28.12.2005   

MT

Il-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea

C NaN/15

RAPPORT

dwar il-kontijiet annwali ta’ l-Aġenzija Ewropea għar-Rikostruzzjoni għas-sena finanzjarja 2004 flimkien mar-risposti ta’ l-Aġenzija

WERREJ

1-2

 INTRODUZZJONI

3-6

 L-OPINJONI TAL-QORTI

7-14

 OSSERVAZZJONIJIET

Tabelli 1-4

Ir-Risposti ta’ l-Aġenzija

INTRODUZZJONI

1.

L-Aġenzija Ewropea għar-Rikostruzzjoni (minn hawn ‘il quddiem imsejħa “l-Aġenzija”) kienet imwaqqfa skond ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1628/96 (1). Dan ir-Regolament kien sostitwit mir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2068/2004 (2). L-Aġenzija, li kienet attwalment imwaqqfa fi Frar tas-sena 2000, kienet inizjalment responsabbli għall-ġestjoni tal-programmi ta’ għajnuna tal-UE fil-Kosovo. Wara tliet estensjonijiet tal-mandat tagħha fl-2001, 2002 u 2004, l-operazzjonijiet tagħha issa jkopru wkoll is-Serbja u l-Montenegro u l-ex Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja. Il-kwartieri ġenerali ta’ l-Aġenzija jinsabu f’Tessaloniki u għandhom ċentri operattivi f’Belgrad, Podgorica, Pristina u Skopje. Hija timplimenta programmi sabiex tippromwovi l-bini ta’ istituzzjonijiet u tmexxija tajba, sabiex tippromowovi l-iżvilupp ta’ l-ekonomija tas-suq u l-infrastruttura essenzjali u sabiex tikkonsolida soċjeta’ ċivili. It-Tabella 1 tiġbor fil-qosor il-poteri u l-attivitajiet ta’ l-Aġenzija bbażati fuq l-informazzjoni mogħtija mill-Aġenzija stess.

2.

Għal skopijiet ta’ informazzjoni l-kontijiet annwali abbozzati mill-Aġenzija għas-sena finanzjarja 2004 huma miġbura fil-qosor fit- Tabelli 2, 3 u 4.

L-OPINJONI TAL-QORTI

3.

L-opinjoni tal-Qorti hija indirizzata lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill skond l-Artikolu 185(2) tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (3); hija kienet abbozzata wara eżami tal-kontijiet ta’ l-Aġenzija, kif meħtieġ mill-Artikolu 248 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunita’ Ewropea.

4.

Il-kontijiet ta’ l-Aġenzija għas-sena finanzjarja li għalqet fil-31 ta’ Diċembru 2004 (4) kienu abbozzati mid-Direttur tagħha stess, skond l-Artikolu 8(2) tar-Regolament (KE) Nru 2667/2000 (5), u mibgħuta lill-Qorti, li hija meħtieġa tagħti l-opinjoni tagħha fuq l-affidabilità u fuq il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażi.

5.

Il-Qorti wettqet verifika skond il-politika u l-istandards tagħha, li huma bbażati fuq standards internazzjonali adattati għall-kuntest Komunitarju. Il-verifika kienet ippjanata u mwettqa biex tikseb assigurazzjoni raġonevoli li l-kontijiet huma affidabbli u li t-tranżazzjonijiet ta’ bażi huma legali u regolari.

6.

Il-Qorti kisbet bażi raġonevoli għall-opinjoni espressa hawn taħt.

Affidabilità tal-kontijietĦlief għall-kwistjonijiet imsemmija fil-paragrafu 9, il-kontijiet ta’ l-Aġenzija għas-sena finanzjarja li għalqet fil-31 ta’ Diċembru 2004, fl-aspetti materjali kollha, huma affidabbli.Legalità u regolarità tat-tranżazzjonijiet ta’ bażiĦlief għall-kwistjonijiet imsemmija fil-paragrafu 11, it-tranżazzjonijiet ta’ bażi tal-kontijiet annwali taċ-Ċentru, fit-totalità tagħhom, huma legali u regolari.

OSSERVAZZJONIJIET

7.

Għalkemm fondi sinifikanti kienu miżmuna matul is-sena (6), l-Aġenzija ma għandhiex politika ta’ ġestjoni tat-teżor attiva mwaqqfa; ammonti konsiderevoli miżmuma f’kontijiet bankarji kurrenti mingħajr ma’ l-qligħ tagħhom ma jkun ikkontrollat mill-Aġenzija.

8.

Rikonċiljazzjonijiet bejn kontijiet bankarji u r-reġistri ta’ kontabilita’ ta’ l-Aġenzija mhumiex imwettqa regolarment. Bl-introduzzjoni ta’ kontabilta’ bbażata fuq id-dovut fl-2005, huwa aktar relevanti li kontijiet tal-bank ikunu rikonċiljati ma’ reġistri ta’ kontabilta’ fuq bażi ta’ kull xahar.

9.

Fin-nuqqas ta’ proċeduri ta’ kontroll intern effettivi għal riċevibbli fuq tul ta’ żmien il-Qorti ma tistax tkun ċerta li t-tranżazzjonijiet relatati ma’ fondi bi flus tal-pajjiż li huma ekwivalenti għall-oġġetti mixtrija minn barra, skemi ta’ linja ta’ kreditu u fondi speċjali kienu kompletament reġistrati.

10.

Waħda mill-problemi prinċipali li l-Aġenzija tiffaċċja hija d-diffikulta’ fir-reklutaġġ ta’ aġenti kapaċi li jwettqu l-kompiti diffiċli li hija fdata bihom. Il-politika ta’ tiġdid tal-mandat ta’ l-Aġenzija għal perijodi qosra ta’ żmien iżżid din il-problema għax ftit wisq individwi bil-profil meħtieġ lesti li jbiddlu l-post tax-xogħol taħt dawn iċ-ċirkostanzi.

11.

Fir-rapport tagħha ta’ I-2003 (7), il-Qorti nnutat anomaliji li kienu laqtu d-deċiżjonijiet f’għotja ta’ kuntratti. Fl-2004 din is-sitwazzjoni kienet reġgħet ġiet osservata. Sejħiet għall-offerti huma s-suġġett ta’ proċeduri formali li jikkonstitwixxu l-garanzija prinċipali kontra trattament mhux ugwali bejn l-offerenti. Għaldaqstant huwa essenzjali li jiġi assigurat li l-proċeduri huma applikati b’mod strett. Ħafna mid-diffikultajiet li ltaqgħet magħhom kienu minħabba l-fatt li kriterji ffissati f’sejħiet għal offerti kellhom lok għal interpretazzjoni għaliex dawn ma kienux tajbin għas-sitwazzjoni prattika. Għaldaqstant, l-Aġenżija għandhom tkun partikolament attenta meta tiffissa l-kriterja ta’ selezzjoni biex tevita ħtiġijiet mhux realistiċi li wara jistgħu jwasslu għal interpretazzjoni u proċeduri mhux effettivi.

12.

Analiżi ta’ operazzjonijiet fdati lill-Missjoni tan-Nazzjonijiet Uniti fil-Kosovo (UNMIK) kienet imwettqa. Din kopriet is-16-il operazzjoni li għadhom miftuħa fil-kontijiet ta’ l-Aġenzija li jammontaw għat-total ta’ 30,7 miljun euro (il-pagamenti ta’ l-2004 ta’ 2,5 miljun euro). F’dawk il-każijiet fejn il-UNMIK qed tmexxi direttament il-kuntratti, l-Aġenzija għamlet pagamenti mingħajr m’eżerċitat kontroll finanzjarju adegwat. In-nuqqas frekwenti ta’ sekwenza tat-tranżazzjonijiet teħtieġ reviżjoni fil-fond ta’ l-applikabilità tal-ftehim (8) iffirmat bejn il-Kummissjoni u n-Nazzjonijiet Uniti.

13.

Fil-każijiet ta’ fondi fejn il-UNMIK kienet intermedjarju f’isem id-dipartimenti tal-gvern lokali, il-maniġment ta’ dawn l-operazzjonijiet kien fdat kompletament lil dawn id-dipartimenti. L-Aġenzija ma tatx attenzjoni suffiċjenti lill-organizzazzjoni finanzjarja tajba tal-benefiċjarji minħabba li hija assumiet li din kienet ir-responsabbilta’ legali tal-UNMIK u kienet imbagħad iffaċċjata b’diffikultajiet serji fl-egħluq ta’ l-operazzjonijiet prinċipalment minħabba n-nuqqas ta’ kontijiet adegwati għall-proġetti u ta’ ġustifikazzjoni suffiċjenti għan-nefqa.

14.

Dwar dokumentazzjoni ta’ sostenn għal pagament, sistema standardizzata ta’ kif wieħed jaġixxi fuq talbiet ta’ pagament għandha tkun adottata u kriteri stabbiliti fuq it-tip ta’ evidenza ta’ sostenn li hija neċessarja biex isir pagament.

Dan ir-rapport ġie adottat mill-Qorti ta’ l-Awdituri fil-Lussemburgu fil-laqgħa tagħha ta’ l-10 ta’ Novembru 2005.

Għall-Qorti ta’ l-Awdituri

Hubert WEBER

President

(1)  ĠU L 204, tal-14.8.1996, p. 1.

(2)  ĠU L 358, tat-3.12.2004, p. 2.

(3)  ĠU L 248, tas-16.9.2002, p. 1.

(4)  Dawn il-kontijiet kienu abbozzati fit-13 ta’ Ottubru 2005 u riċevuti mill-Qorti fit-18 ta’ Ottubru 2005.

(5)  ĠU L 306, tas-7.12.2000, p. 7.

(6)  Il-bilanċ tal-kont tal-bank fil-31 ta’ Diċembru 2004 kien 158 miljun euro - ara Tabella 4.

(7)  Maħruġ fl-10 ta’ Diċembru 2004.

(8)  Ftehim ta’ Qafas Amministrattiv u Finanzjarju (FAFA) iffirmat bejn il-Kummissjoni Ewropea u n-Nazzjonijiet Uniti fid-29.4.2003.

Tabella 1

L-Aġenzija Ewropea għar-Rikostruzzjoni (Tessaloniki)

Oqsma ta’ responsabbilita’ ta’ l-UE skond it-Trattat

Il-poteri ta’ l-Aġenzija kif definiti fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2667/2000 tal-5 ta’ Diċembru 2000

Tmexxija

Riżorsi disponibbli għall-Aġenzija

(informazzjoni għall-2003)

Attivitajiet u servizzi provduti fl-2004

 

Miri

Applikazzjoni

Kompiti

Bord ta’ Tmexxija Rappreżentant wieħed minn kull Stat Membru, żewġ rappreżentanti mill-Kummissjoni u osservatur mill-Bank Ewropew ta’ l-Investiment.

Direttur

Maħtur mill-Bord ta’ Gvernaturi fuq proposta tal-Kummissjoni.

Ċentri operattivi ġewwa Belgrad, Pristina, Podgorica u Skopje b’livell għoli ta’ tmexxija awtonoma.

Kontroll Estern Qorti ta’ l-Awdituri

Awtorità ta’ approvazzjoni il-Parlament wara rakkommandazzjoni mill-Kunsill.

Budget Finali

Figuri ġenerali

Il-Komunità għandha twettaq, fl-isferi tagħha tal-kompetenza, miżuri ta’ kooperazzjoni ekonomika, finanzjarja u teknika, ma’ pajjiżi terzi. Miżuri bħal dawn għandhom ikunu komplimentari ma’ dawk imwettqa mill-Istati Membri u konsistenti mal-politika ta’ l-iżvilupp tal-Komunità.

(Artikolu 181 A)

Li tipprovdi lill-UE b’għajnuna

(i)

għar-rikostruzzjoni, ir-ritorn tar-refuġjati u persuni mitlufa;

(ii)

li tippromwovi amministrazzjoni tajba, istituzzjonijiet iktar b’saħħithom u l-istat tad-dritt;

(iii)

li tagħti sostenn lill-iżvilupp ta’ ekonomija tas-suq u investiment f’infrastruttura fiżika essenzjali u miżuri ta’ l-ambjent;

(iv)

li tagħti sostenn lill-iżvilupp soċjali u tikkonsolida s-soċjetà ċivili.

L-Aġenzija tmexxi l-programmi prinċipali ta’ għajnuna fis-Serbja-Montenegro (Ir-Repubblika tas- Serbja, Kosovo u r-Repubblika ta’ Montenegro) u fl- ex Repubblika Jugoslavja tal-Maċedonja (FYROM). Benefiċjarji jistgħu jinkludu Stati, entitajiet taħt l-amministrazzjoni tal-NU, entitajiet ta’ federazzjoni, reġjonali u lokali, entitajiet pubbliċi jew semi-pubbliċi, iż-żewġ naħat ta’ l-industrija, organizzazzjonijiet li jagħtu sostenn lin-negozju, kooperattivi, is-soċjetajiet ta’ għajnuna, karitajiet, fondazzjonijiet, u NGOs.

—

li tagħti parir lill-Kummissjoni tal-bżonnijiet ta’ prijorità;

—

li tfassal programmi għar-rikostruzzjoni u r-ritorn ta’ refuġjati u persuna mitlufa;

—

li tieħu kull pass neċessarju biex timplimenta l-għajnuna ta’ l-UE.

374,6 miljun euro (358,6 miljun euro) inkluż għotja mill-UE ta’: 96,7 % (97,4 %)

Persunal fil-31 ta’ Diċembru 2004:

114 (120) postijiet imniżżla fil-pjan ta’ twaqqif,

postijiet ġa meħuda: 88 (94)

postijiet oħra — persunal lokali: 195 (201) postijiet, li 173 (173) minnhom huma meħuda

Persunal totali: 261 (267)

responsabbli għal:

kompiti operattivi: 184

kompiti amministrattivi: 77

Approprjazzjonijiet:

Ikkuntrattati:

Mħallsa:

374,6 miljun euro

299 miljun euro

292,8 miljun euro

Miċ-ċentru operattiv:

KOSOVO: a) konċessjonijiet tal-bidu, self, taħriġ u parir tan-negozju lil negozji żgħar, b) assistenza legali lil persuni vulnerabbli; ċ) self provdut mill-iskemi ta’ kreditu ta’ l-EAR; d) tiswijiet sostanzjali u kumplessi lill-impjant ta’ l-enerġija termali Kosovo B li sofra danni minn ħruq; e) riabilitazzjoni ta’ l-sub-stazzjoni tad-distrett “Sunny Hill” fi Pristina; f) sitt pontijiet reġgħu nfetħu bejn Prisina u l-fruntiera li taqsam ma’ FYROM.

SERBJA: a) abbozz ta’ liġijiet fir-Riforma tal-Amministrazzjoni Pubblika; b) programmi ta’ taħriġ għal korpi speċjali tal-Puliżija; ċ) programm ta’ riabilitazzjoni għall-isptarijiet; d) xogħolijiet ġodda maħluqa minħabba self mill-Fond ta’ Kreditu li Jdur; e) taħriġ ta’ sostenn lill-intrapriżi; f) tiswija ġenerali ta’ l-impjanti ta’ l-enerġija termali; ġ) ċentri reġjonali ta’ taħriġ għall-adulti; skejjel pilota riabilitati u provduti b’tagħmir ta’ l-IT; h) xogħolijiet fuq il-pont SLOBODA u l-fruntiera Horgos li taqsam ma’ l-Ungerija,

MONTENEGRO: a) taħriġ speċjalizzat għal puliżija tal-fruntiera u għaċ-ċittadini taċ-ċivil b) data base ċentrali ta’ l-IT tal-Ministeru ta’ l-Intern; ċ) Aġenzija għal Maniġment tar-Riżorsi Umani, ċentri reġjonali għal edukazzjoni vokazzjonali u taħriġ; d) laboratorju veterinarju; e) Direttorat tat-Toroq ġdid u liġijiet tat-trasport; f) pjanijiet prinċipali għad-dranaġġ u dranaġġ solidu; ġ) tiġdid/ristrutturar ta’ l-Utilità ta’ l-Elettriku, strateġija ta’ effiċjenza ta’ l-enerġija.

FYROM: a) 90 % ta’ Persuni Internament Spostati rritornati lejn darhom ta’ qabel il-kunflitt; b) taħriġ ta’, prinċipalment, Albaniżi etniċi, li jridu jsiru impjegati pubbliċi; ċ) xogħolijiet ġodda maħluqa u xogħolijiet miżmuma minħabba self lil SMEs minn Fond ta’ Kreditu li Jdur; Aġenzija għal Promozzjoni ta’ Intrapriża u Osservatorju ta’ l-SMEs imwaqqaf; d) tlett istituzzjonijiet ġodda żviluppati u l-persunal tagħhom imħarreġ.

Sors: Informazzjoni mogħtija mill-Aġenziija.


Tabella 2

L-Aġenzija Ewropea għar-Rikostruzzjoni- Implimentazzjoni tal-budget għas-sena finanzjarja 2004

(miljun euro)

Dħul

Nefqa

Sors ta' dħul

Dħul reġistrat fil-budget finali għas-sena finanzjarja

Dħul riċevuti

Allokazzjoni ta' nefqa

Approprjazzjonijiet disponibbli

Approprjazzjonijiet trasferiti mis-sena finanzjarja ta' qabel

reġistrati

impenjati

imħallsa

trasferiti

kanċellati

bilanċ għal impenn

impenji trasferiti

imħallsa

kanċellati

impenji pendenti

Konċessjonijiet Komunitarji

362,3

232,3

Titolu I

Persunal

18,8

17,6

17,3

0,3

1,3

—

0,3

0,2

0,1

—

Konċessjonijiet oħra u fondi ekwivalenti

0,4

5,6

Titolu II

Amministrazzjoni

7,1

6,2

5,1

1,1

0,9

—

1,2

1,1

0,1

—

Krediti użati mill-ġdid (C5) mis-snin ta' qabel

0,0

0,0

Krediti wżati mill-ġdid (C5) mis-snin ta' qabel

0,4

0,1

0,1

0,0

0,2

0,0

—

—

—

—

Fondi li baqa'

11,9

0,0

Titolu III

Attivitajiet operattivi

348,7

139,4

23,2

116,2

0,0

209,2

345,4

200,3

6,7

138,4

Dħul varju (użu mill-ġdid)

p.m.

1,1

Total parzjali

375,0

163,3

45,7

117,6

2,4

209,2

346,9

201,6

6,8

138,4

 

 

 

Approprjazzjonijiet trasferiti mis-sena 2003

239,1

135,7

45,5

90,3

4,1

99,4

—

—

—

—

Total

374,6

239,0

Total

614,1

299,0

91,2

207,9

6,5

308,6

346,9

201,6

6,8

138,4

NB: Differenzi fit-totali huma kawża ta' l-effetti taż-żieda sa l-eqreb numru sħiħ.

Sors: L-informazzjoni ta' l-Aġenzija — Din it-tabella tiġbor fil-qosor l-informazzjoni mogħtija mill-Aġenzija fil-kontijiet annwali tagħha.


Tabella 3

L-Aġenzija Ewropea għar-Rikostruzzjoni — Kont tad-dħul u n-nefqa għas-snin finanzjarji 2004 u 2003 (1)

(1000 euro)

 

2004

2003

Dħul

Sussidju KE

231 909

274 221

Rkupru ta' spejjeż (użu mill-ġdid Titolu III)

1 229

1 318

Dħul minn operazzjonijiet amministrattivi (użu mill-ġdid T. I u II)

181

199

Dħul operattiv ieħor

6 113

28 413

Dħul operattiv totali

239 432

304 151

Nefqa

Spejjeż amministrattivi

— Spejjeż tal-persunal

17 575

17 333

— Spejjeż amministrattivi oħrajn

6 290

6 475

Spejjeż operattivi

— Ġestjoni diretta ċentralizzata

268 965

297 168

Nefqa operattiva u amministrattiva totali

292 830

320 976

Bilanċ (favur)/(żbilanċ) minn attivitajiet operattivi

–53 398

–16 825

Qligħ straordinarju

738

0

Telf straordinarju

–1 269

–4 118

Riżultat ekonomiku tas-sena

–53 929

–20 943

NB: Differenzi fit-totali huma kawża ta' l-effetti taż-żieda sa l-eqreb numru sħiħ.

Sors: L-informazzjoni ta' l-Aġenzija — Din it-tabella tiġbor fil-qosor l-informazzjoni mogħtija mill-Aġenzija fil-kontijiet annwali tagħha.


Tabella 4

L-Aġenzija Ewropea għar-Rikostruzzjoni — Karta ta' Bilanċ fil-31 ta' Diċembru 2004 u fil-31 ta' Diċembru 2003 (2)

(1000 euro)

Assi

2004

2003

Dejn

2004

2003

Assi fissi

 

 

Kapital Fiss

 

 

Assi Fissi skond il-valur tar-reġistru net

1 652

1 771

Kapital Proprju (3)

63 270

1 771

Total parzjali

1 652

1 771

Bilanċ(favur) akkumulat

150 332

204 261

Riċevibbli fit-tul

 

 

Total parzjali

213 602

206 032

Fondi ekwivalenti

61 619

0

Dejn kurrenti

 

 

Total parzjali

61 619

0

Benefiċċji tal-ħaddiem

28

0

Riċevibbli kurrenti

 

 

Ammonti kurrenti li jridu jitħallsu

9 619

6 067

Riċevibbli kurrenti

1 761

135

Kontijiet oħrajn li jridu jitħallsu

37

515

Total parzjali

1 761

135

 

 

 

Kontijiet ta' flus kontanti

 

 

Total parzjali

9 684

6 582

Flus kontanti u l-ekwivalenti

158 254

210 708

 

 

 

Total parzjali

158 254

210 708

 

 

 

Total

223 286

212 614

Total

223 286

212 614

NB: Differenzi fit-totali huma kawża ta' l-effetti taż-żieda sa l-eqreb numru sħiħ.

Sors: L-informazzjoni ta' l-Aġenzija - Din it-tabella tiġbor fil-qosor l-informazzjoni mogħtija mill-Aġenzija fil-kontijiet annwali tagħha.

(1)  Il-figuri għas-sena 2003 ġew aġġustati fuq dawk preżentati qabel biex jirriflettu bidla fil-prattika ta' kontabilità.

NB: Differenzi fit-totali huma kawża ta' l-effetti taż-żieda sa l-eqreb numru sħiħ.

Sors: L-informazzjoni ta' l-Aġenzija — Din it-tabella tiġbor fil-qosor l-informazzjoni mogħtija mill-Aġenzija fil-kontijiet annwali tagħha.

(2)  Il-figuri għas-sena 2003 ġew aġġustati fuq dawk ippreżentati qabel biex jirriflettu bidla fil-prattika ta' kontabilità.

(3)  Il-Kapital proprju huwa kkalkulat bħala s-somma ta' assi Fissi u riċevibbli għal tul ta' żmien.

NB: Differenzi fit-totali huma kawża ta' l-effetti taż-żieda sa l-eqreb numru sħiħ.

Sors: L-informazzjoni ta' l-Aġenzija - Din it-tabella tiġbor fil-qosor l-informazzjoni mogħtija mill-Aġenzija fil-kontijiet annwali tagħha.

IR-RISPOSTI TA’ L-AĠENZIJA

7.

Il-fondi disponibbli fil-kontijiet bankarji ta’ l-Aġenzija huma proporzjonati mal-ħtiġijiet ta’ ħlas tagħha, meħuda in konsiderazzjoni li l-pagamenti jistgħu jammontaw l-ogħla sa 45 miljun euro f’xahar wieħed u illi f’Diċemberu 2004 kien hemm ammont totali mhux imħallas ta’ 345 miljun euro f’fondi kuntrattati. Diżordni fit-teżor minħabba dewmien fir-riċevuta ta’ l-ammonti mitluba tas-sussidju tal-KE għandu jiġi evitat ukoll. L-Aġenzija ssegwi politika tat-teżor li hija konformi mal-prattika tal-Kummissjoni. Wara l-osservazzjoni tal-Qorti il-gwida tad-DĠ Baġit ser tiġi mfittxija. Ser jiġu maħruġa ordnijiet ta’ rkupru sabiex ikun assigurata r-reġistrazzjoni xierqa fil-kontijiet. Fl-2004, 2,9 miljun euro daħlu fil-kontijiet bankarji ta’ l-EAR.

8.

Rikonċiljazzjonijiet bankarji ġew magħmula b’mod frekwenti mill-Aġenzija qabel it-tnedija ta’ l-għodda l-ġdida tal-kontabilità komputerizzata bl-użu tad-dħul doppju (double entry computerised accounting tool) f’nofs l-2004. L-Aġenzija taqbel li teżegwihom fuq bażi mensili.

9.

Skond l-impennji ta’ l-aġenzija meħuda fil-kuntest tal-proċedura ta ta’ l-2003, l-Aġenzija inkludiet fil-kontijiet finali ta’ l-2004 il-valur oriġinali ta’ l-investiment bla disposizzjoni għat-twettiq tad-debiti għall-fondi kontroparti kollha u skemi ta’ linji ta’ kreditu u l-ammont mhux minfuq għal fondi speċjali. Dawn l-attivitajiet kollha għaddejjin jew għaddew minn verifiki esterni fl-2005. L-Aġenzija tikkonsidra li l-kontijiet jfornu perpettiva ġusta u sħiħa ta’ l-ammonti riċevuti fuq terminu ta’ żmien twil ta’ l-EAR. Ser isir kull addattament żgħir meħtieġ fil-bilanċ tal-2005.

11.

L-Aġenzija topera f’ċirkostanzi diffiċli f’ambjent eżiġenti u hija konxja b’mod sħiħ mir-riskju involut fil-ġestjoni ta’ ammonti sostanzjali ta’ għajnuna taħt tali kundizzjonijiet. Għalhemm waqqfet sistema ta’ akkwist elaborata b’diviżjoni netta tal-kompiti fost il-persunal tagħha responsabbli mill-operat, l-akkwist u mill-finanzi. L-EAR ħadet miżuri xierqa sabiex tindirizza l-kwistjonijiet imqajma mill-Qorti fir-rapport annwali tagħha għas-sena 2003 li ġie ffinalizzat u ppubblikat lejn l-aħħar ta’ l-2004; għalhekk it-titjib ma jistax jidher fl-2004 imma jista’ jiġi apprezzat fil-kuntest tal-verifika għar-reviżjoni ta’ l-2005. L-EAR tipprovdi b’mod partikolari gwida ċentrali lill-atturi involuti fis-sejħiet għal offerti madwar l-Aġenzija u tejbet il-koerenza ta’ standards u approċċi applikabbli. Tali sforzi ser ikomplu sabiex ikun assigurat li r-rakkommandazzjonijiet rilevanti tal-Qorti huma segwiti u mħarsa.

12.

L-Aġenzija tipprova bil-mezzi kollha tagħha sabiex l-UNMIK tirrispetta l-obbligi rilevanti tagħha. Il-politika ta’ l-EAR hija li tinsisti b’mod partikolari sabiex tirċievi fiż-żmien dovut u tfassal rapporti li għandhom isiru skond il-kuntratti, u tirrifjutahom fejn dawn ma jkunux xierqa. L-ebda pagamenti ulterjuri ma jsiru mingħajr ma jiġu kkontrollati d-dejta finanzjarja u d-dokumenti meħtieġa. L-EAR tiffinanzja wkoll verifiki fl-istadju l-aktar xieraq ta’ implimentazzjoni, normalment in vista ta’, jew eżattament wara, l-iskadenza ta’ kuntratt. Dawn il-verifiki huma “soġġetti għall-proċedura ta’ verifika interna u esterna stabbilita fir-Regolamenti Finanzjarji, regoli u direttivi tan-Nazzjonijet Uniti” kif stipulat fl-Artikolu Article 1(a) tal-FAFA.

13.

It-termini tal-ftehim rigward l-għotjiet ta’ l-EAR ma’ l-UNMIK huma ċari rigward l-ishma rispettivi ta’ responabbiltà. UNMIK hija l-organizzazzjoni responsabbli mid-dipartimenti governattivi. L-Aġenzija, konxja mid-diffikultajiet imsemmija, pprovdiet konsulensa teknika u finanzjarja fil-qafas ta’ ċerti ftehim li jirrigwarda għotjiet. Din il-prattika ser tiġi estiża fil-futur. Il-pagamenti finali ta’ l-Aġenzija lill-UNMIK għandhom bħala kundizzjoni r-rispett tal-ħtiġijiet finanzjarji, bbażat fuq rapporti ta’ awdituri indipendenti.

14.

L-Aġenzija tuża workflow (ċirkwit finanzjarju) b’żewġ verifiki qabel l-awtorizzazzjoni u listi ta’ verifika standard. F’nofs l-2004 ġiet aġġornata Nota ta’ Istruzzjoni bil-proċedura dettaljata għall-ipproċessar ta’ riċevuti. Ser jitkompla l-proċess ta’ sforzi għat-tisħiħ u l-istandardizzazzjoni ta’ dawn ir-regoli.