(1)

Ir-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 għandu l-għan li jiżgura li d-dokumenti ta’ valur storiku jew amministrattiv jiġu ppreservati u jkunu disponibbli għall-pubbliku kull fejn ikun possibbli. Għal dan l-għan, dan jistabbilixxi l-obbligu għal kull istituzzjoni tal-Unjoni, inkluż il-Bank Ċentrali Ewropew (BĊE), li twaqqaf l-arkivji storiċi tagħha u li tiftaħhom għall-pubbliku skont it-termini previsti fir-Regolament wara l-iskadenza ta’ perijodu ta’ 30 sena li jibda mid-data tal-ħolqien ta’ dokument.

(2)

Bl-adozzjoni ta’ din id-Deċiżjoni, il-BĊE jeżerċita d-dritt tiegħu li jżomm u jiġġestixxi l-arkivji storiċi tiegħu mingħajr ma jiddepożitahom fl-Istitut Universitarju Ewropew (EUI) u jistabbilixxi r-regoli interni meħtieġa għall-applikazzjoni tar-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83. L-għan ta’ dawn ir-regoli interni huwa li joperazzjonalizzaw il-preservazzjoni u l-ftuħ għall-pubbliku tal-arkivji storiċi tal-BĊE filwaqt li jqisu kif xieraq il-partikolaritajiet istituzzjonali tal-BĊE.

(3)

Il-punt (a) tal-Artikolu 1(2) tar-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 jiddefinixxi l-kunċett ta’ ‘arkivji tal-istituzjonijiet tal-Komunitajiet Ewropej’. Fid-dawl kemm tal-istrutturi integrati ħafna li fihom jopera l-BĊE, jiġifieri s-Sistema Ewropea ta’ Banek Ċentrali (SEBĊ) u l-Eurosistema, kif ukoll tat-trasferiment tal-funzjonijiet lill-BĊE minn korpi li ħadmu lejn t-tlestija tal-Unjoni Ekonomika u Monetarja (UEM), l-arkivji tal-BĊE għandhom jinftiehmu bħala li għandhom ambitu usa’ minn dak iddefinit fil-punt (a) tal-Artikolu 1(2) tar-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83. L-ewwel nett, skont il-ġurisprudenza stabbilita tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea, dawn jinkludu d-dokumenti kollha ta’ kwalunkwe tip u fi kwalunkwe mezz li oriġinaw fi jew ġew riċevuti mill-BĊE jew mill-banek ċentrali nazzjonali (BĊNi) b’rabta mat-twettiq tal-kompiti tas-SEBĊ u tal-Eurosistema, irrispettivament minn jekk humiex miżmuma mill-BĊE jew mill-BĊNi (2). It-tieni nett, dawn jinkludu d-dokumenti kollha ta’ kwalunkwe tip u kwalunkwe mezz li oriġinaw fi jew li ġew riċevuti mill-Kumitat għall-Istudju tal-Unjoni Ekonomika u Monetarja (minn hawn ’il quddiem il-‘Kumitat Delors’), il-Kumitat tal-Gvernaturi tal-Banek Ċentrali tal-Istati Membri tal-Komunità Ekonomika Ewropea (minn hawn ’il quddiem il-‘COG’), il-Fond Ewropew ta’ Kooperazzjoni Monetarja (l-EMCF) u l-Istitut Monetarju Ewropew (l-EMI), u huma miżmuma mill-BĊE.

(4)

It-tieni sentenza tal-Artikolu 23.3 tad-Deċiżjoni BĊE/2004/2 tal-Bank Ċentrali Ewropew (3) tawtorizza lill-korpi responsabbli għat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-BĊE biex jagħmlu aċċessibbli għall-pubbliku d-dokumenti li jappartjenu lill-arkivji tal-BĊE qabel l-iskadenza tal-perijodu ta’ 30 sena. Fis-7 ta’ Mejju 2019, il-Kunsill Governattiv tal-BĊE ddeċieda li jagħmel aċċessibbli għall-pubbliku dokumenti li oriġinaw minn jew li ġew riċevuti mill-Kumitat Delors u li ġew ittrasferiti mill-Bank għall-Ħlasijiet Internazzjonali, li ospita l-parti l-kbira tal-laqgħat ta’ dak il-Kumitat, lill-BĊE fl-2005. Fit-23 ta’ Jannar 2020, il-Kunsill Governattiv tal-BĊE ddeċieda li jagħmel aċċessibbli għall-pubbliku d-dokumenti li oriġinaw minn jew li ġew riċevuti mill-COG, mill-EMCF u mill-EMI, u li huma miżmuma mill-BĊE. Din id-Deċiżjoni timplimenta dawk id-deċiżjonijiet tal-Kunsill Governattiv u d-dokumenti kkonċernati se jkunu disponibbli għall-pubbliku wara d-deklassifikazzjoni tagħhom għal ‘ECB-PUBLIC’, irrispettivament mill-iskadenza tal-perijodu ta’ 30 sena.

(5)

L-Artikolu 2 tar-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 jirrikonoxxi li jistgħu japplikaw eċċezzjonijiet għar-regola li dokumenti ta’ valur storiku jew amministrattiv ikunu disponibbli għall-pubbliku kull fejn ikun possibbli u jirreferi f’dan il-kuntest għar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropewu tal-Kunsill (4). Peress li r-Regolament (KE) Nru 1049/2001 ma japplikax għall-BĊE, eċċezzjonijiet għar-regola li dokumenti ta’ valur storiku jew amministrattiv ikunu disponibbli għall-pubbliku jirriżultaw mid-Deċiżjoni BĊE/2004/3 tal-Bank Ċentrali Ewropew (5). L-Artikolu 4(6) tad-Deċiżjoni BĊE/2004/3 jistipula li għad-dokumenti koperti mill-eċċezzjonijiet relatati mal-privatezza jew mal-interessi kummerċjali, l-eċċezzjonijiet jistgħu jkomplu japplikaw wara l-perijodu massimu ta’ 30 sena. Għal dokumenti koperti minn eċċezzjonijiet oħra stabbiliti fl-Artikolu 4 tad-Deċiżjoni BĊE/2004/3, l-eċċezzjonijiet jistgħu japplikaw għal perijodu massimu ta’ 30 sena sakemm ma jkunx speċifikament provdut mod ieħor mill-Kunsill Governattiv tal-BĊE.

(6)

Peress li d-dokumenti li jappartjenu għall-arkivji tal-BĊE u relatati mat-twettiq tal-kompiti tas-SEBĊ u tal-Eurosistema huma miżmuma wkoll mill-BĊNi, li jistgħu jkunu jridu jagħmlu dawn id-dokumenti disponibbli għall-pubbliku bħala parti mill-arkivji storiċi tagħhom stess jew jintalbu jittrasferuhom lil parti terza, bħal arkivju storiku nazzjonali, ir-regoli interni meħtieġa għall-applikazzjoni tar-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 għandhom ukoll jindirizzaw lill-BĊNi. Peress li l-BĊNi huma parti integrali mis-SEBĊ u mill-Eurosistema, la jikkwalifikaw bħala Stati Membri skont it-tifsira tal-Artikolu 6 tar-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 u lanqas bħala parti terzi skont it-tifsira ta’ din id-Deċiżjoni. Huwa xieraq li l-BĊE u l-BĊNi jikkooperaw mill-qrib biex jiżguraw li l-arkivji storiċi tal-BĊE jiġu pproċessati b’mod konsistenti u bl-attenzjoni xierqa fis-SEBĊ u fl-Eurosistema kollha.

(7)

Dokumenti li jappartjenu għall-arkivji tal-BĊE jistgħu jkunu ġew trasferiti lil parti terza, bħal arkivju storiku nazzjonali, mill-BĊNi qabel id-dħul fis-seħħ ta’ din id-Deċiżjoni. F’każijiet bħal dawn, huwa xieraq li l-BĊNi jiżguraw li dawk il-parti terzi ma jkunux jistgħu jagħmlu dawn id-dokumenti disponibbli għall-pubbliku qabel l-iskadenza tal-perijodu ta’ 30 sena. Barra minn hekk, meta l-BĊE jżomm l-istess dokumenti bħal dawk ittrasferiti lil dawn il-parti terzi, il-BĊNi għandhom jiżguraw li dawn il-parti terzi jqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-pubbliku wara 30 sena dawk id-dokumenti biss li jkunu ġew deklassifikati għal ‘ECB-PUBLIC’ mill-BĊE. L-arkivji storiċi nazzjonali u awtoritajiet pubbliċi nazzjonali oħra huma obbligati, skont il-prinċipju ta’ kooperazzjoni leali sanċit fl-Artikolu 4(3) tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea u fl-Artikolu 18 tal-Protokoll dwar il-privileġġi u l-immunitajiet tal-Unjoni Ewropea, li jaġixxu in bona fede sabiex jipprekludu r-rilaxx prematur ta’ dokumenti tal-arkivji tal-BĊE jew ir-rilaxx ta’ dokumenti klassifikati.

(8)

Skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (6), il-BĊE huwa meħtieġ jipprovdi informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar l-ipproċessar ta’ data personali li tikkonċernahom u jirrispetta d-drittijiet tagħhom bħala suġġetti tad-data. Madankollu, il-BĊE għandu jibbilanċja dawn id-drittijiet mal-għanijiet tal-arkivjar fl-interess pubbliku skont il-liġi dwar il-protezzjoni tad-data.

(9)

L-Artikolu 16(5), il-punt (b), u l-Artikolu 19(3), il-punt (d), tar-Regolament (UE) 2018/1725 jipprevedu eċċezzjonijiet, rispettivament, għad-dritt ta’ suġġett tad-data għall-informazzjoni u d-dritt għat-tħassir għall-ipproċessar tad-data għal finijiet ta’ arkivjar fl-interess pubbliku, sa fejn dawk id-drittijiet x’aktarx jagħmlu impossibbli jew ifixklu serjament il-kisba tal-għanijiet ta’ dak l-ipproċessar. Id-dritt għall-informazzjoni bħala prinċipju ma għandux japplika fil-kuntest partikolari tal-arkivji storiċi tal-BĊE, peress li l-BĊE jkun meħtieġ jagħmel sforz sproporzjonat biex jipprovdi informazzjoni dwar l-ipproċessar ladarba l-arkivji storiċi tiegħu jkunu saru disponibbli għall-pubbliku. Madankollu, huwa xieraq li s-suġġetti tad-data jiġu infurmati dwar il-possibbiltà li d-data personali tagħhom tista’ ssir disponibbli għall-pubbliku bħala parti mill-arkivji storiċi tal-BĊE fl-istess ħin li jiġu infurmati dwar l-operazzjonijiet ta’ pproċessar li għalihom id-data personali tagħhom tkun inġabret inizjalment. Barra minn hekk, id-dritt għat-tħassir bħala prinċipju ma għandux japplika fil-kuntest partikolari tal-arkivji storiċi tal-BĊE, b’kont meħud tad-daqs u parzjalment tan-natura fiżika tal-arkivji tal-BĊE u n-natura tal-arkivjar fl-interess pubbliku, sa fejn it-tħassir tad-data personali li tinsab fl-arkivji tal-BĊE jimmina l-validità, l-integrità u l-awtentiċità tal-arkivji storiċi tal-BĊE u għalhekk x’aktarx ifixkel serjament il-kisba tal-għanijiet tal-arkivjar fl-interess pubbliku.

(10)

L-Artikolu 25(4) tar-Regolament (UE) 2018/1725 jippermetti lill-BĊE l-possibbiltà li jipprevedi derogi mid-drittijiet imsemmija fl-Artikoli 17, 18, 20, 21 u 23 ta’ dak ir-Regolament, sa fejn dawk id-drittijiet x’aktarx jagħmlu impossibbli jew ifixklu serjament il-kisba tal-għan ta’ arkivjar fl-interess pubbliku u jkunu meħtieġa derogi għat-twettiq ta’ tali fini. Fl-adozzjoni ta’ din id-Deċiżjoni, il-BĊE jipprevedi derogi mid-drittijiet imsemmija fl-Artikoli 17, 18, 20, 21 u 23 tar-Regolament (UE) 2018/1725 soġġett għal salvagwardji organizzattivi u tekniċi meħtieġa mill-Artikolu 13 ta’ dak ir-Regolament. L-għoti ta’ aċċess għal data personali jekk talba tas-suġġett tad-data ma tipprovdix informazzjoni speċifika dwar l-ipproċessar li għalih tirreferi t-talba jista’ jinvolvi sforz sproporzjonat jew ikun prattikament impossibbli, minħabba d-daqs tal-arkivji storiċi tal-BĊE. Ir-rettifika, it-tħassir jew ir-restrizzjoni tal-ipproċessar ta’ data personali jimminaw l-integrità u l-awtentiċità tal-arkivji storiċi tal-BĊE u jegħlbu l-għan tal-arkivjar fl-interess pubbliku. Madankollu, f’każijiet debitament ġustifikati ta’ data personali mhux preċiża, il-BĊE jista’ jiddeċiedi li jinkludi dikjarazzjoni supplimentari jew annotazzjoni fid-dokument rilevanti. Il-komunikazzjoni ta’ kwalunkwe rettifika, tħassir jew restrizzjoni tal-ipproċessar ta’ data personali tista’ tinvolvi sforz sproporzjonat jew tkun prattikament impossibbli. Peress li d-data personali tifforma parti integrali u indispensabbli mill-arkivji storiċi tal-BĊE, l-għoti tad-dritt ta’ oġġezzjoni għall-ipproċessar ta’ data personali li tinsab fl-arkivji tal-BĊE jagħmel il-ksib tal-għan ta’ arkivjar fl-interess pubbliku impossibbli.

(11)

Il-BĊE ma għandux iqiegħed għad-dispożizzjoni tal-pubbliku dokumenti li fihom kategoriji speċjali ta’ data personali msemmija fl-Artikolu 10 tar-Regolament (UE) 2018/1725, data personali relatata ma’ kundanni kriminali u reati msemmija fl-Artikolu 11 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jew data personali ta’ tfal taħt it-13-il sena. Minħabba l-volum kbir ta’ dokumenti u l-improbabbiltà ta’ dokumenti li jkun fihom data personali sensittiva li jkollhom valur amministrattiv jew storiku, it-tqegħid ta’ tali dokumenti għad-dispożizzjoni tal-pubbliku jwassal għal dewmien konsiderevoli u għalhekk ifixkel serjament il-proċess tal-arkivjar. Il-Premessa 6 tar-Regolament (UE) 2018/1725 tiddikjara li r-Regolament ma għandux japplika għall-ipproċessar ta’ data personali ta’ persuni deċeduti. Peress li fil-biċċa l-kbira tal-każijiet il-BĊE ma jistax jistabbilixxi jekk is-suġġett tad-data huwiex mejjet, huwa xieraq bħala salvagwardja addizzjonali li l-perijodu għall-ftuħ ta’ dokument tal-arkivji storiċi tal-BĊE li jkun fih tali data personali sensittiva skont l-Artikoli 10 u 11 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jew data relatata mal-privatezza u l-integrità tal-individwu skont l-Artikolu 4 tad-Deċiżjoni BĊE/2004/3 jiġi stabbilit għal mitt sena wara l-ħolqien ta’ dak id-dokument.

(12)

Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data ġie kkonsultat skont l-Artikolu 41(2) tar-Regolament (UE) Nru 2018/1725 u ta opinjoni fil-5 ta’ Ottubru 2022. Il-BĊE implimenta r-rakkomandazzjonijiet tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

(13)

It-tieni sentenza tal-Artikolu 23.3 tad-Deċiżjoni BĊE/2004/2 hija emendata biex tiċċara li dokumenti li jappartjenu għall-arkivji tal-BĊE huma aċċessibbli liberament biss wara l-iskadenza tal-perijodu ta’ 30 sena skont din id-Deċiżjoni sakemm il-korpi tat-teħid tad-deċiżjonijiet ma jiddeċidux li jqassru dak il-perijodu, bħal fil-każ tad-dokumenti li oriġinaw fi jew ġew riċevuti mill-Kumitat Delors, is-COG, l-EMCF u l-EMI, u huma miżmuma mill-BĊE, jew itawwlu, bħal fil-każ potenzjali ta’ proċedimenti individwali tal-laqgħat tal-Kunsill Governattiv, jekk valutazzjoni każ b’każ tikkonfuta s-suppożizzjoni li l-indipendenza tal-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-Kunsill Governattiv ma għadhiex mhedda wara 30 sena,

(1)

“predeċessuri tal-BĊE” tfisser il-Kumitat għall-Istudju tal-Unjoni Ekonomika u Monetarja, il-Kumitat tal-Gvernaturi tal-Banek Ċentrali tal-Istati Membri tal-Komunità Ekonomika Ewropea, il-Fond Ewropew ta’ Kooperazzjoni Monetarja u l-Istitut Monetarju Ewropew;

(2)

“arkivji tal-BĊE” tfisser:

(3)

“arkivji storiċi tal-BĊE” tfisser id-dokumenti kollha ta’ valur storiku jew amministrattiv li huma parti mill-arkivji tal-BĊE u li ntgħażlu għall-preservazzjoni permanenti;

(4)

“data tal-ħolqien” tfisser:

(5)

“bank ċentrali nazzjonali” jew “BĊN” tfisser bank ċentrali ta’ Stat Membru;

(6)

“parti terza” tfisser kull persuna naturali jew ġuridika jew kwalunkwe entità barra s-SEBĊ;

(7)

“valutazzjoni” tfisser proċess ta’ tqassim kontinwu tal-arkivji tal-BĊE biex jiġu identifikati dokumenti li għandhom jiġu ppreservati għal finijiet ta’ arkivjar storiku;

(8)

“preservazzjoni” tfisser is-sett ta’ attivitajiet meħtieġa biex jiġi żgurat aċċess kontinwu għal, u biex jiġi mminimizzat it-telf ta’ kontenut ta’ informazzjoni fi, dokumenti magħżula biex ikunu parti mill-arkivji storiċi tal-BĊE;

(9)

“dokument klassifikat” tfisser dokument tal-arkivji storiċi tal-BĊE li ġie assenjat waħda mill-erba’ klassifikazzjonijiet ta’ sigurtà li ġejjin taħt ir-reġim ta’ kunfidenzjalità tal-BĊE (7) li ma jawtorizzax ir-rilaxx tiegħu lill-pubbliku, jiġifieri: “ECB-SECRET”, “ECB-CONFIDENTIAL”, “ECB-RESTRICTED” u “ECB-UNRESTRICTED”;

(10)

“dokument deklassifikat” tfisser dokument tal-arkivji storiċi tal-BĊE li ġie assenjat il-klassifikazzjoni tas-sigurtà “ECB-PUBLIC” taħt ir-reġim ta’ kunfidenzjalità tal-BĊE;

(11)

“data personali” tfisser data personali skont it-tifsira tal-punt (1) tal-Artikolu 3 tar-Regolament (UE) 2018/1725;

(12)

“data personali tat-tfal” tfisser data personali ta’ tfal taħt l-età ta’ 13-il sena;

(13)

“data personali sensittiva” tfisser kategoriji speċjali ta’ data personali msemmija fl-Artikolu 10 tar-Regolament (UE) 2018/1725, data personali relatata ma’ kundanni kriminali u reati msemmija fl-Artikolu 11 tar-Regolament (UE) 2018/1725 u data personali tat-tfal;

(14)

“kontrollur” tfisser kontrollur skont it-tifsira tal-punt (1) tal-Artikolu 2 tad-Deċiżjoni (UE) 2020/655 tal-Bank Ċentrali Ewropew (BĊE/2020/28) (8).

(a)

fejn il-BĊE jkollu l-istess dokumenti bħal dawk trasferiti lil dik il-parti terza u dik il-parti terza twettaq valutazzjoni ta’ dawk id-dokumenti, il-valutazzjoni ta’ dik il-parti terza għandha tkun allinjata mar-riżultat tal-valutazzjoni mwettqa mill-BĊE taħt l-Artikolu 3;

(b)

fejn il-BĊE jkollu l-istess dokumenti bħal dawk trasferiti lil dik il-parti terza u dik il-parti terza teżamina l-klassifikazzjonijiet tas-sigurtà ta’ dawk id-dokumenti, deċiżjoni dwar id-deklassifikazzjoni ta’ dik il-parti terza għandha tkun allinjata mar-riżultat tad-deċiżjoni dwar id-deklassifikazzjoni meħuda mill-BĊE f'konformità mal-Artikolu 4(1); u

(c)

il-parti terza m'għandhiex tagħmel dokumenti deklassifikati disponibbli għall-pubbliku qabel l-iskadenza tal-perijodu ta' 30 sena li jibda mid-data tal-ħolqien tad-dokumenti.