[pic] | KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ | Brussel 30.5.2007 KUMM(2007) 280 finali RAPPORT ANNWALI lill-Awtorità tar-Rilaxx dwar il-Verifiki Interni li saru fl-2006 (preżentata mill-Kummissjoni){SEG(2007) 708} WERREJ 1. Introduzzjoni 3 2. Ambjent ta' ħidma u l-pjan ta' verifika 3 2.1. Ambjent ta' ħidma 3 2.2. Żviluppi fil-proċess ta' verifika interna 4 2.3. L-implimentazzjoni tal-pjan ta' verifika ta' l-SVI 5 2.4. Aċċettazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet u veduti ta' dawk li jiġu vverifikati u ta' dawk involuti 7 3. Sejbiet 7 3.1. Revizjoni ta' kwalità tal-VI kollha 7 3.2. Governanza, ippjanar u organizzazzjoni 8 3.3. Amministrazzjoni ta' fondi ta' l-UE 9 3.4. Ġestjoni tar-riżorsi umani 10 3.5. ABAC 11 3.6. Segwitu 11 4. Konklużjonijiet 11 1. INTRODUZZJONI Dan ir-rapport jagħti informazzjoni lill-Awtorità dwar ir-Rilaxx dwar il-ħidma li twettqet mis-Servizz ta' Verifika Interna tal-Kummissjoni (SVI) fl-2006, skond l-Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju (RF). Huwa ibbażat fuq ir-rapport tas-SVI skond l-Artikolu 86(3) tar-RF dwar is-sejbiet ċentrali tal-verifika, u skond standards professjonali, dwar il-ftuħ għal riskji sinifikanti u kwistjonijiet ta' kontroll, kif ukoll kwistjonijiet ta' governanza korporattiva. Dan ir-rapport huwa bbażat fuq attivitajiet ta' ħidma ta' verifika u konsultazzjoni tas-SVI fl-2006. Huwa jistrieħ ukoll fuq il-ħidma ta' l-istrutturi ta' Verifika Interna (VI) tad-DĠs, permezz tar-rapporti tas-SVI li joħorġu darbtejn fis-sena, dwar il-ħidma tal-VI. Ma jkoprix il-ħidma ta' verifika tas-SVI għall-aġenziji tal-Komunità, barra miċ-ċifri dwar l-implimentazzjoni tal-programm ta' ħidma[1]. Ir-reazzjonijiet tal-Kummissjoni għas-sejbiet u l-konklużjonijiet ta' l-Awditur Intern huma koperti fir-rapport ta' sinteżi dwar ir-rapporti ta' attività annwali tad-Diretturi Ġenerali. F'dan ir-rapport ta' sinteżi, adottat fl-istess żmien, il-Kummissjoni tieħu pożizzjoni dwar kwistjonijiet li jkopru diversi temi u li tqajmu mill-Awditur Intern, mill-Qorti Ewropea ta' l-Awdituri u l-Awtorità tar-Rilaxx, jew li ġew identifikati mill-Kumitat tal-Kontroll tal-Verifika u mid-Direttur Ġenerali tal-Baġit fir-rapport ta' sinteżi tiegħu. Dan ifisser li ċerti veduti jew opinjonijiet f'dan ir-rapport mhumiex bil-fors l-istess għal kollox bħal dawk tal-Kummissjoni. Din id-differenza ta' veduti tirrifletti l-proċess normali ta' djalogu bejn l-istituzzjoni u l-Awditur Intern tagħha. 2. AMBJENT TA' ħIDMA U L-PJAN TA' VERIFIKA 2.1. Ambjent ta' ħidma Ġie ppreżentat pjan ta' azzjoni għat-triq lejn qafas ta' kontroll intern integrat f'Jannar 2006 b'serje ta' 16-il proposta speċifika. Il-Kommissjoni tejbet ir-responsabbiltà, per eżempju permezz tad-dikjarazzjonijiet u r-riżervi ta' assikurazzjoni individwali maħruġa mid-Diretturi Ġenerali, u fuq din il-bażi l-Kummissjoni fasslet għall-ewwel darba rapport ta' sinteżi biex tkun tista' b'mod espliċitu tassumi r-responsabbiltà politika għall-ġestjoni. L-Uffiċjal tal-Kontabbiltà tal-Kummissjoni ppreżenta d-dikjarazzjonijiet finanzjarji għall-2005 lill-Qorti Ewropea ta' l-Awdituri, l-ewwel li tħejjew fuq il-bażi tad-dovuti skond livelli internazzjonali ta' kontabilità aċċettati internazzjonalment. Il-Qorti nnotat li sar progress kbir. Il-kisba ta' konformità totali ma' l-istandards kollha tal-kontabbiltà madwar il-Kummissjoni huwa proċess li se jieħu ż-żmien biex jitlesta. Il-migrazzjoni ta' assi ta' l-ABAC lejn SAP u l-inklużjoni ta' kuntratti ABAC fis-sistema ta' xogħol ta' l-ABAC għadhom fl-istadju ta' studji preliminari. Il-ħidmiet ewlenin li għaddejjin bħalissa huma l-implimentazzjoni ftit ftit tas-sistema l-ġdida ta' kontabbiltà anki għall-Fond ta' Żvilupp Ewropew, kif ukoll fl-aġenziji, fil-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew u l-Kumitat tar-Reġjuni kif ukoll fid-delegazzjonijiet tal-Kummissjoni. L-approvazzjoni finali tal-kontijiet mill-Uffiċjal tal-Kontabilità ddaħħlet u saret ħaġa waħda mar-Regolament Finanzjarju[2] emendat li daħal fis-seħħ fl-1 ta' Mejju 2007, inkluża l-possibbiltà li l-informazzjoni li tidħol tkun ivverifikata. It-twaqqif ta' aġenziji eżekuttivi, inkluż f'ċerti każi, il-funzjonijiet interni tagħhom ta' verifika, kompliet, u l-istat ta' tħejjija ta' waħda biex tieħu f'idejha ħidmiet ta' implimentazzjoni tal-programmi mid-DĠ li minnu hija mnissla ġiet ivverifikata mill-VI. Għandha tingħata attenzjoni partikolari għat-trasferiment ċar u organizzat ta' ħidmiet mid-DĠs lejn l-aġenziji eżekuttivi tagħhom. Il-Kummissjoni saħħet l-Amministrazzjoni tal-kontinwità tas-servizz tagħha u ħarġet Komunikazzjoni ta' Qafas dwar tħejjijiet għal xi tħarbit maġġuri li jkun jaffettwa lill-attivitajiet, lill-persunal, il-bini, l-informazzjoni u xi assi oħra tagħha, biex tassigura li l-Kummissjoni tkun tista' tibqa topera safejn ikun possibbli. Il-Kummissjoni organizzat l-ewwel Jum l-Etika tagħha fil-forma ta' sessjoni ta' taħriġ ta' ġurnata, maqsuma f'erba' workshops li fihom saru diskussjonijiet ħajjin ħafna u kien hemm parteċipazzjoni tajba minn fost il-persunal. L-għan kien li jitqajjem għarfien fost il-persunal dwar kwistjonijiet ta' etika u biex jinbdew diskussjonijiet dwar kwistjonijiet ta' etika u integrità fi ħdan id-DĠs u s-servizzi diversi. Filwaqt li dawn il-kisbiet huma ċertament inkoraġġanti, il-Kummissjoni għadha taqsam l-implimentazzjoni ta' 80% tal-baġit ta' l-UE ma' l-Istati Membri. Għaldaqstant, is-suċċess ġenerali ta' l-isforzi biex jinħoloq qafas ta' kontroll integrat jiddependi f'miżura wiesgħa fuq id-determinazzjoni u l-ħila ta' l-Istati Membri li jimplimentaw sistemi ta' kontroll effettivi u effiċjenti li jnaqqsu r-riskju għal livell aċċettabbli u li jipprovdu dikjarazzjonijiet ta' assikurazzjoni dwar dawn is-sistemi. 2.2. Żviluppi fil-proċess ta' verifika interna Fl-2006 saret għall-ewwel darba reviżjoni ta' kwalità tat-32 VI kollha tal-Kummissjoni mis-SVI. Dan ħejja t-triq għal pjanar ta' verifika strateġiku kkoordinat (li fih il-biċċa l-kbira tal-VI jipparteċipaw) u għal karti tal-verifika riveduti (li fuqhom ix-xogħol inbeda). Il-kooperazzjoni bejn is-SVI u l-VI kompliet tijieb matul l-2006, fost affarijiet oħra permezz ta' verifiki konġunti ġodda. Il-koordinazzjoni ta' pjani ta' verifika, sforzi għal taħriġ konġunt u kooperazzjoni dwar verifiki ABAC huma eżempji tar-relazzjoni ta' ħidma mal-Qorti Ewropea ta' l-Awdituri. Ġew imfassla u implimentati formati ġodda għar-rapporti ta' verifika u dawk ta' segwitu biex l-awdituri jkunu jistgħu jħejju rapporti ta' verifika aktar iffukati. Saret ħidma ta' tħejjija għall-introduzzjoni ta' verżjoni ġdida tas-Sistema ta' Ġestjoni tal-Verifika (SĠV), li tkun aktar faċli li tintuża u bbażata fuq l-internet, skedata għall-ewwel tliet xhur ta' l-2007. Bil-ħsieb li jkun hemm proposti għal simplifikazzjoni, se jissaħħu l-isforzi fl-2007 biex jiġu identifikati kwistjonijiet rilevanti. 2.3. L-implimentazzjoni tal-pjan ta' verifika ta' l-SVI Il-pjan ta' verifika għall-2006 tas-SVI ġie approvat mill-Kumitat tal-Kummissjoni dwar il-Progress tal-Verifika (KPV) fil-5 ta' Diċembru 2005 u ġie mirqum matul is-sena. Bħala sforz biex ma jkunx hemm duplikazzjoni ma' verifiki magħmula mill-Qorti Ewropea ta' l-Awdituri, il-biċċa l-kbira tal-verifiki ABAC tas-SVI fid-DGs operattivi, kif ukoll il-verifika dwar l-iżvilupp rurali ġew imħassra u sostitwiti minn strutturi ta' segwitu fil-biċċa l-kbira ġodda, ħidma fuq il-pjan ta' verifika strateġiku 2007-2009 u aktar riżorsi għall-istħarriġ ta' kwalità tal-KVI. 88 fil-mija tal-programm ta' ħidma ġie implimentat: 69 rapport tal-Kummissjoni (23 rapport ta' verifika, 8 rapporti ta' segwitu, u 38 rapport ta' reviżjoni) kif ukoll 8 verifiki ta' verifiki ta' aġenziji ġew iffinalizzati fl-2006. Huma mehmuża sommarji eżekuttivi tal-verifiki u tar-reviżjonijiet tal-Kummissjoni. Lista ta' verifiki u reviżjonijiet tal-Kummissjoni finalizzati: DG/Servizzi | Impenn | Maħruġ | Reviżjonijiet, sistemi amministrattivi u ta' appoġġ ieħor | 32 VI | 32 reviżjoni ta' kwalità VI u rapport wieħed ta' sinteżi | it-12 ta' Ottubru | ADMIN | Ġestjoni tar-riżorsi umani I | is-7 ta' April, | ADMIN | Ġestjoni tar-riżorsi umani II | is-27 ta' Ottubru | COMM | Segwitu tal-verifika fil-fond ta' l-2003 | l-24 ta' Ottubru | DIGIT | Operazzjonijiet tad-data centre u sigurtà | it-8 ta' Diċembru. | EPSO | Proċess ta' għażla kif ġestit mill-EPSO | is-7 ta' April, | OPOCE | Segwitu tal-verifika fil-fond ta' l-2004 | it-18 ta' Diċembru. | PMO | Ir-regolarità tal-ġestjoni finanzjarja, l-implimentazzjoni ta' ċirkuwiti finanzjarji | it-8 ta' Diċembru. | SCIC | Ġestjoni finanzjarja u akkwist | it-22 ta' Settembru | Politika interna | ADMIN, SG, BUDG, SANCO, TREN, COMP | Ċiklu SPP/ABM fil-Kummissjojni | Is-27 ta' Novembru. | COMP | L-effettività u l-effiċjenza taċ-ċiklu SPP/ABM | l-20 ta' Lulju | SANCO | L-effettività u l-effiċjenza taċ-ċiklu SPP/ABM | is-7 ta' April, | TREN | L-effettività u l-effiċjenza taċ-ċiklu SPP/ABM – allokazzjoni ta' riżorsi | l-10 ta' April, | SG, MARKT, ENTR, ENV, TREN | Rapport ta' sinteżi: Il-monitoraġġ ta' l-implimentazzjoni tal-liġi tal-KE | it-22 ta' Diċembru. | ENTR | Il-monitoraġġ ta' l-implimentazzjoni tal-liġi tal-KE | il-5 ta' Diċembru. | MARKT | Il-monitoraġġ ta' l-implimentazzjoni tal-liġi tal-KE | is-7 ta' Novembru. | TREN | Ir-reviżjoni tal-monitoraġġ ta' l-implimentazzjoni tal-liġi tal-KE | l-14 ta' Diċembru. | JLS | L-amministrazzjoni tal-proġetti ta' l-IT kbar | it-8 ta Ġunju | MARKT | IT lokali | l-10 ta' Novembru. | SANCO | Amministrazzjoni ta’ l-IT | it-8 ta' Diċembru. | TAXUD | Sistemi kbar ta' l-IT | l-24 ta' Jannar, | COMM | Amministrazzjoni tal-kuntratti | il-11 ta' Ottubru | EAC | L-Implimentazzjoni ta' ABAC | it-30 ta Ġunju | ENTR* | Amministrazzjoni finanzjarja tan-netwerk IRC | is-6 ta' April | ENV | Segwitu tal-verifika fil-fond | id-9 ta' Frar | INFSO | Segwitu tal-verifika fil-fond ta' l-2004 | is-7 ta' Diċembru. | JRC | Rapport ta' verifika ta' segwitu proviżorju | id-9 ta' Frar | RTD | Kontrolli ex-post | il-21 ta' Diċembru. | Miżuri strutturali u Politika Agrikola Komuni | AGRI, EMPL, FISH, REGIO | Rapport ta' sinteżi dwar il-Fondi Strutturali (Artikolu 38) | it-8 ta' Marzu | REGIO | ERDF | il-21 ta' Frar | FISH | Segwitu tal-verifika fil-fond ta' l-2004 | it-18 ta' Diċembru. | REGIO | Korrezzjonijiet finanzjarji fil-Fond ta' Koeżjoni | it-22 ta' Novembru. | Politika esterna | AIDCO | Rapport ta' verifika ta' segwitu proviżorju | it-22 ta' Frar | AIDCO, ECHO | L-implimentazzjoni tal-ftehim ta' qafas ma' aġenziji tan-NU, flimkien mas-sistema ta' monitoraġġ u ta' rappurtaġġ ta' l-amministrazzjoni ta' ECHO– verifika ta' l-overflow ta' l-2005 | It-28 ta' Lulju | ELARG | Attivitajiet ta' kontrolli ex-post | l-20 ta' Diċembru. | RELEX** | Attivitajiet ta' kontrolli ex-post | it-22 ta' Diċembru. | RELEX** | Nota ta' Segwitu | il-31 ta' Ottubru | *Verifika konġunta ma' DG ENTR, ** Verifika konġunta ma' DG RELEX 2.4. Aċċettazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet u veduti ta' dawk li jiġu vverifikati u ta' dawk involuti Fl-2006 ir-rata ta' aċċettazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet ta' verifika minn dawk li jkunu ġew ivverifikati kienet ta' 89.4%, b'7.9% miċħuda u 2.7% pendenti[3]. Verifiki tal-Kummissjoni, (bl-esklużjoni tar-reviżjoni ta' kwalità tal-VI) | Rakkomandazzjonijiet | Aċċettati | Miċħuda | Pendenti* | % | Total | Essenzjali | 11 | 1 | 0 | 2.9 | 12 | Importanti Ħafna | 182 | 6 | 8 | 48.3 | 196 | Importanti | 162 | 25 | 3 | 46.8 | 190 | Mixtieqa | 8 | 0 | 0 | 2.0 | 8 | % | 89.4 |7.9 |2.7 | | | | Total | 363 |32 |11 | | 406 | | *Qed ikunu ikkunsidrati fil-kuntest ta' deċiżjoni tal-Kummissjoni Fejn tidħol ir-reviżjoni ta' kwalità tal-VI, ħarġu 241 rakkomandazzjoni, li minnhom 228 ġew aċċettati u 13 inċaħdu. Il-kummenti ta' dawk li ġew ivverifikati dwar l-ambitu tal-verifika u l-mod kif saret il-verifika tat riżultat medju ta' 1.95 (is-sena ta' qabel: 1.82) fuq skala minn 1 (l-ogħla) sa 4 (l-anqas). Fi stħarriġ ġdid fost dawk involuti fi tmiem l-2006, 75% ħasbu li s-SVI kellu strateġija ċara ta' verifika (meta mqabbel mar-riżultat ta' qabel ta' 79%), 86% li l-verifiki saru bl-onestà, oġġettività u ġustizzja ('l isfel minn 93%) u 61% (qabel 63%) li r-rakkomandazzjonijiet tas-SVI huma tabilħaqq ta' ġid. B'kollox, 80% ('il fuq minn 71%) qiesu li l-missjoni tas-SVI hija ċara biżżejjed. 3. SEJBIET 3.1. Revizjoni ta' kwalità tal-VI kollha Din ir-reviżjoni ta' kwalità tal-VI ħadet il-forma ta' rapporti ta' validazzjoni mis-SVI fuq 32 self-assessment individwali u r-rapport ta' ħarsa ġenerali li ħareġ minnhom. L-għan kien li wieħed ikejjel il-konformità tal-VI ma' l-Istandards għall-Prattika Professjonali għall-Verifika Interna u l-Kodiċi ta' l-Etika ta' l-Istitut ta' l-Awdituri Interni (IIA). Instab li ħdax minn 32 KVI kienu b'mod ġenerali konformi sew ma' l-istandards mistennija kif ukoll ma' l-istandards ta' prestazzjoni, 17 kienu konformi parzjalment u nstab li 30 kienu konformi mal-Kodiċi ta' Etika. Dan juri biċ-ċar li l-isforz biex tiżdied il-professjonalità u l-konformità ma' l-istandards ta' verifika għandu jkompli. Din ir-reviżjoni tat lok għal diskussjonijiet u riflessjonijiet dwar ir-rwol u l-organizzazzjoni tal-verifika interna fi ħdan il-Kummissjoni. Meta wieħed iqis li madwar 120 awditur jaħdmu fil-VI u madwar 60 fis-SVI, hemm bżonn ċar li jkun hemm definizzjoni komuni tas-sistema kollha tal-verifika, ta' l-evalwazzjoni tar-riskju u ta' l-ippjanar ikkoordinat tal-verifika. Mingħajr ma jantiċipaw xi deċiżjoni ulterjuri tal-Kummissjoni, ċerti proposti tas-SVI li għandhom x'jaqsmu ma' l-independenza tal-VI u l-possibbiltà biex kap tal-VI jindirizza parti li tkun barra mid-DĠ bħalissa qed jiġu eżaminati mal-VI. Il-KPV se jirrevedi l-implimentazzjoni tal-proposti tas-SVI f'Lulju ta' l-2007. 3.2. Governanza, ippjanar u organizzazzjoni Il-monitoraġġ ta' l-implimentazzjoni tal-liġi tal-KE L-implimentazzjoni korretta u fil-ħin tal-leġiżlazzjoni tal-KE hija prinċipalment ir-responsabbiltà ta' l-Istati Membri, iżda bħala "gwardjan tat-Trattat", il-Kummissjoni għandha rwol ta' monitoraġġ. Biex ittejjeb il-monitoraġġ ta' l-implimentazzjoni tal-liġi tal-KE, is-SVI ppropona pjan ibbażat fuq ir-riskju dwar it-traspożizzjoni ta' direttivi tal-KE, metodoloġija aktar sistematika għall-verifika ta' miżuri ta' implimentazzjoni fuq il-livell ta' Stati Membri, kriterji ta' prijorità għal ilmenti u każi ta' ksur u t-tul ta' żmien massimu għat-trattament tal-każi l-aktar importanti. Bħalissa qed titħejja Komunikazzjoni tal-Kummissjoni dwar il-monitoraġġ tal-liġi tal-KE u hija mistennija li tkun adottata sa tmiem l-2007. L-implimentazzjoni tal-proċess SPP/ABM Filwaqt li d-DĠs ivverifikati nstab li huma formalment konformi mar-regoli tal-Kummissjoni dwar SPP/ABM u l-Istandards tal-Kummisjoni dwar il-Kontroll Intern li jikkorrispondu magħhom, is-SVI jqis li jrid isir aktar progress dwar l-effettività u l-effiċjenza taċ-ċiklu SPP/ABM b'mod li d-DĠs ikunu jistgħu jimxu minn konformità formali lejn pussess tassew tal-proċess u biex jieħdu l-benefiċċji ta' amministrazzjoni interna. Ċerti rakkomandazzjonijiet tas-SVI diġà ġew implimentati, bħal ma hi l-ħtieġa għal ippjanar strateġiku multiannwali u biex jittieħed kont tas-servizzi ċentrali minflok ma jkun hemm iffokar biss fuq inizjattivi ġodda fl-APS. Is-SVI qiegħed wkoll jirrakkomanda screening. B'risposta għat-talba tal-Parlament Ewropew, il-Kummissjoni ħejjiet evalwazzjoni tal-ħtiġijiet li għandha fejn jidħol persunal fuq tul ta' żmien medju u rapport dettaljat dwar il-funzjonijiet ta' appoġġ u koordinazzjoni. Sar ukoll progress dwar l-integrazzjoni ta' l-immaniġġjar tar-riskju fil-proċess tat-tfassil tal-politika. Rakkomandazzjonijiet oħra, bħal ma huma l-iżvilupp ta' strateġija biex jingħata appoġġ liċ-ċiklu SPP/ABM permezz ta' l-IT u monitoraġġ sħiħ ta' allokazzjonijiet ta' riżorsi umani ma ġewx adottati. Sistemi u ġestjoni ta' IT Is-SVI ivverifika ċ-Ċentru tad- data tal-Kummissjoni u l-ġestjoni ta' l-IT f'erba' DĠs operattivi u l-analiżi tar-riskju ġew ikkonfermati minn ħames (minn total ta' tnax) rakkomandazzjonijiet kritiċi li rriżultaw. Żewġ rakkomandazzjonijiet kritiċi kienu dwar is-sigurtà fiżika fil-binjiet JMO u BECH fil-Lussemburgu. Rakkomandazzjoni oħra importanti ħafna kienet dik li jitfassal pjan komprensiv ta' rkupru f'każ ta' diżastru li jkopri s-sistemi kritiċi kollha ta' informatika li hemm fiċ-Ċentru tad- Data. Dan hu marbut mal-fatt li d-DGs jista' ma jkunux biżżejjed imħejjija biex jaraw li l-operazzjonijiet tagħhom jibqgħu għaddejjin bla waqfien, peress li ma kienx hemm informazzjoni ta' min joqgħod fuqha dwar is-sistemi kritiċi tagħhom. Instab li s-Sistema ta' Informazzjoni ta' Schengen (SIS II) sofriet minn ġestjoni mhux tajba biżżejjed, b'mod partikolari nuqqas ta' monitoraġġ biżżejjed tal-prestazzjoni tal-kuntratturi minħabba nuqqas ta' persunal speċjalizzat u użu mhux ottimali tal-persunal, biex b'hekk il-Kummissjoni kellha toqgħod ħafna fuq il-kwalità u l-affidabbiltà tal-kuntrattur. Iridu jittieħdu wkoll miżuri biex jiġi żgurat li d-DĠs kollha jkunu konformi mar-Regolament (KE) Nru 45/2001 dwar il-protezzjoni ta' data personali u li l-uffiċjal ta' sigurtà ta' l-informatika lokali jwettaq kontrolli suffiċjenti u jaġixxi b'mod indipendenti. Tliet VI għamlu wkoll verifiki relatati ma' l-IT. Fost il-kwistjonijiet identifikati fuq livell lokali kien hemm il-ħtieġa li jsir proċess bir-reqqa ta' ppjanar għal applikazzjonijiet ta' l-IT, id-definizzjoni tar-rwol tas-sidien tal-proċess u l-ħtieġa li jsir inventarju sħiħ lokali ta' l-IT. 3.3. Amministrazzjoni ta' fondi ta' l-UE Fondi Strutturali L-għan kien li jiġi determinat jekk il-Kummissjoni stallatx sistema biex tivverifika jekk is-sistemi ta' kontroll ippreżentati mill-Istati Membri jirrispettawx l-istandards meħtieġa, li jiġu evalwati l-kontrolli li hemm fuq il-livell ta' DĠ, inkluża l-evalwazzjoni tal-kooperazzjoni ma' l-Istati Membri, u biex jiġu evalwati l-kontrolli ex-post li jkunu saru mid-DĠs tal-fondi strutturali. Is-SVI irrakkomanda li l-obbligi ta' rappurtaġġ għal uffiċjali awtorizzanti permezz ta' sotto-delegazzjoni għandhom jiġu ddefiniti b'mod aktar preċiż. Id-DĠs tal-Fondi Strutturali għandhom iwaqqfu strateġija komuni ta' verifika bbażata fuq ix-xogħol ta' koordinazzjoni li diġà sar. Aktar koordinazzjoni ma' l-Istati Membri, inkluż permezz ta' "kuntratti ta' kunfidenza", konformità mtejba ma' livelli ta' verifika minimi u opinjoni ta' verifika ċara u preċiża, jew inkella dikjarazzjoni ta' ċaħda għandha ttejjeb il-proċess ta' assikurazzjoni. Ir-riżultati ta' verifika ewlenin għadhom jingħataw biċ-ċar fir-rapporti annwali ta' attività tad-DĠs biex tkun tista' tinkiseb stampa aktar sħiħa tal-livell u tat-tip ta' assikurazzjoni mogħtija dwar l-amministrazzjoni u s-sistemi ta' kontroll stabbiliti mill-Istati Membri. Is-SVI tqis li l-proċedura ta' korrezzjoni finanzjarja għall-fond ta' koeżjoni għandha tkun imtejba b'mod sinifikanti biex jonqos it-tul totali tagħha. Biex jitwarrab ir-riskju ta' nuqqas ta' konformità mar-Regolament Finanzjarju u regoli oħra, għandhom jiġu ċċarati l-interpretazzjoni tal-prinċipju ta' "tnaqqis nett" u l-applikazzjoni tal-kriterju ta' korrezzjoni "flat rate" Ir-rappurtaġġ finanzjarju għandu jkun imsaħħaħ ukoll, b'mod partikolari fejn tidħol il-previżjoni tad-dħul. FAFA (Ftehim ta' Qafas Finanzjarju u Amministrattiv man-NU) L-għan tal-verifika kien li tiġi evalwata l-konformità mal-FAFA u l-kapaċità li tinkiseb assikurazzjoni dwar l-użu li jsir minn fondi ta' l-UE. Is-SVI identifika riskju li l-fondi ta' l-UE setgħu ma ġewx użati għall-iskopijiet maħsuba, speċjalment peress li r-rappurtaġġ ta' spejjeż indiretti huwa nieqes mit-trasparenza. Il-verifika wriet is-siwi tal-FAFA, li jipprovdi qafas ta' referenza meħtieġ ħafna għall-kooperazzjoni bejn sħab diversi ħafna fuq iż-żewġ naħat tal-partenarjat tal-KE man-NU. Il-KPV stieden lis-SVI biex jevalwa l-materjalità tar-riskji reżidwi fejn jidħlu l-ispejjeż indiretti b'mod partikolari, marbuta mal-kontrolli ġenerali ta' l-iffinanzjar tal-KE u tan-NU fil-qafas tal-FAFA u tas-sistema ta' kontroll finanzjarju tan-NU. Kontrolli ex-post dwar attivitajiet ta' riċerka Dawn il-verifiki saru biex tiġi evalwata l-konformità, l-effiċjenza u l-effettività ta' kontrolli ex-post dwar attivitajiet ta' riċerka, li huma strumentali biex issir dikjarazzjoni pożittiva ta' assikurazzjoni. F'konformità ma' l-aħħar rapport annwali tal-Qorti Ewropea ta' l-Awdituri, is-SVI sabet li attivitajiet ta' kontroll ex post ma kinux sodisfaċenti u li hemm bżonn ta' ppjanar ikkoordinat u bbażat fuq ir-riskji. Is-SVI rrakkomanda li l-għanijiet ta' kontrolli ex post u l-istrateġija li hemm warajhom għandhom jiġu ddefiniti aktar biċ-ċar u li r-riżultati għandhom ikunu ddokumentati aħjar fir-rapporti ta' attività annwali tad-DĠs. Għandha tkun garantita koperatura xierqa tal-programmi verifikabbli u tal-benefiċjarji. Ir-rekwiżiti fir-Regolament Finanzjarju għandhom ikunu rispettati f'termini ta' tbassir ta' dħul minn talbiet dwar l-ispejjeż wara kontrolli ex post. Huwa ċar li l-kopertura permezz ta' kontrolli ex post mhix suffiċjenti meta wieħed iqabbel mal-għanijiet ta' kontroll, fatt li wassal għal riżerva li ddaħħlet fir-rapport ta' attività annwali. 3.4. Ġestjoni tar-riżorsi umani Dan l-istħarriġ kien ikopri l-ippjanar, l-ingaġġ, il-mobilità, in-nuqqas ta' prestazzjoni, l-iskartar u s-sistema ta' kontrolli interni fil-proċess ta' għażla għal persunal permanenti. Is-SVI indika l-ħtieġa li DĠ ADMIN ikollu rwol akbar fil-koordinazzjoni u l-monitoraġġ, bil-għan li jiżgura l-applikazzjoni konsistenti tal-politika ta' amministrazzjoni ta' riżorsi umani tul il-Kummissjoni. Is-SVI pproponiet ukoll li l-amministrazzjoni tar-riżorsi umani ssir parti integrali mill-proċess strateġiku ta' ippjanar u amministrazzjoni tal-Kummisjoni biex tittejjeb it-tilqiegħa bejn il-ħtiġijiet tad-DGs u d-disponibbiltà ta' riżorsi umani u biex tiġi żviluppata viżjoni fit-tul għal amministrazzjoni effettiva tar-riżorsi umani. Il-proposti tas-SVI kienu jinkludu l-iżvilupp ta' indikaturi ta' pressjoni ta' xogħol, it-twaqqif ta' livelli ta' mira għar-rata ta' postijiet battala u ż-żmien meħtieġ għar-reklutaġġ, li jkun hemm ġestjoni aħjar ta' mobbiltà obbligatorja, ir-rikunsiderazzjoni tal-proporzjon bejn persunal permanenti u temporanju u li jkun hemm amministrazzjoni aħjar ta' każi ta' nuqqas ta' prestazzjoni billi jitjiebu l-ħiliet tal- managers fejn jidħlu r-riżorsi umani. Bl-introduzzjoni ta' sensiela ta' attivitajiet ta' kontroll u ta' monitoraġġ fil-proċess ta' reklutaġġ jista' jkun aktar faċli li jiġu organizzati għadd xieraq ta' kompetizzjonijiet fl-oqsma l-meħtieġa u li jiżdied l-għadd ta' applikanti li jgħaddu u li fl-aħħar mill-aħħar jiġu ngaġġati. Is-SVI sab ukoll nuqqas ta' strateġija għat-tul dwar ir-riżorsi umani jew il-ħtieġa għal ippjanar imtejjeb għall-allokazzjoni għar-riżorsi umani fil-verifiki dwar il-proċess SPP/ABM. Il-ġestjoni tar-riżorsi umani wkoll kienet is-suġġett ta' verifiki minn żewġ VI fl-2006, li fihom l-ippjanar strateġiku u l-allokazzjoni effiċjenti tar-riżorsi kellhom post prominenti fir-rakkomandazzjonijiet. Rakkomandazzjonijiet importanti ħafna f'għadd ta' rapporti ta' verifika oħra tal-KVI wkoll kienu dwar kwistjonijiet ta' riżorsi umani. 3.5. ABAC L-implimentazzjoni tas-sistema l-ġdida ibbażata fuq id-dovuti (ABAC) hija sfida ewlenija għall-Kummissjoni. Fl-2006 sew is-SVI kif ukoll il-Qorti Ewropea ta' l-Awdituri daħħlu verifiki ABAC minn diversi DĠs fil-pjan ta' verifika tagħhom. Meta wieħed iqis li wieħed mill-obbligi ewlenin tal-QEA bħala awditur estern hija li tagħti l-opinjoni tagħha dwar id-dikjarazzjonijiet finanzjarji konsolidati, is-SVI ddeċieda li jħassar verifiki ABAC ippjanati f'għadd ta' DĠs koperti mill-QEA u, f'kooperazzjoni mill-qrib mal-QEA, jagħmel verifika dwar l-implimentazzjoni tal-kontabilità ibbażata fuq id-dovuti fid-DĠ EAC li kopriet il-proċess ta' tranżizzjoni lejn sistema ta' kontabilità bbażata fuq id-dovuti kif ukoll l-għeluq tal-kontijiet ta' l-2005 f'DĠ EAC. Abbażi tar-riżultati tal-verifika tas-SVI, is-sistemi ta' kontroll tal-kontabbiltà ta' DĠ EAC dehru li mhumiex tajba biżżejjed biex jiżguraw li d- data tkun kompluta, preċiża u ta' min joqgħod fuqha. Għalhekk l-informazzjoni għal tmiem is-sena kif rappurtata mid-DĠ EAC ma tatx idea vera u ġusta tal-pożizzjoni finanzjarja u tal-prestazzjoni ta' DĠ EAC. L-opinjoni tas-SVI kienet ibbażata prinċipalment fuq in-nuqqas ta' dokumentazzjoni xierqa tal-proċeduri ta' l-għeluq ta' tmiem is-sena, in-nuqqas ta' rikonċiljazzjoni sħiħa bejn is-sistemi lokali u s-sistemi ċentrali ta' kontabilità flimkien ma' żbalji ta' kontabilità sinifikanti fil-kalkoli tad-dovuti b'impatt materjali fuq il-bilanċi tal-kontijiet. 3.6. Segwitu Hekk kif komplew għaddejjin il-verifiki, is-segwitu sar kwistjoni dejjem aktar importanti, u issa jsir b'metodoloġija sistematika u rapporti separati. Ir-rapport ta' tmiem is-sena tas-SVI għall-2006, maħruġ fi Frar 2007, ikkonkluda li filwaqt li l-għadd ta' rakkomandazzjonijiet li għadhom ma twettqux nieżel, għad hemm dewmien sinifikanti. 50% tar-rakkomandazzjonijiet prinċipali, kritiċi u importanti ħafna ilhom pendenti sitt xhur. Għalhekk għad hemm nuqqasijiet sinifikanti fl-implimentazzjoni mill- management ta' pjani ta' azzjoni. F'żewġ każijiet is-SVI kkonkluda li l-livell ta' implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet pendenti ma kienx biżżejjed biex issir verifika ta' segwitu sħiħa. Rakkomandazzjonijiet minn rapporti annwali tas-SVI tal-passat mill-awditur intern ukoll għandhom ikunu segwiti. Eżempji ta' rakkomandazzjonijiet li ma kinux biżżejjed segwiti fl-2006 jinkludu l-proposti dwar il-governanza ta' l-IT u t-tisħiħ ta' l-infrastuttura ta' l-IT. 4. KONKLUżJONIJIET Abbażi tal-verifiki, l-istħarriġ u x-xogħol relatat tiegħu dwar il-Kummissjoni fl-2006, l-Awditur Intern tal-Kummissjoni wasal għall-konklużjonijiet li ġejjin (il-pożizzjoni tal-Kummissjoni tinsab fir-rapport ta' sinteżi tar-rapporti annwali ta' attività tad-Diretturi-Ġenerali). Konklużjoni SVI Nru 1: Jitkomplew l-isforzi ta' titjib Ix-xogħol ta' verifika tas-SVI sab titjib ċar fis-sistemi ta' kontroll intern f'ħafna oqsma. Ittieħdu passi kbar mill-Kummissjoni biex jitjieb l-ambjent ta' kontroll, pereżempju l-Komunikazzjoni dwar il-kontinwità tas-servizzi, Jum l-Etika u l-enfażi li saret mill-grupp ta' livell għoli li ta ħarsa lejn il-liġi tal-KE. Madankollu, għad hemm nuqqasijiet kbar u jridu jsiru aktar sforzi, kif deher mill-għadd ta' rakkomandazzjonijiet kritiċi tas-SVI (tnax) u l-għadd ta' verifiki b'opinjonijiet negattivi tas-SVI (disgħa). Oqsma fejn irid isir titjib jinkludu l-kontrolli ex-post , l-IT (bini, sigurtà tad- data , persunal biżżejjed u proċess ta' ippjanar għal proġetti ta' l-IT u l-kontinwità tas-servizzi), l-implimentazzjoni ta' regoli ta' kontabilità ġodda u l-amministrazzjoni tal-kuntratti[4] (nuqqasijiet fl-użu ta' kuntratti ta' qafas, monitoraġġ tas-sottokuntratti u d-diversi rwoli ta' fornitur wieħed tas-servizz). Konklużjoni SVI Nru 2: Segwitu, kwistjoni li dejjem tqum Ir-rapporti ta' sinteżi dwar is-segwitu juru li l-kultura tas-segwitu proposta fir-rapport ta' l-2005 għadha ma ġietx stabbilita għal kollox. Iridu jsiru aktar sforzi fil-Kummissjoni biex ikun hemm żgur segwitu xieraq, sistematiku u bla dewmien tar-rakkomandazzjonijiet ta' verifika. L-implimentazzjoni ta' rakkomandazzjonjiet ta' verifika interni u esterni hija vitali biex jinkiseb l-għan strateġiku tal-Kummissjoni ta' dikjarazzjoni ta' assigurazzjoni pożittiva. Konklużjoni SVI Nru 3: Strateġija integrata dwar ir-riżorsi umani Mhux biss ir-reviżjonijiet tal-ġestjoni tar-riżorsi umani, iżda wkoll il-verifiki tal-proċess SPP/ABM tal-monitoraġġ ta' l-implimentazzjoni tal-liġi tal-KE u ta' l-immaniġġjar ta' l-IT urew li strateġija fit-tul għall-ġestjoni tar-riżorsi umani hija fattur importanti għas-suċċess, u li allokazzjoni mhux xierqa ta' riżorsi umani jista' jkollha impatt negattiv sostanzjali fuq l-operazzjonijiet u r-reputazzjoni tal-Kummissjoni. Id-DĠ ADMIN, bħala s-servizz ċentrali li jieħu ħsieb il-ġestjoni tar-riżorsi umani, flimkien ma' l-unitajiet tar-riżorsi umani deċentralizzati fid-DGs u s-servizzi, għandu jiżviluppa strateġija għal kollox fil-linja mal-proċess ta' ippjanar strateġiku. Konklużjoni SVI Nru 4: It-titjib ta' l-effiċjenza u s-saħħa ta' l-istruttura ta' verifika intern Il-Kummissjoni għandha sistema ta' verifika interna ibbażata fuq żewġ livelli: il-VI u s-SVI, li jirriflettu mill-qrib l-istruttura ta' governanza tal-Kummissjoni Ir-reviżjoni ta' kwalità kkonkludiet li l-maġġoranza vasta tal-VI parzjalment jew b'mod ġenerali kienu konformi ma' l-istandards. Madankollu, l-isforzi biex jiżdied il-professjonaliżmu għandhom ikomplu u l-proċess ta' ppjanar ikkoordinat li ddaħħal dan l-aħħar għandu jkun ibbażat fuq is-sod biex tkompli titjieb l-effiċjenza ġenerali tax-xogħol ta' verifika interna fil-Kummissjoni. Mingħajr ma jantiċipaw xi deċiżjoni oħra tal-Kummissjoni, ċerti kwistjonijiet bħal ma huma aktar tisħiħ ta' l-indipendenza tal-VI billi tingħatalhom il-possibbiltà li jtellgħu kwistjonijiet fuq livell korporattiv fil-Kummissjoni, ġew diskussi fil-miftuħ u għadhom pendenti. Il-KPV se jerġa' jikkunsidrahom fl-2007. Konklużjoni SVI Nru 5: Dikjarazzjoni ta' governanza xierqa Ġew indirizzati għadd ta' kwistjonijiet marbuta mal-governanza fil-verifiki ffinalizzati fl-2006 (SPP/SBM, monitoraġġ ta' liġi tal-KE, eċċ,), u fir-reviżjoni ta' kwalità tal-KVI; fil-konferenza tas-SVI ta' l-2006 kwistjonijiet ta' governanza ngħataw ukoll prominenza. Il-Kummissjoni qiegħdet pedament sod għall-governanza tagħha. Biex tinkiseb maturità sħiħa u biex l-istruttura ta' governanza tagħha bl-aħħar żviluppi tagħha jsiru magħrufa fost dawk involuti, il-Kummissjoni għandha tfiehem il-politika u l-prassi tagħha ta' governanza, preferibbilment fir-rapport ta' sinteżi li jiġbor fil-qosor ir-rapporti ta' attività annwali tad-DĠs, tippubblikah fuq l-internet fil-websajt tagħha u tara li jkun aġġornat b'mod regolari[5]. Deskrizzjoni bħal din tista' tinkludi dettalji tas-sistema ta' immaniġġjar tar-riskju tal-Kummissjoni, ta' l-ippjanar strateġiku, il-kodiċi ta' l-etika, ir-rwol ta' l-Uffiċjal Kontabbli, is-sistemi ta' kontroll intern, il-verifika interna u l-KPV. B'dan il-mod il-Kummissjoni tista' żżid il-kredibilità u l-fiduċja ta' dawk li huma involuti u fost iċ-ċittadini ta' l-UE. [1] F'ċerti każi, pero, xi verifiki ta' l-aġenzija wasslu għal rakkomandazzjonijiet dwar il-Kummissjoni, u ttieħdu f'kunsiderazzjoni fl-istatistiċi fis-sezzjoni 2.4. [2] Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1995/2006 tat- 13 ta’ Diċembru 2006 li jemenda r-Regolament (KE, Euratom) Nru 1605/2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (ĠU L 390, 30.12.2006, p.1) [3] Verifiki tal-Kummissjoni biss, bl-esklużjoni tar-reviżjoni ta' kwalità tal-VI. [4] Numru ta' rapporti ta' verifika tas-SVI kienu wkoll dwar amministrazzjoni tal-kuntratt effiċjenti fil-ħruġ ta' offerti pubbliċi. [5] Id-Direttiva 2006/46/KE (ĠU L 224, 16.8.2006, p.1) poġġiet obbligu fuq kumpaniji li t-titoli tagħhom jiġu ammessi fil-kummerċ f'suq regolat u li jkollhom l-uffiċċju reġistrat tagħhom fil-Komunità li jiżvelaw dikjarazzjoni ta' governanza korporattiva annwali bħala sezzjoni speċifika u identifikabbli biċ-ċar tar-rapport annwali tagħhom.