012 u hija kontroll ewlieni għall-valutazzjoni tal-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet tal-Aġenzija. Fl-2012 twettqu tliet awditi biex jiġi vverifikat l-infiq rimborżat fl-2011. Madankollu, ebda nfiq għall-2012 għadu ma ġie vverifikat.

11.

Fin-nuqqas ta’ verifikazzjonijiet ex ante u ex post effettivi, ma hemm ebda aċċertament dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet għall-2012 relatati ma’ għotjiet. Il-Qorti ma setgħetx tikseb evidenza suffiċjenti u xierqa għall-awditjar dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet għall-2012 relatati ma’ għotjiet awditjati.

Ċaħda tal-opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet

12.

Minħabba fil-materjalità u l-pervażjoni tal-kwistjoni deskritta fil-bażi għaċ-ċaħda tal-opinjoni (il-paragrafi 9 sa 11), il-Qorti ma setgħetx tikseb evidenza suffiċjenti u xierqa għall-awditjar li sservi ta’ bażi għal opinjoni tal-awditjar u, għalhekk, il-Qorti mhux se tesprimi opinjoni dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet li fuqhom huma bbażati l-kontijiet.

13.

Il-kummenti li ġejjin ma jixħtux dubju fuq l-opinjoni tal-Qorti dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet jew dwar iċ-ċaħda tal-opinjoni tagħha dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi.

KUMMENTI DWAR IL-KONTROLLI INTERNI

14.

L-inventarju fiżiku ma kienx komplet u ma kopriex l-assi kollha li kienu jappartjenu għall-Aġenzija. Ma tteħidx kont tal-assi taħt kostruzzjoni u tal-assi mixtrija lejn tmiem is-sena.

15.

Ma hemm ebda proċedura għad-disponiment ta’ assis fissi. L-assi fissi li ma jkunux għadhom jintużaw jiġu kkanċellati mir-reġistru tal-assi fissi mingħajr ma jitneħħew fiżikament. Ma jinżamm ebda reġistru ta’ dawn l-assi.

16.

Dgħufijiet kienu xorta waħda nnutati fis-sistema għar-rikonċiljazzjoni tar-rendikonti tal-fornituri mar-rekords korrispondenti fl-Aġenzija.

KUMMENTI DWAR IL-ĠESTJONI BAĠITARJA

17.

Il-baġit 2012 tal-Aġenzija ammonta għal EUR 89,6 miljun li minnhom EUR 21,8 miljun (25 % tal-approprjazzjonijiet impenjati) ġew riportati għall-2013. L-ammonti riportati relatati mat-Titolu III (nefqa operazzjonali) ammontaw għal EUR 19,6-il miljun. Livell daqshekk għoli ta’ ammonti riportati huwa eċċessiv u jmur kontra l-prinċipju baġitarju tal-annwalità, għalkemm huwa parzjalment relatat man-natura operazzjonali, multiannwali tal-attivitajiet tal-Aġenzija. Sa tmiem Frar 2013, EUR 1,1 miljun minn dawn l-ammonti riportati kienu ġew ikkanċellati.

18.

L-Aġenzija għamlet 39 trasferiment baġitarju li ammontaw għal EUR 11,5-il miljun fl-2012, u li affettwaw 70 mid-79 linja tal-baġit. Dan huwa parzjalment dovut għall-fatt li t-tieni emenda baġitarja għall-2012 ġiet approvata biss f’Ottubru 2012 u sadattant il-fondi meħtieġa għall-operazzjonijiet kienu ġew trasferiti minn linji oħra tal-baġit.

KUMMENTI OĦRA

19.

Il-proċeduri tar-reklutaġġ eżaminati wrew nuqqasijiet sinifikanti li affettwaw it-trasparenza u t-trattament indaqs tal-kandidati: mistoqsijiet għat-testijiet bil-miktub u għall-intervisti ġew stabbiliti wara li l-applikazzjonijiet kienu ġew eżaminati mill-bord tal-għażla; ma ġewx stabbiliti punteġġi minimi għall-ammissjoni għat-testijiet bil-miktub u għall-intervisti u għall-inklużjoni fuq il-lista ta’ kandidati adatti; il-Bord tal-Għażla ma ddokumentax il-laqgħat u d-deċiżjonijiet kollha tiegħu.

SEGWITU GĦALL-KUMMENTI MIS-SENA PREĊEDENTI

20.

Ħarsa ġenerali lejn l-azzjonijiet korrettivi li ttieħdu b’rispons għall-kummenti tal-Qorti mis-sena preċedenti tingħata fl-Anness I.

Dan ir-Rapport ġie adottat mill-Awla IV, immexxija minn Dr Louis GALEA, Membru tal-Qorti tal-Awdituri, fil-Lussemburgu fil-laqgħa tagħha tad-9 ta’ Lulju 2013.

Għall-Qorti tal-Awdituri

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

(1)  ĠU L 349, 25.11.2004, p. 1.

(2)  L-Anness II jagħti sommarju tal-kompetenzi u l-attivitajiet tal-Aġenzija. Huwa ppreżentat għal skopijiet ta’ informazzjoni.

(3)  Dawn jinkludu l-karta tal-bilanċ u l-kont tar-riżultat ekonomiku, it-tabella tal-flussi tal-flus, ir-rapport tat-tibdil fl-assi netti u sommarju tal-politiki kontabilistiċi sinifikanti u noti oħra ta’ spjegazzjoni.

(4)  Dawn jinkludu l-kont tar-riżultat baġitarju u l-anness għall-kont tar-riżultat baġitarju.

(5)  ĠU L 357, 31.12.2002, p. 72.

(6)  Ir-regoli kontabilistiċi adottati mill-uffiċjal tal-kontabbiltà tal-Kummissjoni ġejjin mill-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà għas-Settur Pubbliku (IPSAS) maħruġa mill-Federazzjoni Internazzjonali tal-Kontabilisti jew, fejn rilevanti, l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà (IAS)/l-Istandards Internazzjonali tar-Rappurtar Finanzjarju (IFRS) maħruġa mill-Bord dwar l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabbiltà.

(7)  L-Artikolu 185(2) tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (ĠU L 248, 16.9.2002, p. 1).

ANNESS I

Segwitu għall-kummenti mis-sena preċedenti

Sena

Kumment tal-Qorti

Status tal-azzjoni korrettiva

(Ikkompletata / Għadha għaddejja / Pendenti / M/A)

2011

Bħas-snin preċedenti, il-livell tal-ammonti riportati huwa eċċessiv u jmur kontra l-prinċipju baġitarju tal-annwalità.

Pendenti

2011

Fl-ammont totali riportat, l-Aġenzija rriportat impenji globali ta’ EUR 5,1 miljun. Madankollu r-Regolament Finanzjarju tal-Aġenzija ma jipprovdix bażi ċara għal ammont riportat bħal dan (1).

M/A

2011

Fl-2011, l-Aġenzija ffinanzjat għotjiet għal operazzjonijiet konġunti li ammontaw għal EUR 74 miljun. Sabiex tivverifika l-infiq ikklejmjat mill-benefiċjarji (Stati Membri u l-Pajjiżi Assoċjati ma’ Schengen), l-Aġenzija, għalkemm twettaq kontrolli ta’ raġonevolezza, mhux soltu li titlob dokumentazzjoni ta’ sostenn li tkun tindirizza r-riskju ta’ nfiq ineliġibbli.

Għadha għaddejja

2011

Bħal fis-sena preċedenti, is-sistema kontabilistika tal-Aġenzija għad trid tiġi vvalidata mill-Uffiċjal tal-Kontabbiltà.

Ikkompletata

2011

Ġew identifikati dgħufijiet fil-kontroll intern fir-rigward tal-ġestjoni tal-assi fissi. Ma hemm ebda proċedura relatata mad-disponiment tal-assi fissi u l-inventarju fiżiku mhux komplet.

Għadha għaddejja

(1)  Ir-Regolament Finanzjarju tal-Aġenzija jiddikjara fl-Artikolu 62(2) tiegħu li “L-impenji globali tal-baġit għandhom ikopru l-ispiża totali tal-impenji legali individwali korrispondenti konklużi sal-31 ta’ Diċembru tas-sena N+1”. Kemm ir-Regolament Finanzjarju tal-UE kif ukoll ir-Regolament Finanzjarju tal-Aġenzija madankollu mhumiex ċari dwar dak li jikkonċerna l-użu ta’ impenji globali għal approprjazzjonijiet mhux-differenzjati. L-Aġenzija użat impenji globali biex tiġġustifika riport awtomatiku ta’ approprjazzjonijiet mhux-differenzjati.

ANNESS II

Aġenzija Ewropea għall-Ġestjoni ta’ Kooperazzjoni Operazzjonali fil-Fruntieri Esterni (Varsavja)

Kompetenzi u attivitajiet

Oqsma ta’ kompetenza tal-Unjoni stipulati fit-Trattat

L-Artikoli 74 u 77(2)(b) u (d) tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea

L-Artikolu 74: “Il-Kunsill għandu jadotta miżuri sabiex jassigura l-kooperazzjoni amministrattiva bejn is-servizzi kompetenti (id-dipartimenti rilevanti) tal-Istati Membri fl-oqsma koperti b’dan it-Titolu, kif ukoll bejn dawk is-servizzi (id-dipartimenti) u l-Kummissjoni. (…)”

L-Artikolu 77(2): “(…) il-Parlament Ewropew u l-Kunsill, li jaġixxu skont il-proċedura leġiżlattiva ordinarja, għandhom jadottaw il-miżuri meħtieġa dwar:

(…) (b)

il-kontrolli li huma suġġetti għalihom il-persuni li jaqsmu l-fruntieri esterni;

(…) (d)

kwalunkwe miżura meħtieġa għall-istabbiliment gradwali ta' sistema integrata ta' ġestjoni għall-fruntieri esterni (…)”.

Kompetenzi tal-Aġenzija

Ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2007/2004, emendat bir-Regolament (KE) Nru 863/2007 u bir-Regolament (UE) Nru 1168/2011 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill

L-aħħar emenda daħlet fis-seħħ fit-12.12.2011; il-kontenut tat-tabella jirrifletti s-sitwazzjoni wara din l-aħħar emenda.

Objettivi

Frontex ġiet stabbilita bil-ħsieb li ttejjeb il-ġestjoni integrata tal-fruntieri esterni tal-Istati Membri tal-UE.

Kompiti Prinċipali

(a)

Li tikkoordina l-kooperazzjoni operazzjonali bejn l-Istati Membri fil-qasam tal-ġestjoni tal-fruntieri esterni;

(b)

li tassisti lill-Istati Membri fit-taħriġ tal-gwardji tal-fruntiera nazzjonali, inkluż l-istabbiliment ta' standards komuni ta' taħriġ;

(c)

li twettaq analiżijiet ta’ riskju, inkluża l-valutazzjoni tal-kapaċità tal-Istati Membri li jiffaċċjaw theddid u pressjonijiet fil-fruntieri esterni;

(d)

li tipparteċipa fl-iżvilupp ta’ riċerka rilevanti għall-kontroll u s-sorveljanza ta’ fruntieri esterni;

(e)

li tassisti lill-Istati Membri f’ċirkustanzi li jkunu jirrikjedu assistenza teknika u operazzjonali, speċjalment dawk l-Istati Membri li jiffaċċjaw pressjonijiet speċifiċi u sproporzjonati;

(f)

li tipprovdi lill-Istati Membri bl-appoġġ meħtieġ li jinkludi, fuq talba, dak ta’ koordinazzjoni jew organizzazzjoni ta’ operazzjonijiet konġunti ta’ ritorn;

(g)

li tistabbilixxi Timijiet Ewropej ta’ Gwardji tal-Fruntieri (EBGT) għal skjerament matul operazzjonijiet konġunti, proġetti pilota u interventi rapidi;

(h)

li tiżviluppa u tħaddem sistemi ta’ informazzjoni għall-iskambju ta’ informazzjoni, inkluż l-ICOnet;

(i)

li tipprovdi l-assistenza meħtieġa għall-iżvilupp u t-tħaddim ta’ sistema Ewropea ta’ sorveljenza tal-fruntieri (EUROSUR).

Tmexxija

Bord ta’ Ġestjoni

Kompożizzjoni

Rappreżentant wieħed ta’ kull Stat Membru u żewġ rappreżentanti tal-Kummissjoni u rappreżentant wieħed għal kull Pajjiż Assoċjat ma’ Schengen.

Kompiti

(a)

Li jaħtar lid-Direttur Eżekuttiv;

(b)

li jadotta r-rapport ġenerali tal-Aġenzija;

(c)

li jadotta l-Programm ta’ Ħidma tal-Aġenzija;

(d)

li jistabbilixxi proċeduri għat-teħid ta’ deċiżjonijiet relatati mal-kompiti operazzjonali tal-Aġenzija;

(e)

li jwettaq il-funzjonijiet tiegħu dwar il-baġit tal-Aġenzija;

(f)

li jeżerċita awtorità dixxiplinarja fuq il-(Viċi) Direttur Eżekuttiv;

(g)

li jistabbilixxi r-Regoli ta’ Proċedura tiegħu;

(h)

li jistabbilixxi l-istruttura organizzattiva tal-Aġenzija u jadotta l-politika tal-persunal tal-Aġenzija;

(i)

li jadotta l-pjan multiannwali tal-Aġenzija.

Direttur Eżekuttiv

Maħtur mill-Bord ta’ Ġestjoni fuq proposta mill-Kummissjoni.

Awditu estern

Il-Qorti Ewropea tal-Awdituri.

Awtorità ta’ kwittanza

Il-Parlament Ewropew li jaġixxi fuq rakkomandazzjoni tal-Kunsill.

Riżorsi disponibbli għall-Aġenzija fl-2012 (2011)

Baġit Finali

EUR 89,6 (118,2) miljun

Sussidju mill-Unjoni EUR 84 (111-il) miljun

Persunal fil-31 ta' Diċembru 2012

Tabella tal-persunal

Persunal temporanju ppjanat: 143 (143) – Postijiet għal persunal temporanju, okkupati. 137 (141)

Postijiet oħra

Persunal kuntrattwali ppjanat: 87 (88) – Postijiet għal persunal kuntrattwali, okkupati: 84 (85)

Esperti Nazzjonali Sekondati ppjanati: 83 (83) - Postijiet għal Esperti Nazzjonali Sekondati, okkupati: 82 (78)

Total ta’ postijiet tal-persunal: 313 (314) - li minnhom okkupati: 303 (304)

Assenjati għall-kompiti li ġejjin: operazzjonali 216 (214) - amministrattivi 87 (90)

Prodotti u servizzi fl-2012 (2011)

L- Unità tal-Analiżi tar-Riskju (RAU) pproduċiet 80 (20) rapport strateġiku inklużi tliet rapporti annwali regolari, żewġ rapporti annwali ta’ tip ġdid, sitt rapporti mfassla apposta, disa’ rapporti ta’ kull tliet xhur b’aġġornamenti u analiżi tas-sitwazzjoni fl-Istati Membri, u reġjuni magħżula fil-viċinat tal-UE, 60 rapport ta’ monitoraġġ strateġiku;

482 (469) prodott analitiku li jappoġġaw l-ippjanar, implimentazzjoni u evalwazzjoni ta’ Operazzjonijiet Konġunti; 54 (112-il) rapport ta’ tipi oħra, inkluża informazzjoni għall-maniġment tal-Aġenzija, il-Kummissjoni tal-UE u oħrajn; ippubblikat seba’ (sitt) rapporti strateġiċi għall-pubbliku ġenerali permezz tal-websajt tal-Aġenzija.

It-tnedija tal-Mudell Komuni Integrat ta' Analiżi tar-Riskju aġġornat (CIRAM v 2.0) inbdiet bit-traduzzjoni f’lingwi magħżula tal-UE. Ġew organizzati erba’ (erba’) laqgħat regolari tan-Netwerk ta' Analiżi tar-Riskju tal-Frontex, ħames laqgħat tan-netwerk speċjalista ġdida mal-Istati Membri dwar Frodi ta’ Dokumenti tal-UE, żewġ (żewġ) laqgħat dwar l-Analiżi Tattika tar-Riskju, sitt (ħames) laqgħat/konferenzi reġjonali tal-esperti, u tliet sessjonijiet ta’ ħidma reġjonali tekniċi.

F’konformità mal-kompiti tal-Unità tal-Analiżi tar-Riskju fi ħdan l-EUROSUR, dawn li ġejjin inbdew fl-2012, u ġew ikkomunikati/ikkonsultati kif xieraq mal-Istati Membri fil-qafas tal-Grupp Utent tas-Saff ta’ Analiżi (Analysis Layer User Group): Fi ħdan is-saff ta’ analiżi CPIP/ESP: twassil tal-kontenut (281 prodott fl-2012), ħidma preparatorja għal servizzi bażiċi u għodod tal-analiżi; żvilupp tal-kunċett għall-attribuzzjoni ta’ metodoloġija tal-livelli tal-impatt.

L- Unità ta’ Operazzjonijiet Konġunti (JOU) organizzat 17 (19)-il operazzjoni konġunta, 12 (14)-il proġett pilota u 10 (15-il) konferenza u 25 laqgħa. Barra minn hekk, matul 39 (42) operazzjoni konġunta ta’ ritorn ikkoordinati mill-Frontex ġew irritornati 2 110 (2 059) persuni. In-numru totali ta’ jiem operazzjonali akkumulati fl-operazzjonijiet konġunti kollha ammontaw għal 3 503 ijiem (7 754); in-numru ta’ jiem ta’ xogħol akkumulati jammonta għal 117 114(105 038).

Iċ- Ċentru tas-Sitwazzjoni tal-Frontex (FSC) ipprovda 2 169(1 900) rapport tas-sitwazzjoni, 31 rapport dwar inċidenti serji, 27 rapporti ta’ bullettini tal-aħbarijiet fil-qosor u 13 (11)-il rapport ta’ għarfien dwar missjonijiet, filwaqt li ttellgħu 145 dokument ta’ allerti fil-portal tal-FOSS u 2 130 artefatt għall-EUROSUR. Tqassmu Fuljetti tal-Aħbarijiet ta’ Kuljum lil 241 (400) kont; saru 308 kontributi mill-midja għal rapporti ta’ kuljum tas-sitwazzjoni u għal sessjonijiet informattivi operazzjonali. L-FSC bħala punt uniku ta’ kuntatt amministra aktar minn 24 000(24 000) oġġett ta’ korrispondenza; huwa kkonsolida l-Frontex-One-Stop-Shop (FOSS) bħala l-pjattaforma prinċipali għall-iskambju ta’ informazzjoni bejn il-Frontex u s-sħab esterni, b’6 000 dokument imtella’. L-FSC irċieva madwar 30 000 inċident permezz tal-Applikazzjoni Konġunta ta’ Rappurtar dwar l-Operazzjonijiet (JORA) u pprovda taħriġ dwar il-JORA lil 500 uffiċjal mill-Frontex u l-SM/SAC.

L- Unità ta’ Taħriġ (TRU) organizzat 207 (223) attività ta’ taħriġ bil-parteċipazzjoni ta’ 2 980 (3 490) parteċipant (esperti tat-taħriġ, apprendisti, eċċ.) fil-qafas ta’ 3 programmi li jinkludu 19-il (20) proġett; sar investiment ta’ total ta’ 13 300 (12 947) jum tax-xogħol mill-partijiet interessati f’attivitajiet ta’ taħriġ. Fi ħdan l-edukazzjoni għat-triq tal-karriera għall-uffiċjali tal-gwardji tal-fruntieri, il-Frontex iffinalizzat l-iżvilupp ta’ Qafas Settorjali tal-Kwalifiki (SQF) għall-Gwardjar tal-Fruntieri. Dan huwa qafas kumplessiv għall-edukazzjonii u t-taħriġ ta’ gwardji tal-fruntieri, b’enfasi speċjali fuq l-integrazzjoni tal-prinċipji tad-drittijiet fundamentali. L-SQF isegwi l-istandards edukattivi stabbiliti fuq il-livell tal-UE fil-proċessi ta’ Kopenħagen u ta’ Bolonja.

It- Taqsima tal-Ġabra ta' Riżorsi (PRU) – il-kapaċità ta’ rispons kienet imsaħħa konsiderevolment bit-twaqqif u l-ġestjoni ta’ gruppi stabbiliti ġodda ta’ Timijiet Ewropej ta’ Gwardji tal-Fruntieri (EBGT) u Tagħmir Tekniku għal skjerament matul operazzjonijiet konġunti, proġetti pilota u interventi rapidi. Il-PRU implimentat seba’ (sitt) proġetti mfassla għat-titjib tal-effettività ġenerali tal-operazzjonijiet tal-Frontex. Fi ħdan il-qafas tal-proġetti tagħha, il-PRU organizzat 11-il avveniment bil-parteċipazzjoni ta’ 295 parteċipant mill-Istati Membri. Sar investiment ta’ total ta’ madwar 551 jum tax-xogħol mill-partijiet interessati fl-attivitajiet tal-unità.

L- Unità Riċerka u Żvilupp (RDU) organizzat 39 (34) laqgħa għal 1 020 parteċipant mill-Istati Membri, is-SAC, l-istituzzjonijiet tal-UE, organizzazzjonijiet intergovernattivi u internazzjonali, akkademiji, istituti tar-riċerka l-industrija. Il-persunal ipparteċipa f’madwar 100 (130) avveniment intern u estern. L-RDU pproduċiet diversi dokumenti, rapporti u studji: żewġ prattiki tajba, tliet linji gwida, studju wieħed, analiżi waħda tal-kost-benefiċċju, rapport tekniku wieħed, u tathom lill-partijiet interessati.

Sħubija u kooperazzjoni ma’ pajjiżi terzi: Matul l-2012, ġew konklużi żewġ (żewġ) Arranġamenti tax-Xogħol (WA) mas-Servizz ta’ Immigrazzjoni tan-Niġerja u mal-Kunsill tas-Sigurtà Nazzjonali tal-Armenja, biż-żieda tan-numru globali tal-WAs għal 18 (16). Ġie ffirmat Memorandum ta’ Qbil mal-Ministeru tal-Affarijiet Barranin tar-Repubblika tat-Turkija. Fi ħdan il-qafas tal-WAs rispettivi, il-kooperazzjoni operazzjonali dwar kwistjonijiet relatati mas-sigurtà/il-ġestjoni tal-fruntieri bejn l-Aġenzija u l-awtoritajiet ta’ pajjiżi terzi ssaħħet aktar, bil-ħsieb li jiġu żviluppati progressivament sħubijiet sostenibbli u ta’ benefiċċju reċiproku. Inkisbu riżultati tanġibbli partikolarment fil-qasam tal-kondiviżjoni ta’ informazzjoni, tat-taħriġ, u ta’ attivitajiet operazzjonali konġunti.

Kooperazzjoni ma’ Korpi tal-UE u organizzazzjonijiet internazzjonali: Fl-2012, ġew iffirmati żewġ Arranġamenti tax-Xogħol (WA) mal-Uffiċċju tan-Nazzjonijiet Uniti kontra d-Droga u l-Kriminalità (UNODC) u l-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil (EASO) biż-żieda tan-numru globali għal 12 (10). Fir-rigward tal-kooperazzjoni bejn l-Aġenziji, matul l-2012 il-Frontex ippresediet il-Grupp ta’ Kuntatt tal-Aġenziji ĠAI tal-UE, u kellu l-għan li jrawwem il-kooperazzjoni u joħloq is-sinerġiji fost l-Aġenziji differenti tal-ĠAI. F’dan il-qafas, il-Frontex organizzat diversi laqgħat ta’ raggruppament, konferenza tal-esperti dwar il-Protezzjoni tad-Data u l-laqgħa annwali tal-Kapijiet tal-ĠAI. Iddaħħlu wkoll fil-prattika attivitajiet differenti li jimplimentaw id-Dikjarazzjoni Konġunta tal-Aġenziji dwar it-Traffikar tal-Bnedmin.

Sors: Informazzjoni mogħtija mill-Aġenzija.

IT-TWEĠIBIET TAL-AĠENZIJA

L-aġenzija ħadet nota tar-rinunzja tal-qorti dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet imsemmija.

Konxji li l-benefiċjarji tal-Frontex huma l-awtoritajiet nazzjonali tal-Gwardja tal-Fruntiera tal-Istati Membri u l-Pajjiżi Assoċjati ma’ Schengen, dawn għandhom jiffirmaw, meta jikklejmjaw għar-rimborż, li l-informazzjoni kollha pprovduta tkun sħiħa, affidabbli u veritiera; il-benefiċjarji jeħtieġ ukoll jiċċertifikaw li t-talba tagħhom għall-ħlas hija sostanzjata b’dokumenti ta’ appoġġ adegwati. L-aġenzija għaldaqstant ma tikkonsidrax li l-kontrolli ex ante effettivi huma assenti, iżda huma bbażati skont dikjarazzjonijiet magħmula mill-awtoritajiet pubbliċi u verifiki plawżibbli. Madankollu, l-aġenzija ħadet miżuri biex issaħħaħ il-qafas ta’ kontroll ex ante u ilha minn Ġunju 2013, li daħħlet fis-seħħ sistema ta' kontroll ex ante bbażata fuq ir-riskju.

14.

L-inventarju fiżiku ma kienx komplut u ma kopriex l-assi kollha possedenti għall-Aġenzija. L-assi li kienu għadhom mhux kompluti u l-assi mixtrija lejn l-aħħar tas-sena ma ġewx ikkunsidrati.

In-nuqqasijiet imsemmija għal dak li jirrigwarda r-rapport tal-inventarju se jkun imtejjeb għall-inventarju annwali tal-2013. Dokument ta' politika għal inventarju rivedut se jiġi adottat fis-sajf 2013.

15.

M'hemmx proċedura għat-twarrib tal-assi fissi. L-assi fissi li ma għadhomx jintużaw jitħassru mir-reġistru tal-assi fissi mingħajr ma jintremew. Ma jinżamm l-ebda reġistru għal dawn l-assi.

Il-politika eżistenti tar-rimi tal-assi tal-ICT ser tkun aġġornata u żviluppata biex tinkludi l-assi kollha tal-Frontex. Dan fiħsiebu jsir f’Awwissu 2013. Ladarba l-politika tar-rimi tal-assi tal-ICT tkun adottata, l-assi għar-rimi jintremew fit-tieni nofs tal-2013.

16.

Ċerta dgħjufija baqgħet tidher fis-sistema tar-rikonċiljazzjoni tar-rendikonti tal-fornituri mar-rekords ta' korrispondenza fl-aġenzija.

Kif diġà indikat fi snin preċedenti, ħafna mill-awtoritajiet pubbliċi li tikkoopera magħhom l-aġenzija, ma għandhom sistema ċentralizzata ta’ kontabilità li tippermettilhom jirrikonċiljaw il-bilanċi. Għaldaqstant, ir-rikonċiljazzjoni ddum ħafna minħabba li rekords differenti ta’ awtoritajiet differenti jkunu jridu jiġu kkonsultati.

17.

Il-baġit tal-Aġenzija għall-2012 ammonta għal 89,6 miljun euro li minnhom 21,8 miljun euro (25 % tal-appropprjazzjonijiet imwarrba) ġew riportati għall-2013. Ir-riporti relatati ma’ Titolu III (Infiq operattiv) ammontaw għal 19,6 miljun euro. Tali livell għoli ta’ riporti huwa eċċessiv u jmur kontra l-prinċipju baġitarju tal-annwalità, minkejja li huwa parzjalment relatat man-natura operattiva pluriennali tal-attivitajiet tal-Aġenzija. Sal-aħħar ta' Frar 2013, 1,1 miljun euro minn dawn ir-riporti kienu kkanċellati.

L-aġenzija tapprezza r-rikonoxximent tal-Qorti għal dak li jirrigwarda n-natura multiannwali tal-operat tagħha kif ukoll tal-fatt li l-fondi li ġejjin mill-emenda tal-baġit kienu trasferiti biss lejn l-aħħar tal-2012.

L-impenji għall-attivitajiet iffinanzjati mill-baġit tal-2012 għaldaqstant saru lejn l-aħħar tas-sena u parti minnhom se jiġu implimentati fl-2013 biss.

18.

L-Aġenzija għamlet 39 trasferiment baġitarju li ammontaw għal 11,5 miljun euro fl-2012, u laqtu 70 minn 79 linja baġitarja. Dan parzjalment seħħ minħabba l-fatt li t-tieni emenda baġitarja għall-2012 kienet approvata biss f’Ottubru 2012 u l-fondi meħtieġa għall-operat kienu sadanittant ġew trasferiti minn linji baġitarji oħra.

Il-fondi ġejjin mill-emenda baġitarja ġew trasferiti biss lejn l-aħħar tal-2012. L-aġenzija ħtieġet tittrasferixxi diversi linji baġitarji fejn il-fondi ma kinux meħtieġa minnufih jew fejn il-bidu tal-attivitajiet/sejħiet għall-offerti seta jkun pospost biex ikunu sodisfati l-ħtiġijiet immedjati biex ikunu kkofinanzjati operati konġunti.

19.

Il-proċeduri ta’ reklutaġġ li ġew eżaminati wrew nuqqasijiet serji li jaffettwaw it-trasparenzja u t-trattament indaqs tal-kandidati: saru mistoqsijiet għal eżamijiet bil-miktub u intervisti wara li l-applikazzjonijiet kienu ġew eżaminati mill-bord tal-għażla; ma kienx hemm punteġġi ta’ limitu li riedu jintlaħqu biex persuna tkun tista’ tpoġġi għall-eżamijiet u l-intervisti u tkun inkluża fil-lista tal-kandidati xierqa; il-Bord tal-Għażla ma ddokumentax il-laqgħat u d-deċiżjonijiet kollha tiegħu.

Fl-2013 ir-RU se jkunu aktar stretti fil-monitoraġġ tal-proċess u se jimplimentaw miżuri biex jissensibilizzaw aktar f’dan il-qasam b’mod partikolari fost il-membri tal-bord tal-għażla. Simili għal dan, approċċ aktar strett ser ikun applikat mir-RU biex ikunu dokumentati l-livelli kollha tal-proċessi tal-għażla.