DEĊIŻJONI SC (2020) 26 TAL-KUMITAT TA’ TMEXXIJA TAL-INEA

tal-14 ta’ Ottubru 2020

dwar regoli interni li jikkonċernaw restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-attivitajiet imwettqa mill-Aġenzija Eżekuttiva għall-Innovazzjoni u n-Networks

IL-KUMITAT TA’ TMEXXIJA TAL-AĠENZIJA EŻEKUTTIVA GĦALL-INNOVAZZJONI U N-NETWORKS,

Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, u b’mod partikolari l-Artikolu 249(1) tiegħu,

Wara li kkunsidra r-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (1) (“ir-Regolament”), u b’mod partikolari l-Artikolu 25 tiegħu,

Wara li kkunsidra r-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 58/2003 tad-19 ta’ Diċembru 2002 li jfassal l-istatut għall-aġenziji eżekuttivi li jridu jiġu fdati b'ċerti kompiti fit-tmexxija tal-programmi tal-Komunità (2),

Wara li kkunsidra d-Deċiżjoni ta’ Implimentazzjoni tal-Kummissjoni 2013/801/UE tat-23 ta’ Diċembru 2013 li tistabbilixxi l-Aġenzija Eżekuttiva għall-Innovazzjoni u n-Networks u li tħassar id-Deċiżjoni 2007/60/KE kif emendata bid-Deċiżjoni 2008/593/KE (3),

Wara li kkunsidra Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2013) 9235 final, tat-23 ta’ Diċembru 2013, li tiddelega setgħat lill-Aġenzija Eżekuttiva għall-Innovazzjoni u n-Networks bil-ħsieb li twettaq kompiti marbuta mal-implimentazzjoni tal-programmi tal-Unjoni fl-oqsma tal-infrastruttura tat-trasport, tal-enerġija u tat-telekomunikazzjonijiet u fil-qasam tar-riċerka u tal-innovazzjoni dwar suġġetti relatati mat-trasport u mal-enerġija, li jinkludu b’mod partikolari l-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-baġit ġenerali tal-Unjoni (4), kif emendata l-aħħar bid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2018)1281 tas-27 ta’ Frar 2018 (5),

Wara li kkonsulta lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data,

Billi:

(1)

L-Aġenzija Eżekuttiva għall-Innovazzjoni u n-Networks — INEA — (“l-Aġenzija”) ġiet stabbiliti bid-Deċiżjoni ta’ Implimentazzjoni tal-Kummissjoni 2013/801/UE bil-ħsieb li twettaq marbuta mal-implimentazzjoni tal-programmi tal-Unjoni fl-oqsma tal-infrastruttura tat-trasport, tal-enerġija u tat-telekomunikazzjonijiet u fil-qasam tar-riċerka u tal-innovazzjoni dwar suġġetti relatati mat-trasport u mal-enerġija (6).

(2)

Fil-qafas tal-funzjonament amministrattiv u operazzjonali tagħha, l-Aġenzija tista’ twettaq inkjesti amministrattivi, proċedimenti qabel dawk dixxiplinari, dawk dixxiplinari u ta’ sospensjoni f’konformità mar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Aġenti Oħra tal-Unjoni Ewropea, stabbiliti fir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 (7) (“ir-Regolamenti tal-Persunal”) u mad-dispożizzjonijiet ta’ implimentazzjoni dwar it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari. Jekk meħtieġ, l-Aġenzija tista’ twettaq attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ frodi u irregolaritajiet potenzjali u tista’ tinnotifika każijiet lill-OLAF.

(3)

Il-membri tal-persunal tal-Aġenzija għandhom l-obbligu li jirrapportaw attivitajiet potenzjalment illegali, inklużi l-frodi u l-korruzzjoni, li huma ta’ detriment għall-interessi tal-Unjoni. Il-membri tal-persunal huma obbligati wkoll jirrapportaw imġiba relatata mal-qadi ta’ dmirijiet professjonali li tista’ tikkostitwixxi nuqqas serju ta’ konformità mal-obbligi tal-uffiċjali tal-Unjoni. Dan huwa rregolat mir-regoli jew politiki interni dwar l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta.

(4)

L-Aġenzija implimentat politika biex tipprevjeni u tittratta b’mod effettiv każijiet proprji jew potenzjali ta’ fastidju psikoloġiku jew sesswali fuq il-post tax-xogħol, kif previst fil-miżuri ta’ implimentazzjoni skont ir-Regolamenti tal-Persunal li jistabbilixxu proċedura informali li permezz tagħha l-allegata vittma tal-fastidju tista’ tikkuntattja lill-konsulenti “kunfidenzjali” tal-Aġenzija.

(5)	L-Aġenzija tista’ twettaq ukoll investigazzjonijiet ta’ sigurtà interni (IT) u dwar ksur potenzjali tar-regoli tas-sigurtà għal informazzjoni klassifikata tal-Unjoni Ewropea (“IKUE”).

(6)	L-Aġenzija hija soġġetta għal awditi kemm interni kif ukoll esterni li jikkonċernaw l-attivitajiet tagħha, inkluż dawk imwettqa mis-Servizzi tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni Ewropea u l-Qorti Ewropea tal-Awdituri.

(7)	L-Aġenzija tista’ tittratta talbiet mill-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew (UPPE) u talbiet għal aċċess għall-fajls mediċi tal-membri tal-persunal tal-Aġenzija, u tista’ twettaq investigazzjonijiet mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament.

(8)	Fil-kuntest ta’ tali inkjesti amministrattivi, awditi, investigazzjonijiet jew talbiet, l-Aġenzija tikkoopera ma’ istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni.

(9)	L-Aġenzija tista’ tikkoopera mal-awtoritajiet nazzjonali ta’ pajjiżi terzi u l-organizzazzjonijiet internazzjonali, jew fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva proprja.

(10)	L-Aġenzija tista’ tikkoopera wkoll mal-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, jew fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva proprja.

(11)	L-Aġenzija tista’ tkun soġġetta għal ilmenti, proċedimenti jew investigazzjonijiet permezz ta’ informaturi jew tal-Ombudsman Ewropew.

(12)

L-Aġenzija tista’ tkun involuta f’kawżi quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea meta jew tirreferi kwistjoni lill-Qorti, jew tiddefendi deċiżjoni li tkun ħadet u li tkun ġiet ikkontestata quddiem il-Qorti, jew tintervjeni f’kawżi rilevanti għall-kompiti tagħha. F’dan il-kuntest, l-Aġenzija jista’ jkollha bżonn tippreserva l-kunfidenzjalità tad-data personali li tinsab fid-dokumenti miksuba mill-partijiet jew l-intervenjenti.

(13)

Fil-kuntest tal-attivitajiet tagħha l-Aġenzija tipproċessa diversi kategoriji ta’ data personali, inkluż id-data ta’ identifikazzjoni ta’ persuni fiżiċi, l-informazzjoni ta’ kuntatt, ir-rwoli u l-kompiti professjonali, l-informazzjoni dwar l-imġiba privata u professjonali u dwar il-prestazzjoni, u data finanzjarja kif ukoll f’xi każijiet speċifiċi data sensittiva (eż. data dwar is-saħħa). Id-data personali tinkludi data “konkreta” fattwali (hard data) u data“soġġettiva” ta’ valutazzjoni (soft data).

(a)	“Data konkreta” hija data fattwali oġġettiva, bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, metadata relatata ma’ komunikazzjonijiet elettroniċi u data dwar it-traffiku.

(b)

“Data soġġettiva” tinkludi b’mod partikolari d-deskrizzjoni u l-valutazzjoni tas-sitwazzjonijiet u ċ-ċirkostanzi, l-opinjonijiet, l-osservazzjonijiet relatati mas-suġġetti tad-data, l-evalwazzjoni tal-imġiba u tal-prestazzjoni tas-suġġetti tad-data u r-raġunament wara d-deċiżjonijiet individwali relatati jew imressqa b’rabta mas-suġġett tal-proċedura jew l-attività mwettqa mill-Aġenzija f’konformità mal-qafas legali applikabbli.

(c)	Il-valutazzjonijiet, -osservazzjonijiet u l-opinjonijiet jitqiesu bħala data personali skont it-tifsira tal-Artikolu 3(1) tar-Regolament.

(14)	Skont ir-Regolament, l-Aġenzija hija għalhekk obbligata li tipprovdi informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar dawk l-attivitajiet ta’ pproċessar u li tirrispetta d-drittijiet tagħhom bħala suġġetti tad-data.

(15)

L-Aġenzija hija impenjata li tirrispetta, sa fejn hu l-aktar possibbli, id-drittijiet fundamentali tas-suġġetti tad-data, b’mod partikolari d-dritt għall-għoti ta’ informazzjoni, aċċess u rettifika, id-dritt għal tħassir, ir-restrizzjoni tal-ipproċessar, id-dritt għall-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data jew għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni kif stabbiliti fir-Regolament. Madankollu, l-Aġenzija tista’ tkun meħtieġa wkoll li tillimita d-drittijiet u l-obbligi tas-suġġett tad-data sabiex tipproteġi l-attivitajiet tagħha u d-drittijiet fundamentali u l-libertajiet ta’ oħrajn.

(16)

Għalhekk l-Artikolu 25(1) u (5) tar-Regolament jagħti lill-Aġenzija l-possibbiltà li tillimita, b’mod kondizzjonali, l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36, kif ukoll l-Artikolu 4 tar-Regolament sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu mad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 20. Ir-restrizzjoni għandha tkun ibbażata fuq regoli interni li għandhom jiġu adottati fl-ogħla livell tal-ġestjoni tal-Aġenzija u jkunu soġġetti għall-pubblikazzjoni f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, fejn ma jkunux ibbażati fuq atti legali adottati abbażi tat-Trattati.

(17)

Ir-restrizzjonijiet jistgħu japplikaw għal drittijiet differenti tas-suġġett tad-data, inkluż l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data, id-dritt ta’ aċċess, ir-rettifika, it-tħassir, il-limitazzjoni tal-ipproċessar, il-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ obbligi ta’ data personali lis-suġġett tad-data jew il-kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni kif stabbiliti fir-Regolament.

(18)

L-Aġenzija tista’ tkun meħtieġa tirrikonċilja dawk id-drittijiet mal-objettivi tal-inkjesti amministrattivi, l-awditi, l-investigazzjonijiet u l-proċedimenti tal-qorti. Tista’ tkun meħtieġa wkoll tibbilanċja d-drittijiet ta’ suġġett tad-data mad-drittijiet fundamentali u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħrajn.

(19)

L-Aġenzija jista’ jkollha bżonn, pereżempju, li tillimita l-informazzjoni li tipprovdi lil suġġett tad-data dwar l-ipproċessar tad-data personali tiegħu matul il-fażi ta’ valutazzjoni preliminari ta’ inkjesta amministrattiva jew matul l-inkjesta nnifisha, qabel il-possibbiltà ta’ ċaħda tal-kawża jew fl-istadju qabel dak dixxiplinari. F’ċerti ċirkostanzi, l-għoti ta’ tali informazzjoni jista’ jaffettwa b’mod serju l-kapaċità tal-Aġenzija li twettaq l-investigazzjoni b’mod effettiv, pereżempju kull meta jkun hemm riskju li l-persuna kkonċernata teqred l-evidenza jew tinterferixxi ma’ xhieda potenzjali qabel dawn jiġu intervistati. L-Aġenzija jista’ jkollha bżonn ukoll tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tax-xhieda kif ukoll dawk ta’ persuni oħra involuti.

(20)

L-Aġenzija jista’ jkollha bżonn ukoll li tipproteġi l-anonimità ta’ xhud jew ta’ informatur li jkun talab li ma jiġix identifikat. F’każ bħal dan, l-Aġenzija tista’ tiddeċiedi li tillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra ta’ tali persuni jew tas-suspettat, sabiex tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom.

(21)

L-Aġenzija jista’ jkollha bżonn tipproteġi l-informazzjoni kunfidenzjali dwar membru tal-persunal li jkun għamel kuntatt mal-konsulenti kunfidenzjali tal-Aġenzija fil-kuntest ta’ proċedura ta’ fastidju. F’każijiet bħal dawn, l-Aġenzija tista’ tiddeċiedi li tillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra tal-vittma allegata, tal-persuna allegata li tagħti l-fastidju u tal-persuni l-oħrajn involuti sabiex tipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tal-individwi kollha kkonċernati.

(22)

Fir-rigward tal-proċeduri tal-għażla u r-reklutaġġ, tal-evalwazzjoni tal-persunal u tal-akkwist pubbliku, id-dritt ta’ aċċess, ir-rettifika, it-tħassir u r-restrizzjoni jista’ jiġi eżerċitat biss f’ċerti punti fiż-żmien u taħt il-kondizzjonijiet previsti fil-proċeduri rilevanti sabiex jiġu mħarsa d-drittijiet ta’ suġġetti tad-data oħrajn u jiġu rrispettati l-prinċipji tat-trattament indaqs u s-segretezza tad-deliberazzjonijiet.

(23)

L-Aġenzija tista’ wkoll tillimita l-aċċess ta’ individwi għad-data medika tagħhom, pereżempju dik ta’ natura psikoloġika jew psikjatrika, minħabba s-sensittività potenzjali ta’ din id-data, u s-servizz mediku tal-Kummissjoni jista’ jkun irid jagħti lis-suġġetti tad-data aċċess indirett biss permezz tal-professjonist tal-kura tas-saħħa tagħhom. Is-suġġett tad-data jista’ jeżerċita d-dritt ta’ rettifika ta’ valutazzjonijiet jew opinjonijiet tas-Servizz Mediku tal-Kummissjoni billi jipprovdi l-kummenti tiegħu jew rapport ta’ tabib tal-għażla tiegħu.

(24)

L-Aġenzija, irrappreżentata mid-Direttur tagħha, taġixxi bħala l-kontrollur tad-data irrispettivament minn aktar delegazzjonijiet tar-rwol tal-kontrollur fl-Aġenzija biex tirrifletti r-responsabbiltajiet operazzjonali għal attivitajiet ta’ pproċessar ta’ data personali speċifiċi għal “kontrolluri tad-data delegati”.

(25)

Id-data personali tinħażen b’mod sigur f’ambjent elettroniku konformi mad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 (8) dwar is-sigurtà tas-sistemi ta’ komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea jew fuq karti, biex jiġi pprevenut l-aċċess illegali jew it-trasferiment tad-data lil persuni li ma għandhomx bżonn li jkunu jafu. Id-data personali pproċessata tinżamm għal mhux aktar milli jkun meħtieġ u xieraq għall-finijiet li għalihom id-data tiġi pproċessata għall-perjodu speċifikat fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data u r-rekords tal-Aġenzija.

(26)

L-Aġenzija għandha tapplika restrizzjonijiet biss meta dawn jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet fundamentali u l-libertajiet, ikunu strettament meħtieġa u jkunu miżura proporzjonata f’soċjetà demokratika. L-Aġenzija għandha tagħti raġunijiet li jiġġustifikaw dawk ir-restrizzjonijiet u tinforma kif xieraq lis-suġġetti tad-data dwar dawk ir-raġunijiet u d-dritt tagħhom li jressqu lment quddiem l-EDPS kif previst fl-Artikolu 25(6) tar-Regolament.

(27)	F’applikazzjoni tal-prinċipju tar-responsabbiltà, l-Aġenzija għandha żżomm rekord tal-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet tagħha.

(28)

Meta tipproċessa data personali skambjata ma’ organizzazzjonijiet oħra fil-kuntest tal-kompiti tagħha, l-Aġenzija u dawk l-organizzazzjonijiet għandhom jikkonsultaw lil xulxin dwar ir-raġunijiet potenzjali għall-impożizzjoni ta’ restrizzjonijiet u n-neċessità u l-proporzjonalità ta’ dawk ir-restrizzjonijiet, sakemm dan ma jfixkilx l-attivitajiet tal-Aġenzija.

(29)

Dawn ir-regoli interni għandhom għalhekk japplikaw għall-attivitajiet kollha ta’ pproċessar imwettqa mill-Aġenzija li jinvolvu data personali fit-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinari, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF, investigazzjonijiet tal-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew (UPPE), proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju, ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, talbiet ta’ aċċess għal jew rettifika ta’ fajls mediċi proprji, l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament, l-investigazzjonijiet tas-sigurtà (IT) imwettqa internament jew b’involviment estern (eż. CERT-EU), awditi, proċedimenti quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea jew awtoritajiet pubbliċi nazzjonali, proċeduri ta’ għażla u reklutaġġ, evalwazzjoni tal-persunal u akkwist pubbliku, kif elenkati hawn fuq.

(30)

Dawn ir-regoli interni għandhom japplikaw għal attivitajiet ta’ pproċessar imwettqa qabel it-tnedija tal-proċeduri msemmija hawn fuq, matul dawn il-proċeduri u matul il-monitoraġġ tas-segwitu għall-eżitu ta’ dawn il-proċeduri. Jenħtieġ li jinkludu wkoll l-assistenza u l-kooperazzjoni pprovduti mill-Aġenzija lil Istituzzjonijiet tal-UE oħrajn, awtoritajiet nazzjonali u organizzazzjonijiet internazzjonali barra mill-investigazzjonijiet amministrattivi tagħha.

(31)

Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament, l-Aġenzija hija intitolata li tiddifferixxi, tħalli barra jew tiċħad l-għoti ta’ informazzjoni dwar ir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta’ restrizzjoni għas-suġġett tad-data jekk b’xi mod dan jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. L-Aġenzija għandha tivvaluta fuq bażi ta’ każ b’każ jekk il-komunikazzjoni tar-restrizzjoni tikkanċellax l-effett tagħha.

(32)	L-Aġenzija għandha tneħħi r-restrizzjoni malli l-kondizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw, u għandha tivvaluta dawk il-kondizzjonijiet fuq bażi regolari.

(33)

Sabiex tiġi żgurata l-akbar protezzjoni tad-drittijiet u tal-libertajiet tas-suġġetti tad-data u f’konformità mal-Artikolu 44(1) tar-Regolament, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Aġenzija għandu jiġi kkonsultat fi żmien xieraq qabel ma tiġi applikata jew riveduta kwalunkwe restrizzjoni, u għandu jivverifika l-konformità tagħha ma’ din id-Deċiżjoni.

(34)	L-Artikoli 16(5) u 17(4) tar-Regolament jipprevedu eċċezzjonijiet għad-dritt tas-suġġetti tad-data għall-informazzjoni u d-dritt ta’ aċċess. Jekk japplikaw dawn l-eċċezzjonijiet, l-Aġenzija ma għandhiex għalfejn tapplika restrizzjoni skont din id-Deċiżjoni.

ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:

Artikolu 1

Suġġett u kamp ta’ applikazzjoni

1. Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli relatati mal-kondizzjonijiet li taħthom l-Aġenzija Eżekuttiva għall-Innovazzjoni u n-Networks u kwalunkwe wieħed mis-suċċessuri legali tagħha (“l-Aġenzija”) jistgħu jillimitaw l-applikazzjoni tal-Artikoli 4, 14 sa 22, 35 u 36, skont l-Artikolu 25 tar-Regolament.

2. L-Aġenzija, bħala l-Kontrollur tad-Data, hija rrappreżentata mid-Direttur tal-Aġenzija, li jista’ jiddelega ulterjorment il-funzjoni tal-Kontrollur tad-Data.

Artikolu 2

Restrizzjonijiet Applikabbli

1. L-Aġenzija tista’ tillimita l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36, kif ukoll tal-Artikolu 4 tar-Regolament, sakemm id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu mad-drittijiet u mal-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 20.

2. Din id-Deċiżjoni tapplika għall-ipproċessar ta’ data personali mill-Aġenzija fil-qafas tal-funzjonament amministrattiv u operazzjonali tagħha:

(a)

skont l-Artikolu 25(1)(b), (c), (f), (g) u (h) tar-Regolament meta jitwettqu investigazzjonijiet interni, inkluż abbażi ta’ lmenti esterni, inkjesti amministrattivi, proċedimenti ta’ qabel dawk dixxiplinari, dawk dixxiplinari jew ta’ sospensjoni skont l-Artikolu 86 l-Anness IX tar-Regolamenti tal-Persunal u r-regoli ta’ implimentazzjoni tiegħu, investigazzjonijiet tas-sigurtà jew investigazzjonijiet tal-OLAF;

(b)	skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta jiġi żgurat li l-membri tal-persunal tal-Aġenzija jkunu jistgħu jirrapportaw fatti b’mod kunfidenzjali meta jemmnu li hemm irregolaritajiet serji, kif stabbilit fir-regoli jew fil-politiki interni dwar l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta;

(c)	skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta jiġi żgurat li l-membri tal-persunal tal-Aġenzija jkunu jistgħu jagħmlu rapport lill-konsulenti kunfidenzjali fil-kuntest ta’ proċedura ta’ fastidju, kif definit mir-regoli interni;

(d)	skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jitwettqu awditi interni jew esterni fir-rigward tal-attivitajiet jew tal-funzjonament tal-Aġenzija;

(e)

skont l-Artikolu 25(1)(d) u (h) tar-Regolament, meta jiġu żgurati analiżijiet tas-sigurtà, inkluż tas-sigurtà ċibernetika u abbużi tas-sistemi tal-IT, ittrattati internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE), l-iżgurar tas-sigurtà interna permezz ta’ sorveljanza bil-vidjow, il-kontroll tal-aċċess u skopijiet ta’ investigazzjoni, li s-sistemi ta’ komunikazzjoni u informazzjoni jiġu assigurati u t-twettiq ta’ kontromiżuri tekniċi tas-sigurtà;

(f)	skont l-Artikolu 25(1)(g) u (h) tar-Regolament, meta l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (“UPD”) tal-Aġenzija jinvestiga kwistjonijiet relatati direttament mal-kompiti tiegħu;

(g)	skont l-Artikolu 25(1)(b), (g) u (h) tar-Regolament, fil-kuntest ta’ investigazzjonijiet mill-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew (UPPE);

(h)	skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta individwi jitolbu li jaċċessaw jew jirrettifikaw id-data medika tagħhom, inkluż jekk din tkun miżmuma mis-Servizz Mediku tal-Kummissjoni.

(i)

skont l-Artikolu 25(1)(c), (d), (g) u (h) tar-Regolament, meta tiġi pprovduta assistenza lil istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni jew tiġi riċevuta mingħandhom, jew meta jkun hemm kooperazzjoni magħhom fil-kuntest tal-attivitajiet taħt il-punti (a) sa (h) ta’ dan il-paragrafu u skont ftehimiet rilevanti dwar il-livell ta’ servizz, memoranda ta’ qbil u ftehimiet ta’ kooperazzjoni tal-att ta’ stabbiliment rispettiv tagħhom;

(j)

skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta tiġi pprovduta jew riċevuta assistenza lil jew mingħand awtoritajiet nazzjonali ta’ pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali, jew ikun hemm kooperazzjoni ma’ tali awtoritajiet u organizzazzjonijiet, jew fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva proprja;

(k)	skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta tiġi pprovduta jew riċevuta assistenza u kooperazzjoni lil u mingħand l-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, jew fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva proprja;

(l)	skont l-Artikolu 25(1)(e) tar-Regolament, meta tiġi pproċessata data personali f’dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti fil-kuntest ta’ proċedimenti quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea;

Għall-fini ta’ din id-Deċiżjoni, l-attivitajiet ta’ hawn fuq għandhom jinkludu azzjonijiet preparatorji u ta’ segwitu direttament relatati mal-istess attività.

3. L-Aġenzija tista’ tapplika wkoll restrizzjonijiet fuq bażi ta’ każ b’każ għad-drittijiet tas-suġġetti tad-data msemmija f’din id-Deċiżjoni, fiċ-ċirkostanzi li ġejjin:

(a)

meta s-servizzi tal-Kummissjoni jew istituzzjonijiet, korpi, aġenziji u uffiċċji oħra tal-Unjoni jkunu intitolati jillimitaw l-eżerċizzju tad-drittijiet elenkati u l-għan ta’ tali restrizzjoni minn dak is-Servizz tal-Kummissjoni, istituzzjoni, korp jew aġenzija tal-Unjoni jiġi pperikolat meta l-Aġenzija ma tapplikax restrizzjoni ekwivalenti fir-rigward tal-istess data personali;

(b)	meta l-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri jkunu intitolati jillimitaw l-eżerċizzju tad-drittijiet elenkati u l-għan ta’ tali restrizzjoni minn dik l-awtorità tal-Istat Membru jiġi pperikolat meta l-Aġenzija ma tapplikax restrizzjoni ekwivalenti fir-rigward tal-istess data personali;

(c)

fejn l-eżerċizzju ta’ dawk id-drittijiet u l-obbligi jipperikola l-kooperazzjoni tal-Aġenzija ma’ pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali fit-twettiq tal-kompiti tagħha, sakemm din il-ħtieġa ta’ kooperazzjoni ma tkunx megħluba mill-interessi jew id-drittijiet fundamentali u l-libertajiet tas-suġġett tad-data.

(d)

Qabel ma tapplika r-restrizzjonijiet skont dan il-paragrafu, l-Aġenzija għandha tikkonsulta, fejn meħtieġ, lis-servizzi rilevanti tal-Kummissjoni, l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-aġenziji, u l-uffiċċji l-oħra tal-Unjoni, lill-organizzazzjonijiet internazzjonali jew lill-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri, sakemm ma jkunx ċar li r-restrizzjoni tkun prevista minn wieħed mill-atti msemmija hawn fuq jew sakemm it-tali konsultazzjoni ma tipperikolax l-attivitajiet tal-Aġenzija.

4. Il-kategoriji ta’ data personali pproċessati relatati mal-attivitajiet ta’ hawn fuq jista’ jkun fihom data“konkreta” fattwali u data“soġġettiva” ta’ valutazzjoni.

5. Kwalunkwe restrizzjoni għandha tirrispetta l-essenza tad-drittijiet fundamentali u l-libertajiet u tkun meħtieġa u proporzjonata f’soċjetà demokratika.

Artikolu 3

Irrekordjar u reġistrazzjoni ta’ restrizzjonijiet

1. Il-Kontrollur tad-Data għandu jfassal rekord tar-restrizzjoni li tiddeskrivi:

(a)	ir-raġunijiet għal kwalunkwe restrizzjoni applikata skont din id-Deċiżjoni;

(b)	liema raġunijiet japplikaw fost dawk elenkati fl-Artikolu 2;

(c)	kif l-eżerċizzju tad-dritt jippreżenta riskju għas-suġġett tad-data jew jipperikola l-għan tal-kompiti tal-Aġenzija jew jaffettwa b’mod negattiv id-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħrajn.

(d)	l-eżitu tal-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni, b’kunsiderazzjoni tal-elementi rilevanti fl-Artikolu 25(2) tar-Regolament.

2. Għandu jitwettaq test tan-neċessità u tal-proporzjonalità ta’ restrizzjoni fuq bażi ta’ każ b’każ qabel ma jiġu applikati r-restrizzjonijiet. Il-Kontrollur tad-Data għandu jikkunsidra r-riskji potenzjali għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data. Ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu limitati għal dak li huwa strettament meħtieġ biex jintlaħaq l-għan tagħhom.

3. Ir-rekord tar-restrizzjoni u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jkun fihom elementi fattwali u legali sottostanti għandhom jiġu rreġistrati. Dawn għandhom ikunu disponibbli għall-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.

Artikolu 4

Riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data

1. Il-valutazzjonijiet tar-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data li jimponu restrizzjonijiet u d-dettalji tal-perjodu ta’ applikazzjoni ta’ dawk ir-restrizzjonijiet għandhom jiġu rreġistrati fir-rekord tal-attivitajiet tal-ipproċessar miżmuma mill-kontrollur tad-data abbażi tal-Artikolu 31 tar-Regolament. Dawn għandhom jiġu rreġistrati wkoll fi kwalunkwe valutazzjoni tal-impatt fuq il-protezzjoni tad-data fir-rigward ta’ dawk ir-restrizzjonijiet imwettqa skont l-Artikolu 39 tar-Regolament, fejn applikabbli.

2. Fejn il-kontrollur tad-data jikkunsidra li japplika restrizzjoni, ir-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data għandu jiġi meqjus, b’mod partikolari, mar-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħrajn u r-riskju ta’ impatt negattiv fuq l-investigazzjonijiet jew il-proċeduri, pereżempju billi tinqered l-evidenza. Ir-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data jikkonċernaw primarjament, iżda mhumiex limitati għal, riskji għar-reputazzjoni u riskji għad-dritt tad-difiża u d-dritt li jinstema’.

Artikolu 5

Salvagwardji u perjodi ta’ ħażna

1. L-Aġenzija għandha timplimenta salvagwardji speċifiċi biex tipprevjeni l-abbuż u l-aċċess jew it-trasferiment illegali ta’ data personali li fir-rigward tagħha japplikaw jew jistgħu jiġu applikati restrizzjonijiet. Dawn is-salvagwardji għandhom jinkludu miżuri tekniċi u organizzazzjonali u għandhom ikunu spjegati bid-dettalji kollha meħtieġa fid-deċiżjonijiet interni, fil-proċeduri u fir-regoli ta’ implimentazzjoni tal-Aġenzija. Dawn is-salvagwardji għandhom jinkludu:

(a)	definizzjoni ċara tar-rwoli, ir-responsabbiltajiet u l-passi proċedurali;

(b)	jekk ikun xieraq, ambjent elettroniku sigur li jipprevjeni l-aċċess jew it-trasferiment illegali u aċċidentali ta’ data elettronika lil persuni mhux awtorizzati;

(c)	jekk ikun xieraq, il-ħażna u l-ipproċessar siguri ta’ dokumenti tal-karti;

(d)	l-iżgurar tal-konformità mal-obbligi ta’ kunfidenzjalità għall-persuni kollha li għandhom aċċess għad-data personali.

2. Il-perjodu taż-żamma tad-data personali taħt restrizzjoni għandu jiġi definit fir-rekord rilevanti skont l-Artikolu 31 tar-Regolament filwaqt li jiġi kkunsidrat l-għan tal-ipproċessar u għandu jinkludi l-perjodu taż-żmien meħtieġ għal stħarriġ amministrattiv u ġudizzjarju. Fi tmiem il-perjodu taż-żamma, id-data personali għandha titħassar, tiġi anonimizzata jew trasferita fl-arkivji skont l-Artikolu 13 tar-Regolament.

Artikolu 6

Tul tar-restrizzjonijiet

1. Ir-restrizzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 2 għandhom jibqgħu japplikaw sakemm ir-raġunijiet li jiġġustifikawhom jibqgħu applikabbli.

2. Meta r-raġunijiet għal restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw, il-Kontrollur tad-Data għandu jneħħi r-restrizzjoni jekk l-eżerċizzju tad-dritt ristrett ma jibqax ikollu impatt negattiv fuq il-proċedura applikabbli rilevanti jew jaffettwa b’mod negattiv id-drittijiet jew il-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħrajn.

3. F’każ li s-suġġett tad-data jkun talab għal darba oħra l-aċċess għad-data personali kkonċernata, il-Kontrollur tad-Data għandu jipprovdi r-raġunijiet prinċipali għar-restrizzjoni lis-suġġett tad-data. Fl-istess ħin, l-Aġenzija għandha tinforma lis-suġġett tad-data bil-possibbiltà li jressaq ilment mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fi kwalunkwe mument jew li jfittex rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.

4. L-Aġenzija għandha tirrevedi l-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 2 kull sitt xhur.

Artikolu 7

L-Involviment tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data

1. Il-kontrollur tad-data tal-Aġenzija għandu jinforma lill-UPD tal-Aġenzija mingħajr dewmien żejjed u qabel kwalunkwe deċiżjoni li jillimita d-drittijiet tas-suġġett tad-data f’konformità ma’ din id-Deċiżjoni jew li jestendi l-applikazzjoni tar-restrizzjoni. Il-kontrollur tad-data għandu jipprovdi lill-UPD l-aċċess għar-rekords assoċjati u kwalunkwe dokument li jikkonċerna l-kuntest fattwali jew legali.

2. L-UPD jista’ jitlob lill-kontrollur tad-data biex jirrieżamina l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni. Il-kontrollur tad-data għandu jinforma lill-UPD bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami mitlub.

3. Il-kontrollur tad-data għandu jiddokumenta l-involviment tal-UPD fl-applikazzjoni tar-restrizzjoni, inkluż liema informazzjoni tiġi kondiviża. Id-dokumenti taħt dan l-artikolu għandhom ikunu parti mir-rekord relatat mar-restrizzjoni u jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-EDPS fuq talba.

Artikolu 8

Informazzjoni lis-suġġett tad-data dwar ir-restrizzjonijiet għad-drittijiet tiegħu

1. Il-kontrollur tad-data għandu jinkludi fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data u r-rekords skont l-Artikolu 31 tar-Regolament, ippubblikati fuq is-sit web tiegħu u fuq l-Intranet, informazzjoni ġenerali dwar ir-restrizzjonijiet potenzjali tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data skont l-Artikolu 2(2) ta’ din id-deċiżjoni. L-informazzjoni għandha tkopri liema drittijiet u obbligi jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet li għalihom jistgħu jiġu applikati r-restrizzjonijiet u t-tul potenzjali tagħhom.

2. Il-kontrollur tad-data għandu jinforma lis-suġġetti tad-data b’mod individwali, bil-miktub u mingħajr dewmien bla bżonn dwar ir-restrizzjonijiet li jkunu għaddejjin jew futuri tad-drittijiet tagħhom. Il-kontrollur tad-data għandu jinforma lis-suġġett tad-data bir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni, bid-dritt tiegħu li jikkonsulta lill-UPD bil-ħsieb li jikkontesta r-restrizzjoni u bid-drittijiet tiegħu li jressaq ilment quddiem l-EDPS.

3. Il-kontrollur tad-data jista’ jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad l-għoti ta’ informazzjoni li tikkonċerna r-raġunijiet għar-restrizzjoni u d-dritt li jitressaq ilment quddiem l-EDPS sakemm dan jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Il-valutazzjoni ta’ din il-ġustifikazzjoni għandha ssir fuq bażi ta’ każ b’każ u l-kontrollur tad-data għandu jipprovdi l-informazzjoni lis-suġġett tad-data hekk kif din ma tibqax tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni.

Artikolu 9

Id-dritt ta’ aċċess mis-suġġett tad-data

1. F’każijiet debitament ġustifikati u skont il-kondizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt ta’ aċċess skont l-Artikolu 17 tar-Regolament jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur tad-data fejn meħtieġ u proporzjonat fir-rigward tal-attivitajiet skont din id-Deċiżjoni.

2. Fejn is-suġġetti tad-data jitolbu aċċess għad-data personali tagħhom ipproċessata fil-kuntest ta’ attività speċifika ta’ pproċessar imsemmija fl-Artikolu 2(2) ta’ din id-Deċiżjoni, l-Aġenzija għandha tillimita r-rispons tagħha għad-data personali pproċessata għal dik l-attività.

3. Id-drittijiet tas-suġġetti tad-data li jkollhom aċċess dirett għad-dokumenti ta’ natura psikoloġika jew psikjatrika jistgħu jiġu ristretti. La l-aċċess indirett u lanqas id-dritt ta’ rettifika u komunikazzjoni ta’ ksur ta’ obbligu tad-data personali ma għandhom ikunu limitati b’dawn ir-regoli interni. Għalhekk, tabib intermedjarju jenħtieġ li jingħata aċċess fuq talba tal-individwu kkonċernat għall-informazzjoni relatata kollha u s-setgħa diskrezzjonali fir-rigward ta’ x’aċċess għandu jingħata lis-suġġett tad-data u kif.

4. Meta l-kontrollur tad-data jirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, id-dritt ta’ aċċess għad-data personali, kif imsemmi fl-Artikolu 17 tar-Regolament, għandu jinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat bil-miktub, fit-tweġiba tiegħu għat-talba għal aċċess, bir-restrizzjoni applikata u bir-raġunijiet prinċipali għaliha u bil-possibbiltà li jressaq ilment quddiem l-EDPS jew li jfittex rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.

5. L-informazzjoni dwar ir-restrizzjoni tal-aċċess tista’ tiġi differita, titħalla barra jew tiġi miċħuda jekk tkun tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament.

6. Restrizzjoni skont dan l-Artikolu għandha tiġi applikata f’konformità ma’ din id-Deċiżjoni.

Artikolu 10

Id-dritt ta’ rettifika, tħassir u restrizzjoni tal-ipproċessar

1. F’każijiet debitament ġustifikati u skont il-kondizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt ta’ rettifika, tħassir u restrizzjoni tal-ipproċessar skont l-Artikoli 18, 19(1) u 20(1) tar-Regolament jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur tad-data fejn meħtieġ u xieraq, fir-rigward tal-attivitajiet skont l-Artikolu 2(2) ta’ din id-Deċiżjoni.

2. Fir-rigward tad-data medika, is-suġġetti tad-data jistgħu jeżerċitaw id-dritt ta’ rettifika tal-valutazzjoni jew tal-opinjoni tas-Servizz Mediku tal-Kummissjoni billi jipprovdu l-kummenti tagħhom jew rapport ta’ tabib tal-għażla tagħhom, inkluż direttament lis-Servizz Mediku tal-Kummissjoni.

3. Restrizzjoni skont dan l-Artikolu għandha tiġi applikata f’konformità ma’ din id-Deċiżjoni.

Artikolu 11

Komunikazzjoni ta’ ksur ta’ obbligu tad-data personali lis-suġġett tad-data

1. Meta l-kontrollur tad-data jkun taħt obbligu li jikkomunika ksur ta’ obbligu tad-data skont l-Artikolu 35(1) tar-Regolament, huwa jista’, f’ċirkostanzi eċċezzjonali, jillimita tali komunikazzjoni kompletament jew parzjalment. Għandu jiddokumenta f’nota r-raġunijiet għar-restrizzjoni, il-bażi legali għaliha skont l-Artikolu 2 u valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tagħha. In-nota għandha tiġi kkomunikata lill-EDPS fil-mument tan-notifika tal-ksur tal-obbligu tad-data personali.

2. Fejn ir-raġunijiet għar-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw, l-Aġenzija għandha tikkomunika l-ksur tad-data personali lis-suġġett tad-data kkonċernat u tinfurmah bir-raġunijiet prinċipali għar-restrizzjoni u bid-dritt tiegħu li jressaq ilment quddiem l-EDPS.

Artikolu 12

Kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni elettronika

1. F’ċirkostanzi eċċezzjonali, l-Aġenzija tista’ tirrestrinġi d-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi previst fl-Artikolu 36 tar-Regolament. Tali restrizzjonijiet għandhom jikkonformaw mad-Direttiva 2002/58/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (9).

2. Minkejja l-Artikolu 8(3), fejn l-Aġenzija tirrestrinġi d-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi, għandha tinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat, fit-tweġiba tagħha għal kwalunkwe talba mis-suġġett tad-data, bir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u bid-dritt tiegħu li jressaq ilment quddiem l-EDPS.

Artikolu 13

Dħul fis-seħħ

Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

Adottata mill-Kumitat ta’ Tmexxija tal-Aġenzija Eżekuttiva għall-Innovazzjoni u n-Networks.

Data tal-adozzjoni: L-14 ta’ Ottubru 2020

Iċċertifikata mid-Direttur Eżekuttiv tal-INEA

(1) ĠU L 295, 21.11. 2018, p. 39.

(2) ĠU L 11, 16.1.2003, p. 1.

(3) ĠU L 352, 24.12.2013, p. 65.

(4) SEC(2009)481/3.

(5) SEC (2018) 120/2.

(6) Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2013)9235 tat-23 ta’ Diċembru 2013 kif emendata bid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2018)1281tas-27 ta’ Frar 2018

(7) Ir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 tad-29 ta’ Frar 1968 li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal tal-uffiċjali u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg ta’ uffiċjali oħra tal-Komunitajiet Ewropej u li jistabbilixxi miżuri speċjali li japplikaw b’mod temporanju għall-uffiċjali tal-Kummissjoni (ĠU L 56, 4.3.1968, p. 1).

(8) Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta' Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta' komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea (ĠU L 6, 11.1.2017, p. 40).

(9) Id-Direttiva 2002/58/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-12 ta' Lulju 2002 dwar l-ipproċessar tad-data personali u l-protezzjoni tal-privatezza fis-settur tal-komunikazzjoni elettronika (Direttiva dwar il-privatezza u l-komunikazzjoni elettronika) (ĠU L 201, 31.7.2002, p. 37).