DEĊIŻJONI TAL-BORD AMMINISTRATTIV TAL-AĠENZIJA EWROPEA GĦAS-SIGURTÀ MARITTIMA

tas-6 ta’ April 2020

dwar regoli interni rigward restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet ta’ suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali fil-qafas tal-funzjonament tal-EMSA

IL-BORD AMMINISTRATTIV TAL-AĠENZIJA EWROPEA GĦAS-SIGURTÀ MARITTIMA,

Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,

Wara li kkunsidra r-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 25 tiegħu,

Wara li kkunsidra l-opinjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (l-EDPS) tat-18 ta’ Diċembru 2019 (DH/GC/vm/D(2019) 2673 C 2019-0876) u l-Gwida tal-EDPS dwar l-Artikolu 25 tar-Regolament il-ġdid u r-regoli interni,

Wara li kkunsidra r-Regolament (KE) Nru 1406/2002 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ Ġunju 2002 li jistabbilixxi l-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima (2), kif emendat u b’mod partikolari l-Artikolu 4.4 tiegħu,

Billi:

(1)	L-Aġenzija twettaq l-attivitajiet tagħha skont ir-regolament ta’ twaqqif tagħha.

(2)

F’konformità mal-Artikolu 25(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725, ir-restrizzjonijiet tal-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 22, 35 u 36, kif ukoll tal-Artikolu 4 ta’ dak ir-Regolament sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 22, għandhom ikunu bbażati fuq regoli interni li jridu jiġu adottati mill-Aġenzija, fejn dawn ma jkunux ibbażati fuq atti legali adottati abbażi tat-Trattati.

(3)	Dawn ir-regoli interni, inklużi d-dispożizzjonijiet tiegħu dwar il-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità ta’ restrizzjoni, ma għandhomx japplikaw fejn att legali adottat abbażi tat-Trattati jipprevedi restrizzjoni tad-drittijiet tas-suġġett tad-data.

(4)	Fejn l-Aġenzija twettaq id-dmirijiet tagħha fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġett tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, din għandha tqis jekk tapplikax xi waħda mill-eżenzjonijiet stipulati f’dan ir-Regolament.

(5)

Fil-qafas tal-funzjonament tagħha, l-Aġenzija tista’ twettaq investigazzjonijiet amministrattivi, proċedimenti dixxiplinari, twettaq attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF, tipproċessa każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, tipproċessa proċeduri (formali u informali) ta’ fastidju, tipproċessa lmenti interni u esterni, twettaq awditi interni, twettaq investigazzjonijiet mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u investigazzjonijiet interni tas-sigurtà (tal-IT).

L-Aġenzija tipproċessa diversi kategoriji ta’ data personali, inkluż hard data (data “oġġettiva” bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjoni elettronika u data dwar it-traffiku) u/jew soft data (data “suġġettiva” relatata mal-każ bħal data dwar ir-raġunament, data dwar l-imġiba, evalwazzjonijiet, data dwar il-prestazzjoni u l-kondotta u data relatata ma’ jew imressqa b’konnessjoni mas-suġġett tal-proċedura jew l-attività).

(6)	L-Aġenzija, irrappreżentata mid-Direttur Eżekuttiv tagħha, taġixxi bħala l-kontrollur tad-data irrispettivament minn delegazzjonijiet ulterjuri tar-rwol tal-kontrollur fi ħdan l-EMSA biex tirrifletti r-responsabbiltajiet operattivi għal operazzjonijiet speċifiċi tal-ipproċessar ta’ data personali.

(7)

Id-data personali tinħażen b’mod sigur f’ambjent elettroniku jew fuq il-karti, li jipprevjeni aċċess jew trasferiment ta’ data illegali lil persuni li ma jkollhomx ħtieġa ta’ tagħrif. Id-data personali pproċessata tinżamm għal mhux aktar milli meħtieġ u kif ikun xieraq għall-finijiet li għalihom id-data tiġi pproċessata għall-perjodu speċifikat fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data, l-istqarriji ta’ privatezza jew ir-rekords tal-Aġenzija.

(8)

Ir-regoli interni għandhom japplikaw għall-operazzjonijiet kollha tal-ipproċessar imwettqa mill-Aġenzija fit-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinarji, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF, proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju, l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, awditi interni, l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

(9)

Dawn għandhom japplikaw għall-operazzjonijiet ta’ pproċessar imwettqa qabel il-ftuħ tal-proċeduri msemmija hawn fuq, matul dawn il-proċeduri u matul il-monitoraġġ tas-segwitu għall-eżitu ta’ dawn il-proċeduri. Din għandha tinkludi wkoll l-assistenza u l-kooperazzjoni pprovduti mill-Aġenzija lill-awtoritajiet nazzjonali u l-organizzazzjonijiet internazzjonali barra mill-investigazzjonijiet amministrattivi tagħha.

(10)	Fil-każijiet fejn japplikaw dawn ir-regoli interni l-Aġenzija trid tagħti ġustifikazzjonijiet fejn tispjega għalfejn ir-restrizzjonijiet huma strettament meħtieġa u proporzjonati f’soċjetà demokratika u jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali.

(11)

F’dan il-qafas l-Aġenzija hija marbuta li tirrispetta, sa fejn hu l-aktar possibli, id-drittijiet fundamentali tas-suġġetti tad-data matul il-proċeduri ta’ hawn fuq, b’mod partikolari, dawk relatati mad-dritt għall-għoti ta’ informazzjoni, aċċess u rettifika, id-dritt għal tħassir, ir-restrizzjoni tal-ipproċessar, id-dritt għall-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data jew għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni kif stabbilit fir-Regolament (UE) 2018/1725.

(12)

Madankollu, l-Aġenzija tista’ tkun obbligata tirrestrinġi l-informazzjoni għas-suġġett tad-data u d-drittijiet l-oħra tas-suġġett tad-data, biex b’mod partikolari tipproteġi l-investigazzjonijiet tagħha stess, l-investigazzjonijiet u l-proċedimenti ta’ awtoritajiet pubbliċi oħra, kif ukoll id-drittijiet ta’ persuni oħra relatati mal-investigazzjonijiet jew il-proċeduri l-oħra tagħha.

(13)	L-Aġenzija tista’ għalhekk tirrestrinġi l-informazzjoni bil-għan li tipproteġi l-investigazzjoni u d-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti oħra tad-data.

(14)	L-Aġenzija għandha timmonitorja perjodikament li l-kondizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni għadhom japplikaw u tneħħi r-restrizzjoni jekk ma jibqgħux japplikaw.

(15)	Il-Kontrollur għandu jinforma lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data fil-mument tad-differiment u matul ir-reviżjonijiet,

IDDEĊIEDA KIF ĠEJ:

Artikolu 1

Suġġett u kamp ta’ applikazzjoni

1. Din id-Deċiżjoni tistipula regoli relatati mal-kondizzjonijiet li skonthom l-Aġenzija fil-qafas tal-proċeduri tagħha stabbiliti fil-paragrafu 2 tista’ tirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet stabbiliti fl-Artikoli 14 sa 21, 35 u 36, kif ukoll l-Artikolu 4 tagħha, b’segwitu tal-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725.

2. Fil-qafas tal-funzjonament amministrattiv tal-Aġenzija, din id-Deċiżjoni tapplika għall-operazzjonijiet ta’ pproċessar fuq data personali mill-Aġenzija: it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinari, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF, l-ipproċessar ta’ każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) ta’ fastidju, l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, it-twettiq ta’ awditi interni, investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u l-investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

3. Il-kategoriji ta’ data kkonċernati huma hard data (data“oġġettiva” bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjoni elettronika u data dwar it-traffiku) u/jew soft data (data“suġġettiva” relatata mal-każ bħal raġunament, data dwar l-imġiba, evalwazzjonijiet, data dwar il-prestazzjoni u l-kondotta u data relatata ma’ jew imressqa b’konnessjoni mas-suġġett tal-proċedura jew tal-attività).

4. Fejn l-Aġenzija twettaq id-dmirijiet tagħha fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġett tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, din għandha tqis jekk tapplikax xi waħda mill-eżenzjonijiet stipulati f’dan ir-Regolament.

5. Soġġetti għall-kondizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, ir-restrizzjonijiet jistgħu japplikaw għad-drittijiet li ġejjin: għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data, dritt ta’ aċċess, rettifika, tħassir, restrizzjoni tal-ipproċessar, komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data jew kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni. F’konformità mal-Artikolu 5(4) tar-Regolamenti tal-Persunal, it-tabelli li jistabbilixxu l-ekwivalenza bejn it-tipi ta’ karigi u t-titli tal-kariga użati għall-uffiċjali u l-persunal temporanju tal-EMSA, li jinsabu fl-Anness għal din id-Deċiżjoni, huma b’dan approvati.

Artikolu 2

Speċifikazzjoni tal-kontrollur

1. Il-kontrollur tal-operazzjonijiet tal-ipproċessar huwa l-Aġenzija, irrappreżentata mid-Direttur Eżekuttiv tagħha, li jista’ jiddelega l-funzjoni tal-kontrollur. Is-suġġetti tad-data għandhom jiġu infurmati dwar il-kontrollur delegat permezz tal-avviżi jew ir-rekords tal-protezzjoni tad-data ppubblikati fuq is-sit web u/jew l-intranet tal-Aġenzija.

2. Il-perjodu ta’ żamma tad-data personali msemmija fl-Artikolu 1(3) ma għandux ikun itwal milli jkun meħtieġ u xieraq għall-finijiet li għalihom tiġi pproċessata d-data. Fi kwalunkwe każ, ma għandux ikun itwal mill-perjodu ta’ żamma speċifikat fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data, fl-istqarrijiet ta’ privatezza jew fir-reġistri msemmija fl-Artikolu 5(1).

3. Fejn l-Aġenzija tikkunsidra li tapplika restrizzjoni, ir-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data għandu jiġi ppeżat, b’mod partikolari, kontra r-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti oħra tad-data u r-riskju li jiġi kkanċellat l-effett tal-investigazzjonijiet jew il-proċeduri tal-Aġenzija pereżempju billi tinqered l-evidenza. Ir-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data jikkonċernaw primarjament ir-riskji għar-reputazzjoni u r-riskji għad-dritt tad-difiża u d-dritt li jiġi mismugħ, iżda mhumiex limitati għalihom.

Artikolu 2a

Salvagwardji

Il-kontrollur jimpenja ruħu li jistabbilixxi salvagwardji biex jevita abbuż jew aċċess illegali jew trasferiment li għandu jinkludi iżda ma jkunx limitat għal dan li ġej:

(a)	Dokumenti tal-karta għandhom jinżammu f’armarji siguri u jew safe(s) u għandhom ikunu aċċessibbli għall-persunal awtorizzat biss;

(b)	Id-data elettronika kollha għandha tinħażen f’applikazzjoni tal-IT sigura skont l-istandards ta’ sigurtà tal-Aġenzija, kif ukoll f’folders elettroniċi speċifiċi li jkunu aċċessibbli għall-persunal awtorizzat biss. Livelli ta’ aċċess xierqa għandhom jingħataw b’mod individwali;

(c)

Il-bażi(jiet) ta’ data għandha/għandhom tkun/ikunu protetta/protetti b’password fi ħdan sistema ta’ sign-on uniku u għandha/għandhom tkun/ikunu konnessa/konnessi awtomatikament mal-ID u l-password tal-utent. L-aċċess għall-bażijiet ta’ data u d-data f’isem l-utent l-ieħor/l-identità l-oħra huwa strettament ipprojbit. Ir-reġistri elettroniċi għandhom jinżammu b’mod sigur biex jiġu salvagwardjati l-kunfidenzjalità u l-privatezza tad-data inklużi fihom;

(d)	Il-persuni kollha li jkollhom aċċess għad-data huma marbuta bl-obbligu tal-kunfidenzjalità.

Artikolu 3

Restrizzjonijiet

1. Kwalunkwe restrizzjoni għandha tiġi applikata mill-Aġenzija biss biex tissalvagwardja:

(a)	is-sigurtà nazzjonali, is-sigurtà pubblika jew id-difiża tal-Istati Membri;

(b)	il-prevenzjoni, l-investigazzjoni, id-detezzjoni u l-prosekuzzjoni ta’ reati kriminali jew l-eżekuzzjoni ta’ pieni kriminali, inkluż is-salvagwardja kontra u l-prevenzjoni ta’ theddid għas-sigurtà pubblika;

(c)

objettivi importanti oħra ta’ interess pubbliku ġenerali tal-Unjoni jew ta’ Stat Membru, b’mod partikolari l-objettivi tal-politika estera u ta’ sigurtà komuni tal-Unjoni jew xi interess ekonomiku jew finanzjarju importanti tal-Unjoni jew ta’ Stat Membru, inklużi kwistjonijiet monetarji, baġitarji u dawk relatati mat-tassazzjoni, mas-saħħa pubblika u mas-sigurtà soċjali;

(d)	is-sigurtà interna tal-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Unjoni, inkluż dik tan-networks tal-komunikazzjoni elettronika tagħhom;

(e)	il-protezzjoni tal-indipendenza ġudizzjarja u tal-proċedimenti ġudizzjarji;

(f)	il-prevenzjoni, l-investigazzjoni, id-detezzjoni u l-prosekuzzjoni ta’ ksur tal-etika għal professjonijiet regolati;

(g)	funzjoni ta’ monitoraġġ, ta’ spezzjoni jew regolatorja konnessa, anke b’mod okkażjonali, mal-eżerċitar ta’ awtorità uffiċjali fil-każijiet imsemmija fil-punti (a) sa (c);

(h)	il-protezzjoni tas-suġġett tad-data jew tad-drittijiet u l-libertajiet ta’ oħrajn;

(i)	l-infurzar ta’ dikjarazzjonijiet tad-dritt ċivili.

2. Bħala applikazzjoni speċifika tal-finijiet deskritti fil-paragrafu 1 hawn fuq, l-Aġenzija tista’ tapplika restrizzjonijiet, fiċ-ċirkostanzi li ġejjin:

(a)

fejn istituzzjoni, korp jew aġenzija oħra tal-Unjoni hija intitolata li tirrestrinġi l-eżerċitar tad-drittijiet elenkati abbażi ta’ atti oħra previsti fl-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725 jew f’konformità mal-Kapitolu IX ta’ dan ir-Regolament jew mal-atti tat-twaqqif ta’ istituzzjonijiet, korpi, aġenziji u uffiċċji oħra tal-Unjoni;

(b)	fejn l-għan ta’ tali restrizzjoni minn din l-istituzzjoni, il-korp jew l-aġenzija tal-Unjoni jkun ipperikolat jekk l-EMSA ma tapplikax restrizzjoni ekwivalenti fir-rigward tal-istess data personali;

(c)

fejn awtorità kompetenti ta’ Stat Membru hija intitolata li tirrestrinġi l-eżerċitar tad-drittijiet elenkati abbażi ta’ atti oħra previsti fl-Artikolu 23 tar-Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3), jew taħt miżuri nazzjonali li jittrasponu l-Artikoli 13(3), 15(3) jew 16(3) tad-Direttiva (UE) 2016/680 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4);

(d)	fejn l-għan ta’ tali restrizzjoni minn din l-awtorità kompetenti jkun ipperikolat jekk l-EMSA ma tapplikax restrizzjoni ekwivalenti fir-rigward tal-istess data personali;

(e)	meta l-eżerċitar ta’ dawn id-drittijiet u l-obbligi jista’ jipperikola l-kooperazzjoni tal-Aġenzija ma’ pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali fit-twettiq tal-kompiti tagħha.

Qabel tapplika restrizzjonijiet fiċ-ċirkostanzi msemmija fil-punti (a) u (b) tal-ewwel subparagrafu, l-Aġenzija għandha tikkonsulta s-servizzi tal-Kummissjoni, l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-aġenziji, l-uffiċċji rilevanti tal-Unjoni, jew l-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri, diment li ma jkunx ċar għall-Aġenzija li l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni tkun prevista minn wieħed mill-atti msemmija f’dawn il-punti.

3. Kwalunkwe restrizzjoni għandha tkun neċessarja u proporzjonali għar-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data u tirrispetta l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali f’soċjetà demokratika.

4. Jekk titqies l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni, għandu jitwettaq test tan-neċessità u tal-proporzjonalità kull 6 (sitt) xhur, abbażi tar-regoli preżenti. Dan għandu jiġi dokumentat abbażi ta’ każ b’każ permezz ta’ nota ta’ valutazzjoni interna għall-finijiet ta’ responsabbiltà.

5. Ir-restrizzjonijiet għandhom jitneħħew malli ma jkunux għadhom japplikaw iċ-ċirkostanzi li jiġġustifikawhom. B’mod partikolari, fejn jitqies li l-eżerċitar tad-dritt ristrett ma jibqax iħassar l-effett tar-restrizzjoni imposta jew jaffettwa b’mod avvers id-drittijiet jew il-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra.

Artikolu 4

Rieżami mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data

1. L-Aġenzija għandha, mingħajr dewmien żejjed, tinforma lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Aġenzija (“l-UPD”) kull meta l-kontrollur jirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data, jew jestendi r-restrizzjoni, skont din id-Deċiżjoni. Il-kontrollur għandu jagħti aċċess lill-UPD għar-rekord li jinkludi l-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni, u jiddokumenta fir-rekord id-data li fiha jinforma lill-UPD.

2. L-UPD jista’ jitlob bil-miktub li l-kontrollur jirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet. Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami mitlub.

3. Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD meta tkun tneħħiet ir-restrizzjoni.

Artikolu 5

Għoti ta’ informazzjoni lis-suġġett tad-data

1. F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u taħt il-kondizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt għall-informazzjoni jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar li ġejjin:

(a)	it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinarji;

(b)	attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;

(c)	proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;

(d)	proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju;

(e)	ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;

(f)	awditi interni;

(g)	l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;

(h)	investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

L-Aġenzija għandha tinkludi fl-avviżi tal-protezzjoni tad-data, dikjarazzjonijiet ta’ privatezza jew rekords fis-sens tal-Artikolu 31 tar-Regolament (UE) 2018/1725, ippubblikati fuq is-sit web u/jew fuq l-intranet tagħha biex tinforma lis-suġġetti tad-data bid-drittijiet tagħhom fil-qafas ta’ proċedura partikolari, informazzjoni relatata mar-restrizzjoni potenzjali ta’ dawn id-drittijiet. L-informazzjoni għandha tkopri liema drittijiet jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet u d-durata potenzjali.

2. Mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tal-paragrafu 3, l-Aġenzija, fejn proporzjonat, għandha tinforma wkoll individwalment lis-suġġetti kollha tad-data, li huma kkunsidrati bħala persuni kkonċernati fl-operazzjoni speċifika ta’ pproċessar, bid-drittijiet tagħhom li jikkonċernaw restrizzjonijiet preżenti jew futuri mingħajr dewmien bla bżonn u bil-miktub.

3. Fejn l-Aġenzija tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data msemmija fil-paragrafu 2, din għandha tirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni, ir-raġuni legali skont l-Artikolu 3 ta’ din id-Deċiżjoni, inkluż valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni.

Għandhom jiġu rreġistrati r-rekord u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jinkludu l-elementi fattwali u legali sottostanti. Dawn għandhom jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.

4. Ir-restrizzjoni msemmija fil-paragrafu 3 għandha tkompli tapplika diment li jibqgħu applikabbli r-raġunijiet li jiġġustifikawha.

Fejn ir-raġunijiet għar-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw, l-Aġenzija għandha tipprovdi informazzjoni lis-suġġett tad-data dwar ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom tkun ibbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni. Fl-istess ħin, l-Aġenzija għandha tinforma lis-suġġett tad-data bid-dritt li jressaq ilment mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fi kwalunkwe ħin jew li jfittex rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.

L-Aġenzija għandha tirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjoni kull sitt xhur mill-adozzjoni tagħha u fl-għeluq tal-inkjesta, proċedura jew investigazzjoni rilevanti. Minn hawn ’il quddiem, il-kontrollur għandu jimmonitorja l-ħtieġa li tinżamm xi restrizzjoni kull sitt xhur.

Artikolu 6

Dritt ta’ aċċess mis-suġġett tad-data

1. F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u taħt il-kondizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt għall-aċċess jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar li ġejjin, fejn ikun meħtieġ u proporzjonali:

(a)	it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari;

(b)	attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;

(c)	proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;

(d)	proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju;

(e)	ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;

(f)	awditi interni;

(g)	l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;

(h)	investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

Fejn is-suġġetti tad-data jitolbu aċċess għad-data personali tagħhom ipproċessata fil-kuntest ta’ każ speċifiku wieħed jew aktar jew għal operazzjoni ta’ pproċessar partikolari, skont l-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-Aġenzija għandha tillimita l-valutazzjoni tagħha tat-talba għal tali data personali biss.

2. Fejn l-Aġenzija tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, id-dritt ta’ aċċess imsemmi fl-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725, din għandha tieħu l-passi li ġejjin:

(a)

din għandha tinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat, fit-tweġiba tiegħu għat-talba, bir-restrizzjoni applikata u bir-raġunijiet prinċipali għaliha, u bil-possibbiltà li jista’ jressaq ilment lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data jew li jfittex rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea;

(b)	din għandha tiddokumenta f’nota ta’ valutazzjoni interna r-raġunijiet għar-restrizzjoni, inkluż valutazzjoni tan-neċessità, il-proporzjonalità tar-restrizzjoni u t-tul ta’ żmien tagħha.

L-għoti ta’ informazzjoni msemmija fil-punt (a) jista’ jiġi differit, jitħalla barra jew jiġi miċħud, jekk dan iħassar l-effett tar-restrizzjoni f’konformità mal-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725.

L-Aġenzija għandha tirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjoni kull sitt xhur mill-adozzjoni tagħha u fl-għeluq tal-investigazzjoni rilevanti. Minn hemm ’il quddiem, il-kontrollur għandu jimmonitorja l-ħtieġa li tinżamm xi restrizzjoni kull sitt xhur.

3. Għandhom jiġu rreġistrati r-rekord u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jinkludu l-elementi fattwali u legali sottostanti. Dawn għandhom jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.

Artikolu 7

Dritt ta’ rettifika, tħassir u restrizzjoni ta’ pproċessar

1. F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u taħt il-kondizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt ta’ rettiffika, it-tħassir u r-restrizzjoni jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar li ġejjin, fejn ikun meħtieġ u xieraq:

(a)	it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari;

(b)	attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;

(c)	proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;

(d)	proċeduri (formali u informali) għal każijiet ta’ fastidju;

(e)	ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;

(f)	awditi interni;

(g)	l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;

(h)	investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

(i)	Kopja ta’ riserva tar-rekords offline li huma sekwenzjali u li jiġu pproċessati biss f’każ ta’ rkupru minn diżastru jew irkupru ta’ data parzjali.

2. Fejn l-Aġenzija tirrestrinġi, kompletament jew parzjalment, l-applikazzjoni tad-dritt ta’ rettifika, it-tħassir u r-restrizzjoni tal-ipproċessar imsemmi fl-Artikoli 18, 19(1) u 20(1) tar-Regolament (UE) 2018/1725, din għandha tieħu l-passi stabbiliti fl-Artikolu 6(2) ta’ din id-Deċiżjoni u tirreġistra r-rekord skont l-Artikolu 6(3) tagħha. Minkejja l-passi ta’ hawn fuq, kull restrizzjoni għandha tkun soġġetta għal rieżami skont il-kondizzjonijiet tal-Artikolu 3(4) ta’ din id-Deċiżjoni.

Artikolu 8

Komunikazzjoni dwar ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data u kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni elettronika

1. F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u taħt il-kondizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt għall-komunikazzjoni ta’ ksur tad-data personali jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar li ġejjin, fejn ikun meħtieġ u xieraq:

(a)	it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari;

(b)	attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;

(c)	proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;

(d)	ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;

(e)	awditi interni;

(f)	l-investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725;

(g)	investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) indirizzati internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

2. F’każijiet iġġustifikati kif xieraq u taħt il-kondizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-dritt ta’ kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni elettronika jista’ jiġi ristrett mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar li ġejjin, fejn ikun neċessarju u xieraq:

(a)	it-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari;

(b)	attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrappurtati lill-OLAF;

(c)	proċeduri ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta;

(d)	proċeduri formali għal każijiet ta’ fastidju;

(e)	ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni;

(f)	investigazzjonijiet ta’ sigurtà (tal-IT) ġestiti internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

3. Fejn l-Aġenzija tirrestrinġi l-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data jew il-kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni elettronika msemmija fl-Artikoli 35 u 36 tar-Regolament (UE) 2018/1725, din għandha żżomm rekord ta’ u tirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni f’konformità mal-Artikolu 5(3) ta’ din id-deċiżjoni. Għandu japplika l-Artikolu 5(4) ta’ din id-Deċiżjoni. Minkejja l-passi ta’ hawn fuq, kull restrizzjoni għandha tiġi soġġetta għal rieżami skont il-kondizzjonijiet tal-Artikolu 3(4) ta’ din id-Deċiżjoni.

Artikolu 9

Dħul fis-seħħ

Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

Magħmul f’Lisbona, is-6 ta’ April 2020.

Għall-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima

Andreas NORDSETH

President tal-Bord Amministrattiv

(1) ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39.

(2) ĠU L 208, 5.8.2002, p. 1.

(3) Ir-Regolament (UE) 2016/679 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ April 2016 dwar il-protezzjoni tal-persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta' data personali u dwar il-moviment liberu ta' tali data, u li jħassar id-Direttiva 95/46/KE (Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad- Data) (ĠU L 119, 4.5.2016, p. 1).

(4) Id-Direttiva (UE) 2016/680 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-27 ta’ April 2016 dwar il-protezzjoni ta' persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta' data personali mill-awtoritajiet kompetenti għall-finijiet tal-prevenzjoni, l-investigazzjoni, is-sejbien jew il-prosekuzzjoni ta' reati kriminali jew l-eżekuzzjoni ta' pieni kriminali, u dwar il-moviment liberu ta' tali data, u li tħassar id-Deċiżjoni Qafas tal-Kunsill 2008/977/ĠAI (ĠU L 119, 4.5.2016, p. 89).