1.   Il-Kumitat Speċjali dwar l-Indikazzjonijiet Ġeografiċi u l-Kummerċ tal-Inbejjed u l-Ispirti (“il-Kumitat Speċjali”) stabbilit skont l-Artikolu 13 tal-Protokoll 3 tal-Ftehim ta’ Sħubija Ekonomika bejn l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tagħha, min-naħa waħda, u l-Istati tal-SADC aderenti mal-FSE, min-naħa l-oħra (“il-Ftehim”), għandu jwettaq dmirijietu f’konformità mal-Artikoli 1, 13 u 14 ta’ dak il-Protokoll.

2.   Ir-referenza f’dawn ir-regoli ta’ proċedura għall-“Partijiet” għandha ssir f’konformità mad-definizzjoni prevista fl-Artikolu 1 tal-Protokoll 3 tal-Ftehim.

3.   Il-Kumitat Speċjali għandu jkun kompost minn rappreżentanti tal-Partijiet.

4.   Il-laqgħat tal-Kumitat Speċjali għandhom ikunu ppreseduti minn uffiċjal tal-Kummissjoni Ewropea u minn kwalunkwe uffiċjal tal-Istati tal-SADC aderenti mal-FSE li jaderixxi mal-Protokoll 3. Fil-każ tal-Afrika t’Isfel, ikun uffiċjal mid-Dipartiment tal-Kummerċ, l-Industrija u l-Kompetizzjoni.

5.   Il-mandat imsemmi fil-paragrafu 4 li jikkorrispondi għall-ewwel perjodu għandu jibda fid-data tal-ewwel laqgħa tal-Kumitat Speċjali u jintemm fil-31 ta’ Diċembru tal-istess sena.

1.   Il-Kumitat Speċjali għandu jiltaqa’ f’intervalli regolari, għallinqas darba fis-sena u fuq it-talba ta’ kwalunkwe waħda mill-Partijiet. Il-laqgħat għandhom isiru b’mod alternat fi Brussell jew fit-territorju ta’ wieħed mill-Istati tal-SADC aderenti mal-FSE li jaderixxi mal-Protokoll 3, sakemm il-Partijiet ma jaqblux mod ieħor.

2.   Sakemm il-Partijiet ma jaqblux mod ieħor, il-laqgħat tal-Kumitat Speċjali għandhom jissejħu mill-Parti li jkollha l-Presidenza, wara li tikkonsulta mal-Parti jew mal-Partijiet l-oħra, skont il-każ.

3.   Il-Partijiet jistgħu jaqblu fuq arranġamenti alternattivi biex jiġi akkomodat l-iskambju tad-dokumenti b’mezzi elettroniċi, filwaqt li l-laqgħat jistgħu jsiru permezz tal-vidjokonferenzi jew bit-telefown, jew bi kwalunkwe mezz ieħor li jaqblu dwaru l-Partijiet u li jkun addattat għall-aġenda tal-laqgħa.

1.   Il-Parti li tospita l-laqgħa tal-Kumitat Speċjali għandha taġixxi bħala s-Segretarjat tal-Kumitat Speċjali (“is-Segretarjat”).

2.   Meta l-laqgħa ssir skont il-paragrafu 3 tal-Artikolu 2, il-Parti li jkollha l-Presidenza għandha taġixxi bħala s-Segretarjat.

1.   Fejn id-deliberazzjonijiet tal-Kumitat Speċjali jkunu bbażati fuq dokumenti bil-miktub ta’ appoġġ, it-tali dokumenti għandhom jiġu nnumerati u ċċirkolati mis-Segretarjat bħala dokumenti tal-Kumitat Speċjali.

2.   Il-Partijiet jistgħu jaqblu li jistabbilixxu mod elettroniku sikur għall-iskambju tad-dokumenti, u fejn tkun meħtieġa l-firma tad-dokumenti, l-użu tal-firma elettronika jkun suġġett għal-liġijiet tal-Partijiet rispettivi. Kull Parti għandha tinforma lill-oħra dwar ir-regoli domestiċi li jiżguraw il-validità tal-firma elettronika.

1.   Is-Segretarjat għandu jinnotifika lill-Partijiet dwar is-sejħa ta’ laqgħa u jitlob għal entrati fl-aġenda mhux aktar tard minn 30 jum qabel il-laqgħa. F’każ ta’ xi kwistjoni urġenti jew ta’ ċirkostanzi mhux previsti li jridu jiġu kkunsidrati, il-laqgħa tista’ tissejjaħ fi żmien qasir.

2.   Għandha titfassal aġenda proviżorja għal kull laqgħa mis-Segretarjat. Din għandha tintbagħat mis-Segretarjat lill-President u lill-membri tal-Kumitat Speċjali mhux aktar tard minn 14-il jum qabel il-laqgħa.

3.   L-aġenda proviżorja għandha tinkludi l-punti li fir-rigward tagħhom is-Segretarjat ikun irċieva talba għall-inklużjoni mingħand Parti.

4.   L-aġenda għandha tkun adottata mill-Kumitat Speċjali fil-bidu ta’ kull laqgħa. Jistgħu jiddaħħlu fl-aġenda punti oħra barra minn dawk fl-aġenda proviżorja jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.

5.   Il-Partijiet jistgħu jistiednu esperti biex jattendu l-laqgħat tagħhom sabiex jipprovdu informazzjoni dwar suġġetti speċifiċi.

1.   Sakemm il-Partijiet ma jaqblux mod ieħor, ir-rapport ta’ kull laqgħa għandu jitfassal mis-Segretarjat fi tmiem kull laqgħa.

2.   Ir-rapport tal-laqgħa, b’regola ġenerali, għandu jinkludi l-aġenda finali, sommarju tad-diskussjonijiet taħt kull punt tal-aġenda u fejn applikabbli, d-Deċiżjonijiet u r-Rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat Speċjali.

3.   Ir-rapport għandu jiġi ffinalizzat u addottat mill-Partijiet malajr kemm jista’ jkun iżda mhux aktar tard minn 60 jum mid-data tal-laqgħa.

4.   Għandha tingħadda kopja tar-Rapport lis-Segretarjat tal-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp, u l-Partijiet għandhom jinfurmaw bil-fomm lill-Kumitat tal-Kummerċ u tal-Iżvilupp bl-eżiti tal-laqgħa fejn ikun xieraq.

1.   F’konformità mal-Artikolu 13(3) tal-Protokoll 3 tal-Ftehim, il-Kumitat Speċjali jista’ jagħmel rakkomandazzjonijiet u jadotta deċiżjonijiet b’kunsens fil-każijiet previsti fil-Protokoll 3 tal-Ftehim.

2.   Meta l-Kumitat Speċjali jingħata s-setgħa jadotta deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet, tali atti għandhom iġorru t-titlu ta’ “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni” rispettivament fir-rapport tal-laqgħat imsemmija fl-Artikolu 7. Is-Segretarjat għandu jagħti, lil kwalunkwe deċiżjoni jew rakkomandazzjoni adottata, numru ta’ serje, id-data tal-adozzjoni u deskrizzjoni tas-suġġett tagħha. Kwalunkwe deċiżjoni jew rakkomandazzjoni għandha tipprevedi d-data tad-dħul fis-seħħ tagħha.

3.   Fil-perjodu bejn il-laqgħat, il-Kumitat Speċjali jista’ jadotta deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet bi proċedura bil-miktub jew b’mezzi elettroniċi jekk iż-żewġ Partijiet jaqblu li jsir hekk. Il-proċedura bil-miktub għandha tikkonsisti minn skambju ta’ noti bejn ir-rappreżentanti tal-Partijiet.

4.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet adottati mill-Kumitat Speċjali għandhom jiġu awtentikati permezz ta’ żewġ eżemplari oriġinali ffirmati minn rappreżentant ta’ kull Parti.

1.   Il-laqgħat tal-Kumitat Speċjali ma għandhomx ikunu pubbliċi, sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor mill-Partijiet.

2.   Il-Partijiet għandhom jippubblikaw id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat Speċjali bi kwalunkwe mezz xieraq. Kull Parti tista’ tiddeċiedi li tippubblika r-rapport ta’ kull laqgħa bi kwalunkwe mezz xieraq.

1.   Kull Parti għandha tkopri kwalunkwe spiża li tagħmel b’riżultat tal-parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-Kumitat Speċjali, kemm fir-rigward tal-persunal, l-ivvjaġġar u n-nefqa ta’ sussistenza kif ukoll fir-rigward tan-nefqa postali u ta’ telekomunikazzjoni.

2.   L-ispejjeż marbuta mal-organizzazzjoni ta’ laqgħa, mal-provvediment ta’ servizzi ta’ interpretazzjoni u mar-riproduzzjoni ta’ dokumenti għandhom jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.